На какой штат нужен кадровик. Как рассчитать нагрузку на отдел кадров. При какой численности вводится ставка отдела кадров Специалист по кадрам при какой штатной численности

Кадровик. ру», 2010, N 9 Вопрос: Дайте аргументированный ответ работодателю с численностью производственного участка 125 человек, нужен ли ему сотрудник отдела кадров? И вообще на какую численность предприятия положена ставка кадровика? Есть ли ссылка на какой-либо документ, где были бы указаны примерные нормы, например: 100 человек — 1 кадровик, 150 человек — 2 и т. д.? Ответ: В настоящее время процесс установления норм труда не централизован: они вводятся локальными нормативными актами, которые принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 162 ТК РФ). Государственное содействие проявляется, в частности, в том, что для однородных работ могут разрабатываться и внедрятся типовые межотраслевые, отраслевые, профессиональные и иные нормы труда. Правила их разработки и утверждения приведены в Постановлении Правительства РФ от 11 ноября 2002 г. N 804.

В настоящее время этот документ носит информационно-рекомендательный характер и может применяться работодателями в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ. Указанные нормативы позволяют рассчитать численность сотрудников кадровой службы на основании норм времени на конкретные виды работ, которые приходится выполнять сотрудникам отдела кадров, и их объемов. Пример расчета численности сотрудников кадровой службы Запланированная численность сотрудников «Альфы» – 500 человек.
Ежегодно планируют принимать на работу 50 сотрудников (из них ИТР – 20, рабочих – 30), увольнять – 45, оформлять пенсию – 20. На основе планируемых данных с применением нормативов руководитель отдела кадров составил таблицу с необходимыми видами работ и рассчитал соответствующие коэффициенты.

Норма работников на одного кадровика

На основании п. 3 этих Правил типовые межотраслевые нормы утверждаются Минздравсоцразвития, остальные — соответствующим федеральным органом исполнительной власти по согласованию с Минздравсоцразвития. После этого они становятся для организаций рекомендательными, на них работодатель может ориентироваться при создании норм с учетом специфики своего производства или выполняемых работ. Постановлением Минтруда и социальных вопросов СССР от 14 ноября 1991 г.

Инфо

N 78 были утверждены Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, на которые можно было опираться при формировании кадровой службы и расчете ее численности. Однако срок их действия законодательно был ограничен 1997 г. В этом документе численность сотрудников кадровой службы рассчитывается исходя из трудоемкости работ, выполняемых в течение года.

Численность сотрудников на 1 кадровика

Однако такие расчеты очень затратны по времени и потребуют приложения значительных усилий. В том случае, когда важна оперативность, можно производить расчеты за квартал или за месяц, но тогда точность расчетов будет весьма приблизительной. А теперь давайте вместе, с помощью нормативов, установленных постановлением Минтруда СССР, рассчитаем необходимое количество специалистов кадровой службы, взяв за расчетный период один месяц.

Для начала нужно составить таблицу (образец). № п/п Вид выпол-няемых операций Единица изме-рения объема работ Пункт, таблица, номер норматива по сборнику Норматив времени на единицу изме-рения, чел.-ч Нормы времени на выпол-нение конк-ретного вида работы, чел.-ч Объем работ за месяц Трудо-емкость норми-руемых работ, чел.-ч 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Оформление документов при приеме на работу (служащих) Одинработник(служащий) 3.1табл. 1п.

Какое должно быть количество работников, ведущих кадровый учет?

Внимание

Надо сказать, что с введением в действие Трудового кодекса подходы к правовому регулированию нормирования труда претерпели значительные изменения. Нормирование передано в руки самих организаций. Теперь работодатели с учетом мнения представительного органа работников сами могут принимать локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда. Это придает нормированию новый смысл, так как нормирование теперь напрямую связано с эффективностью работы коллектива.

Ставка кадровика

• постановление

  Минтрудсоцразвития России от 26 марта 2002 г. № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». Как видно из названия этого документа, рекомендованы они управленческим структурам федеральных органов исполнительной власти, в том числе таким структурам, как службы кадров. Несмотря на это, специалисты считают их приемлемыми для всех организаций вне зависимости от формы собственности и вида деятельности.

  Во-первых, потому, что кадровое делопроизводство во многом повторяет технологии документационного обеспечения управления, а во-вторых, потому, что специальных норм по документационному кадровому обеспечению просто нет;

• постановление Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г.

Форум

Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны.

Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.
Оформление документов при увольнении (служащих) Одинработник(служащий) 3.2табл. 2п. 1 0,39 0,42 49 20,6 3 Выписка новой трудовой книжки или вкладыша к ней Однакнижка 3.3.1табл. 3п. 1 0,11 0,11 14 1,54 4 Выписка дубликата трудовой книжки Одиндубликат 3.3.1табл. 3п. 2 0,27 0,3 2 0,6 5 Внесение записей в трудовую книжку Одназапись 3.3.2табл. 4 0,07 0,8 75 60 6 Снятие копии трудовой книжки Однакопия 3.3.3табл. 5п. 6 0,62 0,67 15 10 7 Оформление перевода Одинработник 3.4.1табл. 6 0,38 0,41 28 11,48 8 Составление и корректировка графика отпусков Одинработник 3.4.4табл. 9 0,1 0,11 5 0,55 9 Оформление отпуска Одинработник 3.4.6табл. 10 0,11 0,12 30 3,6 10 Ведение личных карточек Одинработник 3.4.6табл. 11п. 1 0,08 0,09 60 5,4 11 Оформление листка нетрудо-способности Одинлисток 3.4.8табл. 13 0,05 0,05 40 2 12 Оформление взысканий Одно офор-мление 3.4.11табл.

Какая численность положена на одного кадровика

При определении норм труда на предприятии, как правило, используются соответствующие типовые нормы труда. Таким образом, нормы труда для кадровиков, работодатель может установить самостоятельно. Однако при этом ему необходимо учитывать мнение работников.
Нормы труда для таких специалистов необходимо определить, учитывая достигнутый уровень техники, технологии, организации производства и труда. В качестве основы для определения норм труда, рекомендуем использовать соответствующую типовую норму. При расчете численности сотрудников кадровой службы работодатель может использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г.
№ 78. В настоящее время этот документ носит информационно-рекомендательный характер и может применяться работодателями в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ (см. приложение к ответу ниже).
Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров». Срок действия этих нормативов был ограничен 1997 годом. Однако никакие новые нормативы времени на выполнение кадровых операций до настоящего времени не разработаны.
В силу этого, а также учитывая, что межотраслевые укрупненные нормативы являются экономическим инструментом, а не регулируют правовые отношения напрямую, специалисты в области нормирования продолжают их применять для расчета численности работников службы кадров.Комментарий чиновника Михаил АРАЛИН,советник Правового управления Государственной Думы Федерального Собрания РФ, кандидат экономических наук: – Правовую основу нормирования труда составляет глава 22 Трудового кодекса.
Таким образом, в случае, если в организации нет профсоюза и коллективного договора, то работодатель сам волен определять количество работников кадровой службы. Подробности в материалах Системы Кадры: Ситуация: Как определить штатную численность кадровой службы организации По общему правилу штатную численность сотрудников организации, в том числе ее отдельных подразделений, определяет ее руководитель по своему усмотрению в соответствии со структурой организации, ее функциями и уровнями управления. Вместе с тем, для расчета численности тех или иных сотрудников могут применяться различные нормативы и методики расчета.
В частности, при расчете численности сотрудников кадровой службы работодатель может использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78.

При аналитически-расчетном методе нормирования затраты рабочего времени рассчитываются на основе нормативных материалов по труду. Нормативы по труду – это регламентированные величины затрат труда и перерывов в работе.

Практическое значение имеет понимание принципиальных различий между нормами затрат труда и нормативами по труду.

Норма трудовых затрат рассчитывается применительно к конкретным задачам и условиям выполнения нормируемого процесса (функции, операции и т. п.) на конкретном рабочем месте исполнителя работы. Величина ее пересматривается систематически по мере изменения условий и организации труда, освоения работы (функции) работником. Норма труда является функцией от нормативных величин при использовании аналитически-расчетного метода нормирования.

Нормативы по труду устанавливаются применительно к типизированным или усредненным вариантам организации кадровой работы на предприятии. Выбор этих условий осуществляется на основе выявления более рациональных типовых вариантов, обеспечивающих достижение максимальных результатов кадровой работы при оптимальных затратах труда ее исполнителей. Нормативы по труду многократно используются для расчета норм времени, обслуживания, численности, других норм трудовых затрат и действуют более длительное время без пересмотра. Это связано с тем, что изменение организационных и других условий по совокупности работ (функций), для которых они проектируются в качестве регламентированных (заранее установленных величин), происходит в более длительный период времени, чем на конкретных рабочих местах.

Аналитически-расчетный метод нормирования труда обеспечивает обоснованность и точность устанавливаемых норм труда, позволяет определять необходимые затраты труда до начала выполнения работы, а также решать другие задачи.

Нормирование аналитически-расчетным методом осуществляется по укрупненным и дифференцированным нормативам по труду. Укрупненными считаются нормативы численности и трудоемкости, нормы числа подчиненных, нормы соотношений, нормы обслуживания. К дифференцированным нормативам относятся нормы времени, нормы времени обслуживания, нормированные задания.

Однако в настоящее время нормативные материалы для нормирования труда персонала кадровых служб не разрабатываются, хотя необходимость в этом очевидна, тем более в условиях расширения круга обязанностей работников, обновленной кадровой документации, автоматизации выполнения многих работ (функций) и пр.

Для нормирования труда отдельных видов работ (операций, процедур), выполняемых работниками кадровой службы, рекомендуются межотраслевые нормативы и нормы, разработанные Центральным бюро нормативов по труду (ЦБНТ):

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по комплектованию и учету кадров (1991 г.);

Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий (1992 г.);

Нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях (1990 г.);

Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда на предприятии (2001 г.);

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (2002 г.).

В качестве примера воспользуемся Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по комплектованию и учету кадров, утв. постановлением министра труда и социальных вопросов СССР от 14.11.91 № 78, для расчета нормы времени, определения годовой трудоемкости нормируемых работ и численности работников.

Норма времени на выполнение нормируемой операции определяется по следующей формуле:

где Н вр – норма времени на выполнение конкретного вида работы (функции), чел.-ч.;

Т on – норматив времени на выполнение нормируемой работы, установленный по сборнику нормативов, чел.-ч;

К – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности, а также подготовительно-заключительное время. По результатам фотографий и самофотографий рабочего времени принимается равным 8%.

Например, норма времени на выполнение операции «оформление документов при приеме на работу одного рабочего» составит:
Н вр = 0,46 (1 + 8:100) = 0,50 чел.-ч.

Норма времени на выполнение процедуры «оформление и учет трудовых книжек» при условии выписки одной трудовой книжки, внесения одной записи и снятии одной копии с десятью записями в ней составит:
Н вр = (0,11 + 0,07 + 0,62) (1 + 8:100) = 0,864 чел.-ч.

Годовая трудоемкость нормируемых работ определяется с учетом объема каждого вида выполняемых работ по формуле:

,

где Т н – годовая трудоемкость нормируемых работ, чел.-ч;

Нвр.i – нормы времени на выполнение конкретного вида нормируемой работы (комплекса операций), чел.-ч;

V i – объем конкретного вида нормируемых работ (комплекса операций, операций), выполняемых за год, чел.-ч;

i = 1, 2... n – виды нормируемых работ (комплекса операций, операций).

Годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником , определяется по формуле:

,

где Т нн – годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником нормативов, чел.-ч;

Н вр.j – время на выполнение работ (комплекса операций, операций), не предусмотренных сборником нормативов; устанавливается на основе наблюдений либо по местным нормативам, чел.-ч;

V j – годовой объем работ, не предусмотренных сборником нормативов;

j = 1, 2... m – виды работ, не предусмотренные сборником нормативов.

Общая годовая трудоемкость работ рассчитывается по формуле:

Численность сотрудников, например инспекторов по кадрам (табл. 1), определяется при условии выполнения ими в течение года всех операций по комплектованию и учету кадров на предприятии при традиционном варианте управления персоналом в следующем порядке:

– на каждую операцию устанавливается норма времени (в чел.-ч) в зависимости от факторов, влияющих на ее величину;

– с учетом объемов планируемых работ на год по каждой операции устанавливается трудоемкость нормируемых работ и трудоемкость работ, не предусмотренных нормативными материалами;

– суммарная трудоемкость по нормируемым операциям и не предусмотренным нормативным материалом делится на полезный фонд рабочего времени одного работника за год.

Таблица 1

Численность инспекторов по кадрам

Формула расчета численности инспекторов по кадрам:

где Т о – суммарная трудоемкость работ в год, чел.-ч (5500 – из табл.);

Ф п – полезный фонд рабочего времени одного работника за год (принято 1910 ч).

Тогда Ч = (5500 + 70) : 1910 = 2,9 чел.,
где 70 – годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником нормативов, чел.-ч.
Принято Ч = 3 чел.

Численность табельщиков определяется путем деления среднесписочной численности работников предприятия на норму обслуживания, установленную по нормативам времени, по формуле:

,

где Ч ос – среднесписочная численность работников, чел.,

Н обс – норма обслуживания, чел.

Например, при рапортно-ведомственной системе табельного учета, децентрализованной форме его организации, среднесписочной численности работников (Ч ос) в 20 500 чел. и норме обслуживания (Н обс) в 490 чел. численность табельщиков составит:
Ч = Ч ос / Н обс = 20 500: 490 = 42 чел.

Центральным бюро нормативов по труду (ЦБНТ) Минтруда России при участии предприятий и организаций отраслевых министерств и ведомств разработан Сборник «Межотраслевые нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров», который действует с 1991 г. (Рекомендуется для применения в качестве методического пособия при расчете и разработке норм и нормативов времени на отдельные виды работ, выполняемых работниками кадровой службы.) Нормативы времени разработаны применительно к типовому рабочему месту работника, выполняющего комплектование и учет кадров.

Ниже приведены таблицы нормативов времени на операции и процедуры повторяющихся видов работ (функций) (табл. 2–18).

Таблица 2

Нормативы времени на оформление документации при приеме на работу рабочих и служащих

Ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании и пр.) и на их основании подготовка проекта приказа (распоряжения) о приеме на работу. В приказе указываются фамилия, имя, отчество работника, должность (профессия), разряд или оклад, цех (отдел), дата зачисления и при необходимости период испытательного срока.

На основании соответствующих документов – паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об образовании, военного билета (у военнообязанных), приказа (распоряжения о приеме на работу) – заполнение личной карточки работника.

На основании приказа (распоряжения) – запись в трудовой книжке даты зачисления на работу, профессии или должности, цеха (отдела), даты и номера приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Отметка о приеме на работу в журнале (книге) о приеме.

Таблица 3

Нормативы времени на оформление документов при увольнении рабочих и служащих

Заполнение бланка приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора на основании заявления об увольнении и личной карточки работника.

В соответствии с резолюцией руководителя предприятия составление проекта приказа об увольнении. В нем указываются: фамилия, имя, отчество, занимаемая должность (профессия), дата и причина увольнения работника.

На основании оформленного приказа (распоряжения) запись в личной карточке работника даты, причины увольнения, номера приказа (распоряжения) об увольнении.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора запись в трудовой книжке даты и причины увольнения и номера приказа (распоряжения) об увольнении.

Выдача трудовой книжки под расписку увольняемому.

Запись о выдаче трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек.

Изъятие личного дела из картотеки.

Запись об увольнении в личном деле и в журнале уволенных.

Комплектование документов для передачи в архив.

Перемещение личной карточки в картотеку уволенных.

Составление отчета об увольнении с работы.

Процедура «Оформление и учет трудовых книжек» состоит из следующего комплекса операций.

1. Выписка новой трудовой книжки или вкладыша к ней с отметкой в книге учета или выписка дубликата трудовой книжки.

Таблица 4

Примечание. Время на выписку дубликата дано без учета затрат на поиск данных в архиве.

Содержание работы: запись в бланк трудовой книжки или вкладыша: на первой странице – фамилии, имени, отчества, года рождения, профессии или должности и даты заполнения книжки; на второй развернутой странице – простановка штампа предприятия или указание его наименования и запись числа, месяца, года зачисления на работу, профессии (должности), разряда, даты и номера приказа (распоряжения); отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; простановка на первой странице трудовой книжки штампа с надписью: «Выдан вкладыш» (прим. 1 к таблице 5); подготовка невостребованных трудовых книжек для сдачи в архив.

2. Запись в трудовую книжку (вкладыш) сведений о работе, поощрениях, награждениях и др.

Таблица 5

Примечания.
1. Вкладыш в трудовую книжку вшивается в тех случаях, когда все страницы одного из разделов заполнены.
2. В норму времени включены затраты времени на получение трудовых книжек с места их хранения.

Содержание работы: подборка трудовой книжки; на основании соответствующих документов (паспорта, записи о переводе, приказа (распоряжения) справки ОВД и т. д.) внесение в трудовую книжку или вкладыш изменений по работе (перевод в другое подразделение, перемещение, изменение разряда), записей о поощрениях, об изменениях фамилии и других сведений; укладка трудовой книжки в сейф.

3. Снятие копии трудовой книжки.

Таблица 6

Процедура «Оформление документов по учету движения кадров» включает ряд операций.

1) Оформление перевода в другое подразделение или на другую должность.

Таблица 7

2) Отметка о приеме на работу, о перемещении или увольнении в плане обеспечения дополнительной потребности в рабочих кадрах.

Таблица 8

3) Перевод рабочего, получившего высшее или среднее специальное образование, на должность служащего.

Таблица 9

Содержание работы: на основании документа об образовании, заявления, приказа – запись о переводе на должность служащего в личной карточке, трудовой книжке и журнале; подшивка приказа (распоряжения) в «Дело»; составление приказа и внесение изменения в штатное расписание; приглашение работника, выдача ему бланков и объяснение по поводу их заполнения.

4) Составление и корректировка графика отпусков.

Таблица 10

5) Оформление отпусков.

Таблица 11

6) Ведение картотеки работников по продолжительности стажа для выплаты годового вознаграждения и оформления листка нетрудоспособности.

Таблица 12

7) Проверка правильности проставления стажа в ведомостях (списках) на выплату годового вознаграждения

Таблица 13

8) Оформление листка нетрудоспособности.

Таблица 14

9) Заполнение и выдача справки с места работы.

Таблица 15

Примечание. Время дано без учета затрат на поиск данных в архиве.

Содержание работы: на основании данных личной карточки – запись в бланк справки: фамилии, имени, отчества, должности или профессии работника (при необходимости – месячного оклада или среднего заработка); указание даты выдачи, номера и места предоставления справки; проставление печати; выдача справки о месте работы по просьбе работника или по требованию организации или учреждения.

10) Заполнение и выдача справки на работу по совместительству.

Таблица 16

11) Оформление взысканий.

Таблица 17

Таблица 18

Нормативы времени на выполнение ряда работ

Вид работы

Норматив времени, чел.-ч

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти разработаны ЦБНТ и утверждены постановлением Минтруда России от 26.03.02 № 23 с учетом мнения Независимых профсоюзов России. Рассмотрение и анализ нормативных материалов позволяют сделать вывод о целесообразности их использования при нормировании работ по документационному обеспечению кадровых служб предприятия (с учетом соответствующих корректировок).

Нормы времени на печатание документов установлены на следующие операции: ввод информации в ПЭВМ, набор текста с вертикальным графлением, без вертикального графления, с использованием диктофона, а также на типовых бланках (формах, таблицах), обработка введенной информации в редакторах Word и Excel.

– получение оригинала для печатания и ознакомление с ним, включение компьютера;

– запуск текстового редактора;

– набор текста, таблиц с необходимым количеством строк и столбцов,

– сохранение набранного текста;

– выход из текстового редактора, выключение компьютера, сдача работы.

Таблица 19

Работа «Набор текста без вертикального графления» включает:

– включение компьютера, запуск текстового редактора;

– набор текста, сохранение набранного текста;

– проверка документа на наличие ошибок;

– задание печати на принтер, получение распечатки;

– считывание текста, при необходимости – внесение исправлений в документ; выход из редактора, выключение компьютера, сдача работы.

Таблица 20

Нормы времени набора текста без вертикального графления (на один лист – в мин)

– включение диктофона, установка кассеты;

– проверка работы диктофона и регулирование звука и скорости;

– включение компьютера; запуск текстового редактора; набор текста;

– проверка отдельных слов или части текста путем повторного прослушивания записи и при необходимости – исправление ошибок, допущенных при наборе текста;

– выключение диктофона;

– сохранение набранного текста; задание печати на принтер, получение распечатки, считывание текста;

– завершение работы текстового редактора, выключение компьютера, сдача работы.

Таблица 21

Нормы времени набора текста с диктофона (на один лист – в мин)

Работа «Набор текста на типовых бланках (формах, таблицах)» состоит из следующих операций:

– получение оригинала для печатания и ознакомление с ним;

– запуск компьютера и текстового редактора;

– набор текста и его сохранение;

– проверка документа на наличие ошибок;

– задание печати на принтер, получение распечатки;

– считывание текста, при необходимости – внесение исправлений в документ;

– выход из редактора, выключение компьютера, сдача работы.

Таблица 22

Нормы времени набора текста на типовых бланках (на 100 печатных знаков)

Примечание.
Группа сложности:
I – печатный или разборчивый рукописный оригинал;
II – печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение, до 50% текста;
III – неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающих 50% текста. Мелкий типографский или компьютерный шрифт.

Таблица 24

Нормы времени при использовании редактора Microsoft Excel в работе оператора электронного набора

Примечание к таблицам.
Единица измерения одного листа: 2 Кбайт; 1 Кбайт = 1024 байт; 1 байт – единица емкости запоминающих устройств компьютера, характеризующая элемент памяти, в котором можно хранить 1 символ (букву, цифру, специальный знак).

"Кадровик. Трудовое право для кадровика", 2010, N 5

Распределяем обязанности. Сколько нужно специалистов по учету кадров

Сколько нужно специалистов по учету кадров, чтобы работа была поставлена на высоте? Как избежать лишних затрат на персонал? На эти вопросы поможет ответить нормирование труда. Какова его правовая основа и какие нормативы существуют для расчета численности кадровой службы и как их применять на практике, читайте в материале.

Характеристики должностей

Для обеспечения рационального разделения труда, создания механизма разграничения функций, полномочий и ответственности на основе регламентации трудовой деятельности работников в современных условиях на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров на практике рекомендуется применять Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (ред. от 29.04.2008).

Справочник содержит новые квалификационные характеристики должностей служащих, связанные с развитием рыночных отношений. Все ранее действовавшие квалификационные характеристики пересмотрены, в них внесены существенные изменения в связи с осуществляемыми в стране преобразованиями и с учетом практики применения характеристик.

Справочник дополнен новыми квалификационными характеристиками должностей работников, функции которых связаны со становлением и развитием рыночных экономических отношений. К ним, например, относятся квалификационные характеристики должностей аудитора, аукциониста, брокера, дилера, менеджера, оценщика, специалиста по маркетингу и др.

В странах с высокоразвитой рыночной экономикой менеджерами называют профессиональных управляющих, обладающих специальным образованием, часто полученным в дополнение к инженерному, юридическому, экономическому.

Необходимо отметить, что на основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников, при составлении которых уточняются обязанности, предусмотренные в характеристиках, с учетом особенностей организации производства, труда и управления, технологии выполнения трудовых процессов. При этом важно, чтобы как в квалификационных характеристиках, так и в должностных инструкциях службы управления персоналом, подготовки и повышения квалификации кадров обеспечивали точное соответствие наименования должностей Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

В ст. 57 ТК РФ установлено, что одним из существенных, т. е. обязательных условий трудового договора, заключаемого между работодателем и работником, является наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям и профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Квалификационный справочник содержит следующие характеристики должностей работников, которые должны осуществлять работу с кадрами в организации:

Заместитель директора по управлению персоналом;

Менеджер по персоналу;

Начальник отдела кадров;

Начальник отдела подготовки кадров;

Инженер по подготовке кадров;

Инспектор по кадрам;

Специалист по кадрам.

Первые три должности относятся к должностям руководителей. Круг должностных обязанностей хотя и имеет много общего, но все-таки отличается, что связано прежде всего с количественным составом кадровой службы конкретной организации и задачами, которые она должна решать. Причем менеджер по персоналу сегодня - это наиболее востребованный сотрудник, с широким кругом обязанностей. Он, в частности, организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития организации; обеспечивает укомплектование предприятия работниками необходимых профессий, специальностей и квалификации; определяет потребность в персонале; осуществляет подбор кадров, организует обучение персонала, проведение оценки результатов трудовой деятельности работников; совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников; консультирует руководителей разных уровней по вопросам организации управления персоналом; принимает участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов; составляет и оформляет трудовые договоры и контракты; ведет личные дела работников и другую кадровую документацию; осуществляет руководство подчиненными сотрудниками.

Остальные перечисленные должности относятся к должностям специалистов.

Следует отметить, что Квалификационный справочник содержит также характеристики и других должностей, имеющих отношение к управлению человеческими ресурсами и организации труда: начальник лаборатории (бюро) по организации труда и управления производством; начальник лаборатории (бюро) социологии труда; начальник нормативно-исследовательской лаборатории по труду; начальник отдела организации и оплаты труда; инженер по охране труда; психолог; социолог; техник по труду; экономист по труду; табельщик. Каждая организация самостоятельно решает, какие сотрудники будут входить в состав кадровой службы (службы управления персоналом) и как будет организовано взаимодействие кадровой службы с другими подразделениями, ведающими вопросами труда.

Нормирование труда: определяем численность

Руководителей организаций и работников кадровых служб, конечно, заинтересует вопрос: сколько нужно специалистов по кадровой работе, чтобы работа была эффективной и с минимальными затратами?

Для решения этого вопроса работодателю не обойтись без нормирования труда работников кадровой службы. Далеко не все работодатели еще и сегодня понимают необходимость проведения такой работы в организации. Как показывает практика, нормирование труда как элемент системы управления персоналом, позволяющий, в частности, оптимизировать его численный и профессиональный состав, далеко не всегда используется даже для расчета численности сотрудников службы кадров.

Правовую основу нормирования труда составляет гл. 22 ТК РФ. Необходимо отметить, что с введением в действие ТК РФ подходы к правовому регулированию нормирования труда претерпели значительные изменения. Нормирование передано в руки самих организаций. Теперь работодатели с учетом мнения представительного органа работников сами могут принимать локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда. Это придало нормированию новый смысл, так как нормирование теперь напрямую связано с эффективностью работы всего коллектива данной конкретной организации.

В связи с таким порядком нормирования труда, единого централизованного обязательного нормативного документа, связанного с определением численности работников кадровой службы, не существует.

Однако в настоящее время имеют место два нормативных документа, которые организации могут принять в качестве основы для расчета численности работников кадровой службы:

Постановление Минтруда СССР от 14.11.1991 N 78 "Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров";

Постановление Минтруда России от 26.03.2002 N 23 "Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти".

Прежде всего надо составить перечень всех видов работ, которые выполняет ваша кадровая служба. Этот перечень должен быть составлен как можно более полно, ведь именно от этого зависит, насколько точными окажутся последующие расчеты. Затем необходимо провести сравнительный анализ вашего списка с видами работ, вошедшими в списки установленных нормативов. Затраты времени на выполнение кадровых операций, которые вошли в списки, вы рассчитаете с помощью установленных нормативов, а те, что в списке не отражены, придется рассчитывать самостоятельно. Для этого вам будет необходимо сделать фотографии рабочего времени или хронометраж. В дальнейшем полученную этим путем информацию можно использовать для расчетов и введения в вашей организации местных нормативов труда.

Затем, исходя из установленных затрат времени, вам необходимо будет рассчитать трудоемкость всех работ. Для этого надо вычислить трудоемкость каждого вида работ, а затем их просуммировать. При проведении расчетов вы должны решить, какой промежуток времени вы возьмете за расчетный. Обычно специалисты ориентируются на годовой период. Такие расчеты будут наиболее точными, так как позволят снивелировать все сезонные колебания. Однако такие расчеты очень затратны по времени и потребуют приложения значительных усилий. В том случае, когда важна оперативность, можно производить расчеты за квартал или за месяц, но тогда точность расчетов будет весьма приблизительной.

А теперь давайте вместе, с помощью нормативов, установленных Постановлением Минтруда СССР, рассчитаем необходимое количество специалистов по определенному участку кадрового делопроизводства, взяв за расчетный период один месяц.

Для начала нужно составить таблицу-образец (табл. 1).

Таблица 1

Расчет трудоемкости работ в кадровой службе

Во второй столбец вы заносите все виды работ, выполняемых в процессе кадрового делопроизводства, которые охвачены установленными нормативами.

Данные для столбца 6 вычисляете по формуле:

Н = Т (1 + К / 100),

где Н - нормы времени на выполнение конкретного вида работы, чел/ч;

Т - норматив оперативного времени на выполнение данной работы,

Установленный по сборнику, чел/ч;

К - коэффициент времени, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы, в процентах от оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий рабочего времени К принимается равным 8%.

В седьмой столбец вносите данные об объемах работ по каждому виду за расчетный период.

Годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) определяется с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:

Тн = SUM Н x V,

где Н - нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида

Работы, чел/ч;

V - объем конкретного вида работы, выполняемой за год (i = 1, 2, 3...

N - виды выполняемых работ).

Нормативная численность инспекторов по кадрам (Ч) определяется как соотношение трудоемкости работ к полезному фонду рабочего времени в периоде, который принят за расчетный, по формуле:

где Т - суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по

Данным нормативам;

Ф - полезный фонд рабочего времени одного работника (в данном случае

Мы взяли усредненный показатель за месяц), ч.

Ч = 196,46 / 166 = 1,18.

Таким образом, для выполнения работ, которые вошли в нашу таблицу, необходимо 1,2 ставки специалиста по комплектованию и учету кадров. Это означает, что если в вашей кадровой службе эта работа была распределена, например, между двумя специалистами, то у вас есть потенциальная возможность сократить расходы, поручив выполнение работы одному сотруднику и установив ему доплату за расширенный объем работы в размере 0,2 ставки.

Следует отметить, что расчеты численности работников кадровых служб по методикам указанных выше Постановлений - довольно трудоемкий процесс.

На практике должности работников кадровых служб, в т. ч. и менеджеров по персоналу, устанавливаются в штатном расписании в зависимости от численности работников данной организации.

Весьма обоснованно, на наш взгляд, вводить должность менеджера по персоналу, когда численность работников в организации стала превышать 20 человек.

В организациях численность свыше 100 сотрудников кадровая служба может состоять из 2 - 3 работников - менеджер по персоналу и инспектор (специалист) по кадрам.

В организациях, где численностью работников превышает 300 человек, может быть рассмотрен вопрос и об организации отдела кадров из 4 - 5 работников. При этом обязанности каждого работника конкретизируются.

С увеличением численности работников отдел кадров может расширяться пропорционально количеству работающих, и при этом обязанности менеджеров по персоналу будут все более конкретизироваться.

Такое право им предоставлено пунктом 2 Указа Президента РФ от 15 ноября 1991 г. N 211 “О повышении заработной платы работников бюджетных организаций и учреждений“. В определении Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 18 мая 2004 г. N КАС04-198 указано, что данное предписание Указа не противоречит действующему законодательству. Однако с 1 декабря 2008 года действует новая система оплаты труда. Она предусматривает, что если выделенных бюджетных ассигнований недостаточно, то необходимо сформировать новое штатное расписание, в котором нужно привести количество должностей в соответствие с выделенными бюджетными лимитами (более подробно об этом написано в статье “Изменения в системе оплаты труда“, N 11/2008, стр. 6).

Ставка кадровика

При определении норм труда на предприятии, как правило, используются соответствующие типовые нормы труда. Таким образом, нормы труда для кадровиков, работодатель может установить самостоятельно. Однако при этом ему необходимо учитывать мнение работников.

Внимание

Нормы труда для таких специалистов необходимо определить, учитывая достигнутый уровень техники, технологии, организации производства и труда. В качестве основы для определения норм труда, рекомендуем использовать соответствующую типовую норму. При расчете численности сотрудников кадровой службы работодатель может использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г.

Какое должно быть количество работников, ведущих кадровый учет?

Такое право им предоставлено пунктом 2 Указа Президента РФ от 15 ноября 1991 г. N 211 «О повышении заработной платы работников бюджетных организаций и учреждений». В определении Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 18 мая 2004 г.

N КАС04-198 указано, что данное предписание Указа не противоречит действующему законодательству. Однако с 1 декабря 2008 года действует новая система оплаты труда. Она предусматривает, что если выделенных бюджетных ассигнований недостаточно, то необходимо сформировать новое штатное расписание, в котором нужно привести количество должностей в соответствие с выделенными бюджетными лимитами (более подробно об этом написано в статье «Изменения в системе оплаты труда», N 11/2008, стр.

6). Н.В. Данилова, А.В. Голованов, эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ 1 декабря 2008 г.

Численность сотрудников на 1 кадровика

Вид выполняемых операций Единица измерения объема работ Номер норматива согласно Межотраслевым укрупненным нормативам времени, утвержденным постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78 Норматив времени на единицу измерения, Топi, чел. – ч Нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, Нврi, чел. – ч Объем работ за год, Vi Трудоемкость нормируемых работ, Тi, чел. – ч 1. Оформление документов при приеме на работу рабочих Один сотрудник норматив 1 таблицы 1 0,46 0,50 30 15 2. Оформление документов при приеме на работу ИТР Один сотрудник норматив 2 таблицы 1 0,74 0,80 20 16 3.
Оформление документов при увольнении сотрудника Один сотрудник норматив 1 таблицы 2 0,39 0,42 45 18,9 4. Оформление документов сотруднику, уходящему на пенсию Один сотрудник норматив 1 таблицы 21 3,3 3,56 20 71,2 5.

Голосование:

При этом работникам гарантируется соответствующее государственное содействие. Одним из проявлений соответствующего государственного содействия является разработка и установление для однородных работ типовых (межотраслевых, отраслевых, профессиональных и иных) норм труда. Типовые нормы труда устанавливаются соответствующим органом государственной власти (Минтрудом, Минздравсоцразвития и т.п.).

Важно

Такое правило установлено статьёй 161 Трудового кодекса РФ. Обращаю Ваше внимание, что соответствующие типовые нормы труда не являются обязательными для применения и носят лишь рекомендательный характер. Конкретные нормы труда для работников (нормы выработки, времени, нормативы численности и другие нормы), устанавливаются на локальном уровне работодателем по договорённости с представительным органом работников, в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда.

Для этого вам будет необходимо сделать фотографии рабочего времени или хронометраж. В дальнейшем полученную этим путем информацию можно использовать для расчетов и введения в вашей организации местных нормативов труда. Словарь кадровика Хронометраж изучение затрат рабочего времени на выполнение повторяющихся элементов трудовых операций путем замеров их продолжительности и анализа условий их выполнения.

Фотография рабочего дня изучение путем наблюдения и измерения всех без исключения затрат времени на протяжении полного рабочего дня или определенной его части. Затем, исходя из установленных затрат времени, вам необходимо будет рассчитать трудоемкость всех работ. Для этого надо вычислить трудоемкость каждого вида работ, а затем их просуммировать.

При проведении расчетов вы должны решить, какой промежуток времени вы возьмете за расчетный. Обычно специалисты ориентируются на годовой период.

При какой численности вводится ставка отдела кадров

БЮДЖЕТНЫЙ УЧЕТБУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТБЮДЖЕТНАЯ ОТЧЕТНОСТЬЗАКОНЫ И ПРАКТИКАПРОЧИЕ МАТЕРИАЛЫ Численность штатных работников в муниципальном учреждении составляет 35 человек. Можем ли мы ввести в штат новую должность, например специалиста по кадрам, начальника отдела кадров? Или численность работников в данном случае особой роли не играет? В силу статьи 8 Трудового кодекса работодатели наделены правом принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Таким локальным нормативным актом является, в частности, штатное расписание. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.

При этом определено, что работникам гарантируются государственное содействие системной организации нормирования труда и применение систем нормирования труда, определяемых работодателем с учетом мнения представительного органа работников или устанавливаемых коллективным договором (ст. 159 ТК РФ). Под нормированием труда понимается установление норм выработки, времени, нормативы численности и другие нормы. То есть, нормирование труда позволит определить количество работников необходимое для выполнения тех или иных функций.

В том числе, с помощью нормирования труда может быть определено количество кадровиков. Нормирование труда работников определяются работодателем с учетом мнения представительного органа работников или коллективным договором. То есть и в том и в другом случае определение норм труда работников устанавливается по договорённости между работником и работодателем.
Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.
Работникам гарантировано государственное содействие системой организации нормирования труда и применение определяемых работодателем систем нормирования труда с учетом мнения представительного органа работников или устанавливаемых коллективным договором**. * Статьи 162, 163 ТК РФ. ** Статья 159 ТК РФ. С чего начать? Прежде всего надо составить перечень всех видов работ, которые выполняет ваша кадровая служба. Этот перечень должен быть составлен как можно более полно, ведь именно от этого зависит, насколько точными окажутся последующие расчеты.
Затем необходимо провести сравнительный анализ вашего списка с видами работ, вошедшими в списки установленных нормативов. Затраты времени на выполнение кадровых операций, которые вошли в списки, вы рассчитаете с помощью установленных нормативов, а те, что в списке не отражены, придется рассчитывать самостоятельно.
Оформление документов при увольнении (служащих) Одинработник(служащий) 3.2табл. 2п. 1 0,39 0,42 49 20,6 3 Выписка новой трудовой книжки или вкладыша к ней Однакнижка 3.3.1табл. 3п. 1 0,11 0,11 14 1,54 4 Выписка дубликата трудовой книжки Одиндубликат 3.3.1табл. 3п. 2 0,27 0,3 2 0,6 5 Внесение записей в трудовую книжку Одназапись 3.3.2табл. 4 0,07 0,8 75 60 6 Снятие копии трудовой книжки Однакопия 3.3.3табл. 5п. 6 0,62 0,67 15 10 7 Оформление перевода Одинработник 3.4.1табл. 6 0,38 0,41 28 11,48 8 Составление и корректировка графика отпусков Одинработник 3.4.4табл. 9 0,1 0,11 5 0,55 9 Оформление отпуска Одинработник 3.4.6табл. 10 0,11 0,12 30 3,6 10 Ведение личных карточек Одинработник 3.4.6табл. 11п. 1 0,08 0,09 60 5,4 11 Оформление листка нетрудо-способности Одинлисток 3.4.8табл. 13 0,05 0,05 40 2 12 Оформление взысканий Одно офор-мление 3.4.11табл.