Справка т 61. Записка-расчет

необходима для того, чтобы правильно рассчитать оставшиеся к выплате деньги увольняющемуся работнику. Ниже размещен пошаговый образец заполнения записки-расчета при увольнении и комментарии по составлению документа.

Какие могут быть последствия, если неправильно составлена справка (форма Т-61)? Где можно скачать бланк ?

Исходя из ст. 84.1 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ), работодатель обязан произвести все окончательные выплаты увольняющемуся работнику в день увольнения. Для этого сотрудники организации готовят . По сути, этот документ представляет собой справку обо всех выплатах, причитающихся сотруднику.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сроки и порядок изготовления справки не регламентированы, однако составлять ее следует заранее, чтобы успеть осуществить расчеты до даты увольнения.

Форма № Т-61 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако она носит рекомендательный характер, поэтому предприятие имеет право разработать свой образец записки-расчета при увольнении .

Допущение ошибок при исчислении может нарушить права работника, ведь записка-расчет при увольнении является документом — основанием для окончательного расчета. В соответствии со ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях несоблюдение норм трудового права наказывается штрафом от 1 000 до 50 000 руб. — в зависимости от статуса виновного лица.

Ниже можно бесплатно скачать записку-расчет при увольнении (незаполненный бланк), а затем заполнить документ, руководствуясь дальнейшими рекомендациями.

Как заполнить первую сторону справки?

Сначала следует указать:

• наименование организации;
• ее код по ОКПО (приказ Росстата от 06.04.2012 № 107);
• номер формы по ОКУД (постановление Госстандарта от 30.12.1993 № 299);
• номер и дату трудового договора;
• номер и дату записки.

В следующей части записки-расчета при увольнении подробно излагается информация о прекращении трудовых отношений: дата, основания и данные распорядительного документа (приказа).

И наконец, указывается количество отпускных дней — не использованных или использованных авансом. Эти данные исчисляются за весь период работы. За неиспользованные дни в дальнейшем бухгалтерия начислит компенсацию. За перерасход будет произведен вычет из причитающихся сотруднику денег.

Первая страница заверяется подписью кадровика, и документ передается в бухгалтерию.

Порядок заполнения второй страницы справки

Начнем с расчета оплаты отпуска. Для этого в гр. 1, 2, 3 вносится фактическая информация за последние 12 месяцев до месяца увольнения. При указании сумм ежемесячных выплат следует ориентироваться на пп. 2, 3 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Так, например, материальная помощь, оплата обучения и другие нетрудовые платежи не учитываются при расчетах.

В столбце 4 указываем количество календарных дней за год. При этом следует учитывать, что за количество дней в одном месяце принимается среднее число 29,3 (ч. 4 ст. 139 ТК РФ). Если учет рабочего времени идет в часах, то в столбце 5 прописывается общее за год количество часов.

В гр. 6 пишем рассчитанную по формуле (гр. 3 / гр. 4 или гр. 3 / 12 / 29,3) среднюю дневную (или часовую) зарплату. И уже эту сумму умножаем на количество использованных сверх размера отпуска или неиспользованных отпускных дней, чтобы узнать размер компенсации или вычета за отпуск.

Теперь можем приступить к расчету окончательных выплат:

• гр. 10 — зарплата за отработанные дни в месяц увольнения;
• гр. 11, 12 (без разницы) — сумма за отпуск (из гр. 9) и другие начисления;
• гр. 13 — общий итог гр. 10, 11, 12;
• гр. 14 — НДФЛ;
• гр. 15 — иные удержания;
• гр. 16 — итоговая сумма гр. 14, 15;
• гр. 17, 18 — суммы задолженностей;
• гр. 19 — оставшаяся от начисленного сумма после вычитания/прибавления всех удержаний и задолженностей.

Итоговую сумму прописывают ниже и указывают данные ведомости или иного платежного документа, по которому произведен окончательный расчет с работником. Так же, как и первая, вторая страница заверяется подписью, но уже бухгалтера.

Итак, справка-расчет при увольнении является внутренним документом организации и не выдается на руки работнику. После использования она хранится и в бухгалтерских, и в кадровых документах, поэтому лучше делать ее в 2 экземплярах. Заполняют записку-расчет при увольнении 2 специалиста:

• лицевую сторону — кадровик;
• обратную сторону — бухгалтер.

Изготовляется записка-расчет при увольнении либо вручную, либо с помощью специальных кадровых/бухгалтерских программ, где данные вставляются автоматически.

По каким бы причинам ни происходило расторжение контракта с наемными работниками, администрация хозяйствующего субъекта в их последний рабочий день должна полностью рассчитаться с этими людьми. Для этого специалист отдела кадров в момент выписки приказа оформляет и направляет в бухгалтерию такой документ, как записка-расчёт при увольнении.

Записка-расчёт при увольнении заполняется несколькими службами фирмы: кадровый отдел выписывает ее, а бухгалтерия с обратной стороны вносит в нее все необходимые данные для определения сумм, причитающихся увольняющемуся.

Записка-расчёт при увольнении форма Т-61 утверждена приказом Росстата в качестве одного из документов, применяющихся в кадровом и бухгалтерских учетах при расторжении . Предприятие может в своей деятельности использовать этот бланк, или же на основании него разработать собственный.

Сложившаяся практика устанавливает, что форма Т-61 или ее аналог должны формироваться на каждого человека в отдельности.

Изначально выписывает это документ кадровик при составлении приказа, внося соответствующие данные на лицевую сторону данного документа. Из содержания приказа он переносит информацию о наличии не использованного времени отдыха, а также дату предстоящего увольнения.

Завизировав указанную информацию, кадровик передает документ бухгалтеру, который осуществляет выборку данных за расчетный период и производит определение сумм расчета. Возможно, что у работника отсутствует данное время, а отпуск он использовал уже авансом. Тогда в бухгалтерии определяется, какую сумму отпускных ему необходимо вернуть предприятию.

Внимание! На основе выбранных сведений исчисляется среднедневная зарплата, а потом и сумма компенсации (или к возврату). В записке-расчете также отражаются иные суммы, которые положены работнику при увольнении.

В данном документе надо произвести также удержания, которые осуществляются в силу закона или иного локального нормативного акта. После этого бухгалтер определяет сумму выплаты сотруднику на руки и вносит ее в платежные документы. Далее записку расчет следует приложить к документам по расчету зарплаты за текущий месяц.

За сколько времени до увольнения нужно оформить записку

Законодательство не регламентирует период времени, в течение которого должна оформляться записка-расчет. Нормы актов закрепляют только обязанность выплатить все причитающиеся при увольнении деньги работнику либо в окончательный день работы, либо, если происходит перечисление зарплаты на карточку, то на следующий день.

Крайний срок ее формирования - это завершающий рабочий день увольняющегося. Если , то по общим правилам он подает заявление за две недели до этой даты.

Завершается заполнение таблицы подведением итога.

После этого нужно заполнить верхнюю правую таблицу. В ней необходимо указать количество дней (в графе 4 ), либо часов (в графе 5 ), во время которых работник выполнял свои обязанности в расчетном периоде. В графе 6 указывается средний заработок - общая сумма начислений делится на количество дней либо часов.

Затем нужно заполнить правую нижнюю таблицу. Здесь необходимо указать количество дней, которые не были использованы как отпуск (графа 7 ), либо были взяты сотрудником авансом (графа 8 ). В графу 9 заносится размер оплаты либо удержания за эти дни.

Последней заполняется таблица «Расчет выплат» . Сначала информация вносится в блок «Начислено», где в графах 10-12 проставляются различные начисления за текущий период. В графе 13 необходимо указать их общую сумму.

В разделе «Удержано» в графы 14-15 записывается информация по всем удержаниям, которые выполнены из зарплаты работника. Это может быть НДФЛ, алименты и т. д. Общий итог удержаний нужно указать в графе 16 .

Если на момент расчета за компанией есть долг по выплате зарплаты данному работнику, то его сумму нужно проставить в графе 17 . А если была допущена переплата в предыдущих периодах - то нужно указать ее размер в графе 18 . В графу 19 заносится общая сумма, которую работнику нужно выплатить на руки.

После этого идет строка «К выплате сумма» , в которой рассчитанная сумма к выдаче указывается сначала прописью буквами, а затем еще раз цифрами.

В заключение бухгалтер еще раз проверяет правильность заполнения своей стороны, указывает свои данные и ставит роспись.

Бухгалтерские проводки

На основании произведенных расчетов формируются следующие бухгалтерские проводки:

Д20 - К70 - зарплата и компенсация основных рабочих производства;

Д23 - К70 - зарплата и компенсация рабочих вспомогательного характера;

Д25 - К70 - зарплата и компенсация сотрудников общепроизводственного назначения;

Д26 - К70 - зарплата и компенсация административного персонала (директор, главбух, их заместители и подобные сотрудники);

Д44 - К70 - зарплата и компенсация работников, связанных с торговлей;

Д91 - К70 - зарплата и компенсация прочих сотрудников, которые напрямую не участвуют в производстве.

Д70 - К68 - удерживается налог НДФЛ;

Д70 - К76 - выполнены прочие удержания (например, алименты).

Д70 - К50 - выданы расчетные наличными из кассы

Д70 - К51 - расчетные перечислены на карту или банковский счет.

Когда составляется записка-расчет при увольнении

В день увольнения работник должен получить на руки все документы и окончательный расчет. Для расчета выплат при увольнении составляется записка-расчет. Согласно п. 2 постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1, записка-расчет при увольнении составляется во всех случаях, независимо от причины , по которой расторгнут трудовой договор.

Унифицированная форма Т-61, на бланке которой заполняется расчет, также утверждена вышеназванным постановлением. Этот документ заполняется на двух сторонах.

Работодатель вправе разработать и утвердить собственный образец заполнения записки-расчета при увольнении. Оформите бланк записки-расчета как приложение к Положению о кадровом документообороте или к другому локальному акту, регламентирующему учетную политику компании.

Кто заполняет записку-расчет при увольнении (форма Т-61)

В составлении записки-расчета при увольнении принимают участие сотрудники кадровой службы и бухгалтерии.

Что делает кадровик

Кадровик рассчитывает количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска, которые работодатель задолжал работнику. Или наоборот – которые сотрудник успел отгулять авансом до того, как решил уволиться. В первом случае ему будет выплачена компенсация за неиспользованный отпуск, во втором – с него вычтут излишне выплаченные отпускные . После того, как записка-расчет при увольнении Т-61 кадровиком заполнена, он ставит свою подпись в специально отведенном для этого месте и передает документ расчетчику в бухгалтерию.

Что делает бухгалтер

Свою часть записки-расчета при увольнении бухгалтер заполняет, используя сведения из расчётных и платёжных документов, а также ведомостей, содержащих данные по начисленным сотруднику суммам.

В расчете учитываются:

• оплата труда,
• стимулирующие выплаты (в том числе регулярные и разовые премии),
• надбавки и доплаты.

На основании этих данных бухгалтер рассчитывает среднедневной заработок и сумму компенсации или возмещения за отпуск. В справку также включен расчет за фактически отработанные сотрудником дни месяца, в который он будет уволен. Отдельно производится расчет суммы налога на доход физического лица, поскольку работодатель является налоговым агентом по НДФЛ. Сведения, указанные в записке-расчете при увольнении используются как основание для начисления суммы окончательного расчета.

Внимание! Если заработную плату работник получает на банковскую карту, окончательный расчет на нее он должен получить в день увольнения.

Как заполнить записку-расчет при увольнении

Перед тем, как скачать бланк и заполнить справку-расчет при увольнении, разберитесь, какие компенсации положены сотруднику. Он может потребовать оплату, не предусмотренную законом.

★ Узнайте в журнале «Кадровое дело»,

Лицевая сторона

На лицевой стороне бланка укажите:

• Наименование организации.
• Номер и дату трудового договора с сотрудником.
• Номер и дату составления записки-расчета при увольнении.
• Фамилию, имя и отчество сотрудника полностью.
• Его табельный номер.
• Дату расторжения трудового договора и основание увольнения.
• Реквизиты приказа об увольнении .
• Количество неиспользованных дней отпуска или использованных авансом.
• Должность лица, заполнившего эту часть записки-расчета при увольнении.

Подпишите документ и поставьте дату.

Обратная сторона

На оборотной стороне в раздел «Расчет оплаты отпуска» впишите:

• Ежемесячные выплаты. Их учитывают их при расчете среднего заработка, произведенные за последний рабочий год.
• Итоговую сумму заработка за год.
• Количество календарных дней в расчетном периоде. Среднее количество дней в одном месяце принимается за 29,3 дня. Если месяц сотрудник отработал не полностью, рассчитайте количество отработанных дней как пропорцию.
• Количество часов расчетного периода, если в отношении сотрудника ведется суммированный учет рабочего времени.
• Величину среднедневного заработка. Это отношение итоговой суммы, полученной работником за последний год к количеству календарных дней или часов в расчетном периоде.
• Количество дней отпуска, которые работник не использовал или использовал авансом. Эти данные указаны на лицевой стороне.
• Сумму компенсации за неиспользованный отпуск или сумму возмещения за отпуск, полученный авансом. Расчет произведите по формуле:

Графа 9 = (Графа 8 – Графа 7) * Графа 6.

Пример заполнения раздела «Расчет оплаты отпуска» записки-расчета

Как заполнить раздел «Расчет выплат»

Пример заполнения раздела «Расчет выплат» записки-расчета при увольнении

Под таблицей на оборотной стороне записки внесите:

• Сумму к выплате прописью и цифрами, с точностью до копеек.
• Номер и дату платежной ведомости или расходного ордера, на основании которого работник получит окончательный расчет.
• Должность лица, составившего записку-расчет при увольнении.

Подпишите расчет , укажите дату его составления.

Записки-расчета при увольнении составляйте в обязательном порядке. Это документ, подтверждающий правильность произведенных работодателем начислений и удержаний.

31.08.2018, 4:10

Госкомстатом введена в оборот типовая форма Т-61 – записка-расчет при увольнении, при помощи которой работодатель обозначает весь спектр причитающихся работнику начислений. Документ содержит исходные данные по начислениям и итоговые графы, просуммировав которые можно получить сумму окончательного расчета.

Бланк может видоизменяться коммерческими организациями. Измененные формы должны быть утверждены внутренними актами предприятия. Подробности и актуальный бланк – в материале.

Основные сведения

Справка-расчет должна быть подготовлена к последнему рабочему дню увольняемого работника. На ее основе производятся окончательные выплаты. Этот бланк дополняется формой Т-49, в которой осуществляется расчет основной и дополнительной зарплаты по табелю за последний месяц.

Основное назначение справки-расчета – раскрытие поэтапного алгоритма вычисления компенсации по неиспользованным дням отпуска. Документ состоит из двух страниц:

Работники, заполняющие бланк справки-расчета при увольнении (Т-61) должны удостоверить правильность внесенных сведений собственноручными подписями. Скачать типовую форму можно бесплатно по прямой ссылке на .

Структура документа позволяет производить начисления как в пользу работника, так и в пользу работодателя. Последний вариант возможен при условии, что за работником числятся непогашенные долги, ему выдавались отпускные авансом, а на дату увольнения не все отгулянные дни были заработаны человеком.

Как заполнить справку-расчет

Компенсация по отпуску рассчитывается по правилам, которые применяются при начислении отпускных. За основу расчетов берется усредненная величина дохода увольняемого работника.

Средний заработок сотрудника вычисляется по его заработку за последние 12 календарных месяцев. Алгоритм расчета приведен в постановлении Правительства от 24.12.2007 № 922.

Теперь перечислим, какие данные должны присутствовать в форме Т-61:

• сведения, необходимые для идентификации получателя средств – увольняемого работника;
• краткая информация о работодателе;
• реквизиты расторгаемого трудового соглашения;
• фамилии, должности и подписи лиц, которые занимались заполнением формуляра;
• расчетная информация.

Для проведения расчетов специалист отдела кадров вписывает количество дней отпуска, которые должны быть оплачены работнику в форме компенсации. Если за сотрудником значится перерасход оплачиваемых дней отдыха, это должно быть выражено в количественных показателях в соответствующем поле. Бухгалтером вносятся такие сведения:

• помесячное перечисление общих доходов работника с выделением сумм, засчитываемых в расчете средней величины заработка;
• количество дней в календарном исчислении, приходящихся на расчетный интервал;
• результат деления суммы дохода на количество указанных дней – средний заработок за день;
• размер компенсационной выплаты;
• итоги по начисленной заработной плате и другим компенсационным выплатам (переносятся из расчетной ведомости в форму Т-61);
• вписываются данные по обязательным удержаниям из заработка (алименты, административные взыскания, погашение ущерба, налог);
• вычисляется сумма, подлежащая выплате в кассе или перечислению на банковский счет работника.

В документе вычисленная сумма выплат дублируется прописью. Если деньги будут выданы через кассу, в нижней части бланка указываются реквизиты платежной формы – платежной ведомости или расходного ордера. Завершающий этап – заверение формуляра подписями ответственных лиц.