Что нужно знать кадровику в году. Трудовые книги и их хранение. Оформление на работу директора

Кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции по которому носят общий характер, включает подготовку нормативной базы и стандартного набора документов, а также назначение директора.

Каждому начинающему предпринимателю будет интересно кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции к которому мы рассмотрим далее.

Когда работа уже налажена, такими вопросами занимается специализированный отдел кадров.

На начальных этапах кадровыми перестановками занимается по совместительству один из сотрудников – секретарь или главбух.

Разберемся по порядку, как организуется работа в этой сфере и с чего начать новому кадровику.

Кому поручается работа с кадрами

Вопрос кадрового делопроизводства в 2017 году актуален для всех предприятий, где есть наемные работники.

Полномочия закрепляются за сотрудником посредством издания приказа.

В зависимости от количества работников возможно два варианта:

1. Кадровое делопроизводство берет на себя руководитель. Для этого он издает соответствующий приказ, которым закрепляет за собой данные обязательства.
2. По мере приема сотрудников в штат предприятия, работу с кадрами можно поручить одному из них. Также издается приказ, подтверждающий полномочия. Обязательства прописываются и в должностной инструкции.

Пошаговая инструкция по кадровому учету законодательно не определена.

Все же при ее разработке следует ориентироваться на нормативные акты, в том числе ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Хотя единый порядок и не установлен, предусмотрен общий план, позволяющий систематизировать кадровый учет и наладить его ведение.

При кадровом учете, следует ориентироваться и на нормы трудового законодательства.

Издается немало инструкций по делопроизводству. Есть и документы, принимаемые местными органами.

Приступаем к работе – план действий

Чтобы вести кадровый учет грамотно, нужно начать с оформления первого лица – руководителя.

То, как впоследствии будет проводиться эта работа, зависит от количества сотрудников и специфики деятельности предприятия.

Итак, поехали – перечислим основные этапы кадрового делопроизводства с нуля:

1. Подготовка информационной базы – специализированных справочников, программного обеспечения, нормативных актов.
2. Ознакомление с учредительными документами предприятия.
3. Составление перечня бумаг, которые будут в распоряжении кадрового работника.
4. Оформление руководителя.
5. Подготовка локальных нормативов, в том числе штатного расписания и трудового распорядка.
6. Подготовка фирменного образца трудового договора.
7. Разработка других учетных документов, в том числе бланков приказов, книг учета и так далее.
8. Оформление сотрудника, которые будет отвечать за ведение трудовых книжек.
9. Назначение работников на свои места.

Резюмируем: в законодательстве не установлен строгий перечень инструкций для кадрового делопроизводства с нуля.

Выше приведен примерный план, который начинается с подготовки информационной и документальной базы, оформления директора и остальных сотрудников.

Разберем каждый из этих пунктов подробнее.

Формирование нормативной базы

Чтобы предприятие функционировало в соответствии с трудовым законодательством, нужно ознакомиться со всеми предъявляемыми требованиями.

• постановление Госкомитета статистики № 1 от 4 января 2001 года ;

Для сбора информации можно воспользоваться специализированными справочниками.

От кадрового работника ожидается, что он не только овладеет всеми действующими распоряжениями, но и будет в курсе всех вносимых в трудовое законодательство изменений.

Это потребует регулярного обращения к нормативным актам.

Важно: для осведомленности в изменениях трудового законодательства стоит оформить доступ к одной из информационных баз.

Другой момент – поиск и внедрение подходящего программного обеспечения.

Большой популярностью по состоянию на 2017 год пользуется 1С. Однако есть немало программ, которые уже обошли данную систему по своей функциональности.

Преимущество 1С – в любом городе достаточно специалистов, которые работают с этим программным обеспечением.

Этап второй – изучаем Устав

Продолжая пошаговую инструкцию, переходим к ознакомлению с учредительными документами.

В Уставе, который обязателен при , содержится следующая информация:

• порядок назначения директора (в том числе срок действия с ним, размер заработной платы);
• порядок оформления сотрудников на руководящие должности;
• формирование штатного расписания.

Деятельность кадрового работника не должна противоречить предписаниям в учредительных документах.

Ему нужно отслеживать изменения, которые вносятся в Устав.

Какие документы должны быть под руками у кадровика

На следующем этапе нужно подготовить бланки, которые будут находиться в кадровом отделе и использоваться для оформления сотрудников.

Рассмотрим несколько наименований.

1. Формы приказов. Следует разработать бланки на случай принятия на работу, перевода на другую должность и увольнения. Они будут храниться в течение 75 лет, так как эти данные используются для определения стажа. Вторая группа приказов – кадровые. Сюда включаются приказы касательно отпусков, командировок, премий, штрафов. Также готовится Книга регистрации, куда будут вноситься пометки обо всех оформленных приказах, и журнал учета командировок.
2. . Следует делать в них отметки в трехдневный срок с принятия нового работника. Стоит заметить, что в 2017 году их оформление обязательно даже для индивидуальных предпринимателей, прошедших . Наряду с этими бланками заводится Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.
3. Карточки по форме Т-2. В них собраны ключевые данные сотрудника. Они либо хранятся отдельно, либо подшиваются к личному делу.
4. Форма трудового договора. Он будет заключаться с каждым новым сотрудником вне зависимости от того, на какой срок он устраивается. В некоторых ситуациях применим .
5. Специальная оценка условий труда (СОУТ). Эти документы создаются для каждого рабочего места. Заменяют их в большинстве случаев с периодичностью в 5 лет.
6. Штатное расписание.
7. Локальные правила трудового распорядка.
8. Документы, на основании которых назначается заработная плата.

Эти бланки относятся к обязательным для оформления в кадровом отделе.

При необходимости, могут быть изданы дополнительные нормативные акты и образцы, например, .

Важно: не обязательны по закону, но могут быть полезными должностные инструкции и коллективный договор.

После того как определен перечь бланков, которые будут находиться в кадровом отделе, пошаговые инструкции рекомендуют сформировать Положение о ведении кадрового делопроизводства.

Разработка стандартного трудового договора

Большая ошибка думать, что необязательно заключать трудовой договор с работниками, устроившимися на короткий срок.

На самом деле, документ подписывается со всеми сотрудниками.

Кадровое делопроизводство с нуля включает в себя подготовку фирменного образца.

В форму включают следующие пункты:

• полное организации-работодателя, юридический и фактический адреса;
• данные представителя работодателя – ФИО;
• данные работника – ФИО;
• должность, которую он будет занимать;
• срок действия договора;
• вид деятельности – основная работа либо совместительство;
• должностные обязанности (либо перечень, либо ссылка на должностные пошаговые инструкции);
• размер (изложить подробно все детали желательно прямо в договоре);
• часы работы;
• результаты СОУТ по данному месту;
• данные работодателя и работника;
• подписи.

Работодатель может внести в документ дополнительные пункты.

Оформление первой должности

Кого нужно оформить на работу первым? Нетрудно догадаться, что кадровое делопроизводство с нуля подразумевает назначение сначала директора.

Как выполнить эту задачу?

Многое зависит от организационно-правовой формы предприятия. Рассмотрим три типовые ситуации.

1. Организация с учредителями. В таком случае именно они будут подписывать приказ о назначении директора.
2. Индивидуальное предприятие (или организация с единственным учредителем). Тогда сам ИП (или учредитель) будет подписывать договор и за себя, и за работника.
3. Директор назначается по результатам выборов. Тогда второй стороной трудового договора выступит председатель выборного органа.

Важно: вне зависимости от того, кто назначает директора, обязательными остаются две операции – подписание трудового договора и издание приказа о приеме на должность директора.

От кадрового работника требуется соблюдать хронологический порядок издания приказов.

Назначение директора будет первым, в нем следует проставить дату, когда он начнет выполнять свои обязанности.

В дальнейшем нужно следить, чтобы все приказы нумеровались в хронологическом порядке. Этот момент проверяется надзорными органами.

Оформление сотрудников на другие рабочие места

Согласно пошаговой инструкции, после директора нужно назначить сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек.

Они относятся к бланкам строгой отчетности, поэтому требуют бережного обращения.

Если руководитель еще никого не нанял на работу и ему приходится самостоятельно вести кадровое делопроизводство с нуля, он может взять эти обязанности на себя.

Для этого издается соответствующий приказ. Впоследствии ведение трудовых книжек можно перепоручить нанятому работнику. Делается это также в приказном порядке.

Важно: требование оформлять поручение вести трудовые книжки путем издания приказа установлено Постановлением Правительства.

Кадровое делопроизводство с нуля включает и еще один этап – прием сотрудников.

Для каждого нового работника готовится пакет бланков, в том числе:

• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• приказ о назначении на должность;
• индивидуальная карточка Т-2;
• и другие документы.

Также потребуется оформить трудовую книжку, проставить в ней необходимые отметки.

Бланки вместе с заявлением о приеме на работу и подсоединяются к личному делу.

Все необходимые бумаги передаются в бухгалтерский отдел для дальнейшего начисления заработной платы.

Подытожим вышесказанное. Пошаговые инструкции для старта кадрового делопроизводства имеют лишь общий вид.

Они включают в себя подбор нормативных актов, составление перечня кадровых документов, оформление директора и других сотрудников.

В 2017 году, как и ранее, со всеми работниками обязательно подписывать трудовой договор.

Лекция 1 кадровое делопроизводство для начинающих, трудовой договор

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

• оформление приема на работу;
• внутреннее перемещение работников;
• увольнение;
• регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
• организация трудового процесса;
• иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

• Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
• унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
• Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
• Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
• Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
• Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
• Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
• Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
• Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
• Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
• Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
• Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
• Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
• инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

• сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
• данные паспорта сотрудника;
• должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
• перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
• сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
• рабочий график, оплата переработки;
• причины для прекращения действия договора и иные условия;
• подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Для этого необходимо сделать следующее:

• разработать внутреннюю нормативную базу;
• подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
• произвести штатную расстановку;
• подготовить трудовые соглашения;
• разработать формы по личному составу;
• оформить карточки Т-2;
• утвердить бланки заявлений для сотрудников;
• подготовить внутренние приказы.

Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

• список структурных подразделений и должностей;
• количество единиц штата по каждой должности;
• оклады, надбавки по должностям;
• фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

График включает следующие реквизиты:

• название подразделения;
• наименование должности;
• ФИО и табельный номер труженика;
• число дней отпуска;
• даты ухода в отпуск по плану и факту;
• основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

• регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
• ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
• оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
• выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
• оформление и регистрация приказа в книге учета;
• заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
• передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

• распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
• кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
• карточки Т-2;
• трудовые;
• соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

• штатное расписание;
• положение по ОТ;
• журнал регистрации командировок;
• правила внутреннего распорядка;
• прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства - сложная процедура. Она требует детального изучения нормативной базы и отслеживания всех изменений. Грамотное построение кадрового учета способствует построению трудовых отношений в рамках законодательства. Для подготовки кадровика работодатель может воспользоваться услугами специализированных компаний.

Изменения в кадровом делопроизводстве в 2016 году и те, которые вступят в силу уже через несколько дней, довольно существенны. Это и новые правила приема на работу отдельных сотрудников, и упрощенный кадровый учет для микропредприятий, и изменения в правилах оценки уровня квалификации сотрудников. Разберемся в основных новшествах, о которых надо знать каждому кадровику.

1 Упрощенный кадровый учет в микропредприятиях

При этом все условия, регулируемые вышеназванными документами, предпринимателям предстоит включить непосредственно в трудовой договор, типовая форма которого утверждена постановлением правительства от 27 августа 2016 года № 858. Трудовые книжки работникам микропредприятий сохранили, поэтому для лиц, ответственных за их учет и ведение, в следующем году ничего не изменится.

Забыть о локальных нормативных актах могут исключительно компании, имеющие статус микропредприятия. Это может быть как юридическое, так и физическое лицо, у которого не более 15 наемных работников, а доход за прошедший календарный год не превышает 120 млн рублей. Если индивидуальный предприниматель или компания утрачивает статус субъекта микробизнеса, в четырехмесячный срок ему/ей придется оформить все «традиционные» кадровые документы.

2 Независимая оценка квалификации

Поскольку прохождение независимой оценки квалификации - дело платное, законодатель предусмотрел возможность компенсировать понесенные затраты. Если работник оплачивает поездку и стоимость экзамена самостоятельно, то он имеет право на вычет по НДФЛ на сумму понесенных расходов, но не более 120 тысяч рублей. Если же оценку квалификации оплатил работодатель, ему позволено все затраты, связанные с тестированием, отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров (работ, услуг).

Отметим, что в следующем году экзамен на соответствие квалификации не будет обязательным. В то же время чиновники не скрывают, что планируют разработать перечень должностей, на которые смогут претендовать только лица, имеющие соответствующие свидетельства о прохождении тестирования.

3 Дополнительная справка при трудоустройстве

Со следующего года расширяется список документов, необходимых для заключении трудового договора. Следуя требованиям ч.1 статьи 65 Трудового кодекса РФ , кадровики сейчас запрашивают от лиц, поступающих на работу, документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку (при наличии), СНИЛС, документы воинского учета, данные об образовании. В определенных случаях требуется справка о судимости и иные документы, установленные федеральным законодательством. С 1 января 2017 года, в соответствии с Федеральным законом от 13 июля 2015 г. N 230-ФЗ, перечень дополнительных документов дополняется справкой о том, подвергалось ли лицо административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ. Такая бумага понадобится при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотиков.

4 Допустимая доля иностранных работников

Кадровикам следует знать и о допустимой доле иностранных работников, установленной на следующий год. В соответствующем Постановлении Правительства РФ от 8 декабря 2016 г. N 1315 указано, что в сферу выращивания овощей позволено привлекать до половины иностранцев от общей численности работников. Это ограничение не распространяется на Краснодарский, Ставропольский и Хабаровский края, Астраханскую, Волгоградскую, Воронежскую, Липецкую, Московскую, Ростовскую и Саратовскую области.

В сферу спорта позволено привлекать до 25% иностранных работников, а в компании, осуществляющей розничную торговлю в специализированных магазинах алкогольными напитками и табачными изделиями, иностранцев должно быть не более 15% от общей численности работников.

Как и в 2016 году, не допускаются иностранные работники к фармацевтической работе, а также к розничной торговле в нестационарных торговых объектах, на рынках и прочей розничной торговле вне магазинов, палаток, рынков.

Одновременно снижается допустимая доля иностранных работников в сфере сухопутного пассажирского транспорта. Профильным компаниям, где трудятся выходцы из других стран, надо следить, чтобы их количество не превышало 30% от общей численности работников, то есть на 10% меньше, чем в 2016 г. Организациям в сфере автомобильного грузового транспорта сократили в следующем году долю иностранцев с 35 до 30 процентов.

Напомним также, что с 1 июня 2017 года начнет действовать запрет на допуск водителей с иностранными правами. Организациям, в которых имеются сотрудники с водительскими удостоверениями, выданными в других государствах, следует заранее позаботиться о том, чтобы, начиная с лета будущего года, не нарушить законодательство.

5 Увеличение МРОТ и региональных минимумов

Минимальный размер оплаты труда, как известно, используется для оплаты труда и расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, а также для иных целей обязательного социального страхования. С 1 июля 2016 года правительство повысило этот показатель до 7500 тысяч рублей. Кроме того, Федеральным законом от 19.12.2016 N 460-ФЗ одобрен параметр, который будет действовать с 1 июля 2017 года. Он составит 7800 рублей.

Одновременно следует учитывать повышение минимальных заработных плат в конкретном регионе. Если на предприятии оклад ниже установленного для субъекта, необходимо произвести повышение. Иначе, согласно правилам, введенным Федеральным законом от 03.07.2016 № 272-ФЗ, компании грозят крупные штрафы, а ее должностным лицам - денежные санкции и даже дисквалификация на срок до 3 лет.

6 Новые сроки подачи исков по трудовым спорам

Федеральный закон № 272-ФЗ увеличил также сроки для обращения в суд в связи с невыплатой или неполной выплатой зарплаты и других выплат, причитающихся работнику. С 3 октября 2016 года «обиженный» сотрудник имеет право пойти в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты указанных сумм. Ранее с жалобой в суд можно было обращаться только в течение трех месяцев, что позволяло недобросовестным работодателям уходить от полного расчета с подчиненными, особенно если они увольнялись.

Напомним, что причиной для подачи иска может служить низкая по сравнению с региональным минимумом заработная плата, нарушение сроков ее выплаты, отказ платить компенсацию в размере 1/150 ключевой ставки Банка России за задержку причитающихся средств.

7 Электронные больничные

Чиновники настаивают, чтобы в следующем году появился новый вид документов, подтверждающих временную нетрудоспособность граждан, - электронные больничные. Соответствующий законопроект уже одобрен в первом чтении депутатами и уже после новогодних праздников документ могут принять в окончательном варианте.

Это не значит, что от традиционных бумажных больничных власти откажутся: пока далеко не все лечебные учреждения имеют соответствующую материальную базу, чтобы подключиться к автоматизированной информационной системе и пользоваться электронной подписью. Однако, с момента введения нового типа листков нетрудоспособности у кадровиков и бухгалтеров должно стать намного меньше работы. Электронный документ намного сложнее подделать, его всегда можно проверить. Кроме того, новая система упростит взаимодействие с ФСС, который даже после передачи прав по администрированию страховых взносов продолжит следить за правильностью исчисления социальных пособий.

8 Профессиональный профиль "Кадры и бухгалтерия" в Консультант Плюс

Осенью 2016 года разработчик программы Консультант Плюс выпустил обновление, с которым все кадровые работники получили возможность настраивать программу "под себя" одним кликом. Новинка получила название "профессиональный профиль для бухгалтерии и кадров". Ее задача - упростить работу специалистов и оптимизировать время на поиск материалов по нужным темам. .

А какие изменения, одобренные властями в этом году, кажутся значимыми вам? Обязательно поделитесь с нами и своими коллегами в комментариях к этому материалу, чтобы мы могли подробно об этом рассказать.

| Замминистра Минтруда Любовь Ельцова рассказала о планах по внедрению . Согласно предложениям, работодатели сами смогут выбрать тип кадрового учета : в электронном, полностью или частично бумажном, в зависимости от возможностей фирмы. Оформленные предложения Минтруда передаст на рассмотрение

Требования к кадровым документам

Подтвердить стаж, опыт работы могут кадровые документы. Поэтому их правильное и своевременное оформление имеет важное значение для любого.

Кадровые документы имеют несколько функций :

• подтверждение факта трудоустройства;
• контроль и учет объема возложенной работы;
• регламентация общих условий трудоустройства, а также мер безопасности и защиты личных данных;
• кадровые перемещения, уход работника в отпуск или пенсию и прочих гарантий.

Таким образом, вся полезная деятельность работника должна быть подтверждена кадровыми документами. Такая система учета, с одной стороны, является обеспечением его трудовых прав, с другой стороны - подтверждает исполнение работодателем своих обязанностей по предоставлению гарантий работнику, беспрепятственному осуществлению им своей рабочей функции и оговоренной платы за это.

Унифицированные формы кадровых документов в 2017 году не претерпели существенных изменений, поэтому специалисты могут использовать привычные бланки.

По Трудовому кодексу РФ и подзаконным актам, регламентирующим все аспекты, сопутствующие работе, существует множество справок, приказов, инструкций и положений, которые можно отнести к кадровым.

Однако при составлении и ведении столь важных документов необходимо соблюдать несколько неукоснительных правил :

1. Персонализация . Любая бумага, отражающая какой-либо аспект труда, должна содержать указание на конкретного работника.
2. Срок и порядок хранения . Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» установлены все нужные и важные моменты, соблюдение которых обязательно для ИП. Все, что было оформлено, должно быть сформировано в дела, имеющие опись. Формироваться все должно по классификации, дела размещены в хронологическом порядке. ИП должен соблюдать установленные сроки хранения кадровых документов .

Кадровый учет - обязанность работника по кадрам. Однако некоторые документы могут составляться и другим специалистами: ответственным по охране труда и бухгалтерами. Например, инструкция по технике безопасности разрабатывается службой охраны труда, но сама инструкция с отметками об ознакомлении должна храниться в кадрах.

Если ИП ведет учет самостоятельно, то в качестве проверки полезно будет время от времени проводить сторонний кадровый аудит .

Как оформлять кадровые документы?

Ранее образцы и бланки каждого документа, издаваемого кадрами, должны были соответствовать формам, установленным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 . Однако с 2013 года норма об обязательности использования форм, перечисленных в данном постановлении была отменена и теперь использование указанных форм носит рекомендательный характер.

При ведении кадрового учета организации и ИП могут вводить свои виды форм, но с обязательным наличием реквизитов, предусмотренных нормами трудового права, для подобных документов.

ИП, с точки зрения трудового права, ничем не отличается от компании. Следовательно, обязанность по документальному отражению труда своего работника он обязан так же неукоснительно соблюдать, как и другие работодатели. Закрытый перечень кадровых документов не установлен, поэтому он может отличаться у разных работодателей.

Документация по учету кадров .

1. Кадровое дело работника, которое содержит личную карточку и копии всех предъявленных документов, подтверждающих его личность, образование и уровень навыков.
2. Приказы о всех возможных и имеющих место взаимодействиях работника и работодателя - перевод, отстранение, отдых, назначение премии, наказание. Кроме того, в кадрах обязательно должны быть журналы регистрации этих приказов.
3. Обязательные инструкции и положения. Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» каждая организация обязана защищать все личные сведения работников и осведомить о таком порядке всех работающих. Требования о наличии Инструкции по охране труда и технике безопасности установлены статьей 212 ТК РФ .
4. Правила внутреннего трудового распорядка дня. Их нужно издать исходя из индивидуальных особенностей предприятия или деятельности ИП и указать все ключевые моменты взаимоотношений по работе.
5. Документы, утверждающие штат сотрудников и их оклад.
6. Трудовые книжки и книга учета движения трудовых книжек . Наличие этих документов, а также порядок их выдачи, заполнения и ответственности за утерю или порчу регламентируется постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» .
7. Журнал регистрации выдачи работникам справок, а также журнал выдачи бланков трудовых книжек.
8. Должностные инструкции.
9. Договоры, устанавливающие случаи материальной ответственности работников.

Документация по учету рабочего времени

Помимо привычных табелей учета рабочего времени это могут быть графики сменности или другие документы, наряды и прочие бумаги, которые подтвердят то, сколько гражданин наработал по количеству времени или объему задач. Рабочее время также подтверждается приказами о выходе на работу в выходные и праздничные дни, а также иными свидетельствами о работе в командировке.

Документация по расчету оплаты труда

Заработанные деньги выплачивают по расчетно-платежным ведомостям . В них могут быть указаны как списки работников, так и отдельные лица. Начисление отпускных производится по записке-счету на отпуск, составляемой кадровым специалистом, а окончательный расчет с работником производится по записке - расчету при увольнении, в которой указывается количество отработанных дней в месяце увольнения, наличие или отсутствие дней отпуска, которые необходимо компенсировать.

Заключение

Трудоустройство у ИП не должно отличаться для работника от работы в организации. Необходимо требовать от предпринимателя соблюдения всех ваших законных прав.

Как мы выяснили, для ИП работа с кадровыми документами предполагает строгое соблюдение ряда принципов:

• оформлять все обязательные первичные кадровые документы;
• обеспечивать их сохранность и своевременную передачу в архивные органы в надлежащем виде;
• соблюдать все предписанные нормы закона для заполнения кадровых документов.

В случае несоблюдения всех требований бизнесмен понесет ответственность в порядке, определенном государством.

Наиболее популярные вопросы и ответы на них по кадровым документам

Вопрос: Добрый день. Скажите, пожалуйста, обязан ли ИП подтверждать факт трудоустройства работника записью в трудовой книжке? И как быть с обязательными взносами и налогами за работника?

Ответ: Здравствуйте. Да, предприниматель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку работника. Это прямо указано в п. 3 Правил ведения и заполнения трудовых книжек. Более того, он также обязан соблюдать установленные правила заполнения и обеспечить ее сохранность. Отвечая на второй вопрос, надо сказать, что, согласно ст. 20 ТК РФ ИП является таким же работодателем, как и крупные организации, поэтому он обязан платить все взносы и платежи в ФСС России и ПФР, а также налоги вне зависимости от того на какой системе налогообложения работает он сам.

Изучая кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции 2019 помогут сориентироваться с чего начать. Каких ГОСТов придерживаться, что делать кадровику - читайте в статье.

Из статьи узнаете:

Как организовать кадровое делопроизводство с нуля: выбор ответственного лица

Кадровое делопроизводство ведут в любой организации, в которой применяют наемный труд. На только что созданном предприятии документами чаще всего занимается руководитель. По мере развития фирмы обязанности возлагают на кадровика или структурное подразделение.

Чтобы упростить работу с документами, составьте инструкцию по кадровому делопроизводству. Пропишите в ней правила заполнения кадровых документов по новому ГОСТу. Редакция журнала «Кадровое дело» разобрала для вас, . Перенесите эти правила в свою инструкцию, и вы никогда не допустите ошибок в делопроизводстве.

Справка: на начальном этапе, когда компания только начинает свое существование, а в ее штате нет сотрудников или их немного, не нужно создавать отдел или структурное подразделение. С организацией кадрового делопроизводства справится один человек.

Принимая на работу сотрудника, выбирайте людей, которые имеют опыт работы. Только они могут организовать кадровое делопроизводство с нуля, не прибегая к помощи сторонних экспертов. При укомплектовании штата начинающих кадровиков прикрепляйте к более опытным наставникам.

Высокая квалификация, опыт влияют на эффективность работы специалиста, число ошибок. Но так как законы периодически пересматриваются, в них вносят существенные поправки, отправляйте кадровиков, независимо от их стажа, . Если сотрудника нельзя подменить на некоторое время, выбирайте дистанционный вид обучения.

Организуя кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции помогут сориентироваться, как подготовить приказы и должностные инструкции, локальные акты компании. Придерживайтесь основных правил.

Алгоритм организации ведения кадрового делопроизводства с нуля

Для того, чтобы организовать с нуля пользуйтесь утвержденными стандартами.

Чтобы разобраться в особенностях учета и кадрового документооборота в организации, нужно пройти обучение. Дистанционные курсы подойдут как опытным, так и начинающим кадровикам.

Кадровое делопроизводство с нуля: инструкция

Обратите внимание! предлагает пройти ускоренные дистанционные курсы, включающие основы кадрового делопроизводства. По факту их завершения выдается официальный сертификат, подтверждающий квалификацию. Полученная в ходе обучения информация позволяет систематизировать знания, узнать обо всех изменениях в нормативной базе, избежать ошибок при последующей работе.

После изучения основной информации, регламентируйте кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции. Так как единого поэтапного плана, обозначающего работу кадровика, нет, составьте индивидуальный алгоритм действий. Учитывайте, что он не должен перечить пунктам , с которой знакомили сотрудника при трудоустройстве.

Практический случай

Как оформить Инструкцию по кадровому делопроизводству?

Законодательством не установлена обязанность работодателя составлять инструкцию, если кадровое делопроизводство начинаем с нуля. Однако на практике организации и ведомства используют ее в своей деятельности. Типовой инструкции по кадровому делопроизводству в законодательстве не предусмотрено, поэтому компания может составить ее в произвольной форме (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). При подготовке документа за основу можно взять типовые инструкции . Наименования и количество тематических разделов документа зависит от того, какие процедуры осуществляет кадровая служба. Обычно каждый раздел посвящен отдельной процедуре, которая регламентирована трудовым законодательством…

Шаг №1. Создание нормативной базы

Определите, какие нормативные акты востребованы в работе. Опирайтесь на сферу деятельности, условия труда, прочие факторы. Чаще всего кадровики используют следующие документы:

• Трудовой кодекс - содержит основные моменты по нормированию рабочего времени сотрудников (гл. 15–16, 22). В нем указана продолжительность, периодичность отпусков (гл. 19), особенности начисления заработной платы (гл. 21). Помимо этого расписаны права, обязанности сторон трудовых отношений.
• Постановление Госкомитета статистики от 04.01.2001 года под № 1 - в нем представлены унифицированные формы первичных документов, нужных в кадровом учете. Их использование не является обязательным. Но в формах учтены графы и реквизиты, облегчающие разработку индивидуальных шаблонов.
• Правительственное постановление от 16.04.2003 года под № 225, которое помогает в работе с трудовыми книжками.
• Методичку по ведению воинского учета, утвержденную Генштабом ВС РФ от 11.04.2008 года. Рекомендации позволяют освоиться с ведением воинского учета сотрудников.
• Приказ Росстандарта от 17.10.2013 года под № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 года под № 65-ст, приказ Минкультуры от 25.08.2010 года под № 558 и постановление от 15.06.2009 года под № 477. В них отражены стандарты делопроизводства, облегчающие повседневную работу.

Сотруднику, который проходит обучение с нуля, обеспечьте доступ к этим и другим нормативным актам. Объясните кадровику, что он обязан следить за изменениями, обновлениями и выходом новых законов. Не забывайте самостоятельно пополнять свои знания.

Обратите внимание! Ручной мониторинг законодательства затруднителен. На него уходит много времени и сил. Чтобы облегчить задачу, оформите подписку на информационные порталы. Электронный журнал «» и «» постоянно пополняются информативными статьями, инструкциями, файлами и формами для скачивания и многим другим.

Шаг №2. Составление кадровых документов, участвующих в делопроизводстве

Подготовьте документы или поручите это сделать кадровику. Необходимо составить правила внутреннего трудового распорядка, , график отпусков и другие акты, регулирующие работу организации и деятельность сотрудников.

В число обязательных документов, которые заводят по мере укомплектования штата, входят следующие документы

• трудовые договоры;
• книга учета движения трудовых, которые предоставляют сотрудники;
• книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
• ;
• личные карточки работников;
• приказы и документы-основания для их издания;
• должностные инструкции.

В ряде случаев требуется подготовка коллективного договора, положения о премировании, коммерческой тайне, аттестации и других актов. Своевременно пересматривайте документы, вносите корректировки, исправляйте выявленные недочеты. Пропишите .

Совет от редакции: , соблюдая все условия. Это позволит избежать штрафов. Учитывайте, что даже непреднамеренная порча бумаг приводит к проблемам при проверках.

Шаг №3. Утверждение документов, их бланков

Если есть замечания по содержанию или форме документов, бланков кадровик устраняет их и согласует с руководителем заново. После чего документы, влияющие на кадровый и бухгалтерский учет, отражают в учетной политике организации.

Если вы организуете кадровое делопроизводство, поможет избежать ошибок, которые влекут за собой наложение штрафов. Без прохождения курсов сложно разобраться в основах, законах. Не забывайте отправлять кадровиков компании на повышение квалификации. Своевременно предоставляйте им журналы, в которых говорится об изменениях в трудовом законодательстве.