Что такое документ? Типы документов организации. Кадровое делопроизводства. Правила оформления документов - основы обеспечения документооборота

Комплекс свойств, присущих документированной информации (фиксированный характер, целевое назначение, ценность, определённость, новизна, периодичность, надёжность и иные). Признаки документа (наличие смыслового содержания, стабильная вещественная форма, предназначенность для использования в социальной коммуникации, завершённость сообщения). Оригинальность, подлинность, копийность. Юридическая сила документа. Главная, общие и специальные функции.

Документ (документированная информация) (ГОСТ Р 51141-98) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Свойства документа отражают качественные характеристики, т.е. внутренние, могут бытьобщими и специальными .

К общим свойствам можно отнести следующие:

1. Атрибутивность – наличие некоторых частей, без которых документ не может существовать: фиксированный характер документированной информации, материальный носитель, способ фиксации и воспроизведения информации, целевой назначение.

2. Функциональность – способность документа выполнять особые цели и задачи, количество функций обусловлено общественными потребностями, но в первую очередь документ предназначен для передачи информации, т.е. является основой социальной коммуникации.

3. Структурированность – тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность, устойчивость к различным внешним и внутренним изменения.

К другим свойствам документа можно отнести свойства, присущие информации вообще.

4. Ценность – степень соответствия информации своему целевому назначению.

5. Периодичность (частота передачи информации) – слишком частые поступления информации вызывают перегрузку людей, воспринимающих информацию. Частота использования документной информации зависит от организации её хранения и поиска.

6. Новизна – важна актуальность информации, т.к. это немаловажно для оптимизации управления.

7. Объективность и достоверность – искаженная информация ведет к дезинформации.

8. Полнота – такое количество сведений, которое позволяет сделать правильный вывод.

9. Определённость – соответствие характера описываемых в документе фактов, событий, показателей задаче конкретного документа.

10. Надёжность – чаще зависит от технических возможностей средств передачи и обработки информации.

Признаки документа отражают его внешние особенности, по которым мы характеризуем его как «документ».

К обязательным признакам относятся:

1. Наличие смыслового семантического содержания – совокупность последовательных знаков (набор знаков), которые передают смысл документа (отражают его содержание), является признаком документа.

2. Наличие стабильной вещественной формы – использование материальной формы дает возможность сохранить документ, неоднократно его использовать, перемещать во времени и пространстве.

3. Наличие предназначенности для использования в социальной коммуникации – документом можно назвать только то объект, который специально создан человеком для коммуникационных целей, т.е. для передачи информации во времени и пространстве.

4. Наличие завершенности сообщения – статус документа имеет только тот объект, который содержит законченное смысловое сообщение, достаточное для понимания конкретным пользователем.

Функции документа условно можно разделить на группы: общие, специальные и главная функция.

Любой документ всегда одновременно сочетает в себе несколько функций, т.е. является многофункциональным. Значение функциональных особенностей документа позволяет определить его целевое назначение дл наиболее эффективного использования.

I.Главная функция документа – это хранение и передача информации в пространстве.

II.Общие функции:

Информационная – способность документа удовлетворять потребность в информации, служить источником информации (связана со свойствами: полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна…).

Коммуникативная – способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения. В этой функции можно выделить 2 функции: 1) документы которые ориентированы в определенном направлении (сверху – вниз: законы, указы; либо снизу – вверх: докладные, жалобы); 2) документы, двустороннего действия (взаимосвязи между собой, деловая переписка).

Кумулятивная функция - это способностьдокумента накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения.

III . Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся: управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая и др. функции.

1) Управленческая (регулятивная) - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации. В этой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной рол, т.е. как регулятор различных сторон деятельности (закон, приказ…).

2) Правовая функция - это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свидетельствования.

3) Познавательная или когнитивная функция - способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества (методические рекомендации и т.п. - т.е. учебные документы), а также научной деятельности (научная монография, диссертация - т.е. научные документы).

4) Общекультурная - способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кинофильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.).

5) Мемориальная - способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).

6) Гедоническая - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, кинофильмы и т.п.).

7) Политическая – связана с функцией управления и осуществляется документами, предназначенными для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства.

8) Учетная – дает количественную информацию, она проявляется в регистрации и группировки в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственной и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.

Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

Оригинальность, подлинность, юридическая сила.

Юридическая сила – это свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий или действий, которые сообщаются ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность.

Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.

Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копийность документов . Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.

Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида.

Среди копий различаются:

Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом. Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия с копии.

для практических занятий по учебной дисциплине

Документационное обеспечение управления

1/3 Семестр

Специальность: 080114.51 «Экономика и бухгалтерский учет»

Теори я

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д.

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа .

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т. д.) характерен свой набор реквизитов.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 . ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД, - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций.

Настоящий стандарт устанавливает:

состав реквизитов;

требования к оформлению реквизитов;

требования к бланкам и оформлению документов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации;

приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т. е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов и образцы бланков документов (приложения к ГОСТ).

В соответствии с ГОСТ при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

В области углового штампа располагаются реквизиты с 01 по 14:

01 - Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

Воспроизводимое изображение Государственного герба РФ должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации (которое является прил. 1 к данному Указу).

К таким организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство РФ, Конституционный Суд РФ, Высший Арбитражный Суд РФ, центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры РФ, Центральный Банк РФ, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата, Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также дипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальные представительства РФ за границей, органы государственной власти.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации.

02 - Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 - Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Реквизиты 04 – 07 используют в основном в отчетной документации. Они отражают кодовые значения организации и документов, которые необходимы для распознавания информации электронными средствами.

04 - Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) в зависимости от их вида деятельности.

05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами при регистрации юридического лица.

06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 - Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 - Наименование организации , являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Наименование организации может состоять из нескольких частей:

А) сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии);

Б) полное наименование организации (в соответствии с учредительными документами);

В) сокращенное наименование организации в скобках (если оно закреплено в учредительных документах организации);

Г) наименование структурного подразделения или должности (если необходимо уточнить автора документа).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

09 - Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).Реквизиты адреса на почтовых отправлениях оформляют в следующей последовательности (Правила оформления почтовых отправлений):

а) название улицы, номер дома, номер квартиры;

б) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

в) название района;

г) название республики, края, области, автономного округа (области);

д) название страны (для международных почтовых отправлений);

е) почтовый индекс.

10 - Наименование вида документа , составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Оформляется прописными (заглавными) буквами, если в наименовании вида документа меньше 15 знаков, оно оформляется в разрядку, например:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

П Р И К А З

11 - Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12 - Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел (например, № 14/02-05, где 14 – порядковый номер документа, 02 – номер структурного подразделения, 05 – порядковый номер дела в структурном подразделении в которое подшит документ), информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (например, № 14/65).

В инициативных письмах не заполняется:

На № _________от __________

На № 48 от 09.12.2009 г.

14 - Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления по месту регистрации организации, оно включает в себя только общепринятые сокращения, например,г. Ярославль (у городовМосква иСанкт-Петербург сокращение «г.» не указывается, т.к. это города федерального значения).

15 - Адресат . В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Реквизиты адресата оформляют по следующей схеме:

Наименование организации Должность И. О Фамилия Справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, e-mail– в зависимости от способа отправки)

Должность + наименование организации

И. О Фамилия Справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, e-mail– в зависимости от способа отправки)

Обязательным элементом при этом является для юридических лиц – наименование организации, для физических лиц - И. О Фамилия. Все остальные элементы Адресата указываются в зависимости от документа.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов Ярославской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов этот реквизит не оформляется, а составляют список рассылки документа.

16 - Гриф утверждения документа . Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документадолжностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, по схеме:

УТВЕРЖДАЮ Должность + организация Личная подпись И.О. Фамилия «___»________20___г.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17 - Резолюция , написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В., Федосеевой Н.А.

Подготовить проект договора с ЗАО "Ростекстиль" к 05.10.2003 Личная подпись Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 - Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19 - Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

20 - Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Тексты некоторых документов делятся на вводную и основную части. Во вводной части раскрывается основание издания документа или уточняются лица, составившие документ, в основной – раскрывается основное содержание документа.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

21 - Отметку о наличии приложения , названного в тексте документа, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте и при условии наличия нескольких приложений, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

В приложении к документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 № 319

22 - В состав реквизита "Подпись " входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

или на бланке:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

23 - Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Должность + организация Личная подпись И.О. Фамилия «___»________20___г.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

24 – Юридическое согласование документа оформляютвизой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например, при полном соответствии документа законодательным нормативным актам:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С.Орлов «___»________20___г.

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

25 - Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

26 - Призаверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 - Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А.Жуков 924 45 67

28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 - Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 - Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Бумаготворчеством занимается любое частное и государственное предприятие. Без него просто невозможно вести любой учет. При работе часто используются такие понятия, как «нормативка», «кадры», «формы», «образцы», «документ». Типы документов подразделяются на несколько видов в зависимости от назначения. Рассмотрим основные из них, а более подробно остановимся на кадровом делопроизводстве.

Ведение учета

Деятельность любой организации невозможна без документального сопровождения. Кроме специфических бухгалтерских и кадровых бумаг, существует и ряд других. Все они подразделяются на определенные виды и имеют соответствующий им тип. Рассмотрим, что означает понятие «документ». Типы документов любого содержания очень схожи между собой благодаря наличию одинаковых элементов. Информация, формализованная по единым требованиям, позволяет систематизировать данные и намного упрощает деятельность организации. Ниже приведен перечень атрибутов, присутствующих на основных бумагах организации, независимо от того, в каком виде они выполнены - в бумажном или электронном.

Обязательные элементы документа

Любая оформленная нормативным образом информация должна соответствовать особым требованиям внешнего вида и содержания. На документе обязательно должен присутствовать ряд атрибутов:

Дата. Актуальность информации представлена этим главным показателем.

Номер. Создается обычно по утвержденной номенклатуре или же может непосредственно изменяться вместе с другими показателями, например датой.

Наименование органа, создавшего документ. Как правило, эти данные в одной организации не изменяются, указывается лишь структурная принадлежность.

Печать. Ее отсутствие на документе делает его неправомочным. В большинстве случаев на документе этот элемент неразрывно связан со следующим атрибутом.

Подпись. Заверение информации данным образом является основным подтверждением правильности данных. Но ручного или электронного «росчерка» должностного лица на документе бывает недостаточно. Официальное вступление в силу в большинстве случаев происходит только при наличии печати.

Штамп. Не имеет такой юридической силы, как печать. Содержит информацию о и ее реквизитах. Но главное его предназначение - учет отправляемой информации путем проставления даты и порядкового номера.

Формы документов для взаимодействия с другими организациями

Вся информация, поступающая во внешнюю среду от данной организации, должна учитываться и обычно называется исходящей корреспонденцией. Главными атрибутами на таких документах являются штамп, печать и подпись. Указанная дата регистрируется в специальных журналах, что делает учет систематизированным. К основным формам документов для взаимодействия с другими организациями относятся деловые письма, обращения, рекламации. Учет получения таких бумаг в качестве входящей корреспонденции также проводится в виде регистрации с присвоением даты и номера.

Внутренний документ. Типы документов, регулирующие деятельность организации и отношения с работниками

Отражение взаимодействия внутри предприятия проявляется в одном из видов движения и подачи информации:

1. Внутренние нормативные и текущие документы. К ним относятся акты, приказы, протоколы и другие бумаги, регулирующие и отражающие деятельность организации.

2. Бумаги типа «организация - работник». Любые из них можно назвать общим понятием «кадровый документ». Типы документов по учету персонала подразделяются на два вида взаимодействия:

От организации к работнику;

От работника к организации.

Основной перечень включает заявления, приказы, протоколы, акты, инструкции, доверенности, резюме и др. Образцы документов указанных категорий в каждой организации могут отличаться друг от друга, но все же типичны по своему содержанию. Учет деятельности должен вестись по общим требованиям. К перечню обязательных документов отдела кадров относятся:

Они включают в себя: расписание работы, штатное расписание, правила распорядка, документы по обработке персональных данных работников, учет оплаты труда.

Текущие документы. Это договоры, регистрационные данные, учет кадров и отработанного времени, распорядительные сведения и др.

Все документы организации включены в номенклатуру и имеют соответствующий ей код.

Виртуальные документы

Благодаря современному техническому прогрессу в последнее время ведение дел становится полностью автоматизированным. Фактически документооборот является во всех организациях на 100% электронным. Но при этом значительная часть все же распечатывается на бумаге. С введением права на электронную подпись и ее юридической законности планируется в будущем полностью отказаться от материальных носителей информации. То есть деловое общение и обмен данными будет виртуальным. Это позволит значительно сэкономить время и уменьшить продолжительность периодов на движение бумаг между организациями.

Раздел 7. Структура документа.

Лекция 11.

1.Формуляр документа.

Структура документа - это набор информационных элементов, содержащихся в документе.

Структура документа - это его внутренняя форма, форма организации зафиксированной в документе информации.

Документ состоит из отдельных информационных элементов - реквизитов.

В документоведении структура документа определяется термином «формуляр».

Согласно ГОСТ Р 51141-98 формуляр документа - набор реквизитов (элементов) официального

(?) письменного (?) документа, расположенных в определенной последовательности.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Формуляр современного письменного документа – результат его исторического развития.

Формуляр документа может быть произвольным и регламентированным, типовым или индивидуальным.

Произвольный формуляр документа (индивидуальный) имеет разовый характер и строится автором документа по его усмотрению, исходя из собственных соображений целесообразности.

Регламентированный формуляр документа - это формуляр, установленный стандартом или другим нормативно-правовым актом.

Типовой формуляр документа - модель конкретного вида документа, предназначенная для использования в качестве примера.

Регламентированный формуляр документа называется формуляр- образец.

Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы бумаги, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документа. Расположение реквизитов в формуляре-образце учитывает последовательность операций по составлению, оформлению, обработке и дальнейшему использованию документа.

Формуляр-образец регламентируется стандартом и предназначается для определенной системы документации.

Конструкционная сетка - графическая модель построения документа, устанавливающая место расположения реквизитов на стандартном листе бумаги.

Реквизит документа - устойчивый обязательный информационный элемент оформления документа. Реквизит документа может содержать постоянную или переменную информацию (наименование организации,

эмблема организации). Постоянная неизменяемая часть реквизитов документа воспроизводится на бланках документов организации.

Наиболее традиционными, используемыми еще в средневековых документах, являются такие реквизиты как наименование организации - автора документа, дата, адресат, текст, подпись.

С усложнением структуры государственного аппарата и управленческих функций состав реквизитов документа усложняется. Например, сегодня для наиболее распространенных в управлении организационно-распорядительных документов установлено 30 реквизитов.

2. Развитие формуляра документа

Формуляр официального документа стал складываться еще в Междуречье во 2 тыс. до н.э. Исследователи отмечают, что клинописные документы отличались использованием устойчивых текстовых формулировок с определенным расположением информации. Согласно принятому закону все деловые операции должны были фиксироваться на глиняных табличках и удостоверяться сторонами сделки и свидетелями.

Формуляр официального документа подвергся значительным изменениям в процессе исторического развития общества. Реквизит документа, а следовательно и сложившийся формуляр документа - результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий.

Документальные памятники средневековой Руси (то есть самые ранние сохранившиеся официальные документы) представляют собой сплошной не структурированный рукописный текст, написанный, как правило, на склеенных листах бумаги шириной 15см, свернутых в свиток. Однако при прочтении текста в нем можно различить отдельные реквизиты: адресат, дату, подпись, сам текст.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста. Такие элементы документа как обращение, адресат, дата, обозначение автора, содержание составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого-кому):

«От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому… »

«…князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами …», а затем излагалось существо вопроса.

Челобитные и отписки начинались с обращения:

«Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой…»

«Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов…».

При обращении к великому князю служилые люди писались холопами («бьет челом холоп твой»); посадские люди и крестьяне, их жены, вдовы и дети -сиротами; духовные лица - богомольцами.

В тексте каждой разновидности документа использовались устойчивые словосочетания и формулировки. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой: «…вели государь мне дать…», а заканчивалось: «…царь-государь смилуйся, пожалуй…».

Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм и образцов, по которым осуществлялось документирование. В частности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следующие части:

вступление в должность нового воеводы, порядок приема должности от прежнего воеводы;

постановления о финансовом управлении; отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям; постановления о полицейской деятельности воеводы;

определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения к иноземцам.

Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры»-образцы, по которым следовало составлять документы. Указом от 22 февраля 1714 г. губернаторам предлагалась форма ведомости для пересылки сведений о произведенных сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов. В указе 1723 г. «О форме суда» содержались требования к составлению челобитной, которую следовало излагать по пунктам. Таким образом, была сделана попытка формализовать текст документа, сделать его максимально удобным для чтения, восприятия

и работы с ним.

В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа. Во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа:

«Октября 17 дня 1723 года».

Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование вида документа. В некоторых случаях указывается обозначение краткого содержания документа: «Рапорт о получении указа». Окончательно требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в.

Кроме реквизитов выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др.

Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования в XIX в привели к изменениям

формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). В состав реквизитов бланка включаются дата документа и регистрационный индекс (номер) документа. Реквизит «заголовок к тексту документа» располагается непосредственно под реквизитами бланка практически как в современных документах. Появляется и ссылка на номер поступившего документа. Сегодня этому реквизиту соответствует реквизит «ссылка на дату и номер входящего документа».

Приобретает устойчивый вид и реквизит «адресат», появившийся еще в XVΙΙΙ в. Реквизит «адресат» содержит указание в дательном падеже должности лица или наименование присутственного места, которому направляется документ.

Получают определенную форму реквизиты, удостоверяющие документ: подписи и скрепы на документе. Они включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ устанавливает 30 реквизитов для оформления документов данной системы.

Реквизиты документа В условиях появления электронных документов и внедрения систем

электронного документооборота в ряде стран мира (США, Австралия, Германия и др.) приняты специальные законы, в соответствии с которыми удостоверение подлинности документов может осуществляться с использованием электронно-цифровой подписи. В нашей стране также принят Федеральный закон «Об электронно-цифровой подписи» от

Электронно-цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронно-цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе».

В теории и практике работы с электронными документами все более широкое применение находит термин «метаданные». Согласно международному стандарту ИСО 15489-2001 «Информация и документация. Управление документацией» метаданные определяются как

«данные, описывающие контекст, контент (содержание) и структуру документов, а также управление документацией в течение времени». Иначе говоря под метаданными понимаются структурированные данные о данных, позволяющие идентифицировать документированную информацию, осуществлять ее обработку, хранение, поиск. Большинством компьютерных программ ряд метаданных создается автоматически вместе с файлами.

Раздел 8. Унификация и стандартизация документов.

Лекция 12 1. Качество документа

Качество создаваемого юридическим лицами документа имеет большое социальное значение. Низкое качество документа может привести к неправильной интерпретации содержания документа, дополнительной переписке, и, в конечном счете, к дополнительным затратам.

Качество документа – совокупность формальных и содержательных характеристик документа, обеспечивающих выполнение им своих функций.

К таким характеристикам документа относятся:

- функциональное назначение,

Логичность,

Надежность,

Долговечность,

- технологичность,

Экономичность,

Эстетичность,

- соответствие требованиям правовых норм, адекватность психологическому восприятию.

Соответствие документа своему функциональному назначению является первым показателем качества.

Логичность документа выражается в последовательном, связанном, непротиворечивом и убедительном представлении идеи, заложенной в содержании документа. Соответствие этому требованию достигается за счет композиционных и оформительских решений в процессе создания документа.

Надежность – это способность документа в течение определенного заданного времени нормально и безотказно выполнять свои функции.

К документу предъявляются требования функциональной надежности

в 2-х отношениях:

1) в формально-техническом отношении документ должен быть технически совершенным и пригодным для использования. Этому требованию должно соответствовать качество носителя и записи документированной информации;

2) в содержательном отношении документ должен обеспечивать достоверность зафиксированной в нем информации.

Долговечность документа определяется оптимальным сроком службы документа до полного физического или морального его износа и запасом физико-химической прочности на число манипуляций с ним. Это требование качества документа обеспечивается износоустойчивостью материального носителя документированной информации и вещества записи информации.

Технологичность документа обеспечивается его соответствием современным технологиям документирования, передачи, хранения и использования. С точки зрения качества к документу предъявляются

требования простоты и удобства использования как в традиционных технологиях ДОУ, так и автоматизированных.

Экономичность – это требование качества документа связано со стоимостью изготовления, эксплуатации и хранения документа. Экономичность предполагает ограничение физического размера документа до оптимального, веса его носителя, оптимизацию используемых изобразительных средств, совершенствование и удешевление технологии его изготовления, что приводит к снижению его стоимости.

Под эстетичностью документа подразумеваются такие характеристики как информационная выразительность, рациональность формы, целостность композиции, стилевое единство формы и содержания, органическая связь со средой функционирования. Документ должен сочетать утилитарную функцию с эстетической при приоритете первой.

Соответствие документа действующим правовым нормам выражается

в двух формах:

1) содержание документа не должно им противоречить;

2) некоторые виды документов сами являются правовыми

И в том и в другом случае качество документа определяется наличием и соответствующим оформлением реквизитов, придающих документу юридическую силу.

Адекватность психологическому восприятию. Это требование связано с проблемой оптимального визуального восприятия текста – удобочитаемостью. Удобочитаемость зависит от начертания букв, межбуквенных пробелов, пробелов между словами, высоты букв, длины строки, типа и степени контраста и т.д. Эти факторы влияют на психофизиологические особенности чтения. Например, чрезмерно большая ширина столбцов утомляет глаз, так как глаз перемещается слишком далеко. Информация усваивается медленнее, возможны ошибки восприятия. Оптимальной должна быть и длина строки.

2. Унификация как метод совершенствования документа.

С понятием «качество документа», с его качественным усовершенствованием, связано понятие «унификация документов».

Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового назначения.

Унификация – это деятельность по приведению объектов, процессов, процедур к единообразию. Потребность в унификации возникает тогда, когда одна и та же управленческая ситуация, функция, процедура организуется и документируется по-разному.

Унификация основана на общем свойстве управленческих функций, процедур, операций – их повторяемости. Это свойство характерно и для документов, с помощью которых реализуются управленческие функции, процедуры, операции. Поэтому документы также могут быть объектом унификации.

Объектами унификации в документоведении являются:

Терминология;

- организационные структуры (службы ДОУ);

- их задачи и функции;

Технологии ДОУ;

- управленческие документы.

Унификация управленческих документов – это установление единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых

в процессе осуществления однотипных управленческих задач и функций.

В отличие от художественной литературы, информационных ресурсов СМИ, частных писем, главная ценность которых заключается в оригинальности текста, отсутствии штампов, официальный документ тем совершеннее и качественнее, чем больше он соответствует образцу, норме, стандарту. То есть, чем более он является унифицированным.

Унификация как метод усовершенствования документа возникает одновременно и развивается параллельно с развитием процесса документирования информации. Уже в русском документе 14-15 вв. встречаются элементы унификации текста: использование устойчивых речевых конструкций. Использование метода унификации просматривается и в складывании формуляра русского письменного документа. В 16 в. появляются так называемые «образцовые книги», содержащие образцовые тексты документов. В 18-19 вв. унификация как деятельности приобретает опору в законодательстве, ложится на регламентированную основу. В 1920- е гг. унификация проводилась в рамках НОТ и стандартизации документов. Однако, целенаправленную форму унификация как деятельность и метод документоведения приобретает только в 1970-е гг.

Цель унификации – создание стабильных комплексов документов, содержащих оптимальную информацию для оперативного решения поставленных управленческих задач при минимальных затратах средств и времени на сбор, обработку, передачу и хранение документированной информации.

Унификация как деятельность решает задачи:

Экономии времени при обработке больших массивов документации и информации,

Облегчения труда управленческого персонала, - компьютерной обработки документов,

Соответствия требованиям международных и национальных стандартов на документацию,

Эффективности и быстроты принятия управленческих решений, - скорости и качества документирования, - скорости исполнения документов; - скорости поиска документов.

Метод унификации подразделяется на два уровня: - качественный; - количественный.

Под качественным основным уровнем применительно к документу подразумевается выбор наиболее оптимального варианта состава информации документа и его формуляра.

Для достижения этой задачи применяются следующие методики:

- межведомственная унификация;

- однократная запись;

- исключение дублетности;

- исключение избыточности информации;

Трафаретизация.

Количественный уровень – это установление границ распространения выбранного оптимального варианта формы документа, системы документации, технологии ДОУ и т.д.

Унификация как метод включает следующие стадии:

Проектирование;

Моделирование;

Экспертиза.

Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава, форм и текстов документов, создаваемых в процессе управленческой деятельности.

Унификация состава управленческих документов заключается в отборе и закреплении комплекса видов документов, необходимых и достаточных для решения конкретных управленческих задач. В результате унификации состава документов из употребления исключаются виды документов, не вызванные действительными потребностями управления, составленные в силу традиций, сложившегося в организации этикета, некомпетентного подхода руководства и т.д.

В результате унификации состав документов может быть значительно сокращен. Результатом унификации состава документов организации является составление такого документа как Табель унифицированных форм документов.

Унификация форм управленческих документов заключается в отборе и закреплении в формах документов определенных реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлению единых требований к их оформлению.

В результате унификации форм документов создаются УФД.

УФД – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Таким образом, в результате унификации форм документов устанавливается состав реквизитов для документов определенного вида и разновидности и закрепляется место каждого реквизита на стандартном носителе информации. Завершается работа по унификации форм документов организации составлением Альбома унифицированных форм документов, применяемых в деятельности организации.

В результате унификации текстов управленческих документов

достигается сокращение временных и интеллектуальных затрат на

составление документов, оптимизируется их восприятие, обеспечиваются применение типовых семантических конструкций и максимальная формализация информации при составлении текстов управленческих документов.

Унификация текстов управленческих документов является также одним из необходимых условий для внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения.

Унификация документов в пределах отрасли может завершиться разработкой УСД, содержащих УФД.

Реквизит – это обязательный информационный элемент документа, который должен быть расположен на определенном месте бланка или листа документа.

Реквизиты необходимы для придания документу юридической силы. Количество реквизитов для разных видов документов различно, но определено правилами составления данного документа. При подготовке документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003 используются следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации

02 – герб субъекта Российской Федерации

03 – эмблема организации или товарный знак

04 – код организации

05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица

06 – идентификационный номер налогоплательщика

07 – код формы документа

08 – наименование организации

09 – справочные данные об организации

10 – наименование вида документа

11 – дата документа

12 – регистрационный номер документа

14 – место составления или издания документа

15 – адресат

16 – гриф утверждения документа

17 – резолюция

18 – заголовок к тексту

19 – отметка о контроле

20 – текст документа

21 – отметка о наличии приложения

22 – подпись

23 – гриф согласования документа

24 – визы согласования документа

25 – оттиск печати

26 – отметка о заверении копии

27 – отметка об исполнителе

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 – отметка о поступлении документа в организацию

30 – идентификатор электронной копии документа.

Обязательными реквизитами , которые обеспечивают юридическое значение документов, являются:

Наименование организации (должностного лица) – автора документа;

Наименование вида документа (заявление; доверенность и т.п.);

Дата документа;

Регистрационный номер;

Гриф утверждения документа;

Подпись;

Правила оформления реквизитов подробно описаны в пособиях по делопроизводству. Остановимся на правилах оформления даты документа (реквизит 11). Дата – один из наиболее важных реквизитов любого документа, так как ее отсутствие делает документ недействительным. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 1 сентября 2005 года нужно написать так: 01.09.2005 . Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 01 сентября 2005 г.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Если документ представлен в электронном виде, используется электронная цифровая подпись (ЭЦП). ЭЦП позволяет идентифицировать владельца сертификата закрытого ключа подписи и гарантирует подлинность документа.

Документы требуют определенного формата . Необходимо знать, что официальные документы должны быть представлены на бумаге формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Изучая особенности письменной речи, мы говорили, что ее основой является текст . Деловая корреспонденция – один из видов письменной речи. Рассмотрим особенности текстов официально-делового стиля.

Требования к составлению деловых текстов весьма строги.

1. Документы должны четко и точно передавать информацию, исключать неясности и возможность неправильного истолкования.

2. Необходимо следить за логичностью изложения информации.

3. Документы должны быть лаконичными (как правило, не более одной-двух страниц), но полностью передавать необходимую информацию.

4. Информация, изложенная в документе, должна быть достоверной и аргументированной .

5. Язык документа должен соответствовать нормам официально-делового стиля.

Структура делового документа , как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины составления документа (приводится информация об имевших место фактах и событиях), во второй части содержатся решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

4. Каковы нормативные требования официально-делового стиля ? Каким требованиям должен отвечать язык деловых документов?

При изучении норм современного русского литературного языка мы говорили о том, что существуют следующие типы норм :

Орфоэпические,

Орфографические,

Грамматические (морфологические и синтаксические),

Лексические,

Стилистические.

Давайте подумаем, какие типы норм будут важны для составления документов?

Служебные документы представляют собой письменную речь, поэтому орфоэпические нормы, характерные для устной речи, мы не рассматриваем.

Соблюдение орфографических норм обязательно для любого вида письменной речи. Особенностью языка документов является широкое использование сокращений (аббревиатур). Остановимся на нескольких правилах .

1. При перечислениях в конце предложения допускаются сокращения:

- и т.п. (и тому подобное),

- и пр. (и прочее),

- и др. (и другие),

Сокращается союз т.е. (то есть).

2. Можно сокращать названия ученых степеней и званий и наименования должностей:

- проф., доц.,

- канд. физ.-мат. наук,

- гл. инженер,

- зав. кафедрой и т.п.

3. Слова «город» и «год» имеют форму г. , например:
г. Воронеж, 2005 г.

4. Сокращаются географические понятия:

- р. (река),

- пгт (поселок городского типа),

- оз. (озеро) и т.п.

5. Сложные слова пишутся смешанным образом:

- 50-летие,

- 40-метровый,

- 60-тонный и т.п.

6. Используются только узаконенные сокращения названий организаций, предприятий и учреждений:

- Мосгордума,

- ЦБР (Центральный банк России),

- МГУ,

- РУДН и т.п.

В каждом случае использования сокращений нужно следить за тем, чтобы они были понятны адресату и исключалась возможность инотолкования. Не допускаются разного вида сокращения в одном документе. Например, слово «господин» нельзя сокращать в одном месте – «г. Иванов» , а в другом – «г-н Иванов».

Грамматические нормы официально-делового стиля предполагают использование устойчивых языковых моделей и текстовых формул. Рассмотрим некоторые особенности языка служебных документов.

1. Вместо отдельных глаголов используются глагольные словосочетания :

- осуществлять контроль – контролировать,

- оказать помощь – помочь и т.п.

2. При использовании сравнительной и превосходной степени прилагательных предпочтение отдается сложным формам: более сложный (вместо сложнее ), более актуальная (вместо актуальнее ).

3. Необходимо знать нормы употребления числительных в языке служебных документов.

- Количественные числительные , обозначающие однозначные числа, воспроизводятся словом (размещено восемь заказов) . Но если есть указание меры, то числительные воспроизводятся цифрами (8 километров).

- Составные числительные принято записывать словами, если они стоят в начале предложения (Двести сорок аудиторных часов проведено дополнительно). В остальных случаях числительные записываются цифрами (Дополнительно проведено 240 аудиторных часов) .

При записи порядковых числительных принято указывать падежные окончания (зарплата по 14-му разряду) .

В финансовых документах обязательна словесная расшифровка цифровой записи (185 000 рублей – сто восемьдесят пять тысяч рублей) .

4. В официально-деловом стиле речи широко используются предлоги , при этом нужно помнить о правильной постановке падежа имени или местоимения. Наибольшее количество ошибок происходит при неправильной постановке родительного падежа вместо дательного, поэтому нужно запомнить те предлоги, которые требуют дательного падежа:

- благодаря (чему?) своевременному вмешательству,

- вопреки (чему?) сложившемуся мнению,

- согласно (чему?) приказу,

- соответственно (чему?) принятым мерам,

- применительно (к чему?) к данным условиям.

Используя предлоги в официально-деловом стиле речи, нужно помнить о правильном их написании. Обратим внимание на похожие сочетания:

5. В деловых письмах страдательный залог часто предпочтительнее действительного для придания документам нейтрально-объективного вида. Например,

- на собрании было вынесено решение (вместо собрание решило ),

- нами были приняты следующие меры (вместо мы приняли меры ),

- мастером не была обеспечена техника безопасности (вместо мастер не обеспечил ) и т.п.

6. Особенностью официально-делового стиля является употребление деепричастных оборотов . Например: рассмотрев Ваше заявление, принимая во внимание сложившиеся обстоятельства, учитывая изменение сроков и т.п. При построении предложения нужно следить за тем, чтобы действие глагола-сказуемого и глагола, выраженного деепричастием, относилось к одному и тому же лицу. Сравните два предложения.

- Обучаясь на физико-математическом факультете, мне не удалось сдать два зачета.

- Обучаясь на физико-математическом факультете, я не смог сдать два зачета.

Второе предложение является правильным, потому что действия глагола-сказуемого и глагола, выраженного деепричастием, относятся к первому лицу (я обучался и я не сдал ).

Каковы особенности лексических норм официально-делового стиля?

1. Язык документов требует точности словоупотребления, что обусловливает сужение лексического сочетания слов, использование устойчивых, шаблонных оборотов (клише). Сравните два примера.

- Мы написали и послали служебную записку декану.

- Служебная записка была составлена и направлена декану.

Первое предложение уместно в разговорном стиле речи, второе является предпочтительным для официально-делового стиля.

Обратите внимание на такие словосочетания, как:

- проживает по адресу (а не живет ),

- зачислен в группу (а не принят ),

- академический отпуск был предоставлен (а не дан ).

2. В официально-деловом стиле широко используются термины ипрофессионализмы , так как служебная переписка тесно связана с деятельностью предприятия или учреждения. Необходимо, однако, следить за тем, чтобы все термины и профессиональные слова были понятны адресату, и при необходимости давать их объяснение. Приведем примеры разных видов терминов:

Экономические термины: счет-фактура, накладные расходы, статья бюджета, предоставление кредита и т.п.;

Юридические термины: истец, ответчик, право на пользование недвижимостью и т.п.;

Технические термины: расход топлива, энергоносители, блок питания и т.п.;

Номенклатурные термины («номенклатура» – перечень наименований должностей, учреждений, товаров и т.д.): офис-менеджер, финансовый директор, рекламный агент, предприниматель без образования юридического лица (ПБЮЛ), открытое акционерное общество (ОАО), бензин А-95 и т.п.

Отметим, что использование профессионализмов, характерных для разговорной речи, в письменных документах недопустимо. Сравните следующие варианты и выберите правильный:

Конечно, правильные варианты указаны в правой части таблицы, так как в левой части находятся слова разговорного стиля речи.

3. Необходимо обращать внимание на различие значения в словах-паронимах (т.е. близких по звучанию), сравните: предоставить – представить. Вспомните, что глагол предоставить означает «дать возможность пользоваться, распоряжаться чем-либо». Следовательно, нужно писать предоставить квартиру, отпуск, кредит и т.п. Значение глагола представить – «показать, предъявить», поэтому нужно писать представить справку, отчет и т.п.

5. Одной из наиболее важных составляющих любой коммуникации является знание речевого этикета . Каковы правила делового этикета , что лежит в основе служебной переписки и составления документов?

Главной особенностью делового этикета является нейтральность тона деловой переписки. Пишущий должен продемонстрировать доброжелательность, корректность и уважительное отношение к деловому партнеру даже в том случае, когда документ содержит отрицательный ответ на просьбу, претензии к партнеру или критику действий противоположной стороны. Следует избегать двух крайностей при составлении делового письма: не допускать грубости и не впадать в излишнюю вежливость. Неприемлемы выражения типа Вы сорвали поставку оборудования или Не были бы вы столь любезны указать сроки поставок. Следует подобрать нейтральные, корректные варианты, например, К сожалению, сроки поставки оборудования были сорваны. Просим Вас указать сроки поставок.

В официально-деловом стиле общения регламентированы формы обращения и заключительные формулы письма . При обращении ставится слово Уважаемый (-ые), за которым следует имя и отчество. При использовании фамилии адресата добавляют слово «господин». После обращения ставится запятая или восклицательный знак. Например, Уважаемый Николай Константинович, Уважаемый господин мэр! Заключительной формулой вежливости является вариант С уважением… .

Не используются в деловой переписке местоимения я, он, они. В заявлении нужно писать Прошу предоставить мне академический отпуск. При ссылке на третье лицо нужно указать его фамилию, имя и отчество. Однако в объяснительных записках местоимение я допустимо: 15 сентября я опоздал на занятия из-за аварии в метро.

Тон служебной переписки корректируется вводными словами, позволяющими оценивать события более нейтрально, например:

К сожалению, мы не получили ответа на запрос;

Это недоразумение, несомненно, будет преодолено.

Интонационный рисунок официального письма можно разнообразить этикетными формами выражения благодарности, признательности, уверенности, надежды и т.д. Например:

С благодарностью принимаем Ваше предложение о сотрудничестве;

Выражаем уверенность в дальнейшем укреплении наших деловых связей;

С удовольствием сообщаем о выходе Вашей книги.

Знание правил составления делового документа, соблюдение норм официально-делового стиля и выполнение требований речевого этикета помогает успешно вести деловую корреспонденцию и способствует достижению успехов в деловом общении.

Вопросы для самоконтроля:

1. Каковы основные признаки официально-делового стиля речи?

2. Что такое документ с лингвистической точки зрения? Каковы его структурно-языковые особенности?

3. Что такое унификация и стандартизация документов?

4. Что такое реквизит? Какие реквизиты считаются основными и почему?

5. Каковы нормативные требования, предъявляемые к языку деловых документов?

6. Каковы общие правила делового этикета?