Недостатки системы внутреннего контроля на предприятии. Элементы класса внутреннего контроля. Что такое система внутреннего контроля в организации

Множество компаний во всем мире страдает от неэффективного использования разного рода ресурсов - людских, финансовых, материальных, от недостатка необходимой для принятия правильных решений информации, непреднамеренного и преднамеренного искажения отчетности, прямого мошенничества со стороны персонала и управляющих. Подобных проблем можно избежать путем создания внутри самих компаний эффективной системы внутреннего контроля. Какова же роль и значимость внутреннего контроля?

Любая деятельность в организации происходит в рамках двух систем. Одна - это операционная (организационная) система, построенная для достижения заданных целей. Другая система - это система контроля, пронизывающая операционную систему. Она состоит, в общем виде, из политики, процедур, правил, инструкций, бюджетов, системы учета и отчетности. Эта система направлена, в конечном итоге, на создание необходимых предпосылок и повышение вероятности того, что компания в целом и менеджеры в частности достигнут поставленных целей.

Внутренний контроль есть процесс, направленный на достижение целей компании, и являющийся результатом действий руководства по планированию, организации, мониторингу деятельности компании в целом и ее отдельных подразделений. Менеджеры компании должны, во-первых, поставить цели и определить задачи компании и отдельных подразделений и построить соответствующую этому структуру организации. И, во-вторых, обеспечить функционирование эффективной системы документирования и отчетности, разделения полномочий, авторизации, мониторинга для достижения поставленных целей и решения стоящих задач.

Внутренний контроль - это контроль изнутри компании, в противоположность внешним видам контроля, таким как законодательное регулирование, контроль со стороны внешних контролирующих организаций и т.п. в данном контексте понятие внутреннего контроля синонимично понятиям управленческого контроля, операционного контроля.

Необходимо также отметить такую важную деталь, что внутренний контроль полезен только в том случае, если направлен на достижение конкретных целей и, прежде чем оценивать результаты контроля, необходимо определить эти цели.

внутренний контроль акт

1. Объекты внутреннего контроля

Система внутреннего контроля организуется руководством предприятия. Это первое и основное отличие внутреннего контроля от прочих видов контроля.

Независимый аудит проводится независимым аудитором, формы, и виды контрольных действий также определяются аудитором (п.9 Временных правил аудиторской деятельности в Российской Федерации и п. Закона “Об аудиторской деятельности”). Ревизия проводится штатным ревизором какого-либо ведомства, формы, и виды контрольных действий также определяются этим ведомством.

Внутренний контроль - это система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для предприятия.

Целями организации системы внутреннего контроля на предприятии являются:

1) осуществление упорядоченной и эффективной деятельности предприятия;

2) обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником предприятия;

3) обеспечение сохранности имущества предприятия.

Для достижения вышеперечисленных целей необходимым условием является согласованность системы бухгалтерского учета (более широко - Учета) и системы внутреннего контроля, так как система двойной записи, лежащая в основе любой системы бухгалтерского учета (в том числе автоматизированных систем бухгалтерского учета), определяет порядок регистрации хозяйственных операций и обеспечивает надлежащий контроль.

Для достижения целей организации системы внутреннего контроля необходимо решение отдельных задач. Руководство предприятия обязано обеспечить организацию и поддержание на должном уровне такой системы внутреннею контроля, которая являлась бы достаточной для того, чтобы:

* в бухгалтерскую (финансовую) отчетность было включено все, что должно быть в нее включено, и не включено ничего из того, что не должно быть в нее включено, а то, что включено в отчетность, было бы правильно определено, классифицировано, оценено и зарегистрировано;

* бухгалтерская (финансовая) отчетность давала верное и объективное представление о предприятии в целом;

* компьютерные программы, контролирующие функционирование учетной системы, включающие формирование первичных документов, их анализ и разноску по счетам, не могли быть сфальсифицированы;

* средства предприятия не могли быть незаконно присвоены или неэффективно использованы;

* все отклонения от планов своевременно выявлялись, анализировались, а виновные несли ответственность;

* внутренняя отчетность оперативно передавалась лицам, уполномоченным принимать управленческие решения, для ее оптимального использования. Из перечисленных выше задач руководства предприятия по организации внутреннего контроля видна неразрывная связь системы внутреннего контроля с двумя видами бухгалтерского учета; бухгалтерским финансовым и бухгалтерским управленческим учетом.

Первые три задачи обеспечиваются связью системы внутреннего контроля с системой бухгалтерского финансового учета, а три последние с системой бухгалтерского управленческого учета.

Именно поэтому в дальнейшем мы будем различать две системы:

* систему внутреннего финансового контроля;

* систему внутреннего управленческого контроля.

Как видно из содержания поставленных задач, создание системы внутреннего контроля - это достаточно сложный процесс, а сама система внутреннего контроля - это очень сложный и тонкий организм, неотъемлемыми частями которого являются абсолютно все подразделения предприятия, все сферы его деятельности и деятельность каждого работника-предприятия. Система внутреннего контроля - это своеобразная организация внутри организации (предприятия).

Степень сложности внутреннего контроля должна соответствовать организационной структуре предприятия, численности персонала, разветвленности сети филиалов и подразделений, степени централизации бухгалтерского учета и другим характеристикам предприятия в целом.

Объектами внутреннего контроля являются циклы деятельности организации - циклы снабжения, производства и реализации. Важнейшей функцией внутреннего контроля является обеспечение соблюдения работниками предприятия своих должностных обязанностей,

Методы, используемые при осуществлении внутреннего контроля, весьма разнообразны и включают элементы таких методов, как:

* бухгалтерский финансовый учет (счета и двойная запись, инвентаризация

и документация, балансовое обобщение);

* бухгалтерский управленческий учет (выделение центров ответственности,

нормирование издержек);

* ревизия, контроль, аудит (проверка документов, проверка арифметических расчетов, проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, инвентаризация, устный опрос персонала, подтверждение и прослеживание);

* теория управления.

Все вышеперечисленные методы интегрируются в единую систему и используются в целях управления предприятием.

В современных условиях в жизнь предприятий постепенно входит новое понятие, называемое “эккаунтингом" (accounting). Это чрезвычайно емкое экономическое понятие, в основе которого лежит счетоводство - ведение бухгалтерского учета в соответствии с общепринятыми нормами. Однако счетоводство - это лишь основополагающий элемент эккаунтинга. Посредством счетоводства создается информационная база, необходимая для управления предприятием.

Профессиональная деятельность, связанная с формированием этой информационной

базы, и называется эккаунтингом.

В это понятие входит работа:

* плановая;

* по составлению отчетности;

* контрольная;

* аналитическая.

Таким образом, контроль является неотъемлемой частью эккаунтинга.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).

Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию:

· сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

· обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);

· испытаний (образцов, систем, технологий);

· выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

· передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);

· нарушения установленных правил;

· ревизии, инвентаризации;

· расследования аварий, несчастных случаев;

· ликвидации организации и т.д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и объективное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Контроль в организации состоит в том, чтобы проверить состояние реализации принятых управленческих решений. Сложность и многогранность функции контроля позволяют рассматривать его в организации как систему, состоящую из элементов.

Главная задача системы контроля в организации - это отслеживание фактического выполнения планов или определение того, насколько действия соответствуют плану, т.е. сопоставление фактических данных объектов планирования с плановыми на предмет выявления отклонений. Своевременная ликвидация выявленных контролем отклонений от запланированного состояния осуществляется с помощью оперативного регулирования. Для того чтобы контролировать и регулировать план, необходима соответствующая количественная информация о протекании процессов в организации, достаточная для того, чтобы представить себе ее реальное состояние. Считается, что чем выше степень оперативности контроля, тем он действеннее. Поэтому учет и контроль по времени должны быть максимально приближены.

Система контроля в организации должна включать два уровня: нижний и верхний.

Нижний уровень представляет собой контроль за исполнением бюджетов центров финансовой ответственности, осуществляемый экономическими службами этих подразделений.

Верхний уровень представляет собой контроль за исполнением бюджетов всех центров финансовой ответственности, осуществляемый финансово-экономической службой коммерческой организации и его бухгалтерией.

Элементы системы контроля в организации:

 объекты контроля (плановые документы центров ответственности организации); предметы контроля (отдельные характеристики состояния плановых документов);субъекты контроля (центры ответственности, осуществляющие контроль за исполнением плановых документов);

 технология контроля (состав процедур, необходимых для выявления отклонений между фактическими и запланированными показателями планов).

Процесс контроля в организации состоит из следующих этапов:

1) определения состава лиц, контролирующих исполнение различных статей планов;

2) определения перечня контрольных показателей для анализа;

3) сбора информации о производственно-финансовой деятельности организации и составления отчетов;

4) сравнения плановых и фактических показателей и определения отклонений;

5) анализа отклонений и выявления их причин;

6) принятие решения о корректировке бюджета или ужесточении контроля за его исполнением.

Эффективность системы контроля определяется через оперативность и правильность принимаемых корректирующих действий при протекании процессов управления в организации. Это может быть количество корректировок в определенном календарном периоде, конечные результаты, достигнутые в результате корректировки управленческого решения. В конечном итоге основным показателем системы контроля в организации служит отклонение фактических показателей от плановых. Считается, что если разница между «фактами» и «планом» не превышает 20%, то система контроля в организации эффективна.

Для того чтобы система контроля в организации была эффективной, необходимо наличие некоторых уело в ни:

1. отлаженного механизма планирования; высокопроизводительного программного обеспечения, позволяющего оперативно собирать в нужном виде информацию о фактическом выполнении плана;

2. высокой исполнительской дисциплины в организации; действенных систем премирования (депремирования);

3. участия руководства организации в решении проблем, возникающих в процессе осуществления контроля на всех уровнях управления;

4. осознания менеджерами организации важности осуществления контрольных функций.

В условиях нарастающей конкуренции существенно актуализируются проблемы повышения эффективности внутреннего контроля производственных предприятий, в т.ч. и мукомольных производств. Подтверждает это и вступающий в силу с 1 января 2013 г. Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Статья 19 закона прямо указывает, что экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни .

Если же организация подлежит обязательному аудиту и функция ведения бухгалтерского учета не возложена на руководителя, то такие субъекты также обязаны организовать внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления отчетности. В соответствии с глоссарием терминов стандартов аудиторской деятельности система внутреннего контроля представляет собой «процесс, организованный и осуществляемый представителями собственника, руководством, а также другими сотрудниками, для того чтобы обеспечить достаточную уверенность в достижении целей с точки зрения надежности финансовой (бухгалтерской) отчетности, эффективности и результативности хозяйственных операций, а также соответствия деятельности действующим нормативным правовым актам» .

В Международных стандартах аудита – МСА 400 «Оценка рисков и внутренний контроль» – термин «система внутреннего контроля» включает совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством аудируемого лица в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности.

Организация внутреннего контроля в процессе управления предприятием должна быть ориентирована на организационноправовую форму, размер предприятия и масштабы его деятельности. Чем сложнее структура внутренней среды экономического субъекта, тем больше информации необходимо для принятия эффективных управленческих решений. Основой для принятия большинства управленческих решений служит информация, формируемая в бухгалтерском, оперативном и статистическом учете.

В соответствии с Федеральным правилом (стандартом) № 8 «Понимание деятельности аудируемого лица, среды, в которой она осуществляется, и оценка рисков существенного искажения аудируемой финансовой (бухгалтерской) отчетности» система внутреннего контроля включает элементы, представленные на рис. 1.

Рис. 1. Элементы системы внутреннего контроля

Важными функциями руководства предприятия являются надзор за эффективностью системы внутреннего контроля и принятие мер в случае обнаружения недостатков этой системы. Внедрение системы внутреннего контроля (СВК) позволит обеспечить надежность финансовой информации, а также снизить риски принятия ошибочных решений. Построение системы внутреннего контроля предполагает определение наиболее существенных рисков, разработку регламентных процедур, а также корректирующие действия, которые позволят исправить ситуацию. Затраты на предупредительный контроль могут быть более эффективными, т.к. помогут предупредить возникновение рисков. Внедрение системы внутреннего контроля на мукомольном предприятии необходимо для повышения эффективности работы его подразделений. При этом СВК позволит обеспечить достоверность информации, эффективно использовать ресурсы предприятия.

Внедрение системы внутреннего контроля начинается с определения подразделений, в которых возникают затраты и в которых будут разработаны регламентные процедуры. Заметим, что система внутреннего контроля будет эффективнее в том случае, если все сотрудники организации будут выполнять контрольные процедуры, причем делать это следует постоянно. По нашему мнению, в организации системы внутреннего контроля необходимо участие специалистов смежных служб (плановых, финансовых, экономических).

Следующим шагом в процессе построения системы внутреннего контроля становится выделение объектов контроля. При этом в организации должны быть разработаны схема технологического процесса, график документооборота, учетная политика, должностные инструкции, а контроль – осуществляться на всех уровнях управления предприятием.

На предприятиях мукомольной промышленности организация и эффективность функционирования системы внутреннего контроля напрямую зависят от технологического процесса. Мукомольное производство – сложный процесс, который требует точности расчетов на всех этапах производства продукции и правильного документального оформления всех фактов хозяйственной деятельности. Качество муки как готового продукта напрямую зависит от качества зерна, которое контролируется на всех этапах его переработки. В связи с этим в мукомольном производстве особое внимание уделяется количественнокачественному учету и документальному оформлению хозяйственных операций, что также является объектом контроля.

По нашему мнению, внутренний контроль – это комплекс мер и процедур, организованный собственниками (руководством предприятия) для обеспечения достоверности показателей учета (оперативного, бухгалтерского, управленческого), предотвращения искажений и неправомерных действий, а также принятия наиболее оптимальных управленческих решений. Очень важно, чтобы организация системы внутреннего контроля была ориентирована на взаимосвязь «объект - субъект» и «субъект – субъект».

В таблице представлены основные центры, которые, по нашему мнению, необходимо выделить на мукомольном предприятии для наделения их контрольными действиями и ответственностью.

(Кликните по изображению для его увеличения)

В таблице также отражено, какие корректирующие действия необходимо провести в рамках внутреннего контроля с тем, чтобы предупредить или устранить нарушения в системе, а также взаимодействие субъектов внутреннего контроля. Взаимодействие субъектов и возникающие при этом информационные потоки для наглядности представлены на рис. 2.

Рис. 2. Схема взаимосвязи субъектов внутреннего контроля

По нашему мнению, в основу формирования системы внутреннего контроля затрат на мукомольном предприятии должны быть положены структурированные элементы внутреннего контроля затрат и разработанные с учетом этого схемы взаимодействия объектов и субъектов контроля и субъектов контроля.

В условиях рыночной конкуренции мукомольные предприятия уделяют внимание не только политике ценообразования, но и качеству продукции. Одним из факторов, влияющих на предпочтения покупателей при выборе продукции мукомольных производств, является наличие сертификата менеджмента качества по системе ГОСТ Р ИСО 9001-2008 «Системы менеджмента качества». Сертифицированная по данной системе продукция всегда имеет на упаковке знак соответствия. Знак соответствия – это защищенный в установленном порядке знак, применяемый или выданный в соответствии с правилами Системы сертификации ГОСТ Р и указывающий, что система менеджмента качества организации соответствует требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008 .

Исследования показали, что у системы менеджмента качества имеются некоторые «точки соприкосновения» с системой внутреннего контроля – контрольная среда, контрольные процедуры и мониторинг. В связи с этим среди специалистов высказывается мнение, что система менеджмента качества является составной частью системы внутреннего контроля. Однако, в отличие от системы внутреннего контроля, система менеджмента качества не направлена на предотвращение рисков.

Вместе с тем, существует ряд требований, предъявляемых как к системе менеджмента качества, так и к системе внутреннего контроля, которые, по нашему мнению, являются тождественными.

На рис. 3 представлено соответствие требований к организации системы менеджмента качества требованиям к системе внутреннего контроля. В том случае, если какая-либо система уже внедрена на предприятии, можно установить взаимосвязь указанных требований, не допуская дублирования контрольных функций субъектами. Изучение опыта организации контроля основных мукомольных производств Оренбургской области показало, что все они имеют сертификаты качества на производимую продукцию, но многие предприятия не используют всех возможностей системы менеджмента качества.

Рис. 3. Взаимосвязь и взаимодействие требований к организации системы менеджмента качества и системы внутреннего контроля

В настоящее время деятельность подразделений внутреннего аудита российским законодательством не регулируется. Исключение составляют кредитные организации и организации – профессиональные участники фондовых рынков.

Единые требования для внешних аудиторов при рассмотрении работы службы внутреннего аудита установлены Федеральным правилом (стандартом) № 29 «Рассмотрение работы внутреннего аудита». В стандарте дано определение понятия внутреннего аудита: «Внутренний аудит – контрольная деятельность, осуществляемая внутри аудируемого лица его подразделением – службой внутреннего аудита. Функции службы внутреннего аудита включают мониторинг адекватности и эффективности системы внутреннего контроля» .

Основное отличие внутреннего и внешнего аудита состоит в том, что внутренний аудит отвечает целям руководства организации, в то время как цель внешнего аудита – получить уверенность в том, что финансовая отчетность достоверна и не содержит искажений. Отдельные направления внутреннего аудита могут быть полезны для проведения внешнего аудита. Согласно п. 11 ФПСАД № 29, при эффективном внутреннем аудите можно модифицировать характер и временные рамки, а также уменьшить объем аудиторских процедур, выполняемых внешним аудитором, но нельзя полностью отменить их. Однако в некоторых случаях, рассмотрев деятельность службы внутреннего аудита, внешний аудитор может принять решение о том, что внутренний аудит не окажет никакого влияния на процедуры внешнего аудита.

Если аудитор полагается на эффективность службы внутреннего аудита, то это повлияет на аудиторский риск и его оценку.

Взаимодействие внутреннего и внешнего аудита возможно при соблюдении определенных условий. Так, например, внутренний аудитор должен быть профессионально компетентным, добросовестным и иметь возможность свободного общения с внешним аудитором. Внутренний аудитор должен предоставить внешнему аудитору свои программы, планы, отчеты, заключения и другую информацию, которая может повлиять на работу внешнего аудита. При использовании этой информации внешний аудитор дает оценку эффективности работы службы внутреннего аудита. На рис. 4 представлена схема взаимодействия системы внутреннего контроля и системы внутреннего аудита. По результатам такого взаимодействия внешний аудитор, основываясь на своем профессиональном суждении, делает выводы и документирует их.

Рис. 4. Схема взаимодействия системы внутреннего контроля затрат и внутреннего аудита

Отсутствие взаимодействия субъектов внутреннего контроля и внутреннего аудита на предприятии, а также игнорирование предварительного контроля приводят на практике к финансовым потерям, которые возникают в виде штрафов, пеней по результатам проверок со стороны налоговых органов.

Обязанностью службы внутреннего аудита является системный контроль за деятельностью структурных подразделений – объектов внутреннего контроля. Контролю подвергаются локальные документы, хозяйственные операции, первичные документы, обоснованность отнесения норм естественной убыли, распределения затрат, соответствие плановых показателей нормативным. Особое внимание уделяется уровню существенности: чем он ниже, тем больше аудиторских процедур необходимо и тем меньше аудиторский риск. При оформлении результатов внутренний аудитор руководствуется профессиональным суждением.

Четкое разграничение ответственности субъектов внутреннего контроля является одним из основных факторов, влияющих на эффективность работы системы внутреннего аудита.

Список литературы

1. Глоссарий терминов стандартов аудиторской деятельности (одобрен Советом по аудиторской деятельности при Минфине России 29 мая 2008 г., протокол № 66) [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www1.minfin.ru/common/img/uploaded/library/2008/07/glossary.doc

2. Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 9001-2008 «Системы менеджмента качества» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://smk.nspu.ru/file.php/1/GOST_R_ISO/_9001-2008.pdf

3. Правило (стандарт) № 8 «Понимание деятельности аудируемого лица, среды, в которой она осуществляется, и оценка рисков существенного искажения аудируемой финансовой (бухгалтерской) отчетности» (в ред. постановлений Правительства РФ от 19.11.08 № 863, от 27.01.11 № 30) [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www1.minfin.ru/ru/accounting/audit/standarts/standarts_audit/

4. Правило (стандарт) № 29 «Рассмотрение работы внутреннего аудита» (утверждены постановлением Правительства РФ от 23.09.02 № 696) [Электронный ресурс]. Режим доступа:

Внутренний контроль - это важнейшая часть современной системы управления, позволяющая достичь целей, поставленных собственниками, с минимальными затратами. Эффективность функционирования хозяйствующих субъектов во многом зависит от грамотно организованного контроля, так как он не только призван выявить недостатки и нарушения, но и предупреждать их, а также способствовать их своевременному устранению.

До 2013 г. вопрос создания службы внутреннего контроля являлся правом организаций (за исключением кредитных организаций, для которых это обязанность).

С 1 января 2013 г. согласно ст. 19 Федерального закона от 6.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ) все экономические субъекты должны осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, а те, которые подлежат обязательному аудиту, - также и внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности (за исключением случаев, когда руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учета на себя). Решение о введение бухгалтерского учета им самим может принять руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства, соответственно в такой организации необходимо осуществлять только внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

Каким образом, по мнению финансистов, внутренний контроль должен быть организован на практике, сегодня сказать затруднительно, поскольку Минфин России до сих пор не разработал рекомендации для хозяйствующих субъектов по организации и осуществлению ими внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, которые планировалось выпустить сразу после принятия Закона № 402-ФЗ. При этом в информации Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отмечается, что законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на порядок, способы, процедуры осуществления внутреннего контроля.

Систему внутреннего контроля можно определить как систему финансового и прочего контроля, организованную руководством в целях осуществления упорядоченной и эффективной работы организации, обеспечения соблюдения политики руководства, охраны активов, полноты и точности документов.

Каким образом будет организован внутренний контроль, решается в самом хозяйствующем субъекте (например, путем создания отдела внутреннего контроля, внутреннего аудита, ревизионного отдела или заключения договора со сторонней организацией). Основной принцип должен быть следующим: всем придерживаться разумности и сопоставлять трудозатраты при осуществлении контроля с полученным результатом. При построении системы внутреннего контроля необходимо использовать наиболее эффективные подходы с учетом масштабов организации и стремиться к тому, чтобы с разумными затратами (на штатных работников, консультантов, аутсорсинг и используемые программы) проводить необходимый, но достаточный объем контроля.

Краткие сравнительные характеристики служб внутреннего аудита, внутреннего контроля и контрольно-ревизионной службы представлены в табл. 1. Следует иметь в виду, что различие между функциями, выполняемыми службами, в первую очередь определяется теми задачами, которые ставит перед этими подразделениями руководство.

Таблица 1

Сравнительные характеристики служб внутреннего аудита, внутреннего контроля и контрольно-ревизионной службы<1>

_________________________

<1> Кабашкин В.А., Мышов В.А. Повышение роли внутреннего аудита и контроля в условиях рыночной экономики // Международный бухгалтерский учет. 2011. № 13. С. 36-46.

В общем случае работа контрольно-ревизионных служб фокусируется на вопросах проверки сохранности товарно-материальных ценностей, эффективности использования ресурсов, выполнения распоряжений вышестоящих органов, а также на расследовании случаев мошенничества.

Задачей службы внутреннего контроля может быть построение системы внутреннего контроля организации (точнее, активное содействие менеджменту в построении системы), а задачей внутреннего аудита - проведение оценки надежности и эффективности этой системы.

Внутренний аудит призван выполнять более широкие задачи по оценке процедур внутреннего контроля, процессов управления рисками, корпоративного управления. Однако в зависимости от уровня развития корпоративной культуры (в том числе среды контроля) приоритетом для службы внутреннего аудита может стать выполнение задач, обычно стоящих перед контрольно-ревизионной службой.

Например, если в организации отсутствует эффективная система внутреннего контроля, то внутренний аудит в меньшей степени будет заниматься оценкой системы внутреннего контроля и в большей - вопросами сохранности активов и выявлением случаев мошенничества. В данной ситуации по мере построения системы внутреннего контроля потребность во внутреннем аудите как в функции независимой оценки эффективности контроля будет со временем возрастать.

Система внутреннего контроля в организации распространяется на все возникающие бизнес-процессы, начиная с планирования деятельности и заканчивая составлением финансовой отчетности.

Финансовый контроль, в том числе контроль за полнотой и достоверностью бухгалтерских записей и составлением финансовой отчетности, является важным элементом внутреннего контроля.

Эффективная структура внутреннего контроля предполагает разумное разграничение полномочий и разделение несовместимых функций. Последние несовместимы, если их сосредоточение у одного лица в любых комбинациях не только потенциально приведет к совершению непреднамеренных ошибок, но и затруднит их выявление. К несовместимым функциям относятся<2>: непосредственный доступ к активам; разрешение на осуществление операций с активами; непосредственное осуществление хозяйственных операций; отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

<2> Гусарова Л.В. Организация внутреннего аудита в некоммерческих организациях // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2012. № 1. С. 32-37.

Концепция внутреннего контроля включает несколько основных элементов:

внутренняя среда организации, т.е. этические ценности, стиль управления, процесс принятия решений, делегирование полномочий и принятие ответственности, политика в отношении персонала, компетентность сотрудников и отношение управленческого аппарата организации к внутреннему контролю;

определение, анализ и управление рисками, стоящими перед организацией на пути достижения своих целей;

повседневное осуществление контроля, т.е. учет и отчетность, разделение полномочий, права доступа к активам, мониторинг;

система санкционированного доступа к информации;

мониторинг самой системы внутреннего контроля, необходимый для определения его эффективности.

Цель хозяйствующего субъекта - не создание системы контроля, которая бы полностью гарантировала отсутствие отклонений, ошибок и неэффективности в работе, а система, которая помогала бы их своевременно выявлять и устранять, способствуя повышению эффективности работы. Основной принцип организации внутреннего контроля заключается в том, что не нужно концентрироваться на экспертном контроле операций, а необходимо контролировать то, как построен и работает сам процесс и какие качественные изменения в нем происходят. Повышение эффективности процесса внутреннего контроля состоит в повышении качества внутреннего контроля, а не в увеличении количества перепроверенных операций.

Функционирование системы внутреннего контроля будет результативным, если в процессе ее работы соблюдены следующие основные принципы<3>:

1) ответственности - каждый субъект внутреннего контроля за ненадлежащее выполнение контрольных функций, предусмотренных должностными обязанностями, должен нести экономическую и (или) дисциплинарную ответственность;

2) сбалансированности - субъекту внутреннего контроля нельзя поручать выполнение функций, не обеспеченных соответствующими организационными (приказ, распоряжение) и техническими (программы, счетные и мерные устройства) средствами для их надлежащего исполнения;

3) своевременного сообщения о выявленных существенных отклонениях - информация о них должна быть оперативно доведена до лиц, непосредственно принимающих решения по данным отклонениям;

4) соответствия контролирующей и контролируемой систем - степень сложности системы внутреннего контроля хозяйствующего субъекта должна в каждый конкретный момент времени соответствовать степени сложности его бизнеса;

5) постоянства - система внутреннего контроля должна действовать на постоянной основе, что позволит своевременно выявлять отклонения от плановых заданий и норм;

6) комплексности - весь комплекс объектов внутреннего контроля в хозяйствующем субъекте должен быть охвачен его различными формами в зависимости от уровня риска;

7) распределения обязанностей - функции работников аппарата управления распределяются между ними таким образом, чтобы выполнялись требования к формированию контрольной среды.

С учетом указанных принципов разрабатываются конкретные требования к участникам процесса внутреннего контроля, среди которых можно выделить следующие<4>:

________________

<4> Соколов Б. Внутренний контроль и аудит // Аудит и налогообложение. 2008. № 12.

1) требование подконтрольности каждого субъекта внутреннего контроля, работающего в организации. Выполнение одним субъектом контрольных функций должно быть в обязательном порядке подконтрольно на предмет качества другому субъекту внутреннего контроля;

2) требование ущемления интересов. С помощью нормативных документов создаются условия, при которых любые отрицательные отклонения ставят конкретного работника в экономически невыгодное положение, что стимулирует его к устранению отрицательных отклонений и вызвавших их причин;

3) недопущение сосредоточения прав контроля на всех его объектах в руках одного лица. В системе внутреннего контроля могут действовать независимо различные субъекты контроля. Несоблюдение этого требования создает условия для необъективного отражения в отчетных материалах результатов проверок;

4) требование заинтересованности руководства хозяйствующего субъекта. Эффективное функционирование системы внутреннего контроля невозможно без должной заинтересованности и участия в ее работе представителей собственников и топ-менеджмента хозяйствующего субъекта;

5) требование компетентности, добросовестности и честности внутренних контролеров хозяйствующего субъекта. Если сотрудники организации, в служебные функции которых входит осуществление внутреннего контроля, не обладают указанными характеристиками, то даже идеально организованная система не сможет работать эффективно;

6) требование пригодности методик и программ, применяемых в работе системы внутреннего контроля. Методики и программы должны быть целесообразны и рациональны, так как благодаря применению в минимальной степени будет снижаться эффективность работы объектов внутреннего контроля, а последний будет рационален, т.е. не станет нести излишних затрат труда и средств;

7) требование единичной ответственности. Недопустимо закрепление одной и той же контрольной функции за несколькими субъектами контроля, так как это неизбежно приведет к безответственности, затрате излишних сил и средств;

8) требование функционального потенциального замещения. Временное выбытие отдельных субъектов контроля (например, в отпуск) не должно прерывать контрольные процедуры или затруднять их выполнение. Для снижения влияния этого фактора необходимо добиться того, чтобы каждый субъект контроля умел выполнять в должной степени контрольную работу вышестоящего и одного-двух работников своего уровня;

9) требование регламентации. Эффективность функционирования системы внутреннего контроля напрямую зависит от наличия, качества и уровня утверждения регламентов (правил, стандартов), которыми руководствуются и точно выполняют субъекты контроля;

10) требование взаимодействия и координации. Система внутреннего контроля должна функционировать на основе четкого взаимодействия всех подразделений и служб хозяйствующего субъекта. Такого взаимодействия можно добиться путем разработки комплекса нормативных документов, регламентирующих контрольную деятельность структурных подразделений и руководителей хозяйствующего субъекта.

Функция внутреннего контроля может быть реализована несколькими способами, и поэтому, для того чтобы пользоваться преимуществами, которые дает организации эффективный внутренний контроль, необязательно создавать отдельное подразделение. При этом функцию внутреннего контроля может выполнять внешний консультант или специализированная компания при условии недопущения конфликта интересов.

Можно выделить три основных подхода к построению функции внутреннего контроля:

создание собственной службы внутреннего контроля, если организация для этого обладает необходимыми ресурсами;

аутсорсинг - выполнение функции внутреннего контроля полностью передается специализированной компании (внешнему консультанту);

косорсинг - служба внутреннего контроля создается в рамках организации; к выполнению заданий также привлекаются эксперты специализированной компании (внешнего консультанта), обладающие соответствующими знаниями и опытом.

Указанные подходы могут применяться в хозяйствующих субъектах в различных комбинациях. При выборе из возможных вариантов следует оценить преимущества и недостатки каждого из них (табл. 2).

Таблица 2

Организация, цели и функции внутреннего контроля определяются руководством и (или) собственником экономического субъекта в зависимости от организационно-правовой формы и сложившейся системы управления, содержания, специфики и масштабов деятельности, состояния внутреннего контроля и объемов финансово-экономической деятельности.

Служба внутреннего контроля создается в основном хозяйствующими субъектами крупного и среднего бизнеса при наличии следующих условий: стремления собственников и высшего руководства получить достоверную информацию и оценку действий руководителей всех уровней управления; усложненной структуры; наличия филиалов и дочерних компаний; разнообразия видов деятельности.

Возможности аутсорсинга и косорсинга используют как небольшие организации, у которых нет достаточных финансовых ресурсов для создания собственной службы внутреннего контроля, так и крупные, имеющие в своем штате соответствующие структуры. Последним такие услуги, как правило, нужны для проведения отдельных контрольных мероприятий или в «пиковые» периоды нагрузки на штатных внутренних контролеров.

Формирование службы (отдела) внутреннего контроля следует начинать с подбора кандидатуры руководителя службы. Наилучшим вариантом является ситуация, когда руководитель службы внутреннего контроля функционально подчиняется совету директоров, а административно - генеральному директору организации. Если в хозяйствующем субъекте отсутствуют совет директоров или аналогичный орган, службу внутреннего аудита следует подчинить как функционально, так административно высшему должностному лицу организации. В идеальной ситуации служба внутреннего контроля отчитывается перед высшим руководством и освобождается от другой управленческой подотчетности.

К числу внутренних нормативных документов, регламентирующих деятельность службы внутреннего контроля и аудита, относятся:

положение о службе внутреннего контроля (определяет миссию, цели и задачи, ответственность и полномочия);

руководство службы внутреннего аудита (содержит вопросы организации работы службы и взаимодействия с другими подразделениями);

внутрифирменные стандарты (содержат типовые формы и методики проведения проверок и других задач);

должностные инструкции сотрудников службы.

Численность службы внутреннего контроля должна зависеть от поставленных задач, состояния контрольной среды и степени подверженности организации разного рода рискам. Численность определяется прежде всего исходя из количества подразделений и бизнес-процессов, имеющихся в организации, и временными затратами на контроль и аудит каждого из них.

Как показывает практика, основными ошибками при создании службы внутреннего контроля, снижающими эффективность контроля либо сводящими его на нет, являются:

низкая культура внутреннего контроля;

неадекватное отношение к риску на фоне высоких финансовых результатов;

игнорирование принципа разделения полномочий;

неадекватные каналы передачи информации;

бездействие руководства в отношении выявленных проблем.

Внутренний контроль не дает ожидаемых результатов в случаях, когда руководство демонстрирует свое пренебрежительное отношение к нему и своевременно не предпринимает мер по исправлению обнаруженных недостатков.

Отсутствие процедур контроля, относящихся к какому-либо из направлений деятельности, замедляет процесс развития или вовсе останавливает его. Так, если малые предприятия целиком сосредоточатся на защите активов и предотвращении мошенничества, при этом не обращая внимания на мотивацию сотрудников, начнется текучка кадров, меньше станет инициатив. Если сконцентрироваться на оптимизации налогообложения и не обращать внимания на обеспечение прозрачности организации и управленческий учет, то менеджмент не будет иметь достоверных данных для необходимой аналитической работы, благодаря которым можно гибко реагировать на изменение внешней среды.

Типичными проблемами в деле организации систем внутреннего контроля, характерными для российских организаций, являются <5>:

<5> Шуклов Л.В. Постановка внутреннего контроля как основа для перехода на МСФО: типичные проблемы и пути их решения // Международный бухгалтерский учет. 2011. № 38. С. 2-11.

отсутствие какого-либо вида процедур контроля применительно к какому-либо процессу;

излишняя бюрократизация контроля на малых предприятиях, концентрация внутреннего контроля только на защите активов, конфиденциальности, подготовке управленческих отчетов;

недостаток полномочий для осуществления контроля, конфликт интересов в системе контроля;

недостаток какого-либо вида процедур в исследуемом центре ответственности;

использование устаревших или не согласованных с другими подразделениями контрольных процедур.

Несмотря на то что организация системы внутреннего контроля сама по себе не гарантирует автоматического достижения целей, ее отсутствие создает больше возможностей для совершения ошибок или их необнаружения. Создавая систему внутреннего контроля, организации должны избегать применения правил и практики, которые могут неумышленно создавать стимулы или соблазн для совершения неправомерных действий. В частности:

чрезмерный акцент на достижении показателей или других операционных результатов, особенно имеющих краткосрочный характер и игнорирующих более долговременные риски;

схемы вознаграждения сотрудников, чрезмерно ориентированные на краткосрочные показатели;

неэффективное распределение обязанностей или контроля, которое создает возможности для неправильного использования ресурсов либо для сокрытия отрицательных показателей;

слишком незначительные или, напротив, непомерно строгие наказания за нарушения и злоупотребления.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Основные переменные в организации: цели, структура, задачи, технология и люди. Категории задач организации. Взаимосвязь внутренних переменных. Характеристика внешней среды организации. Среда прямого и косвенного воздействия, международное окружение.

курсовая работа , добавлен 24.11.2010


Характеристика элементов внутренней среды: история создания, миссия, характеристика ресурсов, структура и культура организации. Внешняя среда организации - факторы прямого и косвенного воздействия. Обоснование выводов о жизнеспособности организации.

курсовая работа , добавлен 14.11.2014


Анализ внутренней и внешней среды организации, механизмы ее разработки, а также их влияние на ее деятельность на примере "Юниаструм Банка". Формирование миссии предприятия. Факторы прямого и косвенного воздействия. Характеристики организационной системы.

курсовая работа , добавлен 18.03.2011


Понятие организации как системы, ее основные виды и общие характеристики. Ключевые элементы внешней среды организации как среды прямого и косвенного воздействия. Анализ внутренней среды организации по функциям менеджмента, характеристика ее факторов.

презентация , добавлен 02.04.2016


Характеристики внешней среды организации. Анализ среды ее прямого и косвенного воздействия. Обзор модели влияния внешней среды на организацию. Цели, задачи, структура и технологии внутренней среды организации. Роль кадров в формировании ее культуры.

презентация , добавлен 22.11.2011


Организация как открытая система. Характеристики внешней среды организации. Факторы прямого и косвенного воздействия. Структура организации как взаимоотношения уровней управления с функциональными областями организации для эффективного достижения целей.

презентация , добавлен 06.09.2014


Миссия, цели задачи и стиль управления исследуемой организации, факторы прямого и косвенного воздействия внешней среды. Структура организации, SWOT-анализ. Принципы формирования коммуникации и контроля. Методы управления персоналом, система мотивации.

курсовая работа , добавлен 05.01.2014


Характеристика элементов внутренней среды организации: история ее создания, миссия, характеристика ресурсов, структура и культура предприятия. Факторы прямого и косвенного воздействия на внешнюю среду для эффективного принятия управленческих решений.

курсовая работа , добавлен 18.03.2011