Как оптимизировать рабочее время. Оптимизация времени: теория и практика. Правила и приемы оптимизации времени. Чередование времени работы и отдыха

Я уже ни раз упоминал в своих статьях, что я работаю вместе с командой из 9-ти человек. Год назад для коммуникации с ними я использовал разные мессенджеры и соцсети, а для выдачи и контроля задач применял Google Drive и Google Таблицы.

Т.к. у каждого свои предпочтения мне приходилось с кем-то переписываться в ВК, с кем-то по почте, с кем-то в Skype или Viber. А бывало, что один и тот же человек писал мне и туда и туда. Понятное дело, что найти потом нужную информацию было крайне сложно.

Чем с большим количество людей я начинал работать на постоянной основе, тем к большей путанице это приводило. В Google Drive появлялось всё больше персональных папок и файликов, к которым я выдавал совместные доступы, а когда к какому-то конкретному файлу было необходимо предоставить доступ новому сотруднику – это превращалось в ад и отнимало на поиски этого самого файла не мало времени.

Ко всему прочему у меня в бумажном блокноте было по 15-20 личных ежедневных задач, которые тоже хотелось перенести в электронный вид, чтобы вся работа хранилась в одном месте и была легкодоступна из любого места – дома, офиса, маршрутки, пляжа или кафе.

В какой-то момент я просто затрахался следить за всем этим, и я решил оптимизировать весь этот хаос.

Логично, что я начал оптимизацию рабочих процессов с гугления разных CRM-систем. А после не продолжительных поисков остановился на Битрикс 24. Очевидных плюсов этой системы было два:

Здесь было все, что мне нужно.
Битрикс 24 бесплатен для 12 сотрудников.

Битрикс 24 сэкономил время в 13,3 раза!

Первый запуск Битрикса меня, конечно, огорчил. По первой интерфейс кажется очень не дружелюбным. Куча каких-то менюшек-подменюшек, закладок и кнопок. Мне потребовалось чуть больше недели, чтобы привыкнуть ко всему этому, и я постепенно начал добавлять туда сотрудников и переносить часть задач в экосистему Битрикс 24.

Битрикс 24 в браузерной версии на декстопе.

С первых дней работы с командой в Битриксе стало понятно, что это очень удобно и очень сильно экономит время. Если раньше на постановку задачи и оповещению о ней сотрудников тратил минут 20, то теперь на это уходило 1,5 минуты и всего несколько кликов.

Раньше

Evernote на декстопе.

Я много слышал об этом органайзере, но всё никак не доходили руки потестить его функционал. На данный момент я очень рад, что наконец-то добрался до Evernote, потому что он действительно экономит время и не даёт забывать появляющиеся в голове идеи. С помощью пары кликов можно создать заметку и уже не боятся, что что-то вылетит из головы из-за большого объёма информации.

Evernote на смартфоне.

К слову, за первые два дня использования я нахерачил в Evernote 27 заметок 🙂

4 в 1!

Но и это ещё не всё. После того как удалось разобрать и личный хаос, я стал искать пути, как совместить работу с сотрудниками и личные задачи с Битрикс 24. Целью было максимально объединить всё в одном месте.

И, чёрт возьми, мне это удалось!

Погуглив я нашёл на официальном сайте приложение для Битрикс 24 для синхронизации Evernote . Приложение позволяет выгружать заметки в Битрикс и создавать на их основе задачи.

Крайне удобная и безумно полезная вещь! Теперь получается так:

Нагенерил идей в маршрутке, туалете, баре или перед сном.
Выгрузил заметки связанные с рабочими моментами в Битрикс и на их основе раскидал задачи для себя и сотрудников.
PROFFIT!!111

Планирование работы

Теперь, когда все заметки, напоминания и идеи находятся в одном месте можно с лёгкостью планировать работу на день, неделю и даже месяц.

Теперь можно не боятся, что что-то забудешь, какое-то мероприятие пропустишь или какой-то контрагент не заплатит деньги и это пройдёт незамеченным.

Единственное, что ещё осталось синхронизировать с Битрикс 24 – это сервис МоёДело , которым я также пользуюсь. Но, насколько мне известно, МоёДело работает над этим вопросом (сейчас есть синхронизация только с AmoCRM) и возможно скоро и эта последняя боль будет закрыта.

Что получилось?

В итоге получилась вот такая связка:

Google Drive + Google Таблицы + синхронизация с Битрикс 24 – для сотрудников.
Evernote + синхронизация с Google Календарь + синхронизация с Битрикс 24 с помощью приложения Evernote для Битрикса – для меня.

Таким образом, все рабочие задачи, идеи и напоминания сразу же появляются в единственной программе – Битрикс 24, которая стоит на телефоне и доступна из любого уголка планеты, где есть Интернет.

P.S.

Единственный косяк – это то, что количество статей для прочтения копится быстрее, чем на их прочтение находишь время 🙂 Но это уже не вина Pocket.

Надеюсь мой опыт по оптимизации рабочих процессов с помощью этой адовой связки сервисов и программ поможет и вам сэкономить время, начать грамотно планировать рабочий день и не забывать о мелочах, микрозадачах и интересном контенте!

А если кому-то есть, что дополнить прошу написать об этом в комментариях!

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Тема: Оптимизация использования рабочего времени персонала

1. Анализ функционирования системы управления

Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. управление персонал рабочий производительность

Затем определяется удельный вес каждого вида затрат (М) в суммарных затратах

М,= n,/N x 100, (3) где N- общее время наблюдений, мин.

На основании полученных данных заполняется таблица "Анализ соответствия затрат времени поставленной цели".

По данным можно провести либо корректировка общей цели работы Управлении информатизации и информационных ресурсов Администрации г. Улан-Удэ, либо пересмотреть направления затрат времени.

Для оценки уровня организации труда могут использоваться такие показатели, как структура затрат, использование фонда рабочего времени, величина потерь и непроизводительных затрат и др. - отражающие как положительные стороны, так и существенные недостатки.

При анализе затрат рабочего времени необходимо использовать их классификацию. Известно несколько классификаций близких по содержанию, но отличающихся степенью детализации затрат. В процессе выполнения дипломного проекта мы использовали следующую классификацию затрат рабочего времени.

Согласно данной классификации все рабочее время в процессе анализа следует подразделить на время работы и время перерывов.

Время работы - это период, в течение которого выполняется работа, соответствующая достижению тех или иных целен. Затем время работы должно быть подразделено на время выполнения должностных обязанностей или время работ, включенных в план; время на работу, не предусмотренную должностными обязанностями или время выполнения работ, не включенных в план; и время непроизводительной работы или время на выполните работ и мероприятий, не нашедших отражение в дереве целей.

Время перерывов охватывает время, когда руководитель не занят какой-либо деятельностью и включает в себя как регламентированные, так и нерегламентированные перерывы.

Регламентированные перерывы - это время на отдых и время на личные надобности. Оно предназначено для поддержания работоспособности и предотвращения утомления. Время перерывов на личные надобности не должны превышать 30 мин в день.

Нерегламентированные перерывы - это перерывы, вызванные нарушением трудовой дисциплины и посторонними разговорами, зависящими от руководителя, а также организационно-техническими причинами, не зависящими от него. К числу последних следует отнести все перерывы, вызванные нарушением режима работы.

В рамках настоящего дипломного проекта анализ использования рабочего времени будем проводить в двух направлениях. Первое направление - характеристика экстенсивного использования рабочего времени, т.е. использование фонда рабочего времени;

второе направление - анализ степени рациональности его использования с точки зрения выполнения различных видов работ, т.е. оценивается структура затрат рабочего времени.

Для оценки результативности использования рабочего времени можно применить коэффициент экстенсивности (Кэ), рассчитываемый по формуле:

Кэ = (Ф - П) / Ф = 1 - П/Ф,

где П - регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, (мин);

Ф - фактический фонд рабочего времени (мин).

В нашем случае П = 240+120+150 = 510 мин.

Ф = 3600 мин.

Кэ = 1 - 510/3600 = 0,858.

Определим показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам.

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от руководителя

Кпр = ПР/Ф,

где ПP - потери рабочего времени, зависящие от руководителя, (мин).

В нашем случае ПР = 150 мин.

Тогда Кпр = 150/3600= 0,0416

Коэффициент потерь, вызванных причинами, не зависящими от руководителя

Кпо = ПО/Ф,

где ПО - потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, (мин).

В нашем случае ПО = 120 мин.

Тогда Кпр = 120/3600= 0,0333.

Коэффициент потерь рабочего времени на регламентированные перерывы

Кот = ОТ/Ф,

где ОТ- время на отдых и личные надобности, (мин).

В нашем случае ОТ = 240 мин.

Тогда Кот = 240/3600= 0,066.

Регламентированные перерывы в работе по принятому нормативу составляют 6% от фонда рабочего времени, максимально возможное значение Кэ, может составлять 0,94. В нашем случае Кэ = 0,858, т.е. ниже нормативного. Это указывает на имеющиеся резервы лучшего использования фонда рабочего времени и в ходе дальнейшего анализа нам необходимо установить конкретные причины потерь и определить меры по их устранению или сокращению.

2. Проблемы использования эффективности рабочего времени

Одним из важнейших условий выполнения плана производства, увеличения выработки продукции на каждого члена трудового коллектива, а также рационального использования трудовых ресурсов является экономное и эффективное использование рабочего времени. От того, насколько полно и рационально используется рабочее время, зависят эффективность работы, выполнение всех технико-экономических показателей. Поэтому анализ использования рабочего времени является важной составной частью работы организации.

Полноту использования трудовых ресурсов можно оценить по количеству отработанных дней и часов одним работником за анализируемый период времени, а также по степени использования фонда рабочего времени. Такой анализ проводится по каждой категории работников, по каждому производственному подразделению и в целом по предприятию.

Фонд рабочего времени (ФРВ) зависит от численности рабочих (Ч), количества отработанных дней одним рабочим в среднем за год (Д) и средней продолжительности рабочего дня (П):

ФРВ = Ч Д П, (6)

Фонд рабочего времени зависит от численности рабочих, количества отработанных дней одним рабочим в среднем за год и средней продолжительности рабочего дня.

Количество отработанных за год одним работником дней и средняя продолжительность рабочего дня, как видно из таблицы 6, не изменились. Следовательно, изменение фонда рабочего времени на ______ часов в сторону увеличения было вызвано ростом численности рабочих на ___ человек, что составило ___% прироста данного показателя.

Умение эффективно организовывать свое время, умение искусно согласовывать свои действия с действиями окружающих для выполнения поставленных рабочих задач в наши дни - одна из важнейших компетенций современного профессионала, менеджера, руководителя, поэтому для изучения проблемы неэффективного распоряжения рабочего времени было проведено исследование среди сотрудников управления информатизации и информационных ресурсов Администрации г. Улан-Удэ.

Наблюдение проводилось в отделе ЭВС и БД, а анкетирование - в отделе ЭВС и БД, отделе отдела информационных систем, принимал участие и начальника отдела информационных систем.

В рамках исследования опрашивалось 7 сотрудников в возрасте от 25 до 62 лет, занимающие должности: начальников отдела, и специалистов отдела.

Анализ результатов наблюдения.

Работа в управлении информатизации и информационных ресурсов Администрации г. Улан-Удэ.8 часов рабочего времени, осуществление руководства и организации деятельности отдела и организация разработки планов работы администрации - весь период работы, совещания - 1-1,5 часов, изучению документации - от 20 минут до 1 часа, оформлению - от 4 до 6 часов, осуществление работы по подготовке и проведению организационно-технических мероприятий - от 1 до 2 часов, работе со штатными службами - 30-40 минут, приему посетителей - 10-20 минут, время на перерыв и отдых на работе отводится 5-15 минут рабочего времени. Специалисты проводят на работе 40 часов в неделю, но, по их словам иногда приходится выходить на работу и в субботу.

Таким образом, большое количество рабочего времени тратится на осуществление работы по подготовке и проведению сессий, заседаний, собраний, проектов решений и экспертных заключений по нормативным актам, т.к. эти виды деятельности являются основными функциями отдела согласно Положению об отделе; подготовка и разработка документов требует много времени и усилия, а их содержание должно быть грамотно сформулировано.

В результате суммирования времени "дневных помех" можно выяснить, что в день более 2-х часов рабочего времени тратится впустую (на чаепитие - 5-15 минут, чтение газеты - до 30 минут, время привезти себя в порядок перед зеркалом - 5-10 минут), более 20-40 минут в день на пользование Интернетом в личных целях и разговор по телефону с семьей - 10-15 минут несколько раз в день. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с опозданием.

В результате анализа списка, состоящий из самых существенных "ловушек" времени, можно сказать, что самыми встречающимися "поглотителями" времени являются: нечеткая постановка цели (было отмечено 2 раза), отсутствие приоритета в делах (3 раза), попытка слишком много сделать за один раз (2 раза), отрывающие от дел телефонные звонки (2 раза), незапланированные посетители (2 раза), неспособность сказать "нет" (3 раза), неполная, запоздалая информация (2 раза), излишняя коммуникабельность (2 раза), синдром "откладывания" (2 раза) и желание знать все факты (2 раза).

Но были еще отмечены такие "ловушки" времени, как отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения, чрезмерное чтение, недостатки кооперации или разделения труда, затяжные совещания, недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям, слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

По поводу возможных причин возникновения таких "ловушек" времени сотрудников отделов можно отметить:

1) эффективная организация личного времени в принципе невозможна, т.к. это мотивируется тем, что начальник или специалист зависит не от себя, а от других людей, обстоятельств и от поручений и приказов вышестоящих руководителей;

2) одновременное решение нескольких проблем;

3) иногда "мучает" любознательность;

4) телефонные разговоры на отвлекающие темы, которые выбивают из колеи, мешают снова сосредоточиться на вопросе;

5) берутся за любые поручения, сделать все, что поручают и сразу. Необходимость частого "переключения" с одного вида деятельности на другой. Не могут отказать никому, кто обращается к ним по разным вопросам;

6) откладывание на последний момент дела, которые или очень сложны или не очень приятны. В итоге - делают все бегом, в состоянии стресса;

7) порой на самое простое дело тратят очень много времени, т.к. начинают углубляться в суть, анализировать мелочи, которые для решения данной конкретной проблемы и не нужны;

8)стремление сделать все самим, т.к. считают, что сами все равно сделают лучше и т.д.

Чтобы определить пунктуальность и точность при деловых встречах, при приходе на собрания, совещания, заседания, опрашиваемым были заданы такие вопросы, как: "Пунктуальны ли Вы в служебных делах?" "Насколько Вы точны при деловых встречах, при приходе на собрания, совещания, заседания?" все участники исследования были единогласны во мнении и приходят раньше на 5-7 минут (об этом сказали 5 человек, во время к началу совещания или собрания приходят 2 человека). Однако рекомендуется приходить желательно чуть раньше и иметь достаточно времени для осмотра места проведения собраний, совещаний, заседаний, где лучше занять место, чтобы было слышно и видно, привыкнуть к расположению трибуны, если будет необходимым выступить с докладом, конечно же, уделяя в равной степени внимание содержанию и продолжительности доклада.

Основными формами системы привлечения членов коллектива к принятию решений являются совещания, планерки, индивидуальные беседы. Большинство опрошенных стараются минимизировать число проводимых совещаний, даже если это не в их полномочиях, так как за это время можно успеть сделать многое и выполнить все поручения. Об этом отметили 4 человека. Но мнения большинства опрошенных разделились, когда отвечали на вопрос "Каковы Ваши действия, когда на совещании, на собрании начинается переливание из пустого в порожнее?": предлагают обратить внимание на существо вопроса всего лишь 4 человека; любое совещание или собрание представляет собой сочетание как "полного", так и "пустого", когда наступает "пустое", то ждут "полного", когда приходит полоса "полного", то немного 2 респондента утомляются и для разрядки… ждут "пустое"; 1 человек начинает заниматься теми делами, которые взяли с собой в расчете "на переливание". Из вышесказанного становится ясно, что большинство опрошенных обращают внимание на количество и существо проводимых совещаний, стараются минимизировать их. Это показывает, что сотрудники в этой области стараются эффективно использовать свое рабочее время.

По поводу самоорганизации респондентов можно отметить, что всего лишь 1 сотрудник по истечении дня не только хорошо представляет, где, сколько и почему было потеряно время, но и изыскивает приемы сокращения потерь в тех же самых местах или ситуациях. 4 человека стараются использовать буквально каждую минуту для выполнения задуманного, но не всегда получается в силу личных причин (например, упадка сил, настроения), 2 опрошенных вообще не устремляются к этому, так как считают, что не нужно быть мелочным в отношении времени. 3 человека считают, что своевременность - это один из важных показателей их умения работать, это своего рода триумф организованности. Однако кое-что им не всегда удается выполнить вовремя. Предпочитают поменьше рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения в срок всего лишь 4 человека.

Таким образом, изучив особенности эффективного использования рабочего времени, можно говорить о том, что большинство научных работ написаны об использовании рабочего времени в организациях, предприятиях, государственной структуре, а в органах местного самоуправления эта проблема еще изучена недостаточно и требует дальнейшего изучения. Этому направлению еще предстоит богатое научной и практически ценной информацией будущее.

Проведенный анализ использования рабочего времени управления информатизации и информационных ресурсов Администрации г. Улан-Удэ позволил выявить потери и непроизводительные затраты рабочего времени, недостатки сложившейся организации труда. Это дает нам возможность обосновать конкретные мероприятия и предложения по их устранению, что, в свою очередь, позволит не только добиться сокращения затрат, но и повысит эффективность труда в целом. Ведь не секрет, что наличие потерь - это не просто не занятое работой время, это неосуществимые идеи и замыслы, обеспечивающие эффективность деятельности руководителя.

Определим основные причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени руководителя. Для этого составим таблица "Факторы помех" (табл. 6), в которой следует зафиксировать все помехи, внутренние и внешние, которые мешают эффективно трудиться или нарушают запланированный трудовой процесс. К числу этих помех следует отнести телефонные разговоры, не связанные с выполняемой работой; личные контакты в рабочее время; время, потраченное на ожидание и т.п.

Приведен перечень наиболее часто встречающихся в практике работы "расточителей времени". Здесь также приведены возможные причины потерь рабочего времени и советы, как от них избавиться.

3. Методы и модели улучшения эффективного использования рабочего времени на примере УИ и ИР Администрации г. Улан-Удэ

Методы повышения производительности труда

Администрация района является структурным подразделением администрации города Улан-Удэ и проводимая администрацией города кадровая политика напрямую влияет на формирование кадров администрации района. К сожалению, кадровая политика администрации города, слишком, закрыта, поэтому сложно оценить рациональность кадровой политики проводимой администрацией города.

Отмечу те факторы которые однозначно положительно влияют на рост производительности персонала и приводят к более эффективному его использованию:

·прием муниципальных служащих на работу по конкурсу;

·внедрение электронного документооборота;

·организация курсов повышения квалификации;

·проведение аттестации муниципальных служащих;

·ротация кадров.

Определение особенностей трудовой мотивации и ее оценка являются важнейшим фактором работы с персоналом, поскольку адекватно выбранные методы стимулирования трудовой активности открывают дополнительные возможности управления мотивацией труда, а также механизмы воздействия и влияния на человеческий фактор.

Зачастую именно оплату труда руководители считают основным фактором, способным положительно повлиять на результаты работы. Это объясняется тем, что материальное вознаграждение позволяет удовлетворить не все, но многие основные потребности человека. Однако увеличение заработной платы само по себе не повышает качество и производительность труда. При этом ее снижение (например, система штрафов за несвоевременность, ошибки и т.п.) воспринимается как несправедливость и способно существенно снизить эффективность работы.

В каком же случае заработная плата является инструментом мотивации трудовой деятельности? Если человек испытывает недостаток денег, то материальное вознаграждение будет для него ведущим мотивом работы. В случае, когда заработная плата позволяет удовлетворить основные потребности, значимыми становятся мотивы более высокого порядка. Низкий уровень оплаты труда существенно обедняет структуру мотивов труда. Только при уровне заработной платы сравнимым со средним начинают работать такие мотивы, как содержание труда, повышение квалификации, возможность должностного роста, отношения в коллективе и с администрацией. Мотивы причастности и самореализации начинают работать в группе высокооплачиваемых сотрудников.

Материальное вознаграждение достаточно тонкая система стимулирования и для того, чтобы она выполняла свою мотивирующую функцию, она должна быть гибкой, четко дифференцированной и справедливой, отражать в себе конечный результат и быть понятной сотрудникам. Отметим, что выплаты за выслугу лет, социальные льготы (железнодорожные билеты, медицинское обслуживание, детские учреждения и т.п.) не являются мотивирующим фактором, но повышают лояльность работника к организации.

Для определения того, как изменился уровень трудовой мотивации нв УИ и ИР Администрации г. Улан-Удэ, был проведен анализ по выявлению факторов, влияющих на мотивацию труда, и разработана система мер по ее повышению в новых условиях.

Факторы рабочей среды, связанные с условиями труда, все виды и формы вознаграждений и социально-психологический климат воспринимаются только как естественный «гигиенический» фон, способствующий повышению удовлетворенности трудом, но не влияющий при улучшении качественных и количественных параметров на повышение производительности труда.

В наибольшей степени росту производительности труда способствуют такие мотиваторы, как достижение успеха, возможность продвижения по службе, признание и одобрение результатов работы, высокая степень ответственности и вероятность творческого и делового роста. Возможность удовлетворения потребностей в потенциальных (мотивационных) факторах повышает результативность труда. Однако, когда потребности удовлетворены, их воздействие исчезает. В то же время неудовлетворенность этих потребностей не ухудшает работу. Неудовлетворенность же гигиеническими факторами вызывает значительное недовольство и резко снижает стимулы к активной деятельности.

Для определения влияния гигиенических факторов проводилась оценка оплаты труда, режима, графика работы, условий труда, льгот, психологической и физиологической защищенности, межличностных связей, влияния работы на личную жизнь и т.п. Внутри гигиенических факторов можно выделить сугубо материальные и неденежные методы управления трудовой мотивацией. К неденежным методам можно отнести такие, как организация и условия труда, отношения с коллегами и руководством.

Для диагностики влияния потенциальных факторов была проведена оценка достижения цели, значимости целей, оценка перспективы роста, содержания работы, значимости со стороны других, влияния признания и одобрения и т.п.

Анализ, позволил выявить проблемную зону трудовой мотивации. Это - гигиенические факторы, т.е. организация и условия работы, включая материальное вознаграждение за труд. Повышение оценок по гигиеническим факторам, в том числе и увеличение заработной платы, приводит к росту удовлетворенности работой. Однако, как правило, это явление недолговременное и через 2-3 месяца человек привыкает, улучшения воспринимаются как должные и эффективность работы вновь снижается. Значение гигиенических факторов нельзя недооценивать, так как их низкие значения в структуре трудовой мотивации приводят к увеличению текучести кадров.

Наиболее продуктивным и перспективным инструментом подъема трудовой мотивации является работа с потенциальными факторами. Именно они стабильно и долговременно дают повышение производительности и результативности труда. Потенциальные факторы включают в себя постановку целей (ближайших и на перспективу), повышение значимости деятельности, осознание ответственности, достижение успеха, признание и одобрение результатов работы, возможность самореализации, перспективы должностного роста. Уровень общей мотивации деятельности, складывающийся под влиянием гигиенических и потенциальных факторов, у командиров среднего звена достигается в основном именно за счет потенциальных факторов. Так, оценка содержания работы, привлекательность самой деятельности получили высокие баллы по всем отделениям.

Модели эффективного управления персоналом организации

Для того чтобы правильно организовать свое время, нужно уметь его учитывать и анализировать. Упорядоченная, хорошо спланированная деятельность ведет к сокращению времени, а неупорядоченная - к его расточительности. Как же научиться управлять временем?

Чтобы успевать делать больше в меньшее время, требуется всего два качества: организованность и самодисциплина. Для того чтобы их выработать у себя, необходимо следовать ряду правил:

1) точно определить свою цель;

2) составить план ее достижения;

3) сосредоточиться на главном;

4) придумывать себе стимулы;

5) установить твердые сроки;

6) научиться быть решительным;

7) научиться говорить "нет";

8) не увязать в телефонных разговорах;

9) приобрести привычку записывать все самое важное;

10) ликвидировать досадные помехи;

11) научиться слушать, отказаться от шаблонных подходов;

12) не упускать из виду мелочи;

13) приступать к делу сразу же;

14) полнее использовать время;

15) следить за использованием свободного времени;

16) ежедневно контролировать выполнение намеченного;

17) менять занятия;

18) уважать свое время.

19) не загружать свой рабочий день больше, чем на 60%, поскольку каждый день любому руководителю приходится заниматься непредвиденными заранее вопросами;

20) если ехать на работу в городском транспорте, то не стоит зря тратить время, а можно обдумать план работы на текущий день. Если же привыкли думать о делах только на работе, то рекомендуется начинать свой день со спокойного обдумывания предстоящих дел в течение 10-15 минут.

22) не стоит привыкать и к тому, чтобы начинать свой день с ознакомления с почтой. Эта работа уводит человека от неотложных дел.

23) если же в подчинении у руководителя есть секретарь, то начинать рабочий день рекомендуется с беседы с ним.

Лучше всего начать с системного анализа всей организации: выяснить, куда утекает время, где те резервы, которые можно использовать. Затем найти "узкие места" в работе организации и устранить их.

Большое количество времени экономиться в использовании бланков, формы документов и т.д.

Каждый сотрудник в организации должен занимать свое место и выполнять функциональные обязанности, соответствующие его квалификации и свойствам личности.

Не должно быть двойного смысла или разночтений в словах и распоряжениях руководителей.

Необходимо правильно определять последовательность выполнения всех работ. Рекомендуется начинать с выполнения самых трудных заданий и не поддаваться соблазну: "Сначала надо убрать с дороги мелочи". После выполнения каждого задания можно мысленно проговорить: "Еще одно дело сделано". Такая фраза, как правило, придает силы для новых дел. Так называемые мелкие работы следует группировать при планировании. Еще Анатоль Франс писал: "Человек только тогда хозяин времени, когда он разбивает время на часы, минуты и секунды, то есть на частицы, соответствующие кратковременности самой жизни человека". Умение экономно расходовать время, правильно планировать свою деятельность и деятельность других - признак высокой культуры и грамотности человека. Не зря говорят: "дефицит времени - удел шефа, время - привилегия хорошего менеджера".

Лучше принять меры, направленные на предупреждение неэффективного использования рабочего времени. Конечно же, можно установить какое-нибудь программное обеспечение или даже оборудование для "слежения" за сотрудниками, однако это не самое лучшее решение проблемы.

Сотрудники должны самостоятельно планировать свои действия по решению поставленных перед ними задач, ежедневно отчитываясь о выполненной работе. А для более эффективного использования рабочего времени нужно использовать компьютерную систему учета выполненной работы.

Одной из возможных мер предотвращения неэффективного использования сотрудниками рабочего времени также может быть целенаправленное создание условий для регламентированного отдыха, который способствует разрядке и восстановлению работоспособности сотрудников.

Сотрудники управления информатизации и информационных ресурсов Администрации г. Улан-Удэ предложили при отрывающих от дел телефонных звонков постараться окончить разговор в самые короткие сроки, сославшись на занятость, совещание, вызов к руководителю. Научиться сказать "нет", но мягко и этично. При желании знать все факты - структурировать проблему, выделить самое главное, правильно расставлять приоритеты. Необходимо более смело делегировать полномочия коллегам и подчиненным. Чтобы много времени не тратилось при чрезмерном чтении, нужно проверять только почту, газеты читать дома, использовать только обзоры прессы. Когда сотрудники излишне коммуникабельны, то ограничивать в общении или выделять им для этого обеденный перерыв.

Таким образом, соблюдая эти правила, можно оказаться в том мире, где время перестанет быть нашим противником. Но нельзя забывать, что наилучший эффект будет достигнут в том случае, когда сотрудники работают с удовольствием, чувствуют полезность своей работы и получают за это соответствующее вознаграждение. Существуют объективные законы и принципы. Нужно научиться их использовать, постараться проанализировать свои действия, расходы времени, технику работы. Чтобы стать организованным человеком, нужно преодолеть себя, нужно иметь волю и упорство.

Совокупность задач, связанных с повышением эффективности использования рабочего времени, целесообразно разделить на две группы.

Первая группа задач связана с увеличением удельного веса оперативного времени (работы) в балансе рабочего времени. Чем выше удельный вес оперативной работы, тем больше времени уделяется непосредственно осуществлению производственного процесса или какой-то его части и соответственно тем выше производительность труда. Увеличение удельного веса оперативной работы достигается не за счет снижения интенсивности использования оборудования и труда, а за счет уменьшения абсолютной и относительной величины других элементов затрат рабочего времени.

Вторая группа задач связана с улучшением структуры затрат рабочего времени при осуществлении оперативной работы. Иногда под этим понимается увеличение доли машинного времени в оперативном. Сама по себе величина, определяющая долю машинного времени в оперативном, не является исчерпывающим показателем, поскольку для повышения производительности труда в равной мере важно снижение затрат и машинного и ручного времени.

В решении задач первой группы наибольшее значение имеет развитие и повышение эффективности бригадной формы организации труда, внедрение системы регламентированного обслуживания производства.

Работа по улучшению структуры затрат рабочего времени при осуществлении оперативной работы (вторая группа задач) заключается преимущественно в устранении пассивного наблюдения и увеличении за этот счет времени активной работы и достигается развитием многоагрегатного обслуживания, расширением зон обслуживания, улучшением методов и приемов труда, совмещением профессий и функций (рис. 2).

Уменьшение удельного веса времени пассивного наблюдения в оптимальных пределах способствует росту производительности труда и снижению утомляемости рабочих, вызванных гиподинамией, то есть недостаточной физической нагрузкой в процессе труда.

Неполный учет потерь рабочего времени, особенно внутрисменных, обусловлен недостаточной связью заработной платы работников с использованием их рабочего времени. Как свидетельствует опыт, зависимость уровня выполнения нормированных заданий, следовательно, и заработной платы от коэффициента использования рабочего времени, повышает заинтересованность рабочих в объективном учете внутрисменных простоев.

Основой разработанных в настоящее время классификаций является выделение двух составляющих: времени работы (функционирования) и времени перерывов.

В практике нормирования труда применяют деление затрат рабочего времени на подготовительно-заключительное, оперативное, время обслуживания рабочего места, время на отдых и личные надобности и время перерывов (регламентированных и не регламентированных).

Разнообразие производственных процессов и форм организации труда, различное содержание и повторяемость затрат рабочего времени, а также целей их изучения вызывают необходимость в применении неодинаковых методов и техники наблюдения, разной аппаратуры. Методы изучения и разновидности наблюдения затрат рабочего времени могут быть классифицированы по следующим признакам.

Метод сплошных {непрерывных) замеров -- наиболее распространенный и универсальный -- применяется во всех производственных процессах приразличных формах организации труда и видах изучения рабочего времени (хронометраж, фотография); позволяет получать наиболее полное, детальное и точное представление не только о средних, но и о фактических затратах и потерях рабочего времени по их содержанию, величине и последовательности выполнения.

Метод периодических наблюдений, применяемый при групповой и маршрутной фотографии, позволяет: получить данные о количестве случаев появления тех или иных затрат, потерь рабочего времени или простоев оборудования. Наблюдение ведется одновременно за работой большого числа рабочих или единиц оборудования. Одновременный охват составляет до 20 объектов, иногда один человек может вести наблюдение за 70 рабочими.

Метод выборочных замеров используется в основном при хронометраже, когда изучаются отдельные элементы операции. Наиболее широко он применяется при изучении приемов вспомогательного времени в условиях многостаночной организации труда, аппаратурных процессах.

Метод цикловых замеров -- разновидность выборочного процесса наблюдения -- применяется только при хронометраже, когда необходимо измеритьвремя выполнения приемов (действий или движений) с очень малой продолжительностью, в связи, с чем невозможно обычными способами наблюдения (при помощи секундомеров) точно зафиксировать время их выполнения. Здесь замеры времени производят по группам отдельных приемов.

Метод моментных наблюдений затрат потерь рабочего времени и использования оборудования во времени основан на теории вероятностей и является разновидностью выборочного метода. Чтобы результаты наблюдений отражали действительное использование рабочего времени, необходимо соблюдать следующие условия:

* наблюдения тех или иных затрат рабочего времени должны быть случайными и одинаково возможными;

* количество наблюдений (объем выборки) должен быть достаточно большим, чтобы достоверно характеризовать наблюдаемое явление в целом.

Эти условия обеспечиваются, если при определении количества наблюдений применить правила статистики для выборочных обследований. Объем наблюдений определяется по формуле:

где: М -- объем выборки (число замеров за единицу наблюдения, которые необходимо зафиксировать) или число моментных наблюдений, табличные значения;

К -- коэффициент использования рабочего времени. Величина этого коэффициента берется по данным ранее проведенных наблюдений или принимается ориентировочно;

(1-К) -- удельный вес перерывов или простоев, то есть вероятность застать рабочего или станок в бездействии;

р -- допустимая величина относительной ошибки результатов наблюдения, которая в практике изучения рабочего времени и использования оборудования во времени принимается в пределах 3-10% (в формуле проставляется в долях единицы -- 0.03-0.1);

б -- коэффициент, связанный с надежностью, то есть с доверительной вероятностью не выхода ошибки наблюдения р за установленные пределы.

Обычно в практике фотографии рабочего времени достаточно ограничиться вероятностью того или иного события в пределах 0.84-0.95, то есть 84-95 случаев из 100 ошибка не выйдет за пределы допустимой. При дальнейшем увеличении надежности количество наблюдений резко возрастет. Поэтому иногда целесообразно идти на некоторое снижение точности результатов наблюдений.

В условиях устойчивого технологического процесса и многократной повторяемости элементов затрат рабочего времени можно принимать б = 1.4,

которому соответствует доверительная вероятность 0.84. При объеме выборки, получаемой при такой б, результаты будут вполне приемлемы. Определяются они по формуле

В условиях нестабильного производственного процесса (единичное и мелкосерийное производство) расчет ведется по следующей формуле

Большее количество наблюдений производится в условиях менее устойчивого производства, меньшее -- в производстве с большей устойчивостьютехнологического процесса.

По объекту наблюдения различают следующие методы:

1) индивидуальный, если наблюдение проводится за работой одного рабочего;

2) групповой -- изучается работа нескольких рабочих или машин;

3) бригадный -- наблюдение производится за бригадой рабочих, занятых выполнением технологически связанной работы на одном рабочем месте;

4) многостаночный -- наблюдение за работой одного рабочего, занятого обслуживанием нескольких машин;

5) маршрутный -- наблюдение ведется за работой рабочего, перемещающегося по определенному маршруту, или за работой нескольких рабочих, размещенных далеко друг от друга, что заставляет наблюдателя обходить изучаемые рабочие места по заранее установленному маршруту.

По способу фиксации затрат рабочего времени можно выделить методы, когда наблюдения производятся наблюдателем:

* визуально с помощью простейших приборов времени (часы, секундомер);

с помощью приборов, то есть фиксирование начала и окончания отдельных элементов затрат рабочего времени приборами различного вида;

* фиксация затрат рабочего времени самими работающими (самофотография).

Запись результатов наблюдений может осуществляться с помощью цифр, индексов, графически, фото- и киносъемки, осциллографической и комбинированной записи.

Предложения по оптимизации использования рабочего времени персонала.

Одним из путей улучшения организации и планирования рабочего дня руководителя является составление планов дня.

Основой метода является дневной план. Дневной план строится на базе декадного плана. В нем устанавливается, какие задачи должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня, причем к предусмотренным ранее, запланированным прибавляются непредусмотренные.

Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей.

Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем, чтобы различные действия можно было распределить во времени. В дальнейшем на примере дневного плана рассматриваются пять стадий системного планирования времени.

Чтобы организовать использование времени в настоящем, надо подготовить его распределение, когда оно еще в будущем.

Планирование означает подготовку к реализации целей.

В этой связи говорят также о целевых планах. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий Вас мир, если знаете, чего вы хотите и когда (почему), т. е. если Вы имеете конкретный план расхода времени.

* Принципиально важно составлять план дня в письменном виде.

* Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.

* Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти.

* Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.

* В результате Вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь заниматься только намеченными задачами.

* Благодаря контролю результатов дня у Вас «не теряются» несделанные дела (перенос на следующий день).

* За счет письменной регистрации вы повышаете эффект от планирования, поскольку лучше оцениваете потребность во времени и «помехи», а также можете более реалистично планировать резервное время.

* Последовательное планирование дня обусловливает совершенствование Вашей личной методики работы.

* Если существует ясность относительно того, что надо сделать в течение дня, то Вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд и, кроме того, сознательно противодействовать «помехам» внутреннего или внешнего порядка. В этом случае Вас не отвлекают лишние телефонные разговоры, Вы ограничиваетесь только самым существенным. Если Вы в конце дня задаете себе вопрос, а что, собственно, сделано, то причина этого заключается главным образом в отсутствии четкой целевой установки на день.

* Реалистичный план дня должен в принципе содержать лишь то, что Вы хотите или должны, а также можете сделать в этот день. Потому что, чем более достижимыми Вы считаете поставленные цели, тем больше сил Вы концентрируете и мобилизуете на их реализацию.

Пять стадий метода «план дня»

Предлагаемый метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана. Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мнемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия.

Даже если Вам кажется, что Вы задыхаетесь под «грудой дел», не миритесь с судьбой, а действуйте по методу «план дня»

Метод включает пять стадий:

1) составление заданий;

2) оценку длительности акций;

3) резервирование времени (в соотношении 60:40);

4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;

5) контроль (учет несделанного).

Первая стадия: составление заданий

Запишите под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:

Задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

Невыполненное накануне;

Добавившиеся дела;

Сроки, которые надо соблюсти;

Периодически возникающие задачи.

Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре «План дня»:

В -- визиты, совещания,

Д --делегирование дел;

К -- контроль;

П -- в процессе, в деле;

ПК --поездки, командировки;

ПР -- письменная работа, деловые письма, диктовка, С -- секретарша;

Т --телефонные разговоры;

Ч --процесс чтения (отчетов, документов, газет и т п.)

Например:

П -- проект изучения рынка

В -- г.Ш. (экспертная оценка)

ПР -- г. Г. (письмо)

Т -- г. М. (программа ЭВМ)

Т -- г-н Т. (набор персонала)

Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:

В первом приближении распределять их по приоритетности;

Подразделять их на затяжные и «краткие», непродолжительные;

Перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности выполнения их более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).

Однако это только начало составления Вашего плана дня.

Реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что вы фактически в состоянии сделать.

Вторая стадия: оценка длительности акций

Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время (в часах).

Вы можете возразить в том смысле, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно. Это верно. Однако после накопления известного опыта вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Ведь в своей деятельности Вы тоже сталкиваетесь с трудностями при оценке рынка, оборота и расходов.

Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время.

Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.

Попробуйте в течение 10 дней составлять письменные планы, и вы станете чувствовать себя при этом все более уверенно.

Третья стадия: резервирование времени про запас

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % Вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ваших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при том что запланированное время должно составить примерно 5 часов!

Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.

Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению

Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5--6 часов.

Установите однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня.

Перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться реалистом.

Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации.

Пятая стадия: контроль и перенос несделанного

Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.

Если одно и тоже дело вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности:

* Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца;

* Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.

Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомендуется регулярно и последовательно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени.

Рационализация использования времени с помощью бюрографии

Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.

Применяйте также другие, свои собственные обозначения. Личное творчество здесь можно не ограничивать.

При помощи бюрографии Вы сможете повысить эффективное использование такого вспомогательного средства, как дневник времени.

Что дает метод «план дня»?

Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом лишь 5 минут по методу «план дня» принесут Вам многократный выигрыш во времени.

При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20 % Вашего времени!

Старайтесь каждый день выиграть 1 час времени -- «золотой час»!

Попробуйте в течение одного месяца планировать и организовывать свой рабочий день по методу «план дня».

Это потребует некоторой самодисциплины, но Вы быстро оцените преимущества ежедневного планирования времени.

Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и раскрепощенностью. Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!

Психологическая подоплека

* Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения.

* Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.

* Вы уже не так легко отвлекаетесь на посторонние дела, из-за которых Вы прежде переносили на все более отдаленные сроки решения основных задач, пока последние не разрешались в спешке, за счет сверхурочной работы и, как правило, менее удовлетворительно.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Особенности осуществления экономии рабочего времени как способ эффективного управления персоналом на примере мебельного центра ООО "Румянцево". Анализ использования рабочего времени на основании исследований, проведенных по фотографии рабочего дня.

дипломная работа , добавлен 16.11.2010

Понятие и показатели использования рабочего времени, виды его затрат, влияние трудовых факторов. Анализ эффективности использования рабочего времени на ОАО "БРТ". Рационализация трудового процесса, как одна из современных технологий управления персоналом.

курсовая работа , добавлен 21.03.2009

Понятие, структура и значение рабочего времени. Принципы его эффективного использования, основные методы учета и измерения. Анализ использования рабочего времени в ОАО "Альфа Банк". Мероприятия, направленные на оптимизацию деятельности персонала.

дипломная работа , добавлен 29.08.2013

Механизм управления рабочим временем руководителя отдела подбора персонала ООО "ИНКОМ-Недвижимость Севастопольское". Содержание труда руководителя и структурирование затрат его рабочего времени. Рекомендации по использованию рабочего времени руководителя.

дипломная работа , добавлен 26.01.2013

Производственная программа ОАО "Гомельпромстрой". Анализ движения рабочих кадров и использования рабочего времени предприятия. Анализ производительности труда по филиалу СУ-139. Направления повышения эффективности управления персоналом на предприятии.

курсовая работа , добавлен 06.10.2011

Концепция управления персоналом. Значение и содержание системы управления персоналом организации. Нормативно-методическое и правовое обеспечение. Организация системы управления, анализ преимуществ и недостатков на примере ООО "Строймонтажкомплекс".

дипломная работа , добавлен 21.03.2009

Сущность и основные задачи учета рабочего времени. Особенности планирования и распределения рабочего времени руководителя. Управление рабочим временем, его контроль. Контроль за использованием рабочего времени как основной способ управления персоналом.

курсовая работа , добавлен 26.07.2010

курсовая работа , добавлен 23.09.2015

Сущность, значение и современные подходы к эффективности управления персоналом. Направления совершенствования организации управления персоналом на ОАО "Белшина". Техническое перевооружение как фактор повышения эффективности использования персонала.

дипломная работа , добавлен 23.04.2012

Тайм-менеджмент как фактор повышения эффективности труда в организации. Анализ использования рабочего времени в Сбербанке России, оценка специфики управления временем. Предложения по совершенствованию корпоративного стандарта по управлению временем.

> Оптимизация рабочего времени

Оптимизация рабочего времени

Время это часто недооцененный ресурс. Сколько и на что его тратится, часто не понятно. Конечно, люди не роботы и не могут всё время работать, совершать трудовые подвиги. Небольшие паузы в течение рабочего дня даже приветствуются. Но если паузы затягиваются и рабочее время используется не эффективно. То стоит задуматься и предпринять решительные действия. Ведь потери времени напрямую связаны с потерей денег.

Недостатки организации работы

Хуже всего, если работа не организована вообще. Каждый сотрудник выполняет такую задачу, которую он считает в данный момент важной. В то же время другой сотрудник может полдня провести без работы, даже не подозревая, что его коллега даже не приступал к документу, который он ожидает. Часто потерям времени способствуют и сами руководители. Ставят задачу, через пять минут другую, через полчаса приказывают отложить эти задачи и заняться другой работой. Поэтому руководителю стоит начать с организации себя, своих задач. Работа руководителя организовать рабочие процессы, установить приоритет для задач.

К недостаткам в организации работы можно отнести и необеспеченность ресурсами. Например, в принтере неожиданно закончилась бумага. И, как не странно, её нет вообще. На офисе один телефон и сотрудники по очереди им пользуются. Сотрудники, ожидающие своей очереди, предпочитают ничего не делать.

Отсутствие учёта рабочего времени, нормативов, временных рамок

Учёт рабочего времени уже дисциплинирует своим наличием. Нередко сотрудники пользуются благосклонностью руководителя. Очередная поездка "по делам" даёт сотруднику возможность зайти в парикмахерскую, магазин и навестить приятеля. Даже если руководитель периодически проведёт проверку, то это временно. Через пару недель снова можно решать свои дела в рабочее время. Поэтому важно, чтобы учёт рабочего времени, контроль, был постоянным. Особенно в тех случаях, когда сотрудники не демонстрируют высокой производительности труда, а компания зарабатывает мало.

Для задач рационально устанавливать временные рамки, сроки выполнения. В большинстве случаев, для многих видов работ это приемлемо. Если сотрудник не уложится в отведённое время, то всегда можно посмотреть, почему и, при необходимости, дать больше времени в следующий раз.

Если задачи простые, часто повторяются, то можно устанавливать нормативы времени.

В проектах большое значение имеет план-график работы . Если его никто не придерживается, то руководителю или менеджеру проекта стоит задуматься над вопросом "почему так".

Чередование времени работы и отдыха

Бывают случаи, когда руководители перегибают палку. Сотрудники работают в активном режиме, на грани в течение целого дня. В итоге производительность падает, время выполнения задач затягивается по причине обычной усталости. Со временем усталость может перерасти в хроническую усталость и ценный кадр можно считать потерянным. Руководителю стоит присматриваться к работникам, их личному ритму. А также, по возможности индивидуально, устанавливать соответствующий график работы.

Нелишне продумать паузы в рабочем процессе. Пять-десять минут отдыха после каждого часа работы не позволят снизиться производительности. После серьёзных, напряжённых проектов вполне можно устроить день отдыха. Уставшие, психологически и умственно истощённые сотрудники не дадут нужного результата.

Вынужденные простои

В процессе работы всё-таки возможны простои по объективным причинам. Такие паузы серьёзно влияют на рабочий настрой, охлаждают пыл работников. Поэтому руководителю неплохо бы эти паузы заполнить. Естественно, с выгодой для компании и человека. Потому что в большинстве случаев сотрудники заполняют паузы сами, общением в социальных сетях, программами мгновенного обмена сообщениями, развлекательными сайтами. Поэтому даже когда пауза закончится, отрываться от такого времяпровождения сотруднику совсем не хочется.

Вынужденные паузы сотрудник может заполнить личным развитием . Например, пройти тест. Или сделать упражнение на развитие внимания . Почитать книгу по работе, посетить профессиональный сайт. Роль руководителя здесь высока, ведь он может сам наладить такой процесс и поощрять тех, кто не тратит время попусту.

В конце концов, паузы можно заполнить элементарным наведением порядка на рабочих столах, в офисе и возле офиса.

В некоторых случаях для ликвидации вынужденных простоеd можно использовать гибкие графики. Например, известно, что дизайнер закончит дизайн и передаст его верстальщику не раньше обеда. Зачем верстальщику приходить утром? Возможно, он потратит это время с большей пользой для себя и будет только благодарен.

Оптимальное использование рабочего времени напрямую зависит от руководителя. Поэтому используйте максимально свои возможности, приведённые советы и ищите собственные пути оптимизации рабочего времени.

Если Вы хотите посмотреть, на что и как сотрудники расходуют рабочее время, попробую бесплатную , в которой есть инструмент для оценки временных затрат сотрудников. Зарегистрируйтесь по ссылке и пригласите в программу Ваших сотрудников.

Эффективное управление трудовыми ресурсами невозможно без адекватной информации. Поэтому в процессе деятельности предприятия регулярно собираются данные, характеризующие различные аспекты состояния трудовых ресурсов, и проводится их детальный анализ. В нём рассматриваются различные стороны управления трудовыми ресурсами предприятия – производительность, издержки на рабочую силу и т.д.

Изучение затрат рабочего времени имеет большое значение, т.к. исходя из информации, получаемой в его результате решается большинство задач, связанных с организацией труда и его нормированием.

Исследования проводятся с целью определения структуры операций, затрат рабочего времени, рационализации приемов и методов труда, выявления причин невыполнения норм, нерациональных затрат и потерь рабочего времени, получения данных о факторах, влияющих на время выполнения элементов операций, разработки нормативных материалов, оценки качества норм и нормативов, а также для решения других задач.

Исследование трудового процесса предполагает анализ всех его характеристик, которые влияют на затраты труда и эффективность использования производственных ресурсов. Изучаются технологические параметры оборудования, его соответствие эргономическим требованиям, условия труда, применяемая технология, организация и обслуживание рабочего места, а также профессионально-квалификационные, психофизиологические, социальные характеристики работников и другие факторы. Методы получения и обработки информации выбираются исходя из целей исследования. Оптимальным является минимум суммарных затрат, связанных с получением необходимой информации и ее последующим использованием.

Наибольшее значение имеет решение двух задач, связанных с исследованием трудовых процессов. Первая связана с определением фактических затрат времени на выполнение элементов операций. Вторая – с установлением структуры затрат времени на протяжении рабочей смены или ее части.

Определение продолжительности элементов операции необходимо для разработки нормативов времени, выбора наиболее рациональных методов труда, анализа норм и нормативов. Структура затрат рабочего времени используется при разработке нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места, оценке эффективности использования рабочего времени, анализе существующей организации труда.

Актуальность темы курсовой работы определяет роль эффективного использования рабочего времени, обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами, выявление непроизводительных затрат рабочего времени, эффективности использования трудовых ресурсов.

Целью написания данной курсовой работы является подробное изучение затрат и методов исследования затрат рабочего времени, анализ использования рабочего времени на предприятии, а также разработка мероприятий по оптимизации затрат рабочего времени.

В соответствии с указанной целью были поставлены следующие задачи:

1. Провести теоретический анализ литературы по данной теме;

2. Дать краткую характеристику предприятия, выявить потери рабочего времени и определить резервы рабочего времени;

3. Предложить мероприятия, направленные на более рациональное использование фонда рабочего времени.

Объектом исследования курсовой работы является ОАО «Байкальская лесная компания».

Глава 1. Теоретические основы изучения затрат рабочего времени

1.1. Затраты рабочего времени при исполнении рабочих операций

Так как затраты рабочего времени разнообразны, их классифицируют в целях изучения и анализа. Классификация является основой для изучения фактических затрат рабочего времени, сопоставления и анализа результатов наблюдения в целях выявления резервов роста производительности труда, определения необходимых затрат времени по элементам трудового процесса и установления норм.

Под рабочим временем понимается продолжительность рабочего дня, рабочей недели, установленная законодательством, а также время, которое трудящийся находится на предприятии в связи с выполняемой им работой.

В зависимости от назначения рабочее время делится на время работы и время перерывов .

Под временем работы понимается часть рабочего дня, в течение которой производиться выполняемая работа.

Под временем перерывов понимается часть рабочего дня, в течение которой трудовой процесс не осуществляется по различным причинам.

Время работы в свою очередь подразделяется на два вида затрат: время выполнения производственного задания (Т впз) и затраты времени, которые не обусловлены производственным заданием, ( Т нпз).

Время выполнения производственного задания включает в себя подготовительно-заключительное , оперативное и время обслуживания рабочего места.

ПЗ - подготовительно-заключительное время (Т пз) – это время, которое затрачивается на подготовку себя и своего рабочего места к выполнению производственного задания, а также на все действия по его завершению. Его особенностью является то, что оно затрачивается один раз на работу и не зависит от объёма работы, выполняемой по данному заданию.

ОП - оперативное время (Т оп) – это время, в течение которого рабочий выполняет задание (изменяет свойства предмета труда), а также время на выполнение вспомогательных действий, необходимых для осуществления изменений свойств предмета труда. Оно делится на основное (технологическое) и вспомогательное. Основное (Т ос), или технологическое, время – это время, затраченное непосредственно на изменение предмета труда. В течение вспомогательного времени (Т вс) выполняются действия, необходимые для осуществления основной работы.

Затраты времени, связанные с уходом за рабочим местом и поддержанием оборудования, инструментов и приспособлений в рабочем состоянии в течение смены относят ко времени обслуживания рабочего места (Т орм) - ОРМ. В машинных и автоматизированных процессах оно включает в себя время технического (Т то) и время организационного (Т оо) обслуживания рабочего места. Ко времени технического обслуживания рабочего места относится время на обслуживание рабочего места в связи с выполнением данной операции или конкретной работы (замена затупившегося инструмента и др.). К организационному обслуживанию относится уход за рабочим местом в течение смены, а также уборка рабочего места в конце смены.

В некоторых отраслях промышленности (угольной, металлургической, пищевой и др.) затраты времени на обслуживание рабочего места не выделяются, а относятся к подготовительно-заключительному времени.

Время перерывов в работе подразделяют на время регламентированных и нерегламентированных перерывов .

Время регламентированных перерывов в работе включает в себя время перерывов в работе, обусловленных технологией и организацией производственного процесса, а также время на отдых и личные надобности исполнителя работ.

ТОП - время перерывов в работе, обусловленных технологией и организацией производственного процесса (Т топ)- время, необходимость которого вызывается спецификой технологического процесса или организацией производства (например, перерыв в работе монтажников конструкций на время подъема краном плиты перекрытия или перерыв в работе горняков в связи с проветриванием забоя после взрывания заряженных шпуров).

ОЛН - время на отдых и личные надобности предоставляется работникам на отдых, производственную гимнастику и т.п. для поддержания их нормальной трудоспособности и предупреждения переутомления (Т отд), а также на личную гигиену и отправление естественных надобностей (Т лн).

Время нерегламентированных перерывов в работе - время перерывов, вызванных нарушением нормального хода производственного процесса, недостатками в организации производства и нарушениямитрудовой дисциплины.

ПО - время перерывов в работе, которые вызваны недостатками в организации производства (Т по), возникающими, например, в связи с несвоевременной подачей на рабочее место материалов, сырья, полуфабрикатов, неисправностью оборудования, перебоями в подаче электроэнергии и др.

ПП – прочие перерывы (Т пп) - время перерывов, возникающих в результате нарушения правил трудового распорядка (опозданий на работу, самовольных отлучек с рабочего места, преждевременного ухода с работы, посторонних разговоров в процессе работы и др.), а также простоев работников, которые не могут работать из-за нарушений трудовой дисциплины другими членами коллектива (например, на конвейере) и т.д.

При установлении норм труда и анализе затрат рабочего времени последние делятся на нормируемые и ненормируемые. К нормируемым относятся затраты оперативного времени, времени обслуживания рабочего места, на отдых и личные надобности, регламентированных перерывов по организационно-техническим причинам, подготовительно-заключительного времени.

Все затраты рабочего времени можно представить в виде схемы.

1.2. Методы исследования затрат рабочего времени

Методы исследования трудовых процессов могут классифицироваться по ряду признаков: цели исследования, количеству наблюдаемых объектов, способу проведения наблюдения, форме фиксации его данных и т.п.

По количеству наблюдаемых объектов различают индивидуальные, групповые, маршрутные наблюдения. Индивидуальным является наблюдение за одним объектом; групповым – за несколькими объектами. Разновидности группового наблюдения: бригадное и многостаночное наблюдения. Маршрутным считается наблюдение за объектом, который перемещается по определённому маршруту, или за несколькими объектами, расположенными сравнительно далеко друг от друга и за которыми наблюдатель перемещается по соответствующему маршруту.

По способу наблюдений и регистрации результатов различают визуальный, автоматический и дистанционный методы.

При визуальном методе наблюдатель вручную регистрирует результаты по показаниям приборов времени (часов, секундомеров и др.), а также счетчиков количества случаев затрат времени. Основными недостатками этого метода являются: субъективность регистрации отклонений в трудовом процессе и оценке темпа работы, ошибки при считывании показаний приборов времени, необходимость присутствия наблюдателя в непосредственной близости от объекта наблюдения, затруднительность в исследовании быстро протекающих процессов. Визуальные наблюдения значительно облегчаются, если используются приборы, полуавтоматически измеряющие продолжительность элементов процессов.

Особенность автоматического способа в том, что результаты наблюдений фиксируют без участия наблюдателя специальные приборы на кино-, фотопленку, видео и т.д., что позволяет фиксировать не только время, но и сами процессы. Это позволяет анализировать рациональность движений и действий, сравнивать выполнение одних и тех же приемов разными рабочими, создавать учебные материалы для подготовки других рабочих.

Однако присутствие наблюдателя непосредственно у рабочего места может оказать негативное психологическое воздействие на рабочего, в результате чего его повышенная нервозность может привести к искажению действительных показателей выработки.

Для того чтобы не отвлекать исполнителя от работы, существует дистанционное наблюдение , которое ведется с помощью скрытых камер. Наблюдение по монитору не отвлекает рабочего, а все неясности (причины отлучки, сбои в работе и др.) можно выяснить в конце смены у самого рабочего или у его окружающих.

В зависимости от назначения, цели проведения и содержания изучаемых затрат наблюдения подразделяются на: фотографию рабочего времени, хронометраж и фотохронометраж .

Фотография рабочего времени

Фотографией рабочего времени (ФРВ) называется исследование трудового процесса, имеющие целью выявить затраты рабочего времени в течение изучаемого периода (часто целой смены), определить резервы повышения производительности труда. Она позволяет вскрыть причины потерь рабочего времени и, устраняя их, улучшать использование рабочего времени на протяжении смены. При проведении ФРВ измеряются и фиксируются все без исключения затраты рабочего времени и особенно тщательно - потери времени по различным причинам.

ФРВ является важным средством изучения организации труда и производства, а также одним из методов установления нормативов времени подготовительно-заключительной работы, обслуживания рабочего места и отдыха. С помощью фотографии рабочего времени изучают использование рабочего времени лучшими рабочими с целью распространения их опыта: проектируют наиболее рациональное (принимаемое за норму) распределение времени рабочей смены по классификационным группам (категориям) затрат времени: анализируют потери рабочего времени и организационно-технические причины, вызывающие их, с целью выработки мероприятий по устранению неполадок и улучшению использования рабочего времени: определяют необходимое количеств рабочих, обслуживающих агрегаты и машины, т.е. устанавливают нормы обслуживания: учитывают фактическую выработку продукции и темп ее выпуска.

Этапы проведения фотографии рабочего времени

1) подготовка к наблюдению;

2) проведение самих наблюдений за выбранным объектом;

3) обработка и анализ данных наблюдения;

4) разработка мероприятий по устранению потерь рабочего времени и проектирование нормального баланса рабочего времени.

При умелом, широком и систематическом применении ФРВ руководитель предприятия всегда будет иметь ясное представление о работе и простоях рабочих и оборудования, о причинах потерь рабочего времени.

Различают дублированную и пикетную фотографию рабочего дня.

Дублированную фотографию рабочего дня проводят одновременно два работника. Этот способ применяют, когда видимость объекта наблюдения ограничена. Наблюдатели работают независимо друг от друга, а по окончании работы сопоставляют результаты, чтобы получить общую картину.

Пикетная фотография рабочего дня проводится несколькими наблюдателями, которые располагаются в определенных пунктах и фиксируют момент прохождения наблюдаемого объекта через данный пункт. Этот способ чаще всего применяется при изучении работы транспорта, т.к. по правилам безопасности наблюдатель не может все время перемещаться вместе с транспортом.

По количеству объектов наблюдения, формам организации труда и т.д. ФРВ подразделяют на индивидуальную, групповую, бригадную, массовую, маршрутную, самофотографию, многостаночную, целевую, фотографию производственного процесса и фотографию использования оборудования . Рассмотрим некоторые из них.

В ходе индивидуальной ФРВ наблюдатель изучает затраты рабочего времени одного исполнителя, работающего на одном рабочем месте или время использования оборудования в течение рабочей смены или ее части.

Групповой называют фотографию рабочего времени, при которой один наблюдатель одновременно изучает работу нескольких исполнителей.

Особенности групповой фотографии:

1. Устанавливают последовательность порядка наблюдения за рабочими местами.

2. Время наблюдения делят на интервалы. Точность результатов будет напрямую зависеть от величины интервалов.

3. Чтобы облегчить запись в наблюдательном листе, затраты обозначают легко запоминаемыми цифровыми или буквенными обозначениями.

В отношении полноты, детальности и точности групповая фотография существенно уступает индивидуальной, однако, к преимуществам групповой фотографии относятся возможность одновременного охвата одним наблюдателем больших групп рабочих, а также простота записи и обработки, что приводит к снижению трудоемкости.

Самофотография. Метод изучения трудовых процессов, при котором сами исполнители регистрируют продолжительность и причины потерь рабочего времени на специальных бланках называется самофотографией.

Выводы, сделанные на основе фотографии рабочего дня, могут оказаться характерными только для наблюдаемого объекта и соответствующего интервала времени. Хотя самофотография характеризует потери рабочего времени по организационно-техническим причинам не менее объективно, чем ФРВ, она не дает представление о потерях рабочего времени по вине самого исполнителя. Поэтому наряду с самофотографией нужно проводить и ФРВ.

При проведении ФРВ все без исключения затраты рабочего времени на протяжении целой смены (или части ее) непрерывно фиксируются в наблюдательном листе.

Форма 1.1. Наблюдательный лист ФРВ

На основании проведенных фотографий рабочего времени составляется сводная таблица одноименных затрат рабочего времени, определяются средние величины по одноименным затратам и потерям рабочего времени, проводится анализ необходимости и целесообразности этих затрат и перерывов в работе.

Форма 1.2. Сводная таблица одноименных затрат рабочего времени и перерывов

После составления сводки одноименных затрат, необходимо составить баланс рабочего времени и представить его в виде таблице по форме 1.3.

Форма 1.3. Баланс рабочего времени

Сопоставление данных фактического и нормального баланса рабочего времени позволяет определить следующие показатели: коэффициент использования сменного времени, коэффициент потерь рабочего времени по организационно-техническим причинам, коэффициент потерь рабочего времени в связи с нарушениями трудовой дисциплины, коэффициент возможного уплотнения рабочего дня, коэффициент возможного повышения производительности труда за счет устранения выявленных потерь времени .

Хронометраж

Хронометраж – это изучение и измерение отдельных, циклически повторяющихся элементов операции, отдельных элементов операции. Его проводят, как правило, на работах, которые характеризуются частой повторяемостью и постоянством степени влияния факторов на время их выполнения. Основные цели хронометража: установление норм времени и получение данных для разработки трудовых нормативов, изучение рациональных приемов и методов труда, проверка качества действующих норм, выявление причин невыполнения или значительного перевыполнения норм.

Наиболее уместно изучать этим методом небольшие по продолжительности операции, которые не могут быть замерены в процессе фотографии рабочего дня. Проводят хронометражные наблюдения через 45-60 мин после начала работы (с целью исключения времени врабатывания) и за 1,5-2 ч до окончания рабочего дня.

Различают три способа проведения хронометража: непрерывный - по текущему времени, когда замеряются все элементы, циклически повторяющиеся в определенном порядке; выборочный , когда замеряются отдельные приемы работы независимо от их последовательности выполнения; цикловой - когда исследуются элементы операции,имеющие очень малую продолжительность, что не позволяет визуально измерять их без объединения в группы, каждая из которых в цикле периодически повторяется.

Также хронометраж разделяют на индивидуальный и групповой (бригадный) в зависимости от численности наблюдаемых рабочих.

С помощью индивидуального хронометража определяют затраты времени отдельными исполнителями, что позволяет изучить работу с максимальной степенью ее детализации.

При групповом хронометраже один наблюдатель изучает работу группы рабочих, выполняющих одну производственную операцию. Его применяют для изучения состава группы и рационального распределения в ней работы между рабочими. Для достижения большей точности ставят двух хронометражистов, ведущих наблюдение независимо друг от друга, а по окончании работы сверяют данные полученные каждым из наблюдателей.

Основные этапы хронометража:

1. Подготовка к наблюдению - ознакомление с операцией, расчленение трудового процесса на составляющие элементы, определение фиксажных точек (начало и окончание каждого элемента),определение необходимого числа замеров.

Фиксажные точки – это отчетливые внешние признаки, определяющие начальные и конечные моменты каждого из измеряемых элементов операции. Если проводится сплошное наблюдение, конечная фиксажная точка предыдущего элемента является в то же время начальной для последующего.

2. Наблюдение - заполнение листа наблюдений в таблице по форме 1.4.

Форма 1.4. Наблюдательный лист

3. Обработка, анализ данных наблюдения - проверка длительности каждого элемента операции, проверка устойчивости хронометражных рядов (хронорядов), сравнение с действующими нормативами; определение с учетом передового опыта и внедренных оргтехмероприятий рационального состава операции, продолжительности ее элементов и операции в целом .

Во всяком хроноряде имеет место некоторое рассеяние его продолжительностей. Колебания зависят от выполняемой работы, уровня ее механизации, длительности элементов операции, типа производства, измерительных приборов, квалификации наблюдателя.

Чтобы оценить хроноряд относительно его колебания, применяютфактический коэффициент устойчивости хроноряда :

K y =t max /t min

где t max – максимальная продолжительность элемента операции, а t min – минимальная.

Фотохронометраж.

Посредством хронометража рабочее время изучают тогда, когда по организационно-техническим причинам или в связи с особыми правилами производственных работ не представляется возможным проведение хронометража.

Фотохронометраж представляет собой комбинированный способ изучения рабочего времени, основанный на совмещении хронометража и фотографии рабочего времени. Сущность его в том, что фотография рабочего времени в отдельные периоды времени дополняется хронометражем.

Существенным преимуществом перед раздельным проведением хронометража и ФРВ является то, что за один и тот же период времени можно получить данные и о целесообразности использования сменного времени, и о структуре оперативного времени и рациональности приемов при выполнении основной работы.

Этот метод имеет особо важное значение при изучении времени исполнителей, занятых в течение смены на нескольких видах работ, характеризующихся цикличностью повторения, когда заранее невозможно установить время и последовательность их выполнения.

В зависимости от целей наблюдения, количества наблюдаемых объектов, числа наблюдателей и характера производственного процесса, выделяют индивидуальный, групповой, дублированный и комплексный фотохронометраж.

Индивидуальный фотохронометраж, который изучает работу одного исполнителя, применяется, когда требуется повышенная точность замеров времени и большая степень детализации рабочего процесса.

Основное назначение группового фотохронометража – изучить согласованность работы членов бригады, степень их загруженности, организацию работы, выявить причины и продолжительность потерь рабочего времени, исследовать другие вопросы, не требующие точных замеров времени.

Дублированное наблюдение подразумевает, что за рабочим процессом наблюдают одновременно два хронометражиста. При этом оба наблюдателя могут работать самостоятельно или один из них фиксирует время, а другой описывает трудовые приемы.

Комплексные наблюдения дают возможность выявить взаимосвязь отдельных производственных процессов, изучить производственный ритм работы, определить степень рационального использования машин, разработать конкретные мероприятия по улучшению работы и росту производительности труда. При этом виде наблюдения группа наблюдателей изучает работу бригады, цеха, отдела или предприятия в целом, позволяя охватить всю совокупность производственных процессов или их значительную часть.

Глава 2. Изучение затрат рабочего времени на примере ОАО «Байкальская лесная компания»

2.1. Краткая характеристика деятельности предприятия

Открытое акционерное общество "Байкальская лесная компания" - это холдинговая компания нескольких мощных производственных комплексов Восточной Сибири и крупнейший в Бурятии производитель и экспортер высококачественной лесопродукции.

Обладая собственными сырьевой и производственной базами, Компания специализируется на лесозаготовках и деревообрабатывающем производстве. В состав Компании входят лесозаготовительные предприятия, лесоперевалочные базы, лесопильно-деревообрабатывающий завод, ремонтно-механические мастерские, подразделения по обслуживанию производства автомобильным и железнодорожным транспортом, тепло-энергоснабжению, строительству и ремонту лесных дорог, зданий и сооружений и др.

В число активов Компании входят производственные мощности нескольких лесопромышленных компаний, мебельное объединение, ряд крупных леспромхозов.

В капитале предприятия принимает участие Республика Бурятия в лице Государственного комитета по управлению имуществом.

ОАО "Байкальская лесная компания" владеет значительными ресурсами древесного сырья - лесосырьевая база Компании занимает территорию площадью 368,4 тыс. Га, специализируется на лесозаготовках и деревообрабатывающем производстве. Предприятия, входящие в состав Компании обеспечены всей необходимой производственной инфраструктурой, ремонтной базой, запасами леса, выделенными сроком на 50 лет, трудовыми ресурсами. Размер лесосечного фонда позволяет Компании осуществлять годовую лесозаготовку в объёме 1 200 000 кбм.

Лесозаготовительная деятельность осуществляется на участках лесного фонда, находящихся в пользовании Компании на условиях договоров аренды с лесхозами Прибайкальского и Заиграевского районов республики Бурятия.

Помимо лесозаготовительной и деревообрабатывающей деятельности, Компания, имея в арендном пользовании 150 универсальных платформ и являясь компанией оператором МПС России по транспортировке и экспедированию грузов по железной дороге, осуществляет перевозку лесных грузов одновременно по нескольким маршрутам перевозок.

Основные виды деятельности предприятия:

1. Лесозаготовка.

2. Деревообрабатывающее производство.

3. Транспортировка экспедирование грузов железнодорожным транспортом.

Профильными для Компании видами продукции являются:

Пиломатериал ГОСТ 26002-83, 8486-86 (в т.ч. сушеный, строганый) до 150 000 кбм в год;

Пиловочник ГОСТ 22298-83, 9463-88 до 200 000 кбм в год;

Шпала железнодорожная до 70 000 штук в год;

Изделия столярного производства.

Доминирующая порода - сосна, кроме этого, возможна поставка лесопродукции из сибирской лиственницы, осины.

Многолетний опыт сотрудничества с импортерами лесопродукции КНР, Японии и США позволяют Компании большую часть своей продукции экспортировать в страны дальнего зарубежья.

Основные партнеры по бизнесу:

Торговая компания "Юнь Чоу", Эрляньская компания по международной торговле "Юунь Цзу" (КНР);

Корпорация "Форп" (США);

Байкальский целлюлозно- бумажный комбинат (Россия);

Селенгинский целлюлозно-картонный комбинат (Россия);

Восточно - Сибирская железная дорога (Россия).

В число сторонних поставщиков Компании входят предприятия трех областей Восточной Сибири.

География поставок продукции Байкальской лесной компании постоянно расширяется.

Большое значение в Компании придается решению проблемы охраны окружающей среды, ведь лесозаготовительная деятельность ведется в водоохранной зоне озера Байкал. Выбросы в атмосферу и вредные промышленные отходы сведены к предельному минимуму.

В Компании работает 2 524 человек, высокая квалификация которых и преданность выбранной профессии являются гарантией качества выпускаемой продукции.

Руководство предприятием осуществляет Генеральный директор Пруидзе Евгений Варламович, кандидат технических наук, работает в отрасли более 12 лет.

2.2. Изучение затрат рабочего времени укладчика пиломатериалов

В качестве объекта изучения затрат рабочего времени на ОАО «Байкальская лесная компания» мною был выбран такой специалист, как укладчик пиломатериалов, деталей и изделий из древесины третьего разряда.

Укладчик пиломатериалов, деталей и изделий из древесины относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия по представлению начальника деревообрабатывающего цеха.

Укладчик пиломатериалов, деталей и изделий из древесины должен знать: устройство и назначение применяемых механизмов; виды и назначение укладываемой продукции и заготовок; технические инструкции по упаковке продукции; технические требования к подготовке пилопродукции и изделий для сушки; технологию хранения крупногабаритных изделий на складах; безопасные приемы открывания тары; способы укладки металлических стяжек в ящики.

Должностные обязанности укладчика пиломатериалов, деталей и изделий из древесины .

1. Укладчик пиломатериалов, деталей и изделий из древесины перед началом рабочего дня:

Принимает рабочее место;

Подготавливает рабочее место и средства индивидуальной защиты;

Проверяет исправность оборудования, инструментов и приспособлений;

2. В процессе работы укладчик пиломатериалов, деталей и изделий из древесины:

Соблюдает требования личной гигиены и производственной санитарии;

Использует средства индивидуальной защиты;

Соблюдает правила использования технологического оборудования, приспособлений и инструментов, способы и приемы безопасного выполнения работ;

Немедленно ставит в известность непосредственного руководителя о всех недостатках, обнаруженных во время работы;

Оказывает первую (доврачебную) помощь пострадавшим при травмировании, отравлении и внезапном заболевании;

3. В течение рабочего дня укладчик пиломатериалов, деталей и изделий из древесины:

Подготавливает к работе необходимые инструменты и приспособления;

Подносит упаковочные материалы;

Осуществляет укладку для хранения или транспортировки заготовок;

Производит установку (укладку) готовых изделий на складах готовой продукции;

Осуществляет укладку для хранения крупногабаритной продукции;

Производит укладку на трековую тележку вручную или при помощи подъемно-транспортных средств пиломатериалов и заготовок для камерной сушки или транспортировки.

Выполняет ручное пакетирование пиломатериалов с раскладкой в пакеты по длинам;

Осуществляет укладку и перекладку пиломатериалов в пакетах;

Производит упаковку и маркировку пакетов в соответствии с инструкциями по упаковке;

Осуществляет укладку и переборку вручную пиломатериалов при атмосферной сушке в рядовых штабелях с подачей досок на штабель автопогрузчиком или другими подъемно-транспортными механизмами;

Производит упаковку пиломатериалов вручную стальными лентами в соответствии с техническими условиями на упаковку;

Выполняет разметку и раскрой стальных лент перед упаковкой;

Участвует в формировании и разборке пакетных штабелей с применением автолесовозов и автопогрузчиков;

Ведет установленную документацию;

4. Укладчик пиломатериалов, деталей и изделий из древесины в конце рабочего дня:

Осуществляет уборку рабочего места;

Сдает рабочее место;

Режим работы укладчика пиломатериалов, деталей и изделий из древесины определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

В курсовой работе был использован такой метод исследования затрат рабочего времени как фотография рабочего дня. При проведении фотографии рабочего дня в наблюдательном листе на протяжении целой смены непрерывно фиксировались все без исключения затраты рабочего времени укладчика пиломатериалов на ручную укладку пиломатериалов в плотные пакеты с ошкуровкой. Были составлены три фотографии рабочего дня.

Таблица 2.1. Карта фотографии рабочего дня

Таблица 2.2. Фотография рабочего дня укладчика пиломатериалов №1

№	Наблюдаемыедействия	Текущее время	Продолжительность	Индекс
Начало наблюдений	8.00
1	Одевание спец. одежды	8.05	5	ПЗ
2	Подноска нижних подкладок	8.10	5	ОП
3	Установка подкладок	8.12	2	ОП
4		10.00	108	ОП
5	Перерыв	10.15	15	ОЛН
6	Укладка пиломатериалов с ошкуровкой с 2х сторон	11.50	95	ОП
7	Уборка рабочего места	12.00	10	ОРМ
8	Обед	13.00	60
9	Укладка пиломатериалов с ошкуровкой с 2х сторон	13.54	54	ОП
10		13.58	4	ПП
11	Укладка пиломатериалов с ошкуровкой с 2х сторон	15.00	62	ОП
12	Перерыв	15.15	15	ОЛН
13	Разговор с мастером по производственным проблемам	15.20	5	ПО
14	Укладка пиломатериалов с ошкуровкой с 2х сторон	16.42	82	ОП
15		17.00	18	ПЗ
ИТОГО		480

Таблица 2.3. Фотография рабочего дня укладчика пиломатериалов №2

№	Наблюдаемые действия	Текущее время	Продолжительность	Индекс
Начало наблюдений	8.00
1	Одевание спец. одежды	8.05	5	ПЗ
2	Подноска нижних подкладок	8.10	5	ОП
3	Установка подкладок	8.17	7	ОП
4	Укладка пиломатериалов с ошкуровкой с 2х сторон	10.02	105	ОП
5	Перерыв	10.15	13	ОЛН
6	Укладка пиломатериалов с ошкуровкой с 2х сторон	11.50	95	ОП
7	Уборка рабочего места	12.00	10	ОРМ
8	Обед	13.00	60
9	Укладка пиломатериалов с ошкуровкой с 2х сторон	14.28	88	ОП
10	Посторонний разговор	14.37	9	ПП
11	Укладка пиломатериалов с ошкуровкой с 2х сторон	15.00	23	ОП
12	Перерыв	15.15	15	ОЛН
13	Укладка пиломатериалов с ошкуровкой с 2х сторон	16.45	90	ОП
14	Уборка рабочего места и снятие спец. одежды	17.00	15	ПЗ
ИТОГО		480

Таблица 2.4. Фотография рабочего дня укладчика пиломатериалов №3

№	Наблюдаемые действия	Текущее время	Продолжительность	Индекс
Начало наблюдений	8.00
1	Опоздание на работу	8.20	20	ПП
2	Одевание спец. одежды	8.24	4	ПЗ
3	Подноска нижних подкладок	8.27	3	ОП
4	Установка подкладок	8.31	4	ОП
5	Укладка пиломатериалов с ошкуровкой с 2х сторон	10.00	89	ОП
6	Перерыв	10.15	15	ОЛН
7	Укладка пиломатериалов с ошкуровкой с 2х сторон	11.53	98	ОП
8	Уборка рабочего места	12.00	7	ОРМ
9	Обед	13.00	60
10	Укладка пиломатериалов с ошкуровкой с 2х сторон	13.42	42	ОП
11	Ожидание подвоза сырья	13.59	17	ПО
12	Укладка пиломатериалов с ошкуровкой с 2х сторон	14.58	59	ОП
13	Перерыв	15.10	12	ОЛН
14	Укладка пиломатериалов с ошкуровкой с 2х сторон	15.44	34	ОП
15	Посторонний разговор по телефону	15.46	2	ПП
16	Укладка пиломатериалов с ошкуровкой с 2х сторон	16.50	64	ОП
17	Уборка рабочего места и снятие спец. одежды	17.00	10	ПЗ
ИТОГО		480

На основании проведенных фотографий рабочего времени составляем сводную таблицу одноименных затрат рабочего времени, определяем средние величины по одноименным затратам и потерям рабочего времени, проводим анализ необходимости и целесообразности этих затрат и перерывов в работе.

Таблица 2.5. Сводная таблица одноименных затрат рабочего времени

	Время по наблюдениям ФРВ, мин.					% каждой кат. затрат в общем времени наблюдения
	№1	№2	№3	Суммарное время по одноименным затратам	Среднее время по одноименным затратам	% каждой кат. затрат в общем времени наблюдения
ПЗ	23	20	14	57	19	3,9
ОП	408	413	393	1214	405	84,4
ОРМ	10	10	7	27	9	1,9
ОЛН	30	28	27	85	28	5,8
ПО	5	17	22	7	1,5
ПП	4	9	22	35	12	2,5
Итого	480	480	480	480	100

По данным таблицы можно сказать, что оперативная работа составляет 84,4% или 405 минут времени смены, остальное время 75 минут или 15,6 % приходится на непроизводственные затраты.

После составления сводки одноименных затрат составляем баланс рабочего времени.Сопоставление фактического баланса времени с нормативным позволяет выявить отклонение от нормативных. Для расчёта нормативного баланса используют нормативы времени ПЗ (15), ОЛН (30), ОРМ и ТОП. Поскольку в деятельности укладчика пиломатериалов не предусмотрено время перерывов в работе, обусловленных технологией и организацией производственного процесса (ТОП), то нам остается рассчитать только норматив ОРМ. Данный норматив рассчитывается по формуле:

Т орм н =Т орм ф /Т оп ф *100%=9/405*100%=2,2%

Т.е. норма времени на обслуживание рабочего места составляет 2,2% от нормы оперативно времени. Далее необходимо рассчитать норму оперативного времени по формуле:

Т оп = T см - Т пз -Т олн -Т орм -Т топ =480-15-30-2,2%=426 минут

Таким образом величины нормативных затрат рабочего времени (в мин и %) и по всем категориям затрат времени образуют так называемый нормативный (рациональный) баланс рабочего дня. Сопоставление данных фактического и нормативного баланса рабочего времени показано в таблице.

Таблица 2.6. Баланс рабочего времени

Индекс затрат	Фактический баланс		Нормативный баланс		Недостаток		Излишек
Индекс затрат	мин	%	мин	%	мин	%	мин	%
ПЗ	19	3,9	15	3,1	+4	+0,8
ОП	405	84,4	426	88,8	-21	-4,4
ОРМ	9	1,9	9	1,9	-	-	-	-
ОЛН	28	5,8	30	6,2	-2	-0,4
ПО	7	1,5	+7	+1,5
ПП	12	2,5	+12	+2,5
Итого	480	100	480	100	-23	-4.8	+23	+4,8

По данной таблице можно сказать, что фактический баланс отличается от планового. ПЗ на 4 минуты превысило нормативное время, ОЛН на 2 мин меньше, недостаток ОП составил 21 минуту.

Данные таблицы также позволяют определить следующие показатели использования фонда рабочего времени:

К исп – коэффициент использования сменного времени по формуле:

К исп =(ПЗ Н +ОП+ОРМ+ОЛН)/Т см *100%

К исп =(15+405+9+28)/480*100%=95,2%

К пот – коэффициент потерь рабочего времени по формуле:

К пот =(ПО+ПП+(ПЗ Ф -ПЗ Н))/Т СМ *100%

К пот =(7+12+(19-15))/480*100%=4,8%

Их расчётов выяснилось, что 95,2% сменного времени используется эффективно, а потери рабочего времени составляют 4,8% времени смены.

Из таблицы видно, что излишнее время тратится на подготовительно-заключительные работы. Это говорит о недостаточно высокой организации рабочего места, либо о недостаточной организованности самого рабочего. По возможности необходимо также исключить посторонние разговоры, которые составили 2,5 % или 12 минут рабочего времени.

Сокращая непроизводственные затраты времени, соответственно будет увеличиваться время оперативной работы, будет расти производительность труда.

Более точно определить факторы, повлиявшие на снижение эффективности использования рабочего времени, можно конкретизировав потери рабочего времени по данным таблицы.

Таблица 2.7. Состав внутрисменных потерь и непроизводительных затрат рабочего времени

Из таблицы видно, что 19 минут или 4% рабочего времени используется неэффективно. На это в большей степени влияет нарушение трудовой дисциплины рабочим, которое составляет 12 минут или 2,5% времени смены.

Коэффициент потерь рабочего времени в связи с нарушениями трудовой дисциплины:

К пп =Т пп ф /Т см *100%=12/480*100%=2,5%

Этот показатель говорит о не достаточно высоком уровне дисциплины на предприятии.

Коэффициент потерь рабочего времени по организационно-техническим причинам:

К по =Т по ф /Т см *100%=7/480*100%=1,5%

На предприятии необходимо предпринять меры по улучшению дисциплины труда и пересмотреть требования по организации обслуживания рабочих мест.

На основании выявленных потерь и непроизводственных затрат времени производится расчёт коэффициента уплотнения рабочего дня:

К упл =П вн /Т см *100%=19/480*100%=4%,

где П вн – потери внутренние.

Рост производительности труда за счёт уплотнения рабочего времени рассчитывается по формуле:

Возможность роста производительности труда в результате уплотнения рабочего времени на 5,2% говорит о недостаточно высоком уровне эффективности фактического использования рабочего времени.

Глава 3. Оптимизация затрат рабочего времени

Одним из важнейших условий выполнения плана производства, увеличения выработки продукции на каждого члена коллектива, а также рационального использования трудовых ресурсов является экономное использование рабочего времени. От того, насколько полно и рационально используется рабочее время, зависят эффективность работы, выполнение всех технико-экономических показателей.

Сокращение и устранение внутрисменных потерь рабочего времени - важные условия интенсификации общественного производства, ускорения социально-экономического развития. Условиям сокращения потерь рабочего времени является обеспечение эффективного сочетания элементов производственного процесса - средств, предметов труда и самого труда. Этому будет способствовать высокий уровень организации рабочего места и его обслуживания, а так же устранение факторов оказывающих негативное влияние на эффективное использование рабочего времени.

Факторы, оказывающие влияние на использование эффективного фонда рабочего времени

1. Наличие сверхплановых необоснованных целодневных невыходов

2. Неэффективное использование сменного времени в результате нарушений трудовой дисциплины, плохой организации обслуживания рабочих мест и др. нарушений, приводящих к внутрисменным простоям.

3. Нарушение технологической дисциплины, отвлечение работников на выполнение непредусмотренной работы, что приводит к непроизводительным затратам рабочего времени.

4. Неритмичная работа производства, в результате отсутствия действенного календарно-оперативного планирования и учета производства, приводящего к недостаткам в управлении производством и непринятия своевременных мер к сглаживанию сезонных колебаний, что приводит к неравномерной загрузке рабочих и к потерям в производительности их труда.

5. Потери времени на ожидание, которые возникают в связи с плохим планированием, проблемами коммуникации и несовершенством управления запасами, что приводит к простоям, которые стоят времени и денег. Люди, операции или частично готовая продукция вынуждены дожидаться дальнейших действий, информации или материалов.

6. Потери при передвижении, т.е.затраты, связанные с излишним передвижением и перемещением рабочего, материалов, деталей, инструмента, обусловленные их нерациональным расположением. Это одна из наиболее неприятных потерь и для рядового персонала, и для руководства, так как потраченное время и простои лишают эффективности большинство производственных процессов, утяжеляя труд рабочих. Несмотря на то, что большинство производственных процессов изначально разрабатывались с учетом минимизации лишних движений, в основном это один из крупнейших источников потерь, возникающих незаметно и приводящих к сбоям. Такие перемещения можно устранить и за счет этого ускорить процесс.

7. Непроизводственные затраты времени, которые могут вызвать недостатки в организации производства и являются скрытыми потерями рабочего времени. В основном это потери по вине рабочих (брак и время на исправление брака, выполнение дополнительных объемов работ из-за низкого качества предшествующих работ и т. д.). Потери по вине администрации (нарушение правильности технологии работ), применение малоэффективных методов производства, которые возникают в результате завышения или занижения численности, а так же из-за несоответствия квалификации рабочих выполняемых работ.

Направления улучшения использования рабочего времени:

Обеспечение оптимальной и равномерной загрузки исполнителя;

Оснащение рабочего места всем необходимым и его рациональное размещение;

Рациональная организация рабочих мест, производственных линий, расположения мест хранения;

Обеспечение беспрерывного трудового процесса;

Оптимальное перемещение рабочего, материалов, инструмента в производственных процессах

Совершенствование приемов и методов труда;

Комплексное обоснование необходимых затрат труда;

Создание благоприятных условий труда и сохранения здоровья работающего;

Использование рабочих в соответствии с их способностями и квалификацией;

Соответствие количества и качества труда его оплате.

Все выше перечисленные условия могут прямо или косвенно повлиять на улучшение использования рабочего времени .

Анализ использования рабочего времени показывает, что ОАО «Байкальская лесная компания» использует имеющиеся трудовые ресурсы недостаточно полно. На предприятии необходимо провести мероприятия по улучшению условий труда и по повышению уровня дисциплины. Возможно, на данном предприятии не до конца продумана система организации труда, общая планировка рабочего места и система его обслуживания, не согласованы сроки поставки сырья, что влечёт за собой потери рабочего времени.

1. Первым мероприятием по повышению эффективности использования рабочего времени, предлагаемым в данной курсовой работе, является повышение уровня организации обслуживания рабочего места. По данным фотографии рабочего дня укладчик пиломатериалов теряет в среднем за смену 5 минут рабочего времени по причине несвоевременных поставок сырья.

Сократить потери можно путем выравнивания загрузки производственных линий с целью синхронизации процессов. При реализации данного мероприятия экономия времени в смену составит 5 минут или 1% сменного времени на одного рабочего.

2. Вторым мероприятием по повышению эффективности использования рабочего времени будет уменьшение потерь рабочего времени по причинам, зависящим от трудового коллектива. В нашем примере большая часть потерь рабочего времени вызвана субъективными факторами: опоздания, простои, что можно считать неиспользованными резервами увеличения фонда рабочего времени. Добиться этого можно повышением уровня дисциплины на предприятии посредством ужесточения штрафов за опоздания и разговоры на рабочем месте и наблюдением за строгим соблюдением правил внутреннего трудового распорядка.

Это приведет за собой экономию затрат времени на 12 минут или на 2,5%.

3. Третье – это уменьшение затрат времени на обслуживание рабочего места, а также на подготовительно-заключительные работы, которые в значительной мере определяются чисто организационными моментами. При осуществлении ряда мероприятий затраты этого времени удается значительно снизить.

Это позволит сократить затраты времени на 4 минуты или на 0,8%

4. Затраты времени на отдых укладчика пиломатериалов в большой мере определяются степенью оснащенности рабочего места подъемно-транспортными устройствами и механизацией ручных приемов. При отсутствии их укладчик производит установку и снятие деталей вручную, что вызывает необходимость дополнительных перерывов для отдыха. Возможно, что при переоснащении рабочего места процесс укладки пиломатериалов пойдёт быстрее, что повысит производительность труда рабочего, а также снизится доля вспомогательного времени

ПТ=(ОП н -ОП Ф)/ОП ф *100%=(426-405)/405*100=5,2

Следовательно, в результате внедрения мероприятий предложенных в курсовом проекте, производительность труда возрастет на 5,2%.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной курсовой работе был осуществлен анализ использования рабочего времени на ОАО «Байкальская лесная компания». В соответствии с поставленными задачами в курсовой работе был выполнен обзор литературных источников по вопросам изучения затрат рабочего времени, была дана краткая характеристика предприятия, выявлены потери рабочего времени и определены резервы рабочего времени, а также предложены мероприятия, направленные на более рациональное использование фонда рабочего времени.

Была проклассифицированы и охарактеризованы затраты рабочего времени, а также была дана общая характеристика основных методов исследования трудовых процессов и затрат рабочего времени – фотографии рабочего дня, хронометража и фотохронометража.

В курсовой работе был осуществлен анализ использования рабочего времени на ОАО «Байкальская лесная компания» укладчиком пиломатериалов третьего разряда, который включил в себя:

Составление фотографии рабочего дня;

Определение величины внутрисменных потерь рабочего времени с помощью фотографии рабочего дня;

Расчёт нормативного баланса;

Составление баланса рабочего времени;

Определение состава внутрисменных потерь и непроизводственных затрат рабочего времени;

В ходе анализа выяснилось, что доля оперативной работы в составляет 84,4% или 405 минут времени смены, остальное время 75 минут или 15,6 % приходится на непроизводственные затраты.

Выяснилось также, что фактический баланс отличается от планового - ПЗ на 4 минуты превысило нормативное время, ОЛН на 2 мин меньше, недостаток ОП составил 21 минуту.

Были определены такие показатели использования фонда рабочего времени как К исп – коэффициент использования сменного времени и К пот – коэффициент потерь рабочего времени. Их расчётов выяснилось, что 95,2% сменного времени используется эффективно, а потери рабочего времени составляют 4,8% времени смены.

Из таблицы видно, что излишнее время тратится на подготовительно-заключительные работы, на перерывы по организационно-техническим причинам и на прочие перерывы. Это говорит о недостаточно высокой организации рабочего места о недостаточной организованности самого рабочего и о нарушении дисциплины.

При более точном определить факторов, повлиявшие на снижение эффективности использования рабочего времени, выяснилось, что 19 минут или 4% рабочего времени используется неэффективно. На это в большей степени влияет нарушение трудовой дисциплины рабочим, которое составляет 12 минут или 2,5% времени смены.

Затраты на устранение организационно-технических причин составили 7 минут или 1,5% времени смены, что говорит о недостаточно высоком уровне организации рабочего места.

Коэффициент потерь рабочего времени в связи с нарушениями трудовой дисциплины К пп =2,5%. Этот говорит о не достаточно высоком уровне дисциплины на предприятии.

Коэффициент потерь рабочего времени по организационно-техническим причинам К по =1,5%, что свидетельствует о низкой организации обслуживания рабочих мест.

На основании выявленных потерь и непроизводственных затрат времени был производён расчёт коэффициента уплотнения рабочего дня К упл =4%.

Рост производительности труда за счёт уплотнения рабочего времени составил ПТ=5,2%, что говорит о недостаточно высоком уровне эффективности фактического использования рабочего времени.

Итогом анализа использования рабочего времени является выявление резервов для повышения эффективности использования рабочего времени и предложение мероприятий для их использования.

Анализ использования рабочего времени показал, чтона предприятии необходимо провести мероприятия по улучшению условий труда и по повышению уровня дисциплины.

1. Первым мероприятием является повышение уровня организации обслуживания рабочего места. По данным фотографии рабочего дня укладчик пиломатериалов теряет в среднем за смену 5 минут рабочего времени по причине несвоевременных поставок сырья. Сократить потери можно путем выравнивания загрузки производственных линий с целью синхронизации процессов. При реализации данного мероприятия экономия времени в смену составит 5 минут или 1% сменного времени на одного рабочего.

2. Вторым мероприятием будет уменьшение потерь рабочего времени по субъективными факторами: опоздания, простои. Добиться этого можно повышением уровня дисциплины на предприятии посредством ужесточения штрафов за опоздания и разговоры на рабочем месте и наблюдением за строгим соблюдением правил внутреннего трудового распорядка. Это приведет за собой экономию затрат времени на 12 минут или на 2,5%.

3. Третье – это уменьшение затрат времени на обслуживание рабочего места, а также на подготовительно-заключительные работы, которые в значительной мере определяются чисто организационными моментами. Это позволит сократить подготовительно-заключительное время на 4 минуты или на 0,8%

4. Уменьшение затрат времени на отдых укладчика пиломатериалов, которые определяются степенью оснащенности рабочего места подъемно-транспортными устройствами и механизацией ручных приемов. При отсутствии их укладчик производит некоторые операции вручную, что вызывает необходимость дополнительных перерывов для отдыха. Возможно, что при переоснащении рабочего места процесс укладки пиломатериалов пойдёт быстрее, что повысит производительность труда рабочего, а также снизится доля вспомогательного времени

Рост производительности труда в целом по предприятию в результате введения предложенных в курсовом проекте мероприятий рассчитывается по следующей формуле:

ПТ=(ОП н -ОП Ф)/ОП ф *100%=(426-405)/405*100=5,2

Следовательно, в результате внедрения мероприятий предложенных в курсовом проекте, производительность труда возрастет на 5,2%

Повысить результативность труда в кадровой службе можно с помощью самоорганизации и самодисциплины. Очень важно своевременно бороться с «поглотителями» времени, оттачивать технику личной работы, избегать ошибок при планировании. Когда диагностированы проблемы, связанные с организацией планирования, сотрудники перестанут тратить зря время и силы, работать сверхурочно.

Целесообразно будет провести в управлении кадров семинар с целью ознакомления с основами и принципами тайм – менеджмента. На данном семинаре выделить основной круг проблем, связанный с временными затратами.

Исследования в управлении кадров помогли понять, что проблемы с дефицитом временных ресурсов связаны с внешними факторами (отвлекающие звонки, внеурочные посетители), ошибками в планировании и постановками целей, а также с особыми психологическими препятствиями (неспособность сказать «нет», личная неорганизованность, излишняя коммуникабельность, синдром «откладывания»).

Точное определение стратегической цели. Множество людей попусту тратят время и свою энергию на дело, но отчетливо не представляют себе конечный результат, они сбиваются еще на старте. Очень важна правильная постановка задачи, и решать ее лучше поэтапно.

Сосредоточение на главном. Эффективна запись дел в порядке важности или срочности. Каждый день нужно приниматься за новое дело в порядке приоритетов, и решать его до конца. Можно взять на вооружение правило «чистой страницы», оно требует обязательного перенесения на другие дни незаконченных дел.

Стимулы. Люди лучше выполняют то, что хочется делать. Важно придать делу интерес, и продуктивность автоматически повысится.

Твердые сроки. Один из способов самоконтроля – назначить для выполнения определенного задания определенный срок. Но следует помнить, что сроки должны быть реальными, и их нужно твердо придерживаться.

Решительность. Ни в коем случае нельзя откладывать дела. Поэтому, располагая определенными фактами, нужно действовать незамедлительно.

Умение говорить «нет». Иначе возникает риск оказаться вовлеченным в дела, лежащие вне компетенции.

Нецелесообразные телефонные разговоры. Телефон часто экономит время при получении данных, договоренности о встрече. Но всегда есть искушение вовлечения в долгую отвлеченную беседу. Следовательно, важна постановка цели разговора.

Ведение записной книжки (органайзера, дневника). Запись всех предстоящих дел, планов, контактов существенно экономит время, силы, также является показателем уровня самоорганизации.

Ликвидация досадных помех. Друзья, коммуникабельные коллеги могут часто отвлечь от выполняемой работы, сбить сроки.

Умение слушать. Возможность избежать серьезных ошибок, повторений и переделок благодаря стремлению с первого раза получить исчерпывающие сведения и указания.

Отказ от шаблонного мышления. Всегда существует возможность изменить что-либо в своей работе, усовершенствовать ее.

Использование времени в полном объеме. Во время ожидания, поездок можно заняться планированием времени, рабочего дня, обдумывания важных задач.

Смена рода деятельности. Меняя род занятий, существует возможность отвлечься, побороть усталость и, как следствие, работать продуктивнее.

Внимание к мелочам. Можно избежать небольших задержек, если предупреждать наступление внезапных кризисов. Например: необходимо следить за состоянием офисной техники, не допуская ее внезапных поломок.

Раннее начало работы. Начиная рабочий день раньше всего на 15-20 минут, существует вероятность задать тон всему дню и добиться поразительных результатов.

Незамедлительное действие. Если работник знает, с чего начать, то браться за работу следует незамедлительно.

Воспитание уважения к своему времени.

Для эффективной организации стоит избегать ряда основных ошибок:

Не стремится сделать все сразу. Подходить к заданию стоит планомерно.

Не стоит переносить принятие решения на неопределенный срок.

Не пренебрегать вопросами планирования.

Не стоит заниматься несколькими задачами одновременно, т.к. скорее всего ни одна из них не будет завершена полностью.

Придерживаться распорядка дня и недели.

Благодаря планированию и четкой организации личного труда можно оптимизировать затраты рабочего времени, свести непродуктивные расходы к минимуму. Разумеется, сотрудники не могут управлять самим временем, но способны управлять рабочими делами с учетом данного фактора.