Придание юридической силы документам на электронных носителях. Особенности хранения, защиты и придания юридической силы электронным документам

Физическому лицу при оформлении права на электронную подпись особым удостоверяющим центром выдается сертификат такой подписи. Человек получает при этом два ключа: открытый и закрытый. Посредством закрытого ключа можно быстро генерировать электронную подпись и подписать документ. Открытый ключ иначе называют ключом проверки. Его функция - подтверждение подлинности подписи.

Законодательство различает три вида электронной подписи:

• простую;
• усиленную неквалифицированную;
• усиленную квалифицированную.

Юридическая сила электронной подписи

Закон «Об электронной подписи» устанавливает, что документ в электронной форме, если он подписан посредством простой либо усиленной неквалифицированной электронной подписью, равнозначен документу, оформленному на бумажном носителе, на котором автор поставил собственноручную подпись.

При этом между участниками взаимодействия должно иметься соответствующее соглашение.

Усиленная квалифицированная подпись, которая заверяет электронный документ, будет аналогом не только собственноручной подписи, но и печати на документе. Органы, осуществляющие контрольные функции, могут признавать юридическую силу лишь тех документов, при составлении которых использована квалифицированная электронная подпись.

Где может применяться электронная подпись

Основная сфера применения такой подписи - электронный документооборот. Назначение такого документооборота может быть самым разным: от внутреннего обмена информацией до кадрового или торгово-промышленного.

Электронная подпись нашла широкое применение при составлении отчетности для органов, осуществляющих контрольные функции. При этом метод отправки отчетности значения не имеет. Электронная подпись придает отчетам необходимую юридическую значимость.

Для получения государственных услуг граждане также все чаще используют такой вид удостоверения.

Без электронной подписи в настоящее время не обходятся практически ни одни электронные торги. Такая подпись крайне необходима поставщикам товаров и услуг как на коммерческих, так и на государственных торговых площадках. Электронная подпись гарантирует сторонам в сделках, что они имеют дело с настоящими коммерческими предложениями.

Все чаще данный вид удостоверяющей подписи используется во взаимодействии между физическими лицами. Пример: подписание различных хозяйственных документов (акт приемки-сдачи услуг, договор займа).

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем об электронной цифровой подписи.

Сегодня вы узнаете:

1. Что собой представляет ЭЦП и в каких сферах ее можно применить;
2. О юридической силе подписи такого формата;
3. О преимуществах, которые дает ее наличие.

ЭЦП с некоторого времени является инструментом, благодаря которому упрощается движение документации. Причем происходит это не только внутри компании, но и за ее пределами. Как стать ее обладателем, рассмотрим сегодня.

ЭЦП — что это такое простыми словами

Всем известно, что любой документ подписывает лицо, у которого есть такие полномочия. Делается это для того, чтобы придать документу юридическую силу. Благодаря современным технологиям, весь документооборот переходит в электронный вид. Причем это оказалось чрезвычайно удобным!

Что же такое ЭЦП простым языком?

ЭЦП – это аналогия обычной подписи, применяют которую чтобы придать юридическую силу документации, находящейся на электронном носителе.

Хранят ее обычно на флеш-накопителе.

Преимущества:

1. Упрощает и ускоряет процесс обмена данными (когда ведется сотрудничество с зарубежными компаниями);
2. Сокращение расходов, связанных с документооборотом;
3. Повышение уровня безопасности для информации, носящей коммерческий характер.

Термины, связанные с ЭЦП

С этим понятием тесно связаны два других: ключ и сертификат электронной подписи .Сертификат подтверждает, что ЭП принадлежит конкретному лицу. Он бывает усиленным и обычным. Усиленный сертификат выдается либо удостоверяющим центром, либо ФСБ.

Ключ – это символы, находящиеся в последовательности. Обычно они используются парой. Первый – это сама подпись, другой подтверждает, что она подлинная. Для подписи каждого вновь создаваемого документа, формируется новый ключ.

Информация, которую получают в УЦ – это не ЭЦП, это средство, чтобы создать ее.

Немного истории

Первые ЭП стали использоваться в России в 1994 году. А закон о регулировании их применения был принят в 2002. Он был крайне расплывчатым и неоднозначно толковал терминологию. Вопрос получения подписи также в нем практически не освещался.

Начиная с 2011 года на электронный документооборот перешли государственные структуры. А все должностные лица получили ЭЦП.

В 2012 году этот процесс приобрел глобальные масштабы и благодаря этому, мы сейчас можем стать обладателями универсальных современных подписей.

Как получить электронную цифровую подпись

Рассмотрим ситуацию, при которой лицо оценило все плюсы этого инструмента и принято решение получить ЭЦП. А значит, возник вопрос: что нужно для этого сделать? Поговорим об этом более детально.

Чтобы получить электронную цифровую подпись, нужно пройти несколько важных ступеней:

• Определиться с видом подписи;
• Выбрать удостоверяющий центр;
• Заполнить заявку;
• Оплатить выставленный счет;
• Собрать необходимый пакет документации;
• Получить ЭЦП.

Теперь каждый шаг обсудим подробно.

Шаг 1. Выберите вид подписи, который максимально вам подходит.

За последний период времени увеличилось количество тех, кто хочет получить усиленную электронную подпись.Это объясняется тем, что она может подтвердить не только личность отправившего документ, но и является защищенной по максимуму. По мнению ряда экспертов, простые ЭЦП в скором времени прекратят свое существование полностью.

Представим в виде таблицы, в каких сферах применяются различные виды подписей.

Шаг 2. Выбираем удостоверяющий центр.

Если ЭЦП нужно получить, чтобы сдавать отчеты, выбирайте квалифицированную, если же просто вести документооборот, то простую.

Уточним, что УЦ является юрлицом, цель работы которого – формирование и выдача ЭЦП.

Кроме этого, УЦ осуществляет следующую деятельность:

• Подтверждает, что подпись достоверна;
• При необходимости блокирует ЭЦП;
• Является посредником, если вдруг возникает конфликтная ситуация;
• Оказывает техническую поддержку;
• Предоставляет необходимое ПО клиентам.

В РФ около 100 УЦ. Лучше выбрать тот, который подходит по вашему месторасположению и возможностям. Предварительно можно уточнить, есть ли таковые в вашем городе. Сделать это просто: достаточно просмотреть информацию на официальном сайте.

Шаг 3. Оформляем заявку.

Для этого либо посещаем офис центра, либо заполняем ее в режиме онлайн. Удаленный способ позволяет избежать личного посещения УЦ, то есть сэкономить некоторое количество времени.

Как только отправка заявки будет завершена, с клиентом связывается специалист УЦ, чтобы уточнить указанные в ней данные. Ему можно задать вопросы и получить консультацию.

Шаг 4. Оплачиваем.

Оплатить услугу придется заранее. Как только заявка будет принята, все детали согласованы, клиенту выставляется счет. Стоимость может варьироваться, так как она зависит от региона, где проживает клиент, от самой компании и от того, какую ЭЦП вы хотите получить.

Причем разброс цен довольно большой – от 1500 до 8000 рублей.

Документы для ЭЦП

При сборе документов важным нюансом является следующий: ЭЦП нужна для физического лица, ЭЦП для юридического лицалибо для ИП. Поэтому характеризовать документацию будем по отдельности.

Для получения подписи физлица должны собрать следующий набор документации:

• Заполненный бланк заявления;
• Паспорт с ксерокопией;
• СНИЛС;
• Квитанцию, подтверждающую оплату счета.

Если у получателя есть доверенное лицо, подачей документов может заняться оно. Единственно, нужна доверенность на совершение таких действий.

Юрлицам нужно подготовить:

• Заполненное заявление;
• Свид-во ОГРН;
• Свид-во ИНН;
• (не просроченную);
• Паспорт с копией того лица, которое будет использовать ЭЦП;
• Квитанцию об оплате;
• СНИЛС лица, которое будет использовать ЭЦП;
• Если подпись будет использовать директор, нужно предоставить приказ, на основании которого он занимает эту должность;
• Для других сотрудников нужны доверенности, чтобы они могли использовать ЭЦП.

ИП предоставляют:

• Заполненное заявление;
• Свид-во ОГРНИП;
• Свид-во ИНН;
• Выписку из реестра предпринимателей, которой не более 6 месяцев (можно копию);
• Квитанцию, которая подтвердит оплату.

Если заявка была подана удаленно, нужные документы направляют в УЦ по почте, если лично – то вместе с заявкой.

Электронная подпись для физических лиц

Для физлиц есть 2 типа подписей: квалифицированная и неквалифицированная. Процедура получения, если сравнивать с юрлицами, гораздо проще.

Частные лица обычно используют ЭП, чтобы подписывать некоторые бумаги.

Сейчас для ее применения разработаны такие системы, как:

• Единый портал государственных услуг;
• Сеть ЕСИА, для получения различных сведений.

Для ЕСИА достаточно простого типа ЭП, а вот для портала госуслуг используется квалифицированная.

Чтобы получить ЭЦП, гражданин также обращается в УЦ, со всеми документами и заявлением. Также при себе нужно иметь флеш-накопитель, на который запишут закрытую часть ключа, известную только владельцу.

Процедура выглядит так:

• Обратиться в УЦ за сертификатом и чтобы получить ключ ЭЦП;
• Подобрать пароль;
• Заполнение бланков для получения ключей;
• Подача всех документов;
• Получение сертификата на ключи.

Электронная подпись для юридических лиц

Алгоритм получения практически не отличается от получения подписи физлицом. Точно так же выбирается УЦ, собираются все нужные документы, оплачивается выставленный счет. Единственное, не нужно забывать, что выписка из ЕГРЮЛ должна быть получена вовремя, так как процесс ее подготовки занимает около 5 дней.

Хеш-функция: зачем нужна

Хеш-функция является уникальным числом, которое получают из документа, преобразовав его с помощью алгоритма.

Она обладает повышенной чувствительностью к разного рода искажениям документа, если изменится хотя бы один знак в первоначальном документе, исказится большая часть знаков хеш-значения.

Хеш-функция устроена так, что по ее значению исходный документ восстановить невозможно, также нельзя найти 2 разных электронных документа, у которых одно и то же хеш-значение.

Для формирования ЭЦП отправитель вычисляет хеш-функцию документа и шифрует ее при помощи секретного ключа.

Говоря простыми словами, она предназначена для упрощения обмена данными между пользователями. Это ключевой инструмент по защите данных.

Подписываемый файл проходит процедуру хеширования. А получатель сможет удостовериться в подлинности документа.

Юридическая сила ЭЦП

ЭЦП обладает равной юридической силой с обычной подписью в бумажном варианте документа, в том случае если она наносилась без нарушений. Если же были выявлены отклонения, документ силы не имеет. Государство регулирует процесс использования ЭЦП Федеральным законодательством.

Срок действия ЭЦП

ЭЦП действительна в течение 12 месяцев, с того дня, когда она была получена. Как только этот срок заканчивается, ее продлевают либо получают другую.

Подведем итоги . Использование ЭЦП наибольшую выгоду приносит крупным компаниям и предприятиям. Благодаря ей удешевляется документооборот, открываются широкие горизонты для бизнеса.

Простым гражданам обладать ею также выгодно. Не нужно стоять в очередях, заказывать гос. услуги можно не выходя из дома. ЭЦП – современный, удобный и выгодный инструмент.

Использование электронных документов порождает ряд определённых сложностей. Одной из главных проблем использования таковых документов является обеспечение юридической силы электронного документа. Для решения этой проблемы предусмотрен специальный реквизит электронного документа - электронная цифровая подпись.

Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Электронная цифровая подпись обеспечивает юридическую равнозначность собственноручной подписи. Однако использование электронной цифровой подписи не гарантирует абсолютную защиту электронного документа от искажения значимой юридической информации (справедливости ради, стоит заметить, что абсолютной защиты вообще гарантировать невозможно). Для этого законодательство предусматривает ряд прочих организационно-правовых и технических мер по обеспечению аутентичности электронных документов.

В современном российском праве электронная цифровая подпись уже используется в нескольких сферах:

• 1. Финансово-кредитные отношения
• 2. Налоговые отношения
• 3. Гражданско-правовых сделок

Существует несколько ограничений на осуществление электронного документооборота в отдельных областях. В ряде нормативно-правовых актов предусмотрен запрет на использование в некоторых правовых отношениях электронных документов или оговорена предпочтительность письменных документов на бумажном носителе. Так, законодательством о нотариате не предусмотрена возможность составления документов в электронном виде, здесь понятие «документ» подразумевает лишь письменные сведения.

Например, в ст. 45 «Основ законодательства РФ о нотариате» говорится, что листы документа, предъявляемого для совершения нотариальных действий, должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью, что физически невозможно для документов в электронной форме. Подобный пример является немаловажным, так как для некоторых документов, в том числе необходимых для ведения бизнеса посредством Интернета, предусмотрено их нотариальное заверение. Существуют и такие нормативно-правовые акты, где запрета как такового нет, но документы на бумажном носителе названы предпочтительными». . Скажем, при регистрации прав на недвижимое имущество (процедура, которая, возможно, могла бы выполняться посредством Интернета) при разночтениях в записях на бумажном и магнитном носителе приоритет имеет запись на бумажном носителе (п. 8 ст. 12 ФЗ РФ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» от 21 июля 1997 г. № 127). Аналогичное положение зафиксировано и в Законе от 8 августа 2002 г. №129-ФЗ «О регистрации юридических лиц» (п. 1 ст. 4).

В настоящее время основы законодательства о нотариате ориентированы на традиционные бумажные документы, подписанные собственноручной подписью, и не охватывают специфику электронного обмена данными.

Для решения проблем в этой сфере возможно более широкое использование средств автоматизации документооборота, в том числе и использование упрощенных технологий цифровой подписи.

Возможно, в некоторых случаях использовать упрощённую процедуру удостоверения сделок, поскольку в интересах сторон, заключающих сделку, получить электронный документ универсального формата (не требующего специального дорогостоящего программного обеспечения для прочтения содержания документа), равный по юридической силе бумажному носителю.

Однако необходимо отметить, что под упрощённостью стоит понимать техническое воплощение процедуры удостоверения, а никак не отказ от юридически значимых действий, которые стороны обязаны исполнять в полном объёме (См.: ФЗ «Основы законодательства РФ о нотариате», глава IX). Можно использовать технологию цифровой подписи в файлах PDF с использованием ПО Adobe Acrobat Professional. Процедура заключения сделки может быть следующей: стороны сделки, согласовав все существенные условия правоотношения, передают специальной службе по удостоверению электронных документов (об организационной принадлежности таких служб соображения указаны выше) электронный документ, который в их присутствии конвертируется в формат PDF, во вновь созданный файл заносятся сведения о лицах, совершающих сделку, и на документ ставится электронная подпись специалиста. Документ сохраняется на нескольких материальных носителях (важно, чтобы они не были перезаписываемы!): два носителя в службе удостоверения (один хранится как основной, другой используется в случаях необходимости проверки подлинности документа, например, для демонстрации документа в ходе судебного разбирательства), остальные - по количеству заинтересованных сторон. Обязанность службы хранить носители с электронными документами у себя или заключить соответствующий договор со специально уполномоченной на то организацией (создать соответствующую инфраструктуру организаций и законодательно урегулировать процедуру лицензирования и деятельности вышеназванных организаций). Срок хранения носителей 5 лет. В дальнейшем вопрос о судьбе носителей будет решаться без учёта мнения сторон, заключающих сделку.

При введении электронной подписи в указанной сфере необходимо временно ограничить объём сделок, которые могут удостоверяться в указанном порядке, поскольку на начальном этапе невозможно учесть все нюансы правового и технического характера. Более того, необходимо сохранить выбор за лицом, заключающим сделку, в какой - традиционной бумажной или электронной форме - удостоверять достигнутое соглашение.

Таким образом, можно сделать вывод, что всё шире стали применяться электронные документы, использование которых даёт массу преимуществ для пользователей:

• 1. Ускорение процессов документооборота;
• 2. Способность передавать документ по цифровым каналам связи;
• 3. Легко изменяемое содержание (редактирование);
• 4. Теоретическая возможность вечного хранения;
• 5. Неограниченность экземпляров, имеющих юридическую силу и проч.

Также выяснили, что главной сложностью электронного документа является обеспечение юридической силы электронного документа. Для решения этой проблемы предусмотрен специальный реквизит электронного документа - электронная цифровая подпись.

Однако этот закон имеет узкую направленность: он сконцентрирован на юридической силе ЭП в документах и приравнивает ее к собственноручной. При этом общего законодательного акта, который регулировал бы ЭД, в нашей стране пока нет. В документообороте используется так много видов документов, что прописать каждый из них в законе весьма проблематично. Потому на сегодняшний день цифровой документооборот регулируется косвенно, с помощью нескольких различных законодательных актов. Один из них – Гражданский кодекс РФ, в частности, статья 160. Она предусматривает возможность подписывать документы не только собственноручной подписью, но и любой другой, которая предусмотрена российским законодательством, в том числе и электронно-цифровой. Юридическая сила бумажного и электронного документов на сегодняшний день признается равной только в тех случаях, когда соблюдены все необходимые реквизиты.

Юридическая сила электронного документа и его обязательные атрибуты

Этого может быть вполне достаточно для решения важных вопросов или уточнения информации. Однако в некоторых случаях требуется не просто отправить письмо по электронной почте, но и придать ему статус официального.

Возникает вопрос, в данном случае является ли электронное письмо официальным документом. Читайте также Большинство крупных российских предприятий и организаций однозначно будут трактовать письмо как официальное.

Электронный документ - не просто созданный на компьютере

Внимание

Какие документы необходимо сразу оформлять на бумажных носителях Независимо от того, установлена ли на предприятии система электронного документооборота, все кадровые документы, по которым трудовое законодательство, трудовой договор, коллективный трудовой договор требуют согласия работника, надо хранить на бумажном носителе, с подписями уполномоченных лиц и работника. Так как если хранить приказы по кадровому составу в электронном виде, а отдельно расписку работника об ознакомлении в бумажном варианте, то при возникновении конфликта работник может сказать, что был ознакомлен вовсе не с тем документом, который надлежащим образом сохранен в организации.

И доказать противное будет невозможно. Можно сделать однозначный вывод, что на данном этапе полный переход на кадровый электронный документооборот невозможен.

Еще одной проблемой является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая задача.

Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса. Согласно Федеральному закону « Об электронной цифровой подписи» Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года ст.4-12 // Собрание законодательства РФ.

2002. № 2. ст.127., электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении определенных условий.

Юридическая сила электронного документа

Если в соответствии с законодательством или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, то электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Такое правило установлено частями 2 и 3 ст. 6 Закона №63-ФЗ.
Иными словами, простая и неквалифицированная электронные подписи соответствуют автографу, а усиленная подпись соответствует удостоверению документа подписью и печатью. Таким образом, усиленная неквалифицированная подпись может быть признана как аналогом подписи, так и аналогом подписи с печатью.
Электронный документ в суде Документы, отправляемые посредством электронной почты, в соответствии с приведённой выше классификацией можно назвать подписанными простой электронной подписью.

Понятие электронного документа, его юридическая сила

Есть структурированная информация в электронном виде, которую нельзя изменить после того, как она заверена электронной подписью. Если информацию об этой же операции распечатают на бумаге и ее подпишут обе стороны договора, получится второй документ об одном и том же.

Эти два документа будут равносильны. Но где гарантия, что они идентичны? На каком основании отражать в учете только один из двух документов? И какой именно? В общем, без коллизий не обойтись. Единственная область, где по этому вопросу есть однозначное понимание, - оборот счетов-фактур.

Счет-фактура выставляется на бумаге, если покупатель в силу любых причин не получил электронный счет-фактуру. Здесь союз «и» в формулировке нормы работает: счет-фактура может выставляться и в электронном виде, и в бумажном.

Юридическая сила документа

Обязательные реквизиты электронного документа Состав обязательных реквизитов устанавливается следующими нормативными актами: — Федеральными законами: от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»; от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (ред. от 08.11.2007); от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 23.11.2009); — Постановлениями федеральных органов исполнительной власти и ГОСТами: Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов». Для электронных документов действует ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации.

Придание электронному документу юридической силы

Инфо

Никакой нотариус не станет просто заверять принесенную распечатку. Приведем письмо с просьбой о помощи, размещенное на нескольких форумах в Интернете.

Я уволен. Подаю иск в суд (до 3 мес.) по почте на работодателя о задолженности по зарплате (2007 и 2008 гг.) — нет денег выехать к месту расположения работы. Высылаю в адрес суда по почте вместе с исковым заявлением копии присланных по почте с места работы форм 2-НДФЛ и копии приказов о принятии/увольнении.
Во время работы я неоднократно получал распоряжения и сканированные копии документов по электронной почте. Как можно эту информацию с электронной почты представить как доказательства в суде? Нотариус отказывается заверить мне распечатанную переписку.
Что можно посоветовать в такой ситуации? Разумеется, нотариус откажется заверять неизвестно откуда взятую бумагу.

Электронный документ как доказательство в суде

Если предполагается, что такая работа будет вестись постоянно, лучше предусмотреть и серверное распознавание для целей полнотекстового поиска, и установленные на рабочих местах пользователей и интегрированные с клиентской частью СЭД копии программы распознавания. В этом случае пользователь будет иметь возможность самостоятельно конвертировать изображения документов в текст с необходимыми опциями и сохранять текст в нужном ему формате.

Этап миграции существующих документов из бумажной формы в электронную, пожалуй, является одним из самых опасных. Если он не спланирован тщательно, можно столкнуться с проблемами, способными свести на нет всю предыдущую работу и провалить весь проект.

Если в организации имеется бумажный архив документов, то пытаться найти по всей сети их электронные копии для создания электронного варианта архива — дело безнадежное.

Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП 1) - механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.

Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества:

· простота внесения изменений в документ;

· возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные 2) ;

· возможность использовать заранее заготовленные формы;

· более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;

· экономия бумаги;

· более высокая компактность архивов;

· более простой контроль информационных потоков;

· большая скорость поиска и извлечения информации;

· возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

На рис 3.22 показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.

Рис. 3.22. Преимущества электронного документооборота

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.

Несмотря на то что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств. Так что на сегодня в России можно встретить все виды документооборота, перечисленные на рис. 3.20.

Еще остались предприятия и учреждения, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чем причина сложившейся ситуации?

В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм - налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа - это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т.е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, того не вырубишь топором.

Иными словами, когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице и нет следов нарушения поверхности бумаги (т.е. видно, что текст не стирался и не записывался заново), мы можем быть уверены, что этот документ отправлен от лица поставившего подпись и что он не изменялся в процессе доставки.

В принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге.

Принятый в январе 2002 года Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать в качестве оригинала, не нуждающегося в дублировании твердой копией. Однако на сегодня законность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется генеральным директором.

Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос применения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне.

Однако обмен документами в электронном виде может использоваться не во всех, а только в некоторых направлениях деятельности организации.