Унифицированная форма т 61 образец заполнения. Записка-расчет при увольнении

При увольнении сотрудника предприятие обязано полностью рассчитаться с ним, выдать на руки трудовую книжку и выплатить все положенные суммы в день, когда прекратилось действие трудового договора. Данные о выплатах вносятся в специальный документ, получивший название записка-расчет. Этот документ оформляется по форме № Т-61, установленной Приказом Госкомстата в 2004 году. Хотя эта форма не является обязательной, она стала наиболее удобной для использования и информативной. На ее основе можно разработать собственный вариант документации для окончательного расчета с персоналом.

Как заполнить форму Т-61?

Для заполнения формы Т-61 используются ведомости, а также иные расчетные и платежные документы, в которых зафиксирована выдача заработной платы и перечисление иных выплат сотруднику. Записка-расчет при увольнении – это основной документ, в котором фиксируются все переданные суммы, она составляется специалистом кадровой службы. При этом все расчеты по начислению зарплаты проводит бухгалтерия.

На лицевой стороне формы Т-61 также присутствуют следующие сведения:

• ФИО, должность сотрудника, а также код подразделения, в котором он работал, если на предприятии есть несколько отделов.
• Информация об увольнении работника. Необходимо указать дату увольнения, основание для него в соответствии со статьями Трудового кодекса, а также номер приказа и дату его опубликования.
• Продолжительность неиспользованного отпуска. Указывается количество дней, которые сотрудник не успел взять, а также «лишние» дни, если отпуск был предоставлен заранее. В последнем случае из итоговой суммы расчета будет вычтена переплаченная сумма.
• На документе ставится подпись сотрудника отдела кадров, указывается дата заполнения формы.

Оборотная сторона содержит 19 граф, которые заполняются сотрудником бухгалтерии. Они заполняются следующим образом:

• Указывается расчетный год, необходимо указать 12 месяцев до даты увольнения сотрудника.
• В третьей графе вписывается сумма выплат по каждому месяцу. В этой графе должны быть отражены все надбавки и повышения зарплаты за последний год.
• Указывается число календарных отработанных дней, при этом за полностью отработанный месяц ставится 29,3 дня.
• Рассчитывается сумма среднего дневного заработка. Для этого средний заработок необходимо поделить на количество отработанных дней.
• Указывается количество неиспользованных дней отпуска и сумма выплат за них.
• Прописывается сумма зарплаты, отпускных, а также прочие начисления, а также налог НДФЛ, удержанный из этой суммы.

В итоге под таблицами рассчитывается сумма, которую предприятие должно выплатить работнику, она должна быть прописана цифрами и прописью. Указываются данные платежной ведомости, на основании которой сотруднику выплачивалась заработная плата. На документе должна стоять подпись бухгалтера организации с расшифровкой. Вот образец записки-расчета при увольнении по форме Т-61.

Особенности расчета при увольнении

Записка-расчет – это документ, в котором отражаются все выплаты, положенные сотруднику в соответствии с законодательством. Иногда с его заполнением возникают сложности, а содержание документа может стать поводом для трудового спора. В определенных случаях работнику, помимо заработной платы, полагается еще и выходное пособие, а при увольнении по сокращению штатов – выплата среднемесячной оплаты труда. Суммы должны быть прописаны в документах, с которыми знакомится уволенный сотрудник.

После принятия решения о прекращении действия трудового контракта с работником, независимо оттого кто является инициатором его расторжения, данному человеку необходимо рассчитать и выплатить в установленные сроки всю причитающуюся зарплату. Для этого должностные лица компании оформляют такой документ, как записка-расчёт при увольнении.

Заполнение этого бланка осуществляют сразу два отдела компании - кадровая служба и бухгалтерия. Он служит для определения окончательной зарплаты.

Форма Т-61 утверждена органами статистики специально для этого. Предприятие имеет право использовать ее, либо разрабатывать на ее основе с учетом имеющихся особенностей собственный документ. Программы по кадровому и бухучету содержат унифицированный вариант записки расчета.

Форма Т 61 записка расчет при увольнении выписывается инспектором по кадрам при составлении приказа на увольнение на каждого работника в отдельности. Конкретных сроков оформления данного документа не существует, однако, надо учитывать, что сотрудник должен получить расчет в заключительный день работы, при безналичных перечислениях - на следующий день.

С другой стороны сотрудник имеет право до истечения двухнедельного срока отозвать свое заявление. Поэтому ответственное лицо должно на свое усмотрение выбирать наиболее оптимальные сроки составления этого документа.

Специалист определяет количество дней отпуска, за которые надо произвести компенсацию. Бывает так, что работник уже использовал данное право, и поэтому ему необходимо вернуть часть отпускных. Далее бланк заверяется подписью кадровика и отправляется в бухгалтерию для непосредственного расчета и проведения начисления.

Расчетчик производит выборку всех необходимых сведений и вносит их в соответствующие графы. Затем он определяет среднедневной заработок и определяет либо компенсацию, либо сумму задолженности к возврату. Здесь же бухгалтер начисляет оплату труда за фактически отработанный работником период месяца. Произведя все нужные удержания, в том числе НДФЛ, специалист выписывает платежные документы или передает данные для перечисления.

Внимание! Записка расчет подшивается вместе с остальными документами к расчетно-платежной ведомости за текущий месяц. Помимо 2-х написанных заявлений сотрудника – на увольнение и отпуск издается также приказа на отпуск по форме Т-6 и приказ на увольнение по форме Т-8.

Порядок заполнения записки-расчета при увольнении

Лицевая сторона

Заполнение документа производит работник кадрового отдела на основании личной карточки и приказа на увольнение.

В верхней части записывается полное название фирмы и ее код согласно справочнику ОКПО. Немного ниже кода указываются номер и дата трудового соглашения с сотрудником.

После этого поставляются порядковый номер записки-расчета и ее дата составления.

В соответствующих полях записываются полные Ф.И.О. работника, его табельный номер, подразделение в котором он работал и наименование должности.

Затем в строке «Трудовой договор прекращен (работник уволен)» необходимо вычеркнуть ненужную фразу. Рядом проставляется дата увольнения.

В следующей строке подробно записывается на каком основании производится данное действие. После этого нужно указать дату и номер приказа на увольнение.

Ниже записывается сколько дней отпуска работником не использовано, либо было взято авансом. В последнем случае оплата за них будет удержана при начислении. Указывается период, за который рассчитывается отпуск.

Затем работник проверяет все указанные сведения, указывает должность, Ф.И.О., ставит подпись и дату заполнения.

Оборотная сторона

Эта сторона заполняется бухгалтером-расчетчиком. Сначала данные вносятся в раздел «Расчет оплаты отпуска».

Левая таблица заполняется построчно данными о зарплате за 12 предыдущих месяцев. В графе 1 и 2 указываются год и месяц расчета, а в графе 3 - начисления, которые соответствуют данному месяцу и году и принимают участие в определении среднего заработка. Затем подводится итог.

В правой верхней таблице указывается сколько дней (Графа 4) или часов (Графа 5) отработано в расчетном периоде. В графе 6 выводится средний заработок.

После этого заполняется правая нижняя таблица. В графах 7 и 8 нужно проставить количество дней отпуска, которые не использованы или взяты авансом, и в графе 9 записывается сумма оплаты за время отдыха.

В последнюю очередь вносится информация в таблицу «Расчет выплат». В блоке граф «Начислено» в графы 10-12 указываются суммы соответствующих начислений, и в графе 13 ставится итоговая сумма по ним.

В блоке «Удержано» в графах 14-15 проставляют суммы соответствующих удержаний (НДФЛ, алименты и т. д.) и подводят итог в графе 16. Если на момент расчета есть задолженность по зарплате за организацией – ее записывают в графу 17, если за работником - в графу 18. В графе 19 указывают сумму к получению на руки.

Процесс увольнения предполагает набор мероприятий при прекращении работником его трудовой деятельности в компании-работодателе. При этом все начинается с написания заявления об уходе (если это желание работника). После этого издается приказ. Он является распоряжением для бухгалтерии и расчетного отдела.

Дело в том, что в последний рабочий день увольняемому лицу должны быть выплачены все причитающиеся ему деньги по состоянию на эту дату. Каждая финансовая операция должна быть зафиксирована документально.

Даже если она производится внутри предприятия и такой документ существует, он носит маркировку Т-61. Эта форма установлена Законодательством России, и ее не нужно разрабатывать.

Для оформления достаточно просто записку-расчет при увольнении формы Т-61 скачать и заполнить ее. Бесплатные ссылки на этот документ можно найти на этой странице под данным текстом. Публикация же будет посвящена тому, как правильно заполнить этот документ.

Что же такое записка-расчет

Расчетная записка представляет из себя двусторонний документ. Он содержит не только сумму, которая подлежит выплате, но ее расчет. Дело в том, что эта сумма складывается из нескольких. Во-первых, это оплата за неоплаченные отработанные дни текущего расчетного периода.

Кроме этого, сотрудник должен получить компенсацию за неиспользованные отпуска. Эта сумма также рассчитывается за каждый день. Любые другие надбавки и премирования так же учитываются и входят в общую сумму.

Сформирован данный документ таким образом, что его лицевая сторона заполняется кадровым сотрудником, а оборотная - бухгалтерией.

Правильное заполнение формы Т-61

Кадровиком должны быть заполнены такие графы документа:

код ОКПО и название компании-работодателя;

дата и номер записки;

дата и номер договора о найме;

табельный номер, ФИО, должность увольняемого лица;

дата прекращения действия трудового соглашения и причина;

данные об отпуске (количество использованных и неиспользованных дней);

подпись кадровика и дата подписания.

Задача бухгалтера несколько сложнее. На обратной стороне документа расположены графы, которые необходимо рассчитывать. Но вначале указывается год. После этого, необходимо рассчитать сумму, которая была выплачена работнику в этот период.

С нее должны входить не только ставка (оклад), но и все начисляемые надбавки, которые были выданы.

После внесения этих данных необходимо окончательно вывести сумму, которая подлежит выплате. Этот расчет производится на основании уже имеющихся данных. Эта сумма должна быть указана не только в цифровой форме, но и прописью.

Под всеми расчетами наносится подпись бухгалтера, который их производил. Рядом с ней должна быть расшифровка. Для этого вписывают его ФИО.

Ниже расположен типовой бланк и образец записки-расчета при увольнении формы Т-61, скачать вариант которого можно бесплатно.

Документ по форме Т-61 заполняется при увольнении сотрудника. В него входит несколько разделов, основным из которых является тот, что включает в себя информацию о зарплате и прочих расчетных средствах, причитающихся работнику при расторжении трудового договора.

ФАЙЛЫ

Кто заполняет форму Т-61

Функции по заполнению записки-расчета по форме Т-61 возлагаются сразу на двух специалистов: кадровика и бухгалтера. Сотрудник кадрового отдела должен заполнить графы, расположенные в первой части бланка и касающиеся основных сведений об увольняющемся: Бухгалтер оформляет те пункты, которые относятся к финансовой составляющей данного документа.

Основания для заполнения записки-расчета Т-61

Документы, на которые опираются специалисты, заполняющие форму Т-61 – это трудовой договор, а также расчетные и платежные документы, содержащие всю информацию по заработной плате работника, а также по всем надбавкам, премиям и прочим выплатам.

Часть 1. Информация о работнике

• Первая часть записки-расчета по форме Т-61 заполняется кадровиком и включает в себя информацию о компании, в которой работал сотрудник, с ее полным наименованием и обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО). Здесь же нужно проставить дату составления и номер документа по внутреннему документообороту.
• Далее нужно вписать сведения, касающиеся лично работника, то есть его ФИО, должность, структурное подразделение или отдел в котором он работал, а также табельный номер, присвоенный ему при устройстве на работу.
• Затем следует внести в бланк дату прекращения трудового договора и основание, по которому был уволен сотрудник (эти данные должны соответствовать приказу руководителя организации, а также записи в трудовой книжке работника).
• Последняя часть в данном разделе касается отпускных периодов, а именно количества дней оставшегося неиспользованного отпуска и, если был факт использования отпуска «авансом», фиксация количества «лишних» отпускных дней. Во втором случае сумма, выплаченная сотруднику за ранее предоставленный «авансом» отпуск, вычитается из окончательных расчетов.
• В качестве завершения на данном этапе нужно поставить в этой части дату заполнения документа и подпись кадрового специалиста.

Часть 2. Расчет оплаты отпуска

Этот раздел заполняет сотрудник отдела бухгалтерии .

Внимание! Вносить окончательную сумму выплат, полагающихся сотруднику при увольнении, нужно в конце формы Т-61 обязательно как в числовом виде, так и прописью. Сюда же нужно вписывать данные платежной ведомости, служащей обоснованием выдачи наличных средств из кассы организации.

После оформления последнего раздела бухгалтер, заполнивший документ, должен в обязательном порядке поставить под ним свою подпись с расшифровкой и дату заполнения.

После всей вышеописанной процедуры оформления записки-расчета Т-61 в трудовую книжку работника обязательно нужно внести соответствующую запись о расторжении трудового договора. Для грамотного ведения кадрового учета необходимую отметку нужно поставить и в личную карточку уволившегося сотрудника.

По каким бы причинам ни происходило расторжение контракта с наемными работниками, администрация хозяйствующего субъекта в их последний рабочий день должна полностью рассчитаться с этими людьми. Для этого специалист отдела кадров в момент выписки приказа оформляет и направляет в бухгалтерию такой документ, как записка-расчёт при увольнении.

Записка-расчёт при увольнении заполняется несколькими службами фирмы: кадровый отдел выписывает ее, а бухгалтерия с обратной стороны вносит в нее все необходимые данные для определения сумм, причитающихся увольняющемуся.

Записка-расчёт при увольнении форма Т-61 утверждена приказом Росстата в качестве одного из документов, применяющихся в кадровом и бухгалтерских учетах при расторжении . Предприятие может в своей деятельности использовать этот бланк, или же на основании него разработать собственный.

Сложившаяся практика устанавливает, что форма Т-61 или ее аналог должны формироваться на каждого человека в отдельности.

Изначально выписывает это документ кадровик при составлении приказа, внося соответствующие данные на лицевую сторону данного документа. Из содержания приказа он переносит информацию о наличии не использованного времени отдыха, а также дату предстоящего увольнения.

Завизировав указанную информацию, кадровик передает документ бухгалтеру, который осуществляет выборку данных за расчетный период и производит определение сумм расчета. Возможно, что у работника отсутствует данное время, а отпуск он использовал уже авансом. Тогда в бухгалтерии определяется, какую сумму отпускных ему необходимо вернуть предприятию.

Внимание! На основе выбранных сведений исчисляется среднедневная зарплата, а потом и сумма компенсации (или к возврату). В записке-расчете также отражаются иные суммы, которые положены работнику при увольнении.

В данном документе надо произвести также удержания, которые осуществляются в силу закона или иного локального нормативного акта. После этого бухгалтер определяет сумму выплаты сотруднику на руки и вносит ее в платежные документы. Далее записку расчет следует приложить к документам по расчету зарплаты за текущий месяц.

За сколько времени до увольнения нужно оформить записку

Законодательство не регламентирует период времени, в течение которого должна оформляться записка-расчет. Нормы актов закрепляют только обязанность выплатить все причитающиеся при увольнении деньги работнику либо в окончательный день работы, либо, если происходит перечисление зарплаты на карточку, то на следующий день.

Крайний срок ее формирования - это завершающий рабочий день увольняющегося. Если , то по общим правилам он подает заявление за две недели до этой даты.

Завершается заполнение таблицы подведением итога.

После этого нужно заполнить верхнюю правую таблицу. В ней необходимо указать количество дней (в графе 4 ), либо часов (в графе 5 ), во время которых работник выполнял свои обязанности в расчетном периоде. В графе 6 указывается средний заработок - общая сумма начислений делится на количество дней либо часов.

Затем нужно заполнить правую нижнюю таблицу. Здесь необходимо указать количество дней, которые не были использованы как отпуск (графа 7 ), либо были взяты сотрудником авансом (графа 8 ). В графу 9 заносится размер оплаты либо удержания за эти дни.

Последней заполняется таблица «Расчет выплат» . Сначала информация вносится в блок «Начислено», где в графах 10-12 проставляются различные начисления за текущий период. В графе 13 необходимо указать их общую сумму.

В разделе «Удержано» в графы 14-15 записывается информация по всем удержаниям, которые выполнены из зарплаты работника. Это может быть НДФЛ, алименты и т. д. Общий итог удержаний нужно указать в графе 16 .

Если на момент расчета за компанией есть долг по выплате зарплаты данному работнику, то его сумму нужно проставить в графе 17 . А если была допущена переплата в предыдущих периодах - то нужно указать ее размер в графе 18 . В графу 19 заносится общая сумма, которую работнику нужно выплатить на руки.

После этого идет строка «К выплате сумма» , в которой рассчитанная сумма к выдаче указывается сначала прописью буквами, а затем еще раз цифрами.

В заключение бухгалтер еще раз проверяет правильность заполнения своей стороны, указывает свои данные и ставит роспись.

Бухгалтерские проводки

На основании произведенных расчетов формируются следующие бухгалтерские проводки:

Д20 - К70 - зарплата и компенсация основных рабочих производства;

Д23 - К70 - зарплата и компенсация рабочих вспомогательного характера;

Д25 - К70 - зарплата и компенсация сотрудников общепроизводственного назначения;

Д26 - К70 - зарплата и компенсация административного персонала (директор, главбух, их заместители и подобные сотрудники);

Д44 - К70 - зарплата и компенсация работников, связанных с торговлей;

Д91 - К70 - зарплата и компенсация прочих сотрудников, которые напрямую не участвуют в производстве.

Д70 - К68 - удерживается налог НДФЛ;

Д70 - К76 - выполнены прочие удержания (например, алименты).

Д70 - К50 - выданы расчетные наличными из кассы

Д70 - К51 - расчетные перечислены на карту или банковский счет.