Назначение ответственного за учет кадров в чупе. Организация делопроизводства в структурных подразделениях

В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо.

Как нужно вести архив

Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.

Основными условиями грамотного ведения архива является его недоступность для посторонних лиц (в числе прочего для ее реализации служит установка металлических шкафов и сейфов). Все стеллажи должны быть пронумерованы, документы разложены по отдельным папкам. Если архив очень большой, то в организации должна быть разработана и утверждена его схема.

Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться. Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.

В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).

Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.

На кого возложить ответственность

Как правило, ответственным за содержание архива сотрудником назначается секретарь предприятия, специалист кадрового отдела или бухгалтер.

Но если организация очень большая, то в штатное расписание может быть введена отдельная должность, по инструкции которой основной обязанностью специалиста будет ведение архивных дел и самого архива.

Какие задачи входят в функции ответственного за архив работника

Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.). Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании. Он же осуществляет контроль за периодом хранения бумаг, а если кому-либо понадобится архивный документ, он выдает его, но строго под роспись и только при условии дальнейшего возврата.

Кто назначает лицо, ответственное за архив

Обычно сотрудника, который будет отвечать за архив, назначает директор предприятия. Для этого он выпускает соответствующий приказ, в котором указывается должность и ФИО работника, а также задачи, которые перед ним ставятся.

Особенности формирования приказа, общие моменты

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

• Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
• Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
• В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
• И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.

Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.

По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.

1. В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
2. Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
3. После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
4. Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).

О назначении ответственного за делопроизводство и архив администрации муниципального образования «Городское поселение – г. Осташков»

71 от 28.08.2015

АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ГОРОДСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ - г. ОСТАШКОВ»

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

О назначении ответственного за делопроизводство и архив администрации муниципального образования «Городское поселение - г. Осташков»

В целях обеспечения контроля за состоянием и сохранностью документов, администрации муниципального образования «Городское поселение - г. Осташков» и совершенствования документационного обеспечения в администрации муниципального образования «Городское поселение - г. Осташков»

1. Возложить на главного специалиста отдела общего обеспечения деятельности администрации муниципального образования «Городское поселение - г. Осташков» Штыкову Татьяну Николаевну:

1.1. Обязанности по ведению работы архива администрации муниципального образования «Городское поселение - г. Осташков», формирование, комплектование, передачу на постоянное хранение документов администрации муниципального образования «Городское поселение - г. Осташков» в архивный отдел администрации муниципального образования «Осташковкий район», уничтожение дел по истечении срока их хранения.

1.2. Осуществлять контроль за правильностью формирования дел текущего делопроизводства в структурных подразделениях администрации муниципального образования «Городское поселение - г. Осташков» в строгом соответствии с номенклатурой дел с учетом сроков их хранения.

1.3. Представлять в архивный отдел администрации муниципального образования «Осташковкий район», для рассмотрения и отправки на утверждение описи дел постоянного хранения, для согласования описи дел по личному составу на упорядоченные документы, согласно графику.

2. Разместить на официальном сайте администрации муниципального образования «Городское поселение - г.. в сети Интернет настоящее распоряжение.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации муниципального образования «Городское поселение - г. Осташков» Е.Н.Сотник.

4. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Муниципальные районы" href="/text/category/munitcipalmznie_rajoni/" rel="bookmark">муниципального района

В целях обеспечения контроля за состоянием и сохранностью доку­ментов, организации и совершенствования документационного обеспечения управления в администрации Амурского муниципального района:

1. Возложить на специалиста 1 категории общего отдела Почечуеву Нину Ивановну:

1.1. Обязанности по ведению работы архива администрации, формирование, комплектование, передачу на постоянное хранение документов администрации в архивный отдел, уничтожение дел по истечении срока их хранения.

1.3. Осуществлять контроль за правильностью формирования дел те­кущего делопроизводства в структурных подразделениях администрации района в строгом соответствии с номенклатурой дел с учетом сроков их хранения.

1.4. Представлять в архивный отдел администрации для рассмотрения и отправки на утверждение описи дел постоянного хранения, для согласования описи дел по личному составу на упорядоченные документы, согласно графику.

2. Утвердить прилагаемое Положение об архиве администрации Амурского муни­ципального района.

3. Признать утратившими силу:

3.1. Распоряжение главы города Амурска с Амурским районом «О назначении ответственного за делопроизводство и архив администрации и составе экспертной комиссии».

3.2. Распоряжение главы Амурского муниципального района «О внесении изменений в распоряжение «О назначении ответственного за делопроизводство и архив администрации и составе экспертной комиссии», об утверждении Положений об архиве, экспертной комиссии».

4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на управляющего делами администрации района

Глава района

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением главы

Амурского муниципального

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве администрации Амурского муниципального района

I. Общие положения

1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности администрации Амурского муниципального района (далее - администрация) и, имеющие научное, экономическое, социальное и историческое значение составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются муниципальной собственностью и подлежат хранению в архиве администрации Амурского муниципального района (далее – архив) в пределах, установленных законодательством об Архивном деле в Российской Федерации.

Архив образован в соответствии со статьей 13 Федерального закона от 01.01.01 г. "Об архивном деле в Российской Федерации" и входит в состав общего отдела администрации.

Архив создан в целях комплектования, обеспечения сохранности, отбора, учета, упорядочения и использования архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков их хранения, и в дальнейшем, своевременной передаче этих документов на постоянное хранение в архивный отдел администрации района.

1.2. Архив в соответствии со статьей 15 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" обеспечивается необходимым помещением, оборудованием и кадрами, для его функционирования создаются необходимые финансовые, материально-технические и иные условия.

1.3. Работа архива организуется в соответствии с положением, утверждаемым распоряжением главы Амурского муниципального района.

1.4. В архиве составляются годовой план работы с указанием конкретных видов работ и планы-графики приема дел в архив и предоставления описей, которые утверждаются главой Амурского муниципального района.

По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенный в годовой план.

1.5. Архив в своей работе руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Хабаровского края, Положением об общем отделе администрации Амурского муниципального района, Инструкцией по делопроизводству администрации Амурского муниципального района, номенклатурой дел и настоящим Положением.

1.6. Обязанности по ведению работы архива возлагаются на специалиста общего отдела администрации, либо другого специалиста, назначаемого на должность и освобождаемого от должности главой Амурского муниципального района.

На должность специалиста, отвечающего за ведение работы архива, назначается лицо, имеющее высшее образование , умеющего работать с документами, знающего делопроизводство и работу архива.

1.7. Лицо, ответственное за работу архива, совместно с главой Амурского муниципального района несет персональную ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в соответствии с действующим законодательством.

1.8. При смене специалиста, ответственного за архив, прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещения архива, инвентаря и оборудования производится по акту, который утверждается главой Амурского муниципального района.

Для приема-передачи дел распоряжением главы района назначается комиссия в составе не менее трех человек.

1.9. Контроль за деятельностью архива осуществляет начальник общего отдела администрации.

1.10. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет архивный отдел администрации Амурского муниципального района.

II. Состав документов архива

Архив администрации принимает на хранение:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности администрации и имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение.

2.2. Документы временного хранения, в том числе и свыше 10 лет,
необходимые в практической деятельности администрации.

2.3. Документы по личному составу.

2.4. Научно-справочный аппарат к документам архива.

Выдача документов во временное пользование и для работы в читальном зале.

5.4.2. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

5.4.3. Выдача дел из архива во временное пользование производится как для работы в архиве, так и вне архива, и регистрируется в книгах выдачи документов.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений администрации на срок не более одного месяца.

Сторонним организациям выдача дел во временное пользование производится на основании их письменных запросов с разрешения главы Амурского муниципального района или его заместителя, по актам на срок не более трех месяцев.

5.5. Порядок передачи документов архива на постоянное хранение

5.5.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве, передаются на постоянное хранение в архивный отдел администрации района по истечении срока временного хранения, установленного Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

5.5.2. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края.

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов.

Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов по письменному разрешению архивного отдела администрации района.

5.5.3. Передача документов постоянного хранения в архивный отдел, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным распоряжением главы Амурского муниципального района.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Управляющий делами администрации

Амурского муниципального района