Лучшее время для разговора с начальником. Общение с «трудным» руководителем (Методы противостояния начальникам-самодурам). Планирование серьезного разговора с начальством
Кому не хочется, чтобы отношения на работе были добрыми и обоюдоприятными не только с коллегами, но, может быть, в первую очередь, с начальством. Иначе никакая работа не будет в радость, да и о продвижении по карьерной лестнице можно забыть.
И очень часто в не сложившихся отношениях с начальником виноваты мы сами: где-то не сдержались и проявили ненужные эмоции, где-то сказали лишнее... Так какие ошибки в отношения с начальником недопустимы, если вы дорожите своей работой и мечтаете о повышении?
Прежде всего, запомните сразу и навсегда – в разговоре с начальником никогда не повышайте голос! Даже, если он сам кричит, и при этом совершенно неправ, даже, если ваше терпение на исходе – не кричите. Чтобы случайно не сорваться в остром разговоре, сосредоточьтесь на своем состоянии, глубоко вдохните и начните про себя считать до десяти или до скольки понадобиться, чтобы полностью себя контролировать. Терпеливо подождите, пока начальник успокоится и лучше не спорьте, иначе во власти эмоций вы обязательно скажете то о чем впоследствии будете жалеть. Эмоции проходят, а слова остаются в памяти.
Если вы хороший специалист, имеете богатый опыт работы, то, понятно, что у вас имеется собственное мнение по различным обсуждаемым производственным вопросам. И вполне возможно, что оно может не совпадать с мнением начальника. Это нормально, тем более, что и начальники могут ошибаться. Если вы увидели такую ошибку, не бойтесь сказать об этом, но запомните – делать это нужно только с глазу на глаз, в присутствии других коллег или посторонних людей указывать руководителю на недостатки, ошибки или недочеты недопустимо.
Кроме того, высказывая свое мнение или позицию по тому или иному вопросу, вы не должны ограничиваться только констатацией факта – ваше мнение должно быть аргументированно. Если вам не хватает аргументов, лучше промолчите и доработайте вопрос, и только потом выскажите свое мнение.
Не занимайтесь интригами, не обсуждайте решения и указания начальства со своими коллегами. Даже, если вам кажется, что какое-либо задание или указание нецелесообразно или ошибочно, то обсудите его, в первую очередь, с начальником, аргументируя свою позицию. Но, в случае несогласия вы должны выполнить распоряжение, не проявляя неудовольствие и, тем более, не комментируя это во всеуслышание.
Случается и так, что многие работники по возможности старательно избегают контактов с начальством. Даже, если им непонятно задание, или возникают текущие вопросы, они стесняются подойти за разъяснениями, опасаясь, что их сочтут некомпетентными или непонятливыми. Это принципиальная ошибка! Обязательно спрашивайте все, что вам непонятно или нужно для дела, иначе, если вы выполните задание, но представите начальнику неправильный вариант, в вашем профессионализме он усомнится еще больше.
И будьте всегда внимательны: наблюдайте за своим руководителем, старайтесь понять, что он за человек, как относится к другим сотрудникам. Такое наблюдение даст вам возможность лучше понять то. как ваш начальник формирует свои отношения с людьми в принципе, что немаловажно для понимания, как вам себя вести.
У меня часто спрашивают: «как разговаривать с начальством, чтобы меня поняли»? Или: «как говорить с шефом чтобы тот поднял мне зарплату»? Действительно, вы обращали внимание, что когда нам с вами на работе начальство выдает какое-либо сверхурочное задание, то делает они это оно легко и свободно, а когда очередь доходит до нас, то мы робеем и зачастую нам становится совсем трудным, а подчас и вовсе невозможным отстоять свои права? Так почему же мы с вами не можем говорить с начальством «на равных» в том случае, когда нам это действительно нужно?
Всё дело в том, что мы с начальством говорим на «разных языках». Что это значит? Попробую пояснить…
Чем более высокое положение человек занимает на социальной лестнице (это относится, в первую очередь, к тому как он привык зарабатывать ) – тем сильнее это сказывается на его манере вести себя в обществе с другими людьми. Вряд ли я открою Америку, сказав, что даже одев дворника и предпринимателя в одинаковую одежду нам будет достаточно обменяться с ними парой фраз, чтобы понять «who is who» (кто есть кто). И дело тут совершенно не в количестве денег, а в способности мыслить и восприятии окружающей реальности. Вокруг каждого из этих людей будет своя реальность, и реальность дворника будет сильно отличаться от реальности предпринимателя.
Безусловно, приведенный выше пример, является сильно утрированным, но отражает суть вещей. Ваш начальник – это, в первую очередь, человек, привыкший принимать решения. Несмотря на то, что он также как и вы работает по найму, в его обязанности входит принятие чуть большего количества решений, чем это привыкли по долгу своей службы делать вы. И в этом нет ничего страшного или зазорного, потому что если, например, вам нравится ваша профессия и вы полностью самореализуетесь через нее – то никакое принятие решений вам и не нужно.
Инструкция
Первое, о чем стоит никогда не забывать - подавляющее большинство разговоров должно вестись о деле. Это не отменяет необходимости иногда разрядить обстановку, инициатором чего можете быть и вы. Но чувство меры еще ни для кого не было лишним. А лучше, когда такая инициатива исходит все же от начальника.
В общении с подчиненным оптимальным будет соблюдение правила золотой середины. С одной стороны, не следует допускать панибратства. В любых деловых отношениях существуют иерархия, субординация, а на работе - круг обязанностей, требовать исполнения которых от подчиненных обязаны уже вы. С другой стороны, унижать своего сотрудника недопустимо, даже если он в корне неправ.
Вам понадобится
- - соблюдение стандартов делового этикета и общепринятых норм вежливости.
Инструкция
Первое, что должен хорошо уяснить любой руководитель: правило «я начальник - ты дурак» - порочно. Каждое требование, претензия и т.п. должны быть аргументированы.
Даже от относительно безобидных сравнений в духе «качества работы на уровне - » следует воздерживаться.
Если работу необходимо переделать, сотрудник сам сделает соответствующие выводы, достаточно указать ему на то, что объективно не так.
Источники:
- как обращаться с подчиненными
Совет 4: Как вести себя в разговоре с начальством по телефону
Предстоящие разговоры с начальством заставляют понервничать многих работников. Ведь шеф – это человек, от которого во многом зависит ваше благополучие, поэтому разговаривать с ним надо осторожно, чтобы не вызвать на себя гнев и добиться выполнения своей просьбы.
Умение найти общий язык с боссом - верный путь к улучшению своего положения на работе. Лучше всего не портить с ним отношения, но как себя вести с начальником, если у него отвратительный характер и конфликты возникают регулярно. Если научиться правильно направлять разговор, то легко произвести хорошее впечатление на босса с любым темпераментом.
Основы общения на работе
В любой ситуации сохраняйте вежливый и профессиональный тон. Следует всегда помнить о субординации и не нарушать ее, она должна работать в обе стороны. Грубость терпеть нельзя. Однако, это не повод сразу же переходить на «ты» и начинать базарную склоку. В деловой манере поговорите с начальником, изложите ему свою точку зрения, не повышая тон.
Перед тем как начинать серьезный разговор, обстоятельно продумайте, что и как вы будете говорить. Используйте для доказательств своих слов факты, никогда не оперируйте тем, что не сможете доказать. Когда возникнут проблемы - обсудите их с руководством, если у него будет свободное время. Разговаривать с начальством в режиме цейтнота - пустая трата времени.
Руководители - тоже люди, у них есть больные места, а их настроение периодически портится. Лучше не общаться с начальником, если на его лице такое выражение, как будто он съел лимон. Можно попробовать шуткой или неожиданно хорошей новостью смягчить атмосферу. Если не знаете, как улучшить его настроение - «слейтесь с тенью». Не попадайтесь на глаза руководству в это время.
Запреты при общении с начальством
«Копать» под босса - это работать против себя. Даже если вы не очень ладите с начальством, выгоднее сотрудничать с ним, чем портить отношения и рисковать своим местом. Не все коллеги будут искренне придерживаться этого кодекса поведения. Лучше не обсуждать неприглядные поступки босса, особенно в компании других работников, чтобы один из них не «заложил» вас.
Совет не распространяется на случаи агрессивного и жестокого поведения босса.
Постарайтесь собрать все свидетельства некорректного поведения руководителя, чтобы было, что предъявить, если конфликт войдет в острую стадию. Возьмите эти доказательства с собой и побеседуйте с вышестоящим начальством.
Объясните, что данный конфликт снижает работоспособность. Даже в такой момент не примешивайте эмоции, не жалуйтесь и не оскорбляйте обидчика. Подходите к вопросу с позиции хладнокровного профессионала, заботящегося в первую очередь о благе компании.
Общение со сложным человеком
Встречаются люди, которые сами по себе мрачные и раздражительные. Стоит заранее продумать, как разговаривать с начальником, который постоянно придирается. Попробуйте поговорить с ним один на один, узнать у него, что конкретно в вашем поведении ему не нравится и объяснить, насколько угнетающе действует его поведение.
Во время разговора с начальником, босс может корректно и обосновано выражает причины своего недовольства. Работник может принять к сведению его слова и изменить свое поведение. Взрослый разговор снизит накал страстей и откроет возможность конфликт прекратить. Если беседа оказалась неудачной, начальник отказался идти на контакт, и не открылась возможность погасить конфликт, выходов остается два. Первый - смирится, но самопожертвование обычно ни к чему хорошему не приводит. Второй - уволиться.
Стратегия поведения в зависимости от типа руководства
Руководителей классифицируют по типу их манеры управления. Способ общения с каждым отличается:
- Деспоты стремятся все держать в своих руках. Ругаться, проявлять эмоции в общении с ними - смерти подобно. Единственный способ наладить отношения - это трудиться до седьмого пота, всегда выдавая наилучшие результаты. Даже в этом случае одобрение не гарантировано.
- Патриарх. Отчасти его «правление» напоминает поведение деспотов. Они считают себя самодержцами, не любят когда их подчиненные проявляют инициативу. В отличии от деспотов, к своим работникам относятся как к подопечным. Разговаривать с ними лучше с позиции верных последователей, любимых учеников или детей.
- Новичок. Такие люди оказались на своем месте без подготовки. Они не умеют пользоваться открывшимися возможностями.Ими легко управлять, пока они видят в работниках союзников, которые подогревают их уверенность в себе и мягко подталкивают в нужном направлении.
- Лидер ценит в работниках не только четкое исполнение трудовых обязанностей, но также инициативность. Смело предлагайте свои решения и избегайте склок и лени на рабочем месте.
К какому бы типу не принадлежал ваш босс - в общении с любым из них требуется железная выдержка, смекалка и юмор.
Умение шутить над собой и ситуацией поможет пережить самые темные моменты в истории работы.
Что ты чувствуешь, когда собираешься на доклад к своему руководителю? Страх? Неуверенность в своих силах?
Общению с руководителем не учат в школах, однако по этому предмету нам всем приходиться держать экзамен, когда мы начинаем свою карьеру. И провал на этом экзамене может стоить тебе карьеры.
Лично ко мне опыт в том, как докладывать своему боссу, пришел позже, когда я сам стал руководителем и понял, насколько неуклюжие доклады делают подчиненные, если их никто этому не учил.
А если ты сам руководитель, то просто перешли своим подчиненным ссылку на эту статью. А еще лучше — собери их, прокрути слайды, которые ты видишь выше, и пройдись по тезисам из статьи. Результатом будет установление между вами набора общих правил, соблюдение которых сделают ваше общение более эффективным к вашему взаимному удовольствию.
До разговора с руководителем
1. Отчитывайся без напоминаний
«Я не могу быть секретаршей для всех и постоянно напоминать им о сроках. Иногда мне кажется, что люди просто пропускают мимо ушей задачи и сроки, которые я им поставил.»
— думает твой босс.
Не превращай своего босса в живой будильник. Не заставляй своего руководителя опускаться на уровень микроменеджмента и напоминать тебе о сроках отчета.
Если задача не готова — напиши ему об этом сам с кратким объяснением причин и новым сроком. Лучше показать, что ты не успел сделать задачу, чем отсутствием отчета дать ему повод думать, что ты проигнорировал задачу вовсе.
Если задача готова и тебе есть чем похвалиться — тем более проси о встрече и показывай свои результаты.
2. Не держи проблемы при себе
«Если мне заранее не сообщили о проблеме, значит, её нет и задача должна быть выполнена в срок.»
— думает твой босс.
Когда ты держишь проблему при себе, ты лишаешь своего руководителя возможности вовремя вмешаться и помочь тебе. Кроме того, если ты не сообщаешь о проблеме вовремя, значит, помощь тебе не нужна и ты можешь справиться со своей задачей самостоятельно.
Когда нужно сообщать о проблеме? Когда ты понял, что она не даст тебе выполнить задачу в срок или в соответствии с заданным стандартом. После этого ты попытался её решить самостоятельно и у тебя это не получилось. Вот тогда, не раньше и не позже, иди к своему боссу и проси о помощи.
3. Не приходи без подготовки
«Когда человек не может ответить мне ни на один встречный вопрос, возникают сомнения, а вник ли он в задачу как следует или пытается сбросить мне полуфабрикат?»
— думает твой босс.
Проработай заранее все вопросы, которые могут быть тебе заданы, все альтернативные решения проблемы. Будь готов объяснить, как получаются принесенные тобой цифры и почему они верны.
Иначе ты вызовешь раздражение шефа и будешь отправлен на доработку — потеряешь свою репутацию и время.
4. Планируй свой разговор
Это занимает всего минуту, но приносит много пользы. Как правило, к руководителю попасть получается реже, чем хотелось бы, поэтому к каждому разговору накапливается несколько вопросов, и этот список позволит тебе ничего не забыть.
Возьми чистый лист бумаги и накидай, чего ты хочешь от этого разговора. Таких целей может быть 4 типа:
- Донести информацию, которую он хочет знать : отчет о выполненных задачах, сдвиги сроков, важные новости и т.п.
- Донести информацию, которую ты хочешь, чтобы он знал : соблюдение тобой сроков, твои инициативы и предложения, возникшие проблемы и необходимая помощь.
- Получить информацию, которая будет полезна тебе : уточнение задачи, новости смежников, статусы важных тебе вопросов.
- Получить решение по необходимому тебе вопросу .
Если какой-то вопрос сложен для понимания или ты ожидаешь, что он вызовет противоречия, пропиши тезисно логику своего доклада по нему — твои аргументы и выводы.
При докладе руководителю
Обычный алгоритм доклада: сообщи цель разговора, дай данные, дай выводы, дай варианты решения, дай свою рекомендацию.
5. Без прелюдий
«Это все еще «вход в контакт» или мне уже нужно «врубаться» в то, что он говорит?»
— думает твой босс.
Сразу прямо говори, что тебе нужно: «хочу отчитаться о результатах», «есть проблема», «нужно решить», «нужно согласовать», «есть вопрос» и т.д.
Руководитель должен настроить свое сознание на правильный режим: «я решаю проблему», «я принимаю результаты», «я принимаю решение» и т.д. Пока он не настроился правильно, он не сможет эффективно воспринимать твою информацию.
6. Он не Нострадамус
«Он даже не удосужился задаться вопросом, в курсе я этой темы или нет. Это что — эгоизм или некомпетентность?»
— думает твой босс.
Подумай, что твой руководитель знает, а что нет, и введи его в курс дела. Пока он не будет в одном контексте с тобой, эффективного общения у вас не выйдет.
Не пропускай логические звенья. «Сюжетная линия» твоего рассказа должна быть непрерывной. Если для тебя что-то является само собой разумеющимся, совсем не факт, что твой руководитель обязан догадаться о логической связке, которую ты решил пропустить.
7. Вынеси мусор
«Почему я должен копаться в этой словесной помойке? Почему нельзя было подготовить связный доклад заранее?»
— думает твой босс.
Убери из своего повествования всю информацию, которая не относится к делу. Это в том числе касается информации, которая относится к делу, но является непроверенной или неокончательной. Ты рискуешь увести разговор в сторону или излишне усложнить его.
Определи, какое решение руководителя тебе нужно и исключи из доклада ту информацию, которая не приближает тебя к нему. Конечно, важно знать при этом меру — искажать или подтасовывать информацию неприемлемо.
8. Больше числительных, меньше прилагательных
«Очень хочется, чтобы мои подчиненные опирались на факты, а не на суждения и эмоции. Для этого они должны привыкнуть общаться языком цифр.»
— думает твой босс.
Высказывания, не снабженные цифрами, звучат безосновательно. Пока в разговоре не начинают звучать конкретные цифры и факты, люди всего лишь обмениваются субъективными суждениями, ни на йоту не приближаясь к истине.
Если ты хочешь убедить своего руководителя в чем-то, кратчайшая дорога к этому лежит через подготовку аналитики. Самое удивительное, что полученные цифры могут тебя самого удивить и изменить твое собственное суждение по обсуждаемому вопросу.
9. Будь конкретнее и прозрачнее
«Я как будто клещами должен вытаскивать из сотрудников ответы, чтобы добиться полного понимания ситуации. Они что-то скрывают или просто сами не вникали в подробности?»
— думает твой босс.
В ответ на вопрос «когда» давай дату. На вопрос «кто» — давай имя. На вопрос «сколько» — число: количество, сумму или долю в процентах. Чем быстрее ты дашь конкретные данные, тем быстрее закончишь этот затянувшийся разговор.
10. Не давай данных без выводов
«И зачем мне эта куча таблиц? А он сам-то попытался в них разобраться или его вообще этот вопрос не волнует?»
— думает твой босс.
Важны не цифры, а твое умение делать из них выводы.
Хороший сотрудник — самостоятельный сотрудник. Ведь если ты понимаешь, что после получения данных будет этап анализа, а после анализа — принятие решений, то почему бы тебе не попытаться пройти эту дорогу самостоятельно?
Скидывая боссу исходные данные без выводов, то говоришь ему «теперь это твоя проблема». А это, само собой, никому не нравится. Гораздо лучше был бы подход «я понимаю, что это моя проблема, и вот как я пытаюсь ее решить.»
11. Не приходи без предложений
«Если я сейчас за него придумаю решение, то он так и будет всю жизнь у меня на «ручном управлении». Пусть учится думать собственной головой.»
— думает твой босс.
Как говорит пословица, «если ты не часть решения, то ты часть проблемы». Всегда приходи не только с проблемой, но и с предложениями по её устранению. Желательно в нескольких вариантах.
Пусть твоему руководителю останется только одобрить твою идею. Пусть он видит, что у него замотивированный самостоятельный сотрудник.
12. Не уходи без решения
«Я устал. Я не хочу ничего решать. Я хочу бонус.»
— думает твой босс.
Ты пришел, чтобы получить решение (см. п. 4). .
Но принимать решения нелегко. Твой босс будет этого избегать. Помни о своей цели и возвращай разговор к принятию решения.
При встречных вопросах от руководителя
13. Отвечай на поставленный вопрос в своем первом предложении
«Ну зачем мне эти прыжки и ужимки? Я задаю конкретный вопрос и хочу конкретный ответ. Если мне будет что-то непонятно, я задам следующий вопрос. Не нужно тратить время в попытке отвечать на вопросы, которых я не задавал.»
— думает твой босс.
Если босс задает вопрос, то, как правило, он уже понимает наперед, что и в каком порядке он будет спрашивать дальше. Он уже выстроил для себя канву разговора и хочет вести разговор именно в таком русле.
Не нужно пытаться додумать его вопрос за него самого и отвечать на тот вопрос, которого он не задавал, но который он, как тебе кажется, подразумевает. Отвечай на буквально поставленный вопрос сразу. Все подробности, причины и логические объяснения — потом. Если спросят.
14. Правда и ничего, кроме правды
«Могу ли я в принципе работать с человеком, который пытается меня обмануть? Ведь он не только демонстрирует свою ненадежность, пытаясь мне соврать, но и глупость, надеясь, что я его не поймаю на лжи.»
— думает твой босс.
Не нужно ничего придумывать в попытке ответить на сложный вопрос. Не нужно дорисовывать реальность, когда отсутствуют факты. Тебя все равно выведут на чистую воду. Гораздо проще и быстрее признать, что ты чего-то не знаешь либо не сделал, и двигаться дальше.
15. Не вали на подчиненных
«Если человек не понимает, что он отвечает передо мной за действия своих подчиненных, то это клинический случай. У нас иерархия. Я отвечаю перед своим боссом за всех своих подчиненных, а они передо мной — за своих.»
— думает твой босс.
Задача ставится тебе, и отвечать за нее тоже тебе. Ты можешь делегировать задачу своим подчиненным, но это не снимает с тебя ответственности за её выполнение. При делегировании возникают дополнительные отношения ответственности между тобой и твоим подчиненным, но твоя изначальная ответственность перед твоим боссом при этом не исчезает.
16. Не трать время на оправдания
«Чем больше я прислушиваюсь к оправданиям, тем сильнее мои подчиненные будет надеяться, что от меня можно отделаться красивой историей при отсутствии результата.»
— думает твой босс.
Если твой босс ориентирован на результат, то причины его отсутствия (особенно те, которые вскрываются только в момент доклада — см п. 2) мало его интересуют.
Поэтому не трать время на оправдания — лучше потрать его на выполнение своей задачи.
При получении задачи
17. Вопросы сразу
Если в ответ на свой доклад ты получил еще одну задачу, и тебе в ней что-то непонятно, сразу задавай вопросы. Лучше выглядеть глупо при получении задачи, чем при ее сдаче, сделав не то, что требуется.
Заключение
Как ты видишь, перечисленные правила довольно просты и даже в чем-то очевидны. Однако, по моему опыту, людей, которые их системно выполняют, очень мало — для этого нужна смелость и самодисциплина. Попробуй придерживаться их, и, поверь, доверие и поддержка руководства тебе обеспечены.
См. также:
- 18 рекомендаций, как побороть напряжение и страх в общении с начальством .
- Собственник и управляющий: как избежать конфликтов. Советы управляющему.
А что самое сложное для тебя в общении с руководителем?
Загрузка...
