Язык и стиль официальных документов. Особенности языка служебных документов. Язык и стиль различных видов документов

Деловой стиль - это арсенал лексических - словесных и грамматических средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбор слова и его формы, построение предложения - все это приемы, с помощью которых автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о его важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение.

При составлении служебных документов большую роль играет правильный выбор слов, точно передающих смысл информации. Надо помнить несколько основных правил лексики.

Очень важно грамотно использовать термины (от латинского terminus - граница, предел) - слова или словосочетания, называющие специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности.

Если вы сомневаетесь в том, что значения применяемых вами терминов понятны адресату, в тексте должна быть дана их расшифровка. Выполняя расшифровку, воспользуйтесь словарем (толковым, терминологическим, иностранных слов или другим). Иначе ваше толкование может оказаться неточным. Например, «В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».

Расшифровка термина должна быть точной, ясной и полной. Одна из самых распространенных болезней официального стиля - плеоназм (греч. pleonasmos - излишество). Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Например:

тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от фр. nuance - оттенок, тонкое отличие);

форсировать ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. forcer - ускорять темп деятельности);

в декабре месяце (декабрь не может быть ничем, кроме месяца); 375 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги); прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень prix - цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;

главная суть («суть» - это и есть главное) и т.д.

Однако некоторые плеонастические словосочетания вошли в обиход и приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. Например, «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение». Они не вполне тождественны по смыслу словам «действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значение.

Часто в служебных словах встречается и тавтология (греч. tau- to - тот же, logos - слово) - повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает текст неблагозвучным и затрудняет его понимание. Например: польза от использования чего-либо; следует учитывать следующие факторы, адресовать в адрес. Такие словосочетания надо заменять другими без потери смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «направить в адрес».

Готовя документ, необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В языке существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка» . Вот некоторые типичные для деловой речи сочетания слов: приказ - издается

должностной оклад -устанавливается выговор - объявляется порицание - выносится и т. д.

Особо следует обратить внимание на сочетания «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.

При работе с текстом документа следует различать паронимы (греч. рага - возле, при; опуша - имя) - родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. Иногда подмена слова паронимом влечет за собой существенные искажения смысла. Особенно часто встречаются ошибки с паронимами: оплатить - заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-либо»; «заплатить» - косвенного: «заплатить за что-нибудь»;

командированный - командировочный (причастие «командированный» образовано от глагола «командировать»; «командированный» - «тот, кого командировали», например командированный сотрудник; прилагательное «командировочный» произведено от существительного «командировка» и имеет значение «относящийся к командировке»: «командировочное удостоверение»).

Не меньшее значение при подготовке служебных документов имеет орфография.

Чаще всего составляющий документ испытывает затруднения в написании названий учреждений, организаций, предприятий. Запомните, что в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций все слова пишутся с прописной буквы. Например: Организация Объединенных Наций; Администрация Президента Российской Федерации.

В большинстве названий - первое слово с прописной: Федеральная архивная служба России.

Помимо первого слова, с прописной может писаться первое слово той части словосочетания, которая сама по себе используется как название:

Государственная Третьяковская галерея (Третьяковская галерея);

Центральный Дом актера (Дом актера).

В наименовании должностей и званий с прописной буквы пишутся наименования высших должностей и высших почетных званий: Президент Российской Федерации. Другие должности и звания пишутся со строчной: начальник Управления кадров.

В составных названиях документов и памятников культуры с большой буквы пишется первое слово (если оно не обозначает родовое понятие) и все собственные имена:

Конституция Российской Федерации, Исаакиевский собор, собор святого Вита, храм Христа Спасителя, Первая симфония Чайковского.

Орфографические трудности вызывает правописание названий, связанных с собственными именами, что совершенно естественно, так как в этом разделе русской орфографии нет полного единообразия и постоянно происходят изменения. Новые институты, организации, предприятия, должности получают новые имена. Поэтому ни одна компьютерная программа, проверяющая правописание, не охватывает всех собственных имен. Чтобы не делать ошибок в написании имен и названий, необходимо руководствоваться несколькими общими правилами.

Прилагательные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы (некрасовское стихотворение, третьяковское наследство) - кроме прилагательных на -ский, означающих «имени кого-либо», «памяти кого-либо»: Булгаковские чтения.

В географических названиях все слова пишутся с прописной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий: Северная Африка, Северный Ледовитый океан.

Имена нарицательные в составе названий пишутся с прописной буквы, если употреблены не в прямом значении: город Нижний Тагил.

Но в названиях улиц: Патриаршие пруды, Каретный ряд, Кузнецкий мост, Покровские ворота, Коровий вал, - они пишутся со строчной буквы, так как исторически имели прямое значение.

В названиях государств обычно все слова пишутся с прописной буквы. Реже - в неофициальных вариантах названий - отдельные слова - со строчной: Нидерландское королевство, Великое герцогство Люксембург, Соединенное королевство.

В названиях российских территориально-административных образований слова край, область, национальный округ, район пишутся со строчной буквы.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний (аббревиатур - от ит. abbreviating), что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Сокращения могут состоять из слогов (завхоз), начальных звуков слов, входивших в словосочетание или их начальных букв (ГПУ, ПВО). Важнейшие причины использования сокращений состоят не только в том, что они позволяют экономить место и избегать громоздких словосочетаний, но и в том, что они дают возможность избежать словесных повторов. Чтобы у адресата документа не возникали трудности с их расшифровкой, пишущий должен строго следить за тем, чтобы в официальные бумаги попадали только общепонятные сокращения или такие, которые принято использовать в данной области.

От собственно аббревиатур надо отличать графические сокращения - условные письменные обозначения, которые не произносятся. К ним относятся графические сокращения:

1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (обл., р-н, г., с. (село - при названии), д., пос.);
2) названия месяцев (янв.);
3) телеграфные сокращения (тчк);
4) условные обозначения величин и единиц измерения (м, мм, кг, г, ц, т, га, атм, А (ампер), с); млн., млрд., тыс., р. (руб.);
5) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (квит. №, накл. №; расч. счет №);
6) текстовые сокращения (т.д.; т.п.; с.г.; см.; напр.; пр.; др.; п. (пункт);
7) наименования должностей, званий, степеней (проф.; член- корр.; к.т.н.; с.н.с.; зав.; зам.; и.о.; пом.). Некоторые из них проявляют тенденцию к превращению в аббревиатуры;
8) обращение г-н (господин)

и некоторые другие.

Написание общепринятых сокращений уточняется по словарю сокращений русского языка .

Не менее важно знание для управленца основных правил грамматики.

При составлении документов очень часто вызывают затруднения применение причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи с, из-за, по причине, благодаря. Подсказкой к их выбору должны стать оттенки значений, которыми обладают эти предлоги:

ввиду - чаще о причине, ожидаемой в будущем: ввиду предстоящего проведения сессии;
вследствие - чаще о совершившемся факте: прошу внести изменения в план вследствие изменения процентных ставок Центробанка;
благодаря - чаще о причинах, вызвавших желаемый результат: благодаря своевременной доставке грузов проблема снабжения была решена.

Предлоги обычно управляют существительным в одном определенном падеже.

Нельзя говорить: согласно указания, согласно вашего предложения. Надо: согласно указанию, согласно вашему предложению (существительное в дательном падеже).

При составлении служебных документов, содержащих числительные, следует учитывать, что в большинстве случаев количественное числительное согласуется с существительным в падеже (кроме именительного и винительного):

Недостает пяти стульев, изложено на четырех листах;

Слово «тысяча» чаще всего управляет существительным: доходы, исчисляемые тремястами тысячами рублей.

В составных числительных склоняются все части:

Подарки стоимостью в тысячу пятьсот рублей.

При подготовке выступлений, рассчитанных на произнесение в официальной обстановке, дается словесная расшифровка цифровых обозначений:

В вуз были приняты 1150 (одна тысяча сто пятьдесят) студентов.

К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят четкость и последовательность изложения материала. Необходимо стремиться к лаконичности, но не в ущерб ясности содержания. Справиться с этой непростой задачей помогает знание ряда языковых правил.

При работе над текстом чрезвычайно существенно найти нужную форму сказуемого. Выбирать приходится между активной конструкцией: «Мы рассмотрели ваши предложения», - и пассивной: «Нами рассмотрены ваши предложения». Разница состоит в том, что в первом случае подлежащее называет производителя действия (он выступает как активное лицо), во втором случае - объект действия.

Выбор пассивной конструкции придает тексту большую официальность. Подчеркивается сам факт осуществления действия вне зависимости от того, кто его произвел. Такая установка пишущего еще более последовательно реализуется при использовании безличной конструкции: «Предложения рассматриваются».

Пассивные и безличные обороты давно стали одной из характернейших примет официального стиля. Однако не стоит злоупотреблять пассивом. Во-первых, чем меньше в тексте глаголов, тем он тяжеловеснее, тем труднее в нем разобраться. Во-вторых, пассивные и безличные конструкции как будто снимают ответственность с того, кто подписывает документ.

Сегодняшнее деловое письмо не исключает использования пассива и безличных предложений, однако хотелось бы, чтобы они занимали в тексте подобающее им скромное место.

Русский язык относится к числу языков со свободным, нефиксированным порядком слов. Говорящий и пишущий волен переставлять слова в предложении, и общий смысл при этом не нарушается:

1. Вчера подготовлен отчет.
2. Вчера отчет подготовлен.
3. Отчет вчера подготовлен.
4. Отчет подготовлен вчера.
5. Подготовлен отчет вчера.
6. Подготовлен вчера отчет.

Хотя все предложения содержат одни и те же слова, нельзя сказать, что все варианты равноценны. Очевидно, что в зависимости от порядка слов мы подчеркиваем, акцентируем ту или иную часть сообщения. В данном случае ударной оказывается позиция в конце предложения. Так, в 1-ми 6-м варианте акцент сделан на самом отчете, во 2-м и 3-м - на факте его подготовки, в 4-м и 5-м - на времени подготовки.

Как видим, порядок слов дает нам определенные стилистические возможности.

Эти свойства русского синтаксиса, несомненно, требуют от человека, составляющего документ, языкового чутья и специального внимания к построению фразы. Так как в письменной речи отсутствует такое важное языковое средство, как интонация, обратить внимание адресата на ту или иную часть сообщения можно, лишь поставив ее в конец предложения - в актуализированную позицию.

На вопрос: «Будет ли закончена рукопись к назначенному сроку?» - правильнее всего ответить:

Если же вопрос задан иначе: «В какой срок будет закончена рукопись?» - надо предпочесть другой порядок слов:

Составители служебных документов часто увлекаются деепричастными оборотами. С одной стороны, использовать деепричастный оборот очень удобно, так как он позволяет сказать в одном предложении о нескольких действиях и таким образом способствует краткости изложения. Например: Изучая дополнительно направленные в министерство документы, коллегия пришла к выводу о неправомерности ранее принятых решений. С другой стороны, с деепричастным оборотом связаны определенные трудности. Деепричастный оборот может употребляться только тогда, когда действия, обозначаемые им и сказуемым, осуществляются одним лицом. Если же дело обстоит иначе, вместо деепричастного оборота надо использовать придаточное предложение.

Есть и еще одно правило, которое необходимо соблюдать: деепричастный оборот можно употреблять только в предложении, где есть подлежащее (т. е. названо действующее лицо). Например: Подготавливая текст постановления, члены коллегии ознакомились с различными предложенными вариантами.

Для официального стиля характерно использование большого числа сложных предложений (предложения, состоящие их двух или нескольких частей, каждая из которых имеет собственную грамматическую основу (подлежащее и сказуемое или один из главных членов)), в особенности сложноподчиненных, т. е. таких, в которых одна из частей является главной, другая - придаточной (зависимой). В документации невозможно обойтись без подчинительных конструкций с придаточными времени («После того как средства будут выделены, мы начнем строительство...» и т.п.), условия («Если деньги будут перечислены, мы немедленно заключим контракт...» и т.п.), цели («Предполагается приобрести саженцы, для того чтобы озеленить территорию школы...» и т.п.) и других.

Во многих случаях предпочтительно употреблять именно сложные предложения, а не конструкции с причастными и деепричастными оборотами. Это помогает избежать такой тяжелой болезни канцелярского стиля, как «безглагольность». Именно недостаток глаголов ведет к «нанизыванию» косвенных падежей («обсуждение улучшения проведения мероприятий»), делает речь тяжеловесной, осложняет понимание. Часто замена причастного или деепричастного оборота придаточным предложением позволяет придать сообщению ясность и динамику.

Наряду с лексической, грамматической, стилистической грамотностью от человека, работающего со словом, требуется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату. Композиция (от латинского compositio) - это построение, организация текста. Бывают ситуации, когда абсолютно правильный с точки зрения языка и стиля документ трудно воспринимается только потому, что в нем царит хаос, нет логики в сочетании частей, плохая композиция.

Текст должен содержать целесообразное количество информации. Не следует повторять общеизвестное, загромождать документ деталями.

Особенно существенно выделять и подчеркивать главное. Этой цели могут служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы между строками, подчеркивание, смена шрифта. Современные компьютерные редакторские программы дают большой простор для выразительного оформления текста.

Следует структурировать текст в соответствии с содержанием.

Если используется нумерация, надо помнить, что пункт 1 предполагает наличие пункта 2.

В сегодняшнем делопроизводстве принят определенный порядок нумерации частей документа: номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления: 1.2.1, 2.9.1.

Соблюдение названных лексических, грамматических, композиционных правил требует от работника сферы управления высокого уровня филологической культуры и большой собранности.

Редакторская правка служебных документов

Редактирование (другими словами - проверка и исправление текста) - один из важнейших этапов работы над документом.

Приступая к редактированию текста, важно отчетливо осознать, какие цели перед вами ставятся. Правка может быть как чисто стилистической (т. е. не затрагивающей содержания), так и смысловой. В первом случае от редактора требуется в первую очередь безупречная грамотность, тонкое чувство слова. Во втором - наряду с этим основательное знание существа вопроса, владение фактическим материалом. Есть, однако, и общие принципы.

Обобщенная схема работы редактора выглядит так:

восприятие - критика - коррективы;
проверка фактического материала;
выявление композиционных недочетов;
выявление стилистических ошибок и погрешностей;
выявление орфографических и пунктуационных ошибок.

Первый этап редактирования - восприятие текста - имеет

чрезвычайно большое значение. Прежде чем что-либо изменить, следует ознакомиться с документом в целом. Часть вопросов обычно удается снять по ходу чтения. Кроме того, только при целостном восприятии редактор оказывается в состоянии оценить композицию, обнаружить противоречия, логические ошибки, несоразмерность частей документа и т.п.

После того как документ прочитан и отмечены ошибки и моменты, вызывающие сомнение, предстоит решить наиболее сложный и деликатный вопрос о допустимой степени вмешательства в текст. Своеобразие редакторской работы заключается в том, что исправления вносятся в чужой текст. Следовательно, редактирующий имеет право изменить форму, но не содержание документа. Далеко не всегда вопрос о допустимых пределах вмешательства в текст решается просто. В первую очередь это относится к проблеме словесных повторов.

Официально-деловой стиль имеет свою специфику. Одно из основополагающих требований к языку документов - точность, однозначность высказывания. И хотя обычно повторение одного и того же слова (или однокоренных слов) в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой, но это допустимо, если речь идет о повторении терминов. Специальная лексика обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать. Значение термина специфично, он чаще всего не имеет абсолютных синонимов и не может быть заменен другим словом без изменения сути высказывания. Поэтому нередко приходится делать исключение для текстов, насыщенных терминологией, и сохранять словесные повторы ради точности смысла.

Например: После окончания работы ГАК деканаты на основании протоколов ГАК составляют приказ об окончании учебного заведения, который представляется в учебный отдел в пятидневный срок с момента завершения деятельности ГАК.

ГАК - государственная аттестационная комиссия нельзя заменить близким по значению словосочетанием. Чтобы избежать троекратного повтора, можно лишь один раз использовать вместо аббревиатуры слово «комиссия».

Редактору следует помнить: если приходится сохранить повторы, надо подумать о других путях «облегчения» текста. В частности, можно отказаться от длинных, громоздких предложений. Чаще всего сложное предложение нетрудно превратить в несколько простых.

Наиболее важные принципы редакторской правки можно определить так:

сохранение содержания документа неизменным;
возможность доказать, что вмешательство в текст необходимо;
целостность и последовательность (все недостатки отмечаются и исправляются сразу, поскольку одно изменение может повлечь за собой другое);
четкость и аккуратность.

Последнее кажется очевидным. Тем не менее нередки случаи, когда редактор производит правку от руки, и некоторые слова оказываются «нечитаемыми». В дальнейшем тот, кто набирает текст на компьютере, может невольно внести в документ новую ошибку.

Совершенно недопустимо, закончив редакторскую работу, оставлять на полях знаки вопроса или другие пометки.

Редакторские функции считаются выполненными после того, как все сомнения разрешены и на полях документа остались только пометки, предназначенные для внесения исправлений.

Различают четыре основных вида редакторской правки:

правка-вычитка;
правка-сокращение;
правка-обработка;
правка-переделка.

Правка-вычитка максимально близка к корректорской работе. Она представляет собой исправление орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют согласования с лицом, подписывающим документ.

Современная компьютерная техника освободила работников документной сферы от большой части корректорской нагрузки: текстовые редакторы позволяют проверять правописание и вносить исправления непосредственно во время набора текста. Но это не должно быть основанием для совершенной беззаботности. В данном вопросе, как и во многих других, человек не имеет права полностью полагаться на технику.

Приходится иметь в виду, что компьютерные текстовые редакторы «не знают» многих собственных имен. Фамилии, инициалы, географические названия, наименования предприятий и учреждений необходимо выверять с особой тщательностью.

Кроме того, компьютер способен обнаружить далеко не все опечатки. Он «не заметит», например, превращения предлога «на» в предлог «за», частицы «не» в «ни»: для него все это одинаково правильные слова. Автоматическая проверка не даст результатов, если вы по ошибке набрали «1897» вместо «1997». Только человек, понимающий смысл высказывания, в состоянии обнаружить подобные ошибки.

Правка-сокращение производится в двух основных случаях:

во-первых, когда необходимо любыми способами сделать документ короче (тогда можно пойти на некоторое уменьшение объема содержания);

во-вторых, когда в тексте содержится избыточная информация -- повторы и «общие места».

Редактор обязан устранить из документа общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструкции. Важно, чтобы редактор хорошо ориентировался в материале и был в состоянии определить, насколько оправданно повторение одних и тех же слов и допустима ли их замена синонимами.

Правка-обработка представляет собой улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты, связанные с нарушением сочетаемости слов, неразличением паронимов, использованием громоздких синтаксических конструкций и т.д.

Документ, выправленный квалифицированным редактором, должен:

не содержать фактических ошибок и опечаток;
быть идеально грамотным с точки зрения орфографии и пунктуации;
иметь оптимальный объем;
строиться по законам логики;
соответствовать стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля.

Контрольные вопросы и задания

1. В чем особенности языка и стиля служебных документов?
2. В чем преимущества составления и оформления документов на компьютере?
3. Почему необходимо знание терминов, употребляемых при составлении служебного документа?
4. Каков порядок употребления сокращений в служебных документах?
5. Какое значение имеет порядок слов в предложении?
6. Какие требования предъявляются к композиции служебных документов?
7. Укажите этапы редактирования.
8. Назовите виды редакторской правки.
9. Каковы принципы редакторской правки?

Словарь сочетаемости слов русского языка / Под ред. П.Н. Денисова, В.В. Морковкина.М., 1983.
Новый словарь сокращений русского языка. М., 1995.

Язык и стиль деловой документации: общая характеристика, основные требования, типичные ошибки.

К языковым средствам и стилю изложения информации в деловом письме предъявляются следующие стандартные требования:

точность изложения информации,
стандартизация и унификация языковых и текстовых средств,
нейтральный тон изложения,
официальность и строгость языка и стиля делового письма (максимально строгое и сдержанное изложение информации, что в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств),
лаконичность (письмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе восприятие информации затруднится),
полнота информации (документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию),
ясность,
однозначность используемых слов и терминов,
логичность,
объективность,
текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой - лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Язык официальных документов это набор клише, штампов, стандартов. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма.

в первой излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма,

во второй части предложения, просьбы, решения, распоряжения.

Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Их можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Структурные ошибки.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Синтаксические ошибки.

Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов.

Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов.

Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте.

Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Морфологические ошибки.

Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных.

Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Лексические ошибки.

Неправильное использование слов и терминов.

Неуместное или неоправданное использование иностранных слов.

Заимствование иностранных слов закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов- синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.

Стилистические помехи.

Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В языке деловой корреспонденции недопустимы слишком длинные обороты.

Технические помехи.

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). основная причина возникновения технических помех небрежность при составлении делового письма.

1. Язык и стиль служебных документов

Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается в языке, нa котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии - основного компонента любого функционального стиля. Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной - сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой внеиндивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языкy деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. "Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).

Особенности официально-делового стиля

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это

Краткость и компактность изложения официального материала;

Точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

Последовательность использования технических приемов правотворчества.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»).

Не допускается использование неологизмов, даже образованных па традиционным моделям, например, «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например, «секретарша», «лаборантка».

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нeрeдко путают слова «представить» и «предоставить». Представить - 1)предъявить, сообщить («представить список "сотрудников», «представить доказательства»); 2)познакомить с кем-либо - «представить коллективу нового работника»); 3) ходатайствовать (о повышении, о награде) («представить к очередному званию», «представить к ордену»); 4) составить, обнаружить («представить (coбой) значительную ценность»); 5) мысленно вообразить («представить (себе) картину боя»),6) изобразить, показать (представить в смешном виде»). Предоставить –

1) отдать в чье-либо распоряжение, пользование («предоставить квартиру», предоставить транспортные средства»); 2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо («предоставить отпуск, «предоставить слово»); З) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе», «предоставить дело случаю»).

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: « в апреле месяце» (апрель – именно месяц, инее что иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польз а от использ ования», «след ует учитывать след ующие факты», «данное явл ение полностью проявл яется в условиях»…

Для текстовых официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» - постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, поломки, хищения)», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http :// www . allbest . ru /

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

ВЛАДИМИРСКИЙ ФИЛИАЛ

Факультет управления

Направление подготовки: 38.03.04 Государственное и муниципальное управление

Профиль Государственная и муниципальная служба

Кафедра менеджмента

РЕФЕРАТ

по дисциплине: Делопроизводство в ГМУ

на тему: «Язык официальных документов»

Великанов П.С.

Проверил:

Абдряшитова А.И.

Владимир 2015

Введение

Официальный документ - документ, составленный юридическим или физическим лицом, в соответствии с правилами, установленными в Государственном Стандарте РФ.

Цель данной работы заключается в том, чтобы узнать о всех правилах составления официальных документов и рассмотреть их язык. Правила составления официальных документов можно найти в ГОСТ Р 6.30-2003, в котором представлены все необходимые реквизиты, которые помогают при составлении делового документа.

Задачи исследования предопределяются целью и состоят в том, чтобы:

· узнать что такое официальный документ, рассмотреть его классификацию;

· дать характеристику реквизитам, необходимым при составлении официального документа;

· особенности официально-делового стиля;

· выяснять правила составления текста в официальных документах;

· рассмотреть правила этикета в официальных документах.

Для составления официального документа, необходимо помнить, что он является основным источником информации. Документ - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Таким образом, имея поставленную четкую цель и конкретные задачи, необходимо выяснить все правила составления официальных документов, а так же рассмотреть их с точки зрения языка, то есть его этикетных и стилистических норм.

1. Документ, как основной источник информации

1.1 Определение документа, его виды

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация со всеми необходимыми реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ может быть создан в виде письма, рисунка, фотографии и др. Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее хранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Любой документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документов и его функций. Есть пять функций документа: информационная, организационная, юридическая, воспитательная, научно-историческая. Функции документа представляют собой целевое назначение данного документа.

Нет документов, которые выполняют только одну функцию. Любой документ многофункционален, поэтому разграничить документы можно только по условию, для удобства их классификации и анализа.

Все многообразие документов разделяется на официальные и документы личного характера. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным.

По стадии создания и оформления деловые документы разделяются на следующие виды:

1. Подлинник официального документа - первый или единственный экземпляр официального документа.

2. Проект документа - деловой документ до момента его подписания соответствующим должностным лицом.

3. Копия документа - точное воспроизведение подлинника.

4. Дубликат документа - копия, которая выдается в случае утраты подлинника.

5. Выписка - копия документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенная в установленном порядке.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и т.д. Кадровые службы предприятия работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы.

1.2 Классификация документов

Всю систему управленческой документации предприятия подразделяют на:

1. Организационно-правовые (устав, положение об организации, регламент, штатное расписание, должностная инструкция и др.);

2. Организационно-распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление);

3. Информационно-справочные документы (деловые письма и записки, заявление, протокол, акт и др.).

В свою очередь документы классифицируют по следующим признакам:

1. По форме:

· индивидуальные (содержание каждого документа имеет свои особенности);

· типовые (созданы для однородной группы документов);

· трафаретные (часть документов отпечатана, а часть заполняется при составлении).

· простые (рассматривают один вопрос);

· сложные (рассматривают несколько вопросов).

3. По происхождению:

· служебные (затрагивают интересы предприятий);

· личные (касаются конкретного лица и являются именными).

4. По месту составления:

· внутренние;

· внешние (от других организаций или частных лиц).

5. По срокам хранения:

· постоянные;

· временные.

6. По гласности:

· документы ограниченного доступа;

· без ограничения доступа.

7. По срокам изготовления:

· срочные (имеют определенный срок исполнения);

· несрочные (срок исполнения не установлен).

8. По способу изготовления:

· письменные;

· технические;

· акустические;

· кинодокументы;

· фотодокументы;

· видеодокументы.

Так же в свою очередь существуют и другие классификации документов.

2. Реквизиты , необходимые при составлении официальных документов

Реквизит 1 - Государственный герб Российской Федерации. Данный реквизит помещают на бланках документов в соответствии с содержанием конституционного закона о государственном гербе Российской Федерации.

Организации и учреждения, использующие изображение государственного герба:

1. Федеральное собрание;

2. Правительство РФ;

3. Конституционный суд РФ;

4. Высший Арбитражный суд РФ;

5. Центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов;

6. Прокуратуры РФ;

7. Центральный банк РФ;

8. Уполномоченный по правам человека;

9. Счетная палата РФ;

10. Межведомственная комиссия по защите государственной тайны;

11. Дипломатические правительства;

12. Консульские учреждения и официальные представительства РФ за границей;

13. Органы государственной власти.

Реквизит 2 - Герб субъекта Российской Федерации. Данный реквизит помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. На бланке документа целесообразно указывать наименование государства.

Реквизит 3 - Эмблема организации или товарный знак. Данный реквизит помещают на бланках организаций в соответствии с уставом.

Эмблема - символическое графическое изображение, может представлять рисунок, символ, может включать в себя буквенные обозначения. Товарный знак - обозначение, способное отличить товары и услуги одних юридических лиц, от других.

Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений:

1. Государственный герб;

3. Официальное название государства;

4. Не допускаются эмблемы;

5. Сокращенные или полные названия международных или межправительственных организаций;

6. Печать;

7. Награды и другие обозначения.

Реквизит 4 - Код организации. Данный реквизит проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код представляет собой восьмизначное число ил последовательность чисел, напечатанных через пробел, которые определяют отрасль, сферу и деятельность организации.

Реквизит 5 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН). ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Местоположение реквизита 5 рядом с реквизитом 4 на бланках письма.

Реквизит 6 - Идентификационные номер налогоплательщика/код причины поставки на учет. Данные реквизит проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Чаще всего реквизит 6 проставляется под реквизитами 4 и 5.

Реквизит 7 - Код формы документа, который проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащегося в разделе классификаторов.

Реквизит 8 - Наименование организации, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Данные реквизит находится в верхней части документа и располагается по центру или справа.

Реквизит присутствует:

1. На общем бланке организации;

2. На бланке письма;

3. На бланке конкретного вида документа.

Реквизит 9 - Справочные данные об организации. Данный реквизит включает в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации.

Реквизит 10 - Наименование вида документа. Данный реквизит должен быть определен уставом и должен соответствовать видам документов, предусмотренными ОКУД и УСОРД (унифицированной системой организационно распорядительных документов) - приказ, устав, положение, инструкция и др. оформляется заглавными буквами полужирным шрифтом. Данный реквизит отсутствует на бланке письма.

Реквизит 11 - Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения.

Требования к проставлению даты документов:

1. для протокола - дата заседания;

2. Для акта - дата события;

3. Документы, изданные двумя или более организациями должны иметь одну единую дату.

Способы оформления даты документов:

1. Цифровой (05.03.2013);

3. В обратной последовательности (2013.03.05).

Реквизит 12 - Регистрационный номер документа. Данный реквизит помещается справа от даты и представляет собой порядковый номер документа, присваиваемый ему после подписания, который может дополняться другой информацией.

Реквизит 13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Данный реквизит включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит заполняется при составлении письма-ответа.

Реквизит 14 - Место составления или издания документа. Данный реквизит указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам 8 или 9.

Реквизит 15 - Адресат. В качестве адресата могут выступать отдельные организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Данный реквизит находится в правой верхней части документа и включает в себя наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, инициалы и фамилию получателя в дательном падеже, почтовый адрес.

Реквизит 16 - Гриф утверждения.

Способы утверждения документа:

1. Утверждение должностным лицом;

2. Утверждение специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения включает в себя:

1. Слово УТВЕРЖДАЮ;

2. Наименование должностного лица, утверждающего документ;

3. Личная подпись должностного лица, его инициалы и фамилия;

4. Дата утверждения.

При утверждении специально издаваемым документом гриф утверждения состоит из:

1. Слова УТВЕРДЕН (НА, НЫ, НО);

2. Наименование утверждающего документа в творительном падеже;

3. Его даты и номера.

Реквизит 17 - Резолюция. Данный реквизит проставляется соответствующим должностным лицом рукописным способом, который содержит принятое им решение, и включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Реквизит 18 - Заголовок к тексту. Данный реквизит включает себя краткое содержание текста, отвечает на вопрос о ком? о чем? и располагается перед реквизитом 20.

Реквизит 19 - Отметка о контроле. Отметку о контроле за исполнением документов обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Данный реквизит может проставляться:

1. Руководителем, поставившим резолюцию на документе;

2. Должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документа;

3. Структурным подразделением, осуществляющим контроль за исполнение документов.

Данный реквизит проставляется в правом верхнем углу полужирным шрифтом.

Реквизит 20 - Текст документа. Тексты могут быть оформлены в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы. Предложения, рекомендации. В письмах используют три формы изложения: от первого лица множественного числа; от первого лица единственного числа, от третьего лица, единственного числа.

Реквизит 21 - отметка о наличие приложения. Данный реквизит оформляется после текста, от левого поля документа пишется слово «Приложение», ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров. Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Реквизит 22 - Подпись. Данный реквизит представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В ее состав входят: наименование должности, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Реквизит 23 - Гриф согласования документа. Согласование - это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Данный реквизит проставляется в левом нижнем углу после реквизита «Подпись».

Состоит из: официальный документ деловой текст

1. Слова «СОГЛАСОВАНО»;

2. Должность лица, с которым согласован документ;

3. Личная подпись;

4. Расшифровка подписи;

5. Дата согласования.

Реквизит 24 - Виза согласования документа. Это реквизит выражает согласие ил несогласие должностного лица с содержанием документа.

Виза согласования документа включает в себя:

1. Должность лица, визирующего документ;

2. Личную подпись и ее расшифровку;

3. Дату подписания.

Визы проставляются:

1. В нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа, если этот подлинник остается в организации;

2. В нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Реквизит 25 - Оттиск печати. Печатью заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а так же на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Реквизит 26 - Отметка о заверении копии. При заверении копии подлиннику нижу реквизита проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения.

Реквизит 27 - Отметка об исполнителе. Данный реквизит включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, а так же его номер телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Реквизит 28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в личное дело. Это реквизит проставляют на исполненных документах, которые нужно подшивать в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

В состав реквизита входят следующие данные:

2. Слово «В дело» и номер дела, в котором будет хранится исполнительный документ;

3. Подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ;

4. Дата проставления отметки.

Реквизит 29 - Отметка о поступлении документа в организацию. Данный реквизит проставляется штемпельным устройством или вручную. Он может включать в себя сокращенное название организации или структурного подразделения, если в организации осуществляется децентрализованная регистрация. Реквизит помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 28.

Реквизит 30 - Идентификатор электронной копии документа. Данные реквизит проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа (нижний колонтитул) и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

3. Особенности официально-делового стиля

В любом документе, как в целостной структуре, должна быть кратко изложена информация, которую несет в себе документ. Так же должна быть точность и определенность формулировок. Официально-деловому стилю присуще использование только тех слов, значение которых не нарушает их стилистического единообразия, и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения некоторых слов, приводит к серьезным ошибкам разного типа, поэтому лучше употреблять слова или словосочетания, смысл которых вам понятен и не затруднит понимание у остальных. Так же не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «переорганизация», и слов, относящихся к разговорной лексики.

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл.

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель -- именно месяц, и ничто иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление полностью проявляется в условиях»...

Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты речи типа: «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» -- постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.

4. Правила составления текста в официальных документ ах

Текст - главный реквизит документа, ради которого он и составляется. Чтобы правильно составить текст официального документа необходимо хорошо знать вопрос, о котором пойдет речь в документе, и иметь достаточную информацию, чтобы ее кратко, но точно сформировать в один связный текст.

В практике документирования на сегодняшние день уже сложились устойчивые общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего, не стоит забывать, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, то есть убедить. Данного результата можно достичь с помощью конкретной аргументации и логичностью приводимых фактов и доводов.

При составлении кратно текста стоит помнить, что не стоит сжимать текст до таких размеров, чтобы его суть была двоякой. Информация в документе в первую очередь должна быть информативной и исключать из себя лишние утверждения и высказывания.

Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся необходимая информация, для решения поставленного вопроса. Именно нехватка информации заставляет запрашивать недостающие сведения, тем самым происходит задержка в решении вопроса.

Краткость достигается отбором необходимой и достаточной информации, с помощью исключения повторения и отсутствия излишних подробностей. Те факты, которые не влияют на решение вопросы, лучше не упоминать. Так же следует помнить, что каждое слово в документе должно нести смысловую нагрузку, поэтому от лишних слов лучше избавиться.

Достичь точного понимания текста поможет тщательный отбор слов, правильная композиционная структура текста, прямой порядок слов в предложение, то есть подлежащее должно стоять на первом месте, а сказуемое на втором, определение должно стоять перед определяемым словом. Когда же смысловая нагрузка падает на действие, то возможно использования обратного порядка слов: «Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет».

Если поводом для создания документа послужил другой документ, то в тексте производятся полные его данные, то есть указываются вид документа, наименовании организации, на чей документ мы отвечаем, дата документа, его регистрационный номер и заголовок к тексту: «В соответствии с главой 14 Трудового кодекса Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» и в целях организации защиты персональных данных работников…»

Таким образом, можем сделать вывод о том, что текст документа должен представлять собой краткое, но точное изложение информации по тому или иному вопросу. Предложения в тексте должны быть взаимосвязаны между собой и каждое слово в нем, должно нести определенную смысловую нагрузку.

5. Правила этикета в официальных документах

Этикет может существовать не только и устном деловом общении между партнерами, но и в официальных документах. Деловой этикет - это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе главных правил речевого лежат следующие положения:

1. Вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру, будь то общение в реальной жизни или с помощью делового письма;

2. Необходимо соблюдать определенную дистанцию между работниками, которые занимают разное служебное положение;

3. Умение говорить «да» или «нет», при этом, не обидев партнера;

4. Стоит быть терпимым с мнением, которое отличается от вашего;

5. Должно быть развито умение признавать свои ошибки и быть в меру самокритичным;

6. В споре стоит использовать аргументы, а не авторитеты.

Правила этикета официальных документов отличаются от обычных. Таким образом, обращение используется только в деловой переписке. При обращении учитывается служебное положение адресата, сфера его деятельности. Наиболее часто в деловой переписке фигурирует следующая форма обращения: «Уважаемый Дмитрий Сергеевич!».

Задача обращения заключается в том, чтобы привлечь внимание адресата, то есть таким образом заинтересовать его. Согласно традициям делового этикета, при формулировке запросов или мнений принята форма выражения от первого лица множественного числа: «Предлагаем Вашему вниманию…». Обращение от первого лица единственного числа используется в письмах конфиденциального содержания, а так же документах, которые оформлены на бланках должностных лиц: «прошу», «приглашаю».

Одним из главных правил этикета в официальных документах является соблюдение языковых норм, которые являются одним из основных критериев культуры речи. Ведь согласитесь, если ваше письма будет начинаться с обращения, а далее будет следовать красиво составленный текст с соблюдением языковых норм, то данное письмо будет не только приятно читать, но есть шанс того, что именно оно сможет привести вас к успеху.

Использование этикетных средств в официальном документе позволяет смягчить категоричность высказываний. Так, например, отказ, смягченный этикетными формулами вежливости, оставляет открытую возможность для дальнейшего сотрудничества: «На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе».

В функции этикетных средств могут служить вводные слова, который указываю на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность.

В мировой практике делового письма признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность и своевременный ответ: «Благодарим Вас за своевременный ответ …».

На определенную тональность восприятия, которая влияет на отношение адресата к сообщаемому, влияет выражение радости. Уверенности или надежды в деловом документе: «Мы были рады видеть Вас на …». Но следует исключить чрезмерную вежливость, которая во многих случаях является ложной: «Будьте так любезны …».

Итак, выбор этикетных средств обусловлен коммуникативной заданностью послания. Однако ни один список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура и объективность в оценке разных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.

Заключение

Таким образом, мною была рассмотрена предложенная тема для реферата «Язык официальных документов». В ходе работы цель была достигнута и выполнены все задачи.

Необходимо еще раз отметить, что официальный документ - это документ, который был создан юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Документ может выполнять ряд функций, а главное, что он является средством для развития отношений между деловыми партнерами.

Язык официальных документов заключается в точности краткого условия материала в том или ином документе, при этом не стоит забывать о синтаксических нормах русского языка, которые придают документу грамотный вид и подталкивают его на больший успех. Так же, исходя из всего вышенаписанного, не стоит забывать об уважительности к своему партнеру, которому будет направлен данный документ.

При составлении официального документа стоит учитывать и правильность оформления реквизитов, которые представлены в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования, представленные к ГОСТе, своего рода тоже являются языком официального документа, так как говорят о правильности и грамотности его составления, а значит эти требования играют большую роль при оформлении документа.

Итак, язык официальных документов является неотъемлемой частью документа, так как с помощью него можно добиться успеха в деловой сфере и произвести хорошее впечатление на деловых партнеров, грамотно составленным документом.

Библиографический список

1. ГОСТ Р 6.30.2003.

2. Лавриненко В.Н., М.: Феникс - «Психология и этика делового общения». 2010 г.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Документационное обеспечение управления. На язык и стиль официальной документации распространяются законы составления служебных текстовых документов в аспекте официально-делового стиля речи. Требования к текстам документов. Ошибки в оформлении текстов.

контрольная работа , добавлен 25.02.2009

Нормы официально-делового стиля. Правила использования сокращений, аббревиатур. Редакторская правка служебных документов. Использование деепричастных оборотов. Согласование сказуемого с подлежащим. Правописание имен собственных, орфографические трудности.

реферат , добавлен 19.02.2014

Понятие о деловом документе как материальном носителе фиксированной информации. Функциональные системы документации в организации. Реквизиты и оформление делового документа. Место составления и гриф утверждения. Заголовок к тексту. Служебное письмо.

реферат , добавлен 14.11.2013

Реквизиты документа, определяющие его юридическую значимость. Порядок подписания и утверждения документов. Определение юридической силы копий документов. Методика оформления и подписания сторонами контрактов, юридические требования, предъявляемые к ним.

контрольная работа , добавлен 21.07.2009

Понятие и характеристика документов, используемых в официально-деловой сфере общения. Правила составления предложений, согласование его членов, выбор варианта. Составление делового письма и оформление его в соответствии с установленными нормами.

контрольная работа , добавлен 15.05.2013

Юридическая сила документа. Функции документа. Основные правила составления и оформления документов. Требования к составлению и оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Требования к бланкам документов.

курсовая работа , добавлен 14.12.2004

Состав организационно-распорядительных документов. Количество печатных знаков на странице формата А4. Требования к официально-деловому стилю документов. Способы утверждения бумаг. Реквизиты, правила их расположения. Пример оформления распоряжения.

контрольная работа , добавлен 26.05.2013

Основные особенности делового общения. Организация и технология документационного обеспечения управления. Технические средства, используемые для составления документов. Требования к оформлению документов. Правила ведения бесед и деловых совещаний.

контрольная работа , добавлен 08.12.2010

Рассмотрение истории развития системы государственного делопроизводства, ее нормативно-методической базы. Ознакомление с видом, составом реквизитов документа и основными направлениями их совершенствования. Изучение официально-делового стиля общения.

книга , добавлен 04.08.2010

Понятие документа его виды, формы. Роль документации в управлении организации. Этапы подготовки и оформления распорядительных документов. Анализ составления, оформления распорядительных документов в Аппарате Мировых судей по Учалинскому району и г. Учалы.

Деловые документы возникли на Руси вскоре после появления письменности. Деловая письменность была развита и в Московской Руси. В XV-XVI вв. на основе московского говора развился деловой («приказный») язык Московской Руси, сформировавшийся главным образом в московских «приказах» (т. е. в учреждениях, ведавших отдельными отраслями государственного управления). На приказном языке писались государственные и юридические акты, а также письма московских великих князей, посольские донесения, географические и исторические сочинения, лечебники, поваренные книги и т. п.

Язык деловых документов как Киевской, так и Московской Руси отличается от языка летописной и художественно-повествовательной литературы, во-первых, крайне ограниченным использованием славянизмов; во-вторых, специфическими терминами, устойчивыми сочетаниями слов и синтаксическими явлениями; в-третьих, почти полным отсутствием каких-либо приемов литературной отделки; Своего рода «штампом» деловой речи является сложное предложение с придаточным условия.

Русская деловая речь создает свои штампы, свою устойчивую фразеологию, в составе которой иногда используются наиболее распространенные славянизмы. Возможно также, что писцы, работавшие в русских княжеских канцеляриях домонгольской эпохи, употребляли устойчивые формулы, сложившиеся в языке болгарских царских канцелярий. Очень многие из древних русских грамот начинаются одной и той же формулой.

Стили речи - системы языковых элементов внутри литературного языка, разграниченные условиями и задачами общения; форма наших высказываний зависит от того, где, с кем и зачем мы говорим.

Выделяют пять стилей; четыре книжных: научный, официально-деловой, публицистический, художественный - и разговорный стиль. Для каждого стиля характерны определенные средства языка: слова, их формы, словосочетания, типы предложений, причем их принадлежность к разговорному или книжному стилю осознается при сопоставлении с нейтральными средствами.

Стили речи реализуются в определенных формах, или типах текстов, называемых жанрами речи. Жанры речи - типизированная форма организации речи, определяющая типы текстов, отличающихся заданным характером речевой деятельности (монологический жанр публицистической статьи и диалогический жанр интервью) и формой использования языка (устный жанр доклада и письменный жанр статьи). В основном каждый жанр речи принадлежит к определенному стилю речи, но есть и межстилевые жанры, например: статья, очерк, эссе (научные и публицистические), интервью (публицистическое и официально-деловое).

Официально-деловой стиль - один из книжных, используется в сфере деловых отношений, деловых бумагах, т. е. законах, документах, актах, договорах, постановлениях, уставах, служебной переписке и др.

Задача этого стиля - сообщить информацию, дать инструкцию. Официально-деловой стиль характеризуется точностью, однозначностью, неличным характером, стандартизированностью построения текста, долженствующе-предписывающим характером текста.

Для этого стиля характерно:

1) использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.

2) употребление сложных синтаксических конструкций

3) употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.

Для официально-делового стиля характерно использование следующих языковых средств:

на уровне лексики:

употребление полных наименований, точных дат;

книжная лексика (вследствие, в течение, в силу того что, характеризоваться);

использование слов в прямых значениях;

отсутствие экспрессивной и оценочной лексики;

частое употребление отглагольных существительных (апробация, использование, выполнение);

наличие стандартизированных оборотов (по истечении срока, в установленном порядке, вступать в законную силу);

ограниченные возможности синонимической замены, частые лексические повторы;

на уровне морфологии:

отсутствие личных местоимений, особенно 1 и 2 лица, вместо которых используются собственные имена, собственные наименования или специальные обозначения (Заказчик, Исполнитель), а также глаголов в форме 1 и 2 лица;

на синтаксическом уровне:

осложнение простого предложения обособленными оборотами, однородными членами;

четкое членение текста на смысловые блоки, обычно с использованием подзаголовков и цифрового оформления пунктов.

Для официально-делового стиля характерны как монологические способы организации речи, так и диалог (разговор двух лиц) или полилог (разговор нескольких лиц).

Основные жанры: монологические - приказ, служебное распоряжение, инструкция, заявление, запрос, жалоба (рекламация), рекомендация, отчет, обзор; жанры-полилоги - собрание, совещание, переговоры, интервью.

Черты официально-делового стиля:

Отсутствие личных местоимений;

Полное именование действующих лиц с указанием их социального статуса;

Замена их в дальнейшем на специальные обозначения Автор, Фирма;

Стандартизированные обороты: настоящий Договор о нижеследующем, именуемый в дальнейшем, действующий на основании;

Точное указание на место и время заключения договора;

Осложнение простого предложения различными обособленными членами - см. первое предложение договора;

Членение текста на блоки с использованием подзаголовков и цифрового обозначения.

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно - это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

Соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

Однозначность используемых слов и терминов;

Нейтральный тон изложения.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, т. е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию родственные, однокоренные слова, различающиеся значением). Например: представить (предъявить, показать: представить отчет) - предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо: предоставить справку); проводить (осуществлять что-либо: проводить совещание) - производить (вырабатывать, изготавливать: производить товары).

Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов. Так, например, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска - «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Так, например, правильно составлены словосочетания построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку; сочетания же возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом стилистически некорректны.

Нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов (например, пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство и др.). Область применения профессионализмов - это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой. Например, дострой вместо завершение строительства, незавершенка вместо незавершенное строительство; студенты-дневники вместо студенты дневного обучения, безнал, безналичка вместо безналичный расчет.

Термины, употребляемые в деловой документации, должны быть понятны как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

Дать официальное определение термина, например:

факторинг - продажа права на взыскание долгов;

Уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например:… невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);

Убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка - немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем; не настоящим акт составлен, а акт составлен.

При употреблении числительных в текстах документов следует помнить, что однозначные числа воспроизводятся словом, а в случае, если есть указание меры - цифрой (не более пяти рейсов, но 9 кг). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (Сто наименований компакт-дисков, но комиссия забраковала 15 объектов). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16_го разряда). В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов и т. д. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.

4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др.

Отмеченные ниже особенности официально-делового стиля являются объективным фактом языка, их применение в текстах документов закономерно и закреплено традицией. Нарушением функционально-стилевой нормы считается использование не присущих деловому стилю языковых средств, которые противоречат требованию логичности, точности и краткости языка деловых бумаг и документов. Это прежде всего слова и фразеологизмы просторечно-разговорной и эмоционально - экспрессивной окраски.

В языке деловых бумаг и документов широко используются:

Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь - это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т. п.).

Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т. п.).

Имена существительные - названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т. п.).

Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т. п.).

Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях., в отношении, в силу, по линии, в части и т. п.).

Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т. п.).

Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т. п.).

«Расщепленные» сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т. п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т. п.).

«Нанизывания» родительного падежа в цепочке имен существительных (…для применения мер общественного воздействия;… в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т. п.).

Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает…, Коллегия не отклоняет…, Ученый совет не отвергает… и т. п.).

Страдательный залог при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется; предложение одобрено; документация возвращена и т. п.). Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности (Завод «Электросталь» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил соблюдение норм техники безопасности и т. п.).

Особого внимания заслуживает также аспект убедительности делового послание. Специалисты отмечают, что информативность и убедительность официального документа достигаются за счет употребления языковых формул, принимающих правовую силу, представления всех обстоятельств дела в их взаимосвязи, использования придаточных предложений, отражающих причинно-следственные связи, и союзных слов, формирующих логический контекст. Основным условием убедительности любого документа называют его доказательность. Только точные, бесспорные факты должны быть основой делового послания. Убедительность письма зависит также от умения его составителей выразить интересы того предприятия, в адрес которого оно направлено.

Язык и стиль официальных бумаг отличается от языка и стиля посланий, в которых авторы выступают как личности. Адресаты и адресанты официальной корреспонденции являются субъектами правоотношений, а деловое послание может служить предметом прямой правовой оценки. Стиль изложения в деловых посланиях - формально-логический. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли. Его основные признаки: нейтральность, надличностный характер изложения, унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов.

Официально-деловой стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль - самый замкнутый и консервативный в системе стилей.