Общие правила формирования дел. Правила формирования дел
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
1. Формирование дел
2. Оформление дел
Введение
В своем реферате я решил рассмотреть такие процессы, как формирование и оформление дел, правила, которые установлены для них, а также то, как составлять описи для дальнейшего хранения дел, их оперативное хранение и использование, а также передача их в архив. Рассмотренная мною тема актуальна по причине того, что ознакомление с соблюдением норм правильного формирования и оформления дел на производстве позволит избежать ошибок и потерь важной информации, а также позволит понять, как правильно подготавливать документы для их последующего хранения. Я считаю, с этим сталкивается или может столкнуться любой человек на своем рабочем месте.
Предметом моей работы является оформление и формирование дел, объектом изучения - правила, по которым осуществляется оформление и формирование дел.
Материалом для написания реферата послужили книги по делопроизводству Басакова М.И. «Справочник секретаря-референта», Вигера А.М. «Секретарское дело», Сотова П.В., Тихомирова А.Н. «Делопроизводство. Образцы документов. Инструкции. ГОСТы», Кирсанова М.В., Аксенова Ю.М. «Курс делопроизводства», Гутгарц Р.Д. «Документирование управленческой деятельности».
1. Формирование дел
Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формирование дел, как правило, должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. При территориальной разобщенности структурных подразделений организации дела формируются канцелярией структурного подразделения или лицами, ответственными за делопроизводство.
Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством и контролем работников архива организации, а при необходимости и соответствующего государственного архива.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные документы; помешать в дело документы, которые по своему содержанию и наименованию соответствуют наименованию дела по номенклатуре.
Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела:
· каждый документ, помещаемый в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и настоящей Типовой инструкции. Неисполненные, недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку;
· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
· в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, незаверенные копии, дублетные экземпляры, черновики;
· в дело группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела; личные дела: документы учебных заведений; истории болезней;
· каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм толщины).
Приложения, независимо от даты их составления, формируются вместе с документом, к которому они относятся. Приложения большого объема группируются в отдельный том дела, о чем в основном документе делается отметка.
Документы внутри дел располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Документ-ответ располагается после документа-запроса. Запрос и ответ должны группироваться в одно дело независимо от того, кто его готовил и отправлял.
Распорядительные документы, протоколы, положения и т.п. группируются в дела по видам, внутри дел - по хронологии и по номерам, с относящимися к ним приложениями. Материалы, связанные с подготовкой указанных документов, формируются в отдельные дела, внутри дела систематизируются по номерам документов.
Приказы по личному составу, о награждении и поощрении группируются отдельно от приказов по основной деятельности.
Утвержденные планы и отчеты, сметы, лимиты, титульные списки должны храниться в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени составления и даты поступления. Например: отчет за 1997г., составленный в 1998г., необходимо поместить в дело за 1997г.; план на 1998г., составленный в 1997г., помещается в дело за 1998г. Проекты планов, отчетов, смет и других документов группируются в дела отдельно от основных документов. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
2. Оформление дел
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Сотрудник, ответственный за формирование дел в текущем делопроизводстве, обязан подшить все исполненные документы в соответствующие дела согласно номенклатуре.
Документы постоянного и долговременного сроков хранения (свыше 10 лет) должны быть подобраны в хронологическом порядке и подшиты в три- четыре прокола в твердую обложку или переплетены. Металлические скрепки из дел удаляются. Листы в деле, кроме листов с заверительными надписями и чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются, но каждому тому отдельно. В конце дела, на отдельном листе, делается заверительная надпись, в которой указывается количество содержащихся в деле листов, дата и подпись лица, нумеровавшего листы.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: могут храниться в скоросшивателях, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.
В процессе группировки документов в дела постоянного хранения рекомендуется составлять внутреннюю опись документов, находящихся в деле. Внутренняя опись помещается в начале дела и включает указание индексов документов, краткого содержания, дат и номеров листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак + (плюс).
Обложка при заведении дел оформляется в соответствии с ГОСТ 17914-72 согласно.
На обложках дел постоянного, долговременного и временного сроков хранения указываются:
· полное наименование организации;
· наименование структурного подразделения, где сформировалось дело;
· индекс дела по номенклатуре дел;
· заголовок дела по номенклатуре дел:
· номер тома (если дело состоит из нескольких томов);
дата начала и окончания дела (датой начала дела считается дата первого документа, помещенного в деле, а датой окончания - дата последнего документа);
· количество листов в деле, согласно заверительной надписи (указывается после окончания дела), кроме дел временного хранения, документы в которых не нумеруются.
По окончании календарного года в оформление обложек дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), заведенных по номенклатуре дел, вносятся необходимые уточнения:
· если название структурного подразделения изменилось или дело передано для окончания в другое подразделение, на обложке вписывается новое название структурного подразделения;
· в заголовках дел, содержащих распорядительные документы (приказы, указания, протоколы) указываются их номера;
· для переписки, сформированной в дело из нескольких томов, заголовок в каждом томе уточняется указанием корреспондента, территории и т.п., каждый том датируется (число, месяц, год начала и окончания тома);
· если в деле имеются документы - приложения за более ранние годы, чем год образования дела, на его обложке под датой делается оговорка: "имеются документы за..... годы"; из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле;
· при внесении дел в опись на обложке дела проставляется номер дела по описи и по согласованию с архивом организации, номер описи и фонда.
Надписи на обложках дел следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. По вопросам, связанным с оформлением дел. подлежащих передаче на государственное хранение, необходимо консультироваться с архивом организации.
3. Составление описей дел постоянного и долговременного хранения
По окончании календарного года производится отбор документов постоянного хранения, которые подлежат включению в опись. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел.
Описи составляются раздельно на дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения.
Заголовки дел в описях систематизируются в соответствии с номенклатурой, т.е. дела структурных подразделений вносятся в опись согласно существующей структуры, внутри структурного подразделения дела систематизируются по степени важности.
В годовом разделе описи дела службы ДОУ располагаются в начале описи, общественных организаций - в конце описи.
Документы по личному составу систематизируются в описи по алфавиту, хронологии, видам документов.
Переходящие дела вносятся в опись того года, в котором они были начаты. В этом случае в конце годовых разделов описей каждого следующего года, в течение которых дело продолжалось делопроизводством, необходимо указывать: "Документы по данному году см. также в разделе за.......... год, №№ ...".
В опись вносится наименование каждого дела полностью без сокращений и изменений.
Каждое дело (том) имеет по описи самостоятельный порядковый номер. Опись дел постоянного хранения структурного подразделения ведется с единой нумерацией в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с архивом организации.
Годовой раздел описи на дела постоянного хранения структурного подразделения составляется в трех экземплярах, подписывается составителем, согласовывается ЭК структурного подразделения, рассматривается и согласовывается ЭК организации и затем утверждается руководителем структурного подразделения.
Опись должна иметь титульный лист, оглавление, список сокращенных слов, предисловие.
Годовые разделы описей на дела постоянного хранения структурных подразделений после передачи дел в архив, объединяются в единый сводный годовой раздел описи дел постоянного хранения организации, подлежащих последующей передаче на государственное хранение. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения организации составляется в четырех экземплярах, рассматривается и согласовывается ЭК организации, утверждается руководителем организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения.
Управлениями организации по согласованию с соответствующими архивными учреждениями могут представляться на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения годовые разделы описей на дела постоянного хранения структурных подразделений после их согласования ЭК организации, после этого описи утверждаются руководителем структурного подразделения.
Годовой раздел описи на дела по личному составу организации, передающей документы на государственное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, визируется руководителем соответствующего структурного подразделения и согласовывается с ЭК организации. После согласования описи ЭК организации она представляется на согласование ЭПК соответствующего архивного учреждения.
Годовые разделы описей на дела долговременного хранения (свыше 10 лет), а также описей на дела по личному составу организаций, не передающих документы на государственное хранение, печатаются в двух экземплярах, подписываются составителями, визируются руководителями соответствующих структурных подразделений, согласовываются ЭК организации и, если эти документы подлежат передаче на хранение в архив вышестоящей организации, согласовываются ЭК вышестоящей организации, а затем утверждаются руководителем организации.
Дела временного хранения учитываются и хранятся в структурных подразделениях согласно номенклатуре дел.
Описи дел структурных подразделений составляются сотрудником подразделения, ответственным за делопроизводство.
4. Оперативное хранение и использование документов
Дела структурных подразделений с момента заведения их до сдачи в архив хранятся канцелярии или специально отведенных закрывающихся помещениях. Дела устанавливаются корешками наружу в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающих их сохранность.
Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения, как правило, не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебных и следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководителя подразделения с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и акта о причинах изъятия подлинника.
В течение календарного года на выданные дела или документы заполняются карточки-заместители. В них указывается структурное подразделение, номер дела (документа), дата его выдачи, кому выдано, дата его возвращения, расписки в получении и приеме дела (документа).
Выдача справок по документам, снятие с них копий и выписок, вынос документов и дел из организации (структурных подразделений) и передача их во временное пользование производятся только с разрешения руководителя организации (структурного подразделения).
Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководства организации подлинных личных документов об образовании (дипломов, аттестатов), трудовых книжек и других личных документов, не полученных в свое время владельцами. На место изъятого личного документа вкладывается справка или делается соответствующая отметка, а при необходимости - снятая с изъятого документа копия.
Архив организации контролирует обеспечение сохранности и порядок использования документов постоянного, долговременного хранения и по личному составу до сдачи их в соответствующий архив.
5. Передача дел на архивное хранение
Документы постоянного и долговременного сроков хранения, законченные делопроизводством, подлежат передаче структурными подразделениями в архивы организаций через год, а документы по личному составу - через пять лет после завершения их в делопроизводстве.
Документы со сроками хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях и по истечении установленных сроков хранения и практической необходимости уничтожаются. При ликвидации (реорганизации) организации приему в соответствующие архивы подлежат все документы независимо от сроков их хранения.
Передача документов в архив организации производится один раз в год полностью за весь календарный год.
Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, архив оформляет выдачу дел во временное пользование и контролирует их состояние и хранение.
Вместе с делами в архив организации передаются регистрационно-контрольные карточки на документы.
При приеме дел в архив организации сверяются данные описей (индекс, заголовок дела, даты, количество листов) с описанием на обложке дела и с фактическим содержанием документов в деле.
После приема дел заведующий архивом организации или его заместитель расписывается на всех экземплярах годового раздела описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годового раздела описи возвращается структурному подразделению.
При реорганизации или ликвидации организации порядок передачи и дальнейшего использования документов организации предусматривается в приказе о ее реорганизации и ликвидации. При реорганизации организации ее приемник принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизуемой организации и архив. Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанности ликвидационной комиссии.
Заключение
дело документ управленческий хранение
В своем реферате я попытался ответить на следующие вопросы: как правильно формировать и оформлять дела? Как составлять описи дел для их дальнейшего хранения? Как хранить и использовать документы? Как передавать дела на архивное хранение?
Формирование дел происходит группировкой в соответствии с номенклатурой. Формирование дел осуществляется по определенным правилам. Оформление дел также происходит по конкретным правилам, в частности больший упор делается на правильность графического оформления. Описи составляются раздельно в зависимости от того, какое дело - постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения. Опись должна иметь титульный лист, оглавление, список сокращенных слов, предисловие. Все дела хранятся изолировано, без доступа к ним посторонних и воздействий окружающей среды. Документы из дел постоянного хранения выдаются только в исключительных случаях или с них делается копия. Архив должен содержаться в порядке. Передавать дела на архивное хранение необходимо также по определенным правилам, которые я описал в последнем разделе реферата.
Отсюда следует, что я полностью рассмотрел то, как происходит оформление и формирование дел, и правила, по которым происходят эти процессы. В этом мне помогла использованная мною литература.
Список используемой литературы
1. Басаков М.И. Справочник секретаря-референта - Ростов на Дону: 2003 г.
2. Вигера А.М. Секретарское дело. - Ростов на Дону: 2003г.
3. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство. Образцы документов. Инструкции. ГОСТы. - Москва: Проспект, 1999г.
4. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. - Москва; Новосибирск: ИНФРА-М, 2001.
5. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности. - Москва: ИНФРА-М, 2001г.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Понятия о документах и способах документирования. Основные положения по документированию управленческой деятельности. Унификация и стандартизация управленческих документов. Виды документов и их классификация. Правила оформления управленческих документов.
реферат , добавлен 26.10.2010
Документирование управленческой деятельности. Бланки документов, оформление их реквизитов. Подготовка и оформление основных видов документов. Оформление документов, содержащих коммерческую тайну. Особенности работы с документами в электронном виде.
презентация , добавлен 07.08.2013
Правила оформления документов. Система организационно-распорядительной документации. Требования к бланкам документов. Реквизиты и их предназначение. Единые требования и правила оформления документов управления. Обновление стандарта ГОСТ Р 6.30-97.
контрольная работа , добавлен 27.03.2009
Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов. Особенности способов и сроков хранения документов. Специфика архивного хранения электронных документов. Общая характеристика и требования к составлению контрактов, текстов, резолюций.
курсовая работа , добавлен 11.11.2011
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления документов. Пример написания приказа, постановления, решения.
курсовая работа , добавлен 23.03.2011
Основные правила документооборота в торговых организациях, порядок создания и оформления первичных документов, внесение исправлений. Учетные регистры и сроки хранения первичных учетных документов. Внешние и внутренние документы, график документооборота.
реферат , добавлен 30.03.2010
Направления классификации, стандартизации и унификации документов. Состав и расположение реквизитов на документах, правила их корректировки, сроки исполнения. Документы по личному составу предприятия. Систематизация, регистрация и хранение документов.
учебное пособие , добавлен 04.08.2010
Порядок оформления документов при приеме на работу. Виды и порядок учета кадров. Образцы оформления документов: резюме, приказ о приеме на работу, автобиография, служебное письмо, докладная записка, акт о проверке сохранности документов в комитете.
контрольная работа , добавлен 20.07.2011
Обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов. Оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Критерии оценки документов.
реферат , добавлен 12.10.2014
Разработка рекомендаций по организации делопроизводства в общеобразовательном учреждении, методы документирования управленческой деятельности. Оформление и порядок составления официальных документов. Этапы составления номенклатуры и формирования дел.
Все документы, образующиеся в деятельности организации, формируются в дела. И документы кадровой службы не исключение. Документы по личному составу должны быть сформированы в дела и храниться надлежащим образом. Более того: в ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон об архивном деле) документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. Сохранность документов обеспечивается в течение предусмотренных сроков хранения.
Толковый словарь
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ
С наступлением нового календарного года каждая организация начинает формировать свои документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Как правило, это происходит децентрализованно, т. е. не в целом по организации, а в отдельных структурных подразделениях. Так, кадровая служба самостоятельно формирует в дела кадровые документы . При этом в службе может быть работник, ответственный за формирование дел.
Зачем необходимо формировать документы в дела?
В первую очередь эта процедура обеспечивает в дальнейшем быстрый поиск документов и их использование . Согласитесь: гораздо легче найти документ, который подшит в хронологическом порядке в папку с определенным заголовком, чем если бы этот же документ годами хранился в большом массиве со всеми остальными бумагами, созданными по самым разным вопросам.
Кроме того, грамотное оформление дел для текущего хранения облегчает будущую работу по подготовке документов для передачи в архив . Документы по личному составу, как правило, имеют длительный срок хранения - 75 лет, а значит, в определенный момент наступит необходимость готовить их к архивному хранению. И чем лучше будет проведена работа по оформлению текущих дел, тем меньше времени будет затрачено в будущем на их подготовку к длительному хранению.
Для того чтобы при передаче в архив не приходилось переформировывать и переоформлять дела, формируйте их по установленным правилам уже в делопроизводстве.
Итак, кадровые документы формируются в дела уже на стадии делопроизводства. При формировании дел кадровой службы и организации их хранения необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002). Однако этот документ не является нормативным актом, обязательным для применения. Кроме того, в Основных правилах недостаточно полно отражена специфика формирования кадровых документов в дела. Поэтому, рассматривая технологию работы именно с кадровыми документами, во многом приходится опираться на те приемы, которые сложились в практике работы с документами, в т. ч. в архивах, хранящих документы по личному составу.
Документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, хранятся в делах, в виде журналов (книг), в виде картотек. Можно выделить несколько правил формирования дел.
Правило 1. Документы формируются в дела строго в соответствии с номенклатурой дел организации.
Напомним: при составлении номенклатуры дел и включении в нее заголовков дел, можно руководствоваться разными критериями*. Некоторые из них представлены в таблице 1.
Независимо от того, каким образом перечень дел закреплен в номенклатуре, дела должны формироваться строго в соответствии с номенклатурой. Включать документы в дела иным образом запрещается.
Правило 2. Дело считается заведенным с момента подшивки в него хотя бы одного документа.
Правило 3. Одновременно с включением в дело документов оформляется его обложка.
Таблица 1
О снования для группировки документов в дела
Оформление обложки дела состоит в нанесении на нее определенной информации:
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
индекс (номер) дела;
заголовок дела;
срок хранения документов дела. Наименование организации и наименование структурного подразделения указываются в точном соответствии с официально установленным названием.
В начале осени организация сменила наименование. В текущем делопроизводстве находится множество дел, в т. ч. оформлены дела с документами по личному составу. При этом на всех обложках указано прежнее наименование организации. Требуется ли переоформлять все дела (менять обложки дел), имеющиеся в делопроизводстве организации?
В рассматриваемой ситуации не требуется переоформлять обложки дел. При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела указывается новое наименование этой организации, а прежнее наименование заключается в скобки.
Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел. Заголовок записывается на обложке дела в точном соответствии с номенклатурой дел службы кадров.
Срок хранения документов также указывается в соответствии с номенклатурой дел.
Правило 4. В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, содержащие все необходимые реквизиты.
Правило 5. В дело включается по одному экземпляру каждого документа.
Правило 6. В дела включаются подлинники документов, за исключением некоторых случаев.
Дело может содержать копию документа тогда, когда подлинник отсылается в другую организацию (или гражданину), а у автора остается второй экземпляр (копия). В основном это касается переписки.
Если в организации ведутся личные дела работников, то в них помещаются копии следующих документов:
приказы по личному составу (о приеме, переводах, увольнении, поощрении и др.);
документы об образовании, повышении квалификации, присвоении разряда или второй профессии и др.
Большинство кадровых документов хранится именно в подлинниках: приказы по личному составу и другие распорядительные документы, локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции и др.), личные карточки работников, учетные и регистрационные книги, журналы, служебные записки, трудовые договоры и др.
Правило 7. Не помещаются в дела проекты документов, дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.
Правило 8. Некоторые виды документов необходимо группировать в дела отдельно.
Раздельно группируются:
документы постоянного и временного хранения;
разные виды распорядительных документов;
подлинники и копии документов;
годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;
утвержденные документы и их проекты.
Правило 9. В дело помещаются документы одного календарного года.
Исключение из этого правила составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы конкретного сотрудника, документы комиссий, которые группируются в дело в период их деятельности, и некоторые другие документы.
Правило 10. В дело помещается не более 250 листов (толщина дела при этом составляет не более 4 см).
При большем количестве документов формируются тома (части) дел.
Правило 11. Внутри дела документы располагаются в определенном порядке.
Документы в делах группируются по хронологическому или тематическому признаку либо их сочетанию (табл. 2 ).
Таблица 2
Правила группировки документов в дела
Правило 12. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся; в отдельный том (часть) выделяются приложения объемом свыше 250 листов.
Рассмотрим особенности формирования в дела отдельных видов кадровых документов.
ФОРМИРУЕМ В ДЕЛА ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Обратите внимание!
Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения
При формировании дел с приказами необходимо учитывать сроки хранения документов.
В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Росархива 06.10.2000) имеют сроки хранения:
75 лет ЭПК;
5 лет (очередные и учебные отпуска, взыскания, дежурства, краткосрочные внутрироссийские командировки).
Следовательно, приказы по личному составу необходимо разделять как минимум на два массива и помещать в разные дела: приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и приказы организации по личному составу со сроком хранения 5 лет.
Соответственно на обложке первого дела в строке «Хранить» будет указан срок 75 лет ЭПК, на обложке второго дела - 5 лет.
Приказы по личному составу с различными сроками хранения требуется регистрировать отдельно.
При регистрации приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК можно присваивать порядковые номера с добавлением буквенных обозначений «к» (кадры) или «лс» (личный состав), например: приказ № 1-к или № 5-лс.
Приказам же со сроком хранения 5 лет в этом случае будут присваиваться регистрационные номера с другой буквой, например «о»: приказ№ 1-о.
Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле (свыше 250 листов) дела с приказами разбиваются на тома: том 1, том 2 и т. д. На обложке каждого тома указываются номера и крайние даты включенных в него приказов. Крайние даты документов дела проставляются на обложках дел по завершении календарного (делопроизводственного) года.
При большом количестве издаваемых приказов (при большой численности работников) могут выделяться в отдельные дела приказы о приеме, о переводах, об увольнении и т. д.
В дела с приказами по личному составу не помещаются документы -основания к изданию приказов: докладные и служебные записки, заявления работников, трудовые договоры, медицинские справки, справки об учебных отпусках и др. Эти документы должны составлять отдельное дело: «Документы - основания к приказам по личному составу (заявления, докладные, служебные записки, справки и др.)». При ведении личных дел эти документы могут включаться в личное дело.
ФОРМИРУЕМ В ДЕЛА ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ РАБОТНИКОВ
Личная карточка (унифицированная форма № Т-2) оформляется при приеме на работу и ведется в течение всего периода, пока трудится работник.
Личные карточки в текущем делопроизводстве лучше всего хранить в виде картотеки в специальном ящике (коробке). Как показывает практика, внутри такой картотеки личные карточки удобно систематизировать по структурным подразделениям, а внутри этих разделов - по алфавиту.
После увольнения работника личная карточка «закрывается» и перемещается в архивную часть в дело «Личные карточки уволенных работников». Личные карточки уволенных работников удобнее всего хранить в алфавитном порядке в папках с клапанами.
ОФОРМЛЯЕМ ЛИЧНЫЕ ДЕЛА
Обратите внимание! Внутренняя опись включает сведения обо всех документах дела
Личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Документы, включаемые в личное дело работника, хранятся в папках. В текущем делопроизводстве допускается хранить личные дела в папках-скоросшивателях или иным образом, но при передаче на хранение в архив дела переплетаются или подшиваются в специальные обложки для документов длительного хранения, как того требует ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия».
Личное дело оформляется при приеме на работу. Документы в него помещаются в порядке их поступления. В личное дело включаются:
анкета (личный листок по учету кадров);
копии документов, подтверждающих квалификацию работника (копии дипломов об окончании учебного заведения, свидетельств о дополнительном профессиональном образовании, свидетельств о повышении квалификации, дипломов о присвоении ученых степеней и званий и др.);
копия страхового пенсионного свидетельства;
трудовой договор;
копия приказа о приеме работника на работу;
опись документов, имеющихся в личном деле.
По мере изменения положения работника в организации личное дело пополняется копиями приказов по личному составу, документами об аттестации, повышении квалификации и др.
В начало дела помещается внутренняя опись его документов, которая является учетным документом личного дела. Внутренняя опись составляется по установленной форме (приложение). В нее вносятся сведения обо всех включаемых в дело документах. При изъятии документов из дела сведения об этом также вносятся во внутреннюю опись.
В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»: предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, т. е. в текущем делопроизводстве.
Личные дела работников подлежат учету, поэтому на корешке и на обложке дела указывается его учетный номер.
При увольнении работника его личное дело закрывается и перемещается в архивную часть службы кадров. Личные дела уволенных сотрудников хранятся в алфавитном порядке по фамилиям работников.
ФОРМИРУЕМ В ДЕЛА ДОГОВОРНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Трудовые договоры и соглашения об их изменении включаются в состав личного дела работника, если в организации ведутся личные дела. В противном случае договоры формируются в отдельное дело (дела) «Трудовые договоры, соглашения с работниками». Заключаемые по мере необходимости соглашения об изменении договора приобщаются к трудовому договору как его неотъемлемая часть.
После увольнения работника трудовые договоры изымаются из дела и включаются в формируемое ежегодно дело «Трудовые договоры уволенных работников». В нем трудовые договоры располагаются в алфавитном порядке по фамилиям работников.
ОРГАНИЗУЕМ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
При организации хранения кадровых документов прежде всего учитывается их социально-правовой характер, поскольку именно эти документы в основном используются для удовлетворения социально-правовых запросов граждан (в частности, для подтверждения стажа работы).
Различают две стадии хранения документов:
Стадия 1. Текущее хранение (хранение в делопроизводстве).
Стадия 2. Архивное хранение (хранение в архиве).
В организациях, не имеющих специального помещения (архива), хранение - и текущее, и архивное - может осуществляться в службе кадров, это не запрещено. В таком случае в подразделении должна быть выделена часть помещения для хранения тех документов, которые составляют архив службы.
В целях обеспечения сохранности, целостности и достоверности документов в кадровой службе должен соблюдаться определенный режим хранения. Для этого помещения должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, надежно запирающимися и опечатывающимися. Дела следует размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел. Для удобства поиска на корешках дел проставляются индексы дел по номенклатуре.
Трудовые книжки работников хранятся в сейфе. Там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.
Места хранения документов в помещении кадровой службы должны быть отделены от той части помещения, где осуществляется прием посетителей. Кадровикам при выходе из помещения не рекомендуется оставлять на рабочих столах какие-либо документы или работающий компьютер.
В конце рабочего дня все документы и дела должны быть разложены по местам хранения, шкафы следует запереть. Черновики, варианты документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются (желательно это делать в шредере - бумагорезательной машине). Компьютеры отключаются от сети.
После окончания делопроизводственного года в службе кадров, как и в других подразделениях организации, осуществляется экспертиза ценности документов. Об экспертизе ценности документов, а также о подготовке их к архивному хранению мы поговорим в следующих номерах «Справочника кадровика».
Приложение
Пример оформления внутренней описи документов личного дела
Делами называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную обложку. В отдельных случаях делом называют один документ.
Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).
В делопроизводстве существуют следующие основные признаки группировки документов в дела:
· по названию видов документов. Например: «приказы», «договоры» и т.д.;
· по объектам, фирмам-контрагентам. Например: «документы (договоры, переписка) по работе с АО «Звезда» за 2003 г.»;
· по корреспондентам. Например: «переписка с АО «Звезда» за 2003 г.»;
· по грифу ограничения доступа к документам. Например: «протоколы заседаний совета директоров за 2003 г.».
Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов организации, является составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке.
Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от специфики его работы или организационно-правовой формы.
Номенклатура дел предназначена для классификации (распределения и группировки) документов в дела, индексации документов и дел и ведения справочной картотеки документов. Она используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим быстро разложить документы по папкам (делам).
В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.
Номенклатуры дел подразделяются на:
1. типовые;
2. примерные;
3. конкретного предприятия (индивидуальные).
Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.
Типовая номенклатура дел составляется для учреждений с однородными типами деятельности и структурами. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией для соответствующих учреждений ведомства и является обязательным нормативным документом.
Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих различную структуру организаций. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
Номенклатура конкретного предприятия отражает документы одного конкретного учреждения и зависит от специфики его области деятельности. На больших предприятиях могут составляться отдельные номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае составляется объединенная (сводная) номенклатура дел предприятия.
Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.
Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле в службе делопроизводства; второй является рабочим в этой службе; третий передается в ведомственный архив предприятия. Может быть сделан четвертый экземпляр, который отсылается в государственный архив. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.
Номенклатура дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года.
После утверждения структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «служба ДОУ»). Остальные структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов. Каждое подразделение имеет свой порядковый номер (индекс).
В номенклатуре дел небольших организация (без деления на структурные подразделения) в качестве разделов могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей. Например: 01 - директор, 02 - заместитель директора и т.д. (или: 01 - руководство, 02 - основная деятельность, 03 - финансы).
Внутри разделов располагаются заголовки дел с присвоенными им индексами. Индекс обозначается арабскими цифрами. Например: индекс отдела кадров - 04, а дело включено в номенклатуру пятым. Тогда индекс дела будет 04-05.
В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы, затем переписка и информационно-справочные документы. В конце раздела приводятся журналы учета или справочные материалы.
Заголовки дел должны быть по возможности краткими и точно передавать содержание документов в деле.
Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:
ь название вида документа. Например: «приказы», «договоры»;
ь дата (период), к которому относятся документы дела. Например: «переписка с АО «Вихрь» за 2003 г.»;
ь название статистических форм, их номер или условное обозначение. Например: «акт инвентаризации расчетов с покупателями» по форме ИНВ-17;
ь слова «копии», если дело составлено из копий документов. Например: «договоры с поставщиками за 2003 г. Копии».
В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках не рекомендуется употреблять слово «материалы». Не допускается использование названий «Разная переписка» или «Документы по общим вопросам». В процессе ведения дел заголовки могут дополняться.
Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения» со ссылкой на соответствующую статью перечня. Вопросы о сроках хранения дел решаются архивистом предприятия и могут быть уточнены экспертной комиссией предприятия или центральной экспертной комиссией. Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру предприятия без изменений (ГОСТ Р51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в нормативно-методических документах, таких как Государственная система документационного обеспечения управления, Основные правила работы ведомственных архивов, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатуры дел.
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме. Каждая их пяти граф имеет свое назначение.
Первая графа содержит индекс дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого подразделения. В конце раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел.
Во второй графе перечисляются названия заголовков дел. Если документов, относящихся к одному делу накапливается большое количество, может быть сформировано дело в нескольких томах.
Третья графа заполняется в конце года и содержит сведения о количестве томов.
В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен.
Пятая графа заполняется в течение года. В примечаниях указываются отметки о заведении (не заведении) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год, изъятых или утерянных делах и т.д. Иногда напротив каждого дела указывается также номер шкафа и номер полки, где оно хранится.
Количество дел (томов) в номенклатуре указывается, как правило, в конце календарного года (или при заведении второго тома дела). В итоговой записи отдельно подсчитывается количество дел постоянного хранения и временного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет). Количество дел считается с учетом переходящих дел.
Сводная номенклатура дел предприятия рассматривается и одобряется экспертной комиссией предприятия, визируется его архивистом и направляется на согласование в государственный архив (если документы поступают на государственное хранение). После этого номенклатура утверждается руководителем предприятия.
Если организация не сдает документы на государственное хранение, номенклатура дел может согласовываться с экспертной комиссией вышестоящей организации.
Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов, надежности документационного обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает порядок в организации делопроизводства учреждения.
Распределение документов в дела проводится в соответствии с их заголовками по номенклатуре дел предприятия. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен в инструкции по делопроизводству предприятия с учетом специфики отдельных категорий дел. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив.
При формировании дел придерживаются определенного порядка:
· в дело помещаются только исполненные документы, работа по которым завершена. Неисполненные и подлежащие возврату документы запрещается подшивать в дело;
· подшиваются только подлинники или заверенные копии (как правило, один экземпляр документа). Черновики, варианты и размноженные копии вдело не помещают (исключение могут составлять черновики и копии особо ценных документов, а также копии, на которых есть особые пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров);
· в дело включается один экземпляр документа;
· документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле. После завершения рассмотрения таких документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «примечание»;
· документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
· в дело группируют, как правило, документы одного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела, личные дела (формируются в течение всего периода работы сотрудника) и учебная документация в учебных учреждениях (формируется за учебный год);
· документы должны быть правильно оформлены в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов. Они должны иметь все необходимые реквизиты (дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);
· в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;
· документы подшиваются в дело со всеми дополнительными, относящимся к ним, материалами и приложениями. Если приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные дела;
· документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности;
· приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;
· документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;
· документы ограниченного доступа с грифом «коммерческая тайна» или «для служебного пользования» формируют отдельно от остальных документов предприятия.
Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.
Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую - трудовые контракты (договоры) с работниками.
При формировании дел с перепиской определяющим фактором является ее объем. При небольшом объеме заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факты. Переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией. Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, можно применить объектовый признак формирования документов. То есть в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, письма), относящиеся к одной организации.
Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-отчет подшивается после документа-запроса.
Если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «документы по различным вопросам за данный период» и составляют внутреннюю опись дела.
Расположение документы в личных делах размещают в следующей последовательности:
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
Заявление о приеме на работу, направление или представление.
Анкета, листок по учету кадров.
Автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении).
Дополнение к личному листку по учету кадров.
Дополнение к личному листку по учету поощрений.
Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.
В пределах групп личного дела документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии вносят в дополнение к личному листку по учету кадров.
Часто приказы, распоряжения, протоколы, решения и другие документы располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.
Другой подход следует применять, например, к переписке, где документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.
Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий), предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы.
Каждая группа документов отличается составом и ценностью информации, что обусловливает и специфику формирования их в дела.
Распорядительные документы и приложения к ним
Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность:
ь приказы министерства,
ь распоряжения генерального директора и т.д.
Отдельно группируются:
ь приказы по основной деятельности,
ь приказы по административно-хозяйственным вопросам,
ь приказы по личному составу,
так как каждая из этих групп имеет свои, различные сроки хранения.
Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.
Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака:
ь протоколы коллегии,
ь протоколы совещания у директора,
ь протоколы профсоюзного собрания и т.д.
ь Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились:
ь повестки дня,
ь доклады,
ь проекты решений и др.
Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.
Загрузка...
