Положение о персональных данных клиентов. Положение о защите персональных данных работников: как правильно составить, как утвердить, скачать образец. Для чего нужно положение о работе с персональными данными

Положение о персональных данных сотрудников - это внутренний локальный акт организации, наличие которого - в фокусе проверок, проводимых Роскомнадзором. Поэтому многие компании озадачены вопросом о том, как разработать положение о защите персональных данных (2019), если такого документа у них ранее не было. В статье расскажем, на что нужно обратить особое внимание при его разработке, чтобы не допустить нарушения законодательства.

Если я нарушаю закон

Работодатели массово стали получать письма из Роскомнадзора с предупреждением о том, что при проверке компании могут получить серьезные штрафы за нарушение норм закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон). По нему работодатель обязан гарантировать защиту такой информации от противоправного доступа и использования третьими лицами. Положение о работе с персональными данными работников помогает решить эти задачи.

С 23 февраля 2019 года вступило в силу Постановление Правительства от 13.02.2019 № 146, которым утверждены Правила организации и осуществления государственного контроля и надзора за обработкой персональных данных. Согласно документу, плановые проверки будут проводиться раз в 2-3 года, а перечень компаний, подлежащих контролю можно будет заранее увидеть на сайте Роскомнадзора. Как и в случае с другими видами контроля, о запланированном визите инспекторы должны будут предупредить. Если плановая проверка, то известить о ней должны за 3 рабочих дня, а если внеплановая — за 24 часа.

За нарушение Закона предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность. Контролирующие органы могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.11 и 13.14 КоАП , штрафы составляют:

для должностных лиц: от 500 до 1000 рублей;
для организации: от 5000 до 10 000 рублей;
для должностных лиц, в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей: от 4000 до 5000 рублей.

Наиболее распространенными нарушениями, по данным инспекторов, являются обработка персоданных без согласия их владельца либо с нарушениями, невыполнение требования об уничтожении личной информации, нарушение условий хранения таких сведений.

Что такое персональные данные

Это любая информация, необходимая работодателю при установлении трудовых отношений, которая касается сотрудника. Например, фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, место проживания и т. д.

Примерами документов, включающих личные данные, могут служить:

карточка сотрудника, содержащая Ф.И.О. лица, сведения о составе семьи, образовании;
трудовая книжка со стажем с предшествующих мест работы;
дипломы, сертификаты об образовании;
трудовой договор.

Запрещено получать и обрабатывать данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности. К примеру, сведения о вероисповедании, национальной, политической принадлежности. Данная информация получается исключительно от самих сотрудников. Эти условия должны быть включены в положение об обработке и защите персональных данных. Работодатели обязаны уведомить работника и получить от него письменное согласие на обработку, хранение, использование и распространение его данных.

Храните данные правильно

Личные данные сотрудников содержатся в их личных карточках и личных делах. Законодательство обязывает каждое конкретное предприятие разрабатывать правила использования и хранения данных о своих работниках.

Положение о защите персональных данных может быть как отдельным документом, так и разделом, включенным в действующие Правила внутреннего трудового распорядка.

Чтобы сохранить конфиденциальность информации о людях, работающих в организации, составляется список должностных лиц, имеющих к ней доступ. Приказом назначается ответственный за сбор, хранение и обработку конфиденциальных данных. Работники, руководители, генеральный директор предприятия подписывают Соглашение о неразглашении.

Информация о персональных данных сотрудников на предприятии может храниться как в бумажном, так и в электронном виде. В наше время такая информация чаще всего хранится смешанным способом.

Образец положения о персональных данных работников (2019) и его разработка

На первом этапе разработки нужно определить, какие данные используются в компании, как их получают, хранят, обрабатывают.

Для оформления организационных документов используют общие правила: в заголовке указывают наименование организации, дату и номер документа, в правом верхнем углу располагают гриф утверждения.

В положение включают следующую информацию:

цели и задачи предприятия при работе с конфиденциальными данными;
перечни таких данных;
описание операций с данными, которые часто используются на предприятии;
способы доступа к данным;
перечни и обязанности персонала фирмы при использовании информации;
права сотрудников фирмы на доступ к информации;
ответственность работников предприятия за разглашение информации.

Положение утверждается приказом руководителя компании. Образец положения об обработке персональных данных работников должен быть доступен всем сотрудникам для ознакомления. Им следует поставить свою подпись в листе или журнале ознакомления, который, как правило, заводит кадровая служба работодателя. Журнал представляет собой перечень работников компании, где каждый ставит подпись после прочтения этого локального акта.

Персональные данные - это различного рода информация, которая относится к определенному физическому лицу (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Как и любая другая информация, персональные данные обрабатываются, т. е. происходит их сбор, систематизация, накопление, хранение, передача, уничтожение и т.д. Для того, чтобы обработка персональных данных не могла нарушить права и свободы гражданина, в т.ч. права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, требуется должная защита персональных данных. Актуальной эта тема является и для всех работодателей, ведь они, по сути, постоянно занимаются обработкой тех или иных персональных данных своих работников. Сюда относятся, к примеру, паспортные данные работника или адрес его проживания, информация об образовании или стаже работника, сведения о заработной плате или семейное положение сотрудника и т.д. Важность этой области подтверждается тем, что в ТК РФ вопросам защиты персональных данных работников посвящена отдельная глава - гл. 14 «Защита персональных данных работника». О защите персональных данных в организациях расскажем в нашей консультации и приведем образец Положения о защите персональных данных работников 2017.

Политика обработки и защиты персональных данных работников

Общие требования к обработке персональных данных работника, а также вопросы защиты персональных данных на предприятии содержатся в ст. 86 ТК РФ .

Так, ТК РФ устанавливает, в частности, следующие аспекты обработки и защиты персональных данных:

обработка персональных данных работника производится только в целях соблюдения законодательства РФ, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
все персональные данные работника нужно получать у него самого. Если какие-либо персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, работник заранее должен быть уведомлен об этом, а от него должно быть получено письменное согласие;
работодатель должен за свой счет обеспечивать защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты;
работодатель должен под роспись ознакомить работников и их представителей с порядком обработки персональных данных работников, а также с их правами и обязанностями в этой области.

При этом требования к защите персональных данных работников не могут рассматриваться в отрыве от вопросов передачи персональных данных. Так, работодатель при передаче персональных данных работника обязан соблюдать определенные требования.

К ним, в частности, относятся (ст. 88 ТК РФ):

по общему правилу не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника;
предупреждать лиц, которые получают персональные данные работника, что эти данные могут использоваться лишь в целях, для которых были сообщены;
передавать персональные данные работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;
разрешать доступ к персональным данным работников лишь специально уполномоченным лицам;
не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника (кроме случаев, связанных с проверкой возможности выполнять работником трудовую функцию).

В то же время, согласие работника на передачу персональных данных требуется не всегда. Так, согласие не требуется, когда передача персональных данных необходима для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника (абз. 2 ст. 88 ТК РФ) или необходима на основании других Федеральных законов (сюда относятся, к примеру, сведения в ПФР, ФСС, налоговые органы и т.д.).

Ответственность за нарушение требований по защите персональных данных

Ответственность за нарушения требований по обработке и защите персональных данных работника разнообразная. Она касается, как работников, так и самого работодателя.

К примеру, работник может быть уволен за разглашение ставших известными ему при исполнении своих трудовых обязанностей персональных данных другого работника. Ведь это будет считаться грубым нарушением работником своих трудовых обязанностей (пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ).

А, например, обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ, может повлечь штраф на должностных лиц от 5 000 до 10 000 рублей, а на организацию-работодателя - от 30 000 рублей до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ).

Обращаем внимание, что штрафы с 01.07.2017 существенно выросли. Если раньше максимальный штраф на организацию за нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространения персональных данных составлял 10 000 рублей, то с 01.07.2017 он вырос до 75 000 рублей.

Положение о защите персональных данных 2017: образец

Учитывая, что работники имеют право на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных, работодатель обязан ознакомить их с соответствующими документами (абз. 2 ст. 89 ТК РФ). Для этих целей может быть разработано Положение о защите персональных данных, с которым работодатель обязан знакомить всех вновь принимаемых работников.

Приведем Положения об обработке и защите персональных данных, размещенного в справочно-правовой системе КонсультантПлюс.

С 01.07.2017 г. действуют изменения в ст. 13.11 КоАП РФ об административной ответственности за нарушение законодательства о персональных данных физлиц. Поскольку поправки касаются всех, кто использует персональные данные, рассмотрим эти новшества в нашей статье.

Обработка персональных данных – 2017

Персональные данные – это любая информация, прямо или косвенно относящаяся к конкретному физлицу (имя, адрес проживания, дата рождения, паспортные данные, номер телефона, фото, адрес электронной почты, и т.д.). Организация, госорган или физлицо, собирающее и обрабатывающее персональные данные, именуется оператором (Закон о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ). К таковым относятся работодатели, а также все, кто получает личные данные от граждан – медучреждения, учебные заведения, интернет-магазины и т.д.

Для работодателя такие данные необходимы в связи с трудовыми отношениями. Получить их можно только лично от самого работника, а от третьих лиц - с его письменного согласия. Физлицо дает письменное согласие на обработку персональных данных. Бланк законодательством не утвержден, составить его можно самостоятельно, с учетом требований п. 4 ст. 9 закона № 152-ФЗ(п. 3 ч. 1 ст. 86 ТК РФ, п. 1 ст. 9 закона 152-ФЗ).

Согласие на обработку персональных данных (образец)

Недопустимо собирать и обрабатывать персональные данные работника, не относящиеся к его трудовой деятельности, например, об участии в общественных объединениях, вероисповедании, личной жизни и т.п. Это же касается и прочих операторов, которые запрашивают данные, не имеющие отношения к цели их обработки (например, указание паспортных данных в анкете об оценке работы сайта). Полученные данные не должны раскрываться третьим лицам или распространяться без согласия физлица (ст. 7 закона № 152-ФЗ).

Оператор обязан обеспечить данным надлежащую защиту, для чего закрепляет порядок их получения, обработки и хранения в Положении о персональных данных или ином внутреннем нормативном акте. В документе определяются необходимые меры, а также назначается ответственный за обработку. Доступ к таким данным должен разрешаться только уполномоченным на то лицам, причем они вправе получать только сведения, необходимые для осуществления конкретных функций (ст. 88 ТК РФ, ст. 18.1 закона № 152-ФЗ).

Положение о персональных данных либо иной документ о политике их обработки, находятся в открытом доступе и предъявляются по запросам уполномоченных органов - это касается и работодателей, и прочих операторов (ч. 2 и 4 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ).

Персональные данные – 2017: новое в административной ответственности

Законом от 07.02.2017 № 13-ФЗ была принята новая редакция статьи 13.11 КоАП РФ. Если ранее статья содержала один единственный состав – нарушение ФЗ о персональных данных, теперь это целый перечень из семи оснований административной ответственности и, соответственно, разные штрафы. Вероятно, что при обнаружении нескольких нарушений у одного оператора, ему грозит несколько штрафов, а не один.

Также претерпели изменения статьи 28.3 и 28.4 КоАП РФ, упростив процесс привлечения операторов к ответственности: с 01.07.2017 г. протоколы о нарушениях закона 152-ФЗ о персональных данных составляют сотрудники Роскомнадзора, а не прокурор, как раньше. Срок для привлечения к ответственности остался прежним – 3 месяца.

За что теперь штрафуют

Итак, вот по каким основаниям теперь могут привлекаться к административной ответственности предприниматели и организации, обрабатывающие персональные данные:

Данные обрабатываются в случаях, не предусмотренных ФЗ о персональных данных либо их обработка несовместима с целями сбора (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ) . Незаконное использование личных данных, если оно не влечет уголовной ответственности, грозит предупреждением, или штрафом: физлицам в 1000-3000 руб., должностным лицам – 5000-10 000 руб., организациям – 30 000-50 000 руб.
Обработка данных без письменного согласия, необходимого по закону (п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ). Согласие на обработку должно содержать информацию, указанную в ч. 4 ст. 9 закона 152-ФЗ о персональных данных. Изменения 2017 г. предусматривают с 1 июля штраф за его отсутствие в следующем размере: для нарушителей физлиц – 3000-5000 руб., для должностных лиц – 10 000-20 000 руб., для организаций – 15 000-75 000 руб.
Отсутствие неограниченного доступа к политике оператора в области обработки персональных данных (п. 3 ст. 13.11 КоАП РФ). Обязанность обеспечения доступа установлена п. 2 ст. 18.1 закона 152-ФЗ о персональных данных. Невозможность ознакомиться с таким документом на бумаге либо на сайте, если данные собираются через интернет, обойдется операторам: в 700-1500 руб. - физлицам, 3000-6000 руб. – должностным лицам, 5000-10 000 руб. – ИП, 15 000-30 000 руб. – организациям, а в лучшем случае все обойдется предупреждением.
Непредоставление лицу информации, касающейся обработки его персональных данных (п. 4 ст. 13.11 КоАП РФ). Порядок запроса такой информации прописан в статье 14 закона 152-ФЗ. Изменения с 01.07.2017 следующие: за нарушение полагается предупреждение, либо штраф 1000-2000 руб. – физлицам, 4000-6000 руб. - должностным лицам, 10 000-15 000 руб. – ИП, 20000-40000 руб. – организациям.
Невыполнение в установленные сроки требования о блокировании, изменении или уничтожении персональных данных (п. 5 ст. 13.11 КоАП РФ) . Физлицо или его представитель могут заявить такие требования, если данные неполные, неточные, получены с нарушением закона, либо устарели, это установлено статьей 21 закона о персональных данных № 152-ФЗ. Нарушителей ждет предупреждение, или штраф: 1000-2000 руб. физлицам, 4000-10 000 руб. должностным лицам, 10 000-20 000 руб. – ИП, 25 000-45 000 руб. организациям.
Несоблюдение условий, обеспечивающих сохранность персональных данных при неавтоматизированной обработке (п. 6 ст. 13.11 КоАП РФ). Это касается «бумажных» данных, несанкционированный доступ к которым стал причиной их уничтожения, повреждения, незаконного распространения и т.п. Не обеспеченная защита персональных данных в 2017 г. влечет штраф 700-2000 руб. для граждан, 4000-10 000 руб. для должностных лиц, 10 000-20 000 руб. для ИП и 25 000-50 000 руб. для организаций.

Таковы изменения в защите персональных данных 2017 г., заработавшие с 1 июля. Как видим, составы правонарушений стали более конкретными, а штрафы для операторов заметно ужесточились.

УТВЕРЖДЕНО

Приказом об утверждении

Положения об обработке

персональных данных

Начальствующий епископ

С.В. Ряховский

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОБРАБОТКЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
В ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЙ РЕЛИГИОЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ РОССИЙСКИЙ ОБЪЕДИНЕННЫЙ СОЮЗ ХРИСТИАН ВЕРЫ ЕВАНГЕЛЬСКОЙ (ПЯТИДЕСЯТНИКОВ)

1. Общие положения

1.1. Положение об обработке персональных данных (далее - Положение) определяет условия и порядок обработки персональных данных, которая осуществляется Централизованной религиозной организации Российский объединенный Союз христиан веры евангельской (пятидесятников) (далее – Оператор).

1.2. Положение разработано во исполнение Политики в отношении обработки персональных данных и обеспечения безопасности (далее - Политика) и в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - ФЗ «О персональных данных»), а также следующими нормативными правовыми актами: Гражданский Кодекс Российской Федерации; Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ; Налоговый Кодекс Российской Федерации от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ; Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»; постановление Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»; Постановление Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

2. Организация обработки персональных данных

2.1. В целях обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных ФЗ «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, Оператором назначается ответственный за организацию обработки персональных данных (далее - Ответственный).

2.2. Ответственный обязан:

обеспечивать утверждение, приведение в действие, а также обновление в случае необходимости Политики, Положения и иных локальных актов по вопросам обработки персональных данных;
проводить оценку эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы Оператора;
проводить оценку вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения ФЗ «О персональных данных»;
осуществлять внутренний контроль за соблюдением Оператором и его работниками законодательства о персональных данных, Политики, Положения и иных локальных актов по вопросам обработки персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных (далее - Нормативные акты);
доводить до работников под роспись положения нормативных актов при заключении трудового договора, а также по собственной инициативе;
осуществлять допуск работников к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе Оператора, а также к их материальным носителям только для выполнения трудовых обязанностей;
организовывать и контролировать приём и обработку обращений и запросов субъектов персональных данных, обеспечивать осуществление их прав;
обеспечивать взаимодействие с уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных (далее - Роскомнадзор).

3. Обеспечение безопасности персональных данных

3.1. Работники, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять их без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

3.2. В целях защиты персональных данных от неправомерных действий (в частности, неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения) Оператором применяется комплекс правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных, составляющий систему защиты персональных данных.

3.3. Применение комплекса мер по обеспечению безопасности персональных данных обеспечивает установленный уровень защищенности персональных данных при их обработке в информационной системе Оператора.

3.4. В целях обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных ФЗ «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, Оператором назначается ответственный за обеспечение безопасности персональных данных в информационной системе.

3.5. Ответственный за обеспечение безопасности персональных данных в информационной системе обязан:

выполнять определение угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационной системе Оператора;
обеспечивать реализацию организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных и применение средств защиты информации, необходимых для достижения установленного уровня защищенности персональных данных при обработке в информационной системе Оператора;
устанавливать правила доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе Оператора, а также обеспечивать регистрацию и учёт всех действий с ними;
организовывать обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер по реагированию, включая восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
ежегодно осуществлять внутренний контроль за обеспечением установленного уровня защищённости персональных данных при обработке в информационной системе Оператора.

4. Осуществление прав субъектов персональных данных

4.1. При обращении субъекта персональных данных или при получении его запроса (далее - Обращение) Ответственный обеспечивает предоставление субъекту персональных данных информации о наличии относящихся к нему персональных данных, а также возможности ознакомления с этими персональными данными в течение 30 дней с даты Обращения.

4.2. При наличии законных оснований для отказа в предоставлении субъекту персональных данных информации о наличии относящихся к нему персональных данных, а также возможности ознакомления с этими персональными данными Ответственный обеспечивает направление субъекту персональных данных мотивированного ответа в письменной форме, содержащего ссылку на положение ч. 8 ст. 14 ФЗ «О персональных данных» или иного федерального закона, являющееся основанием для такого отказа, в течение 30 дней с даты Обращения.

4.3. При предоставлении субъектом персональных данных сведений, подтверждающих, что его персональные данные, обрабатываемые Оператором, являются неполными, неточными или неактуальными, Ответственный обеспечивает внесение необходимых изменений в персональные данные в течение 7 рабочих дней с даты Обращения.

4.4. При предоставлении субъектом персональных данных сведений, подтверждающих, что его персональные данные, обрабатываемые Оператором, являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, Ответственный обеспечивает уничтожение таких персональных данные в течение 7 рабочих дней с даты Обращения.

4.5. Ответственный обеспечивает уведомление субъекта персональных данных о внесенных в его персональные данные изменениях и предпринятых мерах, а также принимает разумные меры для уведомления третьих лиц, которым персональные данные этого субъекта были переданы.

4.6. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку она может быть продолжена при наличии оснований, указанных в п. 2-11 ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 10 и ч. 2 ст. 11 ФЗ «О персональных данных».

5. Взаимодействие с Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций РФ (Роскомнадзор)

5.1. По запросу Роскомнадзора Ответственный организует предоставление локальных актов в отношении обработки персональных данных и документов, подтверждающих принятие мер по выполнению требований ФЗ «О персональных данных», в течение 30 дней с даты получения запроса.

5.2. По требованию Роскомнадзора Ответственный организует уточнение, блокирование или уничтожение недостоверных или полученных незаконным путем персональных данных в течение 30 дней с даты получения требования.

5.3. В случаях, предусмотренных ст. 22 ФЗ «О персональных данных», Ответственный направляет в Роскомнадзор уведомление о намерении осуществлять обработку персональных данных.

5.4. В случае необходимости Ответственный направляет в Роскомнадзор обращения по вопросам обработки персональных данных, осуществляемой Оператором.

6. Ответственность за нарушение порядка обработки и обеспечения безопасности персональных данных

6.1. В случае нарушения работником положений законодательства в области персональных данных он может быть привлечён к дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, в соответствии с ч. 1 ст. 24 ФЗ «О персональных данных» и ст. 90 ТК РФ.

6.2. В случае разглашения работником персональных данных, ставших ему известными в связи с исполнением его трудовых обязанностей, трудовой договор с ним может быть расторгнут в соответствии с пп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ.