Методическое пособие. Что такое документ? Типы документов организации. Кадровое делопроизводства

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 6.30 - 2003).

08 - Наименование организации. Организации могут иметь следующие виды наименований:

1) полное наименование (на русском языке);

2) сокращенное наименование;

3) наименование на иностранном языке;

4) наименование на национальном языке.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (в уставе). Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Действующее законодательство обязывает юридическое лицо иметь только полное фирменное наименование. Иметь или нет при этом сокращенное наименование - этот выбор остается за организацией (п. 3 ст. 1473 ГК РФ). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Все юридические лица согласно положениям гражданского законодательства должны иметь такой индивидуализирующий признак, как фирменное наименование, в котором должна быть указана его организационно-правовая форма (п. 1 ст. 54 ГК РФ). Наименование юридического лица обязательно отражается в учредительных документах (п. 3 ст. 54 ГК РФ). Любая коммерческая организация обязательно должна иметь фирменное наименование.

С 1 января 2008 г. права на фирменное наименование определяются в соответствии с частью четвертой ГК РФ, а именно согласно положениям, определенным в параграфе 1 гл. 76 ГК РФ. Фирменное наименование должно состоять из двух частей (п. 2 ст. 1473 ГК РФ): 1) указание на организационно-правовую форму; 2) наименование юридического лица. Наименование не может состоять только из слов, обозначающих род деятельности (например, ООО «Консультационные услуги» вряд ли будет возможно зарегистрировать). При этом обе части в единстве и составляют фирменное наименование коммерческой организации и так и должны рассматриваться. Поэтому вполне возможно одновременное существование зарегистрированных в установленном порядке ЗАО «Техно» и ООО «Техно». Считается, что это два разных фирменных наименования.

Выбирая, как назвать организацию, не стоит забывать об ограничениях, установленных п. 4 ст. 1473 ГК РФ, касающихся того, что не может быть включено в фирменное наименование юридического лица. Так, в частности, юридические лица не могут включать в фирменное наименование полные или сокращенные официальные наименования Российской Федерации, иностранных государств, а также слова, производные от таких наименований. Исключение из этого правила законодатель сделал только для унитарных предприятий, а также для акционерных обществ, при соблюдении следующих условий: наличие согласия Правительства РФ, принадлежность более 75 % акций общества Российской Федерации.

17 - Резолюция. Резолюция может быть оформлена на отдельном листе. Резолюция, оформленная соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой

«ТЕРМИКА» к 05.10.2010

Личная подпись

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). Состав реквизитов документа установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Различают постоянные и переменные реквизиты.

Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех управленческих документах.

Переменные - указывают непосредственно при подготовке и оформлении конкретного вида документа. При составлении и оформлении управленческих документов все предусмотренные реквизиты могут не быть использованы. Конкретный набор реквизитов в документе зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Набор реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для ряда документов состав реквизитов установлен законодательными и нормативными актами, отдельные виды документов могут быть оформлены организацией по собственному усмотрению с выполнением единых правил документирования.

2. Формуляр-образец организационно-управленческих документов представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец также устанавливает размеры стандартных полей в документе, расположение постоянных и переменных реквизитов.

3. Общие требования к оформлению управленческих документов предусмотрены стандартами: ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141- 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ГОСТ Р 6.30 - 2003 устанавливает максимальный набор реквизитов документа, правила их оформления и расположения в документе, предусматривает виды бланков документов, требования к их оформлению и хранению и др.

Документ имеет юридическую силу только при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма: наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

При подготовке документов рекомендовано применять текстовый редактор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation) любой версии, начиная от 6.0 с использованием шрифтов Times New Roman Cyr, либо Times DL, 12, 13, 14 кеглем через одиночный, полуторный или двойной интервалы.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего (нижнего) поля листа. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

Левое - не менее 20 мм;

Правое - не менее 10 мм;

Верхнее - не менее 20 мм;

Нижнее - не менее 20 мм.

4. 30 реквизитов предусмотрены ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

5. Дата документа, номер, подпись, печать. Для каждого вида документов устанавливается перечень необходимых реквизитов.

6. Переменные - указывают непосредственно при подготовке и оформлении конкретного вида документа. При составлении и оформлении управленческих документов все предусмотренные реквизиты могут не быть использованы. Конкретный набор реквизитов в документе зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

7. Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией об организации. Содержание и размещение реквизитов на всех видах бланков зависит от информации, содержащейся в учредительных документах предприятия (организации, учреждения). Требования к изготовлению и хранению бланков, а также их виды предусмотрены ГОСТ Р 6.30 - 2003.

8. Виды бланков документов:

ь Общий бланк - бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (за исключением письма).

ь Бланк для письма.

ь Бланк конкретного вида документа (кроме письма).

9. Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного вида документа. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.

Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как отсутствие пыления с поверхности листа и несворачиваемость при перегревах или смачивании, а также соответствие требованиям по плотности - от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне - от 88 % до 98 %. При этом независимо от сферы и порядка применения для изготовления бланков документов должна быть использована белая бумага или бумага светлых тонов.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги: А4 (210*297 мм) и А5 (148*210 мм).

10. Логотип - оригинальное начертание, изображение полного или сокращенного наименования фирмы или товаров фирмы. Логотип специально разрабатывается фирмой с целью привлечения внимания к ней и к ее товарам.

Фирменный стиль - один из важнейших компонентов успешного бизнеса, активный маркетинговый инструмент любой современной компании. От того, насколько профессионально разработан фирменный стиль организации, во многом зависит, будут ли ее запоминать клиенты, партнеры, потребители продукции (услуг) и будет ли она выделяться среди конкурентов.

Фирменное наименование - наименование фирмы (организации), под которым она официально участвует в экономических операциях. Обычно фирменное наименование включает собственное имя фирмы, наименование области ее деятельности и наименование организационно-правовой структуры.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств).

Наиболее существенные из них следующие:

1. Атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может.

Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в устную речь или вещь.

Документ имеет две стороны: содержание (духовная сущность: мысли, идеи) и форму (материальную, вещественную, служащую для закрепления и передачи информации). Тезис о двойственной природе документа является аксиомой документоведения. Содержательно-информационная сущность документа является главным признаком документа. Его форма обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя зафиксированной информации) и особенностей материальной конструкции. Различают внешнюю (полиграфическое или иное оформление) и внутреннюю форму документа (внутренняя организация материала). Именно по материальной конструкции отличают книгу от газеты, карты, грампластинки, дискеты и т.п. Иногда к формальным признакам документа относят форму записи информации. Тогда различают форму материально-конструктивную и семиотическую (знаковую). Между информацией (сообщением, текстом) и материальным носителем настолько тесная связь, что принято использовать особый термин «документная информация».

2. Функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ -- полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях. Именно способность документа выполнять свои сущностные функции позволяет рассматривать его как источник информации, средство социальной документной коммуникации.

3. Структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.

Всякий документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов и подсистем: как текстовой, информационной составляющей (предисловие, вступительная часть, основной текст, вспомогательные указатели, приложения), так и материальной составляющей (обложка, переплет, титульный лист, книжный блок, корешок, форзац и т.п.).

Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.п. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

Набор перечисленных свойств документа-это особая целостная система, выполняющая возложенные на нее обществом функции. Связь между ними является настолько тесной, что отделить их друг от друга можно лишь условно.

Определение признаков и свойств документа только начато в документоведении и требует дальнейшего уточнения как их номенклатуры, так и содержательного наполнения.

Признаки документа

К отличительным признакам документа относятся:

1. Наличие смыслового содержания. Документ – носитель смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл, содержание документа (сообщение), является его обязательным признаком.

2. Стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени.

3. Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документный статус имеют лишь те источники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Документы-это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации.

4. Завершенность сообщения. Этот признак обусловлен областью использования документа. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность.

Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.

Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копийность документов . Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.

Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида.

Среди копий различаются:

Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом. Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии.

Документы могут выполнять следующие функции , которые условно принято разделять на три блока:

Информационная функция - каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации.

Функции, обеспечивающие процесс управления

Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа :

Информационная - определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,

Коммуникативная - документы являются средством обмена информации,

Социальная - состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

Управленческая - в ней документ выступает как средство управления деятельностью,

Организационная - документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,

Правовая - документ может являться письменным доказательством и быть источником права,

Общекультурная - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,

Историческая - документ является историческим источником.

2. Официально-деловой стиль в системе современного русского литературного языка

Современный официально-деловой (о-д) стиль – это функциональная разновидность русского литературного языка.

Основной сферой, в которой функционирует официально-деловой стиль, является административно-правовая деятельность. Этот стиль удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, а также между членами общества в официальной сфере общения.

Основной формой реализации этого стиля является письменная.

Устная форма о-д стиля – выступление на торжественных собраниях, заседаниях, приемах. Доклады государственных и общественных деятелей и т.д. О-д стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений; отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, организациями и учреждениями, между личностью и обществом.

Основными особенностями о-д стиля являются:

Нейтральный тон изложения

Точность и ясность изложения

Лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения – это норма официально-делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, наличии определенной дистанции между ними.

Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания теста документа и исключения двусмысленностей. Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов.

Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Лаконичность изложения текста – это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.

Лексические признаки официально-делового стиля речи

Лексическая (словарная) система официально-делового стиля, кроме общекнижных и нейтральных слов, включает:

1) языковые штампы (канцеляризмы, клише): ставить вопрос, на основании решения, входящие-исходящие документы, контроль за исполнением возложить, по истечении срока.

2) профессиональную терминологию: недоимка, алиби, черный нал, теневой бизнес;

3) архаизмы: оным удостоверяю, сей документ.

В официально-деловом стиле недопустимо употребление многозначных слов, а также слов в переносных значениях, а синонимы употребляются крайне редко и, как правило, принадлежат одному стилю: снабжение = поставка = обеспечение, платежеспособность = кредитоспособность, износ = амортизация, ассигнование = субсидирование и др.

Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, вследствие чего ее лексика предельно обобщена. В официальном документе предпочтение отдается родовым понятиям, например: прибыть (вместо приехать, прилететь, прийти и т.д.), транспортное средство (вместо автобус, самолет, "Жигули" и т. д.), населенный пункт (вместо деревня, город, село и т.д.) и др.

Морфологические признаки официально-делового стиля речи

К морфологическим признакам данного стиля относится многократное (частотное) использование определенных частей речи (и их типов). В их числе следующие:

1) существительные – названия людей по признаку, обусловленному действием (налогоплательщик, арендатор, свидетель);

2) существительные, обозначающие должности и звания в форме мужского рода (сержант Петрова, инспектор Иванова);

3) отглагольные существительные с частицей не- (лишение, несоблюдение, непризнание);

4) производные предлоги (в связи, за счет, в силу, по мере, в отношении, на основании);

5) инфинитивные конструкции: (провести осмотр, оказать помощь);

6) глаголы настоящего времени в значении обычно производимого действия (за неуплату взимается штраф…).

7) сложные слова, образованные от двух и более основ (квартиросъемщик, работодатель, материально-технический, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т.п.).

Использование указанных форм объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования.

Синтаксические признаки официально-делового стиля речи

К синтаксическим признакам официально-делового стиля относятся:

1) употребление простых предложений с однородными членами, причем ряды этих однородных членов могут быть весьма распространенными (до 8–10), например: … штрафы в качестве меры административного взыскания могут устанавливаться в соответствии с законодательством России за нарушение правил техники безопасности и охраны труда в промышленности, строительстве, на транспорте и в сельском хозяйстве;

2) наличие пассивных конструкций (платежи вносятся в указанное время);

3) нанизывание родительного падежа, т.е. употребление цепочки имен существительных в родительном падеже: (результаты деятельности органов налоговой полиции…);

4) преобладание сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, с придаточными условными: При наличии спора о размерах причитающихся уволенному работнику сумм администрация обязана уплатить указанное в настоящей статье возмещение в том случае, если спор решен в пользу работника.

Оформлении деловых документов (композиция )

Композиция текста – построение текста, взаимное расположение его частей, обусловленное его функцией, коммуникативными задачами; композиция документного текста определяется действием унифицирующих правил, в результате чего каждый вид документных текстов имеет собственную композиционную схему. Композиция служебных документов, это самый упорядоченный и самый стандартизированный, строгий жанр. Главной особенностью композиции документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование ПЭВМ в составлении служебных документов.

Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но все элементы текста, имеющие обязательный характер-реквизиты.Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный Госстандартом-ГОСТом.

Реквизит-это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе. Наименование, дата, регистрационный номер, адресат, сведения о составителе и т.д. постоянно располагаются в одном и том же месте (привести пример ПРИКАЗ,ПИСЬМО и т.д.). Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов. Формуляр-образец устанавливает максимальный состав реквизитов и порядок их расположений. К ним относятся: Государственный герб РФ., Эмблема организации и предприятия., Изображение правительственных наград., Код предприятия, учреждения или организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).,Код формы документа по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)., Наименование министерства или ведомства., Наименование учреждения, организации или предприятия., Наименование структурного подразделения., Индекс почтового отделения, почтовый и телеграфный адрес., номер телетайпа., электронной почты., телефона.. факса., Название вида документа, дата, регистрационный номер(индекс), ссылка на индекс и дату входящего документа, место составления и издания, гриф ограничения к доступу документа, адресат, гриф утверждения, резолюция, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, виза, печать отметка о заверении копий, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении и направлении его в дело, отметка о переносе данных на машинный носитель, отметка о поступлении.

Таким образом, высокая степень унификации, стандартизация, как ведущая черта синтаксиса, высокая степень терминированности лексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для официально-делового стиля документов и являются особенностью текстов служебных документов.

Жанровое многообразие официально-делового стиля речи

По тематике и разнообразию жанров в рассматриваемом стиле выделяют две разновидности: I – официально-документальный стиль и II – обиходно-деловой стиль.

В свою очередь в официально-документальном стиле можно выделить язык законодательных документов, связанных с деятельностью государственных органов (Конституция РФ, законы, уставы), и язык дипломатических актов, связанных с международными отношениями (меморандум, коммюнике, конвенция, заявление). В обиходно-деловом стиле различают язык служебной переписки между учреждениями и организациями, с одной стороны, и язык частных деловых бумаг – с другой.

Все жанры обиходно-делового стиля: служебная переписка (деловое письмо, коммерческая корреспонденция) и деловые бумаги (справка, удостоверение, акт, протокол, заявление, доверенность, расписка, автобиография, и др.) – характеризуются известной стандартизацией, облегчающей их составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информационной избыточности, т.е. как уже говорилось выше официально-деловой стиль отличает точностью формулировок, безличностью и сухостью изложения, высокой стандартностью, большим количеством устойчивых оборотов, клише (вменит в обязанность, ввиду отсутствия, принять меры). В этом стиле существует большое количество жанров: закон резолюция, нота, договор, приказ, инструкция, объявление, жалоба и др.)

Основные вопросы темы

1. Понятия «реквизит» и «формуляр документа».

2. Обязательные реквизиты управленческих документов.

3. Подлинники и копии документов. Порядок их оформления и выдачи гражданам.

1. Общие правила оформления управленческих документов содержат ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, а также Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2009 г.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления документа.

Формуляр-образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Схемы расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового и продольного бланков предусмотрены в приложениях к ГОСТ Р 6.30– 2003.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Реквизиты могут быть постоянными и переменными, обязательными и дополнительными.

Постоянная часть реквизита документа – его неизменяемая часть, предусматриваемая при изготовлении бланка документа.

Переменная часть реквизита документа – его изменяемая часть, вносимая в бланк документа при его заполнении. Обязательные реквизиты документа – реквизиты, предназначенные для изготовления бланков документов и оформления документов независимо от их видов и установлены стандартами.

Обязательным реквизиты – постоянные элементы оформления официального документа.

Дополнительные реквизиты – элементы оформления официального документа, которые устанавливаются в соответствии с решаемыми задачами.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Документы оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (248 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или распечатывать с помощью компьютера непосредственно при составлении конкретного документа. Бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации изготавливаются по особому порядку, определенному стандартом.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Виды бланков организации, ее структурного подразделения, должностного лица (по ГОСТ 6.30-2003):

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах власти (утв. Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76) предусматривают возможность использования следующих видов бланков документов федерального органа исполнительной власти:

Бланк приказа;

Бланк распоряжения;

Бланк указания;

Бланк постановления;

Бланк протокола;

Бланк письма федерального органа исполнительной власти;

Бланк письма должностного лица;

Бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа).

Указывается, что при необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

Общий бланк используется для составления любых видов документов, кроме письма. Бланк письма содержит адресные данные организации, ряд обязательных реквизитов, ограничительные отметки. Бланки документов могут иметь продольное или угловое расположение реквизитов. При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа. Угловое расположение реквизитов более удобно и экономично, наиболее рационально для писем и тех документов, которые требуют резолюции или утверждения.

Реквизиты и ограничительные отметки для них в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без каких-либо дополнительных знаков.

2 . Состав реквизитов документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти (по Правилам 2009 г.):

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза; т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

ГОСТ 6.30-2003, помимо многих из вышеперечисленных, предусматривает реквизиты организационно-распорядительных документов: герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП), код формы документа, отметка о поступлении документа в организацию, идентификатор электронной копии документа.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 5-ФЗ «О государственном гербе Российской Федерации», 50 герб субъекта Российской Федерации – с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением герба Российской Федерации» установлено, что изготов- ление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Рос- сийской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно- граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Код организации и код формы документа проставляют в соответствии с соответствующими общероссийскими классификаторами (ОКПО, ОКУД).

Основной государственный регистрационный номер и идентификационный номер налогоплательщика проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. В 2010 г. сняты ограничения на использование слов «Россия» и Российская Федерация» в названиях организаций.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Вид документа – один из важнейших реквизитов, проставляемый на всех документах за исключениям писем и факсов. Печатается прописными буквами, например: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ.

Дата документа – реквизит, содержащий указанное на документе время его создания или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Датой документа является дата его подписания или утверждения; для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Российский стандарт – 07.10.2010; международный стандарт – 2010.10.07.; в нормативных и финансовых документах – 23 октября 2010 г.

Регистрационный индекс (номер) документа – условное обозначение, которое присваивается входящим, исходящим и внутренним документам при их регистрации в соответствии с принятой системой индексации. Он состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляется без кавычек на первом листе документа.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Если документ отправляют в несколько однотипных организаций или структурных подразделений, то их указывают обобщенно. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. Если адресатов много, то составляется список рассылки документа. В состав реквизита может включаться почтовый адрес. В случае адресования документа физическому лицу необходимо указать фамилию, инициалы получателя и его адрес.

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УВЕРЖДЕНЫ). Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Резолюция – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок документа – реквизит, кратко излагающий содержание документа, согласуется с наименованием документа, должен быть максимально кратким и точным («О приеме на работу»). К тексту документа, оформленному на бланке А5, заголовок допускается не указывать.

Подпись – реквизит, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Состав реквизита: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; рас- шифровка подписи (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии.

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты согласования. Если согласование осуществляют протоколом, то после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование вида документа, его дата и номер. Виза – реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Иначе именуется внутренним согласованием. Реквизит включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату подписания. При наличии замечаний к документу их излагают на отдельном листе и прилагают к документу. Если виз много, то их оформляют на отдельном листе согласования. Допускается полистное визирование документа.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Ныне действующие правила не предусматривают конкретного места для оттиска печати.

Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона. Располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении: слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. Для этих целей преимущественно употребляется штамп.

Идентификатор электронной копии документа – отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные (набор данных устанавливает организация).

3. Подлинник (оригинал) документа – первый или единственный экземпляр документа. Это понятие следует отличать от понятия «подлинный документ», т.е. документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Подлинность традиционных документов подтверждается их реквизитами, одна- ко набор реквизитов может быть различен. Иногда для установления подлинности документа достаточно одной подписи. Для подлинника официального документа необходим весь набор установленных обязательных реквизитов.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Дублетный документ – один из экземпляров копии документа.

Раздел 7. Структура документа.

Лекция 11.

1.Формуляр документа.

Структура документа - это набор информационных элементов, содержащихся в документе.

Структура документа - это его внутренняя форма, форма организации зафиксированной в документе информации.

Документ состоит из отдельных информационных элементов - реквизитов.

В документоведении структура документа определяется термином «формуляр».

Согласно ГОСТ Р 51141-98 формуляр документа - набор реквизитов (элементов) официального

(?) письменного (?) документа, расположенных в определенной последовательности.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Формуляр современного письменного документа – результат его исторического развития.

Формуляр документа может быть произвольным и регламентированным, типовым или индивидуальным.

Произвольный формуляр документа (индивидуальный) имеет разовый характер и строится автором документа по его усмотрению, исходя из собственных соображений целесообразности.

Регламентированный формуляр документа - это формуляр, установленный стандартом или другим нормативно-правовым актом.

Типовой формуляр документа - модель конкретного вида документа, предназначенная для использования в качестве примера.

Регламентированный формуляр документа называется формуляр- образец.

Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы бумаги, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документа. Расположение реквизитов в формуляре-образце учитывает последовательность операций по составлению, оформлению, обработке и дальнейшему использованию документа.

Формуляр-образец регламентируется стандартом и предназначается для определенной системы документации.

Конструкционная сетка - графическая модель построения документа, устанавливающая место расположения реквизитов на стандартном листе бумаги.

Реквизит документа - устойчивый обязательный информационный элемент оформления документа. Реквизит документа может содержать постоянную или переменную информацию (наименование организации,

эмблема организации). Постоянная неизменяемая часть реквизитов документа воспроизводится на бланках документов организации.

Наиболее традиционными, используемыми еще в средневековых документах, являются такие реквизиты как наименование организации - автора документа, дата, адресат, текст, подпись.

С усложнением структуры государственного аппарата и управленческих функций состав реквизитов документа усложняется. Например, сегодня для наиболее распространенных в управлении организационно-распорядительных документов установлено 30 реквизитов.

2. Развитие формуляра документа

Формуляр официального документа стал складываться еще в Междуречье во 2 тыс. до н.э. Исследователи отмечают, что клинописные документы отличались использованием устойчивых текстовых формулировок с определенным расположением информации. Согласно принятому закону все деловые операции должны были фиксироваться на глиняных табличках и удостоверяться сторонами сделки и свидетелями.

Формуляр официального документа подвергся значительным изменениям в процессе исторического развития общества. Реквизит документа, а следовательно и сложившийся формуляр документа - результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий.

Документальные памятники средневековой Руси (то есть самые ранние сохранившиеся официальные документы) представляют собой сплошной не структурированный рукописный текст, написанный, как правило, на склеенных листах бумаги шириной 15см, свернутых в свиток. Однако при прочтении текста в нем можно различить отдельные реквизиты: адресат, дату, подпись, сам текст.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста. Такие элементы документа как обращение, адресат, дата, обозначение автора, содержание составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого-кому):

«От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому… »

«…князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами …», а затем излагалось существо вопроса.

Челобитные и отписки начинались с обращения:

«Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой…»

«Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов…».

При обращении к великому князю служилые люди писались холопами («бьет челом холоп твой»); посадские люди и крестьяне, их жены, вдовы и дети -сиротами; духовные лица - богомольцами.

В тексте каждой разновидности документа использовались устойчивые словосочетания и формулировки. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой: «…вели государь мне дать…», а заканчивалось: «…царь-государь смилуйся, пожалуй…».

Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм и образцов, по которым осуществлялось документирование. В частности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следующие части:

вступление в должность нового воеводы, порядок приема должности от прежнего воеводы;

постановления о финансовом управлении; отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям; постановления о полицейской деятельности воеводы;

определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения к иноземцам.

Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры»-образцы, по которым следовало составлять документы. Указом от 22 февраля 1714 г. губернаторам предлагалась форма ведомости для пересылки сведений о произведенных сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов. В указе 1723 г. «О форме суда» содержались требования к составлению челобитной, которую следовало излагать по пунктам. Таким образом, была сделана попытка формализовать текст документа, сделать его максимально удобным для чтения, восприятия

и работы с ним.

В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа. Во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа:

«Октября 17 дня 1723 года».

Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование вида документа. В некоторых случаях указывается обозначение краткого содержания документа: «Рапорт о получении указа». Окончательно требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в.

Кроме реквизитов выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др.

Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования в XIX в привели к изменениям

формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). В состав реквизитов бланка включаются дата документа и регистрационный индекс (номер) документа. Реквизит «заголовок к тексту документа» располагается непосредственно под реквизитами бланка практически как в современных документах. Появляется и ссылка на номер поступившего документа. Сегодня этому реквизиту соответствует реквизит «ссылка на дату и номер входящего документа».

Приобретает устойчивый вид и реквизит «адресат», появившийся еще в XVΙΙΙ в. Реквизит «адресат» содержит указание в дательном падеже должности лица или наименование присутственного места, которому направляется документ.

Получают определенную форму реквизиты, удостоверяющие документ: подписи и скрепы на документе. Они включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ устанавливает 30 реквизитов для оформления документов данной системы.

Реквизиты документа В условиях появления электронных документов и внедрения систем

электронного документооборота в ряде стран мира (США, Австралия, Германия и др.) приняты специальные законы, в соответствии с которыми удостоверение подлинности документов может осуществляться с использованием электронно-цифровой подписи. В нашей стране также принят Федеральный закон «Об электронно-цифровой подписи» от

Электронно-цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронно-цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе».

В теории и практике работы с электронными документами все более широкое применение находит термин «метаданные». Согласно международному стандарту ИСО 15489-2001 «Информация и документация. Управление документацией» метаданные определяются как

«данные, описывающие контекст, контент (содержание) и структуру документов, а также управление документацией в течение времени». Иначе говоря под метаданными понимаются структурированные данные о данных, позволяющие идентифицировать документированную информацию, осуществлять ее обработку, хранение, поиск. Большинством компьютерных программ ряд метаданных создается автоматически вместе с файлами.

Раздел 8. Унификация и стандартизация документов.

Лекция 12 1. Качество документа

Качество создаваемого юридическим лицами документа имеет большое социальное значение. Низкое качество документа может привести к неправильной интерпретации содержания документа, дополнительной переписке, и, в конечном счете, к дополнительным затратам.

Качество документа – совокупность формальных и содержательных характеристик документа, обеспечивающих выполнение им своих функций.

К таким характеристикам документа относятся:

- функциональное назначение,

Логичность,

Надежность,

Долговечность,

- технологичность,

Экономичность,

Эстетичность,

- соответствие требованиям правовых норм, адекватность психологическому восприятию.

Соответствие документа своему функциональному назначению является первым показателем качества.

Логичность документа выражается в последовательном, связанном, непротиворечивом и убедительном представлении идеи, заложенной в содержании документа. Соответствие этому требованию достигается за счет композиционных и оформительских решений в процессе создания документа.

Надежность – это способность документа в течение определенного заданного времени нормально и безотказно выполнять свои функции.

К документу предъявляются требования функциональной надежности

в 2-х отношениях:

1) в формально-техническом отношении документ должен быть технически совершенным и пригодным для использования. Этому требованию должно соответствовать качество носителя и записи документированной информации;

2) в содержательном отношении документ должен обеспечивать достоверность зафиксированной в нем информации.

Долговечность документа определяется оптимальным сроком службы документа до полного физического или морального его износа и запасом физико-химической прочности на число манипуляций с ним. Это требование качества документа обеспечивается износоустойчивостью материального носителя документированной информации и вещества записи информации.

Технологичность документа обеспечивается его соответствием современным технологиям документирования, передачи, хранения и использования. С точки зрения качества к документу предъявляются

требования простоты и удобства использования как в традиционных технологиях ДОУ, так и автоматизированных.

Экономичность – это требование качества документа связано со стоимостью изготовления, эксплуатации и хранения документа. Экономичность предполагает ограничение физического размера документа до оптимального, веса его носителя, оптимизацию используемых изобразительных средств, совершенствование и удешевление технологии его изготовления, что приводит к снижению его стоимости.

Под эстетичностью документа подразумеваются такие характеристики как информационная выразительность, рациональность формы, целостность композиции, стилевое единство формы и содержания, органическая связь со средой функционирования. Документ должен сочетать утилитарную функцию с эстетической при приоритете первой.

Соответствие документа действующим правовым нормам выражается

в двух формах:

1) содержание документа не должно им противоречить;

2) некоторые виды документов сами являются правовыми

И в том и в другом случае качество документа определяется наличием и соответствующим оформлением реквизитов, придающих документу юридическую силу.

Адекватность психологическому восприятию. Это требование связано с проблемой оптимального визуального восприятия текста – удобочитаемостью. Удобочитаемость зависит от начертания букв, межбуквенных пробелов, пробелов между словами, высоты букв, длины строки, типа и степени контраста и т.д. Эти факторы влияют на психофизиологические особенности чтения. Например, чрезмерно большая ширина столбцов утомляет глаз, так как глаз перемещается слишком далеко. Информация усваивается медленнее, возможны ошибки восприятия. Оптимальной должна быть и длина строки.

2. Унификация как метод совершенствования документа.

С понятием «качество документа», с его качественным усовершенствованием, связано понятие «унификация документов».

Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового назначения.

Унификация – это деятельность по приведению объектов, процессов, процедур к единообразию. Потребность в унификации возникает тогда, когда одна и та же управленческая ситуация, функция, процедура организуется и документируется по-разному.

Унификация основана на общем свойстве управленческих функций, процедур, операций – их повторяемости. Это свойство характерно и для документов, с помощью которых реализуются управленческие функции, процедуры, операции. Поэтому документы также могут быть объектом унификации.

Объектами унификации в документоведении являются:

Терминология;

- организационные структуры (службы ДОУ);

- их задачи и функции;

Технологии ДОУ;

- управленческие документы.

Унификация управленческих документов – это установление единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых

в процессе осуществления однотипных управленческих задач и функций.

В отличие от художественной литературы, информационных ресурсов СМИ, частных писем, главная ценность которых заключается в оригинальности текста, отсутствии штампов, официальный документ тем совершеннее и качественнее, чем больше он соответствует образцу, норме, стандарту. То есть, чем более он является унифицированным.

Унификация как метод усовершенствования документа возникает одновременно и развивается параллельно с развитием процесса документирования информации. Уже в русском документе 14-15 вв. встречаются элементы унификации текста: использование устойчивых речевых конструкций. Использование метода унификации просматривается и в складывании формуляра русского письменного документа. В 16 в. появляются так называемые «образцовые книги», содержащие образцовые тексты документов. В 18-19 вв. унификация как деятельности приобретает опору в законодательстве, ложится на регламентированную основу. В 1920- е гг. унификация проводилась в рамках НОТ и стандартизации документов. Однако, целенаправленную форму унификация как деятельность и метод документоведения приобретает только в 1970-е гг.

Цель унификации – создание стабильных комплексов документов, содержащих оптимальную информацию для оперативного решения поставленных управленческих задач при минимальных затратах средств и времени на сбор, обработку, передачу и хранение документированной информации.

Унификация как деятельность решает задачи:

Экономии времени при обработке больших массивов документации и информации,

Облегчения труда управленческого персонала, - компьютерной обработки документов,

Соответствия требованиям международных и национальных стандартов на документацию,

Эффективности и быстроты принятия управленческих решений, - скорости и качества документирования, - скорости исполнения документов; - скорости поиска документов.

Метод унификации подразделяется на два уровня: - качественный; - количественный.

Под качественным основным уровнем применительно к документу подразумевается выбор наиболее оптимального варианта состава информации документа и его формуляра.

Для достижения этой задачи применяются следующие методики:

- межведомственная унификация;

- однократная запись;

- исключение дублетности;

- исключение избыточности информации;

Трафаретизация.

Количественный уровень – это установление границ распространения выбранного оптимального варианта формы документа, системы документации, технологии ДОУ и т.д.

Унификация как метод включает следующие стадии:

Проектирование;

Моделирование;

Экспертиза.

Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава, форм и текстов документов, создаваемых в процессе управленческой деятельности.

Унификация состава управленческих документов заключается в отборе и закреплении комплекса видов документов, необходимых и достаточных для решения конкретных управленческих задач. В результате унификации состава документов из употребления исключаются виды документов, не вызванные действительными потребностями управления, составленные в силу традиций, сложившегося в организации этикета, некомпетентного подхода руководства и т.д.

В результате унификации состав документов может быть значительно сокращен. Результатом унификации состава документов организации является составление такого документа как Табель унифицированных форм документов.

Унификация форм управленческих документов заключается в отборе и закреплении в формах документов определенных реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлению единых требований к их оформлению.

В результате унификации форм документов создаются УФД.

УФД – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Таким образом, в результате унификации форм документов устанавливается состав реквизитов для документов определенного вида и разновидности и закрепляется место каждого реквизита на стандартном носителе информации. Завершается работа по унификации форм документов организации составлением Альбома унифицированных форм документов, применяемых в деятельности организации.

В результате унификации текстов управленческих документов

достигается сокращение временных и интеллектуальных затрат на

составление документов, оптимизируется их восприятие, обеспечиваются применение типовых семантических конструкций и максимальная формализация информации при составлении текстов управленческих документов.

Унификация текстов управленческих документов является также одним из необходимых условий для внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения.

Унификация документов в пределах отрасли может завершиться разработкой УСД, содержащих УФД.

Комплекс свойств, присущих документированной информации (фиксированный характер, целевое назначение, ценность, определённость, новизна, периодичность, надёжность и иные). Признаки документа (наличие смыслового содержания, стабильная вещественная форма, предназначенность для использования в социальной коммуникации, завершённость сообщения). Оригинальность, подлинность, копийность. Юридическая сила документа. Главная, общие и специальные функции.

Документ (документированная информация) (ГОСТ Р 51141-98) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Свойства документа отражают качественные характеристики, т.е. внутренние, могут бытьобщими и специальными .

К общим свойствам можно отнести следующие:

1. Атрибутивность – наличие некоторых частей, без которых документ не может существовать: фиксированный характер документированной информации, материальный носитель, способ фиксации и воспроизведения информации, целевой назначение.

2. Функциональность – способность документа выполнять особые цели и задачи, количество функций обусловлено общественными потребностями, но в первую очередь документ предназначен для передачи информации, т.е. является основой социальной коммуникации.

3. Структурированность – тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность, устойчивость к различным внешним и внутренним изменения.

К другим свойствам документа можно отнести свойства, присущие информации вообще.

4. Ценность – степень соответствия информации своему целевому назначению.

5. Периодичность (частота передачи информации) – слишком частые поступления информации вызывают перегрузку людей, воспринимающих информацию. Частота использования документной информации зависит от организации её хранения и поиска.

6. Новизна – важна актуальность информации, т.к. это немаловажно для оптимизации управления.

7. Объективность и достоверность – искаженная информация ведет к дезинформации.

8. Полнота – такое количество сведений, которое позволяет сделать правильный вывод.

9. Определённость – соответствие характера описываемых в документе фактов, событий, показателей задаче конкретного документа.

10. Надёжность – чаще зависит от технических возможностей средств передачи и обработки информации.

Признаки документа отражают его внешние особенности, по которым мы характеризуем его как «документ».

К обязательным признакам относятся:

1. Наличие смыслового семантического содержания – совокупность последовательных знаков (набор знаков), которые передают смысл документа (отражают его содержание), является признаком документа.

2. Наличие стабильной вещественной формы – использование материальной формы дает возможность сохранить документ, неоднократно его использовать, перемещать во времени и пространстве.

3. Наличие предназначенности для использования в социальной коммуникации – документом можно назвать только то объект, который специально создан человеком для коммуникационных целей, т.е. для передачи информации во времени и пространстве.

4. Наличие завершенности сообщения – статус документа имеет только тот объект, который содержит законченное смысловое сообщение, достаточное для понимания конкретным пользователем.

Функции документа условно можно разделить на группы: общие, специальные и главная функция.

Любой документ всегда одновременно сочетает в себе несколько функций, т.е. является многофункциональным. Значение функциональных особенностей документа позволяет определить его целевое назначение дл наиболее эффективного использования.

I.Главная функция документа – это хранение и передача информации в пространстве.

II.Общие функции:

Информационная – способность документа удовлетворять потребность в информации, служить источником информации (связана со свойствами: полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна…).

Коммуникативная – способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения. В этой функции можно выделить 2 функции: 1) документы которые ориентированы в определенном направлении (сверху – вниз: законы, указы; либо снизу – вверх: докладные, жалобы); 2) документы, двустороннего действия (взаимосвязи между собой, деловая переписка).

Кумулятивная функция - это способностьдокумента накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения.

III . Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся: управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая и др. функции.

1) Управленческая (регулятивная) - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации. В этой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной рол, т.е. как регулятор различных сторон деятельности (закон, приказ…).

2) Правовая функция - это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свидетельствования.

3) Познавательная или когнитивная функция - способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества (методические рекомендации и т.п. - т.е. учебные документы), а также научной деятельности (научная монография, диссертация - т.е. научные документы).

4) Общекультурная - способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кинофильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.).

5) Мемориальная - способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).

6) Гедоническая - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, кинофильмы и т.п.).

7) Политическая – связана с функцией управления и осуществляется документами, предназначенными для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства.

8) Учетная – дает количественную информацию, она проявляется в регистрации и группировки в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственной и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.

Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

Оригинальность, подлинность, юридическая сила.

Юридическая сила – это свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий или действий, которые сообщаются ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.

Среди копий различаются: