Переплетные работы: быстро, профессионально, недорого! Типовая должностная инструкция переплетчика документов

В организациях, как правило, выполняется составным архивным переплетом с использованием переплетного картона и переплетной ткани, называемой коленкор. По архивным нормативам документы прошиваются на 4 прокола, которые располагаются на расстоянии примерно 1 см от переплетаемого края, с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Переплет и оформление документов по личному составу носит обязательный характер. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) допускается хранить в папках, файловых коробках или скоросшивателях. Брошюровка таких документов

Переплет предусматривает обеспечение легкого доступа и использования документов формата от А3 до А5 и любого качества бумаги. Для качественного выполнения архивного переплета при необходимости могут проводиться сопутствующие работы, такие как разброшюровка документов, изъятие скрепок, скобок и другого крепежа. Мелкоформатные документы, товарные и кассовые чеки, квитанции для удобства дальнейшего использования могут быть приклеены на отдельный чистый лист бумаги. Кроме того, документы могут быть подогнаны к определенному формату методом складывания или фальцовки.

Переплет

архивный переплет

Переплетные работы: быстро, профессионально, недорого!

Архивный переплет документов выполняемый нашими переплетчиками, увеличит сохранность ваших документов, защитит от физических повреждений и позволит обеспечить более быстрый и удобный доступ к любому документу. Переплетенные таким образом данные позволят до 2-х раз уменьшить первоначальный объем документов.Переплетные работы осуществляется после сортировки документов, что позволяет работать с ними как с группами.

При передаче дел на государственное хранение (а этот вопрос рано или поздно возникнет), все другие виды переплета и оформления архивных дел, администрацией государственных, муниципальных и ведомственных архивов просто не рассматриваются. Очевидно, что «архивный переплет» необходим.

Переплёт документов, как в процессе , так и отдельных документов производится с использованием картона специально предназначенного для переплётных работ и переплётной ткани. Мы выполняем переплёт позволяющий делать ксерокопии с документов не прибегая к разброшюровке дела.

Преимущества архивного переплета:

Работы по переплету являются уникальной услугой, позволяющей упорядочить разрозненные документы, создав из них полноценную брошюру. Подобный метод хранения документации обладает целым рядом преимуществ:

• Презентабельность. Качественно оформленный переплет кадровых документов повышает статус предприятия, создавая репутацию надежной и солидной организации. Официальный внешний вид документации имеет огромное значение в деловых кругах, свидетельствуя клиентам, партнерам и инвесторам о вашей пунктуальности и ответственности;
  
• Экономия рабочего пространства и времени. Для хранения разрозненных документов требуется много места, нередко они теряются, и приходится тратить время на их поиски в ущерб рабочему процессу. Архивный переплет устраняет все эти сложности, упорядочивает документы по темам, сокращает площадь, занимаемую документацией на 30%;
  
• Увеличение срока хранения. Качественный архивный переплет (для бухгалтерии и отела кадров) позволит хранить ценную информацию в течение длительного времени без риска ее утери. Данный пункт имеет огромную важность для любого предприятия, которое в рамах Федерального закона «Об архивном деле» обязано предоставлять сведения по запросам различных государственных структур (налоговой службы, правоохранительных или судебных органов, архивных и прочих госслужб). Также переплет бухгалтерских документов необходим при хранении личных дел персонала для составления социально-правовых справок в интересах, как работающих сотрудников, так и вышедших на пенсию (сведения о стаже, квалификации, вредности и т. п.).

Так же наша компания готова предложить переплёт дипломов, диссертаций - выполняем переплёт с прошивкой листов и индивидуальным изготовлением обложки. Предлагаем широкий выбор цветов для обложки. Срок выполнения переплёта 1-2 дня. Возможен выезд мастера-переплётчика к заказчику. Пружинный переплёт - выполняется на пластиковую пружину с прозрачной пластиковой или картонной обложкой. Идеально подходит для брошюрования курсовых работ, отчётов.

Требования к переплету

Архивный переплет документов должен быть выполнен согласно определенным требованиям, предъявляемым к документации, оформленной данным способом. Разбираться в стандартах и нормативах самостоятельно не имеет смысла, проще поручить эту работу специализирующимся в этой сфере услуг компаниям, которые сделают ее быстро и без ошибок.

Переплет от нашей компании

Компания «Архив услуги» выполняет все виды переплетных работ, включая твердый переплет. Мы используем в работе современные технологии и разнообразные материалы, неизменным требованием к которым является высокое качество и способность сохраняться десятилетиями. Поэтому при необходимости выполнить переплетные работы в Подмосковье или Москве предлагаем воспользоваться нашими услугами. Вам стоит выбрать нашу компанию, потому что мы:

• Выполняем архивно-переплетные работы любого вида, включая составной архивный переплет с изготавливаемой отдельно лицевой стороной обложки. Соблюдение данного условия позволяет беспрепятственно открывать документы для последующей работы с ними (сканирование, снятие копий и т. д.);
  
• Оказываем сопутствующие услуги, такие как оформление дел после переплетных работ или сканирование документов для их хранения в электронной форме;
  
• Предлагаем приемлемую стоимость переплетных работ.

Звоните, наши менеджеры будут рады предложить вам оптимальный вариант с учетом ваших пожеланий!

Брошюровка – это переплёт и скрепление бумажный листов, от дипломов и научных работ до отсчётов и книг с помощью специализированного крепления либо пружины. Данная постпечатная обработка не просто украшает изделие, но и делает его использование более практичным:

• Документ имеет более солидный вид и индивидуальность.
• Скрепленные листы не теряются.
• Увеличивается долговечность издания.
• В ряде случаев появляется возможность заменять и дополнять документ отдельными листами.

Основные виды

Брошюровка скобами

В данном случае, предварительно подготовленные страницы соединяются металлической скобой, устанавливаемой в углу документа или по типу тетради. Оптимально подходит для листов с плотностью не более 150 г/м2 и толщиной до четырёх десятков страниц.

Пластиковая пружина

Подходит почти для любого типа полиграфической продукции и плотности бумаги. Количество листов при этом не должно превышать 350 штук. Позволяет при необходимости добавлять и извлекать из комплекта отдельные листы.

Металлическая пружина

Менее универсальный по сравнению с предыдущим типом брошюровки, вариант, однако отличающийся больше презентабельностью. Может выдержать до 100-120 листов плотностью до 180 г/м2.

Твердый переплёт MetalBind с обложкой

Твердый переплет с использованием металлического канала и готовых обложек (металлический переплет).
Самый надежный способ переплета. Брошюрованная при помощи биндеров Металбинд документация не затирается, не деформируется, что повышает её долговечность. Переплетный канал можно разжимать для добавления/удаления листов от 3-9 раз.

** Цена переплета(брошюровки) спиралью указана без учета стоимости обложек и перфорирования.

Собираясь печатать брошюры, распечатывать книги или просто несколько страниц отчета, важно знать, как будет происходить переплет этих документов. Для начала выберите тип переплета документов и в соответствии с этим типом продумайте формат страниц в документе. Имейте в виду, что существует несколько способов переплета документов, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки. Поэтому при выборе способа переплета следует учитывать, какой цели будет служить Ваш документ, насколько он должен быть долговечен, каков будет внешний вид переплетаемого изделия. Немаловажным остается и вопрос стоимости переплетных работ.

На что стоит обратить внимание

При подготовке документа к печати следует знать, какой переплет будет использован. Для некоторых типов переплета необходимы достаточно широкие поля, чтобы отверстия для пружин или колец не попадали на текст, и чтобы документ было удобно читать. В папках-скоросшивателях листы документов расползаются, но подобный переплет удобен, если документы приходится часто вынимать и вставлять, кроме того, документы, переплетенные таким образом достаточно удобно просматривать. Другие виды переплета документов более обеспечивают большую сохранность и долговечность, но в открытом виде они менее удобны, просматривать документы в таких переплетах сложнее. Необходимо выяснить какой вид переплета использовать – от этого зависит и стоимость переплетных работ. Ведь для брошюровки Вам, возможно, потребуется специальное оборудование и материалы, или Вам придется обратиться в компанию, предоставляющую услуги по переплету документов.

А как и в каком случае удобнее сделать переплёт, давайте рассмотрим способы переплёта.

Основные способы переплёта документов

Папки-скоросшиватели – подходящий способ переплета, если есть необходимость периодически вставлять или вынимать страницы. Такой метод не требует специального оборудования. Переплетенные таким образом документы удобно перелистывать и держать открытыми на определенной странице. Недостатки следующие: страницы в папке расползаются, документ не всегда выглядит аккуратно, требуются широкие поля для отверстий под кольца скоросшивателя.

Переплет в виде гребенок, пластиковых спиралей, пружин – подходит для архивной документации, тетрадей, блокнотов, дипломных работ и диссертаций. Документы при этом выглядят аккуратно, но переплет не слишком надежен и долговечен, требует специального оборудования.

Термопереплет с корешками – более долговечен, однако требует применения специальных устройств и материалов. Подобный переплет документов неудобен при перелистывании и не годится для скрепления небольшого количества листов.

Архивный переплёт, используется в обязательном порядке для документов, долговременного и постоянного хранения.

Архивный переплёт

Выполняются на основании архивных стандартов. Отметим, что составной архивный переплёт, соответствующий нормам архивного делопроизводства позволяет не только привести документы в упорядоченный вид, но и существенно уменьшить занимаемый ими объём, что очень важно для хранения больших массивов документов. За счет унификации дел, оформления корешков и составления описей обеспечить быстрый доступ к любому документу. Легко читать документы, находящиеся внутри переплетенного дела и копировать их.

Просмотр документов в папке

Добиться просмотра дел можно за счёт оформления корешков, что обеспечивает быстрый доступ к элементам архива, удобство чтения документов и их копирования без снятия переплёта или повреждения документов. Последнее имеет также очень важное практическое значение: зачастую переплет документов делается таким образом, что ксерокопирование или сканирование представляется весьма затруднительным. Особенно актуален этот вопрос при необходимости создания электронного архива компании - в этом случае операции по сканированию и распознаванию могут быть существенно дороже из-за совершенно иного класса требуемой техники. Ввод данных с бумаги становится ещё более затратным.

Для каких документов переплёт обязателен.

Переплётные работы выполняются для выписок банка (и прочих относящихся к ним бумаг), кассовых документов, авансовых отчётов и других бумаг. Все они должны быть предварительно систематизированы (чаще всего - в хронологическом порядке) и переплетены. В соответствии с пунктом 98 Положения по ведению бухучёта, данные документы хранятся не менее 5 лет (или существенно больше - например, 75 лет для первичных документов). Также переплёт обязателен для документов по личному составу, сроком хранения 75 лет, и для документов постоянного хранения.Сменные рапорты, наряды на работу и другие виды документов могут не переплетаться, а храниться в папках подшитыми.

Преимущество переплетённых документов

Таким образом, правильно выполненные переплётные работы обеспечивает не только удобство в работе, но и позволяет экономить множество ресурсов.

Услуги по переплету документов

Мы предлагаем полный комплекс услуг по переплёту документации и на территории заказчика. Переплетные работы - также охватывают в том числе, архивные работы, направленные на подготовку документов к длительному хранению и уменьшение места, которое требуется для хранение документов. В нашей компании осуществляют деятельность высококвалифицированные сотрудники, которые накопили серьезный опыт деятельности по архивной обработке документов и переплёту документации разной степени сложности.

При выполнении услуг мы применяем способ жесткого переплета, который гарантирует возможность осуществлять эффективную работу с документации. Ко всякому заказу мы относимся крайне ответственно, так как понимаем, что документация в компании – это составляющая эффективной деятельности. Любые сведения, которые станут нам открыты в процессе работы, являются для нас конфиденциальными и не подлежат распространению другим лицам.

\Типовая должностная инструкция Переплетчика документов

Должностная инструкция Переплетчика документов

Должность : Переплетчик документов
Подразделение: _________________________

1. Общие положения:

Подчиненность:
• Переплетчик документов непосредственно подчиняется........................
• Переплетчик документов выполняет указания....................................................

(указания этих работников вы выполняются только в том случае, если они не противоречат указаниям непосредственного руководителя).

Замещение:

• Переплетчик документов замещает.................................................................................
• Переплетчика документов замещает...............................................................................

Прием и освобождение от должности:
Переплетчик документов назначается на должность и освобождается от должности руководителем отдела по согласованию с руководителем подразделения.

Должен знать:

• стандартные форматы и правила резки картона и технической ткани
• технические требования, предъявляемые к картону и технической ткани
• правила комплектования и брошюрования документов
• правила сверления отверстий и заточки ножей и сверл.

• Переплетение документов вручную.
• Распаковка и сортировка картона.
• Резка на формат по долевой линии.
• Заготовка корешка из технической ткани.
• Заточка ножей.
• Подбор документов по номерам и формату.
• Сталкивание листов.
• Подкладывание листов картона сверху и снизу.
• Укладка в форму.
• Сверление отверстий.
• Прошив документов.
• Заклеивание корешка.
• Заготовка и наклейка ярлычка на корешок и верхнюю крышку.

4. Права

• Переплетчик документов имеет право давать подчиненным ему сотрудникам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
• Переплетчик документов имеет право контролировать выполнение производственных заданий, своевременное выполнение отдельных поручений подчиненными ему сотрудниками.
• Переплетчик документов имеет право запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности и деятельности подчиненных ему сотрудников.
• Переплетчик документов имеет право взаимодействовать с другими службами предприятия по производственным и другим вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
• Переплетчик документов имеет право знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности Подразделения.
• Переплетчик документов имеет право предлагать на рассмотрение руководителя предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей Должностной инструкцией обязанностями.
• Переплетчик документов имеет право выносить на рассмотрения руководителя предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
• Переплетчик документов имеет право докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

• Переплетчик документов несет ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
• Переплетчик документов несет ответственность за нарушение правил и положений, регламентирующих деятельность предприятия.
• При переходе на другую работу или освобождении от должности Переплетчик документов ответственен за надлежащую и своевременную сдачу дел лицу, вступающему в настоящую должность, а в случае отсутствия такового, лицу его заменяющему или непосредственно своему руководителю.
• Переплетчик документов несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
• Переплетчик документов несет ответственность за причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
• Переплетчик документов несет ответственность за соблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
• Переплетчик документов несет ответственность за выполнение правил внутреннего распорядка, правил ТБ и противопожарной безопасности.

Руководитель структурного