Управляющая система должна проводить исследование. Научная и практическая эффективность исследования. Стратегия предприятия, формирование стратегических целей предприятия

Экономическая стабильность организации, ее выживаемость и эффективность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с ее непрерывным совершенствованием и развитием. При этом совершенствование организации должно осуществляться по принципу адаптации к внешней среде.

Сегодня четко прослеживаются факторы, определяющие необходимость постоянного совершенствования и адаптации организации. Это:

• рынок сбыта производимой или продаваемой продукции и вида услуг;
• рынок поставщика или рынок потребителя исходных материалов, энергии, товаров и услуг;
• финансовый рынок;
• рынок труда;
• окружающая природная среда.

Без учета этих факторов невозможно планировать стратегию развития. Поэтому успех любого предприятия или организации и возможность их выживания зависят от способности быстро адаптироваться к внешним изменениям. В постоянном стремлении поддерживать соответствие организации условиям внешней среды заключается принцип адаптивного управления. Он проявляется в динамичном освоении новой продукции, современной техники и технологии; применении прогрессивных форм организации труда, производства и управления, непрерывном совершенствовании кадрового потенциала.

В условиях динамичности современного производства и общества управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования тенденций и возможностей, без выбора альтернатив и направлений развития.

Система управления предприятиями должна отвечать современным рыночным условиям:

• обладать высокой гибкостью производства, позволяющей быстро менять ассортимент изделий (услуг). Это обусловлено тем, что жизненный цикл продукции (услуг) стал короче, а разнообразие изделий и объем выпуска разовых партий - больше;
• быть адекватной сложной технологии производства, требующей совершенно новых форм контроля, организации и разделения труда;
• учитывать серьезную конкуренцию на рынке товаров (услуг), в корне изменившую отношение к качеству продукции, потребовавшую организовать послепродажное обслуживание и дополнительные фирменные услуги;
• учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей и времени выполнения договоров, которые стали слишком высокими для традиционных производственных систем и механизмов принятия управленческих решений;
• учитывать изменение структуры издержек производства;
• принимать во внимание необходимость учета неопределенности внешней среды.

Это далеко не полный перечень проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. Для реализации их существует объективная необходимость в исследованиях, анализе существующего положения.

Различного рода нововведения проявляют себя на предприятиях в форме организационного совершенствования системы управления, что требует уточнения отдельных связей, параметров системы, применения более эффективных способов их реализации, повышения уровня надежности и т.д. Организационное совершенствование системы (ее подсистем или элементов) затрагивает уже не только отдельные связи, но и структуру управления в целом. А это, в свою очередь, требует установления и обеспечения новых связей, устранения излишних связей, существенного изменения функций управления и способов принятия управленческих решений.

Развитие и совершенствование предприятия базируется на тщательном и глубоком знании деятельности организации, что требует проведения исследования систем управления.

Дисциплина «Исследование систем управления» занимает важное место в Государственном стандарте по специальности «Менеджмент». Важность ее изучения продиктована настоятельной необходимостью построения таких организаций (предприятий, производственных объединений, корпораций, отдельных фирм), которые обеспечат выпуск высококачественной продукции (или услуги) в нужном объеме и ассортименте. Создать такую организацию без проведения исследований невозможно. Особую роль здесь играют исследования систем управления. Эта проблема была актуальной всегда, однако до недавнего времени она в большей степени решалась в рамках математических дисциплин, таких, как теория вероятностей, математическая статистика, логика, теория множеств и др.

Цель данного учебного пособия в том, чтобы показать, как можно проводить исследования системы управления на основе изучения всех ее характеристик: целей, функций, управленческих решений и структуры управления. Изучение таких характеристик позволяет познать и оценить сущность и тенденции развития системы управления любой организации, предвидеть ее возможности и перспективы, своевременно и оперативно ее совершенствовать.

Учебное пособие предназначено для студентов, обучающихся по специальности «Менеджмент», «Государственное и муниципальное управление», а также специалистов, занимающихся вопросами исследования и проектирования систем управления.

Глава 1. Роль исследования в развитии организации

1.1. Система управления как объект, исследования

В современном менеджменте рассматривается множество самых разных организаций, которые представляют собой «совокупность» людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда и распределения обязанностей. Это могут быть государственные учреждения, общественные объединения, научно-производственные объединения, частные предприятия.

Организации создаются для удовлетворения разнообразных потребностей людей в продукции либо услугах и поэтому имеют самое различное назначение, размеры, строение и другие параметры.

Такое разнообразие имеет большое значение при рассмотрении организации как объекта управления. Множество целей и задач, стоящих перед организациями разного класса сложности и разной отраслевой принадлежности приводит к тому, что для управления ими требуются специальные знания и искусство, методы и приемы, обеспечивающие эффективную совместную деятельность работников всех структурных подразделений.

Любая организация, вне зависимости от ее конкретного назначения, может быть описана с помощью ряда параметров, среди которых главными являются: цели организации, ее организационная структура, внешняя и внутренняя среда, совокупность ресурсов, нормативная и правовая основа, специфика процесса функционирования, система социальных и экономических отношений и, наконец, организационная культура.

Каждая организация имеет конкретную систему управления, которая также является объектом исследования. Исследовать систему управления можно только на основе выбранной научной концепции.

Прежде всего необходимо отметить, что концепция «системы» используется как средство для изучения характеристик объекта управления. Ценность этой концепции заключается в том, что она способствует более глубокому пониманию характеристик изучаемой системы и процесса функционирования организации как системы.

Любой вид управленческой деятельности связан с управлением людьми, объединенными в рамках предприятия в отделы, подразделения, службы и т.д. Следовательно, управленческая деятельность - это, прежде всего, управление социальными коллективами людей, которые должны рассматриваться как социально управляемые системы. В качестве социально управляемой системы может рассматриваться организация любого уровня: министерство, научно-производственное объединение, предприятие, цехи, холдинги и отдельные компании. Каждая из этих систем представляет собой самостоятельный объект исследования и имеет свои особенности.

Система управления любой организации является сложной системой, созданной для сбора, анализа и переработки информации с целью получения максимального конечного результата при определенных ограничениях (наличия ресурсов, например).

Говоря об управлении организацией, в частности предприятием, мы употребляем термин система. Например, производственная система, система материально-технического снабжения, система сбыта, различные обеспечивающие и обслуживающие системы. Почему? Прежде всего потому, что любой объект мы рассматриваем с точки зрения кибернетики и тем самым пытаемся понять его цели, из каких элементов он состоит, как он функционирует и в этом смысле мы рассматриваем любой конкретный объект, в том числе и предприятие как систему.

Как правило, представление объекта в виде системы всегда связано с некоторыми трудностями из-за наличия множества определений системы и трудностью выбора единого определения, целиком используемого при построении реальной системы управления.

В настоящее время можно выделить, по крайней мере, пять типов системных представлений: микроскопическое, функциональное, макроскопическое, иерархическое и процессуальное.

Каждое из указанных представлений системы отражает определенную группу ее характеристик.

Микроскопическое представление системы основано на понимании ее как множества наблюдаемых и неделимых величин (элементов). В принципе абсолютно неделимых элементов нет, однако в каждом конкретном случае проектирования системы элемент принимается неделимым. Структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи.

Под функциональным представлением системы понимается совокупность действий (функций), которые необходимо выполнять для реализации целей функционирования системы.

Макроскопическое представление характеризует систему как единое целое, находящееся в «системном окружении» (среде). Это означает, что реальная система не может существовать вне системного окружения (среды), а окружающая среда представляет собой ту систему, в рамках которой выбраны интересующие нас объекты. Следовательно, система может быть представлена множеством внешних связей со средой.

Иерархическое представление основано на понятии «подсистема» и рассматривает всю систему как совокупность подсистем, связанных иерархически.

И, наконец, процессуальное представление характеризует состояние системы во времени.

Следовательно, система управления как объект исследования обладает следующими признаками: состоит из множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных иерархически; элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей; система - это единое и неразрывное целое, являющееся целостной системой для нижестоящих иерархических уровней, имеются фиксированные связи системы с внешней средой.

Изучая систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:

• детерминированность элементов системы;
• динамичность системы;
• наличие в системе управляющего параметра;
• наличие в системе контролирующего параметра;
• наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

Вторым требованием системы управления является динамичность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы - позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

Несоблюдение данного требования, т.е. наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

Следующим, четвертым требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.

Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в системе управления должны проходить только через элемент, выполняющий функции контролирующего параметра.

Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.

Итак, мы рассмотрели требования, предъявленные к системе управления как объекту исследования. Что дает нам такое рассмотрение?

1. Рассматривая конкретную организацию как объект исследования, мы всегда должны фиксировать и сравнивать ее системные характеристики. Это позволяет лучше понять эту организацию и определить, к какому классу сложности она относится.
2. Чтобы совершенствовать систему управления с использованием компьютерной техники, организационное проектирование необходимо доводить до такого уровня, при котором обеспечивается четкость распределения обязанностей руководителей и исполнителей.
3. Необходима персональная ответственность руководителей и исполнителей. При проектировании системы управления нужно четко фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что отвечает.
4. Необходима информационная проработка системы на уровне управленческих решений.
5. Исследование и проектирование должно быть непрерывным процессом. В системе управления необходимо предусматривать отдел или группу сотрудников, которые должны постоянно прорабатывать технологию подготовки новых решений, обусловленных новыми целями.
6. 6. Должна существовать четкая документация, регламентирующая деятельность организации. Зачастую Положения об отделах, должностные инструкции не конкретны и не обеспечивают персональной ответственности при принятии управленческих решений.

Как же обеспечить эти требования? Как отмечалось выше, это возможно только на основании общей концепции исследования систем управления как систем принятия решений, так как конечным продуктом системы управления является управленческое решение. Концепция будет рассмотрена в гл. 3.

1.2. Исследование как составная часть менеджмента организации

Процесс исследования осуществляется в рамках управляемой системы и управляющих подсистем, следовательно, касается всех аспектов деятельности организации. Исследованию подлежат сильные и слабые стороны организации, процесс производства и сбыта (на предприятии), финансовое состояние, службы маркетинга, персонал, а также организационная культура.

Для анализа сильных и слабых сторон организации руководство предприятия должно оценить: обладает ли фирма силами, чтобы воспользоваться возможностями, и какие внутренние слабости могут осложнить будущие проблемы. Метод, который используется для диагностики внутренних проблем, называют управленческим обследованием. Данный метод основан на комплексном исследовании различных функциональных зон организации. Для целей стратегического планирования в обследование рекомендуется включить пять функциональных зон:

• маркетинг;
• финансы (бухгалтерский учет);
• производство;
• персонал;
• организационную культуру;
• имидж организации.

Методика анализа производственной зоны организации существенно отличается от широко известной методики оценки организационно-технического уровня производства. Это отличие объясняется направленностью анализа на стратегическое управление и развивающиеся рыночные отношения. В ходе анализа производящих функций акцент делается на следующие вопросы: может ли предприятие производить товары с меньшими издержками по сравнению с конкурентами; имеет ли доступ организация к новым материальным ресурсам; каков технический уровень предприятия; обладает ли предприятие оптимальной системой контроля качества продукции; насколько хорошо организован и спланирован процесс производства.

Финансовое отношение организации во многом определяет, какую стратегию выберет руководство на будущее. Детальный анализ финансового состояния помогает выявить уже имеющиеся и потенциальные слабости организации.

При анализе маркетинговой деятельности выделяют ряд важнейших элементов исследования: доля рынка и конкурентоспособность предприятия; разнообразие и качество ассортимента товаров; рыночная демография; рыночные исследования и разработки; предпродажное и последовательное обслуживание клиентов; сбыт, реклама, продвижение товара.

Решение многих проблем современного предприятия зависит от обеспеченности как производства, так и управления квалифицированными кадрами. При исследовании кадрового потенциала анализируется кадровый состав организации на текущий момент и потребность в кадрах в будущем; компетентность и подготовка высшего руководства предприятия; система мотивации работников; соответствие персонала текущим и стратегическим целям и задачам.

Исследования в области организационной культуры и имиджа фирмы дают возможность оценить неформальную структуру организации; систему общения и поведения работников; последовательность предприятия в своей деятельности и достижении целей; положение предприятия по сравнению с другими организациями; способность привлекать высококвалифицированных специалистов.

Сказанное выше относится к факторам внутренней среды организации. Однако проводимые исследования как составная часть менеджмента анализируют и факторы внешней среды организации.

Анализ внешней среды служит инструментом, при помощи которого разработчики стратегии контролируют внешние по отношению к организации факторы с целью предвидеть потенциальные угрозы и открывающиеся новые возможности. Анализ внешней среды позволяет своевременно спрогнозировать появление угроз и возможностей, разработать ситуационные планы на случай возникновения непредвиденных обстоятельств, разработать стратегию, которая позволит организации достигнуть целей и превратить потенциальные угрозы в выгодные возможности.

Угрозы и возможности могут проявляться в областях внешнего окружения, соответственно им группируются факторы, подвергаемые анализу.

При анализе экономических факторов рассматриваются темпы инфляции (дефляции), налоговые ставки, международный платежный баланс, уровень занятости населения, платежеспособность предприятий.

Анализ политических факторов дает возможность наблюдать современную ситуацию, учитывая: соглашения по тарифам и торговле между странами; протекционистскую таможенную политику, направленную против других стран; нормативные акты федерального правительства и местных органов власти, уровни развития правового регулирования экономики, отношение государства и ведущих политиков к антимонопольному законодательству, кредитную политику властей и т.д.

Рыночные факторы включают многочисленные характеристики, которые оказывают непосредственное влияние на эффективность работы организации. Их анализ позволяет руководителям разработать оптимальную стратегию организации и укрепить ее позиции на рынке. При этом исследуются демографические условия деятельности предприятия, уровень доходов населения и их распределение, жизненные циклы различных товаров и услуг, уровень конкуренции, доля рынка, занимаемая организацией и его емкость.

При анализе социальных факторов учитывают обостренные национальные чувства, отношение основной массы населения к предпринимательству, развитие движения в защиту прав потребителей, изменение общественных ценностей, изменение роли управляющих в производстве и их социальных установок.

Контроль за технологической внешней средой позволяет не упустить моменты появления в ней изменений, которые представляют угрозу самому существованию организации. Анализ технологической внешней среды должен учитывать изменения в технологии производства, конструкционных материалах, в применении вычислительной техники для проектирования новых товаров и услуг, в управлении, изменении в технологии сбора, обработки и передаче информации, в средствах связи.

Анализ факторов конкуренции, предполагает постоянный контроль со стороны руководства за действиями конкурентов. В анализе конкурентов выделяются четыре диагностические зоны:

• анализ будущих целей конкурентов;
• оценка их текущей стратегии;
• оценка предпосылок относительно конкурентов и перспектив развития отрасли;
• изучение сильных и слабых сторон конкурентов.

Контроль деятельности конкурентов позволяет руководству организации постоянно быть готовым к потенциальным угрозам.

Анализ международных факторов приобрел важное значение для отечественных организаций после отмены государственной монополии на внешнюю торговлю. При этом отслеживается политика правительств других стран, направление развития совместного предпринимательства и международных отношений, уровень экономического развития зарубежных фирм-партнеров.

Анализ внешней среды, проведенный посредством исследования рассмотренных групп факторов, облегчает руководству организации получить ответы на интересующие его вопросы: какие изменения во внешнем окружении воздействуют на текущую стратегию организации; какие факторы представляют угрозу для текущей стратегии организации; какие факторы представляют большие возможности для достижения общефирменных целей.

Таким образом, исследования как составная часть менеджмента организации - это совокупность методов организационного и технико-экономического исследования всех указанных выше факторов и системных характеристик конкретной организации. Поиск путей и методов совершенствования системных характеристик является основной целью исследований как составной части менеджмента.

К таким характеристикам с позиции общего менеджмента относятся:

• цели системы управления;
• функции управления;
• управленческие решения;
• структура управления.

В основу исследования как составной части менеджмента организации положены следующие принципы.

• системный подход, означающий исследование конкретного объекта как системы, включающей в себя все составные элементы или характеристики организации как системы, т.е. характеристики «входа», «процесса» и «выхода».

Сюда также включаются методы управления, технология управления, организационная структура, кадры управления, технические средства управления, информация. Рассматриваются связи объекта между элементами, а также внешние связи объекта, позволяющие рассматривать его как подсистему для более высокого уровня:

• функциональный подход, который означает исследование функций управления, обеспечивающих принятие управленческих решений заданного уровня качества при минимальных затратах на управление или производство;
• общегосударственный подход к оценке результатов управленческой деятельности и затрат на содержание аппарата управления;
• творческий коллективный подход для поиска наиболее экономичного и эффективного варианта совершенствования системы управления;

Проведение исследования осуществляется в следующих случаях:

• при совершенствовании системы управления действующей организации;
• при разработке системы управления вновь создающейся организации;
• при совершенствовании системы управления производственных объединений или предприятий в период реконструкции или технического перевооружения;
• при совершенствовании системы управлении вследствие изменения формы собственности.

Исследования как составная часть менеджмента выдвигают следующие задачи:

1. Достижение оптимального соотношения между управляемой и управляющей подсистемами (сюда входят показатели норм управляемости, показатели эффективности работы аппарата управления, сокращение затрат на управление);
2. Повышение производительности труда управленческих работников и рабочих производственных подразделений;
3. Улучшение использования материальных, трудовых, финансовых ресурсов в управляющей и управляемой подсистемах;
4. Снижение затрат на продукцию или услуги и повышение их качества.

В результате проведения исследований должны быть сформулированы конкретные предложения по совершенствованию системы управления организацией.

1.3. Характеристика исследования систем управления

Необходимость соответствия современной организации требованиям рыночной экономики вызывает потребность постоянного ее совершенствования, организационного развития. Базой организационных нововведений служит изучение деятельности организаций.

Исследование систем управления - это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями. В условиях динамичности современного производства и общественного устройства управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования путей и возможностей этого развития, без выбора альтернативных направлений. Исследование управления осуществляется в каждодневной деятельности менеджеров и персонала и в работе специализированных аналитических групп, лабораторий, отделов. Иногда для проведения исследования приглашают консультационные фирмы. Необходимость в исследованиях систем управления продиктована достаточно большим кругом проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. От правильного решения этих проблем зависит успех работы этих организаций. Исследования систем управления могут быть различными как по целям, так и по методологии их проведения.

По целям исследований можно выделить практические и научно-практические. Практические исследования предназначены для быстрых эффективных решений и достижения желаемых результатов. Научно-практические исследования ориентированы на перспективу, более глубокое понимание тенденций и закономерностей развития организаций, повышение образовательного уровня работников.

По методологии проведения следует выделить, прежде всего, исследования эмпирического характера и опирающиеся на систему научных знаний.

Разнообразны исследования и по использованию ресурсов собственных или привлекаемых, по трудоемкости, продолжительности, информационному обеспечению, организации их проведения. В каждом конкретном случае, исходя из поставленных целей, приходится выбирать необходимый вид исследования. Исследование как вид деятельности в процессе управления организаций включает следующие работы:

• распознание проблем и проблемных ситуаций;
• определение причин их происхождения, свойств, содержания, закономерностей проведения и развития;
• установление места этих проблем и ситуаций (как в системе научных знаний, так и в системе практического управления);
• нахождение путей, средств и возможностей использования новых знаний о данной проблеме;
• разработка вариантов решения проблем;
• выбор оптимального варианта решения -проблемы по критериям результативности, оптимальности, эффективности.

В реальной практике все эти работы находятся в тесной взаимосвязи, характеризуя при этом степень профессионализма исследователей, конкретные цели и задачи их деятельности.

Проведение исследований и анализ любой конкретной системы управления как объекта необходимо, прежде всего, для обеспечения конкурентоспособности предприятия на рынке товаров (услуг), для повышения эффективности функционирования подразделений и организации в целом. Понять, как успешно и своевременно достигаются поставленные цели можно только с помощью исследования работы этих подразделений и конкретных исполнителей и руководителей.

Исследования необходимо проводить не только, когда организациям грозит банкротство или серьезный кризис, но и тогда, когда организации функционируют успешно и стабильно достигают определенных результатов. В данном случае своевременные исследования помогут удержать этот стабильный уровень работы организации, выяснить, что мешает, либо в большей степени стимулирует ее работу, чтобы желаемые результаты были еще лучше.

Необходимость проведения исследований продиктована еще и постоянно меняющимися целями функционирования организаций, что неизбежно в условиях рыночной конкуренции и постоянно меняющегося спроса потребителей.

Исследования необходимы как с научной, так и с практической точек зрения. С научной точки зрения исследование предполагает разработку и четкое формулирование методологии проведения исследований, с тем чтобы разработать фундаментальные теоретические положения. С практической точки зрения исследования должны уметь проводить конкретные люди (аналитики, проектировщики, сотрудники в отделах), следовательно, их необходимо вооружить конкретными знаниями, обучить различным методам проведения исследований, разъяснить, для чего это нужно и какие цели при этом достигаются. Необходимо объяснить главное: исследования проводятся с целью построения определенной (эталонной) модели системы управления, к которой должна стремиться организация.

Практика показывает, что специалисты, имеющие обычный опыт работы в научно-исследовательских или хозяйственных организациях, не обладают специальными знаниями для подобных исследований.

Таким образом, с практической точки зрения проведение исследований предъявляет определенные требования к составу и квалификации коллектива аналитиков и разработчиков.

Исследователи должны:

• иметь опыт работы в области управления конкретными производственными объектами;
• обладать знаниями современных методов и техники управления;
• обладать знаниями методов исследования операций и системного анализа;
• иметь способности к общению со специалистами различных уровней и профилей;

Кроме того, исследователи должны уметь систематизировать полученную информацию, инициировать новации в организации.

Выполнение этих требований определяет необходимость специального подбора и подготовки исследователей, поскольку от результатов их деятельности в значительной степени зависит эффективность работы предприятия. Подготовка таких специалистов осуществляется заблаговременно и сопровождается стажировкой исследователей в процессе разработки новой модели системы управления.

Исследование систем управления включает:

• уточнение цели развития и функционирования предприятия и его подразделений;
• выявление тенденций развития предприятия в конкретной рыночной среде;
• выявление факторов, обеспечивающих достижение сформулированной цели и препятствующих ей;
• сбор необходимых данных для разработки мероприятий по совершенствованию действующей системы управления;
• получение необходимых данных для привязки современных моделей, методов и средств к условиям конкретного предприятия.

В процессе исследования и анализа работы организации устанавливается роль и место данного предприятия в соответствующем секторе рынка; состояние производственно-хозяйственной деятельности предприятия; производственная структура предприятия; система управления и ее организационная структура; особенности взаимодействия предприятия с потребителями, поставщиками и другими участниками рынка; инновационная деятельность предприятия; психологический климат предприятия и др.

Краткие выводы

1. Для успешной работы организаций в современных условиях необходимо периодически проводить исследования с целью совершенствования действующих систем управления.
2. Проведение исследований осуществляется в соответствии с выбранной целью и в определенной последовательности.
3. Исследования являются составной частью менеджмента организации и направлены на совершенствование основных характеристик процесса управления.
4. При проведении исследований систем управления объектом исследования является сама система управления, которая характеризуется определенными признаками и подчиняется ряду требований.

Контрольные вопросы

1. Что понимается под исследованием систем управления? Какие виды исследований вы знаете?
2. Охарактеризуйте последовательность этапов проведения исследований.
3. Почему исследование систем управления - составная часть менеджмента организации?
4. Перечислите требования, предъявляемые к системе управления как объекту исследования.
5. Назовите характеристики процесса управления, подлежащие исследованию.

Глава 2. Системный анализ в исследовании управления

2.1. Системный анализ - конструктивное направление исследования процессов управления

Системный анализ - это комплекс исследований, направленных на выявление общих тенденций и факторов развития организации и выработку мероприятий по совершенствованию системы управления и всей производственно-хозяйственной деятельности организации.

Системный анализ позволяет выявить целесообразность создания либо совершенствования организации, определить, к какому классу сложности она относится, выявить наиболее эффективные методы научной организации труда, которые применялись ранее.

Системный анализ деятельности предприятия либо организации проводится на ранних стадиях работ по созданию конкретной системы управления. Это обусловлено следующими причинами:

• продолжительностью и трудоемкостью работ, связанных с предпроектным обследованием;
• подбором материалов для проведения исследования;
• выбор метода исследования;
• обоснованием экономической, технической и организационной целесообразности;
• разработкой компьютерных программ.

Конечной целью системного анализа является разработка и внедрение выбранной эталонной модели системы управления.

В соответствии с главной целью необходимо выполнить следующие исследования системного характера:

1. выявить общие тенденции развития данного предприятия и его место и роль в современной рыночной экономике;
2. установить особенности функционирования предприятия и его отдельных подразделений;
3. выявить условия, обеспечивающие достижение поставленных целей;
4. определить условия, препятствующие достижению целей;
5. осуществить сбор необходимых данных для проведения анализа и разработки мероприятий по совершенствованию действующей системы управления;
6. использовать передовой опыт других предприятий;
7. изучить необходимые сведения для адаптации выбранной (синтезированной) эталонной модели к условиям рассматриваемого предприятия.

В процессе системного анализа находятся следующие характеристики:

1. роль и место данного предприятия в отрасли;
2. состояние производственно-хозяйственной деятельности предприятия;
3. производственная структура предприятия;
4. система управления и ее организационная структура;
5. особенности взаимодействия предприятия с поставщиками, потребителями и вышестоящими организациями;
6. инновационные потребности (возможные связи данного предприятия с научно-исследовательскими и проектно-конструкторскими организациями);
7. формы и методы стимулирования и оплаты труда сотрудников

Таким образом, системный анализ начинается с уточнения или формулирования целей конкретной системы управления (предприятия или компании) и поиска критерия эффективности, который должен быть выражен в виде конкретного показателя. Как правило, большинство организаций являются многоцелевыми. Множество целей вытекает из особенностей развития предприятия (компании) и его фактического состояния в рассматриваемый период времени, а также состояния окружающей среды (геополитические, экономические, социальные факторы).

Четко и грамотно сформулированные цели развития предприятия (компании) являются основой для системного анализа и разработки программы исследований.

Программа системного анализа в свою очередь включает перечень вопросов, подлежащих исследованию и их приоритетность. Например, программа системного анализа может включать следующие разделы:

• анализ предприятия в целом;
• анализ типа производства и его технико-экономическая характеристика;
• анализ подразделений предприятия, выпускающих продукцию (услуги) - основные подразделения;
• анализ вспомогательных и обслуживающих подразделений;
• анализ системы управления предприятием;
• анализ форм связей документов, действующих на предприятии, маршруты их движения и технология обработки.

Каждый раздел программы представляет собой самостоятельное исследование и начинается с постановки целей и задач анализа. Этот этап работы является наиболее важным, так как от него зависит весь ход проведения исследований, выбор приоритетных задач и в конечном итоге реформирование конкретной системы управления.

В табл. 2.1 показано, как могут быть увязаны конкретные цели и задачи анализа.

Как отмечалось выше, первостепенной задачей системного анализа является определение глобальной цели развития организации и целей функционирования. Имея конкретные, четко сформулированные цели, можно выявить и проанализировать факторы, способствующие либо препятствующие скорейшему достижению этих целей. Рассмотрим это на конкретных примерах.

Таблица 2.1.
Основные цели и задачи анализа предприятия

На рис.2.1 приведен пример структуризации выбранных целей функционирования предприятия.

Рис 2.1. Фрагмент дерева целей организации

Как видно из рис. 2.1, для реализации цели 1 «Повышение эффективности функционирования предприятия» необходимо реализовать как минимум три цели:

• 1.1. «Внедрение новой техники»;
• 1.2. «Совершенствование организации производства»;
• 1.3. «Совершенствование системы управления».

Выявив указанные подцели, необходимо исследовать и проанализировать факторы, способствующие их достижению. Рассмотрим их в табл. 2.2 и 2.3.

Следует иметь в виду, что для анализа организации на основе системы целей необходимо выявить и сформулировать совокупность всех целей функционирования на каждом уровне системы управления. В таком случае дерево целей будет наиболее полным. Главная задача такой структуризации заключается в том, чтобы довести цель до каждого конкретного подразделения и исполнителя. Это является залогом успешной реализации функциональной стратегии организации.

Таблица 2.2.
Факторы, способствующие достижению целей

Таблица 2.3.
Исследование факторов, препятствующих повышению эффективности производства и управления

В результате проведения системного анализа необходимо дать предложения по обоснованию целесообразности рационализации системы управления. На основе таких предложений выполняются следующие работы:

1. Принимается решение о внедрении выбранной модели системы управления;
2. Разрабатывается регламентирующая документация;
3. Разрабатывается конечная схема процесса управления;
4. Разрабатываются конкретные организационно-технические мероприятия по совершенствованию управления предприятием;
5. Выбираются конкретные научно обоснованные методы управления;
6. Формируется новая корпоративная культура.

2.2. Основные подходы в системном исследовании

Системный подход - это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной кибернетической социально-экономической системы.

В наиболее общем виде под системой понимается совокупность взаимосвязанных элементов, образующих определенную целостность, некоторое единство.

Рассмотрим основные принципы системного подхода (системного анализа).

1. Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.
2. Иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня - элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна подчиняется другой.
3. Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.
4. Множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

Как отмечалось выше, при системном подходе важное значение приобретает изучение характеристик организации как системы, т.е. характеристик «входа», «процесса» и характеристик «выхода».

При системном подходе на основе маркетинговых исследований сначала исследуются параметры «выхода», т.е. товары или услуги, а именно что производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене. Ответы на эти вопросы должны быть четкими и своевременными. На «выходе» в итоге должна быть конкурентоспособная продукция либо услуги.

Затем определяют параметры входа, т.е. исследуется потребность в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и информационных), которая определяется после детального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы (уровня техники, технологии, особенности организации производства, труда и управления) и параметров внешней среды (экономической, геополитической, социальной, экологической и др.). И наконец, не менее важное значение приобретает исследование параметров процесса, преобразующего ресурсы в готовую продукцию. На этом этапе, в зависимости от объекта исследования, рассматривается производственная технология, либо технология управления, а также факторы и пути ее совершенствования.

Таким образом, системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

Комплексный подход предполагает учитывать при анализе как внутреннюю так и внешнюю среду организации. Это означает, что необходимо учитывать не только внутренние, но и внешние факторы - экономические, геополитические, социальные, демографические, экологические и др. Факторы - важные аспекты при анализе организаций и, к сожалению, учитываются не всегда. Например, часто социальные вопросы при проектировании новых организаций не учитываются либо откладываются. При внедрении новой техники не всегда принимаются во внимание показатели эргономичности, что приводит к повышению утомляемости рабочих и в итоге - к снижению производительности труда. При формировании новых трудовых коллективов должным образом не учитываются социально-психологические аспекты, в частности, проблемы мотивации труда. Суммируя сказанное, можно утверждать, что комплексный подход является необходимым условием при решении задачи анализа организации.

Для исследования функциональных связей информационного обеспечения систем управления используется интеграционный подход, суть которого в том, что исследования осуществляются как по вертикали (между отдельными элементами системы управления), так и по горизонтали (на всех стадиях жизненного цикла продукта).

Под интеграцией понимается объединение субъектов управления для усиления взаимодействия всех элементов системы управления конкретной организации. При таком подходе появляются более прочные связи между отдельными подсистемами организации, более конкретные задания. Например, управляющая система задает службам и подразделениям организации конкретные показатели их деятельности по качеству, количеству, затратам ресурсов, срокам и т.д. На основе выполнения этих показателей достигаются поставленные цели.

Интеграция по стадиям жизненного цикла продукта по горизонтали требует формирования единой и четкой информационной системы управления, которая должна включать, прежде всего, показатели качества и количества затрат по стадиям научно-исследовательской, конструкторской и технологической подготовки производства, а также показатели собственно производства, внедрения, эксплуатации и снятия изделия с производства.

Такая согласованность показателей по стадиям жизненного цикла продукта позволяет создать структуру управления, обеспечивающую оперативность и гибкость управления.

Интеграция по вертикали представляет собой объединение юридически самостоятельных организаций для наилучшего достижения поставленных целей. Это обеспечивается, во-первых, объединением усилий людей, т.е. синергетическим эффектом, во-вторых, созданием новых научно-экспериментальных баз, внедрением новых технологий и нового оборудования. Это, в свою очередь, создает условия для улучшения связей по вертикали между федеральными, муниципальными органами управления и отдельными организациями, особенно в производственной и социальной сферах деятельности. Такая интеграция обеспечивает наилучший контроль и регулирование в процессе реализации новых указов, постановлений и другой регламентирующей документации. Интеграция дает организациям дополнительные возможности для повышения их конкурентоспособности за счет расширения сотрудничества. Появляется более широкий простор для развития и внедрения новых идей, выпуска более качественной продукции, оперативность в реализации принятых решений.

Применение интеграционного подхода создает условия для наилучшего осуществления стратегических задач на всех уровнях в системе управления: на уровне холдинга, отдельных компаний и конкретных подразделений.

Сущность ситуационного подхода заключается в том, что побудительным мотивом к проведению анализа являются конкретные ситуации, широкий диапазон которых существенно влияет на эффективность управления. При таком подходе система управления в зависимости от характера ситуаций может менять любую из своих характеристик.

Объектами анализа в данном случае могут быть:

• структура управления: в зависимости от ситуации и на основании проведенных объемных расчетов выбирается структура управления с преобладанием либо вертикальных, либо горизонтальных связей;
• методы управления;
• стиль руководства: в зависимости от профессионализма, численности и личностных качеств сотрудников выбирается стиль руководства, ориентированный либо на задачи, либо на человеческие отношения;
• внешняя и внутренняя среда организации;
• стратегия развития организации;
• технологические особенности производственного процесса.

Маркетинговый подход предполагает проведение анализа организаций на основе результатов маркетинговых исследований. Главной целью при таком подходе является ориентация управляющей системы на потребителя, Реализация поставленной цели требует прежде всего совершенствования деловой стратегии организаций, цель которой обеспечить своей организации устойчивое конкурентное преимущество. Маркетинговый анализ призван выявить эти конкурентные преимущества и факторы их определяющие.

Как показала практика проведения исследований, к таким факторам относятся следующие:

• качество продукции или услуг;
• качество управления самой организации;
• маркетинговое качество, т.е. свойство товара соответствовать реальной потребности населения.

При этом важно учитывать конкурентную позицию, т.е. позицию исследуемой организации в отрасли на данный период времени, поскольку конкурентная борьба - мероприятие дорогостоящее, и рынок характеризуется высокими входными барьерами.

Таким образом, значение маркетингового подхода в том, чтобы обеспечить организацию всей необходимой информацией, знание которой позволит надолго удержать и сохранить свою конкурентную позицию в отрасли.

Инновационный подход основан на умении организации быстро реагировать на изменения, диктуемые внешней средой. Это касается внедрения нововведений, новых технических решений, неуклонного возобновления производства новых товаров и услуг для наилучшего удовлетворения потребностей рынка сбыта. Залог успешного функционирования любой организации в том, что она должна идти не только вровень с техническим прогрессом, но и опережать его.

Внедрение инноватики также требует проведения системного анализа, а именно возможностей организации для внедрения того или иного новшества. Процесс анализа при инновационном подходе весьма сложен и охватывает все стадии жизненного цикла продукта.

Рассмотрим эти стадии:

1. Анализ возможности проведения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Здесь необходимо определить, располагает ли данная организация необходимыми финансовыми ресурсами, поскольку расходы на разработку инновационных идей и их внедрение все интенсивнее возрастают. Как правило, финансирование осуществляется инвестиционными компаниями, частными и государственными фондами, при этом финансируется определенный проект или новая научная идея. Финансирование осуществляется в несколько этапов: сначала прикладные исследования, затем опытные разработки и на заключительном этапе - финансирование массового производства. Поиск надежных финансовых инвесторов имеет немаловажное значение, поскольку наукоемкое производство таит в себе большую неопределенность. Многие нововведения не доходят до массового производства из-за того, что отвергаются рынком, и финансовый риск здесь достаточно велик.
   На этой стадии также необходимо выяснить, имеется ли в команде исполнителей специальная группа людей, которая будет заниматься разработкой и реализацией инновационных проектов и какова их профессиональная подготовка.
2. Анализ возможности внедрения в производство результатов НИР и ОКР. Здесь необходимо определить техническую, организационную и экономическую целесообразность внедрения новой техники либо технологии.
3. Анализ возможности вывода нового продукта на рынок. Особую роль здесь должен сыграть маркетинговый подход. Необходимо изучить требования рынка, характер продукции подобного типа, пользующейся спросом, определить, где она производится и в каком количестве.

Немаловажную роль играет и собственная конкурентная позиция. Именно на этой стадии анализа должна в наибольшей степени проявить себя деловая (конкурентная) стратегия организации, от которой зависит продолжительность жизни товара - от первых продаж до насыщения спроса и ухода с рынка

При инновационном подходе необходимо помнить: чтобы успешно конкурировать на рынке, необходимо дать возможность изобретателям создавать новые вещи, свободно творить и доводить свои изобретения до успешной реализации. Для этого команде изобретателей необходима определенная свобода творчества: право принимать решения и отвечать за конечные результаты. Управление организации должно быть направлено на поощрение инициативы и предприимчивости изобретений.

Сущность нормативного подхода заключается в следующем. Анализ любой системы управления с целью ее совершенствования связан с учетом совокупности важнейших нормативов, которыми руководствуется в своей деятельности аппарат компании. Это и установленные для каждой отрасли нормативы, например нормы управляемости и нормативы, разрабатываемые самими проектировщиками. (Положение об организации, должностные инструкции, штатное расписание и другие.) Нормативы могут иметь целевую, функциональную и социальную направленность. К целевым нормативам относится все то, что обеспечивает реализацию поставленных перед организацией целей. Это, прежде всего, показатели качества продукции, ресурсоемкость продукции, эргономические показатели, показатели надежности, а также технический уровень производства.

К функциональным нормативам относится качество и своевременность проработки планов, четкая организованность подразделений, оперативный учет и контроль, строгое распределение функциональных обязанностей в каждом структурном подразделении организации.

Нормативы в социальной сфере должны обеспечить оптимальные условия для специального развития коллектива. Сюда включаются показатели стимулирования и охраны труда, показатели обеспеченности всех сотрудников необходимыми техническими средствами для успешной работы. Сюда также относится необходимость систематического повышения профессионального роста, хорошая мотивация, правовые и экологические нормативы. Таким образом, нормативный подход при проведении анализа требует учета всей совокупности нормативов при управлении ресурсами, процессом и продуктом. Чем больше будет научно обоснованных нормативов по всем аспектам деятельности организации, тем скорее придет успех в достижении поставленных целей.

Целью поведенческого подхода является создание всех необходимых условий для реализации творческих способностей каждого сотрудника, для осознания собственной значимости в управлении организацией. Важное значение для менеджеров здесь приобретает изучение различных поведенческих подходов, которые рекомендует общий менеджмент и исследование возможности их применения в процессе анализа организации. Необходимо помнить, что человек - это самый важный элемент в системе управления. Удачно подобранная команда единомышленников и партнеров, способных понимать и внедрять идеи своего руководителя, - важнейшее условие экономического успеха.

Краткие выводы

1. Для выявления специфики работы организаций и выработки мероприятий по улучшению производственно-хозяйственной деятельности применяется системный анализ.
2. Главной целью системного анализа является разработка и внедрение такой системы управления, которая выбирается в качестве эталонной, в наибольшей степени соответствующей всем предъявленным требованиям оптимальности.
3. Системный анализ носит комплексный характер и базируется на совокупности подходов, применение которых позволит наилучшим образом провести анализ и получить желаемые результаты
4. Для успешного проведения анализа необходимо подобрать команду специалистов, хорошо знакомых с методами экономического анализа и организацией производства

Контрольные вопросы

1. Дайте определение системного анализа.
2. Какие работы должны выполняться при проведении анализа организации?
3. Какие специалисты должны входить в состав группы по проведению анализа?
4. Перечислите основные подходы в системном анализе и дайте их краткую характеристику.
5. Назовите и охарактеризуйте основные принципы системного анализа.

Глава 3. Методологические положения исследования систем управления

3.1. Методология и организация исследования систем управления

Методология исследования систем управления основывается на разумной организации деятельности руководителей и менеджеров предприятия по рационализации системы управления. Она предполагает определение целей, предмета исследований, границ исследования, выбор средств и методов исследований, средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ.

Методология и организация исследования систем управления требует учета ряда системных характеристик, к которым относятся: потребность в исследованиях; объект и предмет исследования; ресурсы для проведения исследований; эффективность исследований; результаты исследований.

Раскроем эти характеристики.

1. Потребность в исследовании предопределяет масштаб и глубину исследования системных характеристик, реализация которых в наибольшей степени влияет на достижение поставленных целей.

2. Объектом исследований является система управления конкретной организации. Для ее изучения необходимо знать утвержденные схемы управления, должностные инструкции. Положение о подразделениях. Предметом исследования являются взаимоотношения между сотрудниками аппарата управления, а также между подразделениями, расположенными на разных уровнях системы управления. При этом предметом исследования является конкретная проблема (или комплекс проблем), решение которой требует проведения исследований. Среди этих проблем могут быть следующие:

• развитие структуры управления;
• мотивация персонала;
• мотивация техники и информационных систем управления;
• разработка управленческих решений;
• подготовка персонала и др.

Выбор основной проблемы организации, сдерживающей ее развитие, ее всестороннее исследование и анализ - это интуиция и мастерство, профессионализм менеджера и руководителя организации.

3. Ресурсы - это комплекс средств, обеспечивающих успешное проведение исследований. Это, прежде всего, материальные ресурсы, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, информационные ресурсы, технические средства, необходимые для обработки результатов, а также правовые документы, характеризующие объект исследования.

4. Эффективность исследований требует соизмерения затрат на проведение исследований и полученных результатов.

5. Результаты исследований могут быть представлены в различных формах. Это может быть новая модель системы управления, новые регламентирующие документы, скорректированные расчетные формулы, новая корпоративная культура.

С практической точки зрения методика проведения исследований, как правило, включает три основных раздела: теоретический, методический, организационный.

В теоретическом разделе определяются основные цели, задачи, предмет и объект исследования.

Методический раздел содержит обоснование выбора метода проведения исследований, сбора и обработки данных, анализ полученных результатов, способы их оформления.

Организационный раздел представляет, прежде всего, план проведения исследований, формирование команды исполнителей, распределение трудовых и финансовых ресурсов. Здесь же определяется и организационная форма проведения исследований, т.е. индивидуальные или коллективные исследования, исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами. Выделяются специальные отделы, службы управления изменениями, целевые проектные подразделения, которые будут задействованы в проведении исследования систем управления.

При проведении системного анализа важное значение приобретает коллектив исполнителей. В состав группы по проведению системного анализа должны входить:

• специалисты в области системного анализа - руководители группы и будущие руководители проектов;
• инженеры по организации производства;
• экономисты, специализирующиеся в области экономического анализа, а также исследователи организационных структур и документооборота;
• специалисты по использованию технических средств и компьютерной техники;
• психологи и социологи.

В общем виде организацию проведения исследования можно представить следующим образом:

• подготовка исследования, т.е. разработка программы, определение единиц наблюдения, определение методов сбора информации, проведение пробного (пилотажного) исследования;
• сбор необходимой информации с учетом ее синтаксических, семантических и прагматических аспектов;
• подготовка информации к обработке;
• обработка информации и ее анализ;
• подготовка результатов исследования.

Сбор данных является основным этапом исследования.

Для этих целей используется ряд методов, среди которых наиболее эффективными являются:

• беседы со специалистами аппарата управления;
• изучение технико-экономических и статистических сведений о развитии производства рассматриваемого предприятия;
• изучение опыта развития родственных предприятий.

Особое значение в исследовании имеют беседы с персоналом аппарата управления, которые в короткие сроки позволяют получить сведения о положительных и отрицательных факторах в развитии объекта, проанализировать и обобщить эти данные, а также наметить конкретные направления работ. Во многих случаях сведения по определенной группе факторов легче и быстрее получить в ходе беседы с работниками предприятия.

Результаты анализа представляют на рассмотрение руководства предприятия или специальной экспертной комиссии. Обсуждение результатов целесообразно организовать с участием представителей всех подразделений системы управления. Итоги обсуждения фиксируют в специальном документе и используют при разработке текущих и перспективных планов развития предприятия или рассматриваемой организации.

С точки зрения организации проведения исследования можно выделить следующие формы:

• индивидуальные и коллективные исследования;
• исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами;
• централизованная и децентрализованная организация;
• специальные отделы, службы управления изменениями, целевые проектные подразделения.
• привлечение специализированных консалтинговых организаций.

3.2. Разработка концепции исследования систем управления

Программно-целевое исследование систем управления требует создания конкретных организационных механизмов управления. Четкий организационный механизм необходим в условиях становления рыночных отношений в целях повышения эффективности управления. Любое сокращение аппарата управления, изменение его функций в конечном итоге должно быть регламентировано до такой степени, при которой обеспечивается персональная ответственность за принятие управленческих решений. Хозяйственный механизм определяется экономическими законами и практической деятельностью людей. Это означает, что трудно говорить об одинаковых механизмах в разных организациях, реализующих одинаковые цели. Как же выходить из такого положения, что положить в основу конструирования организационного механизма?

Под организационным механизмом понимается социально-управляемая система, обусловленная экономическими законами, наделенная соответствующими полномочиями, ресурсами, имеющая определенную структуру и позволяющая управлять коллективами людей путем принятия решений. Такое определение нацеливает аналитиков и проектировщиков систем управления на исследование «статики» и «динамики» механизма управления, под которыми соответственно понимается организационная структура управления и процессы выработки управленческих решений в рамках существующей структуры управления.

Практически организация управления - это система принятия решений, являющаяся фундаментом, на котором можно достаточно полно анализировать всю систему управления и обеспечивать оптимальные условия для принятия управленческих решений, от сбора исходных данных, исследования действующих организационных процедур и схемы принятия решений и до поиска путей совершенствования системы управления - результата решения.

Анализ такого рода всегда целесообразно проводить в начале работы, направленной на перестройку системы управления. Как показал опыт, анализ оказывается наиболее эффективным, если он содержит шесть этапов. Рассмотрим их подробнее.

На первом этапе производится обследование организации управления. Изучается вся документация, регламентирующая процесс управления, должностные инструкции, в которых в общем виде представлены сведения о работах, выполняемых в каждом подразделении, изучается существующая система управления подразделениями, производится сопоставление этих подразделений с функциями, изложенными в должностных инструкциях и Положениях. В результате выявляется степень соответствия управленческой практики ее модели (выявляется проблема) и, в случае необходимости, производится соответствующая корректировка. На этом этапе также необходимо выяснить и зафиксировать документально потоки информации, циркулирующие в каждом подразделении.

Второй этап - разработка организационных процедур принятия управленческих решений. На этом этапе составляется схема каждой организационной процедуры дается ее описание, формируется перечень документов, используемых в этой процедуре. При построении схемы организационной процедуры следует зафиксировать документы, действующие в процедуре, указать, откуда поступают эти документы, какими документами она завершается; для выполнения такой процедуры необходимы выходные документы данной процедуры.

Третий этап - выяснение взаимосвязей между процедурами принятия решений н построение блок-схемы принятия решений.

На четвертом этапе составляется схема принятия решений конкретных подразделений организации, в которой фиксируются уровни руководства, схемы действующих процедур принятия решений.

Разумеется, реальную схему принятия решении надо проверить - подвергнуть логическому анализу. В этом и состоит пятый этап работы, на котором на основе логики и здравого смысла предусматриваются все управленческие процедуры, выполняемые в подразделении, документация, необходимая для выполнения каждой организационной операции и хранящаяся на каждом уровне управления. Логический анализ схемы принятия решений позволяет судить об эффективности организации управления,

И, наконец, шестой этап - непосредственная разработка всей документации, которая регламентирует деятельность управленческого аппарата отдельного подразделения организации.

Остановимся кратко на задаче проектирования системы управления организаций.

Первостепенная задача - формирование его целей функционирования. Проблема формирования целей функционирования имеет принципиальное значение при проектировании организационных систем по многим причинам. Во-первых, потому, что по своей природе все реальные организации многоцелевые. Во-вторых, период действия целей функционирования различен, а следовательно, спроектировать организацию необходимо только исходя из целей, период действия которых сопоставим с периодом проектирования организации. В-третьих, проектирование организации управления под все цели функционирования слишком трудоемко, а следовательно, число целей функционирования должно быть по возможности ограниченным.

Выбор целей с помощью экспертных методов требует применения специальной методики. Прежде всего осуществляются оценка и выбор глобальных целей функционирования. Наиболее приемлемым с практической точки зрения способом оценки является анонимное анкетирование, так как оно обеспечивает наибольшую независимость суждений. Структуризация целей функционирования должна быть осуществлена путем исследования функций управления, реализующих конкретные цели на каждом уровне управления. Задача проектирования системы управления предполагает также моделирование управленческих решений, структуры которых мы выявили на стадии обследования.

Моделирование состава управленческих решений осуществляется для обоснования решений, которые должны приниматься в конкретном подразделении. Состав группы решений определяется количеством структурных подразделений. Оптимальность процесса подготовки управленческих решений достигается путем выявления и ликвидации отклонений в существующем процессе при сравнении его с нормативным процессом, обусловленным в некотором смысле идеальной моделью, выбранной авторами на предварительном этапе. В качестве такой модели можно с частичной доработкой использовать стандартную информационную модель, известную под названием модели Дейтча.

Моделирование правил работ исполнителей и руководителей в процедурах с помощью компьютерной техники является частью общего процесса формирования организационного механизма управления и распределения управленческих решений по уровням управления; определения оптимального числа исполнителей и руководителей, необходимых для подготовки и утверждения этих решений; определения перечня документов, необходимых для принятия управленческого решения, разработки документации, регламентирующей деятельность подразделения.

Моделирование правил работ исполнителей заключается в анализе процесса подготовки управленческого решения последовательно на всех уровнях управления, вплоть до принятия окончательного решения и осуществляется на основе информационной модели.

Методика моделирования правил работ исполнителей в процедуре рекомендуется для практического осуществления этапа «регламентации» в процессе формирования общей структуры управления. При моделировании структуры управления необходимо решать задачи моделирования функциональных групп управленческих решений и моделирование распределения решений по уровням управления для обеспечения разработки схем управления.

Формальная постановка задачи моделирования функциональных групп управленческих решений такова. Известен полный список управленческих решений, необходимых для реализации целей функционирования, а также их информационное обеспечение (документы, используемые для принятия управленческих решений). Часть документов является общими при подготовке различных управленческих решений. Известно также число функциональных групп управленческих решений, которые должны быть сформированы. Необходимо сформировать группы управленческих решений с таким расчетом, чтобы каждая из групп потребляла минимальное количество необходимых для подготовки решений документов. Задача решается на ЭВМ с использованием методов анализа и логики.

Распределение решений по уровням управления осуществляется с целью формирования групп решений, за подготовку которых несет ответственность руководитель соответствующего уровня управления. Задача оптимального распределения управленческих решений формируется следующим образом: для каждого выбранного уровня управления с учетом его загрузки и пропускной способности необходимо определить перечень управленческих решений, утверждение которых является компетенцией данного уровня управления. При этом каждый сотрудник должен принимать решения, соответствующие своей компетенции, и ему должен быть обеспечен такой режим работы, при котором все решения принимаются в оптимальные сроки. Задача решается последовательно для всех уровней управления.

Формирование схемы управления организации всегда основано на типовых схемах управления. В качестве типовой схемы в рамках предполагаемой концепции предлагается матрично-штабная схема управления. Формирование схемы управления предполагает распределение управленческих решений по уровням управления, расчет загрузки уровня управления для координационного, проблемного либо функционального уровня, что в результате обеспечит обоснование выбора типа структуры управления. Окончательный выбор варианта схемы структуры и все дальнейшие расчеты осуществляются в рамках выбранной структуры управления. На заключительном этапе разрабатываются документы, регламентирующие деятельность системы управления: положения о подразделении, должностные инструкции, правила работы исполнителей.

Итак, системная концепция совершенствования организационного механизма управления предполагает решение задач анализа системы управления как системы принятия решений и комплексного ее проектирования на основе выбранных качественных целей функционирования.

Решение задачи анализа системы управления предполагает исследование процесса управления и структуры управления на уровне управленческих решений. При решении задачи анализа ряд вопросов не рассматривается. Не обосновывается цель функционирования, состав решений определяется с помощью экспертов, не оценивается структура управления, т.е. не достигается комплексное проектирование системы управления.

Комплексное проектирование системы управления предполагает выбор целей функционирования, формирование состава решений, реализующих цели функционирования, процесс принятия решений (моделирование организационной технологии подготовки решения), формирование структуры управления, разработку документации, регламентирующей деятельность управления.

Достоинством предлагаемой концепции является то, что ряд этапов решается с помощью компьютерной техники, что упрощает системное проектирование. Решение указанных задач способствует лучшей организации управления и в результате повышению организованности управления и качества принимаемых решений.

3.3. Характеристика этапов проведения исследований

Любое исследование осуществляется в несколько этапов, последовательность которых можно выразить схемой, представленной на рис. 3.1.

Рассмотрим эти этапы.

На первом этапе необходимо выявить потребности в исследовании, проанализировать проблемы, стоящие перед конкретной системой управления, выбрать из них главную, определяющую важность и первостепенность проведения исследования. Для этого проблема должна быть четко сформулирована.

Под проблемой понимается несоответствие фактического состояния управляемого объекта (например, производства продукции) желаемому или заданному (запланированному). Именно в связи с отклонением от плановых (или нормативных) состояний, которое отмечается в определенный момент времени или прогнозируется на будущее, и возникают чаще всего проблемы в организациях. Но их источником может быть и изменение самих целей или нормативов. Например, если в результате анализа информации о продажах изделия руководство предприятия принимает решение о снятии его с производства и переключении на другой вид продукции, это может радикально изменить целевые установки всех подразделений, связанных с данными видами продукции. Менеджеры должны заново составить планы, найти и перераспределить ресурсы, организовать обучение персонала и т.д.

Рис. 3.1. Этапы исследования объекта управления

Совершенно очевидно, что введение изменений, требующих для реализации ресурсов и времени, должно быть обосновано анализом факторов, оказывающих воздействие на состояние и положение организации.

Совокупность факторов и условий, вызывающих появление той или иной проблемы, называется ситуацией, а рассмотрение проблемы с учетом воздействующих на нее ситуационных факторов позволяет описать проблемную ситуацию. Описание проблемной ситуации, как правило, содержит две части: характеристику самой проблемы (места и времени ее возникновения, сущности и содержания, границ распространения ее воздействия на работу организации или ее подразделений и ситуационные факторы, ведущие к появлению проблемы (они могут быть внешними и внутренними по отношению к организации).

Внутренние факторы в наибольшей мере зависят от самого предприятия. К ним относят: цели и стратегию развития, состояние портфеля заказов, структуру производства и управления, финансовые и трудовые ресурсы, объем и качество работ, в том числе НИОКР и т.д. Внутренние факторы влияют на систему управления и в значительной степени способствуют достижению стоящих перед ней целей. Поэтому изменение одного или нескольких факторов одновременно вызывает необходимость срочного принятия мер, направленных на сохранение равновесного состояния системы.

Например, если произошло изменение стратегического направления в развитии организации, необходимо определить, как это отразится на деятельности таких подсистем, как производство и выпуск новой продукции, управление персоналом и др. Иными словами, управляющая систем должна разработать план организационных мероприятий, направленных на достижение целей новой стратегии развития.

Внешние факторы в меньшей мере поддаются воздействию со стороны менеджеров организации, так как формируются внешней средой, в которой работает организация. В современных условиях эта среда характеризуется большой сложностью, динамичностью и неопределенностью, что существенно затрудняет учет внешних факторов при принятии управленческих решений. Внешние факторы оказывают различное влияние на работу организаций. Например, поставщики, потребители конкуренты, органы законодательного регулирования, кредиторы, другие организации и общественные институты, непосредственно связанные с той областью деятельности, которой занимается данная организация, оказывают прямое влияние на ее работу, характер возникающих проблем и их решение. В качестве примера можно указать на проблемы отечественных предприятий, возникшие в период разрушения прежней системы хозяйственных связей; изменились отношения между поставщиками и потребителями продукции. В ряде случаев это привело к остановкам производства, к кардинальному изменению ассортимента выпускаемой продукции, к поиску новых поставщиков. Изменение вкусов и приоритетов потребителей также вызывает множество проблем в организации, которая до этого ориентировала свое производство на удовлетворение одного вида потребностей. Надо ответить на вопросы: искать ли новые рынки сбыта; вводить ли новые виды продукции и услуг и т.д.

Еще одна большая группа внешних факторов, практически не поддающихся управлению менеджерам организации, но оказывающих на деятельность организации косвенное (опосредованное) влияние, которое необходимо учитывать. К этой группе факторов относят состояние экономики страны (или региона), уровень научно-технического и социального развития, социокультурную и политическую обстановку, существенные для данной организации события в других странах и т.д. Например, экономическое состояние страны (региона) воздействует на работу организации через такие параметры среды, как наличие капитала и рабочей силы, уровни цен и инфляции, производительность труда, доходы покупателей, правительственная, финансовая и налоговая политика и др. Так, инфляция приводит к сокращению покупательной способности и снижает спрос на продукцию, производимую организацией. Повышение уровня цен на продукцию сопряженных отраслей вызывает соответствующее увеличение затрат на производство в организации, следствие - рост цен на ее продукцию, что может вызвать «отток» определенной группы потребителей. При сокращении своих доходов покупатели изменяют состав и структуру потребления, что также оказывает воздействие на спрос. Уровень научно-технического развития в стране влияет на структуру экономики, на процессы автоматизации производства и управления, на технологию, с помощью которой производится продукция, на состав и структуру персонала организации и, что особенно важно, на конкурентоспособность продукции и технологий. Учет многочисленных и разнообразных факторов среды, выбор главных среди них и предвидение возможных изменений - сложнейшая задача, стоящая перед менеджерами.

Анализ ситуационных факторов позволяет рассмотреть проблему в связи с вызвавшими ее событиями и изменениями во внутренней и внешней среде и начать поиск решения.

Таким образом, определить проблему - значит установить границы системы, в пределах которой она рассматривается, уровень, на котором она должна решаться. Субъект, анализирующий ситуацию, определяет проблему в границах управляемой им системы. Однако важным для него является и представление, как система проявляет себя в системах и смежных системах и, главное, какое значение она имеет для суперсистемы, в которую данная (управляемая) система входит как элемент. Это обеспечивает увязку принимаемого решения с общими задачами и решениями вышестоящего звена управления, организацию интегрированного процесса решения данной проблемы.

При определении проблемы возникает чисто логическая трудность выделения причин и следствий. Перед менеджером в той или иной конкретной ситуации может возникнуть несколько проблем. Очень важно установить их иерархию, т.е. определить, какая из них главная, а какие - подчиненные или производные от нее. Определение главной проблемы позволит правильно сформулировать цель решения задачи.

Определение цели связано с ограничением направлений и средств ее достижения. Эти ограничения играют определяющую роль в выборе вариантов решения. По отношению к определенной системе ограничения можно разделить на общие и частные. Общие ограничения, накладываемые на функционирование данной системы, представляют собой объективные условия внешней среды или являются целями и понуждающими связями некоторой большой системы, для которой рассматриваемая система служит элементом (подсистемой). Иногда ограничения для данной системы являются проявлением нерешенных проблем в более общих системах.

Итак, на первом этапе проведения исследований анализируются проблемы и совокупность всех факторов, которые необходимо выявить и учитывать при решении проблем.

На третьем этапе необходимо выбрать методологию проведения исследования, под которой понимаем совокупность целей, методов, приемов управления при проведении исследования, а также подход менеджеров к принятию решений и учет традиций организации.

На четвертом этапе проводится анализ ресурсов, необходимых для проведения исследования. К таким ресурсам относятся материальные, трудовые, финансовые ресурсы, оборудование, информация. Анализ ресурсов необходим для успешного проведения исследования и достижения его результатов.

Пятый этап предполагает выбор методов проведения исследования с учетом имеющихся ресурсов и целей исследования. Подробно о методах проведения исследований будет сказано в гл. 4.

Шестой этап заключается в организации проведения исследований. Здесь необходимо определить порядок проведения исследований, распределить полномочия и ответственность и отразить это в регламентирующих документах, например в должностных инструкциях. Здесь же необходимо уточнить или определить технологию подготовки и утверждения управленческих решений при проведении исследований.

На седьмом (завершающем) этапе следует зафиксировать и проанализировать полученные результаты. Такими результатами могут быть отдельные рекомендации, новая модель системы управления, улучшенные нормы управляемости, более совершенные методики, способствующие оперативному и успешному разрешению проблемы. На этом этапе необходимо предварительно подсчитать эффективность исследований, т.е. соразмерить затраты на проведение исследований и полученные результаты.

Иногда процесс исследования конкретного объекта производится в соответствии с выбранной (рекомендуемой) моделью системы управления, часто называемой эталоном. Этапы проведения исследования в соответствии с эталонной моделью представлены на рис. 3.2.

Рис 3.2. Исследование объекта управления в соответствии с эталонной моделью

3.4. Источники получения сведений о деятельности организации

Основными источниками сведений о деятельности организации являются:

• различного рода документы - устав организации и другие регламентирующие документы; положения о функциях и обязанностях подразделений; должностные инструкции; другие описания системы (в отчетах, публикациях);
• сотрудники организации, описывающие ее деятельность в процессе бесед и опросов;
• непосредственные наблюдения специалистов-системщиков за процессом деятельности организации.

Однако ни один из указанных источников в отдельности не может обеспечить необходимой полноты и достоверности сведений о работе системы. Документы сравнительно быстро устаревают и не всегда отражают действительное состояние дел; сотрудники могут непреднамеренно (или умышленно) исказить существующее положение дел; наблюдение может оказаться искаженным случайными обстоятельствами. Поэтому на всех стадиях изучения обязательна интеграция методов получения информации о работе системы, их проверка, сопоставление сведений, полученных из разных источников, повторное возвращение к уже изученному процессу с целью исправления, корректировки ранее полученных сведений, детализации ранее не уточненных важных аспектов. Сопоставление сведений и выявление истинного состояния дел существенно облегчается при систематизации и группировке полученных сведений, формализации их представления.

Окончательно убедиться в полноте и правильности полученных сведений можно после того, как будет построена модель системы и проверена ее адекватность путем сопоставления с действующей системой.

Обычно изучение полезно начинать с документов, прежде всего рассмотрев структурную организационную схему. Если такой схемы нет, ее надо составить, для чего удобно использовать штатное расписание. Во многих случаях полезно на этой схеме указать вышестоящие и подчиненные организации и связи с ними.

Изучение, как правило, надо начинать с высших звеньев аппарата, последовательно переходя к низшим.

Документы, связанные с системой, можно разделить на следующие группы:

1. официальные положения и инструкции, регламентирующие функции организации или подразделения и определяющие сроки и процедуры обработки информации и принятия решений;
2. входные документы, возникающие вне системы;
3. систематически обновляемые записи (массивы) в виде картотек или книг, используемые в процессе работы;
4. промежуточные документы, получаемые и (или) используемые в процессе обработки данных;
5. выходные документы.

После того как аналитик получил на основе документов общее представление об изучаемой организации или подразделении, он переходит к стадии опросов и бесед с сотрудниками.

Первый контакт с сотрудниками осуществляется с участием руководителя изучаемого подразделения, который сообщает сотрудникам цель проводимой работы, заинтересованность в ее проведении, наличие приказов или других официальных документов, на основании которых работа выполняется, говорит о необходимом содействии и сотрудничестве с разработчиками.

Сбор сведений путем опросов должен быть избирательным и целенаправленным. При решении некоторых задач и на первых этапах работы нужны обобщенные данные; для других задач и на более поздних этапах - детальные. Поэтому надо предварительно наметить круг интересующих вопросов, а после каждой беседы оценить полученные сведения и корректировать план дальнейших бесед.

Сбор сведений «вслепую», простое их коллекционирование приводит к накоплению подробных сведений, которые в дальнейшем практически не поддаются анализу и использованию.

Следует учесть, что получение и последующая обработка сведений является весьма важной, но в то же время и очень трудоемкой работой. Надо все время помнить, что изучение существующей системы не самоцель, а средство познания и требует соизмерять степень детализации данных и соответствующие затраты с возможной эффективностью.

Обследование и изучение, детализация сведений о системе могут продолжаться бесконечно, особенно если учесть, что система живет и развивается одновременно с обследованием и в конце обследования отличается от первоначального варианта. Поэтому очень важно вовремя завершить изучение организации. В процессе изучения необходимо выяснить не только как работает система, но и почему она работает именно так, а не иначе. Умение отбирать нужные сведения развивается по мере приобретения опыта.

Краткие выводы

1. Системное исследование целесообразно проводить на основе выбранной методологии, которая представляет собой совокупность целей, методов и средств, необходимых для комплексного исследования.
2. Важное значение при проведении исследований приобретает общая концепция, построенная на основе системы научных знаний в области управления, а также теории и практики организационного проектирования.
3. Системная концепция предполагает комплексное проектирование систем управления, включающее выбор целей функционирования, формирование состава решений, реализующих выбранные цели, проектирование технологии подготовки управленческих решений, формирование структуры управления, разработку регламентирующей документации.

Контрольные вопросы

1. В чем сущность методологии исследования систем управления?
2. В чем сущность общей концепции исследования систем управления?
3. Какое значение для анализа и проектирования организации имеет общая концепция.
4. Назовите и поясните основные этапы общей концепции.
5. Какое значение для проведения исследований имеют такие характеристики процесса управления, как, цели организации, функции управления, управленческие решения, организационная структура.

1. Понятие системы управления

Каждая организация имеет конкретную систему управления, которая также является объектом исследования.

Система управления - представляет собой совокупность элементов и управленческих решений, предназначенных для сбора, анализа и переработки информации с целью получения максимального конечного результата при определенных ограничениях (наличия ресурсов, например).

В настоящее время можно выделить, по крайней мере,пять типов системных представлений: микроскопическое, функциональное, макроскопическое, иерархическое и процессуальное.

Микроскопическое представление системы основано на понимании ее как множества наблюдаемых и неделимых элементов. Структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи между собой.

Под функциональным представлением системы понимается совокупность действий (функций), которые необходимо выполнять для реализации целей функционирования системы.

Макроскопическое представление характеризует систему как единое целое, находящееся в "системном окружении" (среде). Следовательно, система может быть представлена множеством внешних связей со средой.

Иерархическое представление основано на понятии "подсистема" и рассматривает всю систему как совокупность подсистем, связанных иерархически.

Процессуальное представление характеризует состояние системы во времени.

Следовательно, система управления как объект исследования обладает следующими признаками : состоит из множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных иерархически; элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей; система -- это единое и неразрывное целое, являющееся целостной системой для нижестоящих иерархических уровней, имеются фиксированные связи системы с внешней средой.

Изучая систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления :

* детерминированность элементов системы;

* динамичность системы;

* наличие в системе управляющего параметра;

* наличие в системе контролирующего параметра;

* наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.

В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы.

Вторым требованием системы управления является динамичность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

Следующим, четвертым требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.

Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений. Наличие обратной связи позволяет оценить эффективность управления.

2. Организа ция как бюрократическая система

Объектами анализа при исследовании системы управления могут быть как субъекты, задействованные в хозяйственных отношениях: государство, население, акционеры, инвесторы, потребители, поставщики, конкуренты, профсоюзы и т.д.; - так и процессы: экономические, научно-технические, социальные, политические, демографические, экологические и т.д.

Существуют следующие виды систем управления:

· Организация как бюрократическая система.

· Организация как система.

· Организация как социальная технология.

Организация как бюрократическая система.

Исторически бюрократическая организация существует с давних времен, но научно она оформлена немецким социологом Максом Вебером в начале XX века. Термин "бюрократическая организация" происходит от слов <бюро (письменный стол с полками, ящиками и крышкой)> + <власть> = <господство (приоритет) столоначальника, канцелярии.

Особенности бюрократии:

1) четкое разделение труда, способствующее появлению высококвалифицированных специалистов в каждой должности, а также высокой производительности труда;

2) иерархичность уровней управления, где каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему;

3) наличие системы формальных правил и стандартов, что способствует скоординированности различных задач;

4) найм на работу в строгом соответствии с квалификационными требованиями и соответственно защищенность должности от низкой квалификации специалиста, который ее занимает, а сотрудников от произвольных увольнений.

Для бюрократической организации характерна негибкость в поведении. Жёсткое поведение такой системы управления проявляется как по отношению как к внешней среде, так и внутри организации.

Бюрократическая организация состоит из подразделений. В каждое подразделение назначается руководитель, который наделяется правом устанавливать методы работы персонала. Размер подразделения, например число работников, является основным показателем при определении числа руководителей.

Властные полномочия осуществляются с помощью иерархической структуры командования и подчинения. Функция выработки решений ограничивается определением полномочий и ответственности руководителей.

3. Организация как система

Различают два вида систем: закрытые и открытые. Закрытые системы относительно независимы от окружения и имеют жесткие границы действий. Открытые системы более взаимосвязаны с внешней средой. Они энергично обмениваются с ней информацией, энергией, материалами. Открытые системы ориентированы на приспособление, адаптацию к условиям внешней среды. Активное взаимодействие позволяет им выживать и развиваться. Менеджмент как стиль управления формирует и имеет дело с открытыми системами.

При исследовании под компонентами системы понимают входы, процессы или операции, выходы системы, а также персонал, финансы, технические средства, документы. Основные функции системы управления состоят в восприятии проблем организации (входов), а также выполнении действий (операций, процессов), результатом которых являются решения (выходы). При этом система управления представляется как набор, множество операций. Операция - это последовательность действий по обработке входов системы. Таким образом, систему можно представить в виде "чёрного ящика" со входом, процессором и выходом. На входе организация получает из внешней среды различного рода ресурсы, затем преобразовывает их в конечный продукт.

Принято, что решения, принимаемые в системе управления, должны увеличивать прибыль организации или оптимизировать некоторую функцию всех ее входов и выходов. При этом считается, что система управления придает организации способность адаптироваться к внешней среде, а также способность к обучению, самоорганизации. В целом выходом (продуктом) системы управления считается суммарная отдача решений в год, например величина прироста прибыли, которая возникла в результате деятельности менеджмента фирмы.

4. Органи зация как социальная технология

Социальная технология - это способ освоения социального пространства и поддержания в нем социального равновесия. Известны различные способы освоения социального пространства: традиция; интуиция; организованная социализация, например семья, образование, деятельность.

Под социализацией понимается процесс усвоения человеком определенной системы знаний, норм, целевых установок, образцов поведения, которые соответствуют культуре общества. Освоение этих норм и знаний позволяет человеку действовать в качестве активного субъекта общественных отношений. Основной способ социализации - это социализация через деятельность, труд.

В основе такого подхода к описанию систем управления лежит представление о том, что приоритетным в организации является человеческий ресурс, интеллектуальная собственность и управленческие ноу-хау. Осуществляется переход к наукоемким социальным технологиям. Они обеспечивают социальное наследование на основе научных данных, технологизации и информатизации социального пространства, а не на основе интуиции и традиций, как прежде.

И главное, такой подход способствует транспарентности систем управления. Термин "транспарентность" происходит от слова "транспарант" и означает "прозрачность" управления. Значимость характеристики "транспарентность управления" является следствием перехода многих корпораций, стран к инновационному типу развития общества, при котором наиболее значимым источником развития жизнедеятельности общества рассматривается инновация. Инновация - это средство общественных изменений, позволяющее адаптировать жизнедеятельность общества к условиям природной, географической среды, общецивилизационным процессам наиболее рациональным образом.

Инновационный тип развития, в свою очередь, способствует переходу к партисипативному стилю управления, т.е. взаимодействию с персоналом и другими хозяйственными агентами на основе сотрудничества и добавленного вклада в достижение цели.

5. Характеристика классов систем

По природе элементов системы делятся на реальные и абстрактные.

Реальными (физическими) системами являются объекты, состоящие из материальных элементов.

Среди них обычно выделяют механические, электрические (электронные), биологические, социальные и другие подклассы систем и их комбинации

Абстрактные системы составляют элементы, не имеющие прямых аналогов в реальном мире. Они создаются путем мысленного отвлечения от тех или иных сторон, свойств и (или) связей предметов и образуются в результате творческой деятельности человека. Примером абстрактных систем являются идеи, планы, гипотезы, теории и т.п.

В зависимости от происхождения выделяют естественные и искусственные системы.

Естественные системы, будучи продуктом развития природы, возникли без вмешательства человека. К ним можно отнести, например, климат, почву, живые организмы, солнечную систему и др. Появление новой естественной системы - большая редкость.

Искусственные системы - это результат созидательной деятельности человека, со временем их количество увеличивается.

По длительности существования системы подразделяются на постоянные и временные. К постоянным обычно относятся естественные системы.

К временным относятся искусственные системы, которые в процессе заданного времени функционирования сохраняют существенные свойства, определяемые предназначением этих систем.

В зависимости от степени изменчивости свойств системы делятся на статические и динамические.

К статическим относятся системы, при исследовании которых можно пренебречь изменениями во времени характеристик их существенных свойств.

Статическая система - это система с одним состоянием. В отличие от статических, динамические системы имеют множество возможных состояний, которые могут меняться.

В зависимости от степени сложности системы делятся на простые, сложные и большие.

Простые системы с достаточной степенью точности могут быть описаны известными математическими соотношениями. Примерами простых систем могут служить отдельные детали, элементы электронных схем и т.п.

Сложные системы состоят из большого числа взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, каждый из которых может быть представлен в виде системы (подсистемы). Сложные системы характеризуются многомерностью (большим числом составленных элементов), многообразием природы элементов, связей, разнородностью структуры.

К сложной можно отнести систему, обладающую по крайней мере одним из нижеперечисленных признаков:

§ систему можно разбить на подсистемы и изучать каждую из них отдельно;

§ система функционирует в условиях существенной неопределенности и воздействия среды на нее, что обусловливает случайный характер изменения ее показателей;

Сложные системы обладают свойствами, которыми не обладает ни один из составляющих элементов (человек, ЭВМ).

Большие системы -- это сложные системы, в которых подсистемы (их составные части) относятся к категориям сложных (промышленные предприятия, отрасли промышленности). Дополнительными особенностями, характеризующими большую систему, являются:

· большие размеры;

· сложная иерархическая структура;

· циркуляция в системе больших информационных, энергетических и материальных потоков;

· высокий уровень неопределенности в описании системы.

По степени связи с внешней средой системы делятся на открытые и закрытые.

В зависимости от реакции на возмущающие воздействия выделяют активные и пассивные системы.

Активные системы способны противостоять воздействиям среды и сами могут воздействовать на нее. У пассивных систем это свойство отсутствует.

В зависимости от степени участия человека в реализации управляющих воздействий системы подразделяются на технические, человеко-машинные, организационные.

К техническим относятся системы, которые функционируют без участия человека. Как правило, это системы автоматического управления, представляющие собой комплексы устройств для автоматического изменения, например, координат объекта управления, с целью поддержания желаемого режима его работы (спутник).

Примерами человеко-машинных систем могут служить автоматизированные системы управления различного назначения. Их характерной особенностью является то, что человек сопряжен с техническими устройствами, причем окончательное решение принимает человек, а средства автоматизации лишь помогают ему в обосновании правильности этого решения.

К организационным системам относятся социальные системы - группы, коллективы людей, общество в целом.

6. Исследование как составна я часть менеджмента организации

Процесс исследования касается всех аспектов деятельности организации. Исследованию подлежат сильные и слабые стороны организации, процесс производства и сбыта (на предприятии), финансовое состояние, службы маркетинга, персонал, а также организационная культура.

Метод, который используется для диагностики внутренних проблем, называют управленческим обследованием. Данный метод основан на комплексном исследовании различных функциональных зон организации. Для целей стратегического планирования в обследование рекомендуется включить пять функциональных зон:

* маркетинг;

* финансы (бухгалтерский учет);

* производство;

* персонал;

* организационную культуру;

* имидж организации.

При анализе маркетинговой деятельности выделяют ряд важнейших элементов исследования: доля рынка и конкурентоспособность предприятия; разнообразие и качество ассортимента товаров; рыночная демография; рыночные исследования и разработки; предпродажное и последовательное обслуживание клиентов; сбыт, реклама, продвижение товара.

Финансовое состояние организации во многом определяет, какую стратегию выберет руководство на будущее. Детальный анализ финансового состояния помогает выявить уже имеющиеся и потенциальные слабости организации.

В ходе анализа производства акцент делается на следующие вопросы: может ли предприятие производить товары с меньшими издержками по сравнению с конкурентами; имеет ли доступ организация к новым материальным ресурсам, каков технический уровень предприятия; обладает ли предприятие оптимальной системой контроля качества продукции; насколько хорошо организован и спланирован процесс производства.

При исследовании кадрового потенциала анализируется персонал организации на текущий момент и потребность в кадрах в будущем; компетентность и подготовка высшего руководства предприятия; система мотивации работников; соответствие персонала текущим и стратегическим целям и задачам.

Исследования в области организационной культуры и имиджа фирмы дают возможность оценить неформальную структуру организации; систему общения и поведения работников; последовательность предприятия в своей деятельности и достижении целей; положение предприятия по сравнению с другими организациями; способность привлекать высококвалифицированных специалистов.

Сказанное выше относится к факторам внутренней среды организации. Однако проводимые исследования как составная часть менеджмента анализируют и факторы внешней среды организации.

Анализ внешней среды служит инструментом, при помощи которого разработчики стратегии контролируют внешние по отношению к организации факторы с целью предвидеть потенциальные угрозы и открывающиеся новые возможности.

При анализе экономических факторов рассматриваются темпы инфляции (дефляции), налоговые ставки, международный платежный баланс, уровень занятости населения, платежеспособность предприятий.

Анализ политических факторов дает возможность наблюдать современную ситуацию, учитывая: соглашения по тарифам и торговле между странами; таможенную политику, направленную против других стран; нормативные акты органов власти, кредитную политику властей и т.д.

Рыночные факторы включают многочисленные характеристики, которые оказывают непосредственное влияние на эффективность работы организации. Их анализ позволяет руководителям разработать оптимальную стратегию организации и укрепить ее позиции на рынке. При этом исследуются демографические условия деятельности предприятия, уровень доходов населения и их распределение, жизненные циклы различных товаров и услуг, уровень конкуренции, доля рынка, занимаемая организацией и его емкость.

При анализе социальных факторов учитывают обостренные национальные чувства, отношение основной массы населения к предпринимательству, развитие движения в защиту прав потребителей, изменение общественных ценностей, изменение роли управляющих в производстве и их социальных установок.

Контроль за технологической внешней средой позволяет не упустить моменты появления в ней изменений, которые представляют угрозу самому существованию организации. Анализ технологической внешней среды должен учитывать изменения в технологии производства, конструкционных материалах, в применении вычислительной техники для проектирования новых товаров и услуг, в управлении, изменении в технологии сбора, обработки и передаче информации, в средствах связи.

Анализ факторов конкуренции, предполагает постоянный контроль со стороны руководства за действиями конкурентов. В анализе конкурентов выделяются четыре диагностические зоны:

* анализ будущих целей конкурентов;

* оценка их текущей стратегии;

* оценка предпосылок относительно конкурентов и перспектив развития отрасли;

* изучение сильных и слабых сторон конкурентов.

Контроль деятельности конкурентов позволяет руководству организации постоянно быть готовым к потенциальным угрозам.

Анализ международных факторов приобрел важное значение для отечественных организаций после отмены государственной монополии на внешнюю торговлю. При этом отслеживается политика правительств других стран, направление развития совместного предпринимательства и международных отношений, уровень экономического развития зарубежных фирм-партнеров.

Таким образом, исследования как составная часть менеджмента организации - это совокупность методов организационного и технико-экономического исследования всех указанных выше факторов и системных характеристик конкретной организации.

К таким характеристикам с позиции общего менеджмента относятся:

* цели системы управления;

* функции управления;

* управленческие решения;

* структура управления.

В основу исследования как составной части менеджмента организации положены следующие принципы .

* системный подход, означающий исследование конкретного объекта как системы, включающей в себя все составные элементы или характеристики организации как системы, т.е. характеристики "входа", "процесса" и "выхода".

Сюда также включаются методы управления, технология управления, организационная структура, кадры управления, технические средства управления, информация. Рассматриваются связи объекта между элементами, а также внешние связи объекта, позволяющие рассматривать его как подсистему для более высокого уровня:

* функциональный подход, который означает исследование функций управления, обеспечивающих принятие управленческих решений заданного уровня качества при минимальных затратах на управление или производство;

* общегосударственный подход к оценке результатов управленческой деятельности и затрат на содержание аппарата управления;

* творческий коллективный подход для поиска наиболее экономичного и эффективного варианта совершенствования системы управления;

Проведение исследования осуществляется в следующих случаях:

* при совершенствовании системы управления действующей организации;

* при разработке системы управления вновь создающейся организации;

* при совершенствовании системы управления производственных объединений или предприятий в период реконструкции или технического перевооружения;

* при совершенствовании системы управлении вследствие изменения формы собственности.

К задачам исследования как составной части менеджмента относят:

1. Достижение оптимального соотношения между управляемой и управляющей подсистемами (сюда входят показатели норм управляемости, показатели эффективности работы аппарата управления, сокращение затрат на управление);

2. Повышение производительности труда управленческих работников и рабочих производственных подразделений;

3. Улучшение использования материальных, трудовых, финансовых ресурсов в управляющей и управляемой подсистемах;

4. Снижение затрат на продукцию или услуги и повышение их качества.

В результате проведения исследований должны быть сформулированы конкретные предложения по совершенствованию системы управления организацией.

7. Понятие и виды исследования

Исследование систем управления - это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями. В условиях динамичности современного производства и общественного устройства управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования путей и возможностей этого развития, без выбора альтернативных направлений.

По целям исследований можно выделить практические и научно-практические. Практические исследования предназначены для быстрых эффективных решений и достижения желаемых результатов. Научно-практические исследования ориентированы на перспективу, более глубокое понимание тенденций и закономерностей развития организаций, повышение образовательного уровня работников.

По методологии проведения следует выделить, прежде всего, исследования эмп и рического характера и опирающиеся на систему научных знаний.

Разнообразны исследования и по использованию ресурсов (собственных или привлекаемых, ресурсоёмкие и нересурсоёмкие), по трудоемкости, продолжительности. По времени : продолжительные и разовые. По критерию информационного обеспечения : исследования, основанные только на внутренней информации; исследования с привлечением обширной внешней информации. По степени организованности и участию перс о нала в их проведении . Они могут быть либо индивидуальными или коллективными, спонтанными или организованными.

Исследование как вид деятельности в процессе управления организаций включает следующие работы:

* распознание проблем и проблемных ситуаций;

* определение причин их происхождения, свойств, содержания, закономерностей проведения и развития;

* установление места этих проблем и ситуаций (как в системе научных знаний, так и в системе практического управления);

* нахождение путей, средств и возможностей использования новых знаний о данной проблеме;

* разработка вариантов решения проблем;

* выбор оптимального варианта решения проблемы по критериям результативности, оптимальности, эффективности.

Проведение исследований и анализ любой конкретной системы управления как объекта необходимо, прежде всего, для обеспечения конкурентоспособности предприятия на рынке товаров (услуг), для повышения эффективности функционирования подразделений и организации в целом.

Исследования необходимо проводить не только, когда организациям грозит банкротство или серьезный кризис, но и тогда, когда организации функционируют успешно и стабильно достигают определенных результатов. В данном случае своевременные исследования помогут удержать этот стабильный уровень работы организации, выяснить, что мешает, либо в большей степени стимулирует ее работу, чтобы желаемые результаты были еще лучше.

Необходимость проведения исследований продиктована еще и постоянно меняющимися целями функционирования организаций, что неизбежно в условиях рыночной конкуренции и постоянно меняющегося спроса потребителей.

8. Основные категории и направления исследования. Комплекс характеристик исследования

Исследования проводятся по трём основным направлениям: технико-технологическое, структурное, социальное.

Технико-технологическое направление исследования связано с тем, что любая организация, предприятие принадлежит к определенному технологическому типу и решает соответствующие проблемы.

В рамках структурного направления исследуются принимаемые на предприятии решения, организационные структуры управления и осуществляется организационное проектирование.

Социальное направление изучает социальную структуру предприятия, включающую стимулирование труда и применение систем мотивации, подбор кадров, повышение квалификации.

1) Логика - механизм мышления, обеспечивающий эффективность интеллектуальной деятельности человека.

2) Концепция - комплекс ключевых положений, достаточно полно, целостно и всесторонне раскрывающих сущность и особенности исследуемого явления, его существование в действительности или практической деятельности человека.

3) Гипотеза - предположительное суждение о закономерной (причинной) связи явлений.

4) Система - комплекс взаимосвязанных элементов, образующих некоторую целостность.

5) Системный анализ - определенная совокупность методов и средств, используемых при исследовании сложных социальных, экономических и технических систем.

6) Системный подход - методологическое направление в науке, которое разрабатывает методы исследования и конструирования сложноорганизованных объектов - систем разных типов и классов.

7) Синергия - эффект (системный эффект), характерный только для группы взаимосвязанных элементов, не может быть выведен непосредственно из свойств отдельных подсистем.

8) Информация - сведения, необходимые для организации управления. Информацию можно классифицировать как априорную и текущую. Первоначальные знания об объекте формируют априорную информацию. Результаты наблюдений об объекте есть совокупность текущей информации.

Любое исследование имеет комплекс характеристик, которые необходимо учитывать при его проведении и организации. Основными из этих характеристик являются следующие

А. Методология исследования - совокупность целей, подходов, ориентиров, приоритетов, средств и методов исследования.

Б. Организация исследования - порядок проведения, основанный на распределении функций и ответственности, закрепленных в регламентах, нормативах и инструкциях.

В. Ресурсы исследования - комплекс средств и возможностей (например, информационных, экономических, людских и пр.), обеспечивающих успешное проведение исследования и достижение его результатов.

Г. Объект и предмет исследования. Объектом является система управления, относящаяся к классу социально-экономических систем, предметом - конкретная проблема, разрешение которой требует проведения исследования.

Д. Тип исследования - принадлежность его к определенному типу, отражающему своеобразие всех характеристик.

Е. Потребность исследования - степень остроты проблемы, профессионализма в подходах к ее решению, стиль управления.

З. Эффективность исследования - соразмерность использованных ресурсов на проведение исследования и результатов, полученных от него.

9. Роль исследовани я в развитии системы управления

При организации системы управления новой фирмы исследование ориентировано на решение следующих задач:

Изучение конкурентных преимуществ новой организации, а также выявление ее слабых сторон;

Исследование ситуации на предполагаемом рынке, а также изучение социальных, экономических, политических, демографических аспектов хозяйственной ситуации;

Разработка вариантов систем управления, подходящих для руководства фирмы и для сложившихся условий;

Выбор варианта системы управления для новой фирмы.

В ходе исследования проводится моделирование вариантов системы управления.

При исследовании систем управления важно выявлять точки опасности и предупреждать о последствиях их неустранения. Под точкой опасности подразумевается желание "втиснуть" немоделируемую ситуацию в одну из известных моделей. Последствия такого решения; могут быть разорительными.

Располагая набором вариантов, с учетом предпочтений руководства фирмы делают выбор системы управления. Выбор делается на основе заранее разработанных критериев.

Известно, что в условиях рационального поведения выбор осуществляется по определенным правилам, критериям. Ранее при выборе обычно опирались на личное мнение руководителя или теоретика-исследователя систем управления. До сих пор нет общепринятого соглашения относительно набора эффективных критериев. Наиболее распространенная современная позиция такова: в набор критериев должны входить результативность, экономичность, гибкость системы управления, т.е. ее способность реагировать на изменение ситуации, а также измеримость, достоверность, применимость, отдача.

Под результативностью понимается максимально возможное достижение внешних, конечных результатов деятельности предприятия. Иногда этот критерий называют внешняя эффективность. В качестве примера можно назвать создание новых рынков, возможностей повышения доходов на перспективу, повышение конкурентоспособности продукции, рост рейтинга фирмы.

Результативность рассматривается как долговременная основа успеха, она ориентирована на развитие.

Экономичность показывает степень фактического использования ресурсов в сравнении с лучшими показателями лидера в мире, лидера в отрасли, по отношению к ближайшему конкуренту, к плану. Иногда этот показатель называют внутренняя эффекти в ность. Экономичность рассматривается как поддержка результативности, она ориентирована на сокращение затрат, издержек производства. Экономичность дает ординарную отдачу (единицы процентов), в то время как результативность ориентирована на экстраординарную отдачу в десятки и сотни процентов.

Гибкость - способность системы сохранять уровень отдачи посредством приспособления к внутренним и внешним изменениям, происходящим в организации и её окружении.

Измеримость - это способность системы оценивать качественно или количественно собственную работу.

Достоверность - это степень соответствия фактической работы системы тем оценкам, которые сделаны при ее проектировании.

Применимость означает реальную осуществимость системы, т.е. система управления должна соответствовать возможностям персонала освоить и использовать ее. Нереалистичная система может потребовать таких качеств и такой квалификации руководителей, которыми они не обладают и которые им нелегко приобрести. Например, все руководители были харизматическими лидерами. Но такие люди достаточно редки, а наличие харизматических качеств трудно определить.

Под отдачей понимается польза, добавляемая системой управления в результаты деятельности предприятия.

10. Методология и организация

Методология исследования систем управления основывается на разумной организации деятельности руководителей и менеджеров предприятия по рационализации системы управления. Она предполагает определение целей, предмета исследований, границ исследования, выбор средств и методов исследований, средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ.

Методология и организация исследования систем управления требует учёта ряда системных характеристик , к которым относятся: потребность в исследованиях; объект и предмет исследования; ресурсы для проведения исследований; эффективность исслед о ваний; результаты исследований.

Раскроем эти характеристики.

1. Потребность в исследовании предопределяет масштаб и глубину исследования системных характеристик, реализация которых в наибольшей степени влияет на достижение поставленных целей.

2. Объектом исследований является система управления конкретной организации. Для ее изучения необходимо знать утвержденные схемы управления, должностные инструкции, Положение о подразделениях. Предметом исследования являются взаимоотношения между сотрудниками аппарата управления, а также между подразделениями, расположенными на разных уровнях системы управления. При этом предметом исследования является конкретная проблема (или комплекс проблем), решение которой требует проведения исследований. Среди этих проблем могут быть следующие:

* развитие структуры управления;

* мотивация персонала;

* мотивация техники и информационных систем управления;

* разработка управленческих решений;

* подготовка персонала и др.

3. Ресурсы -- это комплекс средств, обеспечивающих успешное проведение исследований. Это, прежде всего, материальные ресурсы, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, информационные ресурсы, технические средства, необходимые для обработки результатов, а также правовые документы, характеризующие объект исследования.

4. Эффективность исследований требует соизмерения затрат на проведение исследований и полученных результатов.

5. Результаты исследований могут быть представлены в различных формах. Это может быть новая модель системы управления, новые регламентирующие документы, скорректированные расчетные формулы, новая корпоративная культура.

С практической точки зрения методика проведения исследований , как правило, включает три основных раздела : теоретический, методический, организационный.

В теоретическом разделе определяются основные цели, задачи, предмет и объект исследования.

Методический раздел содержит обоснование выбора метода проведения исследований, сбора и обработки данных, анализ полученных результатов, способы их оформления.

Организационный раздел представляет, прежде всего, план проведения исследований, формирование команды исполнителей, распределение трудовых и финансовых ресурсов.

В состав группы по проведению системного анализа должны входить:

* специалисты в области системного анализа -- руководители группы и будущие руководители проектов;

* инженеры по организации производства;

* экономисты, специализирующиеся в области экономического анализа, а также исследователи организационных структур и документооборота;

* специалисты по использованию технических средств и компьютерной техники;

* психологи и социологи.

В общем виде организацию проведения исследования можно представить в виде следующих этапов :

* подготовка исследования, т.е. разработка программы, определение единиц наблюдения, определение методов сбора информации, проведение пробного (пилотажного) исследования;

* сбор необходимой информации;

* подготовка информации к обработке;

* обработка информации и ее анализ;

* подготовка результатов исследования.

Сбор данных является основным этапом исследования.

Для этих целей используется ряд методов, среди которых наиболее эффективными являются:

* беседы со специалистами аппарата управления;

* изучение технико-экономических и статистических сведений о развитии производства рассматриваемого предприятия;

* изучение опыта развития родственных предприятий.

Можно сказать, что организация исследования -- это система регламентов, нормативов, инструкций, определяющих порядок его проведения, т. е. распределения фун к ций, обязанностей, ответственности и полномочий на выполнение исследовательских работ.

Существуют различные формы организации.

1. Увеличение нагрузки персонала дополнительными обязанностями исследовательской работы. Такие исследования возможны в том случае, если у персонала управления есть резервы времени и его исследовательский потенциал достаточно высок. Тогда необходимо провести соответствующие консультации, организовать систему контроля и мотивации, организовать координацию деятельности по этим заданиям. Можно организовать конкурс проектов и дополнительную оплату труда. Возможна добровольная или обязательная форма.

2. Создание специализированных групп из наиболее творческой и активной части персонала с освобождением участников этих групп на определенное время от основной работы.

3. Приглашение консалтинговых фирм на договорной основе и предоставление им организационных и информационных возможностей для проведения исследования и разработки соответствующих рекомендаций.

4. Создание собственных консультационных, а лучше образовательно-исследовательских структур в системе управления, позволяющих, совместить повышение профессионализма персонала с развитием исследований и обеспечением их необходимого качества.

5. Возможна комбинация этих форм, и во многих случаях она оказывается весьма полезной и эффективной. Например, создание творческих коллективов, состоящих как из собственных работников, так и из приглашенных специалистов консультационной фирмы. При этом очень важно учитывать социально-психологические моменты формирования таких коллективов.

11. Программа и план исследования

Программа исследований -- это комплекс положений, определяющих цели и задачи исследования, предмет и условия его проведения, используемые ресурсы, а также предполагаемый результат.

Программу рассматривают как средство достижения цели, форму ее конкретизации, а план - как организующий фактор последовательного движения к цели.

Программа, как правило,состоит из следующих разделов: цель проведения исследований, содержание проблемы, ее актуальность и важность, рабочая гипотеза решения проблемы, обеспечение исследования ресурсами, предполагаемый результат и эффективность исследования.

План исследования - это комплекс показателей, отражающих связь и последовательность ключевых мероприятий, ведущих к полной реализации программы и разрешению проблемы.

По сложным проблемам исследования разрабатывают алгоритм исследования, который позволяет предусматривать возможные возвратные операции при неудачных решениях. Алгоритм - это технология решения проблемы, предусматривающая не только последовательность и параллельность различных операций, но и возможности их неудачи, поиск новых путей решения проблемы в рамках данной программы, корректировку содержательного взаимодействия проблем.

Основными принципами планирования исследования можно назвать следующие:

1. Принцип конкретности формулирования заданий. План должен состоять из заданий, которые необходимо формулировать предельно конкретно и ясно. Они не должны требовать дополнительных разъяснений и уточнений.

2. Принцип организационной значительности. План должен соответствовать существующей организации деятельности исследовательских групп или вносить заранее разработанные новые организационные формы, необходимые для его успешного выполнения.

3. Принцип соизмеренной и рассчитанной трудоемкости.Исследование - это работа специалистов, которая может быть выполнена успешно только тогда, когда задания соответствуют определенной трудоемкости их выполнения.

4. Принцип интеграции деятельности. План должен учитывать необходимость взаимодействия различных исполнителей и подразделений, стать фактором объединения их работы, исключать, по возможности, дублирование и конфликтные ситуации.

5. Принцип контролируемости. Все задания, показатели плана должны отвечать потребностям контроля его исполнения, и система контроля должна быть заложена в план. Не следует включать в план положения, которые трудно контролировать.

6. Принцип ответственности. Как правило, план включает графу ответственных за выполнение его положений или заданий лиц, подразделений. Не должно быть в плане заданий, не имеющих адреса и исполнителя.

7. Принцип реальности. Реальность выполнения заданий плана должна оцениваться наличием ресурсов, расчетами времени, квалификацией исследователей, использованием опыта аналогичных работ, возможностями организации деятельности, наличием соответствующей техники и пр.

12. Характеристика этапов проведения исследований

На первом этапе необходимо выявить потребности в исследовании, проанализировать проблемы, стоящие перед конкретной системой управления, выбрать из них главную, определяющую важность и первостепенность проведения исследования. Для этого проблема должна быть четко сформулирована.

Под проблемой понимается несоответствие фактического состояния управляемого объекта (например, производства продукции) желаемому или заданному (запланированному).

Совокупность факторов и условий, вызывающих появление той или иной проблемы, называется ситуацией, а рассмотрение проблемы с учетом воздействующих на нее ситуационных факторов позволяет описать проблемную ситуацию. Описание проблемной ситуации, как правило, содержит две части: характеристику самой проблемы (места и времени ее возникновения, сущности и содержания, границ распространения ее воздействия на работу организации или ее подразделений) и ситуационные факторы, ведущие к появлению проблемы (они могут быть внешними и внутренними по отношению к организации).

Внутренние факторы в наибольшей мере зависят от самого предприятия. К ним относят: цели и стратегию развития, структуру производства и управления, финансовые и трудовые ресурсы и т.д. Внутренние факторы влияют на систему управления и в значительной степени способствуют достижению стоящих перед ней целей. Поэтому изменение одного или нескольких факторов одновременно вызывает необходимость срочного принятия мер, направленных на сохранение равновесного состояния системы.

Внешние факторы в меньшей мере поддаются воздействию со стороны менеджеров организации, так как формируются внешней средой, в которой работает организация.. Внешние факторы оказывают различное влияние на работу организаций. Например, поставщики, потребители конкуренты, органы законодательного регулирования, кредиторы, другие организации и общественные институты, непосредственно связанные с той областью деятельности, которой занимается данная организация, оказывают прямое влияние на ее работу, характер возникающих проблем и их решение.

Еще одна большая группа внешних факторов, практически не поддающихся управлению менеджерам организации, но оказывающих на деятельность организации косвенное (опосредованное) влияние, которое необходимо учитывать. К этой группе факторов относят состояние экономики страны (или региона), уровень научно-технического и социального развития, социокультурную и политическую обстановку, существенные для данной организации события в других странах и т.д. Анализ ситуационных факторов позволяет рассмотреть проблему в связи с вызвавшими ее событиями и изменениями во внутренней и внешней среде и начать поиск решения.

Таким образом, определить проблему - значит установить границы системы, в пределах которой она рассматривается, и уровень, на котором она должна решаться.

При определении проблемы возникает чисто логическая трудность выделения причин и следствий. Перед менеджером в той или иной конкретной ситуации может возникнуть несколько проблем. Очень важно установить их иерархию, т.е. определить, какая из них главная, а какие - подчиненные или производные от нее. Определение главной проблемы позволит правильно сформулировать цель решения задачи.

Итак, напервом этапе проведения исследований анализируются проблемы и совокупность всех факторов, которые необходимо выявить и учитывать при решении проблем.

Натретьем этапе необходимо выбрать методологию проведения исследования, под которой понимаем совокупность целей, методов, приемов управления при проведении исследования, а также подход менеджеров к принятию решений и учет традиций организации.

Начетвертом этапе проводится анализ ресурсов, необходимых для проведения исследования. К таким ресурсам относятся материальные, трудовые, финансовые ресурсы, оборудование, информация. Анализ ресурсов необходим для успешного проведения исследования и достижения его результатов.

Пятый этап предполагает выбор методов проведения исследования с учетом имеющихся ресурсов и целей исследования.

Шестой этап заключается в организации проведения исследований. Здесь необходимо определить порядок проведения исследований, распределить полномочия и ответственность и отразить это в регламентирующих документах, например в должностных инструкциях. Здесь же необходимо уточнить или определить технологию подготовки и утверждения управленческих решений при проведении исследований.

Наседьмом (завершающем) этапе следует зафиксировать и проанализировать полученные результаты. Такими результатами могут быть отдельные рекомендации, новая модель системы управления, улучшенные нормы управляемости, более совершенные методики, способствующие оперативному и успешному разрешению проблемы. На этом этапе необходимо предварительно подсчитать эффективность исследований, т.е. соразмерить затраты на проведение исследований и полученные результаты.

13. Источники информ ации о деятельности организации

Основными источниками сведений о деятельности организации являются:

Нормативные и методические документы - устав организации и другие регламентирующие документы; положения о функциях и обязанностях подразделений; должностные инструкции; другие описания организации (бизнес-план, публикации);

Статистическая отчётность предприятия;

Сотрудники организации, описывающие ее деятельность в процессе бесед и опросов;

Непосредственные наблюдения специалистов за процессом деятельности организации.

Окончательно убедиться в полноте и правильности полученных сведений можно после того, как будет построена модель системы и проверена ее адекватность путем сопоставления с действующей системой.

Документы, отражающие деятельность организации, можно разделить на следующие группы:

1) официальные положения и инструкции, регламентирующие функции организации или подразделения и определяющие сроки и процедуры обработки информации и принятия решений;

2) входные документы, возникающие вне системы;

3) систематически обновляемые записи (массивы) в виде картотек или книг, используемые в процессе работы;

4) промежуточные документы, получаемые и (или) используемые в процессе обработки данных;

5) исходящая документация.

После того как аналитик получил на основе документов общее представление об изучаемой организации или подразделении, он переходит к стадии опросов и бесед с сотрудниками.

Обследование и изучение, детализация сведений о системе могут продолжаться бесконечно, особенно если учесть, что система живет и развивается одновременно с обследованием и в конце обследования отличается от первоначального варианта. Поэтому очень важно вовремя завершить изучение организации. В процессе изучения необходимо выяснить не только как работает система, но и почему она работает именно так, а не иначе. Умение отбирать нужные сведения развивается по мере приобретения опыта.

14. Технология исследования систем управления

Любое исследование является организованным процессом. В основе его организации лежит определенная технологическая схема, которая отражает последовательность и комбинацию использования методов исследования.

Технология - это вариант рационального построения процесса исследования.

В зависимости от характера исследуемой проблемы, а также конкретных условий, таких как время, ресурсы, квалификация, острота проблемы и пр. технологические схемы могут быть различными. Поэтому важно выбирать эффективные технологические схемы.

1) Наиболее простой, элементарной технологией является линейная технология . Она заключается в последовательном проведении исследований по этапам постановки проблемы, формулировке задач ее решения, выборе методов исследовании, проведения анализа и поиске позитивных решений, экспериментальной проверке решения, если она возможна, разработке инноваций.

Каждый из этапов характеризуется оригинальным набором методов исследования и временными ограничениями. Это и определяет успех проведения исследования. Такая технология может быть весьма эффективной в случае решения сравнительно простых исследовательских проблем.

2) тип циклического исследования . Он характеризуется возвратами к пройденным этапам, повторению пройденного для обеспечения надежности результатов.

3) Многие схемы рациональных технологий предполагают возможность параллельного выполнения работ или операций. В технологии исследования такой подход также существует. Это технология параллельных исследований . Она экономит время, позволяет более эффективно использовать персонал, повышает компетентность и производительность деятельности.

4) Существует технология рационального разветвления деятельности . Рациональность ее заключается не только в разделении исследования по аспектам проблемы или функциям ее решения, но и в проведении по некоторым вида проблем одинаковых непараллельных исследований. При этом возможны разные пути и стратегии поиска решений.

5)технологии адаптивного типа. Суть их заключается в последовательной корректировке технологической схемы по мере проведения каждого из этапов исследования. Это технология по сопутствующей проблеме: что делать дальше, что можно сделать в этой ситуации?

Каждый этап в этой технологической схеме оценивается по его результатам и эта оценка необходима для определения нового этапа.

6) Для осуществления не полных, а частичных изменений используется технология последовательных изменений качества деятельности. Она построена на оценке существующего качества управления (управленческой деятельности) и поиске непринципиальных, незначительных, но реальных изменений качества. Такая технология позволяет проводить исследования при незначительных ресурсах, избегать рисков инноваций, повысить надежность преобразований.

7) В области исследования существуют и технологии случайного поиска . На первом этапе такой технологии не предполагается много внимания уделять постановке проблемы, ее выбору, обоснованию. Берется любая проблема и на ее основе проводится исследование по смежным проблемам, устанавливаются связи, заполняется решениями "поле проблем", определяется таким образом траектория развития. Она и показывает главную проблему, на которой необходимо сосредоточить внимание.

8) Можно назвать и еще одну технологию исследования, это технология критериальной корректировки. Суть ее заключается в том, что при подготовке исследования разрабатывается не сама технологическая схема, а комплекс критериев ее возможной корректировки при проведении исследования.

Если мы получим такой-то результат, тогда будем делать то-то; если не получим, то вернемся к предыдущему этапу или какому-либо другому и продолжим поиск от него. Эта технологическая схема часто называется алгоритмом исследования.

15. Консультирование как форма организации исследования систем управления

Одной из форм организации и проведения исследований систем управления является консультационная деятельность.

Консультация - это форма услуги человеку или фирме предоставляемая с целью объяснения ситуаций и решения, связанных с ним проблем.

Существуют консультационные фирмы, специализирующиеся на определенных видах консультационной деятельности, имеющие в ней авторитет и достижения, располагающие методиками. Они проводят исследование на договорной основе и разрабатывают комплекс рекомендаций.

Технологически эта работа включает следующие этапы:

При получении заказа специалисты проводят общее знакомство с фирмой,

Оценивают ее потребности в консультациях,

Выбирают форму консультационной работы и заключают договор на ее проведение,

Осуществляют диагностику управления фирмой, разрабатывают рекомендации и консультационные предложения,

Проводят мониторинг их реализации.

Консультационная фирма в сотрудничестве с заказчиком формирует исследовательскую группу. Очень часто консультанты выступают в роли экспертов.

Существуют внешние и внутренние консультанты. Нередко возникают такие потребности в консультационной деятельности, которые нерационально реализовывать, привлекая внешних консультантов. Это происходит в случае небольшого объема исследовательской работы, высоких цен использования внешних консультантов, опасения открытия информации о состоянии фирмы, недоверия консультационной фирме и пр. В этих случаях используются внутренние консультанты. Многие фирмы даже организуют подготовку таких консультантов.

Внутренними консультантами могут быть наиболее опытные работники из персонала управления, прошедшие специальную подготовку и способные квалифицированно провести диагностику ситуации, а также разработать практически ценные рекомендации по развитию управления или решению какой-либо проблемы. Как правило, отбор таких консультантов делается на конкурсной основе, с использованием тестирования. Они работают либо по заявкам, либо по специальным заданиям.

Могут быть различные виды консультационно-исследовательской деятельности. Кроме разделения их на внешнее и внутреннее консультирование можно выделить различные его виды по степени и формам вмешательства в процессы управления.

Можно исследовать управление по поставленной проблеме и не вмешиваясь в процесс управления , используя только возможности наблюдений, изучения существующих документов, информацию об аналогичных ситуациях в подобных фирмах и условиях. На этой основе разрабатывать рекомендации и в дальнейшем предлагать их для практической реализации персоналом управления.

Но могут быть исследования и с активным вмешательством в процессы управления: проведение экспериментов, социологических опросов, тестирований и пр. Такие исследования построены на конструктивном сотрудничестве исследователя и персонала управления. В этом случае исследователь становится как бы руководителем исследовательской группы, в которую входит весь персонал управления. Такое исследование нуждается в специальных и хорошо продуманных организационных формах. Оно имеет, помимо всего прочего, и обучающий эффект.

16. Принципы эффективности исследовательской деятельности

Создание творческой исследовательской группы базируется на следующих принципах :

1). Принцип гетерогенности, иначе говоря, неоднородности по типологическим признакам творческого потенциала и характера личности.

Объединение в группу одинаковых по творческим способностям и характеристикам людей не обеспечит успех их деятельности.

Желательно, чтобы в коллективном интеллекте были полнее представлены различные типы творческих индивидуальностей. Вот их типологические характеристики:

Пионер (проблемщик ), способный раньше других увидеть проблему и сформулировать ее. Он может э то сделать даже тогда, когда многим другим ситуация не кажется проблемной. Он способен вообще мыслить проблемно, т.е. во всем искать противоречия.

Энциклопедист, быстро находящий аналоги рассматриваемой проблемы в различных отраслях знаний. Это позволяет делать сравнительный анализ, определять парадигмы решения проблемы, строить гипотезы, формировать нетрадиционные подходы.

Генератор идей . Это человек, способный сконструировать концепцию, позволяющую объединить множество идей и, следовательно, видов исследовательской деятельности.

Энтузиаст, иногда его считают или называют "фанатиком" идеи. Это человек, заряжающий других оптимизмом и уверенностью в успехе исследования, достижения результата.

Скептик, иногда его называют "зануда", сомневающийся в успехе любого начинания и плана, охлаждающий пыл в непродуманных действиях и в принятии скороспелых решений.

Прогнозист. Его функция - как можно точнее предвидеть последствия, почувствовать тенденции, просчитать все возможные варианты развития событий.

Информатор, который в системе коллективного интеллекта очень часто действует по принципу "обгонять, не догоняя". Он собирает и классифицирует информацию и как бы оберегает от "открытия велосипеда", повторения пройденного, он способствует поиску новых полей поиска решения проблемы.

Эстет, ищущий изящные идеи и решения.

Психолог -- он необходим для аккумуляции определенной психологической атмосферы деятельности исследователей. При этом он занят не только решением психодиагностических задач, но и призван обеспечивать определенный "дискомфортный комфорт", необходимый коллективному интеллекту. Это не только атмосфера сотрудничества, взаимопонимания и доброжелательства, но и атмосфера поиска, воодушевления, энтузиазма.

Независимый, который чаще всего работает и любит работать индивидуально и самостоятельно. При этом изучает чужие идеи, но ищет свои. Он работает в одиночку, но вносит существенный вклад в общую деятельность и результаты.

Переводчик -- Это человек, способный в силу своей квалификации, опыта, особенностей мышления, уровня образования просто и доходчиво, но при этом и предельно верно объяснить проблему, решение, идею специалистам разных областей знаний.

Разработчик, склонный доводить результаты исследований до завершающей и конкретной, практически реализуемой стадии.

Реализатор, "привязывающий" результаты совместной работы к конкретным условиям и добивающийся их практического применения.

Перечисленные типы личностей в коллективном интеллекте не обязательно должны выступать в виде отдельного человека.

2). Принцип деятельной совместимости. Он является дополнением первого принципа. Суть его заключается в том, что для формирования коллективного интеллекта необходимо привлекать исследователей, склонных и способных работать вместе даже с теми людьми, которые по тем или иным причинам могут им не импонировать.

3). Принцип рационального сочетания формальной и неформальной организации деятельности также определяет формирование коллективного интеллекта. В творческих группах часто большую роль играет неформальная организация. Она дает необходимую раскованность в проявлении способностей, рождает атмосферу доверия и доброжелательства, позволяет гибко реагировать на изменения творческой деятельности, появление новых идей.

4). Одним из важных принципов организации коллективного интеллекта является и принцип перманентности, иначе говоря, непрерывности и необходимой ритмичности ведения исследовательской деятельности, включения новых проблем, переключения внимания на новые проблемы. Этот принцип включает также и необходимую ротацию исследователей.

5). Существует и принцип имитации. Это принцип оценки, использования и мотивации способностей воспроизводить подход, и гипотезы других членов творческой группы. Это возможность осваивать тип мышления другого человека, и опираясь на это, предполагать, предвидеть, какие вопросы он может поставить, как оценить то или иное решение, на что обратить внимание в первую очередь, какие выдвинуть аргументы.

Существуют следующие принципы эффективного построения технологии исследовательской деятельности :

1. Принцип научного равенства -- свободное высказывание идей, мнений, оценок, предложений, гипотез. Из этой области должны быть исключены формальные признаки положения человека -- возраст, должность, звание, научная степень и пр. Значимость, ценность, истинность и практическая применимость идей должны оцениваться независимо от того, кем и при каких обстоятельствах они высказаны. Нельзя ценность идеи связывать с ее источником.

2. Принцип консулътативности. Каждый должен иметь возможность быть консультантом в той сфере знаний и деятельности, в которой он развил по максимуму свои способности. Консультант -- это помощник в развитии и коррекции идеи. В совместной исследовательской деятельности необходим свободный выбор консультантов и консультаций.

3. Принцип творческой активности. Он заключается в предоставлении каждому права на творческую деятельность. Не следует стремиться превратить человека только в исполнителя заданий научного руководителя, ограничивать его возможности экспериментировать.

4. Принцип организации ресурсов, их распределения и сочетания по назначению, структуре, величине и по временным параметрам.

5. Принцип конструктивной критичности. В работе исследовательской группы возможна и полезна критика идей. Она способствует поиску новых аргументов, оттачивает формулировки, корректирует позиции, обогащает поиск. Но критика может быть различной. Недопустима амбициозная, бездоказательная критика, перенесение критических замечаний с идеи на человека, критика, убивающая инициативу.

Особенность конструктивной критики заключается в том, что она построена не на голом отрицании или разрушении, а на предложениях новых подходов.

6. Принцип сочетания локального и общего обсуждения проблем.

Важно проявление индивидуальности в общей работе, гармония индивидуальности и коллективности. Именно этого необходимо достигнуть при построении технологии деятельности интегрального интеллекта.

7. Принцип мысленного экспериментирования по ошибочным, абсурдным, сомнительным вариантам решений. В технологии исследовательской деятельности должно действовать право на ошибочное мнение, фантазию. Ведь и ошибки и фантастические варианты иногда являются импульсом к поиску и определению рациональных решений.

8. Принцип минимального контроля, который необходим для всевозможных корректировок технологии исследования, для обратной связи и связи вообще различных видов деятельности, но при этом он не может и не должен быть сдерживающим фактором творческой деятельности.

9. Принцип формирования психологического комфорта исследования. Существует в деятельности интегрального интеллекта понятие "подогрева". Это важный этап деятельности, способствующий формированию определенной атмосферы работы, раскачиванию мысли, снятию психологических ограничений, мотивированию творчества.

17. Сущность метода исследования

Понятие "метод" объединяет совокупность приемов и операций практической деятельности или теоретического освоения действительности. Метод представляет собой рациональную основу способа действий. Для существования метода необходимы:

правила поведения или правила взаимодействия с объектом, который исследуется или преобразуется;

дисциплинированное подчинение правилам избранного метода;

описание ситуации, в которой целесообразно применение данного метода.

Научный (экспериментальный) метод исследования. Научный метод исследования предполагает выполнение следующей последовательности действий:

наблюдение,

При исследовании систем управления, где значимы прежде всего практические аспекты, обычно называют следующую последовательность действий: выявление проблемы, формулирование гипотезы, проведение наблюдений, эксперимент, разработка рекомендаций.

Научный метод родился в естественных науках, где имеются достаточно широкие возможности для экспериментов. Иное дело социальные науки, где трудно, а часто просто невозможно экспериментировать. В этих условиях возрастает роль наблюдения.

Первый этап научного метода - наблюдение - в социальных науках требует специальной подготовки и различения по крайней мере трех типов наблюдений. Прежде всего, это несистематизированное наблюдение, при котором более или менее случайно собираются факты, описания событий, которые могут подсказать направление или идею исследования.

Затем следует подготовленное наблюдение, которое имеет систематический характер. При этом исследователь отбирает факты, данные, сведения в заранее установленной области и относящиеся к определенным факторам, условиям.

И, наконец, наблюдение может проводиться при помощи специальных средств, например тестов, анкет и др.

Второй этап - гипотеза - представляет собой предварительную формулировку связей, отношений между рядом существенных фактов в форме закономерности, более или менее общего закона. Смысл гипотезы, даже не очень точной, весьма влияет на отбор наблюдаемых фактов.

Гипотезы обычно возникают из поставленных вопросов, возникших противоречий между новыми наблюдениями, фактами и ранее сложившимися понятиями. Гипотезы зависят от исследователя, от его личных качеств: воображения, оперативности, знаний, накопленного опыта и от того, как он его осмыслил.

Гипотезы могут быть использованы при определенных условиях, а именно:

§ Гипотеза должна быть проверяема. Для этого, например, два термина, связанные гипотезой, должны быть определены таким образом, чтобы была возможность наблюдать и измерять эти характеристики.

§ Гипотеза должна относиться к реальным фактам и не содержать оценочных суждений. Следует избегать неопределенных терминов типа "хороший", "плохой" и т.п., так как то, что хорошо с одной позиции, может быть оценено как плохо с другой.

§ Наконец, гипотеза должна соответствовать современному содержанию науки. Гипотеза не возникает вне связи с ранее накопленными знаниями.

Третий этап - эксперимент или верификация гипотезы. В физических и естественных науках контроль или манипуляции исследователя с различными переменными, факторами образуют искусственный эксперимент. Это основной этап исследования и направлен он прежде всего на доказательство гипотез. По наименованию основного этапа и назван метод - экспериментальный. Поскольку получить доказательство можно только при соблюдении строго определенных условий, эксперимент рассматривается как гарантия метода.

На основании проведённых этапов научного исследования разрабатываются рекомендации.

18. Понятие системы исследования

С истема - это взаимосвязанная совокупность элементов.

Особенности исследования объекта как системы состоят в следующем:

1. Описание элементов, составляющих объект, должно учитывать их место и функции в системе.

2. Исследование системы, как правило, неотделимо от исследования условий ее существования (внешней среды).

Отличительные признаки любой системы - связь, целостность и обусловленная ими устойчивая структура элементов системы.

Под элементом системы понимают такие ее минимальные составляющие, совокупность которых складывается прямо или опосредованно в систему. Элемент системы - это предел деления объекта как системы, его собственное строение не принимается во внимание в данной системе: составляющие элемента не рассматриваются как компоненты данной системы.

Целостность - описание элементов системы как единого целого.

Каждая часть системы связана с другой ее частью таким образом, что изменение в одной части вызывает изменение во всех остальных частях и во всей системе.

Дополняющей характеристикой целостности является характеристика объекта исследования как организованной системы. Под организованностью понимается свойство целого быть больше суммы своих частей. Чем больше целое разнится от суммы своих частей, тем более оно организовано.

Связь - это взаимозависимость элементов системы. Выделяют следующие виды связей:

связи взаимодействия [связи между людьми, специфика которых в том, что они опосредуются целями каждой стороны взаимодействия (среди этих связей различают кооперативные и конфликтные)];

связи порождения или генетические, когда один объект вызывает к жизни другой;

связи преобразования, например, состояний объектов или самих объектов;

связи функционирования, обеспечивающие реальную работу предприятия;

связи развития;

связи управления, которые в зависимости от их конкретного вида могут образовывать разновидность либо функциональных связей, либо связей развития.

Итак, сформировать систему означает юридически и организационно закрепить отношения между участниками деятельности.

19. Изм ерение результатов исследования

Измерить значит использовать числовые символы вместо словесных. Измерение - это акт присвоения числовых значений предметам, событиям, характеристикам объектов или процессов в соответствии с некоторой системой правил. Различают непосредственные и опосредованные измерения. Примеры непосредственного измерения - количество изготовленных машин или изделий, размер финансирования проекта. Примерами опосредованных измерений могут служить степень удовлетворения потребности покупателя какого-либо оборудования или материала, оценка надежности выпускаемой техники.

Различают четыре уровня измерения или вида шкал:

шкалы наименований;

шкалы порядка;

шкалы интервалов;

шкалы отношений.

Чем выше уровень шкалы, тем больше статистических и математических действий можно выполнять над полученными при измерении числами.

Шкалы наименований и шкалы порядка называют качественными шкалами. Измерение в качественной шкале позволяет разделить изучаемые объекты на классы, внутри которых они имеют одинаковое значение измеряемого показателя.

Если классы не упорядочены, то шкала называется номинальной или шкалой наименований. Она несет информацию только о том, совпадает ли у двух объектов значение данного признака или нет.

Если классы можно упорядочить в соответствии с выраженностью измеряемого свойства, то шкала называется порядковой или ранговой, но при этом не имеет смысла сравнение, на сколько или во сколько раз значение показателя в одном классе больше значения показателя в другом классе.

При использовании качественных шкал числа не указывают на количество свойства, которым обладают объекты, поэтому выполнение арифметических операций над ними не имеет смысла.

Значения показателей, измеренных в количественной шкале, сравнимы не только по отношению больше (меньше), но и показывают, на сколько одно значение больше (меньше) другого. Количественные шкалы характеризуются наличием единицы измерения. Если кроме единицы измерения существует естественное начало отсчета (то есть нулевая точка шкалы соответствует отсутствию измеряемого свойства), то количественная шкала называется относительной (шкалой отношений ). Для шкалы отношений имеет смысл сравнение не только на сколько, но и во сколько раз одно значение больше другого. Когда абсолютного начала отсчета не существует, например отсчета времени, то количественная шкала носит название интервальной .

20. Построение модели и формулировка проблемной ситуации

Модель - это аналог реального объекта или процесса. Обычно аналог представляют в виде схемы, знаковой системы, например математических формул, компьютерных программ, или в другом материале, отличном от материала оригинала. Результаты анализа, изучения моделей с определенными поправками переносятся на оригинал.

В системах управления наиболее распространены такие виды моделей пространства деятельности руководителя и персонала, как программа, проект, бизнес-план.

Главная характеристика модели - это упрощение реальной ситуации, которую она отображает. Назначение моделей:

повысить возможности исследователя при понимании и поиске вариантов решения проблем управления предприятием;

помочь исследователю совместить свой опыт и свои представления о ситуации или о проблеме с опытом и представлениями руководителей предприятия, его персонала, экспертов;

сэкономить значительные средства и время, так как моделирование, как правило, требует меньших затрат, чем осуществление реальных производственных процессов;

расширить возможности исследователя при ориентации в будущих ситуациях, так как моделирование - это единственный способ увидеть варианты будущего, определить последствия вариантов решений и сравнить их.

Этапы построения моделей:

1). Постановка задачи,т.е. описание проблемной ситуации в виде набора фактических данных, необходимых для разработки вариантов решений и их анализа.

Важнейший элемент этого этапа - возможно более точная диагностика проблемы.

2). Построение модели. На этом этапе определяются:

Основное назначение, цель разработки модели;

выходная информация, которая выдается пользователю (руководителю, плановику и др.);

исходная информация, необходимая для модели (иногда ее необходимо собирать по разным источникам);

выбор вида модели (математическая, имитационная, физическая и др.);

затраты времени и других ресурсов на построение модели (модель, которая стоит больше, чем сама проблема, для которой она разрабатывается, не имеет смысла, не экономична);

реакция персонала на применение модели (от излишне сложной модели пользователь может отказаться). Чтобы смягчить восприятие модели, специалисты, разрабатывающие модель, должны работать над ней вместе с пользователем, начиная с ранних этапов разработки. Когда понятна модель, ее характеристики, она внедряется легче.

3) Проверка модели на достоверность. Обычно проверка должна ответить на следующие вопросы: учтены ли существенные компоненты реальной ситуации? в какой степени модель действительно помогает руководителю справиться с проблемой? Хороший способ проверки модели состоит в ее опробовании на реальной ситуации из прошлого, по которой есть все необходимые данные.

4). Применение модели. Это самый тревожный момент разработки. Обследования показывают, что реально применяются в лучшем случае 40-60% от всех разработанных моделей. Основные причины - недоверие, непонимание. Чтобы повысить применимость моделей, необходимо значительное время уделить обучению персонала по их использованию, изучению их возможностей и ограничений.

5). Корректировка, обновление модели. Обычно корректировка связана с адаптацией выходных форм к требованиям руководителя.

При моделировании существует множество точек опасности. Отметим основные:

· неправильные исходные допущения, например, предположение о росте сбыта продукции через год или два, предположение о негибком поведении основного конкурента и др.

· неправильное понимание ситуации специалистом, разрабатывающим модель по описаниям экспертов, по документации;

· увлеченность специалиста по моделированию своими технологическими проблемами (например, программиста своими задачками, которые он решает по ходу разработки модели);

· чрезмерная сложность или слишком высокая стоимость моделей;

· неправильное применение моделей, иногда за пределами той ситуации, для которой они разрабатывались.

Существует множество классификаций моделей. Наиболее распространено различение моделей по способу отображения реальности (физические, математические, имитационные, графические) и по видам объектов пространства деятельности (предприятие, рынок, окружающая среда).

I. Физические модели (макеты сооружений, цехов, выполненные в определенном масштабе по отношению к реальному объекту).

II. Математические (символические) модели отражают взаимосвязи между свойствами, характеристиками объектов, процессов, например, в форме дифференциальных уравнений, линейных уравнений и др.

III. Имитационные (компьютерные) модели: тренажеры для операторов сложных энергосистем, химических производств, пилотов; компьютерные игры, в том числе для освоения деятельности менеджера.

IV. Графические модели: чертежи, блок-схемы, электрические схемы, различные варианты сетевых графиков и другие. Их достоинства: наглядность и доступность формирования, разделение сфер ответственности между участниками деятельности, удобный контроль.

Построение модели нацелено на формулирование проблемной ситуации. Проблемная ситуация - это конфигурация обстоятельств, при которых деятельность предприятия или подразделения перестала быть эффективной.

Чтобы выйти из проблемной ситуации, необходимо перейти на более высокую ступень эффективности деятельности. Обычный прием перехода на новую ступень эффективности состоит в том, что создают новшество (инновацию) и применяют его в проблемной ситуации.

21. Уровни исследования

При изучении систем управления наиболее часто встречаются следующие уровни исследования, которые отличаются глубиной поставленной цели: описание, классификация, объяснение.

Описание

Описание соответствует этапу наблюдения, то есть начальной стадии исследования. Как правило, описание содержит документально оформленный обзор составляющих системы управления, основные взаимосвязи между ними и взаимодействие системы с внешней средой. Кроме того, описание сопровождается сводом основных характеристик системы, их анализом (обычно в сравнении с аналогом или с лучшим образцом), анализом фактов, а также заключением о возможных проблемных областях или проблемах.

Для описания процессов используются различные схемы:

принципиальная схема, отображающая основные положения процесса или метода обработки;

блок-схема, содержащая последовательность необходимых обработок; при этом внимание уделяется следующим моментам:

а) исходная точка (объекты, носители информации);

б) действия (обработка с помощью или без помощи аппаратуры);

в) желаемый результат (новый носитель информации, например аналитическая таблица);

г) взаимосвязь между обработками и используемыми объектами.

Классификация

Классификация представляет собой систему соподчиненных понятий (классов объектов, явлений, характеристик) в какой-либо отрасли знаний или деятельности. Классификация может быть также сформирована для конкретной цели исследования, например, деление систем управления на закрытые и открытые. Часто классификация представляется в форме таблиц, схем. Она используется как средство для установления связей между понятиями или классами объектов. Кроме того, она позволяет ориентироваться в многообразии понятий или явлений. Научная классификация фиксирует закономерные связи между классами объектов. Это дает возможность определить место объекта в системе, тем самым узнать его свойства, особенности поведения или управления объектом.

Различают естественные и искусственные классификации. Естественной называют классификацию, если в качестве основания деления на классы взяты существенные признаки объектов, из которых следует максимум производных свойств этих объектов. Такая классификация служит источником знания о классифицируемых объектах.

Если при классификации использованы несущественные признаки, то она считается искусственной. Примеры искусственных классификаций:

алфавитные и предметные классификаторы в библиотеках, именные каталоги и т.п. Полезно помнить, что искусственные классификации разрабатываются для конкретных исследований или применений.

Объяснение

Объяснить, понять что-либо означает познать объект исследования как целое, а также выявить причины его поведения, закономерности развития объекта.

Наиболее распространены следующие методы для получения объяснения при исследовании систем управления:

1). Статистический метод Обычно ограничивается анализом цифровых данных и позволяет по ним составить прогноз.

Можно выделить следующие факторы, которые мешают получить достоверные данные:

ошибки, связанные с небрежностью (например, в избирательных списках нередко сохраняются умершие или переехавшие на другое место жительства);

недостаточный учет интересов тех, кто заполняет статистические документы (например, заполняющие документы часто завышают свое образование, допускают налоговый обман и др.);

слабый контроль за сбором статистических данных, неточность подсчета и регистрации сведений;

невнимание к проверке сопоставимости статистических данных. Например, если изменить уровни облагаемых налогом доходов, то изменится число людей, которые освобождены от уплаты налогов.

2). Функциональный метод ориентирован на выявление функций каждой составляющей объекта исследования, ее назначения в системе. Функциональное объяснение означает понимание того, какие причины порождают те или иные следствия, какие составляющие элементы системы управления, например процедура учета конкретного показателя, выполняют ту или иную функцию в организации.

3). Сравнительный метод оперирует типами и, как правило, даваемое им объяснение не достигает высокого научного уровня.

Сравнивать значит рассматривать и сопоставлять два или более предмета (объекта анализа) для того, чтобы обнаружить их сходство или различия.

Важно различать два типа сравнения систем:

Первый - сравнение двух систем относительно одной данной цели, например стоимости двух вариантов систем управления;

Второй - сравнение двух целей конкретной системы, например стоимости и качества системы.

22. Понятие анализа систем управления. Его цел

Методологическими основами исследования систем управления являются анализ и синтез. Под анализом понимается процесс исследования системы управления, основанный на ее декомпозиции с последующим определением статических и динамических характеристик составляющих элементов, рассматриваемых во взаимосвязи с другими элементами системы и окружающей средой.

Цели анализа системы управления:

Детальное изучение системы управления для более эффективного использования и принятия решения по ее дальнейшему совершенствованию или замене;

Исследование альтернативных вариантов вновь создаваемой системы управления с целью выбора наилучшего варианта.

К задачам анализа системы управления относятся:

определение объекта анализа;

структурирование системы;

определение функциональных особенностей системы управления;

исследование информационных характеристик системы;

определение количественных и качественных показателей системы управления;

оценка эффективности системы управления;

обобщение и оформление результатов анализа.

Кратко рассмотрим содержание (решение) названных задач системного анализа.

Определение объекта анализа

При решении этой задачи нужно выполнить следующие действия:

­ выделить анализируемую систему управления;

­ определить цели и задачи управления;

­ произвести первичную декомпозицию системы с выделением управляющей подсистемы (органов управления), объектов управления (исполнителей) и окружающей среды.

Исследователь может избрать одно из двух направлений анализа: первое - определение состояния системы управления (в менеджменте - определение точки отсчета), чтобы обозначить зоны, требующие улучшения, и стимулирование изменений; другое - исследование альтернативных вариантов вновь создаваемой системы с целью выбора лучшего варианта. В менеджменте выделяют следующие группы определения точки отсчета:

работа конкурентов - систематический анализ их работы позволяет улучшать собственную;

лучшая практика - поиск лучшей практики, связанный с методами работы компании;

качество работы - оценка качества работы компании и ее отделов;

установление стандарта - создание инструкции для выработки адекватных или повышенных рабочих стандартов.

При необходимости выделяются подсистемы и факторы окружающей среды, оказывающие влияние на функционирование системы.

Структурирование системы

Изучаемые, создаваемые и проектируемые в настоящее время системы характеризируются исключительной сложностью. Сложность системы определяется большим числом элементов и выполняемых ими функций, высокой степенью взаимодействия элементов, сложностью алгоритмов выбора тех или иных управляющих воздействий и большими объемами перерабатываемой при этом информации.

Одними из основных черт систем управления считаются иерархичность и сложные структурные и функциональные взаимоотношения между элементами системы.

В зависимости от задачи исследования в понятие структуры системы управления включаются различные вопросы.

Под структурой производственной организации понимается устойчивое пространственно-временное распределение хозяйственных решений и обеспечивающих их реализацию ресурсов с соответствующими взаимосвязями.

Под структурой организационной системы подразумевается форма распределения задач и полномочий по принятию решений между лицами или группами лиц (структурными подразделениями), составляющими организацию, что направлено на достижение стоящих перед ней целей.

Целью структурирования является детальное изучение системы управления, установление связей и отношений между ее элементами.

Под задачей анализа структуры понимается определение основных характеристик системы при некоторой выбранной структуре.

Основные характеристики структуры системы могут быть разбиты на две группы

­ характеристики, связанные с иерархичностью систем (число подсистем рассматриваемой системы, характер взаимосвязей между уровнями, степень централизации и децентрализации в управлении, признаки разбиения системы на подсистемы);

­ характеристики эффективности функционирования системы той или иной структуры (эффективность (стоимостная), надежность, живучесть, быстродействие и пропускная способность, способность к перестройке и др.).

Определение функциональных особенностей системы

Задача определения функциональных особенностей системы строго связана с задачей структурирования. С учетом структурирования определяются перечень частных задач и функции каждого элемента системы, порядок их взаимодействия, необходимые входные и выходные данные.

Исследование информационных характеристик системы

Информационные связи между подсистемами различных уровней принято называть вертикальными, а между подсистемами одного уровня - горизонтальными.

В процессе исследования информационных характеристик определяются:

Сущность и качество информации, используемые для выработки управленческих решений;

Достаточность информации для выработки управленческих решений;

Суммарные объемы поступающей и исходящей информации в единицу времени в целом по системе и отдельно по основным элементам;

Объем информации, постоянно хранящейся в системе;

Способы передачи или доставки информации;

Основные направления информационных потоков и др.

Определение количественных и качественных показателей системы

После уяснения поставленной задачи, определения объекта анализа и составления его многоуровневого описания производятся:

Предварительный выбор перечня показателей каждого уровня;

Разработка моделей и методов определения показателей различных уровней;

Уточнение условий определения показателей, включающих предполагаемые воздействия надсистемы, возможность интегрирования с другими системами управления и наличие дублирующих систем.

В результате решения данной задачи систематизируются частные качественные и количественные показатели структур, процессов функционирования и информации, а также определяются обобщенные показатели, характеризующие внешние свойства анализируемой системы и ее отдельных элементов.

Оценка эффективности

Данная задача решается с целью определения достигнутых в процессе функционирования системы управления результатов и затраченных на достижение этих результатов материальных и временных ресурсов.

Надо отметить, что понятие показателя, оценивающего функционирование системы, используется в двух смыслах.

Во-первых, это показатели, измеряющие те или иные результаты реального (или имитационного) функционирования системы. Это экспериментальные показатели функционирования.

Другой вариант - это теоретические оценки возможных значений экспериментально определяемых показателей - теоретические показатели функционирования. (В данном случае указывается, какими могли бы быть полученные показатели)

Значения теоретических и экспериментальных показателей функционирования могут не совпадать. Несовпадение может быть обусловлено несовершенством метода построения теоретических оценок, недостаточной информированностью лица, дающего соответствующие теоретические оценки, возможностью нескольких вариантов течения процесса функционирования и др.

Обобщение и оформление результатов анализа

Задача документального обобщения и оформления результатов анализа включает:

§ краткое описание структуры, процессов функционирования и информационных потоков системы;

§ обобщенное значение показателей и результатов оценки эффективности системы (приводятся значения показателей);

§ обобщенные выявленные недостатки и предварительные рекомендации по дальнейшему использованию системы, совершенствованию или ее замене.

23. Понятие синтеза систем управления. Его цел и и задачи. Этапы решения задач

В отличие от анализа под синтезом понимается процесс создания новой системы путем определения ее рациональных или оптимальных свойств и соответствующих показателей.

Цели синтеза системы управления:

Создание новой системы управления на основе новых достижений науки и техники;

Совершенствование существующей системы управления на основе выявленных недостатков, а также появления новых задач и требований.

В общем виде задачи синтеза систем управления заключаются в определении структуры и параметров системы, исходя из заданных требований к значениям показателей эффективности ее функционирования, а также способов обеспечения целей функционирования системы.

Синтез, или структурный синтез, является центральным звеном создания системы управления. Он включает следующие компоненты.

Синтез структуры управляемой системы, т.е. определение оптимального состава и взаимосвязей элементов системы, оптимальная разбивка множества управляемых объектов на отдельные подмножества, обладающие заданными характеристиками связей.

Синтез структуры управляющей системы:

а) выбор числа уровней и подсистем (иерархии системы);

б) выбор принципов организации управления, т.е. установление между уровнями правильных взаимоотношений (это связано с согласованием целей подсистем разных уровней и оптимальным стимулированием их работы, распределением прав и ответственности, созданием рамок принятия решений);

в) оптимальное распределение выполняемых функций между людьми;

3. Синтез структуры системы передачи и обработки информации. Включает организацию информационных потоков и структуру информационно-управляющего комплекса (кто и что обеспечивает обмен информацией).

Синтез представляет собой многошаговый процесс, включающий последовательное решение следующих основных задач:

формирование замысла и цели создания системы управления;

формирование вариантов новой системы;

приведение описаний вариантов системы во взаимное соответствие;

оценка эффективности вариантов и принятия решения о выборе варианта новой системы;

разработка требований к системе управления;

разработка программ реализации требований к системе управления;

реализация разработанных требований к системе управления.

Решение задач синтеза систем управления

Формирование замысла и цели создания системы управления

Замысел возникает на основании полученного задания, выделения недостатков существующей системы управления, появления практической потребности или новых научных достижений.

Формирование замысла начинается с исторического анализа проблемы, практических возможностей, научного достижения, потребности, анализа сходных систем, сложившейся ситуации, чужих мнений и всех сопутствующих факторов. Это - творческий этап, слабоструктурированный и слабоформализуемый.

Результатами решения задачи формирования замысла и цели создания системы должны быть:

Определение назначения системы управления;

Определение цели (целевой функции);

Определение задач системы;

Формулирование основной идеи создания системы;

Определение направлений разработки системы.

Формирование вариантов новой системы

Варианты системы формируются на основе анализа общей цели создания системы, изучения общественных потребностей, изучения аналогичных отечественных и зарубежных систем.

Рассмотрим порядок построения концептуальной модели варианта новой системы управления.

Можно выделить несколько этапов.

На первом этапе определяется уровень детализации концептуальной модели варианта системы.

Модель системы представляет собой совокупность подсистем (элементов). В эту совокупность входят все подсистемы (элементы), обеспечивающие сохранение целостности системы. Исключение же каких-либо элементов не должно приводить к потере основных свойств системы при выполнении предназначенных ей функций.

В свою очередь, каждая подсистема состоит из совокупности элементов, которые тоже могут быть расчленены на элементы, т.е. каждая система является в свою очередь подсистемой более сложной системы. Таким образом, проблема выбора уровня детализации может быть решена путем построения иерархической последовательности моделей.

Выбор уровня детализации зависит от целей моделирования и степени предварительного знания свойств элементов.

На втором этапе построения концептуальной модели осуществляется ее локализация (установление границ взаимодействия со сверхсистемой, например, национальной экономикой). Здесь необходимо учитывать, что внешняя среда способна оказывать гораздо большее воздействие на моделируемую систему по сравнению с тем, как способна воздействовать на внешнюю среду сама система.

На третьем этапе завершается построение структуры модели с указанием связей между составляющими ее элементами. Связи могут быть разделены на вещественные и информационные.

В системах управления информационные связи имеют первостепенное значение. Причем, прежде всего, следует выделить функционально необходимые внутренние связи, которые обусловливают целостность модели.

Каждый формируемый вариант системы включает различные виды описаний : структурное, функциональное, информационное и параметрическое.

Структурное описание включает описание структуры и видов обеспечения системы управления, назначения, состава и размещения ее элементов.

Функциональное описание включает решаемые системой задачи, порядок функционирования системы.

Информационное описание включает описание входной и выходной информации, потоков информации, способов представления и передачи.

Параметрическое описание включает перечень количественных показателей (параметров), характеризующих отдельные свойства системы, которые необходимо обеспечить в процессе ее создания.

На четвертом этапе определяются управляемые характеристики, т.е. в модель должны войти те параметры (показатели) системы, допускающие варьирование своих значений без ущерба для системы.

На пятом этапе описывается динамика системы. Полученную ранее модель необходимо дополнить описанием функционирования системы. Следует отметить, что в сложных системах зачастую протекает несколько процессов одновременно. Каждый процесс представляет собой определенную последовательность отдельных элементарных операций, часть которых может выполняться параллельно разными элементами (ресурсами) системы.

Приведение описаний вариантов системы во взаимное соответствие

Приведение описаний варианта системы во взаимное соответствие включает:

1) сопоставление описаний (структурного, функционального, информационного, параметрического);

2) устранение противоречий;

3) объединение названных описаний.

1) Сопоставление описаний. Сначала решается вопрос о совместимости информационного описания, которое нужно описать структурно (морфологически), т.е. какой отдел системы будет работать с тем или иным блоком информации. Все блоки структурного описания должны быть охвачены функциональным описанием, содержать способы и формулы для вычисления всех выходных и промежуточных параметров. Далее требуется выяснить, в какой мере информационное описание обеспечено функционально и структурно. Часть результатов, которые можно рассматривать как требования, окажутся нереализуемыми структурно либо потребуют разработки новых элементов (подсистем). На основании структурного и функционального описания вычисляются наиболее близкие из достижимых параметров, входящих в параметрическое описание. Здесь может быть два случая: 1) требуемые значения параметров недостижимы; 2) требуемые значения параметров достижимы по-отдельности, но несовместимы.

Устранение противоречий. Выдвижение идей для эффективной замены элементов структурного (морфологического) описания производится на основании функциональных свойств системы. Для этого необходимо выявить коренное противоречие, препятствующее достижению положительного результата. Функциональная недостаточность является исходным толчком для обнаружения коренного противоречия. Выявление сущности противоречия требует анализа морфологических и информационных свойств системы. Устранение противоречия путем компромисса редко бывает перспективным. Поэтому часто требуются новые идеи, т.е. включение в систему подсистем или элементов с принципиально новыми свойствами, радикальная перестройка структуры и связей, создание новых процессов и т.д. Этап является многошаговым и заканчивается новым описанием системы.

Объединение описаний. Составление единого описания, охватывающего морфологические, функциональные, информационные свойства и параметры в полном объеме.

Оценка эффективности вариантов и принятия решения о выборе варианта новой системы

Решение данной задачи включает:

Определение значений выбранных показателей эффективности каждого исследуемого варианта создаваемой системы;

Сравнительную оценку эффективности, которая производится в соответствии с заданным правилом предпочтений и установленным критерием;

Принятие решения о выборе наилучшего варианта системы.

Разработка требований к системе управления

Для искусственных систем организационного типа четко сформулировать цель очень сложно. Цель вырабатывается в виде количественно-качественных требований к свойствам системы.

Требования формируются в виде показателей (количественные требования) и характеристик (качественные). Как правило, требования задаются в виде ограничения на допустимые пределы значений показателей.

Разработка требований производится в процессе решения всех перечисленных выше задач. Сначала документально оформляются общие требования к системе управления, а затем уточняются отдельные требования к ее элементам, включая элементы, выделяемые при морфологическом (структурном), функциональном, информационном и параметрическом описании системы.

Разработка программ реализации требований к системе управления

Обычно программа или план реализации требований включает:

перечень целей и задач (заданий) исполнителям (ответственным за создание системы управления), развернутых во времени, взаимосвязанных по отношению к общей цели создания новой системы и сбалансированных по ресурсам;

график (порядок) обеспечения исполнителей ресурсами (информационными, материальными, энергетическими и др.).

Сбалансированность по ресурсам означает, что нет задач, не обеспеченных ресурсами, и что ограниченные ресурсы рационально распределены между всеми исполнителями.

Реализация разработанных требований к системе управления

Существуют следующие условные этапы реализации разработанных требований к системе управления:

Моделирование (математическое, физическое, сценарное) подсистем и системы в целом;

Макетирование системы;

Проектирование системы;

Конструирование системы;

Изготовление системы;

Испытание системы;

Оценка путей модернизации;

Возвращение к анализу замысла создания системы и перспектив его развития в связи с созданием новой системы.

Кратко охарактеризуем эти этапы.

Моделирование подсистем и системы в целом. На этом этапе концептуальное описание системы реализуется с помощью математической модели. Целью моделирования является проверка ее устойчивости по отношению к внешним факторам и оценка эффективности (по функциональному и физическому критерию) ее функционирования в разных условиях работы. На основании результатов моделирования делается вывод о переходе к следующему этапу разработки или уточнении требований.

Макетирование системы.

Различают полное и частичное макетирование. Частичное макетирование применяется в тех случаях, когда основные подсистемы ясны и требуется уточнить отдельные блоки. Результаты частичного макетирования используются для повторного моделирования системы и дополнительной ее отработки на основании новых данных. Полное макетирование основных и вспомогательных подсистем применяется при разработке новых систем. Этап макетирования является решающим и завершающим для творческой части разработки, а далее начинается технологическая часть.

Проектирование системы. Задача проектирования - охватить всю систему, а также средства и методы, необходимые для ее создания и обеспечения.

Конструирование системы. Конструкция определяет пространственно-временное расположение элементов системы, их сопряжение, соединение и стыковку.

Задачей конструирования является разработка технологии изготовления системы либо указание на возможность использования готовой технологии.

Изготовление системы. Под изготовлением новой системы понимаются поэлементная и поблочная (подсистемная) отработка.

Для новых систем возможны случаи, когда изготовление подсистем с требуемыми параметрами (подготовка процесса, подбор персонала, отработка слаженности групп) оказывается непосильной задачей, и тогда неизбежна соответствующая дополнительная работа (усовершенствование производства, обучение персонала, изменение условий) или возвращение к одному из исходных этапов.

Испытание системы.

На испытаниях отрабатывается способ применения системы и повышение максимально допустимого значения ее эффективности. Испытания определяют, на сколько соответствует системы своему назначению.

Оценка путей модернизации.

В условиях НТП основой продления жизненного цикла системы является ее своевременная и неоднократная модернизация, идеи которой должны закладываться на этапе создания системы.

Система подвергается модернизации с целью улучшения показателей ее функционирования.

Оценка значений показателей существенных свойств производится, как правило, двумя способами: "прямыми замерами" на системе и с использованием модели ее функционирования.

Важным моментом является формирование правил определения факта и величины несоответствия между значениями показателей существенных свойств процесса системы и требуемыми их значениями.

24. Структуризация методов исследования систем управления

Эффективность исследования систем управления во многом определяется выбранными и использованными методами исследования.

Методы исследования представляют собой способы, приемы проведения исследований. Их грамотное применение способствует получению достоверных и полных результатов исследования возникших в организации проблем. Выбор методов исследования, интеграция различных методов при проведении исследования определяется знаниями, опытом и интуицией специалистов, проводящих исследования.

Всю совокупность методов исследования можно разбить на три большие группы: методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов; методы формализованного представления систем управления (методы формального моделирования исследуемых процессов) и комплексированные методы.

Первая группа -- методы, основанные на выявлении и обобщении мнений опытных специалистов-экспертов, использовании их опыта и нетрадиционных подходов к анализу деятельности организации включают: метод "мозговой атаки", метод "сценариев", метод экспертных оценок (включая SWOT-анализ), метод "Дельфи", методы "дерева целей", "деловой игры", морфологические методы и ряд других методов.

Вторая группа -- методы формализованного представления систем управления, основанные на использовании математических, экономико-математических методов и моделей исследования систем управления. Среди них можно выделить следующие классы:

аналитические (включают методы классической математики - интегральное исчисление, дифференциальное исчисление, методы поиска экстремумов функций, вариационное исчисление и другие, методы математического программирования, теории игр);

статистические (включают теоретические разделы математики - математическую статистику, теорию вероятностей - и направления прикладной математики, использующие стохастические представления - теорию массового обслуживания, методы статистических испытаний, методы выдвижения и проверки статистических гипотез и другие методы статистического имитационного моделирования);

теоретико-множественные, логические, лингвистические, семиотические представления (разделы дискретной математики, составляющие теоретическую основу разработки разного рода языков моделирования, автоматизации проектирования, информационно-поисковых языков);

графические (включают теорию графов и разного рода графические представления информации типа диаграмм, графиков, гистограмм и т.п.).

Наибольшее распространение в экономике в настоящее время получили математическое программирование и статистические методы. Правда, для представления статистических данных, для экстраполяции тенденций тех или иных экономических процессов всегда использовались графические представления (графики, диаграммы и т.п.) и элементы теории функций (например, теория производственных функций).

При стремлении более адекватно отобразить проблемную ситуацию в ряде случаев целесообразно применять статистические методы, с помощью которых на основе выборочного исследования получают статистические закономерности и распространяют их на поведение системы в целом. Такой подход полезен при отображении таких ситуаций, как организация ремонта оборудования, определение степени его износа, настройка и испытание сложных приборов и устройств и т.д. Все более широкое применение находит статистическое имитационное моделирование экономических процессов и ситуаций принятия решений.

В последнее время с развитием средств автоматизации возросло внимание к методам дискретной математики: знание математической логики, математической лингвистики, теории множеств помогает ускорить разработку алгоритмов, языков автоматизации проектирования сложных технических устройств и комплексов, языков моделирования ситуаций принятия решений в организационных системах.

В настоящее время в экономике и организации производства применяются практически все группы методов формализованного представления систем. Для удобства их выбора в реальных условиях на базе математических направлений развиваются соответствующие прикладные методы.

К третьей группе относятся комплексированные методы: комбинаторика, ситуационное моделирование, топология, графосемиотика и др. Они сформировались путем интеграции экспертных и формализованных методов.

Несколько в стороне стоят методы исследования информационных потоков.

Схема структуризации методов приведена на рис. 3.

25. Методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов

Развитие системного анализа неразрывно связано с такими понятиями, как "мозговая атака", "сценарии", "дерево целей", морфологические методы и т.п. Возникновение перечисленных терминов, как правило, связано с конкретными условиями проведения исследований, или даже с именем автора подхода.

Дадим краткий обзор экспертных методов.

Концепциямозговой атаки получила широкое распространение с начала 50-х годов. Методы этого типа известны также под названиями мозгового штурма, конференций идей, коллективной генерации идей (КГИ).

Обычно при проведении мозговой атаки, или сессий КГИ, стараются выполнить определенные правила, суть которых сводится к тому, чтобы обеспечить как можно большую свободу мышления участников и высказывания ими новых идей; для этого рекомендуется приветствовать любые идеи, даже если они вначале кажутся сомнительными или абсурдными (обсуждение и оценка идей проводится позднее), не допускается критика, не объявляется ложной идея и не прекращается обсуждение ни одной идеи. Требуется высказывать как можно больше идей (желательно нетривиальных), стараться создавать как бы цепные реакции идей.

В зависимости от принятых правил и жесткости их выполнения различают прямую мозговую атаку, метод обмена мнениями, методы типа комиссий, судов (когда одна группа (генераторы идей) вносит как можно больше предложений, а вторая -- старается их максимально критиковать) и т.п.

На практике подобием "мозгового штурма" являются разного рода совещания - заседания ученых и научных советов, специально создаваемых временных комиссий.

Методы " сценариев " . Методы подготовки и согласования представлений о проблеме или анализируемом объекте, изложенных в письменном виде, получили названиесценариев. Первоначально этот метод предполагал подготовку текста, содержащего логическую последовательность событий или возможные варианты решения проблемы, развернутые во времени. Однако позднее обязательное требование временных координат было снято, и сценарием стали называть любой документ, содержащий анализ рассматриваемой проблемы и предложения по ее решению или по развитию системы, независимо от того, в какой форме он представлен. Как правило, на практике предложения для подготовки подобных документов пишутся экспертами вначале индивидуально, а затем формируется согласованный текст.

Сценарий предусматривает не только содержательные рассуждения, помогающие не упустить детали, но и содержит, как правило, результаты количественного технико-экономического или статистического анализа с предварительными выводами. Группа экспертов, подготавливающая сценарий, пользуется обычно правом получения необходимых справок от предприятий и организаций, необходимых консультаций.

На практике по типу сценариев разрабатывались прогнозы в отраслях промышленности.

В последнее время понятие сценария все больше расширяется в направлении областей применения, форм представления и методов их разработки: в сценарий вводятся количественные параметры и устанавливаются их взаимозависимости, предлагаются методики подготовки сценария с использованием ЭВМ (машинных сценариев).

Методы экспертных оценок. Изучению возможностей и особенностей примененияэкспертных оценок посвящено много работ. В них рассматриваются формы экспертного опроса (разные виды анкетирования, интервью), подходы к оцениванию (ранжирование, нормирование, различные виды упорядочения и т.д.), методы обработки результатов опроса, требования к экспертам и формированию экспертных групп, вопросы тренировки экспертов, оценки их компетентности (при обработке оценок вводятся и учитываются коэффициенты компетентности экспертов, достоверности их мнений), методики организации экспертных опросов.

Выбор форм и методов проведения экспертных опросов, подходов к обработке результатов опроса и т.д. зависит от конкретной задачи и условий проведения экспертизы. Однако существуют некоторые общие проблемы, которые нужно помнить специалисту по системному анализу. Остановимся на них подробнее.

При экспертной оценке предлагается разделить решаемые проблемы на два класса. К первому классу относятся проблемы, которые достаточно хорошо обеспечены информацией и решение которых вполне по силе эксперту, обладающему большим объемом информации, а групповое мнение экспертов в данному случае близко к истинному. Ко второму классу относятся проблемы, в отношении которых знаний для уверенности в справедливости названных предположений недостаточно. Нельзя слепо полагаться на мнение эксперта и необходимо осторожно подходить к обработке результатов экспертизы. В связи с этим к задачам второго класса в основном должна применяться качественная обработка результатов. Использование методов осреднения (справедливых для первого класса проблем) в данном случае может привести к существенным ошибкам.

Одной из разновидностей экспертного метода является метод изучения сильных и слабых сторон организации, возможностей и угроз ее деятельности - метод SWOT-анализа.

Методы типа " Дельфи " .

Основные средства повышения объективности результатов при применении "Дельфи"-метода - использование обратной связи, ознакомление экспертов с результатами предшествующего тура опроса и учет этих результатов при оценке значимости мнений экспертов.

Цель метода "Дельфи " - разработка программы последовательных многотуровых индивидуальных опросов. Индивидуальный опрос экспертов обычно проводится в форме анкет-вопросников. На первом этапе при помощи ранжирования явлению дается количественная оценка. Затем экспертам даются для анализа обоснованные анонимные выводы других экспертов по данному вопросу и разрешается дополнить своим мнением первоначальную анкету. Во втором туре полученные "средние" мнения экспертов сообщаются экспертам, и проводится третий тур

В наиболее развитых методиках самим экспертам присваивают весовые коэффициенты значимости их мнений, вычисляемые на основе предшествующих опросов, уточняемые от тура к туру и учитываемые при получении обобщенных результатов оценок.

Идеяметода дерева целей впервые была предложена У. Черменом в связи с проблемами принятия решений в промышленности.

Термин "дерево" подразумевает использование иерархической структуры, полученной путем разделения обшей цели на подцели, а их, в свою очередь, на более детальные составляющие, которые можно называть подцелями нижележащих уровней.

При использовании метода "дерево целей" в качестве средства принятия решений часто вводят термин "дерево решений". При применении "дерева" для выявления и уточнения функций управления говорят о "дереве целей и функций".

Метод "дерева целей" ориентирован на получение полной и относительно устойчивой структуры целей, проблем, направлений, т.е. такой структуры, которая на протяжении какого-то периода времени мало изменялась при неизбежных изменениях, происходящих в любой развивающейся системе.

Термином "морфология" в биологии и языкознании определяется учение о внутренней структуре исследуемых систем (организмов, языков)

Основнаяидея морфологического подхода - систематически находить наибольшее число, а в заданном пределе - все возможные варианты решения поставленной проблемы или реализации системы путем комбинирования основных (выделенных исследователем) структурных элементов системы или их признаков. При этом система или проблема может разбиваться на части разными способами и рассматриваться в различных аспектах.

Морфологический анализ как метод исследования включает в себя ряд приемов на основе одного принципа - упорядоченное рассмотрение влияния различных факторов на поведение объекта прогнозирования, не исключая ни одного из них без предварительного исчерпывающего исследования.

При этом общая проблема исследования разбивается на части, которые в какой-то степени можно считать независимыми, а поскольку каждая из них может иметь несколько вариантов решения, то общее решение получают на основе комбинирования всех возможных вариантов частных решений. Это трудоемкий процесс и может быть продуктивным при условии использования четких, обоснованных критериев оптимальности и технических средств обработки результатов исследования. Построение "морфологического дерева" (средств, целей и др.), содержащего иерархию и последовательность решения проблем, будет тем эффективнее, чем раньше будут устранены бесперспективные решения.

Наиболее эффективными методами овладения новыми знаниями, методами хозяйствования и управления, являютсяделовые игры. Деловые игры - это метод имитации, выработанный для принятия управленческих решений в различных ситуациях путем игры по заданным правилам группы людей или человека и компьютера.

Разработку деловой игры необходимо начинать с четкой формулировки ее назначения. После этого можно приступать к формированию схемы игры и основных ее правил. В выбранной схеме функционирования надо предельно точно отразить опыт работы реальных систем, обратив особое внимание на структуру системы, целевые функции подсистем и системы в целом, на выбор управляющих воздействий и т.д. Одна из основных сложностей построения модели исследуемой ситуации заключается в том, что стремление к наиболее полному отражению исследуемой ситуации может привести к излишней детализации модели, которая в свою очередь повлечет за собой усложнение информационного обеспечения построенной модели. В результате этого увеличивается время, затрачиваемое на игру, затрудняется понимание происходящих процессов. Все это приводит к тому, что эффективность проведения игры снижается. Лучший способ избежать такого рода опасности заключается в том, чтобы постоянно помнить о конкретной цели проектируемой игры. Но при этом следует учитывать, что ситуации, анализируемые в игре, не должны быть упрошены до такой степени, что необходимое решение можно было бы найти непосредственно без глубокого анализа протекающих процессов, так как в этом случае результаты, полученные при анализе хозяйственной деятельности, будут носить поверхностный характер.

Опыт разработки и проведения деловых игр показывает, что деловую игру целесообразно представить как описание некоторой последовательности разделов. Как правило, описание игры включает девять разделов:

1. Общая характеристика

2. Описание ситуации

3. Цель игры

4. Задача центра

5. Задача участников игры

6. Формальная модель

7. Анализ формальной модели

8. Руководство для участников игры

9. Результаты проведения игры

Раздел 6 включается в описание игры, если формализация модели позволяет лучше понять суть игры, или если в дальнейшем предполагается провести анализ формальной модели.

Раздел 7 может отсутствовать, если известными математическими средствами провести анализ модели или невозможно или слишком громоздко.

Может отсутствовать и раздел 9, если нет опыта проведения деловой игры.

26. Методы формализованного представления систем управления

Сетевой метод (сетевое планирование) формализованного представления систем управления сводится к построению сетевой модели для решения комплексной задачи управления. При анализе сетевой модели производится количественная, временная и стоимостная оценка выполняемых работ. Параметры задаются для каждой входящей в сеть работы их исполнителем на основе нормативных данных либо своего производственного опыта.

Сетевая модель, как правило, представляет собой перечень событий (на схемах отображаются кружками) и работ (стрелки между ними).

Проиллюстрируем сказанное на конкретном примере. Предположим, что мы построили сетевую модель на комплексе работ по проведению конференции, съезда и т.п. Такая сеть имеет четкое исходное событие (например, утверждение приказа о проведении мероприятия), четкое завершающее событие (сдача отчета о проведении мероприятия), а если известны и конкретные организационные условия (время и место проведения), то такая сеть является типовой для проведения мероприятия определенного характера, а исполнители (сотрудники различных организаций или подразделений) всегда меняются. Построить конкретную сетевую модель не составляет труда, она конкретна, информативна, знакомит новых исполнителей с содержанием конкретной управленческой деятельности, обучает их.

Опыт построения таких сетей позволяет утверждать, что они значительно повышают результативность управления, при этом трудозатраты на управление значительно снижаются.

Весь процесс сетевого планирования можно условно разбить на три стадии.

1) стадия обследования: результаты обследования оформляются в виде сетевых графиков;

2) расчет и анализ сетевых графиков;

3) стадия оперативного управления.

На первой стадии выполняются следующие работы:

* составление структурных схем подразделений, участвующих в разработке;

* определение состава исходных документов, необходимых для выполнения той или иной работы;

* определение перечня работ, входящих в данную разработку;

* составление первичных сетевых графиков по видам работ;

* составление (сшивание) сводного сетевого графика.

Расчленение работ, как правило, должно быть проведено вплоть до отдельных работ и подразделений, отвечающих за их выполнение.

Сшивание первичных сетевых графиков необходимо для того, чтобы объединить первичные сетевые графики, описывающие процесс выполнения отдельных работ, в свободный сетевой график, который отображает процесс всей разработки в целом.

Расчет сетевой модели осуществляется графическим или табличным методом. Наиболее наглядным является графический метод, но он применяется при ограниченном количестве событий. При этом определяется продолжительность и стоимость работ.

На третьей (последней) стадии создания и функционирования системы осуществляется оперативное управление объектом по сетевой модели.

Использование сетевых моделей позволяет:

равномерно распределить работу во времени, а также между подразделениями и исполнителями, более четко разграничить обязанности и ответственность каждого из них за выполнение отдельных этапов работ;

перейти в дальнейшем к разработке типовых сетей графиков по выполнению работ на любом уровне управления рассматриваемой системы и к созданию единой системы сетевого планирования и управления;

использовать сетевые графики в качестве математических моделей процесса планирования, просчитать на компьютере все возможные варианты управления процессами разработки, выделить функции, права и обязанности подразделений и ответственных исполнителей.

В последнее время для решения задач управления и анализа функционирования различных систем все шире применяется метод имитационного динамического моделирования.

Любую систему можно представить в виде сложной структуры, элементы которой тесно связаны и влияют друг на друга различным образом. Связи между элементами могут быть разомкнутыми и замкнутыми (или контурными), когда первичное изменение в одном элементе, пройдя через контур обратной связи, снова воздействует на этот же элемент.

Сложность структуры и внутренние взаимодействия обусловливают характер реакции системы на воздействия внешней среды и траекторию ее поведения в будущем: она может через какое-то время стать отличной от ожидаемой (а иногда даже противоположной), так как с течением времени поведение системы может измениться из-за внутренних причин. Именно поэтому целесообразно предварительно проверять поведение системы с помощью модели, что позволяет избежать ошибок и неоправданных затрат в настоящем и будущем.

При имитационном динамическом моделировании строится модель, адекватно отражающая внутреннюю структуру моделируемой системы; затем поведение модели проверяется на ЭВМ на сколь угодно продолжительное время вперед. Это дает возможность исследовать поведение как системы в целом, так и ее составных частей. Имитационные динамические модели используют специфический аппарат, позволяющий отразить причинно-следственные связи между элементами системы и динамику изменений каждого элемента. Модели реальных систем обычно содержат значительное число переменных, поэтому их имитация осуществляется на компьютере.

Методы экстраполяции.

Под ними понимают способы распространения каких-либо закономерностей или тенденций, наблюдавшихся в определенном временном интервале (базовом) на другой временной интервал (прогнозный). Экстраполяция обычно, проводится на основе статистически установленных изменениях количественных характеристик прогнозируемого объекта, подчиняющихся той или иной функциональной зависимости и описываемых соответствующими кривыми графически.

27. Методы исследования информационных потоков

Среди комплексированных методов наибольшее распространение получили методы исследования информационных потоков.

Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

В программе указывается, что и в какой последовательности необходимо выполнить. Приведем пример такой программы.

При изучении форм документации, техники их заполнения и обработки выделяется примерный перечень вопросов:

* назначение документа;

* количество одновременно выписываемых экземпляров;

* наименование обязательных реквизитов и показателей документов;

* кем заполняются реквизиты и их показатели;

* правила формирования показателей;

* значимость каждого показателя;

* периодичность составления документов;

* частота разработки показателей.

Одновременно с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены сведения документации.

В связи с этим в программу исследования целесообразно включать вопросы, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил - процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода. Метод инвентаризации и метод типических групп . При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов более часто используется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью графического метода.

Основные элементы потока - документы. Отношение между ними изображаются в виде графической схемы. Процедуры преобразования моментов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система координат графика двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной организации, в заголовках строк -- наименования моментов или промежутков времени. Шкала может быть равномерной или неравномерной. Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая к документу (от документа), показывает направления движения информации. Под документом даются краткие пояснения:

* какие процедуры осуществляются при обработке документа;

* какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;

* как используется эта информация;

* какая информация записывается или изменяется в документе и почему;

* где можно найти подобные пояснения.

Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макроуровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макроуровне.

Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия и внешней средой.

Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

28. Маркетинговые исследования как прикладное направление исследования систем управления

Методы и модели исследования систем управления эффективно используются в маркетинговой деятельности, в первую очередь, в стратегическом маркетинге, стратегическом управлении.

Маркетинговые исследования проводятся в целях: анализа рынка, изучения его состояния и динамики; исследования поведения потребностей и поставщиков продукции, анализа деятельности конкурентов и посредников; сегментации рынка; выделения целевых сегментов для прогнозирования конъюнктуры рынка; для оценки сегодняшней стратегии организации; анализа сильных и слабых сторон организации; для исследования ассортимента и других направлений исследования.

Анализ маркетинговой среды и оценка рыночных возможностей организации осуществляется в ходе маркетинговых исследований, цель которых состоит в сборе информации о рынке и ее изучении для совершенствования процесса разработки и сбыта товаров

Маркетинговые исследования являются обязательным условием успеха товаров, предлагаемых на рынке. Они эффективны в том случае, когда рассматриваются не только как процесс получения труднодоступной коммерческой информации, но и как средство, обеспечивающее руководство организации аналитическими выводами об изменениях маркетинговой среды с целью улучшения возможностей системы управления.

Целями маркетинговых исследований являются снижение степени неопределенности при принятии маркетинговых решений и обеспечение непрерывного контроля за их реализацией. В ходе исследований решаются следующие группы задач:

Оценка состояния и тенденций развития конъюнктуры рынка;

Исследование поведения потребителей, анализ деятельности конкурентов, поставщиков и посредников организации;

Анализ маркетинговой деятельности организации, включающей управление товарным ассортиментом, ценообразование и разработку стратегии изменения цен, организацию каналов сбыта продукции и использование средств стимулирования реализации.

Необходимые для решения этих задач маркетинговые исследования могут быть стандартными, предназначенными для различных фирм, и специальными, проводимыми по индивидуальным заказам. В зависимости от формы финансирования выделяют мультиклиентные и мультиспонсируемые (омнибусные) исследования. Первые финансируются группой различных компаний, заинтересованных в решении одной и той же аналитической задачи. Стоимость результатов таких исследований для одного клиента снижается, так как соответствующие затраты распределяются между несколькими заказчиками. Вторые проводятся для клиентов, которых интересуют разные проблемы, но их решение можно объединить в одно комплексное исследование. В результате заказчики финансируют отдельные этапы комплексного (омнибусного) исследования.

По степени периодичности выделяют постоянные и разовые исследования.

Если необходимо объяснить наблюдаемые явления, проводятся качественные исследования. Получение и анализ достоверных фактических данных, а также проверка точности гипотез, выдвинутых в процессе качественного анализа, -- цель количественных исследований. В зависимости от характера используемой информации маркетинговые исследования могут быть кабинетными, основанными на опубликованной информации, и полевыми, использующими специально собранную для анализа первичную информацию.

Особое место в системе маркетинговых исследований занимают панельные исследования, проводимые на основе периодических опросов специально выделяемой группы лиц и (или) организаций.

При организации маркетинговых исследований руководствуются следующими эмпирическими правилами:

Анализ должен соответствовать поставленной цели и выполняться для ее реализации;

Используемая информация должна отражать всю совокупность процессов, тенденций и явлений, а также содержать не только опубликованные данные, но и "полевую" информацию, собранную с помощью опросов, наблюдений и экспериментов;

При проведении анализа оценивается не только разрабатываемый рынок, но и рынок непосредственных конкурентов и конечных потребителей;

Всегда принимается во внимание постоянная необходимость совершенствования товаров и других элементов маркетинга, учитываются аналогичные действия конкурентов;

Рынок необходимо исследовать постоянно для своевременной адаптации к его требованиям;

В ходе анализа важно учитывать уровень надежности информации, возможность заведомой дезинформации.

В процессе маркетинговых исследований выделяются следующие этапы:

1. Формирование проблемы и целей исследования.

2. Определение потребности в информации и организация ее сбора.

3. Анализ информации.

4. Подготовка аналитического отчета.

Формулирование проблемы исследования требует уточнения основных приоритетов организации в области маркетинга. Для этого необходимо ответить на ряд вопросов, которые помогают выделить основные ориентиры производственно-хозяйственной деятельности: какие изменения произошли в рыночной конъюнктуре; в каком направлении должна развиваться организация; как осуществить переход в новое состояние?

Точная формулировка целей исследования требуется для составления задания на проведение анализа. Задание включает:

Общую характеристику организации и ее деятельности на рынке (при проведении исследования силами сторонней маркетинговой фирмы);

Информацию о степени изученности рынка;

Описание специфики поставленной проблемы и ее взаимосвязей с целями организации;

Конкретные аспекты маркетинговой активности, которые должны быть изучены;

Требования, предъявляемые к точности и надежности исходных данных;

Сроки и затраты на проведение исследования.

Для разработки задания принципиально важным является учет ограничений, которые позволят избежать некорректных сравнений и повысить конкурентную направленность аналитической работы:

1) для сопоставимости объектов анализа исследуемые товары конкурентов (продуктовые линии) должны относится к одной и той же классификационной группе;

2) для конкретизации задач анализа должна быть определена географическая граница анализируемого рынка с учетом специфики использования товара, разумной альтернативности его предложения, стоимости транспортировки до места использования, частоты покупок. Географические границы рынка расширяются с увеличением степени уникальности товара и его сложности. Вместе с тем они сужаются при слабой и дорогой коммуникации, небольшом сроке эксплуатации и высокой степени унификации товара;

3) для учета возможной сезонности продаж временной интервал анализа должен включать полный цикл реализации продукции (измеряемой, например, финансовым годом).

Методологическую основу анализа маркетинговой информации составляет формируемый банк методов и моделей, позволяющих наиболее полно вскрыть взаимосвязи изучаемых явлений и базирующийся:

На общенаучных методах системного анализа и комплексного подхода;

Аналитико-прогностических методах линейного программирования теории массового обслуживания, теории связи, теории вероятностей, сетевого планирования, экономико-математических и экспертных методах;

Методических приемах, заимствованных из социологии, психологии, антропологии, экологии, эстетики, дизайна;

Моделях статистической обработки данных и соответствующих прикладных программ;

Маркетинговых методах исследования.

29. Управленчески й учет в системном исследовании

Одним из направлений исследования систем управления является управленческий учет.

В современных условиях, когда предприятиям дана самостоятельность в разработке своих производственных программ, планов развития, определения стратегии в области ценовой политики, существенно возрастает ответственность руководителей за принимаемые ими управленческие решения. Чтобы вырабатываемые решения по управлению производством были эффективными и оперативными, управляющим необходима достоверная информация о производственном и финансовом положении предприятия. Решением второй части этой задачи занимается бухгалтерская служба предприятия.

В самом общем виде бухгалтерский учет можно определить как информационную систему, которая измеряет, обрабатывает и передает финансовую информацию. Говоря о любой системе, в первую очередь следует определить что именно ею измеряется. Бухгалтерский учет связан с измерением влияния (в денежном выражении) хозяйственных операций на конкретные хозяйствующие единицы. Объектом измерения в бухгалтерском учете выступают хозяйственные операции. Они являются фактами хозяйственной жизни, оказывающими влияние на финансовое положение фирмы.

Одной из задач бухгалтерского учета является формирование отчетов для:

1) внешних пользователей;

2) целей периодического планирования, контроля и оценки;

3) принятия решений в нестандартных ситуациях и при выборе политики фирмы.

Составление отчетов первой группы (внешних отчетов) относится к сфере финансового учета, который жестко подчинен стандартным принципам

При этом внешними пользователями являются владельцы акций и кредиторы (фактические или потенциальные), служащие предприятия. В другую важную категорию внешних пользователей бухгалтерской информации входят поставщики, покупатели, профсоюзы, финансовые аналитики, статистики, экономисты, представители налоговых органов и внебюджетных фондов - Фонда занятости, Пенсионного фонда и др.

Составление отчетов второй и третьей групп является прерогативой управленческого учета. Эти отчеты содержат информацию не только об общем финансовом положении предприятия, но и о состоянии дел непосредственно в области производства. Подобные сведения необходимы внутренним пользователям бухгалтерской информации.

Переход от административных методов управления экономикой к рыночным условиям хозяйствования изменил запросы пользователей бухгалтерской информации.

В рыночной экономике значительно усложнился процесс управления предприятием, которому предоставлена полная хозяйственная и финансовая самостоятельность. Первая заключается в самостоятельном выборе вида деятельности, партнеров по бизнесу, определении рынков сбыта продукции "услуг" и др. Финансовая самостоятельность предприятия состоит в его полном самофинансировании, определении финансовой стратегии, политики ценообразования и др.

В этих условиях неизбежным становится появление управленческого учета как самостоятельной отрасли экономической деятельности, связанной с исследованием систем управления.

Важной предпосылкой в становлении и развитии управленческого учета было выделение из бухгалтерии предприятия калькуляционной (управленческой) бухгалтерии.

Необходимость создания двух самостоятельных бухгалтерий (финансовой и калькуляционной) была связана прежде всего с расширением производства, ростом его концентрации, с централизацией капитала, с образованием крупных компаний.

Современный управленческий учет можно определить как вид деятельности в рамках одной организации, который обеспечивает управленческий аппарат организации информацией, используемой для планирования собственного управления и контроля за деятельностью организации. Этот процесс включает выявление, измерение, сбор, анализ, подготовку, интерпретацию, передачу и прием информации.

Информацией обычно считают данные, факты, наблюдения, т.е. все то, что расширяет наши представления об объекте исследования. В управленческом учете возможно использование как неколичественной информации (слухи и т.п.), так и количественной, которая, в свою очередь, делится на учетную и не учетную.

К информации управленческого учета предъявляются следующие требования:

1) быть полезной для принятия управленческих решений;

2) привлекать внимание управляющих к сферам потенциального риска;

3) объективно оценивать работу менеджеров предприятия.

Управленческая информация считается полезной лишь тогда, когда она положительным образом влияет на результаты работы менеджеров предприятия.

20-30% всей информации управленческого учета составляет учетная информация, на долю экономического анализа здесь приходится 70-80% информации. В финансовом учете соотношение иное: 40-50% всей информации составляет учетная информация, а на долю анализа падает 50-60%.

Управленческий учет является только средством обеспечения планирования, управления и контроля. Пользователями информации управленческого учета являются управляющие различных уровней предприятия.

Организация управленческого учета на предприятиях осуществляется по отдельным принципам и, исходя из целей и задач управляющих, не регламентируется со стороны государства. Управленческий учет служит только интересам фирмы. В этом заключается его превосходство над финансовым учетом. Управленческий учет в большей степени основан на логике и опыте, или на общей приемлемости.

В управленческом учете основное внимание обращается на организационные подразделения - структурный элемент предприятия, возглавляемый руководителем, который несет ответственность за целесообразность понесенных расходов. Степень детализации мест возникновения затрат и их увязку с центрами ответственности устанавливается администрацией предприятия. Таким образом, в управленческом учете внимание фокусируется как на хозяйственной деятельности в целом, так и на отдельных функциях.

Управленческий учет в большей мере направлен в будущее. Таким образом, цель финансового учета - показать, "как это было", а управленческого -- "как это должно быть".

Структура информации управленческого учета зависит от запросов пользователей этой информации.

Вопросы управленческого учета решаются сегодня нашим оперативным учетом (при составлении оперативной отчетности) в ходе выполнения экономического анализа хозяйственной деятельности предприятия. Отсюда видно, что различными аспектами управленческого учета в настоящее время занимаются отдельные подразделения предприятия, информация оказывается разбросанной между различными службами и нет возможности ее оперативного комплексного использования. Анализ экономической деятельности если и проводится, то с серьезными запозданием, когда основные финансовые показатели предприятия уже сформированы и возможность повлиять на них упущена; эффективность работы отдельных структурных подразделении, как правило, не анализируются вовсе. Отечественная учетная практика пока еще не увязана с маркетингом, не определяются отклонения фактических затрат от сметных, не выявляются причины возникновения этих отклонении, не используется такая категория, как "будущий рубль", хотя инфляционные процессы серьезно влияют на экономическую жизнь предприятия.

Особенности управленческого учета позволяет сформулировать его важнейшие цели :

1) оказание информационной помощи управляющим;

2) контроль, планирование и прогнозирование экономической деятельности предприятия;

3) выбор наиболее эффективных путей развития предприятия;

4) принятие оперативных управленческих решений;

5) обеспечение базы для ценообразования.

Процесс принятия управленческих решений предполагает сравнение двух или более вариантов решения какой-либо проблемы и выбор лучшего. Управленческий учет должен предоставить необходимую информацию для оценки альтернативных решений, кроме того, управленческий учет обладает арсеналом приемов и методов, позволяющих нужным образом обработать и обобщить эту информацию.

Особого внимания заслуживает вторая цель управленческого учета - принятие решений в отношении будущей деятельности компании. Планирование - это особый тип процесса принятия решений, который касается не одного события, а охватывает деятельность этого предприятия.

Отличительной чертой управленческого учета является то, что ответственность за все виды производственных ресурсов на всех без исключения этапах кругооборота средств в процессе производства или обращения закрепляется за кем-то персонально. Этот прием называется учетом по центрам ответственности.

Таким образом, управленческий учет отличается от обычного бухгалтерского прежде всего тем, что его данные предназначены не для внешних пользователей (государства, банков, деловых партнеров), а для внутреннего "употребления". Цель управленческого учета - помочь руководителю принимать правильные решения. Поэтому если бухгалтер должен строго следовать духу и букве бесчисленных инструкций, то специалист по управленческому учету свободен в выборе форм, методов и приемов анализа; главное для него - правильно уловить суть протекающих на предприятии экономических процессов и вовремя дать совет руководителю. Управленческий учет - это не что иное, как система информационной поддержки управления.

Одной из основных задач высших менеджеров организационно-производственной системы (ОПС) является своевременное обнаружение рыночных опасностей и возможностей проведение исследований, выбор вариантов действий в соответствии с реальными обстоятельствами и критериями. В случае обнаружения проблемы или с отчетной (раз в квартал, год) периодичностью проводятся исследования систем управления. Цель исследования определяется практической проблемой, стоящей перед ОПС. Цель - это то, ради чего проводят исследование.

Целью исследования будем называть идеальный результат этого исследования в будущем: обнаружение проблемы в деятельности; диагностика причин этой проблемы; доработка (устранение недостатков), модификация системы управленца объектом или процессом. Для того чтобы оценить полученный в исследовании результат, соотнести его с произведенными в процессе исследования затратами, выделяют научную и практическую эффективность исследования.

Понятие научной эффективности исследования больше связано с фундаментальными исследованиями. Научная эффективность исследования определяется приростом знаний в определенной области, имевшим место в результате исследования. Она может находить выражение в числе полученных в результате исследования патентов, авторских свидетельств публикаций, в рейтингах цитирования и др.

Для характеристики прикладных исследований чаще применяют понятие практической эффективности исследования. Научная эффективность исследования превращается в практическую в процессе внедрения научных знаний, полученных при исследованиях. Внедрение результатов исследования - важный элемент развития общества, ОПС. В рыночной экономике основным двигателем прикладных исследований является практическая проблема и необходимость ее решения на уровне, обеспечивающем конкурентоспособность,

Исследование эффективно, если достигает поставленных целей за определенное время, притом что расход ресурсов, риски не превышают плановые объемы. В каждом случае исследования систем управления необходимо прежде всего сформулировать проблему и цели. Процесс формулировки целей носит эв-ристический характер. Качество формулировки проблемы и цели может предопределять успех или неудачу исследования. Цель исследования систем управления - это те конкретные результаты, которые предполагается получить при определен-ных условиях, объекте, предмете, периоде времени, расходе ресурсов.

При формулировке цели исследования важно помнить, что цель всегда лежит вне самого исследования. Также необходимо, чтобы цель удовлетворяла ряду общих и специфических для конкретного исследования требований. В частности, нужно учитывать такие общие требования к целям:

они должны быть недвусмысленно сформулированы и понятны исполнителям;

должны быть измеряемы и иметь сроки исполнения;

должны мотивировать действия исполнителя в необходимом для ее достижения направлении;

цели исследований и отдельных исполнителей должны быть совместимы;

цель должна быть формализуема.

Чаще всего в качестве целей исследования систем выступает необходимость:

повышения эффективности целевого функционирования (производительности труда, дохода, прибыли и др.);

снижения расхода ресурсов (сырья, материалов, электроэнергии и др.) на единицу изготавливаемой продукции, включая снижение брака, отходов;

повышения безопасности путем устранения источников, обеспечения контроля риска (имущественного, финансового, экологического загрязнения внешней среды) в процессе хозяйственной деятельности и др.

В локальных исследованиях могут ставиться и более узкие цели. Например, снизить затраты на бухгалтерский учет, повысить эффект от использования данных управленческого учета в деятельности предприятия; повысить мотивацию персонала в подразделении; устранить причины или снизить амплитуду, частоту нежелательных колебаний отдельных параметров финансово-хозяйственной деятельности и др.

Часто в исследованиях участвует ряд организаций. Это требует правильного разделения (декомпозиции) единой цели на подцели участвующих в исследовании организаций. Для этого строят граф - дерево целей.

Графом называют фигуру, состоящую из точек, называемых вершинами, и соединяющих их отрезков, называемых ребрами. Графы могут быть связными и несвязными, ориентированными и неориентированными, содержать и не содержать циклы (петли). Выбор той или иной структуры графа определяется существом тех отношений между элементами, которые он должен выразить,

Граф-деревом называется связный ориентированный граф, не содержащий петель. Каждая пара его вершин соединяется единственным ребром. При проектировании исследований полезно строить граф-дерево проблем и (или) целей.

Деревом целей исследования называют граф-дерево, выражающее отношение между вершинами, являющимися подцелями (частными целями), подлежащими достижению в процессе исследований различных субъектов, предприятий или на различных этапах исследования на пути достижения цели всего исследования. Цель всего исследования является начальной вершиной граф-дерева целей.

Дерево целей, вершины которого ранжированы, т. е. выражены количественными оценками их важности, широко используется для количественной оценки приоритета различных направлений исследования.

Построение дерева целей требует до-полнительных исследований. Каждая из этих задач может быть решена методом экспертных оценок.

Цели становятся инструментом управления, когда они:

определены или сформулированы;

известны персоналу;

приняты работниками к исполнению.

При формулировке целей необходимо учитывать ограничения на объект, субъект исследования, выделяемые для этих исследований ресурсы (включая служебные площади, возможности электроснабжения, канализации и др.), время получения результата.

Особенно важно время получения результата. Результат исследования должен быть получен и практически использован до того момента, когда исследуемый процесс перейдет в неконт-ролируемое состояние или прекратит существование. Исследо-вания, удовлетворяющие этому условию, называют исследова-ниями систем управления в реальном масштабе времени. Это особенно важно при управлении безопасностью. Однако это не всегда возможно технически при высокодинамичном объекте. Экономически такие исследования могут быть слишком дорогими.

Формализация целей имеет место при формировании критерия оценки эффективности системы. Сложность систем, а также различия в целях исследований породили различные варианты определений критерия. При оценке эффективности исследования критерий определяют как количественное отражение степени достижения системой поставленных перед ней целей.

В управлении исследованиями, как правило, удобней рассматривать критерий выбора предпочтительного варианта решения из ряда альтернативных. В соответствии с прогнозной эффективностью можно выделить следующие варианты решений по исследованию систем управления:

неэффективные, не позволяющие решить проблему;

рациональные, т. е. позволяющие решить проблему;

оптимальный вариант решения - вариант, позволяющий в определенном критерием смысле решить проблему исследования наилучшим образом или построить наилучшую систему исследований. Если неэффективных и рациональных решений может быть много, то оптимальное решение одно. При проведении исследования сложной системы управления в силу ее многогранности критерий, как правило, является вектором. При этом задача оптимизации сложной системы является многокритериальной задачей.

Критерий включает в себя в качестве компонентов параметры эффективности (эффекта).

Параметрами эффективности исследования называются относительные значения наиболее важных параметров системы и (или) исследования, а также отношения таких параметров, которые позволяют оценить качество решения проблемы и достижение поставленных перед системой целей. Например, параметрами эффективности будут оценки соотношения одного и того же параметра (пусть это будет расход топлива) до и после внедрения результатов исследования. Они отражают степень прогресса в результате исследования и (или) эффективность расхода ресурсов, в частности денежных средств, в процессе исследований. Они позволяют выбирать предпочтительные варианты изменений в объекте или самого процесса исследования.

В качестве параметров эффекта исследования будем называть абсолютные значения изменений важнейших параметров, например объема сэкономленного топлива в литрах, тоннах, рублях и т. п.

Один из известных подходов к синтезу критерия оценки исследования состоит в том, что один из параметров эффекта максимизируют или минимизируют, а на остальные накладывают ограничения.

Выбор варианта критерия формализует цели заказчика (или исполнителя) исследования. При этом основой являются практическая острота проблемы и ограничения по ресурсам, рискам, времени проведения исследований. Практическая и научная эффективность исследований систем управления неразрывно связана с полнотой, достоверностью и точностью полученных результатов.

Полнота результатов исследований - это отношение числа исследованных ситуаций управления, функций системы, ее контуров, элементов и глубины их изучения в процессе исследования к числу ситуаций, функций и т. д., не подвергшихся такой проверке в процессе исследований.

Точность результатов исследований - это возможные диапазоны (от минимальных до максимальных значений) нахождения реальных периметров по сравнению с оценками, полученными в ходе исследования.

Достоверность результатов исследований - это статистическая надежность полученных результатов. Недостоверность результатов определяет возможность появления результатов, выходящих за полученные в процессе исследования пределы, оценки точности.

Полноту, точность и достоверность результатов исследований необходимо учитывать при практическом использовании этих результатов, а также при оценке эффективности исследований.

Управление исследованиями и их своевременное и достаточное финансирование являются важнейшими проблемами практической деятельности высших руководителей ОПС.

Управление исследованиями помимо рассмотренных выше целеполагания, маркетинга (выбора методов и способов исследования) включает менеджмент исследования.

Менеджмент исследования состоит из планирования, организации, мотивации и контроля исследования. При существовании определенной специфики менеджмента исследований общие подходы к этим составляющим в основном соответствуют общепринятым.

Управление только тогда может быть действительно успешным, когда оно на-ходится в постоянном и непрерывном развитии, когда оно ориентировано на изменения, обеспечивающие жизнестойкость организации и накопление ею потенциала ин-новаций. Это оказывается практически возмож-ным при условии исследования систем управле-ния, которое предполагает своим результатом разработку и предложение наиболее эффектив-ных вариантов построения системы управле-ния.

В процессе развития управления возникают новые реальности и новые потребности, кото-рые определенным образом отражаются и на со-держании управления. В современном управле-нии исследовательская деятельность составляет не менее 30% рабочего времени и усилий руко-водителей. В дальнейшем доля исследователь-ской деятельности будет возрастать. В этом со-стоит одна из основных тенденций развития управления. Сегодня в управлении нет простых решений: усложняются условия управления, ус-ложняется человек в своих социально-психоло-гических характеристиках. Невозможно принимать решения, опираясь только на опыт, интуицию и здравый смысл или формально усвоенные знания. Необходимо исследо-вание ситуаций, проблем, условий, факторов эффективности де-ятельности организации, необходим обоснованный выбор реше-ний из постоянно растущего количества их вариантов.

Каждая организация находится в постоянном развитии. Ее развитие - это решение множества проблем, которые следуют одна задругой или вместе, возникают неожиданно, проявляются остро и не дают времени на обдумывание. Несвоевременность их решения может обернуться кризисом. Поэтому исследование обеспечивает такой подход к управлению, который предусматри-вает высокое качество управленческих решений.

Сущность исследования систем управления

Исследование - это вид деятельности человека, состоящий из следующих компонентов:

распознавание проблемных ситуаций и самих проблем, уста-новление их места в системе накопленных знаний;

выявление свойств, содержания, закономерностей поведения и развития;

нахождение путей, средств и возможностей использования новых представлений или знаний о данной проблеме в практике ее разрешения.

Всякое исследование характеризуется целью, объектом и предметом исследования, методологией и организацией его про-ведения, результатами и возможностями их практической реали-зации .

Цель исследования - это поиск наиболее эффективных вари-антов построения системы управления и организации ее функ-ционирования и развития. Главная задача исследования - найти решение проблемы, которое либо устраняет существующее пре-пятствие развития, либо выявляет фактор, обеспечивающий нор-мальное, желаемое функционирование или развитие. Решение, полученное в результате исследования, может иметь вид некото-рого акта деятельности, а может быть концепцией деятельности на ближайшую перспективу. Лучшим вариантом результата исследования является разработка программы совершенствования, модернизации или реконструкции, реформирования системы управления в полном комплексе ее характеристик и параметров.

Объектом исследования является система управления. В мето-дологическом отношении очень важным оказывается понимание и учет класса этой системы. Она относится к классу социально-экономических систем. А это значит, что основополагающим ее элементом является человек, поскольку именно деятельность че-ловека определяет особенности всех процессов функционирова-ния и развития такой системы. Какими бы совершенными ни были современные технические средства, система управления строится на деятельности человека. Можно исследовать технику, но нельзя исследовать ее в отрыве от человека и от всех факторов ее использования в его деятельности.

Систему управления нельзя рассматривать в отрыве от объек-та управления. Поэтому при исследовании систем управления в качестве объекта исследования, наряду с системой собственно управления, выступает управляемая социально-экономическая система (предприятие, фирма, корпорация, ассоциация и пр.). Главная ее особенность также заключается в том, что основопо-лагающим элементом и здесь является человек, деятельность ко-торого определяет и существование, и развитие этой системы и в значительной степени зависит от того, как организовано управ-ление этой деятельностью, в какой мере управление соответству-ет его интересам и мотивам поведения, по каким целям и с уче-том каких факторов оно осуществляется.

Предмет исследования систем управления - это наиболее су-щественный для исследователя аспект проявления сущности рассматриваемой системы управления, некая проблема, т. е. это реальное противоречие, требующее своего разрешения. Предме-том изучения могут быть проблемы в организации управления, профессионализме персонала, механизмах мотивации, исполь-зовании компьютерных технологий и т. д.

Методологические подходы к исследованию систем управления

Методологический подход к исследованию систем управле-ния - это ракурс исследования, это как бы исходная позиция, отправная точка, которая определяет его направленность отно-сительно цели. Подход может быть аспектным, системным и концептуальным. Аспектный подход представляет собой выбор одной грани проблемы по принципу актуальности или по прин-ципу учета ресурсов, выделенных на исследование. Так, напри-мер, проблема развития персонала может иметь экономический аспект, социально-психологический, образовательный и т. п.

Системный подход требует максимально возможного учета всех аспектов проблемы в их взаимосвязи и целостности, выделе-ния главного и существенного, определения характера связей между аспектами, свойствами и характеристиками.

Системный подход применяется при решении социально-экономических, социально-политических, инженерно-техни-ческих и иных задач, предлагающих изучение или проектирова-ние и создание системных объектов высокой сложности, а также управление ими.

Система всегда существует и функционирует в рамках своего окружения - среды. Свойства и функции элементов системы оп-ределяются их местом в рамках целого. При этом не следует за-бывать об относительной самостоятельности и специфических свойствах элементов, которые вступают в определенные взаимо-отношения между собой. Целостность системы конкретизирует-ся и осуществляется через связи. К примеру, хозяйственная орга-низация как открытая система взаимодействует со средой, обменивается с ней материалами, энергией, людьми, информа-цией. Среда, ее факторы воздействуют на систему и могут оказы-вать влияние на внутреннюю жизнь, элементы и связи в системе организации, способны приводить к изменению функциониро-вания элементов, подсистем.

В процессе исследования системы управления выявляется, из каких составных частей, элементов состоит система управления, как они взаимодействуют друг с другом и с окружением. Для Формирования системы необходима совместимость элементов между собой, возможность установления между ними продуктив-ных связей.

Совокупность связей приводит к понятию структуры и орга-низации системы управления. Структура организации матери-альных элементов, их связей придают системе управления устой-чивость, стабильность .

Требование эффективности управления в системе необходи-мо приводит в процессе анализа к постановке и разработке сис-темы целей, направленности связей, поведения. В частности, во многих случаях возникает проблема соотношения функциониро-вания и развития, стабильности и инноваций. В каждой системе управления существует два вида целей: внутренние (корпоратив-ные) и внешние - производство товаров, оказание услуг и т.д. В связи с этим необходимо осуществить координацию между ви-дами целей, т. е. установить приоритет и установить субордина-цию в каждом виде отдельно. Управление деятельностью и ее ор-ганизация обязательно должны быть «целесообразны».

Целеполагание имеет своим продолжением постановку за-дач - формулирование ранее поставленных целей и подцелей в конкретных условиях, в которых существует и предполагает развиваться организация.

Концептуальный подход предполагает предварительную разра-ботку концепции исследования, т. е. комплекса ключевых поло-жений, определяющих общую направленность, архитектонику и преемственность исследования.

Подход может быть эмпирическим, прагматическим и науч-ным.

Эмпирический подход в основном опирается на опыт, прагма-тический - на задачи получения ближайшего результата. Наибо-лее эффективным является, конечно, научный подход, который характеризуется научной постановкой целей исследования и ис-пользованием научного аппарата в его проведении.

Проблема формулируется разными способами. Это может быть просто констатация объекта исследования в терминах его названия или специфики. Например, персонал управления, мо-тивация производительной деятельности и пр. Но такая поста-новка проблемы не всегда способствует концентрации внимания на противоречии, отражающем ее особенность и суть.

Постановка проблемы посредством вопроса способствует бо-лее точному представлению о ее содержании, потому что вопрос представляет собой форму мышления, ориентированную на получение конкретного ответа в виде суждений. Суждение, вывод любого исследования можно рассматривать как полученный от-вет на некоторый вопрос. Примерами исследовательских вопро-сов и их конструкций могут быть следующие:

Как отражает система управления потребности и условия раз-вития организации?

Почему организация теряет позиции в конкурентной борьбе?

Где найти дополнительные ресурсы для завершения проекта?

Как разработать стратегию?

Практические результаты исследования системы управления - это, как правило, рекомендации по изменению тех или иных сто-рон ее функционирования, повышению качества управленче-ской деятельности менеджера и всего персонала управления. Эти рекомендации могут быть социально-психологического, эконо-мического, организационного содержания, они могут относиться к области информационного обеспечения управления, мотива-ции управления, изменения условий деятельности, учета допол-нительных факторов развития фирмы, качества деятельности, оценки тенденций развития, конкурентоспособности и пр. Ре-зультаты исследования - это возможности, которые позволяют повысить эффективность управления и обеспечить устойчивое и перспективное развитие организации.

Разумеется, исследование имеет и теоретические результа-ты - осмысление проблемы, выявление закономерностей функ-ционирования и развития, концепции управления системой в определенных условиях, заданных уже не с позиции конкрет-ной ситуации, а категориально. В зависимости от глубины про-никновения в суть проблемы и уровня обобщения теоретических результатов возникает возможность существенно расширить и практические результаты, решить важную народно-хозяйствен-ную проблему, обеспечить возможность для тиражирования но-вого опыта управления.

Всякое исследование требует определенного ресурсного обес-печения. Без необходимых ресурсов (человеческих, информаци-онных, финансово-экономических, технических) невозможно провести современное исследование (а тем более невозможно ре-ализовать его выводы на практике). Поэтому важной проблемой исследования систем управления является выделение ресурсов, необходимых для его проведения и воплощения в жизнь.

Арендный блок

Определение эффективности.

Эффективность – это определение или нахождение вариантов проведения исследования, который кратчайшим путем ведет к успеху, т.е. характеризует целесообразность выполнения работ.

Под эффективностью в исследовании систем управления понимают соотношение показателей результатов исследовательских работ (или степень достижения целей исследования) и затрат ресурсов (финансовых, человеческих, временных) на его проведение.

Характеристика групп факторов эффективности ИСУ: исследовательский потенциал (методологическая готовность, наличие и структура ресурсов, организационные возможности), принципы потенциала использования.

Все факторы, характеризующие исследовательский потенциал управления, можно структурировать по трем группам: факторы методологической готовности, факторы наличия и структуры ресурсов и факторы организационных возможностей.

Методологическая готовность проявляется в наличии цели и миссии исследования. Здесь большое значение имеют интеграционные свойства цели, ее обоснованность, научный подход к формулированию и постановке, понимание и принятие цели исследовательской группой или всем коллективом фирмы. Миссия исследования рассматривается как доминанта его проведения, обеспечивающая последовательное движение к цели. Она помогает выбрать ограничения в движении к цели и приоритеты на каждом из этапов этого движения. Миссия должна отвечать на вопрос: зачем проводить исследования, реально ли достижение цели?

Методологическая готовность определяется также концепцией развития фирмы, разработанной с учетом цели и миссии. Это комплекс положений, отражающих тенденции развития фирмы. Концепция теснейшим образом связана с целью и миссией, ибо включает в себя и то и другое, кроме того, конкретизирует их, определяет ключевые положения программы исследования.

Эффективность многих видов исследования зависит от информационной базы его проведения. Чтобы видеть динамику процессов развития, проводить сравнительный анализ, определять тенденции, выбирать наиболее удачные решения, надо иметь необходимое количество накопленной информации. Эта потребность мотивирует систематическое проведение исследования.

Невозможно провести исследование, не пользуясь той или иной методикой моделирования и оценок процессов или явлений. Но методики бывают различными. Какими именно пользуются исследователи или менеджер, как разрабатываются собственные методики – все это тоже характеризует методологический потенциал исследования.

Наконец, следует указать на возможности использования необходимых методов исследования. Эти возможности определяются их доступностью, наличием соответствующих технических средств, квалификацией исследователей.

Факторы методологической готовности действуют не только в определенном наборе и совокупности, но и в их соотношении и системности.

Следующая группа факторов исследовательского потенциала – наличие, структура и использование ресурсов.

Любое исследование нуждается в ресурсах. Необходимы ресурсы персонала, экономические, материально-технические, информационные, ресурсы времени. Можно говорить и о фактологических ресурсах, которые отражают наличие необходимых фактов, возможностей их систематизации.

Ниже более подробно будет рассмотрено фактологическое обеспечение исследования и его отличие от информационного. Здесь лишь достаточно сказать, что информационные и фактологические ресурсы являются взаимодополняющими.

В исследовании необходимы различные ресурсы и в определенном их соотношении. Ресурсы могут и должны быть взаимозаменяемыми, но до определенных пределов.

Исследовательский потенциал управления включает организационные возможности его проведения. Они проявляются в наличии необходимой организационной культуры и типа организации. Важную роль играет также позитивный и негативный организационный опыт, позволяющий успешно выбирать тип организации и организовать исследование.

Всякая организация имеет определенную инфраструктуру, которая также влияет на проведение исследования.

Следует здесь назвать и такой фактор, как интеллектуальный потенциал менеджера или исследователя. Его можно отнести и к ресурсам, и к методологической готовности, но он играет важную роль и в реализации организационных возможностей. Организация исследования – это организация интеллектуальной деятельности, и ее успех в значительной мере определяется интеллектуальным потенциалом исследователя.

Принципы определения эффективности: целевая направленность; комплексный подход; сопоставимость результатов; учет и анализ затрат на проведение исследования.

Определение эффективности исследования системы управления необходимо проводить по соответствующим правилам (принципам):

принцип целевой направленности;

принцип обязательного учета и анализа затрат на проведение исследования;

принцип комплексного подхода;

принцип сопоставимости результатов.

Основные виды эффектов: экономические; социальные; экологические; научно-технические.Эффект может быть как практическим, так и научным.

Научный эффект исследования - это результат исследовательской работы, определяемый в виде новых прибавочных знаний.

Практический эффект исследования - это результат исследовательской работы, оцениваемый как разность между достигнутым результатом и

затратами на его достижение.

Виды практических эффектов:

экономические (прибыль от внедрения изобретений; улучшение использования ресурсов - например, повышение производительности труда; уменьшение потерь от брака продукции и др.);

социальные (повышение степени удовлетворения потребностей работников; рост квалификационного уровня персонала; повышение безопасности продукции и услуг и др.);

экологические (уменьшение загрязнения окружающей среды - например, снижение выбросов в атмосферу вредных компонентов; уменьшение штрафов за нарушение экологических требований и др.);

Научно-технические (увеличение удельного веса новых прогрессивных технологий; рост количества зарегистрированных авторских свидетельств, научных публикаций и др.).

У нас самая большая информационная база в рунете, поэтому Вы всегда можете найти походите запросы

К данному материалу относятся разделы:

Стратегия предприятия, формирование стратегических целей предприятия

Виды стратегий: стратегии роста, развития, конкурентные стратегии

Стратегическое управление, стратегический потенциал организации

Инструменты выбора и обоснование стратегии

Типология управленческих решений

Модели и организация процесса разработки управленческого решения

Методы принятия решения

Приемы разработки и выбора управленческих решений в условиях неопределенности и риска

Подбор персонала и профориентация. Адаптация персонала

Подготовка, переподготовка и повышение квалификации персонала

Перемещения, работа с кадровым резервом, планирование деловой карьеры

Конфликты в коллективе

Сетевые технологии в управлении организацией

Информационные системы организации

Понятие и механизм антикризисного управления организации

Диагностика банкротства на предприятии

Зарубежная литература

Ответы по зарубежной литературе 18 - 19 ст.. Западноевропейский, немецкий, английский, французский романтизм. Концепции романтического искусства. Реалистические школы.

Руководство пользователя по дисциплине: «Информационные технологии управления»

Требования к программному обеспечению, квалификация пользователя для применения базы Описание базы данных Связи интерактивных таблиц

Рецензия на дипломный проект «Автоматизированные системы обработки информации и управления»

Рецензия по специальности 230103 «Автоматизированные системы обработки информации и управления» Тема дипломного проекта «Совершенствование информационной системы для управления торговой деятельности ЗАО «Фуд Трэйд».

Культура речи и стилистика

Лекции по культуре речи и стилистика. Предмет и задачи культуры речи. Языковая норма, её роль в становлении и функционировании литературного языка. Нормы современного русского литературного языка и речевые ошибки. Функциональные стили современного русского литературного языка. Научный стиль. Официально-деловой функциональный стиль. Основы риторики. Основы полемического мастерства.

Договірні взаємовідносини і партнерські зв"язки у підприємництві

Сутність і значення партнерських зв"язків. 2.Регулювання правовідносин у сфері підприємницька діяльність. 3.Загальна характеристика підприємницьких договорів. 4.Типовий зміст, специфічні і загальні умови договору. 5.Порядок укладання договорів