Типовые правила заполнения журнала кассира операциониста. Пошаговое ведение кассовой книги. Особенности заполнения кассового журнала

Как правильно заполнить журнал кассира- операциониста?

Основное назначение непосредственного ведения журнала кассира-операциониста сводится к тому, чтоб сам владелец имел возможность беспрепятственно вычислить оборот наличной выручки за запрашиваемый период. Также журнал необходим для того, чтоб инспектор мог сверять показания ККТ и кассовые отчеты

Иногда инспектор сам выдаёт пожелания по заполнению журнала. Мы же разберём базовые аспекты заполнения журнала кассира-операциониста.​

Сам журнал представляет собой форму КМ-4. Форма состоит из двух листов. На двух листах формы содержится 18 граф, каждую из которых и необходимо заполнить.

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – бланк для заполнения находится

Обязательность ведения журнала

Известно немало случаев, когда налоговые инспекторы пытались штрафовать организации за отсутствие данного журнала кассира-операциониста или же не заполнение журнала. На самом деле, ведение журнала хоть и является обязательным для предприятия, но не является грубым налоговым нарушением.

Поэтому в случае, когда предприниматели отказывались платить штраф и оспаривали решение, суд оставался на стороне предпринимателей. Лучше вести журнал, чем не вести его, дабы не сталкиваться с проблемами во взаимоотношениях с налоговиками. С другой стороны, и наличие журнала не может уберечь предприятие от особо придирчивых работников налоговой.

Для чего необходим на предприятии журнал учета трудовых книжек и как его правильно составить, вы можете узнать

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – образец заполнения по предприятию

Графы для заполнения:

• Смена (дата)

В этой графе проставляется дата, когда снимали Z-отчёт (отчета на кассовом аппарате, производимого кассиром в конце смены для инкассации кассы и передачи наличности администратору). В случае наличия нескольких Z-отчётов за день вносятся все отчеты с одной датой, но каждый отдельной строкой.

Графа стена нужна для того, чтоб обозначить свою смену, если за одно число на кассе отработало два кассира или же если у одного было несколько смен. Тогда в скобочках ставится номер смены, например, 1.

• Номер секции (отдела)

Проставляются номера отделов, на которые были пробиты суммы за текущую смену. Эта графа необязательна к заполнению в том случае, если все пробивается на один отдел. Также эта графа часто необязательна к заполнению, если Z-отчёт кассового аппарата не предусматривает делание по отделам.

• ФИО кассира

В данной графе необходимо указать полные ФИО. Если же функцию классов выполняет лико, задействованное ещё в какой-либо деятельности, то все равно указываются его данные.

• Порядковый номер отчета фискальной памяти на момент окончания смены

Здесь указываем порядковый номер Z – отчета, который возможно взять на самом отчете.

• Порядковый номер контрольного счетчика

В данную графу копируется информация из графы 4.

Данная графа является устаревшей и рассчитанной на обнуление Z-счетчика. Современные кассовые аппараты этого не делают.

• Показания суммирующих счетчиков на момент начала смены

Данная графа должна быть обязательно заполнена. В ней указывается общая сумма всех денег, пробитых кассовым аппаратом за все время работы аппарата (накопительный итог на начало рабочего дня). Значение суммы возрастает с каждым последующим Z-отчетом.

В случае, если Вы заполняете журнал по новому кассовому аппарату в первый день его работы, первое накопление будет равняться 1 рублю 11 копейкам. Данную сумму требуют пробивать в налоговой инспекции при регистрации аппарата.

Узнать, как правильно составить приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания и выговора, вы можете

Если же аппарат уже не новый, то необходимые данные предоставлены в:

1. Графе 9 за предыдущий день (чаще всего берут оттуда);
2. В утреннем X-отчете, но не для каждого кассового аппарата (некоторые аппараты не печатают это в X-отчетах)
3. Можно также получить искомое значение, если вычесть из вечерних накоплений (в графе 9) сумму выручки за день (в графе 10).

• Подпись кассира и администратора в графах 7 и 8

В этих двух графах необходимо расписаться кассиру (7) и администратору (8). В случае совпадения лиц подписи одинаковы.

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – образец заполнения вы можете скачать

• Показания суммирующих денежных счетчиков на момент окончания смены

Здесь будут вписаны накопления (гросс-итог) на момент окончания рабочей смены. Этот показатель представляет собой данные из 6-ой графы, суммируемые с выручкой за прошедший день. Для дальнейшего убожества эти данные можно сразу перенести в 6-ую графу начала следующей смены.

• Сумма выручки за рабочую смену

В эту графу необходимо вписать сумму выручки за день. В неё войдут вся наличная выручка (11), безналичная (12) и возвраты (15). Также данные можно взять и в Z-отчётах.

• Сдано наличными

Вписываем наличную выручку (без возвратов и безнала).

• Оплачено по документам (кол-во)

Теперь внесём количество безналовых платежей (к ним относятся оплата по банковской карте, дорожные, банковские чеки и проч.) Например, если картами за смену вам оплатили 10 раз, то вписываете “5”. Если же возможности посчитать нет, и в кассовом аппарате данная функция не предусмотрена, то графа не заполняется.

• Оплачено по документам (сумма)

Указывается общая сумма всех платежей по безналу, ещё она выделяется в Z-отчете (но не со всеми кассовыми аппаратами).

На части аппаратов функция пробития по безналу отсутствует, поэтому зачастую под безналичную оплату выделяют отдельную секцию, туда и пробивается безнал. Если все безадресные средства пробиваются по на один отдел, то в 13-ой графе указывается сумма продаж по этому конкретному отделу.

Скачать бланк доверенности на получение товара и ознакомиться с основными правилами составления этого документа, вы можете

• Сдано всего

Сюда вписывают сумму платежей (нал и безнал вместе) минут возвраты.

• Сумма возвратов

Указывается сумма возвратов за рабочий день. Этот показатель берут из Z – отчета. Если возврат был произведён не из кассы (потому что допустимо производить возврат не из кассы), помните, что нужно в таком случае составить акт КМ-3, затем вписать сумму из формы в графу 15-ую.

Возвращение денег из денежного ящика ККТ возможно только по тем чекам, что были пробиты в тот день. К каждому чему должен быть приложен акт по форме КМ-3.

• Подпись кассира.

Когда кассир заполнил журнал, ему необходимо оформить форму КМ-6 (справка-отчёт). Затем он передаёт эту форму вместе с наличными администратору, затем и расписывается в графе. Если кассиром, администратором и руководителем является одно лицо, то в графах 16, 17 и 18 необходимо проставлять одну и ту же подпись.

• Подпись администратора

После принятия наличности и проверки расчетов администратор расписывается в графе.

• Подпись руководителя

После завершения рабочего дня или смены в графе должен расписаться руководитель.

По окончании заполнения журнала важно не забыть занести данные в кассовую книгу.

Заменена журнала кассира-операциониста и внесение изменений

Если журнал заканчивается, то его необходимо “погасить” в налоговой в тот же момент, когда производится регистрация нового. Данная процедура выполняется любым уполномоченным сотрудником от лица руководителя при наличии , которая заверена у нотариуса.

Записи при ведении нового журнала начинают в порядке, который последовательно идет за порядком с старом журнале. Суммы остатков переносятся в новый журнал, сама перемена документов производится к концу года, но не является обязательной.

Узнать, как правильно составить приказ о проведении инвентаризации и скачать образец его заполнения, вы можете в нашей

Если необходимо внести изменения в журнал, то все исправления с изменениями необходимо согласовать со всеми заверяющими записи в журнале лицами. Лицам необходимо подписаться у записей, а также необходимо поставить печать-подтверждение. Главное условие изменений и исправлений – пометка “исправлено верно”.

Если же изменения несущественные, то можно просто сделать исправления при помощи канцелярского забеливателя.

При исправлении нескольких строк их можно зачеркнуть и написать между ними верное, при этом во всех исправлениях важно не нарушить хронологию записей и не препятствовать определению оборота наличности.

Заполнение журнала кассира операциониста – пример по предприятию:

Не стоит опасаться делать исправления. Налоговая инспекция не накажет санкциями за исправления, вовремя зафиксированные и и подписями ответственных лиц.

В случае возникновения дополнительных вопросов всегда можно обратиться в налоговую службу или же к администратору, потому что руководители и налоговики иногда высказывают конкретные пожелания на тот или иной вопрос по заполнению. Помните, что работа с журналом – ответственное занятие, влияющее на продуктивность и чистоту отчетности.

Как правильно заполнить журнал кассира-операциониста без ошибок, вы можете узнать в этом видео :

Журнал кассира-операциониста (по форме КМ-4) обычно заполняется кассиром, главным бухгалтером или администратором, согласно приказу директора. Журнал кассира-операциониста бывает двух типов: вертикальный и горизонтальный. Горизонтальный журнал имеет широкие строчки, в них помещаются большие суммы, но вертикального хватает на большее число записей, его придется реже менять.

• Графа 1: Дата (смена). Здесь нужно указать дату снятия Z-отчета, который кассир делает в конце смены с целью проведения инкассации и обнуления кассы. Если за день было несколько смен и снималось несколько Z-отчетов, то можно записать несколько раз одинаковую дату в разных строчках, поставив в скобках номер каждой смены.
• Графа 2: Номер отдела (секции). Ее следует заполнять, если имеются различные отделы в магазине. Тогда здесь ставятся номера отделов, по которым за смену пробивались суммы. Если все пробивается на единственный отдел, данную графу можно и не заполнять.
• В графе 3: Фамилия, имя, отчество кассира указываются соответствующие данные.
• В графах 4 и 5 записывается порядковый номер Z-отчета, который можно взять непосредственно на самом отчете. Информация дублируется, так как форма документа немного устарела, а в современные кассовые аппараты были внесены некоторые изменения.

• графы 9 прошлого дня;
• из X-отчета, снятого утром;
• из разницы между графой 9 (вечерние накопления) и графой 10 (выручка за день), тогда запись осуществляется в конце дня.

Купить журнал кассира-операциониста можно в любом канцелярском магазине. Данный журнал привязывается к кассовому аппарату. Когда он подойдет к концу, следует купить новый, пронумеровать и прошить его, заверить в налоговой инспекции в отделе оперативного контроля.

Субъекты предпринимательства, применяющие контрольно-кассовую технику, должны регистрировать выручку, полученную с их использованием, в журнале кассира-операциониста. Его правильное оформление и регулярность применения проверяют не только уполномоченные специалисты на предприятии, но и налоговые органы.

Журнал кассира-операциониста - это специальный регистр, который составляется по типовой унифицированной форме КМ-4, и служит для фиксации поступления и сдачи выручки фирмы, а также для отражения контрольных показателей отчетов.

Он составляется на каждый кассовый аппарат. Его ведение поручается уполномоченным должностным лицам (кассирам), которые регулярно должны снимать соответствующие счетные показатели и записывать их в нем.

О тчет кассира операциониста существует в нескольких видах. В регистре отражается только итоговый за день или смену, который называется z-отчетом.

Впервые журнал кассира операциониста км 4 заводится в момент регистрации нового ККА. Эту книгу можно приобрести в типографии.Ее необходимо пронумеровать, прошнуровать, скрепить печатью и визой руководителя. После этого он вместе с карточкой ККТ подается в налоговую, где ее работники отмечают на нем присвоенный ими номер, и проставляют печати и подписи.

Журнал ведется до того момента, пока последняя его строка не будет заполнена. Как только он заканчивается, организация должна оформить новый регистр, при этом в инспекцию по месту учета подается старый и последующий. Налоговые работники делают запись о его замене в карточке учета ККА.

В журнале также отражаются заметки технических работников ЦТО, которые осуществляют его проверку в соответствии с договором кассового обслуживания.

Согласно законодательству все ККА имеют ЭКЛЗ, которую необходимо устанавливать каждый год, в противном случае машина заблокируется. Ее замену также надо фиксировать в журнале кассира-операциониста.

В конце своей смены (рабочего дня) кассир снимает итоговый отчет по кассовому аппарату и сверяет его данные с приходными документами (если они есть) и наличными денежными средствами. После этого он записывает показания z-отчета в журнал, заполняет справку-отчет и сдает дневную выручку либо старшему кассиру, либо уполномоченному на это лицу, который после проверки и получения наличных денег расписывается в регистре и возвращает журнал обратно кассовому работнику.

Образец заполнения журнала кассира операциониста

Изучим подробнее как заполнять журнал кассира операциониста.

На титульном листе нужно записать название организации, ее полный адрес, номер телефона, а также коды , ОКДП и ИНН. Если есть структурное подразделение, его тоже нужно указывать. Далее заполняются марка или модель кассового аппарата и его производственный номер. При необходимости можно занести информацию об используемой прикладной программе. Работники налоговой или ЦТО ниже заполняют регистрационный номер ККМ.

В журнале нужно отражать начало и конец периода его ведения, а также Ф.И.О. ответственного за это должностного лица.

Регистр представляет собой таблицу с большим количеством столбцов, которые необходимо заполнять.

В графе «1» отражается текущая дата, указанная в отчете. За один день может быть несколько записей по количеству смен или ответственных лиц.

В следующем столбике нужно вписывать номер отдела. В кассовом аппарате может быть открыто их несколько, на каждый вид деятельности. Часто заводят разные отделы для ведения раздельного учета выручки, полученной по разным системам налогообложения (например, ЕНВД и ОСНО). Их открытие осуществляют специалисты ЦТО, информация об этом отражается в учетной карточке ККА в налоговой.

Графа «5» в последнее время либо не заполняется, либо в ней проставляется 0. Это связано с тем, что ККА с ЭКЛЗ не обнуляются.

В следующем столбике указывается информация об необнуляемом остатке на начала дня. При использовании нового аппарата он равен 0, иначе нарастающему остатку на конец предыдущего дня работы.

Поля «7» и «8» должны содержать подписи кассира и проверяющего его уполномоченного лица.

В столбце «9» отражается необнуляемый остаток на конец дня. Далее записывается итоговая выручка по ККМ, которая должна быть равна разнице между значениями граф «9» и «6».

В следующих полях необходимо заполнить информацию о полученных наличных денежных средствах и документов платежа. Графы «12» и «13» нужно заполнять, если при оплате за товары, услуги, работы принимаются банковские карточки. Несмотря на то что карточки - это безначальные расчеты, выручку по ним необходимо пробивать по ККА отдельным отделом, и указывать количество выпущенных чеков. При их отсутствии - проставляется прочерки.

Столбец «14» равен сумме значений «10» и «13».

Согласно законодательству кассир может произвести возврат денежных средств в случае отказа клиента от покупки при предъявлении им чека. Если этот возврат осуществляется в тот же день что покупка, то его показатели записываются в графе «15» . При этом на возвращенный чек должен быть составлен акт, который должен включать обязательные для него реквизиты. Если возврат осуществляется в последующие дни, он в журнале кассира-операциониста не фиксируется. Здесь же отражаются ошибочно пробитые чеки. Ее значение равно разнице показателей «10» и «14».

В следующих столбцах расписываются кассир (сдающий деньги) и уполномоченное лицо, принимающее их, а также ответственный за контроль над этими операциями.

Нюансы ведения журнала

При замене ЭКЛЗ закрывается 3 z-отчета, которые отражаются в журнале: до снятия, проверочный (равный 1 рублю 11 копейкам) и после замены памяти.

Согласно законодательству, использование ККМ может происходить как при приеме, так и при выдаче денежных средств из кассы (скупка металлолома у населения). Аппараты в этом случае желательно покупать отдельно на прием и выдачу. При этом отражение последнего в журнале происходит в обычном порядке, просто в приказе необходимо отразить, что операции – расходные.

В случае допущения ошибки при заполнении этого регистра, исправление необходимо делать путем зачеркивания неправильной записи одной линией (чтобы можно было ее прочитать) и оформления новой. Это должны завизировать кассир, главный бухгалтер, руководитель компании.

Компании и предприниматели, которые в своей деятельности используют ККМ, вместе с ними должны обязательно вести такой регистр, как журнал кассира операциониста км 4. Данный отчет постоянно просят предоставить компетентные органы при проверках правильности отражения полученных доходов в виде наличной выручки.

Этот регистр заводится на каждую ККМ. Его открывают в момент регистрации данной аппаратуры в ИФНС. Поэтому журнал кассира операциониста необходимо обязательно отмечать в налоговой. Для этого используется приобретенный регистр в типографии.

Госстатом для него предусмотрена специализированная форма КМ-4. Его нумеруют, прошивают и заверяют визой директора и печатью фирмы. После этого вместе с документацией на ККМ эту книгу отправляют в налоговую, которая рядом с печатью организации ставит свою печать и подпись соответствующего должностного лица.

Журнал заполняется вручную на основании документа отчет кассира операциониста. Он отражает поступление дохода в виде наличных денежных средств за день или смену. В нем регистрируется z-отчет, которым подводится общий итог за определенный период. На предприятии эту обязанность возлагают на кассиров или лиц их заменяющих. Если за текущий день снималось несколько отчетов, каждый следует внести в соответствующие поля журнала.

Записи в книгу производятся постоянно при работе ККМ. Как только заполняется последняя строка его нужно вместе с новым отправить в налоговый орган для регистрации его смены, которая отражается в заведенной ранее карточке ККМ на данную организацию.

В настоящее время необходимо использовать ККМ с ЭКЛЗ, которая рассчитана на один год. Если пропустить данный срок, аппарат блокируется и не позволяет ничего по нему пробивать. При ее замене журнал не закрывается, а работники ЦТО делают соответствующие отметки в нем. Также эти специалисты согласно заключенным договорам при ежемесячном обслуживании ККМ на полях регистра могут делать отметки о проведенных работах.

Журнал могут заполнять несколько кассиров, работающих на данном аппарате посменно и ведущие прием денег.

Важно! В случае осуществления возврата денег по ранее пробитому в этом же дне чеку, составляется акт на списание, который обязательно отражается в журнале и хранится вместе с ним.

Правильность оформления регистра проверяет старший администратор или главный бухгалтер, также он расписывается в нем при осуществлении приема выручки за день от кассиров. На основании кассовых лент, зарегистрированных в нем, может выписывать на общую сумму . Журнал он передает обратно кассиру, так как этот бланк должен хранится вместе с кассовым аппаратом.

Образец заполнения журнала кассира операциониста

Рассмотрим, как заполнять журнал кассира операциониста.

Оформление документа начинается с обложки. В соответствующих графах нужно указать полное название фирмы, ее адрес нахождения и контактный телефон. Также здесь указывается код согласно классификатору ОКПО.

Если кассовый аппарат находится в определенном структурном подразделении, его название записывается в графе ниже.

Затем указывается название кассового аппарата. В столбце справа также нужно вписать номера производителя и регистрационный. Отличаются они тем, что номер производителя присваивается на заводе и его обычно можно найти в паспорте и на корпусе кассы. Регистрационный номер - это номер, который получил аппарат в налоговой службе.

Под названием документа проставляются даты начала и завершения заполнения журнала, а также должность и Ф.И.О. ответственного за это лица.

Журнал заполняется построчно, при этом каждому Z-отчету отводится одна строка. Не допускается пропускать их или суммировать несколько отчетов в одну запись.

В графу 1 заносится дата, за которую был с кассы снят отчет.

В графе 2 указывается номер отдела, по которому была пробита сумма. Данная графа не заполняется, если отделы в кассовом аппарате не заведены, или используется только один.

В графу 3 записывается Ф.И.О. кассира.

В графу 4 вносится порядковый номер напечатанного Z-отчета. Он записан на самом отчете.

Графа 5 в настоящее время при заполнении книг не используется, поскольку в современных кассовых аппаратах убрана функция обнуления памяти. Здесь можно поставить прочерк, или дублировать номер Z-отчета из графы 4.

Графа 6 показывает накопительный итог всех операций, совершенный на данном аппарате с начала его работы. Цифра берется на начало дня. Данную сумму можно посмотреть на предыдущем Z-отчете, или перенести из графы 9 предыдущего дня.

В графах 7 и 8 проставляют свои личные подписи кассир и администратор, заверяя денежный итог на начало дня.

В графу 9 заносится сумма нарастающим итогом при завершении рабочего дня. Он указывается на снятом Z-отчете. Кроме этого, ее можно проверить, сложив нарастающий итог на начало дня и выручку за день. Обычно, эту же сумму сразу вписывают в графу 6 последующего дня.

В графе 10 отражается вся выручка, пробитая на данном кассовом аппарате в течение рабочего дня. Сумма обязательно указывается на Z-отчете.

В графу 11 заносят сумму денежных средств, поступивших в кассу наличными. Т.е. сюда не входят возвраты, а также операции по картам.

В графах 12 и 13 указывается количество безналичных операций и их сумма. Если подобных операций не проводилось - здесь ставятся прочерки. Кроме этого, графы нужно оставить пустыми, если нельзя точно определить количество таких операций за день или кассовый аппарат не имеет счетчика совершенных безналичных операций.

В графу 14 вносится общая сумма поставивших за день денежных средств, включая наличные платежи и безналичный расчет, однако, исключая возвраты покупателям и ошибочные чеки.

В графу 15 записывается сумма возвратов за день, а также неправильно пробитых чеков.

Графы 16-18 подписываются в конце дня ответственными за кассовую дисциплину лицами - кассиром, администратором и руководителем.

Нюансы ведения журнала

Если за день было снято несколько Z-отчетов, то они все отражаются в журнал отдельными строками. Однако дата в графе 1 проставляется одна и та же.

Если для проведения безналичных операций на кассовом аппарате вводится отдельный раздел, то тогда в строке, соответствующей ему, не заполняется графа 11 (сдано наличными), но указывается информация в графах 12 и 13 (количество безналичных операций и их сумма).

Если в течение дня никакие операции на кассовом аппарате не проводились, то снимать Z-отчет в конце дня и производить запись в журнале не надо.

При утере Z-отчета его можно восстановить. Делается это двумя способами - получением отчета по фискальной памяти или по ЭКЛЗ. Фискальный отчет можно снять, пригласив специалиста, обслуживающего кассовые аппараты на предприятии. Кроме этого, он содержит только итоговые данные. Отчет из ЭКЛЗ содержит подробные данные за каждый рабочий день, однако, этот блок меняется каждый год.

Если во время заполнения допущена ошибка, то неверную строку необходимо вычеркнуть одной чертой (чтобы можно было прочитать зачеркнутое), и начать новую. Ошибочная строка заверяется подписями должностных лиц.

Журнал кассира-операциониста образец заполнения скачать Excel.

Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4 предназначен для фиксирования всех финансовых потоков и учета денежных средств, которые проходят в течение дня через кассу.

В случае необходимости он может быть использован сотрудником налогового органа для сверки показаний в отчетах предпринимателя. Сам же владелец торговой точки может по нему всегда быстро определить объемы денежных поступлений за любой период.

Что это такое, для чего он нужен на предприятии

Российское законодательство обязывает все организации, а также физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью, проводить все денежные средства через ККМ. Каждая операция, пробитая через кассовый аппарат, сопровождается чеком, в котором указаны ее номер и назначение. Подробный же письменный учет операций должен вестись в книге кассира-операциониста.

Документ представляет собой книгу с титульным листом, на котором указана информация о предприятии:

• Реквизиты компании или ИП.
• Коды ОКПО и ОКУД.
• Данные ККМ.
• Дата начала ведения.
• Сведения об ответственном лице, занимающимся ведением документа.

Журнал обязательно прошивается при помощи шнура или толстой нити и постранично пронумеровывается. Общее количество листов указывается на последней странице и заверяется печатью предприятия или ИП. Документ также содержит подписи налогового инспектора, регистрировавшего книгу, а также бухгалтера и руководителя предприятия.

Регистрация в налоговой

Форма КМ-4 – это книга учета всех операций, проводимых через конкретный кассовый аппарат , поэтому она оформляется в налоговой инспекции одновременно с постановкой контрольно-кассовой машины на регистрационный учет. При регистрации ККМ и кассового журнала необходимо иметь:

• Заявление о постановке на учет ККМ.
• Свидетельство о регистрации ИП или предприятия.
• Договор аренды торговой площади.
• Паспорт ККМ.
• Договор, заключенный с Центром технического обслуживания ККТ.
• Голограмму.

Сама кассовая машина должна находиться в перечне разрешенной к использованию контрольно-кассовой техники, т. е. модель ККМ должна соответствовать Госреестру.

Если у предприятия несколько контрольно-кассовых машин, то и журналов будет заведено соответствующее количество. Каждая книга должна находиться в торговом зале рядом с аппаратом.

Кто и когда его заполняет

Первую запись в журнале делает сотрудник налоговой инспекции, регистрирующий ККТ. Он снимает нулевой чек с проверочной суммой 1 руб. 11 коп. и вносит данные первого Z-отчета. Эта сумма вычитается при занесении денежных операций первого дня работы и не учитывается ни налоговыми органами, ни бухгалтерией предприятия.

Книгу ежедневно по открытию и окончанию рабочей смены заполняет тот, кто назначен руководителем ответственным за ее ведение. Это может быть сам руководитель, главбух, административный сотрудник или кассир .

Если торговый зал работает в несколько смен, то отчет должен заноситься по каждой вновь начатой смене.

Правила ведения денежных расчетов, а также порядок оформления кассового журнала были установлены в 1993 году. А в конце 1998 года Госкомстат вынес постановление «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации». Так появилась форма КМ-4, которой сегодня пользуются почти все предприятия, деятельность которых предусматривает финансовые расчеты. Несмотря на то, что принципы оформления отчетности остались прежними, ряд изменений коснулся внешнего вида Z-отчета.

Правила и процесс заполнения

Страницы отчетного документа имеют 18 столбцов для занесения данных:

• Столбец 1. Дата. Сюда заносится дата снятия Z-отчета. Если за день работало несколько смен, то отчет снимается по каждой из них и вписывается отдельной строкой с указанием смены. Например: 01.01.2015(2).
• Столбец 2. № отдела. Необязательная строка для заполнения, так как многими современными аппаратами не выводится Z-отчет по отделам.
• Столбец 3. ФИО кассира.
• Столбец 4. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти) на конец рабочего дня. Номер отчета, прописанный на документе.
• Столбец 5. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти). Актуальность оформления строки утрачена в связи с модернизацией кассовых машин, поэтому просто копируется информация из столбца 4.
• Столбец 6. Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня/смены. При первичном заполнении показатель будет равен 1 руб. 11 коп. Если же ККМ используется уже какое-то время, то цифру можно взять из:
  • показаний на момент окончания смены предыдущего дня;
  • предыдущего X-отчета, если кассовый аппарат предусматривает печать этих параметров;
  • сумму можно вычислить, найдя разницу между предшествующей цифрой и дневной выручкой.
• Столбец 7 и 8. Подпись кассира/администратора. Подписывают все ответственные лица. Если это один человек, то подпись дублируется.
• Столбец 9. Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня/смены. Цифра переписывается из итогового кассового документа и составляет сумму чисел из Столбца 6 и дневной выручки.
• Столбец 10. Сумма выручки за рабочий день. Заносится из Z-отчета и составляет сумму наличной, безналичной выручки и возвратов.
• Столбец 11. Сдано наличными. Сумма без учета безналичных операций и возврата.
• Столбец 12. Оплачено по документам, количество. Вносится число безналичных операций.
• Столбец 13. Оплачено по документам, сумма. Прописывается итоговая сумма, полученная путем безналичных платежей.
• Столбец 14. Сдано всего. Суммируются все платежи, кроме возвратных операций.
• Столбец 15. Сумма возвратов. Данные отображаются в Z-отчете.
• Столбец 16, 17 и 18. Прописываются подписи всех ответственных работников на момент передачи выручки за смену.

Порядок заполнения вы можете наглядно посмотреть на следующем видео:

Нюансы оформления в различных случаях

Особенности ведения журнала зависят от деятельности предприятия. Например, может случиться так, что за день не было пробито ни одной операции на ККТ, что делать в таком случае?

Правилами ведения формы допускается отсутствие записей, если не было выбито чеков. Тем, кто не имеет постоянных поступлений или выдачей денежных сумм, можно вести книгу по мере необходимости.

Вопросы могут возникнуть и тогда, когда кассир покинул рабочее место, не сняв итоговый отчет. На самом деле, ЭКЛЗ кассовой машины сохраняет все сведения, поэтому отчет можно будет без труда получить и позднее.

Может случиться так, что Z-отчет утерян, но так как он является документом бухгалтерской отчетности, его необходимо восстановить. Сделать это можно:

• Обратившись в обслуживающую организацию . Как правило, механик в кратчайшие сроки извлекает информацию, сохранившуюся на ЭКЛЗ.
• Сняв фискальный отчет . Чтобы получить сведения из фискальной памяти машины, необходимо знать код, который назначается в налоговой инспекции при регистрации ККМ. Если код неизвестен или введен ошибочно, кассовый аппарат может заблокироваться, и придется вызывать мастера.

Исправление ошибок

Ошибки в документе исправлять можно, но делать это следует аккуратно, черной или синей пастой или при помощи канцелярского корректора-замазки.

После каждого исправления должна стоять подпись вносящего изменения в журнал сотрудника, а также обязательная фраза: «Исправлено верно», прописанная после каждой неточности.

Прошивка и хранение

Книга прошивается от первой до последней страницы, при этом все листы необходимо пронумеровать черной или синей пастой. На последней странице место прошивки заклеивается белым листом бумаги, на котором проставляется общее количество страниц и подпись руководителя предприятия. Если организация имеет печать, то она тоже должна быть поставлена рядом с подписью.

В процессе ведения документ хранится рядом с ККТ. Полностью заполненный журнал заменяется на новый, а старый хранится в бухгалтерии. Правда с появлением ЭКЛЗ и их ежегодной заменой длительное хранение утрачивает смысл, так как вся информация при необходимости может в течении одного дня быть считана с запоминающего устройства.