Как работают кассовые аппараты и POS-терминалы. УСН без кассового аппарата: кто имеет право не применять ККМ. Как же выбрать ККМ

Нужен ли кассовый аппарат при УСН - этот вопрос встает перед любой организацией или индивидуальным предпринимателем, работающими на этой системе. Нужен ли кассовый аппарат при УСН и можно ли отказаться от его применения - эти и многие другие вопросы рассматриваются в данной статье.

Обязанность по применению контрольно-кассовых машин

Вопросы применения контрольно-кассовой аппаратуры регулируются законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — закон № 54-ФЗ). Согласно ст. 1.1 и п. 1 ст. 1.2 данного закона все организации и ИП, осуществляющие расчеты с использованием наличных или электронных средств платежа за реализуемые товары, работы, услуги, обязаны применять ККМ.

Нет никаких оснований считать, что упрощенная система налогообложения дает какие-либо преимущества в кассовых вопросах. ИП и организации на УСН так же, как и те, кто работает на ОСН, должны оформлять все наличные расчеты с помощью чеков. Но есть ряд исключений, которые будут подробнее рассмотрены ниже.

УСН без кассового аппарата: кто имеет право не применять ККМ

Как быть, если приобретение ККТ неоправданно? Такая ситуация нередка для субъектов малого бизнеса.

Допустим, ИП занимается пошивом изделий из меха и обслуживает клиентов раз в месяц. Обязан ли он приобретать ККМ? Рассмотрим, ситуации, когда можно не применять ККМ.

Упрощенец вправе не применять ККМ, если он осуществляет деятельность в труднодоступной местности, при условии что эта местность указана в перечне труднодоступных населенных пунктов, утвержденном субъектом РФ. С 15 июля 2016 года право на неприменение ККТ в труднодоступной местности возникает еще и при условии, что покупателю выдан документ, подтверждающий произведенные расчеты. Такой документ должен содержать порядковый номер и реквизиты, предусмотренные в ст. 4.7 «Требования к кассовому чеку и бланку строгой отчетности» закона № 54-ФЗ (в ред. закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ).

См.: «Определен порядок выдачи документов взамен чека ККТ в труднодоступных местностях» .

Согласно п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ индивидуальные предприниматели и организации могут не применять ККМ при оказании услуг населению при условии выдачи бланков строгой отчетности. Перечень документов, приравненных к кассовому чеку, можно посмотреть в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. В нем же указаны все нюансы обращения с ними — от оформления до уничтожения. Кроме того, можно разрабатывать собственные бланки; главное, чтобы они содержали все установленные законом реквизиты:

  • номер документа;
  • Ф. И. О. индивидуального предпринимателя или название организации;
  • ИНН организации или ИП
  • содержание услуги;
  • дату расчетов;
  • сумму по сделке;
  • должность и Ф. И. О. лица, подписавшего бланк.

ВАЖНО! Право не применять ККМ в ситуации, когда оказываемые населению услуги оформляются БСО, сохраняется у организаций и ИП на УСН только до 1 июля 2019 года (п. 8 ст. 7 закона № 290-ФЗ, п.2 ст.1 закона № 337-ФЗ от 27.11.2017). Не вправе воспользоваться этой отсрочкой оказывающие услуги общепита организации и ИП, у которых есть наемные работники по трудовым договорам.

В законе № 290-ФЗ также приведены новые виды деятельности, при осуществлении которых можно не применять ККМ. Они во многом совпадают с видами деятельности, ранее указанными в п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ (в редакции от 08.03.2015). Рассмотрим их подробнее.

О реквизитах, обязательных для БСО, подробнее читайте в статье «Какие обязательные реквизиты должны быть указаны в БСО?» .

Для каких видов деятельности при УСН кассовый аппарат необязателен

Упрощенец может обойтись без применения ККМ при следующих видах деятельности:

  • продаже газет, журналов, сопутствующих товаров;
  • продаже ценных бумаг;
  • продаже проездных документов для проезда в общественном транспорте (до 01.07.2018, после указанной даты не применять ККТ можно, только если продажа осуществляется водителем или кондуктором в салоне транспортного средства);
  • обеспечении питания обучающихся и работников образовательных организаций, реализующих основные общеобразовательные программы, во время учебных занятий;
  • торговля на ярмарках, рынках и выставках (это исключение не касается тех, чье торговое место имеет необходимое для показа и сохранности товара оборудование; то есть те, кто торгует со стола, имеют право не выдавать чеки, а те, кто торгует в киоске или палатке, иметь ККМ обязаны, однако если вы продаете в киоске квас (или другие безалкогольные напитки) на розлив либо мороженое, то также можете не иметь ККМ);
  • торговля питьевыми напитками из цистерн (квасом, пивом, молоком);
  • торговля молоком, растительным маслом, керосином живой рыбой или овощами и бахчевыми культурами вразвал;
  • прием стеклотары и другого утиля, исключая металлолом (с 15.07.2016 можно не применять ККМ при приеме от населения драгоценных металлов и драгоценных камней);
  • мелкая розничная торговля вразнос, исключая товары, которые требуют особых условий продажи или хранения;
  • продажа религиозной литературы и предметов культа в зданиях религиозных организаций;
  • торговля в аптечных организациях, расположенных в сельских населенных пунктах, и подразделениях медицинских организаций, имеющих лицензию на осуществление фармацевтической деятельности, если они расположены в сельских населенных пунктах, в которых отсутствуют аптечные организации.
  • при ремонте и окраске обуви;
  • изготовлении и ремонте металлической галантереи и ключей;
  • присмотре и уходе за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
  • реализации изготовителем изделий народных художественных промыслов;
  • вспашке огородов и распиловке дров;
  • оказывая услуги носильщиков на железнодорожных вокзалах, автовокзалах, аэровокзалах, в аэропортах, морских, речных портах;
  • при сдаче индивидуальным предпринимателем в аренду (наем) жилых помещений, принадлежащих ему на праве собственности.

При осуществлении расчетов по этим видам деятельности до вступления в силу закона № 290-ФЗ в случае неприменения ККМ требовалось оформление БСО.

Ответственность ИП и организаций за неприменение ККМ

Если упрощенец не подпадает ни под одну категорию лиц, освобожденных от применения ККМ, на него, согласно п. 2 ст. 14.5 КоАП, может быть наложен штраф. Причем сумма этого штрафа законом РФ «О внесении изменений…» от 03.07.2016 № 290-ФЗ существенно увеличена для рядовых нарушений, не связанных с большими суммами. Минимальная сумма штрафа за неприменение ККМ для должностных лиц и ИП составляет 10 000 руб., для юридических лиц - 30 000 руб. А для повторного нарушения при существенности сумм (более 1 млн руб., в том числе в совокупности), по которым не выдан чек, введена дополнительная ответственность для руководителя юрлица (дисквалификация на срок до 2 лет) и самой организации или ИП (приостановление деятельности на срок до 90 дней).

Подробнее об изменениях в ответственности за неприменение ККТ читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение» .

Примечательно, что проверка наличия ККМ в организации не требует присутствия руководителя. Штрафы налагаются также на тех, кто применяет технику, которая не соответствует требованиям законодательства, неправильно зарегистрирована или не зарегистрирована вообще, неправильно применяется.

Онлайн-кассы

Закон № 290-ФЗ внес изменения не только в размер штрафов за неприменение ККТ. Он также существенно обновил закон № 54-ФЗ, обязав продавцов, осуществляющих расчеты наличными и электронными средствами платежа, применять ККТ, оборудованную средствами передачи информации о продажах в режиме реального времени в ИФНС (т. н. онлайн-кассами).

Переход к их применению был постепенным:

  • С 01.02.2017 регистрации подлежали только онлайн-кассы.
  • До 30.06.2017 допускалось применение старых ККМ.

О снятии с учета старых ККТ читайте в статье «Старую ККТ снимут с учета без ведома владельца» .

  • С 01.07.2017 онлайн-кассы стали обязательными. Исключение сделано только для тех юрлиц и ИП, которые имели право на неприменение ККТ по закону № 54-ФЗ (в частности, оказывающие услуги с выдачей БСО, плательщики ЕНВД, ИП на патенте). Для них возможность не применять онлайн-кассу была продлена (пп. 7-9 ст. 7 закона № 290-ФЗ):
    • для плательщиков ЕНВД и ИП, применяющих патентную систему налогообложения, — до 01.07.2018, а в случае осуществления определенных видов деятельности, указанных в п. 7.1 ст.7 закона № 290-ФЗ, — -до 01.07.2019 (что это за виды деятельности, см. );
    • для организаций и ИП, которые выполняют работы, оказывают услуги и до 15.07.2016 имели право не применять ККТ при условии выдачи бланков строгой отчетности, -до 01.07.2019;
    • для организаций и ИП, которые до 15.07.2016 имели право не применять ККТ, -до 01.07.2018.

Итоги

Оборот наличных денег и электронных средств платежа взят под реальный непосредственный контроль ФНС. Плательщики УСН в этом процессе не являются исключением из общей массы продавцов, поэтому им стоит побеспокоиться либо о модернизации имеющихся у них кассовых аппаратов, либо о приобретении новых, соответствующих последним требованиям законодательства. Немного подождать с приобретением контрольно-кассовой техники юридические лица и ИП на УСН могут только в том случае, если до 15.07.2016 в соответствии с законом № 54-ФЗ от 22.05.2013 (в редакции от 08.03.2015 действующей до 15.07.2016) они были вправе не применять ее.

О том, что будет с чеками, выдаваемыми покупателю, читайте в статье

В любой точке, где осуществляется продажа товаров или услуг за наличный расчет, по закону должна стоять какая-либо контрольно-кассовая машина (ККМ). На сегодняшний день исключение сделано только для индивидуальных предпринимателей, находящихся на упрощенной схеме налогообложения, и выездной торговли.

Использовать разрешается только те модели, которые внесены в регулярно обновляемый Государственный реестр контрольно-кассовых машин. В нем все ККМ делятся на четыре вида:

Обязательными функциями ККМ являются печать кассовых чеков и фискальная регистрация. Чеки нужны покупателям и торговой инспекции, а содержимое фискальной памяти - налоговым органам. Фискальная память иначе называется электронной контрольной лентой защищенной (ЭКЛЗ), а на ее наличие указывает буква «К» в названии модели. Все остальное, что отличает разные модели друг от друга, делается уже на благо продавца.

Автономная ККМ - простейший вариант. Все функции такого аппарата ограничены двумя упомянутыми. Соединение с компьютером или внешним оборудованием не предусмотрено технически. Автономные ККМ подходят для применения там, где автоматизации нет и не предвидится. Остальные три вида кассовых аппаратов по существу являются тремя режимами работы. Многие ККМ способны работать в любом из этих режимов - все зависит от комплектации и конкретной настройки аппарата.

Пассивные системные ККМ могут подключаться к компьютеру. Кассовый аппарат работает в режиме offline: он обменивается информацией с компьютером только по команде, одномоментно, и делают это обычно перед началом и после окончания рабочей смены. Непосредственно во время работы связь с компьютером не нужна. Кассовый аппарат содержит запоминающее устройство, в котором хранит всю номенклатуру товаров. Первоначально она загружается в память аппарата из программы учета на компьютере. При необходимости данные о товарах догружаются в ККМ или изменяются. В зависимости от модели, к пассивной ККМ может присоединяться периферия: сканер штрихкода, электронные весы, дисплей покупателя.

Кассир работает непосредственно за ККМ. Он регистрирует продажи покупателям, вводя код товара с клавиатуры кассы или передавая его в кассу с подключенного сканера штрихкодов. Сведения о количестве проданного товара по каждой позиции и суммах сохраняются в памяти ККМ. В конце рабочей смены из касс производится выгрузка данных о продажах в программу учета на компьютере. Активные ККМ названы так потому, что они активно управляют присоединенным компьютером (программой учета на нем) и другим оборудованием. Активная система работает в режиме online, т. е. обмен информацией с программой учета на компьютере происходит в реальном времени.

Все данные о товарах ККМ оперативно получает от программы учета, сформированная кассой информация о продажах сразу попадает в нее же. Технически в кассовом аппарате установлена интерфейсная плата, позволяющая работать с персональным компьютером, и другими внешними устройствами. В зависимости от модели, с компьютером активная ККМ связывается или по стандартным интерфейсам (COM, USB), или в компьютер должна быть установлена специальная интерфейсная плата.

К активным ККМ относятся и РОS-терминалы (от англ. Point Of Sales - торговая точка). Это кассовые аппараты с фискальной памятью, построенные на базе миниатюрного ПК, со множеством «продвинутых» функций. Существенно, что корпус опечатан, вскрывать и обслуживать терминал разрешается только представителям авторизованного сервиса. Основная сфера применения терминалов - крупные предприятия торговли, где покупатели проходят через кассу непрерывным потоком.

Фискальные регистраторы могут работать только под управлением компьютера. Фактически они являются принтерами для печати чеков, оборудованными фискальной памятью. Хотя на фискальном регистраторе обычно есть цифровая клавиатура, основное рабочее место продавца (кассира) - за компьютером. Типичное применение - достаточно редкие продажи крупного товара, когда продавцу удобнее оформлять все документы на компьютере.

Как же выбрать ККМ?

Прежде всего, решите, как кассовый аппарат должен вписываться в заведенную у вас систему учета и вообще в организацию процесса продаж. Простой частный вопрос - размер зала, расстояние от кассы до стойки с товарами и ценниками на них. Если продавец может с места посмотреть на ценник и тут же пробить чек, сканер штрихкода на кассе, скорее всего, будет лишним. Другое дело - магазин самообслуживания или магазин-склад с большим ассортиментом. В этом случае пассивная или активная ККМ позволит «расшить узкие места» в момент оформления покупки. Опять же, смотрите по обстановке: какая-то выгода от применения дорогого аппарата возможна только в том случае, если он позволит высвободить человека, сократить штат продавцов и кассиров.

Выбирать следует из моделей ККМ, включенных в государственный реестр. Строго говоря, другие аппараты в нашей стране официально и не продаются. Далее круг сужается в зависимости от вида вашей деятельности: торговля, услуги, гостиницы и рестораны, торговля нефтепродуктами. В реестре ККМ и в документации к самому аппарату указывается, в каких отраслях разрешено использование конкретной модели кассы. Кассовый аппарат должен быть поставлен на учет в налоговой инспекции. Обязательным условием является заключение договора с лицензированным центром технического обслуживания (ЦТО). Все вопросы ввода ККМ в эксплуатацию, а также регистрация его в налоговой службе решаются через ЦТО.

Большинство центров технического обслуживания занимаются и продажей самих кассовых аппаратов. При покупке с одновременным заключением договора на обслуживание обычно предоставляется ощутимая скидка. Плюс покупки и обслуживания в одном месте очевиден: сервисники знают аппаратуру «изнутри», и их мнение о тех или иных моделях самое верное, поскольку подкреплено опытом.

По закону 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» торговля в стране поэтапно переходит на онлайн-ККТ - сегодня зарегистрировано более 2,3 млн новых касс. Чтобы разобраться, кому нужно ставить кассовый аппарат в этом году, читайте нашу статью.

Для перехода на новый порядок мало просто купить кассу и зарегистрировать ее в ФНС. В чеках теперь надо пробивать наименования товаров - а значит, вам потребуется кассовая программа , которая это умеет. Наше приложение Касса МойСклад поддерживает это и все остальные требования 54-ФЗ. Скачайте и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно.

Все, что связано с использованием ККТ, регулирует 54-ФЗ. Этот закон отвечает и на вопросы, кто и когда должен ставить кассу, обязан ли ИП иметь кассовый аппарат, кто вообще освобожден от установки новой техники. Разберем для начала, зависит ли применение ККТ от формы собственности бизнеса.

Нужно ли ставить кассовый аппарат для ИП в 2019 году?

Нужен ли кассовый аппарат для ИП - раньше решали сами предприниматели: они могли выбирать, чем подтверждать покупку. Можно было использовать не только кассовые чеки, но и другие документы - например, товарный чек . После принятия поправок в 54-ФЗ порядок изменился.

Так обязательно ли ИП иметь кассовый аппарат сегодня? Для некоторых предпринимателей, например, тех, кто занят в рознице и общепите и имеет наемных сотрудников, эта обязанность наступила уже в июле 2018.

А к июлю 2019 года поставить кассы обязаны уже все - и ИП, и организации. Важно, что техника должна быть нового образца - с подключением к интернету для онлайн-передачи данных в налоговую.

Нужен ли кассовый аппарат для ООО?

Применение ККТ не зависит от формы собственности организации, то есть ООО тоже должны использовать новые кассы. При этом срок перехода на новый порядок определяется налоговым режимом. Далее мы подробно разберем, кому и когда надо ставить кассу в зависимости от формы налогообложения.

Нужен ли кассовый аппарат при ЕНВД?

Раньше отдельным категориям предпринимателей на вмененке можно было не использовать ККТ, но поправки в закон обязали их установить новую технику. Теперь при ЕНВД кассовые аппараты обязательны для всех. Различается только срок установки: кто-то должен был поставить кассу уже в этом году, а кому-то дали еще год отсрочки. Подробнее об этом - ниже.

Кассовый аппарат для ИП на ЕНВД: нужен ли, когда ставить, штрафы за отсутствие

К июлю 2019 года должны поставить ККТ те, кто оказывает услуги населению. Для ИП, работающих в рознице, общепите или торгующих подакцизными товарами, все зависит от того, есть ли наемные сотрудники. Если их нет - с установкой кассы можно немного подождать (хотя мы не рекомендуем тянуть до самого дедлайна в июле 2019), если есть - установить ККТ надо было еще в прошлом году.

При установке кассы надо не забыть про оснащение рабочего места продавца. Но клиентам МоегоСклада можно об этом не думать - мы предлагаем уже готовое АРМ кассира . Это альтернатива дорогим POS-системам, которая позволит потратить на автоматизацию рабочего места продавца вполовину меньше. С удобным АРМ кассира МойСклад можно вести складской учет, регистрировать продажи, пробивать чеки. Просто запустите программу на компьютере или ноутбуке, а затем подключите к нему фискальный регистратор и сканер.

Если предприниматель проигнорирует закон, его оштрафуют - до 50% выручки, прошедшей «мимо кассы» (не меньше 10 000 рублей). За повторное нарушение, если сумма расчетов в совокупности будет 1 млн рублей и более, с 1 июля 2018 года грозит штраф от 800 000 до 1 млн рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Касса для ООО на ЕНВД: когда устанавливать, какие грозят штрафы

Организации на вмененке тоже должны поставить ККТ. Те, кто занят в рознице, общепите или продаже подакцизных товаров - уже должны были обзавестись кассой к 1 июля прошлого года, остальные - обязаны успеть до 1 июля 2019.

За несоблюдение закона организациям грозит штраф до 100% выручки, полученной без применения ККТ, но не менее 30 000 рублей. С июля этого года, если компанию поймают повторно, а сумма расчетов составит более 1 млн рублей, налоговики смогут взыскать от 800 000 до 1 млн рублей.

Нужен ли кассовый аппарат при патенте в 2019 году?

Нужен ли кассовый аппарат при УСН?

Однозначно - да. Если вы выбираете упрощенную систему налогообложения, то должны использовать ККТ. При этом, если юрлицо (ИП или ООО) на УСН оказывает услуги населению, кассовый аппарат не нужен до 1 июля 2019 года - при условии, что выдаются бланки строгой отчетности . Для тех, кто занят в общепите, отсрочка зависит от наличия наемных сотрудников. Если их нет - кассу надо установить к 1 июля 2019 года, если есть - она должна была появиться к июлю 2018.

Затягивать с покупкой не стоит - в прошлом году на новый порядок перешли около 1 млн предпринимателей! В этом году возможен дефицит фискальных накопителей - а значит, цены взлетят, причем на фоне ажиотажа и задержек в поставках: как показал прошлый опыт, большинство бизнесменов тянут буквально до последних недель. Чтобы сэкономить время, деньги и нервы, подумайте о заранее - сейчас действуют выгодные акции, а вся техника в наличии.

Нужен ли кассовый аппарат для интернет-магазина?

Онлайн-торговля как вид деятельности не попадает в список освобожденных от использования ККТ. А это значит, что кассовый аппарат для интернет-магазина нужен.

Рекомендуем заранее просчитать все затраты. Возможно, одной кассы будет недостаточно. Если платеж был проведен онлайн, нужна ККТ, зарегистрированная по url интернет-магазина. Когда оплату принимает курьер, ему требуется специальная мобильная касса . Если же у интернет-магазина есть пункт самовывоза, где можно оплатить покупку, там должна быть еще одна ККМ. Ее надо регистрировать по физическому адресу этой точки.

МНС планирует внести в правительство проект постановления, который предусматривает для субъектов хозяйствования альтернативу кассовому оборудованию для расчетов при продаже товаров — программные кассы. Об этом сообщил заместитель министра по налогам и сборам Владимир Муквич на семнадцатом заседании рабочей группы по вопросам деятельности ИП при общественно-консультативном (экспертном) совете по развитию предпринимательства при Минэкономики.

Предприниматели смогут выбирать, чем пользоваться для расчетов при продаже товаров — программными кассами или кассовыми аппаратами, сообщает пресс-служба Минэкономики.

Использование программных касс, по мнению налоговиков, позволит ИП работать без кассовых суммирующих аппаратов. Предполагается два варианта использования программных касс. В первом варианте программная касса может размещаться на электронных устройствах (планшетах, ноутбуках, смартфонах) субъекта хозяйствования.

Второй вариант предполагает возможность использования программной кассы посредством доступа в интернет. Подразумевается, что с использованием программной кассы информация о совершаемых кассовых операциях будет передаваться в систему контроля кассового оборудования.

Предполагается, что услуги по предоставлению субъектам хозяйствования программных касс будут оказывать операторы программных кассовых систем, к которым законодательством будет предъявляться ряд требований. Владимир Муквич подчеркнул, что данная инновация станет хорошей альтернативой кассовым аппаратам (есть основания предполагать, что использование программной кассы будет дешевле использования кассового аппарата), и предприниматели смогут выбрать приемлемый для них вариант.

На заседании также обсудили маркировку товаров контрольными знаками в ЕАЭС. По словам Владимира Муквича, уже подготовлен проект соответствующего соглашения. Перечень товаров, подлежащих маркировке, будет определяться Советом ЕЭК. Сейчас в ЕАЭС обсуждается вопрос внедрения маркировки трех товарных групп — лекарственные средства, ювелирные изделия, обувь. Поскольку в Беларуси уже внедрен механизм маркировки обуви, белорусская сторона готова поддержать предложение по маркировке такой товарной группы и в рамках ЕАЭС. При этом не предполагается использование сложной системы с использованием RFID-технологий.

Участники группы также подняли вопрос о необходимости введения переходного периода в случае введения такой нормы.

В Минэкономики также обсудили внедрение механизма прослеживаемости товаров в ЕАЭС. Уже подготовлен соответствующий проект соглашения, которым предполагается прослеживать товары, ввозимые на таможенную территорию ЕАЭС и выпущенные в соответствии с таможенной процедурой выпуска для внутреннего потребления. При этом каждая из стран - участниц ЕАЭС сама определится, как будет обеспечиваться прослеживаемость товаров.

Владимир Муквич отметил, что МНС будет выстраивать механизм прослеживаемости таким образом, чтобы белорусский субъект имел возможность проверить, что его контрагенты в республике выполняют законодательство по прослеживаемости. При внедрении национальных систем прослеживаемости в других странах ЕАЭС белорусская сторона будет отстаивать позицию о возможности проверки соблюдения иностранными продавцами норм соглашения об обеспечении прослеживаемости. В то же время в проекте соглашения предусмотрена возможность не обеспечивать прослеживаемость, если товар ввозится с территории третьих стран для его реализации только в Беларуси.

Сейчас еще обсуждаются группы товаров, которые будут подлежать прослеживаемости. Государства - члены ЕАЭС приступят к внедрению механизма прослеживаемости по истечении года после его ратификации всеми государствами.

В заседании группы приняли участие представители советов индивидуальных предпринимателей торговых центров и рынков разных городов, представители предпринимательских объединений.

На следующем заседании при Минэкономики планируют обсудить вопросы аренды. Будут запланированы также еще одно заседание с участием представителей МНС, на этот раз по вопросам налогообложения, и — заседание с участием представителей Министерства труда и социальной защиты, посвященное вопросам уплаты взносов в ФСЗН.