Как правильно оформить личное дело сотрудника. Сколько хранятся личные дела и трудовые договора уволенных сотрудников. Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения

Большое значение в нашей жизни имеют кадровые документы, в том числе и личные дела, в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях.

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что также отражает актуальность темы. На многих предприятиях из-за некомпетентности кадрового отдела, зачастую из-за неправильного ведения и хранения документации по личному составу, работники этого предприятия не могут в дальнейшем оформить свои документы соответствующим образом и сталкиваются с рядом всевозможных проблем, а именно: проблемы с пенсионными выплатами, налоговыми отчислениями и т.д. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих организаций. Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.

Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.
Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».

Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя – государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом.

Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией). В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) – на какие категории работников следует вести личные дела.

Как правило, в первую очередь личные дела заводятся:

На сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

Работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору.

На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т.п.), личные дела, как правило, не оформляются.

Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело – чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы. Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.

Вопрос о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами (например, Инструкцией по кадровому делопроизводству).

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Оформление личных дел происходит после того, как был издан приказ о приеме на работу.

Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации.

Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:

Внутренняя опись документов дела;

Анкета или личный листок по учету кадров;

Дополнение к личному листку по учету кадров;

Автобиография (резюме);

Копия документа об образовании, копия трудового договора;

Копия приказа о приеме на работу;

Копии приказов о переводе;

Документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных;

Аттестационные документы;

Представления к переводам;

Личные заявления работника;

Справки о состоянии здоровья;

Фотографии;

Копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;

Другие характеризующие работника документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным (ксерокопии паспорта, карточки ПФР, ИНН, документа об образовании, военного билета, свидетельств о заключении брака и (или) рождения ребенка).

Наряду с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов:

Список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);

Выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы:

Подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);

Характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии – документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку» . Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

Паспорт;

Трудовая книжка;

Военный билет;

Документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

Документы об имеющихся изобретениях.

На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.

Сведения обо всех изменениях, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).

Дополнение к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию – документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. В автобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших.

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку.

При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:

Личному делу присваивается учетный номер;

Производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;

В личное дело вкладывается внутренняя опись.

Необходимо иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.

Внутренняя опись документов сразу вкладывается в дело и заполняется по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи оформляется итоговая запись, в которой указывается, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов состоит дело. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, поэтому вначале во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее - в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Внутренняя опись подписывается должностным лицом, составившим ее (отвечающим за ее составление).

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании). Ведение личного дела предусматривает:

Ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

Помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

Изъятие документов, надобность в которых миновала;

Периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи. Обложка личного дела, как и обложки дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТом 17914–72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411). На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило – табельный номер). Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

По порядку номеров;

В прямом алфавитном порядке;

По разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно штатному расписанию предприятия, а внутри разделов – по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов – алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел. В целях ограничения несанкционированного доступа к персональным данным работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел должны выполняться одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников. Документы для формирования и ведения личных дел сдаются ему под роспись в передаточном журнале работником, отвечающим за процесс документирования трудовых правоотношений с работником.

Ежегодно в кадровой службе должна проводиться проверка личных дел. Если выявляются недостатки в оформлении и ведении личных дел, составляется соответствующий акт. Отметки о проверке личного дела проставляются в дополнении к личному листку по учету кадров.

Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела (документа) в место хранения. Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем организации. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке).

Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами). Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:

Производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;

Вносить в личное дело новые записи;

Извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;

Задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.

При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение (в соответствии с архивным законодательством).

Эта процедура включает:

Подшивку (переплет) дела;

Уточнение нумерации листов дела;

Составление листа-заверителя;

Составление (уточнение) внутренней описи;

Внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.

С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:

Объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);

Располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;

Снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел.

Личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно.

1. Указ президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы» (в ред. от 31 мая 1999 г., с изменениями от 30 мая 2005 г) // Гарант Профессионал. – 2008. – Версия 7.8.

2. Трудовой кодекс РФ. Текст с изменениями и дополнениями на 07.05.2009 года. – М.:Эксмо, 2009.

3. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие / Л. М. Вяловыа – М.: Издательский дом «Академия», 2007. – 176 с.

4. Корнеева А.П. Основы делопроизводства: Учебное пособие / А. П. Корнеева, А. М. Амелина, А. П. Загребельный. - М.: Экзамен, 2006. – 160 с.

5. Краснов В. В. Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет / В. В. Краснов // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. – 2006. - № 7.

6. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство: (традиц. и автоматизир. технологии) / Т. В. Кузнецова, С. Л. Кузнецов. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005. – 400 с.

7. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие / Н. С. Ларьков; Томский гос. ун-т. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2008. – 427 с.

8. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учебник / Н. Н. Кушнаренко. - Изд.7-е, перераб. и доп. – М.: Знание, 2006. – 459 с.

9. Михайлов Ю. М. Личные дела сотрудников компании: как правильно оформлять, вести и хранить. Практическое пособие / Ю. М. Михайлов. – М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2009. – 160 с.

После издания приказа о приеме на работу. Для этого не существует унифицированной формы, поэтому разработайте ее сами. Снимите копию с паспорта сотрудника, свидетельства ИНН, страхового пенсионного свидетельства и с других документов, которые имеются в наличии, например, с водительского удостоверения, медицинской справки.

На первой странице должна находиться опись всех документов, которые имеются на момент трудоустройства, и которые будут появляться в процессе работы, например, приказ на отпуск, какие-либо дополнительные соглашения к трудовому договору.

Во внутренней описи укажите наименования документов, их номера, дату составления и номер листа в личном деле. Поставьте подпись, ФИО составителя и дату составления. Для упрощения предоставления информации, составьте опись в табличном виде.

После того, как все документы собраны, расположите их в хронологическом порядке, затем пронумеруйте их, начиная с описи (страница №1). Далее оформите обложку личного дела. Обязательно укажите наименование организации согласно учредительным документам, порядковый номер личного дела, дату составления. Оставьте и поле под указания даты окончания трудового договора. Также после увольнения вам необходимо будет указать количество страниц в деле.

Не забудьте указать и заголовок дела – фамилию, имя и отчество сотрудника полностью. Также вы можете написать должность трудоустраиваемого сотрудника. После увольнения дело прошивается и сдается в архив.

Личные дела хранятся у кадрового работника или другого лица, исполняющего его обязанности. Доступ к данным ограничен. Раз в год сотрудники должны получать информацию о ведении дел; лучше, если после ознакомления они будут ставить подпись.

Ведение личных дел сотрудников является обязанностью кадровой службы организации. Формирование и ведение личного дела работника осуществляется после подписания приказа о его приеме на работу.

Вам понадобится

• - документы сотрудника, принятого на работу (паспорт, документы об образовании);
• - документы, оформляемые при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности сотрудника;
• - фотография сотрудника размером 3х4 см;
• - папка-скоросшиватель.

Инструкция

Распечатайте и выдайте сотруднику, принятому на работу, бланки личного листка по учету кадров и автобиографии, попросите сотрудника заполнить их от руки. Пусть сотрудник проставит в заполненных документах свою подпись и дату заполнения . Приклейте фотографию сотрудника на первую страницу личного листка по учету кадров.

Возьмите обычный скоросшиватель, распечатайте и приклейте на него титульный лист-обложку личного дела. Сделайте копии паспорта(страниц с фотографией, с пропиской , с отметками о семейном положении), документов об образовании сотрудника, поместите их в личное дело. Прикрепите туда также характеристики, рекомендации, резюме сотрудника, заявление о приеме на работу. Если в организации трудовые договора и кадровые приказы хранятся отдельно, то сделайте и поместите в личное дело их копии.

Подшейте также в личное дело экземпляр должностной инструкции и другие документы, касающиеся оформления приема на работу сотрудника. Не забудьте прикрепить автобиографию и личный листок по учету кадров(обычно его помещают в начало личного дела). Пронумеруйте все листы личного дела, начиная с копии паспорта и документов об образовании. Сделайте внутреннюю опись документов, хранящихся в личном деле и поместите ее в начало личного дела.

Дополните личное дело сотрудника в процессе его работы копиями различных документов о повышении квалификации (копиями дипломов, свидетельств, сертификатов и т.п.), документами, подтверждающими переводы (заявлениями, дополнительными соглашениями к трудовому договору, копиями или вторыми экземплярами приказов и т.п.), приказами о наложении взысканий или о поощрениях и иными документами.

Завершите личное дело при увольнении сотрудника из организации документами об увольнении : заявлением об увольнении, соглашением сторон, копией или вторым экземпляром приказа об увольнении и прочими документами.

Подготовьте личное дело уволенного сотрудника к передаче в архив. Для этого расположите документы по хронологии дат в следующем порядке:
- личный листок по учету кадров и автобиография ;
- копия паспорта и документов об образовании;
- документы о приеме на работу;
- документы, которые оформляются кадровой службой в течение трудовой деятельности сотрудника;
- документы об увольнении(завершают личное дело).
Пронумеруйте листы личного дела, переоформите его внутреннюю опись, сдайте документ в архив.

В процессе делопроизводства документы личного дела располагаются внутри него в обратной временной хронологии, т.е. в начале дела оказываются размещенными документы об увольнении; за ними - документы о переводах сотрудника, приказы о поощрениях и взысканиях и пр.; за ними - документы о приеме на работу и копии документов об образовании и т.п.

Видео по теме

Обратите внимание

Состав документов личного дела работников не регламентирован российским законодательством.

Полезный совет

Храните личные дела сотрудников в сейфе кадровой службы, располагая их в алфавитном порядке.

В процессе ведения личного дела документы, помещаемые в папку личного дела работника, нумеруйте карандашом.

При закрытии личного дела после увольнения работника и переоформления внутренней описи перед сдачей дела в архив, нумерацию документов произведите синими или черными чернилами.

Источники:

• Организация работы с личными делами сотрудника. в 2017

В процессе своей деятельности учетному работнику или предпринимателю приходится обрабатывать множество документов. Поток документов увеличивается прямо пропорционально успешности развития бизнеса. Многие приемы работы широко известны, однако начинающим бизнесменам всю технологию вряд ли кто будет рассказывать. Из этой инструкции вы узнаете, как подшивать документы , чтобы они не путались и не терялись.

Инструкция

Использовать прозрачные файлы не очень-то. Лучше подшить документы , используя дырокол. Конечно, прозрачные файлы пригодятся для хранения документов, которые дыроколить нельзя: документы , которые изготовлены на бланках Госзнака, документы с голограммами и прочие бумаги, защищенные от подделки. Для остальных же документов файлы использовать нецелесообразно.

Чтобы дыроколить прицельно, можно воспользоваться скоросшивателем , выравнивая каждый следующий документ по предыдущему. В одной папке документы будут выровнены, однако если потребуется переместить какой-либо документ в другую папку, велика вероятность того, что он будет выступать за пределы пачки.

Наилучший способ подшивки документов – это использование дырокола с ограничителем. Тогда у каждого документа отверстия будут располагаться на одном и том же месте. Документы, прошитые таким образом, будут иметь наиболее аккуратный вид и дополнительных отверстий в них делать не придется.

Для соединения документов довольно часто применяют скобки степлера либо скрепки. Правда есть у них недостаток: скрепленная с помощью скоб или скрепок пачка документов в местах крепления имеет выпуклость, что затрудняет работу с бумагами. Соединять листы многостраничного документа лучше капелькой клея ПВА. В большинстве случаев это занимает меньше , да и пачка документов не имеет утолщений.

Если документ по размеру меньше, чем стандартный лист, то его нужно сначала наклеить на стандартный лист, после чего его можно подшивать с остальными документами.

Документация в некоторых компаниях хранится десятилетиями. Чтобы важные бумаги не помялись и не потерялись, их нужно подшивать в папки из твердого картона или пластмассы. Для идентификации давайте каждому договору отдельный номер.

Инструкция

Чтобы нужный договор было легко найти, заведите книгу учета . Присваивайте документу номер и заносите его в этот журнал. Кроме номера, вписывайте дату заключения договора. Запись в журнале должна выглядеть так: 1. договор №123ТП от 22.02.2011. В примечаниях можно указать суть договора, когда того требует корпоративный стиль ведения документации.

Если в компании существует несколько юридических лиц, заведите для каждого свою книгу учета договоров. Применяйте в обозначениях условные символы. Например, договора ОАО "Маша и медведи" записывайте как 123ММ. А ценные бумаги от ЗАО "Три поросенка" помечайте 123ТП. Номера присваивайте по порядку, чтобы не возникло путаницы.

Перед тем как подшить документ в папку, аккуратно удалите скрепку, держащую листы . Возьмите дырокол и пробейте новые отверстия. Вложите документ в папку и закрепите его специальными усиками. Отделите один договор от другого чистым листом А4.