Собеседование с кандидатом на личного ассистента. Пять вопросов «на засыпку», или как пройти собеседование на должность помощника руководителя. Готовимся к собеседованию

Успешное прохождение собеседование на должность секретаря руководителя компании будет зависеть от вашего делового внешнего вида, профессиональных качеств, коммуникабельности и умения быстро ориентироваться даже в самых неожиданных ситуациях, сглаживая острые углы и незамедлительно отвечая на каверзные вопросы.

Занять вакантную должность секретаря в крупной компании можно только после собеседования. Единой инструкцией о том, как его блестяще пройти – нет, поскольку требования к соискателям могут быть разными. Тем не менее, общие правила поведения на собеседованиях все же существуют. Их знание позволит кандидату на вакантную должность преподнести себя с лучшей стороны, полнее раскрыть свой профессионализм, продемонстрировать свои знания и умения.

Порядок подготовки к собеседованию

Собираясь на собеседование в качестве соискателя на вакантную должность секретаря, первое, что нужно сделать, это постараться получить максимум информации как о самой компании, так и о направлениях ее деятельности. Помочь вам в этом может интернет, в котором вы найдете и сайт компании, и отзывы о ней. Это необходимо для того, чтобы вы смогли примерно понять, какие требования к секретарю в ней предъявляются, а также какими навыками и умениями он должен обладать.

Совсем не лишним будет узнать имя руководителя и прочих должностных лиц, а также точный адрес из офиса для того, чтобы заранее продумать маршрут, что исключит риск опоздания на собеседования. Теперь осталось лишь сложить все свои документы в одну папку так, чтобы их удобно было доставать, если лица, проводящие собеседования, попросят вас их предъявить.

Общие правила успешного прохождения собеседования

Секретарь – это первый помощник руководителя и лицо компании. В его должностные обязанности входит множество функций, которые он должен с блеском выполнять, равно как и владеть полной информаций о деятельности компании и о ее структуре. Он является как бы связующим звеном между первым руководителем и начальниками его структурных подразделений. Он также первый принимает гостей, которыми выступают партнеры по бизнесу, инвесторы, контролирующие органы и т.д. Поэтому к внешнему виду секретаря предъявляются повышенные требования. На собеседование нужно прийти:

В деловом костюме;
С легким макияжем;
С аккуратной прической;
Без резкого парфюма.

Опоздания в данной ситуации недопустимы. Если же вы, наоборот, пришли слишком рано, то сразу заходить в офис не нужно. Прийти следует не ранее, чем за 10 минут до назначенного времени.

Первое, что нужно продемонстрировать соискателю, это:

Знание делового этикета;
Хорошие манеры;
Правильную речь;
Внимательность;
Доброжелательность;
Способность быстро ориентироваться в ситуации и незамедлительно отвечать даже на самые каверзные вопросы.

Соискателю не нужно стесняться переспрашивать вопрос или дополнительно уточнять интересующие его моменты. Умение выстраивать диалог очень ценится среди секретарей, равно как и желание хорошо выполнять свои должностные обязанности.

Как завершить собеседование так, чтобы повысить своих шансы на успех
Готовимся к собеседованию на английском языке (Деловой английский язык для секретаря)
Руководитель-женщина и руководитель-мужчина: как с ними взаимодействовать?

Как грамотно выстроить беседу?

Любое собеседование начинается с рассказа соискателя о себе. Потенциальному работодателю нужно рассказать не только о своем образовании и предыдущем месте работы, но и о своих профессиональных качествах, навыках в делопроизводстве и умении правильно организовать работу.

В своем монологе желательно как можно меньше употреблять местоимение «Я», заменяя его на «Мы», «Наша компания» и т.д. В рассказе не нужно говорить о своем здоровье или о наличии материальных затруднений, не следует слишком распространяться о компаниях, в которых вам приходилось работать, не стоит и обсуждать своего прежнего руководителя.

Во время монолога постарайтесь произвести на проводящих собеседование лиц хорошее впечатление. Вы должны выглядеть, как образованная и всесторонне развитая личность, желающая работать на благо этой компании. Ваши глаза не должны быть опущены вниз, но и высокомерие тоже недопустимо. Хороший секретарь должен уметь чувствовать «золотую середину».

Довольно каверзным вопросом может стать причина вашего увольнения с предыдущего места работы, особенно если вы работали там по этой же специальности. К этому вопросу нужно быть готовой и вне зависимости от истинной причины назвать нейтральную – смена места жительства и т.п.

Не менее важным для решения отдать вам вакантную должность, будет ваш ответ на вопрос, зачем вам это должность, чего вы планируете достичь, получив должность в этой компании. Правильным ответом будет – повышение своего профессионализма и карьерный рост. Вашей задачей №1 будет дать понять потенциальному работодателя, что вы легко обучаемы и новую информацию схватываете буквально на лету. Это должно убедить его в том, что недостающие навыки вы приобретете очень быстро. Но не переоценивайте себя. Если компании требуется секретарь со знанием английского языка, а он у вас на уровне школьного курса, то это место работы вам пока не подходит. Выучить иностранные языки за короткий срок невозможно.

Правильные ответы на каверзные вопросы потенциального работодателя

Ни одно собеседование не проходит без стандартных вопросов к соискателю. Их задают для того, чтобы лучше понять, что же это за человек сидит перед ними. При тестировании на собеседовании потенциального секретаря, вопросы задают ему такого плана:

На что вы в первую очередь обращаете внимание, вступив в новую должность?

Ответ: на организацию рабочего места, царящую в коллективе атмосферу, социальные гарантии.

Какие вы строите планы на недалекое будущее?

Ответ: избегая конкретики, рассказать о желании карьерного роста, без указывания должности, которую хотели бы занять.

Ваши недостатки?

Ответ: назвать недостатки нужно обязательно, но так, чтобы превратить их в достоинство, к примеру, я не могут отказать в помощи коллегам по работе даже в ущерб своим личным интересам.

Почему вакантная должность должна достаться вам?

Ответ: потому что я могу принести своему руководителю и компании неоценимую пользу.

Могут быть и другие вопросы, касающиеся, в том числе, вашей личной жизни. К примеру, проведения досуга, хобби, увлечения, мечты и желания.

Стандартное тестирование соискателя

Тесты и задания – это важная часть проведения собеседования соискателя на вакантную должность секретаря. Необходимость их выполнения не должна вас пугать. Сначала вас попросят продемонстрировать свои умения работать с оргтехникой – распечатать документ, отправить электронное письмо, набрать на компьютере текст под диктовку. Далее проверят ваши знания офисных программ, и начнется самое интересное – тесты.

Тесты для соискателя на должность секретаря разрабатываются таким образом, чтобы проверить его поведение в той или иной сложной ситуации, которая будет для него смоделирована. Не исключено также стрессовое интервью с целью вывести кандидата на должность из себя. Это проводится с целью выяснения его степени стрессоустойчивости.

Каким бы ни был расклад собеседования, ведите себя достойно. Даже если вы его провалите и не получите желаемую должность, то это все равно можно расценивать, как жизненный опыт, который обязательно поможет вам в следующий раз. И вы, наконец-то, получите ту должность, которую давно ждали.

Собеседование - ответственное мероприятие, как для соискателя, так и для руководителя компании: первому нужна работа, а второму - хороший работник. Каким образом будет проводиться собеседование, и какие вопросы услышит соискатель, зависит от того, вакансия на какую должность имеется в организации. Рассмотрим, как проходит собеседование на руководящую должность.

Готовимся к собеседованию

Безусловно, каждый соискатель, перед тем как идти на собеседование, старается как можно лучше к нему подготовиться. И это правильно, ведь именно там можно произвести хорошее впечатление на руководителя и показать свои достоинства и качества, в которых так нуждается компания.

Если организация рассматривает кандидатов на должность руководителя, то во внимание берутся самые выдающиеся из них. Каждая должность требует определенных умений и навыков. Но кандидату на должность руководителя этого недостаточно, ведь он, помимо этого, должен еще и показать какими личностными качествами, опытом и достижениями обладает.

Проводя собеседование на руководящую должность, менеджер захочет досконально изучить претендента со всех сторон. Ему будут задаваться всевозможные вопросы, которые могут затрагивать несколько областей. Особое внимание уделяется:

интеллекту;
лидерским качествам;
новаторскому мышлению;
влиятельности;
взглядам и суждениям;
коммерческой смекалке;
стратегическому видению;
привлечению ресурсов со стороны;
результативности;
умению выстраивать отношения с третьей стороной;
умению заинтересовывать и управлять взаимоотношениями;
опыт работы в международной сфере.

Соискатель, желающий занять руководящую должность, должен хорошо подготовиться. Ему необходимо знать ответ на каждый из перечисленных пунктов. Кроме того, не стоит приводить теоретические знания, здесь следует рассказать о практике, личном опыте.

Как правило, собеседование проходит следующим образом: сначала работодатель должен рассказать о самой должности, обязанностях, возможных перспективах и карьерном росте. Уточняет детали и подробности. Далее, уже соискатель может задать менеджеру или работодателю интересующие его вопросы. Здесь уточним: кандидат не только может, но и должен их задать! Если у соискателя не возникает никаких вопросов во время беседы с руководителем, то он выглядит абсолютно не заинтересованным к работе. Не стоит подготавливать целый список встречных вопросов, вполне достаточно задать около трех-четырех.

Не забывайте, что собеседование проводится с целью узнать как можно лучше кандидатов, «прощупав» их, проверить способности и качества. Уже после того, как вам предложат занять вакантную должность, можно будет задать все интересующие вопросы.

Иногда собеседование начинается с просьбы работодателя к кандидату о том, чтобы тот рассказал о своей жизненной позиции, целях, планах на будущее, трудностях и перспективах. Ответы должны быть исчерпывающими и четкими, поэтому следует подготовить на них ответы заранее.

Вопросы, задающиеся на собеседовании на руководящую должность

Помимо стандартных для всех вопросов на собеседовании (расскажите о себе, о компании, о своих положительных и отрицательных сторонах и прочее), здесь приемлемо задавать характерные для будущих руководителей вопросы. К ним относятся:

Какими лидерскими качествами вы обладаете?
Расскажите о своих прошлых профессиональных ошибках и извлеченных из них уроках?
Умеете ли вы оказывать воздействие на работников?

Кроме того, руководитель может предложить соискателю представить конкретную ситуацию и попросить найти из нее выход. Так как собеседование проходит с целью найти руководителя, вполне возможен следующий вопрос: «Какими качествами должен обладать отличный руководитель?» Ваша задача - их перечислить.

Главное, помните, что для того, чтобы грамотно управлять персоналом, руководителю необходимо обладать следующими качествами:

уверенностью в себе;
смелостью;
мировоззрением;
коммуникативными навыками;
склонностью к самоанализированию;
умением создавать сплоченную команду и управлять ею;
умением поддерживать своих подчиненных.

Именно эти качества хорошего руководителя следует выделить, отвечая на поставленный вопрос. Конечно же, при беседе с менеджером или руководителем, не стоит разводить демагогию. Этим вы только утомите собеседника и предстанете в образе болтуна. Но и «голые» факты вашей жизни и опыта тоже будут неуместны, ведь претендент на руководящую должность должен уметь грамотно и красиво говорить, соблюдая золотую середину.

Приводя пример из личного опыта, расскажите о том, как вы смогли выйти из сложившейся ситуации, какие задачи решили, какого результата добились. Соблюдайте последовательность в своем рассказе. Но не стоит постоянно «Якать». Вы можете показаться руководителю выскочкой, что вам абсолютно не нужно.

Как правильно отвечать на вопросы руководителя?

Итак, вы пришли на собеседование, так как желаете занять вакантную должность руководителя. Перед вами сидит работодатель, и от того, как вы проявите себя, зависит дальнейшая карьера. Но как правильно выстраивать диалог и отвечать на вопросы работодателя?

Во-первых, внимательно слушайте собеседника, не отвлекайтесь на посторонние мысли. Услышав вопрос, быстро проанализируйте: что хочет услышать от вас работодатель? Если вдруг вы что-то не поняли в вопросе или не расслышали его, переспросите еще раз. Это будет лучше, чем непонятный или неверный ответ.

Во-вторых, помните, что ответы должны быть грамотно выстроены. У них должны быть начало, середина и, соответственно, окончание. Сначала, коротко опишите ситуацию, возникшую проблему. Затем, упомяните о задачах, которые вы поставили перед собой для решения проблемы.

В середине ответа стоит рассказать о тех проблемах, с которыми пришлось столкнуться в данной ситуации, и о том, как именно вы их решали. В окончании сделайте выводы, опишите те показатели, по которым вы измеряете свои успехи.

Постарайтесь доказать работодателю, что вы в работе всегда нацелены на результат.

Качества для приема на работу

Какими качествами должен обладать соискатель? Конечно же, каждый работодатель устанавливает для себя определенные критерии отбора кандидатов. Но существуют те качества, которые необходимы кандидату на любом собеседовании:

уверенность в своих силах;
опрятный внешний вид;
опыт работы и профессионализм;
рекомендательные письма;
манера поведения;
коммуникабельность.

Помимо этих стандартных для всех соискателей качеств, существуют те, которыми должен обладать каждый руководитель, а именно:

способность управлять, организовать работу коллектива;
способность работать в команде;
быть инициатором, идти на результат;
уметь справляться одновременно с несколькими делами;
при всей ответственности и серьезности, иметь хорошее чувство юмора.

Хорошо изучите и запомните перечисленные качества, прежде чем отправиться на с работодателем. Но что делать, если соискатель считает, что он вовсе не обладает всеми этими качествами? Отказываться от руководящей должности? Вовсе нет. Очень часто мы способны проявить те или иные достоинства и возможности непосредственно во время работы. Следует просто помнить о данных характеристиках и стремиться к ним. Именно тогда у вас обязательно все получится!

Правила этикета: приём на работу

Секретарь – своеобразный координационный центр каждой организации.

Существует заблуждение, что с функциями секретаря вполне справится любой грамотный человек.

Однако это не так, и кандидат на должность секретаря должен обладать рядом профессиональных качеств для выполнения всех функций.

Основные функции секретаря

В обязанности секретаря руководителя любой организации входят следующие задачи :

приём и отправка корреспонденции;
ведение делопроизводства (создание и приём документов, обработка материалов, необходимых для работы организации и лично руководителя и т.д.);
организация встреч и переговоров руководителя, получение информацию для руководителя и отправление его резолюций сотрудникам;
проведение подготовки к заседаниям и совещаниям и организация их проведения;
создание необходимых условий для работы руководителя в его рабочем кабинете;
контакты с посетителями и клиентами организации лично и путём телефонных переговоров;
введение необходимой информации в банк данных и распечатывание необходимых руководителю или другим сотрудникам сведений из него.

Исходя из данных функций, секретарь должен знать :

основы современного делопроизводства и архивного дела;
основы трудового законодательства и административного права;
правила делового общения и составления деловых бумаг;
правила организации труда руководителя.

Личностные характеристики

Организованность, доброжелательность, стрессоустойчивость – вот основные черты, которыми в обязательном порядке должен обладать секретарь.

С секретарём встречается каждый посетитель компании, и контактируют в связи со своими служебными обязанностями все её сотрудники. Спокойно и с неизменной улыбкой должен общаться секретарь со всеми, несмотря на своё настроение и собственное самочувствие.

Секретарь должен обладать организаторскими умениями и навыками, способностью самоорганизации .

Умение быстро перестраиваться в нестандартных ситуациях, проявлять инициативу в организации работы компании, действовать в некоторых случаях без особых указаний особенно ценятся руководителям.

Рассматриваем резюме секретаря

Вопросы на собеседовании для секретаря — это очень важно, однако начинается все с рассмотрения резюме кандидата.

Главная цель любого резюме – представление профессиональных навыков и личностных качеств, требуемых для определённой должности.

Правильно составленное резюме — это самореклама, призванная заинтересовать работодателя .

Оформить его нужно таким образом, чтобы с вами хотелось встретиться и поговорить.

Составлять резюме стоит в расчёте на конкретного работодателя. Нельзя использовать один и тот же, универсальный текст резюме на должность секретаря для обращения во все организации сразу.

Перед составлением резюме изучите требования конкретной вакансии, и составляйте текст, ориентируясь именно на них. Если в объявлении есть особые пожелания, не забудьте отметить своё соответствие именно им

Образование, опыт и навыки работы – вот главные позиции, на которые обращают внимание при отборе кандидатов в секретари, поэтому именно их нужно представить в наиболее выгодном свете. Указать нужно, что кандидат на должность секретаря пунктуален, исполнителен, коммуникабелен, стрессоустойчив.

Одним из требований резюме является предоставление фотографии . Не нужно помещать в него фото, где вы отдыхаете на море, веселитесь в клубе или нюхаете цветочки на даче. Ваша задача – показать, что вы деловой человек, поэтому представьте фото в деловой обстановке, на котором чётко видно лицо и умный взгляд.

Оформление резюме – особый вопрос . Желание раскрасить листочек всеми цветами радуги и вензелями различных диковинных шрифтов приводит к тому, что потенциальный руководитель даже не читает текст. Резюме – документ и оформлять его нужно единым, строгим шрифтом одного цвета, выделяя наиболее важные моменты жирным курсивом. Каждый блок должен быть чётко структурирован и отделён от других подзаголовком.

Перечитайте текст несколько раз и проверьте на наличие ошибок. Их не должно быть в резюме ни в коем случае, поскольку секретарь должен быть грамотным. В процессе работы ему придётся исправлять ошибки сотрудников и даже руководителя, а как он будет это делать, если не может грамотно построить собственный документ.

Подготовка к собеседованию

Каждая конкретная организация имеет свою специфику работы, поэтому нужно перед беседой выяснить как можно больше о ней и сфере, в которой проходит её деятельность.

В любом случае ведите себя достойно, не срывайтесь на крик. Даже провал в собеседовании – не конец жизни и не катастрофа, а определённый жизненный опыт. Если вы будете помнить об этом, спокойствие и уверенность вам гарантированы.

Как видите, пройти собеседование на должность секретаря не так уж и сложно, главное следовать определенным правилам.

В современных компаниях должность секретаря очень ответственная. Он является лицом фирмы. Именно поэтому сейчас секретарями берут не просто симпатичных, а умных и образованных . Они обеспечивают компании нужную репутацию серьезного и надежного заведения.

В большинстве случаев в обязанности секретаря всходит разнообразная помощь директору. Мелкие поручения типа распечатки документов, договоренностей о встречах, коммутация с подчиненными - это только часть большой работы. Очень часто секретари отвечают за заказ воды и канцтоваров в офис, печать мелкой полиграфии (визиток), логистику и многое другое. Все это обязательно нужно уточнить на собеседовании.

Работодателя может интересовать ваш уровень знания английского языка, особенно если у фирмы есть зарубежные партнеры. В этом случае хороший уровень обязателен.

Выбирая костюм для собеседования, лучше придерживаться традиционных синих, серых, черных оттенков. Для варианта с юбкой обязательны колготки, даже в самый жаркий летний день.

Основы бухгалтерского учета, умение работать с программами world и excel - также являются стандартными требованиями при приеме на работу секретаря. На собеседовании могут попросить быстро напечатать текст или построить таблицу. К этому обязательно нужно быть готовыми.

Как вести себя на собеседовании

К собеседованию нужно тщательно подготовиться. Деловой костюм должен быть достаточно строгим, чтобы работодатели поняли, что вы профессионал. Можно принести с собой портфолио, в которое поместить отчеты о выполненных задачах. Кроме того, можно запастись рекомендательными письмами от прошлых работодателей.

Диплом не очень важен при устройстве на работу секретарем. При собеседовании на эту должность берут в расчет опыт и навыки работы, а не то, какой ВУЗ был окончен.

На собеседовании следите за речью. Не торопитесь, говорите четко, правильно выстраивайте фразы. Не спешите . Дайте работодателю понять, что вы человек ответственный, сначала думаете, а потом делаете. А вот задания выполняйте как можно быстрее. Это скажет о вашей компетентности в выбранной области работ.

Не стесняйтесь задавать вопросы. Вы так же нуждаетесь в работе, как и интервьюеры - в ваших услугах. Поэтому стройте диалог, давая понять, что вы тоже пока не определились, подходит ли вам организация.

Прошлой осенью мне поступило интересное предложение: помочь в поиске кандидата на должность личного помощника владельца небольшой, но очень интересной компании.

Я совсем не специалист по подбору персонала, и уже собиралась отказаться, но фраза потенциального заказчика «Я прочитал ваши статьи и понял, что это действительно профессия» подцепила меня на крючок.

А когда я поинтересовалась, почему именно я, а не одно из многочисленных агентств по подбору персонала, мой собеседник ответил, что я знаю кухню изнутри, веду семинары (то есть работаю с помощниками) и имею большой опыт работы с разными руководителями. Поэтому я смогу понять, что он хочет и что ему нужно, и смогу выбрать кандидата, который лучше всех будет соответствовать требованиям.

Отказаться от столь заманчивого предложения было невозможно. Во-первых, за работу предложили неплохие деньги. А во-вторых, очень интересно было оказаться по ту сторону баррикад и понять, чего же на самом деле хочет реальный работодатель, чем он руководствуется при выборе помощника и что, в конце концов, ему нужно.

Для начала заказчик попросил меня провести консультацию, чтобы определить со своими желаниями и задать направление поиска.

ЧТО ВАЖНОГО Я УЗНАЛА О РУКОВОДИТЕЛЕ «В ПОИСКЕ»

■ Не соотносит свои желания с реальностью. Первое и главное, что я для себя вынесла, - я не зря плачу деньги своему психологу. Более того, мне стало казаться, что я ей недоплачиваю. И если она поднимет цену на свои услуги, я приму это со всем возможным смирением.

Понять, что на самом деле нужно человеку, очень сложно. Прежде всего потому, что сам он далеко не всегда понимает, что ему нужно. Прибавьте сюда несоответствие между тем, что ему на самом деле нужно, и тем, что, как ему кажется, ему нужно.

Мы все живем в плену своих привычек, стереотипов, страхов, навязанных обществом, деловыми партнерами, родственниками…

Все это накладывает отпечаток и на выбор личного помощника. У нас принято думать, что руководитель всегда точно знает, чего хочет, что ему нужно. Именно поэтому он и руководитель. Для меня было огромной неожиданностью, когда я поняла, что это не совсем так. Вернее, совсем не так.

Передо мной сидел уверенный в себе успешный бизнесмен. Более того - счастливый человек, которому очень нравилось его дело, человек с острым умом, невероятным количеством энергии и, что встречается среди руководителей нечасто, адекватной оценкой той работы, которую он предлагает. Он знал, какие бывают помощники, понимал, какие преимущества и недостатки есть в работе с ним, признавал ее сложность и ответственность. А вот ответить на вопрос, кто же именно ему нужен (объективно) и чего хочется (субъективно), категорически не мог. Потому что не знал ответа, потому что сам себя об этом никогда не спрашивал.

■ Боится перемен и не хочет выходить из зоны комфорта. Удивительно, но и руководителей компаний, и владельцев бизнеса, даже тех, что удачно пережили многочисленные кризисы, это тоже касается. В нашем случае через два часа беседы неожиданно для всех выяснилось, что руководитель больше всего хочет, чтобы все осталось как есть. То есть хочет по-прежнему работать с нынешним помощником. Но девушка переезжала в другую страну, поэтому осуществить его желание было невозможно.

И нет, они не были идеальной командой, за годы работы у них накопилось множество обоюдных претензий. Но они привыкли работать вместе, знали особенности друг друга и были уверены в том, что выстроенная пирамида не рухнет - другой подхватит. Хотя, может быть, именно это и есть идеальная команда? Ведь не бывает так, чтобы все всегда были всем довольны. А если они оба знают, чем именно недовольна другая сторона, и принимают это во внимание, пожалуй, вполне можно понять, почему им обоим не хотелось прекращать сотрудничество.

■ Не знает, чего хочет.

- Мария, ну вы же профессионал, расскажите мне, чего я хочу!

Эту мантру я знаю. Любой из нас прекрасно понимает, что получить все и сразу крайне затруднительно, а чаще невозможно. И задача консультанта не только понять, чего на самом деле хочет работодатель, но и адаптировать его желания к действительности.

А затем убедить, что именного это, адаптированное, он и хочет на самом деле. Увы, и первое, и второе, и третье довольно сложно претворить в жизнь, и за одну консультацию этот вопрос не решить. Еще не раз придется возвращаться к нему в процессе.

■ Прекрасно понимает, сколько нужно платить помощнику, но хочет сэкономить. Собственник бизнеса стремится сократить расходы, что вполне понятно. Наемный директор также считает себя обязанным не только преумножить капитал, но и сэкономить. Ничего личного, это бизнес. Они прекрасно понимают, какая ситуация сейчас на рынке труда, и заранее узнают, какова зарплатная вилка в их регионе. Многие лично интересуются, сколько просят те или иные кандидаты. Благодаря сайтам по поиску работы сделать это совсем не сложно. И любой, кто контролирует бюджет, поступил бы так же.

Прибавьте к вашему окладу налоговые выплаты, премии, накладные расходы - и желание сэкономить становится вполне понятным, хотя и не менее обидным.

■ Не ищет личного помощника в одиночку. Привлекать профессионалов к поиску помощника (или даже непрофессионалов, как в моем случае) - это не только жесткая необходимость (найти человека быстрее и за меньшие деньги), но и желание разделить с кем-то ответственность за принятие решения.

Возможно, сам руководитель этого не осознает. Но в случае, если поиск затянется из-за несоответствия требований к соискателю и размера заработной платы или потому, что все кандидаты просто не будут подходить по неведомым никому причинам, всегда можно переложить ответственность на специалиста по подбору персонала.

Он плохо ищет, присылает не тех, не понял требований и так далее. Это своего рода вид психологической защиты от несовершенно устроенного мира, где идеальные кандидаты не выстраиваются под окнами в шеренгу по первому свистку.

- Почему все-таки не профессиональный HR-менеджер?

- Потому что они ведь ничего не знают о самой профессии. У них задача другая - как можно быстрее закрыть вакансию и заработать деньги. Все остальное их не интересует. Как они могут подобрать настоящего помощника, если о самой работе имеют весьма смутное представление?

- У меня задача точно такая же. Она у всех такая. Менеджеры по персоналу в людях хуже разбираются?

- Ай, Мария, никто так не разбирается в людях, как личный помощник.

Что ж, на это мне возразить нечего. Приступаем к работе.

ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП

■ Как ищем? На консультации мы в общих чертах обозначили условия и правила поиска:

Подготовили перечень обязанностей помощника;

Составили список требований к кандидату;

Определились с условиями его работы;

Договорились о том, что заказчик подробно изложит мне свои требования и направит на почту (в течение двух дней), я напишу на их основе текст вакансии, согласую с ним и размещу на сайте;

Параллельно предполагалось просматривать резюме, находящиеся в открытом доступе, обзванивать подходящих кандидатов, резюме тех, кто произвел положительное впечатление в телефонном интервью, направлять работодателю и приглашать кандидата на собеседование в случае одобрения;

Работодателю при этом не запрещалось самому просматривать резюме и направлять мне понравившиеся;

Кроме того, в поиске было решено задействовать знакомых и социальные сети («Фейсбук» в моем случае).

Договорились, что на составление списка требований у работодателя есть два дня. Естественно, через два дня список я не получила. И через три тоже. Выше я уже писала про перекладывание ответственности и подспудное нежелание заказчика соизмерять свои запросы с реальностью. Думаю, что именно это и стало причиной задержки. На языке менеджеров это называется «я предпочитаю довериться профессионалу».

Когда я это поняла, то решила взять ситуацию в свои руки: составила текст вакансии и направила его заказчику. После этого дело пошло веселее - вносить творческие правки всегда легче, чем создавать «рыбу» документа. С четвертой попытки работодатель согласовал текст, и я разместила вакансию на соответствующем сайте.

■ Кого ищем? В качестве помощника работодатель желал видеть:

Девушку и только девушку («мальчики слишком амбициозны»);

С высшим образованием;

Грамотной устной и письменной речью;

Хорошим разговорным и письменным английским;

Работящую;

С хорошим чувством юмора;

Сноровистую.

Все остальные требования вроде умения «расставлять

приоритеты и работать в стрессовой ситуации» ничем не отличались от требований тысячи других вакансий в Интернете.

Больше всего в списке меня удивило слово «сноровистая». Согласитесь, в жизни мы не так часто с ним сталкиваемся, а уж в тексте вакансии тем более.

- Что Вы имеете в виду?

- То, что мне нужен человек, который быстро всему учится. У сноровистых обычно хороший характер, и с ними легко работать.

И сразу представляется человек, который делает свою работу хорошо, быстро и без особого напряжения. И действительно, если нет постоянного внутреннего напряжения, боязни не справиться, ступоров, переживаний, то и поводов для конфликтов нет, и характеру портиться не от чего.

В своих поисках я взяла это слово за ключевое. Из общего ряда оно так выбивалось, что сразу становилось понятно, что это - главное качество будущего кандидата. Никакими дипломами и сертификатами его не заменить. Вот почему очень важно проговаривать свои желания и составлять списки, подытоживая сказанное. Кроме того, важно сравнить и перепроверить эти списки - вдруг упущено что-то важное.

Мы нашли отправную точку. Можно двигаться дальше.

■ Что предлагаем? Действительно очень интересную работу: с заграничными командировками, активным использованием языка, участием в переговорах, переводами письменными и устными.

Конечно, набор стандартных обязанностей секретаря тоже присутствовал, но занимал около 30 % общего объема работы.

А все остальное - помощь в организации мероприятий, участие в выставках, ведение деловой переписки, оформление различных документов - требовало от кандидата динамичности, креативности и смелости.

Прочие условия были среднестатистическими: хороший офис, официальное оформление, зарплатная вилка на общегородском уровне.

РЕЗЮМЕ БЫВАЮТ РАЗНЫЕ…

После согласования текста я разместила вакансию на сайте.

Что тут началось…

Резюме было действительно много, я честно просматривала все, но уже на втором десятке заметила странную закономерность: многие из кандидатов не владеют английским, не готовы к командировкам, ищут работу на неполный рабочий день.

Сначала я ужасно расстроилась: зачем тратить свое и мое время, если сразу понятно, что вакансия и кандидат друг другу не подходят? Ведь я прописала все ключевые требования.

■ Знание иностранного. Как правило, многие работодатели требуют «perfect english» просто потому, что «это красиво звучит». Естественно, кандидаты уже давно на это требование не обращают внимания, поскольку знают, что в большинстве случаев оно чисто формальное. Но это был не наш случай. И тут я обрадовалась: стало понятно, что можно просматривать только ключевые моменты в резюме, не читая полностью текст, и уже на этой стадии отсеивать тех, кто точно не подходит.

■ Фотография. Вторым ключевым моментом стала фотография. Нет, если текст под ней был хороший, складный и кандидатура нашим требованиям соответствовала, то даже если фотография вызывала сомнения, я звонила по указанному в резюме номеру и проводила небольшое телефонное интервью.

И порой даже выяснялось, что кандидат просто отличный, нужно приглашать на собеседование. А вот дальше начиналось самое интересное. Работодатель отказывался тратить свое время на соискателей со «странными» фотографиями. Один раз мне удалось-таки его убедить. Но в десяти других случаях - не удалось, и потом я просто перестала тратить время на эти споры.

Непозволительная роскошь в условиях, когда срочно нужен помощник.

■ «Странные» фотографии это:

Фото из ночных клубов или с пляжей,

Селфи, снятые с модного теперь в «Инстраграме» угла (в зеркале);

Фотографии, на которых ничего не видно.

Мой заказчик был уверен, что выбор фотографии многое говорит об адекватности соискателя, его видении себя в этом мире и о готовности работать на работе, а не просто «красивой по офису ходить». После долгих размышлений я все-таки вынуждена была с ним согласиться.

■ Уровень владения русским языком вполне можно оценить по резюме и сопроводительному письму. Я всегда думала, что за этими документами сложно разглядеть реального человека. И с удивлением обнаружила, что это совсем не так.

Таким же открытием для меня стала важность сопроводительного письма. Ведь если человек не просто потрудился написать несколько строчек, но и сумел рассказать в них что-то важное о себе или о том, почему он откликается на вакансию, это говорит не только о том, что соискатель хорошо владеет родной речью, но и что он способен логически мыслить и добросовестно подходит к поиску работы.

Часто кандидаты присылают резюме «для галочки». Они уже где-то работают и не собираются всерьез искать новое место. Просто хотят узнать свою «стоимость» на рынке.

Что ж, и это можно понять. Моей задачей было после энного интервью научиться распознавать таких кандидатов и не звать их на собеседования.

С оставшимися кандидатами пришлось проводить полноценные телефонные собеседования. Не могу сказать точно, какое количество резюме я просмотрела за время поиска помощника мечты. Решив подвести итоги, я принялась их считать уже после того, как искомый кандидат был найден. На цифре 189 я бросила это занятие. Полагаю, их было около двухсот.

ТЕЛЕФОННОЕ ИНТЕРВЬЮ

На этом этапе меня ждало еще одно открытие. Дело в том, что я работаю полный день. Соответственно, провести собеседование я могла только вечером. Когда я согласилась поучаствовать в подборе помощника, мне казалось, что это будет удобно для всех. Ведь когда я сама искала работу, назначить собеседование на 19:00 было невероятной удачей.

Большинство кандидатов работают, думала я, и они будут рады возможности сходить на собеседование, не отпрашиваясь с работы. А тем, кто не работает, по большому счету все равно. Но и их должно радовать, что собеседование назначено не на раннее утро.

Но оказалось, что очень многие кандидаты совершенно не хотят тратить на собеседования свое свободное время. Они предпочитали начало или конец рабочего дня, но 19:00 их не устраивало так же, как и 08:00. Ну что же. На работу могут не взять, и тогда свободный вечер будет потрачен напрасно. Видимо, логика в этом случае такая.

Казалось бы, список небольшой. Но если прибавить к этому резюме, то становится понятно, стоит ли звать человека на интервью. Например, если в резюме что-то не нравится, не сходятся факты, то возникают вопросы. По тому, как человек отвечает, можно сделать выводы как минимум о том, готовился ли он к интервью, насколько он сообразителен, соответствует ли действительности его самопрезентация.

Или резюме и сопроводительное письмо прекрасные, но в разговоре собеседник теряется. И здесь тоже легко определить, сам ли он писал свое резюме и почему теряется - просто нервничает или не помнит, что ему там написала подруга из кадрового агентства.

Все это позволило отсеять часть претенденток. А после первых двух десятков звонков дело пошло совсем легко. Потому что резюме тех кандидатов, которые были нам нужны, отличались от большинства. По ним было понятно, что кандидат писал их сам и описывал реальные обязанности, а не составлял из фраз-шаблонов, как конструктор.

Сейчас не сложно составить хорошее резюме. Даже если опыт работы не соответствует требуемому, можно почитать описания вакансий, куда желаешь устроиться, найти перечень обязанностей и вписать их в свое резюме. А расшифровку тех или иных обязанностей подскажет Google.

И это совсем неплохо. Наоборот, такой подход говорит о структурном мышлении, о том, что человек нацелен на результат и умеет находить способы получить желаемое. Это все нужные и важные качества для личного помощника, поэтому подход этот правильный и действенный.

Но дело в том, что, подбирая личного помощника, работодатель ищет не столько умения и навыки, сколько личность. Ему ведь нужно непосредственно работать с руководителем, порой чуть ли не сутки напролет. Поэтому для работодателя зачастую важнее именно те странные вещи, которые ему иногда даже сложно сформулировать, чем умение написать деловое письмо. В конце концов, можно научиться писать письма, и книги хорошие в помощь есть. И получается, что чувство юмора, находчивость или внутренний покой, который излучает кандидат, перевешивают все профессиональные компетенции. Хотя бы потому, что их, в отличие от умений и навыков, нельзя наработать.

СОБЕСЕДОВАНИЕ

■ «Хорошие» кандидаты. Я сейчас скажу ужасную вещь.

«Хороших» кандидатов видно сразу. И дело не в том, что они предупреждают об опоздании на пять минут или звонят накануне, чтобы подтвердить встречу. Эти рекомендации сейчас можно легко найти в Интернете.

Дело в другом. В том, что кандидат собран и вежлив, хотя по нему видно, что он волнуется (волноваться на собеседовании - естественно).

Еще мы с заказчиком обнаружили, что те, кто волнуется, нравятся нам больше . Впрочем, это объяснимо, если вспомнить, что под стрессоустойчивостью понимается не спокойствие удава в любой ситуации, а адекватная реакция на происходящее.

■ «Хорошие», но не подходят. Иногда бывает, что кандидат отличный, но не подходит. И не всегда удается понять, почему. В нашем случае причины были следующие:

. «Учеба». Замечательная девушка, учится в аспирантуре. Нам пришлось потратить час, чтобы разобраться, что ищет она такую работу, где можно будет заниматься своими делами (писать диссертацию). Нет сомнения, что найдет. Но мы искали другого кандидата.

. «Не умеет работать в команде». А среди личных помощников это распространенное явление. Многие из них не являются частью команды в традиционном смысле, они привыкли работать с одним человеком - руководителем - и защищать его интересы. Сложно в такой ситуации быть в ладах со всем коллективом.

. «Злая». Да, действительно злая. Умная, красивая, деловитая, профессионал. Но злющая, ужас. И она найдет своего руководителя и свою должность, потому что во многих компаниях это качество будет самым необходимым.

. «Не хочет работать». На самом деле не хочет. Хочет «ходить красивой по офису», быть в центре внимания, а работать не хочет. И я уверена, что найдется компания, которая с удовольствием возьмет эту девушку на работу. Как говорил прежний работодатель моей подруги: «Мне нужно, чтобы моих гостей в приемной встречало солнышко. А больше мне ничего не нужно».

. «Мне не нравится. Не могу объяснить. Мария, почему она мне не нравится? Она же хорошая!» Да не почему. Один человек нравится или не нравится другому независимо от каких-то объективных причин. Но это то, что нельзя игнорировать. Более того, это ключевой момент. Руководитель со своим помощником проводит времени больше, чем с семьей. Он доверяет ему в решении рабочих и личных вопросов, предоставляет доступ к конфиденциальной информации. Ни в коем случае помощник не должен вызывать у руководителя негативных эмоций - тогда он просто не сможет с ним работать.

СТРЕСС-ИНТЕРВЬЮ

Спустя полтора месяца, изучив полторы сотни резюме и проведя полтора десятка собеседований, я уже собиралась впасть в отчаяние. Нет, сдаваться в мои планы не входило, я понимала, что рано или поздно мы кого-нибудь подходящего найдем. Но уже не надеялась завершить операцию до конца года.

А потом мне попались сразу три хороших резюме подряд. Со всеми тремя девушками я переговорила, с двумя из них мы встретились вместе с заказчиком и дружно пришли к выводу, что посмотрим третью и примем решение. Мы не смогли организовать общую встречу с третьим кандидатом, и с руководителем в первый раз она встречалась без меня. После собеседования он позвонил мне и сказал: «Пожалуйста, посмотрите девочку как можно скорее, мне кажется, это то что нужно».

С претенденткой мы назначили встречу тем же вечером в кафе, место я выбирала рядом с тем, куда мне нужно было потом бежать на встречу с друзьями, предварительно уточнив, что соискателю это удобно. Уже через двадцать минут я позвонила заказчику с сообщением: «Берем, и думать некогда, ее уже в понедельник перехватят». И он меня услышал.

Нет, все было совсем не так просто. Мы договорились обо всем в пятницу, а в воскресенье руководитель вдруг засомневался и предложил еще одну встречу, и «если можно, то сегодня, чтобы завтра она уже могла выйти на работу». Я надеялась на выходной, о чем не стесняясь сообщила, и предложила выбрать для встречи ресторан рядом с моим домом. Поскольку живу я в центре, этот вариант всех устроил.

Но это стресс. Я не профессиональный HR-менеджер, а такой же наемный работник, и сама идея стрессовых интервью мне претит. Само по себе собеседование отнюдь не прогулка по парку, и усугублять ситуацию, на мой взгляд, просто бесчеловечно. Так что перед нашей соискательницей я себя чувствовала очень виноватой.

В ресторане мы не просто говорили. В разговоре о будущих обязанностях руководитель принялся обсуждать ближайшую поездку в Лондон, бронирование отелей и прочее.

И здесь надо отдать кандидату должное: она не растерялась, предложила свою помощь и быстро забронировала хорошую гостиницу по очень удачной цене. С чужого планшета, в ресторане, куда еще утром она не собиралась. В этот момент и до моего заказчика наконец дошло, что если он не предложит девушке работу сегодня, то завтра ее «уведут».

Прошло уже пять месяцев с того момента, как выбранная нами кандидатка приступила к работе. Шеф ей очень доволен. Его помощник тоже довольна, хотя и признается, что нагрузки очень большие и времени на отдых у нее почти не остается.

МОИ ВЫВОДЫ

Я получила бесценный опыт, который помог мне узнать кое-что новое о профессии, которой я отдала десять лет:

1. Работа менеджера по подбору персонала очень трудная, как и любая работа с людьми. С одной стороны - заказчик-работодатель, которому надо вчера, идеально и бесплатно. С другой стороны - огромное количество кандидатов, все они волнуются, многие из них подводят, не приходя на собеседование и никак об этом не предупредив.

И мне стало понятно, почему многие HR-менеджеры относятся к своей работе с некоторым цинизмом и холодностью - просто невозможно постоянно думать, удобно ли будет соискателю добираться домой после собеседования, которое назначено на восемь вечера. Я никак не могла

это «выключить», потому что сама была на месте этих кандидатов, мне всех их было страшно жаль и хотелось, чтобы стресса у них было как можно меньше. Но, увы, не всегда это зависело только от меня.

2. Работодатель врет о том, что ему нужно. О своих желаниях, об условиях работы. Многие из вас с этим сталкивались, не так ли? Так вот, он врет, потому что не знает многих нюансов работы, не понимает, что именно ему нужно и как совместить это с теми условиями и заработной платой, которые он может предложить.

3. Стрессовые собеседования не гарантируют стопроцентный результат, оставаясь при этом стопроцентным злом.

4. У нас огромное количество замечательных помощников руководителей.

5. Каждый руководитель в итоге найдет своего помощника. При сходных требованиях у каждого руководителя свое представление об идеальном помощнике. Профессиональные и личные качества кандидатов могут очень сильно отличаться, но это не говорит о том, что они не будут востребованы на рынке труда.

6. И я знаю, почему совпадения добиться так непросто. Руководители хотят видеть рядом с собой взрослую интересную личность. И настоящие помощники действительно такие - умные, сильные, самостоятельные. Всем известно, как сложно совпасть двум самодостаточным людям.

7. Если долго мучиться - что-нибудь получится. Конечно, положение работодателя куда более выгодное, чем у соискателя. Но на самом деле он тоже боится. Он боится остаться без помощника, боится найти не того, боится, что найдет того, кто нужен, но что-то не заладится, и идеальный помощник от него сбежит. Он может не признаться в том, что у него есть свои недостатки и с ним трудно работать, но в глубине души все об этом знает.

Любой начальник в первую очередь хочет, чтобы выстроенная им пирамида не рухнула, пока он пьет чай. Хочет знать, что человек, с которым он работает, как минимум понимает, что происходит, как максимум - так же радеет за процесс, как и он. Еще он хочет знать, что есть хоть какой-то, пусть совсем небольшой, участок работы, за которым не нужно пристально наблюдать - там и без него будет порядок. То есть, да, великий и могучий начальник, как и простые смертные, мечтает о стабильности и покое, о надежном тыле, который и должен обеспечить его личный помощник.