Моделирование и экспериментирование как методы решения управленческих проблем. Принцип делегирования полномочий. Контрольные вопросы и задания
Принятие управленческого решения - важнейший этап управленческой деятельности, реализации управленческих отношений и лидерских способностей каждого управленца. Итогом управленческой и организационной работы является управленческое решение.
Решение представляет собой такой акт органов управления или руководителя, в котором не только поставлена цель, но и сформулирован ряд задач, предусмотрены исполнители, выделены ресурсы (трудовые, материальные, финансовые), закреплена ответственность.
Решение принимается в тех случаях, когда выявлена проблемная ситуация. Последняя всесторонне исследована, определены причины и условия ее возникновения, собрана необходимая информация, найден ключ решения, оценены возможные последствия в изменении качества жизни людей и т. п. При подготовке решения выявляются те ограничения, в рамках которых реализуется цель, начинают решаться поставленные задачи. Эти ограничения могут быть внутренними (квалификация людей, наличие ресурсов, качество информации) и внешние (связи с внешним миром, связи с поставщиками, наличие инвесторов и т. п.).
В зависимости от того, в какой степени знаком с ситуацией субъект управления, принимающий решение, различают решения:
Уверенности (детерминистские решения, когда известна ситуация и имеющие в ней место причинные зависимости);
Риска (вероятностные решения, когда не известен хотя бы один из моментов, но известна и может быть подсчитана его или их вероятность, если такого рода случаи часто имеют место);
Неуверенности (стратегические решения, когда принимающему решение ни один из указанных моментов не известен).
М. Вудкок и Д. Френсис различают управленческие решения в зависимости от относительной трудности проблем, требующих решения. Они выделяют и рассматривают четыре уровня принятия решений, для каждого из которых требуются определенные управленческие навыки.
Уровень первый - рутинный. Принимая рутинные решения, руководитель ведет себя в соответствии с определенной программой, почти как компьютер, распознающий ситуации и поступающий заранее предсказуемым образом. Его главная функция в том, чтобы “почувствовать” и идентифицировать ситуации, а затем взять на себя ответственность за начало определенных действий.
Уровень второй - селективный. На этом уровне руководитель оценивает достоинства целого круга возможных решений и старается выбрать из некоторого числа хорошо отработанных альтернативных наборов действий те, которые лучше всего подходят к данной проблеме.
Уровень третий - адаптационный. На этом уровне руководитель ищет новое решение известной проблемы. Успех зависит от его личной инициативности и способности прорыва в неизвестное.
Уровень четвертый - инновационный. На этом уровне руководителю необходимо найти способы понимать совершенно неожиданные и непредсказуемые проблемы, решение которых зачастую требует развития в себе способности мыслить по-новому.
Л. Планкетт и Г. Хейл различают и описывают бинарные и многовариантные решения. Принятие бинарного решения предполагает выбор из двух возможных вариантов и, в частности, по схеме “да или нет”. Принятие многовариантного решения предполагает выбор более чем из двух возможных вариантов.
В научной литературе описываются также решения:
Альтернативно-условные (“я сделаю М, если будут условия С, но если будут условия Д, я сделаю Н”) и однозначные (“Я сделаю только М”);
Компромиссные (“я сделаю К, поскольку это не вызовет такой бурной реакции со стороны X, как мое действие М”) и бескомпромиссные;
Перестраховочные и смелые;
Перспективные (касаются определения человеком или группой направления деятельности) и текущие (принимаемые по поводу изменения условий в рамках выработанного направления).
Чтобы квалифицированно принимать решения, человек должен обладать определенными личностно-деловыми качествами.
Исследования показывают, что есть руководители, которые, обладая этими качествами, не владеют искусством принимать решения. В связи с этим представляют интерес те психологические условия, соблюдение которых позволяет преодолеть этот недостаток:
Прогностическое воспроизведение путей решения стоящих задач, соотнесение их с реальными условиями реализации;
Составление подробного информационного описания “слагаемых”, необходимых для принятия решения и возможных действий по его реализации;
Умелое оперирование своими знаниями, постоянное использование профессионального опыта и интуиции;
Активное подключение специалистов к разработке конкретных предложений по выработке решения, осуществление выбора наиболее обоснованных путей, осваивание этих идей под углом зрения своей концепции решения;
Основательная волевая подготовка, внутреннее преодоление “борьбы мотивов” в пользу принятия решения, которое меньше сопряжено с риском, обладание высоким чувством ответственности;
Критическая оценка эффективности путей реализации выработанного решения, “открытость” к новой информации, помогающей скорректировать принятое решение, а также к критическим замечаниям, преодоление желания в получении данных, подтверждающих правильность принятого решения, хотя обнаружено, что оно имеет ряд недостатков.
Процесс принятия решений состоит из нескольких стадий и шагов. Рассмотрим эти шаги применительно к 1) общей технологии решения проблем; 2) общей процедуре принятия решений; 3) процедуре принятия групповых решений.
Как ни парадоксально это выглядит, но любая процедура, применяемая при решении проблем, тем менее полезна, чем более четко ее придерживаться. При решении проблем вполне можно работать последовательно, и каждый шаг этой работы можно четко определить. Если не удается эффективно решать проблемы, вероятно, вы неправильно действуете на одной или нескольких из следующих стадий.
Шаг первый - настройка. Первым делом необходимо оценить, понять, распределить проблемы, выявив, какие конкретно трудности в них имеются.
Шаг второй - цели. Цель должна быть определена ясно и конкретно, понятна для всех вовлеченных в работу еще до ее начала.
Шаг третий - критерий успеха. Полезно знать, как измерить удачность ваших действий. Иногда критерий их оценки может включаться в изложение целей. Если же это не так, вам необходимо отыскать способ объективной оценки ваших действий.
Шаг четвертый - информация. До того, как будет найдено решение проблемы, ее необходимо глубоко понять. Для этого собирается необходимая информация. Как только она собрана, можно приступать к выполнению разных способов действия. Возможные альтернативы должны быть ясно определены для оценки их сильных сторон и слабостей.
Шаг пятый - планирование. Стадия планирования начинается с принятия решения о том, что должно быть сделано. Сотрудники должны четко представить себе общий план и конкретные практические шаги, которые следует предпринять.
Шаг шестой - действия. На этом этапе начинается практическая работа по реализации плана.
Шаг седьмой - анализ действий для их улучшения. Люди учатся на результатах своих действий, оценивая характеристики успешной работы и пытаясь установить причины неудач. Без такой обратной связи мало шансов на изменения и развитие - вы будете просто ходить по кругу.
2. Решения классифицируются по различным основаниям:
В зависимости от знакомства с ситуацией субъекта, принимающего решение;
От трудности решаемой проблемы;
От числа имеющихся альтернативных решений;
От профессиональных и личностных качеств управленца и др.
Наука о принятии решений пока еще очень молода. Исследователи только начинают понимать, как мозг принимает решения. Один из недостатков эмоций заключается в том, что они содержат несколько устаревших инстинктов, которые для современной жизни уже не годятся. Единственный способ защититься от этих недостатков - тренировать рассудок и проверять свои чувства с помощью небольших арифметических выкладок. Можно выделить несколько общих принципов, которые помогут вам принимать лучшие решения.
Наука о принятии решений пока еще очень молода. Исследователи только начинают понимать, как мозг принимает решения. Тем не менее, даже находясь у самых истоков этой новой науки, можно выделить несколько общих принципов, которые помогут вам принимать лучшие решения.
1. Даже простые проблемы требуют размышлений . Для мозга не существует четкой границы, отделяющей простые вопросы от сложных или математические задачи от загадок. Некоторые ученые уверены, что любая задача с более чем четырьмя отдельными переменными требует от мозга напряженной работы. Другие полагают, что человек в любой конкретный момент может сознательно обрабатывать от пяти до девяти единиц информации. С практикой и опытом этот диапазон может быть немного расширен. Но в целом префронтальная кора является строго ограниченным механизмом. Если наше эмоциональное мышление - это модный ноутбук, наполненный работающими параллельно микропроцессорами, то рациональное мышление - это старомодный калькулятор.
Вместе с тем калькулятор все еще может быть крайне полезен. Один из недостатков эмоций заключается в том, что они содержат несколько устаревших инстинктов , которые для современной жизни уже не годятся. Именно поэтому мы легко поддаемся на соблазн игровых автоматов или кредитных карт. Единственный способ защититься от этих недостатков - тренировать рассудок и проверять свои чувства с помощью небольших арифметических выкладок.
Конечно, не всегда можно легко определить наиболее простое решение. Выбор сортов клубничного варенья или хлопьев для завтрака может показаться простой задачей, хотя на самом деле он на удивление сложен, особенно когда в обычном супермаркете представлены десятки видов каждого их этих продуктов. Как же определить рациональное решение таких задач? Лучший способ - это спросить себя, можно ли это решение в точности сформулировать с помощью чисел . Например, большинство видов варенья схожи по вкусу, поэтому вы мало потеряете при сортировке их по цене. В этом случае лучшим выбором при прочих равных условиях может стать наиболее дешевое варенье. Позвольте рациональному мозгу взять верх (эмоциональный мозг может быть введен в заблуждение стильной упаковкой или другой несущественной деталью). Эту же стратегию можно применить к любой другой области, где детали продукта не особенно важны. В таких ситуациях не тратьтесь на товары, продающиеся по завышенной цене и не стоящие своих денег. Если решение не так уж важно, префронтальная кора должна потратить время на тщательную оценку и анализ возможных вариантов.
С другой стороны, когда речь идет о важных решениях, касающихся сложных вещей - например, мебели, машин или квартир, - классификация по одной лишь цене исключит множество важной информации . Возможно, самый дешевый диван на самом деле низкого качества, или, может быть, вам не нравится его внешний вид. И стоит ли на самом деле выбирать квартиру или машину, основываясь лишь на одной переменной, будь это месячная оплата или число лошадиных сил? Когда вы просите префронтальную кору принимать решения такого типа, она неизменно ошибается. В результате вы окажетесь с некрасивым диваном в не подходящей вам квартире. Это может показаться вам странным, но в этом есть научный смысл: думайте меньше о тех вещах, которые вас сильно заботят. Не бойтесь позволить своим эмоциям сделать выбор.
2. Новые проблемы также требуют размышлений . Перед тем как доверить решение нового вопроса своему эмоциональному мышлению, спросите себя: как ваш прошлый опыт помогает вам решать эту конкретную проблему? Эти чувства происходят из вашего прежнего опыта или это просто необдуманные эмоциональные порывы?
Если проблема действительно беспрецедентна, эмоциям вас не спасти. Остановитесь, подумайте и позвольте вашей памяти взяться за дело. Единственный выход из уникальных неприятностей - найти творческое решение. Для таких озарений требуются хорошо натренированные нейроны в префронтальной коре.
Однако это не означает, что наш эмоциональный мозг не имеет к этому совсем никакого отношения. Марк Юнг-Биман, изучающий нейробиологию интуиции, доказал, что люди в хорошем настроении лучше решают требующие интуиции сложные задачи, чем те, кто раздражен или расстроен. Веселые люди решают на 20% больше головоломок, чем грустные. Он предположил, что причина этого в том, что отвечающие за верховный контроль области мозга (префронтальная кора и передняя поясничная кора (ППК)), не заняты управлением эмоциональной жизнью человека. Они не переживают из-за ваших расстройств, а значит могут спокойно решать поставленную перед ними задачу. В результате рациональный мозг может сосредоточиться на необходимых вам задачах - на поиске решения для беспрецедентной ситуации, в которой вы оказались.
3. Обратите неопределенность себе на пользу . Сложные проблемы редко имеют простые решения. Упрощая ситуацию, мы рискуем попасть в опасную ловушку уверенности: мы так уверены в своей правоте, что не обращаем внимания на те факты, которые противоречат сделанному выводу. Конечно, не всегда есть время на длительные когнитивные дебаты. Но, если это возможно, необходимо растянуть процесс принятия решения. Плохие решения принимаются тогда, когда мы резко обрываем свои ментальные дебаты, когда нейронный спор искусственно заканчивают с помощью быстрого согласия.
Существуют два простых способа сделать так, чтобы ложная уверенность никогда не влияла на наше мнение. Во-первых, всегда учитывать конкурирующие гипотезы . Заставляя себя смотреть на факты с другой позиции или точки зрения, часто обнаруживаешь, что наши убеждения основаны на довольно шатком фундаменте. Выступайте в роли собственного адвоката дьявола.
Во-вторых, нужно постоянно напоминать себе о том, чего мы не знаем . Даже лучшие модели и теории могут быть сметены совершенно непредсказуемыми событиями. Забывая, что в наших знаниях существуют пробелы, мы рискуем нарваться на неприятный сюрприз. Колин Пауэлл совершил ряд ошибок во время подготовки к войне в Ираке, однако его совет сотрудникам разведки был крайне мудрым с психологической точки зрения. «Расскажите мне, что вы знаете, - сказал он своим советникам, - затем расскажите, чего вы не знаете, и только после этого вы можете мне сказать, что вы думаете. Никогда не смешивайте эти три области».
4. Вам известно больше, чем вы знаете . Один из парадоксов человеческого мозга заключается в том, что он сам себя не очень хорошо знает. Сознательный мозг несведущ о своих собственных основах и слеп ко всей нервной деятельности, происходящей за пределами префронтальной коры. Вот почему у людей есть эмоции: это мудрость бессознательного, внутренние представления обо всей той информации, которую мы обрабатываем, но не воспринимаем.
На протяжении большей части человеческой истории значение эмоций недооценивалось, потому что их было сложно анализировать - у них не было причин, оправданий или объяснений. Как предупреждал Ницше, хуже всего мы часто знаем то, что находится к нам ближе всего. Теперь благодаря инструментам современной нейробиологии, мы смогли увидеть, что у эмоций есть своя собственная логика. Колебания дофамина помогают следить за реальностью, предупреждая нас обо всех неявных шаблонах, которые мы не в состоянии сознательно обнаружить. Различные эмоциональные области оценивают различные стороны мира: например, островок Рейля (insula) определяет ценность товара (если мы не платим с помощью кредитной карты).
Эмоциональный мозг особенно полезен, когда мы принимаем сложные решения. Его огромная вычислительная мощность - способность одновременно обрабатывать миллионы единиц информации - гарантирует, что при оценке разных вариантов вы сможете проанализировать все релевантные данные. Загадки расчленяются на более простые элементы, которыми легче оперировать, а затем они переводятся в практичные чувства.
Эти эмоции так разумны потому что мы научились извлекать опыт из наших ошибок. Вы постоянно извлекаете пользу из своего опыта, даже если вы сознательно не отдаете себе в этом отчета. Неважно, в чем вы специализируетесь - в нардах или Ближнем Востоке, гольфе или программировании: мозг всегда учится одним и тем же способом, накапливая мудрость через ошибки .
Этот кропотливый процесс нельзя сократить или оптимизировать: чтобы стать экспертом, требуются время и практика. Однако как только вы приобрели определенный опыт в какой-то области, совершив необходимые для этого ошибки, важно начать доверять своим эмоциям в процессе принятия решений в этой области. В конце концов, именно чувства , а не префронтальная кора, овладевают мудростью опыта. Эти тонкие сигналы, которые мы получаем от мозга, свидетельствуют о том, что наш мозг научился понимать данную ситуацию. Он научился анализировать практические аспекты окружающего мира таким образом,что вы понимаете, что нужно делать. Чрезмерно анализируя эти экспертные решения, вы парализуете свои способности к действию.
Это вовсе не означает, что следует всегда доверять эмоциональному мышлению. Иногда оно бывает импульсивно и близоруко. Иногда оно может быть чрезмерно чувствительно к шаблонам и стереотипам (именно поэтому люди теряют так много денег на игровых автоматах). Однако всегда полезно принимать свои эмоции во внимание: думать о том, почему вы чувствуете то, что чувствуете. Другими словами, ведите себя как маркетолог, внимательно анализирующий реакции фокус-группы. Даже если вы решили проигнорировать свои эмоции, они все равно остаются ценным источником данных.
5. Думайте о мышлении . Какое бы решение вы ни принимали, всегда отдавайте себе отчет в том, к какому типу мышления оно относится и какого мыслительного процесса оно требует. Здесь не имеет значения, выбираете ли вы между политическими кандидатами, товарами на полке или играете в покер. Лучший способ убедиться в том, что вы должным образом используете свой мозг, - это изучить его методы работы, прислушиваясь к различным аргументам, возникающим у вас в голове.
Почему думать о своих мыслях так важно? Во-первых, это помогает нам не совершать глупых ошибок. Вы сможете принять гораздо более взвешенное решение, если будете помнить о том, что мозг относится к потерям и к выигрышам по-разному. Вы также купите себе лучшую недвижимость, если будете помнить о том, что количество затраченного на раздумья времени не гарантирует выбора лучшего варианта. Разум полон недостатков, но их можно нейтрализовать. Нет никакого секретного рецепта принятия лучших решений. Есть только бдительность и желание избежать тех ошибок, которых можно избежать.
Конечно, даже наиболее внимательные и разумные люди все равно могут совершать ошибки. Самые внимательные и точные исследователи также не застрахованы от неточностей. Однако люди, которые принимают наилучшие решения, не позволяют этим несовершенствам парализовать их деятельность. Вместо этого они учатся на своих ошибках и полны решимости извлечь полезный опыт из того, что пошло не так. Они думают о том, что можно было сделать по-другому, чтобы в следующий раз их нейроны знали, как правильно поступить. Вот это и является наиболее поразительной особенностью человеческого мозга: он способен к самосовершенствованию. У всех у нас есть возможность завтра принимать лучшие решения, чем сегодня.
Управленческое решение представляется как социальный акт, направленный на разрешение проблемной ситуации. Принятие решений - один из основных и наиболее ответственных видов деятельности менеджера, поскольку от правильности и своевременности управленческих решений зависит эффективность управления, а следовательно, и эффективность работы гостиницы.
Необходимость принятия решений возникает на всех этапах процесса управления и связана с различными аспектами управленческого труда. И хотя каждый из нас в течение дня принимает десятки решений (где пообедать? что купить? и т.д.), принятие управленческих решений существенно отличается от решений, принимаемых в повседневной частной жизни.
Для менеджера принятие решений - постоянная и ответственная работа. Необходимость принятия решений сопровождает все, что делает руководитель гостиницы любого уровня. Поскольку принятые решения касаются не только менеджера, но и других людей и во многих случаях - всей гостиницы, понимание природы и сути этого процесса чрезвычайно важно для каждого, кто хочет добиться успеха в области управления.
Одним из показателей успешной деятельности менеджера является его способность принимать правильные решения. Так как менеджеры выполняют четыре функции управления, они реально имеют дело с постоянным потоком решений по каждой из них, то есть планированию, организации, мотивации и контролю. Выработка и принятие решений - это творческий процесс в деятельности руководителей. Он включает в себя стадии:
1) выработку и постановку цели;
2) изучение проблемы;
3) выбор и обоснование критериев эффективности и возможных последствий принимаемых решений;
4) рассмотрение вариантов решений;
5) выбор и окончательное формулирование решения;
6) принятие решения;
7) доведение решений до исполнителей;
8) контроль за выполнением решений.
В итоге управленческое решение представляется как результат управленческой деятельности. Управленческое решение рассматривают как основной вид управленческого труда, совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и логически последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач.
Решения можно классифицировать по разным признакам. Однако определяющим моментом являются условия, в которых принимается решение. Обычно решения принимаются или в обстановке определенности, или в обстановке риска (неопределенности).
В условиях определенности менеджер более или менее уверен в результатах каждого решения. В обстановке риска (неопределенности) максимум, что может сделать менеджер, - определить вероятность успеха для каждого варианта решения.
Существуют и другие критерии классификации управленческих решений:
По сроку действия последствий решения: долго-, средне- и краткосрочные решения;
По частоте принятия: одноразовые (случайные) и повторяющиеся;
По широте охвата: общие (касающиеся всех сотрудников) и узкоспециализированные;
По форме подготовки: единоличные, групповые и коллективные;
По сложности: простые и сложные;
По жесткости регламентации: контурные, структурированные и алгоритмические. Контурные решения лишь приблизительно обозначают схему действия подчиненных и дают им широкий простор для выбора приемов и методов реализации решений. Структурированные решения предполагают жесткое регламентирование действий подчиненных. Инициатива же с их стороны может проявляться лишь в решении второстепенных вопросов. Алгоритмические решения предельно жестко регламентируют деятельность подчиненных и практически исключают их инициативу.
Определенный интерес представляет классификация управленческих решений, данная М.Месконом, М.Альбертом и Ф.Хедоури, которые выделяют организационные, интуитивные и рациональные решения. Организационное решение - это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью. Цель организационного решения - движение к поставленным перед организацией задачам.
Организационные решения можно разделить на две группы: запрограммированные и незапрограммированные. В запрограммированном решении число альтернатив ограничено и выбор должен быть сделан в пределах направлений, заданных организацией. Незапрограммированные решения принимаются в новых ситуациях. Они внутренне не структурированы или сопряжены с неизвестными факторами. К числу незапрограммированных можно отнести решения по выбору цели организации, улучшения продукции, усовершенствования структуры и т.п. На практике немногие управленческие решения оказываются запрограммированными или незапрограммированными в чистом виде.
По существу, процесс принятия организационных решений очень тесно связан с процессом управления организацией в целом.
Интуитивные решения принимаются менеджером по интуиции ("на глазок"). К ним склонны, как правило, менеджеры с большим стажем управленческой работы.
Рациональное решение отличается тем, что не зависит от опыта и стажа работы менеджера. В его основе лежит глубокий анализ и синтез всех явлений и процессов, происходящих в гостиничной индустрии.
Применительно к гостиничному комплексу можно выделить следующие критерии классификации управленческих решений:
1) степень структурированности (незапрограммированные и запрограммированные);
3) количество лиц, участвующих в принятии решения (групповые и индивидуальные);
4) уровень управления (высший, средний, низший);
5) количество целей (одноцелевые и многоцелевые).
Содержание процесса принятия решения зависит прежде всего от сложности возникшей проблемной ситуации. К примеру, не вызовет проблемы, если внезапно заболел сотрудник, которому имеется равноценная замена, но сложной проблема окажется, если на рынке гостиничных услуг изменилась маркетинговая ситуация. В любом случае в процессе принятия решения менеджеру необходимо дать ответы на следующие вопросы: Что делать? Как делать? Кому поручить работу? Каковы сроки ее исполнения? Для кого делать? Где делать? Что это даст?
Вопросы о том, сколько и какие стадии должен пройти процесс принятия решений, каково конкретное содержание каждой из них, спорные, и решаются менеджерами по-разному. Это зависит от квалификации руководителя, ситуации, стиля руководства и культуры организации. Важно, чтобы каждый менеджер понимал сильные стороны и ограничения каждого подхода и процедуры принятия решения и с учетом ситуации, а также собственного стиля управления умел выбрать лучший вариант.
При принятии любого, даже самого простого, решения требуются соответствующие затраты (материальные, социальные и др.). Поэтому менеджер должен прежде всего определиться: нужно ли принимать решение или можно обойтись советом, пожеланием и т.д.
Классический же подход к принятию управленческого решения состоит в соблюдении определенной процедуры и выполнении обязательных действий:
1) определение проблемы;
2) выявление ограничений и определение альтернатив;
3) принятие решения;
4) реализация решения;
5) контроль за исполнением.
Определение проблемы. У истоков любого решения находится проблемная ситуация, требующая своего разрешения. Задача менеджера на этом этапе состоит в анализе проблемной ситуации, то есть в определении симптома "болезни", изучении положения дел и целей, предварительной формулировке критериев решения. Таким образом, процесс определения проблемы состоит в ее обнаружении и оценке.
Обнаружение проблемы - осознание того, что возникло отклонение от первоначально установленных планов. Менеджер может узнать о существовании проблемы из личного обзора и анализа информации, общественного мнения, мнения других менеджеров и подчиненных.
Оценка проблемы - установление ее масштабов и природы. Определение масштаба проблемы не есть нахождение ее причины и источника. Речь идет лишь об оценке средств для ее решения и степени ее серьезности.
Выявление ограничений и определение альтернатив. Причиной возникновения проблемы могут быть находящиеся вне организации силы (внешняя среда), которые менеджер не может изменить. Ограничения такого рода сужают возможности принятия оптимальных решений, поэтому необходимо определить их источник и суть и наметить возможные действия, устраняющие причины этой проблемы. Поиску альтернатив должен предшествовать этап определения критериев успешного решения, это исключит в будущем ошибки в принятых решениях.
Принятие решения. На этой стадии разрабатываются варианты решения, дается их оценка и отбирается альтернатива с наиболее благоприятными общими последствиями. Речь идет о сравнении достоинств и недостатков каждого варианта решения. Менеджер должен ответить на вопросы: Какова эффективность (экономическая и социальная) решения? Имеется ли внутреннее согласие подчиненного выполнить данное решение? Каковы последствия?
Реализация решения. Процесс не заканчивается выбором варианта решения, потому как для достижения конечных целей принятое решение должно быть реализовано. На стадии реализации принимаются меры по конкретизации решения и доведению его до исполнителей. Необходимо разработать план реализации управленческого решения, в котором предусмотреть, кто, когда, где и какими средствами должен решить проблему.
Контроль за исполнением решения. Даже после того, как решение введено в действие, процесс его принятия не может считаться полностью завершенным, так как нужно получить информацию о том, по плану ли происходит реализация принятого управленческого решения. В процессе контроля выявляются отклонения и вносятся поправки, помогающие реализовать решение полностью. С помощью контроля устанавливается обратная связь между управляющей и управляемой системами.
Все методы принятия управленческих решений можно разделить на:
Неформальные (эвристические),
Коллективные,
Количественные.
Неформальные (эвристические) методы принятия решений. Это совокупность приемов и методики выбора оптимальных решений руководителем, теоретическое сравнение альтернатив с учетом накопленного опыта. Неформальные методы базируются в основном на интуиции менеджера. Их преимущество в том, что они принимаются оперативно; недостатком же является то, что интуиция может иногда подвести менеджера.
Коллективные методы обсуждения и принятия решений. Основным моментом в процессе коллективной работы над реализацией управленческих решений является определение круга лиц - участников данной процедуры. Чаще всего это временный коллектив, в состав которого включаются и руководители, и исполнители. Главными критериями формирования такой группы являются компетентность, способность решать творческие задачи, конструктивность мышления и коммуникабельность. Коллективные формы групповой работы могут быть разными: заседание, совещание, работа в комиссии и т.п. Наиболее распространен такой метод коллективной подготовки управленческих решений, как "мозговой штурм", или "мозговая атака" (совместное генерирование новых идей и последующее принятие решений). Если предстоит решить сложную проблему, собирается группа людей, которые предлагают любые решения определенной проблемы. Основное условие "мозгового штурма" - создание обстановки, максимально благоприятной для свободного генерирования идей. Чтобы этого добиться, запрещается опровергать или критиковать идею, какой бы на первый взгляд фантастической она ни была. Все идеи записываются, а затем анализируются специалистами (рис. 7.1).
Рис. 7.1. Основная структура метода "мозговой атаки"
Примером коллективного принятия решений может служить метод Дельфы, получивший название от греческого города, прославившегося жившими там мудрецами - предсказателями будущего. Метод Дельфы - многотуровая процедура анкетирования. После каждого тура данные анкетирования дорабатываются и полученные результаты сообщаются экспертам с указанием расположения оценок. Первый тур анкетирования проводится без аргументации, во втором отличающийся от других ответ подлежит аргументации или же эксперт может изменить оценку. После стабилизации оценок опрос прекращается и принимается предложенное экспертами или скорректированное решение.
Существует еще японская (кольцевая) система принятия решений - "кингисё", суть которой состоит в том, что на рассмотрение готовится проект новшества. Он передается для обсуждения лицам по списку, составленному руководителем. Каждый должен рассмотреть предлагаемое решение и дать свои замечания в письменном виде. После этого проводится совещание. Как правило, приглашаются те специалисты, чье мнение руководителю не совсем ясно. Эксперты выбирают свое решение в соответствии с индивидуальными предпочтениями. И если они не совпадают, то определяют вектор предпочтений с помощью одного из следующих принципов:
б) диктатора - за основу берется мнение одного лица. Этот принцип характерен для военных организаций, а также для принятия решений в чрезвычайных обстоятельствах;
в) принцип Курно используется в том случае, когда коалиций нет, то есть предлагается число решений, равное числу экспертов. В этом случае необходимо найти такое решение, которое отвечало бы требованию индивидуальной рациональности без ущемления интересов каждого в отдельности;
г) принцип Парето используется при принятии решений, когда все эксперты образуют единое целое, одну коалицию. В этом случае оптимальным будет такое решение, которое невыгодно менять сразу всем членам группы, поскольку оно объединяет их в достижении общей цели;
д) принцип Эджворта используется в том случае, если группа состоит из нескольких коалиций, каждой из которых невыгодно отменять свое решение. Зная предпочтения коалиций, можно принять оптимальное решение, не нанося ущерба друг другу.
Количественные методы принятия решений. В основе лежит научно-практический подход, предполагающий выбор оптимальных решений путем обработки (с помощью компьютера) больших массивов информации.
В зависимости от типа математических функций, положенных в основу моделей, различают:
а) линейное моделирование, при котором используются линейные зависимости;
б) динамическое программирование, позволяющее вводить дополнительные переменные в процесс решения задач;
в) вероятностные и статистические модели, реализуемые в методах теории массового обслуживания;
г) теория игр - моделирование таких ситуаций, принятие решения в которых должно учитывать несовпадение интересов различных подразделений;
д) имитационные модели позволяют экспериментально проверить реализацию решений, изменить исходные предпосылки, уточнить требования к ним.
В решениях всегда отражается личность того, кто их принимает. С этой стороны интересен личностный профиль управленческого решения, то есть та совокупность индивидуальных особенностей руководителя, которую несут с собой его решения к исполнителям.
В науке выделены следующие разновидности личностных профилей решений.
Решения уравновешенного типа свойственны людям, которые приступают к проблеме с уже сформулированной исходной идеей, возникшей в результате предварительного анализа условий и требований задачи. Уравновешенность проявляется в том, что выдвижение гипотез и их проверка одинаково привлекают внимание человека. Подобная тактика принятия решений наиболее продуктивна.
Импульсивные решения характерны для людей, у которых процесс построения гипотез резко преобладает над действиями по их проверке и уточнению. Такой человек относительно легко генерирует идеи, но мало заботится об их оценке. Это приводит к тому, что процесс принятия решений проходит скачкообразно, минуя этап обоснования и проверки. В практической работе импульсивность решений может привести к тому, что руководитель будет стремиться внедрить в жизнь решения, которые недостаточно осмыслены и обоснованы.
Инертные решения - результат очень неуверенного и осторожного поиска. После появления исходной гипотезы ее уточнение идет крайне медленно. Оценки сверхкритичны, каждый свой шаг человек проверяет неоднократно. Это ведет к растягиванию процесса принятия решений во времени.
Рискованные решения напоминают импульсивные, но отличаются от них некоторыми особенностями индивидуальной тактики. Если импульсивные решения перескакивают через этап обоснования гипотезы, то рискованные все же его не обходят, но к оценке человек приходит лишь после того, как обнаружена какая-то несообразность. В итоге, хотя и с опозданием, элементы построения гипотез и их проверки уравновешиваются.
Решения осторожного типа характеризуются особой тщательностью оценки гипотез, критичностью. Человек, прежде чем прийти к какому-либо выводу, совершает множество разнообразных подготовительных действий. Решениям осторожного типа присуща упреждающая оценка. Осторожные люди более чувствительны к отрицательным последствиям своих действий, чем к положительным. Их больше пугают ошибки, чем радуют успехи. Поэтому тактическая линия осторожных - избежать ошибок. Для импульсивных, например, характерна противоположная тактическая линия: они ориентируются на успех и менее чувствительны к неудачам.
Эффективным управленческое решение могут сделать:
Соблюдение иерархии в принятии решений;
Использование межфункциональных групп;
Использование прямых горизонтальных связей;
Централизация руководства.
Иерархия в принятии решений - делегирование полномочий по принятию решения ближе к тому уровню, на котором имеется больше необходимой информации и который непосредственно участвует в реализации принятого решения. В этом случае исполнителями решения являются сотрудники смежных уровней. Контакты с подчиненными, находящимися более чем на один иерархический уровень ниже (выше), не допускаются.
Использование целевых межфункциональных групп, члены которых отбираются из различных подразделений и уровней организации.
Использование непосредственных (прямых) горизонтальных связей. В данном случае (особенно на начальной стадии процесса принятия решения) сбор и обработка информации осуществляются без обращения к вышестоящему руководству. Такой подход способствует принятию решений в более короткие сроки и повышению ответственности за их выполнение.
Централизация руководства. Процесс принятия решения должен находиться в руках одного (общего) руководителя. В данном случае формируется иерархия в принятии решений, то есть каждый низший руководитель решает свои проблемы (принимает решения) с непосредственным руководством, а не с руководителем самого высокого уровня.
Как уже отмечалось, лучший вариант, когда решение выбирается благодаря последовательной оценке каждого из предлагаемых. При этом определяется, насколько каждый вариант решения обеспечивает достижение цели. Таким образом, решение должно отвечать требованиям, вытекающим из решаемой ситуации и целей организации, а именно:
Эффективности;
Экономичности;
Своевременности;
Обоснованности;
Реальности.
Решение должно быть эффективным, то есть наиболее полно обеспечивать достижение поставленной организацией цели.
Решение должно быть экономичным, то есть обеспечивать достижение поставленной цели с наименьшими затратами.
Своевременность решения означает не только нужный момент его принятия, но и своевременность достижения целей. Ведь когда решается проблема, события продолжают развиваться. Может получиться так, что прекрасная идея устареет и потеряет с течением времени смысл, хотя изначально она была хороша.
Исполнители должны быть убеждены, что решение обоснованно. В связи с этим нельзя путать фактическую обоснованность и ее восприятие исполнителями - понимание ими аргументов, побуждающих менеджера принять именно такое решение.
Решение должно быть реально осуществимым, то есть нельзя принимать нереальные, абстрактные решения. Такие решения вызывают досаду исполнителей, и в основе своей они неэффективны. Принятое решение должно соответствовать силам и средствам выполняющего его коллектива.
Особую роль в эффективности решений играют методы доведения принятых решений до исполнителей. Доведение решений до исполнителей начинается обычно с разделения на групповые и индивидуальные задания и подбора исполнителей. В результате каждый сотрудник получает конкретное задание, которое находится в прямой зависимости от его служебных обязанностей. Считается, что умение передать задачи исполнителям является главным источником эффективности принятого решения. В связи с этим выделяют четыре основные причины невыполнения решений:
Решение было недостаточно четко сформулировано менеджером;
Решение было ясно и четко сформулировано, однако исполнитель его плохо уяснил;
Решение четко сформулирована и исполнитель его хорошо уяснил, но у него не было необходимых условий и средств для его выполнения;
Решение было грамотно сформулировано, исполнитель его усвоил и имел все необходимые средства для его выполнения, но у него не было внутреннего согласия с вариантом решения, предложенным менеджером. Исполнитель в данном случае может иметь свой, более эффективный, по его мнению, вариант решения данной проблемы.
Таким образом, эффективность решения зависит не только от его оптимальности, но и от формы доведения его до исполнителей (оформления решений и личных качеств руководителей и исполнителей). Организация исполнения принятых руководством решений как специфическая деятельность менеджера предполагает то, что он держит в поле зрения решения, находит способ влиять на них, управляет ими. Команда - "приступить к исполнению решения!" - не может быть дана раньше, чем у руководителя не возникнет уверенности в том, что все звенья правильно поняли свои задачи и имеют все средства для их выполнения.
Главный смысл всей работы по доведению задач до исполнителей состоит в том, чтобы построить в сознании некий образ (технологию) будущей работы по выполнению управленческого решения. Первоначальное впечатление об этой работе формируется у исполнителя при получении и восприятии задания. После этого идея (модель задания) уточняется, обогащается посредством адаптации ее к реальным и объективным условиям внутренней и внешней среды. На этой основе и разрабатывается технология выполнения решения (идеальная модель деятельности исполнителя по выполнению задания менеджера). Для того чтобы модель деятельности исполнителя была выполнена в соответствии с первоначальной идеей менеджера, к ней (модели) предъявляют ряд требований:
Полнота модели;
Глубина отражения первоначальной идеи;
Стрессоустойчивость и прочность;
Гибкость модели;
Согласованность;
Ее мотивация.
Полнота модели решения описывает ее соответствие, с одной стороны, замыслу руководителя, его решению и поставленным им задачам, а с другой - содержанию, структуре и условиям исполнительской деятельности. Идеальным вариантом была бы такая полнота модели, при которой она развернута настолько, что еще до начала работы исполнитель мысленно может представить себе все тонкости предстоящей работы.
Точность модели необходима потому, что если задача ставится абстрактно - в общем виде, то она не выполняется вообще или выполняется формально. Система управления, в которой точность формирования оперативных моделей решения не стала законом, распадается.
Глубина отражения первоначальной модели характеризует оперативную модель с точки зрения представленности в ней всей динамики предстоящей деятельности.
Стрессоустойчивость и прочность модели предполагает способность исполнителя четко реализовать план действий, сложившийся в его сознании, в любых сложных ситуациях.
Гибкость модели - критерий, который как бы противоречит всем указанным выше. Очевидно, что абсолютно жесткий и "неподдающийся" образ может быть приемлем только в застывших и неизменных структурах, которых в природе и обществе нет и быть не может. Проблема в том, чтобы выбрать оптимальное соотношение между стабильностью (неподвижностью) и гибкостью модели.
Согласованность модели решения связана с тем, что исполнитель чаще всего выполняет свой этап работы в одиночку, поэтому его действия должны согласовываться по задачам, времени и месту с действиями других исполнителей.
Мотивация модели решения. Известно, что понимание решения и усвоение его идеальной модели не в полной мере обеспечивают должную мобилизацию всех резервов исполнителей, поэтому и нужно мотивировать их деятельность. Воздействие на мотивы, побуждающие исполнителей к проявлению активности, внутренней потребности для выполнения заданий, - основной смысл мобилизации трудового коллектива на выполнение принятых руководством решений.
Организовать исполнение решения - задача не из легких. Она требует знания людей, их возможностей, сил, средств и методов исполнения. Организация исполнения решений - это специфическая деятельность руководителя, завершающая управленческий цикл. И если на этапе подготовки и принятия решения руководитель оперирует идеальными отображениями предметов и явлений, то в процессе организации его исполнения он сталкивается с реальной ситуацией, которая чаще всего отличается от идеальной.
Недостаточно опытный руководитель, мысленно оперирующий вещами и событиями, привыкает к легкости манипулирования идеальными представлениями и неосознанно переносит эту легкость на реальную ситуацию. В результате такого менеджмента принимаемые им решения оказываются непосильными и на практике не выполняются. Здесь следует учитывать то обстоятельство, что руководитель организует не свою деятельность, а труд других людей. Это две разные вещи, ибо процесс исполнения решений также нужно организовывать. Исполнители должны получить четкую информацию о том, кто, где, когда и какими способами и средствами должен осуществлять действия, соответствующие принятому решению. Необходимо разработать план его реализации, которым предусматривается система мер, обеспечивающих достижение целей решения с минимальными издержками.
Одним из механизмов, обеспечивающих успешное выполнение решений, является установление и структуризация коммуникаций в фирме. Задача состоит в оптимальном построении структуры коммуникаций управленческих работников и исполнителей. Структуры таких коммуникационных сетей могут быть различными, а связи между передающей (коммутатором-руководителем) и воспроизводящей стороной (исполнителем) могут существенно различаться. В связи с этим можно выделить наиболее часто встречающиеся в организации коммуникации - цепочную, многосвязную, звездную и иерархическую (рис. 7.2).
При цепочной структуре коммуникаций (рис. 7.2, а) решение, передаваемое с одного конца на другой, становится известно всем исполнителям и всеми ими обсуждается Все связи в такой коммуникации одинаковы, а командный стиль руководства отсутствует. Такая структура взаимоотношений распадается, если нарушается связь между двумя участниками коммуникации.
В многосвязной структуре коммуникаций (рис. 7.2, б) все ее участники связаны между собой. Ее отличает достаточная устойчивость и скорость передачи информации. Отношения командования ярко выражены. В практике управления наиболее часто встречается на уровне первичного коллектива.
В звездной структуре коммуникаций (рис. 7.2, в) ярко выражен "коммутатор-руководитель", через которого передаются все задачи. Все связи замыкаются на нем. Устойчивость и скорость передачи информации невысокие.
Рис. 7.1. Структура коммуникаций: а - цепочная, б - многосвязная, в - звездная, г - иерархические отношения координации, ярко выраженное командное действие;
И - исполнитель, Р - руководитель
Для иерархической структуры коммуникаций (рис. 7.3, г) характерны ярко выраженные командные отношения. Промежуточные ступени одновременно являются и подчиненными, и командными.
Организационно-управленческие решения оформляют в виде приказа или распоряжения, после чего они приобретают силу закона. Однако множество решений в организации мигрирует в виде устных указаний, заданий, пожеланий и подобных управляющих директив. Главная задача менеджера и состоит в том, чтобы организовать исполнение такого решения, обеспечить координацию действий и контроль за его выполнением. Таким образом, контроль за исполнением решений является заключительной стадией управленческого цикла. Он принимает форму обратной связи, посредством которой можно получить информацию об исполнении решения и достижении организацией поставленных целей.
Главное назначение контроля - в своевременном обнаружении возможных отклонений от заданной программы реализации решения, а также в своевременном принятии мер по их ликвидации. В процессе контроля первоначальные цели организации могут модифицироваться, уточняться и изменяться с учетом полученной дополнительной информации о выполнении принятых решений.
С помощью контроля не только выявляются отклонения от заданий, сформулированных в решениях, но и определяются причины этих отклонений. Выделяются и другие функции контроля за исполнением принятых решений:
Диагностическая;
Функция обратной связи;
Ориентирующая;
Стимулирующая;
Корректирующая;
Педагогическая.
Диагностическая. Главная, ведущая функция контроля - кто бы что ни проверял, какие бы задачи ни ставились, в любом случае сначала нужно четко представить себе подлинное состояние дел, то есть поставить диагноз.
Обратная связь при контроле за выполнением поставленных задач позволяет руководителю не выпускать из рук бразды правления, дает ему возможность оказывать влияние на ход работы.
Ориентирующая функция контроля проявляется в том, что те вопросы, которые чаще всего контролируются начальником, приобретают особое значение в сознании исполнителей, направляют их усилия в первую очередь на объект повышенного внимания руководителя. Вопросы, выпадающие из поля зрения руководителя, зачастую не решаются подчиненными.
Если ориентирующая функция контроля при умелом руководстве позволяет менеджеру держать работы в поле зрения, то стимулирующая функция нацелена на выполнение и вовлечение в процесс труда всех неиспользованных резервов.
Корректирующая функция связана с теми уточнениями, которые вносятся в решения на основе материалов контроля. Здесь складывается сложная психологическая ситуация: руководитель полагает, что он проверяет работу подчиненного, на самом же деле последний уже проверил на практике эффективность решения руководителя. Иными словами, контроль уже, можно сказать, состоялся, причем по самому надежному критерию - по соответствию принятого решения практике.
Педагогическая функция. Контроль, если он построен умело, побуждает исполнителей к добросовестному труду.
В практике управления организацией применяются три основные разновидности контроля:
Предварительный - предшествует принятию окончательного решения. Его цель - дать более глубокое обоснование принимаемому решению;
Текущий - с его помощью вносятся коррективы в процесс исполнения принятых решений;
Последующий - служит для проверки эффективности принятия решений.
Таким образом, контроль является объективной необходимостью, так как даже самые оптимальные планы не могут быть реализованы, если их не довести до исполнителей и за их исполнением не наладить постоянный контроль.
Литература
1. Бобрышев Д.Н., Семенцов С. П. История управленческой мысли: Учеб. пособие. М.: АН СССР, 1987.
2. Бурлацкий Ф. М. Загадки и урок Никколо Макиавелли. М.: Молодая гвардия, 1978.
3. История всемирной литературы. Т.I. M.: Наука, 1983.
4. Литвак Б. Г.
5. Макиавелли Н. Избранные сочинения. М.: Художественная литература, 1982.
6. Мескон М. X., Альберт М., Хедоури Ф.
7. Морз Ф.М., Кимбелл Дж. Е.
8. Накаряков Б. Н. Добрый порядок яко душа каждому делу. - ЭКО. 1978. № 1.
9. Научная организация труда и управление. М.: Экономика,
10. Паркинсон С. Н., Рустомджи М. К. Искусство управления. М.: Агентство "ФАИР", 1997.
11. Рейльян Я. Р. Аналитическая основа принятия управленческих решений. М.: Финансы и статистика, 1989.
12. Тейлор Ф. У. Научная организация труда. М, 1924.
13. Тейлор Ф. Научные основы организации промышленных предприятий. СПб., 1912.
14. Тейлор Ф. Усовершенствованная система сдельной оплаты. СПб., 1914.
15. Файоль А. Общее и промышленное управление. Л.; М., 1924.
16. Ховард К., Коротков Э. Принципы менеджмента: Управление в системе цивилизованного предпринимательства: Учеб. пособие. М., 1996.
17. Эмерсон Г. Двенадцать принципов производительности труда. М.: Экономика, 1972.
18. Янг С. Системное управление организаций. М.: Сов. радио, 1972.
19. Уткин Э. А. Управление фирмой. М.: Акалис, 1996.
20. Стиробинский Э. Е. Как управлять персоналом. М.: ЗАО «Бизнес-школа "Интел-Синтез"», 1998.
21. Литвак Б. Г. Разработка управленческого решения. Учебник. – 4-е изд., испр. – М.: Дело, 2003. – 392 с.
22. Балабанов И. Т. Риск-менеджмент. М.: Финансы и статистика, 1996.
23. Виханский О. С, Наумов А.И. Менеджмент. М.: Фирма Гарда-рика, 1996.
24. Коротков Э. М. Концепция менеджмента. М.: ДеКа, 1996.
25. Коротков Э. М. Программа по курсу "Разработка управленческого решения". М.: ИМПЭ, 1995.
26. Морз Ф. М., Кимбелл Дж. Е. Методы исследования операций. М.: Сов. радио, 1956.
27. Ларичев О. И. Наука и искусство принятия решений. М.: Наука, 1979.
28. Литвак Б. Г. Экспертные оценки и принятие решений. М.: Патент, 1996.
29. Мескон М. X ., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М.: Дело, 1998.
30. Румянцева 3. П., Саломатин Н. А., Акбердин Р. 3. и др. Менеджмент организации: Учеб. пособие. М.: Инфра-М., 1997.
31. Реильян Я. Р. Аналитическая основа принятия управленческих решений. М.: Финансы и статистика, 1989.
32. Франчук В. И. Основы современной теории организации. М.: Академия организационных наук, 1995.
33. Ховард К, Коротков Э. Принципы менеджмента: Управление в системе цивилизованного предпринимательства. М.: Инфра-М, 1996.
34. Цыгичко В. Н. Руководителю о принятии решений. М.: Инфра-М, 1996.
35. Шапиро В. Д. и др. Управление проектами. СПб.: ДваТрИ, 1996.
36. Эддоус М., Стэнсфилд Р. Методы принятия решений. М.: Аудит, ЮНИТИ, 1997.
Контрольные вопросы
1. Какова роль связующих процессов управления?
2. Почему важен системный подход при управлении современным предприятием?
2. Какие новые возможности открывает ситуационный подход?
4. Какой из подходов, развиваемых в науке управления, оказался, по вашему мнению, наиболее продуктивным?
5. Когда впервые принятие решения стало рассматриваться как самостоятельный управленческий акт?
6. Какие науки, связанные с управленческой деятельностью, возникли во время и после второй мировой войны?
7. Что является неотъемлемой составляющей частью всех наук, связанных с управленческой деятельностью?
8. Сопоставьте различные определения теории принятия решений. В чем их основное различие?
9. Какова роль количественных и качественных данных при принятии управленческих решений?
10. Как соотносятся теория и практика принятия управленческих решений?
11. Как отразились на процессе принятия управленческих решений современные возможности работы с информационными потоками?
12. Какие компьютерные системы используются при принятии управленческих решений?
13. Какова роль управленческого решения в управлении организацией?
14. Что определяет организация в деятельности человека?
15. По каким принципам и признакам классифицируются организации?
16. Как подразделяются организации по характеру деятельности? 5 приведите определения организации.
17. Назовите неотъемлемые составляющие любой организации.
18. Какова роль менеджмента в современной организации?
19. Чем различаются профессиональный и непрофессиональный менеджеры?
20. Что такое модель организации?
21. Приведите примеры моделей организации.
22. Какие типы управления организацией встречаются?
23. Можно ли доверить принятие управленческого решения компьютеру?
24. Как используются современные технологии при разработке управленческого решения?
25. Назовите базовые элементы моделей процесса принятия управленческого решения.
26. Какая модель является адекватной ситуации принятия управленческого решения?
27. Какие виды моделей управленческого процесса вы знаете?
28. Приведите примеры решающих правил. Как они используются в процессе принятия управленческого решения?
29. Назовите основные управленческие функции в организации.
30. Почему такое важное значение придается совершенствованию технологий производства продукции и оказания услуг в рыночной экономике?
31. Назовите основные виды деятельности производственных организаций.
32. Назовите основные функции управления процессом решения проблем в организации.
33. Приведите примеры внешних и внутренних проблем организации.
34. Охарактеризуйте активные и пассивные методы анализа деятельности организации.
Литература: {4,7,10,15,16,17}.
Тема 9: Процесс принятия управленческих решений
1. Вопросы для обсуждения:
1.1 Управленческие решения в процессе управления.
1.2. Виды управленческих решений.
1.3. Целевая ориентация управленческих решений.
1.4. Методология принятия управленческих решений.
Задание 1.
Управленческая ситуация
Администрация крупного города проводила конкурс на закупку автобусов для нужд города. Необходимо было принять решение о закупке большой партии автобусов, которые в наибольшей степени были бы удобны для пассажиров и имели высокое качество. При этом стоимость автобуса должна была быть минимальной. Естественно, что это важное управленческое решение должно приниматься коллегиально, для чего и был организован конкурс.
Проведение конкурса было поручено подведомственной организации, которая имела опыт проведения конкурсов, но не имела опыта работы с городским транспортом.
В конкурсной комиссии, которая была сформирована для принятия решения о закупке автобусов, преобладали чиновники, а не специалисты, имевшие непосредственное отношение к эксплуатации городского транспорта.
Проблема
Как вы отнесетесь к решению администрации города о проведении конкурса на закупку большой партии автобусов для нужд города? Правильно ли сформирована конкурсная комиссия? Какие рекомендации вы бы дали организаторам конкурса?
Развитие управленческой ситуации
В соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством регионов государственные и муниципальные закупки, производимые на большую сумму, должны осуществляться на конкурсной основе с помощью торгов. Победителя конкурса, с которым заключается контракт на поставку автобусов, определяет конкурсная комиссия.
Однако в рассматриваемом случае конкурсная комиссия была недостаточно компетентной для принятия важного решения, поскольку в нее не вошли специалисты, способные профессионально оценить качество представленных участниками конкурса предложений
В итоге включенные в конкурсную документацию требования к закупаемым автобусам были значительно завышены и ни одно из предприятий, производящих автобусы, не смогло обеспечить поставку автобусов в соответствии с требованиями технических условий.
Организаторы вынуждены были объявить конкурс несостоявшимся. Средства, выделенные на него проведение, а самое главное, время были потрачены впустую.
При принятии решений, связанных с обеспечением технических характеристик и других специальных свойств объекта принятия решения, необходимо участие специалистов.
Кроме того, в пользу коллективной экспертизы важных управленческих решений говорят аргументы, приведенные нами на занятии, посвященному руководству организации.
Задание 1.
Разработка и формулирование миссии организации относится к следующему виду решения.
а) исполнительское;
б) оперативное;
в) кадровое;
г) концептуальное?
2. Принятие решения о том, какие виды подразделений сформировать в организации и какие полномочия делегировать руководителям подразделений относится к виду:
а) производственное;
б) организационное;
в) плановое;
г) кадровое?
3. Что из перечисленного не обеспечивает эффективности управленческого решения:
а) целевая направленность;
б) директивность;
в) принятие решения большинством;
г) адресность?
4. Для какого вида задач принимаются индивидуальные решения:
а) задачи по самоуправлению;
б) задачи по осуществлению строго регламентированных действий;
в) задачи по внедрению нового режима труда;
г) все ответы неверны?
5. Что не относится к числу общих ограничений в принятии решений:
а) недостаток кадров;
б) отсутствие сырья;
в) некомпетентность менеджера;
г) существующие законы?
Задание 2.
1. Обсудите в группе, можно ли доверять принятие управленческого решения компьютеру?
2. Примите правильное решение:
а) как менеджер крупного предприятия, занимающего монопольное положение в области безалкогольных напитков, приведите доводы против принятия антимонопольного законодательства;
б) как глава комиссии по антимонопольному регулированию приведите доводы в пользу принятия антимонопольного законодательства;
в) как потребитель продукции, на чью сторону вы станете в случае опроса мнений?
а) экономия на масштабах производства, отлаженность действий, возможность контроля принятых решений;
б) завышенные цены, нарушение доступа к информации, замедленное внедрения новшеств;
в) определить самостоятельно.
3. Умение самостоятельно принимать решение – одно из важных умений, которым необходимо овладеть человеку. Составьте перечень тех решений, которые касаются непосредственно вас и которые приняли за последнее время, например за прошлую неделю или месяц. Просто запишите содержание решений. Например: «Я решила изменить прическу» или «Я решил заняться изучением испанского языка» и т.п. На это отводится три минуты.
Проанализируйте записи и откровенно ответьте на следующие вопросы: Кто вам помогал принимать эти решения? Или, может быть, их кто-то принимал за вас? Если «да», то почему? Почему решения, которые касаются вас, принимает кто-то другой? Значит, вы до сих пор не научились этому?
Литература: {2,4,7,10,15,16,17}.
Тема 10: Лидерство, руководство и властные отношения в организации
1. Вопросы для обсуждения:
1.1. Власть и влияние. Соответствие понятий.
1.2. Власть над подчиненными. Просьба, указания, распоряжения, приказы.
1.3. Руководитель и лидер.
1.4. Понятие и виды стилей руководства.
1.5. Способы оценки руководителей.
2.Задания для индивидуальной или групповой работы студентов.
Задание 1 . Тестирование на лидерство («кто вы: капитан или рядовой?»)
1. Дружба для вас:
а) сотрудничество;
б) поддержка;
в) альтруизм.
2. Настоящий художник (артист) должен прежде всего обладать:
а) талантом;
б) решимостью;
в) подготовкой.
3. На вечеринке вы чаще чувствуете себя:
а) «петушком»;
б) «курицей»;
в) «цыпленком».
4. Если бы вы были геометрической фигурой; то были бы:
а) цилиндром;
б) сферой;
5. Когда вам нравится женщина (мужчина), вы:
а) делаете первый шаг;
б) ждете, пока она (он) сделает первый шаг;
в) делаете мелкие шажки.
6. Вы сталкиваетесь с неожиданностью (не только сидя за рулем) и:
а) тормозите;
б) прибавляете скорость;
в) теряетесь.
Если вам приходится говорить на публике, вы чувствуете что:
а) вас слушают;
б) критикуете;
в) вы смущаетесь.
8. В экспедицию лучше брать товарищей:
а) крепких;
в) опытных.
9. Скажем правду. Золушка была:
а) не честная девочка;
б) хитрюга-карьеристка;
в) брюзга.
10. Как бы вы определили свою жизнь:
а) партия в шахматы;
б) матч бокса;
в) игра в покер.
Оценка результатов:
За ответы на вопросы начисляются баллы:
16 баллов. В обществе вы – «рядовой». Вы слишком уважаете других и отождествляете свои слабости со слабостями ближних, а поэтому не способны командовать и успешно конкурировать, ведь для этого необходимо уметь «поглощать и переваривать» чужие трудности. Может быть, за вашим отказом от власти скрывается страх или обманутые надежды? Тогда, прежде чем делать какие-либо выводы, проанализируйте, сколько раз ваши попытки руководить терпели неудачу.
Если же вы и без лидерства чувствуете себя прекрасно, останьтесь несколько в стороне от событий. В сущности это не так уж и плохо – так спокойнее.
17-23 балла. Вы - «офицер». Это довольно неловкое положение: между «молотом и наковальней». Вы и на работе с трудом принимаете решения, так ведь? Вы немножко «капитан» (руководитель) и немножко – «рядовой». Вам трудно добиваться признания, ваши аргументы – слишком рациональны и основаны лишь на собственном опыте.
24 и более баллов . Вы «капитан». С детских лет вы всегда в числе первых предлагали свои услуги, когда речь шла об общественных делах, не так ли? с возрастом ваше влияние на других людей крепло и особенно проявлялось в трудные минуты. Если вы честолюбивы и не боитесь работы, этот дар может поднять вас очень высоко. Если же нет – довольствоваться тем, что вас считают прекрасным другом (подругой), советчиком, и вы всегда оказываетесь в центре внимания на вечеринках.
Задание 2. Тестирование на способность быть лидером в коллективе.
Дайте ответы «да» или «нет» на следующие вопросы:
Стремитесь ли вы к использованию новейших достижений в своей профессии?
Стремитесь ли вы сотрудничать с другими людьми?
Вы говорите с сотрудниками кратко, ясно и вежливо?
Выясняете ли вы причины, заставляющие вас принять то ли иное решение?
Доверяют ли вам подчиненные?
Вовлекаете ли вы всех исполнителей задания в процесс обсуждения целей, сроков, методов и т.д.?
Поощряете ли вы инициативу сотрудников, просите ли вносить предложения и замечания?
Помните ли вы имена всех людей, с которыми общаетесь?
Предоставляете ли вы свободу действий исполнителям в достижении поставленной цели?
Контролируете ли вы ход выполнения задания?
Помогаете ли вы подчиненным только тогда, когда они об этом просят?
Выражаете ли вы свою благодарность подчиненному за каждую хорошо выполненную работу?
Стремитесь ли вы найти в людях лучшие качества?
Знаете ли вы, как эффективно можно использовать возможности каждого подчиненного?
Знаете ли вы интересы и устремления ваших подчиненных?
Умеете ли вы быть внимательным слушателем?
Благодарите ли вы сотрудника в присутствии его товарищей по работе?
Делаете ли вы критические замечания своим подчиненным наедине?
Отмечаете ли вы хорошую работу своего коллектива в докладе вышестоящему руководителю?
Доверяете ли вы своим подчиненным?
Стремитесь ли вы дать сотрудникам всю информацию, которую получаете сами по административным и управленческим каналам?
Поясняете ли вы сотруднику значение результатов его труда в соответствии с целями предприятия, отрасли?
Оставляете ли вы время себе и подчиненным для планирования работ?
Есть ли у вас план самосовершенствования, по крайней мере на один год вперед?
Существует ли план повышения квалификации персонала в соответствии с требованиями времени?
Читаете ли вы регулярно специальную литературу?
Имеете ли вы достаточно большую библиотеку по специальности?
Заботитесь ли вы о состоянии своего здоровья и работоспособности?
Любите ли вы выполнять сложную, но интересную работу?
Эффективно ли вы проводите беседы со своим подчиненными по вопросам улучшения их работы?
Знаете ли вы, какие качества работника должны быть в центре внимания при приеме на работу?
Занимаетесь ли вы с готовностью проблемами, вопросами и жалобами своих подчиненных?
Держите ли вы определенную дистанцию с подчиненными?
Относитесь ли вы к сотрудникам с пониманием и уважением?
Вы уверены в себе?
Хорошо ли вы знаете свои сильные и слабые стороны?
Часто ли вы применяете оригинальный творческий подход в принятии управленческих решений?
Регулярно ли вы повышаете свою квалификацию на специальных курсах, семинарах?
Достаточно ли вы гибки в своем поведении, в отношениях с людьми?
Готовы ли вы изменить стиль своего руководства с целью повышения его эффективности?
Оценка результатов
При ответе «да» поставьте себе 1 балл; при ответе «нет» - 0 баллов.
Поскольку вопросы являются критериями успешного руководства все 40 вопросов предполагали ответ «да» - результат идеального, наивысшего управленческого потенциала. Как всякий идеал, он практически недостижим, если вы, конечно, были искренни и не пытались представить себя в более выгодном свете.
Важно отметить, сколько вы дали ответов «нет» и на какие именно вопросы.
Здесь ваши слабые места.
Какой результат – соотношение «да» и «нет» - считается оптимальным? Это зависит от уровня ваших требований к себе. Хороший управленческий потенциал характеризуют больше 33 ответов «да».
Задание 3. Практическое задание.
1. Определите тип общения руководителя с подчиненными, если они обладают следующими характеристиками:
Не могут выполнить работу и не хотят брать ответственность на себя;
Хотят взять на себя ответственность, но не в состоянии выполнить работу;
Могут выполнить работу, но не хотят;
Могут и хотят выполнить работу?
Обоснуйте ваши действия по отношению к названным подчиненным. Действия должны включать:
1) формирование задачи;
2) разъясните выполнение;
3) контроль.
Задание 4. Управленческая ситуация, проблема и развитие управленческой ситуации.
Управленческая ситуация
Как известно, началом известно во всем мире корпорации «Сони» послужило создание в 1946 г. Небольшой мастерской по переделке радиоприемников. Фирму возглавил Акио Морита и Месару Ибуки.
Решение маркетинговых проблем было поручено А. Морите – электротехнику, прекрасно знавшему технические проблемы и, как казалось, недостаточно знакомому с технологиями продвижения продукции на рынке сбыта.
То, что А. Морита блестяще справился со стоявшими перед ним проблемами, сегодня ни у кого не вызывает сомнения.
Проблема.
Как, по вашему, влияет личность руководителя на функционирование компании? За счет чего мастерской по переделке приемников удалось стать корпорацией «Сони»?
Развитие управленческой системы.
А. Морита – одни из создателей корпорации «Сони» не имел профессиональной подготовки в области маркетинга. Однако он был блестящим «технарем» и, обладая широким кругозором, смог правильно оценить потенциал технических идей в области бытовой электроники.
Благодаря новаторскому стилю мышления А. Мориты фирмой «Сони» был выпущен первый транзисторный радиоприемник. Гранды радиопромышленности, такие, как «Филипс» или «Телефункель», не обратили должного внимания на некачественное название первых образцов транзисторных приемников.
А. Морите, принадлежали идеи производства первого в Японии магнитофона, организации поставок в США транзисторных приемников и многого другого, создавшего корпорацию «Сони».
Его первые маркетинговые идеи были нетрадиционными, они не основывались на анализе потребительского спроса, но за ними стояло нечто большее – чутье управленца и уверенность в том, что предложенная фирмой продукция будет пользоваться потребительским спросом.
Тема 11: Регулирование и контроль в системе менеджмента.
1. Вопросы для обсуждения:
1.1. Значение и содержание функций контроля и регулирования.
1.2. Виды и формы контроля и регулирования.
1.3. Процесс контроля и регулирования.
1.4. Принципы осуществления контроля.
2.Задания для индивидуальной или групповой работы студентов.
Задание 1. Тестовое задание, предполагающее выбор одного или нескольких вариантов правильного ответа из предложенного списка ответов тестовых заданий.
1. Значение контроля состоит в том, чтобы:
а) уличить кого-либо в неверных действиях;
б) оказать своевременную помощь и стимулирующее воздействие (одобрение, поощрение) в целях мотивации сотрудников;
в) обеспечить достижение целей организации;
г) предвидеть ошибки в работе и не допустить их?
2. Собеседование с кандидатом на вакантную должность можно отнести к следующему виду контроля:
а) предварительному;
б) текущему;
в) заключительному;
г) все ответы неверны?
3. Побочными эффектами контроля не являются:
а) возможная потеря самостоятельности подчиненными;
б) стремление «выглядеть хорошо» при проверке;
в) срывы в поведении людей;
г) появление чувства ответственности за свои действия?
Задание 2. Практическое занятие.
1. Если вы руководитель сборочного цеха и отвечаете за работу конвейера, что вы станете делать, если произошли сбои в работе, на длительное время остановившие его работу?
Каким образом вы будете осуществлять текущий контроль?
Что будете делать с операторами, по вине которых был остановлен конвейер?
Как поступите с не справившимися с работой операторами, если в действительности виноваты в этих сбоях они а не техника?
Будете ли вы использовать соответствующие санкции или замените их другими мерами воздействия?
2. В каком случае можно говорить об эффективном контроле?
Приведите конкретный пример контроля и обсудите его.
Задание 3.
Сейчас особое значение имеет контроль за выполнением планов предприятия. Его цель – убедиться в достижении намеченных результатов (запланированных показателей). Контроль осуществляется высшим руководством и руководством среднего звена фирмы. При необходимости принимаются решения по исправлению положения. Процесс контроля за выполнением планов включает следующие этапы:
2. Какие особенности в организации контроля за деятельностью его составных звеньев характерны для российской практики?
3. Какие этапы и элементы контроля, по вашему мнению, имеют особое значение для обеспечения высокого конечного хозяйственного результата работы фирмы?
Задание 4. Управленческая ситуация, проблема и развитие управленческой ситуации.
Управленческая ситуация
На предприятии, не отличавшимся высокой эффективностью производства, одним из слабых звеньев системы управления была невысокая исполнительская дисциплина. Руководство предприятия приняло решение о реорганизации системы управления и введения более эффективной системы контроля исполнения.
Загрузка...
