Где искать архив ликвидированного предприятия. Где и как хранить кадровую документацию

Легкая Лидия Сергеевна
Директор ЦГАЛС СПб

Историческая справка

С ноября 2011 года — Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга» (ЦГАЛС СПб)

2008 — 2011 —

1999 — Санкт-Петербургское государственное учреждение «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга» (ЦГАЛС СПб)

В начале 1990-х годов после распада СССР и в связи с ликвидацией органов управления, а также учреждений и предприятий союзного и республиканского подчинения проблема обеспечения сохранности документов по личному составу стояла чрезвычайно остро. У многих ликвидируемых организаций не было правопреемников. Если управленческая, научная и техническая документация подлежала сдаче в государственные архивы, то документы по личному составу оставались бесхозными.

Вопрос о создании государственного архива, специализирующегося на приёме документов по личному составу, с 1993 года прорабатывался в Комитетах Мэрии, а позднее и в Администрации Санкт-Петербурга. Решение было принято только через несколько лет. В марте 1999 года издано Распоряжение Губернатора Санкт-Петербурга (№ 244-р от 11.03.1999 года) о создании Центрального государственного архива документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга (ЦГАЛС СПб).

Устав ЦГАЛС СПб был зарегистрирован 25 мая 1999 года, им определялись основные задачи Архива:

Осуществление приёма на государственное хранение документов по личному составу ликвидированных организаций.

Обеспечение сохранности принятых документов.

Организация использования документов в целях удовлетворения запросов граждан.

Функционировать архив начал с 01 июня 1999 года и на 01.01.2000 года уже было принято 57 фондов, 14109 единиц хранения.

В августе 2004 года в структуре ЦГАЛС СПб появился отдел по работе с нотариальными документами по адресу Сиреневый бульвар, д. 18. В соответствии с Постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 06.04.2004 года № 545 в ЦГАЛС СПб были переданы на государственное хранение документы бывшего Центрального нотариального архива Управления юстиции Санкт-Петербурга, который вошел в структуру архива, а его сотрудники были приняты на работу в ЦГАЛС СПб.

В сентябре 2006 года в структуре ЦГАЛС СПб появился отдел с местонахождением на Галерной улице, д.35. По этому адресу располагался Объединенный архив Санкт-Петербургского государственного унитарного предприятия «Центр «Сервис-Мода». Все документы Объединенного архива были переданы, а сотрудники приняты на работу в ЦГАЛС СПб. В 2012 году помещение на Галерной ул., д.35 возвращено КУГИ, а документы перемещены в архивохранилище ЦГАЛС СПб на Таврическую ул., д.39.

С 01 апреля 2007 года в структуре ЦГАЛС СПб появился отдел на Мучном пер, д.2, лит.Г., в архивохранилище которого были перевезены документы бывшего архива Комитета по потребительскому рынку, образованного как Центральный архив предприятий торговли Ленинграда согласно приказу Главного управления торговли Ленгорисполкома от 28.01.1971 года № 13. Помещение ЦГАЛС СПб на Мучном пер, д.2, лит.Г. является объектом культурного наследия «Большой железный ряд или Кожевенная линия» (здание построено в конце XVIII века), входящего в состав объекта культурного наследия «Малый Гостиный Двор».

Основную часть поступающих запросов составляют социально-правовые запросы (о заработной плате, об общем и о льготном стаже работы).

К тематическим относятся запросы о подтверждении сведений о проживании, информация о родственниках, работавших на предприятиях, документы которых находятся в архиве, и др. Кроме этого, к тематическим относятся все запросы по нотариальным документам: подтверждение подлинности завещаний, поиск договоров и доверенностей, подготовка дубликатов, изготовление копий документов и др.

За 1999-2015 годы исполнено 289439 запросов от граждан и организаций, в т.ч. 52060 запросов по нотариальным документам.

Запросы в ЦГАЛС СПб поступают: на приеме граждан, почтой, факсом, электронной почтой ([email protected]), через интернет-портал Архивного комитета Санкт-Петербурга.

Ознакомиться с Уставом ЦГАЛС СПб можно .

Характеристика фондов

3430 фондов, 1 160 557 единиц хранения *

Архив хранит документы по личному составу ликвидированных предприятий, организаций и учреждений, не имеющих правопреемников. К документам по личному составу относятся следующие документы: приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, лицевые счета, трудовые книжки, книги списочного состава и др.

С самого начала деятельности ЦГАЛС СПб в архив стали поступать на государственное хранение не только документы ликвидированных государственных, но также и негосударственных организаций и предприятий. В архиве наряду с крупными фондами таких предприятий, как «ЛСПО - Свердлов», фирма «Русский Дизель», ГУП «Союз», ОАО «Карбюраторный завод», ОАО «Невотекс», Балтийское морское пароходство, ФГУП «Завод Россия», мясоперерабатывающий комбинат «Самсон», ОАО «Красный треугольник», ОАО «Петродворцовый часовой завод», ОАО «Подъмтрансмаш», ОАО «Светоч», ОАО «Ленкнига», Строительного объединения квартальной застройки (СОКЗ), различных обувных («НИКА» - бывшее объединение по ремонту и пошиву обуви «Нева», «Восход», «Пролетарская Победа», «Виктория», «Ленвест») и кожевенных предприятий (заводы объединения им. Радищева), институтов («Ленгипростанок», «Дальняя связь», «Радиовещательного приема и акустики им. Попова», «Коммунального хозяйства», «Дизельный институт») и др. хранятся также документы множества небольших обществ, товариществ, кооперативов и т.д.

В архиве находятся на хранении документы по личному составу СПб ГУП «Центр «Сервис-Мода» - бывшего объединенного архива Управления индивидуального пошива и ремонта одежды «Ленинградодежда» Ленгорисполкома Министерства бытового обслуживания населения РСФСР. Это документы по личному составу подведомственных предприятий Управления «Ленинградодежда»: районные фабрики индивидуального пошива и ремонта одежды, укрупненные ателье по пошиву и ремонту одежды и др. Например, в их числе документы по личному составу ОАО «Дом Мод» (документы до 2000 года) на Каменноостровском пр. На 01.01.2015 года эти документы составляют 23404 единицы хранения.

В отделе ЦГАЛС СПб, располагающемся на Мучном пер., д.2, находятся документы бывшего архива Комитета по потребительскому рынку, который хранил документы предприятий торговли Ленинграда, подведомственных Главному управлению торговли. В их числе документы различных магазинов, рынков, торгов, торговых баз и т.д. Документы таких универмагов, как «Гостиный Двор» (документы до 1975 года), «Фрунзенский», «Московский» (документы до 1989 года), «Кировский» (документы до 1975 года) и др. На 01.01.2015 года документы по личному составу торговых организаций составляют 132909 единиц хранения.

В отделе ЦГАЛС СПб, располагающемся на Сиреневом бульваре, д.18, хранятся документы бывшего Центрального нотариального архива Управления юстиции Санкт-Петербурга. Нотариальные документы (наследственные дела, завещания, свидетельства, договоры и др.) проступали не только от ликвидированных государственных нотариальных контор и от нотариусов, сложивших свои полномочия, но и от действующих частнопрактикующих нотариусов, передающих свои документы на депозитарное хранение. На 01.07.2017 года в отделе числится 75 фондов нотариальных документов на 311500 единиц хранения.

Как найти архив организации, в которой ранее работал – это вопрос, которым часто озадачиваются новоиспечённые пенсионеры. Сейчас только начинается эра модернизации кадрового документооборота, и в будущем справки для оформления пенсии уже не понадобятся. А пока кадровую документацию нужно хранить в соответствии со сроками, установленными Федеральной службой по труду . Вы спросите – где хранить документы целых 75 лет? Ответ однозначный – в архиве фирмы вашей! А для этого нужно знать — как организовать архив и вести его.

После того, как сотрудник увольняется, его личное дело уже ни к чему вам хранить в действующих делах, можно помещать его в архив. Просто выбросить кадровые документы нельзя, ведь 17 статья закона «Об архивном деле» обязывает все организации и даже предпринимателей хранить документы работников в течение сроков по перечню ФСТ. Сроки хранения документов указаны в полном перечне, образец которого вы можете .

Что такое архив организации

Архив организации – это отдел компании, который комплектует, хранит и ведёт учёт документов, ставших уже неактуальными .

В 1994 году распоряжением Правительства № 358 рекомендовано всем новорожденным организациям и предпринимателям разрабатывать положения об архиве , где описать, в каком порядке документы будут передаваться в госархив. При разработке положения можно принять за основу «Правила работы архивов организаций» от 06.02.2002г. они хоть и разработаны для государственных и муниципальных предприятий, но вполне подойдут и вам. Можно .

Внимание!

По требованию 13 статьи закона об архивном деле коммерческие фирмы не обязаны создавать архивы, но хранить документы должны.

Поэтому и не обязательно под архивное хранение документов вам заводить целый отдел, особенно, если фирма небольшая. Достаточно выделить какое-то отдельное помещение и оборудовать его стеллажами.

Можно, конечно, договориться и со сторонними фирмами, которые по договору будут обязаны ваши документы хранить, но вы за это будете платить. Если документов немного, можно обойтись и своими силами . Даже архивариуса можно не принимать на работу, кадровик вполне справится с этим самостоятельно.

Как создать архив

Для начала нужно, конечно, оборудовать помещение . Можно специальные металлические шкафы приобрести, а можно просто полки смонтировать, на которых будут располагаться папки с документами.

Важно: в помещении не должно быть сыро – грибок быстро съест ваши дела! И нельзя допустить пожара или потопа, ведь 27 статьёй закона об архивном деле за несохранность предусмотрена и административная, и даже уголовная ответственность!

После того, как помещение оборудовано, нужно принять архивариуса – можно и совместителя. В большой компании целесообразно всё-таки нанять отдельную единицу и внести её в штатное расписание.

Обязанности архивариуса можно прописать прямо в трудовом договоре или в должностной инструкции . ().

Вот ваш архив и создан. Теперь будем его комплектовать.

Комплектация архива

За основу будем брать номенклатуру дел ОК : идентично ей составим и номенклатуру архива (номенклатура подробно описана в предыдущей статье).

Для начала архивные шкафы или полки разделим:

где будут храниться документы со сроком меньшим, чем 10 лет;
где с 10-летним сроком хранения;
а где с 75-летним.

Каждый шкаф для удобства пронумеруйте по индексу номенклатуры.

На полки будем помещать закрытые дела – папки, в которых накопилось уже 250 листов . И, конечно, личные дела уволенных работников.

Оформляем дела для архива

По правилам дела в архиве оформляются так:

дело обязательно нумеруется и прошивается (то есть, если ваше закрытое дело находилось в папке-скоросшивателе, все документы нужно вынуть, прошить и пронумеровать. Журнал регистрации к делу можно пришить сюда же);
обложка должна быть из твёрдой бумаги, скрепки все удалите;
приложите к делу опись – по порядку все документы в деле (это будет лист-заверитель);
собственная нумерация не имеет значения, нумеровать нужно сначала каждую страницу;
опись подпишите и поставьте дату;
на обложке оставьте место для случая, если фирма реорганизуется или ликвидируется, ведь дела будут переданы либо в фирму-правопреемницу, либо в городской архив.

Все утверждённые бланки документов можно найти вот тут: www.consultant.ru/document/cons_doc_law_40984

Куда передать архив

Пока ваша фирма существует, должен и архив существовать . Если реорганизуетесь, все ваши документы, в том числе и архив, перейдут к правопреемнику. Отдельный случай – ликвидация!

Если фирма обанкротилась или ликвидируется, при этом нет никакого правопреемства, то в соответствии с пунктом 9.7.1 Правил ведения архива, архивные документы должны быть переданы в государственный архив . Он есть в каждом городе и районе.

И не забудьте – при передаче дел составляйте опись и составляйте акт о передаче!

А теперь совет новоиспечённым пенсионерам или тем, кому нужны архивные выписки: на ваш вопрос о том, как найти архив организации, в которой ранее работал, ответ прост:
— если есть выход в интернет, наберите в поисковике «найти контрагента», на сайте налоговой службы введите данные организации и получите выписку об организации (адрес, новое название, если есть), туда и обратитесь;
— если фирма ликвидирована, идите в городской или районный архив.

Вот реальный опыт архивирования документов: