Сэд системы электронного документооборота 1с предприятие. Основные преимущества системы

Что дает использование СЭД Сокращение объема документооборота Укрепление исполнительской дисциплины Контроль сроков и результатов исполнения Централизованное хранение документов Сокращение времени на поиск документов Организация коллективной и групповой работы Создание основы для комплексной информационной системы

Преимущества «1С:Документооборот 8» Современная отечественная платформа «1С:Предприятие 8», сертифицированная согласно требованиями ст.152 ФЗ Легкая интеграция с другими продуктами на платформе «1С:Предприятие 8» и системами других вендоров Возможность создания СЭД как в небольших, так и в крупных, территориально-распределенных организациях Возможность работы в удаленном режиме, в том числе и через КПК Возможность настроек системы по потребности конкретного сотрудника без необходимости привлечения ИТ специалистов Создание графических бизнес-процессов Встроенные инструменты для создания отчетов любых видов (таблицы, графики и т.п.) Небольшие затраты на внедрение и владение системой Налаженная система обучения пользователей, включая очное, дистанционное и электронное обучение. Возможность обучения без отрыва от производства Список завершенных проектов по внедрению «1С:Документооборот 8» -

Какие задачи решает «1С:Документооборот 8» Учет входящих, исходящих, внутренних документов и договоров; Учет обращений граждан; Автоматизация ключевых бизнес-процессов – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление; Построение иерархии исполнения - управленческая деятельность сверху вниз, отчетность по исполнительской дисциплине и контроль исполнения снизу вверх. Контроль исполнительской дисциплины; Хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий; Разграничение прав доступа по видам документов и ролям; Возможность работы с электронной цифровой подписью; Использование штрихкодирования документов; Автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера; Ведение архива организации; Полнотекстовый поиск любых данных; Ведение статистической отчетности; Учет и анализ рабочего времени сотрудников.

Возможности «1С:Документооборот 8» Веб-доступ Нумераторы документов Атрибутивный и полнотекстовый поиск данных Гибкая система прав доступа Маршрутизация работ и документов Протоколирование событий Поддержка распределенной работы Учет затрат рабочего времени сотрудников Отчетность Уведомление исполнителей Централизованное и децентрализованное администрирование Настройка интерфейса Обработка внешней корреспонденции Ролевая маршрутизация Контроль исполнительской дисциплины Внутренний документооборот Административные регламенты, НСИ Хранение и контроль версий файлов Ведение архива И многое другое… Сканирование и распознавание

Принципы учета документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике: ГОСТ Р «Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; Федеральный закон Российской Федерации от г. 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» Федеральный закон Российской Федерации от г. 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Федеральный закон от ФЗ «О персональных данных»; Требования ГСДОУ. Работа с документами

Виды бизнес-процессов Исполнение – исполнение входящего или внутреннего документа одним или несколькими сотрудниками с одновременным контролем. Ознакомление – ознакомление одного или нескольких сотрудников с внутренним, входящим, исходящим документом или файлом. Поручение – выдача поручения одному сотруднику. Рассмотрение – рассмотрение входящего или внутреннего документа ответственным лицом. Регистрация – регистрация исходящего документа секретарем. Согласование – циклическое согласование исходящего, внутреннего документа или файла одним или несколькими сотрудниками, как параллельное, так и последовательное. Утверждение – утверждение исходящего или внутреннего документа ответственным лицом.

С учетом морфологии: Русской, английской и украинской. Поиск похожих слов. Выполняется моментально. Ищет по всем данным: Входящие, исходящие, ОРД, файлы, задачи, бизнес-процессы, еженедельные отчеты и т. д. Всегда под рукой: Полнотекстовый поиск Как по реквизитам, так и по содержимому файлов. Команда Поиск или Ctrl + Shift + F в каждом разделе.

Руководитель организации Повышение управляемости, укрепление исполнительской дисциплины Организация коллективной и групповой работы, с возможностью делегирования задач Ощутимые результаты в короткие сроки с минимальными затратами Руководитель финансового департамента Снижение расходов и издержек на расходные материалы, хранение документов Эффективность возврата инвестиций Руководитель департамента информатизации Построение ИС на единой платформе и легкая интегрируемость с другими системами Возможность масштабировать систему Обеспечение информационной безопасности организации Руководитель канцелярии Сокращение объема документооборота Контроль сроков и результатов исполнения Оперативное составление отчетности и поиск документов Преимущества внедрения СЭД

Внедрение СЭД: примерный план проекта Обследование организации Разработка технического задания с учетом требований заказчика Выработка программ и методик внедрения Разработка, тестирование и адаптация информационной системы Обеспечение интеграции с существующими системами Обучение пользователей в специализированном учебном центре или на территории заказчика Подписка на информационно-техническое сопровождение (в течение первых 6 месяцев - бесплатно) Преимущества работы с фирмой 1С Фирма «1С» рекомендует пользователям осуществлять внедрение «1C:Документооборот 8» в тесном сотрудничестве с партнерами фирмы «1С», имеющими необходимые компетенции в области автоматизации предприятий на платформе «1С:Предприятие 8», штат сертифицированных специалистов. информация о системе и актуальный перечень выполненных проектов по внедрению «1С:Документооборот 8». Фирма «1С» обеспечивает поддержку и курирование масштабных и технологически сложных проектов. Фирма «1С» использует технологию быстрых результатов, которая позволяет получать быстрые результаты в короткие сроки и снижать финансовые риски.

У вас в компании установлен «1С:Документооборот». Вы уже освоили основные функции, умеете отправлять письма, прикреплять файлы, создавать новые папки во входящих, но до продвинутого уровня вам еще далеко. В этой статье вы найдете рекомендации по эффективной работе в программе «1С:Документооборот 8».

Комментарии к письмам

К каждому письму можно добавить комментарий, который поможет обработать быстро вспомнить содержимое письма. Сделать это можно в поле Комментарий в карточке письма (см. рис. 1).

Рис. 1. Добавление комментария к письму

Автообновление списка писем

Можно сделать так, чтобы список писем автоматически обновлялся раз в 2-3 минуты. Для этого в контекстном меню списка писем есть команда Автообновление . Помимо этого список писем можно обновить в любой момент вручную клавишей F5.

Печать письма

Для печати письма вместе с шапкой (Тема, Дата, Адресаты ) используйте команду Напечатать или сочетание клавиш Alt-P.

Горячие клавиши

Использование горячих клавиш заметно повысит эффективность работы (таб. 1):

Таблица 1

Подписи и шаблоны текстов

Для сокращения времени обработки почты удобно использовать шаблоны текстов. Это может быть подпись или часто используемый текст письма. Шаблоны текстов вставляются вручную при помощи команды Вставить - Шаблон текста в карточке исходящего письма.

Подписи могут вставляться автоматически при создании нового или ответного письма. Настроить подписи можно также через меню Все действия - Настройка почты - Письмо - группа полей Подписи (рис. 2):

В текст подписи можно вставить шаблоны для автоподстановки даты (рис. 3):

Почта на рабочем столе

По умолчанию на рабочем столе «1С:Документооборота» отображается список задач, избранное, занятые файлы и прочее. Если вы не используете эти возможности, а только работаете с почтой, то настройте рабочий стол так, чтобы он содержал только список писем.

Для этого кликните правой кнопкой мыши в область разделов. Откроется контекстное меню, в котором выберите команду Настройка рабочего стола... Откроется форма настройки рабочего стола, в которой:

• a. Удалите все настройки (кнопка Удалить все );
• b. Добавьте на рабочий стол форму Краткие описания писем: Встроенная почта .

Рабочий стол после этих манипуляция будет выглядеть как на рисунке 4. Таким образом, сразу при запуске программы вы будете попадать в список писем и не отвлекаться ни на что другое.

Можно скрыть панель навигации и уменьшить высоту панели действий. И тогда рабочий стол будет выглядеть как на рисунке 5.

Те, кому нужно еще больше места, могут выбрать минималистичный вариант (панель действий скрыта, высота панели разделов уменьшена) - см. рис. 6.

Сортировка списка писем

По умолчанию письма отсортированы по Дате - сверху показаны самые новые. Чтобы отсортировать письма по другой колонке, кликните по заголовку этой колонки (например, на заголовке колонки Флаг ).

Можно отсортировать письма сразу по нескольким колонкам, например, сначала по колонке Флаг , затем по колонке Дата . Для этого кликните по колонке Флаг и затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, кликните по колонке Дата.

Быстрое чтение писем

Для ускорения работы настройте область чтения писем внизу или справа:

• внизу - удобно для обычных мониторов;
• справа - удобно для широких мониторов.

Для настройки области чтения предусмотрена команда командой Все действия - Отображение области чтения в списке писем. Область чтения писем внизу изображена на рис. 7. Область чтения писем справа - на рис. 8.

Если область чтения включена, то можно не тратить время на открытие карточки входящего письма, а читать письма прямо из списка.

Кроме того, можно настроить почту так, что по двойному клику на входящее письмо будет создаваться ответное (см. Настройка почты - Список писем - Действие при выборе входящего письма) . Это позволит еще больше сэкономить время при разборе большого количества писем.

Правила для автоматического разбора почты

«1С:Документооборот» позволяет настроить правила для автоматического разбора входящей или исходящей почты. К примеру, программа может сама:

• распределять письма по папкам;
• устанавливать отметку о прочтении;
• устанавливать флажки и пр.

Настройка правил выполняется по команде Все действия - Правила обработки писем. Обычно настраивают такие правила:

• входящие письма, содержащие SPAM, помещать в папку SPAM;
• при отправке ответного письма автоматически переносить исходное входящее письмо в папку Разобранное;
• автоматический ответ (на время отпуска) - «Я в отпуске с … по …. Отвечу позже.».

Последнюю настройку можно сделать с помощью следующего алгоритма:

• добавить правило обработки писем (в списке писем Все действия – Настройки –Правила обработки писем ) для входящего письма;
• на закладке Условия указывать условие Получено в течение периода: – период отпуска, скажем «С 04.08.2014 и по 18.08.2014 »;
• на закладке Действия указать Ответить текстом : – «Я в отпуске. Отвечу позже. » – или какой то иной текст.
• нажать Готово.

В результате получится правило (см. рис. 9).

Автосохранение писем

В «1С:Документообороте 8» есть возможность автосохранения писем в информационной базе или на диске. Незавершенные исходящие письма удобно сохранять в информационной базе для дальнейшего редактирования. Это можно в любой момент сделать вручную с помощью клавиш Ctrl + S или настроить Все действия - Настройка почты - Письмо - Сохранять неотправленные письма каждые. Оптимальный интервал - не менее двух минут.

Автосохранение писем на диск включено по умолчанию. При этом программа каждую минуту сохраняет версию письма во временном каталоге на диске. Если «1С:Документооборот 8» завершил свою работу аварийно, то при запуске программы вы увидите список несохраненных писем.

Это настраивается флажком Автоматически сохранять версии неотправленного письма (на диске). Сделать это можно следующим образом:

• включить Автоматически сохранять версии неотправленного письма (на диске);
• выключить Сохранять неотправленные письма каждые .

Поиск писем

Есть несколько способов, с помощью которых можно найти нужное письмо:

• быстрый поиск (подходит почти во всех случаях);
• папки поиска (используется для часто повторяющихся поисков);
• полнотекстовый поиск (ищет и письма и файлы).

Кроме того, быстрый поиск может искать и по тексту (содержимому) писем (поле «Текст»). Примечание : для поиска можно указать только одно слово, поиск работает без учета морфологии.

Чтобы исключить отправку писем в TNEF-формате, достаточно в настройках почтового клиента отключить использование RTF-формата при отправке корреспонденции, выбрав в качестве альтернативы HTML или обычный текст. Для более сложных случаев компания Microsoft предлагает пользователям свою справку (см. http://support.microsoft.com/kb/138053 или http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ru;290809) для предотвращения отправки файла winmail.dat пользователям.

Подключение и настройка почты

Для работы с «1С:Почтой» во внутреннем «1С:Документообороте» сделайте следующее:

• 1. включите использование встроенной почты;
• 2. настройте учетную запись.

Включение использования встроенной почты

Зайдите в «1С:Документооборот»:

• для подключения тонким клиентом «1С:Предприятия 8.3» (рекомендуется) сделайте на рабочем столе ярлык на "\\filer\Q&A\1cestart.exe" и после запуска этого ярлыка выберите в списке доступных баз "1С:Документооборот 8";
• для подключения через обычный браузер (Internet Explorer, FireFox или Google Chrome);
• используйте ссылку http://calypso/а8.

Имя пользователя строится по принципу ФамилияИО , например "ИвановИП". Пароль - без пароля, рекомендуется сразу поменять (Настройка и администрирование - Изменить пароль ).

Включение почты:

1. Откройте настройку почты Настройка и администрирования - Персональные настройки - Работа с почтой ;
2. Установите флажок Использовать встроенную почту ;
3. Снимите флажок Использовать легкую почту;
4. Не закрывайте это окно настройки (см. рис. 31).

Мы уверены в своих ценах: найдете дешевле — вернем разницу.

Если вы решите купить программу 1С СЭД 8 у нас сегодня Вы бесплатно получите:

• первые 3 месяца поддержки, консультаций и обновлений
• доставку по Москве и регионам
• установку

Система электронного документооборота 8 (далее — 1С СЭД ) — это программный продукт, который позволяет осуществлять деятельность с различными видами документации компании. Кроме того система дает возможность управлять бизнес-процессами предприятия и контролировать их деятельность.

В состав 1С СЭД входит несколько подсистем:

• актуальные документы. Данная подсистема включает в себя работу с документацией компании, которая актуальна на данном этапе деятельности;
• задачи сотрудников и рабочие процессы. Здесь программой создаются бизнес-процессы компании, над которыми потом осуществляется контроль. Сюда же входит настройка матрицы действующих заместителей в случае отсутствия исполнителя, а также функция ролевой адресации задач;
• подготовка отчетов и статистических данных. Данная подсистема включает в себя перечень отчетов, необходимых для статистического анализа документации, а также осуществление контроля над деятельностью сотрудников и выполнением ими поставленных задач;
• автоматическая обработка информации. Эта подсистема подразумевает под собой механизмы, с помощью которых происходит автоматическая обработка документов. Сюда входит контроль над каталогами с файлами, выдача сотрудникам компании периодической печати и т.д.;
• ведение архива. Сюда входят средства, используемые при работе с архивом, например, просмотр, выдача информации, изъятие документа и т.д.;
• обмен данными. Подсистема способствует обмену данными между составными частями структуры;
• функция администрирования. С помощью этой подсистемы система настраивается, и в нее вводятся персональные данные пользователей;
• форум и чат. Данная подсистема способствует организации коллектив и его деятельности. Здесь же размещаются новости компании и список ссылок в интернете, которые могут быт полезными для сотрудников.

Система работает с бизнес-процессами компании, при этом пользователи программы могут настроить эти бизнес-процессы «под себя», учитывая различные опции и параметры. Помимо этого, программа может автоматически переадресовывать эти бизнес-процессы на заместителей тех исполнителей, которые на данный момент отсутствуют.

Модуль отчетности включает в себя составление различных видов отчетов, включая статистику документооборота, отслеживание динамики изменения файлов, исполнительскую дисциплину и т.д.

Программа также дает возможность пользователям настраивать внешний вид документов, изменять состав реквизитов, при этом не прибегая к конфигурации всего программного обеспечения 1С Предприятие 8.3.

Основные преимущества системы

• программа проста в установке и использовании;
• построение бизнес-процессов возможно как в обычном режиме, так и с помощью веб-интерфейса;
• программа отлично совмещается с другими программными инструментами от компании «1С»;
• в данные легко можно вносить изменения;
• библиотека, в которой хранятся бизнес-процессы, является общедоступной и пополняемой.

Программный продукт 1С СЭД дает возможность полностью автоматизировать все процессы на предприятии, в том числе и выдачу персоналу заданий, а также контроль над исполнением этих заданий и получение отчетов. Кроме того, с помощью программы можно также автоматизировать ведение учета документов и их регистрацию в системе. Программа позволяет оперативно найти в базе нужный документ, располагая при этом минимальной информацией.

Дополнительные возможности программы

Благодаря использованию 1С СЭД можно также создавать различные шаблоны, например – шаблоны документов, которые можно использовать в дальнейшем. Есть также возможность вести учет документов, находящихся в архиве, а также организовывать доступ к ним. Система электронного документооборота на все 100% использует возможности платформы 1С, поскольку все составляющие модули системы созданы на основе управляемой платформы «1С: Предприятие 8.2».

Стоит также заметить, что альтернативой этой программе может быть продукт «1С: Документооборот». С его помощью также можно вести процесс учета корпоративной документации и руководить бизнес-процессами.

Предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота .

Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учет документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов , требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства . Программа обеспечивает многопользовательскую работу как в локальной сети , так и через интернет (в том числе через веб-браузеры). Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность документации и любой иной необходимой информации. Функционал системы постоянно расширяется.

Основные возможности

Учет и хранение документов

Работа с документами

Дополнительные возможности

Безопасность

Контроль исполнительской дисциплины

• контроль сроков и объемов выполнения задач
• ежедневный учёт рабочего времени сотрудников в разрезе выполняемых работ (в том числе автоматический на основе выполненных задач)
• анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников, подразделений, проектов на основе отчетов

Прочие

Особенности

1С:Документооборот представлен в версиях КОРП и ПРОФ. Версия КОРП больше подходит для средних и крупных коммерческих предприятий и бюджетных учреждений со сложной структурой или документооборотом. Версия ПРОФ способна обеспечить потребности организаций с небольшой структурой и несложным документооборотом. Функционал версий ПРОФ и КОРП имеет ряд различий .

Интеграция

Имеется возможность настройки взаимодействия с другими приложениями и обмена данными через текстовые файлы , XML -документы и DBF -файлы.

Внедрение

Каких-либо ограничений (кроме соответствующего технического обеспечения) на внедрение системы неизвестно. Возможность ее использования не зависит от отраслевой принадлежности предприятия, его структуры, организационной формы, вида деятельности, численности персонала и т. д. Система может быть настроена и адаптирована под конкретные задачи и требования клиента. Легко осваивается пользователями. Имеются примеры внедрений 1С:Документооборот в самых разных отраслях, в том числе в коммерческих, бюджетных и некоммерческих организациях.

Конкуренты

Среди конкурентов на российском рынке можно выделить ДЕЛО , DIRECTUM , ЕВФРАТ , DocsVision , IBM Lotus Notes .

Критика, недостатки

На сегодняшний день критика связана в основном со сложностями настройки прав доступа , ограниченным взаимодействием с почтовыми сервисами и отсутствием полноценного почтового клиента , а также отсутствием англоязычного интерфейса.

Ссылки

• Финансовая газета, № 4, январь 2010. И.Сидоров, «1С:Документооборот 8»: новое решение для автоматизации делопроизводства и документооборота
• Финансовая газета, № 4, январь 2011. И.Сидоров, «1С:Документооборот 8 КОРП»: новое решение для автоматизации делопроизводства и документооборота

Примечания

Категории:

• Программное обеспечение по алфавиту
• Системы электронного документооборота
• Программы для бизнеса
• Автоматизация
• Программное обеспечение для управления проектами

Wikimedia Foundation . 2010 .

Смотреть что такое "1С:Документооборот" в других словарях:

Документооборот движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Содержание 1 Этапы 2 Электронный документооборот … Википедия

Документооборот - движение документов в органе, организации, учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Движение документов между их составителями и исполнителями, а также теми, кто должен быть ознакомлен с документами. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

Сущ., кол во синонимов: 1 оборот (43) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 … Словарь синонимов

Движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. Райзберг Б.А.,… … Экономический словарь

Документооборот … Орфографический словарь-справочник

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;... Источник: Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти… … Официальная терминология

Документооборот - (flow of documents) движение документов в организации (компании, предприятии) с момента их создания или получения вплоть до отправления или завершения работы с ними внутри организации … Экономико-математический словарь

документооборот - Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное делоэкономика Обобщающие термины организация работы с документами …

документооборот (админ.-хоз. деятельность в спорте) - документооборот Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. [Департамент лингвистических услуг Оргкомитета «Сочи 2014». Глоссарий терминов] EN document circulation… … Справочник технического переводчика

Документооборот электронный - 1.3. Электронный документооборот (документооборот) последовательность транзакций по обмену документами между участниками документооборота, обеспечивающая некоторый регламентированный процесс по обмену документами (например, документооборот по… … Официальная терминология

Книги

• Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете (+ CD-ROM) , В книге изложен методологический подход и даны практические рекомендации по документированию хозяйственных операций и организации документооборота. Все рекомендации даны с учетом требований… Издатель:

Программный продукт "1С: Документооборот 8", является преемником программного продукта "1С: Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота предприятия.

"1С: Документооборот 8" позволяет:

Упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

Сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

Повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

Что касается стоимости системы, то она также варьируется в зависимости от многих параметров:

Таблица 2.5. Цены на поставку СЭД «1С: Документооборот 8»

Сравнительная таблица систем электронного документооборота

В ходе сравнения систем электронного документооборота была составлена таблица преимуществ функциональных возможностей рассмотренных ранее систем:

Таблица 2.6. Сравнительная таблица систем электронного документооборота

Обзор системы электронного документооборота Directum .

1. Общее описание системы

Система Directum является корпоративной системой электронного документооборота, которая упрощает работу с большим потоком документов. СЭД Directum нацелена на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Функционирование системы электронного документооборота Directum зависит в первую очередь от той конфигурации, которую выберет заказчик. В поставку могут входить девять модулей, реализующих функции электронного документооборота и управления взаимодействием, а также средства, расширяющие возможности их использования. Этими средствами являются такие модули, как: модуль управления электронными документами, модуль управления деловыми процессами, модуль канцелярия, модуль обращения граждан и организаций, модуль управления взаимодействием с клиентами, модуль управления договорами, модуль управления совещаниями и заседаниями, модуль управления показателями эффективности, модуль интеграции с системами обмена документами.

Модули управления электронными документами и управления деловыми процессами являются базовыми модулями системы. Остальные модули – являются дополнительными модулями системы, которые позволяют расширить функционал системы.

Также СЭД Directum оснащена дополнительными возможностями, которые открывают большие возможности и помогают упросить работу с ней. Например, технология быстрой идентификации, которая позволяет проставлять штрих код на документы, чтобы в дальнейшем получать быстрый доступ к ним.

Помимо этого СЭД Directum интегрирован с приложениями Microsoft Office, то есть, существует возможность взаимодействия с системой непосредственно из приложений MS Office.

Также СЭД Directum оснащен веб-доступом. Это значит, что у пользователей системы есть возможность получить доступ к данным системы Directum с помощью веб-браузера.

Ещё одним полезным дополнительным средством является предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Данный инструмент позволяет создавать и дорабатывать компоненты системы посредством визуальной настройки их форм и задания вычислений на встроенном языке ISBL. Язык предназначен для адаптации системы к нуждам конкретного предприятия программистами этого предприятия.

Такое средство, как служба ввода документов позволяет автоматически вводить документы, полученные из различных источников в систему DIRECTUM (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта).

Также в системе Directum реализована служба преобразования документов. Она позволяет преобразовывать документ в форматы HTML, PDF, а также в многостраничный TIFF при различных действиях пользователя с документами. Например, при экспорте документов из системы.

В системе Directum также предусмотрена интеграция с 1С: Предприятие 8* и Dynamics AX*.

Обзор модулей системы.

Структурно модули системы представляют собой наборы компонент различных типов. Компоненты имеют характерный интерфейс и наборы данных, определяемые их назначением.

Обзор базовых модулей

В данной таблице представлен обзор базовых модулей системы:

Таблица 2.7. Базовые модули СЭД Directum

Обзор дополнительных модулей

В данной таблице представлен обзор дополнительных модулей, которые расширяют функционал системы:

Таблица 2.8. Дополнительные модули СЭД Directum

В ходе написание выпускной квалификационной работы особое внимание будет уделено единственному дополнительному модулю – это модуль «Канцелярия». Связанно это с тем, что данный модуль позволяет вести Журнал регистрации, Номенклатуру дел и позволяет заполнять РКК (регистрационно-контрольные карточки), с помощью которых в дальнейшем можно будет формировать отчеты о работе предприятия, а также в данном модуле реализована работа с поручениями. Эти функции были необходимы для осуществления внутреннего документооборота компании.

Рассмотрим функциональные возможности этого модуля более подробно.

Модуль «Канцелярия»

Работа модуля «Канцелярия» тесно связана с работой других модулей СЭД Directum.

Во многих организациях основная нагрузка по контролю исполнения поручений или же по обеспечению бумажного документооборота лежит на делопроизводственных службах предприятия. Для таких служб был разработан модуль «»Канцелярия».

Обмен документами автоматизируется в соответствии со стандартом Гильдии управляющих Документацией «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления».

Данный модуль используется для автоматизации работы с официальными бумажными документами, например, с приказами по основной деятельности, входящими и исходящими письмами, запросами, поручениями и т.п.

Работа с такими документами не может быть полностью переведена в электронный вид, т.к. большинство документов, имеющих юридическую силу, по законодательству должны оформляться в бумажном виде.

В то же время, многие организации обмениваются электронными сообщениями и документами, которые считаются «официальными» наравне с бумажными документами, и поэтому подлежат регистрации, вынесению резолюций и т.д.

Модуль облегчает обработку бумажных документов и позволяет автоматически обмениваться электронными документами между организациями.

Обработка бумажных документов осуществляется в соответствии с требованиями ГСДОУ (Государственная Система Документационного Обеспечения Управления), на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства.

Модуль «Канцелярия» обеспечивает:

единую регистрацию всех входящих, исходящих и внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек (Далее РКК);

регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа.

осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;

списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

быстрый поиск информации по наличию, состоянию и движению бумажных документов в системе;

получение стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.