Язык и стиль юридических документов кратко. Язык и стиль деловых документов. Официальный деловой стиль

Деловой стиль - это арсенал лексических - словесных и грамматических средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбор слова и его формы, построение предложения - все это приемы, с помощью которых автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о его важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение.

При составлении служебных документов большую роль играет правильный выбор слов, точно передающих смысл информации. Надо помнить несколько основных правил лексики.

Очень важно грамотно использовать термины (от латинского terminus - граница, предел) - слова или словосочетания, называющие специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности.

Если вы сомневаетесь в том, что значения применяемых вами терминов понятны адресату, в тексте должна быть дана их расшифровка. Выполняя расшифровку, воспользуйтесь словарем (толковым, терминологическим, иностранных слов или другим). Иначе ваше толкование может оказаться неточным. Например, «В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».

Расшифровка термина должна быть точной, ясной и полной. Одна из самых распространенных болезней официального стиля - плеоназм (греч. pleonasmos - излишество). Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Например:

тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от фр. nuance - оттенок, тонкое отличие);

форсировать ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. forcer - ускорять темп деятельности);

в декабре месяце (декабрь не может быть ничем, кроме месяца); 375 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги); прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень prix - цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;

главная суть («суть» - это и есть главное) и т.д.

Однако некоторые плеонастические словосочетания вошли в обиход и приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. Например, «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение». Они не вполне тождественны по смыслу словам «действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значение.

Часто в служебных словах встречается и тавтология (греч. tau- to - тот же, logos - слово) - повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает текст неблагозвучным и затрудняет его понимание. Например: польза от использования чего-либо; следует учитывать следующие факторы, адресовать в адрес. Такие словосочетания надо заменять другими без потери смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «направить в адрес».

Готовя документ, необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В языке существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка» . Вот некоторые типичные для деловой речи сочетания слов: приказ - издается

должностной оклад -устанавливается выговор - объявляется порицание - выносится и т. д.

Особо следует обратить внимание на сочетания «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.

При работе с текстом документа следует различать паронимы (греч. рага - возле, при; опуша - имя) - родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. Иногда подмена слова паронимом влечет за собой существенные искажения смысла. Особенно часто встречаются ошибки с паронимами: оплатить - заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-либо»; «заплатить» - косвенного: «заплатить за что-нибудь»;

командированный - командировочный (причастие «командированный» образовано от глагола «командировать»; «командированный» - «тот, кого командировали», например командированный сотрудник; прилагательное «командировочный» произведено от существительного «командировка» и имеет значение «относящийся к командировке»: «командировочное удостоверение»).

Не меньшее значение при подготовке служебных документов имеет орфография.

Чаще всего составляющий документ испытывает затруднения в написании названий учреждений, организаций, предприятий. Запомните, что в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций все слова пишутся с прописной буквы. Например: Организация Объединенных Наций; Администрация Президента Российской Федерации.

В большинстве названий - первое слово с прописной: Федеральная архивная служба России.

Помимо первого слова, с прописной может писаться первое слово той части словосочетания, которая сама по себе используется как название:

Государственная Третьяковская галерея (Третьяковская галерея);

Центральный Дом актера (Дом актера).

В наименовании должностей и званий с прописной буквы пишутся наименования высших должностей и высших почетных званий: Президент Российской Федерации. Другие должности и звания пишутся со строчной: начальник Управления кадров.

В составных названиях документов и памятников культуры с большой буквы пишется первое слово (если оно не обозначает родовое понятие) и все собственные имена:

Конституция Российской Федерации, Исаакиевский собор, собор святого Вита, храм Христа Спасителя, Первая симфония Чайковского.

Орфографические трудности вызывает правописание названий, связанных с собственными именами, что совершенно естественно, так как в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия и постоянно происходят изменения. Новые институты, организации, предприятия, должности получают новые имена. Поэтому ни одна компьютерная программа, проверяющая правописание, не охватывает всех собственных имен. Чтобы не делать ошибок в написании имен и названий, необходимо руководствоваться несколькими общими правилами.

Прилагательные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы (некрасовское стихотворение, третьяковское наследство) - кроме прилагательных на -ский, означающих «имени кого-либо», «памяти кого-либо»: Булгаковские чтения.

В географических названиях все слова пишутся с прописной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий: Северная Африка, Северный Ледовитый океан.

Имена нарицательные в составе названий пишутся с прописной буквы, если употреблены не в прямом значении: город Нижний Тагил.

Но в названиях улиц: Патриаршие пруды, Каретный ряд, Кузнецкий мост, Покровские ворота, Коровий вал, - они пишутся со строчной буквы, так как исторически имели прямое значение.

В названиях государств обычно все слова пишутся с прописной буквы. Реже - в неофициальных вариантах названий - отдельные слова - со строчной: Нидерландское королевство, Великое герцогство Люксембург, Соединенное королевство.

В названиях российских территориально-административных образований слова край, область, национальный округ, район пишутся со строчной буквы.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний (аббревиатур - от ит. abbreviating), что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Сокращения могут состоять из слогов (завхоз), начальных звуков слов, входивших в словосочетание или их начальных букв (ГПУ, ПВО). Важнейшие причины использования сокращений состоят не только в том, что они позволяют экономить место и избегать громоздких словосочетаний, но и в том, что они дают возможность избежать словесных повторов. Чтобы у адресата документа не возникали трудности с их расшифровкой, пишущий должен строго следить за тем, чтобы в официальные бумаги попадали только общепонятные сокращения или такие, которые принято использовать в данной области.

От собственно аббревиатур надо отличать графические сокращения - условные письменные обозначения, которые не произносятся. К ним относятся графические сокращения:

• 1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (обл., р-н, г., с. (село - при названии), д., пос.);
• 2) названия месяцев (янв.);
• 3) телеграфные сокращения (тчк);
• 4) условные обозначения величин и единиц измерения (м, мм, кг, г, ц, т, га, атм, А (ампер), с); млн., млрд., тыс., р. (руб.);
• 5) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (квит. №, накл. №; расч. счет №);
• 6) текстовые сокращения (т.д.; т.п.; с.г.; см.; напр.; пр.; др.; п. (пункт);
• 7) наименования должностей, званий, степеней (проф.; член- корр.; к.т.н.; с.н.с.; зав.; зам.; и.о.; пом.). Некоторые из них проявляют тенденцию к превращению в аббревиатуры;
• 8) обращение г-н (господин)

и некоторые другие.

Написание общепринятых сокращений уточняется по словарю сокращений русского языка .

Не менее важно знание для управленца основных правил грамматики.

При составлении документов очень часто вызывают затруднения применение причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи с, из-за, по причине, благодаря. Подсказкой к их выбору должны стать оттенки значений, которыми обладают эти предлоги:

• ввиду - чаще о причине, ожидаемой в будущем: ввиду предстоящего проведения сессии;
• вследствие - чаще о совершившемся факте: прошу внести изменения в план вследствие изменения процентных ставок Центробанка;
• благодаря - чаще о причинах, вызвавших желаемый результат: благодаря своевременной доставке грузов проблема снабжения была решена.

Предлоги обычно управляют существительным в одном определенном падеже.

Нельзя говорить: согласно указания, согласно вашего предложения. Надо: согласно указанию, согласно вашему предложению (существительное в дательном падеже).

При составлении служебных документов, содержащих числительные, следует учитывать, что в большинстве случаев количественное числительное согласуется с существительным в падеже (кроме именительного и винительного):

Недостает пяти стульев, изложено на четырех листах;

Слово «тысяча» чаще всего управляет существительным: доходы, исчисляемые тремястами тысячами рублей.

В составных числительных склоняются все части:

Подарки стоимостью в тысячу пятьсот рублей.

При подготовке выступлений, рассчитанных на произнесение в официальной обстановке, дается словесная расшифровка цифровых обозначений:

В вуз были приняты 1150 (одна тысяча сто пятьдесят) студентов.

К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят четкость и последовательность изложения материала. Необходимо стремиться к лаконичности, но не в ущерб ясности содержания. Справиться с этой непростой задачей помогает знание ряда языковых правил.

При работе над текстом чрезвычайно существенно найти нужную форму сказуемого. Выбирать приходится между активной конструкцией: «Мы рассмотрели ваши предложения», - и пассивной: «Нами рассмотрены ваши предложения». Разница состоит в том, что в первом случае подлежащее называет производителя действия (он выступает как активное лицо), во втором случае - объект действия.

Выбор пассивной конструкции придает тексту большую официальность. Подчеркивается сам факт осуществления действия вне зависимости от того, кто его произвел. Такая установка пишущего еще более последовательно реализуется при использовании безличной конструкции: «Предложения рассматриваются».

Пассивные и безличные обороты давно стали одной из характернейших примет официального стиля. Однако не стоит злоупотреблять пассивом. Во-первых, чем меньше в тексте глаголов, тем он тяжеловеснее, тем труднее в нем разобраться. Во-вторых, пассивные и безличные конструкции как будто снимают ответственность с того, кто подписывает документ.

Сегодняшнее деловое письмо не исключает использования пассива и безличных предложений, однако хотелось бы, чтобы они занимали в тексте подобающее им скромное место.

Русский язык относится к числу языков со свободным, нефиксированным порядком слов. Говорящий и пишущий волен переставлять слова в предложении, и общий смысл при этом не нарушается:

• 1. Вчера подготовлен отчет.
• 2. Вчера отчет подготовлен.
• 3. Отчет вчера подготовлен.
• 4. Отчет подготовлен вчера.
• 5. Подготовлен отчет вчера.
• 6. Подготовлен вчера отчет.

Хотя все предложения содержат одни и те же слова, нельзя сказать, что все варианты равноценны. Очевидно, что в зависимости от порядка слов мы подчеркиваем, акцентируем ту или иную часть сообщения. В данном случае ударной оказывается позиция в конце предложения. Так, в 1-ми 6-м варианте акцент сделан на самом отчете, во 2-м и 3-м - на факте его подготовки, в 4-м и 5-м - на времени подготовки.

Как видим, порядок слов дает нам определенные стилистические возможности.

Эти свойства русского синтаксиса, несомненно, требуют от человека, составляющего документ, языкового чутья и специального внимания к построению фразы. Так как в письменной речи отсутствует такое важное языковое средство, как интонация, обратить внимание адресата на ту или иную часть сообщения можно, лишь поставив ее в конец предложения - в актуализированную позицию.

На вопрос: «Будет ли закончена рукопись к назначенному сроку?» - правильнее всего ответить:

Если же вопрос задан иначе: «В какой срок будет закончена рукопись?» - надо предпочесть другой порядок слов:

Составители служебных документов часто увлекаются деепричастными оборотами. С одной стороны, использовать деепричастный оборот очень удобно, так как он позволяет сказать в одном предложении о нескольких действиях и таким образом способствует краткости изложения. Например: Изучая дополнительно направленные в министерство документы, коллегия пришла к выводу о неправомерности ранее принятых решений. С другой стороны, с деепричастным оборотом связаны определенные трудности. Деепричастный оборот может употребляться только тогда, когда действия, обозначаемые им и сказуемым, осуществляются одним лицом. Если же дело обстоит иначе, вместо деепричастного оборота надо использовать придаточное предложение.

Есть и еще одно правило, которое необходимо соблюдать: деепричастный оборот можно употреблять только в предложении, где есть подлежащее (т. е. названо действующее лицо). Например: Подготавливая текст постановления, члены коллегии ознакомились с различными предложенными вариантами.

Для официального стиля характерно использование большого числа сложных предложений (предложения, состоящие их двух или нескольких частей, каждая из которых имеет собственную грамматическую основу (подлежащее и сказуемое или один из главных членов)), в особенности сложноподчиненных, т. е. таких, в которых одна из частей является главной, другая - придаточной (зависимой). В документации невозможно обойтись без подчинительных конструкций с придаточными времени («После того как средства будут выделены, мы начнем строительство...» и т.п.), условия («Если деньги будут перечислены, мы немедленно заключим контракт...» и т.п.), цели («Предполагается приобрести саженцы, для того чтобы озеленить территорию школы...» и т.п.) и других.

Во многих случаях предпочтительно употреблять именно сложные предложения, а не конструкции с причастными и деепричастными оборотами. Это помогает избежать такой тяжелой болезни канцелярского стиля, как «безглагольность». Именно недостаток глаголов ведет к «нанизыванию» косвенных падежей («обсуждение улучшения проведения мероприятий»), делает речь тяжеловесной, осложняет понимание. Часто замена причастного или деепричастного оборота придаточным предложением позволяет придать сообщению ясность и динамику.

Наряду с лексической, грамматической, стилистической грамотностью от человека, работающего со словом, требуется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату. Композиция (от латинского compositio) - это построение, организация текста. Бывают ситуации, когда абсолютно правильный с точки зрения языка и стиля документ трудно воспринимается только потому, что в нем царит хаос, нет логики в сочетании частей, плохая композиция.

Текст должен содержать целесообразное количество информации. Не следует повторять общеизвестное, загромождать документ деталями.

Особенно существенно выделять и подчеркивать главное. Этой цели могут служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы между строками, подчеркивание, смена шрифта. Современные компьютерные редакторские программы дают большой простор для выразительного оформления текста.

Следует структурировать текст в соответствии с содержанием.

Если используется нумерация, надо помнить, что пункт 1 предполагает наличие пункта 2.

В сегодняшнем делопроизводстве принят определенный порядок нумерации частей документа: номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления: 1.2.1, 2.9.1.

Соблюдение названных лексических, грамматических, композиционных правил требует от работника сферы управления высокого уровня филологической культуры и большой собранности.

Редакторская правка служебных документов

Редактирование (другими словами - проверка и исправление текста) - один из важнейших этапов работы над документом.

Приступая к редактированию текста, важно отчетливо осознать, какие цели перед вами ставятся. Правка может быть как чисто стилистической (т. е. не затрагивающей содержания), так и смысловой. В первом случае от редактора требуется в первую очередь безупречная грамотность, тонкое чувство слова. Во втором - наряду с этим основательное знание существа вопроса, владение фактическим материалом. Есть, однако, и общие принципы.

Обобщенная схема работы редактора выглядит так:

• восприятие - критика - коррективы;
• проверка фактического материала;
• выявление композиционных недочетов;
• выявление стилистических ошибок и погрешностей;
• выявление орфографических и пунктуационных ошибок.

Первый этап редактирования - восприятие текста - имеет

чрезвычайно большое значение. Прежде чем что-либо изменить, следует ознакомиться с документом в целом. Часть вопросов обычно удается снять по ходу чтения. Кроме того, только при целостном восприятии редактор оказывается в состоянии оценить композицию, обнаружить противоречия, логические ошибки, несоразмерность частей документа и т.п.

После того как документ прочитан и отмечены ошибки и моменты, вызывающие сомнение, предстоит решить наиболее сложный и деликатный вопрос о допустимой степени вмешательства в текст. Своеобразие редакторской работы заключается в том, что исправления вносятся в чужой текст. Следовательно, редактирующий имеет право изменить форму, но не содержание документа. Далеко не всегда вопрос о допустимых пределах вмешательства в текст решается просто. В первую очередь это относится к проблеме словесных повторов.

Официально-деловой стиль имеет свою специфику. Одно из основополагающих требований к языку документов - точность, однозначность высказывания. И хотя обычно повторение одного и того же слова (или однокоренных слов) в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой, но это допустимо, если речь идет о повторении терминов. Специальная лексика обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать. Значение термина специфично, он чаще всего не имеет абсолютных синонимов и не может быть заменен другим словом без изменения сути высказывания. Поэтому нередко приходится делать исключение для текстов, насыщенных терминологией, и сохранять словесные повторы ради точности смысла.

Например: После окончания работы ГАК деканаты на основании протоколов ГАК составляют приказ об окончании учебного заведения, который представляется в учебный отдел в пятидневный срок с момента завершения деятельности ГАК.

ГАК - государственная аттестационная комиссия нельзя заменить близким по значению словосочетанием. Чтобы избежать троекратного повтора, можно лишь один раз использовать вместо аббревиатуры слово «комиссия».

Редактору следует помнить: если приходится сохранить повторы, надо подумать о других путях «облегчения» текста. В частности, можно отказаться от длинных, громоздких предложений. Чаще всего сложное предложение нетрудно превратить в несколько простых.

Наиболее важные принципы редакторской правки можно определить так:

• сохранение содержания документа неизменным;
• возможность доказать, что вмешательство в текст необходимо;
• целостность и последовательность (все недостатки отмечаются и исправляются сразу, поскольку одно изменение может повлечь за собой другое);
• четкость и аккуратность.

Последнее кажется очевидным. Тем не менее нередки случаи, когда редактор производит правку от руки, и некоторые слова оказываются «нечитаемыми». В дальнейшем тот, кто набирает текст на компьютере, может невольно внести в документ новую ошибку.

Совершенно недопустимо, закончив редакторскую работу, оставлять на полях знаки вопроса или другие пометки.

Редакторские функции считаются выполненными после того, как все сомнения разрешены и на полях документа остались только пометки, предназначенные для внесения исправлений.

Различают четыре основных вида редакторской правки:

• правка-вычитка;
• правка-сокращение;
• правка-обработка;
• правка-переделка.

Правка-вычитка максимально близка к корректорской работе. Она представляет собой исправление орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют согласования с лицом, подписывающим документ.

Современная компьютерная техника освободила работников документной сферы от большой части корректорской нагрузки: текстовые редакторы позволяют проверять правописание и вносить исправления непосредственно во время набора текста. Но это не должно быть основанием для совершенной беззаботности. В данном вопросе, как и во многих других, человек не имеет права полностью полагаться на технику.

Приходится иметь в виду, что компьютерные текстовые редакторы «не знают» многих собственных имен. Фамилии, инициалы, географические названия, наименования предприятий и учреждений необходимо выверять с особой тщательностью.

Кроме того, компьютер способен обнаружить далеко не все опечатки. Он «не заметит», например, превращения предлога «на» в предлог «за», частицы «не» в «ни»: для него все это одинаково правильные слова. Автоматическая проверка не даст результатов, если вы по ошибке набрали «1897» вместо «1997». Только человек, понимающий смысл высказывания, в состоянии обнаружить подобные ошибки.

Правка-сокращение производится в двух основных случаях:

во-первых, когда необходимо любыми способами сделать документ короче (тогда можно пойти на некоторое уменьшение объема содержания);

во-вторых, когда в тексте содержится избыточная информация -- повторы и «общие места».

Редактор обязан устранить из документа общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструкции. Важно, чтобы редактор хорошо ориентировался в материале и был в состоянии определить, насколько оправданно повторение одних и тех же слов и допустима ли их замена синонимами.

Правка-обработка представляет собой улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты, связанные с нарушением сочетаемости слов, неразличением паронимов, использованием громоздких синтаксических конструкций и т.д.

Документ, выправленный квалифицированным редактором, должен:

• не содержать фактических ошибок и опечаток;
• быть идеально грамотным с точки зрения орфографии и пунктуации;
• иметь оптимальный объем;
• строиться по законам логики;
• соответствовать стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля.

Контрольные вопросы и задания

• 1. В чем особенности языка и стиля служебных документов?
• 2. В чем преимущества составления и оформления документов на компьютере?
• 3. Почему необходимо знание терминов, употребляемых при составлении служебного документа?
• 4. Каков порядок употребления сокращений в служебных документах?
• 5. Какое значение имеет порядок слов в предложении?
• 6. Какие требования предъявляются к композиции служебных документов?
• 7. Укажите этапы редактирования.
• 8. Назовите виды редакторской правки.
• 9. Каковы принципы редакторской правки?

• Словарь сочетаемости слов русского языка / Под ред. П.Н. Денисова, В.В. Морковкина.М., 1983.
• Новый словарь сокращений русского языка. М., 1995.

Составление служебных документов - трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих.

Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Документ на неприглядном, “бедно” сделанном бланке, напечатанный неразборчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о предприятии. По этой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги, вышел из деловой практики Запада и все меньше применяется в России.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина “документ” как “способ доказательства”.

Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: “В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!”.

Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов!

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

Для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются определенный уровень культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.

Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности.

1. Оформление бланков управленческих документов.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел.

Бланк, в котором много места отводится под эмблему и наименование предприятия и мало для текста, неудобен в работе. Поэтому рекомендуется отводить под эмблему 1,5-2 см от границы верхнего поля.

Современный дизайн оформления бланка, “свой” фирменный стиль качественная бумага, полный набор сведений о предприятии. Правильное их расположение на листе особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений);

Бланк для внешних документов (писем, факсов).

Бланк для внутренних документов содержит эмблему предприятия и наименование предприятия.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа - на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже - на иностранном.

Все бланки, как и документы, должны иметь поля.

левое - 20 мм (8 машинописных знаков или ударов),

верхнее - не менее 10 мм,

правое и нижнее - не менее 8 мм.

В целях экономии площади листа ряд фирм в верхней части бланка указывают только эмблему и наименование предприятия, а адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты располагают прямо на нижнем поле листа.

Границы отдельных реквизитов (например, “заголовок к тексту”, “адресат”) удобно обозначать уголками, чтобы избежать ошибок в их расположении при печатании.

Бланки часто используемых документов такие, как справки, акты приема работ по контракту и другие, могут содержать также части постоянного текста, которые при составлении документов дополняются переменной информацией.

2. Язык управленческого документа.

В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом - повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т. д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо - понятия определенные. Деловой язык - это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. И сейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы ("коим образам", "прошу не отказать", "при этом направляем", "дана настоящая" и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем.

Литературный язык имеет много стилей, художественно-беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т. п., которые все время развиваются и находятся в постоянном взаимодействии.

«Под стилем... языка, - говорит известный филолог А. Н. Ефимов, - принято понимать исторически сложившуюся разновидность языка, отличающуюся как в отношении состава и характера объединения речевых средств, так и в смысле закономерности их употребления. Для каждого стиля существует характерное, типичное, а также запретное».

В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественно-беллетристический стиль включает прозаический и поэтический; общественно-публицистический - стили газетно-журнальный и литературно-критический. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т. д.

В каждой группе стилей есть свои разновидности. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т. д.

Тексты сложных документов (отчеты, обзоры, справки и др.) разделяют на части, разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами в соответствии с требованиями ГОСТ 1. 5-85 (Правила оформления машиночитаемых документов и машинограмм) . Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей, более высоких, например: 1. 1, 2. 1. 3. 2. 1 ит. д.

2.1. Отклонения от литературных норм в текстах документов.

Нередко в текстах документов по незнанию, невнимательности или небрежности допускаются различные отклонения. В результате, текст становится малопонятным, насыщенным словесными излишествами, архаизмами и канцеляризмам. Усложняют понимание текста малоизвестные слова иностранного происхождения, профессионализмы, неологизмы. Не украшают документы просторечия, диалектизмы. О наиболее типичных недостатках в тексте и пойдет речь далее.

3. Этикет делового письма.

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами. В переписке можно выделить два основных вида документов: письма и факсы.

Письмо- как один из основных видов документов.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов экологии и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. «Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма»

В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C - Letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.

3.1. Особенности текста письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:

“На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет”.

В зависимости от назначения письма и от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста.

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.

Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:

“Уважаемый Игорь Леонидович!”;

“Господин Зорин!”;

Затем уместны были бы слова благодарности:

“Мы были рады получить Ваше письмо”;

“Большое спасибо за факс от 04.06.95”;

В зависимости от темы письма используются следующие обороты:

Напоминание

Напоминаем Вам, что...

По истечении... срока предложение нашей фирмы теряет силу.

Пожалуйста, сообщите...

Просим оплатить в течение... банковских дней...

Встречают, как известно, по одежке. Поэтому "одежка" Вашего письма, т.е. конверт и бумага, должна быть безукоризненной. Иначе Ваше письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу. Конверт должен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера из белой бумаги. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан блоком или виден из прозрачного окошка. Здесь нет никаких ограничений и строгих правил. Иногда при объявлении о приеме на работу в некоторых странах требуется, чтобы сопроводительное письмо или резюме было написано от руки. В таком случае полезно и конверт надписать аккуратным и чётким почерком. Если Вы собираетесь запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества.

Бумага, если Вы не пользуетесь стандартным бланком вашей компании, тоже должна удовлетворять самым строгим требованиям: формат А4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен. Особенно если Вы предлагаете сотрудничество, представляете свою компанию или нанимаетесь на работу. Подпись должна быть выполнена так, чтобы у получателя не возникло сомнений, что у Вас нет приличной авторучки или Вы недостаточно уверенно можете воспроизвести свою подпись. Авторучку лучше взять с чернилами.

Золотое правило

Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление.

3.2. Архаизмы и канцеляризмы

Архаизмы - это устаревшие слова, выражения и грамматические формы, которые вышли из употребления.

К ним относятся: воспрещается (вместо запрещается), вышеизложенные (указанные выше), впредь (в дальнейшем), на предмет (для), посему (поэтому), по принадлежности (по назначению), при сем представляем (направляем, прилагаем), препроводительное (сопроводительное).

К архаизмам относятся и такие слова: благодарственный, благоволите сообщить, вешать, доверительный, начертать, отведать, страж и другие.

Канцеляризмы - это сложные, громоздкие слова и фразы с устойчивой архаической структурой и характерными канцелярскими союзами и союзными словами, а также сухие, выспренные казенные слова, например: возрастающее несоответствие росту производительности труда и имеющейся в наличии техники..., имеет место наличие нарушений техники безопасности производства горных выработок; на предмет приобщения к труду; выполнить плановое задание по линии всех показателей; надлежит разработать мероприятия по устранению имеющихся недостатков...; мы имеем на сегодняшний день в деле повышения квалификации; приветствие в адрес Петрова (вместо Петрову) и др.

Очень много канцеляризмов встречается в служебной переписке.

4. Официальный деловой стиль.

Языком делового общения является официально-деловой стиль - функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения, по существу, являются юридические лица - организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов. Отношения между организациями устойчивы и регламентируются правовыми нормами, вследствие чего информационные потоки организации имеют «запрограммированный» характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в системе органов управления и организаций.

Специфика делового общения выражается и в том, что автором и адресатом документа почти всегда является организация вцелом - «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним лицом - руководителем организации. То же можно сказать и об адресате документа.

Другая важная характеристика документного общения - адресность информации. Управленческая информация не может быть информацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес. Более того, управленческий документ почти всегда «узко направлен», т. е. адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.

Существенный фактор делового общения - повторяемость управленческих действий и ситуаций, поскольку управленческая деятельность - это всегда «игра по правилам», что обусловливает использование одних и тех же языковых средств в сходных ситуациях.

Другая характерная особенность делового общения - тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации. В результате круг вопросов, относительно которых создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер.

Следовательно, условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации:

· адресность информации;

· повторяемость информации;

Условия делового общения, кроме того, предъявляют и определенные требования к управленческой информации, от соблюдения которых зависит эффективность делового общения.

Одно из важнейших требований к управленческой информации обусловлено самой сущностью управленческой деятельности, которая заключается в принятии управленческих решений с целью воздействия управляющего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке и использовании информации. Следовательно, эффективность управленческой деятельности только в том случае является достаточно высокой, когда для принятия решений используется информация актуальная, информация новая, необходимая, важная для деятельности организации. Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.

Актуальность информации связана с целым рядом других свойств управленческой информации, в частности:

· достоверность (объективность);

· убедительность (аргументированность);

· полнота (достаточность информации) и др.

Требование достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убедительность (аргументированность) информации вызвана необходимостью побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия; от того, насколько обоснован документ, будет зависеть и его исполнение.

Требование полноты предполагает, что документ должен содержать всю необходимую информацию для принятия обоснованного решения. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку.

В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.

Основными особенностями официально-делового стиля являются:

· нейтральный тон изложения;

· точность и ясность изложения;

· лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, наличии определенной дистанции между ними. Кроме того, поскольку участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т. е. от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов сводится к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения Двусмысленностей. Адекватность восприятия текста автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом скорость восприятия текста не имеет особого значения, поскольку текст документа - это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не слуховое восприятие, и при необходимости он может быть перечитан. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, oговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Лаконичность изложения текста - это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.

Рассмотренные особенности официально-делового стиля играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Составление управленческого документа является трудоемким процессом, требующего от составителя определенных знаний и навыков. Документы являются своеобразной визитной карточкой предприятия. Текст документа должен быть последовательным, лаконичным, убедительным и корректным. Информация, содержащаяся в документе, должна быть составленной в соответствии со всеми государственными стандартами. Официальные документы непременно должны содержать все необходимые реквизиты.

Язык документа выполняет стимулирующую функцию в управленческой деятельности, поэтому при составлении деловых документов необходимо пользоваться официально- деловым стилем, который имеет в своем составе стиль законодательно- распорядительных документов, деловой переписки и т.д.

Тексты сложных документов должны быть разделены на пункты, главы, подразделы, подпункты и т.д.

Письма и факсы являются основными видами управленческих документов.

Письма могут быть инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма- запросы, письма- извещения, письма-приглашения, письма- ответы. Они отличаются держанием и назначением. Текст письма обычно состоит из вводной части, в которой указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы и вводной, в которой формулируется его основная цель.

Условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации:

· официальный характер информации;

· адресность информации;

· повторяемость информации;

· тематическая ограниченность.

Корректное оформление управленческих документов с соблюдением рассмотренных в работе особенностей официально-делового стиля, требований к содержанию и оформлению деловых писем может способствовать достижению желаемых результатов деятельности организации, формированию достойного имиджа организации.

Список литературы

1. Документирование управленческой деятельности: курс лекций / О. И. Бондырева.- М.: Высшая школа, ИНФРА-М, 2006. - 474 с

2. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. Учебно-метод. пособие. М., 1996. 68 с.

3. Составление и оформление служебных документов: Практ. Пособие / Под. ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 1999. 224 с.

4. Толковый словарь русского языка / под ред. С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 944 с.

6. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003")

Составление и оформление служебных документов: Практ. Пособие / Под. ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 1999. 224 с.

Толковый словарь русского языка / под ред. С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой. - М.: ИНФРА-М, 2007. – 398с

Введение

Составление служебных документов -- трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих и ИТР. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и управленческого труда.

В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом -- повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо -- понятия определенные. Деловой язык -- это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. И сейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы ("коим образам", "прошу не отказать", "при этом направляем", "дана настоящая" и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем.

Литературный язык имеет много стилей, художественно-беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т.п., которые все время развиваются и находятся в постоянном взаимодействии.

"Под стилем... языка, -- говорит известный филолог А.Н.Ефимов, -- принято понимать исторически сложившуюся разновидность языка, отличающуюся как в отношении состава и характера объединения речевых средств, так и в смысле закономерности их употребления. Для каждого стиля существует характерное, типичное, а также запретное".*

В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественно-беллетристический стиль включает прозаический и поэтический; общественно-публицистический -- стили газетно-журнальный и литературно-критический. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т.д.

"Стиль законодательно-распорядительных документов, - отмечал академик Л.В.Щерба, -- "язык законов" -- требует прежде всего точности и невозможности каких-либо кривотолков; быстрота понимания не является уже в таком случае исключительно важной, так как заинтересованный человек безо всякого понукания прочтет всякую статью закона и два, и три раза".*

Качество и структура стилей непостоянны и изменяются от столетия к столетию, от эпохи к эпохе. После Октябрьской революции в учреждениях продолжало работать много служащих дореволюционной России, деловая речь включала множество канцеляризмов и архаизмов ("Дано Петрову Ивану Яковлевичу, что он действительно является лицом, коим себя именует, что подписом и приложением печати удостоверяется"). Поэтому немало прошло времени, прежде чем избавились от старого и ненужного в языке и стиле.

Официально-деловой стиль имеет специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка. При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: объективность содержания и нейтральность тона, полнота информации и краткость изложения, типизация речевых средств и стандартных терминов. Служебные документы, как правило, оформляются от имени юридического лица учреждения или его структурного подразделения. Формы выражения общественных интересов в служебном документе должны соответствовать нормам административного права.

Большинство документов составляется не от первого, а от третьего лица, причем местоимения заменяются существительными (не "я прошу") а "институт просит", "Министерство не возражает"). В служебной документации недопустимы диалекты (местные говоры), просторечные и жаргонные слова.

Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:

1. Соблюдение норм официально-делового стиля и со временного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.

В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов типа "оказать помощь -- помочь", "допускать ошибку -ошибиться" надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа "надлежащий". "должный", "вышеуказанный", "нижеподписавшийся" и т.п.).

Использование терминов и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;

Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: "в целях оказания помощи", "в порядке оказания помощи"",

Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений -- предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

Одной из наиболее приметных черт официально-делового стиля является непрерывно продолжающийся процесс стандартизации деловой речи, прежде всего языка массовой типовой документации; широкое использование готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов. Например, "в целом", "в связи", "в соответствии с", "в интересах" (стандартные синтаксические модели с отыменными предлогами). Их использование в документах вполне закономерно, так как облегчает процесс составления типовых текстов.

Краткость изложения достигается путем замены сложных предложений простыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

Стандартизированные обороты требуют минимального умственного напряжения и ускоряют процесс составления документов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются в 8-10 раз быстрее. Процесс прочтения документа можно уподобить поиску информации. Этот поиск осуществляется посредством ключевых слов, определяющих вид документа (приказ, решение), и типизированных оборотов.

В наши дни одним из сильных средств воздействия на язык масс является печатное слово. Из книг и журналов читатели черпают не только специальные знания, но и примеры правильного и образного изложения мыслей. Однако еще очень часто встречаются отклонения от литературных норм. Например. " приветствие в адрес", "упреки в адрес"", "передовой форпост науки" и др.

Необоснованно много встречается словесных штампов ("надо отмстить", "особенно надо остановиться", "необходимо указать", "остановиться на вопросе", "учитывая вышеизложенное", "получить нижеследующее", "означенный инвентарь", "выдана данная справка" и т.д).

К числу избитых речевых штампов, употребляемых докладчиками и лекторами, относятся также: "начать борьбу за...", "увязать вопрос", "заострить внимание", "нацелить внимание" , "поставить во главу угла", "в центре внимания", "мы имеем на сегодняшний день", "трудно переоценить значение" и т.п.

Стандартно звучат слова-спутники, критика -- обязательно резкая, поддержка -- всегда горячая и т.п.

1. Правила изложения материала и логического построения текста документа

Текст -- основополагающий реквизит любого документа. Поэтому подготовка текстовой части документации является важнейшим условием хорошо поставленного документирования управленческой деятельности.

В зависимости от количества рассматриваемых в тексте вопросов документы подразделяются на простые и сложные. Первые посвящены одному вопросу, вторые -- нескольким. Но текст любого документа, согласно требованиям ЕГСД, должен состоять не менее чем из двух основных частей. В первой из них дают обоснование или основание составления документа, во второй -- излагают предложения, решения, распоряжения, выводы и просьбы. Даже в том случае, когда текст документа состоит из одной фразы, если он грамотно составлен, в нем можно различить эти два логических элемента.

Например:

"В связи с ожидающимся ранним похолоданием приказываю завершить все работы по утеплению производственных помещений фабрики до 1 октября с.г." (текст приказа).

В редких случаях текст документа содержит одну лишь заключительную часть: в приказах, например, -- распорядительную без преамбулы, в письмах и заявлениях -- просьбу без мотивировки.

Однако в большинстве случаев текст документа состоит из следующих логических элементов: введения, доказательства, заключения. Нередко заключению предшествуют выводы.

Во введении излагаются причины и непосредственный повод для составления служебного документа. В этой части текста нередко делают ссылки на другие, ранее полученные документы, послужившие основанием для создания данною документа.

В доказательстве выражается существо вопроса, при водятся доводы, факты, ссылки на доказательства, цифровые данные, обосновывающие правильность поднимаемого вопроса. Сложное доказательство обычно заканчивается выводом. Доказательства должны убедить адресат в необходимости удовлетворения ходатайства, просьбы или требования.

Выводы не являются отдельным логическим элементом, так как они примыкают к доказательству и неотделимы от него.

Заключение -- главная логическая составная часть, в которой формулируется основная цель документа, его ведущая мысль, просьба, предложение, согласие, отказ. Заключение в служебном документе обязательно.

По характеру содержания заключения неодинаковы Они делятся на активные и пассивные (или описательные) Активные заключения, в свою очередь, подразделяются на прямые и косвенные. В прямом активном заключении адресат побуждается к определенным действиям. Например:

"Предлагаю Вам в кратчайший срок наладить трудовую дисциплину в группе. Для этого разработайте подробный план мероприятий. Примите к студентам, нарушающим дисциплину, строгие меры. О проделанной работе сообщите в деканат 10. U. 96."

В косвенном активном заключении действие возможно или ожидается. Например:

"В связи с усилением морозов возможен выход из строя наружной водопроводной сети".

Здесь, хотя и не предписываются какие-либо действия, предполагается, что будут приняты меры к предотвращению порчи водопровода.

Прямое активное заключение употребляется в приказах, протоколах собраний, письмах, телеграммах, косвенное -- в договорах, инструкциях, положениях и т.д По возможности надо предпочитать активное заключение косвенному.

В зависимости от содержания документа в тексте применяется прямой или обратный порядок расположения логических элементов. В первом случае за введением следуют доказательство и заключение. При обратном порядке вначале излагается заключение, за ним -- доказательство. Введения в таких документах нет.

Пример прямого расположения документов.

Введение: В обоснование претензии от 22.05.96 № 100-ЮР Вами представлена копия акта бюро товарных экспертиз от 12.05.96.

Доказательство: Для рассмотрения вопроса по существу требуется представление подлинных документов.

Заключение: Поэтому просим срочно направить подлинник акта бюро товарных экспертиз от 12.05.96.

При обратном порядке изложения этот текст будет выглядеть таким образом:

Заключение: Просим срочно направить подлинник акта бюро товарных экспертиз от 12.05.96,

Доказательство: т.к. для рассмотрения претензии по существу требуется представление подлинных документов.

В обратном порядке излагают несложные документы. Им следует пользоваться как можно реже. Дело в том, что в заключении, если оно ставится на первое место, надо излагать всю сущность вопроса и в последующей части текста дать полностью его обоснование. Иначе документ становится непонятным и читать его приходится в обратном направлении (снизу вверх). Написать же заключение так, чтобы в нем была полностью раскрыта цель составления документа, довольно трудно. Вот почему прямой порядок расположения логических элементов более приемлем, особенно для подготовки больших по объему документов. Этого метода изложения должны придерживаться составители документации в вышестоящие и равные по положению организации и учреждения. Тон документа в любом случае должен быть корректным, выдержанным, не дающим повода вступать в полемику и заводить излишнюю переписку.

Деление текста на логические элементы является, конечно, условным приемом, который помогает, однако, выработать план документа и последовательно изложить содержание. Отнюдь нет надобности искусственно вводить в текстовую часть все три элемента, гак как это приводит к созданию необоснованно объемных документов.

Текст сложных документов, содержащих информацию по различным вопросам деятельности учреждения, организации или предприятия (положения, инструкции, доклады, отчеты, обзоры и т.п.), стандартом допускается делить на составные части: разделы, подразделы, пункты, подпункты (арабскими цифрами).

Разделы и подразделы текста должны иметь заголовки, кратко выражающие суть их содержания.

Деление текста на составные элементы, разумеется, тесно связанные между собой, и снабжение их заголовками улучшает документ, делает его более доходчивым и выразительным.

В повествовании, например, хотя оно предполагает изложение материала в хронологической последовательности, нужно стремиться выделять узловые события, наиболее характерные факты, детали, черты. При этом нельзя забывать, что протяженность явления во времени и степень важности явления далеко не всегда находятся в прямо пропорциональной зависимости. Скажем, для автобиографии взрослого человека не имеют существенного значения события его детства, хотя оно и длилось более полутора десятков лет. а вот сведения о первых годах трудовой деятельности любого работника представляют в этом служебном документе значительный интерес. Их и нужно отразить с надлежащей полнотой. Здесь разрыв в хронологии повествования будет вполне оправданным.

При работе над описательным текстом следует стремиться к раскрытию наиболее важных признаков явления. По степени важности их необходимо и располагать, что будет служить требованиям последовательности в изложении материала.

Характерной особенностью такого вида текста, как рассуждение, является, как мы уже отмечали, наличие доказательства -- одной из основных форм мышления.

Доказательства бывают двух видов: дедуктивные и индуктивные. В первых мысль развивается в направлении от общего к частному, т.е. от общих суждений к частным выводам. В индуктивных доказательствах, наоборот, мысль идет от отдельных разрозненных фактов к обобщению. Подобным образом нередко излагается материал в рассуждении. Именно индуктивный метод доказательства лежит в приведенном на с. 38 примере о причинах невыполнения производственного плана строительным управлением. Дедуктивный метод доказательства положен в основу такого, скажем, рассуждения:

"Городской автобусный транспорт пока работает плохо. Автобусы выходят на маршруты с опозданием, нарушается график прибытия их на остановку". (Из докладной записки.)

По способу изложения тексты обычно делят на следующие виды: повествование, описание и рассуждение.

В повествовании рассказывается о событиях, явлениях, фактах в той хронологической последовательности, в которой они происходили в действительности. Этот тип изложения чаще всего применяется в таких документах, как информационные сообщения, отдельные виды протоколов, автобиографии, докладные записки и т.п., например:

"Я, Николаев Иван Олегович, родился 10.10.96 в деревне Петровка Алексеевского района Омской области в семье колхозников. В 1955 году окончил местную среднюю школу" и т.д.

В описании дается характеристика явления, события, действия лица или факта в форме перечисления его признаков, особенностей, черт, проявлений. В этом типе изложения можно выделить отдельные элементы, отрывки, раскрывающие те или иные стороны объекта. Такие элементы конкретизируют и обосновывают общую характеристику, например:

"Штабом студенческого отряда проводилась значитель 1 пая работа по улучшению организации труда студентов на полях совхоза "Авангард ". Было создано несколько секторов по вопросам труда и досуга, улучшены питание бойцов отряда, доставка их к месту работы совхозным автотранспортом " и т.д.

В этом примере (из отчета) общее положение работа по улучшению организации труда студентов..." обосновывается конкретными фактами, показывающими, какие именно меры предпринял штаб для совершенствования организации труда бойцов отряда.

Описательное изложение широко практикуется в текстовых частях самых различных документов.

Весьма распространенным способом изложения является рассуждение. Оно выражается в логически последовательном ряде определений, суждений и заключений, раскрывающих внутреннюю взаимосвязь явлений или событий и доказывающих какое-то положение (тезис), например.

"В связи с плохими погодными условиями, болезнью значительной части рабочих, недопоставкой строительных деталей и материалов строительное управление N5 не справилось с производственной программой IVквартала 1995 г "

Легко заметить, что это рассуждение основано на причинно-следственных связях между явлениями и фактами Но в текстах многих документов используются и другие Виды рассуждений. Они строятся, в частности, на установлении условно-уступительных связей, сравнений и сопоставлений фактов, явлений, событий, предметов.

Следует, однако, отметить, что в чистом виде названные нами типы изложения текстов встречаются редко. Чаще всего они переплетаются между собой, дополняют друг друга. Такое взаимодействие особенно характерно для сложных документов.

Это отнюдь не значит, что составителю документации не следует учитывать особенность каждого из видов изложения. Наоборот, необходимо творчески их использовать в работе по документированию.

Тексты сложных документов (отчеты, обзоры, справки и др.) разделяют на части, разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами в соответствии с требованиями ГОСТ 1.5-85. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей, более высоких, например: 1.1, 2.1. 3.2.1 и т.д.

2. Правила сокращений в текстах документов

В документах системы ОРД применяются различные типы сокращений. Однако все сокращения должны отвечать требованиям утвержденных в 1956 г "Сводных правил русской орфографии и пунктуации", а также требованиям ГОСТ 1.5-85.**

Сокращения оправданы, поскольку они укорачивают время на составление текста, уменьшается их объем и, естественно, затраты на изготовление документа.

Принято различать сокращения нескольких типов. 1. Буквенные (инициальные) сокращения (аббревиатуры), которые образованы из первоначальных букв каждого слова, например. ГУМ, ВТЭК, МВД и т.д. Почти все инициальные сокращения пишутся с прописной буквы (за исключением тех, которые превратились в самостоятельные слова, например, загс, вуз и т.п.).

Сложносокращенные слова смешанного образования состоят из аббревиатур и усеченных слов. Пишутся они по-разному, например ВНИИуголь, районе и др.

Сложносокращенные слова сложного типа, например- колхоз, совхоз, теплоход, Ростсельмаш, Главморпуть и т.д.

Отдельные, частично сокращенные слова, состоящие из части основы и полного слова, отличаются какими-либо особенностями в расшифровке, в категории рода, склонении, например, завкадрами, замдиректора, главпочта и т.д.

Заимствованные из других языков, например: Би-Би-Си, АПН, напалм, лавсан и т.п.

Условные графические сокращения для обозначения должностей, географических понятий, промежутков времени, количественных определений, названий городов, сел, деревень, областей, районов, улиц, проспектов и т.п.

Особенность графических сокращений в том, что они не произносятся в устной речи. После такого сокращения обязательно ставится точка, например: г. (город); с. (село); обл., р-н и т.п. Графические сокращения всегда пишутся строчными буквами.

В ОРД не сокращаются реквизиты "заголовок", "автор документа", "подпись". Не допускается сокращение слов через косую линию, т.к. такой способ не предусмотрен, например: н/заводе (на заводе), м/мать (многодетная мать), з/р (заслуженный рационализатор). Общепринятые сокращения употребляются при перечислениях и ссылках, при рядом стоящих цифрах, названиях, фамилиях, например и т.д. (и так далее), и т.п. (и тому подобное), и пр. (и прочее), и др. (и другое), 1 млн, 50 км и т.д.

Сокращается союз "то есть" (т.е.), а слова "так как" "таким образом", "потому что", "так называемый" не должны сокращаться.

Названия ученых степеней, званий могут сокращаться непосредственно только перед фамилиями как в тексте, так и в реквизите "подпись", например: акад.

Захаров, доц. Петров, канд. техн. наук Леонов, инж. Иванов и др. Наименование должности допускается сокращать только в тексте, например: "на собрании выступил гл. механик Силаев Л.П." Причем слова "зам.", "зав.", "пом.", пишутся слитно (завотделом, заве кладом, помдиректора). Но если эти слова отделяются от существительного прилагательным, то после них ставится точка: например зам. главного инженера.

Географические понятия сокращают только перед словами, к которым они относятся, например: оз. Балатон, г. Донецк.

При написании адреса в реквизите "адресат" допускается сокращать: ул. (улица), пр. (проспект), пер. (переулок), пл. (площадь), д. (дом), корп. (корпус), кв. (квартира), обл. (область), пос. (поселок). Сокращения промежутков времени и количественных определений допускаются после числительных, выраженных цифрами: 5 тыс. вагонов, 12 тыс. голов скота, 20 млн. крб.

Слово "год" сокращается только при цифрах, например: 1992 г.

При обозначении периода времени пишут так: 1990-1995 гг., если же между годами есть предлог "по", тогда следует писать, с 1990 г. по 1996 г.

При обозначении учетного хозяйственно-административного бюджета годов пишут 1995/96 уч.г., -- в остальных случаях 1995/96 г. (если имеется в виду год административный, хозяйственный, учебный, бюджетный).

При написании даты смешанным способом (словесно-цифровым и буквенным) слово "год" пишется буквой г., например, 22 мая 1996 г. При сочетании названия месяца и года слово "месяц" не пишется: (в октябре 1995 г.). Не пишут в тексте "в октябре с.г." (сего года), нужно указать год полностью: в октябре 1995 г.

При исчислении времени в документах пишут 20 ч или 20-00, 8 ч 1 45 мин., слово "утро" и "день" не должны употребляться.

Слова "час", "минута", "секунда" при цифрах сокращаются, например: -- 5 ч 32 мин 20 с (точка в конце сокращений не ставится).

Знаки №, §, % в тексте ставят только при цифрах, причем во множественном числе они не удваиваются, например № 16, 6, 9, § 7, 10, 12, 50-60 %.

Следует применять только официально принятые сокращения названий учреждений, организаций, например. Минуглепром, Минобразования и др.

Сокращенные названия марок машин, механизмов, станков, инструментов и др., состоящие из отдельных буквенных или смешанных (буквенных и цифровых) индексов, должны писаться без кавычек прописными буквами. В таких сокращениях цифры, если они стоят после буквенных индексов, должны отделяться дефисом, например: ГАЗ-51, ВАЗ-69.

Если же буквенные обозначения стоят после цифр, то весь индекс пишется слитно. ИЛ-18Д.

3. Написание чисел и оформление таблиц в документах

Цифровая информация и таблицы часто приводятся в документах. Существуют определенные правила их оформления. Так, однозначные количественные числительные (отвечают на вопрос "сколько") падежных наращений не имеют, например, в реквизите "приложение" количество листов и экземпляров пишется только цифрами, на 3 л в 2 экз (не пишется на 5-ти, в 3-х). Если число имеет при себе сокращенную размерность, оно пишется только цифрами: 8 кг, 5 л, 25 км и т.д., если же числа не имеют единиц измерения в тексте документа, они пишутся только словами, например: в одном направлении, с тремя болтами и т.д.(кроме составных числительных: 21, 35, 198 и т.п.).

Числа, начиная с десятков тысяч, пишутся смешанным способом: 15 млн. человек, 20 тысяч крб., 200 тыс.экз., но единообразно в пределах одного текста.

Порядковые числительные, выраженные римскими цифрами, падежных окончаний не имеют, например: на IV сессии Верховного Совета Украины. Порядковые числительные не имеют наращений, если они стоят после существительного, например: рис. 2, в черт. 2, на с. 41. Если несколько (больше двух) порядковых числительных стоят рядом, падежные наращения ставятся только при последнем, например: 1, 2, 3-й и т.д.

Сложные слова, первой частью которых является числительное, пишутся смешанным способом, через дефис (без падежных наращений), например: 200-тонный, 300-летия, 40-миллиметровый, 12-томный.

Единицы измерения при числительных, обозначающих предел, пишутся только раз: 20-30 шт., или от 20 до 30 шт.

Денежные суммы пишутся так: вначале сумма указывается цифрами, а в скобках -- словами, например: в размере 25600 крб. (двадцать пять тысяч шестьсот крб.).

Если в тексте документа приводится ряд числовых значений величины, выраженной одной и той же единицей измерения, то эта единица измерения указывается только за последней цифрой.

Неправильно: Правильно:

• 8,0 мм, 8,5 мм, 12,0 мм, 14,0 мм 8,0, 8,5, 12,0, 14,0 мм20 см х 40 см х 50 см 20 х 40 х 50 см
• 20 кг, 40 кг, 50 кг. 20; 40; 50 кг.

Интервалы между числовым значением величин записывают так: от 50 до 100, от 100 до 150.

Цифровой материал, помещенный в документе, рекомендуется оформлять в ввде таблиц (ГОСТ 1.5-85), например:

Таблица 1

Количественный состав документов

Письма 10000 12000 2000 24000

Телеграммы 300 250 550

Таблица может иметь заголовок, который размещается справа над нею. Он не подчеркивается. Таблицу располагают на ближайшей странице, после ссылки на нее или, если это невозможно, в ближайшем месте.

Если текст небольшой, а таблиц много, то последние могут располагаться в конце текста, по порядку номеров. В пределах раздела таблицы нумеруются арабскими цифрами. Номер таблицы состоит из номера, раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой, например: таблица 1.2 (вторая таблица первого раздела). При ссылке в тексте на таблицу пишут сокращенно: табл. 12. Повторные ссылки на таблицу следует давать так: см. табл. 1.2. Если в документе одна таблица, то ее не нумеруют и слово "таблица" не пишут.

Таблицу с большим количеством граф допускается делить на части и размещать одну часть под другой. В этом случае слово "таблица" и ее порядковый номер указывают один раз справа над первой частью, над остальными частями пишут слово "продолжение" с указанием порядкового номера таблицы, например:

4. Названия учреждений, организаций, предприятий в документах

С прописной буквы пишутся все слова в названиях высших органов власти и управления Верховный Совет Украины.

В названиях республиканских государственных комитетов, министерств и других центральных учреждений с прописной буквы пишется первое слово и, конечно же, собственные имена, например Министерство Украины по делам защиты населения от последствий аварии на Чернобыльской АЭС.

Названия самостоятельных главных управлений и отделов в составе Министерства или ведомства также пишут с прописной буквы, например: Технологическое управление по обогащению угля. Главное производственное управление.

Названия отделов, входящих в состав главных управлений, пишут со строчной буквы, например: отдел новых машин Технологического управления, отдел эксплуатации Главного производственного управления.

В официальных названиях организаций с прописной буквы пишется первое слово, например: Дворец сперта "Шахтер".

Названия объединений, комбинатов, шахт, трестов и институтов, если им предшествуют родовые слова типа "производственное объединение", "комбинат", "трест", "институт", "шахта", пишутся в кавычках и не склоняются, например: производственное объединение по добыче угля "Макеевуголь " - производственному объединению "Донецк-уголь".

При отсутствии родовых слов названия необходимо писать без кавычек, и они склоняются, например. Минуглепром - Цонуглемашу.

Названия организаций, предприятий, съездов, конференций, начинающиеся со слов: Государственный, Всеукраинский, Чрезвычайный и др. или с порядковых числительных, выраженных словесно, пишутся с прописной буквы, например: Государственная библиотека имени Т.Г.Шевченко, Государственный МакНИИ по безопасности работ в горной промышленности, II Всеукраинский фестиваль.

Слово "совет" в единственном и множественном числе всегда пишется с прописной буквы, если входит в полное наименование органа власти; например. Ворошиловский районный Совет народных депутатов г. Донецка.

В сокращенных названиях слово "совет" пишется слитно и со строчной буквы, например: горсовет, сельсовет, поссовет.

В названиях документов, утвержденных Кабинетом министров Украины, слова "Постановление", "Положение", "Устав", "Инструкция" пишутся с прописной буквы. Слова "распоряжение", "решение", "акт", приложение", "перечень" -- со строчной, например:

"В соответствии с Инструкцией о вознаграждении за открытия, изобретения и рационализаторские предложения ".

Географические названия, если они не входят в состав собственного имени предприятия, пишутся со строчной буквы, донецкая шахта "Кировская", но Старобешевская ГРЭС.

В символических, условных названиях предприятий или учреждений первое слово пишется с прописной буквы и все название заключается в кавычки, например: шахта "Красная Звезда ", завод "Красный пахарь ".

Не пишется в кавычках наименование предприятия, учреждения, если в нем есть слово "имени" или "памяти", например: шахта имени Скочинского.

Сокращенные названия (аббревиатуры) институтов, читаемые по первым буквам, пишутся прописными и без кавычек, например: ВНИМИ, ВШИДАД, МакНИИ, ВНИИ-угля

Во множественном числе слова "государственные комитеты", "министерства", "главные управления при Кабинете министров Украины" пишутся со строчной буквы.

При перечислении в тексте нескольких министерств или комитетов следует писать их полное наименование.

например: "Обязать Министерство финансов и Министерство лесного хозяйства ", но не "обязать Министерства лесного хозяйства и финансов...".

Однако при перечислении объединений, комбинатов, трестов и т.п. родовое слово следует писать один раз. ".. обязать производственные объединения "Донецкуголь, "Макеевуголь ", "Снежнянскантрацит ", но не "объединение "Донецкуголь ", объединение "Макеевуголь" и т.д.

5. Написание должностей, званий и фамилий

Наименования высших государственных и правительственных должностей пишут с прописной буквы, например: Президент Украины, Председатель Кабинета министров Украины, заместитель Председателя Верховного Совета Украины.

Названия всех других должностей -- со строчной, например: министр культуры Украины, член коллегии Министерства внутренних дел Украины, генеральный директор производственного объединения по добыче угля "Донецкуголь ".

Наименования воинских, почетных и ученых звании пишут со строчной буквы, например: лауреат Государственной премии Украины имени Т.Г.Шевченко, доктор технических наук, почетный шахтер, генерал-полковник юстиции В наименованиях орденов все слова, кроме слова "орден", пишутся с прописной буквы, например: орден Трудового Красного Знамени, орден "Знак Почета ".

Имеются некоторые особенности написания и склонения имен и фамилий. Не склоняются фамилии, оканчивающиеся на -- аго, -- яго, -- ых, -их, -ово: Живаго, Дуняго, Черных, Долгих, Хитрово. Иностранные фамилии, оканчивающиеся на гласный звук (кроме неударяемых -а, -я), не склоняются: стихи Гюго, роман Золя, опера Верди и др Украинские фамилии на -ко также не склоняются: Петренко, Шевченко. Фамилии на неударяемые -а, -я склоняются, как славянские, так и иностранные: л: Лагоде: творчество Ш-оуды, фильм с участием Джульеты Мазины. в институте имени Патриса Лумумбы. Русские и иноязычные фамилии с окончанием на согласную склоняются, если относятся к мужскому полу, и не склоняются, если к женскому, например, рабочему Киричеку, рабочей Киричек, у Карла Гофмана -- у фрау Гофман.

Однако фамилии, произошедшие от названий животных, зверей, неодушевленных предметов, хотя и заканчиваются на согласные, не склоняются, например, Лебедь, Заяц, Кремень, Ступа.

В русских двойных фамилиях склоняются обе части, если они существуют как самостоятельные фамилии: Новиковой-Красновой, если же первая часть не образует самостоятельной фамилии, то она не склоняется, например. Бонч-Бруевичу, Яр-Мухамедову и др.

6. Отклонения от литературных норм в текстах документов

Нередко в текстах документов по незнанию, невнимательности или небрежности допускаются различные отклонения. В результате текст становится малопонятным, насыщенным словесными излишествами, архаизмами и канцеляризмами Усложняют понимание текста малоизвестные слова иностранного происхождения, профессионализмы, неологизмы. Не украшают документы просторечия, диалектизмы. О наиболее типичных недостатках в тексте и пойдет речь далее.

7. Архаизмы и канцеляризмы

Архаизмы -- это устаревшие слова, выражения и грамматические формы, которые вышли из употребления.

К ним относятся: воспрещается (вместо запрещается), вышеизложенные (указанные выше), впредь (в дальнейшем), на предмет (для), посему (поэтому), по принадлежности (по назначению), при сем представляем (направляем, прилагаем), препроводительное (сопроводительное).

К. архаизмам относятся и такие слова: благодарственный, благоволите сообщить, вешать, доверительный, начертать, отведать, страж и другие.

Канцеляризмы -- это сложные, громоздкие слова и фразы с устойчивой архаической структурой и характерными канцелярскими союзами и союзными словами, а также сухие, выспренные казенные слова, например: возрастающее несоответствие росту производительности труда и имеющейся в наличии техники..., имеет место наличие нарушений техники безопасности производства горных выработок; на предмет приобщения к труду; выполнить плановое задание по линии всех показателей; надлежит разработать мероприятия по устранению имеющихся недостатков...; мы имеем на сегодняшний день в деле повышения квалификации; приветствие в адрес Петрова (вместо Петрову) и др.

Очень много канцеляризмов встречается в служебной переписке.

Язык и стиль различных видов документов.

Специалисты по делопроизводству выделяют разные типы и виды документов.

По фактору адресации – внутренняя и внешняя деловая переписка. Документы, которыми обмениваются стороны, называются официальными письмами.

По сфере деятельности человека: управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др.

По факту доступности : открытого пользования, ограниченного доступа и конфиденциального характера.

По сроку исполнения : срочные, второстепенные, итоговые, периодические .

По критерию первичности: оригинал и копия.

По форме отправления: для почтовой переписки, электронной корреспонденции, факсового отправления.

Для всех документов существует единое правило: соблюдение правил оформления в соответствии с существующими ГОСТами и стандартами.

Мы рассмотрим же те документы, которые могут понадобиться вам сейчас.

Справка – документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение каких-либо фактов и событий. Наименование документа пишется в центре листа большими буквами. Основной текст излагается с использованием типовых моделей: «Дана (ФИО) в том, что …», интервалом ниже сообщается организация, для которой выдается справка или фраза «Справка дана по месту требования». Ниже подпись, включающая должность, личную подпись лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью организации.

Заявление – внутренний служебный документ предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности.

Декану СПФ

проф. Спириной В.И.

студентки 1 курса ФИО,

проживающей по адресу:…,

Заявление.

Прошу освободить меня от занятий с 1 по 10 апреля для поездки домой по семейным обстоятельствам.

Дата ____________Подпись

Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Доверенность

Я, ФИО, паспортные данные: _______, проживающая по адресу: ________, доверяю ФИО, паспортные данные: _______, проживающей по адресу: ________, получить стипендию за октябрь 2006 г.

Дата ____________Подпись

В последнее время широкое распространение получили документы информационно-рекламного характера: товарное предложение, сообщения потенциальным потребителям о видах производимых товаров, резюме.

Требования к этим документам иные, чем к регламентированным деловым бумагам. Они должны быть запоминающимися, вызывать коммерческий интерес, поэтому в них используется языковые средства выразительности.

Обратите внимание на резюме – слово пришло из французского языка и означало «краткий вывод», например, на документах: «Согласен», «Не возражаю». В последнее время термин стал употребляться в значении: «Краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессию, личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность».

Резюме напоминает анкету, но к его составлению можно подходить творчески, т.к. не существует жестких правил. Главная задача – как можно больше выигрышно представить себя, именно ту информацию, которую важно отнести к выбранной работе: и образование, и опыт работы, и личные качества, и характеристика дополнительных навыков. Например, если вы хотите стать рекламным агентом, то их профессиональными качествами являются умение общаться с людьми, находчивость, знание основ психики; если вакансия – учитель начальных классов - то необходимыми качествами являются любовь к детям, отзывчивость, доброта, терпение …

Типовые резюме включают:

· персональные данные (ФИО, дата и место рождения, семейное положение);

· адрес и номер телефона для контакта;

· наименование вакансии;

· основной текст: перечень мест учебы, работы в хронологическом порядке с указанием официального названия организации, времени учебы или работы, наименования занимаемой должности;

· дополнительные сведения: опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготовка;

· прочие сведения: сопутствующие знания и навыки: иностранный язык, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобилем…;

· интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой профессиональной деятельности;

· иная вспомогательная информация (на усмотрение соискателя);

· дата и подпись.

При оформлении учитывается следующее: слово «резюме» не пишется. Фамилию лучше писать печатными буквами для лучшей разборчивости. С нее и начинается оформление бумаги. Далее посредине - ФИО, у левой границы листа: домашний адрес, телефон; у правой адрес и название организации, в которой претендент учился или работал, служебный телефон. Дане под этими данными название вакансии точно с приведенным в источнике, далее информация о соискателе.

АНТОНОВА Белла Михайловна

родилась в г. Армавире 30.07.80 г.

Дом. адрес: Адрес института:

Тел.: Раб. тел.:

Учитель начальных классов.

Сведения об образовании и опыте работы – АГПУ, 3-й курс, социально-педагогический факультет, студентка ОЗО.

Закончила курсы кройки и шитья при ателье «Полет» в 2003г.

Руководила кружком «Умелые руки» при МСОШ № 23 с 2003-2006 гг.

Доп. сведения:

· Участвовала в конференции «Дети наше будущее» (г. Армавир, 2005г.)

· Проходила стажировку в …

· Закончила курсы повышение квалификации.

Прочие сведения:

· Читаю и перевожу со словарем с английского языка.

· Владею компьютером на уровне опытного пользователя.

· Имею водительские права на управлении автотранспортным средством категории С (личного автомобиля нет).

Интересы: увлекаюсь театром, шью для кукольного театра…

Вспомогательная информация: по характеру открытая, коммуникабельная, люблю детей…

Дата ______________Подпись

5 вопрос: Понятие «речевой этикет»

Речевым этикетом называют систему требований (правил, норм), которые разъясняют нам, каким образом следует устанавливать, поддерживать и прерывать контакт с другим человеком в определённой ситуации. Нормы речевого этикета весьма разнообразны, в каждой стране присутствуют свои особенности культуры общения.

Соблюдение правил речевого этикета поможет грамотно донести свои мысли до собеседника, быстрей достигнуть с ним взаимопонимания.

Овладение этикетом речевого общения требует получения знаний в области различных гуманитарных дисциплин: лингвистики, психологии, истории культуры и многих других. Для более успешного освоения навыков культуры общения используют такое понятие, как формулы речевого этикета.

Базовые формулы речевого этикета усваиваются в раннем возрасте, когда родители учат ребёнка здороваться, говорить спасибо, просить прощения за проделки. С возрастом человек узнаёт всё больше тонкостей в общении, осваивает различные стили речи и поведения. Умение правильно оценить ситуацию, завести и поддержать разговор с незнакомым человеком, грамотно изложить свои мысли, отличает человека высокой культуры, образованного и интеллигентного.

Формулы речевого этикета - это определённые слова, фразы и устойчивые выражения, применяемые для трёх стадий разговора:

начало разговора (приветствие/знакомство)

основная часть

заключительная часть разговора

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http :// www . allbest . ru /

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

ВЛАДИМИРСКИЙ ФИЛИАЛ

Факультет управления

Направление подготовки: 38.03.04 Государственное и муниципальное управление

Профиль Государственная и муниципальная служба

Кафедра менеджмента

РЕФЕРАТ

по дисциплине: Делопроизводство в ГМУ

на тему: «Язык официальных документов»

Великанов П.С.

Проверил:

Абдряшитова А.И.

Владимир 2015

Введение

Официальный документ - документ, составленный юридическим или физическим лицом, в соответствии с правилами, установленными в Государственном Стандарте РФ.

Цель данной работы заключается в том, чтобы узнать о всех правилах составления официальных документов и рассмотреть их язык. Правила составления официальных документов можно найти в ГОСТ Р 6.30-2003, в котором представлены все необходимые реквизиты, которые помогают при составлении делового документа.

Задачи исследования предопределяются целью и состоят в том, чтобы:

· узнать что такое официальный документ, рассмотреть его классификацию;

· дать характеристику реквизитам, необходимым при составлении официального документа;

· особенности официально-делового стиля;

· выяснять правила составления текста в официальных документах;

· рассмотреть правила этикета в официальных документах.

Для составления официального документа, необходимо помнить, что он является основным источником информации. Документ - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Таким образом, имея поставленную четкую цель и конкретные задачи, необходимо выяснить все правила составления официальных документов, а так же рассмотреть их с точки зрения языка, то есть его этикетных и стилистических норм.

1. Документ, как основной источник информации

1.1 Определение документа, его виды

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация со всеми необходимыми реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ может быть создан в виде письма, рисунка, фотографии и др. Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее хранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Любой документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документов и его функций. Есть пять функций документа: информационная, организационная, юридическая, воспитательная, научно-историческая. Функции документа представляют собой целевое назначение данного документа.

Нет документов, которые выполняют только одну функцию. Любой документ многофункционален, поэтому разграничить документы можно только по условию, для удобства их классификации и анализа.

Все многообразие документов разделяется на официальные и документы личного характера. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным.

По стадии создания и оформления деловые документы разделяются на следующие виды:

1. Подлинник официального документа - первый или единственный экземпляр официального документа.

2. Проект документа - деловой документ до момента его подписания соответствующим должностным лицом.

3. Копия документа - точное воспроизведение подлинника.

4. Дубликат документа - копия, которая выдается в случае утраты подлинника.

5. Выписка - копия документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенная в установленном порядке.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и т.д. Кадровые службы предприятия работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы.

1.2 Классификация документов

Всю систему управленческой документации предприятия подразделяют на:

1. Организационно-правовые (устав, положение об организации, регламент, штатное расписание, должностная инструкция и др.);

2. Организационно-распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление);

3. Информационно-справочные документы (деловые письма и записки, заявление, протокол, акт и др.).

В свою очередь документы классифицируют по следующим признакам:

1. По форме:

· индивидуальные (содержание каждого документа имеет свои особенности);

· типовые (созданы для однородной группы документов);

· трафаретные (часть документов отпечатана, а часть заполняется при составлении).

· простые (рассматривают один вопрос);

· сложные (рассматривают несколько вопросов).

3. По происхождению:

· служебные (затрагивают интересы предприятий);

· личные (касаются конкретного лица и являются именными).

4. По месту составления:

· внутренние;

· внешние (от других организаций или частных лиц).

5. По срокам хранения:

· постоянные;

· временные.

6. По гласности:

· документы ограниченного доступа;

· без ограничения доступа.

7. По срокам изготовления:

· срочные (имеют определенный срок исполнения);

· несрочные (срок исполнения не установлен).

8. По способу изготовления:

· письменные;

· технические;

· акустические;

· кинодокументы;

· фотодокументы;

· видеодокументы.

Так же в свою очередь существуют и другие классификации документов.

2. Реквизиты , необходимые при составлении официальных документов

Реквизит 1 - Государственный герб Российской Федерации. Данный реквизит помещают на бланках документов в соответствии с содержанием конституционного закона о государственном гербе Российской Федерации.

Организации и учреждения, использующие изображение государственного герба:

1. Федеральное собрание;

2. Правительство РФ;

3. Конституционный суд РФ;

4. Высший Арбитражный суд РФ;

5. Центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов;

6. Прокуратуры РФ;

7. Центральный банк РФ;

8. Уполномоченный по правам человека;

9. Счетная палата РФ;

10. Межведомственная комиссия по защите государственной тайны;

11. Дипломатические правительства;

12. Консульские учреждения и официальные представительства РФ за границей;

13. Органы государственной власти.

Реквизит 2 - Герб субъекта Российской Федерации. Данный реквизит помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. На бланке документа целесообразно указывать наименование государства.

Реквизит 3 - Эмблема организации или товарный знак. Данный реквизит помещают на бланках организаций в соответствии с уставом.

Эмблема - символическое графическое изображение, может представлять рисунок, символ, может включать в себя буквенные обозначения. Товарный знак - обозначение, способное отличить товары и услуги одних юридических лиц, от других.

Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений:

1. Государственный герб;

3. Официальное название государства;

4. Не допускаются эмблемы;

5. Сокращенные или полные названия международных или межправительственных организаций;

6. Печать;

7. Награды и другие обозначения.

Реквизит 4 - Код организации. Данный реквизит проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код представляет собой восьмизначное число ил последовательность чисел, напечатанных через пробел, которые определяют отрасль, сферу и деятельность организации.

Реквизит 5 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН). ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Местоположение реквизита 5 рядом с реквизитом 4 на бланках письма.

Реквизит 6 - Идентификационные номер налогоплательщика/код причины поставки на учет. Данные реквизит проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Чаще всего реквизит 6 проставляется под реквизитами 4 и 5.

Реквизит 7 - Код формы документа, который проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащегося в разделе классификаторов.

Реквизит 8 - Наименование организации, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Данные реквизит находится в верхней части документа и располагается по центру или справа.

Реквизит присутствует:

1. На общем бланке организации;

2. На бланке письма;

3. На бланке конкретного вида документа.

Реквизит 9 - Справочные данные об организации. Данный реквизит включает в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации.

Реквизит 10 - Наименование вида документа. Данный реквизит должен быть определен уставом и должен соответствовать видам документов, предусмотренными ОКУД и УСОРД (унифицированной системой организационно распорядительных документов) - приказ, устав, положение, инструкция и др. оформляется заглавными буквами полужирным шрифтом. Данный реквизит отсутствует на бланке письма.

Реквизит 11 - Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения.

Требования к проставлению даты документов:

1. для протокола - дата заседания;

2. Для акта - дата события;

3. Документы, изданные двумя или более организациями должны иметь одну единую дату.

Способы оформления даты документов:

1. Цифровой (05.03.2013);

3. В обратной последовательности (2013.03.05).

Реквизит 12 - Регистрационный номер документа. Данный реквизит помещается справа от даты и представляет собой порядковый номер документа, присваиваемый ему после подписания, который может дополняться другой информацией.

Реквизит 13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Данный реквизит включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит заполняется при составлении письма-ответа.

Реквизит 14 - Место составления или издания документа. Данный реквизит указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам 8 или 9.

Реквизит 15 - Адресат. В качестве адресата могут выступать отдельные организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Данный реквизит находится в правой верхней части документа и включает в себя наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, инициалы и фамилию получателя в дательном падеже, почтовый адрес.

Реквизит 16 - Гриф утверждения.

Способы утверждения документа:

1. Утверждение должностным лицом;

2. Утверждение специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения включает в себя:

1. Слово УТВЕРЖДАЮ;

2. Наименование должностного лица, утверждающего документ;

3. Личная подпись должностного лица, его инициалы и фамилия;

4. Дата утверждения.

При утверждении специально издаваемым документом гриф утверждения состоит из:

1. Слова УТВЕРДЕН (НА, НЫ, НО);

2. Наименование утверждающего документа в творительном падеже;

3. Его даты и номера.

Реквизит 17 - Резолюция. Данный реквизит проставляется соответствующим должностным лицом рукописным способом, который содержит принятое им решение, и включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Реквизит 18 - Заголовок к тексту. Данный реквизит включает себя краткое содержание текста, отвечает на вопрос о ком? о чем? и располагается перед реквизитом 20.

Реквизит 19 - Отметка о контроле. Отметку о контроле за исполнением документов обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Данный реквизит может проставляться:

1. Руководителем, поставившим резолюцию на документе;

2. Должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документа;

3. Структурным подразделением, осуществляющим контроль за исполнение документов.

Данный реквизит проставляется в правом верхнем углу полужирным шрифтом.

Реквизит 20 - Текст документа. Тексты могут быть оформлены в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы. Предложения, рекомендации. В письмах используют три формы изложения: от первого лица множественного числа; от первого лица единственного числа, от третьего лица, единственного числа.

Реквизит 21 - отметка о наличие приложения. Данный реквизит оформляется после текста, от левого поля документа пишется слово «Приложение», ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров. Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Реквизит 22 - Подпись. Данный реквизит представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В ее состав входят: наименование должности, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Реквизит 23 - Гриф согласования документа. Согласование - это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Данный реквизит проставляется в левом нижнем углу после реквизита «Подпись».

Состоит из: официальный документ деловой текст

1. Слова «СОГЛАСОВАНО»;

2. Должность лица, с которым согласован документ;

3. Личная подпись;

4. Расшифровка подписи;

5. Дата согласования.

Реквизит 24 - Виза согласования документа. Это реквизит выражает согласие ил несогласие должностного лица с содержанием документа.

Виза согласования документа включает в себя:

1. Должность лица, визирующего документ;

2. Личную подпись и ее расшифровку;

3. Дату подписания.

Визы проставляются:

1. В нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа, если этот подлинник остается в организации;

2. В нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Реквизит 25 - Оттиск печати. Печатью заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а так же на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Реквизит 26 - Отметка о заверении копии. При заверении копии подлиннику нижу реквизита проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения.

Реквизит 27 - Отметка об исполнителе. Данный реквизит включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, а так же его номер телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Реквизит 28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в личное дело. Это реквизит проставляют на исполненных документах, которые нужно подшивать в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

В состав реквизита входят следующие данные:

2. Слово «В дело» и номер дела, в котором будет хранится исполнительный документ;

3. Подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ;

4. Дата проставления отметки.

Реквизит 29 - Отметка о поступлении документа в организацию. Данный реквизит проставляется штемпельным устройством или вручную. Он может включать в себя сокращенное название организации или структурного подразделения, если в организации осуществляется децентрализованная регистрация. Реквизит помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 28.

Реквизит 30 - Идентификатор электронной копии документа. Данные реквизит проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа (нижний колонтитул) и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

3. Особенности официально-делового стиля

В любом документе, как в целостной структуре, должна быть кратко изложена информация, которую несет в себе документ. Так же должна быть точность и определенность формулировок. Официально-деловому стилю присуще использование только тех слов, значение которых не нарушает их стилистического единообразия, и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения некоторых слов, приводит к серьезным ошибкам разного типа, поэтому лучше употреблять слова или словосочетания, смысл которых вам понятен и не затруднит понимание у остальных. Так же не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «переорганизация», и слов, относящихся к разговорной лексики.

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл.

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель -- именно месяц, и ничто иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление полностью проявляется в условиях»...

Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты речи типа: «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» -- постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.

4. Правила составления текста в официальных документ ах

Текст - главный реквизит документа, ради которого он и составляется. Чтобы правильно составить текст официального документа необходимо хорошо знать вопрос, о котором пойдет речь в документе, и иметь достаточную информацию, чтобы ее кратко, но точно сформировать в один связный текст.

В практике документирования на сегодняшние день уже сложились устойчивые общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего, не стоит забывать, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, то есть убедить. Данного результата можно достичь с помощью конкретной аргументации и логичностью приводимых фактов и доводов.

При составлении кратно текста стоит помнить, что не стоит сжимать текст до таких размеров, чтобы его суть была двоякой. Информация в документе в первую очередь должна быть информативной и исключать из себя лишние утверждения и высказывания.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся необходимая информация, для решения поставленного вопроса. Именно нехватка информации заставляет запрашивать недостающие сведения, тем самым происходит задержка в решении вопроса.

Краткость достигается отбором необходимой и достаточной информации, с помощью исключения повторения и отсутствия излишних подробностей. Те факты, которые не влияют на решение вопросы, лучше не упоминать. Так же следует помнить, что каждое слово в документе должно нести смысловую нагрузку, поэтому от лишних слов лучше избавиться.

Достичь точного понимания текста поможет тщательный отбор слов, правильная композиционная структура текста, прямой порядок слов в предложение, то есть подлежащее должно стоять на первом месте, а сказуемое на втором, определение должно стоять перед определяемым словом. Когда же смысловая нагрузка падает на действие, то возможно использования обратного порядка слов: «Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет».

Если поводом для создания документа послужил другой документ, то в тексте производятся полные его данные, то есть указываются вид документа, наименовании организации, на чей документ мы отвечаем, дата документа, его регистрационный номер и заголовок к тексту: «В соответствии с главой 14 Трудового кодекса Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» и в целях организации защиты персональных данных работников…»

Таким образом, можем сделать вывод о том, что текст документа должен представлять собой краткое, но точное изложение информации по тому или иному вопросу. Предложения в тексте должны быть взаимосвязаны между собой и каждое слово в нем, должно нести определенную смысловую нагрузку.

5. Правила этикета в официальных документах

Этикет может существовать не только и устном деловом общении между партнерами, но и в официальных документах. Деловой этикет - это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе главных правил речевого лежат следующие положения:

1. Вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру, будь то общение в реальной жизни или с помощью делового письма;

2. Необходимо соблюдать определенную дистанцию между работниками, которые занимают разное служебное положение;

3. Умение говорить «да» или «нет», при этом, не обидев партнера;

4. Стоит быть терпимым с мнением, которое отличается от вашего;

5. Должно быть развито умение признавать свои ошибки и быть в меру самокритичным;

6. В споре стоит использовать аргументы, а не авторитеты.

Правила этикета официальных документов отличаются от обычных. Таким образом, обращение используется только в деловой переписке. При обращении учитывается служебное положение адресата, сфера его деятельности. Наиболее часто в деловой переписке фигурирует следующая форма обращения: «Уважаемый Дмитрий Сергеевич!».

Задача обращения заключается в том, чтобы привлечь внимание адресата, то есть таким образом заинтересовать его. Согласно традициям делового этикета, при формулировке запросов или мнений принята форма выражения от первого лица множественного числа: «Предлагаем Вашему вниманию…». Обращение от первого лица единственного числа используется в письмах конфиденциального содержания, а так же документах, которые оформлены на бланках должностных лиц: «прошу», «приглашаю».

Одним из главных правил этикета в официальных документах является соблюдение языковых норм, которые являются одним из основных критериев культуры речи. Ведь согласитесь, если ваше письма будет начинаться с обращения, а далее будет следовать красиво составленный текст с соблюдением языковых норм, то данное письмо будет не только приятно читать, но есть шанс того, что именно оно сможет привести вас к успеху.

Использование этикетных средств в официальном документе позволяет смягчить категоричность высказываний. Так, например, отказ, смягченный этикетными формулами вежливости, оставляет открытую возможность для дальнейшего сотрудничества: «На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе».

В функции этикетных средств могут служить вводные слова, который указываю на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность.

В мировой практике делового письма признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность и своевременный ответ: «Благодарим Вас за своевременный ответ …».

На определенную тональность восприятия, которая влияет на отношение адресата к сообщаемому, влияет выражение радости. Уверенности или надежды в деловом документе: «Мы были рады видеть Вас на …». Но следует исключить чрезмерную вежливость, которая во многих случаях является ложной: «Будьте так любезны …».

Итак, выбор этикетных средств обусловлен коммуникативной заданностью послания. Однако ни один список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура и объективность в оценке разных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.

Заключение

Таким образом, мною была рассмотрена предложенная тема для реферата «Язык официальных документов». В ходе работы цель была достигнута и выполнены все задачи.

Необходимо еще раз отметить, что официальный документ - это документ, который был создан юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Документ может выполнять ряд функций, а главное, что он является средством для развития отношений между деловыми партнерами.

Язык официальных документов заключается в точности краткого условия материала в том или ином документе, при этом не стоит забывать о синтаксических нормах русского языка, которые придают документу грамотный вид и подталкивают его на больший успех. Так же, исходя из всего вышенаписанного, не стоит забывать об уважительности к своему партнеру, которому будет направлен данный документ.

При составлении официального документа стоит учитывать и правильность оформления реквизитов, которые представлены в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования, представленные к ГОСТе, своего рода тоже являются языком официального документа, так как говорят о правильности и грамотности его составления, а значит эти требования играют большую роль при оформлении документа.

Итак, язык официальных документов является неотъемлемой частью документа, так как с помощью него можно добиться успеха в деловой сфере и произвести хорошее впечатление на деловых партнеров, грамотно составленным документом.

Библиографический список

1. ГОСТ Р 6.30.2003.

2. Лавриненко В.Н., М.: Феникс - «Психология и этика делового общения». 2010 г.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Документационное обеспечение управления. На язык и стиль официальной документации распространяются законы составления служебных текстовых документов в аспекте официально-делового стиля речи. Требования к текстам документов. Ошибки в оформлении текстов.

контрольная работа , добавлен 25.02.2009


Нормы официально-делового стиля. Правила использования сокращений, аббревиатур. Редакторская правка служебных документов. Использование деепричастных оборотов. Согласование сказуемого с подлежащим. Правописание имен собственных, орфографические трудности.

реферат , добавлен 19.02.2014


Понятие о деловом документе как материальном носителе фиксированной информации. Функциональные системы документации в организации. Реквизиты и оформление делового документа. Место составления и гриф утверждения. Заголовок к тексту. Служебное письмо.

реферат , добавлен 14.11.2013


Реквизиты документа, определяющие его юридическую значимость. Порядок подписания и утверждения документов. Определение юридической силы копий документов. Методика оформления и подписания сторонами контрактов, юридические требования, предъявляемые к ним.

контрольная работа , добавлен 21.07.2009


Понятие и характеристика документов, используемых в официально-деловой сфере общения. Правила составления предложений, согласование его членов, выбор варианта. Составление делового письма и оформление его в соответствии с установленными нормами.

контрольная работа , добавлен 15.05.2013


Юридическая сила документа. Функции документа. Основные правила составления и оформления документов. Требования к составлению и оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Требования к бланкам документов.

курсовая работа , добавлен 14.12.2004


Состав организационно-распорядительных документов. Количество печатных знаков на странице формата А4. Требования к официально-деловому стилю документов. Способы утверждения бумаг. Реквизиты, правила их расположения. Пример оформления распоряжения.

контрольная работа , добавлен 26.05.2013


Основные особенности делового общения. Организация и технология документационного обеспечения управления. Технические средства, используемые для составления документов. Требования к оформлению документов. Правила ведения бесед и деловых совещаний.

контрольная работа , добавлен 08.12.2010


Рассмотрение истории развития системы государственного делопроизводства, ее нормативно-методической базы. Ознакомление с видом, составом реквизитов документа и основными направлениями их совершенствования. Изучение официально-делового стиля общения.

книга , добавлен 04.08.2010


Понятие документа его виды, формы. Роль документации в управлении организации. Этапы подготовки и оформления распорядительных документов. Анализ составления, оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы.