Документ его функции структура стиль язык. Оформление бланков управленческих документов. Письмо- как один из основных видов документов

· Особенности употребления и оформления документов

Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорнообиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии - основного компонента любого функционального стиля. Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной - сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Документы могут быть разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство документов в содержательной части связано со сферой вне индивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку документов присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль документов к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это:

Краткость и компактность изложения официального материала;

Точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

Нейтральный тон изложения.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарноеобслуживание животноводства » (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость » (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость − возможный вариант: «снизить

себестоимость »).

Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «конструкторат » , «переорганизация », а также слов, относящихся к разговорной лексике, например «секретарша », «лаборантка ».

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить».

Представить - 1) предъявить, сообщить («представить список сотрудников», «представить доказательства»); 2) познакомить с кем-либо «представить коллективу нового работника» ); 3) ходатайствовать (о повышении, о награде) («представить к очередному званию », «представить к ордену» ); 4) составить, обнаружить («представить (собой) значительную ценность »); 5) мысленно вообразить («представить (себе) картину боя »); 6) изобразить, показать («представить в смешном виде »).

Предоставить - 1) отдать в чье-либо распоряжение, пользование («предоставить квартиру », «предоставить транспортные средства »); 2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо («предоставить отпуск», «предоставить слово »); 3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе», «предоставить дело случаю »).

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель - именно месяц, и ничто иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию). Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования » , «следует учитывать следующие факты », «данное явление полностьюпроявляется в условиях »...

Для текстов официальных документов не характерно использование

образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением правительства», «в порядке оказания материальной помощи », «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» - постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения» . Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» может сочетаться со словами, выражающими негативный результат деятельности: «допустить нарушение», «допустить ошибку», «допустить просчет» и др., но не со словами, выражающими положительное действие, − «допустить успех».

Наряду с такого рода словами существует множество слов, демонстрирующих ограниченную сочетаемость только в рамках делового стиля. Например, в деловом стиле:

ЖЕЛАТЕЛЬНО НЕЖЕЛАТЕЛЬНО

В деловой речи следует использовать конструкции с «расщепленным» сказуемым, которые не только называют действие, но и обозначают предмет этого действия. Например:

оказать содействие, а не посодействовать; оказать помощь, а не помочь; произвести уборку, а не убрать; провести учет, а не учесть; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать.

Деловое общение осуществляется между организациями и должностными лицами и является по своему характеру официальным, поэтому ему присущ безличный характер изложения текста, в связи с чем следует употреблять глаголы в форме 3-го лица и, как правило, в неопределенно-личном значении.

Например:

«комиссией проведена проверка и установлено…»;

«акт подписан членами комиссии и утвержден…».

Особенность деловой речи − употребление большого количества терминов.

Термин − слово или словосочетание, являющееся названием

определенного понятия какой-нибудь специальной области науки, техники, искусства . Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию.

При употреблении терминов в документах необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен не только автору документа, но и всем корреспондентам, работающим с данным документом. При использовании автором малоупотребительных, незнакомых терминов необходимо раскрыть содержание и смысл этого термина. Этого можно достигнуть следующими способами:

Дать официальное определение термина (принятые определения терминов фиксируются в терминологических словарях и ГОСТах);

Расшифровать понятие словами, относящимися к нейтральной лексике; исключить из текста термин и заменить его общеупотребительным словом или выражением.

В деловой речи в целях сжатия речи для обозначений понятий используются сокращения.

Различают два основных вида сокращенных слов:

Лексические сокращения (аббревиатуры) − сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или частей слов, например: СНГ, АСУ, Мосгаз, зам., спецназ и др.;

Графические сокращения − применяемые при письме сокращенные

обозначения слов, например: п/о, ж-д, тчк, кв.м и др.

Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только при письме и при чтении расшифровываются и читаются полностью.

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них: 1) по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); 2) по слоговому принципу, например Минздрав

(Министерство здравоохранения); 3) по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженого, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются.

Какие особенности языка и стиля служебных документов нужно учитывать при составлении официальных бумаг? Как написать грамотный текст в соответствии с общепринятыми языковыми нормами? Что нужно знать секретарю о деловом стиле речи?

Из статьи вы узнаете:

В разговорной речи большинство из нас допускает использование нечетких формулировок или фраз, имеющих двоякое толкование. Мы часто излишне многословны или, наоборот, чересчур сдержаны в своих высказываниях. В повседневном языке такое поведение вполне приемлемо. Если дело касается письменного документа, особенно официального, приходится придерживаться строгих правил. Каждая деловая бумага имеет определенное юридическое значение. Именно поэтому так важно, чтобы содержащиеся в ней формулировки были однозначными, точными и безупречными. Для этих целей и используется официально деловой стиль служебных документов, позволяющий максимально точно и лаконично обмениваться информацией.

Чем стиль служебных документов отличается от других?

За долгие годы эволюции в русском языке появилось несколько основных функциональных стилей. Каждый из них представляет собой систему определенных речевых средств и используется в различных сферах . Все они имеют ряд специфических лексических, синтаксических и морфологических особенностей.

В современной науке принято выделять пять основных языковых жанров:

Все перечисленные функциональные разновидности отличаются друг от друга формой реализации, стилевыми чертами, используемой лексикой.

Если говорить о языке и стиле служебных документов, его довольно легко отличить от других. Он наиболее часто применяется в , законодательстве, административно-правовой деятельности. Чаще всего он реализуется в письменном виде в форме рассуждения, монолога. Его основной функцией считается передача информации. В деловом языке нет места эмоциональности, он довольно стандартизирован и использует различные речевые клише, «канцеляризмы». Ошибочно полагать, что высокий уровень стандартизации делового языка позволяет использовать лишь типовые конструкции. Этот жанр довольно гибок, и овладеть им на высоком уровне - целое искусство.

Общие правила оформления служебных документов

Порядок оформления служебной документации определен на законодательном уровне. Различными ГОСТами, нормативными актами строго регламентируются состав и расположение реквизитов, а в некоторых случаях и содержание отдельных частей текста. С другой стороны, закон не обязывает использовать официально-деловой стиль при оформлении служебных документов.

Однако для того, чтобы официальная бумага соответствовала всем существующим нормам и имела юридическую силу, применение данной разновидности языка становится необходимостью.

Чтобы придать документации официальный характер, необходимо следовать следующим требованиям к изложению информации:

• соблюдать общепринятые нормы литературного языка и официально-делового стиля;
• использовать преимущественно употребляемые слова (типичные обороты);
• применять профессиональную терминологию, обусловленную тематикой;
• для выражения стандартных аспектов содержания использовать отыменные предлоги, например: «в целях оказания помощи», «в порядке проведения собрания»;
• ограничивать использование предложений с перечислениями, причастными и деепричастными оборотами, а также других сложных синтаксических построений.

Зачем нужна унификация языка служебных документов?

Одной из ярких особенностей языка служебных документов считается его унификация. Этот процесс продолжается непрерывно и затрагивает, прежде всего, язык типовой документации. Стандартизация позволяет достичь краткости изложения текста и облегчает не только его составление, но и восприятие. Как следствие, сокращается время его оформления и обработки. Вышеперечисленные процессы во многом схожи с поиском информации. Они так же эффективно оптимизируются использованием ключевых слов и типизированных оборотов литературного языка. Для служебных документов примером унификации можно считать всевозможные приказы, штатные расписания, регистрационные журналы, бухгалтерскую документацию. Т.е. те, для которых закон предусматривает наличие унифицированных форм.

Еще одной причиной унификации делового языка можно считать тенденцию . Использование стандартных словесных формул и синтаксических моделей позволяет облегчить процесс составления типовых текстов. Стандартное построение такого текста служит для него своеобразной рамкой. Задача автора сводится лишь к его конкретизации в том масштабе самостоятельности, который определен типом текста-образца.

Официально-деловой стиль служебных документов: характерные особенности

Основная функция языка служебных документов - сделать возможным объективное, краткое и ясное освещение тех или иных событий. Обмен информацией в бизнес-среде имеет ряд специфических особенностей. Участниками данного процесса являются юридические лица: компании, должностные лица и персонал организаций. Характер информационных взаимоотношений определяется содержанием ее основной деятельности, компетенцией, местом в иерархии и многими другими факторами.

Для передачи информации такого рода целесообразно использовать речевые средства официально-делового языка.

К характерным признакам языка, используемого для общения и документирования в деловой среде можно отнести:

Выбор лексики при составлении служебных документов

При составлении официальных бумаг особое внимание уделяется тщательному подбору лексики и терминологии. Особенностями лексики делового языка считаются: наличие фразеологизмов, аббревиатур, канцеляризмов и архаизмов. Используемая профессиональная терминология должна быть общепринятой и понятной обеим сторонам информационного обмена. Все слова необходимо употреблять в традиционном лексическом значении. Это важно для того чтобы не допустить различных толкований одной и той же формулировки. Такая возможность может негативно сказаться на юридической силе служебного документа.

Морфологические и синтаксические особенности делового стиля

При составлении и оформлении служебных бумаг важно учитывать морфологические и синтаксические особенности официально-делового стиля.

Характерные морфологические черты официального языка:

1. частое употребление инфинитивов (глаголов в неопределенной форме);
2. использование модальных слов («по-мнению...», «безусловно...», «во-первых...»);
3. преобладание относительных прилагательных;
4. наличие большого числа производных предлогов и отглагольных существительных;
5. использование сложных слов, образованных от нескольких основ.

Что касается синтаксических особенности языка и стиля служебных документов, к ним относят:

• использование существительных в родительном падеже по нарастающей конструкции: «руководителя подразделения предприятия»;
• преобладание сложносочиненных предложений.

При составлении официальной документации необходимо учесть, что она является частью имиджа организации. Как безграмотная речь собеседника отвращает нас от общения с ним, так и неверно составленные бумаги могут заставить усомниться в компетентности компании. Именно поэтому любой должен искусно владеть языком служебных документов и иметь представление о его особенностях.

Разновидность языка, используемая в той или иной сфере человеческой деятельности, называется языковым стилем.

Стиль - функциональная разновидность языка. Это система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения в определенной сфере человеческой деятельности (науке, технике, публицистике, праве, художественной литературе, делопроизводстве и др.). В сфере официального общения мы пользуемся официально-деловым стилем. В средствах массовой информации в агитационно-пропагандистских целях используется публицистический стиль , в науке - научный стиль , в общении - литературная разговорная речь , бытовая речь , просторечье и другие языковые разновидности.

Практически каждый стиль - сложное языковое явление, включающее подстили - разновидности, имеющие специфические черты и отличающиеся друг от друга. В официально-деловом стиле выделяются дипломатический, законодательный, судебный, управленческих документов подстиль или деловой стиль.

Культурная речь - всегда речь нормированная. Норма в языке - это совокупность употребляемых общепризнанных языковых средств, считающихся правильными и образцовыми. Нормы складываются исторически, в процессе общественной речевой практики.

Языковеды различают нормы общелитературные и нормы стилевые, или функционально-стилевые. Общелитературная норма - это правила, принятые в литературном языке. Стилевая норма - правила употребления языковых средств в том или ином функциональном стиле. Каждый функциональный стиль имеет свои нормы, причем то, что уместно в одном стиле, может быть совершенно неприемлемо в другом.

Нарушение нормы воспринимается как языковая ошибка. Естественно, что культура делового общения предполагает владение не только общелитературными языковыми нормами, но и стилевыми.

Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка сформировались под влиянием условий, в которых протекает письменное деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

• - участники делового общения преимущественно юридические лица - организации, учреждения, предприятия в лице действующих от их имени руководителей и других должностных лиц;
• - характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;
• - предметом делового общения является деятельность организации - управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;
• - управленческие документы в подавляющем большинстве случаев ориентированы на конкретного получателя;
• - большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, - повторяющиеся, однотипные.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами. Она должна быть:

• - официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;
• - адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю - должностному лицу, организации, группе организаций;
• - актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;
• - объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;
• - убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения - побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия;

полной или достаточной для принятия обоснованного управленческого решения; недостаточность информации может вызывать необходимость запросить дополнительные сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка (научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы и др.). Для делового стиля в целом характерны:

• - нейтральный тон изложения; констатирующе-предписывающий характер изложения;
• - точность и ясность изложения; лаконичность (краткость) текста;
• - использование языковых формул;

использование терминов; применение лексических и графических сокращений;

• - преобладание страдательных конструкций над действительными; ограниченная сочетаемость слов;
• - использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже;
• - употребление словосочетаний с отглагольным существительным;
• - преобладание простых распространенных предложений.

Нейтральный тон изложения. Норма официального делового общения - нейтральный тон изложения.

Информация, содержащаяся в тексте документа, является официальной по своему характеру. Участники делового общения действуют от имени организаций, учреждений, предприятий, фирм, т.е. от имени юридических, а не физических лиц. По этой причине личный, субъективный момент в деловых письмах должен быть сведен к минимуму. Из языка деловых писем исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональноэкспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

Однако не следует считать, что деловое письмо вообще лишено эмоций. Цель большинства писем - заинтересовать адресата, убедить его, побудить действовать в нужном для автора направлении только словом. Деловое письмо не достигнет своей цели, если будет лишено эмоционального подтекста, однако эмоциональность, даже экспрессивность документа должны быть скрытыми, завуалированными. Эмоциональность письма должна быть не языковой, а содержательной, она должна быть скрыта за внешне спокойным, нейтральным тоном изложения.

Констатирующе-предписывающий характер изложения. Особенность делового стиля состоит в том, что, какой бы способ изложения ни использовался, речь должна иметь констатирующе-предписывающий характер. В литературной речи существует несколько способов изложения содержания: повествование, описание, рассуждение.

Повествование рассказывает о событиях, фактах, явлениях в той хронологической последовательности, в какой они происходили в действительности. Способ изложения текста в форме повествования характерен, прежде всего, для художественной литературы, но и в деловой речи он присутствует в таких документах, как протоколы заседаний, акты, отчеты, автобиографии и др. Способ изложения в виде рассуждения основывается на логической форме речи, раскрывается внутренняя связь явлений.

Рассуждение - это последовательный ряд определений, суждений, умозаключений, используемых для обоснования каких-либо положений и формулировки выводов. Рассуждение лежит в основе научной речи, но также используется и в деловой.

Описание - способ изложения, в котором раскрывается суть какого- либо явления, перечисляются его признаки, отличительные особенности. В описании, как правило, дается общая характеристика предмета или явления, рассматриваются его отдельные стороны. Описание присутствует во многих документах, содержащих изложение и анализ управленческих ситуаций. Этот способ наиболее характерен для деловой речи. Если используется описательный способ изложения, то это описание с целью констатации фактов, событий, явлений. Даже то, что в деловых текстах внешне похоже на повествование за счет использования глаголов в форме настоящего времени, является в действительности той же констатацией, имеющей подтекст долженствования или обязательности действий, например: «Фирма предлагает продукцию ведущих европейских фирм».

В приведенном примере настоящее время глагола выступает в форме настоящего предписывающего. То же значение приобретает и прошедшее время глагола: «Комиссия провела проверку и установила...».

Независимо от конкретного содержания и способа изложения текста значение долженствования, присущее глаголам в приведенных примерах, придает тексту констатирующе-иредписывающий характер.

Точность и ясность изложения. Текст документа должен быть точным, ясным, понятным. Точность изложения текста обеспечивает однозначность его понимания адресатом, исключает всякого рода двусмысленности. Адекватность восприятия текста автором и адресатом документа чрезвычайно важна в деловом общении; при этом не имеет особого значения скорость восприятия, поскольку текст документа - письменный, рассчитанный на зрительное восприятие и, как правило, длительную работу с ним. В этих условиях главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов, причастных и деепричастных оборотов и др. Ясность изложения текста определяется, прежде всего, четкостью, прозрачностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Стремление к точности и ясности изложения выработало особый тип предложения в деловой речи.

Лаконичность (краткость) текста. Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности - слов и выражений, не несущих дополнительного смысла.

Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с уменьшением его объема и, следовательно, сокращением времени на обработку документной информации и ее восприятие. Требование краткости заставляет более четко формулировать тему письма, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.

Использование языковых формул. Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи:

• - «Сообщаем, что по состоянию на...»;
• - «Направляем на рассмотрение и утверждение...»;
• - «В соответствии с договоренностью, достигнутой...»;
• - «Просим Вас рассмотреть вопрос...»;
• - «Принимая во внимание, что..., просим...».

Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых письмо не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность:

• - «Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты...»;
• - «Претензии по гарантии следует предъявлять...»;
• - «...в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции».

Владение деловым стилем - это в значительной степени знание языковых формул и умение их употреблять. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http :// www . allbest . ru /

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

ВЛАДИМИРСКИЙ ФИЛИАЛ

Факультет управления

Направление подготовки: 38.03.04 Государственное и муниципальное управление

Профиль Государственная и муниципальная служба

Кафедра менеджмента

РЕФЕРАТ

по дисциплине: Делопроизводство в ГМУ

на тему: «Язык официальных документов»

Великанов П.С.

Проверил:

Абдряшитова А.И.

Владимир 2015

Введение

Официальный документ - документ, составленный юридическим или физическим лицом, в соответствии с правилами, установленными в Государственном Стандарте РФ.

Цель данной работы заключается в том, чтобы узнать о всех правилах составления официальных документов и рассмотреть их язык. Правила составления официальных документов можно найти в ГОСТ Р 6.30-2003, в котором представлены все необходимые реквизиты, которые помогают при составлении делового документа.

Задачи исследования предопределяются целью и состоят в том, чтобы:

· узнать что такое официальный документ, рассмотреть его классификацию;

· дать характеристику реквизитам, необходимым при составлении официального документа;

· особенности официально-делового стиля;

· выяснять правила составления текста в официальных документах;

· рассмотреть правила этикета в официальных документах.

Для составления официального документа, необходимо помнить, что он является основным источником информации. Документ - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Таким образом, имея поставленную четкую цель и конкретные задачи, необходимо выяснить все правила составления официальных документов, а так же рассмотреть их с точки зрения языка, то есть его этикетных и стилистических норм.

1. Документ, как основной источник информации

1.1 Определение документа, его виды

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация со всеми необходимыми реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ может быть создан в виде письма, рисунка, фотографии и др. Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее хранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Любой документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документов и его функций. Есть пять функций документа: информационная, организационная, юридическая, воспитательная, научно-историческая. Функции документа представляют собой целевое назначение данного документа.

Нет документов, которые выполняют только одну функцию. Любой документ многофункционален, поэтому разграничить документы можно только по условию, для удобства их классификации и анализа.

Все многообразие документов разделяется на официальные и документы личного характера. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным.

По стадии создания и оформления деловые документы разделяются на следующие виды:

1. Подлинник официального документа - первый или единственный экземпляр официального документа.

2. Проект документа - деловой документ до момента его подписания соответствующим должностным лицом.

3. Копия документа - точное воспроизведение подлинника.

4. Дубликат документа - копия, которая выдается в случае утраты подлинника.

5. Выписка - копия документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенная в установленном порядке.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и т.д. Кадровые службы предприятия работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы.

1.2 Классификация документов

Всю систему управленческой документации предприятия подразделяют на:

1. Организационно-правовые (устав, положение об организации, регламент, штатное расписание, должностная инструкция и др.);

2. Организационно-распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление);

3. Информационно-справочные документы (деловые письма и записки, заявление, протокол, акт и др.).

В свою очередь документы классифицируют по следующим признакам:

1. По форме:

· индивидуальные (содержание каждого документа имеет свои особенности);

· типовые (созданы для однородной группы документов);

· трафаретные (часть документов отпечатана, а часть заполняется при составлении).

· простые (рассматривают один вопрос);

· сложные (рассматривают несколько вопросов).

3. По происхождению:

· служебные (затрагивают интересы предприятий);

· личные (касаются конкретного лица и являются именными).

4. По месту составления:

· внутренние;

· внешние (от других организаций или частных лиц).

5. По срокам хранения:

· постоянные;

· временные.

6. По гласности:

· документы ограниченного доступа;

· без ограничения доступа.

7. По срокам изготовления:

· срочные (имеют определенный срок исполнения);

· несрочные (срок исполнения не установлен).

8. По способу изготовления:

· письменные;

· технические;

· акустические;

· кинодокументы;

· фотодокументы;

· видеодокументы.

Так же в свою очередь существуют и другие классификации документов.

2. Реквизиты , необходимые при составлении официальных документов

Реквизит 1 - Государственный герб Российской Федерации. Данный реквизит помещают на бланках документов в соответствии с содержанием конституционного закона о государственном гербе Российской Федерации.

Организации и учреждения, использующие изображение государственного герба:

1. Федеральное собрание;

2. Правительство РФ;

3. Конституционный суд РФ;

4. Высший Арбитражный суд РФ;

5. Центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов;

6. Прокуратуры РФ;

7. Центральный банк РФ;

8. Уполномоченный по правам человека;

9. Счетная палата РФ;

10. Межведомственная комиссия по защите государственной тайны;

11. Дипломатические правительства;

12. Консульские учреждения и официальные представительства РФ за границей;

13. Органы государственной власти.

Реквизит 2 - Герб субъекта Российской Федерации. Данный реквизит помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. На бланке документа целесообразно указывать наименование государства.

Реквизит 3 - Эмблема организации или товарный знак. Данный реквизит помещают на бланках организаций в соответствии с уставом.

Эмблема - символическое графическое изображение, может представлять рисунок, символ, может включать в себя буквенные обозначения. Товарный знак - обозначение, способное отличить товары и услуги одних юридических лиц, от других.

Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений:

1. Государственный герб;

3. Официальное название государства;

4. Не допускаются эмблемы;

5. Сокращенные или полные названия международных или межправительственных организаций;

6. Печать;

7. Награды и другие обозначения.

Реквизит 4 - Код организации. Данный реквизит проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код представляет собой восьмизначное число ил последовательность чисел, напечатанных через пробел, которые определяют отрасль, сферу и деятельность организации.

Реквизит 5 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН). ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Местоположение реквизита 5 рядом с реквизитом 4 на бланках письма.

Реквизит 6 - Идентификационные номер налогоплательщика/код причины поставки на учет. Данные реквизит проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Чаще всего реквизит 6 проставляется под реквизитами 4 и 5.

Реквизит 7 - Код формы документа, который проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащегося в разделе классификаторов.

Реквизит 8 - Наименование организации, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Данные реквизит находится в верхней части документа и располагается по центру или справа.

Реквизит присутствует:

1. На общем бланке организации;

2. На бланке письма;

3. На бланке конкретного вида документа.

Реквизит 9 - Справочные данные об организации. Данный реквизит включает в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации.

Реквизит 10 - Наименование вида документа. Данный реквизит должен быть определен уставом и должен соответствовать видам документов, предусмотренными ОКУД и УСОРД (унифицированной системой организационно распорядительных документов) - приказ, устав, положение, инструкция и др. оформляется заглавными буквами полужирным шрифтом. Данный реквизит отсутствует на бланке письма.

Реквизит 11 - Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения.

Требования к проставлению даты документов:

1. для протокола - дата заседания;

2. Для акта - дата события;

3. Документы, изданные двумя или более организациями должны иметь одну единую дату.

Способы оформления даты документов:

1. Цифровой (05.03.2013);

3. В обратной последовательности (2013.03.05).

Реквизит 12 - Регистрационный номер документа. Данный реквизит помещается справа от даты и представляет собой порядковый номер документа, присваиваемый ему после подписания, который может дополняться другой информацией.

Реквизит 13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Данный реквизит включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит заполняется при составлении письма-ответа.

Реквизит 14 - Место составления или издания документа. Данный реквизит указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам 8 или 9.

Реквизит 15 - Адресат. В качестве адресата могут выступать отдельные организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Данный реквизит находится в правой верхней части документа и включает в себя наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, инициалы и фамилию получателя в дательном падеже, почтовый адрес.

Реквизит 16 - Гриф утверждения.

Способы утверждения документа:

1. Утверждение должностным лицом;

2. Утверждение специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения включает в себя:

1. Слово УТВЕРЖДАЮ;

2. Наименование должностного лица, утверждающего документ;

3. Личная подпись должностного лица, его инициалы и фамилия;

4. Дата утверждения.

При утверждении специально издаваемым документом гриф утверждения состоит из:

1. Слова УТВЕРДЕН (НА, НЫ, НО);

2. Наименование утверждающего документа в творительном падеже;

3. Его даты и номера.

Реквизит 17 - Резолюция. Данный реквизит проставляется соответствующим должностным лицом рукописным способом, который содержит принятое им решение, и включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Реквизит 18 - Заголовок к тексту. Данный реквизит включает себя краткое содержание текста, отвечает на вопрос о ком? о чем? и располагается перед реквизитом 20.

Реквизит 19 - Отметка о контроле. Отметку о контроле за исполнением документов обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Данный реквизит может проставляться:

1. Руководителем, поставившим резолюцию на документе;

2. Должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документа;

3. Структурным подразделением, осуществляющим контроль за исполнение документов.

Данный реквизит проставляется в правом верхнем углу полужирным шрифтом.

Реквизит 20 - Текст документа. Тексты могут быть оформлены в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы. Предложения, рекомендации. В письмах используют три формы изложения: от первого лица множественного числа; от первого лица единственного числа, от третьего лица, единственного числа.

Реквизит 21 - отметка о наличие приложения. Данный реквизит оформляется после текста, от левого поля документа пишется слово «Приложение», ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров. Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Реквизит 22 - Подпись. Данный реквизит представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В ее состав входят: наименование должности, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Реквизит 23 - Гриф согласования документа. Согласование - это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Данный реквизит проставляется в левом нижнем углу после реквизита «Подпись».

Состоит из: официальный документ деловой текст

1. Слова «СОГЛАСОВАНО»;

2. Должность лица, с которым согласован документ;

3. Личная подпись;

4. Расшифровка подписи;

5. Дата согласования.

Реквизит 24 - Виза согласования документа. Это реквизит выражает согласие ил несогласие должностного лица с содержанием документа.

Виза согласования документа включает в себя:

1. Должность лица, визирующего документ;

2. Личную подпись и ее расшифровку;

3. Дату подписания.

Визы проставляются:

1. В нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа, если этот подлинник остается в организации;

2. В нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Реквизит 25 - Оттиск печати. Печатью заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а так же на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Реквизит 26 - Отметка о заверении копии. При заверении копии подлиннику нижу реквизита проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения.

Реквизит 27 - Отметка об исполнителе. Данный реквизит включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, а так же его номер телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Реквизит 28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в личное дело. Это реквизит проставляют на исполненных документах, которые нужно подшивать в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

В состав реквизита входят следующие данные:

2. Слово «В дело» и номер дела, в котором будет хранится исполнительный документ;

3. Подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ;

4. Дата проставления отметки.

Реквизит 29 - Отметка о поступлении документа в организацию. Данный реквизит проставляется штемпельным устройством или вручную. Он может включать в себя сокращенное название организации или структурного подразделения, если в организации осуществляется децентрализованная регистрация. Реквизит помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 28.

Реквизит 30 - Идентификатор электронной копии документа. Данные реквизит проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа (нижний колонтитул) и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

3. Особенности официально-делового стиля

В любом документе, как в целостной структуре, должна быть кратко изложена информация, которую несет в себе документ. Так же должна быть точность и определенность формулировок. Официально-деловому стилю присуще использование только тех слов, значение которых не нарушает их стилистического единообразия, и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения некоторых слов, приводит к серьезным ошибкам разного типа, поэтому лучше употреблять слова или словосочетания, смысл которых вам понятен и не затруднит понимание у остальных. Так же не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «переорганизация», и слов, относящихся к разговорной лексики.

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл.

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель -- именно месяц, и ничто иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление полностью проявляется в условиях»...

Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты речи типа: «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» -- постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.

4. Правила составления текста в официальных документ ах

Текст - главный реквизит документа, ради которого он и составляется. Чтобы правильно составить текст официального документа необходимо хорошо знать вопрос, о котором пойдет речь в документе, и иметь достаточную информацию, чтобы ее кратко, но точно сформировать в один связный текст.

В практике документирования на сегодняшние день уже сложились устойчивые общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего, не стоит забывать, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, то есть убедить. Данного результата можно достичь с помощью конкретной аргументации и логичностью приводимых фактов и доводов.

При составлении кратно текста стоит помнить, что не стоит сжимать текст до таких размеров, чтобы его суть была двоякой. Информация в документе в первую очередь должна быть информативной и исключать из себя лишние утверждения и высказывания.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся необходимая информация, для решения поставленного вопроса. Именно нехватка информации заставляет запрашивать недостающие сведения, тем самым происходит задержка в решении вопроса.

Краткость достигается отбором необходимой и достаточной информации, с помощью исключения повторения и отсутствия излишних подробностей. Те факты, которые не влияют на решение вопросы, лучше не упоминать. Так же следует помнить, что каждое слово в документе должно нести смысловую нагрузку, поэтому от лишних слов лучше избавиться.

Достичь точного понимания текста поможет тщательный отбор слов, правильная композиционная структура текста, прямой порядок слов в предложение, то есть подлежащее должно стоять на первом месте, а сказуемое на втором, определение должно стоять перед определяемым словом. Когда же смысловая нагрузка падает на действие, то возможно использования обратного порядка слов: «Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет».

Если поводом для создания документа послужил другой документ, то в тексте производятся полные его данные, то есть указываются вид документа, наименовании организации, на чей документ мы отвечаем, дата документа, его регистрационный номер и заголовок к тексту: «В соответствии с главой 14 Трудового кодекса Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» и в целях организации защиты персональных данных работников…»

Таким образом, можем сделать вывод о том, что текст документа должен представлять собой краткое, но точное изложение информации по тому или иному вопросу. Предложения в тексте должны быть взаимосвязаны между собой и каждое слово в нем, должно нести определенную смысловую нагрузку.

5. Правила этикета в официальных документах

Этикет может существовать не только и устном деловом общении между партнерами, но и в официальных документах. Деловой этикет - это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе главных правил речевого лежат следующие положения:

1. Вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру, будь то общение в реальной жизни или с помощью делового письма;

2. Необходимо соблюдать определенную дистанцию между работниками, которые занимают разное служебное положение;

3. Умение говорить «да» или «нет», при этом, не обидев партнера;

4. Стоит быть терпимым с мнением, которое отличается от вашего;

5. Должно быть развито умение признавать свои ошибки и быть в меру самокритичным;

6. В споре стоит использовать аргументы, а не авторитеты.

Правила этикета официальных документов отличаются от обычных. Таким образом, обращение используется только в деловой переписке. При обращении учитывается служебное положение адресата, сфера его деятельности. Наиболее часто в деловой переписке фигурирует следующая форма обращения: «Уважаемый Дмитрий Сергеевич!».

Задача обращения заключается в том, чтобы привлечь внимание адресата, то есть таким образом заинтересовать его. Согласно традициям делового этикета, при формулировке запросов или мнений принята форма выражения от первого лица множественного числа: «Предлагаем Вашему вниманию…». Обращение от первого лица единственного числа используется в письмах конфиденциального содержания, а так же документах, которые оформлены на бланках должностных лиц: «прошу», «приглашаю».

Одним из главных правил этикета в официальных документах является соблюдение языковых норм, которые являются одним из основных критериев культуры речи. Ведь согласитесь, если ваше письма будет начинаться с обращения, а далее будет следовать красиво составленный текст с соблюдением языковых норм, то данное письмо будет не только приятно читать, но есть шанс того, что именно оно сможет привести вас к успеху.

Использование этикетных средств в официальном документе позволяет смягчить категоричность высказываний. Так, например, отказ, смягченный этикетными формулами вежливости, оставляет открытую возможность для дальнейшего сотрудничества: «На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе».

В функции этикетных средств могут служить вводные слова, который указываю на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность.

В мировой практике делового письма признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность и своевременный ответ: «Благодарим Вас за своевременный ответ …».

На определенную тональность восприятия, которая влияет на отношение адресата к сообщаемому, влияет выражение радости. Уверенности или надежды в деловом документе: «Мы были рады видеть Вас на …». Но следует исключить чрезмерную вежливость, которая во многих случаях является ложной: «Будьте так любезны …».

Итак, выбор этикетных средств обусловлен коммуникативной заданностью послания. Однако ни один список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура и объективность в оценке разных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.

Заключение

Таким образом, мною была рассмотрена предложенная тема для реферата «Язык официальных документов». В ходе работы цель была достигнута и выполнены все задачи.

Необходимо еще раз отметить, что официальный документ - это документ, который был создан юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Документ может выполнять ряд функций, а главное, что он является средством для развития отношений между деловыми партнерами.

Язык официальных документов заключается в точности краткого условия материала в том или ином документе, при этом не стоит забывать о синтаксических нормах русского языка, которые придают документу грамотный вид и подталкивают его на больший успех. Так же, исходя из всего вышенаписанного, не стоит забывать об уважительности к своему партнеру, которому будет направлен данный документ.

При составлении официального документа стоит учитывать и правильность оформления реквизитов, которые представлены в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования, представленные к ГОСТе, своего рода тоже являются языком официального документа, так как говорят о правильности и грамотности его составления, а значит эти требования играют большую роль при оформлении документа.

Итак, язык официальных документов является неотъемлемой частью документа, так как с помощью него можно добиться успеха в деловой сфере и произвести хорошее впечатление на деловых партнеров, грамотно составленным документом.

Библиографический список

1. ГОСТ Р 6.30.2003.

2. Лавриненко В.Н., М.: Феникс - «Психология и этика делового общения». 2010 г.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Документационное обеспечение управления. На язык и стиль официальной документации распространяются законы составления служебных текстовых документов в аспекте официально-делового стиля речи. Требования к текстам документов. Ошибки в оформлении текстов.

контрольная работа , добавлен 25.02.2009


Нормы официально-делового стиля. Правила использования сокращений, аббревиатур. Редакторская правка служебных документов. Использование деепричастных оборотов. Согласование сказуемого с подлежащим. Правописание имен собственных, орфографические трудности.

реферат , добавлен 19.02.2014


Понятие о деловом документе как материальном носителе фиксированной информации. Функциональные системы документации в организации. Реквизиты и оформление делового документа. Место составления и гриф утверждения. Заголовок к тексту. Служебное письмо.

реферат , добавлен 14.11.2013


Реквизиты документа, определяющие его юридическую значимость. Порядок подписания и утверждения документов. Определение юридической силы копий документов. Методика оформления и подписания сторонами контрактов, юридические требования, предъявляемые к ним.

контрольная работа , добавлен 21.07.2009


Понятие и характеристика документов, используемых в официально-деловой сфере общения. Правила составления предложений, согласование его членов, выбор варианта. Составление делового письма и оформление его в соответствии с установленными нормами.

контрольная работа , добавлен 15.05.2013


Юридическая сила документа. Функции документа. Основные правила составления и оформления документов. Требования к составлению и оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Требования к бланкам документов.

курсовая работа , добавлен 14.12.2004


Состав организационно-распорядительных документов. Количество печатных знаков на странице формата А4. Требования к официально-деловому стилю документов. Способы утверждения бумаг. Реквизиты, правила их расположения. Пример оформления распоряжения.

контрольная работа , добавлен 26.05.2013


Основные особенности делового общения. Организация и технология документационного обеспечения управления. Технические средства, используемые для составления документов. Требования к оформлению документов. Правила ведения бесед и деловых совещаний.

контрольная работа , добавлен 08.12.2010


Рассмотрение истории развития системы государственного делопроизводства, ее нормативно-методической базы. Ознакомление с видом, составом реквизитов документа и основными направлениями их совершенствования. Изучение официально-делового стиля общения.

книга , добавлен 04.08.2010


Понятие документа его виды, формы. Роль документации в управлении организации. Этапы подготовки и оформления распорядительных документов. Анализ составления, оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы.

Составление служебных документов - трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих.

Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Документ на неприглядном, “бедно” сделанном бланке, напечатанный неразборчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о предприятии. По этой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги, вышел из деловой практики Запада и все меньше применяется в России.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина “документ” как “способ доказательства”.

Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: “В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!”.

Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов!

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

Для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются определенный уровень культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.

Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности.

1. Оформление бланков управленческих документов.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел.

Бланк, в котором много места отводится под эмблему и наименование предприятия и мало для текста, неудобен в работе. Поэтому рекомендуется отводить под эмблему 1,5-2 см от границы верхнего поля.

Современный дизайн оформления бланка, “свой” фирменный стиль качественная бумага, полный набор сведений о предприятии. Правильное их расположение на листе особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений);

Бланк для внешних документов (писем, факсов).

Бланк для внутренних документов содержит эмблему предприятия и наименование предприятия.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа - на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже - на иностранном.

Все бланки, как и документы, должны иметь поля.

левое - 20 мм (8 машинописных знаков или ударов),

верхнее - не менее 10 мм,

правое и нижнее - не менее 8 мм.

В целях экономии площади листа ряд фирм в верхней части бланка указывают только эмблему и наименование предприятия, а адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты располагают прямо на нижнем поле листа.

Границы отдельных реквизитов (например, “заголовок к тексту”, “адресат”) удобно обозначать уголками, чтобы избежать ошибок в их расположении при печатании.

Бланки часто используемых документов такие, как справки, акты приема работ по контракту и другие, могут содержать также части постоянного текста, которые при составлении документов дополняются переменной информацией.

2. Язык управленческого документа.

В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом - повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т. д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо - понятия определенные. Деловой язык - это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. И сейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы ("коим образам", "прошу не отказать", "при этом направляем", "дана настоящая" и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем.

Литературный язык имеет много стилей, художественно-беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т. п., которые все время развиваются и находятся в постоянном взаимодействии.

«Под стилем... языка, - говорит известный филолог А. Н. Ефимов, - принято понимать исторически сложившуюся разновидность языка, отличающуюся как в отношении состава и характера объединения речевых средств, так и в смысле закономерности их употребления. Для каждого стиля существует характерное, типичное, а также запретное».

В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественно-беллетристический стиль включает прозаический и поэтический; общественно-публицистический - стили газетно-журнальный и литературно-критический. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т. д.

В каждой группе стилей есть свои разновидности. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т. д.

Тексты сложных документов (отчеты, обзоры, справки и др.) разделяют на части, разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами в соответствии с требованиями ГОСТ 1. 5-85 (Правила оформления машиночитаемых документов и машинограмм) . Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей, более высоких, например: 1. 1, 2. 1. 3. 2. 1 ит. д.

2.1. Отклонения от литературных норм в текстах документов.

Нередко в текстах документов по незнанию, невнимательности или небрежности допускаются различные отклонения. В результате, текст становится малопонятным, насыщенным словесными излишествами, архаизмами и канцеляризмам. Усложняют понимание текста малоизвестные слова иностранного происхождения, профессионализмы, неологизмы. Не украшают документы просторечия, диалектизмы. О наиболее типичных недостатках в тексте и пойдет речь далее.

3. Этикет делового письма.

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами. В переписке можно выделить два основных вида документов: письма и факсы.

Письмо- как один из основных видов документов.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов экологии и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. «Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма»

В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C - Letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.

3.1. Особенности текста письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:

“На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет”.

В зависимости от назначения письма и от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста.

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.

Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:

“Уважаемый Игорь Леонидович!”;

“Господин Зорин!”;

Затем уместны были бы слова благодарности:

“Мы были рады получить Ваше письмо”;

“Большое спасибо за факс от 04.06.95”;

В зависимости от темы письма используются следующие обороты:

Напоминание

Напоминаем Вам, что...

По истечении... срока предложение нашей фирмы теряет силу.

Пожалуйста, сообщите...

Просим оплатить в течение... банковских дней...

Встречают, как известно, по одежке. Поэтому "одежка" Вашего письма, т.е. конверт и бумага, должна быть безукоризненной. Иначе Ваше письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу. Конверт должен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера из белой бумаги. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан блоком или виден из прозрачного окошка. Здесь нет никаких ограничений и строгих правил. Иногда при объявлении о приеме на работу в некоторых странах требуется, чтобы сопроводительное письмо или резюме было написано от руки. В таком случае полезно и конверт надписать аккуратным и чётким почерком. Если Вы собираетесь запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества.

Бумага, если Вы не пользуетесь стандартным бланком вашей компании, тоже должна удовлетворять самым строгим требованиям: формат А4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен. Особенно если Вы предлагаете сотрудничество, представляете свою компанию или нанимаетесь на работу. Подпись должна быть выполнена так, чтобы у получателя не возникло сомнений, что у Вас нет приличной авторучки или Вы недостаточно уверенно можете воспроизвести свою подпись. Авторучку лучше взять с чернилами.

Золотое правило

Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление.

3.2. Архаизмы и канцеляризмы

Архаизмы - это устаревшие слова, выражения и грамматические формы, которые вышли из употребления.

К ним относятся: воспрещается (вместо запрещается), вышеизложенные (указанные выше), впредь (в дальнейшем), на предмет (для), посему (поэтому), по принадлежности (по назначению), при сем представляем (направляем, прилагаем), препроводительное (сопроводительное).

К архаизмам относятся и такие слова: благодарственный, благоволите сообщить, вешать, доверительный, начертать, отведать, страж и другие.

Канцеляризмы - это сложные, громоздкие слова и фразы с устойчивой архаической структурой и характерными канцелярскими союзами и союзными словами, а также сухие, выспренные казенные слова, например: возрастающее несоответствие росту производительности труда и имеющейся в наличии техники..., имеет место наличие нарушений техники безопасности производства горных выработок; на предмет приобщения к труду; выполнить плановое задание по линии всех показателей; надлежит разработать мероприятия по устранению имеющихся недостатков...; мы имеем на сегодняшний день в деле повышения квалификации; приветствие в адрес Петрова (вместо Петрову) и др.

Очень много канцеляризмов встречается в служебной переписке.

4. Официальный деловой стиль.

Языком делового общения является официально-деловой стиль - функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения, по существу, являются юридические лица - организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов. Отношения между организациями устойчивы и регламентируются правовыми нормами, вследствие чего информационные потоки организации имеют «запрограммированный» характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в системе органов управления и организаций.

Специфика делового общения выражается и в том, что автором и адресатом документа почти всегда является организация вцелом - «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним лицом - руководителем организации. То же можно сказать и об адресате документа.

Другая важная характеристика документного общения - адресность информации. Управленческая информация не может быть информацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес. Более того, управленческий документ почти всегда «узко направлен», т. е. адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.

Существенный фактор делового общения - повторяемость управленческих действий и ситуаций, поскольку управленческая деятельность - это всегда «игра по правилам», что обусловливает использование одних и тех же языковых средств в сходных ситуациях.

Другая характерная особенность делового общения - тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации. В результате круг вопросов, относительно которых создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер.

Следовательно, условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации:

· адресность информации;

· повторяемость информации;

Условия делового общения, кроме того, предъявляют и определенные требования к управленческой информации, от соблюдения которых зависит эффективность делового общения.

Одно из важнейших требований к управленческой информации обусловлено самой сущностью управленческой деятельности, которая заключается в принятии управленческих решений с целью воздействия управляющего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке и использовании информации. Следовательно, эффективность управленческой деятельности только в том случае является достаточно высокой, когда для принятия решений используется информация актуальная, информация новая, необходимая, важная для деятельности организации. Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.

Актуальность информации связана с целым рядом других свойств управленческой информации, в частности:

· достоверность (объективность);

· убедительность (аргументированность);

· полнота (достаточность информации) и др.

Требование достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убедительность (аргументированность) информации вызвана необходимостью побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия; от того, насколько обоснован документ, будет зависеть и его исполнение.

Требование полноты предполагает, что документ должен содержать всю необходимую информацию для принятия обоснованного решения. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку.

В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.

Основными особенностями официально-делового стиля являются:

· нейтральный тон изложения;

· точность и ясность изложения;

· лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, наличии определенной дистанции между ними. Кроме того, поскольку участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т. е. от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов сводится к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения Двусмысленностей. Адекватность восприятия текста автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом скорость восприятия текста не имеет особого значения, поскольку текст документа - это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не слуховое восприятие, и при необходимости он может быть перечитан. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, oговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Лаконичность изложения текста - это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.

Рассмотренные особенности официально-делового стиля играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Составление управленческого документа является трудоемким процессом, требующего от составителя определенных знаний и навыков. Документы являются своеобразной визитной карточкой предприятия. Текст документа должен быть последовательным, лаконичным, убедительным и корректным. Информация, содержащаяся в документе, должна быть составленной в соответствии со всеми государственными стандартами. Официальные документы непременно должны содержать все необходимые реквизиты.

Язык документа выполняет стимулирующую функцию в управленческой деятельности, поэтому при составлении деловых документов необходимо пользоваться официально- деловым стилем, который имеет в своем составе стиль законодательно- распорядительных документов, деловой переписки и т.д.

Тексты сложных документов должны быть разделены на пункты, главы, подразделы, подпункты и т.д.

Письма и факсы являются основными видами управленческих документов.

Письма могут быть инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма- запросы, письма- извещения, письма-приглашения, письма- ответы. Они отличаются держанием и назначением. Текст письма обычно состоит из вводной части, в которой указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы и вводной, в которой формулируется его основная цель.

Условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации:

· официальный характер информации;

· адресность информации;

· повторяемость информации;

· тематическая ограниченность.

Корректное оформление управленческих документов с соблюдением рассмотренных в работе особенностей официально-делового стиля, требований к содержанию и оформлению деловых писем может способствовать достижению желаемых результатов деятельности организации, формированию достойного имиджа организации.

Список литературы

1. Документирование управленческой деятельности: курс лекций / О. И. Бондырева.- М.: Высшая школа, ИНФРА-М, 2006. - 474 с

2. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. Учебно-метод. пособие. М., 1996. 68 с.

3. Составление и оформление служебных документов: Практ. Пособие / Под. ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 1999. 224 с.

4. Толковый словарь русского языка / под ред. С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 944 с.

6. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003")

Составление и оформление служебных документов: Практ. Пособие / Под. ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 1999. 224 с.

Толковый словарь русского языка / под ред. С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой. - М.: ИНФРА-М, 2007. – 398с