Быть помощником руководителя. Обзор интернет-профессии личный помощник руководителя. Как проходить собеседование в кадровых агентствах

) - это незаменимый для руководителя сотрудник. Он выполняет настолько много функций и имеет такие большие полномочия, что по факту становится вторым человеком в компании. Сформулировать полностью его должностные обязанности практически невозможно. Подобрать персонального ассистента для конкретного руководителя - это задача из области «миссия невыполнима», поэтому она переходит в разряд суперсложной.

Мой опыт работы в кадровом агентстве сформировал особый взгляд на эту удивительную профессию.

ДЕФИЦИТ КВАЛИФИЦИРОВАННЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ АССИСТЕНТОВ НА КАДРОВОМ РЫНКЕ

Персональный ассистент - это отдельный подвид в иерархии административных специальностей.

Как правило, на сайтах по поиску работы размещают вакансии со стандартным набором требований - документооборот и организационная работа. Такие вакансии как близнецы похожи между собой, за исключением размеров компании и сферы бизнеса. Но на самом деле негласных и специфичных требований к позиции огромное количество. Их не выносят в описание вакансии на сайтах, но именно эти требования являются определяющими при отборе кандидатов.

При личной встрече с работодателем и предметном обсуждении таких вакансий появляются «заметки на полях» - длинный список требований, не опубликованных в вакансии, которые и определяют стратегию поиска кандидата на вакансию РА. Вот примеры экзотических требований: скорость счета купюр вручную; наличие спортивного разряда; умение считать в уме; опыт ведения инвестиционных проектов; знание законодательной базы; отличное знание всех премиум-брендов; контактная база собственников элитных ресторанов. Привычные требования: высота (тембр) голоса, рост, вес, размер одежды, знание языков и пр.

Руководитель также выдвигает дополнительный список требований к личностным качествам ассистента, который, пожалуй, самый объемный. При этом официальные требования к профессиональным навыкам и опыту не становятся менее важными.

Вот и выходит, что идеальных кандидатов на рынке единицы и подобрать РА для руководителя очень сложно.

А ведь для каждого работодателя идеал помощника свой, но есть константа - всем нужен надежный, преданный и ответственный помощник, способный брать на себя все организационные и информационные задачи, освободить руководителя от нерациональной траты времени и умело решать стандартные и нестандартные проблемы.

ОТЛИЧИЕ ПЕРСОНАЛЬНОГО АССИСТЕНТА ОТ ДРУГИХ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОФЕССИОНАЛОВ

Прежде чем обозначить отличия, определимся с видами административных позиций. Важно понимать, о каком именно административном профессионале мы говорим и какие функции на него возлагаются.

Бизнес-ассистент (ВА) (персональный ассистент (РА), личный помощник) - необходим руководителю или собственнику крупных компаний (как российских, так и международных). Подчиняется только своему руководителю.

Персона, «приближенная к императору», правая рука, доверенное лицо, «заместитель босса». Планирует рабочий план и график, бизнес-календарь, «связующее звено» с внешним миром. Может быть гидом, переводчиком, няней, домашним управляющим, прогнозом погоды, поисковой системой, туристическим агентом, часто выполняет часть работы за руководителя (результат труда босс присваивает себе), имеет специальные знания/образование в сфере бизнеса и деятельности руководителя, умеет самостоятельно принимать решения.

Секретарь - необходим руководителям любых компаний. Подчиняется всем топ-менеджерам. Функционал несложный: документооборот, встреча гостей, чай/кофе, жизнеобеспечение офиса, телефонные переговоры, обработка корреспонденции, выполнение простых поручений руководящего состава.

Требования: возраст - около 23-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), допустимо отсутствие опыта работы, необходимы владение компьютером, опыт работы с оргтехникой, высокая скорость печати, знание делового этикета, при необходимости - знание иностранного языка. Личные качества: ответственность, исполнительность, доброжелательность, способность выполнять однообразную работу.

Секретарь-помощник - необходим руководителю со штатом компании до 50 человек. Подчиняется руководителю. Совмещение функций секретаря с частичными функциями помощника руководителя. Выполняет простые поручения руководителя.

Требования: высшее или незаконченное высшее образование, возраст - около 25-32 лет, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, аналогичный опыт работы от года. Личные качества: исполнительность, ответственность, дисциплинированность, способность выполнять монотонную работу.

Офис-менеджер - необходим средним компаниям со штатом от 30 человек. Подчиняется как руководителю, так и топ-менеджерам. Отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию, может выполнять функции секретаря (встреча гостей, звонки, документооборот).

Требования: высшее образование, возраст - 25-35 лет, опыт аналогичной работы, организационные навыки. Личные качества: коммуникабельность, доброжелательность.

Секретарь на ресепшен - необходим компаниям со штатом от 50 человек, с большим количеством посетителей. Подчиняется административному директору, помощнику руководителя, офис-менеджеру, руководящему составу. Выполняет технические задачи: встреча гостей, чай/кофе, звонки, взаимодействие с курьерами/водителями.

Требования: хорошие внешние данные, возраст - 22-27 лет, допустимо отсутствие опыта работы, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС. Личные качества: доброжелательность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, улыбчивость.

В описании административных должностей, несмотря на сходство обязанностей, есть главное отличие: основная задача секретаря - это управление информационным потоком, а основная задача персонального ассистента - это управление производительностью руководителя.

Есть ряд отличительных факторов, которые помогут вам разобраться в классификации этих позиций:

Наш совет

На собеседовании всегда уточняйте круг выполняемых обязанностей, наличие и объем личных поручений, график и уровень зарплаты, т.к. некоторые работодатели не видят никакой разницы между позициями «секретарь» и «персональный ассистент».

ЧТО ДОЛЖЕН УМЕТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ АССИСТЕНТ?

Чтобы максимально соответствовать высокому уровню руководителя, PA должны обладать определенными навыками, качествами и умениями, типом характера и, пожалуй, главное, особым складом личности. Так что же должен уметь «человек-оркестр», этот «универсальный солдат» и «многофункциональный гаджет»?

Профессиональные навыки:

• ведение документации;
• тайм-менеджмент;
• организация рабочих мероприятий;
• работа заместителем (функции второго лица);
• финансовая грамотность;
• управление секретариатом;
• поддержание деловых контактов;
• travel-сопровождение;
• работа переводчиком;
• управление личными делами руководителя (личное сопровождение)

Рассмотрим их подробнее.

Ведение документации:

• работа с документами - это грамотное со всех точек зрения составление деловых писем, бумаг, заявлений, договоров, распоряжений, различных отчетов и т.д.;
• при необходимости редактирование писем и бумаг, составленных шефом, оформление приказов, подготовка презентаций и проектов документов;
• работа с почтой: сортировка почты босса по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма, кому что отвечать, у кого изящно попросить и с кого строго потребовать.

Тайм-менеджмент:

• составление и планирование графика, расстановка задач по приоритетам, отслеживание расписания;
• фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях;
• оптимальная организация рабочего дня руководителя;
• планирование собственного рабочего времени.

Организация рабочих мероприятий:

• подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя;
• ведение протоколов, рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам мероприятий, предоставление информации об итогах встреч;
• организация командировок.

Работа заместителем (функции второго лица):

• владеть в совершенстве не только базовыми профессиональными знаниями и умениями, но и обладать определенными знаниями в различных сферах;
• способность управлять: организовывать сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), воздействовать на руководителей подразделений и контролировать выполнение задач;
• курировать отдельные бизнес-проекты;
• самостоятельно решать часть вопросов по бизнесу (например, о проведении тех или иных встреч);
• быть представителем руководителя на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы;
• выступать от имени босса, уметь вести переговоры и корректный торг;
• действовать решительно, не бояться брать на себя ответственность.

Управление секретариатом:

• постановка задач водителям, курьерам, осуществление закупок для мероприятий, совмещение функций офис-менеджера;
• оформление договоренностей с поставщиками, обращение в нужную инстанцию для оперативного решения вопросов с техническим обеспечением процесса работы;
• жизнеобеспечение кабинета руководителя и приемной.

Поддержание деловых контактов:

• уметь управлять информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к шефу, кого - переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно);
• быть в курсе всех событий в компании;
• ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и для компании;
• решать любые вопросы за минимально короткое время - и всегда с положительным результатом;
• поздравлять клиентов компании, поддерживать с ними связь.

Travel-сопровождение:

• организация деловых и поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели);
• организация сложнейшей логистики перелетов, чартеров в обе стороны;
• личное знакомство с руководителями авиакомпаний;
• организация путешествий: от приобретения билетов, заказа трансферов, ужинов до выбора подарков. Каждая поездка сопровождается определенной программой, написание «сценария» поездки - от встреч и мероприятий до точного времени ужинов в ресторане по определенному меню;
• контроль подрядчиков и служб в других странах;
• тщательный мониторинг цен на аренду люкс-автомобилей, яхт, бизнес-джетов, умение договориться о предоставлении скидки.

Работа переводчиком:

• перевод на деловых встречах;
• письменный перевод документов;
• ведение деловой переписки на иностранном языке.

Управление личными делами руководителя (личное сопровождение). Личный помощник называется «личным» не случайно: в его функционал входит решение не только рабочих задач, но и личных поручений руководителя :

• необходимо ориентироваться в разных luxury-сферах обслуживания - от ресторанов до подарков;
• если у руководителя есть дети - контролировать работу нянь/преподавателей/репетиторов, отслеживать посещение кружков/секций/занятий;
• организация отдыха - от рекомендаций стран и мест до ежедневного контроля питания и передвижения (включая организацию поездок на самолетах, бизнес-джетах, яхтах, пароходах);
• организация содержания загородных домов, взаимодействие с обслуживающим персоналом;
• организация медицинских мероприятий (запись на профилактические осмотры, организация проведения операций, исследований, лечения, контроль своевременного принятия назначенных лекарств);
• отличное знание luxury-брендов и марок одежды/обуви/аксессуаров - от кутюр, прет-а-порте, взаимодействие с известными модельерами и зарубежными домами мод, работа с персональными мерками;
• знание лучших российских скульпторов, художников, антикваров, поскольку часто приходится покупать их работы в подарок;
• организация спортивных хобби босса: экипировка на заказ по персональным меркам, приобретение последних коллекций аксессуаров;
• следить за открытием новых ресторанов, гольф-полей, проведением гонок на спорткарах, расписанием ипподромов, ключевыми знаковыми мероприятиями;
• организация аналогичного сопровождения родственников босса, его родителей, друзей, партнеров и т.д.

А вот как скромно выглядит привычная вакансия, которая подразумевает все перечисленные функции:

Обязанности:

• административное и организационное сопровождение деятельности руководителя;
• непосредственное участие в переговорах, деловых встречах, приемах, совещаниях, проектах;
• ведение деловой переписки (в т.ч. на английском языке), перевод устный и письменный;
• организация/обеспечение деловых и личных поездок руководителя;
• ведение делопроизводства, документооборота и корреспонденции;
• сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя;
• доведение до руководителей подразделений указаний, распоряжений, поручений руководителя, контроль их исполнения точно в срок;
• выполнение личных поручений руководителя;
• командировки (сопровождение руководителя во время встреч и поездок)

На самом деле функционал и количество задач не поддаются описанию и перечислению на собеседовании. Будьте готовы, что неожиданные задачи «догонят» вас уже в процессе работы и посыплются, как песок.

А руководитель будет ждать от вас оперативного и профессионального их решения.

Поэтому готовность работать в ненормируемом режиме, с нескончаемым потоком информации и с массой поручений, оставаясь «тенью» босса, проявляя к нему

максимальную преданность и лояльность, - это совокупность качеств особого типа людей. Их мало, поэтому они ценятся высоко, а глубокое погружение в исполнение обязанностей, часто в ущерб личным интересам, как правило, компенсируется достойной зарплатой.

Избежать хаоса и неразберихи поможет система выстраивания каталога задач. В ее основе лежит правило приоритетов:

1) поручения, касающиеся бизнеса;

2) личные поручения босса;

3) различные текущие дела;

4) перспективные планы.

Если вы получили за час несколько заданий, которые одновременно сделать абсолютно невозможно, необходимо проинформировать руководителя о сложившейся ситуации и попросить, чтобы он расставил приоритеты.

ТРЕБОВАНИЯ К ПЕРСОНАЛЬНОМУ АССИСТЕНТУ

Требования к PA формируются из задач и сферы функциональных компетенций, которые определяет руководитель: ассистент может быть полностью вовлечен в бизнес, а может быть нанят исключительно для организации личного пространства руководителя. Для кого-то неважно наличие профильного высшего образования, другие требуют в первую очередь знание языков, некоторым важно, какой кофе варит помощник или как он выглядит.

Но, несмотря на спектр и специфику задач в различных компаниях, ключевые требования всегда остаются неизменными.

Требования:

• высшее образование (выпускникам очного отделения с красным дипломом из пятерки ведущих вузов всегда отдается предпочтение);
• опыт работы на аналогичной позиции не менее двух лет (всегда желателен опыт работы с первыми лицами);
• свободное знание требуемого языка (часто требуют уровень носителя);
• готовность к командировкам и ненормированному графику работы;
• возраст (в вакансиях не указывается, но является наиболее важным требованием);
• личностные качества (у каждого работодателя свои пожелания, основные: исполнительность, аналитический склад ума, коммуникабельность, высокая работоспособность, грамотная речь)

Грамотная речь. Практика показывает, что наиболее успешные PA - выпускники лингвистических вузов. Финансовое и юридическое образование тоже востребовано, но важно, чтобы ассистент свободно владел иностранным и отлично знал русский язык, обладал развитой речью и богатым словарным запасом.

Высокий культурный уровень. Высокий культурный уровень - самое востребованное качество персонального ассистента. Можно быстро освоить функционал, приобрести необходимые навыки, но культура приобретается с детства и формируется годами. Например, московские работодатели редко выбирают иногородних кандидатов. У них есть предубеждение, что поведение приезжих девушек даже с хорошим образованием имеет налет провинциальности, их речи присущ особый говор, акцент, ненормированные ударения, а представительские функции для ассистента крайне важны, хотя и здесь есть много исключений.

Как совмещать ненормируемый график работы с семьей и детьми - неясно. Но если у вас есть успешная практика такого совмещения, то наличие семьи - преимущество. Дети должны быть старше трех лет.

Возраст. В требованиях к возрасту персонального ассистента очень много субъективного. Некоторые руководители исходят из эстетических норм и отдают предпочтение молодости. Но чаще всего мы работаем с компаниями, руководители которых осознанно делают выбор в пользу женщин более зрелого возраста.

Серьезные корпорации всегда связаны с крупными финансовыми операциями и большой юридической ответственностью. Кроме того, клиентам приятен имидж стабильности компании. В этом смысле длинноногая красавица заметно проигрывает солидной деловой женщине, имеющей опыт работы в сложных и ответственных ситуациях, умеющей профессионально «держать удар».

«Чувствовать» шефа. Пожалуй, самый важный фактор. Для успешной работы необходима полная психологическая совместимость с руководителем. Для этого ассистент как минимум должен обладать определенными качествами.

«А НЕ ПРОВЕСТИ ЛИ НАМ ОПРОС?»

Главные требования к персональному ассистенту - лояльность и преданность. В первую очередь - к руководителю, затем к компании в целом.

Ассистент находится в максимальной близости к руководителю и к его семье, а это значит, что он должен быть надежным, как скала, стойким, как разведчик на допросе, заботливым, как мама.

Для того чтобы выяснить, что же наиболее важно для руководителя в личности РА, мы провели опрос. В нем приняли участие 100 крупных компаний, где интервьюируемыми были 70 % собственников и 30 % наемных генеральных директоров. Мы попросили ответить на вопросы: «Какими качествами должен обладать персональный ассистент? Каким должен быть эффективный помощник для вас?» Эти же вопросы задали персональным ассистентам, чтобы учесть мнения обеих сторон.

Вот что мы получили:

Абсолютная преданность - 22 % . Наиболее важным качеством для руководителей оказалась преданность. Лояльность, работа за идею, а не за деньги, умение читать мысли первого лица, определять по телефону плохое настроение босса, не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда выплескивается накопившееся раздражение из-за безответственности подчиненных, недобросовестности партнеров, проблем с родственниками, неподходящей погоды и пр.

Отличительная черта лояльного помощника - искренняя и неизменная готовность помочь, даже если решение данной проблемы не прописано в контракте.

Поэтому руководители, перемещаясь по карьерному пути горизонтально или вертикально, часто забирают с собой и личного помощника, с которым их связывают особые рабочие отношения.

Исполнительность - 20 %. Ответственность, пунктуальность. Здесь важно именно четкое исполнение задачи без самодеятельности, инициативы и личного мнения. Сложность: есть только одна попытка услышать и понять задание и минимум времени на то, чтобы четко его сделать; никто не будет повторять дважды.

Интеллект - 19 %. Это проактивная позиция и умение держать руку на пульсе, поддержать разговор с партнерами о текущей политической и экономической ситуации в стране и мире, способность разобраться, как работает та или иная техническая новинка, умение работать в режиме многозадачности, находчивость, быстрая реакция в нетипичных ситуациях, смекалка, сообразительность, аналитический склад ума.

Умение хранить информацию - 13 %. Степень доверия личному помощнику, как правило, очень высока: ему доверяют платежные карты и пинкоды, различную конфиденциальную информацию, помощники участвуют в решении задач в личной жизни руководителя. Залог доверия - соблюдение субординации, умение слушать, соблюдение конфиденциальности.

Контакты - 11 %. Связи, база нужных людей/организаций. Важны личные знакомства с управляющими ресторанов, яхтенных центров и авиакомпаний, отелей, фондов, VIP-клубов - это дает возможность быстро и эффективно решать задачи босса.

Коммуникабельность - 8 %. Мобильность, оперативность, адаптивность, возможность находить общий язык с совершенно разными по статусу людьми. Личный ассистент справедливо считается гением общения.

Он может завоевать расположение практически любого человека, поставить на место грубияна, разрешить любой конфликт и остаться при этом обаятельным и всеми уважаемым человеком.

Трудоголизм - 5 %. Способность активно работать в ненормированном режиме.

Инициатива - 2 %. Инициативность - это устойчивое свойство личности с осознанным и решительным желанием что-то внедрить или преобразовать. Руководители отмечали, что инициатива ассистента мешает управленческому процессу, приносит дискомфорт боссу, ведь если помощник может организовать своего начальника, отстоять в общении с ним свою позицию, быть убедительным и конструктивным, то непонятно, кто здесь босс.

Задача помощника - это не стремление стать преуспевающей бизнес-единицей с идеями, а стремление помогать руководителю, четко исполняя распоряжения и реализуя его инициативы.

Внешность. Для большинства руководителей внешность не принципиальна - скорее, наоборот: они стараются избежать ярких, «декоративных» помощников, которые будут комично смотреться в серьезном бизнесе с солидными клиентами. Упоминания о «презентабельной» внешности встречаются в одном объявлении из десяти. Чаще всего такие вакансии поступают от небольших компаний. В вакансиях для персональных ассистентов к собственникам в крупные компании упоминаний о внешности нет.

Анализируем результаты опроса обеих сторон.

Портрет ассистента по мнению руководителей - преданный, разумный исполнитель, в меру общительный, не болтливый, работоспособный.

Портрет ассистента по мнению ассистентов - инициативный лидер, с яркой внешностью, гений общения и идей.

Из таблицы видно, что ответы ассистентов в корне отличаются от видения руководителей. В этом состоит главная проблема недопонимания кандидатов (и уже работающих ассистентов), что в действительности хочет руководитель от своего помощника.

Взяв за основу ответы и пожелания руководителей из опроса и подкрепляя это нашей практикой работы с требованиями к вакансиям, убеждаемся, что для работы персональным ассистентом только профессиональных навыков недостаточно. На этой должности ценятся высокий интеллект, образованность, жизненный опыт, умение быстро ориентироваться в экстремальных ситуациях, эрудиция, острый ум, чувство юмора, преданность и при навыках отменной коммуникабельности с владением обширной информацией - умение держать язык за зубами.

Личные качества ассистента:

• умение подчиняться, чувствовать настроение;
• умение предугадывать реакцию руководителя;
• коммуникабельность;
• организаторские способности;
• работа в режиме многозадачности;
• находчивость, быстрая реакция;
• стрессоустойчивость;
• умение хранить информацию;
• эрудированность, знание различных областей;
• высокая работоспособность;
• доброжелательность, улыбчивость;
• стремление развиваться (саморазвитие);
• дипломатичность;
• аккуратность;
• знание этикета

КАК ПРОХОДИТЬ СОБЕСЕДОВАНИЕ В КАДРОВЫХ АГЕНТСТВАХ?

При просмотре вакансий необходимо учитывать не только сайты по поиску работы, но и обращаться в кадровые агентства, поскольку не все вакансии размещают в Интернете.

Практически все крупные и средние компании, известные на рынке, стараются не афишировать поиск ассистента, тем более если помощник требуется собственнику холдинга. Если причина возникновения вакансии - замена действующего сотрудника,

тогда позиция становится вообще строго конфиденциальной, и узнать о ее существовании невозможно. В таких случаях агентство само свяжется с вами, если в его базе находится ваше резюме.

Взаимодействие с кадровым агентством по вакансии имеет ряд преимуществ:

• вам подробно расскажут о компании, специфике бизнеса, личности руководителя, некоторых дополнительных требованиях;
• бесплатно проконсультируют о том, как вести себя на собеседовании с работодателем;
• помогут отредактировать и правильно оформить резюме;
• дадут ряд рекомендаций, как выглядеть на встрече.

Начиная контакты с кадровым агентством, помните, что с первой минуты взаимодействия вас уже оценивают и вы уже вовсю проходите «негласное» тестирование. Общаясь с вами по электронной почте, консультант агентства делает первые выводы по переписке и стилю изложения информации. Это касается и телефонного общения - имеют значение тембр голоса, дикция, дружелюбность, бизнесовость, быстрота реакции. Перед первой встречей вы проходите тест на пунктуальность и собранность.

Необходимо быть готовым к конкурсу и помнить о том, что именно на данные вакансии отсматривается колоссальное количество кандидатов, удовлетворяющих формальным требованиям: профессиональный опыт, образование, возраст, семейный статус, внешность, работоспособность, стрессоустойчивость, знание иностранных языков и т.д.

Затем кандидат тестируется с помощью различных методик (тесты , опросники, графология , физиогномика , язык жестов). Это делается для того, чтобы определить личные качества и тип темперамента кандидата, выявить качества, абсолютно несовместимые с этой работой и с данным руководителем, понять, смогут ли они найти общий язык.

В результате из сотен соискателей нам удается отобрать единицы, но, несмотря на длительность и пристрастие отбора в агентстве, вам предстоит ряд таких же пристрастных встреч с работодателем.

Как правило, передавая в работу вакансию персонального ассистента, работодатель снимает с себя всю сложную и кропотливую работу отсева кандидатов по профессиональным компетенциям, а оставляет для себя важную, заключительную функцию - отбор по их психоэмоциональной совместимости с руководителем.

Даже если у вас уже есть большой опыт поиска работы, помните, что к каждому новому собеседованию необходимо заранее готовиться:

• нужно изучить всю доступную информацию о компании и руководителе, прочитать интервью, выступления, статьи будущего босса и сделать для себя выводы;
• подготовить краткий рассказ о себе (также должен быть готов рассказ о семье и о деятельности/занятиях родителей - это показатель жизненных ценностей человека);
• успех зависит от навыков самопрезентации.

Рекламируйте себя со всеми полагающимися атрибутами маркетинговой рекламы. Не нужно расписывать свои достоинства и перечислять функции (это все уже есть в резюме). Скажите о том, какую пользу вы сможете принести руководителю, говорите о победах на прежнем месте работы, с какими высокими персонами вы взаимодействовали, какие масштабные мероприятия организовывали - подтверждайте фактами свой профессионализм и достижения;

• необходимо коротко сформулировать причины ухода с предыдущего места работы. Также потребуются объяснения, почему вы хотите стать ассистентом именно этого руководителя;
• обязательно проведут интервью по компетенциям, т.е. вас будут просить описать реальные случаи из вашей практики, в которых вы проявляли свои качества и чудеса сообразительности. Нужно заранее вспомнить все сложные ситуации, припомнить несколько хороших примеров. Подготовьте честные примеры с неудачами. О них тоже могут спросить, и здесь важно показать, что промах вы исправили сами;
• абсолютная вероятность, что с вами проведут ситуационное интервью (по кейсам). Вам будет предложена и описана ситуация, подобная тем, что могут возникнуть на практике, соответственно, необходимо будет найти правильный выход и решение. Вот примеры кейсов:

Задание 1. Ваш босс едет в аэропорт, время ограничено, и вдруг он обнаруживает, что потерял мобильный телефон. До этого был целый ряд встреч, и он не знает точно, где его оставил, не исключена и кража. Босс звонит вам из машины, с телефона своего водителя, и сообщает, что ждет важные звонки в течение ближайших 30 минут, а телефона нет. Ваши действия?

Задание 2 . Необходимо арендовать Porsche для поездок по Италии. Как можно сэкономить?

Задание 3. По заданию шефа вы едете на своем автомобиле на срочную встречу с важным партнером и в спешке нарушаете правила движения. Вас останавливает ДПС, забирает права и вызывает ГИБДД. До встречи остается минимум времени. Ваши действия?

Цель: проверка на скорость реакции (насколько быстро личный помощник способен переключаться на следующий шаг), методы решения задачи (самостоятельно, просьба о помощи на личном уровне, подключение других людей и пр.).

В момент решения этой проблемы проявляется модель поведения в сложной ситуации - определяется приоритетность действий (либо решение своей проблемы, либо вовремя попасть на встречу), степень конфликтности (потребую, буду скандалить, доказывать), склонность к переадресации ответственности (позвоню боссу/партнеру и объясню ситуацию, скажу, что ничего не могу поделать), креативность, нестандартность предлагаемых решений, количество альтернативных вариантов решения (версионность мышления), наличие необходимых навыков и опыта по решению подобных ситуаций.

Задание 4. Вы едете по заданию босса к незнакомому вам партнеру, чтобы вручить ему подарок (который босс сам привез в офис в большой, красивой коробке). У вас есть адрес компании, телефон партнера, для которого подарок предназначен, обозначенное время вручения коробки и утверждение босса, что партнер на месте и ждет.

Приехав, вы узнаете, что партнер только что уехал на срочную встречу и неизвестно когда вернется.

У вас мало времени, и ждать вы не можете. На выбор предлагаются следующие варианты действий:

• уехать вместе с подарком на следующее задание;
• позвонить боссу и получить инструкции, что делать дальше;
• отдать подарок секретарю с просьбой передать его партнеру сразу, по его возвращении;
• предложить свои варианты решения.

Цель: определение максимально желаемой модели поведения в рамках предлагаемой вакансии. Выявляются качества, которые абсолютно неприемлемы для будущего босса.

Провокация 1. По окончании собеседования кандидату задают вопрос: «Оцените меня как интервьюера по шкале от 1 до 10».

Цель: такое предложение чаще всего вызывает замешательство. Ведь одно дело - оценить консультацию сервис-оператора какой-нибудь компании по телефону и совсем другое - посмотреть человеку в глаза и сказать ему, что он не очень справился. Так, личный помощник проверяется на смелость и лояльность.

Провокация 2. Сколько будет 17 % от 258 450? Время ответа - 3 секунды.

Цель: проверка стрессоустойчивости, эрудиции, смекалки, наблюдение за действиями личного помощника. В условиях стресса, собеседования и ограниченности времени личные помощники теряются («Почему я должен считать? Я ведь не бухгалтер!»), сразу сдаются («Я не смогу так быстро посчитать»).

• нужно продумать форму одежды, т.к. помощник должен обладать безупречным чувством стиля. Необходимо выглядеть ухоженным, аккуратным, ведь ассистент - это лицо компании, связующее звено между руководителем и деловыми партнерами, клиентами и сотрудниками.

Успех в карьере лишь на 30 % зависит от профессиональных навыков. Решающие 70 % - это умение общаться с людьми, доброжелательно и конструктивно.

Внутреннее решение о приеме сотрудника принимается в первые 40 секунд общения (правило сорока секунд). Это и есть то самое первое впечатление, о котором все предупреждены. И не нужно думать, что первое впечатление - красивая укладка, аккуратный маникюр и стильная юбка до колена. Все это, конечно, важно. Но на то, чтобы увидеть вас от туфель до корней волос, опытному рекрутеру хватит и двух секунд. Остается 38 важных мгновений, которые нужно использовать максимально эффективно и которые определят ваш успех.

«КАК ПОНЯТЬ, ПОДХОЖУ ЛИ Я НА ЭТУ ДОЛЖНОСТЬ?»

Отправлять или нет свое резюме на заманчивую вакансию - каждый решает сам для себя.

Но если частично «не попадаешь» под заявленные требования, отправлять резюме и тратить время целесообразно только в том случае, если есть соответствие ключевым требованиям для позиции.

Выделим самые принципиальные пункты «соответствия», на которые работодатель вряд ли закроет глаза.

Опыт. В большинстве случаев наличие определенного опыта критично. Указывая в требованиях продолжительность работы на аналогичной позиции, работодатель рассчитывает на определенный уровень квалификации, приобретенный кандидатом. У ассистента, работающего два года, будет недостаточно опыта для качественного выполнения требуемых задач.

Есть большая вероятность заинтересованности в вашем резюме, если опыт работы меньше требуемого, но получен в более крупных компаниях. Также стоит особенно подчеркнуть свои достижения, качество выполнения поставленных задач в сложных проектах.

Сфера . Знание определенной специфики бизнеса может быть жестким требованием, если предполагается участие персонального ассистента в различных проектах компании. При уточнении функционала будет понятно, является ли это просто пожеланием, которое основано на представлении об идеальном кандидате. Могут рассматривать кандидатов из похожих структур - но опыт в аналогичной сфере будет являться неоспоримым преимуществом.

Размер компании. Организационная структура, количество управленческих уровней, взаимодействие с отделами, направлениями, подразделениями, наличие процессов слияния и диверсификации компании, уровень поставщиков, клиентов и рынок конкурентов, зоны присутствия, обороты, прибыль, штат компании - это факторы, определяющие качество и опыт коммуникаций персонального ассистента, его понимание бизнес-процессов, уровень вовлеченности в деятельность компании. Это определяет профессионализм помощника.

Поэтому, как правило, крупные компании ищут ассистента из такого же крупного бизнеса, иначе сотрудник не будет эффективным.

Знание языков. В случае когда позиция предполагает работу в международной компании либо много общения с иностранными коллегами или партнерами, английский язык для ассистента - основной инструмент работы. Если знание языка не дотягивает до свободного уровня - пытаться не стоит, первый тест сразу же подтвердит факт зря потраченного времени.

Возраст. Момент щепетильный и тонкий. Как известно, работодателям запретили указывать в описании вакансий возраст кандидатов (п. 6 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»; в ред. от 29.12.2015). Несмотря на законодательный запрет, это требование является ключевым и решающим, и если руководитель настроен взять на работу молодую привлекательную девушку,

то вряд ли он согласится принять женщину предпенсионного возраста. К сожалению, возраст является самой частой неофициальной причиной отказа. Как узнать, подходите ли вы по возрасту? Прежде всего, нужно быть внимательнее: часто по тексту и словам-намекам в вакансии понятно, на какую возрастную группу она рассчитана.

Есть закономерность: молодой руководитель выбирает для себя молодого ассистента. Зрелый босс с женой и детьми выбирает зрелого помощника. Зрелому руководителю без жены, как правило, не принципиален возраст ассистента. Изучите корпоративный сайт компании: чаще всего там имеется информация, которая поможет примерно понять возрастные предпочтения руководителей. В вашем же резюме, наоборот, должна быть указана дата рождения и размещена фотография в строгом деловом стиле.

ВОСТРЕБОВАННОСТЬ. ЗАРПЛАТА. ПЕРСПЕКТИВЫ

Потребность в личном помощнике может возникать:

• при появлении в компании двух и более уровней подчиненности;
• если у руководителя есть необходимость поддерживать большое количество контактов вне компании.

Но реалии рынка таковы, что ни один руководитель не обходится без персонального ассистента. И чем серьезнее бизнес и масштабнее задачи компании, тем сильнее потребность в личном ассистенте (бизнесмены отлично понимают значимость этого человека как для руководителя, так и для всей корпорации).

В зависимости от уровня требований и разнообразия задач ассистентам платят разные деньги:

• $1500-2000 - стандартные обязанности секретаря и совмещение функций офис-менеджера;
• $2000-3000 - к вышеперечисленному дополнительно: travel-поддержка, административное сопровождение, выполнение отдельных личных поручений;
• $3000-5000 - к вышеперечисленному дополнительно: ведение бизнес-проектов, внедрение изменений, управление личными делами босса в полном объеме, ведение и контроль дел всех партнеров;
• $5000-6000 и более - к вышеперечисленному дополнительно: профессиональные навыки спортивной подготовки, наличие разряда по единоборству и стрельбе, личное сопровождение босса на всех встречах.

Карьерного роста на должности персонального ассистента нет. Это действительно высшая ступень административной лестницы. Да и руководитель никуда не отпустит - толковым личным помощником босс дорожит больше, чем топ-менеджерами. Но есть интересный путь, если присутствует желание развиваться в рамках этой должности - максимально улучшив свои профессиональные компетенции и навыки, расширив круг обязанностей (появляясь в рейтингах лучших персональных ассистентов), вы больше будете знать и уметь, соответственно, выше будут ваш доход и статус.

Навыки общения с первыми лицами различных компаний, организаторские способности, опыт работы с деловой документацией и умение анализировать ситуацию пригодятся персональному ассистенту в сфере маркетинга. HR и юрист - еще пара вариантов карьеры, но потребуются дополнительное образование, профильные курсы и жесткое расставание с боссом, потому как ценного помощника руководитель не отпустит.

Наиболее амбициозные улучшают свои управленческие навыки (если к этому есть способности) и намечают для своего дальнейшего развития кресло заместителя руководителя, но это единичные случаи, когда босс позволяет своему помощнику официально занять эту топовую должность.

Ответы

Задание 1. Тут же сделать переадресацию на себя, затем, когда пройдут важные звонки, заблокировать номер босса и получить новую сим-карту, но параллельно вести розыск утерянного телефона.

Задание 2. Аренда Porsche для поездок по Италии за день - €2500, но такой же Porsche можно взять за те же деньги в Германии на неделю. Водитель босса едет в Германию, берет там машину и доставляет ее к шефу в Италию. В Италии шеф катается неделю, затем оставляет машину, а водитель вылетает и отгоняет ее обратно. В результате - колоссальная экономия.

Задание 3. Несколько вариантов решений.

Задание 4. Выбор первого варианта: по факту задание не выполнено, и этот выбор характеризует неумение действовать в неожиданных обстоятельствах.

Выбор второго варианта: присутствует стремление при любых обстоятельствах выполнить порученную задачу, но при этом отсутствуют сообразительность и смекалка. Также есть склонность к переадресации ответственности.

Выбор третьего варианта: есть стремление выполнить поручение, но последствия не просчитываются, ведь подарок предназначен именно партнеру, не говоря уже о возможной конфиденциальности.

Провокация 1. От ответа (лесть, комплименты, небольшая критика, честность) будет зависеть, насколько помощник сработается с конкретным боссом, учитывая его психологический типаж и стиль управления, ведь часто даже небольшая критика босса неприемлема.

Провокация 2. Главное при ответах на такие вопросы - не отказываться дать мгновенный ответ, не молчать, высчитывая в уме и мучаясь несколько минут. Можно:

• взять лист бумаги и посчитать процент;
• взять мобильный телефон и вычислить на калькуляторе;
• начать рассуждать вслух, что 50 % - это примерно 130 000, 25 % - примерно 65 000, а 17 % - примерно 50 000. Точный ответ никому не нужен, важны ваша реакция, ход ваших мыслей и находчивость в любой ситуации.

Существует мнение, что помощником может быть человек в возрасте от 25 до 30 лет. Многие специалисты весьма скептически относятся к установлению подобных границ. Работа, требующая высокого напряжения и большой концентрации внимания, предъявляет особые требования к профессионализму, психологической устойчивости, коммуникативным навыкам, которые приобретаются исключительно за счет знаний, опыта, репутации. Именно поэтому в последнее время должность личного помощника существенно «повзрослела». Ориентируясь на совокупность объективных и субъективных параметров и характеристик, надежным помощником можно считать лицо, достигшее полной личностной и профессиональной зрелости. С этой точки зрения 30-летие – это не завершающий этап карьеры помощника, а, скорее, ее отправная точка. Еще совсем недавно личными помощниками становились в основном представительницы женского пола. Сегодня помощник-мужчина – это уже не редкость – его отличает целеустремленность, решительность и эмоциональная сдержанность, он обладает интеллектом, способностью к стратегическому мышлению. В свою очередь, женщины-помощники более стрессоустойчивы, лучше адаптируются, тоньше чувствуют нюансы отношений благодаря своей гибкости, быстро находят выход из сложной ситуации, внимательны к деталям и обладают умением слушать, более терпеливы при выполнении рутинной работы. Поэтому выбор помощника должен основываться не на его половой принадлежности, а на профессионализме, совокупности навыков.

Требования к образованию кандидата на должность персонального ассистента не слишком жесткие: им может быть специалист, имеющий высшее образование в любой области, главное – наличие других составляющих, необходимых для осуществления функционала по данной позиции. Чаще всего в роли помощников преуспевают гуманитарии – специалисты в области туристического бизнеса, связей с общественностью и документационного обеспечения управления, историки, переводчики, журналисты, филологи. Помощник может иметь техническое, экономическое или юридическое образование – такие специалисты нередко обладают аналитическим складом ума, демонстрируют свои способности при подготовке обзоров, отчетов или кураторстве проектов, выполняют задания повышенной сложности. И конечно, всегда приветствуется образование, соответствующее профилю компании.

В то же время требования, предъявляемые к опыту работы, профессиональным навыкам помощника, очень высоки. Не правы те, кто думает, что персональному ассистенту достаточно владеть секретарскими навыками – знать иностранный язык, владеть компьютером, иметь опыт составления деловых писем и обеспечения командировок, бронирования билетов и организации деловых встреч. Кроме всего вышеназванного, помощнику необходимо:

Обладать аналитическим складом ума и способностями к системному логическому мышлению;

Иметь хорошую память, обладать быстротой реакции;

Быть трудолюбивым, выносливым, стрессоустойчивым;

Иметь широкий кругозор, грамотную речь;

Уметь брать на себя ответственность;

Иметь хороший вкус;

Быть преданным корпоративным интересам и личным интересам своего руководителя.

Нужно отметить и такой нюанс жизни личного помощника руководителя как его личная жизнь. Об этом знает Е.В. Майорова, директор по персоналу компании «ПРАЙМ ДЕВЕЛОПМЕНТ

Помощник руководителя, как и любой человек, имеет право на личную жизнь. Но, сохранить баланс между работой и личной жизнью мало кому удается. Решение задач, поставленных руководителем, отнимает колоссальное количество сил и времени, а между тем круг собственных знакомых существенно становится меньше из-за постоянной занятости. Проходит большое количество времени, а с утра и до утра приходится решать чужие проблемы. Незаметной становится г грань между работой и личной жизнью, а жизненный цикл приемлемый для большинства людей – 8 часов сна, 8 часов работы и 8 часов развлечений и отдыха, – не реализуется ни в один из дней недели. В большинстве случаев это кончается неделовыми отношениями. Предложений от работодателей о вакантном месте хорошо оплачиваемого секретаря-референта и помощника руководителя часто встречаются на сайтах и в специализированных СМИ по трудоустройству, но не мало желающих занять данную должность. Различные истории женских романов о девушках задумывающихся и пытающихся устроить личную жизнь на работе убеждают что это возможно. При каких условиях сюжет из женского романа может воплотиться в реальной жизни, можно представить из жизненных наблюдений за коллегами, друзьями работающих на данных должностях, просмотров сайтов кадровых агентств по поиску работы. Например, когда руководитель целенаправленно ищет референта с определенным набором качеств для исполнения не только стандартных обязанностей из должностной инструкции, но и для других функцийнередко неделового характера. Данная традиция, перешедшая в нашу страну с Запада получила широкое распространение в России еще с перестроечных времен. в настоящее время достигает наивысшего пика популярности.

Также распространен и такой момент, что помощник после первого месяца работы сталкивается с притязаниями со стороны директора, не совпадающими с его жизненными ценностями и принципами. Бывает, конечно, что ж изненные принципы могут измениться у помощника, могут появиться взаимные симпатии,. Но, зачастую в этой ситуации все обычно одними намеками со стороны руководителя не заканчивается. А в случае отказа обязательно последуют недомолвки, публичные недовольства, замечания и увольнение. Также может быть постепенное развитие деловых отношений между руководителем и помощником. Со временем люди просто привыкают друг другу, встречаясь и общаясь по вопросам бизнеса в течение нескольких месяцев или лет совместной работы. Финал в таких случаях имеет широкую вариативность: от надоедания друг другу и расставания до оформления отношений. Как бы ни были разнообразны сюжеты из жизни помощников, все-таки решение достичь карьерной цели, определенного материального достатка, завязывая личные отношение с руководителем, вряд ли можно считать удачным. Чаще всего неосуществимыми являются и мечты референта об удачном замужестве с руководителем. Как бы то ни было, поразмышлять над чужим опытом референтов-помощников, уже прошедших аналогичный путь, будет не лишним. Руководители, подбирающие себе помощника, конечно же, в первую очередь ищут грамотного и профессионального сотрудника, по возможности преданного. Но вместе с тем для этой профессии важна презентабельная внешность, поэтому наличие в резюме фото – частое требование для соискателей данной вакансии. И все же сомнительно, что руководителя может устроить человек неэнергичный и не заинтересованный в работе с перспективой роста и не рассчитывающий на долговременное сотрудничество. Бизнесмены ответственны за свой бизнес, и приоритеты расставляют, как и полагается: на первом месте – успешная работа и конкретные результаты. Поэтому претендентам на вакансию личного помощника после предварительного отбора по фото и резюме приходится также проходить собеседование, включающее обсуждение резюме, профессиональных навыков, условий работы и уровня зарплаты, затем заполнение общепринятой анкеты кандидата, прохождение психологических тестов и т.д В силу сложившихся стереотипов считается, что кандидат, устраивающийся на должность помощника руководителя, ищет легких путей в жизни, в частности – успешной карьеры, а возможно, и рассчитывает на удачную личную жизнь. Однако, как показывает опыт, в реальности ожидания помощника и руководителя редко совпадают. Помощник, чаще молодая девушка, ожидает глобальных изменений не только в карьерном плане, но и в личной жизни уже в силу своего возраста, и совершенно иные планы, как правило, – у руководителя. Знаки внимания, комплименты, руководителя воспринимаются помощником как потенциальное предложение о долгосрочных отношениях. О том, что руководитель устает от бизнес-рутины и семейных проблем и ему иногда хочется приятно провести время. Руководитель не вынашивает далеко идущих планов относительно долгосрочных отношений,. И если карьера у помощника не складывается, что выражается в отсутствии перемещения на иную должность в первые два-три года работы, ему лучше просто уволиться из компании.

Генеральный директор консалтинговой компании как-то поделился со мной тем, каким ему видится идеальный помощник, из обязательных качеств он указал чтоб обладала личностными качествами как доброта и отзывчивость, интеллектом, внимательностью. Здесь подразумевались и неформальные отношения. Потенциальному помощнику фактически предлагается роль второй жены – которую руководитель скрывает ото всех.. В это ситуации за женщину радоваться затруднительно. Но её никогда не будет устраивать второстепенная роль. Наоборот, с течением времени душевный конфликт женщины-помощника становится все острее, ведь чем дольше длятся деловые и неформальные отношения, тем больше появляется невидимых нитей и взаимосвязей между людьми. Ситуация весьма осложняется после рождения общего ребенка, который в обычной семье больше укрепляет брак, нежели разрушает, чего нельзя сказать о ситуации негласного совместного существования, скрываемого обычно от друзей, родственников и жены. Часто на помощников возлагается множество обязанностей, абсолютно не связанных с должностной инструкцией. Выполнение «расширенных обязанностей» заставляет референтов проводить с руководителями неограниченное количество времени, решая их дела, в том числе личные. Все бы ничего, если бы не излишняя погруженность в дела руководителя, она создает у помощника иллюзию особого доверия, а у руководителя формирует комплекс личной заинтересованности в помощнике как в крайне необходимом человеке. Такие отношения повышенной доверительности могут создать у женщины ощущение привязанности, а иногда и способствовать зарождению зависимости от руководителя. В такой ситуации развязка может быть плохой. Как показывает практика, не только помощник может зависеть от руководителя. Руководитель тоже может попасть в зависимость от своего помощника и даже пострадать от этого.Нередко именно от помощника зависит морально-психологический климат всего коллектива. В первую очередь это касается референта, тесно связанного с руководителем не только деловыми, но и неформальными отношениями. Известны случаи, когда все контакты с руководителем замыкались на его помощнике, и тогда, не имея хороших отношений с помощником, невозможно ничего добиться – ни встречи с руководителем, ни его положительных или быстрых решений, крайне необходимых в бизнесе. Руководитель оказывается в зависимости от настроения помощника, и это решающим образом отражается на всех работниках. В такой обстановке нарушается психологическое равновесие коллектива. Сотрудники из-за боязни попасть под горячую руку помощника, а затем и руководителя пытаются скрыть настоящее положение дел в компании, вынуждены искажать факты, что негативно сказывается на результатах работы компании в целом. И если поначалу всех все устраивает, то впоследствии может бумерангом вернуться к руководителю не победами, а бедами в бизнесе. Играть одновременно роль помощника и любовницы удается далеко не каждому референту – об этом руководителю следует задуматься уже на начальном этапе неформальных отношений со своим помощником. Охлаждение в отношениях, характерное для большинства служебных романов между руководителем и его помощником, обязательно когда-то наступает, иногда – совсем неожиданно для обеих или одной из сторон. Длительность периода делового и неделового общения, посвящения помощника в тайны «мадридского двора» у всех «пар» бывает различная (в основном, от одного года до четырех лет). За это время личная жизнь перемешивается с работой, как коктейль в миксере. Что же делать? Вопрос исконно русский, часто звучащий при столкновении человека со сложной проблемой. А серьезная проблема здесь налицо: происходит «прирастание» к человеку и его интересам, и, возможно, абсолютно бесперспективное. Минорная направленность развития таких романов – характерная особенность личной жизни помощника руководителя. Забота о руководителе начинается из-за исконно женской потребности опекать, которая постепенно перерастает в привычку. И что самое неприятное, именно эта привычка становится камнем преткновения, постепенно затягивающим помощника в болото отношений без конкретного будущего. А далее следует потеря чувства ответственности за свою судьбу и плохо скрываемая зависимость от руководителя – представителя «сильных мира сего». О тех, кому удалось-таки выйти замуж за своего руководителя и сделать блестящую карьеру за счет протекции мужа-бизнесмена, мало сообщается в прессе, и именно потому, что в жизни такое случается довольно редко. Но все же и такое бывает! Мой знакомый, генеральный директор юридической компании, как-то пытался доказать мне, что в жизни все возможно... Его роман с личным помощником закончился удачно для обоих, если так можно, конечно, считать. Он женился на молодой помощнице, оставив прежнюю семью. Его мнение звучало в моих ушах, как колокольный набат: оказывается, «надо попробовать в жизни все: открыть собственное дело, поменять жену, если возникнет такая необходимость, а по возможности – поменять и родину, уехав за границу». И если с мнением насчет «пробы пера» в области открытия собственного бизнеса, вполне вписывающимся в жизненные принципы любой зрелой личности, согласится, пожалуй, каждый, то по вопросу смены жены и родины будет, полагаю, вестись широкая дискуссия, и оппонентов у данного мнения будет гораздо больше, нежели защитников. Так вот, сейчас его молодая жена возглавляет новое и самое сложное направление бизнеса – производство трикотажа. Она встает раньше мужа, уже с восьми утра она на работе и лишь поздним вечером, около десяти, возвращается домой. Получается, что только очень энергичные и трудолюбивые помощницы, готовые встать в ряды постоянно занятых бизнес-вуман, работающих очень интенсивно, по 12–14 часов в сутки, могут надеяться на это самое удачное замужество.

И все же для российских бизнесменов предложение руки и сердца собственному секретарю – совсем не характерный шаг, впрочем, как и для их зарубежных коллег. Мечта девушек и женщин, устраивающихся на должность помощника директора с целью удачного замужества, сродни мечте заполучить крупный выигрыш в казино: все зависит от того, как фишка ляжет. Однако, по наблюдениям, в казино ходят играть лишь очень богатые и обеспеченные люди, которые чаще проигрывают, чем выигрывают, и им все нипочем – беднее они не становятся. А когда ставкой является собственное благополучие, как в случае с помощницей, не нашедшей жизненного «пристанища» в роли законной жены и соратницы собственного руководителя, может, не стоит рисковать? Любовь в начале корпоративной пьесы не обязательно заканчивается счастливым браком в ее финале.

("Секретарь-референт" №10 2007)

Должностная инструкция помощника руководителя создается для упорядочивания трудовых взаимоотношений. В документе обозначены функциональные обязанности, ответственность, права сотрудника.

Должность «помощник руководителя» в разных организациях может называться по-разному: личный помощник директора, ассистент руководителя, секретарь.

Образец типовой должностной инструкции помощника руководителя

І. Общие положения

1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.

3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.

5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:

• законодательством РФ;
• Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями руководства;
• данной должностной инструкцией.

6. Помощник руководителя должен знать:

• установленный порядок обращения с документами в организации;
• правила делового общения и этикета;
• порядок ведения отчетной документации;
• правила пользования офисной техникой, средствами связи;
• основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
• основы делопроизводства;
• организационно-штатную структуру компании;
• порядок заключения и исполнения договоров.

ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя

На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:

1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.

2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.

3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.

4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.

8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.

9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.

10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.

12. Выполнение служебных поручений руководителя.

ІІІ. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.

2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.

3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.

5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.

6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.

ІV. Ответственность

Помощник руководителя несет ответственность за:

1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации.

2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

3. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.

5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.

6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.

8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.

Помощник руководителя – это элита административного персонала. Директор крупного предприятия нуждается в ответственном и надежном подручном, который ведет всю организационную и информационную работу. Таким образом, руководитель перестает тратить время нерационально, суетясь и занимая себя мелкими вопросами. Помощник обретает особый статус в компании, ведь он является доверенным лицом директора.

Чтобы исполнять свои обязанности качественно, мало владеть базовым набором знаний и умений, нужно обладать определенными человеческими качествами. Вы должны быть пунктуальной, доброжелательной, выдержанной, тактичной, преданной корпоративным интересам. Вместе с тем нужно приготовиться быть в подчиненном положении, уметь приспосабливаться к обстоятельствам и характеру шефа.

В первую очередь, нужно суметь уважение и самого руководителя и других . Вам придется овладеть умением управлять и отдавать приказы, ведь на вас будет возложена обязанность - курировать простые проекты. К работе нужно отнестись со всей ответственностью и не бояться ее. Приложите свою инициативность и не бойтесь высказывать начальнику свое мнение, если считаете, что вы правы.

Основными обязанностями хорошего помощника руководителя являются: работа с документацией и организационная работа. Информационно-документационное обслуживание включает в себя следующие дела:
1. Прием и проверку подготовленных проектов документов, которые дают шефу на подпись, их редактирование и доработку.
2. Прием корреспонденции, которая поступает на адрес компании, и передача ее в соответствующие структурные подразделения и конкретным сотрудникам. Подготовка и отправление ответов.
3. Составление писем, запросов, докладов, отчетов и прочей документации, требующейся руководителю.
4. Ведение архивных записей и надежное хранение дел.
5. Контролирование работы сотрудников предприятия, наблюдение за сроками исполнения.
6. Ведение регистрационной картотеки.

Бездокументное обслуживание состоит из других обязанностей:
1. Прием и транслирование сообщений по различным каналам связи.
2. Контролирование поступающих телефонных звонков, «лица» компании в разговоре с клиентами, быстрое принятие решений о важности звонка.
3. Обеспечение работы руководителя с помощью организации его стола.
4. Рациональное планирование встреч и других дел шефа.
5. Подготовка советов, заседаний, совещаний (сбор участников и документов). Ведение протоколов этих встреч.
6. Организация презентаций компании.
7. Исполнение личных просьб и поручений руководителя.

Круг этих обязанностей зависит от масштаба предприятия, руководства. Директор крупной компании имеет несколько помощников, обязанности которых более узкие, но не менее .

Помощник руководителя – это прекрасная возможность овладеть навыками управления. Эта должность может стать очередной ступенькой вашей карьеры.

Работа руководителя насыщена и интенсивна, и для успешной деятельности компании директор должен верно делегировать свои полномочия между подчиненными.

Вы узнаете:

• Зачем руководителю нужен личный помощник.
• Чем должен заниматься помощник руководителя.
• Какие предъявлять требования к человеку, претендующему на должность вашего помощника.
• Сколько платить помощнику руководителя.
• Как найти идеального помощника руководителя.

Кроме узких специалистов – бухгалтера, экономиста, технолога и прочих аналогичных должностей – многие организации учредили должность помощника руководителя. Такие объявления все чаще появляются в разделах современных коммерческих изданий, и это не случайно.

Являясь «правой рукой» директора фирмы, помощник выполняет функции разных специалистов: психолога, организатора, делопроизводителя. При этом от результатов его работы зависит деятельность всей компании: итоги важных , деловой настрой шефа, успешность новых проектов, степень согласованности между специалистами структурных подразделений и т. п.

Помощник руководителя: особенности профессии

Хороший помощник руководителя, вне сомнения, будет полезен для любой организации, ведь очень часто он фактически является вторым человеком в компании. Активный, ответственный, эрудированный и целеустремленный специалист, выполняющий функции помощника руководителя, способен выполнить качественно и безупречно работу любой сложности: от регистрации входящей корреспонденции до согласования выгодного контракта с партнерами. По этой причине сотрудники, безупречно и профессионально выполняющие трудовые функции, высоко ценятся на любом предприятии.

Практика организации работы такова, что помощниками руководителя часто становятся хорошо зарекомендовавшие себя секретари, начальники структурных подразделений или офис-менеджеры. Успешно совмещая функции юриста, консультанта с работой помощника руководителя, талантливые и грамотные специалисты обеспечивают ощутимый результат всей компании.

Если вести речь о должностной инструкции данного специалиста, то точно составить ее не представляется возможным, но теоретически, конечно, можно попытаться. Но как обозначить ту грань, за которой находится интуитивное понимание между руководителем и его помощником, и от которой зависит успех сотрудничества и взаимопонимания? Разумеется, такими качествами наделен не каждый человек. Не обращать внимания на нервные срывы шефа, быть коммуникабельным, дипломатичным, и, независимо от настроения, всегда выглядеть презентабельно – именно этого ожидает любой руководитель от помощника.

Не менее важным является совпадение «внутренних часов» или темпов работы. Если босс испытывает постоянный недостаток во времени, то его помощник обязан быть мобильным, оперативным и в то же время не подавать признаков спешки.

Личный помощник руководителя – это, прежде всего, преданный сотрудник своей компании, который естественно и искренне представляет ее интересы в любой сфере деятельности: при проверке охранной сигнализации и при урегулировании нежелательных разногласий между специалистами. Лучшим поощрением для него является моральное вознаграждение. Нельзя сказать, что для него безразличен размер заработной платы, тем не менее, он работает не за деньги.

Личные взаимоотношения с руководителем – отдельный, очень важный аспект психологического климата. Более того, проводя часто время в неофициальной обстановке, помощник руководителя знает очень многое о семье своего босса, о сильных и слабых сторонах жизни как самого руководителя, так и всей компании в целом. Опытный директор всегда сможет определить, насколько предан сотрудник коллективу, и дорожит ли интересами компании его помощник.

Не секрет, что конкурентам будет ценна информация о компании, ее преимуществах, решениях, стратегиях развития, и прочая информация конфиденциального характера, хорошо знакомая помощнику руководителя. От того, насколько честен этот сотрудник, насколько уверенно, дипломатично и презентабельно выглядит помощник руководителя, потенциальные партнеры компании могут сделать вывод относительно состояния дел в компании, внутреннего психологического климата, успешности и стабильности.

Как работать в день на 4 часа меньше и все успевать: алгоритм «Газпрома»

Вы отбираете у себя время, когда часами отвечаете на неважные письма, хаотично завершаете просроченные дела, а в результате ничего не успеваете.

Редакция журнала «Коммерческий директор» разузнала об эффективных инструментах, который помогут решить эту проблему. Вам пригодятся персональный планировщик дел и подробные инструкции.

Режим работы помощника руководителя

Как и другие сотрудники, личный помощник руководителя выполняет свои функции в рабочее время, оговоренное условиями трудового соглашения. Как правило, это 8-часовой трудовой день при пятидневной рабочей неделе.

Тем не менее, практика такова, что фактически отработанное время часто выходит за рамки договорных обязательств, и самые важные функции совершаются именно в нерабочее время. Неофициальные встречи, важные переговоры во время «отдыха» на природе и прочие аналогичные сценарии предполагаются в деятельности помощника, выполняющего дополнительные обязанности по рекомендации начальства.

Права и ответственность помощника руководителя

Занимая такую важную и ответственную должность, помощник руководителя наделен определенными правами, которые коррелируют с его обязанностями. В частности, работа с исходной документацией предполагает право помощника на утверждение им этих документов. В то же время, для полного изучения материалов дела помощник может запросить необходимую дополнительную информацию у руководителя и специалистов компании.

Этот сотрудник вправе требовать необходимых условий для работы. Комфортные условия труда, позитивный психологический климат, соответствующий уровень технического оснащения – это показатели, от которых напрямую зависит результат работы специалиста. Поскольку рационализация трудового процесса предполагает разделений трудовых функций, то многие рабочие операции предполагают взаимодействие нескольких специалистов. В частности, обработка входящей корреспонденции не исключает взаимодействие секретаря и помощника руководителя.

Условиями трудового соглашения предусмотрен перечень обязанностей помощника директора, который, тем не менее, может быть значительно расширен на практике в зависимости от обстоятельств. Работая в команде руководителя, помощник несет ответственностьза:

• ненадлежащее выполнение трудовых функций, поручений и прямых обязанностей, предусмотренных содержанием утвержденных должностных инструкций, не противоречащих ТК РФ;
• противозаконные действия, предусмотренные нормами действующего законодательства;
• причинение любого ущерба предприятию, предусмотренного ТК РФ, ГК РФ и прочими законодательными Актами и Положениями федерального, регионального и местного значения.

Перспективы

Опытные и талантливые помощники руководителя, безусловно, имеют серьезные перспективы. Их труд ценится высоко, ведь именно они, впервую очередь, получают возможность быстро подняться по служебной лестнице и достичь высоких результатов в построении карьеры.

Широкие перспективы открываются, прежде всего, тем из них, которые способны за короткий промежуток времени изучить и систематизировать обширную информацию, выбрать тактику поведения, обеспечить всем необходимым стратегически важные переговоры. Специалисты, продемонстрировавшие положительные результаты в работе, имеют широкие возможности в продвижении карьеры и получении престижной должности.

Какой помощник руководителя вам нужен? 10 видов секретарей и ассистентов

Полномочия и обязанности помощника руководителя различаются в зависимости от целевой деятельности и управленческой стратегии компании.

Бизнес-ассистент

Кому необходим: руководству предприятий, ведущих обширный документооборот.

Кому подчиняется:непосредственному руководителю.

Бизнес-ассистент – это специалист, на которого возложена ответственность за многие процессы: подготовку и организацию переговоров и документации к ним, разработку графика работы директора. От степени его организованности, лояльности и дипломатичности зависит результат переговоров, совещаний и прочих аналогичных мероприятий. Из этого следует, что помощник руководителя – вакансии разноплановые, требующие определенных знаний, навыков, эрудиции и компетенции.

Бизнес-ассистент не только выполняет предписанные ему технические функции, но и сам определяет на месте структуру текущих задач и выполняет их. Более того, этот специалист в отсутствие или по поручению руководителя выполняет часть работы директора, результаты которой руководитель использует в своей работе. Следовательно, ассистенту необходимы определенные знания и практика по профилю работы компании.

Практика такова, что мужчины чаще женщин работают в должности ассистентов руководителя. Выбирая человека на эту должность, руководитель исходит из уровня подготовки специалиста, опыта его работы в этой должности, уровня владения иностранными языками, т.к. личный помощник руководителя обязан быть готовым к встрече иностранной делегации. Немаловажными являются и такие навыки, как организаторские способности, умение правильно и рационально вести деловые переговоры и готовность принимать эффективные решения, исходя из анализа текущей ситуации.

Среди соискателей такой должности, как правило, специалисты 30 – 40 лет, имеющие высшее профильное образование и стаж успешной работы в данной отрасли. Кроме прочих деловых качеств потенциального ассистента, на первом месте находится умение адекватно реагировать на критику, способность не давать волю амбициозным чувствам, поскольку результатами его деятельности будет по факту пользоваться другой человек. Таким образом, работа помощник руководителя не подходит соискателям с высокими личными амбициями.

Личный помощник

Кому необходим: руководителям крупных компаний.

Кому подчиняется: только своему непосредственному руководителю.

Должность личный помощник руководителя актуальная для крупного предприятия, где уже в достаточной степени сформирован полный штат административных сотрудников. В данном случае, это – секретариат и прочие категории специалистов, являющихся «правой рукой» директора. В их обязанности входит обеспечение административных потребностей директоров в бронировании билетов для проезда к месту командировок, заказ мест в гостинице, выполнение поручений для семьи руководителя. Примечательно, что работа помощника руководителя выходит за рамки офиса.

Помощник фактически освобождает шефа от выполнения организационных процедур административного характера, предоставляя тем самым возможность рационально заниматься управлением предприятия и с максимальной эффективностью использовать собственные ресурсы. Для того чтобы выполнить все перечисленные условия, сотрудник должен иметь необходимый опыт работы в должности личного помощника руководителя или секретаря-референта от 3-х лет, и в возрасте 25–35 лет получить высшее профильное образование.

• Руководство отделом продаж: 17 универсальных правил

• Персональный ассистент

Кому необходим:руководителям крупных западных компаний.

Кому подчиняется:исключительно руководителю.

Для выполнения поручений личного характера, которые в практике руководителя встречаются довольно часто, в штатное расписание включают такую должность, как персональный ассистент. Обычно такие работы связаны с выполнением каких-то поручений для членов семьи и близких людей руководителя. Такой сотрудник часто занят организацией семейных мероприятий, праздников, организацией досуга детей директора и т.п.

Средний возраст персонального ассистента 26 – 35 лет, высшее профильное образование, максимум организационных навыков, сдержанность и коммуникабельность.

Секретарь

Кому необходим: компаниям крупного, среднего и малого бизнеса.

Кому подчиняется: руководящему составу.

Должность секретаря нужна практически на каждом предприятии, независимо от организационно-правовой формы. В обязанности этого сотрудника входит прием и регистрация входящей корреспонденции, ответ на телефонные звонки и своевременное переключение связи на начальника, контроль оборота документов, обеспечение нормальной работы в офисе, создание и поддержание позитивного микроклимата в приемной руководства.

На такую должность чаще всего приглашают девушек в возрасте 22 – 30 лет с высшим, средне-специальным (реже – общим) образованием, свободно владеющие навыками уверенного пользователя ПК, способного быстро печатать документы и обрабатывать большой объем входящей информации. Не последнее место отводится и таким личным качествам, как ответственность, коммуникабельность, исполнительность и деловой этикет.

Секретарь-помощник

Кому необходим: руководителям компаний со штатом не более 25 сотрудников.

Секретарем-помощником является тот же помощник руководителя, ответственный за обеспечение нормальной работы специалистов офиса. Этот сотрудник печатает исходящую корреспонденцию, встречает гостей и подает напитки, отвечает на вопросы гостей и обеспечивает приятный, доброжелательный микроклимат.

Высшее образование приветствуется, умение оперативно пользоваться оргтехникой и быстро печатать, обрабатывать входящую корреспонденцию. Соискателям с практическим опытом гораздо легче найти работу. Как правило, на любом предприятии ценится исполнительный и ответственный секретарь с опрятным внешним видом и хорошими манерами.

Секретарь на ресепшн

Кому необходим: компании, в которой работают более 60 сотрудников, с большим посетительским потоком.

Кому подчиняется: офис-менеджеру, помощнику руководителя или самому руководителю.

Обязанность помощника руководителя не ограничивается работой с корреспонденцией и ответами на входящие звонки. Для крупных компаний, взаимодействующих с многочисленными деловыми партнерами, очень важно, чтобы их встречал приветливый секретарь приятной внешности, с располагающей улыбкой и правильными манерами. Так, секретарь на ресепшене отвечает за прием гостей, угощение напитками и десертом, работает с курьерами в части приемки заказов и отправки корреспонденции. Так как секретари на ресепшене одними из первых в силу своих обязанностей вступают в контакт с посетителями, они должны быть доброжелательными, предупредительными и ориентированными, прежде всего, на встречу и сопровождение клиентов.

Секретарь-референт

Кому необходим: компаниям среднего класса.

Кому подчиняется: руководителю.

Эту должность обычно считают «промежуточной», поскольку присущие ей функции свойственны и личному помощнику руководителя и секретарю. В частности, секретарь-референт присутствует на переговорах начальства с партнерами и руководителями подразделений компании, ведет протоколы совещаний и переговоров, обеспечивает документальное сопровождение совещаний руководителя. Следует отметить, что функции секретаря-референта постепенно изменяются, и должностная инструкция помощника руководителя предполагает выполнение различных смежных функций.

Администратор

Кому необходим: компаниям, специализирующимся на оказании услуг.

Кому подчиняется: руководителю компании, управляющему, либо же административному директору.

Необходимо отметить, что должностные обязанности помощника руководителя схожи с обязанностями секретаря, личного помощника и секретаря-референта. При детальном рассмотрении несколько отличаются от них функции администратора.

Должность администратора учреждают в компаниях, специализирующихся на оказании услуг. В частности, администратор занимается встречей гостей, организацией деловых встреч и переговоров, следит за графиком посещения (приема). Основной задачей администратора является обеспечение максимального удобства и комфорта посетителям во время нахождения в офисе компании. Не удивительно, что на должность администратора приглашаются, чаще всего, девушки и юноши приятной внешности, владеющие правилами делового и корпоративного этикета, устойчивые к стрессам и способные одновременно выполнять несколько функций.

Офис-менеджер

Кому необходим: компаниям среднего масштаба с численностью персонала более 25 человек.

Кому подчиняется: руководителю, административному директору.

В задачи этого специалиста входит решение проблем технического обеспечения сотрудников, работающих в офисе. Для правильного учета всех операций, офис-менеджер ведет необходимую учетную документацию. Необходимо учесть, что западноевропейские офис-менеджеры выполняют четко обозначенные функции. В отличие от них, российские специалисты этого профиля часто выполняют работу секретаря.

Оптимальный возраст соискателей на должность офис-менеджеров составляет 23 – 35 лет. Чтобы соответствовать данной должности, специалист должен обладать высокими коммуникативными навыками, быть стрессоустойчивым и обладать приятной внешностью. Опыт работы помощником руководителя будет в приоритете.

Делопроизводитель

Кому необходим: государственным организациям, а также компаниям, в которых четко обозначен документооборот в соответствии с ГОСТами.

Кому подчиняется: административному директору, заведующему канцелярией либо руководителю.

В государственных предприятиях и компаниях со смешанной формой собственности в штатное расписание включают должность делопроизводителя, как, впрочем, и остальные, строго регламентированные должности. Этот сотрудники следит за документооборотом, разбирает и систематизирует письма, Приказы руководителя, архивную документацию и прочие документы предприятия.

Среди требований, предъявляемых к соискателю данной должности, следует обозначить: внимательность, оперативное выполнение поручений, знание правил заполнения документов, грамотность. Делопроизводителя часто называют «заведующим канцелярией», однако, это не меняет сущности и содержания этой работы.

Помощник – это уже близкий человек!

Юрий Водилов,

генеральный директор компании «Сибрыбпром», Тюмень

На протяжении восьми лет я работаю с личным помощником, и должен сказать, что этот человек помогает мне в делах организационного и административного характера. Во время заключения трудового соглашения эту девушку приняли на работу в качестве секретаря. В процессе работы она продемонстрировала хорошие организационные и коммуникативные способности, и со временем была утверждена в должности личного помощника.

Как я принял решение об утверждении именно этой кандидатуры? Прежде всего, должен отметить адекватную реакцию на замечания руководителя, высокие организаторские способности, умение корректно и обоснованно излагать свою позицию. В довершение к сказанному, отмечу высокую степень самоорганизации и дисциплины, отличные профессиональные навыки и соблюдение норм корпоративной этики.

Принимая посетителей компании, личный помощник способствует формированию положительного имиджа дирекции. В его обязанности входит подготовка нужной документации, расписание встреч руководителя с партнерами и посетителями, организация деловых совещаний и личных встреч. Помощник, безусловно, создает гармоничный психологический климат, что очень важно при длительном личном контакте.

Обязанности помощника руководителя: что он должен делать?

Примечательно, что помощник успешно совмещает разные по профилю функции: от простых секретарских до более ответственных и важных, заместительских.

Какие рабочие функции обычно возлагаются на помощника, какими рамками ограничивается сфера его работы?

Тайм-менеджмент:

• Разработка и согласование рабочего графика директора – вести переговоры о сроках визитов, встреч, совещаний, следить за расписанием и условиями проведения указанных мероприятий;
• Записывать и своевременно оповещать руководителя о графике предстоящих встреч, поездок и прочих дедлайнов. Если в резюме помощника руководителя будет отмечено, что соискатель имеет опыт в данной работе, это сыграет решающую роль в выборе сотрудника.

Организация и обеспечение рабочих мероприятий:

• Подготовка и организация совещаний, важных переговоров, ведение протоколов собраний руководителя и уведомление участников собраний и встреч, подготовка необходимых документов по итогам указанных совещаний;
• Подготовка командировочных удостоверений, обеспечение командировочных транспортными билетами, расселение гостей в гостинице и т. п.

Ведение документации:

• Приемка, сортировка и переадресация входящей корреспонденции. Группировка по срочности, уровню значимости (важности), вручение писем руководителю для ознакомления и визирования.
• Работа с документацией – профессиональное составление деловой переписки и прочей документации, оформление заявок в соответствии с требованиями делового этикета и документооборота, редактирование писем, составленных руководителем.

Поддержание деловых контактов:

• Тактично и вежливо отвечать на входящие звонки, владеть информацией о том, когда и как соединить абонента с руководителем. Важность процедуры заключается в том, что в каждом случае решение о целесообразности подключения нужно принимать самостоятельно.
• Максимально ограждать директора от излишних затрат времени, бесполезных контактов, сохраняя при этом имидж компании и непосредственного руководителя.

Работа офис-менеджера:

• Обеспечить соответствие рабочего места руководителя стандартным требованиям рационализации, комфорта и максимальной функциональности.
• Поддерживать контактные связи с партнерами, уметь оперативно решать вопросы технического обеспечения и прочие актуальные задачи.

Работа заместителя:

• Оперативно и безошибочно находить полезную для руководителя информацию, своевременно разбираться с адресами и контактами потенциальных партнеров и клиентов;
• Представлять руководителя или интересы компании на представительских встречах, деловых мероприятиях, уметь находить ответы на поставленные вопросы, четко выражать позиции руководителя.

Личный помощник руководителя должен соответствовать запросам как непосредственного руководителя, так и статусу компании. В небольших (при необходимости – и в крупных) компаниях помощник руководителя может разделять рабочие функции с другими сотрудниками, и наоборот, совмещать работу помощника с прочими функциями по основному Договору.

Опыт пратика

Режис Ломм ,

глава представительства компании Pfizer в России, Москва

Специалист, работающий в компании в должности персонального ассистента, занят выполнением следующих работ:

• разрабатывает и согласовывает деловое расписание на день и на неделю;
• руководит работой, связанной с организацией командировок, деловых встреч и презентаций;
• отвечает за своевременное уведомление руководителя о предстоящих контактах с партнерами и посетителями и т. п.

Естественно, такой специалист должен обладать оптимальным набором коммуникативных навыков: корпоративная этика, высокая адаптивность в быстро изменяющихся условиях, точность и пунктуальность, внимательность и доброжелательность. Лучший ассистент – тот, кто понимает и осознает, что нужно еще предпринять для улучшений условий работы директора.

Современные инструкции не в полной мере охватывают должностные обязанности помощника руководителя, но опытный секретарь хорошо представляет себе сущность этой работы. Чем искреннее сотрудник заботится о компании, тем успешнее будет его карьера, независимо от должности. Личный помощник руководителя, проявляющий здоровое и своевременное беспокойство об условиях работы руководства, всегда будет отмечен по заслугам, ведь для руководителя очень важно, чтобы рядом с ним всегда находился человек, который полностью разделяет его интересы и позицию, в какой бы стране или регионе они не находились.

Специалист, помогающий мне в работе и трудоустроенный на должность ассистента, обеспечивает комфортные условия для проведения важных административных и организационных мероприятий. Дополню, что эти условия важны не только лично для меня, но и для партнеров, что, в конце концов, сказывается на интересах всей компании.

Более того, мне доставляет удовольствие понимание того, что рядом со мной в постоянном контакте работает адекватный, самоорганизованный и ответственный человек, способный трезво оценивать ситуацию и оперативно принимать полезные решения. Более того, я доверяю своему секретарю на интуитивном уровне, понимая, что он полностью разделяет со мной интересы компании и мои собственные интересы.

Идеальный помощник руководителя:

• В совершенстве владеет навыками смежных специалистов. Успешно контактирует с людьми и вызывает доверия у посетителей;
• Рационально и эффективно организует процесс деловых переговоров;
• Будучи интеллектуально развитым, способен поддержать беседу по общим темам, представляя, тем не менее, интересы своего руководства;
• Обладает хорошими манерами, отменным вкусом, и предан руководителю;
• Вежлив и корректен;
• В совершенстве владеет законами логики, хорошо осведомлен о характере и позиции руководителя, способен представлять его интересы перед другими компаниями без ущерба интересам босса. Должность помощник руководителя предполагает бескомпромиссность и принципиальную позицию в разных отраслях, как политики, так и экономики;
• Самостоятельно определяет и обозначает границы своей ответственности и компетентности, не перекладывает свою работу на кого бы то ни было, и в то же время, четко представляет себе границы перехода обязанностей одного трудоустроенного специалиста - к другому.
• Обладает быстрой реакцией, способностью оперативно управлять сотрудниками компании и безошибочно разбираться: стоит ли волновать шефа по данному вопросу.

С учетом вышеизложенного, несложно определить, какие характерные требования предъявляются к соискателю этой должности. В любом случае, этот специалист должен обладать достаточным образовательным уровнем и практическими наработками, обеспечивающими его положительную репутацию. Точный перечень требований зависит от должностной специфики сотрудника.

В частности, если помощник будет преимущественно занят исполнением функций референта, то в перечень требований войдут следующие позиции:

• среднее образование;
• небольшой опыт в работе на данной должности;
• навыки пользователя ПК и оргтехники.

Начинающий помощник руководителя компании может начать свою карьеру при наличии обозначенных характеристик.

Однако, если помощник будет совмещать работу секретаря с работой менеджера, несложно предположить, что требования к такому специалисту несколько расширятся. С учетом уровня задач в данном случае, соискатель на должность помощника руководителя должен обладать более высоким уровнем квалификации.

Типичный набор навыков должен включать следующие позиции:

• владение иностранными языками (наиболее востребованы языки: английский, французский, немецкий, китайский);
• уверенное владение популярным пакетом компьютерных программ;
• личные качества сотрудника: корректность, ответственность, предупредительность, оперативность;
• возраст до 35 лет (многие компании приглашают на работу специалистов более старшего возраста, с учетом имеющегося практического опыта).

Несмотря на то, что специалисты со стажем имеют больше преимуществ при рассматривании кандидатур, помощники руководителя с небольшим стажем, демонстрирующие образцовые организаторские способности и в совершенстве владеющие правилами корпоративной этики, также имеют достаточно шансов на успех.

Это объясняется тем, что руководитель предпочитает самостоятельно обучить своего помощника «с нуля», чтобы у сотрудника сразу сложился определенный стереотип поведения. Кроме того, современные технологии лучше осваивают молодые специалисты, не обремененные устаревшими знаниями. Часто должностная инструкция помощника руководителя прямо указывает на работу с новыми видами программного обеспечения, и отбор кандидатов происходит по определенным правилам.

• Руководитель отдела продаж: как стать отличным управленцем

Какая должна быть зарплата у помощника руководителя

Уровень зарплаты личных помощников

Курсы помощника руководителя: чему там учат

1. Профессиональный и психологический профиль персонального ассистента (помощника) руководителя

• Перечень требований к квалификации, уровню профессиональной подготовки, а также требования к личным качествам помощника руководителя.
• Значение, обязанности, компетенции ассистента руководителя.
• Основы корпоративной этики и делового взаимодействия помощника руководителя.

2. Документирование деятельности руководителя и организации в целом

• Единая система документооборота, основы делопроизводства.
• Принципы классификации документов. Разновидности организационно-распорядительной документации. Типовые документы.
• Бланки документов, требования к их заполнению. Основные и дополнительные реквизиты.
• Правила формирования договорной документации. Оформление распорядительных и организационных дел.

3. Организация документооборота

• Работа с документацией. Разновидности документопотоков.
• Принципы документооборота. Внутренние, входящие, исходящие документы. Регистрация документов с последующим контролем исполнения предписаний руководителя.
• Основы организационной структуры. Формирование дел с учетом основной номенклатуры.
• Понятие об экспертизе ценности документа. Помощник руководителя без специальной подготовки, при необходимости, может овладеть необходимыми навыками и знаниями на специальных курсах по организации оборота документов.

4. Деловое взаимодействие и эффективное общение с руководителем

• Задачи и возможности информационного обеспечения работы директора. Организационно-технические средства для презентаций.
• Планирование и составление графика рабочего дня директора.
• Новые виды программного обеспечения и технических средств, обеспечивающих эффективную деятельность руководителя.
• Основы межличностного общения между руководителем и ассистентом. Зарплата помощника руководителя напрямую зависит от умения ассистента наладить комфортные условия для обеспечения позитивного взаимодействия.

5. Организация специальных и деловых мероприятий (совещаний, переговоров, конференций)

• Подготовка конференц-зала и необходимой документации к проведению мероприятий.
• Ведение документации в процессе проведения мероприятий.
• Организация фуршетов, кофе и прочих угощений для участников конференций.
• Подготовка культурной программы, покупка подарочных аксессуаров.

6. Управление стрессом и своим состоянием.

• Выработка устойчивости к стрессам, поддержание комфортного состояния.
• Способность адаптироваться к изменяющимся условиям, умение предотвращать стрессовые ситуации, формирование позитивного психологического климата.
• Умение концентрироваться на позитивных моментах, расслабляться и восстанавливаться в конце рабочего дня.
• Сохранение презентабельного внешнего вида, поддержание эстетической формы, соблюдение рационального режима труда и отдыха.

7. Тайм-менеджмент

• Выявление приоритетных направлений в работе и личной жизни.
• Обладание знаниями о внутренних биоритмах, циклах энергетических потоков.
• Умение распределить цели по ролям.
• Определение рамок влияния и направления забот.

8. Разрешение сложных и конфликтных ситуаций

• Алгоритм урегулирования споров и разногласий.
• Эмпатическое слушание.

9. Организация командировок директора

• Подготовка документов к поездкам руководителя.
• Предварительный заказ проездных документов и отелей.
• Подготовка поездки руководителя за рубеж.
• Встреча и примем зарубежных партнеров. Инструкция помощника руководителя некоторых компаний предусматривает общение с иностранцами и владение иностранными языками.

10. Имидж современного личного помощника (персонального ассистента)

Поддержка личного дресс-кода.

11. Практический навык прохождения интервью и составление резюме.

• Умение вести переговоры на уровне первых руководителей, собственников бизнеса.
• Умение правильно подать себя и компанию, способность держать разумное равновесие в процессе беседы, воспитание эстетически привлекательных манер.

• Организация тимбилдинга: идеи командообразующих мероприятий

Мне нужен самостоятельный помощник

Юлия Конельская ,

генеральный директор ГК «Галактика», Москва

В качестве клиентской базы при выборе помощника руководителя были использованы как внешние, так и внутренние ресурсы. Объявление «Требуется помощник руководителя» было размещено в местных СМИ с целью привлечь внимание соискателей с опытом работы в крупных компаниях или административных департаментах. Работой по первичному выбору кандидатов занималась служба персонала.

Прежде всего, специалисты определяли, насколько соискатели соответствуют нашим требованиям, выявлялись потенциальные возможности. В процессе собеседования кандидаты решали тестовые кейсы и рассматривали конкретные ситуации. После тестирования мы получили первичные сведения о возможностях и способностях кандидатов.

Далее отобранные соискатели тестировались на предмет соответствия нормам принятой на предприятии корпоративной этики. Мы определяли, способен ли специалист принять ответственность на себя и разрешить ситуацию в пользу компании. Лично мне более импонирует помощник, готовый к принятию самостоятельных решений.

4 шага как найти идеального помощника руководителя

Шаг 1. Определяемся – кто именно вам нужен

Для того чтобы сделать правильный выбор, надо четко знать: какой специалист нужен в качестве помощника руководителя? Какие рабочие функции будут на него возложены, какие задачи поставит перед ним руководитель? При выборе помощника важно учесть психологическую совместимость, совпадение биологических ритмов и темпов работы. Известно, что деловые качества одного и того же человека могут в разных условиях проявиться по-разному.

Помощник руководителя без опыта может найти работу в развивающейся компании, с руководителем, внедряющим инновационные модели в административно-управленческой практике. Когда директор часто бывает в поездках, помощник должен уметь рационально и оперативно решать вопросы по бронированию отелей, заказу билетов и трансфера. Но если командировки не часты, нет необходимости готовить специалиста для выполнения подготовительных работ. В то же время, помощник руководителя с опытом наверняка будет искать работу, обеспечивающую его полной занятостью и возможностью развиваться.

Шаг 2. Поиск подходящего кандидата

Есть два варианта:

• поиском подходящей кандидатуры занимается кадровая служба;
• подбор осуществляется усилиями службы персонала.

Подробное описание качеств и умений потенциального помощника будет необходимо представить службе по подбору персонала. Чем подробнее будет описание специалиста, тем плодотворнее будет работа и деятельность руководителя. В процессе предварительного отбора отсеются неподходящие кандидаты, и руководителю гораздо легче будет сделать выбор среди оставшихся кандидатов. Кроме того, если человек не соответствует требованиям по нескольким параметрам.

Курсы помощника руководителя помогают выявить приоритеты каждого соискателя, раскрыть потенциальные возможности. Выпускники без опыта работы сначала могут пройти практику секретарей, получить необходимые навыки и знания, и лишь затем претендовать на должность помощника руководителя компании.

Обратите внимание: отклонение заявок соискателей по принципу возраста, пола и национальности - противозаконно. В ходе собеседования личные антипатии не стоит озвучивать, для отказа от услуг соискателя существуют другие, более корректные формы. Если в качестве соискателя окажется специалист со стажем, опыт работы помощником руководителя наверняка подскажет такому кандидату причину вашего отказа.

Шаг 3. Проверяем компетентность кандидатов

Если на должность помощника руководителя претендуют 10- 15 соискателей, целесообразно поручить кадровой службе определить, насколько честно они заполнили анкету. Далее предложите каждому из кандидатов решить реальную рабочую ситуацию и проанализируйте их ответы.

Частный пример: предложите кандидату такую задачу. «Вам нужно отправить корреспонденцию. Ваши действия?». По вариантам ответа вы безошибочно сделаете свой выбор.

Первый вариант. Я отправлю конверт по почте или воспользуюсь услугами курьера, как того требует должностная инструкция помощника руководителя.

Второй вариант. Я выясню у руководителя, насколько срочна доставка. С учетом этого, я приму решение, как отправить корреспонденцию: почтой, с курьером или (если это важные документы) доставить лично. Отправляться в путь следует после того, как будет определено контактное лицо, точный адрес и график работы получателя. О факте доставки можно убедиться по телефону, после чего надо доложить руководителю о выполненной работе.

Шаг 4. Делаем выбор

По итогам предварительного отбора в поле зрения руководителя остается несколько соискателей. Это – важный этап, на котором следует определиться, почему кандидаты обратились именно в эту компанию? Спросите соискателей, каковы причины их обращения и почему они желают работать именно в должности помощника руководителя? Не надо смущаться, если этот вопрос прозвучал несколько раз. Если сотрудник не пожелает обременять себя лишний раз подтверждением своих намерений – вряд ли стоит обращать внимание на этого человека. Другое дело, когда кандидат с интересом говорит о будущей должности, объясняет свое видение ситуации и предлагает новые, нестандартные решения. Обратите внимание на то, чтобы соискатель был эмоционально совместим с вами.

В условиях кратковременного собеседования выявить уровень совместимости крайне непросто. Прислушайтесь к интуиции: приятен ли вам человек, демонстрирующий знания, опыт, готовность к работе? Если при наличии всех этих качеств нет желания продолжать с ним беседу – это тревожный знак, не стоит себе перечить. Вопрос психологической совместимости тем более актуален, когда выбирается помощник руководителя управления.

В условиях растущей конкуренции кардинальное значение имеет качество управления, направления стратегических административно-организационных ресурсов. От того, насколько правильно и оперативно будет выбрана управленческая стратегия, зависит успех деятельности всей компании. Поэтому деятельность руководителя должна быть обеспечена максимально комфортными условиями, средствами и ресурсами, позволяющими эффективно решать стратегически важные вопросы без формальных или организационных обременений. Личный помощник руководителя – это и есть тот человек, которому при любой погоде доверяют «компас корабля», управляемого капитаном.

Информация об авторе и компании

Юрий Водилов , генеральный директор компании «Сибрыбпром», Тюмень. ООО «Сибрыбпром» - многопрофильное предприятие, специализирующееся на производстве рыбной продукции. Имеет три предприятия, на которых разводится и выращивается живая рыба, три завода по переработке рыбы, цех по копчению и вялению, складские помещения, судостроительный завод.

Режис Ломм , глава представительства компании Pfizer в России, Москва. Компания Pfizer, существующая с 1849 года, разрабатывает и производит фармацевтическую продукцию для различных областей медицины (кардиологии, онкологии, урологии, психиатрии, офтальмологии, эндокринологии, дерматовенерологии), в том числе антибиотики нового поколения. Pfizer имеет более 150 представительств по всему миру. Ежегодно компания инвестирует значительные суммы в исследования и разработку новых препаратов. Российское представительство компании («Пфайзер Интернэшнл ЭлЭлСи») работает с 1992 года.

Юлия Конельская , генеральный директор ГК «Галакта», Москва. Группа компаний «Галакта» - российский производитель водочных брендов «Полтина» и «Мороз и солнце». Компания входит в Топ-10 производителей водки. Сеть распространения продукции охватывает все регионы РФ и состоит из более чем 100 дистрибьюторов. В 24 крупнейших регионах созданы региональные представительства группы. В 2006 году общий объем производства предприятий группы составил 2520 тыс. долл. США. Численность персонала - 600 человек.