Программа поручения сотрудникам. Заказать автоматизацию оповещения и напоминания. Контроль и его виды

"Именно в тот единственный за весь день момент, когда вы откинулись в кресле и расслабились, через контору пройдет с обходом босс."
Теория выборочного контроля

Система контроля исполнения ESCOM.BPM

Назначение автоматизированной системы контроля исполнения

Одной из важнейших задач, которые ставятся перед системами электронного документооборота это автоматизация контроля исполнения документов. Переход на автоматизированное решение обеспечивает повышение исполнительской дисциплины и сокращение срывов сроков исполнения за счёт внедрения эффективных методов управления контролем. Система контроля исполнения документов и поручений (заданий) на базе обеспечивает качественное повышение исполнительской дисциплины за счет применения комплекса автоматизированных процедур мониторинга и контроля исполнения документов и поручений.

Наше решение является не только одним из наиболее мощных, комплексных и полнофункциональных среди аналогичных программ для контроля исполнения поручений, но и одним из самых доступных с точки зрения финансовых затрат: систему контроля исполнения поручений можно приобрести в редакции " " на 21 подключение всего за 33 600 рублей . При этом лицензии не имеют срока действия и приобретать дополнительное программное обеспечение не требуется.

Система контроля исполнения документов и поручений (заданий) является готовым комплексным адаптируемым решением для автоматизации процессов работы с поручениями, автоматического исполнения, оперативного уведомления участников процессов о событиях и сроках, рассылки напоминаний, автоматизированного мониторинга и контроля исполнения.

Программа содержит отчёты по исполнительской дисциплине и , которые позволяют оперативно представить текущую ситуацию по исполнению поручений в организации, как в разрезе подразделений, так и по каждому исполнителю.

Особенностью Системы контроля исполнения поручений является то, что работа с поручениями в автоматизированной системе чётко регламентирована. Например, нельзя удалить задание находящееся на исполнении, нельзя скорректировать задание, не уведомив об этом исполнителя, задание можно отправить только подчинённому сотруднику, а не кому либо и т.д.

Важным преимуществом системы контроля исполнения является возможность расчёта по каждому исполнителю коэффициента исполнительской дисциплины, который можно использовать при расчётах мотивационной составляющей сотрудника (премии).

Система контроля исполнения может поставляться как самостоятельное решение (), так и в составе с (редакции " -ДЕЛО, Стандартная-ДОГОВОРЫ, Стандартная-ПРОФ, Большой бизнес и Корпоративная").

Функции системы контроля исполнения

Система контроля исполнения поручений содержит следующие автоматизированные функции:

Система контроля исполнения содержит справочник оргштатной структуры организации. До начала работы с системой контроля исполнения его необходимо заполнить. В справочник вносятся организация и её филиалы, подразделения, сотрудники и штатные единицы. Данные из этого справочника используются при актуализации ролей – при заполнении полей в карточках заданий, а так же при формировании отчётов по исполнению поручений, например, в разрезе подразделений.

Справочник оргштатной структуры также позволяет задать отношение Руководитель - Подчинённые.

Система контроля исполнения использует данное отношение при заполнении карточки поручения - список исполнителей будет ограничен для каждого руководителя.

Для каждой штатной единицы предусмотрена возможность настройки одного или нескольких заместителей.

Заместители в системе контроля исполнения

Система контроля исполнения поддерживает режим замещения сотрудников. Это позволяет заместителям выполнять в системе контроля исполнения действия за других сотрудников - согласовывать задания, отмечать исполнение, выполнять проверку и т.д. Однако, при выполнении действий в карточке поручения автоматически фиксируется, кто конкретно и когда выполнил данное действие.

Для любого сотрудника в системе контроля исполнения документов можно создать одного или нескольких заместителей. Замещение может быть постоянным или на указанный период времени.

Заместителю может быть дано право согласовывать за Руководителя поручения и отправлять их исполнителям, проверять, отклонять и подтверждать исполнение поручения.

Заместителю Исполнителя может быть дано право на формирование отчётов по исполнению задания. Для заместителя можно настроить дублирование уведомлений, поступающих сотруднику, которого он замещает.

Персональное задание

Персональное задание является основным средством формализации и контроля поставленной задачи в системе контроля исполнения документов . Все о
тчёты об исполнении строятся на информации из карточек персональных поручений. В карточке поручения автоматически ведётся журнал событий, в который записываются всё, что происходило от момента создания до завершения.

Система контроля исполнения ESCOM.BPM позволяет создавать персональные задания в «ручном» режиме или автоматически в контексте исполнения документов (публикация и исполнение резолюций). При создании поручения из карточки документа (например, Приказа) происходит автоматическое создание карточки поручения и заполнение её полей. Созданные карточки заданий система контроля исполнения автоматически связывает с карточкой документа.

В карточке документа на странице "Ход исполнения" отображаются созданные подчинённые задания и их статусы, а так же информация об оставшемся времени до срока исполнения. Если задание просрочено, то выводится время, на которое задание просрочено. Такое задание отображается специальным значком.

Если у задания есть подзадания, то они также отображаются в карточке документа, создавая вместе с главным заданием иерархический список поручений. Такая структура с динамическим отображением статусов и времени позволяет наглядно отобразить ход исполнения документа.

Персональное задание в системе контроля исполнения может быть назначено только одному Исполнителю. Каждый исполнитель отвечает за выполнение назначенных ему персональных заданий.

Для обеспечения возможности назначить поручение сразу нескольким сотрудникам в система контроля исполнения содержит Групповое задание.

Для отображения персональных заданий в системе контроля исполнения предусмотрен настраиваемый набор журналов «Персональные задания». Журналы содержат настраиваемые фильтры, которые отбирают из базы данных карточки заданий по заданным критериям и отображают их в виде списка - журнала. Система контроля исполнения также позволяет создавать новые журналы поручений и настраивать имеющиеся в ней журналы.

Групповые задания

Одно из применений группового задания является сокращение времени на создание однотипных карточек персональных поручений с общим текстом поручения и сроком. Ещё Групповое задание можно использовать как некую задачу верхнего уровня, исполнение которой разбивается на несколько подзадач, каждая из которых в свою очередь может быть разбита на подзадачи.

В отличие от персонального задания, групповое задание содержит список исполнителей, который можно быстро заполнить, используя шаблоны. Когда групповое задание отправляется в работу, то оно автоматически разбивается на персональные поручения по числу исполнителей. В поля карточек персональных поручений будут занесены значения из соответствующих полей карточки группового задания. В карточке группового задания отображаются созданные персональные задания и их статусы, что позволяет отслеживать ход исполнения общей задачи. Групповое задание будет завершено после того как все созданные персональные задания будут завершены.

Для отображения групповых заданий Система контроля исполнения документов содержит настраиваемый журнал «Групповые задания».

Задание с расписанием

Система контроля исполнения ESCOM.BPM позволяет автоматически создавать персональные поручения по графику - расписанию. Для этого в системе предназначен специальный процесс "Задание с расписанием". Например, Вам нужно, чтобы подчиненные сотрудники 25 числа каждого месяца представляли Вам месячный отчет о выполнении плана работы. Задание с расписанием позволяет реализовать данную задачу. По настроенному расписанию система контроля исполнения автоматически будет создавать и доставлять исполнителям персональные задания. По своей сути, задание с расписанием – это групповое задание, к которому добавлено расписание запуска.

При наступлении заданного в расписании срока система контроля исполнения документов автоматически создаст карточки персональных заданий для каждого исполнителя. В карточке задания с расписание отображаются созданные персональные задания и их статусы, что позволяет отслеживать ход их исполнения. Задание с расписанием не завершается после исполнения персональных заданий, а будет автоматически запущено вновь при наступлении следующего срока запуска. При необходимости задание с расписанием можно остановить, а потом запустить вновь.

Для отображения заданий с расписанием в системе контроля исполнения документов предусмотрен журнал «Задания с расписанием».

Подготовка персонального задания

В карточке задания указывается заголовок задания, который кратко описывает суть задачи и отображается в журналах задания. В системе контроля исполнения документов существует возможность выбрать тип задачи из классификатора типовых задач. При этом поле заголовка будет заполнено автоматически, а так же задан типовой срок исполнения задания. Так же можно указать подробное описание задачи, указать её важность, указать соисполнителей, прикрепить к карточке файлы вложений.

Назначение РОЛЕЙ исполнителя и руководителя

После создания карточки персонального задания в роли Автор и Руководитель автоматически заносится сотрудник создавший карточку. Роль Автор изменить нельзя. Система контроля исполнения ESCOM.BPM автоматически заносит в журнал истории задания информацию о том, кто и когда создал карточку персонального задания, а так же информацию о других событиях.

Выбор Исполнителя задания осуществляется из диалогового окна, содержащего список сотрудников, подчиненных указанному Руководителю. Если требуется дать задание сотруднику, которого нет в списке исполнителей, то сначала нужно очистить поле «Руководитель», затем выбрать нужного исполнителя (система отобразит список всех сотрудников). После того, как исполнитель указан, нужно указать руководителя задания из диалогового окна выбора сотрудника, которое будет содержать список руководителей для данного исполнителя.

Срок и исполнения и контроля

У персонального задания обязательно должен быть указан срок исполнения. В системе контроля исполнения поручений поле «Срок исполнения» может быть задано как абсолютным значением даты, так и относительным, указанным в рабочих днях или часах с даты начала задания, указанной в поле «Дата начала».

Поле «Дата контроля» может быть задано как абсолютным значением даты, так и относительным, указанным в рабочих днях или часах от даты срока исполнения. Если контрольный срок и срок исполнения задан в относительных единицах (рабочих днях и часах), то конкретные даты будут вычислены автоматически при отправке задания в работу. Для корректного вычисления сроков исполнения используется подсистема " ".

На карточке задания также отображается вычисленная информация о плановой длительности задания, плановом объёме трудозатрат и объеме просроченного времени (для просроченных заданий). Объём трудозатрат вносится Руководителем или рассчитывается системой контроля исполнения поручений автоматически.

Включение флага «Доставить задание немедленно» приведет к немедленной доставке задания Исполнителю после опубликования задания. Если флаг выключен, то задание будет доставлено системой контроля исполнения поручений после наступления срока, указанного в поле «Дата начала».
Включение флага "Задание не актуально после наступления срока исполнения" приводит к тому что система контроля исполнения автоматически присваивает такому заданию статус "Аннулировано", если по заданию, до наступления указанного в карточке срока исполнения, не будет внесена отметка о его выполнении.

ФАЙЛЫ ВЛОЖЕНИЙ ЗАДАНИЯ

Система контроля исполнения документов позволяет прикреплять к карточке задания несколько файлов вложений произвольных типов. Редактировать файл вложения может только его владелец. Другие сотрудники могут создавать .

Важность задания

В карточке задания можно указать степень важности задания. В системе контроля исполнения поручений ESCOM.BPM заданиям с высокой важностью присваивается максимальный коэффициент важности. Если задание просрочено или не выполнено, то ему присваивается максимальный коэффициент важности.

В зависимости от статуса задания (выполнено в срок; выполнено не в срок – просрочено; не выполнено) и указанного коэффициент важности при формировании отчёта по исполнительской дисциплине будет рассчитан коэффициент исполнительской дисциплины от 0 до 1 для каждого исполнителя. Чем выше коэффициент, тем лучше показатель исполнительской дисциплины сотрудника. Данные об исполнительской дисциплине можно использовать при начислении премий.

Отправка задания в работу В СИСТЕМЕ КОНТРОЛЯ

При отправке задания в работу система контроля исполнения документов проверяет заполнение полей карточки. Если будет обнаружена ошибка, то система контроля исполнения выдаст сообщение. Система контроля исполнения поручений так же проверяет, может ли сотрудник, отправляющий задание, назначить задание Исполнителю. Если нет, то задание будет направлено на согласование сотруднику, указанному в поле «Руководитель». Перед непосредственной отправкой задания Исполнителю система контроля исполнения поручений проверяет флаг «Доставить задание немедленно» и если он включен, то задание доставляется немедленно. Иначе, заданию присваивается статус «Отложенная доставка» и задание будет доставлено исполнителю при наступлении срока, указанного в поле «Дата начала».

Удаление ПОРУЧЕНИЯ В СИСТЕМЕ КОНТРОЛЯ

В системе контроля исполнения поручений карточку персонального задания можно удалить, только если она не была отправлена в работу. Администратор может удалить завершённые и аннулированные задания. Если поручение находиться на исполнении, то его нужно отозвать и только после этого можно удалить.

Согласование задания В СИСТЕМЕ КОНТРОЛЯ

Система контроля исполнения документов ESCOM.BPM информирует Руководителя о поступившем на согласование задании с помощью уведомления. Доставку уведомлений в ESCOM.BPM обеспечивает " ". В ходе согласования Руководитель может:

Согласовать задание и отправить его исполнителю. При этом исполнитель получит уведомление о назначении задания.
Отклонить задание и вернуть его инициатору. При этом инициатор получит уведомление об отклонении задания.

Руководитель так же может:

Скорректировать поля карточки задания (сроки, важность и др.)
Изменить исполнителя

Для отображения карточек заданий находящихся на согласовании в системе контроля исполнения имеется журнал «Задания –> Согласование».

Отложенная доставка

Если в карточке задания выключен флаг «Доставить задание немедленно», то после публикации задание будет находиться в состоянии «Отложенная доставка». При наступлении срока указанного в поле «Дата начала» задание будет автоматически доставлено Исполнителю. Для отображения карточек заданий в состоянии «Отложенная доставка» в системе контроля исполнения поручений предназначен журнал «Задания –> Ожидают доставки».

Исполнение задания

Доставка заданий исполнителям

В системе контроля исполнения поручений для своевременного доведения назначенных заданий до исполнителей доставка задания сопровождается автоматической доставкой уведомления Исполнителю. Уведомление так же дублируется на электронную почту исполнителя.
Карточка уведомления «всплывает» поверх открытых окон на мониторе исполнителя.

Уведомление содержит текст, дату отправки, дату доставки, гиперссылку на задание и кнопку «Подтвердить прочтение». При нажатии на кнопку подтверждения прочтения или при открытии карточки задания через гиперссылку, происходит автоматическая фиксация даты прочтения уведомления. Уведомление нельзя удалить.

Прочитанные уведомления в системе контроля поручений помещаются в специальный журнал. Когда сотрудник нажимает в карточке уведомления кнопку «Подтвердить прочтение» или нажимает на гиперссылку, то автоматически записывается дата прочтения уведомлении. В карточке задания можно вызвать форму, содержащую список всех отправленных в контексте задания уведомлениях. Список содержит заголовки уведомлений, информацию о статусах уведомлений, датах отправки и датах прочтения.

В комплексе все эти средства обеспечивают гарантированное уведомление сотрудника о назначенном ему задании и обеспечивают контроль доставки задания исполнителю. Доставленные исполнителю задания имеют статус «В работе».

Для отображения заданий, находящихся в работе в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM предусмотрен журнал «Задания -> Исполнение».

Для удобства исполнителей в системе контроля исполнения поручений ESCOM.BPM предусмотрена группа журналов «Назначенные задания», которая включает в себя журналы, отбирающие задания, назначенные исполнителю с определённым сроком исполнения:

Задания высокой важности
Срок исполнения сегодня
Срок исполнения текущая неделя
Срок исполнения текущий месяц
Срок исполнения следующая неделя
и другие.

Регистрация заданий

Доставленным заданиям в системе контроля исполнения поручений автоматически присваивается уникальный порядковый номер. Номер отображается в карточке задания и в журналах. Номер задания позволяет ссылаться на задание и отличать его от других заданий с одинаковым заголовком. У связанных заданий автоматически добавляется через точку к номеру главного задания индивидуальный номер, например 012.1 или 012.1.2

Распределение работы над заданием

Исполнитель может непосредственно из карточки назначенного ему задания создать персональные задания своим подчиненным, которые в свою очередь также могут создать задания для своих подчиненных. Между такими заданиями в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM автоматически создается связь, которая позволяет наглядно отследить ход выполнения всей цепочки заданий в виде иерархической (древовидной) структуры.

Ход исполнения заданий отображается в карточке главного задания или документа. Исполнители подчинённых заданий вносят в карточки своих заданий информацию о фактических трудозатратах и формируют отчёты об исполнении. После подтверждения Руководителем исполнения подчинённого задания в карточку главного задания переносится из подчинённого задания итоговая информация по фактическим трудозатратам и отчёт исполнителя.

При включении в карточке задания специального флага, задание может быть завершено автоматически, после завершения исполнения подчинённых заданий. Таким образом, Исполнителю задания достаточно проверить и подтвердить исполнение подчинённых задач. Как только он это сделает, его задание будет системой контроля исполнения поручений автоматически отмечено как исполненное.

Делегирование задания

Для активизирования резервов организации благодаря оптимальному использованию компетенции сотрудников и высвобождению времени руководителей в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM предусмотрена возможность делегирования задания.

При выполнении делегирования указывается сотрудник из числа подчиненных исполнителю, которому будут делегированы права по исполнению задания. Система контроля исполнения поручений автоматически информирует нового исполнителя о назначенном задании. Сотрудник, которому делегировано задание, работает с ним так, как если бы он был назначен Исполнителем задания.

Контроль исполнения задания

При отправке задания Исполнителю в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM автоматически инициализируется таймер контроля, который будет отслеживать контрольный срок исполнения задания. При наступлении контрольного срока система контроля исполнения отобразит на экране монитора Исполнителя окно с напоминанием об оставшемся времени.

Если при наступлении планового срока исполнения поручение будет оставаться в состоянии «В работе», то система контроля исполнения внесет в карточку задания отметку «Просрочено». При этом система контроля исполнения поручений ESCOM.BPM автоматически отправит уведомления Исполнителю и Контролеру, и с этого момента ежедневно будет напоминать им о просроченном задании.

В карточке поручения, а так же в журналах заданий отображается время, оставшееся до срока исполнения, а если поручение просрочено, то время, на которое оно просрочено. Если в форме поручения включен флаг «Считать задание не выполненным если оно просрочено на указанное число дней», то просроченное поручение система контроля исполнения поручений автоматически отметит как не выполненное после указанного в карточке числа дней.

Поручения со статусом «Просрочено» отображаются в журнале «Задания -> Просроченные». Поручения, находящиеся на контроле отображаются в системе контроля исполнения ESCOM.BPM в журнале «Задания -> На контроле».

Перенос срока исполнения

При необходимости Исполнитель может направить запрос Руководителю с просьбой изменить срок исполнения или скорректировать задание. Руководитель может сам инициировать процесс корректировки задания. В этом случае поручение будет отозвано с этапа «Исполнение» и будет переведено на этап «Проверка руководителем». Изменение срока исполнения фиксируется системой контроля исполнения в разделе «Перенос сроков» карточки поручения и учитывается при формировании отчетов по исполнению заданий.

Руководитель может отклонить просьбу Исполнителя. При этом срок исполнения поручения не изменится.

Поручения, находящиеся на проверке (корректировке), отображаются в журнале «Задания -> На проверке». Задания с переносом срока отображаются в журнале «Задания -> с переносом срока»

Учёт фактических трудозатрат

В ходе работы над заданием Исполнитель может внести в раздел «Фактические трудозатраты» информацию о фактически затраченном на исполнение задания времени. Внесённая информация о затраченном времени автоматически суммируется системой контроля исполнения документов ESCOM.BPM, и вычисленная сумма записывается в поле карточки поручения «Объём фактических трудозатрат».

Если у главного поручения есть подчинённые задания, то при их завершении в раздел «Фактические трудозатраты» главного поручения автоматически вносится итоговая информация о фактических трудозатратах из карточек подчинённых заданий. Таким образом в карточке главного поручения собираются все трудозатраты по исполнению.

Отчет исполнителя

В системе контроля исполнения документов Исполнитель задания имеет возможность вносить в карточку поручения промежуточные отчеты о ходе работы, в которых можно указать текущий процент выполнения задания. При создании отчёта в него автоматически подставляется текущий объём фактических трудозатрат.
Отчёты об исполнении отображаются в карточке поручения, в соответствующем разделе. Исполнитель должен указать процент исполнения поручения, заполнить содержание отчета и сохранить отчет по заданию, нажав на кнопку «ОК».

Система контроля исполнения поручений автоматически уведомляет Руководителя об отчете.

В карточке поручения отображается текущий процент исполнения задания, объём фактических трудозатрат, и время, оставшееся до срока исполнения.

Итоговый отчёт формируется так же, как и промежуточный. В карточке итогового отчета необходимо указать процент выполнения 100% и поставить флаг «Отметить задание как выполненное».

Для отображения исполненных, но не проверенных персональных заданий в системе контроля исполнения поручений ESCOM.BPM предусмотрен специальный журнале «На проверке».

Проверка исполнения

Если Контролер и Руководитель - разные сотрудники, то в системе контроля исполнения документов исполненное задание сначала поступает на проверку Контролеру. В этом случае поручение переходит на этап «Проверка контролером».
При проверке выполненного задания Контролер просматривает карточку поручения на предмет корректности заполнения отчета исполнителя и при необходимости возвращает задание Исполнителю для доработки. Если у Контролера нет замечаний, то он пересылает поручение Руководителю для рассмотрения и принятия решения. Заданию, отправленному на проверку руководителю, присваивается статус «Проверка руководителем».

Если в результате проверки Руководителем поручения, он принял решение вернуть задание Исполнителю на доработку, прежде чем это сделать от него требуется указание нового срока исполнения.

Система контроля исполнения документов автоматически информирует Исполнителя о необходимости доработать задание с помощью уведомления. Руководитель и Контролёр могут внести свои замечания в раздел «Замечания» карточки задания. При доработке задания Исполнитель должен будет внести отметки об устранении замечаний.

Руководитель может подтвердить выполнение задание, при этом автоматически записывается дата фактического завершения работ. В тех случаях, когда поручение не может быть выполнено по каким-либо причинам либо при проверке выполнения задание выявилось плохое качество, Руководитель может отметить поручение как невыполненное.

Для отображения невыполненных заданий система контроля исполнения документов содержит журнал «Не выполненные».

Наличие таких поручений негативно отражается на коэффициенте исполнительской дисциплины исполнителя.

Поручения, требующие доработки, в системе контроля исполнения ESCOM.BPM отображаются в журнале «Задания –> На доработке».

Если продолжение работ по поручению не требуется, то Руководитель может отметить задание, как «Аннулированное». Такие поручения не влияют на коэффициент исполнительской дисциплины. В системе контроля исполнения поручений ESCOM.BPM выполненные задания отображаются в журнале «Задания –> Исполненные».

ОТЧЁТЫ ПО ИСПОЛНЕНИЮ поручений

Данные о ходе и результатах контроля исполнения должны учитываться и анализироваться. Итогом данной работы являются отчеты об исполнении
документов и заданий, которые предоставляются руководителям.

В системе контроля исполнения документов предусмотрена возможность формирования различных отчетов по исполнению поручений и по исполнительской дисциплине. Отчеты позволяют оценить уровень исполнительской дисциплины за определенный период времени, предоставляя информацию об исполненных, неисполненных и просроченных заданиях как по организации в целом, так и в масштабах деятельности отдельно взятого подразделения или сотрудника.

Для целей мониторинга система контроля исполнения содержит настраиваемые журналы заданий, которые отображают карточки документов и поручений за определенный период времени, с определённым статусом (в работе, проверка, доработка и т.д.).

Журналы системы контроля исполнения документов имеют возможность представлять информацию в разных информационных срезах, например:

По текущему статусу поручения; - По исполнителям; - По руководителям; - По подразделению; - По сроку исполнения; - По просроченным и другим атрибутам заданий; - По составным группировкам, например, по исполнителям и статусу, по руководителям и исполнителям и т.д.

В журнале системы контроля исполнения автоматически подсчитывается итоговое количество поручений, а так же количество заданий в каждой группе. Кроме того в журналах имеются возможности сортировки по нескольким колонкам, фильтрация данных в колонках, подсветка записей с нужными значениями, поиск данных, настройки порядка следования и состава колонок.

Сформированный таким образом отчет можно вывести на печать или экспортировать в файл.
Система контроля исполнения позволяет формировать графики и диаграммы по данным из журналов заданий, что обеспечивает оперативность и наглядность анализируемой информации.
Для руководителей имеются специальные отчёты, позволяющие быстро оценить состояние дел по исполнению поручений

АТРИБУТНЫЙ И ПОЛНОТЕКСТОВЫЙ ПОИСК ЗАДАНИЙ

Кроме журналов заданий система контроля исполнения содержит специальные формы для атрибутного и полнотекстового поиска карточек поручений. Формы поиска позволяют быстро отобрать нужные карточки по произвольным критериям отбора. При выполнении поиска

учитываются права доступа пользователя, выполняющего поиск. Пользователь может увидеть только те задания, в карточках которых он указан – то есть является ролью. Отобранные карточки поручений выводятся в виде журнала заданий.

Как купить решение "Система контроля исполнения поручений"

Решение "Автоматизированная система контроля исполнения" доступно во всех редакциях ESCOM.BPM.

Купить данное решение Вы можете самостоятельно в нашем интернет-магазине Для этого нужно поместить в корзину одну серверную лицензию выбранной редакции, например, и нужное число клиентских лицензий, например . Затем сформировать заказ.

Вы так же можете написать нам письмо на с указанием основных параметров Вашей задачи автоматизации и мы подготовим для Вас оптимальное коммерческое предложение.

Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого, выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не учтенных исполнителем. Программа позволяет разграничить права доступа, подготовить для руководства необходимые отчеты...
Конфигурация легко и быстро настраивается самим пользователем.

В состав программы входят заготовки следующих отчетов:
- Список задач, истекающих на дату
- Справка об исполнительской дисциплине
- Задания, исполненные с нарушениями сроков
- Задания на контроле

Программа «Автоматизированный контроль исполнения заданий» предоставляет пользователям следующие возможности:
Руководителям:
. создавать (регистрировать) новые карточки заданий;
. контролировать сводное состояние текущих заданий по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины;
. контролировать ход исполнения конкретных заданий по любому из исполнителей, учёт переноса сроков исполнения;
. осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями по ходу выполнения задания;
. фиксировать факт выполнения («закрывать» задания);
. осуществлять поиск заданий по различным критериям;
. просматривать архив закрытых заданий;
. выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel отдельное задание;
. выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel списки заданий по различным критериям;

. формирование отчётов по исполнению заданий и исполнительской дисциплине.

Исполнителям:
. получать новые задания от руководства;
. контролировать сводное состояние своих текущих заданий;
. осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения заданий;
. фиксировать факт выполнения задания;
. осуществлять поиск своих заданий по различным критериям;
. просматривать архив выполненных заданий;
. автоматическая отметка просроченных заданий;
. выводить на печать, экспортировать в Word и Excel отдельные или списки заданий по различным критериям.

Для ознакомительных целей можно , которая имеет временное ограничение: 50 дней, и не имеет никаких функциональных ограничений. По окончании демо-периода необходимо будет приобрести лицензию. После оплаты получаете персональный лицензионный код к программе по емейл. Его нужно ввести при запуске программы в диалоговое окно "Активация" и ваша демо-версия станет полной версией без временных и функциональных ограничений, лицензионный код не ограничен по времени.

Информация покупателям:

1. Покупая одну из предложенных лицензий на программу, вы можете лицензионный код установить на неограниченное количество компьютеров (рабочих мест в сети).

2. Лицензия сетевая без ограничений, возможность вечно пользоваться той версией и лицензией, что вы купили.

3. Возможность бесплатно скачивать обновления программ в течении 1 года.

5. Вы можете использовать купленную программу в своей коммерческой деятельности.

Преимущества данной программы

Гибкая структура базы данных
Вы можете создавать новые таблицы и поля в них (хранимые и вычисляемые), задавать ниспадающие списки, назначать подчиненные таблицы, создавать представления и отчеты и многое другое. Система настраивается на любую предметную область без специальных знаний.

Генерация офисных документов с данными из БД по шаблонам
Вы можете создавать шаблоны документов Word, Excel форматов со статическим текстом, картинками, а также c закладками, в которые будут подставляться актуальные данные из БД при генерации документа.

Хранение картинок в БД и ссылок на документы различных форматов
К каждой записи таблицы могут быть привязаны картинки, хранящиеся в самой БД, а также ссылки на файлы, хранящиеся где-то на файловом сервере, при этом вся необходимая информация будет находиться в БД для удобства поиска, фильтрации и классификации документов.

Удобный и гибко настраиваемый пользовательский интерфейс
Вы можете сортировать, фильтровать, искать записи по любому полю, менять порядок следования и ширину полей, высоту строк, задавать правила цветовыделения строк, ячеек, формулы для подсчета итогов, строить дерево по заданным полям. Вносить записи можно как прямо в таблице (стиль Excel), так и через отдельную форму, которая гибко настраивается.

Фильтры, сортировка, вычисляемые поля, представления
Максимально гибкие условия фильтрации данных, много предустановленных значений ("начинается с", "содержит", "сегодня", "вчера"...). Различные наборы фильтров можно сохранять в файлах для повторного использования. Возможность задавать формулы для вычисляемых полей (в том числе и выражения SQL) и построения таблиц-представлений, выводящих поля из разных таблиц и вычисляемые поля.

Создание и настройка отчетов, напоминаний по различным условиям
Вы можете задавать правила напоминаний, по которым будет показываться форма с напоминанием тому или иному пользователю.

Сетевой и многопользовательский режим
При использовании многопользовательского режима права доступа гибко настраиваются для каждого пользователя по следующим параметрам: видимость и доступность пунктов меню, основных вкладок, таблиц, полей и записей для просмотра и изменения.

Импорт и экспорт данных
Поддерживается импорт табличных данных из Excel, Access файлов. Экспорт возможен в Word, Excel, HTML.

Стандартная СУБД Microsoft Access или Microsoft SQL Server
Никаких "черных ящиков". У нас стандартный формат хранения данных - MS Access или клиент-серверная MS SQL Server. Обе эти СУБД обладают высокой надежностью, являются признанными стандартами и лидерами в своем классе. Это дает преимущества по сравнению с закрытыми форматами: возможность администрирования, доработки, оптимизации, интеграции с другими системами... В программе можно добавлять пользовательские кнопки, при выборе которых будут выполняться необходимые действия (например, какая-то работа напрямую с БД, запуск сторонних приложений т.п.).

Любой руководитель рано или поздно сталкивается с необходимостью контроля исполнения поручений. И не важно, сколько сотрудников необходимо контролировать – одного-двуоих, или несколько десятков, а то и сотен. В любом случае наилучшим решением будет ведение электронной базы данных поручений. Программа «Контроль исполнения поручений» как раз и является таким решением и подойдёт в первую очередь для представителей малого бизнеса. Программа поможет вести таблицу поручений с указанием поручителя, исполнителей, сроков исполнения и других данных и менять статусы поручений в зависимости от их исполнения.

Для ознакомления с возможностями программы «Контроль исполнения поручений» (далее КИП) удобнее всего воспользоваться готовым примером. Открыть демо-файл можно через меню Файл – Открыть в папке C:SimplecsKIP Rus 2.1Пример.kip .

На рисунке видно, что все созданные поручения сведены в таблицу. Здесь есть наименование поручения, дата выдачи, ф.и.о. выдавшего поручение и ответственного исполнителя, соисполнителей, сроки выполнения по плану и по факту, а также статус выполнения поручения. Отметим сразу, что данный набор наименований столбцов таблицы легко настраивается под конкретную специфику работы бизнеса.

Для удобства задания с разными статусами помечаются разными цветами. Так, просроченные поручения отмечены розовым фоном, выполненные не в срок жёлтым, выполненные зелёным. Остальные поручения, находящиеся в процессе выполнения, никак не отмечаются и отображаются на белом фоне.

Для изменения поручения достаточно кликнуть на ячейке в таблице и ввести текст или выбрать дату. Кнопкой [+ Добавить] в таблице добавляется пустая строка, в которой мы вписываем данные нового поручения. Кнопка [- Удалить] , соответственно, предназначена для удаления поручений. Также в панели инструментов предусмотрена кнопка [Изменить статус] , позволяющая для выбранного поручения выставить статус «Срок не истёк» . Каждому вновь добавленному поручению автоматически устанавливается данный статус.

В добавленной строке вписываем текст поручения, выбираем даты выдачи и срока выполнения.

Для заполнения остальных ячеек таблицы потребуется предварительная подготовка, а именно заполнение так называемых справочников (хотя редактировать их можно и во время добавления поручения). По сути это отдельные списки, которые можно использовать для быстрого выбора. Например, для указания ф.и.о. руководителя, выдавшего поручение, необходимо выбрать его из списка нажатием кнопки [...] в правой стороне ячейки. В открывшемся окне отображается список сотрудников (справочник), разделённый на две части: слева видим всех сотрудников, а справа выбранных из данного списка. Чтобы указать руководителя или исполнителя, выбираем его в списке слева и жмём кнопку [Добавить в поле выбора ->] . Если же список пустой или необходимо пополнить его новыми данными, жмём правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбираем + Добавить запись и вводим ф.и.о. Через это же меню можно удалять записи из справочника, редактировать их, а также сортировать, загружать из файла или сохранять в файл. Последняя функция, кстати, весьма удобна, если уже имеется список, подготовленный заранее и сохранённый в файле формата txt .

После заполнения всех полей в таблице мы получаем сформированное поручение. Разработчики программы «Контроль исполнения поручений» предусмотрели возможность быстрой фильтрации поручений по статусу. Для этого в выпадающем списке Активная таблица выбираем один из доступных статусов:
- выданные поручения, иначе говоря, в таблице отображаются все записи;
- просроченные поручения, видны только записи, в которых дата в столбце «Срок исполнения» меньше текущей даты;
- выполненные поручения (все, в срок, не в срок), отображаются записи с выполненными вовремя и не в срок поручениями.

Есть ещё один режим, включаемый кнопкой [Группировка] , когда все записи в таблице сокращаются только до названия поручения. Чтобы развернуть строку, жмём кнопку [+] . Данный режим будет удобен при большом количестве записей.

Напоследок рассмотрим немаловажную возможность КИП, а именно настройку столбцов таблицы (меню Инструменты – настройка таблицы поручений ). Здесь в списке предоставлены уже имеющиеся в таблице столбцы. Для каждой графы можно задать название, тип данных, подключённый справочник и примечание. Здесь же с помощью соответствующих кнопок можно изменить порядок столбцов в таблице.

Для добавления новых столбцов достаточно ввести наименование в строках с названием Столбец 9 , Столбец 10 и т.д. Ничто не мешает нам полностью создать свой шаблон с нуля, в этом случае достаточно будет создать новый проект или удалить все столбцы в имеющемся примере.

Добавляя столбец, мы вводим наименование, а также указываем тип данных. Разработчики предоставили в наше распоряжение несколько типов данных, в том числе текстовой, дату, логический, процент, числовой, статус, путь к файлу или папке, справочник. Например, нам необходимо ставить «галочку», когда поручение требует отчёта исполнителя. Для этого выбираем тип «логический».

В результате в таблице поручений появится новый столбец с ячейками, где можно поставить флажок, если требуется сдача отчёта.

К сожалению, разработчики не стали делить программу на клиент-серверные приложения, чтобы руководитель организации мог устанавливать поручения, а сотрудники только видеть свои задания. Вместо этого в КИП можно установить пароль администратора (Инструменты – Настройка таблицы поручений – вкладка Дополнительные настройки – Защитить настройки паролем ). И тогда при открытии программы мы автоматически входим как пользователь, а чтобы получить доступ к настройкам таблицы поручений и изменения других настроек, потребуется ввести пароль администратора. Здесь же, кстати, можно настроить права пользователя, то есть указать те действия, которые ему доступны в программе. В программе «Контроль исполнения поручений» пользователю можно разрешить/запретить печать отчётов, редактирование справочников, автосохранение файла поручений, изменение данных в таблице поручений, изменение статусов поручений.

Характеристики:
Язык интерфейса: русский
ОС: Windows 2000, XP, 2003 Server, Vista, 7, 8
Размер файла: 10,1 Мб
Лицензия: бесплатная для малого бизнеса и физлиц, есть платная версия 3000 руб. для больших предприятий
Ссылка:

Приложение Контроль исполнения поручений является замечательным инструментом, который поможет контролировать исполнение поручений в организации. Несмотря на простоту, программа весьма эффективна. Утилита «Контроль исполнения поручений» была написана на Microsoft Excel, так что основная рабочая среда данной программы – таблицы. Структура таблиц поручений пользователь настраивает так, как удобно ему.

Программа многопользовательская, с возможностью определения прав доступа. Например, для рядового сотрудника будет доступна лишь функция создания отчета для руководителей. Права доступа настраиваются администратором. Для любого поля таблицы можно подключать справочники, дающие дополнительную информацию. Статусы заданий (выполнено, в процессе, не выполнено) рассчитываются автоматически. Отчеты программа генерирует самостоятельно, можно создавать шаблоны. Возможен экспорт отчетов в электронной форме. Для более быстрого освоения пользователей в этой программе, была добавлена система обучения. Хотя пользоваться данной утилитой не составит никакого труда, особенно для того, кто работал в Excel.

Д ля начала напомним правила осуществления контроля исполнения поручений, к автоматизации которых в помощью стандартных возможностей MS Excel мы позже приступим.

Выделяют контроль по существу решения вопросов и контроль за сроками исполнения заданий.

Контроль по существу

Контроль по существу - это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Такой контроль осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило:

указывается в резолюции руководителя на документе (например, на входящем письме, на заявлении работника) или
прямо пишется в тексте поручения (обычно в приказе / протоколе отдельные поручения оформляют в виде самостоятельных пунктов текста и формулируют их так, чтобы сразу было понятно, что, кому и когда нужно сделать; соответственно, на контроль ставится отдельно каждый пункт - задание / поручение),
когда исполнитель прямо не указан, он определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации.

Если в резолюции/поручении руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа/поручения и, соответственно, организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

Поручения могут вытекать из текста документа, а могут быть «самостоятельными», т.е. незадокументированными и тем не менее подлежащими контролю их исполнения. Если поручение создано на основании документа, оно содержит ссылку на документ-основание (см. заполнение первых четырех колонок в таблице на Рисунке 1). Поручения выдают руководители всех уровней. Однако какие документы/поручения ставить на контроль, каждая организация решает сама. Обычно это все поручения руководителя организации и его замов. Чем больше количество документов в организации, тем важнее упорядочить работу по контролю исполнения документов и тем более выборочно организация подходит к решению вопроса «что будем контролировать» - здесь важна золотая середина. Итак, на контроль обычно ставят выполнение поручений первого лица, занимается этим служба ДОУ или секретарь.

Поручения должны быть четко и однозначно сформулированы:

само поручение;
срок исполнения;
исполнитель (возможно выполнение поручения несколькими лицами, тогда одно назначается ответственным исполнителем, а остальные считаются соисполнителями).

При формировании поручений желательно придерживаться простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат.

Пока поручение находится на исполнении, возможны следующие действия:

автор может изменить срок исполнения поручения;
автор может изменить ответственного исполнителя поручения;
исполнителями создаются отчеты по результатам исполнения;
автор имеет возможность возвращать поручение на доработку или утверждать результат исполнения.

Если задача была разделена между соисполнителями, то их отчеты об исполнении получает ответственный исполнитель. Именно он формирует итоговый единый отчет по поручению и направляет его автору.

Контроль за сроками исполнения

Контроль за сроками исполнения документов/поручений ведет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), а в небольшой организации - секретарь.

Технологию ведения контроля за сроками исполнения можно разбить на следующие процедуры:

фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства;
проверка своевременного доведения документа до исполнителя;
корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (мы фиксируем это в поле «Состояние исполнения», см. Рисунок 1);
напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;
информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;
внесение данных об исполнении документов;
анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Сроки исполнения документов могут быть определены:

Как видите, срок исполнения поручения обычно устанавливается его автором. При этом принято, что поручения, содержащие указание «срочно» , подлежат исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 1-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан , оно подлежит исполнению в срок до 1-го месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно .

В сроковом контроле можно выделить:

текущий контроль,
предупредительный и
итоговый контроль.

Основными видами контроля являются текущий и предупредительный.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов - это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков докладывает об этом руководителю.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня (мы в своей организации делаем это за 4 календарных дня). И тогда сотрудник еще имеет время для своевременного решения вопроса.

Очень важна позиция проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить, может обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его усилий. Кроме того, «сроковая картотека» помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены мероприятия и задания на данное число.

Если при получении документа либо в ходе его выполнения исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю (автору такого поручения), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения , секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную форму новый срок исполнения.

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее 1 дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.

Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения (мы это делаем в поле «Состояние исполнения» регистрационной карточки документа).

Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи мы отражаем в поле «Состояние исполнения».

При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.

Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений, отражающих ход его исполнения, как правило, осуществляется только одним ответственным работником: секретарем-референтом или специалистом ДОУ.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ или другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке (например, «направлено приглашение», «отправлено письмо от... №...» и т.п.). В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем организации с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий (контролируемых документов). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).

Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является стимулирующим фактором повышения дисциплины работников.

Пример контроля поручений с использованием MS Excel

Теперь покажем, что можно автоматизировать при помощи стандартных возможностей MS Excel. Для начала откройте новую книгу MS Excel и создайте в ней таблицу с полями/столбцами/графами, показанными на Рисунке 1. Это основная таблица, в которой отображается информация по сроковому контролю выполнения поручений в нашей организации.

Далее в отдельной ячейке заложите формулу, чтобы при открытии данного листа MS Excel над таблицей всегда высвечивалась текущая дата (обозначена цифрой 1 на Рисунке 1). Потом она пригодится нам в повседневной работе с таблицей. Сделать это можно двумя способами:

Рисунок 2

Свернуть Показать

В данной таблице можно фильтровать строки (т.е. контролируемые поручения) по различным критериям. Но для этого нужно включить фильтр:

Рисунок 3

Экранная кнопка включения фильтра в MS Excel 2007 и 2010

Свернуть Показать

Рисунок 4

Критерии фильтрации строк таблицы по содержимому колонок в MS Excel 2007 и 2010

Свернуть Показать

Показанные выше критерии фильтрации появились в результате нажатия на серую квадратную кнопку вызова фильтра в колонке «Исполнители» (помечена цифрой 1). Ячейки этой колонки заполнены текстом, поэтому программа предложила нам следующие вариации выбора:

2 - во-первых, мы можем отфильтровать одного или нескольких исполнителей, оставив «галочки» только на них; можем также выбрать только пустые строки, оставив «галочку» только в последнем пункте списка; если оставим «галочку» в позиции «Выделить все», то фильтрации по этому критерию не будет (это сейчас показано на Рисунке);

3 - во-вторых, можно фильтровать по тексту, содержащемуся в ячейках колонки, правда, данный критерий больше подойдет при работе с колонкой «Краткое содержание» документа и т.п. Например, если мы точно не помним заголовок, но помним ключевое слово, которое в нем должно быть, то нужно выбрать пункт «содержит...» и набрать это слово без его окончания, тогда в результате фильтра на экране останутся только строки, у которых в поле «Краткое содержание» присутствует набранное нами слово с разными окончаниями.

Снять фильтр можно, выбрав одноименную команду, - обозначена цифрой 6. Если вы фильтровали строки, задавая разные критерии выбора в нескольких колонках, то однократный выбор этой команды снимет фильтр только в той колонке, где вы выбрали такую команду, при этом остальные фильтры в других колонках останутся действующими - каждый из них нужно снимать индивидуально. В тех колонках, в которых фильтр включен, кнопка вызова фильтра меняет свое изображение на кнопку включенного фильтра .

Если колонка, по содержимому которой мы хотим отфильтровать строки таблицы, заполнена датами, то вместо текстового фильтра программа нам предложит другой - специальный для дат - обозначен цифрой 4: мы сможем выбрать не только конкретную дату, но и позже или ранее какой-то даты либо ограниченный период времени, вчерашний, сегодняшний или завтрашний день и т.п.

В нашей таблице есть 3 колонки с датами.

Числовой фильтр (обозначен цифрой 5) специально заточен для работы с колонками, содержимое которых составляют числа (в нашем случае это регистрационный номер документа).

Рисунок 5

Критерии фильтрации строк таблицы по содержимому колонок в MS Excel 2003

Свернуть Показать

В MS Excel 2003 фильтр по содержимому колонки вызывается такой же экранной кнопкой , как и в более поздних версиях программы, но в результате ее нажатия открывается один общий список для выбора конкретного значения ячейки или установки более сложного условия фильтрации, которое уже заточено индивидуально под текст, даты либо числа - оно запускается в отдельном экранном окне после выбора в списке позиции «(Условие...)».

На Рисунках 4 и 5 наглядно показано, по каким критериям мы теперь можем фильтровать строки таблицы в MS Excel разных версий. Мы сможем фильтровать поручения по исполнителям, их авторам, срокам, данным контролируемого документа и любым другим сведениям, заведенным в электронную таблицу. Причем фильтровать можно будет одновременно по нескольким критериям, например:

по каким поручениям срок исполнения истекает сегодня у конкретного исполнителя:
кому выбранный нами руководитель в этом месяце давал поручения:

А теперь научим вас, как можно настроить программу так, чтобы при открытии файла автоматически получать информацию о том, какие поручения должны быть выполнены, к примеру, через 4 дня , чтобы заранее оповестить об этом исполнителей. Для этого мы предусмотрели наличие в таблице специальной колонки, которую назвали «Срок рассылки». Теперь настроим ее:

выделяем ячейку I6 (в первой строке настраиваемой колонки) и печатаем в ней знак «=»;
щелкните «мышкой» по соседней ячейке J6 (в той же строке, но в колонке «Срок исполнения») и вы увидите, что она попала в формулу вычисления содержимого ячейки I6;
далее продолжим закладку формулы, набрав с клавиатуры «-4»;
на этом заполнение формулы завершено (ее текущее состояние всегда можно увидеть в строке формул, расположенной над листом Excel, см. условное обозначение 1 на Рисунке 7, у нас получилось «=j6-4»). Теперь нажмите на клавиатуре Enter - и в ячейке таблицы появится результат вычисления заложенной формулы;
после этого формулу можно скопировать в последующие строки таблицы, и тогда в них в колонке «Срок рассылки» дата всегда будет на 4 дня раньше, чем в колонке «Срок исполнения»: укажите «мышкой» на правый нижний угол ячейки I6 (при этом указатель «мыши» должен принять вид черного жирного крестика), нажмите левую кнопку «мыши» и, не отпуская ее, протяните вниз до конца столбца, затем отпустите кнопку. В столбце I вы увидите даты всех необходимых предупреждений (цифра 2 на Рисунке 7);
далее можно сделать так, чтобы в колонке «Срок рассылки» автоматически выделялись цветом ячейки с текущими, т.е. сегодняшними датами (1 октября это будут одни ячейки, а 2 октября - уже другие и т.д.). Для этого нужно воспользоваться функцией условного форматирования. В MS Excel 2007 или 2010 это делается так:
- выделите все ячейки таблицы столбца «Срок рассылки», располагающиеся ниже «шапки»;
- щелкните кнопку Условное форматирование в группе Стили на вкладке Главная (см. Рисунок 6), выберите команду Правила выделения ячеек , а на открывшейся слева или справа панели выберите команду Дата . Откроется одноименное диалоговое окно, в котором есть два списка (Рисунок 8): в левом нужно выбрать позицию Сегодня , а в правом - способ форматирования ячеек, удовлетворяющих этому условию, например, Светло-красная заливка и темно-красный текст . Далее жмите Оk .

На Рисунке 8 показано, как выглядит готовая таблица с условным форматированием. Открыв эту таблицу, к примеру, 13.08.2012, специалист легко определит, время рассылки каких уведомлений настало.

Можно предусмотреть наличие в таблице последней «технической» колонки, в ней в каждой строке нужно поместить цифру 1. Тогда при фильтрации по любому одному или нескольким критериям вы всегда быстро посчитаете количество отфильтрованных строк. Для этого выделите «мышкой» в этой колонке оставшиеся на экране ячейки - MS Excel посчитает сумму их значений и напишет ее в нижней справочной строке под листом Excel.

Рисунок 6

Условное форматирование

Свернуть Показать

Сроки исполнения документов могут трактоваться по-разному. Например, с какого момента начинать исчислять срок (со дня выдачи поручения или на следующий за ним день)? Его нужно считать в календарных или рабочих днях? Как быть с документами, срок исполнения которых приходится на выходные? А если срок вообще не указан? На все эти вопросы даны развернутые ответы, многое объясняется на примерах (всего их 16) в статье «Как определить сроки исполнения? » на стр. 12 журнала № 8" 2011

Контролировать исполнение всех документов организации нереально. Поэтому вам помогут рекомендации по определению перечня документов, подлежащих контролю исполнения. Вы узнаете, какие сроки исполнения обычно устанавливаются и как это делается, а также как можно поставить на контроль устные распоряжения. См. статью «Что будем контролировать? » на стр. 30 журнала № 7" 2011