Порядок оформления очередного отпуска. Оформляем очередной отпуск. Учитываются ли выходные дни во время отпуска

Процедура оформления отпуска работнику включает расчет продолжительности выходного периода в днях, подготовку обязательных кадровых документов и определение суммы к выплате. Различия возникают по видам отпусков. В этой статье рассмотрены нюансы оформления у работодателя ежегодных очередных отпусков.

Как оформить отпуск по закону

Согласно ст. 122 ТК сотрудники предприятия имеют право на оплачиваемый ежегодный отпуск , использовать который можно по своему усмотрению. Общая продолжительность такого выходного периода составляет 28 календарных дней (ст. 115). Отдельным категориям работников длительность отпуска может быть изменена. К примеру, это:

• Сотрудники-инвалиды или проживающие в стационарах и достигшие пожилого возраста – минимум 30 д.
• Сотрудники возрастом до 18 лет – минимум 31 д.
• Сотрудники-срочники при заключении трудовых договоров на период до 2 мес. – за каждый месяц трудовой занятости полагается 2 дня отпуска. Это же правило касается сезонных работников.
• Сотрудники, занятые на педагогической работе, – 42-56 д.

Чтобы понять, как грамотно оформить отпуск, необходимо знать, уходит человек отдыхать запланировано или нет. В первом случае сроки и очередность отпускных периодов закрепляются в графике отпусков, который каждая компания должна составлять в обязательном порядке. Во втором – требуется письменное составление сотрудником соответствующего заявления.

Оформление отпуска – необходимые документы:

1. График отпусков формы Т-7 – разрабатывается на будущий календарный год не позже, чем за 2 недели до его начала. При определении отпускных периодов следует учитывать отраслевую специфику и мнение работников, а составленный документ доводится до сведения персонала.
2. Приказ на утверждение отпуска – выпускается по одной из форм Т-6 или Т-6а . Обязательно следует отразить сведения о стаже сотрудника, начале/окончании отпуска.
3. Записка-расчет по форме Т-60 – используется для определения суммы отпускных в целях расчетов с работниками.

Дополнительно вносятся записи в личные карточки формы Т-2 и по факту нахождения отпуска в табеля учета рабочего времени с кодами ОТ/09. При изменении условий использования выходных дней могут применяться Приказ о продлении периода отпуска, Приказ об отзыве сотрудника, Приказ о переносе сроков отпуска.

Важно! По общим правилам физлица, работающие в организации первый год, вправе воспользоваться отпускными привилегиями через полгода непрерывной занятости (ст. 122 ч. 2 ТК), а по соглашению с работодателем и ранее обозначенного срока. При этом основанием для оформления отпуска является заявление сотрудника, а начиная со второго года работы, очередность будет определяться согласно единому графику.

Порядок расчета отпускных сумм

Для точного расчета полагающихся работнику отпускных понадобится составление специальной формы Т-60, где отражаются данные на сотрудника, периоды начала/окончания отпуска, расчетный период, учитываемый совокупный и средний заработок, суммы начислений и удержаний, выплачиваемая «на руки» величина.

Алгоритм определения отпускных состоит из вычисления среднедневного или среднечасового заработка, при этом в расчет берется зарплата за 12 месяцев, предшествующих месяцу наступления отпуска. Исключается время болезни, простоев, декретных и пр. Если период выработан полностью, формула включает специальный коэффициент 29,3 (ст. 139 ТК). Если же период выработан не полностью, применяется формула:

Среднедневная зарплата = Общая сумма зарплаты за период / (29,3 х Количество полностью выработанных месяцев + Число дней в не полностью выработанных месяцах).

Внимание! При оформлении отпусков предприятия могут применять готовые унифицированные формы согласно Постановлению № 1 от 05.01.04 г. или же разработать собственные документы с обязательным отражением необходимых реквизитов и утверждением бланков руководителем.

В прошлой статье мы уже рассмотрели некоторые аспекты, связанные с предоставлением работникам отпусков. А об оформлении отпуска и расчете сумм отпускных мы подробно расскажем сегодня.

В прошлой статье мы уже рассмотрели некоторые аспекты, связанные с предоставлением работникам отпусков. А об оформлении отпуска и расчете сумм отпускных мы подробно расскажем сегодня.

Как правильно оформить отпуск

Все формы, которые пригодятся при оформлении отпусков, можно найти в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 .

Напомним, что обязанности использовать именно такие формы у организаций уже нет. Однако на их основе значительно удобнее разработать собственные документы. Ничто не запрещает также воспользоваться ими в том виде, в котором они представлены в упомянутом выше постановлении Госкомстата.

Разберемся по порядку.

Итак, главным документом, который определяет порядок предоставления отпусков, является график отпусков (форма № Т-7). Он содержит сведения о распределении времени отдыха сотрудников. График отпусков распространяется на все структурные подразделения компании. Срок действия документа – календарный год с разбивкой по месяцам.

Причем график интересен как для работодателя, так и для работника. Утверждается данный документ за две недели до наступления нового года (ст. 123 ТК РФ).

При составлении графика отпусков необходимо учесть:

· пожелания сотрудников;

· действующие нормативно-правовые акты;

· специфику деятельности компании.

Имейте в виду: утвержденный график отпусков в обязательном порядке должен быть доведен до сведения всех работников предприятия.

Извещать сотрудников о начале отпуска следует не менее чем за две недели до его начала. Такое оповещение проводится под подпись (ст. 123 ТК РФ).

Основанием для предоставления отпуска являются следующие документы:

· заявление работника, составленное им в произвольной форме;

· приказ (распоряжение) на предоставление отпуска (как образец – формы № Т-6 или Т-6а).

Компания должна занести соответствующие записи в карточку работника и его лицевой счет (номера форм – Т-2 , Т-54 , Т-54а).

Расчет отпускных

Отпускные рассчитываются в специальной записке-расчете (как образец – форма № Т-60).

В свою очередь, средний дневной заработок рассчитывается путем деления фактической заработной платы за календарный год, предшествующий отпуску, на 12 и на 29,3.

Но как быть, если расчетный период был отработан не полностью?

В этом случае для определения среднего дневного заработка должна использоваться следующая формула:

Средний дневной заработок = сумма заработка за расчетный период/ (29,3 х число полностью отработанных месяцев + количество дней в не полностью отработанных месяцах)

Для определения количества календарных дней в не полностью отработанных месяцах, следует 29,3 разделить на число календарных дней этого месяца и умножить на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

При расчете среднего заработка не должны учитываться такие периоды, когда:

· за работником сохранялся средний заработок в соответствии с российским законодательством, за исключением перерывов для кормления ребенка;

· сотрудник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от воли сторон трудовых отношений;

· не участвовавший в забастовке работник не имел возможности трудиться;

· работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

· сотрудник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с российским законодательством.

Если работник в расчетном периоде не занимался трудовой деятельностью или ему не производилось учитываемых для расчета выплат, то средний дневной заработок рассчитывается, исходя из заработка предшествующего периода. Если же работа не велась и в нем, то средний заработок рассчитывается, исходя из зарплаты за отработанные дни в том месяце, когда сотрудник уходит в отпуск.

Размер среднего дневного заработка для оплаты отпусков определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели. Если сотрудник работает на условиях неполного рабочего времени, то его средний заработок следует считать в общем порядке.

Обратите внимание: коллективным договором или локальным нормативным актом компания может предусмотреть и иные периоды, по данным которых будет рассчитываться средний заработок. Однако условия этих документов не могут ухудшать положение сотрудников, по сравнению с общим случаем, предусмотренным действующим трудовым законодательством.

Переходим к другому элементу формулы – фактической заработной плате сотрудника. При ее расчете учитываются следующие выплаты сотрудникам (ст. 139 ТК РФ):

· заработная плата, начисленная по окладу (тарифным ставкам);

· надбавки и доплаты к окладам (тарифным ставкам) за профессиональное мастерство, стаж работы, совмещение должностей и т.п.;

· выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда (за вредные и тяжелые условия труда, за работу в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы и т.п.);

· премии и вознаграждения.

При расчете фактического заработка не учитываются:

· выплаты социального характера и иные выплаты, которые не относятся к оплате труда (например, оплата стоимости питания или проезда, материальная помощь);

· суммы, начисленные за неотработанное время.

Обратите внимание: работник должен получить отпускные не позднее, чем за три дня до начала отпуска. Такой порядок установлен статьей 136 Трудового кодекса . Причем речь здесь идет о календарных, а не о рабочих днях, на что Роструд указал в письме от 22 марта 2012 г. № 428-6-1 .

Таким образом, мы привели общий порядок оформления и расчета отпускных, который может пригодиться Вам в работе. Однако всегда следует помнить, что у каждой компании существует своя специфика деятельности и документооборота, которые обязательно следует иметь в виду при оформлении отпусков и расчете отпускных.

Резюме:

1. Главным документом, который определяет порядок предоставления отпусков, является график отпусков.
2. Извещать сотрудников о начале отпуска следует не менее чем за две недели до его начала.
3. Основанием для предоставления отпуска является заявление работника и соответствующий приказ.
4. Отпускные следует считать в специальной записке-расчете.
5. Для расчета отпускных необходимо определить размер средней дневной заработной платы и умножить его на количество календарных дней в отпуске.
6. Средний дневной заработок рассчитывается путем деления фактической заработной платы за календарный год, предшествующий отпуску, на 12 и на 29,3.
7. Работник должен получить отпускные не позднее, чем за три дня до начала отпуска.

Предоставление работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска: примерная пошаговая процедура

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ЕЖЕГОДНОГО ОПЛАЧИВАЕМОГО ОТПУСКА
В СРОКИ, ПРЕДУСМОТРЕННЫЕ ГРАФИКОМ ОТПУСКОВ:
ПРИМЕРНАЯ ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА

Уведомление регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации уведомлений и предложений работникам.
Один экземпляр уведомления работодатель вручает работнику. На втором экземпляре уведомления (экземпляре работодателя) работник пишет, что с уведомлением ознакомлен, один экземпляр его получил, ставит дату получения, расписывается .
На практике вместо уведомления практикуют также заблаговременное издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска и ознакомление с ним работника под подпись.

2. Издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику.

3. Регистрация приказа (распоряжения) в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).

• Уведомить меня о выходе книги "Отпуска от «А» до «Я»: закон, практика, образцы документов" >>
• Книга

Каждый работник имеет право на отдых. Эта норма закреплена в Конституции и Трудовом кодексе. Чтобы реализовать это право, работник и работодатель должны соблюсти ряд формальностей. Рассмотрим подробнее, как производится оформление отпуска работника.

Вопросы, касающиеся предоставления отпусков, оговорены в главе 19 ТК РФ . Согласно статье 114 ТК РФ , работникам должен предоставляться отдых с сохранением места работы и среднего заработка. Его длительность составляет не менее 28 календарных дней. Для некоторых категорий лиц этот период может быть увеличен.

Как оформить отпуск

Оформление отпуска следует производить в соответствии с определенным алгоритмом.

Шаг 1

В зависимости от того, уходит гражданин на «каникулы» по графику или вне его, предпринимаются различные действия. Если сотрудник собирается отдыхать по графику, то работодатель должен не менее чем за две недели до утвержденной даты уведомить его. Такая норма закреплена в статье 123 ТК РФ . Уведомление составляется в произвольной форме, но в нем обязательно должен быть указан адресат, а также дата начала и окончания отдыха. Подчиненный должен ознакомиться с уведомлением под подпись.

Если подчиненный собирается отдыхать вне графика, то как минимум за две недели до этого он должен написать соответствующее заявление. На это имеют право, прежде всего, льготные категории работников, например, беременные сотрудницы перед декретом. Кроме того, отдохнуть вне графика могут новые работники, которые были приняты на работу после составления графика.

Шаг 2

На этом этапе издается приказ о предоставлении отпуска. Для этого можно использовать самостоятельно разработанный бланк или унифицированную форму Т-6. С готовым приказом подчиненный должен ознакомиться под подпись.

Шаг 3

Составляется записка-расчет. Для этого можно использовать форму Т-60 или бланк, разработанный на предприятии.

Шаг 4

Это этап предполагает внесение в табель сведений о том, что сотрудник находится в отпуске. Для этого используется код «ОТ» или «09».

Шаг 5

После возвращения сотрудника на работу сведения об этом необходимо внести в личную карточку по форме Т-2. В этот документ вносятся следующие данные:

• вид отпуска;
• период работы, за который он предоставлен;
• длительность;
• дата начала и окончания;
• реквизиты приказа о предоставлении отдыха.

Дни в счет отпуска: как оформить

Если по каким-либо причинам сотруднику необходим внеплановый выходной, он имеет право попросить у работодателя предоставить его в счет оплачиваемого отдыха. Предоставлять его или нет, решает работодатель. Если добро получено, сотрудник пишет соответствующее заявление, в котором желательно указать причину выходного.

Работодателям не рекомендуется предоставлять «каникулы» авансом за год, который еще не наступил. В этом случае не следует идти навстречу даже льготникам, поскольку если сотрудник уволится, вычесть с него выплаченные отпускные будет довольно сложно, ведь сделать это можно только с его согласия.

Что еще стоит знать

Сотрудник имеет право разделять этот период на части, но как минимум одна из этих частей не должна быть меньше 14 дней. Например, работник может разделить время отдыха по схеме 14 + 5 + 9.

Статья 114 разрешает работнику отправиться в ежегодный отпуск, сохранив при этом за ним должность и средний заработок .

Как правильно оформить отпуск? Какие документы нужны для оформления? Чтобы оформить ежегодный оплачиваемый отпуск, необходимо подготовить определенный набор документов.

К ним относятся:

1. График.
2. Уведомление
3. Заявление.
4. Приказ.
5. Записка-расчёт.

Разберем подробней по очереди каждый из документов.

График

Документальное оформление отпусков начинается с графика отпусков.

Понятие графика отпусков можно встретить в статье 123 Трудового Кодекса . Согласно ТК график должен быть составлен и утвержден в любой компании. Документ составляют ежегодно за 14 дней до наступления календарного года .

Наличие графика на предприятии является обязательным требованием, трудовая инспекция при осуществлении проверки будет расценивать отсутствие данного документа как нарушение.

Составлять график следует, учитывая три фактора. Первый – пожелания сотрудников. Кадровик или начальник отдела должен провести опрос, выяснить, когда тому или иному работнику предпочтительней всего будет отправиться в отпуск .

Данные сводятся в таблицу. Второй – положения Трудового Кодекса. Нельзя нарушать основные права сотрудников . Например, на некоторых вредных производствах положен более продолжительный отдых.

Помимо этого, существуют группы лиц, которым положены привилегии и первоочередность при составлении графика.

К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, беременные женщины, почетные доноры.

Не учитывать столь важные моменты – несомненное нарушение трудовых прав.

Последнее, на что опираются при составлении графика – потребности предприятия . Как правильно заполнить и утвердить график .

Как оформить отпуск не по графику отпусков? Конечно же, было бы замечательно иметь возможность отправиться на отдых когда угодно, но это не всегда возможно, так как рабочий процесс нельзя останавливать.

HR-отдел должен провести всесторонний анализ на основе нужд компании. На основе трёх источников информации формируется график отпусков на предстоящий год.

График оформляется по форме T-7 . Форма была утверждена Постановлением Госкомстата в 2004 году. В первой графе указывают название отдела. Затем указывают должность сотрудника, его ФИО, табельный номер, суммарное количество дней, а также запланированную дату выхода на отдых.

Документ должен подписать начальник кадрового отдела и руководитель предприятия . На процесс составления согласно ТК могут оказывать влияние профсоюзные организации. Профсоюз может высказать несогласие, после этого начинается поиск компромисса. Если решить проблему не получается, то следует обращаться в трудовую инспекцию.

Форма Т-7 достаточно гибкая . Если возникла потребность перенести отпуск, то есть внести изменения в график, кадровику следует заполнить пункт 8 и 9 бланка. Они предусмотрены именно на этот случай. Помимо этого, для оформления отдыха не по графику потребуется заявление сотрудника и письменное согласие начальника.

Уведомление

Работник должен быть извещен об отпуске с помощью специального документа.

– важный и обязательный документ.

Он официально информирует сотрудника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска.

Понятие уведомления можно встретить в статье 123 Трудового Кодекса .

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 14 дней до начала отдыха .

Но если отпуск уже был оформлен на основании собственного заявления сотрудника, то уведомление не является обязательным.

В ином случае извещение производится письменно и персонально. Отсутствие уведомления может послужить веским основанием для отказа от отпуска в неподходящее для работника время . При отказе от ознакомления следует составлять специальный акт.

Стандартной формы для уведомления не предусмотрено. Но в нем должно быть указано название документа, дата составления, текст уведомления, должность и ФИО работника, день вручения. Текст уведомления передает основную мысль.

Приведем пример:

На основании положений Трудового Кодекса и локальных актов предприятия информируем Вас о предоставлении оплачиваемого ежегодного отпуска в период с «10» августа 2016 года по «25» августа 2016 года.

Факт получения уведомления подтвердите собственноручной подписью.

Заявление

Следует писать не менее чем за четыре дня до начала отдыха . Срок не установлен законодательно, но бухгалтерия как правило начинает начислять отпускные за три дня до начала отпускного периода, поэтому трехдневный срок логически обоснован.

Помимо этого, в локальных актах компании сроки подачи заявления могут быть установлены более точно и конкретно. В некоторых, крайних случаях при согласовании с начальством и бухгалтерией подать заявление теоретически возможно за один день.

Документ составляется в произвольной форме, главное передать смысл и указать основные данные (например, ФИО, дату, название организации, время начала и окончания отпускного периода).

Обратите внимание, что существует несколько разных видов отпусков.

Если оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск, то это должно быть отражено в тексте и названии документа.

Приведем приблизительный текст заявления:

Генеральному директору ООО «Строймонтаж» И.И. Иванову от П.В. Петрова, старшего монтажника.

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск сроком 28 календарных дней с «10» августа 2016 года по «28» августа 2016 года.

Приказ

Чтобы оформить отпускной период сотруднику также необходимо издать приказ. , для одновременного оформления нескольких работников используют другой вариант формы ­– Т-6а.

В документе указывается номер, дата составления, табельный номер, наименование типа отпуска. Приказ является обязательным, даже при наличии составленного графика . Форма подписывается руководителем компании и начальником кадрового отдела.

Записка-расчёт

Данный документ позволяет произвести расчёт выплат, причитающихся в отпускной период работнику .

Форма представляет собой двухсторонний бланк.

На первой стороне указывают основные данные об отпуске (даты, начало и окончание отдыха).

На второй стороне производятся бухгалтерские расчёты для положенных выплат.

Форма Т-60 также является обязательным документом. Для её заполнения будет необходимо вычислить средний заработок сотрудника.

Заключение

На график отпусков оказывают влияние три фактора – потребности предприятия, пожелания сотрудников и положения Трудового Кодекса. Начало отдыха фиксируется двумя способами – с помощью заявления сотрудника либо с помощью уведомления начальства .

Оба варианта должны быть составлены письменно, с датами и подписями. Если работник отказывается подписывать уведомление, то следует составить специальный акт.