1 с кадры. Какая программа лучше подходит для отдела кадров

Эту Инструкцию можно использовать и для ЗУП (если не обращать внимание на некоторые мелочи, относящиеся к бюджетной конфигурации). Здесь описано несколько первых страниц (рисунки не могу вставить по тексту), поэтому остальное можно увидеть в Word-овском файле.

Инструкция по работе с программой

1С: Зарплата и Кадры бюджетного учреждения

Первоначальные настройки

Если выполнялся перенос данных из версии 7.7, то в программу уже перенесены основные справочники: подразделения, должности, сотрудники, лицевые счета, графики работы и кадровая информация. Остается только все проверить и при необходимости отредактировать. Особое внимание следует уделить справочнику Должности , т.к. многие отчеты при формировании опираются на этот справочник, в т.ч. и новый Отчет "ЗП образование".

Здесь должен быть рис.1

Справочник "Подразделения " особых комментариев не требует. Предназначен для "условной сортировки" сотрудников. Важно! Если в 7-ке было не важно, "прикреплен" сотрудник к какому-либо подразделению или нет, то в 8-ке это "прикрепление" ОБЯЗАТЕЛЬНО!!!

Здесь должен быть рис.2

P.S. Без особой необходимости не нужно ставить флажки "Обособленное подразделение".

Справочник " Штатное расписание " можно пока не трогать и заняться им на досуге.

Следующий шаг, просматриваем справочник " Сотрудники ".

Здесь должен быть рис

На рисунке видно, что у ВСЕХ сотрудников заполнена графа "Подразделение". В графе "Аванс" можно предварительно указывать суммы аванса.

Важно!!! Если сотрудник кроме основной должности занимает одну или более должностей по внутреннему совместительству, то во избежание путаницы при вводе реквизитов для начисления зарплаты и правильного формирования статистической отчетности, рекомендуется, чтобы каждая занимаемая должность должна быть отражена отдельно!!!

Справочник "Физические лица ". В этом справочнике каждое физ.лицо (сотрудник) должно быть введено ТОЛЬКО ОДИН РАЗ!!! Этот справочник используется для формирования индивидуальных сведений в ПФР и справок 2НДФЛ и прочих отчетов.

Здесь должен быть рис.3

Кнопку "НДФЛ" можно использовать для ввода и корректировки стандартных налоговых вычетов, а кнопка "Трудовая деятельность " используется для ввода стажа для расчета больничных, доплаты за выслугу лет и т.п. Адрес сотрудника вводится стандартным способом, используя классификатор адресов.

Важно! Если при расчете больничных программа не правильно определила страховой стаж сотрудника и соответственно процент оплаты, то необходимо сделать корректировку стажа как описано ниже.

Ввод стажа сотрудникам (для больничных и/или доплаты за выслугу лет)

Для этого открываем справочник "Физические лица", выбираем нужного сотрудника, открываем, нажимаем кнопку "Трудовая деятельность " и щелкнув правой кнопкой мышки по табличной части "Стажи общего характера" добавляем новую строку, в которой выбираем вид стажа и указываем Дату отсчета

Важно! Для расчета надбавки за выслугу лет необходимо еще настроить справочник "Коэффициенты стажа": в главном меню выбираем Расчет зарплаты - Настройка расчета зарплаты - Шкалы стажа. Нажимаем кнопку "Добавить" и вводим первую запись.

P.S. Именно строка с кодом 000000001 или с названием, начинающемся со слова Выслуга , используется в Тарификации для расчета надбавки.

Одним словом, везде, где большие пробелы, должны быть рисунки!

Если в Вашей организации используется более одной Шкалы стажа, тогда вводите нужное количество Шкал стажа и используйте для расчета надбавки свои созданные Виды расчета, т.е. используйте возможности Типовой конфигурации.

Ввод постоянного начисления/удержания сотрудникам.

Это такие Виды расчета как Метод.литература, Профвзносы и т.п., т.е. которые не входят в Тарификацию. Вводим документ "Ввод постоянного начисления или удержания" и очень желательно поставить логичную дату окончания

Следующим важным шагом является заполнение/корректировка Графиков работы сотрудников. На закладке "Учреждение" или "Кадровый учет" щелкаем мышкой по "Графики работы" и в открывшемся списке так же щелкаем по выбранному Графику.

При необходимости ставим курсор на нужный день месяца и редактируем количество рабочих часов. Когда все устраивает, для сохранения нажимаем кнопку "Ок".

Если зарплата сотрудников перечисляется в Банк, то возможно будет нужно ввести лицевые счета сотрудников. Для этого на закладке "Расчет зарплаты" выбираем "Заявки на открытие лицевых счетов", кнопкой "Добавить" вводим новый документ

Начисление зарплаты (в версии 8.2)

Правила начисления зарплаты ни чем не отличаются от стандартных, т.е. сначала вводятся отклонения: больничные, отпуска, невыходы, оплата по среднему и т.п. Потом вводится документ "Начисление зарплаты сотрудникам", выполняется его расчет и проведение. После "утверждения" Свода рассчитываются страховые взносы и прочие отчисления в бюджетные фонды. Выполняется перечисление налогов и выплата заработной платы сотрудникам. Ну а теперь более подробно обо всем и на конкретных примерах.

Задача: начислить зарплату по организации за май месяц, следовательно, во всех создаваемых Документах нужно ставить Месяц начисления "Май". В мае необходимо одному сотруднику начислить учебный отпуск, одному очередной, начинающийся с 27 мая и несколько сотрудников идут в отпуск с 1 июня (им нужно начислять отпуск после начисления зарплаты за май). Вводим документ "Начисление отпуска":

Для начисления учебного отпуска снимаем флажок с "Ежегодного отпуска" и ставим на "Дополнительный отпуск". Выбираем Вид отпуска, ставим даты и нажимаем кнопку "Рассчитать". Закладка "Расчет среднего заработка" аналогична как была в версии 7.7, а на закладке "Оплата" можно видеть/редактировать начисленные суммы отпускных и НДФЛ.

Так же интересная кнопка "Отражение в учете":

Важно! По рисункам отчетливо видно, что в документе "Начисление отпуска" выполнено полное начисление отпускных, с этой суммы здесь же удержан НДФЛ и видно распределение по ИФ.

По кнопке "Печать" можно получить необходимые печатные формы.

Аналогичным образом начисляем обычный очередной отпуск:

На закладке "Оплата" можно видеть, как программа разложила начисление отпускных и НДФЛ по периодам.

Здравствуйте уважаемые читатели блога . В этой статье я отвечу на вопрос что такое 1С ЗУП 8.2 и какие задачи этот программный продукт способен решать. Вкратце соберу всю ту информацию, которая была представлена в серии публикаций, посвященных обзору основных возможностей программного продукта «1С: Зарплата и Управление Персоналом» . Напомню, что в эту серию вошли семь статей:

Что такое 1С ЗУП

✅

✅

✅

1С ЗУП — 1С: Зарплата и Управление Персоналом (HRM — Human Resources Management ) – программный продукт фирмы «1С», предназначенный для автоматизации учета кадровых данных, расчета заработной платы и формирования регламентированной и другой отчетности. В программе учтены требования законодательства, а конфигурация регулярно обновляется при изменении законодательства.

Наиболее популярная редакция программы на сегодняшний день 1С ЗУП 8.2 редакция 2.5 . Она является правопреемницей программного продукта 1С Зарплата И Кадры 7.7, которая до сих пор используется во многих организациях и даже крупных заводах. Не так давно вышла окончательный релиз новой редакции 1С ЗУП редакция 3.0 .

Программа 1С ЗУП имеет три варианта поставки:

• 1С: Зарплата и Управление Персоналом 8. Базовая версия (всего за 2 550 руб. ) – в одной базе можно вести только одну организацию; одновременно с базой может работать только один пользователь; нельзя доработать функционал, так как конфигурация закрыта;
• 1С: Зарплата и Управление Персоналом 8 ПРОФ – позволяет вести несколько организаций в одной информационной базе; одновременно с базой может работать несколько пользователей; конфигурация открыта для редактирования, поэтому можно доработать функционал;
• 1С: Зарплата и Управление Персоналом 8 КОРП.

Кадровый учет

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Программный продукт 1С ЗУП предлагает полный спектр объектов для ведения кадрового учета: документы «Прием на работу», «Кадровое перемещение», «Увольнение», «Отпуска», «Командировки», «Неявки и болезни» . Также программа предлагает сервисы, позволяющие отслеживать остатки отпусков, вести штатное расписание , сохраняя историю его изменений. Программа позволяет печатать «Трудовой договор» , отчеты по штатной расстановке, о кадровых перемещениях, карточки Т-2, Т-3, Т-4 и прочее (Подробнее об отчетах читайте в статье: ). Также программа позволяет вести воинский учет и распечатывать регламентированные формы воинского учета (форма № 11, 18, 6).

Расчет зарплаты

Для расчета заработной платы предусмотрен широкий функционал. Основные документы для расчета , «Невыходы», «Оплата по среднему заработку», «Регистрация разовых начислений/удержаний», «Оплата праздничных и выходных», «Оплата сверхурочных часов», «Регистрация простоев», «Расчет при увольнении», «Отпуск по уходу за ребенком», «Премии сотрудников», «Начисление зарплаты» .

«Расчетные листки», «Расчетная ведомость», «Свод начисленной зарплаты», «Табель учета рабочего времени», «Структура задолженности» и другие. Подробнее об отчетах читайте .

К разделу расчета зарплаты также относятся документы регистрации выплаты заработной платы: «Зарплата к выплате», «Платежное поручение», «Расходный кассовый ордер», «Депонирование», «Выплата депонентов» . Основную статью про выплату зарплаты читайте .

Налоги и взносы

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Бухучет

Сформированные проводки можно выгрузить в бухгалтерскую программу с помощью специального сервиса либо распечатать, используя отчет «Отражение зарплаты в регламентированном учете» .

ПФР

Этот раздел программы содержит всё, что касается подготовки индивидуальных сведений для пенсионного фонда. Главным здесь является рабочее место «Подготовки данных для передачи в ПФР». В марте 2014 года вышло обновление программного продукта 1С: Зарплата и Управление Персоналом, в котором рабочее место претерпело значительные изменения. Об этих нововведениях можете почитать в статье .

На сегодня это всё! Я рад, что Вы читаете мой блог . Скоро будут новые интересные материалы.

Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога:

В этой статье я начну обзор возможностей программного продукта «1С Бухгалтерия 3.0» для расчета заработной платы и ведения кадрового учета. Это будет серия статей, состоящая из нескольких частей, где я постараюсь как можно подробнее осветить эту тему. В статьях я буду упоминать ещё один программный продукт фирмы 1С «1С: Зарплата и Управление Персоналом», который является специализированным программным средством для учета заработной платы и кадров. В этой серии статей будут затронуты следующие вопросы:

Настройка параметров учета зарплаты и кадров

Прежде чем приступать к ведению кадрового учета и расчету зарплаты, необходимо заглянуть в «Настройки параметров учета» и проверить правильность выбранных настроек. Для этого необходимо открыть закладку программы «Справочники и настройки учета» и выбрать в разделе «Настройки учета» соответствующий пункт.

В открывшемся окне настроек требуется перейти на закладку «Сотрудники и Зарплата». На этой закладке присутствует три группы настроек:

• Учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся - пункт «во внешней программе» выбирается в том случае, если Вы будет, например, вести учет зарплаты и кадров в программе «1С Зарплата И Управление Персоналом» , а данные (проводки, платежки, документы выплаты) выгружать в «1С Бухгалтерию» ; пункт «в этой программе» выбираем когда предполагается ведение учета в 1с бух – этот вариант мы и оставим;
• Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - необходимо выбрать будет ли вестись аналитика по Сотрудникам на счете 70. Как правило некрупные организации предпочитает не детализировать этот счет, а крупные предприятия формируют по каждому работнику и мы оставим именно такую настройку.
• Кадровый учет – подсказка синим цветом всё объясняет и так. Оставим полный кадровый учет.

Стоит отметить предусмотрительность разработчиков 1С. Они создали кнопку, с помощью которой можно быстро создать все кадровые документы, если Вы использовали сокращенный вариант и решили перейти на полный – «Сформировать кадровые документы».

Кадровый учет

• Подразделение – у нас небольшая организация и поэтому все будут числиться в одном подразделении. На крупных предприятиях конечно людей разделяют по подразделениям для более детального учета;
• Должность – понятно);
• Сотрудник – есть особенность. Вы можете до того как создаете документ приема создать Сотрудника, либо в момент заполнения документа «Прием на работу»;
• Вид занятости – у нас все сотруднику будут трудиться по «Основному месту работу», но имеются также варианты учета по «внутреннему совместительству» и «внешнему совместительству»;
• Дата приема – тоже понятно;
• «Начисления» табличная часть – в этой табличной части перечисляются все виды расчета, по которым сотруднику будут ежемесячно начисляться суммы. В нашем случае для Иванова мы выберем предопределенный разработчиками вид расчета «Оплата по окладу» со ставкой в 40 000 руб.

Также отмечу, что разработчики 1С предусмотрели печатную форму «Приказ о приеме (Т-1)», которую включили в состав этого документа. Не забываем провести документ после заполнения всех полей.

• Петрова – бухгалтер – 30 000 руб.;
• Сидорова – менеджер – 20 000 руб.

В разделе «кадрового учета» также имеется документ «Кадровый перевод» . Этот документ позволяет выполнить следующие действия:

• Перевести сотрудника в другое подразделение либо в обособленное подразделение (филиал);
• Перевести на другую должность;
• Перевести на другой вид занятости (Основное место работы, внутренне или внешнее совместительство);
• Изменить вид начисления.

Также из документа можно распечатать «Приказ о переводе (Т-5)» .

В нашем случае вводить такой документ нет необходимости. На скриншоте представлю внешний вид этого документа.

Ну и конечно ещё один документ, без которого нельзя обойтись в кадровом учете это документ «Увольнение». Увольнять мы также пока никого не будем, и я ограничусь лишь внешним видом этого документа. Все поля этого документа интуитивно понятны, отмечу лишь то, что в состав документа входит печатная форма «Приказ об увольнении (Т-8)».

• Личные данные сотрудника;
• Уволенные сотрудники;
• Штатные сотрудники;
• Личные карточки (Т-2).

Заключение

Итак, программный продукт «1С: Бухгалтерия 3.0» предлагает нам минимально необходимый набор инструментов для ведения кадрового учета. Однако программа не специализирована для этих целей. Если у Вас достаточно крупная организация, то имеет смысл приобрести специализированный продукт «1С: Зарплата и Управление Персоналом» для ведения кадрового учета и расчета зарплаты, тем более что сейчас стоимость базовой версии составляет всего лишь 2 550 руб . Ознакомиться с некоторыми возможностями кадрового учета этой программы Вы можете в статье – Кадровый учет. Инструкция по 1с ЗУП для начинающих или пошаговое описание всех этапов начисления зарплаты в 1с зуп 8 .

Сегодня на этом всё. Если Вам понравилась эта статья, Вы можете воспользоваться кнопочками социальных сетей , чтобы сохранить её у себя!

Также не забывайте свои вопросы и замечания оставлять в комментариях !

В следующей статье мы разберемся с . Чтобы вовремя узнать о новых публикациях Вы можете . Буду рад Вас видеть снова на своем блоге blog-buh.

Наталья Рязанцева, Дмитрий Рязанцев

1С: Предприятие. Зарплата и кадры. Секреты работы

Предисловие

Реформа пенсионного обеспечения на данном этапе развития приобрела законченную форму. Львиная доля расчетов по пенсионному обеспечению легла на плечи предприятий. Страховые отчисления в фонды также взяты под пристальный контроль соответствующих органов. Сбор информации этими органами выполняется автоматизированно, поэтому предприятиям необходимо вести персонифицированный учет налоговых и страховых отчислений в электронном виде. Динамика изменения ставок налогов и отчислений настолько велика, что без автоматизированного ведения расчетов заработной платы и отчислений даже предприятию со сравнительно небольшим штатом сотрудников вести такой учет становится сложно. Программа "1С: Зарплата и Кадры" версии 7.7 системы "1С: Предприятие" дает инструмент для ведения расчетов и заработной платы, и налогов, и отчислений. И все же без ложки дегтя не обходится – система "1С: Предприятие" проектировалась в расчете на подготовленного пользователя. Справочная система "1С: Предприятие" предоставляет только общие методы работы с объектами программы. Чтобы программа работала эффективно, необходимо правильно настроить ее и знать регламент работы с ней. Чтобы правильно настроить программу на свой учет, необходимо знать все возможности программы, набор документов и их функции.

Вы, читатель этой книги, выигрываете во многих отношениях. Вы знакомитесь с принципами работы и организацией программы "1С: Зарплата и Кадры" с учетом всех нормативных требований. Вы знакомитесь с технологией ведения учета, получаете сквозные примеры, приемы и методы работы с программой. Наконец, изучив настройку интерфейса между различными конфигурациями программы, получаете возможность корректно отразить учет зарплаты в балансе.

Введение

Несколько советов начинающим

Позволю себе дать несколько практических советов на предмет начальной подготовки и методов запоминания приемов работы:

✓ освоить элементарные приемы работы с окнами Windows;

✓ освоить элементарные приемы редактирования текста;

✓ в каждом окне досконально изучить кнопки на панели инструментов, т. к. они повторяются в большинстве из них;

✓ не пропускать в книге абзацы с пометками Внимание! ;

✓ изучить документооборот по расчету заработной платы на вашем предприятии;

✓ все примеры повторить на компьютере;

✓ стараться не игнорировать справочную систему программы;

✓ обязательно получить все необходимые документы на собственном простом примере и сделать анализ ошибок;

✓ при заполнении форм документов и справочников заполнять все поля, т. к. система "1С: Предприятие" не терпит небрежности;

✓ постараться просмотреть весь предложенный набор документов – возможно, вы захотите после этого поменять стратегию учета на своем предприятии;

✓ при выборе конкретной конфигурации для своего предприятия учтите те советы, которые приводятся в книге.

К вопросу о сложности программы "1С: Зарплата и Кадры"

Семейство программ системы "1С: Предприятие" имеет несколько различных конфигураций. Существует три варианта использования конфигураций для автоматизированного ведения бухгалтерского учета в системе "1С: Предприятие": все разделы бухгалтерского учета "по минимуму", расширенный учет отдельных разделов с выгрузкой сводных проводок в единую конфигурацию, все разделы "по максимуму".

Конфигурация "Бухгалтерский учет" содержит все бухгалтерские операции, включая элементарный учет заработной платы. Большинству малых предприятий с штатом работников меньше 20 человек эта конфигурация подходит по всем параметрам. Для ведения всех расчетов заработной платы, налогов и отчислений в фонды, персонифицированного учета предприятиям с большим штатом необходимо выбирать конфигурацию "1С: Зарплата и Кадры". Но для ведения бухгалтерского учета к данной конфигурации все равно необходимо добавить и конфигурацию "Бухгалтерский учет". Для ведения общего бухгалтерского учета все операции из конфигурации "1С: Зарплата и Кадры" в сводном варианте периодически выгружаются в конфигурацию "Бухгалтерский учет". А как же с вариантом "все и по максимуму"? Существует в семействе так называемый вариант "три в одном" – "Комплексная конфигурация". "Комплексная конфигурация" объединяет все три конфигурации. Специалисты до сих не пришли к единому мнению, какой вариант лучше: специализированные конфигурации с добавленной конфигурацией "Бухгалтерский учет" или вариант "три в одном". Мне кажется, что на предприятии, где бухгалтерия содержит несколько рабочих мест, лучше использовать специализированные конфигурации с добавленной конфигурацией "Бухгалтерский учет", а где бухгалтер "триедин" на одном – двух компьютерах, то, безусловно – "Комплексная конфигурация". Если у вас все же остаются сомнения по поводу выбора конфигурации, обратитесь к специалисту.

Есть мнение, что программа "1С: Зарплата и Кадры" – самая сложная. Это объясняется существованием расчетов длительного действия с привязкой к регламенту исполнения документов, а также большим количеством разнообразных расчетов, присущих учету заработной платы. Но, как говорится, "цель оправдывает средства". Огромное количество регламентирующих постановлений правительства, инструкций и пояснений вложено в алгоритм программы. Расчетчику нет нужды помнить все эти документы, также значительно снижается вероятность ошибок при расчете. Главная цель – персонифицированный учет достигается попутно, без особых усилий. Особенно много вопросов возникает при работе со штатным расписанием. В программе предусмотрен режим контроля соответствия приказов со штатным расписанием. Работа в этом режиме требует наличия навыков и знания общих методов работы со справочниками. При желании данный режим контроля штатного расписания можно отключить. Программный продукт никогда не бывает идеальным, а набор документов или отчетов выбранной конфигурации не всегда покрывает нужды бухгалтерского учета вашего предприятия. Рынок услуг разработчиков системы "1С: Предприятие" в наше время достаточно широк и, если вы не требуете невозможного и в состоянии сформулировать задачу, обратитесь к программисту-настройщику.

Что дает знание всех видов расчетов

Какие же аспекты учета позволяет автоматизировать программа? Идеология программы "1С: Зарплата и Кадры" построена на первичных документах, поэтому документы являются основанием для проведения каких либо расчетов по сотруднику. Следовательно, запись в журнале расчетов не может появиться сама по себе, для этого должно быть основание (документ). Документы – это, фактически, электронные аналоги реально существующих на предприятии документов. В процессе ведения учета неавтоматизированным, т. е. ручным способом, документооборот часто становится избыточным или, напротив, недостаточным для контроля. Часто расчетчик ведет табель учета рабочего времени в программе при установленном режиме расчета зарплаты сотрудника "по окладу". В этом нет необходимости, т. к. программе достаточно ввести первичные документы, описывающие причины невыхода сотрудника на работу, сверхурочные или работу в праздничные дни. Инерция мышления может сыграть злую шутку с пользователем. Пользователь, который делал расчеты ручным способом, не всегда находит нужный вид расчета или режим в нем и задает расчет как пользовательский. Изучив весь набор документов программы, пользователь определяет для себя все необходимые документы для учета, последовательность и периодичность их формирования. Таким образом определяется стратегия учета.

Как работает программа

Основные неприятности у большинства начинающих возникают от незнания логики функционирования программного продукта. Даже бывалые бухгалтеры с опытом работы в "1С: Предприятие" зачастую интуитивно или рефлекторно ведут учет заработной платы без осмысления логики работы в целом.

В данной главе мы рассмотрим все компоненты программы и логику их создания и взаимосвязей.

Объекты учета заработной платы

Каждый первичный документ означает движение денег по конкретным объектам учета. Любой объект, даже самый абстрактный, имеет набор свойств. Другое дело, в какой предметной области вы его описываете. Учет заработной платы интересует форма оплаты труда сотрудника, его статус на предприятии, предоставляемые льготы по подоходному налогу, дата рождения для учета пенсионных отчислений и т. д. Свойства объектов учета задаются в справочниках. Без задания этих свойств мы не сможем вести учет заработной платы. Поэтому начнем мы наполнять базу данных именно с этого.

После старта программы в верхней части экрана появится главное меню программы. Выберем меню Справочники и увидим перечень всех справочников, которые описывают объекты нашего учета (рис. 1.1).

1С:Бухгалтерия позволяет автоматизировать учет кадров, учет операций с зарплатой, однако программа , не являясь специализированной системой, нацеленной на кадровый и "зарплатный" учет, не обладает достаточно широкими возможностями в этой области. Можно сказать, что в 1С:Бухгалтерии реализован тот набор операций, который позволяет корректно отразить заработную плату в бухгалтерском учете , отразить учет заработной платы в разрезе отдельных сотрудников, а вот более сложные операции в программе не предусмотрены. Конечно, если в программе не предусмотрена автоматизация каких-либо действий, их всегда можно произвести вручную, однако, если перед вами стоит задача комплексной автоматизации учета кадров и зарплаты на предприятии - лучше будет, если вы воспользуетесь, например, решением от 1С (1С:Зарплата и управление персоналом ), ориентированным именно на эти операции .

Подсистема учета кадров, расчета заработной платы и связанных с ними операций в 1С:Бухгалтерии подходит лишь для тех организаций, которые ведут достаточно простой кадровый учет, имеют небольшое количество сотрудников.

В частности, 1С:Бухгалтерия позволяет выполнять следующие действия:

• Кадровый учет;
• Учет начисления заработной платы ;
• Учет выплаты заработной платы ;
• Учет депонирования заработной платы ;
• Учет расчетов по НДФЛ ;
• Формирование отчетности;

Для начала рассмотрим вопросы кадрового учета в 1С:Бухгалтерии.

8.2. Организация кадрового учета

Кадровый учет в 1С:Бухгалтерии предусматривает выполнение следующих операций:

• Прием на работу;
• Увольнение с работы;
• Кадровые перемещения;
• Формирование отчетов по кадрам;

Прием на работу

После того, как с новым сотрудником заключен трудовой договор, его можно оформить в 1С:Бухгалтерии при помощи документа Прием на работу (Кадры > ).

Этот документ, помимо того, что регистрирует нового сотрудника в базе, сохраняет параметры регламентированного учета его заработной платы , позволяет сформировать печатную форму №Т-1 - Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу или, для группы работников, форму №Т-1а.

Прежде чем создавать этот документ желательно выполнить следующие подготовительные действия для новых сотрудников.

Во-первых, нужно внести их в справочник Физические лица (Кадры > Физические лица ). Выше, при оформлении информации об ответственных лицах организации, мы уже заполняли этот справочник. Данные о физическом лице ( рис. 8.1) достаточно подробны.

Рис. 8.1.

В нашем случае здесь сохранены данные о Васильеве Сергее Петровиче, который внесен в справочник Ответственные лица как руководитель организации.

Напомним, что при нажатии на кнопку НДФЛ в командной панели приведенного окна, открывается окно для настройки некоторых параметров, влияющих на расчет НДФЛ . В частности, это информация о заработной плате на предыдущих местах работы и данные о налоговых вычетах , применяемым к данному физическому лицу.

Справочник Физические лица хранит сведения о физических лицах, которые могут быть сотрудниками организации, а могут и не быть ими.

Для того чтобы "превратить" обычное физическое лицо в сотрудника организации, нужно заполнить соответствующими данными элемент справочника Сотрудники организации (Кадры > Сотрудники организации ). Удобнее всего заполнять справочник Сотрудники организации на основании данных справочника Физические лица .

В нашем случае для того, чтобы создать элемент справочника Сотрудники организации , достаточно выбрать физическое лицо Васильев Сергей Петрович в справочнике Физические лица , щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, выбрать в появившемся меню пункт На основании и в меню, появившемся после выбора команды, выбрать пункт Сотрудники организации . Вот, что у нас получилось после выполнений этой команды ( рис. 8.2).

Как видите, в форму информации о сотруднике были скопированы сведения из формы данных о физическом лице.

Можно заметить, что элемент справочника Сотрудники организаций содержит меньше сведений, чем элемент справочника Физические лица . Например, здесь нет информации об НДФЛ , об адресе сотрудника и т.д.

Так же обратите внимание на то, каким образом можно создавать элементы этого справочника. Если ранее вы ввели данные о физическом лице - их можно перенести в справочник Сотрудники организаций , выбрав параметр Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц и нажав на соответствующую кнопку. Если же вы не вводили ранее данных о нужном вам физическом лице, вы должны будете оставить установленным параметр Создать нового сотрудника и ввести его личные данные в справочник физических лиц - вам придется заполнить элемент справочника Сотрудники организаций , данные из которого будут перенесены так же в справочник Физические лица , а в последнем справочнике вам может понадобиться дополнение данных.

Автоматическое заполнение элемента справочника Сотрудники организаций нас устраивает, поэтому нажимаем ОК . Вот как выглядит форма списка этого справочника ( рис. 8.3).

Обратите внимание на поле Состояние . Здесь, напротив записи Васильев Сергей Петрович , расположена надпись Не принят(а) . То, что мы внесли физическое лицо в список сотрудников, еще не означает, что мы оформили его в системе как сотрудника. Теперь настала очередь документа Прием на работу в организацию . Его можно создать вводом на основании элемента справочника Сотрудники организаций (кнопка Ввести на основании > Прием на работу в организацию или соответствующий элемент контекстного меню).

Создадим новый документ Прием на работу в организацию с помощью процедуры ввода на основании. Вот, что у нас получилось ( рис. 8.4)

Документ оформляется для одной из организаций, учет по которым ведется в базе ( реквизит Организация ), он имеет две вкладки.

Вкладка Работники содержит список работников (из справочника Сотрудники организаций ), прием которых на работу мы собираемся зарегистрировать с помощью документа. Здесь есть табличное поле, в котором указывается табельный номер сотрудника, его ФИО, дата приема, подразделение, в которое он принимается и должность.

Установим дату приема работника 01.01.2009 , подразделение - Администрация , должность - Директор . Ранее мы вводили данные для полей Подразделение и Должность , поэтому сейчас нам лишь нужно выбрать их из соответствующих списков.

В табличном поле вкладки Работники может содержаться информация о нескольких работниках, но мы в данном примере ограничимся одним.

Теперь рассмотрим вкладку Начисления ( рис. 8.5).

Она содержит информацию о том, каким образом работнику будет начисляться заработная плата . В поле табличной части Работник нужно внести сотрудника организации из справочника Сотрудники организаций (в нашем случае это тот же самый сотрудник, которого мы принимаем данным документом на работу). Поле Вид расчета содержит подробности о заработной плате работника. В частности, в это поле нужно подобрать элемент плана видов расчета Начисления организации .

По умолчанию в данном плане видов расчета есть лишь один элемент - он называется Оклад по дням . В план видов расчета можно добавить и другие элементы. Это нужно сделать в том случае, если вы хотите особым образом настроить отражение заработной платы работника в учете и параметры ее налогообложения.

На вышеприведенном рис. 8.5 вы можете видеть открытую форму элемента плана видов расчета Начисление организации: Оклад по дням . Здесь можно настраивать следующие параметры:

1. Отражение в бухучете . Нажмем на кнопку с тремя точками - появится окно справочника Способы отражения зарплаты в регламентированном учете ( рис. 8.6). Этот справочник содержит шаблоны проводок, которыми заработная плата отражается в регламентированном учете. Здесь указаны лишь корреспондирующие счета (или субсчета ), а информация по аналитическим разрезам учета не приведена. При обработке системой данного шаблона в него будут подставлены нужные данные для правильной организации аналитического учета .

   В нашем случае можно отметить, что в качестве способа отражения заработной платы в регламентированном учете выбран предустановленный в системе способ Отражение начислений по умолчанию . Здесь видно, что при начислении заработной платы делается бухгалтерская запись вида Д26 К70 , то есть расходы по заработной плате данного работника относят на счет общехозяйственных расходов. Такая проводка нас вполне устраивает - ведь мы в данный момент оформляем параметры оплаты труда директора, а расходы по зарплате управленческого персонала обычно относят именно на счет 26.

   Если нам понадобится указывать способы учета заработной платы для какого-то другого работника, например, занятого в основном производстве (расходы по которому учитываются по счету 20 "Основное производство" ), правильным порядком работы будет, во-первых - создать новый элемент в плане видов расчета Начисления организации , во-вторых - соответствующим образом настроить отражение заработной платы в учете, и, в-третьих, настроить другие параметры элемента плана видов расчета .

2. НДФЛ . Здесь нужно выбрать подходящий для данного вида начисления код дохода для организации учета расчета и удержания НДФЛ . При нажатии на кнопку с тремя точками появляется список кодов доходов НДФЛ (из справочника НДФЛ Доходы), из которых нужно выбрать код, соответствующий начисляемому доходу. В нашем случае это код 2000 - Вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей .
3. ЕСН . Здесь следует указать порядок обложения начисляемого дохода Единым социальным налогом (ЕСН ). При установке данного элемента мы, фактически, выбираем элемент справочника Доходы ЕСН (Способы отражения доходов в учете ЕСН ) ( рис. 8.7). Единый социальный налог имеет сложную структуру, не все выплаты сотрудникам организации подлежат обложению ЕСН , в справочнике приведены различные варианты обложения доходов ЕСН , в нашем случае подходит элемент, выбранный по умолчанию - Облагается целиком .
4. ФСС (Страхов. несч. случаев) . Это поле содержит информацию об обложении начисления взносами в ФСС РФ. Нас устроит вариант Облагается .
5. Вид начисления по ст. 255 НК РФ . Статья 255 НК РФ "Расходы на оплату труда" относится к гл. 25 НК РФ "Налог на прибыль организаций". Эта статья налогового кодекса содержит перечень расходов на оплату труда, которые можно принять для целей налогового учета . В нашем случае расходы относится к пп. 1 ст. 255 НК РФ. Этот подпункт звучит следующим образом:

   К расходам на оплату труда в целях настоящей главы относятся, в частности :

   1. суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах от выручки в соответствии с принятыми у налогоплательщика формами и системами оплаты труда
6. Может относиться к видам деятельности, облагаемым ЕНВД - установка этого флажка имеет значение, если организация использует ЕНВД.

Выполнив все вышеперечисленные действия, сохранив и проведя документ, мы можем при необходимости распечатать форму приказа и посмотреть движения документа по регистрам (Перейти > Движения документа по регистрам ).

При проведении документ формирует движения по регистру сведений Работники организаций , в который вносится информация о работнике, а так же по

Пользоваться этой обработкой удобно, если вам нужно быстро просмотреть, отредактировать какие-то данные о сотруднике. Фактически - перед нами альтернативный интерфейс для выполнения многих задач кадрового учета.