Служебная поездка. Командировки Vs. служебные поездки: похожие, но разные

Необходимо учитывать командировки и служебные поездки работников. Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В свою очередь, местом постоянной работы считается организация или структурное подразделение, в которой работник выполняет функциональные обязанности, закрепленные за ним трудовым договором на постоянной основе.

ведение кадрового учета

От командировок следует отличать служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути, имеет разъездной характер, выполняется в полевых условиях или связана с экспедиционной деятельностью. Такие условия труда являются для них нормальными, так как изначально отражены в трудовом договоре.

При отправлении сотрудника в служебную командировку работодателю необходимо учесть ряд законодательных требований, поскольку их нарушение может повлечь за собой солидные штрафы и/или административное приостановление деятельности. Трудовой кодекс предусматривает для сотрудника, который направляется в командировку, определенные гарантии – сохранение места работы, среднего заработка, возмещение расходов. Существуют категории сотрудников, которых по ТК РФ вообще нельзя отправлять в командировки (напр., беременные женщины или несовершеннолетние до 18 лет), а также категории, которые разрешается отправлять только с письменного согласия (например, женщины, имеющие детей до 3 лет).

После принятия руководителем решения о направлении сотрудника в командировку готовится соответствующий пакет документов.

Оформляется служебное задание с подробным изложением цели командировки, подписанное руководителем. По возвращении из командировки сотрудник должен заполнить в нем графу «Краткий отчет о выполнении задания». Здесь можно описать работу, проделанную, но не зафиксированную на бумаге (поиск клиентов, посещение презентаций, проведение переговоров). Руководитель структурного подразделения проверяет отчет сотрудника, делает отметку о выполнении и ставит свою подпись и дату.
На основании служебного задания готовится приказ о направлении сотрудника в командировку. С этим документом работника необходимо ознакомить под расписку.
Выписывается командировочное удостоверение, в котором указывается время прибытия к месту назначения и время отъезда оттуда. Если сотруднику пришлось побывать в разных местах, то в каждом из них обязательно проставляются дата и время прибытия и отъезда. Эти отметки заверяются подписью ответственного лица и печатью фирмы, в которую был направлен сотрудник. По этим отметкам определяется фактическое время пребывания в командировке и размеры денежной компенсации. Текст командировочного удостоверения практически совпадает с текстом приказа о направлении в командировку. Работодатель имеет право не оформлять оба документа сразу, а ограничиться одним из них. Например, если сотрудник направляется не в конкретную фирму, а с целью сбора информации, поиска клиентов, создания сети точек сбыта товара, то командировочное удостоверение теряет смысл. Представительствам и филиалам иностранных фирм не обязательно оформлять командировочное удостоверение, вполне достаточно приказа.
В бухгалтерии сотрудник заполняет авансовый отчет с перечислением командировочных расходов (включая суточные) и указывает реквизиты оправдательных документов. Например, сюда могут относиться: оплата проезда к месту командировки и проживания в гостинице, дополнительные представительские расходы сотрудника и т.п.

Основной признак для квалификации служебной поездки – фактический характер постоянной работы сотрудника. Примеры профессий, которые предполагают работу в пути: машинист электропоезда, проводник, стюардесса и т. п. В полевых условиях работают строители или геологи. С постоянными разъездами связана работа водителей, страховых агентов, курьеров.

Если же постоянная работа не связана с разъездами, поездка будет рассматриваться как командировка. Примером может служить поездка главного бухгалтера в новый филиал для постановки учета.

проверка кадрового учета

Существует множество должностей и профессий, которые предполагают как работу в офисе, так и служебные поездки. Например, работа менеджера по продажам, маркетолога, специалиста по наладке оборудования, отладчика компьютерных программ. С одной стороны, поездки таких сотрудников можно отнести и к командировкам – ведь они ездят в них периодически, проводя основное рабочее время в офисе. С другой стороны, служебные поездки входят в их повседневные должностные обязанности. Поэтому такие поездки можно считать связанными с разъездным характером работы.

Ошибки в учете командировок и служебных поездок часто выявляются при . Чтобы не допускать подобных погрешностей в ведении документации, компании лучше составить отдельный список сотрудников с разъездным характером работы, – и утвердить его приказом руководителя организации, локальным нормативным актом или коллективным договором.

– Какие признаки отличают служебные командировки и работу с разъездным характером (подвижной характер, в пути)?

Основной признак для квалификации служебной поездки - фактический характер постоянной работы работника, то есть его трудовой функции (см. 166 ТК РФ). Недостаточно указать в трудовом договоре, что работа носит разъездной характер, чтобы поездки не считались командировками. Работа по своему содержанию должна состоять из постоянных поездок или должна выполняться в пути. Яркий пример - должности курьера, экспедитора, водителя, торговых представителей и проч. При работе на этих должностях командировками не считаются даже служебные поездки в другие населенные пункты.

Если же постоянная работа не связана с разъездами, служебная поездка будет рассматриваться как командировка. Например, работы юриста или бухгалтера по своему характеру не являются разъездными, при необходимости эти работники направляются именно в командировку.

– Условие о разъездном характере работы обязательно для включения в ? Или достаточно будет локального акта или приказа, закрепляющего перечень работников с разъездным характером работы?

В силу ст. 57 ТК РФ условия, определяющие характер работы, обязательны для включения в трудовой договор. Но работодателю придется принять и локальный акт по рассматриваемому вопросу или уделить ему внимание в колдоговоре: в них устанавливаются размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также перечень работ, профессий, должностей таких работников. Должностная инструкция для подтверждения разъездного характера работы (работы в пути) она должна содержать описание таких трудовых обязанностей, выполнение которых связано с постоянными поездками или осуществляется в пути.

– Ограничена ли максимальная продолжительность командировки?

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Он должен быть достаточным для выполнения конкретного служебного поручения.

– Одни работодатели устанавливают работникам с разъездным характером работ надбавку к заработной плате, другие включают в ее состав компенсации. Кто прав?

Существует два вида компенсационных выплат, которые могут возникать в рамках трудовых отношений.

Первый – компенсации неудобств работника, связанных с условиями работы (ее особый характер работы, условия труда, которые отклоняются от нормальных), являющиеся частью зарплаты. На наш взгляд, набавка за разъездной характер работы имеет право на существование, когда она преследует цель компенсировать работнику те или иные неудобства, вызванные разъездным характером работы (по сравнению со стационарной работой). Они могут носить бытовой, физиологический, психологический и иной характер. ТК РФ не обязывает повышать оплату труда при разъездном характере работы. Законодатель предполагает, что устанавливается уже с учетом всех условий выполнения работы (ст. 129 ТК РФ). Стороны трудовых отношений вправе устанавливать доплаты за разъездной характер работы в качестве компенсации неудобств работника в трудовом договоре. Но это имеет смысл только тогда, когда есть одинаковые должности, работа на которых может носить как разъездной, так и стационарный характер.

Ко второму виду относятся компенсации материальных издержек работника. Они не входят в состав заработной платы работника. Так работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы: на проезд, проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие) и иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя (ст. 168.1 ТК РФ). Размеры и порядок их возмещения устанавливаются колдоговором, соглашениями, локальными актами. Они могут прописываться в трудовом договоре. Причем максимальный размер таких компенсаций не ограничен.

– Кого нельзя направлять в командировки?

Беременных женщин и тех работников, которым это противопоказано по состоянию здоровья.

– Какие риски несет работодатель в случае, если ГИТ, суд установят, что работнику ошибочно установлен разъездной характер работы?

Административная ответственность – реальный риск. Работник вправе требовать возмещения морального вреда, если его нельзя было направлять в командировку или необходимо было его дополнительное согласие на нее. Может дойти и до уголовной ответственности. Например, если в служебной поездке, которая являлась командировкой, работа по факту не носила разъездного характера, пострадала беременная женщина, которую нельзя было направлять в командировку.

№2, 2005

Бывают случаи, когда работнику нужно съездить по делам фирмы в другую местность буквально на один день. Считаются ли такие поездки командировками? Как их оплачивать? Можно ли возместить работнику оплату проезда, если он воспользовался услугами такси?

Командировкой не являются

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Например, работа водителей и курьеров.

Признается ли однодневная поездка командировкой?

Определение служебной командировки приведено в статье 166 Трудового кодекса РФ - это "поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы".

При этом конкретный срок командировки (ни минимальный, ни максимальный) не определен. В принципе возможна и однодневная поездка.

Как оформлять однодневные командировки?

Чтобы направить работника в командировку (даже в однодневную), руководитель турфирмы должен издать приказ по форме № Т-9 или № Т-9а, если в поездку направлено несколько работников. Данные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

А вот выписывать командировочное удостоверение на однодневные командировки необязательно. Это следует из пункта 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция "О служебных командировках в пределах СССР"). Она применяется до сих пор, правда, в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

И конечно же, вернувшись из командировки, работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие произведенные расходы (проездные билеты, документы на провоз багажа и т. д.)x.

Оплата расходов по однодневной командировке

По общему правилу, прописанному в статье 168 Трудового кодекса РФ, командированному работнику возмещаются расходы:
- по проезду;
- по найму жилого помещения;
- связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- произведенные работником с разрешения работодателя.

Конечно, при однодневной командировке этот список несколько сокращается, к примеру, работнику не будет оплачиваться жилье. Но давайте разберем все по порядку.

РАСХОДЫ НА ПРОЕЗД

В пункте 12 Инструкции "О служебных командировках в пределах СССР" прописано, что расходы по проезду к месту командировки и обратно возмещаются работнику только в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования.

А в пункте 13 этой Инструкции указано, что, если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство может предложить сотруднику воспользоваться каким-то определенным транспортом. Например, чтобы проезд обошелся дешевле, предложить ему поехать на электричке, а не на маршрутке.

При этом Инструкция "О служебных командировках в пределах СССР" не разрешает оплачивать работнику проезд на такси (прямой запрет на это - в п. 12). Хотя Трудовой кодекс РФ такого ограничения не устанавливает.

Нет его и в Налоговом кодексе РФ. В частности, в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ в целях налогообложения прибыли принимаются все расходы на проезд командированного работника к месту командировки и обратно.

Тем не менее Минфин России в письме от 26 января 2005 г. № 03-03-01-04/2/15 также указывает на то, что расходы по проезду на такси в целях налогообложения прибыли не учитываются. Хотя стоит напомнить, что несколько лет назад он придерживался иной точки зрения. Так, в письме от 14 ноября 2001 г. № 04-04-06/472 минфиновцы указывали, что проезд на такси можно отнести к компенсационной выплате командированному работнику и, согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, не удерживать с такой оплаты налог на доходы физических лиц. В принципе выводы, приведенные в этом письме, хотя они касались налога на доходы физических лиц, справедливы и для налога на прибыль, и для ЕСН (а также для страховых взносов в ПФР). База для начисления взносов в ПФР та же, что и по ЕСН (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации").

Как лучше оформить поездку на личной машине

Если сотрудник решил воспользоваться в командировке личным транспортом, с ним следует заключить договор аренды или договор безвозмездного пользования его автомобилем. Тогда бухгалтер турфирмы сможет включить стоимость бензина и ГСМ, израсходованных за время командировки, в состав прочих расходов, принимаемых в целях налогообложения прибыли. Такую операцию можно оформить и как использование личного транспорта работника в служебных целях. В этом случае работнику положена фиксированная компенсация, которая принимается в целях налогообложения прибыли по нормам, установленным в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Отметим, что эти выводы справедливы и для турфирм, применяющих "упрощенку" (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

Но здесь есть одно существенное "но". Даже если вы решите руководствоваться ранней позицией Минфина России, вам необходимо документально подтвердить проездные расходы работника: квитанциями, кассовыми чеками, билетами.

Поэтому если работник воспользовался услугами частника, который, конечно же, не выдаст ему никаких документов об оплате проезда, тогда не может идти речи и о том, чтобы в целях налогообложения считать такие выплаты компенсационнымиx.

Пример
Сотрудники турфирмы "Мир" (туроператор) Муратов и Рубашина были направлены в однодневную командировку из Кургана в Тюмень. Туда и обратно они были доставлены на такси фирмы "Городок". У бухгалтера турфирмы "Мир" имеется договор с фирмой "Городок", а также акт об оказании транспортных услуг и кассовый чек, подтверждающий оплату за проезд на такси. Его стоимость составила 3000 руб.
В учете турфирмы "Мир" бухгалтер отразит данную операцию следующими проводками:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- 3000 руб. - выданы подотчетным лицам деньги на такси;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71
- 3000 руб. - отражены расходы на проезд в такси в составе командировочных расходов работников (после утверждения авансового отчета).
Без счета-фактуры НДС с расходов к вычету из бюджета не принимается.

СУТОЧНЫЕ
Как следует из пункта 15 Инструкции "О служебных командировках в пределах СССР", если работник направлен в однодневную командировку, суточные ему не выплачиваются. Если же они были выплачены, их сумму следует включить в совокупный доход работника для целей исчисления налога на доходы физических лиц (как его дополнительный доход). При этом выплаченную сумму нельзя учесть для целей налогообложения прибыли. Поэтому начислять с суточных ЕСН и взносы в Пенсионный фонд РФ не надо (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ).

, ведущий аудитор, заместитель генерального директора ЗАО «Аудиторская компания

Мы шли на семинар по себестоимости, а разговор получился исключительно о поездках сотрудников. Дело в том, что новая редакция Трудового кодекса РФ, вступившая в действие 6 октября прошлого года, принципиально изменила порядок выплаты компенсаций при разъездном характере работ. И теперь компенсации за разъезды учитываются при налогообложении почти так же, как командировки. «Почти» - потому что различия все же сохранились, но теперь компенсации за разъезды стали даже выгоднее, чем командировочные. Узнав об этом, бухгалтеры попросили лектора подробно остановиться на данном вопросе. Конспект этой беседы мы представляем.

Было. Служебные поездки сотрудников обходились дорого всем

Прежде чем начинать наш разговор, думаю, нужно напомнить, чем служебные поездки отличаются от командировок. Согласно статье 166 Трудового кодекса, командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. То есть понятие командировки применяется для тех сотрудников, постоянное рабочее место которых находится в офисе.

Но во многих организациях есть сотрудники, сама работа которых должна проходить в пути или иметь разъездной характер. К примеру, это дальнобойщики, курьеры, инкассаторы, экспедиторы. По отношению к таким работникам мы говорим, что их работа связана со служебными поездками. Учтите, что служебные поездки командировками не признаются. Об этом также сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ.

Итак, для чего, собственно, я так подробно говорю об этих отличиях? Дело в том, что до 6 октября 2006 года Трудовой кодекс РФ не предусматривал каких-либо возмещений расходов сотрудникам при разъездном характере работы. Например, стоимости питания или проживания. Нормативные документы не говорили даже о том, что таким сотрудникам нужно компенсировать затраты на проезд. И зачастую фирмы платили таким работникам просто повышенную заработную плату, начисляя на нее ЕСН и удерживая НДФЛ. А работник из этой зарплаты сам должен был покрывать все свои расходы.

Не облагать налогами можно было только стоимость проезда таких сотрудников, поскольку ее можно было не относить к расходам на оплату труда, а списывать по статье 264 Налогового кодекса РФ как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Ведь эта статья имеет открытый перечень расходов. Соответственно, если из внутренних документов фирмы: должностных инструкций, приказов руководителя, авансовых отчетов этих сотрудников и прочих - следовало, что затраты на проезд обоснованы и необходимы для производственной деятельности, их можно было списать в уменьшение прибыли, не облагая какими-либо налогами.

Все остальные траты таких сотрудников либо не возмещались, либо возмещались, но из-под налогообложения не выводились.

Стало. Все компенсации по поездкам зарплатными налогами не облагаются

И вот с 6 октября 2006 года статья 168.1 новой редакции Трудового кодекса РФ предусматривает возмещение затрат, связанных с разъездным характером работы. Причем это возмещение является компенсационной выплатой. А это означает, что, во-первых, такая компенсация списывается на расходы, уменьшающие прибыль, по пункту 3 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Во-вторых, она не облагается единым социальным налогом на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ. И в третьих, с этой компенсации не нужно удерживать и НДФЛ на основании статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Оксана Сергеевна, правильно я поняла, что раньше ЕСН и НДФЛ не нужно было платить только с расходов на проезд, а теперь перечень возмещаемых необлагаемых трат расширился?

Да, именно так.

- И какие же теперь суммы мы можем выдавать и не платить с них налоги?

Ответ на ваш вопрос как раз и содержится в статье 168.1 Трудового кодекса РФ. Итак, внимание! Сотрудникам с разъездным характером работы вы можете оплачивать:
- расходы на проезд;
- затраты на проживание во время служебной поездки;
- суточные;
- иные расходы, связанные с разъездным характером работы.

Как видите, список компенсаций очень похож на тот, который выдается при командировках. Тем самым законодатель уравнял в правах тех сотрудников, которые работают в офисе и лишь иногда ездят в другие города по производственным целям, с теми, кто вынужден фактически все рабочее время находиться в пути.

Правда, есть одно отличие. Оно касается суточных. При командировках суточные при налогообложении нормируются*.

При служебных же поездках размер суточных устанавливается организацией самостоятельно. И вся утвержденная сумма уменьшает прибыль, не облагается ЕСН и НДФЛ. Правда, здесь я сразу рекомендую не перебарщивать с размером суточных и устанавливать их в разумных пределах. Использовать данную лазейку в качестве скрытой формы оплаты труда я не рекомендую.

Сейчас. Все зависит от того, как у вас оформлены документы

Итак, чтобы спокойно пользоваться новой нормой, вам необходимо четко установить, у каких сотрудников работа носит разъездной характер. Какие именно суммы им будут возмещаться. И в каких размерах. Для этого я рекомендую, во-первых, перечень расходов и суммы, которые ваша организация готова компенсировать сотрудникам с разъездным характером работы, прописать в трудовых договорах с ними, а также в локальном нормативом акте (см. пример такого акта ). Этого требует статья 168.1 Трудового кодекса РФ.

Следующий шаг - в должностных инструкциях тех работников, которым будут возмещаться расходы, нужно прописать, что их работа носит разъездной характер. Ну а от самих работников, которым вы возмещаете расходы, вам необходимо требовать документы, подтверждающие их траты на проезд, проживание и т. п. Эти документы должны прикладываться к авансовому отчету.

Кстати, что касается оформления расходов на оплату жилья. Часто гостиницы выдают только счет по форме № 3-Г. Достаточно ли его для подтверждения затрат на проживание? Финансовое ведомство на этот вопрос дает положительный ответ*, поскольку счет для формы № 3-Г является бланком строгой отчетности в соответствии с приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Таким образом, на основании этого документа вы можете учитывать затраты на оплату жилья при расчете налога на прибыль. Напомню, что постановление правительства от 31 марта 2005 г. № 171 «Об утверждении положения об осуществлении наличных денежных расчетов...» разрешало применять установленные формы бланков строгой отчетности только до 1 января 2007 года. Теперь срок действия этих форм продлен до 1 сентября 2007 года. Такое решение принято постановлением Правительства РФ от 5 декабря 2006 г. № 743. Оно касается всех бланков строгой отчетности. То есть квитанций, билетов, проездных документов, талонов, путевок, абонементов и других документов, предназначенных для проведения наличных денежных расчетов при оказании услуг населению.

Ну и наконец, чтобы подтвердить, что расходы обоснованы, я рекомендую на конкретные поездки составлять служебное задание или приказ, указав цель поездки.

Сравним. Служебные поездки и командировки

Итак, как я уже сказала, компенсации по служебным поездкам теперь максимально приближены к компенсациям по командировкам. Но принципиальная разница в том, что при поездках все - и виды компенсаций, и их суммы - устанавливается предприятием самостоятельно. А при командировках все достаточно четко регламентировано законодательством.

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, командировочные расходы относятся к прочим затратам, связанным с производством и реализацией. В их состав включаются затраты на проезд, оплату жилья, получение виз, паспортов, суточные, консульские, аэродромные сборы и прочие платежи.

Документы, которыми должны оформляться командировки, в отличие от служебных поездок унифицированы. Это приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9, командировочное удостоверение по форме Т-10, служебное задание о направлении в командировку и отчет о ее выполнении по форме Т-10а. Все эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Кроме того, у вас должен быть авансовый отчет сотрудника, а также документы, подтверждающие затраты на проезд и жилье. Авансовый отчет работник должен представить в течение трех рабочих дней после того, как истечет срок, на который были выданы деньги*.

Давайте посмотрим, какие разъяснения сделал Минфин России в 2006 году по поводу признания командировочных расходов. Нередко организации в другом городе покупают квартиру, чтобы сотрудники могли в ней жить во время командировки. Затраты на содержание этой квартиры уменьшают налогооблагаемую прибыль. Однако в расходы они включаются не полностью, а только в той доле, в которой квартира использовалась для проживания командированных сотрудников. То есть расходы, которые приходятся на то время, пока квартира пустует, для расчета налога на прибыль учесть нельзя. Такой вывод сделал Минфин России в письме от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/533.

Следующая ситуация. Компания оплатила визы сотрудникам, но командировки не состоялись. В этом случае чиновники считают, что расходы на получение виз экономически не обоснованы. Соответственно организация не вправе уменьшить на них базу по налогу на прибыль. Об этом говорится в письме Минфина от 6 мая 2006 г. № 03-03-04/2/134. Хотя я считаю, что все зависит от причины, по которой произошла отмена командировки. Если она уважительная, например болезнь сотрудника, то расходы на визы можно будет учесть.

Аналогичный случай описывается в письме Минфина России от 14 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/338. Сотруднику пришлось перенести обратный вылет на более ранний срок по уважительной причине, в связи со смертью отца. Сдать билет не было возможности. И чиновники подтвердили, что организация вправе учесть стоимость неиспользованного билета для расчета налога на прибыль.

Вопросы после лекции

Вопросы записала редактор журнала Ирина Стрижова

Оксана Сергеевна, поясните, пожалуйста. Наша фирма арендует квартиру для проживания сотрудников во время командировок. Плату за аренду я полностью учитываю для расчета налога на прибыль. Теперь я засомневалась, правильно ли я делаю?

Здесь ситуация, аналогичная той, когда организация приобрела квартиру для проживания в ней командированных работников. Расходы на аренду вам нужно признавать только за тот период времени, когда квартира используется для проживания сотрудников во время командировок. Об этом говорится в письме Минфина России от 25 января 2006 г. № 03-03-04/1/58.

У нас нередко менеджеры едут в командировку на предприятие, с которым договор о сотрудничестве еще не заключен. И неизвестно, будет ли заключен в будущем. Вправе ли мы признавать командировочные расходы в этом случае?

Хочу вас предупредить, что налоговики могут посчитать эти расходы необоснованными. Чтобы этого не произошло, рекомендую вам составлять проекты договоров, писать протоколы о намерениях с фирмами, в которых был командированный сотрудник. Ну, и конечно, безукоризненно оформлять приказ о командировке, служебное задание, потребовать от работника отчет о проделанной работе, авансовый отчет и документы, подтверждающие затраты.

Оксана Сергеевна, у меня такой к вам вопрос. Вот когда мы покупаем железнодорожные билеты для командированных сотрудников, то платим за страховой полис. Включается ли стоимость страховки в расходы для налога на прибыль?

Нет, такие затраты не уменьшают налогооблагаемую базу. Расходы на добровольное страхование пассажиров от несчастных случаев, оформленные отдельным страховым полисом в качестве приложения к билету, не учитываются при расчете налога на прибыль. Так считает Минфин России в письме от 10 мая 2006 г. № 03-03-04/2/138.

Скажите, пожалуйста, можно ли все-таки учитывать оплату проезда на такси в составе командировочных расходов?

Минфин России в своих письмах утверждает, что расходы на такси нельзя учитывать при расчете налога на прибыль. Однако, как показывает арбитражная практика, с таким мнением можно поспорить. Для этого нужно документально подтвердить расходы на проезд. У вас должны быть счета, в которых указаны оплаченные суммы проезда на такси, пункты назначения и время оказания услуг. Пример - положительное решение ФАС Северо-Западного округа от 2 февраля 2005 г. № А56-17467/04.

Как платить суточные при служебных поездках?

Суточные выдаются за каждый день служебной поездки. Конкретный порядок выдачи суточных при разъездном характере работ каким-либо нормативным документом не установлен. Поэтому я рекомендую действовать здесь аналогично с командировками. А именно платить суточные только если поездка длится два дня и более.

При однодневных поездках суточные лучше не выдавать. Ведь и при однодневных командировках суточные не выдаются. Это установлено пунктом 15 Инструкции Минфина СССР от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», которая действует и сейчас в части, не противоречащей кодексу.

А так как законодатель, введя новые нормы, фактически приравнял служебные поездки к командировкам, то лучше действовать по аналогии. Кроме того, обоснованность размера суточных подтвердит служебное задание, составленное в произвольной форме. В нем следует указать, куда и с какой целью ездил сотрудник. Командировочное удостоверение оформлять не надо, поскольку служебная поездка - это не командировка.

Когда командировочное удостоверение можно не оформлять

Если вы оформили приказ о командировке, то командировочное удостоверение работнику можно не выдавать. Дело в том, что эти два документа имеют одно и то же назначение. Во-первых, и приказ, и удостоверение подтверждают производственный характер командировки. А во-вторых, определяют ее продолжительность. Поэтому параллельное составление двух документов не обязательно. Такое же мнение высказал Минфин России в письме от 26 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/442. При этом финансовое ведомство пояснило, что перечень документов, на основании которых работника направляют в командировку, организация может установить самостоятельно в локальном нормативном акте. Таким образом, вы можете прописать в этом перечне именно приказ о командировке.

Я начинающий предприниматель, и деятельность моей компании совсем скоро будет выходить за пределы города. Возникла проблема, как оформлять поездки сотрудников — командировки или специальные служебные выезды? Если вас интересует такой же вопрос, прошу изучить мою статью. Из нее вы узнаете:

В чем заключаются отличия между данными поездками?
Какой вариант более выгоден для меня, как для предпринимателя?

Согласно современному законодательству, под командировками подразумевается поездка сотрудника в иной город с целью выполнения определенных поручений от работодателя. Данное мероприятие оформляется специальным распоряжением от руководителя. В нем прописывается:

Временной период.
Размер положенной оплаты.
Особенности запланированных работ.

Командировочные выезды не носят регулярный характер. В качестве примера можно привести поездку финансового руководителя предприятия с целью провести единовременную проверку расположенного в ином городе структурного подразделения.

Служебные поездки по характеру работы

В определенных случаях приходится оформлять специализированные служебные поездки. Необходимость в них возникает в следующих случаях:

Постоянная долговременная работа, проводимая во время поездки.
Деятельность, напрямую связанная с постоянными разъездами.
Необходимость проведения работ в сложных полевых условиях и в экспедициях.

Это характерно для таких профессий, как геологи, летчики и стюардессы, курьеры, экспедиторы и торговые представители.

Особенности и правила оплаты труда

Определив перечень сотрудников и специальностей с разъездным характером деятельности, руководитель фиксирует это в официальном трудовом коллективном соглашении или в локальном нормативном акте предприятия.

Необходимо знать, что выплаты в обеих вариантах деловых выездов являются совершенно одинаковыми. Это касается таких начислений, как:

Расходы, напрямую связанные с проездом.
Оплата номера в гостинице или аренда квартиры.
Стандартные суточные выплаты.
Иные траты с согласия работодателя.

Документы для оформления

При обычных разъездных видах деятельности работодатель может указать сумму положенной компенсации еще и в стандартном трудовом договоре.

По итогам подобных поездок в том и в ином случае сотрудники обязаны предоставить подтверждающие бумаги и справки по следующим категориям:

Транспортные и дорожные — билеты на виды используемого транспорта к месту работы и обратно. Если была совершена поездка за границу, потребуется предоставить загранпаспорт с соответствующими штампами;
Проживание – счета из отелей, акты и фактуры;
Представительские расходы – чеки;
Цель поездки – проекты, программы встреч.

Для разъездного вида деятельности перечень специальностей в обязательном порядке прописывается в нормативных документах организации, в официальных коллективных соглашениях. На командировки данное правило не распространяется.

В официальном трудовом соглашении просто указывается, что работа не относится к категории разъездных. О том, что сотрудник обязан ездить в обычные единовременные командировки, в договоре прописывать не требуется.

Для командировки по РФ составляется приказ, командировочное удостоверение и специальное служебное задание.
Для служебных поездок подобные документы не нужны. Какие бумаги будут использованы в качестве подтверждающих понесенные траты, решать будет сам руководитель. Здесь вполне достаточно будет журнала учета поездок и маршрутного листа.

Основное различие между поездками такого плана заключается в предоставлении официального авансового отчета:

Вернувшись из командировки сотрудник должен в трехдневный срок предоставить данный документ в отдел бухгалтерии;
Сотрудники, устроенные на разъездной вид деятельности, могут не предоставлять отчет после каждой поездки.

Правила по отчетности во втором случае определяются исключительно руководителем и утверждаются в коллективном трудовом соглашении. Обычно в них прописывается, что авансовый отчет можно сдавать раз в месяц.

Отпускные и больничные в деловых поездках

В этом вопросе также есть определенные отличия:

Время, которое сотрудник проводит в командировке, не учитывается в расчете больничных пособий и отпускных. Это же правило касается и среднего заработка, выплачиваемого за данный временной период.
Для профессионалов, трудящихся в условиях постоянных служебных поездок, оплата труда в обязательном порядке принимается во внимание при начислении отпускных выплат или больничного.

Все суммы, которые выплачиваются работникам в качестве стандартных суточных, не принимаются в учет. Это правило прямо касается и тех, кто ездит в командировки и тех сотрудников, чья деятельность связана с постоянными служебными разъездами.

Точно такое же требование принимается в процессе расчета пособий по больничным и при выплате декретных. Причина в том, что выплаты такого плана не входят в оплату труда официально устроенного сотрудника.

Заключение

На основании сказанного можно сделать вывод, что для любого предприятия рассчитываться с «разъездными» специалистами намного проще и выгоднее, чем с теми, кого время от времени требуется отправлять в командировки. Если выезды сотрудника носят частый характер, лучше оформить их служебными поездками, чем каждый раз проводить по отчетности командировки.