Исключение из штатного расписания вакантных должностей. Как вывести из штатного расписания не востребованные должности? Изменение размера оклада

Узнайте, как правильно ввести в действие новое штатное расписание: готовый образец приказа, подробную инструкцию по его составлению, советы экспертов и перечень обязательных реквизитов вы найдете в статье.

В статье

Скачайте полезный документ:

Когда нужен приказ об утверждении документа

Штатное расписание разрабатывают в любом предприятии - крупном и небольшом, государственном учреждении, коммерческих структурах. Это условно обязательный документ, благодаря которому оптимизируется работа с кадрами, управленческая деятельность, налоговый и бухгалтерский учет в организации. Как он будет выглядеть, работодатель решает самостоятельно, хотя в большинстве случаев используют унифицированную форму Т-3. Утверждение штатного расписания оформляют письменным приказом.

★ В журнале «Кадровое дело» вы найдете

Составить приказ без ошибок несложно, если под рукой есть стандартный бланк и подробные рекомендации по его заполнению. Если же у документа нет установленной формы, риск ошибок резко возрастает: не всегда удается придумать правильный заголовок и преамбулу, непонятно, какой должна быть структура.

★

Как оформить приказ об утверждении штатного расписания: образец

Унифицированной формы приказа об утверждении штатного расписания нет. Поэтому составляйте ее в произвольной форме с учетом общих требований к оформлению организационно-распорядительной документации. На сегодняшний день актуален стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016. Его применяют как бюджетные, так и коммерческие организации.

Чтобы составить грамотный приказ, придерживайтесь инструкции:

1. Заполните «шапку»

Если вы не используете фирменный бланк с данными о компании - полным и сокращенным наименованием юридического лица, адресом и другими реквизитами, укажите их в верхней части бланка. Ниже впишите заголовок, дату и место составления, регистрационный номер документа.

Регистрационный номер, иногда - вместе с индексом, присваивают в соответствии с применяемой работодателем номенклатурой дел и инструкцией по кадровому делопроизводству. Нумерация может быть сквозной либо разделенной по типам документов. Под присвоенным номером приказ о штатном расписании вносят в бумажный или электронный журнал регистрации, подшивается в дело, хранят в архиве.

★ Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет,

1. Укажите основание, на котором издается документ

Поскольку речь идет о штатном расписании, ссылайтесь на норму закона, которая требует вводить его в действие письменным распоряжением руководства компании (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России №1 от 5.01.2004).

1. Оформите распорядительную часть

Напишите, какой конкретно документ вступает в силу, укажите его регистрационный номер и дату составления. Здесь же можно привести ключевые характеристики утверждаемого штатного расписания, например, «с численным составом в количестве 30 штатных единиц, с месячным фондом оплаты труда 932 000 рублей ». Подробно расписывать содержание формы Т-3 не нужно, достаточно скопировать данные итоговой строки.

1. Перечислите приложения к приказу

Обычно прилагается один документ - штатное расписание, но могут быть и другие приложения. Укажите наименования прилагаемых документов и количество листов в каждом из них.

1. Заверьте приказ в установленном порядке

Порядок заверения распорядительных документов по основной деятельности прописывают в локальных нормативных актах компании. Обычно ставят печать организации (если есть) и подпись должностного лица, уполномоченного издавать приказы.

Так выглядит типовой приказ на штатное расписание (образец). Скачать бесплатно его вы сможете в начале статьи .

Чтобы придать документу юридическую силу и минимизировать риск ошибок, используйте готовый пример приказа об утверждении штатного расписания. Перед тем, как передать его на подпись, убедитесь в наличии всех обязательных реквизитов - каких конкретно, подскажет наглядная шпаргалка от «Системы Кадры».

Кто подписывает приказ о введении в действие штатного расписания

На распорядительном документе обязательно должна стоять подпись генерального директора. Без заверительной подписи руководителя организации приказ об утверждении штатного расписания в ДОУ (документационном обеспечении управления) не вступает в силу. Если документ перед утверждением проходит согласование в бухгалтерии, отделе кадров и других службах, дополните бланк полями для подписей ответственных должностных лиц: главбуха, начальника отдела кадров. Возле каждой подписи предусматривается место для расшифровки - фамилии и инициалов сотрудника, наименования занимаемой должности.

Директор компании вправе делегировать право подписи другому сотруднику - например, своему заместителю или главному бухгалтеру. В большинстве случаев достаточно издать письменный приказ о предоставлении права подписи кадровых документов. Но если уставом организации такая возможность не предусмотрена, придется оформлять доверенность от имени работодателя. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно составить такую доверенность и может ли доверитель в любой момент прекратить ее действие

Внимание! Закон не требует наличия подписей кадровика и главного бухгалтера организации на приказе об утверждении штатного расписания, в то время как бланк штатного расписания они обязаны заверить.

Знакомить остальной персонал с приказом под подпись или нет, решайте самостоятельно. Все, что работник должен знать о своей должности - наименование, оклад, надбавки, режим работы, основные функции и обязанности - прописано в трудовом и коллективном договоре, дополнительных соглашениях, должностной инструкции и локальных нормативных актах. Поэтому отсутствие его подписи на приказе об утверждении штатного расписания в любом случае не вызовет нареканий ГИТ.

Новое штатное расписание утвердите письменным приказом, составленным в произвольной форме. Ориентируйтесь на общие нормы трудового законодательства и актуальный ГОСТ, убедитесь, что на бланке проставлены все необходимые реквизиты.

Приложите к распорядительному документу штатное расписание, заверенное подписями главного бухгалтера и начальника отдела кадров. Чтобы приказ вступил в действие, заверьте его подписью руководителя организации и печатью, если используете ее в работе.

ШР — Это кадровый документ фирмы, в котором отражаются все штатные единицы , работающие в ней. Также там указываются наименование рабочей единицы, оклады по ним и ФИО людей, занимающих их, либо вакантные рабочие места.

Форма составления такого рода документов может быть как произвольная , так и соответствовать утвержденной постановлением Госкомстатом . Номер постановления – 1 от 05.01.2004г.

Образцы заполнения можно найти в Интернете, в Путеводителе по кадровым вопросам. Кроме того, правоотношения между фирмой-нанимателем и ее служащими регулируются ТК РФ, в частности статьей 74 .

Если возникает необходимость внести перемены в расписание, то принимать решение об преобразовании данных в нем, принимает непосредственно руководитель компании.

Он дает указание специалистам подготовить соответствующее распоряжение. Когда его выполняют и приносят на подпись, руководитель проверяет содержимое распоряжения на предмет ошибок или неточностей. Если таковых нет, то документ заверяется подписью руководителя.

Важное условие для преобразования: все коррективы должны быть внесены не позже, чем за 3 месяца до вступления в силу нового документа. Основаниями могут являться:

• введение новой рабочей единицы или при выводе ее из состава организации;
• увеличение или уменьшение размера зп или замена их тарифными ставками;
• замена названий подразделений или рабочих единиц;
• ликвидация вакантных мест в ШР.

Рассмотрим каждый из этих случаев отдельно.

Как оформить преобразования в расписании при…

…введении новой единицы

Данный вид распоряжения единственный, который начинает действовать сразу после его издания . Дело в том, что при введении в штат новых рабочих мест (подразделений), старые никак не затрагиваются вводящимися преобразованиями.

Руководитель обязан известить о необходимости ввести новые штатные единицы специалистов, занимающихся разработкой инструкций, чтобы те подготовили эти инструкции для людей.

При составлении распоряжения необходимо указать полное наименование новой штатной елиницы (или подразделения) и дату, когда ее полномочия вступают в силу и люди, назначенные на другую должность приступают к работе. Кроме того, нужно указать оклады или тарифные ставки .

Должна стоять отметка о дате принятия в штат новой рабочей единицы или подразделения.

…сокращении штата

Такой вид распоряжения должен содержать список мест , подлежащих сокращению, с указанием даты вступления распоряжения в силу.

Работодатель вправе сократить или вывести рабочую единицу и оставить человека в штате фирмы, переведя его на другое место работы. Если зп по новой должности будет меньше, чем по старой, человек обязательно должен изъявить свое согласие на перевод.

В любом случае, наниматель обязан ознакомить всех, попавших под сокращение, с документом под роспись .

Также он должен помнить, что Трудовой кодекс РФ, статья 179, четко обозначивает несколько категорий граждан, не подлежащих увольнению по причине сокращения штатов.

Статья 179. Преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата

При сокращении численности или штата преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией.

При равной производительности труда и квалификации предпочтение в оставлении на работе отдается: семейным — при наличии двух или более иждивенцев (нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию); лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком; работникам, получившим в период работы у данного работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание; инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества; работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

Коллективным договором могут предусматриваться другие категории работников, пользующиеся преимущественным правом на оставление на работе при равной производительности труда и квалификации.

…изменении должности либо ее наименования

При издании распоряжения с таким основанием, руководитель должен учитывать, занята изменяющаяся рабочая единица или нет. В связи с изменением вакантного места проблем для кадровых служб не возникает никаких.

Применяется упрощенная схема преобразования. Но если место занято, то тут имеется ряд особенностей:

Кроме того, как и в других случаях издания приказа, должна стоять дата вступления преобразований в силу .

…увеличение или уменьшение оклада/тарифной ставки

Здесь важно разделять увеличение и уменьшение оклада. Об увеличении обычно просит непосредственный руководитель работника в , составленной на имя руководства фирмы.

Если дело касается уменьшения , то это может являться следствием только одной причины: изменение технологических или организационных условий труда . То есть, мнение непосредственного руководителя сотрудника тут роли уже не играет.

Согласно ст.74, руководитель фирмы обязан за 2 месяца предупредить своих служащих об уменьшении их зп и получить подписи на дополнительных соглашениях к трудовому договору.

Если кто-то из работников организации не согласен работать при таком окладе, то работодатель предоставляет вакантный или нижестоящий пост, соответствующую профилю сотрудника, его образованию и состоянию здоровья.

Должности предоставляются сотруднику в списке, с указанием оклада по ним.

Если сотрудник отказывается от замены, то оформляется приказ о расторжении трудового договора.

После ознакомления работников с изменениями оклада или тарифных ставок и подписания ими дополнительных соглашений, специалистами кадровой службы предприятия составляется приказ на замену ШР образец которого приводится ниже, с указанием измененных окладов/ставок .

…ликвидации вакантных мест

При такой перемене ШР не происходит затрагивания интересов работающих сотрудников организации. Поэтому такие преобразования проходят достаточно быстро и тихо.

Подготавливается с указанием даты, когда они должны быть убраны из состава организации. После чего эти перемены отражаются в расписании.

Заключение

Вопрос преобразования ШР – чисто внутреорганизационный . Но и он регулируется законами нашей страны.

Очень важно для работодателя иметь квалифицированных сотрудников кадровой службы или самому разбираться в тонкостях составления подобных документов.

После составления приказа не лишним будет отдать его на проверку юристам с целью выяснения ошибок или неточностей. Кроме того, грамотный специалист всегда может подсказать как лучше оформить те или иные перемены в составе штат фирмы.

Штатное расписание позволяет оформить структуру, штатный состав, штатную численность организации. Оно содержит перечень всех структурных подразделений, специальностей, должностей, профессий, также указываются квалификации, число штатных единиц, размер оплаты труда. Иногда возникает необходимость внести определенные изменения в расписание.

• внести изменения, издав соответствующий приказ (применяется, если изменения незначительные);
• утвердить новое расписание с другим регистрационным номером (следующим по порядку).

Штатное расписание – основополагающий документ, который должен быть на каждом предприятии. Естественно, что на государственных предприятиях оно разрабатывается и оформляется строго в соответствии с установленными правилами, а на частных предприятиях в более свободной форме.

От правильной расстановки кадров зависит четкая слаженная работа всего коллектива , где количество штатных единиц на выполняемую работу соответствует ее объему, не должно быть мест, где человек «отбывает время», в то время как в соседнем отделе за те же деньги работают «не поднимая головы».

Как организовано предприятие, из каких отделов, цехов, бригад оно состоит, какое количество людей занято какими работами, сколько получают – всю информацию можно получить из этого документа.

Для оформления штатного расписания существует специальная форма, утвержденная в 2004 году.

При небольшом количестве работников возможно перечисление состава на одном бланке, в иных случаях состав каждого структурного подразделения оформляется на отдельном листе.

Начинается заполнение расписания с заполнения «шапки» . Вписывается:

• код предприятия, соответствующий классификатору предприятий и организаций, сокращенно ОКПО.
• название организации, как оно записано в учредительных документах.
• дата составления штатного расписания и присваивается номер, на начало года обычно это номер один, но возможна нумерация и по годам. Даты составления и утверждения могут не совпадать.

Скачать образец формы Т-3 для изменения штатного расписания можно .

Период действия штатного расписания

Обычно штатное расписание утверждают на год.

Под словом «УТВЕРЖДАЮ» пишутся номер приказа, которым проводится штатное расписание, его дата, и проставляется число штатных единиц, получившиеся суммированием итогов по графе 4.

• В самой таблице в первой графе пишется название структурно подразделения и его код, если их много на предприятии
• В третьей графе перечисляются все должности для каждого структурного подразделения, начиная с управляющего звена и заканчивая работниками с указанием квалификации, степени, разряда
• Во четвертой графе указывается количество штатных единиц на данную специальность с данным уровнем квалификации, минимально от четверти ставки и больше, их может быть несколько
• В пятой графе указывается соответствующий должности размер оклада на одного человека
• В следующих графах указываются всевозможные ежемесячные надбавки,за дополнительные навыки и нестандартные ситуации, такие как ученая степень, тяжелые условия труда, за знание иностранных языков и другие.

По каждой строчке суммируется величина оклада и надбавок и умножаются на количество ставок.

Например есть две ставки водителя дальнобойщика с окладом 15000 руб. Часть маршрута в их работе приходится на заграницу, поэтому предусмотрена надбавка 1500 руб. за знание языка, за тяжелые условия труда 1000 руб.

Складываем 15000+1500+1000=17500 руб х 2 чел. Получаем месячный фонд оплаты водителей.

Полученные по всем должностям итоги суммируются, и полученная сумма будет месячным фондом зарплаты предприятия.

Штатное расписание визируется начальником по кадрам и главным бухгалтером, или просто главным бухгалтером на небольшом предприятии.

Все названия структурных подразделений, должностей, надбавок для государственных предприятий должны быть взяты только из соответствующих утвержденных перечней,неправильно вписанная в трудовую книжку должность может лишить его пенсии. Размеры окладов не могут быть меньше утвержденного минимума.

Когда необходимо внести изменения в штатное расписание?

Изменения штатного расписания отражают перемены на предприятии.

Будь то открытие новых перспективных филиалов, закрытие не приносящих прибыли цехов, смена названий отделов или должностей, замена одних другими, появление новых, исключение должностей и структурных подразделений, перемены в оплате, за всеми действиями стоят конкретные работники, выполняющие конкретную работу.

И когда происходят изменения в структуре предприятия, они отражаются и в штатном расписании .

Иногда достаточно внести изменения в штатное расписание, а иногда их слишком много и необходимо составлять новое, которое утверждается приказом о создании нового штатного расписания и оно получает другой номер.

Что представляет собой приказ о внесении изменений в штатное расписание?

1. Руководитель распоряжается подготовить приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указывается:

• название организации, город, дата приказа, его номер.

2. Затем идет формулировка: О внесении изменений в штатное расписание.

3. Указывается причина, по которой происходит изменение . Звучит это так:

• В связи с улучшением структуризации,
• В связи с совершенствованием предприятия,
• В связи с увеличением количества указанных услуг и т.д.

ПРИКАЗЫВАЮ:

5. В последнем пункте указывается, кто будет заниматься внесением изменения и в какие сроки.
Подписывается руководителем, исполнителем . Лица, которых касается этот приказ, оставляют свои подписи под титулом с приказом ознакомлен.

Это традиционная форма составления приказа, так как четкого утвержденного шаблона не существует.

Приказы, касающиеся изменения должности, должны быть даны работнику для ознакомления, а от него получено письменное согласие, в трудовую книжку делается запись, соответствующая изменению.

При изменении окладов и надбавок работник должен быть уведомлен за 2 месяца, изменения отражаются в трудовом договоре.

Особый случай: сокращение численности работников определенных уровней должностей или самих должностей. Если оно повлечет за собой увольнение сотрудников по сокращению, ст.81 ТК, администрация обязана предупредить их за два месяца, ст.180 ТК.

Утвержденное приказом, например, 1 января, измененное штатное расписание начинает действовать через два месяца, 1 марта.

Чем важны изменения в приказе?

Все приказы по личному составу, где есть упоминание о занимаемой должности, перемещениях, оплате, регистрируются в книге приказов и хранятся постоянно, копия подшивается в личное дело того, кого он касается.

При любых спорных вопросах приказ обязательно принимается во внимание судом.

Споры о незаконном увольнении, неправильной выплате компенсации, вопросах, возникающих при начислении пенсии, делают приказы об изменениях в штатном расписании объективным свидетельством и неопровержимым доказательством , в котором четко указано соответствие оклада и надбавок занимаемой должности.

Получить материальную помощь от организации не так уж и сложно. Образец заявления и правила его составления есть .

Кто занимается составлением приказов?

Составление приказов по кадровой работе, если нет отдела по кадрам, выполняется по распоряжению руководителя лицом, на которого приказом возложена такая обязанность. Если предприятие небольшое, обычно возлагают кадровую работу на секретаря или бухгалтера и оформляют специальным приказом.

Помимо того, что штатное расписание отражает структуру предприятия, оно наглядно демонстрирует расходы на зарплату, что способствует правильному планированию процесса, распределению кадров, и, в конечном итоге, сказывается на эффективности работы организации.

Должна быть в каждой организации, она позволяет исправлять ошибки в работе и быть на связи с клиентами. О правилах ведения этой книги читайте по ссылке.

Производство приказов о внесении изменений помогает отслеживать состояние штатного расписания , уведомлять сотрудников о переменах, копия приказа отдается в бухгалтерию для своевременных начислений, и подшиваются в личный дела тех сотрудников, которых они касаются, по ним проводятся записи в трудовых книжках, и они хранятся в личных делах, помогая разрешать вопросы о начислениях, в случае их возникновения.

О том, как изменить штатное расписание в ЗУП 3.0 смотрите в этом видео: