Среда для совместной работы с документами. GanttProject хорошее мульти-платформенное решение для управления проектами. Виртуальная рабочая среда: Podio

Перечень программ не ранжированный, программы перечислены в произвольном порядке.

1. TargetProcess
www.targetprocess.com
Программа ориентируется на мировой рынок. Сайт и интерфейс программы исключительно на английском языке, хотя разработчики - белорусы. До 5 пользователей при установке на сервер клиента лицензия бесплатно. При пользовании он-лайн сервисом 10 пользователей на 30 дней бесплатно. Программа реализована на asp, работает только под IIS.

2. Teamwork
www.twproject.com
Платная. Есть русскоязычный интерфейс. Возможно получение бесплатных лицензий для некоммерческих организаций и блогеров. Управление проектами. Поддержка Agile, Scrum, Kanban. Управление документами. Баг трекер. Интеграция с ИТ системами. Планирование ресурсов.

3. Project Kaiser
www.projectkaiser.com
Платная. До 5 пользователей бесплатно. Есть русскоязычный интерфейс.

4. BaseCamp
www.basecamphq.com
www.37signals.com
Платная. Онлайновая. Есть 30 дней бесплатного тестового периода. Есть русскоязычный интерфейс. Широкоизвестная программа управления проектами от 37signals.com.

5. TeamLab
www.teamlab.com/ru/
Бесплатная. Онлaйновая. Можно устанавливать на своем сервере (IIS), а можно использовать сервер TeamLab. Есть русскоязычный интерфейс. Функционал: Управление проектами; Совместная работа (блоги, форумы, Wiki); Управление документами; Мгновенные сообщения (чаты); Календарь; CRM-система; Управление почтой; Версия для мобильных устройств.

6. Trac
www.trac.edgewall.org
Бесплатная. Онлайновая. Частично русифицированная (основные моменты). Позволяет вести проекты, составлять задания, есть Wiki. OpenSource. Мы используем ее при разработке ПО, рекомендуем.

7. Мегаплан
www.megaplan.ru
Есть бесплатная версия. Онлайновая. Полностью русифицированная. Помогает контролировать исполнение задач и поручений и управлять проектами при отсутствии затрат на внедрение и содержание.

8. Copper
www.copperproject.com
Платная. 30 дневная бесплатная пробная версия. Онлайновая. Англоязычная. Copper - это инструмент управления проектами, который помогает вам и вашей команде управлять проектами, задачами, клиентами, контактами и документами онлайн.

9. Pivotal Tracker
www.pivotaltracker.com
Платная. 60 дневная бесплатная пробная версия. Онлайновая. Англоязычная. Pivotal Tracker это Agile инструмент управления, который фокусируется на общении команды разработчиков программного обеспечения.

10. Worksection
www.worksection.com
Есть бесплатная версия. Онлайновая. Изначально на русском. Легкий старт. Удобный, не перегруженный дизайн. Приоритеты задач и Метки. Календарь (интегрируется с Google) и диаграмма ганта. Учет времени. Можно подключить свой FTP. Уведомления о дедлайнах и горящих задачах. Оперативная поддержка.

11. Assembla
www.assembla.com
Платная. 30 дневная бесплатная пробная версия. Онлайновая. Англоязычная. Управление задачами и проблемами. Контроль версий. Wiki и другие инструменты общения для ускорения разработки. Простой обзор работ.

12. TrackStudio
www.trackstudio.ru
Бесплатная для 5 пользователей. Платная для организаций и больше, чем для одного пользователя. Позволяет установить на собственный сервер. Есть русский интерфейс. Система управления проектами, задачами, документацией и файлами, созданная для разработчиков программного обеспечения и ИТ-отделов компаний.

13. LeaderTask
www.leadercommand.ru
Платная. Тестовый период 45 дней. Позволяет управлять персоналом, контролировать поручения, управлять проектами, задачами и контрагентами, вести учет рабочего времени.

14. ProjectMate
www.projectmate.ru
Платная. Тестовый период 30 дней. ProjectMate, система для компаний, оказывающих профессиональные услуги. Интерфейс напоминает Microsoft Outlook. Построена по модульному принципу. На сегодняшний день в ProjectMate реализовано семь основных модулей: «Учет времени», «Биллинг», «Управление проектами», «Бюджетирование проектов», «Управление запросами», «CRM», «Документооборот». Кроме того, к системе можно подключить дополнительные модули, обеспечивающие синхронизацию информации в ProjectMate с «1С:Бухгалтерией», Microsoft Project, мобильными устройствами и Microsoft Exchange.

15. Open Atrium
www.openatrium.com
Бесплатная. Основана на Друпале. В составе компоненты: Блоги, Wiki, Календарь, Список задач, Чат и Панель управления всем этим добром.

16. Простой бизнес
www.prostoy.ru
Есть бесплатная версия. В составе компоненты: Управление организацией. Управление проектами. Документооборот. Управление персоналом. Управление клиентами. Комьюнити. Финансы и бухгалтерия. Личная эффективность. Управление сайтом. Программа "облачная", но удобно, что есть клиент, который работает автономно, синхронизируясь при подключении к интернет.

17. ПланФикс
www.planfix.ru
Бесплатный. Простой в применении. Проекты. Задачи. Действия. Авторы пишут об уникальной идеологии программы.

18. Адванта
www.advanta-group.ru
Онлайн система управления проектами, ориентированная на повышение эффективности всей организации. По функционалу управления проектами она является аналогом таких продуктов как MS Project, Primavera, Мегаплан, но при этом обладает рядом неоспоримых преимуществ, и изначально разработана для российских компаний.

19. Comindware
www.comindware.com
Решение Comindware Tracker упрощает автоматизацию рабочих процессов вашей организации, оптимизирует управление задачами и проектами, заявками, запросами и другими объектами рабочих процессов, обеспечивает более эффективную совместную работу.

20. Merlin
www.projectwizards.net
Программа управления проектами для Mac OS. Существует возможность установить сервер, есть клиенты под мобильные устройства. Платная, есть пробная версия.

21. Papirus
www.papirus.net
Возможность создавать, делегировать, контролировать задачи. Объединять задачи в проекты. Создавать многоуровневые сценарии выполнения задач. Библиотека для общих документов. Синхронизация с Active Directory. Клиенты для мобильных устройств.

22. Ti-Systems
www.ti-systems.ru
Оффлайн система. Единое пространство для управления проектами. Рабочая область проекта и инструменты для руководителей. Карточки проектов. Этапы. Задачи. Участники. Обсуждения. Материалы. Календарь. Бесплатной версии нет.

23. Rillsoft
www.rillsoft.ru
Оффлайн система. 30-дней бесплатно. Планирование проектов. Планирование ресурсов. Планирование специальностей. Планирование исполнителей. Планирование мощностей. Баланс ресурсов. Привязка к местоположению. Контроль исполнения проекта. Планирование ликвидности. Мультипроектное управление. Отчеты по проектам

24. @Управление
www.infortech.ru
Оффлайн система. 30-дней бесплатно. Управление проектами. Управление задачами. Управление документами. Управление версиями.

25. Spider Project
www.spiderproject.ru
Оффлайн система. Есть демо версия. Дорогая и вероятно мощная система. "Технологии управления проектами и система Spider Project помогают принимать обоснованные и проверенные решения, исполнять проекты быстрее, качественнее и с меньшими затратами, а также всегда иметь самую полную и разнообразную информацию о реализуемых проектах.

Диаграммы Ганта, графики и гистограммы, сетевые и организационные диаграммы, Поточная диаграмма, а также всевозможные таблицы позволяют нашим пользователям не только анализировать проект с разных сторон, но и качественно представлять любую информацию о проекте."

26. qdPM
www.qdpm.info
Система на PHP для установки на свой WEB-сервер. Бесплатная. Управление проектами, задачами, пользователями, контактами. Отчеты. Есть более мощная платная версия.

27. JIRA
www.atlassian.com
Система для установки на свой WEB-сервер. Платная. До 10 пользователей, символические 10$. Англоязычная. Русскую локализацию партнеры в России продают за 50 $. Весьма популярна для использования при создании ПО. Управление проектами, задачами, пользователями, контактами. Отчеты. Есть интеграция с системами контроля версий и еще много всяких фич.

28. Projects Manager
www.projects-manager.com
Онлайн система для управления проектами, постановке задач и контроля исполнения. Построение отчетов, фиксация времени работы, оповещения, индивидуальные настройки, прикрепление сопроводительной документации и изображений к проектам и задачам и многое другое.

«Люди не являются островами в открытом океане». Это высказывание успешно можно использовать особенно в том случае, если вы - дизайнер или разработчик. Несмотря на существование платных средств, как Basecamp и Zimbra , вы можете использовать ещё и бесплатные, которые, пожалуй, не уступают платным (а порой и обгоняют их).

В этой статье мы рассмотрим 14 бесплатных Web-приложений для совместной работы в сети Интернет. Нужен вам простой редактор с самыми основными возможностями или полнофункциональное приложение для управления проектами, вы сможете обнаружить здесь по крайней мере одно приложение, удовлетворяющее вашим требованиям.

13. Vyew

Vyew очень похожа на Twiddla: с помощью неё можно устраивать конференции, в которых одновременно могут участвовать до 20 человек. Вы можете открывать в общий доступ свои рабочие столы, использовать встроенное средство для захвата экрана. Вместе с тем, вы можете создавать и обмениваться диаграммами с другими участниками конференции с помощью расширения DiagramVyew.

14. Writeboard

Написанное небезызвестной группой энтузиастов 37 Signals, данное приложение - простой способ обмениваться информацией вместе с коллегами. Вы начинаете с созданием собственного рабочего пространства, приглашаете коллег и просто начинаете писать. Ваши коллеги смогут увидеть ваши изменения и правки в режиме реального времени. Вы можете сохранять и отслеживать изменения, создавать новые и откатывать документ к старым версиям.

Как вы обозначаете версию документа? Есть ли у вас файлы, содержащие в названии все варианты слова «финальный»? Ну, например, text_old_final_end(1)_!!!really-final.docx.

Это немного абсурдно выглядит, но если вы последите за документами у вас в системе, то обнаружите довольно много «хвостатых» названий. Особенно если файл редактируется несколькими авторами. Например, текст договора может правиться почти бесконечно, дай только волю. И в результате у вас скапливается десяток версий, каждая помечена нарастающим хвостом пометок - тут и даты правок, и инициалы участников, и сакраментальные «final» и «last».

Понятно, что с этим надо как-то справляться. И приводить работу с документами в систему, которая будет понятна всем. Основные требования к порядку просты:

Обозначения должны быть понятны всем участникам.
Должны храниться все (важные) версии документов.
Документы должны принадлежать проектам, а не лежать в общей куче.
Доступ к документам должен быть управляемым.
Не обязательно, но удобно иметь инструменты для совместной работы над документом.

Мы не станем обсуждать офлайновые способы управления документами. Вы, конечно, можете написать регламент обозначения документов и пересылать вордовские и экселевские файлы почтой. Это приведет к разрастанию рабочих папок у каждого участника процесса, а со временем - к постоянным сверкам, кто какой док сейчас редактирует.

Поэтому давайте вознесемся в облака - именно там сейчас происходит самое интересное.

1. Google Drive

«Большой Брат» дает нам почти идеальный инструмент для управления документами.

Google Docs - это не просто онлайновый редактор документов, тут хранятся старые версии, можно комментировать и редактировать доки «в три руки».
Google Sheets - это и таблицы для расчетов, и хороший функционал для учета.
Google Drive сам по себе - инструмент управления доками, вы можете организовать единую структуру для хранения документов четко назначить доступы к каждой папке.

Плюсы Google Drive

Они очевидны. Это облако, со всеми его преимуществами.

Минусы

Систему учета - вложенность папок, доступы к файлам и табличку для контроля - придется создать самим.
Не всех устраивает использование столь открытой платформы - все-таки это целый Google, он индексирует все, что шевелится, и за приватность мы ему не заплатили.

Обратите внимание: практически в каждой уважающей себя системе есть интеграция с Google-доками - вы увидите это дальше в обзоре. И это разумно - экономнее использовать работающий функционал, нежели тратить усилия на создание своего аналога.

Однако мы хотим предупредить: конфиденциальную и коммерческую информацию, пароли и прочие важные сведения лучше хранить там, где доступ регулируется более жестко.

2. Trello

Виртуальная доска со списком задач и проектов. Доски можно называть как вам удобно - и наглядно видеть процесс выполнения заданий. К каждой задаче вы можете прикрепить документы: с компьютера, Google Диска, Dropbox и т.д. Из интересного - в Trello Business Class вы можете прикреплять не только документы, но и pull-запросы GitHub, Slack беседы и лиды из Salesforce. Для совместной работы вы можете использовать связку Trello + Google Docs: прикреплять файлы Google Docs, которые можно открыть на диске и там же редактировать - оставлять новые комментарии и т.д.

Плюсы решения:

Trello - очень простая для освоения система. За час с ней способны разобраться люди, которые никогда не пользовались подобными решениями.
Задачи и процесс их выполнения видны наглядно, как на пробковой доске. Дизайн удобный и современный, ничего лишнего.

Минусы:

Нет инструмента для совместной работы с документами. Т.е. вы либо пользуетесь Google Docs, либо каждый загружает свою версию. Да, все документы в любом случае будут собраны в одной задаче, и вы ничего не потеряете. Но если нужна более серьезная автоматизация, то Trello не оптимальный вариант.
Если проектов и задач действительно много, Trello может запутывать из-за особенностей структуры. Постоянно переключаться между досками не слишком удобно.

3. Worksection

Онлайн-система управления проектами с возможностью учета финансов. В каждую задачу вы можете добавить разные типы файлов - и затем редактировать их опять же с помощью Google. Или скачать и загрузить заново.

Источник: worksection.com

Для каждого файла вы можете сделать описание, выбрать метки (например, need review, urgent! и др), ограничить доступ - т.е. сделать файл видимым только для определенных пользователей. Если вы создаете задачу или комментарий с ограниченной видимостью, не для всех, то прикрепленные туда файлы автоматически получают те же настройки приватности.

Все файлы проекта можно сортировать по разным критериям: типу, дате, задачам, размеру, названию. Можно просмотреть только файлы, которые относятся к невыполненным задачам, а можно - все.

Вы также можете удалить, скачать, назначить метки группе файлов, просто выделяя их в разделе.

Новые версии документов можно загружать к старым - для этого достаточно навести мышкой на старый файл и нажать на значок слева от него. Новый документ загрузится и займет верхнее место в списке. При этом старая версия тоже сохранится.

Источник: worksection.com

Фишка решения - в продвинутом тарифе вы можете подключить собственное FTP-хранилище. Тогда лимитов на загрузку файлов не будет вообще.

Плюсы решения:

Worksection - современная система с широкими возможностями по управлению проектами и файлами. Фактически вам доступен весь функционал для удобной совместной работы.
Отдельно отмечу расчет затрат - если определить стоимость часа работы специалиста, вы можете видеть себестоимость каждой отдельной задачи.
Удобный интерфейс, возможность назначить дедлайн для всего проекта, не только по задачам. Наглядно виден % затраченного времени, комфортно контролировать.

Минусы:

В бесплатной версии у вас всего 2 активных проекта и 50 Мб на диске для файлов. 10 Гб включены уже в корпоративный тариф, по цене 49$ в месяц. При этом тоже есть ограничение по активным проектам - 50 штук. Нам кажется, что даже для средней компании 50 проектов и 10 Гб недостаточно. Премиум стоит 99$, но и там активные проекты ограничены - 100.

4. Мегаплан

В Мегаплане реализован отдельный модуль «Документы», который позволяет хранить файлы с различным уровнем вложенности. Для каждого документа вы можете настроить видимость - открыть доступ только определенным сотрудникам.

При редактировании новый вариант файла допустимо загрузить к старому как версию. Сотрудники могут подписаться на уведомления о загрузке новой версии - по почте, SMS, в строке информера, каждый определяет это сам в настройках.

Источник: help.megaplan.ru

Текстовые документы можно создавать прямо в Мегаплане . Но просматривать и редактировать их можно будет тоже только в Мегаплане, нельзя скачать в каком-то другом формате.

Также в программе предусмотрены шаблоны для типовых документов.

Источник: help.megaplan.ru

Плюсы Мегаплана:

Удобный и достаточно простой интерфейс.
Возможности бесплатной работы для 10-ти пользователей, в том числе работы с документами.

Минусы Мегаплана:

Нет полноценной возможности создавать разные типы документов прямо в системе.
Стоимость тарифа всего на 10 пользователей достаточно высока - порядка 250$ за «все включено».

5. Битрикс24

Это комплексное решение с CRM-системой для бизнеса, где хорошо продуманы все возможности для совместного доступа и редактирования документов. К каждой задаче и комментарию вы можете прикреплять файлы - с компьютера или же с любого дискового хранилища, а также сразу создавать новые файлы в Google Docs или Microsoft Office Online.

Совместное редактирование документов онлайн доступно в . Если вы редактируете загруженный документ через Google Docs, можно его прикрепить к комментарию - и появится строчка о том, что пользователь загрузил новую версию документа. В Битрикс24 реализован умный поиск - все документы легко искать по названиям или проектам, выводятся подсказки.

Файлы, относящиеся к каждому проекту, можно сортировать по дате, по названию, по размеру. Приватность устанавливается также согласно настройкам папки проекта, где хранится документ. Вы можете запретить редактирование всем, кроме автора задачи.

Фишка Битрикс24 - каталог приложений. Например, бесплатно можно установить «Конструктор документов», который помогает создавать типовые файлы в форматах.docx, .pdf. Шаблоны легко редактируются, их можно отправить по электронной почте, вести журнал сохраненных документов.

В Битрикс24 к каждой задаче прикрепляется ссылка на документ, который пользователи могут совместно редактировать, комментировать и обсуждать в рамках задачи. Проще всего хранить документы на системном диске. Если по каким-то причинам вас не устраивает Битрикс24.Диск, можно использовать вместо него любое другое облачное хранилище. Но это удобно не всем и не всегда.

Плюсы Битрикс24

Почти все возможности (кроме блокировки документов и отключения публичных ссылок на них) доступны в бесплатной версии комплексного решения. Также доступно 5 Гб в облачном хранилище. А за 199$ (верхний тариф) вы получаете неограниченный объем. Плюс экономия на лицензионных офисных программах.
Большой выбор приложений для оптимизации работы с документами.
Поддержка версий документов и уведомления о загрузке новых.
Широкий функционал - в одном решении вы получаете все нужное для электронного документооборота.

Минусы решения:

Настройки приватности файла задаются через группу или задачу, к которой он привязан, файл нельзя сделать видимым или невидимым для определенных пользователей, просто поставив метку.
Нет функции добавления краткого описания к файлу.

Подведем итоги

Если у вас немного проектов и участников, а требования к документам не слишком сложны, можно остановиться на самом простом решении - например, Trello и подобные. Для простой работы с задачами этого вполне достаточно - каждый прикрепляет нужные файлы и при необходимости их заменяет.

Если речь идет о полноценной совместной работе и онлайн-согласовании, нужно рассматривать комплексные решения - такие, как и аналогичные системы управления. Все их возможности надо анализировать и сравнивать, а затем выбирать, опираясь на тот функционал, который вам нужен.

И пара советов - которые пригодятся при работе в любой системе:

Даже если вы используете сложную систему, которая «сама все упорядочит», следите за тем, чтобы документы и задачи назывались по одинаковым правилам. Это упростит навигацию по проектам.
Разделяйте доступы - рабочие документы стоит хранить во внутренних группах, а клиенту отдавать уже чистый документ без комментариев и правок.
Лайфхак : если вы используете Ворд в режиме редактирования, не забудьте перед отправкой файла зайти в Рецензирование и принять все исправления. Иначе клиент может заметить, как вы несколько раз поменяли сроки или цену.

список веб-приложений, которые помогут организовать работу команд удаленного сотрудничества и совместной работы над проектами и документами.

Google Docs заслуживает уважения за распространение идей совместной работы в массы. Этот сервис включает веб-календарь, документы, таблицы, рисунки и презентации, которые позволяют всем членам команды редактировать один и тот же файл одновременно.

Freemium-версии - в наличии

Ограничивается свободным пространством Gmail или Google Apps + платные пакеты

Onehub - это веб-приложение, которое предоставляет все необходимое для того, чтобы легко и безопасно обмениваться файлами и совместно работать с ними в Интернете. Сервис позволяет обмениваться большими файлами и видео, иметь доступ к общим календарям, спискам задач и командным обсуждениям.

Freemium-версии - в наличии

Бесплатно выделяемое пространство - 1 Гб