Положение по табельному учету пример. Учитываем нюансы организации. Внесение изменений в правила внутреннего трудового распорядка

(код формы 0504421)

муниципального казенного дошкольного образовательного учреждения города Новосибирска

«Детский сад № 8

комбинированного вида «Земляничка»

г. Новосибирск 2016

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени сотрудниками ДОУ (на основании Приложения № 5 к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. № 52н).

1.2. Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421) (далее – Табель (ф. 0504421) применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени. Выбор способа заполнения Табеля (ф. 0504421) определяется актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения.

1.3. Для ведения Табеля (ф. 0504421) приказом заведующего ДОУ назначаются ответственные лица из числа сотрудников ДОУ.

1.4. В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания сотрудников ОУ на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет.

1.5. Табель (ф. 0504421) открывается ежемесячно за 2-3 дня до начала расчетного периода на основании Табеля (ф. 0504421) за прошлый месяц.

1.6. Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет:

· ведет учет штатного состава сотрудников;

· на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов категорий, предоставлением отпусков и т. д.;

· осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя ДОУ о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;

· контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности , справок по уходу за больными, подписанных руководителем увольнительных и других;

· готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и нерабочие праздничные дни.

1.7. В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, руководитель ДОУ путем издания Приказа на этот период назначает ответственного исполнителя.

1.8. Все сотрудники, в обязанности которых вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.

2. Правила заполнения табеля

2.1. Табель учета рабочего времени ведется в электронном и бумажном варианте.

2.3. Табель содержит визу заведующего детского сада: наименование должности, Ф.И.О., подпись, дату подписания.

· Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии с исполнением штатного расписания ДОУ.

· В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с Приказом на увольнение (с докладной запиской – в случае увольнения по инициативе работодателя). В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день включительно, а после дня увольнения проставляется «-».

· Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам фамилии).

2.5. В Табеле (ф. 0504421) регистрируются случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, или фактические затраты рабочего времени. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней – условные обозначения отклонений. В нижней части строки записываются также часы работы в ночное время.

2.6. При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период), нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой – условное обозначение вида отклонений, а знаменатель – часы работы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в Табеле (ф. 0504421) повторяется.

2.7. В сроки, установленные порядком документооборота учреждения работником, ответственным за ведение Табеля (ф. 0504421), отражается количество дней (часов) неявок (явок), а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время и другие виды) с записью их в соответствующие графы. Заполненный Табель (ф. 0504421) подписывается лицом, на которое возложено ведение Табеля (ф. 0504421).

2.8. Заполненный Табель (ф. 0504421) и другие документы, подписанные ответственными должностными лицами, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов. Табель (ф. 0504421) используется для составления Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) (Расчетной ведомости (ф. 0504402).

2.9. При обнаружении лицом, ответственным за составление и представление Табеля (ф. 0504421), факта не отражения отклонений или неполноты представленных сведений об учете рабочего времени (представление работником листка нетрудоспособности, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику и т.д., в том числе в связи с поздним представлением документов), а также выявленных ошибок, лицо, ответственное за составление Табеля (ф. 0504421), обязано учесть необходимые изменения и представить корректирующий Табель (ф. 0504421), составленный с учетом изменений в порядке и сроки, предусмотренные документооборотом учреждения.

2.10. В строке «Вид табеля» указывается значение «первичный», при представлении Табеля (ф. 0504421) с внесенными в него изменениями, указывается значение «корректирующий», при этом при заполнении показателя «Номер корректировки» указывается:

– цифра «0» проставляется в случае представления лицом, ответственным за составление Табеля (ф. 0504421), первичного Табеля (ф. 0504421);

– цифры, начиная с «1», проставляются согласно порядковому номеру корректирующего Табеля (ф. 0504421) (корректировки) за соответствующий расчетный период.

2.11. Данные корректирующего Табеля (ф. 0504421) служат основанием для перерасчета заработной платы за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу начисления заработной платы.

2.12. Табель заполняется за период, за который предусмотрена выплата заработной платы.

2.13. Периоды заполнения и сроки представления в бухгалтерию Табеля (ф. 0504421) определяются актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения в части графика документооборота.

2.14. Данные о затратах рабочего времени, вносимые в электронную базу, должны соответствовать данным табелей.

2.15. В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.

3. Порядок формирования и представления табелей

3.1. Не реже одного раза в неделю работник, ответственный за табельный учет, собирает данные об использовании рабочего времени.

При выходе работников в течение рабочей смены ответственным за ведение табеля фиксируется время выхода и возвращения. Если работник выходил не по производственной необходимости и работник не относится к категории А, время отсутствия вычитается из баланса отработанного времени.

3.2. Все опоздания и преждевременные уходы с работы фиксируются ответственным за ведение табеля учета рабочего времени и вычитаются из баланса рабочего времени. Исключение составляют работники, приходящие на работу позже или раньше уходящие с согласия администрации ДОУ, а также работники, относящиеся к категории А.

3.3. Данные о случаях опозданий, самовольных уходов с работы направляются руководителю детского сада ответственным лицом за ведение учета табеля рабочего времени в форме аналитической записки о нарушениях работниками режима труда и отдыха.

3.4. Данные об использовании рабочего времени заносятся ответственными за табельный учет в электронную базу до 10 и 25 числа отчетного месяца.

При заполнении Табеля (ф. 0504421) применяются следующие условные обозначения:

Учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.

Положение об учете рабочего времени (образец заполнения)

Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ ответственностью "Верона" Генеральный директор (ООО "Верона") ООО "Верона" Воробьев С.Ф. Воробьев "14" сентября 2012 г. ПОЛОЖЕНИЕ Москва об учете рабочего времени

1.1. Положение об учете рабочего времени (далее - Положение) является локальным нормативным актом общества с ограниченной ответственностью "Верона" (далее - Общество или Работодатель), разработанным и принятым в соответствии с трудовым законодательством (гл. 15, 16 ТК РФ, Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

1.2. Настоящее Положение определяет порядок учета рабочего времени работников Общества.

1.3. Настоящее Положение распространяется на всех работников Общества независимо от условий заключенного трудового договора.

1.4. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором и действует до введения нового Положения об учете рабочего времени.

1.5 Внесение изменений в настоящее Положение производится приказом генерального директора.

2. ВИДЫ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

2.1. В Обществе применяются следующие виды учета рабочего времени:

Поденный;

Недельный;

Суммированный.

2.2. Поденный учет рабочего времени применяется в отношении работников, которым установлены режимы пятидневной или неполной рабочей недели с равной (одинаковой) продолжительностью ежедневной работы.

Учетный период при поденном учете рабочего времени составляет один рабочий день. Подсчет фактически отработанных работником часов производится ежедневно. При этом работа по инициативе работодателя за пределами установленной конкретному работнику продолжительности рабочего дня подлежит учету и оплате как сверхурочная.

2.3. Недельный учет рабочего времени применяется в отношении работников, работающих в режиме гибкого рабочего времени по графику пятидневной или неполной рабочей недели с неравной (неодинаковой) продолжительностью ежедневной работы.

Учетный период при недельном учете составляет одну неделю. Подсчет фактически отработанных работником часов производится ежедневно и нарастающим итогом суммарно за неделю. Общая продолжительность еженедельной работы не должна превышать нормального числа рабочих часов за неделю для данной категории работников. Работа, выполняемая по инициативе работодателя за пределами установленной работнику еженедельной продолжительности рабочего времени, подлежит учету и оплате как сверхурочная.

2.4. Суммированный учет рабочего времени применяется в отношении работников, которым установлен режим рабочей недели с предоставлением выходных дней по скользящему графику (2/2 или двухсменная работа).

Суммированный учет рабочего времени устанавливается работнику:

при приеме на работу - путем внесения соответствующего условия в трудовой договор;

в процессе работы - путем внесения соответствующего условия в дополнительное соглашение к трудовому договору:

В случае перевода работника на работу, по условиям выполнения которой не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность работы;

В связи с изменением в порядке ст. 74 ТК РФ организационных или технологических условий труда, делающих невозможным дальнейшее соблюдение установленной для данной категории работников ежедневной или еженедельной продолжительности работы.

Учетный период при суммированном учете рабочего времени составляет квартал. Подсчет фактически отработанных работником часов производится ежедневно и нарастающим итогом суммарно за квартал. Общая продолжительность фактической работы конкретного работника в целом за квартал не должна превышать нормального числа рабочих часов за указанный период для данной категории работников.

Нормальное число рабочих часов за квартал исчисляется по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье исходя из следующей продолжительности ежедневной работы (смены):

При 40-часовой рабочей неделе - 8 часов;

При продолжительности рабочей недели менее 40 часов - количество часов, получаемое в результате деления установленной продолжительности рабочей недели на пять дней.

Продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час (п. 1 Порядка исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 N 588н).

При подсчете нормы рабочего времени для конкретного работника за учетный период часы, приходящиеся на периоды, когда работник не работал, но за ним сохранялось место работы (временная нетрудоспособность, все виды отпусков, дополнительные выходные дни и т.п.), подлежат исключению.

Часы, отработанные работником по инициативе работодателя сверх нормы рабочего времени за учетный период, являются сверхурочными и подлежат оплате по правилам ст. 152 ТК РФ.

3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

3.1. В целях учета рабочего времени в каждом структурном подразделении Общества ведется (в электронном и бумажном видах) табель учета рабочего времени - разд. 1 унифицированной формы N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда", утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - табель).

3.2. Табельный учет рабочего времени работников структурных подразделений производится:

Руководителем конкретного структурного подразделения в соответствии с его должностной инструкцией;

Иным работником соответствующего структурного подразделения, ответственным за ведение табельного учета рабочего времени в данном подразделении. Назначение ответственного лица производится приказом генерального директора Общества по представлению руководителя соответствующего структурного подразделения. Возложение обязанностей по ведению табельного учета осуществляется в порядке, предусмотренном ст. ст. 60.2 и 151 ТК РФ для случаев совмещения должностей (профессий).

3.3. Лицо, ответственное за ведение табельного учета в подразделении:

Ведет учет штатного состава работников подразделения;

Контролирует своевременность явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте работников подразделения в соответствии с графиками работы (сменности);

Регистрирует и передает на согласование руководителю подразделения заявления работников на предоставление отпусков, дополнительных выходных дней и т.п. и обеспечивает последующую передачу указанных заявлений в отдел кадров;

Уведомляет руководителя подразделения о неявках, опозданиях и преждевременных уходах работников по неизвестным причинам;

Контролирует своевременность предоставления работниками документов, подтверждающих уважительные причины их отсутствия на рабочем месте (листков временной нетрудоспособности, справок и т.д.), с последующей их регистрацией и передачей в отдел кадров;

Обеспечивает ознакомление работников с приказами генерального директора по личному составу и основной деятельности;

На основании приказов о приеме, переводе, увольнении работников вносит соответствующие изменения в бланк табеля учета рабочего времени;

В установленном порядке ведет табель учета рабочего времени соответствующего подразделения и обеспечивает его своевременную передачу в отдел кадров.

3.4. Ведение табеля производится в соответствии с настоящим Положением и Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

3.5. Сведения о работниках в табель вносятся в алфавитном порядке.

3.6. Внесение в табель сведений о принятых на работу или переведенных в данное структурное подразделение работниках производится на основании приказов о приеме работника(ов) на работу (унифицированные формы N Т-1 и Т-1а) и о переводе работника(ов) на другую работу (унифицированные формы N Т-5 и Т-5а).

При этом сведения о работниках - внутренних совместителях отражаются в табеле дважды: отдельной позицией - по основной работе, отдельной позицией - по совместительству.

3.7. В случае изменения фамилии, имени, отчества работника новые данные вносятся в табель на основании приказа о внесении изменений в учетные документы.

3.8. При переводе работника в другое структурное подразделение или увольнении в течение отчетного месяца сведения о данном работнике исключаются из табеля подразделения со следующего месяца. Отметки о явках и неявках на работу переведенного или уволенного работника вносятся в табель подразделения с первого по последний день работы в конкретном подразделении в течение отчетного месяца.

3.9. Для своевременного расчета заработной платы увольняющегося работника на него заполняется отдельный табель, в котором проставляются отметки о явках и неявках на работу данного работника с первого числа текущего месяца по последний рабочий день (включительно). Табель на увольняющегося работника передается в отдел кадров не позднее 10.00 последнего рабочего дня данного работника.

3.10. Учет рабочего времени работников подразделения осуществляется путем ежедневной регистрации в электронной форме табеля явки работников на работу, всех случаев опозданий, досрочного ухода с работы, неявок, а также часов простоя и сверхурочной работы.

3.11. Фактически отработанное работниками время, а также неявки отражаются в табеле с использованием условных обозначений - буквенных кодов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Для обозначения случаев отсутствия работника на работе, не предусмотренных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (перерыв для кормления ребенка (ст. 258 ТК РФ), время прохождения медицинского осмотра (ст. 185 ТК РФ) и др.), используются дополнительные коды, утвержденные приказом генерального директора.

3.12. Затраты рабочего времени учитываются в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу. При поденном учете рабочего времени всех работников подразделения допускается применение метода регистрации только отклонений (выходных дней, неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).

3.13. Коды, соответствующие конкретным видам отклонений, указываются в табеле на основании следующих документов, оформленных надлежащим образом:

Приказа (о направлении в командировку, о предоставлении отпуска, о привлечении к сверхурочным работам и т.п.);

Листка временной нетрудоспособности;

Справки (повестки) о выполнении государственных или общественных обязанностей;

Письменного предупреждения о простое;

Объяснительной записки работника или акта об отказе от предоставления объяснений и т.д.

В случае неявки работника на работу при отсутствии объясняющих причину неявки документов в табеле проставляется буквенный код "НН".

3.14. При необходимости отражения в табеле использования в один день нескольких видов времени (например, часов работы на условиях неполного рабочего времени в период отпуска по уходу за ребенком) в графы 4 и 6 табеля вносятся дополнительные парные строки: верхняя - для отметки кода затрат рабочего времени, нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени по соответствующему коду на конкретную дату.

3.15. В табеле не указываются:

Продолжительность работы, выполняемой работником в течение установленной ему продолжительности рабочего дня (смены) в порядке ст. 60.2 ТК РФ;

Продолжительность работы, выполняемой работником с ненормированным рабочим днем за пределами установленной ему продолжительности рабочего времени в порядке ст. 101 ТК РФ.

Учет времени, отработанного работником с ненормированным рабочим днем по распоряжению работодателя за пределами установленного ему рабочего времени, ведется в Журнале учета рабочего времени работников с ненормированным рабочим днем.

3.16. Лицо, ответственное за ведение табельного учета в подразделении, два раза в месяц составляет табель на бумажном носителе: отдельно за первую половину календарного месяца в одном экземпляре и отдельно итоговый табель за весь календарный месяц в одном экземпляре.

3.17. Табель на бумажном носителе передается лицом, ответственным за ведение табельного учета в подразделении, в отдел кадров:

За первую половину месяца - не позднее 10.00 первого рабочего дня после 15 числа отчетного месяца;

За весь календарный месяц - не позднее 10.00 первого рабочего дня после последнего дня отчетного месяца.

3.18. Лицо, ответственное за ведение табельного учета в подразделении, несет ответственность за достоверность сведений, отраженных в табеле, и за своевременную сдачу табеля. Передача табеля производится под подпись в журнале регистрации движения документов.

3.19. Специалисты отдела кадров в течение одного рабочего дня проверяют соответствие сведений, отраженных в табеле, данным кадрового учета. Не позднее 10.00 второго рабочего дня после поступления табеля в отдел кадров его оригинал передается в бухгалтерию под подпись на копии документа (копия остается на хранении в отделе кадров).

3.20. Внесение исправлений и дополнений в табель на бумажном носителе не допускается. В случае необходимости внесения изменений в сданный табель (например, в случае выяснения причин отсутствия работника на работе) составляется индивидуальный корректировочный табель по конкретному работнику.

3.21. Оригиналы табелей в течение двух лет хранятся в бухгалтерии, после чего передаются для дальнейшего хранения в архив Общества. Общий срок хранения оригиналов табелей - пять лет, в случае если в табеле отражены сведения о работниках с вредными или опасными условиями труда - 75 лет (ст. ст. 586, 615 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Чтобы увидеть комментарии вы должны включить JavaScript

Режим труда в организации — это главный критерий ее функционирования. График труда должен быть не только детально прописанным и утвержденным, но и закреплен в ряде локальных документов. При введении суммированного учета рабочего времени необходимо заблаговременно составить положение об установлении новых правил. Для внедрения положения необходимо придерживаться установленных законодательных норм, регулирующих разработку и внедрение документа, особенно если потребуется изменять график рабочего времени (как при приеме на работу на ответственные должности может возникнуть необходимость проверки полиграфом).

Положение о суммированном учете рабочего времени образец 2018

Ст. 100 ТК РФ предлагает нанимателю два варианта подсчета отработанных часов. На предприятиях со сменными графиками, возможен исключительно суммарный учет рабочего времени. Подробно о правилах подсчета часов описано в статье 104 ТК РФ. Наниматель может вводить удобное для своей специфики суммирование.

К примеру, это может быть:

• Помесячное сложение отработанных смен.
• Поквартальное.
• Годовое.

Выбор режима подсчета зависит от продолжительности смен и их количества за месяц. Чаще всего практикуется ведение подсчета ежеквартальным или годовым способом. Сменные графики вводятся не только в учреждениях с непрерывным производственным процессом. По сменам могут работать водители, сторожи различных учреждений, в том числе детских садов, медицинские работники и многие другие.

Порядок введения суммированного учета

Для внедрения новой системы подсчета следует правильно применить алгоритм введения суммированного учета.

Он состоит из таких этапов:

• Принятое решение о применении новой системы подсчета рабочего времени на производстве выражается письменно в приказе руководителя.
• Затем подготавливается положение о правильном ведении суммированного учета.
• Положение вводится отдельным приказом.
• Составляются новые графики рабочего времени.
• Вносятся поправки в коллективный договор и ПВТР.
• Подготавливаются дополнительные соглашения к трудовым договорам каждого отдельного сотрудника.

На каждом этапе необходимо производить оповещение каждого работающего под роспись.

Внесение изменений в правила внутреннего трудового распорядка

ПВТР — это официальный локальный документ, обязательность которого закреплена на законодательном уровне. Его содержание регламентировано, и должно содержать малейшие нюансы режима рабочего времени по разным профессиям. Введение новой системы расчета рабочего времени меняет в корне структуру ПВТР. В этом случае следует изменение оформить в виде переиздания ЛНПА. Дополнительные подробности, касающиеся правил внутреннего трудового распорядка для ИП (по образцу 2018 года), имеются в этой статье .

В ПВТР необходимо включить следующие сведения:

• Указать все должности, которых касается новая система расчета, по категориям.
• Отразить число смен за 24 часа.
• Прописать график начала и конца смен.
• Обозначить перерывы на обед и технические перерывы.

В ПВТР важно также указать интервальность работы и положенные перерывы между сменами.

Как издать приказ о введении суммированного учета?

Приказ на ввод новой системы в организации издается до момента составления положения о суммированном учете рабочего времени. В приказе необходимо указать:

• Подробный режим работы.
• Данные об устанавливаемых учетных периодах и их продолжительности.
• Правила внесения часов в табельные документы.
• Произведение расчетов с сотрудниками по зарплате, а также сверхурочной оплате и премированиях.

Приказ составляется по стандартным нормам, внедренным в организации.

Как уведомить работников об изменении условий трудового договора?

Для уведомления работников закон отводит минимальный срок в 2 месяца до начала функционирования суммированного учета рабочего времени. Наемных лиц следует уведомлять каждого под роспись на всех этапах введения новой системы. К издаваемым приказам и положению прикладываются списки всех работников. После прочтения сотрудник обязан поставить личную подпись под документом. Выразить свое несогласие сотрудник может лишь при подписании изменения к его соглашению, а не при ознакомлении с положением. Несогласие влечет за собой прерывание контракта с работником.

Образец положения при суммированном учете рабочего времени

Положение о суммированном расчете рабочего времени содержит:

• Раздел с общими вопросами. Здесь важно указать причину внедрения и цели данного мероприятия.
• Описать порядок производимого подсчета.
• Обязанности лиц, заполняющих табеля, подсчет часов, начисление зарплаты.
• Обязанности главы организации по поддержанию правильного функционирования внедренной системы.

1. Общие положения

1. 
   Настоящее «Положение о табельном учете рабочего времени» (далее – Положение) вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени сотрудниками МБДОУ «Детский сад № 24» (далее Учреждение).
2. 
   Для ведения табельного учета рабочего времени в Учреждении приказом заведующего назначаются ответственные лица из числа администрации.
3. 
   В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания сотрудников Учреждения на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет.
4. 
   Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет:

1.4.2. на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставления отпусков и т.д.;

1.4.3. осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением заведующего Учреждением о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;

1.4.4. контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, заявлений, подписанных заведующим, увольнительных и других;

1.4.5. готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и нерабочие праздничные дни.

1.5 . В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, заведующий своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя.

1.6. Все сотрудники, в обязанности которых вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.

1.7. Ежемесячно сведения об отсутствующих работниках проверяются ответственными за табельный учет, которые сверяют данные с имеющимися документами и, при необходимости, выясняют истинные причины отсутствия работников на рабочем месте. В случае непредоставления в установленном порядке подтверждающих документов причиной отсутствия считается самовольный уход с рабочего места (опоздание – в начале смены). Если работник отсутствовал более 4 часов подряд, и документы, подтверждающие его право на отсутствие, в установленном порядке не предоставлены, работнику проставляется отгул и рабочий день оплате не подлежит. Прогул оформляется в порядке, установленном трудовым законодательством.

2. Правила заполнения табеля

2.1. Табель учета рабочего времени ведется в электронном или бумажном вариантах.

2.2 .Табель содержит подпись работника, ответственного за его ведение, визу заведующего. Подпись ответственного работника и визы руководителя содержат: наименование должности, Ф.И.О., подпись, дату подписания.

2.3.1. Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии с исполнением штатного расписания Учреждения.

2.3.2. В случае, если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с приказом о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно). В итоговый табель месяца данный сотрудник не включается.

2.3.3. В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель одновременно с приказом на увольнение. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно). В итоговый табель месяца данный сотрудник не включается.

2.3.4. Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табеле отмечаются условными обозначениями.

2.3.5. Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам фамилии) или по согласованию с бухгалтерией.

2.3.6. Порядковая нумерация в графе 1 ведется по ставкам сотрудников, внесенных в табель, если сотрудник в данном Учреждении работает на разных ставках, на него выделяется столько порядковых номеров, сколько ставок он занимает.

2.3.7. Фамилия, имя, отчество записываются в графе полностью. При этом тщательно выверяется написание фамилии, имени и отчества в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени, отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу Учреждения.

2.3.8. В графе «должность» указывается должность сотрудника в строгом соответствии со штатным расписанием. В этой же графе указывается количество ставок (1, 0,5, 0,25 и т.д.).

2.3.9. Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4, 2, 24, 12, 1,5 и т.д.). Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа.

2.3.10. В предпраздничные дни продолжительность рабочей смены для работников с полным рабочим днем сокращается на один час. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность рабочей смены в предпраздничный день не сокращается. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день продолжительностью более 7 часов, продолжительность рабочей смены в предпраздничный рабочий день сокращается до 7 часов.

2.3.11. При необходимости работы в предпраздничный день полной рабочей смены (8 часов) издается приказ об организации работы в сверхурочное время. В этом случае сотрудникам проставляется в табеле время, отработанное по приказу. Приказ об организации работы в сверхурочное время готовит делопроизводитель по указанию заведующего и направляется в Учреждение не позднее, чем за один рабочий день до смены, указанной в приказе.

2.3.12. При необходимости организации работы в выходной или нерабочий праздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочий праздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствии с приказом. Приказ об организации работы в выходные (нерабочие праздничные) дни готовит делопроизводитель по указанию заведующего.

2.3.13. Работа в выходной (нерабочий праздничный) день производится в соответствии с «Положением о системе нормирования труда работников Учреждения» в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

2.3.14. При совпадении праздничного и выходного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

2.3.15. Привлечение работников к сверхурочной работе, а также к работе в выходной (нерабочий праздничный) день допускается только с письменного согласия работника в случаях, предусмотренных ТК РФ, и оформляется приказом. Работы, не оформленные надлежащим образом, в табеле не отражаются и оплате не подлежат.

2.3.16. Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно).

2.3.17. В случае нахождения работника не на территории Учреждения или невыполнения им трудовых функций, в табеле проставляется буквенное обозначение использования времени.

2.3.18. Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются на все календарные дни, включая выходные (за исключением праздничных дней).

2.3.19. В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.

3. Порядок формирования и представления табелей

3.1. В порядке исключения отдельным работникам, приезжающим на работу на общественном транспорте пригородного или междугородного сообщения, по заявлению работника, может смещаться время рабочей смены.

3.2. Данные о случаях опозданий, самовольных уходов с работы направляются работниками заведующему не позднее 17-го числа отчетного месяца.

3.3. Данные об использовании рабочего времени заносятся работниками, ответственными за табельный учет в табель, не позднее 17-го числа отчетного месяца.

Каждая фирма или индивидуальный предприниматель обязаны учитывать время, по факту отработанное сотрудником (статья 91 ТК).

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Законом предусмотрено две системы учета времени (статья 100):

• поденное ведение учета (учет каждого рабочего дня при пятидневке или шестидневке);
• суммированный учет.

В последнем случае схема используется в отношении граждан, для которых нельзя установить еженедельную или ежедневную длительность рабочих часов. Например, это компании с непрерывным рабочим процессом, т.е. в которых люди работают сменами (магазины, заводы, организации здравоохранения и т. д.).

Количество отработанных часов может превышать продолжительность общеустановленной сорокачасовой рабочей недели. Поэтому для соблюдения законодательных норм работодатели вынуждены внедрять .

Правила внутреннего распорядка в организациях, условия труда, методы расчета и начисления и другие моменты, касающиеся рабочего процесса, всегда прописываются в специальной документации. Информация о суммированном учете не исключение.

При введении на предприятии подобной системы составляется ряд документов:

• положение об установлении суммированного учета;
• графики работы сотрудников;
• и каждого рабочего.

Положение является одним из важнейших документов. В нем содержатся все необходимые сведения, характеризующие учетную систему . На его основании соответствующие корректировки вносятся в трудовые договоры сотрудников.

В каких случаях требуется документ?

Положение – основной документ, регулирующий суммарный учет.

Как отмечалось выше, положение составляется в организациях, где действует ненормированная продолжительность рабочего дня (сменный график и проч.).

Основания для составления

Основанием для введения учетной системы является невозможность установления в организации нормальной продолжительности:

• часов трудовой недели;
• количества дней в месяце или квартале;
• прочих периодов в течение года.

Кто разрабатывает и принимает решение о введении?

Решение о введении в фирме суммированного учета принимает руководитель. Ему может быть также оказана помощь в формировании документа со стороны кадровой службы.

Правила оформления положения о суммированном учете рабочего времени

Положение обязательно должно содержать информацию, касающуюся продолжительности рабочей смены, количества рабочих дней в неделю, месяц и т.д.

При этом каждая фирма ориентируется на свой шаблон составления документа, так как законодательством не установлено никаких специальных регламентов и правил написания положения о суммированном учете рабочего времени.

Как и чем утверждается?

Положение в обязательном порядке утверждается приказом о его введении.

Без последнего оно не может быть введено в действие.

В законодательстве отсутствуют конкретные указания касаемо сроков, правил и подходов к составлению приказа и положения о суммированном учете.

Тем не менее, вести четкий учет времени начала и завершения работ, длительности смен, продолжительности выходных работодатель обязан.

Приказы

Стоит уточнить, что вначале издается приказ о введении суммированного учета рабочего времени, а затем, после разработки, Положение утверждается отдельным приказом.

В приказе о введении учета указывается следующая информация:

• длительность рабочей смены;
• начало и окончание трудового дня;
• сведения о чередовании смен;
• количество смен в день и проч.

Образец такого приказа в организации:

Образец приказа о введении в действие Положения:

Структура и основные разделы

Положение относится к местной документации, поэтому каждый работодатель составляет его по-своему.

Однако определенные разделы документ все же содержать должен:

• общие положения;
• порядок учета времени;
• обязанности должностных лиц при системе суммированного учета.

Положение

Образец Положения о суммарном учете можно найти здесь:

Следует помнить, что представленный документ является типовым.

Вся информация, указанная в положении, обязательно должна соответствовать информации, приписанной в приказах.

В первую очередь нужно сравнить следующие данные:

• продолжительность смены (дневной, ночной, суточной);
• начало, окончание трудового дня;
• длительность обеденного перерыва;
• периодичность чередования смен.

В положении прописываются и другие условия, характеризующие организацию сменной работы (например, количество смен за одни сутки).

При сменном графике

У некоторых работодателей возникают сложности с отражением сменного режима, если по графику работают не все сотрудники. В данном случае в приказе, положении и коллективном договоре приводится перечень должностей, которые попадают под действие графика и суммированной схемы.

Пример оформления документов для конкретного работника:

«Сотруднику Иванову И.К. назначается сменный режим работы и отдыха: два рабочих дня, два выходных. Длительность смены, ее начало и окончание, количество часов, время на обед устанавливаются по графику. Для сотрудника Иванова И.К. назначается суммированный учет с периодичностью учета раз в месяц».

При составлении графика нужно учитывать следующее:

• документ составляется до начала учетного периода;
• график охватывает весь учетный период;
• сотрудник изучает периодичность смен до начала периода.