Электронное хранение. Особенности хранения документов в электронном архиве. Способы хранения документов

Правила хранения бухгалтерских первичных документов. Условия хранения электронных документов. Порядок уничтожения электронных документов - читайте в статье.

Вопрос: Вопрос по электронному хранению бухгалтерских первичных документов. Предположим, что мы принимаем решение хранить бухгалтерские первичные документы в электронном виде (электронном архиве). Значит ли это, что если документ поступил на бумажном носителе, то мы можем его отсканировать, поместить в электронный архив, а бумажный документ не хранить (уничтожить)?

Ответ: Нет, не значит.

Положение , утвержденное , и Правила , утвержденные .

2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 .

Отсканированный образ документа допускает, но не подразумевает долгосрочного хранения.

Обоснование

Как хранить бухгалтерские документы

Место хранения

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах , утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 .

Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.

Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах.

Остальные документы храните в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме. Объяснение простое.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде ().

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие - такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью .

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314 .

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно , прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252 , п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей и Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение , утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила , утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 . Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015 .

В частности, передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 .

Новые правила хранения электронных документов

В бумажном или электронном виде хранить документы

Если документы составлены в электронном виде, их можно хранить в электронном виде. Распечатывать на бумаге и хранить документы в таком виде не нужно (письмо Минфина России от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202).

Какой бы способ вы ни выбрали, нужно руководствоваться новыми Правилами хранения документов .

Где хранить документы

Способ хранения документов зависит от установленного срока хранения.

По срокам хранения различают три типа документов:

- временного срока хранения (до 10 лет включительно);
- временного срока хранения (свыше 10 лет);
- постоянного срока хранения.

Документы первого типа хранятся в бухгалтерии (п. 2.3 и 4.2 Правил хранения документов).

Чтобы обеспечить сохранность документов второго и третьего типа, компания вправе:

- создать собственный архив (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 1.4 Правил хранения документов);
- воспользоваться услугами профессионального архива.

Какой способ предпочтительней, компания решает самостоятельно.

Как хранить электронные документы

Рассмотрим порядок хранения электронных документов, если у компании есть собственный архив.

В каких условиях хранить электронные документы

В отличие от документов в бумажном виде, для хранения электронных документов должны соблюдаться три условия (п. 2.30 Правил хранения документов).

Два экземпляра. Электронные документы должны храниться в двух экземплярах. Один — основной, второй — рабочий. Их нужно хранить на разных физических устройствах.

Бухгалтер должен передать на хранение не менее двух экземпляров электронного документа на разных носителях.

Наличие технической базы. В архиве компании должны быть технические и программные средства для воспроизведения и копирования электронных документов. Кроме того, такие средства нужны для их перезаписи и контроля физического и технического состояния.

Гарантия сохранности. В архиве должен быть установлен режим хранения, обеспечивающий сохранность электронных документов. Нельзя допустить, чтобы они были утрачены или попали в несанкционированную рассылку. Хранить электронные документы нужно так, чтобы они не были уничтожены или на них исказилась информация.

В каком виде передать электронный документ в архив

Схема Алгоритм действий по передаче электронного документа в архив

Как контролировать хранение электронного документа

Если в компании меняется техника, программное обеспечение и т. п., они должны быть синхронно заменены и в архиве компании.

С появлением новых носителей и новых форматов нужно своевременно перезаписывать электронные архивные документы на такие носители и форматы (п. 2.32 Правил хранения документов).

Кроме того, не реже одного раза в пять лет нужно проверять (п. 2.32 и 2.40 Правил хранения документов):

- физическое состояние носителей;
- воспроизводимость электронных документов.

Если что-то окажется не в порядке, электронные документы следует перезаписать на новые носители. При этом важно, чтобы при перезаписи была обеспечена полнота и достоверность информации.

Во всех случаях нужно проводить проверку на наличие вредоносных компьютерных программ (п. 2.39 Правил хранения документов).

Если электронный документ содержит вредоносные компьютерные программы, его следует изъять для антивирусной обработки (п. 2.41 Правил хранения документов).

Как получить электронный документ из архива

Электронный документ из архива можно получить в виде электронной копии или копии на бумажном носителе (п. 2.47 Правил хранения документов).

Электронные копии архивных документов можно получить из архива в электронной форме или по сети Интернет. Их заверяет электронной подписью руководитель компании или уполномоченное им должностное лицо ().

При выдаче копии документа на бумаге на обороте каждого листа проставляют архивный шифр, заверяют надписью и печатью на обороте последнего листа копии (п. 5.14 Правил хранения документов).

Как уничтожить электронный документ

Если у электронного документа истек срок хранения, его можно уничтожить. Отбор документов проводит экспертная комиссия, состоящая из сотрудников компании.

Список документов к уничтожению пишут в акте. Его форма приведена в приложении № 21 к Правилам хранения документов.

После этого проводят физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами (п. 4.13 Правил хранения документов).

Отвечает Станислав Котович,

заместитель директора правового департамента Минфина России

«Для каждой строки Баланса, показатель которой существенен, введите подстроки. В них укажите числовые значения, которые входят в состав укрупненных показателей типовой формы Баланса. Например, к строке 1150 «Основные средства» можно добавить отдельные строки и привести в них данные о стоимости зданий, машин и оборудования, если такая информация является существенной. Как определить уровень существенности показателей, читайте в рекомендации.»

Проблема архивирования и надежного хранения электронной документации на сегодняшний день стала более чем насущной. Связано это с появлением несколько десятилетий назад систем электронного документооборота, которые стали основой существующего делопроизводства по всему миру. В последние годы наше государство вплотную подошло к вопросу, как организовать хранение не только отдельных физических лиц, но и государственных структур и учреждений.

Большинство государственных и муниципальных архивов на данный момент рассматривают пути решения проблемы хранения информации в электронном виде. В подобной ситуации важнейшую роль играет не только материально-техническая, но и нормативно-правовая база, так как в первую очередь нужно разработать специальные правила и нормы, связанные со спецификой работы СЭДО и хранением цифровой информации.

Безопасное хранение электронной документации

Сохранность всей имеющейся информации в специально созданных архивах – самая главная задача любого архивиста. Чтобы преуспеть в данной области, такому специалисту необходимо выбрать грамотную стратегию работы с доверенными ему данными. От того, насколько правильным будет выбор, зависит не только физическая сохранность файлов и папок, но и возможность их использования в далеком будущем.

Особенности хранения любых электронных документов напрямую зависят от множества важнейших факторов. Процедуры, связанные с обеспечением архивирования данных, можно условно разделить на несколько глобальных групп:

проведение мероприятий по обеспечению физической сохранности данных на носителях;
создание всех условий для вывода и считывания информации по истечении долгосрочного периода с момента ее записи на носитель;
создание универсальных устройств для полноценного воспроизведения любых данных в многолетней перспективе.

Рассмотрим более подробно каждую из групп.

Обеспечение физической сохранности

В последнее время можно с уверенностью заявить, что данный вопрос практически полностью решен для всех типов файлов. А связано это не только с удачным выбором правильных носителей для конкретного типа документов, но и с условиями корректного размещения сведений в реальных физических условиях.

Одно из важнейших правил хранения любой информации: во избежание утери или порчи компьютерных файлов хранить их нужно на двух и более носителях. Например, определить рабочий носитель, на котором будут находиться файлы, которые находятся в постоянном движении в СЭД организации, и резервный носитель, на который сбрасывается вся готовая информация. Если по каким-то причинам первый выйдет из строя, то для восстановления работы последний сослужит важнейшую службу (создание дубликатов).

Современная практика хранения электронной информации показывает, что наиболее часто рабочую информацию владельцы хранят на винчестерах или серверах своих компаний. Резервные экземпляры зачастую переносят на такие носители, как:

стримеры;
магнитные ленты;
резервные сервера;
оптические или магнитооптические диски.

Хотя в последнее время стали появляться и более совершенные носители, способные хранить терабайты информации.

Большинство владельцев информационных ресурсов, понимая, что темпы уменьшения цен на жесткие диски значительно опережают темпы роста объемов хранимой информации, содержат вверенную им резервную информацию только на внешних носителях.

Рациональный выбор физического носителя хранимой информации

Хранение документов в электронной форме на определенном носителе напрямую зависит от его типа и долговечности. Выбор правильного носителя зависит от нескольких важнейших факторов, а именно:

вида электронной документации и совокупного объема файлов;
срока предполагаемого хранения данных и степени доступа к ним в этот период;
качества изготовления носителей и условий их сохранности;
требований относительно обеспечения условий аутентичности электронных документов.

Пример: хранить сложно структурированные или очень объемные файлы (конструкторская и проектная, техническая документация, интегрированные базы данных и др.) рекомендуется на носителях, имеющих большой объем памяти. Таким образом, сохранится необходимая целостность всех файлов и папок.

Документы, срок хранения которых составляет около пяти лет, можно держать на самых простых цифровых носителях, например, некоторые пользуются дискетами. Рекомендуется при выборе необходимого носителя в первую очередь обращать внимание на его стоимость. В данном случае цена действительно полностью отождествляется с уровнем качества изготовления товара, предназначенного для долгосрочного хранения электронных данных. Если вы планируете резервные данные перенести на оптический диск, то стоимость его должна быть не ниже 30 рублей.

Сроки хранения электронных документов на оптических компакт-дисках достигают от 5 до 15 лет. Подобные внешние носители считаются одними из самых неприхотливых в плане эксплуатации и хранения, а также одними из наиболее долговечных по сравнению с другими устройствами. Необходимо запомнить, что после окончания указанного срока хранения, файлы, размещенные на диске, необходимо переписать на новый носитель в текущем состоянии или предварительно изменив его на современный (конвертировать), чтобы в будущем их можно было расшифровать и прочитать на предусмотренной для этих целей аппаратуре.

Как уже было сказано, оптические CD-диски признаны одними из наиболее долговечных. Некоторые производители приписывают своим продуктам сроки службы практически в 200 с лишним лет. Правда это или нет, может показать только реальная практика, а она в различных условиях бывает весьма противоречивой. Так, в некоторых случаях обиженные пользователи говорят о том, что возникают трудности со считыванием отдельных файлов с оптических дисков. Причиной подобных сбоев может быть что угодно. Например:

При выборе надлежащего типа носителя для хранения определенной информации необходимо очень тщательно подойти к этой проблеме. От качества выбранного продукта может зависеть целостность очень важной информации, например, финансовой отчетности предприятия, результатов медицинских анализов или исследований, доказательств, способных повлиять на решение суда.

Важно: у вас нет возможности придать юридическую силу хранимым документам при помощи электронной цифровой подписи, то для исправления ситуации следует просто скопировать необходимые сведения на оптический CD-диск с возможностью однократной записи. Хранение зависимо от условий, в которых находится сам носитель. Для них обычно предусмотрены специальные средства защиты: упаковки, чехлы, конверты.

Неразумно полагать, что копирование информации на большое количество «болванок» полностью обеспечит ее сохранность. Для сокращения расходов на все копии, нужно создать правильные условия для сохранности информационного носителя. Например, хранить магнитные диски рекомендуется в специально оборудованных помещениях, которые защищают от пагубного воздействия внешней среды на электронные хранилища.

Проблемы устаревания считывающей аппаратуры и ПО

Как видим, проблемы, связанные с физической сохранностью информации, постепенно исчезают. Однако стоит напомнить, что форматы хранения электронных документов, а также записывающая аппаратура и программное обеспечение прямо влияют на степень сохранности записанной информации.

При записи данных необходимо помнить, что каждый год появляется новое поколение компьютерной техники и программного обеспечения для нее. Ведь можно с благими намерениями сбережения ценной информации попасть в неловкое положение, когда записать ее на носитель получилось, а вот воспроизвести через некоторое время с помощью инновационных технологий не удалось.

Больше всего на воспроизведение электронной документации влияет выбор необходимых программных продуктов, при помощи которых ее можно будет скопировать или считать с носителя. Перечислим некоторые:

установленная на компьютере операционная система;
система управления базами данных;
текстовый редактор или процессор;
графический редактор;
специализированные проекты и т.д.

Если вы хотите утвердить порядок хранения важных документов в электронном виде в долгосрочном периоде, то необходимо помнить, что регулярное обновлении ПО на считывающем устройстве может привести к частичной или полной утрате всей информации из-за невозможности ее воспроизведения в новых условиях.

Решить данную проблему можно несколькими способами:

Посредством миграции. Это своевременное переведение ЭД на современные технологические платформы (пользовательские форматы, используемые внутри организации). Подобный подход весьма дорогостоящ, но, как правило, эффективен. Здесь применением простых конвертеров не обойтись. Особенно, если речь идет о сложных конструкциях, к примеру, базах данных.

Миграция применима только к наиболее важным документам, с которыми ведется постоянная работа и без которых полноценное функционирование компании невозможно. Очень важным моментом является также предварительный перевод архивируемых документов в «открытые» или «страховые» форматы, которые лучше всего подходят для дальнейшего конвертирования. В некоторых случаях миграция из-за некорректно выбранной программной платформы просто невозможна.

Метод инкапсуляции представляет собой включение электронной документации в состав файлов, которые относятся к межплатформенным форматам (XML и другие). Метод хорош, но он не решит всех проблем в данной области. Американскими специалистами этот способ рассматривается как самый оптимальный, позволяющий обмениваться и хранить электронные документы в долгосрочной перспективе.

В области применения инкапсуляции электронных документов в долгосрочном периоде было проведено слишком малое количество научных исследований, которые точно подтвердили бы необходимость повсеместного применения данных методик. Именно поэтому наиболее надежным и проверенным способом хранения электронных данных на ближайшие годы так и останется миграция.

Условия обеспечения сохранности (аутентичности) документов

Наряду с обеспечением условий для удобного обмена и хранения электронной документации имеют место проблемы, связанные с обеспечением аутентичности документов. В случае с хранением реальных бумаг все просто. Юридическую силу им дает подпись и печать.

С электронными данными дела обстоят сложнее. Чтобы заверить электронный документ, к нему необходимо прикрепить специальную цифровую подпись, подделать которую практически нереально. Цифровая подпись не только делает из обычного файла с данными настоящий документ, но и должным образом его защищает.

Современные и перспективные способы хранения – на страже сохранности информации

Таким образом, для долгосрочного хранения ценной информации необходимо создать все необходимые условия. Среди них нужно выделить следующие:

позаботиться о своевременном конвертировании данных в архивные форматы;
выбрать качественные носители (дискеты, магнитные ленты, оптические и другие современные диски, сервера и пр.);
выполнить миграцию программных платформ;
сохранить аутентичность всей электронной документации при помощи цифровой подписи.

В статье мы расскажем, как организация должна хранить свои электронные документы. Выясним, как и на какой носитель лучше записать электронные дела, как составить опись дел электронных документов и передать их на хранение в архив организации.

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ И ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ: ПОНЯТИЯ РАЗНЫЕ, ХОТЯ И РОДСТВЕННЫЕ

Электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов организации. Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места. То, что документ уже много лет содержится в архиве, значения не имеет.

Хранение электронных документов - это часть системы хранения документов организации, которая, в свою очередь, является одним из основных процессов делопроизводства. Независимо от того, бумажный это документ или электронный, он должен храниться в течение установленных сроков.

Конечно, это идеальный вариант, когда электронный архив является частью системы хранения электронных документов организации. К этому нужно стремиться, постепенно помещая электронные копии документов в специальную базу данных и тем самым формируя электронный архив. Но это - не хранение, а всего лишь облегчение доступа. Это даже не архив в полном смысле слова, ведь в архив организации сдаются оригиналы документов, а электронный архив состоит из скан-копий. Набор скан-копий бумажных документов - это не архив. А электронный документ - это полноценный документ, а не скан-копия бумажного.

НАШ СЛОВАРИК

Электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах .

НОРМАТИВНАЯ БАЗА ПО ХРАНЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

С каждым годом в организациях объем электронных документов растет. Однако количество нормативных или методических документов, посвященных хранению электронных дел, к сожалению, не увеличивается. Руководствоваться приходится только Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее - Правила 2015). Правила 2015 - основной нормативный документ, в котором на сегодняшний день освещаются, хотя и не так полно, как хотелось бы, правила хранения электронных документов.

Немалый интерес представляет также Проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (см. сайт Федерального архивного агентства: http://archives.ru). Проект был разработан ВНИИДАД в 2012 году и до сих пор остается проектом. Тем не менее архивам организаций этот проект может быть полезен, так как содержит немало информации, которой больше нигде нет.

Эти документы содержат одно общее правило: электронные документы хранятся в течение тех же сроков и по тем же правилам, что и бумажные дела. Однако следует учитывать свойства и характеристики электронных носителей.

ФОРМИРУЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА

С бумажным делом вопросов не возникает: оно представляет собой совокупность документов, посвященных одному вопросу. Дела могут быть:

однородными (например, дело «Приказы по основной деятельности», состоящее только из приказов);
составными (например, составное дело «Документы об оказании услуг контрагентам», в которое входят переписка, копии договоров и дополнительных соглашений и другие документы).

Все бумажные документы дела подшиваются в одну папку.

Электронные дела также могут быть однородными и составными. Электронные документы, как и бумажные, тоже собираются в одну папку, правда электронную (файл). Например, электронное дело «Служебные записки» может представлять собой одноименную папку, которая содержит файлы служебных записок с первого по последний номер.

Кроме файла, который содержит сам электронный документ, в папку также могут входить файлы электронных подписей, метаданные электронного документа - набор зависит от программного обеспечения организации.

Формированием электронных дел, точно так же как и бумажных, должны заниматься их исполнители в структурных подразделениях. Секретарь не может точно определить, к какому делу относится тот или иной узкоспециальный документ, не знает отраслевых нормативов, определяющих сроки хранения, и т.д. Повторяю, всем этим должны заниматься исполнители. Секретарь берет на себя методическую и консультационную часть работы.

ПОМЕЩАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

В номенклатуру дел электронные документы помещаются в общем порядке. Указать «электронность» документа можно двумя способами:

в графе «Примечание» (Пример 1);
в графе «Заголовок дела» (Пример 2), как советует п. 3.6 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

СОСТАВЛЯЕМ ВНУТРЕННЮЮ ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ

Электронные дела и документы передаются в архив организации наряду с бумажными, по общему алгоритму:

1) проводится ежегодная экспертиза ценности;

2) по результатам экспертизы дела с истекшими сроками хранения уничтожаются;

3) оставшиеся дела вносятся в описи и отправляются на хранение.

Форма описи электронных дел и документов, которая одновременно играет роль акта приема-передачи документов в архив организации, приведена в приложении № 24 к Правилам 2015 (Пример 3). Заполняется эта опись в структурном подразделении.

Правила составления описи. Графы описи понятны интуитивно, комментировать здесь нечего. Рассмотрим «организационные моменты» составления этой описи:

описи составляются отдельно на электронные дела постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
в описи электронных дел постоянного хранения опускается графа «Срок хранения»;
описи составляются в двух экземплярах (один останется в архиве, другой, с подписью принявшего документы архивариуса, вернется в подразделение);
номер фонда можно не указывать и вообще исключить эту графу, если в организации сформирован только один архивный фонд (эту информацию подразделению дает архивариус или ответственный за хранение документов секретарь);
в заголовке описи указывается год, за который сдаются документы;
наименование структурного подразделения выносится в наименование раздела описи;
наименование раздела, индексы, заголовки, сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел;
опись согласуется с начальником отдела делопроизводства (канцелярии, службы ДОУ и т.д.), с экспертной комиссией структурного подразделения (если она есть) и подписывается руководителем структурного подразделения;
вторая часть описи (передал-принял) заполняется при приеме-передаче документов в архив;
порядковый номер описи присваивается в архиве.

На наш взгляд, опись целесообразно дополнить количеством и типом передаваемых в архив носителей.

Оформляем приложение к описи. Согласно Правилам 2015 описи электронных дел и документов имеют приложения. Приложение к описи - это внутренняя опись каждого электронного дела (Пример 4).

В отличие от передачи в архив документов на бумажных носителях, у которых внутренняя опись (при необходимости ее составления) вшивается в том, при передаче электронных дел:

приложение обязательно составляется на каждое электронное дело;
не вкладывается в носитель и не записывается на него, а оформляется в бумажном виде как приложение к описи электронных дел и документов, передаваемой в архив.

УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМАТАМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И НОСИТЕЛЯМ

Формат архивного хранения установлен Правилами 2015. Это формат PDF/A, специально разработанный для долговременного хранения информации и закрепленный в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Но это требование обязательно должны соблюдать государственные архивы и организации, которые являются источниками их комплектования.

Коммерческие организации, большинство документов которых вряд ли когда-либо выйдет за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не жертвовать качеством документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде.

Неизменяемость формата. Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не столько соблюдению какого-то формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Ни к чему дорогое программное обеспечение и посещение семинаров по ведению электронных архивов, если кто-то на рабочем месте запросто может внести поправки в файл, который давно сдан в архив.

Каждому секретарю знакомо понятие «закрытие документа делопроизводством». Это означает, что все задания по документу выполнены, и он может быть помещен в дело.

В отношении электронных документов мы рекомендуем дополнить это еще одним действием - переводом документа в неизменяемый формат. Изымать его из общего доступа, конечно, не стоит, однако следует исключить любое постороннее вмешательство в форму и содержание.

Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.

Разумеется, организация, которая практикует электронный документооборот, быстрее выстроит систему архивного хранения электронных документов, чем та, которая обходится офисным пакетом программ, облачным хранилищем и услугами приходящего раз в неделю сисадмина. Но, так или иначе, решить эту задачу можно - было бы желание.

Носители. Условно один носитель информации можно сравнить с одним томом бумажного дела. Нельзя записывать на один диск все дела подряд, на сколько хватит его объема. Лучше придерживаться принципа «одно дело - один диск». Впрочем, можно записать на один диск несколько дел, но только если это дела одного года и они имеют один срок хранения (все так же, как и с бумажными томами).

Что касается носителей, то ничего удобнее обычного CD-R (компакт-диска с возможностью однократной записи) пока не изобрели.

Если появляются более совершенные носители информации, лучше перезаписать на них весь электронный архив. Иначе можно вообще никогда не увидеть содержимое старого носителя. Так произошло, например, с дискетами, которые до сих пор попадаются в архивах, но запустить их в условиях обычного офиса уже просто не на чем.

Менее популярны в качестве архивных носителей информации USB-flash-накопители. Непопулярны они потому, что файлы с них легко можно удалить или заменить. Эргономичность тоже оставляет желать лучшего: если диски можно аккуратно сложить, даже не помещая в специальные короба, то флешки слишком разнообразны по форме.

Таким образом, оптимальный носитель для электронного архива - компакт-диск.

Как подписать носитель. Каждый носитель подписывается. Согласно п. 4.34 Правил 2015 на вкладыше, который помещается в футляр таким образом, чтобы были видны надписи, указываются:

наименование организации (полное, сокращенное);
номер фонда;
номер описи электронных дел, документов;
номер дела по описи;
отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
крайние даты документов электронного дела;
дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).

Форму обложки Правила 2015 не приводят. Возможный вариант размещения на обложке компакт-диска вышеперечисленной информации может выглядеть как в Примере 5.

Номера фонда и описей указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько, а электронное дело внесено в опись.

Описей, как мы уже выяснили, всего две: электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения. Описывать их не нужно, поэтому информационный блок «Номер описи» в этом случае просто опускается из обложки диска.

ПЕРЕДАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В АРХИВ

Порядок передачи электронных документов в архив организации описан в п. 4.34 Правил 2015. Алгоритм следующий:

Шаг 1: структурное подразделение готовит электронные документы для передачи в архив - самостоятельно сохраняет их в неизменяемых форматах, при необходимости формирует дела.

Шаг 2: электронные дела записываются на обособленные носители информации (каждое в двух экземплярах), для которых затем оформляются обложки.

Шаг 3: электронные дела длительных и постоянного сроков хранения вносятся в соответствующие описи (см. Примеры 3 и 4).

Шаг 4: описи с приложениями передаются в архив организации на бумажном носителе.

Шаг 5: архивариус сканирует все носители антивирусной программой, после чего проверяет каждый записанный файл документа (тот файл, который визуализирует документ) на воспроизводимость.

Шаг 6: в опись дел вносится запись о приеме-передаче. Опись подписывают архивариус и работник, передавший документы в архив.

СТАВИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ НА УЧЕТ В АРХИВ

Традиционно в архиве все принятые от подразделений дела вносятся в учетные документы - архивные описи.

Для электронных дел предусмотрены специальные описи, формы которых приведены в Правилах 2015:

опись электронных дел и документов постоянного хранения (приложение № 17);
опись электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение № 18).

Обратите внимание: описи электронных дел по личному составу не существует. Все дела по личному составу ведутся в бумажном виде, и это наверняка продлится еще долго.

Как заполнить архивную опись. Архивные описи электронных дел и документов заполняются по тем же правилам, что и описи обычных бумажных дел. Разница лишь в том, что вместо количества листов дела указывается количество мегабайт памяти, которое оно занимает. Кроме того, «тома» в электронных делах практически исключены, разве что это настолько объемное дело, что его пришлось записать на несколько носителей.

В Примере 6 показан образец заполнения описи электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Опись электронных дел постоянного хранения составляется так же, единственная разница - в ней отсутствует графа «Срок хранения».

Форма описи (таблица) не отличается от той, что заполняли структурные подразделения при передаче электронных документов в архив (см. Пример 3). Разница в том, что в Примере 6 представлен годовой раздел описи электронных дел и документов, общий по организации. В него архивариус сведет все сданные подразделениями документы. Обратите внимание на Пример 6: в опись в числе прочих внесены документы, которые были указаны в Примере 3.

Приложения 17 и 18 к Правилам 2015 тоже имеют приложения, которые по форме повторяют внутренние описи электронных дел (см. Пример 4). На практике это означает, что архивариусу не нужно заново составлять эти «внутренние описи» на каждое дело. Достаточно проследить, чтобы коллеги из других подразделений передавали их при сдаче своих документов в архив.

ХРАНИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА В АРХИВЕ

Обязательные условия хранения электронных документов следующие (п. 2.30 Правил 2015):

в архиве организации должны быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
архив должен быть укомплектован техническими и программными средствами, позволяющими воспроизводить, копировать, перезаписывать электронные документы, контролировать физическое и техническое состояние;
режим хранения электронных документов должен исключать утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Обратите внимание: в архиве должны храниться два экземпляра каждого электронного дела на двух носителях. Логично (хоть и не оговорено в нормативах), что оба носителя должны храниться отдельно друг от друга. Если что-то случится с одним из экземпляров, его можно восстановить.

УНИЧТОЖАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Уничтожение электронных документов происходит в общем порядке. Также в общем порядке электронные документы помещаются в акт об уничтожении, а затем в учетные документы (описи) вносятся соответствующие пометки. Никаких особенностей. Все так же, как при уничтожении бумажных документов.

Как и бумага, носители должны быть уничтожены методом, исключающим их восстановление. Проще всего отправить диски в печь или шредер вместе с уничтожаемыми документами на бумажных носителях.

С каждым годом растет популярность электронного документооборота, в том числе – среди клиентов нашей компании, заказывающих у нас создание электронных архивов. Статистические данные свидетельствуют: каждые три года объем корпоративной документации, представленной в электронной форме, удваивается! Некоторые руководители, анализируя эту тенденцию и сравнивая электронный и бумажный документооборот организации, делают вывод о ненужности последнего. Спешим предостеречь от поспешных выводов. Предлагаем взвесить все аргументы и увидеть истинное положение вещей!

Неоспоримые достоинства электронного документооборота

Рост интереса к электронным архивам, созданием которых профессионально занимаются наши специалисты, вполне объясним. Перевод документации в электронную форму позволяет:

существенно упростить и ускорить работу с ней (в частности, за счет практически мгновенного поиска нужного документа по любым его реквизитам);

организовать обмен документацией между отделами, подразделениями, филиалами компании с помощью современных телекоммуникационных средств;

освободить офисные площади от груды бумаг;

наделить разных сотрудников разными правами доступа к документации, обеспечить надлежащую степень ее конфиденциальности;

наконец, дать информации, содержащейся в документах, надежную защиту от искажения или утраты (как при форсмажоре, так и вследствие противоправных действий).

Казалось бы, в битве электронного и бумажного документооборота организации первый с учетом всех его достоинств одерживает уверенную победу. Итак, от хранения бумажных копий можно полностью отказаться? Забегая вперед, дадим правильный ответ: нет!

Незаменимость бумажных экземпляров документов

Современное законодательство наделяет некоторые электронные документы, применяемые в некоторых ситуациях, юридической силой – такой же, какую имеют бумажные оригиналы. Речь, в частности, идет о:

счетах-фактурах, трудовых договорах и других формализованных документах (то есть таких, требования к форме которых законодательно регламентированы), заверенных КЭП (квалифицированной электронной подписью);

доверенностях, договорах и некоторых других неформализованных документах, заверенных ЭП (простой электронной подписью).

Как мы видим, во всех перечисленных случаях упоминается электронная подпись. Она будет придавать документам юридическую силу, если соблюдается еще одно обязательное условие: между участниками электронного документооборота должно быть подписано соглашение о взаимном признании такой подписи. Это соглашение, как показывает опыт, подписывается далеко не всегда. Если его нет, ни одна инстанция, включая суд, не примет к рассмотрению электронный документ, поскольку он не будет иметь юридической силы. Достоинства электронного архива, сами по себе весьма ценные, в такой ситуации отойдут на второй план: придется искать бумажный оригинал документа!

В качестве заключения

Итак, при сравнении электронного и бумажного документооборота организации мы приходим к выводу: важную роль в наши дни играет как тот, так и другой, и полностью отказываться от бумажных документов ни в коем случае не нужно. Правильный алгоритм с учетом всего сказанного выше выглядит так:

нужно пользоваться всеми преимуществами электронного документооборота, делая тем самым работу организации максимально эффективной;

к бумажным документам, на основе которых был создан электронный архив, нужно относиться максимально бережно.

Возможно ли обеспечить долговременное хранение электронных документов?

Электронные документы вошли в нашу жизнь относительно недавно, поэтому говорить о возможности их сохранения на 50 и более лет можно только в теории. Однако гарантированно сохранить документацию на 10-20 лет можно, соблюдая все правила и законодательные нормы.

Проблемы долгосрочного хранения

Долговременное хранение электронных документов на физических носителях не представляется возможным: ведь они быстро устаревают. Достаточно вспомнить дискеты, которыми еще 10 лет все активно пользовались, а сегодня их и открыть-то негде на современных компьютерах. Так же в прошлое уходят и компакт-диски. И можно предположить, что и флешки скоро станут раритетом.

Мало сохранить документацию, важно еще суметь адекватно воспроизвести сохраненную информацию спустя много лет. А форматы электронных документов тоже изменяются с немалой скоростью (еще недавно Word-овские файлы имели расширение.doc, а сегодня это уже.docx). Предлагаются все новые редакторы, набирает популярность облачное хранение, и сложно прогнозировать, насколько современные форматы будут совместимы с технологиями будущего.

Способы хранения электронной документации

И все же, какие сегодня существуют способы сохранить важную документацию на длительный срок?

Локальный архив. Все документы просто складываются в одну папку на компьютере. Это может быть и отдельная сетевая папка, в которую могут “складывать” документы сотрудники разных направлений по локальной сети. Основные минусы такого варианта – низкий уровень безопасности и надежности, сложности в поиске и обеспечении доступа к конкретному документу в случае, если архив уже разросся до таких масштабов, когда вручную найти нужный файл уже невозможно.

Специальный электронный архив. Он позволяет обеспечить оперативный доступ к каждому файлу, сохранение связей между ними, дает возможности управлять правами доступа и гарантировать безопасность, а также своевременно переводить файлы в новые форматы. В электронном архиве все важные документы объединены в одну систему, где ничего не потеряется, и где можно в любое время быстро отыскать нужный файл благодаря четкой и понятной структуре каталогов.

А что говорит закон о хранении электронных документов?

Хотя закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» был принят еще до того, как началось активное развитие электронного документооборота, он по-прежнему актуален: ориентируются именно на его положения. А в остальном государству не принципиально, как хранятся те или иные документы, главное, чтобы соблюдались требования ФЗ: электронные архивы им не противоречат.

Автоматические системы управления документами

Информация как таковая со временем превратилась в полноценный ресурс производства, Сегодня ее качество во многом определяет эффективность управления, и для этого на предприятиях активно внедряются автоматические системы.

Автоматизированное управление

Для современного предприятия в целом – это важнейшая функция, без которой практически невозможно вести целенаправленную деятельность. Если же брать автоматические системы управления документами (АСУД), то основным их назначением является подготовка, согласование и обработка документов организации, а результатом внедрения – освобождение сотрудников от некоторых рутинных операций и, как следствие, ускорение всех производственных процессов и повышение конкурентоспособности.

С помощью автоматической системы можно обрабатывать входящие, исходящие, организационно-распорядительные и архивные документы.

Основные функции, выполняемые АСУД:

автоматический ввод данных и уменьшение за счет этого количества возможных ошибок;

регистрация входящей и исходящей корреспонденции и последующее перенаправление ее в необходимое подразделение;

осуществление многоуровневого контроля за исполнением документов, отслеживание сроков;

поиск и подбор документов, сохранение поисковых запросов, формирование отчетов;

анализ документооборота организации с целью его оптимизации и снижения затрат на его ведение, формирование статистических сводок.

Автоматические системы управления документами могут использоваться в двух целях. С одной стороны, они обеспечивают привычный (традиционный) порядок документооборота, но на новом, качественном, уровне. С другой – помогают постепенно перейти от бумажной к безбумажной технологии обработки информации.

В любом случае внедрение АСУД несет предприятию определенную пользу. По данным некоторых исследований, автоматическая обработка документации приводит к улучшению и ускорению обслуживания клиентов, к росту эффективности работы подразделений и значительному снижению уровня запасов.

Какую выбрать АСУД для своей организации

Существует множество программ для автоматизации управления документами. Выбор той или иной зависит от объема документооборота, от масштабов деятельности, а также от финансовых возможностей.

Системы автоматизации делопроизводства (САД) применимы в организациях с небольшим документооборотом. Они предназначены для внутреннего пользования, поэтому разрабатываются для конкретного пользователя.

Системы электронного документооборота (СЭД) одновременно и автоматизируют делопроизводство, и работают с различными видами документов, в том числе с юридически значимыми. Охватывают стадии от создания и получения до перемещения и копирования. СЭД внедряются на предприятиях с большим объемом документооборота.

Корпоративные системы управления делопроизводством (КСУД) – универсальные, но в то же время более сложные системы в техническом и организационном плане. Работают со всеми типами документов. Предназначены для использования всеми структурами учреждения.

Разработка регламента электронного архива

При формировании электронного архива обязательным этапом является формирование его регламента. Он подразумевает создание ряда требований, в соответствии с которыми хранятся документы в архиве, срок их хранения, правил передачи и обработки документов и так далее. Регламент по электронному архиву является неким «фундаментом», на котором базируется вся его последующая работа.

Кроме того, создание регламента необходимо и в рамках соблюдения действующего законодательства и соответствующих правил. Это нужно, в том числе для того, чтобы обеспечить интеграцию и взаимодействие архива с уже существующими информационными системами. Как внутренними (в рамках предприятия), так и внешними (существующими у других предприятий и органов).

Процесс создания регламента электронного архива делится на несколько этапов. Среди них:

анализ структуры будущего архива;

непосредственная разработка регламентов и процедур по работе с архивом (при этом особое внимание уделяется учету требований действующего законодательства и соответствующих норм и правил);

разработка стандартов и правил хранения документации и управления архивом;

разработка внедрения архива в компании.

Каждый из перечисленных этапов делится на реализацию более мелких задач. В частности, анализ подразумевает определение:

баз данных и документов, подлежащих хранению;

структуры хранимых документов;

сценариев, по которым в дальнейшем предполагается работа с документами;

разработчиков и потребителей документации.

Дальнейшая разработка регламентов подразумевает создание алгоритмов:

архивации документов в соответствии с их видом и назначением;

жизненного цикла (от создания до уничтожения документации);

работа с архивом (не только непосредственно с документами, но и с другими системами);

накопления и использования базы данных;

защиты и создания информационной безопасности.

При разработке регламента электронного архива необходимо учесть:

форматы хранения документации;

структуру архива;

стандарты обработки документов и их оформления;

создание графика и регламента, касающихся основных работ с документами;

шаблоны отчетов для оценки основных показателей функционирования;

стратегии доступа и сценарии защиты.

Сроки уничтожения документов: что, когда и как?

По истечении обязательного срока хранения документы организации – как коммерческой, так и государственной/муниципальной подлежат уничтожению. Исключением из правил будут только документы, срок хранения которых не ограничен – т.н. документы постоянного хранения (например, годовая бухгалтерская отчетность или личные дела работников). Подлежат уничтожению и электронные документы, причем порядок и процедура уничтожения, сроки хранения точно такие же, как и для документов на бумаге.

Как определить сроки хранения и уничтожения документов

Основные нормативные акты регулирующие сроки хранения бумаг:

Федеральный закон 125-ФЗ «Об архивном деле»;

Перечень типовых управленческих документов…с указанием срока хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000);

Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года Об утверждении Перечня типовых управленческих документов…с указанием срока хранения.

Важно! Определять сроки хранения и, соответственно, сроки уничтожения документов любого типа нужно предельно внимательно. Дело в том, что списки в Перечне от 2000 года (утв. Росархивом) и Перечне от 2010 года (утв. Минкультом) существенно различаются. При этом документы, датированные до 2010-го года, хранятся и уничтожаются (сдаются в архив) в соответствии с Перечнем Росархива, тогда как датированные позднее – в соответствии с Перечнем из Приказа Минкульта.

Как уничтожать документы: этапы процедуры

Как таковая процедура уничтожения документов в нормативных актах регламентируется только опосредованно. Порядок действий организации должен быть примерно следующим:

формирование экспертной комиссии (соответствующим приказом по организации);

проведение экспертизы (частота – раз в год);

составление перечня документов, подлежащих уничтожению;

уничтожение и составление акта о нем с указанием списка документов.

Экспертиза – ключевой этап процедуры уничтожения документов – предполагает не только определение факта истечения срока хранения документа, но и его ценности с точки зрения сохранности информации. Кроме того, в ходе изучения дел ищутся и дублирующие документы, копии, оказавшиеся подшитыми к делам – их тоже уничтожают.

Когда нужно уничтожать документы

В соответствии с действующим законодательством, в частности, перечнями, утвержденными Росархивом и Минкультом РФ, срок уничтожения уже не подлежащих хранения документов не ограничен. Рекомендуемая частота созыва экспертной комиссии – раз в год (в течение года, как правило, накапливаются и бухгалтерские документы, и ряд других, срок хранения которых истекает.

Что касается собственно физического уничтожения, законы не дают никаких разъяснений. Для крупных объемов документов выгодней аутсорсинг уничтожения – с оформлением в этом случае проблем не будет. Небольшие объемы уничтожаются на месте – с помощью шредера, например. Для удаления электронных документов тоже имеет смысл привлечь специалистов – хотя бы потому что уничтожение предполагает и стирание скрытых и случайных копий.

Большинство современных организаций перешло на электронную форму документов, и они также должны как-то храниться. Как обеспечить надежное хранение? Нужно ли распечатывать электронные документы? Нет. Для их хранения создается электронный архив. К нему предъявляются определенные нормы и требования.

Требования к хранению документов в электронной форме

Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:

Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.

Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.

Внутренняя опись электронных документов

Как обычные, так и электронные документы направляются в архив в соответствии с определенным порядком:

Организация ежегодной экспертизы ценностей.
По итогам экспертизы уничтожаются бумаги с истекшими сроками хранения.
Актуальные ЭД включаются в опись и направляются в архив.

Опись ЭД заменяет акт приема-передачи. Заполнять ее нужно в структурном подразделении.

Особенности составления описи

Компания должна правильно организовать опись:

Отдельные описи нужно оформлять для документов, срок хранения которых превышает 10 лет.
Если документ составляется для электронных дел, графу «срок хранения» добавлять не требуется.
Опись оформляется в двух экземплярах.
Если в компании есть только один фонд, не обязательно указывать номер фонда в документе.
В заголовке прописывается год сдачи ЭД в архив.
Название структурного подразделения указывается в разделе «Наименование раздела описи».
Названия разделов и индексы проставляются в соответствии с номенклатурой.
Опись требуется согласовать с руководителем отдела делопроизводства, а также с экспертной комиссией, если она имеется.
Вторая часть документа оформляется при приеме-передаче ЭД в архив.
Порядковый номер описи нужно проставлять в архиве.

Особенности передачи ЭД в архив

Рассмотрим порядок направления ЭД в архив:

Подразделение подготавливает ЭД к передаче в архив, сохраняет их в требуемых форматах.
ЭД нужно записать на электронные носители с оформленными обложками.
ЭД с большим сроком хранения нужно включить в описи.
Опись и приложения к ней направляются в архив в бумажном формате.
Архивариус должен просканировать предоставленные носители антивирусной программой.
Каждый из файлов проверяется на читабельность.
В опись включается запись о приеме-передаче.
Документ должен быть подписан архивариусом и сотрудником, который занимался передачей ЭД.

Архивариус должен уметь работать с ЭД, пользоваться антивирусными программами.

Требования к документам, отправляемым в архив

Как подготовить ЭД к отправке в архив? Нужно помнить об этих рекомендациях:

При направлении ЭД в архив нужно конвертировать их в специальный формат. В частности, это формат PDF/A-1.
Учетной единицей считается контейнер ЭД. Контейнер – это zip-архив, в котором содержится как документ, так и его метаданные.
Бумаги систематизируются в дела, а затем направляются в контейнеры. Все это выполняется в структурном подразделении.
Контейнеры направляются в архив через интернет или на специальном носителе.
Учитываться должны все электронные документы.
В рамках учета выполняется присвоение контейнерам учетных номеров. Они включаются в архивном шифре. Если ЭД содержатся на обособленном носителе, шифр нужно отобразить на его футляре. Если документ хранится в информационной системе, шифр должен быть включен в метаданные.

Архивный шифр на ЭД схож с шифром для бумажных документов. Однако в первый нужно включить статус бумаг: основная или рабочая.

Особенности хранения ЭД в архиве

При хранении ЭД нужно иметь в виду Приказ Министерства культуры №526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил хранения». В пункте 2.30 Правил в редакции от 2015 года указаны эти правила:

В архив нужно сдавать 2 экземпляра ЭД. Они должны быть размещены на разных носителях.
В архиве должны быть все требуемые программы и технические устройства, нужные для чтения, копирования и перезаписи.
Сотрудники должны сделать все, чтобы предупредить утрату ЭД, несанкционированное распространение документов, уничтожение и искажение сведений.

ВАЖНО! Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов.

Выдача документов

При выдаче ЭД документ нужно скопировать. Достоверность файла устанавливается отсоединенной электронной программой. Выдача бумаги отражается в специальном журнале. Нужные ЭД могут направляться по локальной сети фирмы. В подобной ситуации требуется внести запись в электронный журнал. В нем отражается эта информация:

Дата предоставления документа.
Фамилия и инициалы сотрудника, который запросил бумаги.
Наименование структурного подразделения.
Учетный номер предоставленного ЭД.

Выдача документов должна контролироваться для того, чтобы отслеживать движение всех бумаг.

Особенности уничтожения ЭД

Уничтожение ЭД выполняется в стандартном порядке. Уничтожаемые бумаги указываются в соответствующем акте. В учетной документации проставляются пометки. В целом процесс уничтожения ЭД практически аналогичен уничтожению документов на бумажном носителе. Процедура должна проводиться таким образом, чтобы файлы нельзя было восстановить в дальнейшем. К примеру, можно поместить диск в печь или шредер.

Преимущества и недостатки электронных архивов

Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:

С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
Поиск нужного документа не требует много времени.
Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.

С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:

Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.

Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.