Форма акта на уничтожение документов с истекшим сроком хранения. Акт об уничтожении документов

Акт о выделении дел к уничтожению является документальным результатом предшествующей ему процедуры отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены.

Акт о выделении дел к уничтожению составляется на основании проведенной в организации.

Как правило, в организации существует не менее десятка позиций документов, несмотря на то, что в каждой из них может присутствовать лишь небольшое количество бумаг. Несколько десятков позиций - наиболее стандартная ситуация при составлении акта о выделении дел к уничтожению. В некоторых случаях это количество приближается к сотням, если организация крупная или акты на выделение к уничтожению составляются нерегулярно и происходит накопление документов с истекшими сроками хранения.

Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение.

Если впоследствии будет обнаружено, что количество документов, попавших под уничтожение, не соответствует действительности, сама законность может быть поставлена под сомнение. Кроме того, это может создать путаницу в самой организации в том случае, если уничтоженный документ фактически будет значиться «живым» согласно документам организации.

Акт о выделении дел к уничтожению оформляется согласно приложению № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

Акт о выделении дел к уничтожению составляется на дела всей организации. В том случае, если в акте указываются дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения ставится перед группой заголовков дел данного подразделения.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Вместе с актом на уничтожение документов оформляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором обозначена дата передачи, общее количество и вес принятых на уничтожение дел. Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожения, поскольку без него акт на уничтожение документов признается недействительным.

Правила заполнения акта

Порядковый номер

Указывается порядковый номер дела (документа).

Заголовок дела или групповой заголовок документов

Заголовок вносится в акт в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Однородные заголовки дел (документов) вносятся под общим заголовком.

Крайние даты

В акте для каждой группы документов нужно прописать промежуток времени (годы), к которому относятся отобранные документы.

Номер описи

В данную графу вносится учетный номер описи дел (при наличии). При отсутствии описи дел графа остается пустой.

Индекс дела

Нужно указать индекс дела согласно . При отсутствии номенклатуры, графа остается пустой.

Количество единиц хранения

Нужно указать количество единиц хранения (дел), подлежащих уничтожению.

Сроки хранения и номера статей по перечню

Указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному). Важно помнить, что в перечне указаны названия наиболее типичных позиций, которые иногда не соответствуют названию позиций, применяемых в организации. Решение о том, к какой позиции следует отнести тот или иной документ, решает архивист, в обязанности которого входит отбор дел на уничтожение.

Итоговая запись

Содержится запись общего количества единиц хранения цифрами и прописью, выделенных к уничтожению.

После того как акт на уничтожение составлен, необходимо заверить его подписью руководителя. Кроме того, он должен быть согласован с экспертной комиссией, которая при необходимости может быть создана в оперативном режиме.

Составление акта о выделении к уничтожению документов

Акт о выделении документов к уничтожению составляется в организации только после проведения научно-технической обработки документов.

Иными словами, сначала нужно обязательно провести экспертизу ценности документов, сформировать дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу с 75-летним сроком хранения. Дела переплести, оформить в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, составить на них описи и утвердить в установленном нормативными документами порядке. И только после этого заниматься уничтожением документов с истекшими сроками хранения.

Однако очень часто в организациях встречается совершенно другая практика. Руководители и особенно бухгалтеры стремятся к тому, чтобы в первую очередь освободиться от документов с истекшими сроками хранения, а приведение в порядок документов с длительными сроками хранения оставляют на неопределенный срок. Эта практика свидетельствует об отсутствии системы в работе, так как, только приведя документы в порядок, мы можем уверенно утверждать, что выделили к уничтожению документы, утратившие практическое и не имеющие научно-исторического значения. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения - это своего рода завершающий этап в наведении порядка в работе с документами.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется по форме, установленной нормативными документами.

Акт о выделении документов к уничтожению может составляться как на документы всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. Перед включением дел в акт на уничтожение обязательно проводится полистный просмотр дел, чтобы исключить малейшую случайность ошибки и не уничтожить документ, срок хранения которого еще не истек.

В акт можно включать как заголовки отдельных дел, так и групповые заголовки на однородные дела. Четвертый и пятый разделы акта заполняются только на дела, срок хранения которых выше 10 лет. Но если вы принимали на хранение документы временного (до 10 лет) хранения по сдаточным описям, то следует указать номера выделенных к уничтожению документов по этим описям.

При составлении акта нужно помнить о том, что в него включаются дела, не подлежащие хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, если дело "Квартальные финансовые планы", срок хранения которых 3 года при условии наличия годовых планов, закончено делопроизводством в 2000 году, оно может быть включено в акт о выделении к уничтожению документов не ранее 1 января 2004 г. В том случае, если срок хранения документов определен по перечням как "3 года после проведения комплексной налоговой проверки", тогда точкой отсчета является дата проведения проверки. Например, дело "Кассовые документы по рублевым счетам за 2003 год" при проведении проверки в 2005 году может быть выделено к уничтожению не ранее 1 января 2009 г. и то при условии, если во время проверки этот период (2003 год) был обревизован. Если проверке подверглись документы до 2002 года включительно, тогда дело, указанное в нашем примере, не может быть включено в акт о выделении к уничтожению. Оно остается на хранении в организации до тех пор, пока не будут обревизованы документы за 2003 год, даже если придется ждать проверки еще несколько лет. Разумеется, при такой постановке вопроса срок хранения дел значительно увеличивается.

Нужно иметь в виду, что под налоговой проверкой понимается только комплексная выездная проверка. При составлении акта о выделении к уничтожению документов важно помнить, что если налоговая проверка проверила документы, например, за последние три года, а документы за более ранний период не смотрела, это значит, что в акт о выделении к уничтожению документов включаются документы с истекшими сроками хранения только за тот период, который был обревизован. Документы, которые не были обревизованы, даже если они относятся к более раннему периоду, мы обязаны оставить на хранение.

Государственные организации Списка №1 (т.е. организации, сдающие свои документы на государственное хранение) акт о выделении к уничтожению документов вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу представляют на согласование экспертно-методической комиссии (экспертно-проверочной комиссии) государственного архива и затем на утверждение руководителю организации.

Акт о выделении к уничтожению документов в государственных организациях Списка №2 (т.е. в организациях, не сдающих документы на государственное хранение) и в организациях негосударственной формы собственности согласовывается на заседании экспертной комиссии организации и утверждается руководителем организации.

Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья; желательно предварительно их измельчить. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов на переработку оформляется приемосдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте. На основании акта вносятся изменения в учетные документы архива организации, если документы до уничтожения находились в архиве на хранении и на них были составлены описи.

В заключение составим примерный (но не претендующий на полноту) акт о выделении к уничтожению документов для организации негосударственной формы собственности.

Предположим, что налоговая проверка проходила в 2005 году. В результате проверки были обревизованы документы за 1999-2004 годы.

ООО "Булвинил"

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО "Булвинил"

Переплетов М.А. Переплетов

06.02.2009 №1 г.

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению на основании перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (ч. 2) (М., 1989), перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (Мн., 2001) и перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно­хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (Мн., 2006), акта проверки налоговой инспекции правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты налогов и других платежей в бюджет и внебюджетные фонды от 10.03.2005 №1 за период с 01.01.1999 по 31.12.2004 отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда ООО "Булвинил" за 1999-2004 годы.

Итого 186 (сто восемьдесят шесть) дел за 1999-2004 годы.

Описи дел постоянного хранения и по личному составу за 1999-2004 годы согласованы с ЭК ООО "Булвинил" (протокол от 27.11.2007 №2).

Ведущий специалист Ананич Е.В. Ананич

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ООО "Булвинил"

Документы в количестве 186 (сто восемьдесят шесть) дел, весом 190 кг сданыООО "Белбумленд" на переработку по приемосдаточной накладной от 20.02.2009.

Специалист Мечникова Л.П. Мечникова

Нормативные документы, определяющие порядок уничтожения документов:

1. Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 №3277XII "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (ст. 24) (в редакции от 20.06.2008 №349З);

2. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 №5;

3. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4.

Акт о уничтожении документов и дел подтверждает, что перед утилизацией все документы прошли экспертную оценку и специальная комиссия подтвердила нецелесообразность их дальнейшего хранения.

Из статьи вы узнаете:

Когда потребуется оформить акт об уничтожении документов

Хозяйственно-экономическая, организационная и социальная деятельность предприятия, его взаимодействие с сотрудниками, заказчиками, партнерами и государственными органами осуществляется на основании документов и подтверждается ими. Поэтому все эти документы должны храниться в организации. По окончании календарного года они формируются и подшиваются в дела, в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел, и передаются на архивное хранение.

Естественно, разные типы документов имеют неодинаковую значимость по важности и разные сроки хранения. В настоящее время в действующее законодательство, регламентирующее архивное хранение документов, вносятся поправки, ставящие сроки хранения в зависимость от степени важности документа.

А пока что такие сроки определяются в соответствии с перечнями. Перечни могут быть типовыми, имеющими межотраслевое значение и отраслевыми - регламентами, которые используются организациями, подчиняющимися какому-то одному ведомству. Чаще всего в практике архивного хранения используется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Этот регламент был утвержден приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года.

Перечни не являются государственными правовыми актами и сроки хранения, указанные в них не являются установленными законом нормами. Поэтому на практике решение о том, как долго должен храниться тот или иной документ, принимается экспертной комиссией в индивидуальном порядке. Именно комиссия определяет, следует ли хранить деловую бумагу и дальше, либо же она будет утилизирована по специальному акту об уничтожении документов с истекшим сроком хранения . В таблице представлены сроки хранения некоторых кадровых и бухгалтерских документов.

Экспертная комиссия, работу которой курирует, как минимум, городская архивная организация, создается на предприятии по приказу руководителя. В нее, как правило, включают специалиста, ответственного за архивное хранение документов в организации, главного бухгалтера, юриста, кадровика, а также представителей структурных подразделений. Образец приказа представлен ниже.

Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности каждого документа, как минимум, дважды:

1. по окончании календарного года и формировании дел;
2. по окончании установленного ранее срока хранения.

В зависимости от установленного для них срока хранения, документы могут подразделяться на те, что хранятся временно и те, что хранятся постоянно. Документы временного хранения, после того, как истек установленный срок, еще раз оцениваются с точки зрения исторической, культурной, научной или технической ценности. Не представляющие никакой ценности деловые бумаги включаются в акт о выделении документов к уничтожению.

Обратите внимание: Согласно письму Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83, утилизация документов, срок хранения которых истек, является правом, а не обязанностью предприятия.

Основная часть акта об уничтожении документов - это нумеруемый перечень в котором указывается заголовок уничтожаемого дела или обобщенный заголовок группы утилизируемых документов. Кроме этого, в перечне необходимо указать крайние даты, подтверждающие, что установленный для них срок хранения уже превышен и истек. В акте также приводятся номера описей дел и их индексы в соответствии с установленной на предприятии номенклатурой. Одно из полей предназначено для указания установленного срока хранения дела или документов со ссылкой на номер статьи по тому из перечней, на основании которого этот срок был определен.

Обратите внимание: Нельзя использовать документы, выделенные к уничтожению,для повторного использования, например, для черновиков.

Акт уничтожения документов образец содержит строку «Описи дел постоянного хранения за ______ годы утверждены по личному составу согласованы с ЭПК». Сведения в нее вносятся только когда организация передает свои архивные документы на последующее хранение в государственный архив.

Те компании, архив которых невелик, утилизацию документов могут производить самостоятельно. Этот процесс происходит в присутствии представителей экспертной комиссии и курирующей архивной организации. О том, что документы были утилизированы в полном объеме, составляется соответствующий акт. В его текстовой части может быть, например, указано: «Документы и дела в количестве 22 (двадцати двух) единиц хранения уничтожены силами ООО «Альфа», о чем составлен акт от 15.06.2017 №154 Руководитель архива Иванова Н.Е. Иванова 15.06.2017».

Но в том случае, когда документов слишком много, их утилизацию целесообразно перепоручить специализирующемуся на этом предприятии вторсырья. Для этого случая в акте о выделении документов к уничтожению предусмотрена отдельная строка, в которую и вносятся необходимые сведения: «Документы количестве _____________ ед. хр. весом ______ кг сданы в ____________ на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______ № _______». Предприятие, принявшее документы на уничтожение, должна выдать организации копию приемо-сдаточной накладной или квитанцию, подтверждающие факт передачи документов на уничтожение.

Как долго хранится акт о уничтожении документов и дел

Акты об уничтожении документов - подтверждение того факта, что документы не были испорчены или утеряны, но были уничтожены в установленные перечнями сроки. То есть, они являются свидетельством правильной организации работы с архивными документами на предприятии.

Поэтому установленный срок хранения актов об уничтожении документов не имеет ограничений, это документ постоянного хранения. То есть, если предприятие будет ликвидировано или закрыто, руководитель должен подготовить и передать эти акты вместе с другими документами постоянного хранения в Архивный фонд РФ, представителями которого являются государственный, городской или муниципальный архивы.