Основные нормативные документы при использовании ккт. Информация Управления МНС РФ по Оренбургской области от “Как избежать нарушений законодательства при применении ККМ (основные нормативные документы, регламентирующие применение ККМ)“. Фискализация и до

ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ МАТЕРИАЛ

Эксплуатация контрольно-кассовых машин

Документы, регламентирующие применение контрольно-кассовых машин.

При осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин следует руководствоваться следующими документами:

Законом РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» от 18.06.93 № 000-1;

Положением по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных средств с населением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 30.07.93 № 000 (с изм. и доп., утвержденными Постановлением Правительства РФ от 7.08.98 № 000);

Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденными Минфином России от 30.08.93№ 000, а также нормативно-инструктивными материалами по применению контрольно-кассовых машин.

Особое значение имеют документы, разработанные и утвержденные Государственной налоговой службой РФ и Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам. Государственная комиссия утверждает: технические требования контрольно-кассовым машинам; технические требования к фискальной памяти ККМ; правила эксплуатации ККМ при работе с платежными карточкам и штрих-кодами; положение о порядке продажи, технического обслуживания и ремонт ККМ; классификатор контрольно-кассовых машин.

Основные документы регламентируют работу на кассовой машине, расчеты с покупателями, кассовые операции, порядок ввода машин в эксплуатацию, техническое обслуживание и контроль за их эксплуатацией. При денежных расчетах с покупателями применяются модели (типы) ККМ, допускаемые к использованию на территории Российской Федерации и внесенные в Государственный реестр.

В целях предотвращения доступа на российский рынок контрольно-кассовых машин, не включенных в Государственный реестр, защиты интересов производителей, поставщиков и пользователей ККМ, а также повышения эффективности проверок соблюдения законодательства Российской Федерации о контрольно-кассовых машинах Государственная комиссия приняла решение об использовании средств визуального контроля (CВК). Они представляют собой объёмные голограммы, изготовленные на фотополимерной пленке. Образцы голограмм утверждены Государственной комиссией и имеют рисунок и порядковый номер. Голограммы устанавливаются на стороне контрольно-кассовой машине, обращенной к покупателю. Голограммы генеральных поставщиков («Государственный реестр») устанавливаются ими при продаже косовых машин; голограммы центров технического обслуживания («Сервисное обслуживание») устанавливаются при постановке косовых машин на техническое обслуживание, а также в начале очередного года при производстве ежегодных проверок их исправности. Не допускаются к применению контрольно-кассовые машины, на которых отсутствует хотя бы одно из средств визуального контроля.

Порядок ввода в эксплуатацию и регистрация контрольно-кассовых машин .

Законом РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» и изданными нормативными документами предусмотрено, что контрольно-кассовые машины подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения торгового предприятия и должны быть поставлены на учет в региональных центрах технического обслуживания (ЦТО) или на предприятиях – изготовителях ККМ. Использование контрольно-кассовой машины, не зарегистрированной в налоговых органах, рассматривается как осуществление денежных расчетов с населением без применения контрольно-кассовой машины. Постановка на учёт в ЦТО обеспечивает технически грамотную эксплуатацию кассовых машин в течение всего срока их использования. Торговое предприятие заключает с ЦТО договор на техническое обслуживание и ремонт контрольно-кассовых машин.

Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам утверждено Положение о порядке продажи, технического обслуживания и ремонт контрольно-кассовых машин в Российской Федерации. В соответствии с этим документом производится ввод в эксплуатацию, технического обслуживание и ремонт кассовых машин.

При вводе в эксплуатацию должны присутствовать кассиры как материально-ответственные лица. Согласно Положению по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением допускается применения только исправных контрольно-кассовых машин с хранением информации в фискальной памяти, которые должны соответствовать техническим требованиям в ЦТО, а также должны быть зарегистрированы в налоговых органах и оснащены средствами визуального контроля.

Специалист ЦТО готовит кассовую машину к регистрации в налоговой инспекции . При этом выполняются следующие операции: проверка исправности контрольно-кассовой машины, программирование необходимых параметров машины (наименование организации, номер ККМ, ИНН и др.); заполнение в паспорте машины раздела «Ввод в эксплуатацию», установка средства визуального контроля ЦТО «Сервисное обслуживание» и запись в паспорт кассовой машины об установлении голограмм; опломбирование контрольно-кассовой машины (ЦТО обязаны представить в налоговые органы образцы оттисков пломбиров и печатей); фискализация контрольно-кассовой машины совместно с налоговыми органами. Применение контрольно-кассовых машин с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти приравнивается к неприменению контрольно-кассовых машин.

На каждую кассовую машину администрация заводит Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4), а при установке кассовых машин на прилавках магазинов – Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5). Каждый журнал должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен подписями налогового инспектора , руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Записи в журнале ведутся ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.

Кассиры должны хорошо знать устройство кассовых машин и порядок их эксплуатации (описано в руководствах, инструкциях по эксплуатации контрольно-кассовых машин и формулярах, входящих в комплект поставки). В формуляре изготовитель указывает основные параметры машины, ее технико-эксплуатационные характеристики.

Кассовая машина должна иметь паспорт в установленной форме, в который заносятся сведения о вводе машин в эксплуатацию, среднем и капитальном ремонте . В паспорте указываются реквизиты данного предприятия и номера кассы.

На боковой стороне поддона машины должна быть маркировка, на которой нанесены: товарный знак предприятия-изготовителя, полное наименование машины, условное обозначение машины, заводской номер, напряжение питания, потребляемая мощность, дата изготовления (год), государственный Знак сертификации. Заводской номер, нанесенный на маркировочную табличку, обязательно указывается во всех документах, относящихся к данной машине (кассовом чеке, отчетах, паспорте, Журнале кассира-операциониста и др.), а также в документах, отражающих перемещение кассовой машины (отправку в ремонт, передачу другому предприятию и т. п.).

Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули, составление акта при осуществлении ремонта и внесение изменений в программу работы контрольно-кассовых машин возможно только по согласованию с налоговой инспекцией. Правила эксплуатации контрольно-кассовых машин предусмотрено, что перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (гашение) может производиться при вводе в эксплуатацию новой машины и при инвентаризации, а при необходимости, в случае ремонта денежных счетчиков в мастерских, только по согласованию с налоговой инспекцией с обязательным участием ее представителя.

Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков, контроль счетчиков до и после их перевода на нули оформляется актом по форме № КМ-1 в двух экземплярах, один из которых контрольный – передается в налоговую инспекцию, а второй остается на данном предприятии. В акте фиксируются показания контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти), регистрирующих количество переводов показаний суммирующих счетчиков. Документ подписывается представителем налоговой инспекции, руководителем, главным бухгалтером, старшим кассиром и кассиром организации.

Показания счетчиков недействующих контрольно-кассовых машин, находящихся в запасе, на ремонте актируются и заверяются подписями механика и администратора.

При передаче контрольно-кассовой машины в мастерскую для ремонта или при ремонте денежных счетчиков непосредственно на предприятии, а также передаче в другую организацию составляется акт по форме № КМ-2 с записью показаний денежных счетчиков до и после ремонта за подписью директора, кассира-операциониста, специалиста ЦТО и представителя налоговой инспекции. В акте обязательно приводится регистрационный номер контрольно-кассовой машины по книге учета ККМ в налоговом органе, четко указываются показания счетчика «Z» (при этом он не должен возрастать более чем на одну цифру), причина технической неисправности и был ли затронут фискальный блок. Это необходимо потому, что при замене блока фискальной памяти контрольно-кассовая машина требует нового введения налогового пароля или уточнения, что пароль и накопленная сумма сохранились для последующего финансового контроля. Во всех случаях при составлении актов делают соответствующие записи в Журнале кассира-операциониста.

Подготовка контрольно-кассовых машин к работе.

Подготовку контрольно-кассовой машины начинает кассир. Получив у администратора ключ кассира, а при необходимости ключи от денежного ящика и печатающего устройства, а также кассовую ленту и первоначальную сумму для выдачи и сдачи (под роспись в книге учета принятых и выданных кассиром денег), кассир включает машину. Перед включением машины в сеть проверяется (осматривается) исправность электровилки, шнура питания, заземления, также необходимо проверить сохранность пломбы контрольно-кассовой машины, так как работы на машине с нарушенной пломбой или без пломбы запрещены (о нарушении пломбы следует сообщить в налоговые органы и в центр технического обслуживания, которые осуществляют пломбирование ККМ). Кассовая машин а подключается к сети электровилкой, тумблер включения питания переводится из положения «0» в положение «1». Затем кассир переводит машину в рабочий режим «Регистрация» с помощью ключа кассира (механического или электронного пароля защиты режима). Если контрольно-кассовая машина не переводится в рабочий режим кассира, необходимо выяснить причину и устранить ее. При невозможности устранения неисправности кассиру следует доложить об этом администрации предприятия и сделать запись о характере неисправности в Журнале учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8). Администрация предприятия вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин. Получением нулевого (без суммы) чека кассир проверяет работу машины, качество печати и правильность отпечатанных реквизитов: даты, времени, номер кассира и т. д. при необходимости кассир проводит корректировку данных и качество печати (при установлении несоответствия реквизитов на кассовых документах и плохого качества печати на чеках, выдаваемых покупателям, предприятие подвергается штрафу). Нулевые чеки прилагаются а конец дня к кассовому отчету (форма № КМ-6).

Вместе с администратором (страшим кассиром) необходимо проверить состояние регистров машины на начало смены и оформить соответствующие документы. Надо вывести «Х-отчет» и убедиться, что показания денежных суммирующих счетчиков будут равны нулю (показания этих счетчиков обнуляются, гасятся после окончания каждой смены с выводом «Z-отчета»). Кассир и администратор подписывают полученный «Х-отчет», оформляют начало контрольной ленты. Контрольная лента является важнейшим документом в организации контроля за полнотой учета наличных денег, поступающих в кассу в течение рабочей смены. Контрольная лента должна обязательно применяться и правильно оформляться на начало и окончание каждой рабочей смены. После снятия показаний (вывода «Х-отчета» в начале смены или «Z-отчета» после ее окончания) на концах ленты должны быть: число, время начала (или окончания) работы, тип и номер кассовой машины, показания секционных (и других суммирующих) и контрольных счетчиков; в конце смены дополнительно печатается выручка за смену.

Работа кассира в течение смены.

Организация расчетов с покупателями в магазине зависит от применяемого метода продажи товаров. В магазине самообслуживания расчет производится через кассу, установленные при выходе из торгового зала. Контролер-кассир проверяет отобранные покупателем товары и печатает чек (последующая оплата). В магазине с индивидуальным обслуживанием покупателей (традиционный метод продажи) расчеты с покупателями производятся в отдельно установленных кассах. Расчет производят кассиры- операционисты (предварительная оплата). В большинстве магазинов контрольно-кассовые машины установлены на прилавках, расчет в этом случае производят продавцы-кассиры (одновременная оплата).

Кассиры должны соблюдать следующий порядок ведения кассовых операций:

Выдавать покупателю чек, подтверждающий прием наличных денег (чек является юридическим документом, подтверждающим прием денег предприятием и отпуск товара покупателю на сумму, указанную на чеке);

Погашать чеки одновременно с выдачей товара (с помощью штампов или надрыва в установленных местах);

Проверять на чеке наличие следующих реквизитов: наименование организации, идентификационный номер организации-налогоплательщика, заводской номер контрольно-кассовой машины, порядковый номер чека, дата и время покупки, стоимость покупки, признак фискального режима; чеки действительны только в день оплаты;

Обеспечивать наглядность расчета.

Покупатель должен иметь возможность наблюдать, какие данные вводятся кассиром в машину и каков результат расчета (цена товара, стоимость покупки, сумма сдачи). Наглядность расчета обеспечивается наличием индикатора (сервисное табло для покупателя) и соблюдением правил ведения расчета кассиром. Кассир обязан: четко назвать сумму полученных денег и положить деньги на виду у покупателя; напечатать чек на контрольно-кассовой машине; объявить общую стоимость покупок; назвать сумму сдачи и выдать ее вместе с чеком, при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно; после окончания расчета положить деньги в денежный ящик. Порядок ведения кассовых операций и правила расчета с покупателями описаны в Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением.

В случае отключения электроэнергии, если оно зарегистрировано в энергоснабжающей организации, расчеты за купленные товары без применения контрольно-кассовых машин возможны только при условии выдачи покупателям специальных чеков, являющихся бланками строгой отчетности . Их форма утверждена Министерством финансов РФ по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам

В течение рабочей смены у кассира могут возникнуть различные ситуации: ошибки в процессе набора данных и печати чека; обрыв контрольной ленты; возврат чеков в кассу; возврат товара в магазин; выход чека с неясными оттисками, внезапная остановка машины и т. д. Кассир должен принимать решения самостоятельно или при участии администратора. В случае ошибки кассира-операциониста и невозможности погашения чека в течение смены неиспользованный чек актируется в конце смены.

Кассир может выдавать деньги по возвращенным покупателями чекам только в день их выдачи покупателю и при наличии на чеке подписи директора или его заместителя только по чеку, выданному в данной кассе. На сумму соответствующих чеков кассир совместно с представителем администрации составляет Акт о возврате денежных сумм с покупателем по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) (форма № КМ-3). Неиспользованные чеки кассир гасит, наклеивает на лист бумаги и вместе с актом сдает в бухгалтерию . Суммы выплаченные по возвращенным покупателями и неиспользованными чекам, записываются в Журнал кассира-операциониста, а сумма выручки в течение смены уменьшается на итоговую сумму. Следует иметь ввиду, что в соответствии с Законом РФ «О защите прав потребителей » потребитель имеет право за непродовольственный товар , если он не подошел по форме, размерам, габаритам, расцветке либо по иным причинам, потребовать возврата уплаченной за него денежной суммы в указанные в Законе сроки при предъявлении кассового чека. Если этот товар возвращается в день покупки, то возврат денег осуществляется через операционную кассу. По истечению рабочего дня и закрытии выручки на операционной кассе возврат денег осуществляется с главной кассы предприятия в установленном порядке.

На ряде предприятий на сумму возвращаемого товара пробивают возвратный чек («отмена покупки»), что делать нельзя, и тем самым увеличивают итоговую сумму, фиксируемую по итогам дня в памяти фискального блока. Эти операции предусмотрены техническими возможностями контрольно-кассовых машин, но не предусмотрены документами Минфина России и Центробанка России.

При возникновении неисправностей кассир обязан:

Выключить контрольно-кассовую машину, вызвать представителя администрации, определить характер неисправности;

В случае неясного печатания реквизитов чека, невыхода чека или обрыв контрольной ленты совместно с представителем администрации проверить оттиски чека на контрольной ленте, подписать чек (если чек не вышел, получить нулевой), указав на обороте правильную сумму. При обрыве контрольной ленты ее необходимо заправить, оформив концы ленты. Места обрыва контрольной ленты оформляются так же, как на начало и конец рабочей смены, но с указанием времени обрыва. Кассиру запрещается работать без контрольной ленты или склеивать ее в местах обрыва.

В случае невозможности дальнейшей работы из-за неисправности машины кассир совместно с представителем администрации оформляет окончание работы на контрольно-кассовой машине так же, как при окончании смены, с отметкой в Журнале кассира-операциониста. При невозможности устранения неисправности силами кассира администрация вызывает технического специалиста (механика ЦТО), сделав соответствующую запись в Журнале учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8).

В случае возникновения спора с покупателем по вопросу правильности произведенного с ним расчета работу на машине следует приостановить и вызвать администратора. В присутствии кассира и покупателя администратор снимает показания счетчиков контрольно-кассовой машины (выводит «Х-отчет») и сверяет полученные в отчете данные о выручке с наличностью в кассе. По результатам снятия показаний составляется Акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма №КМ-9).

Внезапная остановка машины возможна при следующих ошибках в действиях кассира: двойное нажатие клавиш, переполнение памяти машины при вводе цены товара, нарушении последовательности ввода данных , сумма наличных денег покупателя меньше стоимости покупок и т. д. В таких случаях необходимо нажать клавишу СБРОС, и блокировка с машины снимается. Если эта операция не вывела машину из состояния блокировки, надо проверить, завершена ли начатая операция. Если машина не возвратилась в рабочее состояние, работу необходимо приостановить, вызвать администратора, оформить окончание работы и вызвать механика.

Налоговый контроль по эксплуатации контрольно - кассовых

машин.

Закон РФ "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением"обязывает всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей осуществлять розничную торговлю с применением контрольно-кассовых машин, обязаны: регистрировать контрольно-кассовые машины; использовать при обслуживании покупателей только исправные контрольно-кассовые машины; выдавать покупателю вместе с приобретенным товаром кассовый чек, подтверждающий исполнение обязательств по договору купли-продажи между покупателем и торговым предприятием; вывешивать в доступных для покупателя местах ценники на товары; обеспечивать работникам налоговых органов беспрепятственный доступ к контрольно-кассовым машинам.

В соответствии с законодательством в обязанности налоговых органов входят: регистрация контрольно-кассовых машин, используемых предприятиями; контроль за соблюдением правил использования контрольно-кассовых машин и полнотой учета выручки денежных средств; проверка правильности выдачи чеков; проверка документов, связанных с применением контрольно-кассовых машин; получение необходимых объяснений, справок и сведений по вопросам, возникающим в процессе проверки; наложение штрафов на виновных в нарушении Закона и Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением.

Представители налоговых органов имеют полномочия производить документальный контроль, а методы фактического контроля (инвентаризация, экспертная оценка, проведение контрольных закупок, контрольных выпусков продукции и т. д) не могут быть применены. Налоговый инспектор не уполномочен проверять сертификаты и санитарные книжки. Он имеет право проверять документы, касающейся финансово-хозяйственной деятельности предприятия. При проведении проверки налоговые органы используют первичные документы: паспорт ККМ, Журнал кассира-операциониста, контрольные ленты за отчетный период, сводный кассовый отчет, расчетные и платежные документы по учету выручки и дохода. Результаты проверок, производимых налоговыми органами, оформляться актом, в котором должны быть отраженны все выявленные в ходе проверки право нарушения со ссылкой на статьи, пункты и разделы нормативных актов . Налоговый инспектор в контрольных целях за поступающей выручкой может снимать показания фискальной памяти (получить фискальный отчет), вправе также проверить сохранность фискальных данных для определения возможности или целесообразности эксплуатации применяемой контрольно-кассовой машины. Все операции, связанные с контролем фискальной памяти машины, налоговыми инспекторами выполняться только после закрытия смены.

Санкции, применяемые за установленные нарушения

шения. Ст.7 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" предусмотрены штрафные санкции, приведенные ниже.

Предприятие, ведущее денежные расчеты без применения контрольно-кассовой машины, подвергается штрафу в 50-100-кратном размере минимальной месячной оплаты труда (постановление конституционного суда Р. Ф от 12.05.98 №14-п применяются санкции, установленные ст.146.5 Кодекса об административных правонарушений).

Если предприятие использует контрольно-кассовую машину, внесенную в Государственный реестр или незарегистрированную в налоговых органах, то подобные нарушения ст.2 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" должны рассматривается налоговыми органами как неприменение контрольно-кассовые машины с наложением штрафа за осуществление денежных расчетов с населением без применения контрольно - кассовых машин. Отсутствие пломбы или ее повреждения, свидетельствующее о возможности доступа к фискальной памяти, влечет ответственность за осуществление расчета без применения контрольно-кассовой машины, поскольку наличие на контрольно-кассовой машине пломбы ЦТО является обязательным условием допуска контрольно-кассовой машине к применению.

предприятия, использующее неисправную контрольно-кассовую машину, подвергается штрафу в 28,6-57,1-кратном размере минимальной месячной оплаты труда (определения Конституционного суда РФ от 01.04.99 №20-0). Как указано в Методических рекомендациях по применению ККМ, контрольно-кассовая машина считается исправной, если ее функциональные характеристики соответствуют техническим требованиям к контрольно-кассовой машине данной модели. Неисправность означает отклонение характеристик применяемой машины от технических требований.

В соответствии с Типовыми правилами эксплуатации ККМ при возникновении не исправности кассир обязан приостановить работу на машине. Неясное печатание реквизитов на чеке, не выход чека, обрыв контрольной ленты приравниваются к не исправностям машины.

Предприятие, осуществляющее торговые операции после приостановлении его деятельности в порядке, установленном ст.6 настоящего Закона, подвергается штрафу в 700-кратном размере минимальной месячной оплаты труда.

Предприятие, не выставившее ценник на продаваемый товар, подвергается штрафу 14,3-28,6-кратном размере минимальной месячной оплаты труда (определение конституционного суда РФ от 01.04.99 №20-0)

Невыдача чека лицом, обязаны выдать его покупателю, или выдача чека с указанием суммы менее уплаченной, наказывается штрафом в 10-кратном размере минимальной месячной оплаты труда.

Если чек отпечатан на контрольно-кассовой машине, но не выдан покупателю вместе с покупкой или выдан с указанием суммы менее уплаченной, то наступает ответственность за нарушение " не выдача чека лицом, обязанным выдать его покупателю".Таким лицом может быть либо юридическое лицо (предприятие), либо физическое(продавец, кассир) в зависимости от обстоятельств совершения правонарушений. Если не выдача чека произошла по причине не исправности контрольно-кассовой машины, то наступает ответственность предприятия, так как оно должно приостановить торговлю для устранения не исправности или заменить машину на исправную.

Закон РФ"О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" не запрещает налоговым органом налагать штраф на предприятия за повторное нарушения Закона. Если на предприятие наложен штраф за нарушении ст. 7 Закона и данное предприятие допустило повторное нарушение, то налоговый орган в праве вновь наложить установленный штраф или обратиться в суд с иском о ликвидации данного предприятия, одновременно с этим приостановить деятельность предприятия по денежным расчетом с покупателями, в том числе запретить предприятию распоряжаться средствами на счетах в банке.

1. Документы, регламентирующие применение ККМ:

1. Документы, регламентирующие применение ККМ:

Закон РФ « О применении ККМ при осуществлении денежных расчётов с населением» от 18.06.93 №5215-1;

Положение по применению ККМ при осуществлении денежных расчётов с населением от 7.08.98 №904;

Типовые правила эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчётов с населением от 30.08.93 № 104.

Государственная комиссия утверждает:

Технические требования к ККМ;

Технические требования к фискальной памяти ККМ;

Правила эксплуатации ККМ при работе с платёжными карточками и штрих-кодами;

Положение о порядке продажи, технического обслуживания и ремонта ККМ;

Классификатор ККМ.

В целях предотвращения на российский рынок ККМ, не включённых в Гос. реестр, защиты интересов производителей, поставщиков и пользователей, все ККМ оснащают СВК.

СВК представляют собой объёмные голограммы, изготовленные на фотополимерной плёнке. Они имеют рисунок и порядковый номер.

Голограммы устанавливают на стороне ККМ, обращенной к покупателю.

Голограммы генеральных поставщиков устанавливаются ими при продаже ККМ;

Голограммы центров тех.обслуживания устанавливаются при постановке ККМ на тех.обслуживание, а также в начале очередного года при производстве ежегодных проверок их исправности.

Ввод ККМ в эксплуатацию осуществляет представитель ЦТО.

При вводе ККМ в эксплуатацию должны присутствовать кассиры, как материально-ответственные лица. ККМ должны находиться на техническом обслуживании в ЦТО, зарегистрированы в налоговых органах и оснащены средствами визуального контроля.

Специалист ЦТО готовит ККМ к регистрации в налоговой инспекции. При этом выполняются следующие операции: проверка исправности ККМ, программирование параметров ККМ; заполнение в паспорте раздела « Ввод в эксплуатацию»; установка СВК ЦТО и запись в паспорт ККМ об установлении голограмм; опломбирование ККМ.

Примениение ККМ с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя БФП приравнивается к непримению ККМ

На каждую ККМ администрация заводит Журнал кассира-операциониста (

форма № КМ-4) , а при установке ККМ на прилавках магазина- Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счётчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ- 5).

Каждый журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации и печатью.

Записи в журнале ведутся ежедневно в хронологическом порядке чернилами без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера.

Предприятие- владелец ККМ заводит Журнал учета вызова технических специалистов и регистрации выполненных работ

(форма № КМ 8). В журнале делается запись специалиста ЦТО об опломбировании машины и содержании оттиска клейм. Журнал хранится у руководителя предприятия.

В налоговую инспекцию необходимо предоставить:

Заявление на регистрацию ККМ;

Паспорт ККМ;

Договор на техническое обслуживание с ЦТО;

Свидетельство о регистрации предприятия;

Журнал кассира-операциониста по форме

№ КМ-4 или № КМ-5.

ККМ должна иметь паспорт в установленной форме, в который заносятся сведения о вводе ККМ в эксплуатацию, среднем и капитальном ремонте, а также реквизиты данного предприятия и номера кассы.

1.Правила эксплуатации контрольно-кассовых машин

К работе на кассовой машине допускаются лица, освоившие правила эксплуатации кассовых машин в объеме технического ми­нимума и изучившие Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населе­нием, прошедшие подготовку и инструктаж по технике безопас­ности и имеющие удостоверение кассира-операциониста. С лица­ми, допущенными к работе, заключается договор о материальной ответственности.

Кассиры должны хорошо знать устройство кассовых машин и порядок их эксплуатации (описано в руководствах, инструкциях по эксплуатации контрольно-кассовых машин и формулярах, вхо­дящих в комплект поставки). В формуляре изготовитель указывает основные параметры машины, ее технико-эксплуатационные ха­рактеристики.

Кассовая машина должна иметь паспорт в установленной фор­ме, в который заносятся сведения о вводе машин в эксплуата­цию, среднем и капитальном ремонте. В паспорте указываются реквизиты данного предприятия и номера кассы.

На боковой стороне поддона машины должна быть маркиров­ка(шильдик ), на которой нанесены: товарный знак предприятия-изготови­теля, полное наименование машины, условное обозначение ма­шины, заводской номер, напряжение питания, потребляемая мощность, дата изготовления (год), государственный Знак серти­фикации. Заводской номер, нанесенный на маркировочную табличку, обязательно указывается во всех документах, относящихся к данной машине (кассовом чеке, отчетах, паспорте, Журнале кассира-операциониста и др.), а также в документах, отражаю­щих перемещение кассовой машины (отправку в ремонт, переда­чу другому предприятию и т.п.).

Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули, составление акта при осуществлении ремонта и внесение измене­ний в программу работы контрольно-кассовых машин возможно только по согласованию с налоговой инспекцией. Правилами экс­плуатации контрольно-кассовых машин предусмотрено, что пере­вод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (гаше­ние) может производиться при вводе в эксплуатацию новой ма­шины и при инвентаризации, а при необходимости, в случае ре­монта денежных счетчиков в мастерских, только по согласованию с налоговой инспекцией с обязательным участием ее представителя.

Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков, конт­роль счетчиков до и после их перевода на нули оформляется ак­том по форме № КМ-1 в двух экземплярах, один из которых -контрольный - передается в налоговую инспекцию, а второй ос­тается на данном предприятии. В акте фиксируются показания кон­трольных счетчиков (отчета фискальной памяти), регистрирую­щих количество переводов показаний суммирующих счетчиков на нули, главного суммирующего счетчика, секционных суммирую­щих счетчиков. Документ подписывается представителем налого­вой инспекции, руководителем, главным бухгалтером, старшим кассиром и кассиром организации.

Показания счетчиков недействующих контрольно-кассовых ма­шин, находящихся в запасе, на ремонте актируются и заверяются подписями механика и администратора.

При передаче контрольно-кассовой машины в мастерскую для ремонта или при ремонте денежных счетчиков непосредственно на предприятии, а также передаче в другую организацию состав­ляется акт по форме № КМ-2 с записью показаний денежных счетчиков до и после ремонта за подписью директора, кассира-операциониста, специалиста ЦТО и представителя налоговой инспекции. В акте обязательно приводится регистрационный но­мер контрольно-кассовой машины по книге учета ККМ в налого­вом органе, четко указываются показания счетчика «2» (при этом он не должен возрастать более чем на одну цифру), причина тех­нической неисправности и был ли затронут фискальный блок. Это необходимо потому, что при замене блока фискальной памяти контрольно-кассовая машина требует нового введения налогово­го пароля или уточнения, что пароль и накопленная сумма сохра­нились для последующего финансового контроля. Во всех случаях при составлении актов делают соответствующие записи в Журна­ле кассира-операциониста.

2. Подготовка контрольно-кассовых машин к работе

Подготовку контрольно-кассовой машины начинает кассир. По­лучив у администратора ключ кассира, а при необходимости клю­чи от денежного ящика и печатающего устройства, а также кассо­вую ленту и первоначальную сумму для выдачи сдачи (под рос­пись в книге учета принятых и выданных кассиром денег), кассир включает машину. Перед включением машины в сеть проверяется (осматривается) исправность электровилки, шнура питания, за­земления, также необходимо проверить сохранность пломбы кон­трольно-кассовой машины, так как работы на машине с нару­шенной пломбой или без пломбы запрещены (о нарушении пломбы следует сообщить в налоговые органы и в центр технического об­служивания, которые осуществляют пломбирование ККМ). Кас­совая машина подключается к сети электровилкой, тумблер вклю­чения питания переводится из положения «О» в положение «1». Затем кассир переводит машину в рабочий режим «Регистрация» с помощью ключа кассира (механического или электронного па­роля защиты режима). Если контрольно-кассовая машина не пе­реводится в рабочий режим кассира, необходимо выяснить при­чину и устранить ее. При невозможности устранения неисправно­сти кассиру следует доложить об этом администрации предприя­тия и сделать запись о характере неисправности в Журнале учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8). Администрация предприятия вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно-кас­совых машин. Получением нулевого (без суммы) чека кассир про­веряет работу машины, качество печати и правильность отпеча­танных реквизитов: даты, времени, номер кассира и т.д. При не­обходимости кассир проводит корректировку данных и качества печати (при установлении несоответствия реквизитов на кассо­вых документах и плохого качества печати на чеках, выдаваемых покупателям, предприятие подвергается штрафу). Нулевые чеки прилагаются в конце дня к кассовому отчету (форма № КМ-6).

Вместе с администратором (старшим кассиром) необходимо проверить состояние регистров машины на начало смены и офор­мить соответствующие документы. Надо вывести «Х-отчет» и убе­диться, что показания денежных суммирующих счетчиков будут равны нулю (показания этих счетчиков обнуляются, гасятся пос­ле окончания каждой смены с выводом «2-отчета»). Кассир и ад­министратор подписывают полученный «Х-отчет», оформляют начало контрольной ленты. Контрольная лента является важней­шим документом в организации контроля за полнотой учета на­личных денег, поступающих в кассу в течение рабочей смены. Контрольная лента должна обязательно применяться и правиль­но оформляться на начало и окончание каждой рабочей смены.

После снятия показаний (вывода «Х-отчета» в начале смены или «Z-отчета» после ее окончания) на концах ленты должны быть: число, время начала (или окончания) работы, тип и номер кас­совой машины, показания секционных (и других суммирующих) и контрольных счетчиков; в конце смены дополнительно печата­ется выручка за смену.

3. Работа кассира в течение смены

Организация расчетов с покупателями в магазине зависит от применяемого метода продажи товаров. В магазине самообслужи­вания расчет производится через кассы, установленные при вы­ходе из торгового зала. Контролер-кассир проверяет отобранные покупателем товары и печатает чек (последующая оплата). В мага­зине с индивидуальным обслуживанием покупателей (традици­онный метод продажи) расчеты с покупателями производятся в отдельно установленных кассах. Расчет производят кассиры-опе­рационисты (предварительная оплата). В большинстве магазинов контрольно-кассовые машины установлены на прилавках, расчет в этом случае производят продавцы-кассиры (одновременная оп­лата).

Кассиры должны соблюдать следующий порядок ведения кас­совых операций:

выдавать покупателю чек, подтверждающий прием наличных денег (чек является юридическим документом, подтверждающим прием денег предприятием и отпуск товара покупателю на сумму, указанную в чеке);

погашать чеки одновременно с выдачей товара (с помощью штампов или надрыва в установленных местах);

проверять на чеке наличие следующих реквизитов: наименова­ние организации, идентификационный номер организации-на­логоплательщика, заводской номер контрольно-кассовой маши­ны, порядковый номер чека, дата и время покупки, стоимость покупки, признак фискального режима; чеки действительны толь­ко в день оплаты;

обеспечивать наглядность расчета.

Покупатель должен иметь возможность наблюдать, какие дан­ные вводятся кассиром в машину и каков результат расчета (цена товара, стоимость покупки, сумма сдачи). Наглядность расчета обес­печивается наличием индикатора (сервисное табло для покупате­ля) и соблюдением правил ведения расчета кассиром. Кассир обя­зан: четко назвать сумму полученных денег и положить деньги на виду у покупателя; напечатать чек на контрольно-кассовой маши­не; объявить общую стоимость покупок; назвать сумму сдачи и выдать ее вместе с чеком, при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно; после окончания расчета по­ложить деньги в денежный ящик. Порядок ведения кассовых опе­раций и правила расчета с покупателями описаны в Типовых пра­вилах эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществ­лении денежных расчетов с населением.

В случае отключения электроэнергии, если оно зарегистриро­вано в энергоснабжающей организации, расчеты за купленные товары без применения контрольно-кассовых машин возможны только при условии выдачи покупателям специальных чеков, яв­ляющихся бланками строгой отчетности.

В течение рабочей смены у кассира могут возникнуть различ­ные ситуации: ошибки в процессе набора данных и печати чека; обрыв (окончание) контрольной ленты; возврат чеков в кассу; возврат товара в магазин; выход чека с неясными оттисками, вне­запная остановка машины и т.д. Кассир должен принимать реше­ние самостоятельно или при участии администратора. В случае ошибки кассира-операциониста и невозможности погашения чека в течение смены неиспользованный чек актируется в конце смены.

Кассир может выдавать деньги по возвращенным покупателя­ми чекам только в день их выдачи покупателю и при наличии на чеке подписи директора или его заместителя только по чеку, вы­данному в данной кассе. На сумму соответствующих чеков кассир совместно с представителем администрации составляет Акт о воз­врате денежных сумм покупателем по неиспользованным кассо­вым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) (форма № КМ-3). Неиспользованные чеки кассир гасит, наклеивает на лист бумаги и вместе с актом сдает в бухгалтерию. Суммы, выплаченные по возвращенным покупателями и неиспользован­ным чекам, записываются в Журнал кассира-операциониста, а сумма выручки в течение смены уменьшается на итоговую сумму. Следует иметь в виду, что в соответствии с Законом РФ «О защи­те прав потребителей» потребитель имеет право за непродоволь­ственный товар, если он не подошел по форме, размерам, габа­ритам, расцветке либо по иным причинам, потребовать возврата уплаченной за него денежной суммы в указанные в Законе сроки при предъявлении кассового чека. Если этот товар возвращается в день покупки, то возврат денег осуществляется через операцион­ную кассу. По истечении рабочего дня и закрытии выручки на операционной кассе возврат денег осуществляется с главной кас­сы предприятия в установленном порядке.

На ряде предприятий на сумму возвращаемого товара проби­вают возвратный чек («отмена покупки»), что делать нельзя, и тем самым увеличивают итоговую сумму, фиксируемую по ито­гам дня в памяти фискального блока. Эти операции предусмотре­ны техническими возможностями контрольно-кассовых машин, но не предусмотрены документами Минфина России и Центро­банка России.

При возникновении неисправностей кассир обязан:

выключить контрольно-кассовую машину, вызвать представи­теля администрации, определить характер неисправности;

в случае неясного печатания реквизитов чека, невыхода чека или обрыва контрольной ленты совместно с представителем ад­министрации проверить оттиски чека на контрольной ленте, под­писать чек (если чек не вышел, получить нулевой), указав на обо­роте правильную сумму. При обрыве (окончании) контрольной ленты ее необходимо заправить, оформив концы ленты. Места обрыва контрольной ленты оформляются так же, как на начало и конец рабочей смены, но с указанием времени обрыва. Кассиру запрещается работать без контрольной ленты или склеивать ее в местах обрыва.

В случае невозможности дальнейшей работы из-за неисправно­сти машины кассир совместно с представителем администрации оформляет окончание работы на контрольно-кассовой машине так же, как при окончании смены, с отметкой в Журнале кассира-операциониста. При невозможности устранения неисправности силами кассира администрация вызывает технического специали­ста (механика ЦТО), сделав соответствующую запись в Журнале учета вызовов технических специалистов и регистрации выпол­ненных работ (форма №КМ-8).

В случае возникновения спора с покупателем по вопросу пра­вильности произведенного с ним расчета работу на машине сле­дует приостановить и вызвать администратора. В присутствии кассира и покупателя администратор снимает показания счетчиков контрольно-кассовой машины (выводит «Х-отчет») и сверяет по­лученные в отчете данные о выручке с наличностью в кассе. По результатам снятия показаний составляется Акт о проверке на­личных денежных средств кассы (форма № КМ-9).

Внезапная остановка машины возможна при следующих ошиб­ках в действиях кассира: двойное нажатие клавиш, переполнение памяти машины при вводе цены товара, нарушение последова­тельности ввода данных, сумма наличных денег покупателя мень­ше стоимости покупок и т.д. В таких случаях необходимо нажать

клавишу СБРОС, и блокировка с машины снимается. Если эта опера­ция не вывела машину из состояния блокировки, надо проверить, завершена ли начатая операция. Если машина не возвратилась в рабочее состояние, работу необходимо приостановить, вызвать ад­министратора, оформить окончание работы и вызвать механика.

4. Окончание работы на контрольно-кассовой машине

Кассир после окончания рабочей смены (до снятия показаний счетчиков машины) должен:

подготовить денежную выручку - разложить наличные деньги по купюрам, а монеты - по их достоинству и отложить деньги, полученные им в начале смены для выдачи сдачи. На неиспользо­ванные чеки кассир составляет акт (форма № КМ-3), чеки пога­шает и прилагает к акту;

составить кассовый отчет (форма № КМ-6) и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (глав­ному) кассиру. На небольших предприятиях кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка.

Представитель администрации в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков, получает рас­печатку (контрольная лента в данном случае является одновре­менно «Z-отчетом») или вынимает из кассовой машины исполь­зованную в течение дня контрольную ленту, подписывает конец контрольной ленты (распечатку). По показаниям секционных счет­чиков на начало и конец смены определяется сумма выручки, которая должна соответствовать показаниям денежных суммиру­ющих счетчиков и контрольной ленте. При расхождении результа­тов сумм на контрольной ленте с выручкой представитель адми­нистрации с кассиром выясняют причину расхождений. После снятия показаний счетчиков кассовой машины, оформления «2-отчета» и контрольной ленты проверяется фактическая сумма выручки, делается запись в Журнале кассира-операциониста и скрепляется подписями кассира и представителя администрации.

При выявлении недостачи денежных средств администрация взыскивает ее с виновных лиц. Излишки денежных средств прихо­дуют по учету с отнесением на результаты хозяйственной дея­тельности предприятия.

Старший (главный) кассир после получения всех необходи­мых документов составляет сводный отчет (форма № КМ-7) за текущий день, который вместе с актами, приходными и расход­ными ордерами передается в бухгалтерию до начала работы сле­дующей смены. Использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально-ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.

Контрольные ленты, Журнал кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с по­купателями (клиентами), должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее пяти лет.

После сдачи выручки и проведения всех заключительных опе­раций по закрытию смены кассир производит межремонтное об­служивание кассовой машины и готовит ее к следующей рабочей смене в соответствии с требованиями руководства по эксплуата­ции на конкретный тип контрольно-кассовой машины.

Обязанность применения ККМ установлена Законом РФ от 18.06.93 N 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" (далее - Закон N 5215-1). При осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории РФ денежные расчеты с населением производятся всеми предприятиями (в том числе физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организациями, учреждениями, их филиалами и другими обособленными подразделениями с обязательным применением ККМ (ст.1 Закона N 5215-1). Таким образом, обязанность применения ККМ распространяется только на организации и на предпринимателей без образования юридического лица (ПБОЮЛ). Не возникает такой обязанности у физического лица, если он осуществляет торговлю, но не зарегистрирован в установленном порядке в качестве ПБОЮЛ.

Действие Закона N 5215-1 распространяется только на расчеты с физическими лицами. В случаях, когда в роли покупателя (клиента) выступает юридическое лицо, обязанности применения ККМ не возникает.

Законом N 5215-1 установлена необходимость регистрации ККМ в налоговых органах по месту нахождения предприятия. Это положение разъяснено письмом МНС России от 30.03.2000 N АС-6-16/232 "О регистрации контрольно-кассовых машин филиалов предприятий" (приложение 8 ). В письме сказано, что налоговый орган, в котором организация состоит на учете по месту нахождения своего обособленного подразделения, вправе осуществлять в установленном порядке регистрацию ККМ, используемых по месту своей фактической производственной деятельности при осуществлении денежных расчетов с населением филиалом или другим обособленным подразделением организации. Например, если юридический адрес организации находится в Воронеже, но она имеет обособленное подразделение в Москве, которое осуществляет торговлю с населением (оказание услуг), ККМ может быть зарегистрирована в Москве.

Если гражданин имеет временную регистрацию (на срок 6 месяцев и более) в какой-то местности, он может зарегистрироваться в этой местности в качестве предпринимателя без образования юридического лица и территориальный налоговый орган по месту регистрации может зарегистрировать его ККМ.

Другим важным документом, определяющим требования к ККМ, включая порядок и условия их применения и регистрации, является принятое в соответствии со ст.3 Закона N 5215-1 Положение по применению контрольно-кассовых машин, утвержденное постановлением Правительства РФ от 30.07.93 N 745 (далее - Положение по применению ККМ). Оно определяет реквизиты, которые должны отражаться на выдаваемом покупателям (клиентам) кассовом чеке; устанавливает условия, без соблюдения которых ККМ не допускается к применению; указывает признаки неисправной ККМ; устанавливает сроки хранения документов, подтверждающих проведение денежных расчетов.

Одновременно с Положением по применению ККМ постановлением Правительства РФ от 30.07.93 N 745 утвержден Перечень отдельных категорий организаций, предприятий, учреждений, их филиалов и других обособленных подразделений (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин (далее - Перечень). Как следует из названия документа, в нем определяется, кто и в каких случаях может осуществлять денежные расчеты с населением без применения ККМ.

Необходимо отметить, что в соответствии с п.1 Перечня разрешено не применять ККМ при оказании услуг населению при условии выдачи клиентам документов строгой отчетности, приравниваемых к чекам, причем формы таких документов должны утверждаться Минфином России. С 1 января 1998 года введены в действие Методические указания о порядке учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности организациями бытового обслуживания населения и их подразделениями, а также физическими лицами, занимающимися предпринимательской деятельностью по бытовому обслуживанию населения (утверждены приказом АО "Росбытсоюз" от 15.08.97 N 9, согласованы с начальником Департамента методологии бухгалтерского учета Минфина России).

Бланки строгой отчетности изготовляются по заказам заинтересованных организаций полиграфическими предприятиями, типографиями, имеющими разрешение. Каждый бланк в обязательном порядке должен иметь свой порядковый номер. К партии бланков должна прилагаться накладная, в которой кроме других реквизитов указываются наименования и номера бланков.

Пунктом 1 постановления Правительства РФ от 30.07.93 N 745 органам исполнительной власти субъектов РФ разрешено принимать решения об ограничении указанного Перечня . Например, Правительство Москвы имеет право обязать тех или иных лиц, осуществляющих торговлю (оказывающих услуги) на территории Москвы, применять ККМ несмотря на то что Перечень позволяет осуществлять соответствующую деятельность без ККМ.

Еще один важный документ, регламентирующий применение ККМ, - это утвержденные письмом Минфина России от 30.08.93 N 104 Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (далее - Типовые правила). Помимо общих положений о порядке применения ККМ в Типовых правилах рассматриваются вопросы, связанные с вводом ККМ в эксплуатацию, порядком работы на ККМ, регламентируются обязанности центров технического обслуживания ККМ и их специалистов (механиков), правила техники безопасности.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132. Данные формы документов (КМ-1 , КМ-2 , ..., КМ-9 ) введены в действие с 1 января 1999 года (см. "Первичные документы" , с.11).

Касаясь вопроса учета поступления денежных средств, необходимо отметить, что согласно п.12 Положения по применению ККМ оформление кассовых операций осуществляется в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 N 40. Пункт 3 данного документа также указывает, что "прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин". Однако действие Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации касается лишь деятельности юридических лиц.

Таковы основные нормативные документы, регламентирующие применение ККМ. Однако данный перечень не будет полным, если не отметить постановление Пленума ВАС РФ от 04.08.99 N 10 "О некоторых вопросах практики применения Закона Российской Федерации "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" (далее - постановление Пленума ВАС РФ). Принятие данного постановления было обусловлено необходимостью обеспечения единообразного подхода при рассмотрении судами исков, связанных с ответственностью за нарушения требований Закона N 5215-1 и Положения по применению ККМ.

Пункт 3 постановления Пленума ВАС РФ указывает, что сферой регулирования Закона N 5215-1 являются денежные расчеты с участием граждан, покупающих товары (заказывающих услуги), независимо от того, в каких целях граждане совершают покупки (заказывают услуги). Таким образом, ККМ обязаны применяться и в тех случаях, когда покупателем (клиентом) является индивидуальный предприниматель.

В ходе осуществления контроля часто выявляются случаи, когда прием денежных средств от предпринимателя без образования юридического лица в оплату за товар (услугу) оформляется как при расчетах с юридическими лицами, то есть в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации на полученную сумму составляется приходный кассовый ордер; иногда с предпринимателями заключаются соответствующие договоры гражданско-правового характера. Однако, как следует из разъяснений Пленума ВАС РФ, данные действия не освобождают от применения ККМ, если в роли покупателя (клиента) выступает ПБОЮЛ.

Кассовые операции - важнейшая составляющая торгового бизнеса (и, в целом, любого другого, который сопровождается осуществлением наличных расчетов). В чем заключается их предназначение? Каким образом проводятся кассовые операции в соответствии с требованиями законодательства - особенно, с учетом изменений в Законе № 54-ФЗ с 2017 года, который регулирует применение онлайн-касс?

Расскажем все о ведении кассовых операций.

Что к ним относится

К кассовым операциям по существу следует относить те, которые имеют отношение к обороту наличных денежных средств (либо безналичных, при которых используются различные электронные инструменты - прежде всего, банковские карты).

Как правило, как минимум один из участников таких операций - это физическое лицо. Оно может быть представлено:

1. Покупателем (заказчиком услуг) .

Денежные средства в этом случае могут:

• приниматься от покупателя (при расчете за товар или услугу);
• отдаваться покупателю (при возврате товара или компенсации за некачественную услугу, при возврате предоплаты за товары или услуги).

1. Работником .

Денежные средства в данном случае могут:

• выдаваться работнику (в виде зарплаты, сумм под отчет - например, командировочных);
• приниматься от работника (например, в виде неизрасходованных командировочных).

1. Заемщиком или кредитором .

Очевидно, в зависимости от конкретной роли физлица, с которым ведутся в данном случае расчеты, денежные средства могут как выдаваться (заемщику - при оформлении займа, кредитору - при его возврате), так и приниматься (у заемщика - при возврате займа, у кредитора - при оформлении).

Таким образом, кассовые операции носят двойственный характер: они могут соответствовать как приему, так и выдаче денежных средств из кассы хозяйствующего субъекта (индивидуального предпринимателя либо организации).

В предусмотренных законом случаях сторонами кассовых операций могут быть только юридические лица (либо юрлица и ИП). Чуть позже мы изучим специфику таких операций подробнее. Пока же условимся рассматривать общераспространенные сценарии, при которых, как минимум, один участник расчетов - физлицо (не зарегистрированное как ИП).

Операции, соответствующие расчетам хозяйствующего субъекта с указанными выше категориями физических лиц (и не только - перечень возможных участников таких правоотношений может быть намного шире), проводятся в юрисдикции особых норм законодательства. Изучим основные источники права, в которых данные нормы закреплены.

Узнайте подробнее, что относится к кассовым операциям.

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Какие нормативные акты регулируют ведение кассовых операций

Кассовые операции проводятся российскими предприятиями в соответствии с такими нормативными актами как:

1. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У .

• то, какие именно процедуры должны проводиться в рамках кассовых операций;
• лимиты по остаткам наличных денежных средств, которые предприятию нужно соблюдать в установленных законом случаях;
• порядок применения различных кассовых документов;
• основные правила обеспечения сохранности денежных средств на предприятии.

И это, конечно, не исчерпывающий перечень категорий норм, установленных Указанием № 3210-У. Данный нормативный акт - достаточно объемный и сложный по структуре источник права, и его применение может характеризоваться большим количеством нюансов, подробно раскрывающихся в ходе правоприменительной практики.

Видео - работа с наличными деньгами в 2017 году (с учетом поправок - Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У):

1. Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У .

Данный источник права регламентирует конкретно то, каким образом должны осуществляться расчеты с применением наличных денежных средств. Его положения обязаны знать, прежде всего, хозяйствующие субъекты, которые занимаются розничной торговлей и оказанием услуг физлицам, в ходе которых практически всегда проводятся наличные расчеты.

1. Законом № 53-ФЗ, принятым 22.05.2003 года .

Данный закон и предыдущий источник права, Указание № 3073-У, следует рассматривать как нормативные акты, регулирующие общую сферу правоотношений - наличные расчеты. Однако, Закон № 54-ФЗ регламентирует отдельный важнейший аспект таких расчетов - применение контрольно-кассовой техники (либо документов, заменяющих те, что формируются посредством ККТ).

Следует отметить, что до 01.07.2018 года Закон № 54-ФЗ фактически применяется одновременно в 2-х редакциях - текущей (от 03.07.2016 года) и, частично, той, что была принята 08.03.2015 года. Некоторые торговые предприятия имеют право выбирать, какую из редакций применять при расчетах с покупателями.

Частичное применение старой версии Закона № 54-ФЗ обусловлено тем, что законодателем признано утратившим силу большинство норм данного нормативно-правового акта - но за исключением тех, которые позволяют ряду бизнесов законно не использовать контрольно-кассовую технику (далее в статье мы изучим то, какие это бизнесы, подробнее).

Указанные источники права (и иные, которые могут в различных ситуациях корреспондировать с ними) регламентируют разные сферы правоотношений. Если рассматривать практические нюансы, которые характеризуют данные правоотношения, то можно изучить, прежде всего, основные принципы организации работы кассы на предприятии.

Расскажем, какие нормативные акты регулируют ведение кассовых операций. Получите консультацию специалистов!

Оставьте свой номер, и мы Вам перезвоним!

Как работает касса на предприятии

Касса - это структурная единица предприятия, которая имеет необходимые технические ресурсы для:

• приема платежей и выдачи денежных средств в соответствии с требованиями законодательства;
• формирования документов в соответствии с требованиями законодательства;
• обеспечения сохранности денежных средств и документов, формируемых в ходе кассовых операций;
• выполнения сотрудником, ответственным за проведение операций с денежными средствами, трудовых функций в соответствии с договором и инструкциями.

Таким образом, организация работы кассы предполагает закрепление за ответственным сотрудником определенных полномочий по ведению кассовых операций, а также возложение на него определенных обязательств - в частности, тех, что связаны с материальной ответственностью работника.

Работа кассы может регламентироваться как на законодательном уровне, так и на уровне локальных нормативных актов фирмы (причем, их положения не должны противоречить нормам законодательства). Содержащиеся в них предписания направлены:

• на упорядочение приема и обеспечение целевого расходования денежных средств, которыми распоряжаются сотрудники на кассе;
• на осуществление различных отчетных процедур, которые позволяют заинтересованным лицам (владельцам бизнеса, проверяющим структурам) проследить качество выполнения ответственными работниками предписаний законодательства и локальных нормативных актов.

Если говорить о распространенных разновидностях локальных норм, которые регулируют порядок кассовых операций на предприятии, то среди них можно выделить:

1. Нормы, регламентирующие выдачу денежных средств под отчет (как мы отметили выше, это может быть связано с поездкой кого-либо из сотрудников фирмы в командировку).

Такие нормы могут устанавливать, в частности:

• перечни документов, на основании которых суммы выдаются под отчет (например, это может быть направление в командировку от руководства);
• порядок возврата сотрудником, приехавшим из командировки, выданных денежных средств, сдачи отчетности по ним работодателю.

1. Нормы, определяющие порядок перемещения денежных средств из кассы на счет в кредитно-финансовую организацию.

Здесь могут устанавливаться, к примеру:

• лимиты по остатку денежных средств в кассе, порядок направления денежных средств сверх лимита в обслуживающую кредитно-финансовую организацию;
• регламенты оприходования выручки предприятия;
• порядок передачи денежных средств в обслуживающий банк.

1. Нормы, регламентирующие применение контрольно-кассовой техники.

Связаны они могут быть:

• с порядком эксплуатации ККТ;
• с порядком выполнения предписаний законодательства о применении ККТ (прежде всего, Закона № 54-ФЗ);
• с порядком взаимодействия налогоплательщика и регулирующих органов (например, при проверке ККТ).

1. Нормы, регламентирующие документирование кассовых операций.

В предусмотренных законом случаях сведения о таких операциях могут отражаться в унифицированных бумажных и электронных формах либо на бланках, разработанных торговой организацией самостоятельно. Для предприятия важно корректно регламентировать применение таких документов ответственными работниками.

Отдельные положения локальных норм могут регламентировать, к примеру, кассовые операции с иностранной валютой (например, при оформлении работников предприятия в заграничную командировку).

Как мы отметили выше, локальные нормы, включая те, что регламентируют указанные процедуры, не должны противоречить тем, что прописаны в законодательстве.

Кассовые операции в таких сферах как торговля и услуги - самом массовом сегменте их осуществления, практически всегда связаны с приемом от покупателей (клиентов) наличных денежных средств (либо с проведением платежей через банковские карты и альтернативные им инструменты). При их проведении торговое предприятие в силу предписаний законодательства может быть обязано применять контрольно-кассовую технику.

Для чего нужна ККТ

Назначение контрольно-кассовой техники - в фискализации кассовых операций. Сведения об обороте наличных денежных средств в установленных защищенных форматах фиксируются в запоминающих устройствах ККТ. Данные сведения впоследствии могут быть использованы широким кругом заинтересованных лиц.

Прежде всего - налоговыми органами. Получая сведения о кассовых операций с ККТ налогоплательщиков, ФНС отслеживает выручку магазина и в предусмотренных законом случаях сопоставляет ее с предоставленной налоговой отчетностью.

Данные о фактической выручке магазина также могут иметь значение с точки зрения установления для хозяйствующего субъекта возможности использовать определенную систему налогообложения. Например, для пользования УСН выручка не должна превышать 150 млн. рублей. Если она будет выше, то фирма обязана будет перейти на общую систему налогообложения - и ФНС, получая фискальные данные о доходах хозяйствующего субъекта, будет иметь возможность выявить то, легально ли применение спецрежима налогоплательщиком.

Мониторинг выручки магазина будет интересен и его собственникам. ККТ - инструмент, позволяющий при корректном его применении исключительно точно устанавливать величину оборотов торгового предприятия, сопоставлять их величину в динамике, соотносить с различными факторами и, как следствие, использовать при планировании бизнеса.

К иным лицам, заинтересованным в ознакомлении с динамикой выручки магазина в соответствии с показаниями ККТ, можно отнести:

• лиц, представляющих органы управления предприятием;
• аудиторов;
• партнеров организации;
• инвесторов;
• кредиторов.

Технологии, посредством которых кассовый аппарат документирует и, что самое главное, передает заинтересованным лицам, платежные данные, активно развиваются. С 1 июля 2017 года российские предприниматели начинают переходить на инновационный тип контрольно-кассовой техники - онлайн-кассы. Данные устройства способны, в частности:

• передавать задокументированные данные о платежах в ФНС через интернет (при посредничестве Операторов фискальных данных);
• отправлять кассовые чеки в электронном виде клиентам магазинов в режиме онлайн (также через ОФД).

ККТ старого образца таким функционалом не обладала. Специалисты ФНС для проведения фискализации выручки торговых предприятий посещали данные хозяйствующие субъекты и считывали сведения о выручке непосредственно с кассового аппарата.

Кассовый чек - один из ключевых документов при проведении фискализации. Изучим специфику его применения (и его альтернатив, которые предусмотрены законодательством, обновленным в части регулирования использования ККТ) подробнее.

Что представляет собой кассовый чек (и альтернативные ему документы)

Выше мы отметили, что один из основополагающих нормативных актов в области регулирования кассовых операций - Закон № 54-ФЗ, до 1 июля 2018 года действует в 2 редакциях.

Стоит отметить, что в старой редакции Закона № 54-ФЗ понятие «кассовый чек» практически не раскрывается (хотя и активно используется). По существу кассовый чек в контексте данного источника права - это первичный документ, распечатываемый на фискальном регистраторе с ЭКЛЗ (либо на уровне аналогичного по функциям технологического модуля кассового аппарата) и включающий все необходимые реквизиты для идентификации платежа, совершенного клиентом при расчете за товар или услугу.

В соответствии с рассматриваемой редакцией Закона № 54-ФЗ выдавать покупателям кассовые чеки обязаны все торговые предприятия, кроме:

• работающих по ЕНВД и ПСН;
• оказывающих услуги гражданам;
• указанных в п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ в старой редакции.

При этом, фирмы, которые работают по ЕНВД и ПСН, по требованию покупателя обязаны оформить на него товарный чек по установленной форме, а те, которые оказывают услуги - в любом случае выдать клиенту бланк строгой отчетности.

Выше мы отметили, что нормы старой версии Закона № 54-ФЗ подлежат лишь частичному применению. Это означает, что фирмы, не попадающие под указанные исключения, и обязанные применять ККТ, должны работать по новой редакции данного нормативного акта (то есть, использовать онлайн-кассы). И только в том случае, если хозяйствующий субъект претендует на исключения, по которым ККТ может не применяться, его работа в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ будет возможна.

Таким образом, товарный чек и БСО по старой версии Закона № 54-ФЗ заменяют кассовый чек. При этом, формируются они без применения кассового аппарата с ЭКЛЗ либо онлайн-кассы. Вместо ККТ может быть задействован специальный чековый принтер. Другой вариант - оформление БСО либо товарного чека вручную в соответствии с требованиями законодательства (так, например, бланки БСО, подлежащие заполнению вручную, должны быть напечатаны в профессиональной типографии).

После 1 июля 2018 года старая редакция Закона № 54-ФЗ полностью утратит силу, и все бизнесы должны будут работать по новой редакции данного нормативного акта. В нем, в свою очередь, четко дано определение кассового чека. Он рассматривается как первичный документ, сформированный в электронном или печатном виде с помощью ККТ с фискальным накопителем - то есть, онлайн-кассой. Положениями п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ установлен перечень реквизитов, которые должен содержать чек .

Альтернативой кассовому чеку по новой версии Закона № 54-ФЗ может быть только БСО, выдаваемый фирмами, оказывающими услуги. Однако, он по сути представляет собой лишь модификацию кассового чека, поскольку:

• создается, как и кассовый чек, с помощью онлайн-кассы;
• должен содержать те же реквизиты, что и кассовый чек.

Различаются чек и БСО по новой версии Закона № 54-ФЗ, по сути, лишь названием и сферой применения. При этом, фирма, оказывающая услуги, вправе выдать вместо БСО и кассовый чек (но та, что продает товары, обязана выдать именно чек).

По новой редакции Закона № 54-ФЗ кассовый чек или БСО по требованию клиента направляются на его e-mail или на телефон в виде SMS в электронной форме (данная опция, как мы уже знаем, входит в функционал онлайн-касс). Также возможно размещение на распечатанном чеке QR-кода со ссылкой на его электронную версию.

При необходимости на онлайн-кассе формируются:

• чеки коррекции (если нужно исправить ошибку в исходном чеке либо пробить сумму, которую не удалось отразить в памяти ККТ непосредственно при расчете с покупателем);
• чеки возврата (если покупатель возвращает товар и получает обратно уплаченные денежные средства).

Отметим, что для формирования чека коррекции нужен оправдательный документ. Например - служебная записка о том, каковы были причины совершения кассиром ошибки при пробитии изначального чека (либо невозможности пробить исходный чек). Причины здесь могут быть разные. Например - отключение электричества в момент расчетов и, как следствие, невозможность задействовать ККТ.

ФНС, получив от магазина платежные данные, отражающие тот факт, что налогоплательщик оформил чек коррекции, вправе запросить у него соответствующие оправдательные документы. Если они предоставлены не будут, то на магазин могут быть наложены штрафы.

В случае возникновения ситуации, при которой торговой точке приходится формировать чек коррекции, желательно незамедлительно информировать об этом ФНС - особенно, если речь идет о пробитии крупной суммы (чем она выше, тем более высоким будет штраф в случае признания за магазином совершения правонарушения). Кроме того, следует запросить у инспекторов рекомендации касательно того, в какой момент времени следует сформировать кассовый чек - в день, когда была совершена ошибка (либо не удалось задействовать ККТ), либо позже (но в любом случае это нужно сделать в рамках рабочего дня, при открытой кассовой смене).

Кассовый чек, товарный чек, БСО по старой либо новой версии Закона № 54-ФЗ - не единственные документы, которые могут формироваться при кассовых операциях. Изучим специфику применения остальных, не менее важных документов с точки зрения ведения торговым предприятиям эффективного учета кассовых операций и выполнения предписаний законодательства.

Прочие первичные документы при проведении кассовых операций

Опять же, в зависимости от применяемой версии Закона № 54-ФЗ, торговое предприятие может быть обязано применять разные документы, дополняющие рассмотренные нами выше (либо заменяющие их в случаях, предусмотренных законодательством).

В случае, если фирма предпочла работать в юрисдикции старой версии Закона № 54-ФЗ, то она сможет использовать его положения, регламентирующие применение документов, которые выдаются покупателям вместо кассовых чеков (то есть, товарные чеки и БСО).

Выдача таких документов покупателям сопровождается ведением книг учета чеков и бланков. Их может запросить ФНС при проверке. Налогоплательщик вправе задействовать собственные формы данных книг учета либо вести учет по унифицированным бланкам. Например, для отражения сведений о выданных БСО может задействоваться унифицированная форма 0504045, которая введена в оборот Приказом Минфина России № 52-н, изданным 30.03.2015 года.

При ведении работы с кассой (причем, как при расчетах в юрисдикции новой редакции Закона № 54-ФЗ, так и при пользовании исключениями, которые установлены данным законом в старой редакции) хозяйствующий субъект обязан применять такие документы как:

• кассовая книга;
• приходные и расходные кассовые ордера.

Их использование, таким образом, прямо не связано с применением (либо неприменением) ККТ либо со способом расчетов (наличными или по карте). Но, безусловно, факт задействования онлайн-кассы может повлиять на то, каким конкретно образом ведутся указанные документы.

Изучим специфику основных кассовых документов - ПКО, РКО и кассовой книги, подробнее.

Кассовые книги и ордера: специфика применения

Использование кассовых книг, ПКО и РКО следует рассматривать в контексте 2 разных групп правоотношений:

Осуществляемых ИП

Предприниматели вправе не применять указанные документы. Но, тем не менее, обязанность по учету выручки законодатель с ИП не снимает. На практике они могут отражать сведения о своей выручке в Книге учета доходов и расходов. ФНС при проверке ИП вправе запросить данный документ и изучить его.

Осуществляемых юрлицами

В свою очередь, организации не обойтись без применения отмеченных выше документов. Законодательство обязывает их задействовать в кассовых расчетах:

1. Приходные кассовые ордера .

Оформлять ПКО необходимо при приеме наличных средств в кассу. На практике применение ПКО торговой организацией осуществляется после сдачи выручки кассиром в конце рабочего дня. Ордер в этом случае формируется на общую сумму денежных средств, поступивших в кассу.

При необходимости ПКО дополняются документами, удостоверяющими размер вносимой в кассу суммы. Приходный кассовый ордер имеет отрывную часть, которая должна передаваться человеку, который внес денежные средства в кассу предприятия.

1. Расходные кассовые ордера .

В свою очередь, РКО оформляются при выдаче денежных средств через кассу. Например - подотчетному сотруднику, которого начальство просит за счет магазина приобрести те или иные вещи.

Аналогично, РКО может дополняться документами, удостоверяющими величину выданной из кассы суммы денежных средств. В РКО должны быть указаны сведения о документе, удостоверяющего личность получателя денежных средств. В предусмотренных законом случаях денежные средства могут выдаваться по доверенности. В этом случае РКО дополняется, в зависимости от разновидности доверенности, ее оригиналом или копией.

1. Кассовые книги .

В них отражаются сведения по оформленным ПКО и РКО за каждый день ведения расчетов. Соответственно, если расчеты не велись, то кассовая книга не заполняется.

Видео - касса и кассовая книга:

Рассматриваемые документы кассового учета могут вестись как в бумажном, так и в электронном виде (многие современные программы учета предусматривают такие функции). Бумажные версии расходных и приходных ордеров, а также Книги учета составляются с использованием унифицированных форм, которые введены в оборот Постановлением Госкомстата России № 88, принятым 18.08.1998 года.

Право заполнять РКО и ПКО имеют:

• главный бухгалтер организации, его подчиненные;
• директор организации, если в штат фирмы не нанят главный бухгалтер, либо если полномочия на заполнение РКО и ПКО не переданы другим ответственным сотрудникам.

Передача полномочий по заполнению кассовых документов, как правило, осуществляется посредством включения процедуры исполнения данных полномочий в должностные обязанности работника фирмы. Которые, в свою очередь, отражаются в трудовом договоре либо должностной инструкции работника - документах, подписываемых человеком при трудоустройстве.

На практике в кассовых ордерах и книге учета отражаются ссылки к счетам бухгалтерского учета, на которых фиксируются различные хозяйственные операции. Результаты таких операций отражаются в бухгалтерской отчетности. Таким образом, это означает, что кассовый учет в организациях дополняется необходимостью применения регистров бухгалтерского учета.

Видео - как вести кассовую книгу:

Настроим чек и кассу. Обучим работать за 1 день.

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Какие кассовые документы с 01.07.2017 отменены

Ранее, до повсеместного внедрения онлайн-касс, торговые предприятия при расчетах по ККТ были обязаны использовать ряд других документов, дополняющих те, что рассмотрены нами выше. А именно:

• акт о переводе показаний счетчиков ККМ (форма КМ-1);
• акт о снятии показаний счетчиков ККМ при сдаче аппарата в ремонт и его возвращении пользователю (КМ-2);
• акт о возврате денежных средств покупателю (КМ-3);
• журнал для кассира-операциониста (КМ-4);
• журнал регистрации ККМ, которые работают без кассира-операциониста (КМ-5);
• справка-отчет (КМ-6);
• сведения о счетчиках ККМ и величине выручки (КМ-7);
• журнал обращений к техническим специалистам (КМ-8);
• акт проверки находящихся в наличных денежных средств (КМ-9).

Благодаря возможностям онлайн-касс, документы, аналогичные по назначению указанным выше, передаются в ФНС автоматически, в электронном виде. И это не единственное новшество в части документирования кассовых операций. Новое законодательство предписывает вести его по совершенно иным принципам, чем при осуществлении кассовых операций в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ.

Как ведется документирование кассовых операций по новому Закону № 54-ФЗ

В соответствии с обновленными правилами документирования кассовых операций пользователям онлайн-касс можно:

1. Оформлять ПКО :

• используя фискальные записи, которые сохранены в памяти онлайн-кассы (при этом, если это будет необходимо, возможна распечатка данных записей в бумажном варианте с применением установленных форматов);
• дополняя ордер квитанцией, которая сформирована в электронном виде (при этом, она может быть при необходимости направлена человеку, который внес в кассу денежные средства, на электронную почту).

Фискальные записи отражаются в памяти ККТ в виде следующих основных видов документов:

• отчетов (о регистрации ККТ в ФНС, изменении ее параметров, открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя, текущих расчетах);
• кассовых чеков либо БСО, а также аналогичных документов для коррекции фискальных записей;
• подтверждений ОФД.

Все указанные документы хранятся в памяти фискального накопителя, ключевого технологического компонента онлайн-касс. Те виды документов, что относятся к отчетам, должны храниться в памяти накопителя в течение 5 лет по завершении срока его эксплуатации.

То, какие именно форматы фискальных записей должны применяться на онлайн-кассах, утверждают регулирующие ведомства - прежде всего, ФНС РФ. Правила использования таких записей и требования к их хранению могут меняться - также в соответствии с нормативными актами государственных ведомств.

Текущие форматы фискальных записей и реквизиты документов, формируемых при использовании онлайн-касс, введены Приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229.

1. Оформлять РКО на электронном бланке . Кроме того, расходный кассовый ордер может быть подписан с помощью ЭЦП получателя денежных средств.

Безусловно, организациям, применяющим онлайн-кассы, не запрещено применять кассовые ордера и в бумажном варианте. Однако, применение электронных версий РКО и ПКО может быть существенно удобнее. Благодаря автоматизации их заполнения (как мы отметили выше, оно может осуществляться с применением современных программ учета) торговому предприятию можно значительно повысить оперативность бизнес-процессов.

Важнейшая процедура, характеризующая документирование кассовых операций торговыми предприятиями, которые используют онлайн-кассы - формирование отчета о закрытии смены.

Отметим, что его применение никак не связано с ведением кассовой книги, выдачей ПКО и РКО - данный отчет отражает факт использования торговым предприятием контрольно-кассовой техники. Но в этом случае данный отчет становится одним из ключевых инструментов документирования кассовых операций.

Ранее, когда торговые предприятия применяли обычные кассы, по завершении смены кассиры формировали Z-отчет. На основании сведений, которые отражались в нем, заполнялся журнал по форме КМ-4 и справка по форме КМ-6.

Торговые предприятия, которые используют онлайн-кассы, как мы уже отметили выше, вправе не использовать в своей работе такие документы как КМ-4 и КМ-6 (вместо них онлайн-касса задействует другие форматы документирования кассовых операций в автоматическом режиме). Соответственно, Z-отчет по завершении смены на онлайн-кассе не формируется.

Вместе с тем, формируется его аналог, и притом, практически, одноименный - «Отчет о закрытии смены», в электронном виде (при этом, если нужно, у пользователя онлайн-кассы есть возможность распечатать его на бумаге). На его основе торговая фирма должна оформить ПКО (в бумажном или электронном варианте - в порядке, рассмотренном нами выше), и отразить сведения о приходном ордере в кассовой книге.

Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены на онлайн-кассе автоматически формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Важный нюанс: в отчете о закрытии смены, сформированном на онлайн-кассе, могут отражаться данные по разным операциям:

1. Полной оплате товаров.

Можно отметить, что в этом случае в регистрах бухгалтерского учета фирмы фиксируется проводка ДТ 50, КТ 90-1 .

1. Частичной оплате товаров.

Здесь применяется проводка ДТ 50, КТ 62-1 .

1. Предоплате.

Здесь используется проводка ДТ 50, КТ 62-2 .

Таким образом, на практике магазину может потребоваться создать 3 разных приходно-кассовых ордера (в каждом из которых будут указаны отдельные проводки).

Отметим, что аналогичные проводки фиксируются хозяйствующими субъектами в регистрах бухучета и в том случае, если фирмы не применяют ККТ.

Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе должен быть создан не позднее, чем через 24 часа после открытия смены. Если смену не закрыть вовремя, то фискальный накопитель не будет функционировать корректно (и если об этом узнает ФНС, то может применить к торговой фирме штрафные санкции).

Полезно будет также изучить ряд нюансов, характеризующих применение инструментов документирования кассовых операций при задействовании онлайн-кассы, при возврате товаров. Данная процедура - по сути, противоположна той, при которой магазин оформляет продажу товара. Поэтому, при ее документировании применяется другой инструмент - РКО.

Процедура возврата товаров покупателями, благодаря функционалу онлайн-касс, значительно более упрощена в сравнении с ее проведением при задействовании ККТ старого образца. В частности, у продавца нет необходимости заполнять акт по форме КМ-3. Кроме того, кассовый чек, отражающий операцию возврата, передается в ФНС через ОФД точно так же, как обычный чек - при отпуске товара.

Но, тем не менее, кассиру для документирования операции по возврату товара все же придется осуществить некоторые действия. А именно:

1. Пробить чек возврата.

1. Оформить РКО на сумму возврата.

1. Ознакомиться с разделом отчета о закрытии смены, в котором отражаются сведения о возвратах товаров (в этих целях в структуре отчета предусмотрены отдельные реквизиты).

1. В ПКО, который составляется по выручке, указать разницу между суммой выручки и суммой возврата.

Отметим, что при возврате товара на следующий день после его покупки и позже кассовый чек пробивать не нужно - следует лишь оформить РКО. При этом, денежные средства выдаются из кассы, а не из места для хранения наличности (как правило, это ящик ККТ). Исключение - возврат предоплаты за товар. Если она осуществляется, то чек возврата следует пробивать на онлайн-кассе в любом случае, а денежные средства выдавать покупателю из ящика ККТ.

Лимит остатка кассы

Ознакомившись со спецификой документирования кассовых операций, изучим еще один аспект ведения соответствующих операций - соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе предприятия.

Что он представляет собой, и для чего применяется?

Под лимитом кассы понимается предельный показатель объема денежных средств, которые размещаются в кассе торгового предприятия. Если он будет превышен, то сверхлимитный объем денежных средств подлежит передаче в обслуживающую кредитно-финансовую организацию. Исключение - если появление сверхлимитного объема наличности обусловлено необходимостью выплаты торговым предприятием зарплаты своим сотрудникам, либо исполнением перед ними тех или иных социальных обязательств.

1. Исходя из объемов входящих поступлений .

В этих целях применяется формула:

ЛК = ОП / РП * ИС ,

ЛК - лимит кассы;

ОП - объем поступлений наличности в кассу;

РП - расчетный период, за который считается лимит кассы (он не должен превышать 92 рабочих дней);

ИС - интервал между днями, в которые происходит инкассация (сдача магазином наличных денежных средств в банк).

При этом, показатель ИС не должен быть больше 7 дней, если в населенном пункте, в котором расположено торговое предприятие, есть банки, и не больше 14 дней, если в населенном пункте нет кредитно-финансовых организаций.

1. Исходя из объемов исходящих поступлений .

В этом случае применяется другая формула:

ЛК = ОВ / РП * ИС ,

ЛК, РП, ИС - знакомые нам параметры;

ОВ - сумма выплат из кассы.

При этом, из показателя ОВ вычитаются суммы денежных средств в счет выплаты магазином зарплаты своим работникам, а также исполнения перед ними социальных обязательств.

То, каким образом должен соблюдаться лимит кассы, закрепляется в положениях локальных нормативных актов торговой фирмы. Отметим, что в случае нарушений исполнения норм данного приказа в отношении хозяйствующего субъекта ФНС может применить штрафные санкции.

Лимит кассы вправе не устанавливать и не соблюдать индивидуальные предприниматели, а также юридические лица, которые попадают под критерии малого предприятия. При этом, директор организации, решившей не использовать лимит кассы, должен издать приказ об этом.

Отдельными особенностями характеризуются расчеты через кассу между юридическими лицами - несмотря на то, что в общем случае организации предпочитают расплачиваться друг с другом в безналичном формате. Изучим данные особенности подробнее.

Расчеты между юридическими лицами

В начале статьи мы условились, что будем рассматривать кассовые расчеты в контексте правоотношений, одна из сторон которых - физическое лицо (покупатель, клиент фирмы), но оговорились, что, в принципе, возможны сценарии, при которых оба участника таких правоотношений - юрлица. Несмотря на то, что для организаций в большинстве случаев предпочтительнее рассчитываться по безналу, в ряде случаев им приходится использовать наличные расчеты.

Денежные средства, которые поступили в кассу организации, могут расходоваться в наличной форме только на те цели, что прямо предусмотрены законодательством. К таким целям относится, прежде всего, проведение расчетов по товарам и услугам с контрагентами (причем, как в статусе юридических лиц, так и зарегистрированных как ИП).

В общем случае необходимость в наличных расчетах между юрлицами возникает, если у кого-либо из партнеров по тем или иным причинам отсутствует доступ к расчетному счету в банке (например, если он заблокирован из-за истечения срока действия электронной подписи). Либо - если расчеты нужно произвести очень оперативно (быстрее, чем за 3 банковских дня - обычный для расчетов между юрлицами срок, хотя, конечно, многие современные банки проводят такие расчеты едва ли не в течение нескольких секунд).

Основной нормативный акт, в соответствии с которым проводятся расчеты наличными между юридическими лицами - Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У. В пункте 6 данного нормативного акта сказано, что максимальная сумма наличных расчетов по договору между юридическими лицами не должна превышать 100 тыс. рублей. Либо - аналогичную сумму в иностранной валюте, если одна из сторон договора - зарубежная фирма.

Отметим, что при расчетах юридического лица с физическим лицом указанный лимит не действует - об этом говорит пункт 5 Указаний № 3073-У. Однако, если расчеты ведутся с индивидуальным предпринимателем, то лимит нужно будет соблюдать.

Наличные денежные средства могут передаваться не только между независимыми друг от друга юридическими лицами, но и между центральным офисом большой организации и ее филиалами. В этом случае лимит по сумме денежных средств также не применяется. Порядок, в соответствии с которым осуществляется перемещение денежных средств в таких случаях, устанавливается в положениях локальных нормативных актов юридического лица.

Перемещение денежных средств от одного хозяйствующего субъекта к другому (между головным офисом и обособленным подразделением компании) осуществляется с применением знакомых нам кассовых ордеров и кассовой книги.

Фискализация и документирование кассовых операций: особенности разграничения процедур

Очевидно, что законодательные нормы, регулирующие ведение кассовых операций, не всегда сформулированы достаточно системно. Во многих случаях для того, чтобы корректно интерпретировать ту или иную норму, необходимо изучить еще несколько. Данная особенность характеризует, прежде всего, такие процедуры как фискализация и документирование кассовых операций. В ряде аспектов они тесно связаны между собой, но по факту - независимы.

Попробуем рассмотреть то, как соотносятся (и в каких сферах разграничиваются) фискализация и документирование кассовых операций в таблице.

Ответственность за нарушение

Ведение кассовых операций - процедура, которая, как мы уже убедились, достаточно строго регламентируется законодательством. Нарушение соответствующих норм, прописанных в законе, может привести к строгим санкциям в отношении хозяйствующего субъекта. Полезно будет изучить то, какими могут быть последствия подобных нарушений.

Но прежде рассмотрим то, каким образом проверяющие органы - прежде всего, ФНС, могут быть ознакомлены с фактом нарушений кассовой дисциплины хозяйствующим субъектом.

Главный механизм такого ознакомления - проведение выездной проверки. Ее основные цели заключаются в выявлении должностными лицами торгового предприятия действий, которые позволяют говорить о нарушениях кассовой дисциплины либо прямо свидетельствуют об этом. К таким действиям можно отнести:

• несвоевременность составления учетных документов по выручке, некорректное применение таких документов;
• превышение различных лимитов - остатка денежных средств в кассе, расчетов между юридическими лицами;
• задействование неисправных либо не соответствующих требованиям законодательства кассовых аппаратов;
• неисполнение требований законодательства в части применения ККТ либо составления документов, альтернативных кассовым чекам (таких как товарные чеки, БСО);
• допущение расхождений в учетных документах;
• прямые нарушения законодательства в части организации учета кассовой выручки;
• нарушения при введении организацией локальных норм об организации работы кассы.

В ходе проверки деятельности хозяйствующего субъекта на предмет качества соблюдения кассовой дисциплины ФНС может запросить:

• документы, используемые организацией или ИП в целях учета кассовых операций;
• фискальные данные, сохраненные в памяти кассового аппарата;
• документы, имеющие отношение к пользованию контрольно-кассовой техникой (проведением ее обслуживания, ремонта);
• регистры бухгалтерского учета;
• локальные нормативные акты, регулирующие ведение кассовых операций (например, приказ об установлении лимита кассы либо о неиспользовании соответствующего лимита малым предприятием);
• различные отчеты по хозяйственной деятельности.

Касательно тех или иных документов по хозяйственной деятельности и фактов, которые ее характеризуют, инспекторы вправе запрашивать в свободной форме различные разъяснения от руководства и других представителей торгового предприятия.

К числу наиболее серьезных штрафных санкций, которые ФНС может применить к торговому предприятию, можно отнести те, что прописаны в положениях ст. 14.5 КоАП РФ для случаев нарушений налогоплательщиками порядка пользования онлайн-кассами.

Так, неприменение онлайн-касс нового образца магазином может привести к штрафу:

• выписываемому должностному лицу магазина - в размере 25-50% от выручки, которую получил магазин, но не пробил на кассе (при этом, минимальный штраф - 10 тыс. руб. вне зависимости от выручки);
• на магазин как на юрлицо - в размере 75-100% от выручки, не пробитой на кассе.

При повторном нарушении закона об использовании ККТ, а также в том случае, если сумма выручки, не пробитой на кассе, достигнет 1 млн. рублей, то в отношении хозяйствующего субъекта применяются существенно более строгие санкции в виде:

• дисквалификации (запрета осуществлять профессиональную деятельность) должностного лица на период 1-2 года;
• приостановления работы магазина на срок до 90 дней.

Менее строги санкции за пользование неисправной онлайн-кассы, но, тем не менее, их нельзя игнорировать. Речь идет о штрафах:

• на должностных лиц - в размере 1500 - 3000 рублей;
• на торговую организацию как на юрлицо - в размере 5000 - 10 000 рублей.

Отдельные штрафные санкции установлены за невыдачу покупателю продавцом электронного кассового чека. В таких случаях должностное лицо магазина может быть оштрафовано на 2 тыс. руб., а магазин как юридическое лицо - на 10 тыс. руб.

В числу прочих возможных санкций ФНС при нарушениях в области кассовой дисциплины можно отнести:

1. Применение штрафов за нарушение фирмой правил бухгалтерского учета (как мы уже знаем, отражение в них записей о кассовых операцией - важнейшая составляющая соблюдения норм законодательства о документировании таких операций).

В случае обнаружения нарушений в данном направлении учета ФНС на основании положений ст. 15.11 КоАП РФ может:

• оштрафовать должностное лицо торгового предприятия на 5-10 тыс. рублей;
• при повторном нарушении - оштрафовать должностное лицо на 10-20 тыс. рублей либо дисквалифицировать его на срок до 2 лет.

При этом, нарушение должно быть квалифицировано как грубое. К числу таких нарушений относятся:

• искажение данных в регистрах учета, которое приводит к занижению налогов на 10% и более относительно тех, что могли бы быть исчислены при корректных записях в регистрах;
• намеренное искажение на 10% и более любых показателей в бухгалтерской отчетности;
• отражение в регистрах учета факта хозяйственной деятельности, не существующего на самом деле (мнимого, притворного);
• формирование отчетности не на основе регистров учета;
• использование счетов не на основе регистров учета;
• отсутствие первичных документов;
• неприменение торговой организацией регистров учета.

1. Доначисление налогов (с последующей обязанностью торговой организации уплатить не только их, но и начисленные в предусмотренных законом случаях штрафы, пени).

Поводом для доначисления налогов может быть, к примеру, регулярная выдача сотрудникам под отчет крупных сумм по расходным ордерам - такие выплаты могут быть приравнены к заработной плате, и на них ФНС может начислить НДФЛ.

В интересах торговой организации - установить локальные правила, по которым в фирме ответственность за соблюдение кассовой дисциплины будет возложена на определенных лиц. Например, это может быть главный бухгалтер либо сотрудники, находящиеся в его непосредственном подчинении. Но следует иметь в виду, что при серьезных нарушениях норм законодательства о кассовом учете ответственность, в первую очередь, несет директор организации или же индивидуальный предприниматель, владеющий торговым бизнесом.

Подготовка к работе

Порядок и условия применения контрольно-кассовой техники регламентирован , а также письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104 " " (далее – типовые правила), которое применяется в части, не противоречащей . При этом, согласно разъяснениям Минфина России и ФНС России типовые правила не подлежат обязательному применению организациями и ИП, перешедшими на новый порядок применения ККТ ().

ККТ применяется на месте осуществления расчета с покупателем в момент осуществления расчета тем же лицом, которое осуществляет расчеты с покупателем, за исключением расчета, осуществляемого электронными средствами платежа в Интернете. При этом ККТ, предназначенная для применения только при осуществлении расчетов электронными средствами платежа, применяется только при таких расчетах. А автоматизированные системы для БСО применяются только для осуществления расчетов при оказании услуг ().

До начала работы с кассовым аппаратом, кассиру руководителем выдаются ключи от ККТ и от денежного ящика (если таковые наличествуют), разменные монеты и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины. Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег используется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

При необходимости, следует дать указание кассиру о мерах по предупреждению подделки чеков (шифровка чеков, определенный цвет используемой чековой ленты, предельная сумма чека и т. п.).

Убедившись в исправности машины, можно дать указание кассиру о начале работы.

Кассир при начале работы обязан:

• проверить наличие чековой ленты и при необходимости заправить новую;
• включить машину и получением нулевого чека проверить ее работу;
• напечатать два-три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой ленте и правильность установки даты и нумерации (нулевые чеки прикладываются в конце смены к кассовому отчету;
• протереть кожух сухой тряпкой и установить со стороны покупателя (клиента) табличку со своей фамилией;
• разместить необходимый для работы инвентарь.

Работа с ККТ

ВАЖНО


Неприменение контрольно-кассовой техники в установленных законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники случаях, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной четвертой до одной второй размера суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 тыс. руб.; на юридических лиц – от трех четвертых до одного размера суммы расчета, осуществленного с использованием наличных денежных средств и электронных средств платежа без применения ККТ, но не менее 30 тыс. руб. ().

В течение рабочего дня кассир-операционист или другое материально-ответственное лицо (контролер-кассир, официант, продавец, буфетчик, приемщик заказов и др.) обязаны:

• обеспечить тщательный уход и бережное обращение с машиной, содержать ее в чистоте и порядке;
• осуществлять операции ввода сумм в соответствии с руководством по эксплуатации на данный тип кассовых машин;
• для одного покупателя (клиента) определить общую сумму покупки, услуги по показанию индикатора кассовой машины или с помощью счетных устройств и назвать ее покупателю (клиенту);
• получить от покупателей (клиентов) деньги за товары или оказанные услуги согласно сумме, называемой покупателем (клиентом), обозначенной в прейскуранте на оказываемые услуги, ценнике на продаваемый товар, в предприятиях общественного питания обозначенной в меню или ценниках в следующем порядке:
• четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя (клиента);
• распечатать чек;
• назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю (клиенту) вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно).

ВАЖНО


Следует обратить внимание, что предварительное распечатывание чеков, применявшееся в интернет-магазинах, запрещается, поскольку выдаваемый покупателям кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные . Одними из таких реквизитов являются дата и время расчета.

В соответствии с письмом МНС России от 20 июля 2000 г. № ВНК-6-16/549 " ", дата и время на пробитом кассовом чеке не должны отличаться от реального времени получения денег более чем на 5 минут. Аналогичный вывод содержится и в .

Если же чек пробит раньше чем за 5 минут до реального времени получения денег либо покупателю выдана копия кассового чека, то это может быть расценено как неприменение ККТ. Таким образом, курьеры интернет-магазинов обязаны иметь при себе и применять ККТ в момент получения денежных средств от покупателя ().

Кассиру-операционисту запрещается:

• снимать кассу без разрешения администрации;
• не выдавать кассовый чек покупателям;
• допускать посторонних лиц в помещение кассы к кассовой машине, кроме руководителя, бухгалтера, дежурного администратора и с их разрешения технического специалиста или контролирующее лицо для проверки кассы;
• покидать кассовую кабину без уведомления администрации и не отключив кассовую машину, не закрыв на ключ кассовую кабину, кассовую машину. В случае необходимости покинуть кассовую кабину все ключи (от кабины, рабочий ключ от кассовой машины и денежного ящика) должны находиться у кассира;
• самостоятельно вносить изменения в программу работы кассового терминала;
• иметь в кассе личные деньги и деньги, не учтенные через кассовую машину (кроме разменных денег, выданных перед началом работы).

Кассир имеет право:

• в течение смены по указанию руководителя изменять шифр, применять штампы и оттиски;
• получать распечатки по кассовой машине.

Ошибки и неисправности при работе с ККТ

В случае ошибки кассира-операциониста:

• при вводе суммы и невозможности погашения чека в течение смены неиспользованный чек актируется в конце смены;
• в выдаче сдачи покупателю (клиенту) при возникновении спора покупатель имеет право потребовать у администрации снятия кассы;
• составить и оформить совместно с администрацией предприятия акт по форме КМ-3 о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, погасить их, наклеить на лист бумаги и вместе с актом сдать в бухгалтерию;
• записать в "Книгу кассира-операциониста" суммы, выплаченные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, и количество напечатанных на день нулевых чеков.

Следует отметить, что кассир-операционист может выдавать деньги по возвращенным покупателями чекам только при наличии на чеке подписи руководителя и только по чеку, выданному в данной кассе.

ПРИМЕР

При смене оператора фискальных данных или внесении изменений в сведения, введенные в ККТ при формировании отчета о регистрации или отчета об изменении параметров регистрации, пользователь посредством программного обеспечения ККТ должен сформировать отчет об изменении параметров регистрации. При этом все сформированные фискальные документы, по которым не были получены подтверждения оператора фискальных данных, передаются оператору фискальных данных ().

При возникновении неисправностей, кассир обязан:

• выключить кассовую машину;
• вызвать с помощью установленной в кабине сигнализации представителя администрации;
• совместно с представителем администрации определить характер неисправности;
• в случае неясного печатания реквизитов на чеке, невыхода чека совместно с представителем администрации подписать чек (если чек не вышел, вместо него получить нулевой), указав на обороте правильную сумму (рубли прописью, копейки цифрами);
• в случае невозможности дальнейшей работы из-за неисправности кассовой машины кассир совместно с представителем администрации оформляет окончание работы на данной кассовой машине так же, как при окончании смены, с отметкой в "Книге кассира-операциониста" на данную кассовую машину время и причину окончания работы.

Администрация при невозможности устранения неисправности силами кассира вызывает технического специалиста, сделав соответствующую запись в журнале вызова технического специалиста и регистрации выполненных работ.

Окончание работы с ККТ

При закрытии предприятия или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия предприятия, кассир должен:

• посредством ККТ сформировать отчет о закрытии смены ();
• подготовить денежную выручку и другие платежные документы;
• составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной-двумя кассами кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка).

Представитель администрации в присутствии кассира снимает показания счетчиков, получает распечатку. Представитель администрации подписывает распечатку, указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы.

По показаниям счетчиков на начало и на конец смены определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте (при ее наличии). Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины.

По результатам проверки администрация предприятия в случае недостачи денежных средств должна принять меры к взысканию ее с виновных лиц в установленном порядке, а при наличии излишков денежных средств оприходовать их по учету с отнесением на результаты хозяйственной деятельности.

Закончив оформление кассовых документов, кассир производит межремонтное обслуживание машины и готовит ее к следующему дню в соответствии с требованиями руководства по эксплуатации на данный тип кассовой техники.

После проведения технического обслуживания кассир:

• закрывает кассовую машину чехлом, предварительно отключив от питающей сети;
• сдает ключи от кассовой машины, кассовой кабины директору (заведующему) предприятия, дежурному администратору или старшему (главному) кассиру на хранение под расписку.

Использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально-ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.