Процесс управления ресурсами предприятия. Система управления ресурсами предприятия. Настройка компьютера для работы с автономными папками

Ресурсы - источник энергии организации, основной фактор деятельности, поэтому жизненно важно управлять ими. Это осуществляется через систему управления ресурсами.

Система управления ресурсами включает в себя:

ресурсную стратегию.

систему реализации ресурсной стратегии.

Система управления ресурсами является составной и неотъемлемой частью общей стратегии организации и системы управления реализацией стратегии.

Учитывая особенности и свойства ресурсов, можно сделать вывод, что в каждой организации имеется уникальный набор ресурсов, способов управления ими, привлечения, развития и использования их в деятельности. Поэтому каждая организация должна создавать собственную систему ресурсов под цели, стратегию развития, виды деятельности.

Система должна содержать комплекс и комбинацию необходимых ресурсов, исходя из целей, видов деятельности, стратегии, процессов.

Ресурсы - это система, которая превращает цель в результаты. Результат достигается через синтез целенаправленного воздействия кадровых ресурсов (труда) на овеществленные ресурсы (материальные, финансовые и другие) в ходе организационных процессов. В организационных процессах происходит преобразование ресурсов в результаты деятельности. Тем самым, затраты ресурсов (количественные, качественные, стоимостные) определяется необходимостью их для результата. Результативность (достижение целей) обеспечивается правильным привлечением, развитием и использованием (применением) ресурсов для производства товара, его продажи потребителям и управления этими процессами.

Система служит для взаимосвязи основных организационных процессов в обеспечении потребностей в ресурсах, их сбалансированном распределении для использования, развития, накопления ресурсов для расширенного воспроизводства капитала.

Стратегические, ключевые ресурсы, которые обеспечивают развитие, и конкурентные преимущества организации определяются в общей стратегии развития организации, которая подразумевает потребительскую, товарную, рыночную стратегию, подкрепляемых ресурсной стратегией и стратегией роста капитала.

Стратегические ресурсы планируются в ресурсной стратегии на основе потребительской, товарной и рыночной стратегий, исходя из критических факторов успеха и свойств VRIN: ценность ресурсов (Valuable), редкость ресурсов (Rare), неидеальная воспроизводимость (imperfectly imitable), незаменимость (Non-substitutable).

В ресурсной стратегии устанавливается потребность в ключевых ресурсах, определяющих развитие организации.

Потребность в ресурсах определяется на основании:

Характера внешней среды.

Целей и стратегии их достижения.

Продукта(тов) деятельности - товарного предложения.

Отраслевых особенностей.

Видов и масштабов деятельности.

Позиций на потребительских рынках и рынках ресурсов.

Системы организации и управления бизнесом.

Но стратегических ресурсов не достаточно в целом для деятельности и реализации стратегии. Стратегия осуществляется с помощью системы управления реализацией стратегии, которая требует ресурсов для обеспечения основных функций реализации стратегий (маркетинг, разработка, производство, сбыт, организация и управление) посредством действий кадровых ресурсов, опирающихся на систему финансирования. То есть применением системы управления стратегией уточняются организационные процессы производства, продажи, организации и управления, а также источники финансирования привлечения ресурсов и определяются показатели их результативности и эффективности.

С учетом ресурсов, необходимых для функций управления уточняются потребности в общих ресурсах для деятельности.

В ресурсной стратегии также формулируются задачи, принципы и условия привлечения необходимых ресурсов, а также способы их привлечения и финансирования.

В настоящее время большую популярность среди современных информационных систем приобрели системы класса MRP – ERP . Восьмидесятые годы ХХ столетия были годами быстрого развития систем MRP (планирование материальных ресурсов) и MRP II (планирование производственных ресурсов). Последняя является дальнейшим развитием системы MRP и обеспечивает автоматизированный расчет:

Плана производства по номенклатурным группам;

Поставок и продаж готовой продукции;

Материально-технического снабжения (потребности в материалах и комплектующих);

Производственных мощностей;

Финансового плана;

Необходимого количества основных производственных рабочих.

По мере функционирования систем MRP и MRP II выявились их недостатки, которые устранялись путем добавления новых возможностей. В результате появилась полномасштабная ERP-система (планирование ресурсов предприятия).

Отправной точкой для создания такого рода систем является выполнение следующих требований. Данные вводятся в систему один раз и теми сотрудниками, которые их обрабатывают для нужд бизнеса. Введенные в систему данные становятся доступными для всех пользователей.

Различие между MRP и ERP – системами в том, что первые ориентируются только на промышленные предприятия, а вторые не ограничены сферой применения и могут быть использованы в торговле, банках, страховых компаниях, образовательных учреждениях и т.д. Кроме того ERP- системы в отличие от всех предыдущих позволяют планировать финансовые затраты на проекты обновления оборудования и инвестиции в производство новых изделий.

ERP – системы обладают возможностями управления транснациональными компаниями, т.к. позволяют организовать различные системы бухгалтерского учета и отчетности, поддерживать несколько валют, несколько языков, а также облегчить работу в нескольких часовых поясах (круглосуточно и круглогодично).

Для того, чтобы правильно управлять стоимостью товара и понимать, сколько стоит его продвижение, производство и обслуживание, нужно учитывать все этапы его жизненного цикла. Поэтому в перспективе в соответствии с планами фирмы Gartner Group , разрабатывающей ИС данного класса, должна появится система ERP II, главные особенности которой – определение и учет требований к продукции и адаптация производства к рыночной конъюнктуре. Если ERP – система – это автоматизация бизнеса внутри предприятия, то ERP II – система (ее еще иногда называют CSRP - планирование ресурсов, синхронизированное с потребителем) – это развитие интеграции с системами электронного бизнеса и системами поддержки отношений с покупателями. Иначе говоря, ERP II – это система управления ресурсами и внешними связями (Enterprise Resource & Relationship Processing ).

Этапы разработки информационных систем для решения экономических задач. Роль специалистов в предметной области в проектировании информационной системы

Разработка компьютерного решения экономической задачи осуществляется в следующей последовательности:

1. Обоснование путей компьютерного решения задачи.

2. Реализация компьютерного решения задачи.

3. Разработка контрольного примера и инструктивно-методической документации.

Первый этап. На этом этапе определяются причины, объясняющие необходимость использования информационных технологий в процессе выполнения расчетов, а также указываются недостатки, которые будут устранены в результате автоматизации расчетов, формулируются цели применения информационных технологий, рассматриваются аргументы, доказывающие целесообразность применения компьютера.

Цель разработки ИС можно разделить на две подцели:

Улучшение экономических показателей, отражающих качество выполнения конкретной функции управления на уровне всего предприятия или конкретного структурного подразделения;

Улучшение экономических показателей качества информационного обслуживания аппарата управления.

При обосновании путей компьютерного решения задачи рассчитываются затраты, связанные с разработкой ИС. Жизненный цикл ИС состоит из следующих фаз:

Проектирование и внедрение;

Эксплуатация;

Вывод из эксплуатации.

Каждую фазу сопровождают затраты, которые должны быть приведены к определенному периоду (как правило, год).

По результатам первого этапа делается вывод о возможности использования готового программного средства или необходимости создания собственного программного продукта.

Второй этап предназначен для собственно компьютерной реализации задачи. Если сделана ориентация на готовый программный продукт, то осуществляется его привязка к специфике решаемой задачи, вводится исходная информация и инициируется запуск программы.

При создании собственной разработки делается постановка задачи, разрабатывается алгоритм ее решения, который реализовывается силами самой организации или приглашенными специалистами..

Третий этап предназначен для разработки контрольного примера и инструктивно-методической документации. Контрольный пример - это ограниченная совокупность реальных данных, на которых проверяется корректность алгоритма и работоспособность программы. Документация создается для пользователей различных категорий: конечных пользователей, программистов, операторов.

Особую роль в процессе моделирования ИС играет конечный пользователь, т.к. он принимает участие в обследовании предприятия и внедрении всех информационных технологий. На первом этапе пользователь оценивает специфику объекта управления, на основе чего делается выбор пути создания ИС – приобретение готовой или разработка собственной ИС.

На втором пользователь формулирует свои требования к будущему программному продукту, к формам входной информации и формам получения результатов. Также он консультирует постановщиков задач в процессе составления алгоритмов их решения.

На третьем этапе пользователь принимает участие в разработке контрольного примера и оценке результатов его решения.

Опыт показывает, что только конечный пользователь ИС может квалифицировано дать описание задачи или бизнес-процесса для своего рабочего места, поэтому его участие в разработке ИС необходимо.

Внутримашинное информационное обеспечение. Характеристика, основные формы

Внутримашинное информационное обеспечение АРМ – это внемашинное ИО, которое размещается в памяти компьютера в соответствии с определенной моделью. Оно может быть организовано в виде файлов, баз данных, хранилищ данных, баз знаний и т.д.

Поскольку внутри машинное ИО – это внемашинное ИО, перенесенное в память компьютера, содержательно элементы этих видов ИО соответствуют друг другу.

Файлы – основное назначение.

Базы данных – основное назначение.

Хранилища данных – основное назначение.

Базы знаний – основное назначение.

Файловые системы. Особенности организации и использования

Файл – это последовательное отображение однородных управленческих документов на машинном носителе в виде записей. Запись отражает один документ или его строку, если документ многострочный. Запись состоит из полей, в которых находятся реквизиты документа.

Для обработки файл должен характеризоваться структурой, т.е. именем, количеством полей в записи, последовательностью фиксации полей в записи, типом записи (постоянной или переменной длины), типом поля, длиной поля, ключом доступа. Ключи доступа, используемые для поиска нужной записи, могут быть первичными и вторичными. Ключ называется первичным, если с его помощью отыскивается одна запись, и вторичным, если больше одной.

Структура файла соответствует структуре управленческого документа из внемашинного ИО. Поэтому файлы группируются следующим образом:

Входные оперативные – содержат переменную информацию, отражающую текущие производственно-хозяйственные факты;

Условно-постоянные – содержат нормативно-справочные данные;

Результирующие – содержат результаты расчетов;

Корректирующие – содержат данные для корректировки условно-постоянных данных.

Однако файловая система обладает рядом серьезных недостатков: во-первых, чрезмерная избыточность данных, являющаяся причиной возрастания затрат на их корректировку, во-вторых, высокая зависимость прикладных программ от изменения структуры файлов.

Базы знаний. Их применение для решения экономических задач

Базы знаний – это знания человека, представленные в памяти компьютера в соответствии с какой-либо моделью. Обычно под базами знаний понимают совокупность фактов и правил вывода, допускающих логический вывод и осмысленную обработку информации. Наиболее распространенными моделями в настоящее время являются: деревья выводов (правила, продукции), деревья целей и семантические сети

Чаще всего БЗ используются в экспертных системах , обеспечивающих создание и использование баз знаний экспертов и системах искусственного интеллекта . База знаний здесь предназначена для хранения экспертных знаний о предметной области, которые используются при решении задач экспертной системой.

Знания в БЗ можно разделить на алгоритмические и неалгоритмические.

Алгоритмические (процедурные) знания - это алгоритмы (программы, процедуры), вычисляющие функции, выполняющие преобразования, решающие точно определенные конкретные задачи..

Неалгоритмические знания - состоит из объектов, называемых понятиями. Понятие обычно имеет имя, определение, структуру (составные элементы), связано с другими понятиями и входит в какую-то систему понятий. Другие неалгоритмические знания - это связи между понятиями или утверждения о свойствах понятий и связях между ними.

Для создания баз знаний разрабатываются специальные программные средства. Они позволяют обеспечить загрузку, актуализацию, поддержание в достоверном состоянии, расширение базы знаний, формирование, обработку и включение новых знаний, соответствующих текущей ситуации.

Дерево вывода. Создание, использование

Дерево вывода – это множество объединенных правил, отражающих условия выполнения некоторого процесса. Правил представляют собой языковую конструкцию вида:

ЕСЛИ <условие, ct(условия)> , TO <заключение, ct(заключения)> ct(правила), где

Ct(условия), ct(заключения), ct(правила) соответственно коэффициенты определенности условия, заключения и правила. Значение ct, равное 0, указывает на полную неопределенность, а 1 – на полную определенность. В дереве указываются значения в этом диапазоне. Множество правил объединяются в дерево вывода.

В правиле может быть несколько условий, связанных между собой союзами И или ИЛИ. С помощью специальных формул рассчитывается коэффициент определенности для заключения.

Для простого правила, содержащего лишь одно условие, например, ЕСЛИ Е, ТО С, коэффициент определенности для заключения С рассчитывается так:

Ct(C) = ct(E) · ct(правила)

Если в правиле несколько условий, связанных союзом И, то для расчета коэффициента определенности заключения применяется следующая операция:

ЕСЛИ (Е1 и Е2), ТО С:

Ct(C) = min (ct(E1), ct(E2)) · ct(правила).

Для правила, в котором присутствуют несколько условий, связанных союзом ИЛИ применяется операция вида:

ЕСЛИ (Е1 Или Е2), то С:

Се(С) = max(се(У1)б се(У2)) · се(правила)

Дерево целей. Создание, использование

Представление знаний в виде дерева целей возможно, если известны цель управления и формулы, по которым можно рассчитать уровень достижения каждой подцели. Для каждой подцели устанавливаются приоритеты в виде коэффициентов, означающих степень влияния каждой подцели на достижение цели. Сумма этих коэффициентов равна 1.

Существуют специальные формулы, позволяющие вычислить изменения количественных характеристик подцелей, гарантирующие не обходимое изменение количественных характеристик достижения цели. В случае двух подцелей, количественные характеристики одной из которых надо увеличить, а другой уменьшить, формулы имеют вид:

ΔЦ 1 и ΔЦ 2 – соответственно искомые изменения количественных характеристик подцелей.

Дерево целей можно продолжить, если указать, из чего в свою очередь состоят подцели. Это позволит рассчитать управляющие воздействия более детального характера.

Семантические сети. Назначение, создание, использование

Семантическая сеть . Это ориентированный граф, в узлах которого находятся имена объектов, а стрелки указывают на отношения между ними. Из неизмеримого множества отношений часто используются часть-целое, свойства и функциональные связи (производит, находится и т.д.).

Семантическая сеть обрабатывается на основе принципа сопоставления объекта и отношения, указанных в запросе, с объектами и отношениями, имеющимися в семантической сети.

А. Г. Кравец

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

А. Г. Кравец

Системы управления ресурсами предприятия

Учебное пособие

Волгоград

ББК У291.2с51

Рецензенты:

кафедра САПР и ПК Пензенского государственного университета, зав. кафедрой д-р техн. наук, профессорА. М. Бершадский ;

зав. кафедрой «Компьютерные технологии и системы» Брянского государственного технического университета д-р техн. наук, профессорВ. И. Аверченков

Печатается по решению редакционно-издательского совета Волгоградского государственного технического университета

Кравец, А. Г.

Системы управления ресурсами предприятия: учеб. пособие / А. Г. Кравец; ВолгГТУ. – Волгоград, 2014. – 176 с.

ISBN 978–5–9948–1627–1

Предназначено для изучения дисциплин «Системы управления ресурсами предприятия» дневной формы обучения и «Планирование ресурсов предприятия» заочной формы обучения, самостоятельного изучения традиционных и современных методов управления ресурсами. Может быть полезно для специалистов, занимающихся разработками в сопутствующих направлениях.

Ил. 10. Табл. 6. Библиогр.: 14 назв.

1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

Сегодня положение дел в области информационных технологий характеризуется крайней неопределенностью. Во-первых, это связано с непрерывным увеличением объема технологических предложений, требующих высоких инвестиций, и соответственно с усилением зависимости от внешних услуг (например, от поставщиков программного обеспечения). Внутрифирменные ассигнования на нужды ИТ растут опережающими темпами по сравнению с другими затратами предприятия. При этом топменеджмент мало осведомлен об общих расходах в сфере ИТ. Так, компетентные решения фирменного руководства охватывают примерно лишь 5 % соответствующих затрат.

Во-вторых, изменяется роль ИТ в хозяйственной деятельности многих предприятий. При выполнении внутрифирменных процессов функция ИТ перестала быть вспомогательной, превратившись в важнейшую составную часть продукта или производственных мощностей. Хозяйственные риски в настоящее время во многом определяются рисками в данной сфере. Реализация же современных высокопроизводительных организационных проектов (например, "виртуальных организаций" без жесткой привязки производственных участков к определенному месту), требует полного использования потенциала ИТ с помощью телекоммуникационных средств.

Не способствует стабилизации быстрый рост издержек в сфере ИТ. Чтобы контролировать их увеличение и добиться большей гибкости в решении информационно-технологических проблем, многие предприятия идут в основном двумя путями. Первый заключается в том, что фирма создает внутрифирменный информационно-технологический участок, который предлагает услуги и вне фирменному рынку, доказывая тем самым возможность рентабельного использования своих мощностей.

Чаще предприятия выбирают другой путь, когда большая часть собственного информационно-технологического персонала переводится в распоряжение вновь создаваемых дочерних компаний или совместных со специализированными информационно-технологическими партнерами предприятий, также самостоятельно выступающих на рынке. На материнском предприятии остается небольшая группа сотрудников, на которую возлагаются функции информационного менеджмента.

Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

− высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;

− специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;

− менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т. д.;

− менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия;

− поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;

− собственное информационно-технологическое подразделение.

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ топменеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

В связи с ростом значения ИТ в обеспечении успеха фирмы подобная политика неприемлема. Общефирменное руководство должно в настоящее время найти ответы на следующие два вопроса.

Во-первых, нужно точно определить, какой вклад должна внести ИТ в процесс производства товаров и услуг. Внимания здесь заслуживают главным образом три аспекта: 1) ИТ как функция обеспечения производственного процесса, например, в области коммуникаций или автоматизации производства, а также при генерации и передаче управленческих знаний и информации для управления хозяйственными операциями; 2) ИТ как интегральная составная часть продукта; 3) ИТ как организационный инструмент для создания виртуальных форм предприятия.

Во-вторых, кто должен выполнять перечисленные и другие функции. На первый план выдвигается вопрос о координационном механизме для отдельных видов информационно-технологических услуг. Решение может быть найдено в использовании указанных выше специализированных внутрифирменных подразделений и внефирменных филиалов. Возможно и промежуточное решение в виде создания стратегических альянсов между собственным подразделением и внешними партнерами. В двух последних случаях предприятие теряет прямой контроль над своим информационнотехнологическим потенциалом. Следует отметить, что подобные услуги могут быть эффективны только при тесном сотрудничестве с их поставщиками. Общефирменный менеджмент должен искать пути устранения или компенсации слабых мест в своей работе.

Рассмотренные изменения требований к группам интересов в сфере ИТ обусловлены динамикой развития предприятий и внешней среды. Основные аспекты этого развития и их влияние на роль ИТ в управлении предприятием состоят в следующем.

Децентрализация и рост информационных потребностей. Ориентация на максимальное сближение с клиентом потребовала от предприятий

перехода к горизонтальным, децентрализованным структурам. Принятие решений в условиях децентрализации привело к резкому росту потребностей в информации относительно процесса производства товаров и услуг. Возникла необходимость в более подробном ознакомлении третьей стороны с состоянием дел в соответствующих хозяйственных областях. В новой обстановке обеспечение информацией по всем направлениям должно функционировать безупречно.

Использование ИТ призвано нивелировать организационную сложность предприятия. Ранее это достигалось благодаря возложению на компьютеры сложных вычислений и обработки документации в очень больших объемах. Сейчас речь идет о том, чтобы непрерывно усложняющиеся горизонтальные и вертикальные модели взаимосвязей (структуры которых, в свою очередь, постоянно меняются) совершенствовались с помощью новой коммуникационной технологии.

Ранее на предприятиях устанавливались мощные обрабатывающие системы, готовившие огромное количество цифровых отчетов, на базе которых в последующем осуществлялось управление хозяйственной деятельностью. Сейчас вопрос стоит о том, чтобы разработать такую технологию, с помощью которой можно было бы постоянно держать в курсе событий менеджеров и их партнеров, принимающих решения в условиях децентрализации. Новые информационно-технологические системы должны обеспечивать не какую-то абстрактную хозяйственную систему, а конкретных партнеров, которые в разнообразных формах участвуют в хозяйственном процессе.

От обработки данных через информационные системы к управлению знаниями. Уже давно отпала необходимость рассматривать ИТ как средство обработки данных. С помощью этой технологии из данных надо извлекать информацию для нужд пользователя, а возникающая в этой связи проблема "информационных перегрузок" требует массивных средств

отбора, дальнейшей обработки и обновления информации. При этом следует продумать вопрос о коммерчески выгодных интерфейсах и сжатии внутрифирменной и внешней информации, а также о трансфере совместно используемых знаний между организационными подразделениями и партнерами по кооперации.

Быстрое развитие сетей локальных систем со сверхрегиональной и даже интернациональной структурой приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций. Организационно это ведет к ликвидации границ предприятия. Все труднее становится определить, где оно начинается и где кончается. Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры для подобных "виртуальных предприятий" относятся к задачам информационного менеджмента, так же, как и классическая функция обеспечения производственного процесса или разработки товаров и услуг на базе ИТ. Дело при этом состоит не только в обработке информации, но и рациональном распределении знаний.

Кроме того, организация должна учитывать на профессиональном уровне все новые и важные для ИТ аспекты. Примером может служить вопрос о технологическом и хозяйственном значении системы Интернет. Именно на информационно-технологической службе лежит ответственность за создание здесь платформы, на которой станет возможной квалифицированная психологическая подготовка персонала, включая общефирменный менеджмент.

Интеграция децентрализованных систем. Сейчас информация на предприятиях обрабатывается в рамках самых разнообразных систем. Обеспечение их широкой доступности для всех сотрудников, а также внешних партнеров, и облегчение тем самым принятия творческих решений может стать критически важным фактором успеха для многих предприятий. Вместе с тем объединение по вертикали и горизонтали информа-

В переводе с английского Enterprise Resource Planning (ERP) означает «управление ресурсами предприятия». Система ERP предназначена для планирования ресурсов компании, необходимых при производстве, закупках и продажах.

Принцип работы ERP-системы основан на создании, наполнении и использовании единой базы данных, включающей в себя информацию, необходимую для всех отделов предприятия: бухгалтерии, отделов снабжения, кадров и т. д.

Функционал ERP-систем различается, однако есть и единые для всех программных продуктов функции:

1. Разработка планов производства, продаж.
2. Ведение технологических спецификаций, предусматривающих операции и ресурсы, необходимые для производства того или иного изделия.
3. Определение и планирование потребностей в производстве комплектующих и материалов, затрат и сроков для выполнения плана.
4. Управление закупками и запасами.
5. Управление производственными ресурсами в различных масштабах: от предприятия или отдельного цеха до конкретного станка.
6. Управление финансами предприятия, ведение управленческого, бухгалтерского и налогового учета.
7. Управление проектами.

В сравнении с иными программными решениями ERP-система имеет ряд преимуществ:

• Создание единой информационной среды, существенно облегчающей и оптимизирующей работу отделов и руководства.
• Возможность распределения прав доступа между сотрудниками любых отделов, начиная с руководителя и заканчивая младшим менеджером отдела продаж.
• Наличие большого спектра решений для организаций различного типа и масштаба.
• Возможность управления несколькими подразделениями, предприятиями, концернами, корпорациями.
• Совместимость с различными программными продуктами и платформами, высокая надежность, гибкость, масштабируемость.
• Возможность интеграции с уже использующимися на предприятии системами и приложениями, в частности, с системами автоматизации проектирования, управления технологическими процессами, продажами, документооборотом.

Наряду с другими системами, автоматизирующими производство, ERP значительно упрощает процесс управления предприятием, распределения ресурсов и планирования продаж.

Когда нужна ERP-система

На первых этапах существования компании особых потребностей в автоматизации нет: все документы разрабатываются с помощью обычных офисных программ, а для того, чтобы получить ту или иную информацию, руководителю достаточно позвонить сотруднику. Постепенно число документов, количество сотрудников, объем операций растет, и возникает потребность в создании хранилищ и систематизации данных.

На предприятии, работающем без ERP, часто все документы хранятся бессистемно, что существенно усложняет управление. Также распространены случаи, когда какие-то системы все же установлены, но работают они исключительно на конкретный отдел.

В бухгалтерии, отделе кадров, снабжения и других департаментах появляются собственные базы данных, документооборот между которыми затруднен. Это непосредственно сказывается на эффективности работы: для того, чтобы узнать ту или иную информацию в отделе кадров, бухгалтеру приходится делать запрос по электронной почте или созваниваться с кадровиком.

Эффективного управления, оптимизации ресурсов всего предприятия и, наконец, повышения производительности различных отделов в таких условиях добиться невозможно.

ERP-система - оптимальный выбор для предприятий любого масштаба, групп компаний, фирм с территориально распределенными филиалами.
ERP-система:

• значительно ускоряет документооборот между отделами
• позволяет получить мгновенный доступ к информации сотруднику, наделенному определенными правами
• делает возможным эффективное управление работой удаленных филиалов и сотрудников.

Также часто в качестве альтернатив предлагают различные программы бухгалтерского учета, созданные исключительно для формирования финансовой и налоговой отчетности.

Отличить ERP от других систем достаточно просто. ERP-система:

• интегрирует базы данных и задачи ВСЕХ отделов предприятия: от бухгалтерии и работы с клиентами до производства и логистики;
• может помочь в выполнении любых задач предприятия;
• позволяет создать единую информационную среду.

Главная задача ERP-системы - оптимизация управления ВСЕМИ ресурсами предприятия вне зависимости от того, в какой форме они представлены. Это единая система, включающая в себя решения для бухгалтерии, инженерного отдела, отдела снабжения, кадров, склада и др.

Такие разные ERP

На данный момент существует две основные концепции ERP-систем. Это ERP и ERP II.

Под первой понимают программное обеспечение, позволяющее организовать работу предприятия любого типа и охватывающее все производственные процессы.

ERP II - специализированная система управления, учитывающая ключевые особенности того или иного предприятия. Разрабатывается она с учетом тех задач, которые необходимо решить компании определенного масштаба, вида деятельности, формы.

Существует огромное число готовых программных разработок, специализирующихся на небольших фирмах, производственных предприятиях, компаниях, работающих в сфере услуг, торговых организациях и т.д. Есть ERP-системы, предназначенные для одного стандартного предприятия, фирмы с территориально удаленными филиалами, и даже транснациональной компании.

ERP-системы могут иметь различную структуру. В частности, в последнее время наибольшую популярность обрела облачная ERP - более удобная, масштабируемая и простая в использовании для компаний среднего и малого бизнеса.

Как избежать ненужных затрат на ERP-систему с онлайн-программой Класс365

Внедрение полноункциональной ERP-системы в организациях малого и среднего бизнеса может оказаться не рентабельным, как из-за большой стоимости так и длительного периода внедрения.

Автоматизировать процессы небольшой компании и избежать больших затрат можно с помощью онлайн-программы Класс365. Онлайн-сервис позволяет автоматизировать работу склада, торговых точек, взаимоотношения с клиентами. В программе вы также сможете управлять всеми финансовыми потоками. Такое решение оптимально для предприятий оптовой и рознчной торговли, компаний оказывающих услуги, занимающихся интернет-продажами.

Онлайн-решение выгодно для руководителя, так как ему не потребуется дополнительно обучать персонал. Программа, не смотря на широкий функционал, удивительно проста и освоить ее сотрудники смогут самостоятельно не более чем за 15 минут. Кроме того, компании не придется втисикиваться в узкие рамки бюджета, чтобы приобрести стандартное лицензионное приложение.

Системы управления ресурсами.

Если обратиться к эволюции развития корпоративных систем масштаба предприятия, то последовательность их появления следующая: MRP, MRP II, ERP, ERP II. Начиная с 80-х годов прошлого столетия эволюция методов ведения бизнеса тесно переплелась с развитием корпоративных систем управления. Успешный опыт новых методик находил отражение в сменяющих друг друга стандартах корпоративных информационных систем (КИС) (табл.7.1).

Таблица 7.1 – Эволюция стандартов и концепций информационных систем управления

Рассмотрим перечисленные концепции подробнее.

MRP-система – компьютерная программа, работающая по алгоритму, регламентированному MRP-методологией. Она обрабатывает файлы данных (входные элементы) и формирует на их основе файлы-результаты .

Потребность в материале в программе MRP представляет собой определенную количественную единицу, отображающую возникшую в некоторый момент времени в течение периода планирования необходимость в заказе данного материала. Различают понятия полной потребности в материале, которая отображает то количество, которое требуется отпустить в производство, и чистой потребности , при вычислении которой учитывается наличие всех страховых и зарезервированных запасов данного материала. Заказ в системе автоматически создается по возникновению отличной от нуля чистой потребности.

Основными преимуществами использования подобной системы в производстве являются:

Гарантия наличия требуемых комплектующих и уменьшение временных задержек при их поставке, и, следовательно, увеличение выпуска готовых изделий без увеличения числа рабочих мест и нагрузки на производственное оборудование;

Уменьшение производственного брака в процессе сборки готовой продукции, возникающего из-за использования несоответствующих технологий комплектующих;

Упорядочивание производства ввиду контроля статуса материалов, позволяющего однозначно отслеживать весь конвейерный путь, начиная от создания заказа на данный материал до его положения в уже собранном виде. Достигается полная достоверность и эффективность производственного учета.

Основная цель MRP-системы – формировать, контролировать и при необходимости изменять моменты заказов таким образом, чтобы все материалы, требуемые для производства, поступали одновременно. На практике MRP является информационной системой, которую логически можно представить с помощью схемы (рис.7.7).

Рис.7.7 – Логическая структура MRP-системы.

Системы планирования производства постоянно развиваются. Первоначально MRP-системы фактически просто формировали на основе утвержденной производственной программы план заказов на определенный период, что не вполне удовлетворяло возрастающие потребности. К базовым функциям планирования производственных мощностей и потребностей в материалах было предложено добавить ряд дополнительных функций, таких как контроль соответствия количества произведенной продукции количеству использованных в процессе сборки комплектующих, составление регулярных отчетов о задержках заказов, об объемах и динамике продаж продукции, о поставщиках и т.д.

Термин «замкнутый цикл» отражает основную особенность модифицированной системы, заключающуюся в том, что созданные в процессе ее работы отчеты анализируются и учитываются на дальнейших этапах планирования, изменяя при необходимости программу производства, а, следовательно, и план заказов. Другими словами, дополнительные функции осуществляют обратную связь в системе, обеспечивающую гибкость планирования по отношению к внешним факторам, таким как уровень спроса, состояние дел у поставщиков и т.п.

В дальнейшем, усовершенствование системы привело к трансформации системы MRP с замкнутым циклом в расширенную модификацию, которую впоследствии назвали MRP II (Manufactory Resourse Planning) ввиду идентичности аббревиатур. Эта система была создана для эффективного планирования всех ресурсов производственного предприятия, в том числе финансовых и кадровых .

MRP II – это набор принципов, моделей и процедур управления и контроля, служащих повышению показателей экономической деятельности предприятия .

Стандарт MRP II содержит описание шестнадцати групп функций системы:

1. Планирование продаж и производства.

2. Управление спросом.

3. Составление плана производства.

4. Планирование материальных потребностей.

5. Спецификации продукции.

6. Управление складом.

7. Плановые поставки.

8. Управление на уровне производственного цеха.

9. Планирование производственных операций.

10. Контроль входа / выхода.

11. Материально-техническое снабжение.

12. Планирование распределения ресурсов.

13. Планирование и контроль производственных операций.

14. Управление финансами.

15. Моделирование.

16. Оценка результатов деятельности.

С накоплением опыта моделирования производственных и непроизводственных операций эти понятия уточняются, постепенно охватывая все больше функций. Задачей MRP II является оптимальное формирование потока материалов, полуфабрикатов и готовых изделий.

Система класса MRP II имеет целью интеграцию всех основных процессов, реализуемых предприятием, таких как снабжение, запасы, производство, продажа, планирование, контроль за выполнением плана, затраты, финансы, основные средства.

Результаты использования интегрированных систем стандарта MRP II :

Получение оперативной информации о текущих результатах деятельности предприятия как в целом, так и с полной детализацией по отдельным заказам, видам ресурсов, выполнению планов;

Долгосрочное, оперативное и детальное планирование деятельности предприятия с возможностью корректировки плановых данных на основе оперативной информации;

Решение задач оптимизации производственных и материальных потоков;

Реальное сокращение материальных ресурсов на складах;

Планирование и контроль за всем циклом производства с возможностью влияния на него в целях достижения оптимальной эффективности в использовании производственных мощностей, всех видов ресурсов и удовлетворения потребностей заказчиков;

Автоматизация работ договорного отдела с полным контролем за платежами, отгрузкой продукции и сроками выполнения договорных обязательств;

Финансовое отражение деятельности предприятия в целом;

Значительное сокращение непроизводственных затрат;

Защита инвестиций, произведенных в информационные технологии;

Возможность поэтапного внедрения системы с учетом инвестиционной политики конкретного предприятия.

В основу MRP II положена иерархия планов. Планы нижних уровней зависят от планов более высоких, где план высшего уровня предоставляет входные данные, намечаемые показатели и/или какие-то ограничительные рамки для планов низшего уровня. Кроме того, эти планы связаны между собой таким образом, что результаты планов нижнего уровня оказывают обратное воздействие на планы высшего уровня (рис.7.8).

В дальнейшем процессе развития АИС систем планирования MRP II в интеграции с модулем финансового планирования FRP (Finance Requirements Planning) получили название систем бизнес-планирования ERP.

Рис.7.8 – Логическая структура MRP II системы.

ERP (Enterprise Requirements Planning) позволяет наиболее эффективно планировать всю коммерческую деятельность современного предприятия, в том числе финансовые затраты на проекты обновления оборудования и инвестиции в производство новой линейки изделий .

В российской практике целесообразность применения систем подобного класса обусловливается, кроме того, необходимостью управлять бизнес-процессами в условиях высокой инфляции, а также жесткого налогового пресса, поэтому системы ERP необходимы не только для крупных предприятий, но и для небольших фирм, ведущих активный бизнес.

Схема логической структуры ERP-системы приведена на рис.7.9.

Хотя благодаря автоматизации и интеграции бизнес-операций ERP-системы и могут повлиять на практические результаты работы, они мало отражаются на самом важном – расширении возможностей деловой активности, росте доли на рынке, увеличении продаж и эффективности бизнеса, а также на повышении ценности бизнеса в целом.

Рис.7.9 – Логическая структура ERP-системы.

Архитектура, лежащая в основе ERP-решения, позволяющего более эффективно осуществлять управление и реализовывать стратегии, представляет собой :

Многоуровневый проект, где приложение функционально распределено на клиентский, серверный компонент и компонент базы данных;

Централизованную базу данных для управления планируемыми, актуальными, консолидированными и прогнозируемыми данными и результатами;

Общую бизнес-модель со встроенной финансовой и временной логикой, предназначенной для обработки финансовых отчетов и данных анализа;

Интернет-среду, поддерживающую и направляющую пользователя в рамках процессов бюджетирования, отчетности и анализа;

Расширенные возможности не регламентируемого анализа для быстрой идентификации, обнаружения и проверки аномалий, проблем и благоприятных возможностей;

Всеобъемлющую систему защиты от несанкционированного доступа или изменения в различных частях базы данных;

Централизованное администрирование, обеспечивающее контроль и мониторинг процессов планирования, бюджетирования, консолидации и отчетности.

ERP II является очередным этапом в эволюции систем планирования ресурсов. По определению Gartner, ERP II – это стратегия разработки и внедрения приложения, которая распространяется за пределы ERP-функций, чтобы обеспечить интеграцию ключевой для предприятия специфики, внутреннего и внешнего сотрудничества, операционных и финансовых процессов. Таким образом, ERP II начинается, прежде всего, как стратегия разработки приложения, которая нацелена на интеграцию в рамках предприятия всех бизнес-процессов, ориентированных на коммерцию. А как стратегия внедрения, ERP II позволяет пользователям ориентироваться на одного производителя лишь в той степени, в которой через интеграционные возможности собственно ERP II обеспечиваются обязательные для выполнения требования к процессам предприятий, при этом возможно подключение отдельных, лучших в своем классе, компонент от сторонних производителей.

Переход к ERP II от ERP происходит за счет изменения шести элементов, имеющих отношение к стратегиям бизнеса, разработке приложения и технологии (рис.7.10).

Роль	Оптимизация процессов предприятия		Участие в цепочке создания стоимости / основа для t-commerce
Область применения	Производство и дистрибуция		Все сегменты и сектора
Процессы	Внутренние, скрытые		Связаны с внешним уровнем
Архитектура	Поддерживает Web, закрытая, монопольная		Основанная на Интернет, открытая, компонентная
Данные	Создаются и потребляются в границах предприятия		Создаются и потребляются внутри и вне предприятия

Рис.7.10 – Изменение характеристик ERP при переходе к ERP II.

Область деятельности ERP II теперь расширяется не только на производственные отрасли и дистрибуцию, но и на все виды деятельности. Роль новой стратегии не ограничивается рамками организации, она предполагает видимость для контрагентов внутренних процессов организации. Эта видимость реализуется процессами, которые связаны на внешнем уровне и дают возможность сотрудничать с контрагентами в сообществе по интересам. Данные, предоставляемые процессами, распространяются за пределы предприятия, где они хранятся. Обработка данных распределена по всему торговому сообществу. Новая роль расширяет и углубляет функциональность: помимо традиционных функций производства, дистрибуции и финансов, автоматизируются другие специализированные функции для отдельных отраслей, производственных сегментов и межотраслевых процессов. Для реализации изменений этих элементов ERP с целью перехода к ERP II необходима совершенно новая архитектура: Интернет-ориентирован-ная, спроектированная для интеграции.

Таким образом, если архитектура заменяется на новую, то остальные элементы являются расширением существующих.

Процесс интеграции, предоставляемый ERP II, выходит за традиционные, внутренние процессы предприятия. Он включает все процессы – и внутренние, и внешние – они обеспечат связь предприятия с его контрагентами (рис.7.11).

Улучшение бизнес-процессов прошло несколько стадий. Причем, каждый раз заметное улучшение происходило при переходе к автоматизации более высокой организационной структуры. Известно, что объединение отдельных элементов в систему дает больше, чем сумма элементов – возникает новое качество.

Рис.7.11 – Логическая структура процесса в ERP II.

В самом деле, начиналось улучшение бизнеса с «простой» автоматизации отдельных бизнес-операций, затем развитие информационных технологий сделало возможным на их основе интегрировать бизнес-процессы вначале в рамках предприятия, а затем и в сообществах по интересам, которые сами являются элементами более широкого контекста - электронного рынка. Возникшая стратегия автоматизации систем управления ERP II является предтечей перехода предприятий к новому способу взаимодействия, на основе сотрудничества c-commerce (collaborative commerce – совместная коммерция), когда несколько предприятий могут использовать одну ERP II систему.