Порядок передачи дел в государственный архив. Комплектование архива

В процессе осуществления хозяйственной деятельности на предприятиях, даже на небольших, накапливается различная бухгалтерская, налоговая, кадровая и другая документация. Уничтожение и передача на хранение документов ликвидируемого предприятия входит в обязанности ликвидационной комиссии.

Порядок уничтожения и передачи документов на хранение оговаривается в приказе, другом распорядительном акте или ре-

шении о ликвидации предприятия и зависит от сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем № 41

При передаче документов в архив следует руководствоваться Правилами работы архивных подразделении органов государствен- ?Ч*® ной власти, местного самоуправления, предприятий учрежде- ШИ* ний и организаций, утвержденными приказом Государственного ЧЧ! комитета архивов Украины от 16.03.2001 г. № 16

По срокам хранения документы делятся на -

документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хра- М»; нения - такие документы подлежат передаче в государственные архивы;

при, - документы временного (менее 10 лет) хранения - такие

документы хранятся на предприятиях, гада Согласно Перечню №41 для большей части первичной

>еле бухгалтерской документации установлен срок 3 года, при усло- шв вии проведения проверки налоговыми органами. Однако при ашш определении сроков хранения каждого конкретного вида доку- гав ментации необходимо руководствоваться Перечнем №41 . 250/ Например, примечание к Перечню №41 «На государственное хранение не поступают. Хранятся в организациях» уточнять ет место хранения документов, т. е. указывает, что документы в ссЛ архив не сдаются и хранятся в организациях, а примечания ей «После окончания срока действия договора», «После утверждения», «После замены новыми» и т. п. указывают, что исчисле- уг ние срока хранения таких документов осуществляется с указании ного момента.

ли Срокн хранения, указанные в Перечне №41 , являются

минимальными и сокращать нх запрещено. Исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, который следует за годом завершения их делопроизводства. Например, исчисли ление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 0 2001 году начинается с 1 января 2002 года.

Ликвидационная комиссия производит экспертизу ценности у(документов, имеющихся на предприятии, составляет акты о выделении дел к уничтожению, а также описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу для дальнейшей передачи их в архив.

К делам постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

которые подлежат передаче в архив, в основном относятся приказы руководителя по личному составу, лицевые счета или, при их отсутствии, расчетно-платежные ведомости.

Для передачи документов в ведомственный архив они подлежат соответствующему оформлению. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает: -

подшивку или переплет; -

нумерацию листов; -

составление заверительной надписи; -

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка, даты и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Такие дела хранятся в скоросшивателях, систематизация документов в деле не проводится, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

Документы, составляющие дело, подшиваются в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (например, трудовых книжек и др) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дела и на них составляется отдельная опись В конце каждого дела подшиваются чистые бланки для заверительной надписи.

Нумерация листов дела осуществляется арабскими цифрами в нравом верхнем углу, листы заверительной надписи и внутренней описи не нумеруются Если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть нумеруются отдельно. Количество листов в деле указывается в заверительной надписи

Заверительная надпись составляется по форме, образец которой приведен на рис 2.7. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка лис- та-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела. В заверителыюй надписи указываются цифрами и нронисыо количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверителыюй надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела. -

наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров, -

номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет, -

номера крупноформатных листов; -

номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Лист-заверитель дела №

В деле подшито (вложено) и пронумеровано листа(ов),

(цифрами и прописью) в том числе: литерные листы;

пропущенные номер + листов внутренней описи Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 Наименование должности лица,

составившего заверительную

надпись (подпись) (расшифровка подписи)

Рис. 2.7. Заверительная надпись

На все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, сформированные и оформленные в установленном порядке, составляются описи.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Отдельно составляются описи на: -

дела постоянного хранения, -

дела временного (свыше 10 лет) хранения; -

дела по личному составу и другие однотипные дела; -

дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам ит п.), -

служебные ведомственные издания.

Приведем пример составления описи дел (рис. 2.8). Утверждаю. Директор?- і"С1 ?Лт-"г-я» И. В. Петпкпка

Опись № 1-л

пел по личному составу за 1997- 1998 гг. №

П/П Заголовок дела (тома части) Дата дела (тома, части) КОЛ-ВО ЛИСТОВ В деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Приме

чание 1 2 3 4 5 6 1997 год 1 Приказы директора ООО «Альфа» по личному составу 5 января - 29 декабря 1997 года 69 75 2 Расчетно-платежные ведомости заработной платы работников ООО «Альфа» за январь - декабрь 1997 года 65 1 2 3 4 5 6 1998 год 3 Приказы директора ООО «Альфа» по личному составу 3 января - 30 декабря 1998 года 67 -V- 4 Расчетно-платежные ведомости заработной платы работников ООО «Альфа» за январь - декабрь 1997 года 51 -»»- В данную опись внесено 4 (четыпе) дела с № 1_ по 4 за 1997 - 1998 гг. Ст. архивист лиг. к. П. Еон^аынкс

Ш: ’>Са ля ь. Одобрено:

ООО «АльФа»

от 07.02.2003 г. №35

Согласовано: Протокол заседания ЭПК госудаоственного архива

"О.д^.їч З і ЫУЪЬ Рис. 2.8. Опись дел по личному составу

Прием архивных дел ликвидируемого предприятия производится заведующим (специальным сотрудником) государственного архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии представителя данного предприятия, определенного ликвидационной комиссией. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника государственного архива и лица, передавшего дела.

Кроме того, лицу, передавшему в архив дела и документы ликвидируемого предприятия, подлежащие долгосрочному хра-

нению, выдается справка из архива о принятии дел и документов. Данная справка является одним из документов, представляемых в орган государственной регистрации для отмены государственной регистрации предприятия

Документы временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в ведомственный архив не подлежат. То есть они хранятся централизованно службой делопроизводства или в структурных подразделениях и но истечении сроков хранения, если потребность в них отпала, подлежат уничтожению в установленном порядке.

Уничтожение документов временного хранения производится по актам, которые должны быть согласованы с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.

Акт о выделении документов к уничтожению выглядит следу ющим образом (рис 2.9)

Утверждаю: Директор ООО -,Ук

И. ь. Петпеккп 07.2.

Акт № 1 о выделении документов, подлежащих уничтожению

На основании Перечня типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, утвержденного приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от20.07.98г. N9 41, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы ООО «Альфа» №

п/п Заголовок дела или групповой заголовок дел Дата дела или крайние даты дел Индекс дела по номанклатуре или № дела по описи Количество

дел Сроки хранения и номер статей по Перачню Приме

чание 1 2 3 4 5 6 7 1 Акты списания товарно-материальных ценностей 1995- 1997гг 3 Зг/ст 315 1 2 3 4 5 6 7 2 Договоры по финансовохозяйственной деятельности 1993 - 1997гг 5 Зг/ст 345 3 Доверенности на получение денежных сумм и товарноматериальных ценностей 1993- 1997гг 5 Зг/ст 319 4 Главная книга 1993- 1997гг 5 Зг/ст 321 5 Кассовая книга 1993 - 1997гг 5 Зг/ст 322 Всего 23 /.л з. пять т;у дела за >993 - /99/ годы.

Описи дел по личному составу за 1997 - 1998 годы утверждены и согласованы с ЭПК государственного архива К2?ы *в ’. * (г5?2?1й

Ст. архивист Егмг.л^нк- К П. Ьич-жснкт-

«У7»‘1±е, . вд^А"Зг.

Документы в количестве 23 I звд.-иан, гги! дел сдать на уничтожение организации по заготовке вторичного сырья по приемо-сдаточной накладной.

(ДОЛЖНОСТЬ работника организации, Сипоочук СидорчукА.

ответственного за сдачу документов) (подпись) Одобрено:

Протокол заседания ликвидационной комиссии

ООО «Ллыйа

от 07.02.2003 г. №35

Согласовано: Протокол заседания ЭПК государственного архива

Хягл кавсы й области

от fj.C2.2M3 г. СВ Рис. 2.9. Акт о выделении документов, подлежащих уничтожению Акты утверждаются ликвидационной комиссией предприятия, после чего предприятие имеет право уничтожать дела, включенные в акты.

Подготовленные к уничтожению документы передаются организациям, которые занимаются заготовкой вторичного сырья. При этом сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.

Следует добавить, что согласно разъяснениям, изложенным в письме Государственного комитета архивов Украины от 12.1

2001 г. №05-26 , отнесение организаций к категории, занимающейся заготовкой вторичного сырья, подтверждается ее уставом, утвержденным и зарегистрированным в установленном порядке.

Кроме того, в указанном письме также разъясняется, что при незначительном объеме документов, выделенных к уничтожению. они могут быть сожжены, о чем в акте делается соответствующая отметка

УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

Порядок уничтожения штампов и печатей ликвидируемого предприятия регламентирован Инструкцией о порядке изготовления печатей

В случае ликвидации предприятия их руководители обязаны сдать печати и штампы для уничтожения в органы внутренних дел.

Подтверждением того, что печати и штампы ликвидируемого предприятия уничтожены в установленном порядке, является квитанция об их уничтожении, выданная соответствующим органом внутренних дел.

Для получения квитанции об уничтожении печатей и штампов в орган внутренних дел подается письменное ходатайство, в котором указываются. -

количество печатей и штампов, которые предполагается уничтожить, -

основания для уничтожения (в случае ликвидации предприятия таким основанием служит документ, подтверждающий принятое уполномоченными на то лицами или органами решение о его ликвидации), -

лице, ответственное за уничтожение печатей и штампов, его имя, отчество и фамилия, а также паспортные данные;

5 Ур>. Ш1ВГ

1 кр лаетсг

т нутрег Ш», дне, к гау*

имя, отчество и фамилия, паспортные данные руководителя или уполномоченного им лица, подающего ходатайство в орган внутренних дел.

К ходатайству прилагаются: -

печати и штампы; -

их оттиски в двух экземплярах; -

платежные поручения или квитанции об оплате услуг, связанных с выдачей квитанций об уничтожении печатей и штампов.

За выдачу квитанций взимается плата, размер которой согласно Единому тарифу на услуги, связанные с приобретением, хранением, учетом, перевозкой огнестрельного оружия, боеприпасов к нему, взрывчатых материалов, а также относительно предметов, на которые распространяется разрешительная система, утвержденному постановлением Кабинета Министров Украины от 28.12.95 г. № 1060, с изменениями и дополнениями , составляет 1 ннмдг (17 грн.).

В подтверждение уничтожения печатей и штампов выдается квитанция, на оборотной стороне которой ставятся оттиски уничтоженных печатей и штампов, после чего они уничтожаютег.

ЗАКРЫТИЕ СЧЕТОВ В БАНКЕ

Порядок закрытия счетов ликвидируемого предприятия в банковских учреждениях определен Инструкцией об открытии счетов .

В случае ликвидации предприятия для проведения ликвидационной процедуры может использоваться только одии текущий счет ликвидируемого предприятия, который определяется ликвидатором (ликвидационной комиссией). Для этого в банк направляются решение о ликвидации предприятия и нотариально заверенная карточка с образцами подписей ликвидатора (уполномоченных членов ликвидационной комиссии) и оттиском печати предприятия, которое ликвидируется.

Распоряжаться текущим счетом ликвидируемого предприятия может ликвидационная комиссия или другой орган, уполномоченный на проведение его ликвидации.

Все прочие счета подлежат закрытию ликвидатором (ликвидационной комиссией) а остатки на этих счетах - перечислению на текущий счет, определенный ликвидатором (ликвидационной комиссией) для использования при проведении ликвидационной процедуры

Текущие счета закрываются в учреждениях банка на основании

а) заявления собственника счета;

б) решения органа, выполняющего функции но ликвидации или реорганизации предприятия;

в) решения суда или хозяйственного суда о ликвидации предприятия

Согласно п. 26 раздела II Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной поста новлением Правления Национального банка Украины от 29 03.2001 г. № 135,с изменениями и дополнениями , при поступлении в банк решения органе, который выполняет функции по ликвидации предприятия, или суда/хозяйственного суда о ликвидации (реорганизации) юридического лица, банк плательщика (ликвидируемого предприятия) не позднее следующего рабочего дня приостанавливает прием поступающих в банк поручений плательщика и распоряжений кредиторов о списании средств со счета. Расчетные документы, поступающие в банк, возвращаются не позднее следующего рабочего дня лицам, от которых они поступили, при этом на обратной стороне указыва ются причина возврата (с обязательной ссылкой на нормативно- правовой акт НБУ) и дата возврата.

Банковский счет ликвидируемого предприятия закрывается учреждением банка но решению ликвидационной комиссии или другого органа, занимавшегося ликвидацией предприятия, или решению суда/хозяйственного суда о ликвидации предприятия после выполнения всех необходимых мероприятий по ликвидации предприятия

При наличии средств на счете банк осуществляет завершающие операции но счету (по выполнению платежных требований па принудительное списание (взыскание) средств, выплаты средств наличностью, перечисление остатка средств на основании пла тежного поручения на другой счет предприятия, указанный в

заявлении, и т. и). В таком случае датой закрытия счета считается день, следующий за днем последней операции по счету

О закрытии счетов в учреждении банка необходимо уведомить налоговый орган. Согласно п.п. 4.19 п. 4 Инструкции об учете налогоплательщиков и п. 2 Порядка представления уведомлений об открытии счетов плательщик налогов обязан в течение 3 рабочих дней со дня закрытия счета (включая день операции) лично представить или направить по почте (с уведомлением о вручении) в адрес налогового органа, в котором он состоит на учете, уведомление от налогоплательщика об откры тии/закрытии счета в учреждениях банков по форме, утвержденной Порядком представления уведомлений об открытии счетов

Приведем пример заполнения данного уведомления (рис. 2.10)

Додаток 1

до Порядку подання податковим органам Повідомлення про відкриття (закриття) рахунків в установах банків

Форма № П1

«і!» листопала 2002. Р- (число, місяць (словами), р,к)

(район, місто)

ПОВІДОМЛЕННЯ від платника податків про відкриття (закриття) рахунка в установі банку

Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ

або ідентифікаційний номер за ДРФО, | 3| 0| 01013 \2 |0 |5 | | | або реєстраційний (обліковий) номер з тимчасового реєстру ДПА України

Назва (Г1. І. Б. - для фізичних осіб)

Приватне підприємство «Свіг»

Місцезнаходження (місце проживання (і Н*2 м. Ха^-міг. вул Сумська, 96а, по. 5

Код банку350426 Назва установи банку Х^. " ЛППВ ^ м Хгокові

(закрито) рахунок № 260750 Валюта рахунка ГРИВНІ (непсгрібне закреслити)

Информационный подход дает возможность обрабатывать информацию в целях введения ее в механические и автоматические читающие устройства.

Достижения физики, химии, биологии и других наук помогают архивистам решать вопросы сохранности документов. Таким образом, комплектование архивов, тесно связанное с рядом наук и научных дисциплин, широко использует их достижения, и само способствует развитию соответствующих отраслей науки.

Комплектование архива. 1. Понятие и содержание комплектования архива.

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.

Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ. Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами. Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Источник комплектования – юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования». Критериями источников комплектования являются: Функционально-целевое назначение учреждения; Масштаб его деятельности; Вид организации; Полнота отражения в ее документах ценной информации. Для документов личного происхождения учитываются: Значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя: Степень сохранности его фонда; Взаимосвязь его фонда с другими фондами. Для ведомственных архивов источниками комплектования являются: Структурные подразделения организации; Подведомственные организации; Физические лица.

Ведомственные архивы комплектуются документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение. В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение. В ведомственном архиве хранятся также документы организаций-предшественников и документы ликвидированных подчиненных организаций. В основе комплектования ведомственных архивов лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной номенклатуры дел и архивной описи дел.

Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения. 2. Определение источников комплектования.

Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.

Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц – источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

Выделяются следующие группы источников комплектования: Учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив; Учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов особо ценными; Учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность; Учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций. В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования. В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом.

Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования. Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц – источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования кинофотофонои видеодокументов и электронных документов.

Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в госархив. При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы. При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочной прием). Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

Передача документов из ведомственных в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно.

Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела.

Вместе с делами в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним. На основе последней редакции примерных списков каждый государственный архив ведет в соответствии со своей зоной комплектования списки своих источников комплектования.

Списки должны постоянно уточняться и пересматриваться. В современных редакциях списков источников комплектования архивов вместо Верховного Совета СССР значится Федеральное Собрание, вместо Совета Министров СССР – Правительство РФ, вместо исполкомов – мэрии и префектуры. Но принцип составления списков остался прежним. Так, например, в 1992 г.

Росархив направил на места новые примерные отраслевые списки учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Особое внимание было уделено изучению состава и содержания документов вновь образованных органов: Администрация Президента РФ, аппарата глав исполнительной власти (президентов республик в составе РФ), администраций краев, областей, автономных областей, автономных округов, местной администрации, представительств и представителей Президента РФ, мэрий, муниципалитетов, префектур, дум, департаментов и др.

Особого внимания требует отбор на государственное хранение документов о подготовке и проведении массовых политических кампаний (референдумов, выборов). Кроме того, весьма усилилась роль учреждений и организаций социально-культурной сферы, общественных организаций и творческих союзов. После пересмотра списков многие из этих учреждений стали самостоятельными источниками комплектования.

Такова система критериев и методика комплектования государственных архивов, которая сложилась к началу 1990-х гг. и вполне может быть использована при комплектовании архивов документами, созданными до 1991 г.

Однако изменения в государственном аппарате, общественно-политической жизни страны, экономическом развитии привели к тому, что в комплектовании появился целый ряд новых проблем. Во-первых, после распада СССР бывшие союзные республики, ставшие независимыми государствами, приняли собственное архивное законодательство, в связи с чем возникла проблема, связанная с претензиями бывших союзных республик на материалы, которые уже поступили на государственное хранение.

Однако в соответствии с основным научным принципом архивоведения – «недробимости архивных фондов и комплексов фондов» – было принято нелегкое решение – не перемещать материалы. Во-вторых, с изменением статуса архивных фондов (объекты федеральной собственности и собственности субъектов Федерации, муниципалитетов) уточняется профиль комплектования архивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы.

Архивисты предлагают способ решения этой проблемы на основе «принципа территориальности комплектования», т.е. где родился (архивный фонд), там и пригодился (принят на государственное хранение независимо от формы собственности и подчинения). В-третьих, в связи с распадом централизованной ведомственной системы во всех отраслях управления пересматриваются критерии определения источников комплектования. Так, например, особое внимание архивистов обращено на критерий места учреждения в отраслевой системе, поскольку уровень подчиненности учреждений уже не отражает реального значения его деятельности. Рост самостоятельности государственных учреждений приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в фонды вышестоящих органов. В связи с этим растет число государственных учреждений – самостоятельных источников комплектования. В условиях реформирования экономики архивисты столкнулись также с неотложной проблемой приема на государственное хранение документов ликвидированных учреждений, которые не имеют правопреемников. Это создает для архивов «девятый вал» внепланового приема документов, вследствие чего они «тонут», не успевая обрабатывать поступающие документы временного и постоянного хранения.

Особое внимание в данной ситуации следует обратить на документы по личному составу, срок хранения которых 75 лет; иногда они могут быть отданы на постоянное хранение.

Сведения из этих документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих документов в государственный архив в составе фондов ликвидированных учреждений – это один путь решения проблемы, другой – создание специальных межведомственных архивов по личному составу, особенно на районном и городском уровнях. Эти «промежуточные» архивы могли бы освободить Федеральную архивную службу РФ от большого количества социально-правовых запросов. В-четвертых, в 1990-е гг. наблюдается устойчивая тенденция к «разгосударствлению» всех сфер управления. Роль государственных структур постоянно сокращается в таких отраслях как экономика, культура, общественно-политическая жизнь.

Поэтому, если Федеральной архивной службой РФ не будут приняты меры по сохранению документов негосударственных структур, значительная часть ценных источников по истории современности будет утрачена. В связи с этим перед государственными архивами стоит двуединая задача: Выявить негосударственные структуры, фонды которых относятся к профилю комплектования данного архива, и установить, какие из них являются источниками комплектования; Установить «договорные отношения» с представителями этих структур. В результате выявления негосударственных структур составляются списки потенциальных источников комплектования госархивов.

Источниками комплектования негосударственных архивов являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение (организации с государственной или муниципальной формой собственности) и на основе договора (с другими формами собственности). Списки источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно обсуждается в современном архивоведении.

Критерии определения источников комплектования отношении этой категории фондообразователей только разрабатываются.

Однако, опираясь на опыт ЦАОДМа и других центров хранения современной документации и архивов общественных движений, можно наметить общие тенденции в отборе на постоянное хранение документов этих организаций. На основании изучения хроники общественно-политической жизни архивисты делят всю совокупность современных общественно-политических организаций по направлениям и характеру их деятельности на общественно-политические, религиозные, правозащитные, культурные, экологические и др.

Политические организации в свою очередь по ориентации подразделяются на национал-патриотические, марксистские, социал-демократические, либерально-демократические и др. В каждой из этих групп выделяются, в свою очередь, лидирующие организации, в документах которых наиболее полно должна отразиться история того или иного общественно-политического направления. Далее, при непосредственном изучении архива организации вступает в силу критерий истории фонда, т.е. наличие в архиве организации документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни страны и региона, а также деятельность самой партии и ее лидеров и различных движений, структуру региональных отделений движения. 3. Организация комплектования.

Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в ведомственном и государственном архивах.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении. В процессе передачи дел необходимо проверить: Правильность формирования и оформления дел; Соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.

Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела.

Принципы формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения. Дела, передаваемы в ведомственный архив, должны подвергаться в структурном подразделении полному оформлению. Это означает, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номер листов дела, на которых находится документ.

Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи – очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговременного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.

Материалы долговременного хранения по личному составу (до 75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение в объединенные межведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах, имеющих отраслевые фонды, определяются специальным соглашением между ведомством и Росархивом. Ниже приводятся сроки хранения документов в архиве учреждения.

Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи. В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в государственный архив.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственных архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи. Прием документов от источников комплектования негосударственной части Архивного фонда РФ имеет свою специфику. Как показывает опыт, сохранность документов у этих фондообразователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется принимать документы через пять лет после окончания их делопроизводства.

Собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с архивным учреждением. В случае необходимости условия хранения и использования документов могут включать ограничения права доступа и использования документов, содержащих тайну личной жизни, коммерческую тайну, являющихся объектом авторского права и др.

Документы личного происхождения также могут поступать в государственный архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи. На временное хранение (депонент) документы личного происхождения передаются на основании личного заявления владельца. При приеме документов также составляется акт приема-передачи, к которому прилагается сдаточная опись.

Особое важное значение имеет договор между архивом и владельцем, поскольку на его основе документы передаются в государственную собственность.

Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт. В современных условиях архивисту зачастую необходимо использовать методы «активного комплектования»: Проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения их документов; Выявление потенциальных источников комплектования в органах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни; Анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-политической жизни, запись устных воспоминаний; Сбор воспоминаний, составление хроники событий; Сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.

Основой работы по «активному комплектованию» является высокий профессионализм, компетентность, вежливость и активная жизненная позиция архивиста. 4. Экспертиза ценности документов. 4.1. Экспертиза ценности документов на основе научных критериев. При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.

Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

Основы методики экспертизы начали закладываться в 14-18 вв. Более бурное развитие экспертиза ценности получила в 19 в. и окончательно сформировалась в 20 в.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют.

Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. В данном разделе будет рассмотрена экспертиза ценности документов на основе научных критериев.

Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны.

Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

Задачи экспертизы ценности документов.

Первая задача – отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

Вторая задача – определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы: 1) 2) Третья задача – обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также вышеили нижестоящих учреждений.

Четвертая задача – отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах. В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось». В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме того отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК). В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

Целевая комплексная экспертиза – это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам: - - - Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений. В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел: Дела постоянного и долговременного (75 лет) хранения; Дела, предназначенные для уничтожения. На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи. Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК). Критерии экспертизы ценности документов.

Критерии экспертизы ценности документов – это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов – это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Все критерии могут быть подразделены на три большие группы: 1) 2) 3) Особенности проведения экспертизы ценности документов личного происхождения. С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы: 1) 2) К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся: - - - К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся: - - - - - 4.2. Экспертиза ценности документов по перечням. Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.

Перечни документов – это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкции Архивного фонда страны.

Сложившаяся к 1990-м гг. система перечней достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций. Но уже с начала 1990-х гг., когда в стране поменялись политические и экономические устои и в связи с этим возникли организации иных форм собственности (организации нового типа или негосударственные организации), в систему нормативно-методических пособий по отбору документов, естественно, были привнесены и новые моменты. В большей степени они коснулись именно перечней.

Современная система перечней документов.

Внутреннее устройство современной системы перечней документов представлено в графическом варианте на рис.1. В данной системе традиционно различают два типа перечней документов: 1) с указанием сроков хранения; 2) подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов. В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения. Но типовые перечни не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические направления деятельности. Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда. В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы.

Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов. Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входят составной частью во все ведомственные перечни. До 1990-х гг. перечни документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида – типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы СССР, которые ориентировались на документы государственных учреждений.

Последним таким перечнем является типовой перечень документов, выпущенный в 1989 г. В 1990-е гг. с появлением организацией разных форм собственности возникла потребность в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих происшедшие изменения.

Сегодня уже можно говорить о новом, третьем виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по срокам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения. Из вышедших в последнее время (2000) типовых перечней наиболее современным является «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который явился логическим продолжением Типового перечня документов, вышедшего в 1989 г.

Заключение: Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.

Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ. Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Работа по комплектованию архива документами складывается: Из установления профиля архива; Определения источников комплектования; Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве; Организации комплектования.

Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы.

Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение. В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

Передача дел на хранение в ведомственный архив. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи. При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.

Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов. Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.

Список использованной литературы: 1. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова; Под ред. В.П.Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с. 2. Афанасьева Л.П. Примерная программа дисциплины «Архивоведение». – М.:ПрофОбрИздат», 1999. – 125 с. 3. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98. – М.,2002. 4. Павлюк Л.В., Киселева Т.Н., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. М.-Спб.:СИЛ-Пресс, 2001. – 275 с. 5. Тельчаров А.Д. Архивоведение (конспект лекций). – М.: «Приор-издат», 2004. – 160 с. А.Д. Тельчаров.

размер шрифта

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ (утв- Решением Коллегии Росархива от 06-02-2002) (2017) Актуально в 2017 году

9. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ

9.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное хранение.

9.2. Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация-фондообразователь является источником комплектования.

9.3. Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

9.4. Устанавливаются следующие предельные сроки временного хранения архивных документов в организациях:

архивные документы федеральных органов государственной власти, а также архивные документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения - 15 лет;

архивные документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов, прокуратур, государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения - 10 лет;

архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет;

записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, подхозяйственные книги - 75 лет;

архивные документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или государственной собственности, - 10 лет;

научная, технологическая и патентная документация - 10 лет;

конструкторская документация - 15 лет;

проектная документация по капитальному строительству - 25 лет;

телеметрическая документация - 5 лет;

кинодокументы, фонодокументы и видеофонограммы - не более 3 лет со времени изготовления;

фотодокументы - 3 года;

документы на машинных носителях - 5 лет.

9.5. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на договорной основе.

Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией по письменному разрешению государственного архива.

9.6. Документы постоянного хранения государственной организации, изменившей форму собственности (акционированной, приватизированной), хранятся в негосударственной организации, а затем, по истечении предельных сроков временного хранения в организации (см. п. 10.3), передаются в государственный архив.

9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.

9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии - в государственный архив.

9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.

9.7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1 - 2.4.7 настоящих Правил.

9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключить договор на эту работу с организацией (физическим лицом), имеющей соответствующую лицензию, или государственным архивом.

9.8. Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в пять лет.

Научно-техническая и специальная документация передается, как правило, один раз в пять лет.

9.9. Документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел.

При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.

Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке организации.

Архив организации принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

9.10. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.

9.11. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до момента их передачи в архив организации. Перед сдачей дел в архив проводится экспертиза их ценности.

Экспертиза ценности документов организации проводится по-стоянно действующей экспертной комиссией (далее ЭК), которая создается приказом руководителя организации. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются, протоколы утверждаются руководителем организации. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, другими нормативными документами. ЭК организации изучает документы с целью их отбора для хранения в архиве или уничтожения, если срок хранения документов истек.

В организациях экспертиза ценности проводится при составлении номенклатур дел, когда заранее определяется срок хранения документов; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

Дела, которые сдаются для хранения в архив, должны быть правильно оформлены. Дела временного (свыше 10 лет), постоянного сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформлению в соответ-ствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведом-ственных архивов.

Подготовка дел к сдаче в архив производится в конце следующего года после их исполнения. Срок хранения управленческих документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом исполнения документов.

Документы в деле располагают в хронологической последовательности (с января по декабрь делопроизводственного года). Документы в деле нумеруются. Сквозная нумерация листов обеспечивает сохранность и порядок расположения документов. Нумеруются все листы дела кроме листов заверительной надписи и внутренней описи. Форма «Лист-заверителя дела» представлена в Приложение А. Нумерацию производят арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором.

Сложенные листы разворачивают. Некоторые документы (чертежи, фотографии и т. п.) нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу. Конверты с вложенными документами нумеруются раздельно.

Составляется заверительная надпись дела. Она составляется на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме. В заверительной надписи указывается количество пронумерованных листов дела (цифрами и прописью). Если имеется внутренняя опись, то отдельно указывают количество ее листов.

Составляется внутренняя опись документов дела. Для некоторых видов дел с ценными документами составляется на отдельном листе по установленной форме внутренняя опись. Внутренняя опись дела представлена в Приложении Б. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывают (цифрами и прописью) количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Дело прошивается или переплетается в твердую обложку. Перед подшивкой (переплетом) документов из дела удаляются скрепки и другие металлические крепления. Текст документов в деле после прошивки должен свободно читаться. Оформляется обложка дела. На нее заносят следующую информацию:

Наименование организации и ее непосредственную подчиненность;

Наименование структурного подразделения;

Регистрационный номер дела;

Номер дела по годовому разделу сводной описи дел;

Заголовок дела;

Аннотацию к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

Дату дела (тома, части);

Количество листов в деле;

Срок хранения дела;

Архивный шифр дела.

При оформлении обложки наименование организации пишется полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена. Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку в номенклатуре дел организации. Датой дела является год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. На основании заверительной надписи указывается количество листов в деле.

На дела, завершенные делопроизводством и отобранные на хранение, составляются описи. Опись дел -- это систематизированный перечень их заголовков. Описи составляются отдельно:

На дела постоянного хранения;

На дела временного (свыше 10 лет) хранения;

На дела по личному составу;

На дела, состоящие из специфических документов (научные отчеты, судебные дела и т. п.);

На служебные ведомственные издания.

Перед занесением заголовков дел в опись проверяют качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел по номенклатуре организации. Обнаруженные недостатки устраняются.

Такие описи составляются на дела каждого структурного подразделения организации. При этом в описательную статью должны быть занесены:

Порядковый номер дела (тома, части) по описи;

Регистрационный номер дела (тома, части);

Заголовок дела (тома, части), который должен полностью соответствовать заголовку на обложке дела;

Дата дела (тома, части);

Количество листов в деле (томе, части);

Срок хранения дела.

Графы описи оформляются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и т. п.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывают количество дел, номера первого и последнего дела. Опись подписывает составитель (с указанием должности), а утверждает ее руководитель структурного подразделения. Составляют опись в двух экземплярах, один из которых передается в ведомственный архив, второй остается в структурном подразделении. Описи дел структурных подразделений служат основой сводной описи дел всей организации.

Передача дел в ведомственный архив производится по описям дел. При передаче дел в конце каждого экземпляра описи указываются количество дел (цифрами и прописью), номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи сотрудника архива и лица, передающего дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Такие дела подлежат частичному оформлению, при котором документы хранятся в тех же папках без дополнительной пересистематизации, нумерации листов, без заверительной надписи. Дела хранятся в структурных подразделениях или в централизованной службе делопроизводства; по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт. Обычно составляется акт о выделении к уничтожению документов на дела всей организации. Дела включаются в акт, если срок их хранения истекает к 1 января года, в котором составлен акт. Передача дел на хранение в государственный архив осуществляется приемом документов от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно - проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по актам приема - передачи. В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в госархив.

Таблица 1 - Сроки хранения документов в государственном архиве

Передача документов из каждого учреждения - источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 - 5 лет. Основным документом на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема - передачи документов на хранение. Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив представлен в Приложении В. В акте указывается учреждение, передающее документы, и в архив, в который они поступают, а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи. Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в госархив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

архив фонд хранение документ