Управление информационным обеспечением деятельности. Информационное обеспечение персонала. Учебные цели курса. Умение

1.1. управление. управленческая деятельность

В окружающем нас мире имеется много предприятий, фирм, объединений, ассоциаций, занимающихся различной деятельностью и имеющих разный юридический статус и форму собственности. Появление подобных производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные потребности общества. Каждый такой объект в процессе функционирования вступает в определенные отношения с изменяющейся средой (в качестве среды для этих объектов выступают государственные органы управления, поставщики, потребители и т.п.) и состоит из множества различных элементов (подразделений, самостоятельных организаций), взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение им своего назначения. Мы будем называть любой такой объект, вне зависимости от его размеров, формы собственности, организационно-правового статуса, организацией.

Организация - это стабильная формальная социальная структура, которая получает ресурсы из окружающего мира и перерабатывает их в продукты своей деятельности. Организации обладают как рядом общих черт, присущих им всем, так и многими индивидуальными особенностями. Всякая организация нуждается в управлении.

Управление -целенаправленное воздействие на организацию, которое обеспечивает достижение поставленных целей, позволяет стабилизировать их в соответствии с особенностями конкретных организаций и целей управления, сохранить их качественную определенность, поддержать динамическое равновесие со средой, обеспечить совершенствование организации и достижение того или иного полезного эффекта. Таким образом, задача управления состоит в координации деятельности людей и подразделений для эффективного решения стратегических, тактических и текущих задач организации.

Управление в любой организации выделяется в особую функцию, на выполнение которой ориентируются некоторые элементы (подразделения) организаций. Это органы управления. Все действия органов управления по осуществлению своих функций можно определить как управленческую деятельность.

Таким образом, в рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (органы управления). Их совокупность определяется как система управления.

Органы управления оказывают на управляемый процесс определенные воздействия, оформленные в виде определенных решений. Чтобы это происходило, им требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с требуемым состоянием, достижение которого является целью управления. Для этого необходимо получать информацию об управляемом процессе. Другими словами, управляющая и управляемая части взаимодействуют друг с другом, причем такое взаимодействие реализуется в виде передачи информации по информационному контуру (рис. 1.1), который образуют источники и потребители информации и информационные каналы для передачи этой информации. В рамках информационного контура имеется и передается информация о целях управления, информация о состоянии управляемого процесса, информация об управляющих воздействиях. Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации.

Информационная система существует в любой организации, поскольку никакая организация не может обойтись без информации, а следовательно, без процедур ее формирования, обработки и использования. Цель информационных систем - производство нужной для организации информации, создание информационной и технической сред для осуществления управления организацией.

При этом не обязательно, чтобы информационная система была автоматизированной, она может основываться и на бумажных носителях. Формирование информационной системы организации предполагает формулирование целей функционирования этой системы, которые предопределяют ее свойства и характер построения. В общем случае информационная система имеет компоненты, изображенные на рис. 1.2.

В любой автоматизированной информационной системе можно выделить:

персонал, осуществляющий сбор, формирование, распространение и использование информации. Кроме того, на него возлагаются задачи по обеспечению функционирования и развития информационной системы;

пользователей информационной системы - потребителей информации;

Рис. 1.1. Информационный контур в системе управления

Рис.1.2.Компоненты информационной системы

процедуры и технологии функционирования информационной системы;

техническую составляющую информационной системы в виде оборудования (средства и системы информатизации - средства вычислительной техники, информационно-вычислительные комплексы, сети, системы связи и передачи данных, выполняющие прием, обработку, хранение и передачу информации);

программное обеспечение (программные средства - операционные системы, системы управления базами данных, другое общесистемное и прикладное программное обеспечение, автоматизированные системы управления и т.п.);

весь имеющийся объем информации в информационной системе - информационные ресурсы организации (организационно оформленная и систематизированная совокупность целенаправленных сведений, обеспечивающих взаимодействие между элементами организации, а также между организацией и внешней средой для создания условий функционирования этой организации).

Все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий. Информационная технология - это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.

Каждая из перечисленных в определении информационной технологии фаз преобразования и использования информации реализуется с помощью специфической технологии. В этом смысле мы можем говорить об информационной Рис. 1.3. Управленческая и информационная пирамиды

технологии как совокупности технологий - технологии сбора информации, технологии передачи информации и т.д.

Информационные технологии существуют в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии.

Цель любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом имеются ограничения на стоимость обработки данных, трудоемкость процессов использования информационного ресурса, надежность и оперативность процесса обработки информации, качество получаемой информации.

Таким образом, информационная технология реализуется в рамках информационной системы. Информационная технология - это способ преобразования информации. В информационной системе можно использовать много таких технологий. Эта система является средой для реализации технологии. Однако понятие информационной технологии шире, чем понятие информационной системы. Информационная технология может существовать вне информационной системы. Например, информационная технология обработки текстов, которую применяли при написании этой книги, не является частью информационной системы и работает вне такой системы.

Большинство систем управления является многоуровневыми, или иерархическими. Обычно различают три уровня управления в управляющей части организации - высший, средний и низший (рис. 1.3). Каждый из них характеризуется собственным набором функций, уровнем компетенции и нуждается в соответствующей информации. На высшем уровне управления обеспечивается стратегическое управление, определяются миссия организации, цели управления, долгосрочные планы, стратегия их реализации и т. п. Средний уровень - уровень тактического управления. Здесь составляются тактические планы, контролируется их выполнение, отслеживаются ресурсы и т. п. На низшем уровне управления осуществляется оперативное управление, реализуются объемно-календарные планы, производится оперативный контроль и учет и т. п.

Определенное разделение труда на каждом из уровней управления приводит к закреплению за отдельными элементами управляющей части организаций отдельных функций управления: планирования, организации, учета и контроля, мотивации, анализа и регулирования. Эти функции выполняются в разном объеме на разных уровнях управления (в части стратегии, тактики и оперативных действий организации), вплоть то того, что некоторые из них могут не осуществляться на каком-либо уровне управления.

Наличие функциональных элементов в управляющей части организаций приводит к появлению соответствующих подсистем в их информационных системах (например, подсистема планирования, подсистема кадров и т. п.).

В зависимости от отрасли экономики, где функционирует организация, и уровня управляющей части в иерархии органов управления, информация об изменениях в объекте управления поступает в эту управляющую часть с разной частотой. В машиностроении директор предприятия получает информацию о производстве каждый день, начальник цеха - каждую смену, мастер - наблюдает за этим производством. В строительстве частота получения информации об объекте управления будет меньше. Если же говорить об управлении различными технологическими процессами, например в нефтехимии, то там информация поступает постоянно.

Очевидно, что в разных отраслях экономики, на разных уровнях управления дискретность (частота) получения информации об управляемом процессе будет различной. Соответственно и необходимость в корректировке этого процесса со стороны органа управления организации в зависимости от ее целей будет возникать или не возникать с частотой получения информации. Таким образом, разный характер дискретности управления определяет процедуры формирования и дискретность сбора, передачи, обработки и использования информации в информационной системе организации.

Важной частью управленческой деятельности является принятие управленческих решений. Процесс целенаправленного воздействия на управляемый процесс, основанный на информации о нем, определенной ранее цели и разработанной программе достижения этой цели, называется управленческим решением, а процесс формирования решения - процессом принятия решения. В соответствии с разделением труда в рамках управления организацией принимаемые решения относятся к той или иной функции управления. Управленческие решения охватывают все стороны деятельности организации - подготовку производства, производство, сбыт, работу с персоналом, финансы и т.п.

Таким образом, руководитель любого уровня, в отличие от рабочего или служащего, вынужден осуществлять свои функции, основываясь лишь на доступной ему информации об объекте управления. Он проводит текущие мероприятия, организует контроль, анализ состояния организации, оценивает тенденции ее развития и т. п. Все это требует организации информационного обслуживания (предоставления нужной информации в нужные время и место), создания информационной среды, способствующей выполнению поставленных целей. Осуществление таких действий называется информационным обеспечением управленческой деятельности.

Все действия в организации должны быть предопределены и формально заданы. Это означает, что если организация хорошо управляется (в ней осуществляется регулярный менеджмент - регулярное, систематическое выполнение функций управления организацией в условиях рынка), то существуют формально заданные процедуры для любых действий в ней - работы с клиентами и с персоналом, логистики и т.п. Наличие таких процедур облегчает управленческую деятельность в организации, а также информационное обеспечение такой деятельности. Типовые информационные запросы характерны для всех уровней управления, но в большей степени присущи низшему и среднему (см. рис. 1.3). Кроме типовых предопределенных действий с заранее определенными информационными потребностями для их осуществления, в организации возможны случайные события, реакция на которые потребует специфической информации для любого уровня управления. К тому же не исключено появление нестандартных информационных запросов, что характерно для высшего управленческого звена.

УДК 002.56я723 ББК 65.050(075) С79

Рецензенты:

доктор экономических наук, доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления И. К. Корнеев; зав. практикой, преподаватель экономических дисциплин Московского колледжа управления и права Московского комитета образования М. Г. Козырева

Степанова Е. Е., Хмелевская Н. В.

С79 Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002. - 154 с. - (Серия «Профессиональное образование») ISBN 5-8199-0057-7 (ФОРУМ)

Isbn 5-16-001152-8 (инфра-м)

В учебном пособии рассмотрены вопросы информационного обеспечения управленческой деятельности, цели, задачи, а также методы и способы его осуществления. Особое внимание уделено использованию компьютерных информационных технологий в управленческих процессах. В качестве дополнительного материала изложены основные понятия информационной безопасности управленческих автоматизированных информационных систем.

Предназначено для студентов средних профессиональных учебных заведений, обучающихся по специальностям «Менеджмент», «Маркетинг», «Коммерция».

УДК О02.56я723

ББК 65.050(075)

Isbn 5-8199-0057-7 (форум) © ид «форум», 2002

ISBN 5-16-001 152-8 (ИНФРА-М) © Степанова Е. Е., Хмелевская Н. В., 2002

Е. Е. СТЕПАНОВА

Н. В. ХМЕЛЕВСКАЯ

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве учебного пособия для студентов учреждений среднего профессионального образования, обучающихся по специальностям «Менеджмент», «Маркетинг» и «Коммерция»

МОСКВА ФОРУМ - ИНФРА-М 2002

ОСНОВЫ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Информационное обеспечение различных этапов процесса управления

1.1.1. Понятие управления. Структура управленческого процесса

Во всех сферах жизни управление играет огромную роль. Любая организация нуждается в рациональном и эффективном управлении. Понятие «организация» может употребляться в широком смысле и иметь много значений. Поэтому здесь под организацией будут пониматься различные общественные образования: промышленные предприятия, коммерческие фирмы, государственные учреждения и др. Учитывая, что информационное обеспечение управления их деятельностью осуществляется по одним и тем же принципам, употребление в тексте термина «организация» будет означать справедливость приводимых утверждений и для предприятия, фирмы, учреждения, и наоборот.

Под управлением понимается целенаправленное воздействие субъекта на объект с целью перевода его в качественно новое состояние.

Как субъектом, так и объектом управления может быть человек, группы людей, подразделение предприятия, предприятие в целом, а также различные информационные системы и пр.

Различие между субъектом и объектом заключается в том, что субъект является источником управляющего воздействия, а объект подчинен этому воздействию.

Любой процесс управления связан с информационным обменом, который заключается в циклическом осуществлении следующих процедур:

Сбор информации о текущем состоянии управляемого объекта; - анализ полученной информации и сравнение текущего состояния с желаемым;

выработка управляющего воздействия с целью перевода управляемого объекта в желаемое состояние;

передача управляющего воздействия объекту.

Процесс управления подразумевает наличие обратной связи, т. е. информационного потока, направленного от объекта к субъекту.

Обратная связь позволяет установить, насколько эффективно оказанное на объект управляющее воздействие.

Наибольший интерес представляет рассмотрение управленческих процессов в экономике, а именно применительно к конкретным организациям.

На этом уровне организация управления включает в себя операции:

выявление функций управления;

установление рационального количества уровней управления;

распределение функций, прав и ответственности между различными уровнями;

определение профессионального и численного состава кадров;

разработка нормативно-методической базы.

Функция управления представляет собой относительно самостоятельный и обособленный вид управленческой деятельности. Функции управления имеют структуру, содержание и механизм реализации.

Специалисты выделяют следующие основные функции управления:

планирование;

календарно-плановое руководство;

оперативное управление;

контроль.

Некоторые специалисты выделяют также такие функции, как мотивация, регулирование и др. С точки зрения информационного обеспечения процесса управления, выделенные функции являются наиболее важными. В данном пособии мы ограничимся их рассмотрением.

Планирование представляет собой процесс создания планов и определение необходимых ресурсов для их реализации. Планирование включает в себя:

определение целей и задач;

разработку стратегий, программ и планов для достижения поставленных целей;

определение необходимых ресурсов;

доведение планов до конкретных исполнителей, ответственных за их реализацию.

Планы должны носить обязательный характер для всех сотрудников и подразделений предприятия. Необходимо обеспечить сочетание и взаимосвязь различных видов планов (долгосрочных, среднесрочных, краткосрочных).

Планы должны быть конкретными. Это означает четкое определение целей и задач, а также рациональных путей, методов и способов их достижения.

Также следует установить ответственность конкретных лиц за организацию и выполнение плановых мероприятий. Должны быть определены оптимальные и реальные сроки исполнения планов и выделены необходимые для этого ресурсы.

Планы должны быть гибкими, т. е. иметь возможность корректировки при возникновении новых неучтенных обстоятельств.

Таким образом, планирование позволяет организовать работу предприятия по решению первостепенных, наиболее важных вопросов в конкретный период времени, а также повысить ответственность исполнителей за порученную им работу и улучшить контроль за выполнением плана.

Календарно-плановое руководство заключается в слежении за выполнением плана.

Данная управленческая функция реализуется в двух направлениях: регулирование и координация.

Регулирование - это процесс устранения отклонений текущих показателей от плановых.

Координация добивается согласованности действий во времени и пространстве структуры управления и внешней среды.

формирование и поддержание условий для выполнения плановых заданий;

слежение за ходом выполнения плана и анализ полученной информации;

анализ и оценка изменений в условиях и ходе выполнения плана;

выработка вариантов корректирующих воздействий;

Разработка, документальное и организационное оформление принятых корректирующих мер.

Оперативное управление заключается в осуществлении следующих процессов:

Непрерывное распознавание ситуации относительно элементов системы управления;

Сбор и обработка оперативной информации о состоянии системы и ее элементов, создание банков данных;

Анализ и прогнозирование развития ситуации;

принятие решения по оперативному вмешательству в функционирование системы;

разработка предложений по корректировке плановых решений по функционированию системы;

Оформление соответствующих отчетных документов. Неотъемлемой частью оперативного управления является процесс

принятия управленческих решений.

Принятие решений играет важную роль и при выполнении других функций управления. Так, например, на этапе планирования принимаются важные стратегические решения, касающиеся перспектив развития организации. Однако наибольшее значение процесс принятия решений имеет на уровне оперативного управления.

Контроль, основной задачей которого является определение допустимых отклонений, фиксирование и быстрое их устранение, можно разделить на два этапа: слежение за выполнением намеченных планом работ и корректирование всех значительных отклонений от плана.

Специалисты выделяют три стадии контроля: предварительная, текущая и заключительная.

Предварительный контроль осуществляется до начала плановых работ, когда тщательно оценивается выполнение функций подразделениями и должностных обязанностей исполнителями.

Текущий контроль заключается в оценке деятельности подразделений и конкретных исполнителей.

В ходе заключительного контроля осуществляется анализ ошибок и определение мер поощрения или наказания исполнителей. Эта стадия дает руководству информацию, необходимую для дальнейшего планирования.

Основные инструменты контроля - наблюдение, проверка, учет и анализ. В процессе управления контроль является элементом обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов. Правильно поставленный контроль должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на конечный результат, быть своевременным, объективным и достаточно простым.

В основе каждого элемента управленческой деятельности лежит процесс принятия решений.

Управленческое решение представляет собой целенаправленное воздействие на объект управления, осуществляемое в соответствии с ранее составленным планом на основе специально собранной информации.

Принятие управленческого решения является адекватной реакцией на сложившуюся в ходе работы объекта ситуацию - проблему. Понятие «проблема» означает такое состояние объекта управления, при котором какие-либо показатели его функционирования отличаются от запланированных. Проблемная ситуация требует вмешательства в работу системы, которое реализуется путем оказания на объект соответствующего управляющего воздействия.

Проблемные ситуации могут быть:

стандартные, т. е. иметь четкие структуру и причинно-следственные связи;

хорошо структурируемые, в которых можно выделить отдельные блоки вопросов со своими наборами решений;

слабо структурируемые, в которых не прослеживаются причинно-следственные связи в развитии ситуации и нечетко формулируется сама задача принятия решения;

неструктурируемые (нестандартные), т. е. не имеющие аналогов ситуации, для которых практически невозможно сформулировать задачу принятия решения.

Любые управленческие решения должны отвечать требованиям:

обоснованность и конкретность;

своевременность;

согласованность с ранее принятыми решениями;

оптимальность и гибкость;

Достаточная компетентность руководителей, принимающих решение.

В процессе принятия решения часто возникает необходимость в выборе приоритетности характеристик, т. е. поступиться одной, например срочностью, с тем, чтобы получить выигрыш в другой, например в затратах. Кроме того, количество рассматриваемых вариантов зависит от имеющихся в распоряжении ресурсов и информации. Работа по сбору, обработке и анализу информации идет на всех этапах процесса принятия решения.

Таким образом, необходимым является отыскание альтернатив, представляющих собой оптимальный компромисс при учете всех рассматриваемых факторов. Процесс принятия решения - выбор из множества альтернатив оптимальной.

Процесс принятия решений состоит из следующих действий:

Формулируется цель.

Составляется как можно более полный список альтернатив.

Рассматривается как можно более полный перечень факторов, которые могут оказать влияние на сложившуюся ситуацию (время, денежные средства, производственные мощности, человеческий фактор и т. д.).

Список рассматриваемых факторов используется для уменьшения числа альтернатив, при этом обращается внимание на причину исключения каждой.

На данном этапе многие альтернативы могут быть признаны нереальными либо нецелесообразными. Этот этап процесса принятия решений во многом зависит от опыта лица, принимающего решение, и его интуиции. В формировании субъективных догадок и вынесении суждений проявляется квалификация, профессионализм и талант принимающего решение лица.

Следует помнить, что одной из альтернатив может быть альтернатива вообще не принимать никакого решения до тех пор, пока один из факторов не исключит эту альтернативу из списка.

Оставшиеся альтернативы используются для сокращения списка факторов, часть которых теперь уже можно не рассматривать. Другие факторы могут в одинаковой степени относиться ко всем оставшимся альтернативам, и поэтому их тоже не нужно больше рассматривать.

После выполнения перечисленных выше шагов получим один из вариантов:

если больше не осталось альтернатив, то нужно составить новый, более полный список;

если исключены все факторы, влияющие на выбор альтернатив, следует воспользоваться случайным выбором, чтобы остановиться на одной альтернативе из числа оставшихся;

если осталась только одна альтернатива, то, скорее всего, данное решение в значительной степени субъективно, так как на практике такое случается достаточно редко. Скорее всего, альтернативы и факторы были исключены необъективно. Если такая ситуация неприемлема, то необходимо вернуться на стадию оценки альтернатив и оценить их с иной точки зрения;

если остается только один фактор, влияющий на выбор, то обычно не представляет труда отыскать наилучшую альтернативу. Если факторы исключались взвешенно и объективно, то можно считать, что решение принято.

Идеальная схема процесса принятия решения предполагает последовательные поэтапные действия. Однако в условиях временных ограничений, что характерно для реальной ситуации, некоторые этапы могут проходить одновременно.

Таким образом, в сфере управления организацией процессы принятия решений играют огромную роль. Каждый работник в той или иной степени участвует в таких процессах, но основная нагрузка по принятию решений ложится на руководителей различных уровней.

1.1.2. Информационное обеспечение процесса управления

Процесс управления нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, т. е. в информационном обеспечении.

Информационное обеспечение управленческой деятельности - это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.

Следует особо отметить, что значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, существует в форме документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число управленческих решений в настоящее время в обязательном порядке фиксируются на бумаге. Вместе с тем документационное обеспечение управления представляет собой отдельную и достаточно сложную отрасль современной науки и подробно рассматривается в специальной литературе. В рамках настоящего пособия мы будем рассматривать информационное обеспечение управленческой деятельности в свете использования современных информационных технологий.

Задачи информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем:

Удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;

определение и отбор источников информации;

правильная интерпретация и систематизация полученных данных;

Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;

Исключение дублирования информации;

Представление данных в едином и удобном для восприятия формате;

многократное использование полученной информации;

постоянное обновление данных.

Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.

Для каждой функции управления задачи информационного обеспечения будут отличаться по составу и содержанию.

Информационное обеспечение функции планирования состоит в реализации следующих процедур:

сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов;

документационное оформление планов и доведение их до исполнителей;

получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.

Информационное обеспечение функции календарно-планового руководства заключается в реализации следующих процедур:

сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках исполнения;

сбор информации об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана;

доведение полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о необходимости корректировки их действий;

документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;

предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.

Информационное обеспечение функции оперативного управления включает в себя:

Сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;

сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных задач;

сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных, информационных и пр.);

организационное и документационное оформление выбранного варианта решения;

доведение информации о принятом решении до конкретных исполнителей;

сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до заинтересованных руководителей.

Информационное обеспечение функции контроля состоит в выполнении следующих процедур:

сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками;

доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;

документационное оформление принятых руководителем на основании полученной информации решений;

Доведение данных решений до исполнителей;

Предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование и календарно-плановое руководство.

Существенная часть информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации. Она включает в себя документированную информацию и документооборот. В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:

1. по наименованию:

Телеграммы, телефонограммы;

Заявления;

Предписания;

Характеристики;

Справки;

Инструкции;

Удостоверения;

Приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы и т.п.;

2. по типу материального носителя:

Бумажные (письменные, графические и т.д.)

Фото-, кино- и видеодокументы;

Электронные документы;

3. по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности:

Система управленческой документации;

Система обеспечивающей документации;

Система документации по основной деятельности и т.п.

Система управленческой документации:

1) распорядительная документация, состоящая из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);

2) документация по планированию;

3) информационно-справочная и аналитическая документации.

Система обеспечивающей документации:

1) документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;

2) документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность.

Система документации по основной деятельности:

1) документация по материально-техническому обеспечению;

2) производственно-технологическая документация.

Организация информационного обеспечения

Информация позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением, а это означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, типизацию информации и данных, создание системы управления данными и т.п.

Информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.

Цели и задачи информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:

v удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;

v формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;

v создание и развитие систем обработки и передачи информации;

v развитие системы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные и нормативные ограничения, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств. Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации. Она включает в себя:

Ш законодательные акты РФ;

Ш указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы работы с документами;

Правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы организации работы с документами;

Методические материалы по работе с документами;

Государственные стандарты на документацию;

Унифицированные системы документации.

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду.

Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и отношениями между ними. В зависимости от источника возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации. Внутренние источники информации - это внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации.

Информация внутренней среды - точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. В качестве внешних источников информации могут выступать:

Законодательные и регулирующие органы;

Клиенты и партнеры предприятия;

Информационные агентства;

Конкуренты;

Органы статистического учета.

Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер.

Удовлетворение информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа информации. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов:

§ простые и сложные запросы;

§ формализованные и неформализованные запросы.

Формализованные запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.

В результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления.

Возможны две основные формы организации информационного обеспечения управленческой деятельности - централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении техническими средствами и информационными технологиями.

Децентрализация предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Достоинства и недостатки обеих технологий привели к необходимости придерживаться частично децентрализованного подхода - организации информационного обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров, и центов обработки общей для организации информации, в которых располагаются соответствующие базы данных, общие для любых функциональных подсистем.

Информационное обеспечение деятельности специалистов в области Public Relations
Дипломная работа >> Коммуникации и связь
... деятельность PR-менеджера коммерческого банка ЗАО «Банк Русский Стандарт». Дать рекомендации по информационному обеспечению ... важна информационная поддержка. Для планирования и организации основных мероприятий паблик рилейшнз и их информационного обеспечения ...
Информационное обеспечение в управлении компанией на примере ООО ВЗБТ
Реферат >> Государство и право
... информационного обеспечения в деятельности менеджера Коротова В.П. При работе Коротова В.П. внутри организации происходит согласование целей персонала и целей организации ...
Теоретические основы информационного обеспечения менеджмента
Реферат >> Менеджмент
В требуемой форме. 2ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ 2.1Уровни информационного обеспечения менеджмента Менеджеры в организациях выполняют следующие функции...
Менеджер современной организации
Реферат >> Менеджмент
Труда, особенно менеджеров , руководителей: ° информационный характер труда, ... и природоохранного оборудования, бесперебойное обеспечение производства электроэнергией, паром, водой... повышению эффективности деятельности менеджеров на организации также следует...
Совершенствование деятельности менеджера в организации ООО Детали машин
Курсовая работа >> Менеджмент
Тема: «Совершенствование деятельности менеджера в организации ООО «Детали машин» ... , энергоносители, расходные материалы, упаковка; Информационные - о клиенте, о поставщиках, ... обеспечение рациональной организации учета и отчетности на предприятии; организация ...

Е. Е. СТЕПАНОВА Н. В. ХМЕЛЕВСКАЯ

ИНФОРМАЦИОННОЕ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Допущено Министерством Российской Федерации

обучающихся по специальностям «Менеджмент», «Маркетинг» и «Коммерция»

ФОРУМ - ИНФРА-М

Список литературы

Контроль.

Планирование представляет собой процесс создания планов и определение необходимых ресурсов для их реализации. Планирование включает в себя;

Определение целей и задач;

Разработку стратегий, программ и планов для достижения поставленных целей;

Определение необходимых ресурсов;

Доведение планов до конкретных исполнителей, ответственных; а их реализацию.

Также следует установить ответственность конкретных лиц за организацию и выполнение плановых мероприятий . Должны быть определены оптимальные и реальные сроки исполнения планов и выделены необходимые для этого ресурсы.

Календарно-плановое руководство заключается в слежении за выполнением плана.

Данная управленческая функция реализуется в двух направлениях: регулирование и координация.

Регулирование - это процесс устранения отклонений текущих показателей от плановых.

Формирование и поддержание условий для выполнения плановых заданий;

Слежение за ходом выполнения плана и анализ полученной информации;

Анализ и оценка изменений в условиях и ходе выполнения плана;

Выработка вариантов корректирующих воздействий;

Разработка, документальное и организационное оформление принятых корректирующих мер.

Оперативное управление заключается в осуществлении следующих процессов:

Непрерывное распознавание ситуации относительно элементов системы управления;

Сбор и обработка оперативной информации о состоянии системы и ее элементов, создание банкой данных ;

Анализ и прогнозирование развития ситуации;

Принятие решения по оперативному вмешательству в функционирование системы;

Разработка предложений по корректировке плановых решений по функционированию системы;

Оформление соответствующих отчетных документов.

Неотъемлемой частью оперативного управления является процесс принятия управленческих решений.

Принятие решений играет важную роль и при выполнении друг их функций управления. Так, например, на этапе планирования принимаются важные стратегические решения, касающиеся перспектив развития организации. Однако наибольшее значение процесс принятия решения имеет на уровне оперативного управления.

Контроль , основной задачей которого является определение допустимых отклонений, (фиксирование и быстрое их устранение, можно разделить на два этапа: слежение за выполнением намеченных планом paбот и корректирование всех значительных отклонений от плана.

Специалисты выделяют три стадии контроля: предварительная, текущая и заключительная.

Текущий контроль заключается в оценке деятельности подразделений и конкретных исполнителей.

В основе каждого элемента управленческой деятельности лежит процесс принятия решений.

Проблемные ситуации могут быть:

Стандартные, т. е. иметь четкие структуру и причинно-следственные связи;

Хорошо структурируемые, в которых можно выделить отдельные блоки вопросов со своими наборами решений;

Слабоструктурируемые, в которых не прослеживаются причинно-следственные связи в развитии ситуации и нечетко формулируется сама задача принятия решения;

Неструктурируемые (нестандартные), т. е. не имеющие аналогов ситуации, для которых практически невозможно сформулировать задачу принятия решения.

Любые управленческие решения должны отвечать требованиям:

Обоснованность и конкретность:

Своевременность:

Согласованность с ранее принятыми решениями:

Автоматизированная система управления (АСУ) - информационная система, предназначенная для автоматизированного осуществления управленческих процессов.

Ввод в действие АСУ должен быть оправдан, т. е. должен приводить к полезным технико-экономическим, социальным или другим результатам. В частности, использование автоматизированной системы управления позволяет добиться снижения численности управленческого персонала, повышения качества функционирования объекта управления и самого управления и т. д.

К АСУ предъявляется ряд общих требований.

В первую очередь, должна быть обеспечена совместимость элементов друг с другом, а также с автоматизированными системами, взаимосвязанными с данной АСУ.

Управление информационным обеспечением деятельности. Информационное обеспечение персонала. Учебные цели курса. Умение

1.1. управление. управленческая деятельность

Isbn 5-16-001152-8 (инфра-м)

Isbn 5-8199-0057-7 (форум) © ид «форум», 2002

Организация информационного обеспечения

Информационное обеспечение деятельности специалистов в области Public Relations

Информационное обеспечение в управлении компанией на примере ООО ВЗБТ

Теоретические основы информационного обеспечения менеджмента

Менеджер современной организации

Совершенствование деятельности менеджера в организации ООО Детали машин