КАК ПРАВИЛЬНО СОСТАВИТЬ БЮДЖЕТ? Фактически, мы уже начали составлять бюджет нашего проекта в процессе заполнения логико-структурной схемы – на этапе разбиения действий на задачи (мероприятия) и указания напротив каждого из них списка необходимых ресурсов, в том числе и

Участие заинтересованных сторон и общественности Другие исследования, использовавшие проект Эресунд для ситуационного анализа, показали следующее: проблема традиционного подхода к принятию решений в крупных транспортных инфраструктурных проектах состоит в том, что

10. Обеспечение сбалансированности запросов заинтересованных сторон (корпоративная социальная ответственность) Инструмент«Основная ответственность компании заключается в служении своим потребителям… Прибыль не является ее основной целью, а скорее базовым

Шаг 4. Определение и привлечение заинтересованных сторон Простой шаг – мозговой штурм с целью выяснить, кто заинтересован в проекте (как внутри, так и вне организации). Внешние заинтересованные лица могут быть внутри организации, но вне данного подразделения, либо

Шаг 4. Фокусные группы внешних заинтересованных сторон Внешними заинтересованными сторонами считаются заинтересованные лица вне рассматриваемого в данном проекте бизнес-подразделения/участка, в т. ч. другие заинтересованные лица внутри организации, но внешние по

Шлюз 1. Изучение заинтересованных сторон Одним из первых действий в проекте должно быть определение и последующее изучение и анализ заинтересованных сторон, включающий перечисленные ниже составляющие: стиль лидерства заинтересованных сторон (см. главу 26, где подробно

Шаг 1. Формирование внутренней группы заинтересованных сторон На этом шаге важно, чтобы менеджер проекта привлек бизнес-представителей и обеспечил их полноценное участие в формировании формата отношений с заинтересованными сторонами, а также обеспечил подробное

Шаг 2. Определение всех заинтересованных сторон и их отношений к проекту Нужно составить подробный перечень заинтересованных сторон. В качестве основы для него можно взять перечень заинтересованных сторон, составленный на шаге 4 этапа стартовой площадки. Типовой

Шаг 3. Формулирование роли ключевых заинтересованных сторон в проекте После определения заинтересованных сторон менеджеру проекта нужно составить описание каждой из них. Для каждого основного заинтересованного лица удобно воспользоваться формой из табл. 24.2.

Шаг 4. Сопоставление заинтересованных сторон Собрав информацию, можно сделать следующий шаг – разнести заинтересованных лиц по двум отдельным матрицам, которые покажут тонкие различия между ними и дадут возможность принять решения о подходе к заинтересованным

Как составить бюджет за три дня В крупных компаниях на подготовку бюджета уходят недели и даже месяцы. Такие затраты времени совсем не обязательны. Возможно, вы понимаете, что сделать это можно и нужно быстрее. Но поверите ли вы, что сможете составить свой бюджет за три

Итак, что такое заинтересованное лицо проекта? Существует множество определений, которые отличаются в зависимости от источника данных до компании. Все предлагают заинтересованным лицам людей или группы, у которых есть начисленный интерес в результатах проекта. Управление заинтересованными лицами является синонимом управления отношениями: целью является получение и длительное достижение проекта.

В этом случае заинтересованные лица - это люди или группы в Организации, у которых есть интерес или на которые будут затронуты результаты проекта. Но прежде чем начать упражнение по установке и управлению списком заинтересованных лиц, убедитесь в том, что ваше определение заинтересованного лица соответствует этой Организации.

Зачем важнее управление заинтересованными лицами?

Как мы бы думаете, что это не так, нам приходится на то, что все пользователи будут 100 процента енсусиастик о проекте. Заинтересованным лицам может потребоваться ознакомиться с новыми инструментами или процессами, без контроля или в некоторых ситуациях, не пропуская их задание. Для упрощения ответственности заинтересованных лиц приходится руководителю проекта и спонсорам, и вряд ли вы сможете сделать все люди удовлетворительнее. Некоторые необходимо обрабатывать таким, чтобы они не саботаже ваши усилия.

Понимание мотиваций поможет вам решить проблемы и избежать негативного поведения и тактики, например:

Задержка необходимых вводов или утверждений.

Запуск конкурирующих проектов.

Переназначение ресурсов другим проектам.

Приполитиккинг к проекту.

Ниже перечислены преимущества эффективного управления заинтересованными лицами.

Сокращение времени цикла проекта за счет уменьшения его богжед в политика.

Упрощение процесса утверждения.

Обеспечение доступности ресурсов проекта и сохранение фокуса на них.

Сохранение передаваемых данных.

Разработка списка заинтересованных лиц

На раннем этапе проекта работайте с спонсором проекта, чтобы создать список всех возможных заинтересованных лиц. В зависимости от того, как вы определяете эту роль, и влияние вашего проекта на организацию, этот список может быть длинным.

Список заинтересованных лиц - это средство для руководителя проекта и ввод ключа для плана коммуникации по проекту. В зависимости от оценки списка вы можете спланировать надежную стратегию обмена сообщениями. Кроме того, вам не нужно предоставлять сведения о списке за спонсором проекта.

В большинстве проектов приходится политика, поэтому стумбле в некоторые Мурки Ватерс при оценке заинтересованных лиц.

Оценка списка заинтересованных лиц

Определите КЛАУТ каждого заинтересованного лица и выровнять их по уровню влияния. У некоторых есть возможность возобновления проекта вперед. Сюда могут входить спонсор или Высший руководитель проекта. Из-за их положений и ролей принятия решений вам будет очень важно отслеживать эти заинтересованные лица. Другими людьми могут быть люди, которые не могут переключать подключаемый модуль для проекта, могут работать с ними, чтобы обойтись и, возможно, даже завершить его.

Другой уровень заинтересованных лиц - это те, кто будет жить с продуктом - иногда на повседневной основе. Эта группа предоставляет вводные данные в форме бизнес-требований, которые должны быть соблюдены. Они имеют наибольшее влияние на то, что проект будет успешным, поскольку он повлияет на них напрямую. Несмотря на то что они часто не могут непосредственно или косвенно завершать проект, они, тем не менее, жизненно важны для успеха. Если их потребности или проблемы не соблюдаются, они будут быстро переходить с важнейших суппортерс к самой большой проблеме.

Другой способ упорядочить заинтересованных лиц - сгруппировать их по уровню участия и ответственности. Одна группа может активно участвовать в проекте и выполнять работу, она может быть занята, а другая - заинтересованными лицами, которые не задействованы активно, но должны получать коммуникации о проекте.

Использование РАЦИ для классификации заинтересованных лиц

Ответственные, учетные сведения, проконсультироваться и информированность (РАЦИ) - это инструмент, который используется в организационном проектировании для назначения заинтересованных лиц и назначения им обязанностей по уровню участия в проекте и ответственности. Это позволяет классифицировать заинтересованных лиц, чтобы вы могли планировать наиболее эффективные стратегии обмена информацией для каждого пользователя или группы. Эти заинтересованные лица определяются следующим образом:

Используем Этот человек отвечает за выполнение задачи.

Учетная запись Этот человек будет вызван для учетной записи, если задача не завершена, и может управлять человеком, ответственным за выполнение задачи. У руководителей проектов часто есть эта роль.

Дополнительные сведения Несмотря на то, что он не является ответственным или отвечает за завершение, этот человек обращается к аспектам задачи.

Информируют Владелец этой пассивной роли несет информированность, но не может ее учитывать или ответственен за задачи.

Набор средств защиты от потери...

Управление проектами - это все об управлении ожиданиями. Уделите время на раннем этапе работы над проектами, чтобы определять и оценивать заинтересованных лиц. Не забудьте обновить список на протяжении всего жизненного цикла проекта. Вы должны знать, кто есть у заинтересованных лиц и о своих интересах для эффективного управления ими. Это поможет вам избежать проблем во время длительного запуска и убедиться в том, что проект успешно выполнен.

В организационную архитектуру компании вкрапливаются «возвышенности» проектных структур. Эти «островки развития» бизнеса выделяются на «глади» операционной деятельности. Вершины проектов возглавляют их лидеры – проектные менеджеры. От них концентрическими лучами отходят связи с людьми, которые имеют к проекту прямое или опосредованное отношение. Таков виртуальный образ современных предприятий, в которых культура проектного управления развита. Анализ заинтересованных сторон важен для PM в силу значимости для результатов подотчетной задачи.

Понятие заинтересованных лиц в проекте

Полезно вспомнить о понятии стейкхолдеров в системе управления предприятием. Это сотрудники или сторонние лица (физические и юридические), которые имеют определенный интерес к компании как системе, ее элементам или их свойствам. Подобная заинтересованность, связанная с ожиданиями и потребностями людей, сводится к положительному или отрицательному влиянию на результаты деятельности.

Управление проектами принимает во внимание причастные субъекты, имеющие интересы и иногда ответственность, а также реализующие собственные роли в отношении проектов. Стейкхолдеры, они же заинтересованные стороны проекта (ЗС), как объект управления обретают особенное значение в силу высокой динамичности, ограниченности во времени и в ресурсах. Самый краткий перечень держателей интересов в проектах выглядит следующим образом:

• команда проекта;
• инвесторы;
• общественные организации;
• органы власти;
• партнеры по бизнесу;
• потребители;
• конкуренты;
• заказчик.

Анализ заинтересованных сторон должен производиться с учетом важного методологического посыла. Он состоит в том, что действия заинтересованных сторон основываются не столько на экономическом интересе группы или фирмы, сколько на субъективной позиции в отношении к PM, проекту, первому лицу компании или бизнесу в целом.

Существует несколько классификаций стейкхолдеров проектов. Наиболее рабочая классификация опирается на фактор вхождения лиц в проект и компанию. Исходя из этого, строится управление и взаимодействие со stakeholders. Следует различать внутренние, внутрикорпоративные и внешние группы интересов и влияния. Предлагаю вашему вниманию модель проектного участия внешних и внутренних стейкхолдеров.

Состав stakeholders проекта и взаимосвязи с внешним и внутренним аспектом

Внутрипроектные заинтересованные стороны (например, куратор и руководитель проекта) действуют индивидуально и в групповом режиме. Напомним, что последовательно создаются рабочая группа, команда управления проектом и команда проекта. Менеджер несет ответственность за анализ проекта как объекта управления, должен понимать его особенности и, самое главное, представлять возможности и угрозы, исходящие от окружения.

Также PM заботят внешние заинтересованные стороны и источники их влияния. Напомним, что это субъекты, которые в проекте непосредственно не участвуют, но оказать влияние на реализацию проекта могут. Их интересы и рычаги воздействия нужно проанализировать. Карта заинтересованных сторон, как и другие инструменты анализа, основывается на концепции ЗС.

Продвижение интересов корпорации (предприятия) в форме социального развития коллектива и активизации участия в жизни гражданского общества нашло свое воплощение в доктрине КСО (корпоративная социальная ответственность). В современном обществе социальная ответственность корпораций постепенно обретает все большую значимость. Она растет в связи с возникновением в глобальной и локальных средах обитания человека многообразных вызовов (экология, геополитика, социально-экономические проблемы и т.п.).

КСО предполагает многофакторный системный поход к вопросам развития персонала, его здоровья и безопасности на рабочих местах, к экологии, социальной ответственности в регионах деятельности. Социальная ответственность предполагает тесное сотрудничество с органами власти, государственными учреждениями и общественными организациями в вопросах социального обеспечения.

Парадигма КСО совершенно по-новому смотрит на развитие бизнеса, его реструктуризацию и организационные преобразования. В их контекст все чаще включаются согласовательные процедуры с партнерами, поставщиками, покупателями и трудовыми коллективами. Иными словами, среди топ-менеджмента мирового и российского бизнеса вырастает поколение, которое всерьез учитывает ответственность бизнеса перед обществом и персоналом. Постепенно это приходит в норму делового стиля.

Как связаны с этим заинтересованные лица проекта? Дело в том, что концепция заинтересованных сторон явилась логическим дополнением и развитием КСО. Заинтересованные лица и есть субъекты, приглашаемые в систему КСО, для учета их интересов на ранжированной основе. Берем ли мы мегапроект или проектную задачу небольшого масштаба, КСО как новая идеологическая модель постепенно проникает в их организационную ткань.

У теории заинтересованных сторон большое число разработчиков, но основателем считается Р. Фриман (R. E. Freeman, Мичиганский университет, 1984 год). Концепция рассматривает взаимоотношения проекта как объекта управления с людьми, группами людей и организациями, интересы которых определяются самим проектным событием, его реалиями как таковыми. Сам проект и управление им превращается в особое абстрактное явление, некой совокупностью взаимодействий его stakeholders.

Стратегическое управление как верховная методология выступает одним из ключевых направлений применения концепции ЗС. А одним из инструментальных средств концепции является модель Митчела. Разработчик методики предлагает устанавливать значимость заинтересованных лиц посредством нескольких атрибутов: законности, срочности и власти. Данные атрибуты принадлежности к стейкхолдерам находятся в динамическом равновесии. Визуальная интерпретация модели представлена вашему вниманию далее.

Модель идентификации значимости заинтересованных сторон

Процедуры первичного анализа ЗС

Разбирая фактическое состояние дел по модели Митчела, аналитики способны определить наиболее значимые заинтересованные лица и группы. Естественно, что к таковым относятся стороны, обладающие наибольшей узаконенной властью, требования которых исполняются в кратчайшие сроки. Управление анализом производится с использованием коллегиальной экспертизы и методов мозгового штурма. Сочетание концентрических кругов с внесенными в них группами стейкхолдеров дают первый посыл для выработки стратегии взаимодействия с ними и достижения лучшего результата для целей проекта. Для того чтобы лучше установить принадлежность заинтересованных сторон к определенной группе, целесообразно использовать следующую классификационную таблицу.

Основные заинтересованные лица проекта и их интересы

Хорошим способом первичного анализа заинтересованных сторон служит метод Г. Саважа. Он предполагает не только углубленную классификацию ЗС, но и стратегические модели работы с заинтересованными лицами на основе матричного подхода. Метод основан на оценке ЗС с точки зрения их способности нести в себе определенные угрозы проектным событиям или вступать во взаимодействие в интересах общего дела. В итоге Г. Саваж предлагает в зависимости от оценки выбирать одну из типовых стратегий: «Вовлечение», «Взаимодействие», «Наблюдение» и «Защита».

Благодаря этой логике строится матрица анализа заинтересованных сторон. Эта матрица представляет собой график-таблицу с четырьмя названными выше секторами. Если диагностика показывает ЗС с невысоким уровнем готовности к кооперации и низкой степенью угрозы, выбирается стратегия наблюдения за стороной и отслеживания ее динамики. Когда сторона стремится к взаимодействию, но при этом несет в себе большие угрозы проекту, целесообразно избирать активное взаимодействие с ним. Вашему вниманию представляется пример матрицы Саважа.

Анализ ЗС по модели Г. Саважа

Матрица анализа ЗС включает в себя также схему связей между сторонами и изображение уровня их влияния на проект. Радиус окружностей, соответствующих каждой ЗС, свидетельствует о величине ее влияния. Влияние формируется в результате многофакторной интеграции по показателям законности требований ЗС, их значимости и срочности.

Анализ проектного окружения на основе карты ЗС

Для того чтобы грамотно идентифицировать стейкхолдеров проекта, используется карта заинтересованных сторон (КЗС). На ней изображаются некие субъективные образы менеджера проекта и заинтересованных лиц, групп как окружения проектной задачи. Обычно работа над картой производится в составе рабочей группы, первой задачей которой является полноценная идентификация лиц, способных оказать влияние на проект. Следует выяснить, к кому должно быть применено управление или уделено внимание. На этом этапе не имеет особого значения, какого рода влияние вероятно: позитивное или негативное.

Затем «держатели интересов» в проекте начинают разделяться по трем уровням градации. К первому уровню относятся ЗС, которые находятся в прямом подчинении у РМ. Естественно, что члены команды находятся в особой связи с руководителем проекта, который несет ответственность и реализует приданные полномочия в их отношении. Данную связь на карте выделяют тройной линией.

Карта заинтересованных лиц и групп. Первый этап

Двойной линией на карте отмечают связи с лицами, доступными менеджеру проекта в области прямого влияния. Данные лица непосредственно не находятся в подчинении у PM, к ним менеджер вынужден применять убеждающее воздействие для достижения содействия либо договариваться по обмену ресурсами. Наконец, одинарной линией отмечаются связи со стейкхолдерами, которые попадают в область опосредованного влияния руководителя задачей проекта. Здесь управление как таковое невозможно, и РМ вынужден обращаться за поддержкой к лицам областей ответственности и прямого влияния.

Подводя промежуточный итог, стоит отметить, что первичная диагностика stakeholders, отмеченная на карте, позволяет установить степень влияния PM на заинтересованные стороны. Уровень влияния выражается числом линий связи. Вместе с тем, помимо влияния лидера проекта на ЗС, имеет место встречное влияние заинтересованных лиц на результаты проекта. И их также следует проанализировать и оценить.

Особого внимания заслуживают еще два вида экспертной оценки, реализуемой на втором этапе работы с картой. Ответственность за результаты также лежит на менеджере проекта. В первом случае оценивается в пределах от -5 до +5 сила поддержки или противодействия stakeholders проекту (параметр X). Во втором – уровень влияния стейкхолдера (параметр Y). Понимая, что и руководитель проекта сам является ключевым заинтересованным лицом, ему также дают аналогичную оценку. Как же изменится на втором этапе карта ЗС?

Карта заинтересованных лиц и групп. Второй этап

Таким образом, карта ЗС позволяет РМ представить в схематической визуальной форме те угрозы, которые исходят от некоторых лиц и групп. Управление ситуацией и снижением рисков таких угроз является одной из ключевых функций лидера. Настоящая карта сама по себе таит некоторую опасность.

Несмотря на то, что экспертная работа проводится в рабочей группе, менеджер проекта должен приложить усилия, чтобы информация, полученная в результате, не получила распространения. Дело в том, что обличенные властью ЗС, получившие более низкую оценку, чем их коллеги по уровню, не замедлят продемонстрировать силу своего влияния, что для проекта может иметь нежелательные последствия.

В данной статье мы заострили внимание на явлении проектного окружения и значимости стейкхолдеров в достижении результатов проектной задачи. Классификация заинтересованных сторон проекта позволила нам очертить ореол присутствия и их основные интересы. Прослежен генезис концепции заинтересованных сторон как логического развития теории КСО. Особое внимание уделено аналитическим моделям Митчела и Саважа. Методы анализа заинтересованных сторон дают возможность РМ, как главному заинтересованному лицу, выстраивать эффективное управление и взаимодействие со стейкхолдерами.