Положение о персональных данных работников. Разработка положения о персональных данных работников. Образец приказа о неразглашении персональных данных

Закон не установил строгой формы положения о защите персональных данных, но он должен соответствовать требованиям, которые предъявляет к защите персональных данных работника ТК РФ.

Основное содержание положения о защите персональных данных

В положении должно быть указано следующее:

• цель и задачи фирмы в области
• понятие и состав персональных данных;
• в каких структурных подразделениях и на каких носителях (бумажных, электронных) накапливаются и хранятся эти данные;
• как происходит сбор персональных данных;
• как они обрабатываются и используются;
• кто (по должностям) в компании имеет к ним доступ;
• как персональные данные защищаются от несанкционированного доступа;
• права работника в целях обеспечения защиты своих персональных данных;
• ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными работников.

Как работать с положением о защите персональных данных

Положение о защите персональных данных работника утверждает руководитель фирмы или уполномоченное им лицо. А вводится в действие этот документ приказом руководителя.

Положение о защите персональных данных выглядит так, как показано далее.

Положение о защите персональных данных работников

Каждый работник, который в силу своих должностных обязанностей имеет доступ к персональным данным других работников, должен подписать обязательство об их неразглашении.

Перечень лиц, которые имеют доступ к персональным данным работника, обычно оформляют в виде приложения к положению.

В первую очередь это сотрудники кадровой службы, так как они собирают и формируют данные о работнике, руководители структурных подразделений (например, начальники отделов). Однако последние вправе запрашивать только те данные, которые необходимы для выполнения конкретных трудовых функций (например, чтобы рассчитать льготы по налогам, бухгалтерия получит не все сведения о работнике, а только данные о количестве его иждивенцев). Оформляют приложение так.

Список уполномоченных лиц в получении персональных данных работников

Работодатель обязан с положением о защите персональных данных, а работник – расписаться в этом. Факт ознакомления обычно оформляют распиской, которая остается у работодателя. Вот ее образец.

Расписка об ознакомлении с положением о защите персональных данных работников

Если просто, то персональные данные — это сведения о человеке. Закон № 152-ФЗ от 26.07.2006 дает более длинную формулировку, где человек именуется субъектом, который определяется по четким критериям правовых норм. Также вопрос регламентирован главой 14 Трудового кодекса Российской Федерации и Конституцией Российской Федерации.

В первую очередь тема важна для работодателей, так как трудовые правоотношения напрямую связаны с обработкой сведений о персонале. Именно поэтому на каждом предприятии утверждается Положение о работе с персональными данными работников. К этим данным относятся:

• место жительства (регистрации);
• номер телефона;
• данные о документе, удостоверяющем личность;
• доходы (зарплата, налоги);
• наличие детей;
• семейное положение;
• образование;
• состояние здоровья;
• количество проработанных лет (стаж).

Утверждая Положение об обработке и защите персональных данных, вы можете дополнить или детализировать перечень.

Положение о защите персональных данных — 2019

Если обратиться к ст. 87 Трудового кодекса Российской Федерации и к статье 81.1 ФЗ 152, то прямого указания на порядок оформления работы с данными сотрудников нет. Нормы просто указывают на необходимость регламентировать такие операции. Самый распространенный на практике способ — издание соответствующего внутреннего документа. Образец Положения о персональных данных — 2019 можно скачать после прочтения статьи.

Локальный акт утверждается приказом по предприятию и подлежит доведению до сведения работников. Кроме ознакомления с самим локальным актом, работники подписывают согласие на обработку. Обработка — это сбор, систематизация, накопление, хранение, передача, уничтожение информации. Большую часть операций осуществляет специалист отдела кадров.

Цель локального акта — защитить личную, семейную тайну, обеспечить неприкосновенность частной жизни. Исходя их этих принципов, необходимо отразить в локальном документе следующее:

• виды ПД;
• действия, которые осуществляются с этими данными;
• кто и каким образом имеет доступ к охраняемой информации;
• обязанности лиц, осуществляющих обработку;
• ответственность за разглашение.

Образец Положения о персональных данных работников — 2019

Доступ к информации

Безусловно, доступ к информации имеется у оператора (тот, кто осуществляет обработку). Сам субъект имеет право обратиться к оператору за информацией, в том числе с требованием уточнить, изменить или дополнить ее. Сведения предоставляются оператором в доступной форме, при этом в них не должно быть информации о других лицах.

Статья 14 ФЗ № 152 содержит исключение, когда доступ субъекта ПД к его данным может быть ограничен. Речь идет о случаях легализации преступно полученных денежных средств, когда данные были получены в ходе ОРМ, и другие случаи.

Ответственность

Если сведения, ограниченные в распространении, были сообщены другим лицам, то виновные граждане понесут ответственность в виде штрафа в сумме 500 или 1000 рублей. Должностные лица за утечку данных заплатят от 4000 до 5000 рублей, согласно ст. 13.14 КоАП РФ.

Чтобы сотрудники вашей компании не допускали подобных нарушений, издайте локальный акт и контролируйте его соблюдение. Если вам необходим образец Положения об обработке персональных данных работников, то можно его скачать в нашей статье.

Кроме того, за разглашение личных данных могут уволить, так как эти сведения относятся к категории охраняемых законом. Основание (статья) для расторжения трудовых отношений — подпункт «в», пункта 6, части 1, статьи 81 ТК РФ.

Персонал бюджетной организации, имеющий доступ к информации о сотрудниках, обязан подписать документ, который предусматривает неразглашение персональных данных. Это понятие включает в себя:

1. Свободу и защиту прав работников, что контролируется федеральным законодательством. Семейные тайны и личная жизнь сотрудников являются тайной и не должны разглашаться третьим лицам.
2. Бумажное закрепление в виде приказа данных прав, в котором прописывают число работников, имеющих право доступа к сведениям о сотрудниках предприятия.

В оформленном документе работники предоставляются и снимают с себя право:

• передавать такую информацию персонала третьим лицам;
• использовать контактные данные и любые сведения о работниках с целью извлечения выгоды;
• скрывать информацию о том, что кто-то пытается получить данные о персонале.

Для чего нужно и когда пишется

Обязательство о неразглашении личных данных нужно для того, чтобы директор бюджетной организации смог обозначить ответственность, а при выявлении нарушений — привлечь к ней сотрудников, имеющих доступ к таким данным. Число ответственных лиц может варьироваться в зависимости от размеров организации. На малых предприятиях это может быть один человек (например, главный бухгалтер), на крупных — несколько сотрудников из следующих структурных отделов:

• бухгалтерии;
• отдела кадров;
• отдела продаж и других.

В зависимости от особенностей деятельности бюджетной организации и ее оргструктуры, этот список может быть увеличен.

В перечень типовой документации отдела кадров бюджетной организации должна входить форма обязательства о неразглашении персональных данных. Обычно бумага подписывается ответственными лицами в момент приема нового сотрудника на работу.

Что по этому поводу говорит закон

Статья о неразглашении персональных данных третьим лицам содержится в ФЗ № 152 от 27.06.2006 (ст. 7). Но факт существования этой статьи не предоставляет право директору бюджетной организации по умолчанию возлагать ответственность на работников, которые имеют доступ к личным данным.

Руководитель обязан оформлять обязательства о неразглашении сведений о работниках в соответствии с Постановлением Правительства от 15.09.2008 № 687. В пункте 6 Постановления говорится, что сотрудники, которые обрабатывают данные, должны быть проинформированы, что обрабатывают именно личные данные, а также об особенностях и правилах такой работы. Последние должны быть установлены нормативными правовыми актами.

Помимо этого, для защиты личной информации работников директор бюджетной организации обязательно издает приказ, которым назначаются лица, ответственные за обработку (ч. 1 ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ).

Что писать в обязательстве о неразглашении персональных данных

В бумаге перечисляются виды ответственности работника, касающиеся:

• знания и соблюдения требований, предусмотренных законом по получению, хранению, передаче и обработке информации, которая содержит личные данные;
• сохранения в тайне полученных сведений;
• соблюдения нормативных и правовых актов;
• в ситуации исчезновения либо потери персональных данных о сотруднике организации нужно незамедлительно сообщить об этом руководителю для принятия соответствующих мер.

Ответственный сотрудник заверяет подписью бумагу, тем самым соглашаясь с названными пунктами. Оригинал документа оставляют на руках у директора предприятия, а копию передают лицу, подписавшему договор.

Образец обязательства о неразглашении персональных данных работников

Образец приказа о неразглашении персональных данных

Ответственность за нарушение

В ст. 24 ФЗ № 152 говорится, что нарушение правил обращения с личной информацией о сотрудниках влечет за собой ответственность, установленную федеральным законодательством. Ее характер прописан в ст. 13.14 КоАП РФ. Нарушения, касающиеся разглашения личных сведений, влекут за собой наложение административных штрафов на граждан в размере от 500 до 1 000 рублей, на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 рублей.

В 2019 году размеры штрафов составляют:

• для граждан — от 1000 до 3000 рублей;
• для должностных лиц — от 5000 до 10 000 рублей;
• для предприятий — от 30 000 до 50 000 рублей.

Также за разглашение персональных данных предусмотрена ответственность в виде увольнения (подп. «в» п. 6 ч. первой ст. 81 ТК РФ). Эта ответственность была введена в 2006 году в связи с внесением в Кодекс изменений Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ.

Определяет как любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к субъекту или позволяющую его идентифицировать (п.1 ст. 3). При этом законодательный акт не содержит разъяснения, какие именно сведения о физическом лице включает в себя данное понятие. В контексте трудовых отношений к ним, как правило, относятся:

• дата рождения;
• паспортные данные;
• адрес регистрации и проживания;
• номер СНИЛС;
• информация об образовании и трудовом стаже.

Это лишь минимальный перечень сведений о себе, которые человек предоставляет при приеме на работу. В процессе сотрудничества к нему добавляются: условия трудового договора и дополнительных соглашений, сведения о постановке на воинский учет, социальные льготы, данные о дисциплинарных взысканиях и поощрениях, отчеты для органов статистики и прочие. Массив полученной информации составляет личное дело работника.

Для чего нужно положение о работе с персональными данными

Принимая человека на работу, предприятие берет на себя функции оператора по обработке данных. Иными словами, работодатель осуществляет сбор, хранение, систематизацию, накопление и обновление информации, касающейся работников. Работа с личными данными ведется как с использованием средств автоматизации, так и без их применения. Обработка конфиденциальных сведений осуществляется не только в период сотрудничества, но и после его завершения, на стадии архивирования. Ст. 22.1 обязывает организации хранить личные дела работников в течение 75 лет. На всех этапах обработки личных сведений работодатель обязан предотвращать передачу их третьим лицам при отсутствии на то законных оснований. Комплекс соответствующих мер должен быть задокументирован как положение о работе с персональными данными работников.

Структура положения о персональных данных

Составляя положение о защите персональных данных 2019, рекомендуется придерживаться следующей структуры:

Как ввести в действие положение об обработке и защите персональных данных 2019

На этапе разработки документа его содержание следует согласовать с руководителями отделов, задействованных в обработке данных, и юридической службой. Готовый локальный нормативный акт утверждается . Приказ также издается в случае внесения изменений в текст документа. Если по каким-либо причинам положение о защите личных данных отсутствует на предприятии, необходимо незамедлительно его оформить и довести его содержание до всех работников. Сотрудники, принимаемые на работу, должны прочесть положение до подписания трудового договора. Подтверждение ознакомления с текстом оформляется на усмотрение работодателя. Наиболее удобный способ - ведение журнала ознакомления с локальными нормативными актами. При необходимости работник может сколько угодно раз обращаться за текстом документа. Чтобы упростить данную процедуру, рекомендуется выложить образец положения об обработке персональных данных работника в ресурсы корпоративного электронного доступа.

Персональные данные работника и меры по их охране

Определение термина «персональные данные» для трудовой сферы до 07.05.2013 содержалось в ст. 85 ТК РФ. В качестве таковых указывались исключительно сведения, требующиеся и полученные работодателем в связи с трудовой деятельностью субъекта.

Сейчас данная норма исключена, а толкование понятия персональных данных содержится в ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ: это вся информация, относящаяся к физлицу.

Работодатель как субъект, осуществляющий обработку личных сведений, обязан гарантировать защиту такой информации от противоправного доступа и использования.

Примеры документов, включающих персональные данные:

• карточка сотрудника (форма Т-2) содержит Ф.И.О. лица, сведения о семье, оконченных учебных заведениях;
• в трудовой книжке указаны стаж, предшествующие места работы;
• трудовой договор содержит название должности, размер вознаграждения и т.д.

Ст. 86 ТК РФ отмечает, что единственным источником личных сведений может выступать сам сотрудник. Когда такими данными обладает постороннее лицо, получить их допускается при условии, что на это согласен работник.

ВАЖНО! Грубым нарушением закона является сам факт необеспечения сохранности документации, содержащей персональную информацию, вне зависимости от наступления для лица негативных последствий (определение Челябинского облсуда от 14.03.2016 № 11-1913/2016).

Нюансы составления положения о работе с персональными данными (2018-2019)

В ст. 87 Трудового кодекса и ст. 18.1 закона зафиксирована обязанность работодателя по формулировке и закреплению во внутренних актах порядка обработки, хранения личных данных персонала, перечня шагов по их защите. Указанным документом чаще всего является положение об обработке персональных данных работников.

Закон не предъявляет специфических требований к составлению локального акта. На практике в него включается следующая информация:

• общие нормы, содержащие предназначение акта, ссылки на нормативную основу его разработки;
• состав личных сведений, список их носителей;
• права работника по контролю за обращением с его личной информацией;
• меры, которые требуется предпринимать организации для защиты сведений, порядок обработки, использования;
• последовательность действий при передаче персональной информации;
• список сотрудников, обладающих доступом;
• санкции за неисполнение правил обращения с рассматриваемыми сведениями.

Положение о персональных данных работников подлежит утверждению приказом руководителя юрлица.

ВАЖНО! Всем работникам указанный акт предоставляется для ознакомления, для чего может быть заведен специальный журнал с перечнем работающих в компании субъектов, где каждый ставит подпись после прочтения правил.

Образец положения о работе с персональными данными можно скачать по ссылке: /filemanager/download/4803">Положение о работе с персональными данными (образец-2018-2019).

Работодатель, выступая субъектом, получающим и обрабатывающим личную информацию персонала, обязан принять необходимые меры для ее защиты при обработке, хранении, использовании. Соответствующие меры регламентируются положением о персональных данных, предоставляемым для ознакомления всем работникам.