Разный случай для деловой встречи. Правила проведения деловой встречи с клиентами. Виды деловых встреч

Протокольные визиты, деловые встречи, беседы и переговоры являются наиболее распространенными формами международного делового общения.

О дне и часе визита стороны уславливаются заранее. Точное соблюдение визитером времени приезда обязательное и строгое протокольное правило. Нарушение этого правила рассматривается как проявление неуважения к лицу, принимающему с визитом, и поэтому самым отрицательным образом может отразиться на будущих отношениях с этим лицом. Ни на одно официальное мероприятие не допускается опоздание (время прибытия указывается в приглашении или иным способом). Не принимаются во внимание так называемые объективные обстоятельства - трудности с поиском дома, в котором находится лицо, принимающее с визитом, задержка из-за транспортных заторов, внезапная поломка автомобиля и т.д. Опоздание относят за счет неаккуратности визитера и всегда оставляет неприятный осадок. В этой связи рекомендуется заранее уточнить адрес (вплоть до предварительной поездки шофера к соответствующему дому, выехать на визит с учетом загруженности улиц города автотранспортом и т.д. Не является предосудительным приехать раньше на несколько минут, подождать вблизи дома, в котором будет происходить визит, и в точно назначенное время подъехать к подъезду. Рекомендуется соблюдать местные протокольные правила относительно формы одежды на визите. Иногда это может быть визитный костюм, в других случаях - обычный костюм, но темного цвета. Смешанный костюм недопустим. Обувь должна быть темной.

Важное заранее продумать вопросы, которые следует затронуть в беседе, о чем спросить и что сказать самому. Такой подход позволит с максимальной пользой использовать время визита. По законам гостеприимства инициатива ведения беседы принадлежит лицу, принимающему с визитом.

Важно правильно посадить гостя. Желательно иметь в специальной комнате для переговоров гостиный гарнитур. Главу иностранной делегации усаживают напротив главы делегации принимающей стороны. Нельзя сажать гостей к своему письменному столу, а также лицом к солнечной стороне. В крайнем случае необходимо опустить оконные занавески. Гость садится после того, как сел принимающий его. Во время визита подают кофе или чай, легкое угощение и вино - в зависимости от местной практики.

Протокольный визит длится, как правило, 10-15 минут, но может продолжаться дольше, если в этом заинтересованы обе стороны. При нанесении визита высокопоставленному лицу полезно заранее спросить у служебного персонала, каким временем располагает это лицо. Инициатива ухода с любого визита остается за гостем. Исключением являются визиты к главе государства, где аудиенция прекращается "принимающей стороной. В некоторых странах, особенно с монархическим строем, главе государства не принято задавать вопросов. Беседу ведет глава государства.

На межбанковских переговорах умение вести беседу -сложное искусство, которым обязан овладеть каждый работник, независимо от его должности или ранга. Овладение этим искусством - профессиональная обязанность банковских работников. На межбанковских переговорах, как правило, принимают участие лица, специально уполномоченные на ведение таких переговоров или руководящие работники этих учреждений. Деловые беседы ведутся в непринужденной манере, в форме диалога, без обращения к каким-либо справочным материалам, досье, запискам. Участники деловой беседы должны иметь большую эрудицию в сфере своей профессиональной детельности, а также в различных областях экономики, политики, науки, культуры, держать в памяти огромное количество конкретных фактов, связанных с предметом обсуждения на данных межбанковских переговорах. Желательно. чтобы участники таких переговоров помнили, что в соответствии с протокольной традицией почти каждая беседа после взаимных приветствий начинается с разговоров о событиях в культурной жизни, о новых книгах, кинофильмах, концертах, художественных выставках и т.д. Необходимо быть широко образованным, хорошо информированным собеседником, чтобы достойно представлять на деловых переговорах свой банк или фирму. Рекомендуется до начала переговоров подготовиться к возможной дискуссии для аргументированной защиты своей

позиции. В случае необходимости сделать официальное заявление. Последнее зачитывается строго по тексту, поскольку каждое слово в нем имеет принципиальное значение. В международной практике это считается обычным явлением и широко практикуется. Текст официального заявления далее передается собеседнику.

Во время переговоров очень важно достигнуть полного понимания своего собеседника. Непонятные моменты нужно обязательно попросить разъяснить дополнительно. Памятную записку или какой-либо другой документ, врученный во время деловой беседы, следует внимательно прочесть сразу после получения.

В официальной беседе необходимо постоянно поддерживать дух взаимной заинтересованности, поскольку каждый стремится выяснить у собеседники то, что ему еще неизвестно. Нельзя превращать беседу в викторину, когда один все время спрашивает, а другой только отвечает. В беседе обе стороны должны иметь возможность высказать все, что считают необходимым. Структура отношений между людьми имеет важное значение для достижения взаимопонимания. Известны следующие типы отношений: эквивалентное (когда существует полное совпадение позиций партнеров); транзитивное (когда сторона "А" разделяет позицию стороны "С" и сторона "С" и сторона "Б" также разделяет позицию стороны "С"); симметричное (когда лишь по основным вопросам существует общая точка зрения).

Наличие или отсутствие доверительных отношений между партнерами оказывает сильное влияние на процесс ведения деловых переговоров. Несомненно, что большое значение имеют и личные качества участников переговоров. В мировой практике учитываются пять наиболее общих моделей психологических взаимоотношений, которые способствуют или мешают переговорному процессу. Это -боязнь вступить в деловой контакт, сомнения (боязнь ошибки), негативное отношение, сочувствие, положительный настрой. Несомненно, в процессе общения имеют место все перечисленные психологические модели, но преобладает какая-либо одна.

Практика международных переговоров показывает, что в случае симметричных и эквивалентных отношений обсуждение вопросов проходит с максимальной эффективностью. В случае транзитивных отношений также возможно положительное решение обсуждаемых вопросов. Успешному ведению переговорного процесса способствует обоюдное стремление к достижению договоренности, хорошее знание партнера, доверие к нему. Любые переговоры - это человеческое общение, в ходе которого участники информируют друг друга о своей позиции, воздействие на партнера своим интеллектом и эмоционально-волевыми качествами.

Предварительная подготовка - обязательное условие успешного проведения переговоров по вопросам банковской политики и финансово-экономическим проблемам. В ходе такой подготовки необходимо выявить:

Уровень квалификации участников встречи;

Уровень знания иностранного языка участников встречи;

Сведения об их социальных, культурных, мировоззренческих, эмоциональных и возрастных особенностях.

Как правило, наиболее успешно переговоры проходят между людьми со сходными интересами. Беседа участников переговоров, имеющих приблизительно одинаковый уровень квалификации, характеризуется, как правило, наиболее адекватным обменом информации.

В случае необходимости участники переговоров по ходу беседы должны вступать в дискуссию и отстаивать свои интересы. Свидетельством недостаточной квалификации работника является поспешное заявление: "Я доложу об этом руководству банка (фирмы, предприятия)". Не следует спешить с подобным заявлением, поскольку проявив определенную выдержку, настойчивось и гибкость, можно достойно защитить интересы своего банка (фирмы). Однако нельзя исключить случаи, когда следует давать именно такой приведенный выше ответ.

Доброжелательное, вежливое отношение к людям, внимательность и общительность, способность завязать и поддерживать разговор, умение быть располагающим к себе -необходимые качества, которые помогут любому участнику переговоров в установлении дружеских и профессиональных -контактов.

В соответствии с международным этикетом деловые переговоры ведутся только в спокойном тоне, даже если тема обсуждения неприятна. Разговоры на повышенных тонах, личные оскорбления и выражения возмущения недопустимы. Одна ш функций протокола как раз и состоит в том, чтобы содействовать поддержанию нормальных отношений между участниками переговоров, устранять из дискуссии все, что не имеет прямого отношения к делу. Комплиментарная фраза: "Примите уверения в моем самом высоком к Вам уважении" имеет глубокий смысл и является неотъемлемой составной частью дипломатического протокола.

Проведение многосторонних переговоров или

международных конференций - наиболее сложное и

ответственное дело для отделов внешних связей и

протокольных служб различных банков или фирм. Такие

переговоры (конференции) проходят с большим количеством

участников и подготовительная работа требует затраты

больших усилий. Необходимо тщательно продумать и

организовать четкое выполнение программы

подготовительных действий:

Порядок встречи иностранцев;

Персональный состав встречающих с нашей стороны;

Участие представителей иностранных учреждений, аккредитованных в Российской Федерации;

Участие представителей прессы, телевидения и радио;

Преподнесение цветов;

Приветственные речи;

Размещение в гостинице;

Деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы);

Приемы, завтраки, обеды и т.д.;

Поездки по стране;

Окончательные проводы.

Целью переговоров на подобных встречах и конференциях могут быть различные финансовые и экономические проблемы; заключение договоров, соглашений или контрактов; рассмотрение результатов их осуществления; обсуждение других проблем, представляющих взаимный интерес, и т.д. В одних случаях участники двусторонних или многосторонних переговоров рассматривают одну проблему во всех ее аспектах. В других случаях переговоры отличаются свой многоплановостью. Ключевой момент всей подготовительной работы к двусторонним или многосторонним переговорам - выработка руководящих принципов, определяющих деятельность (работу) делегации на переговорах. Одновременно с разработкой позиции по вопросам, рассматриваемым на встрече, формируется состав участников встречи. Состав и уровень участников межбанковских и других переговоров зависит от значимости, придаваемой этой встрече ее участниками. Как правило, на переговоры направляются представители примерно одинакового уровня,

За деятельность всех членов делегации и каждого из них в отдельности отвечает глава делегации. Поэтому глава делегации должен полностью владеть предметом переговоров, хорошо знать каждого сотрудника, его профессиональные и личные качества. Только при соблюдении таких условий глава делегации сможет успешно выполнять свои функции и обеспечить максимальную эффективность работы участников встречи. Правильный подбор вспомогатспьного персонала делегации также имеет большое значение. В состав такого персонала входят переводчики, стенографистки, водители, работники хозяйственных служб и др.

Для успешного ведения переговоров сотрудники-участники делегации должны иметь энциклопедический уровень образования, высокий профессионализм, ораторское искусство и тщательную подготовку именно к предстоящей встрече.. Очевидно, что общительный работник с широким

экономическим кругозором, способный быстро оценить суть любой проблемы, более подходит для ведения межбанковских переговоров, чем специалист узкого профиля. Знание правил процедуры, прецедентов, способов эффективного решения организационных вопросов, умение работать с документами, владение иностранными языками - все эти качества также. необходимы участнику деловой встречи. Для успешной работы важно знание иностранных языков, так каюто позволяет быстро завязывать деловые знакомства и успешно общаться с представителями иностранной прессы. Особую роль знание иностранных языков имеет на двусторонних и особенно многосторонних переговорах, конференциях, поскольку разработка документов ведется, как правило, на одном из иностранных языков, например, на английском. Владение предметом переговоров и иностранными языками позволяет найти наиболее точные и приемлемые формулировки для всех участников переговоров.

Предстоящие переговоры предусматривают

заблаговременную подготовку основополагающих

документов и. других рабочих материалов. Различают несколько категорий документов, обсуждаемых в ходе встречи.

Первая категория документов отражает позицию участника встречи по широкому кругу вопросов и содержит рекомендации относительно решения вопросов, рассматриваемых на предстоящих переговорах. Вторая категория - это проекты различных соглашений, протоколов или договоров, которые явятся основой для ведения переговоров. Третья категория документов - проекты резолюций или соглашений о намерениях.

Памятки являются полезным вспомогательным материалом для бесед по тематике встречи. Памятки используются в ходе консультаций, проводимых накануне встречи, и во время переговоров.

Составление досье по различным вопросам, намечаемых к рассмотрению на предстоящей встрече, является неотъемлемой частью подготовительной работы. На основе досье готовятся тексты выступлений, материалы для бесед с партнерами по переговорам, документы, справки и т.д.

Досье состоит из официальных справок и документов о партнере, вырезок из газет, журналов и других материалов, содержащих сведения об иностранном партнере. Эффективность работы в ходе переговоров в немалой степени определяется качеством подготовленных досье.

До начала переговоров очень важно заранее выяснить позиции участников и no-возможности разъяснить свою. Решение этой задачи осуществляется путем телексной или телефаксной переписки, в ходе двусторонних встреч и консультаций. Эта работа проводится на всех стадиях подготовки к переговорам. На начальной стадии акцент делается на выяснении позиций партнеров по переговорам. Накануне встречи, когда позиции определены, основное внимание уделяется аргументированному изложению своей позиции.

После достижения договоренности- о проведении встречи стороны определяют место встречи и продолжительность переговоров. Проведение переговоров целесообразно, когда стороны понимают, что решение проблемы возможно только совместными усилиями, и если стороны стремятся к урегулированию взаимных интересов.

Взаимопонимание, воля и партнерство необходимы для успешного ведения переговоров, но наиболее важным из этих трех моментов является воля. Без воли к достижению взаимопонимания договоренности не будет.

В зависимости от истинного отношения сторон к достижению результата переговоры делятся на три категории. Первая - когда одна из сторон заинтересована не допустить договоренности (или проявляет безразличие). Вторая - когда одна из сторон проявляет умеренный, но не достаточно сильный (или срочный) интерес к достижению результатов. Третья категория - когда обе стороны стремятся добиться положительных результатов. Если все участники относятся к переговорам, как к переговорам третьей категории, т.е. проявляют общий интерес к достижению договоренности.

возможен быстрый успех переговорного процесса. Такой же результат вероятен, когда одна часть участников переговоров относится к ним, как к переговорам третьей категории, а другая часть, как к переговорам второй категории. Успех маловероятен, если все участники рассматривают переговоры, как относящиеся ко второй категории. Практически невозможно достижение позитивных результатов, если кто-либо из участников относит переговоры к третьей категории.

Для успеха переговоров особенно важно, чтобы первоначально заявленные максимально высокие требования того или иного участника не отпугнули остальных. На первом этапе важно как можно более полно и глубоко узнать позиции участников переговоров. Если на этом этапе в результате обмена мнениями участники придут к выводу, что по основным вопросам их общие интересы превалируют над противоречиями, то появляются условия (перспективы) для продолжения переговоров. Задача второго этапа состоит в определении параметров будущего контракта, соглашения или договоренности. На этом этапе важно устранить разногласия по ключевым вопросам и добиться взаимоприемлемого для всех подхода к решению главной проблемы. На третьем, завершающем этапе, участники сосредотачивают внимание на выработке окончательных договоренностей по всему спектру вопросов будущего соглашения или контракта. На этой стадии переговоры ведутся особенно интенсивно и требуют активного участия специалистов и экспертов. При окончательной отработке статей контракта к работе привлекаются юристы.

В ходе самих переговоров могут возникать непредвиденные обстоятельства, которые потребуют дополнительных проработок статей контракта, а также определенной корректировки позиций. В таких случаях следует проявлять не только твердость, но и гибкость, готовность к взаимным уступкам и допустимым компромиссам. Разумеется, что искомый компромисс должен носить взаимоприемлемый и взаимовыгодный характер. Каждая сторона должна извлечь из компромисса

определенную пользу. Уступка, способствующая прогрессу переговоров, всегда оправдана. Жесткий прямолинейный подход, исключающий компромиссы, не позволяет добиться положительных результатов при проведении переговоров.

Успех переговоров возможен только при учете не только своих коренных интересов, но и интересов партнера. Именно на этой почве возникают доверие и взаимопонимание, столь необходимые для нахождения сбалансированного и согласованного решения любых сложных вопросов.

Деловая встреча – это некая бизнес-площадка, где собирается огромное количество успешных людей. Они делятся между собой своим профессиональным опытом, также обсуждают те или иные проекты и, конечно же, выстраивают схемы продуктивного сотрудничества.

Что представляет собой деловая встреча

Деловая встреча – это общение, посредством которого выдвигаются решения той или иной проблемы.

Срочно проверьте своих партнеров!

Вы знаете, что налоговики при проверке могут цепляться к любому подозрительному факту о контрагенте? Поэтому очень важно проверять тех, с кем Вы работаете. Сегодня Вы можете бесплатно получить информацию о прошедших проверках Вашего партнера, а главное - перечень выявленных нарушений!

Для того чтобы деловая встреча прошла продуктивно, необходимо вывести собеседника на контакт, создать максимально комфортные условия для диалога и, конечно же, предоставить право выбора.

Деловую встречу проводят в официальном формате, где каждая сторона стремится:

дать либо принять информацию от собеседника. Обмен информацией одна из главных причин, по которой проводятся деловые встречи;
предоставить ответы на появившиеся вопросы у партнеров;
указать на то, что собеседник принял правильное либо неправильно решение относительно той или иной сложившейся ситуации;
установить контакт между собравшимися людьми, обсудить совместную перспективу, а также подписать протокол, где будут отражены дальнейшие действия каждого из присутствующих;

Любая деловая встреча имеет четыре фазы прохождения. Это выстраивание диалога, ориентирование во всех деталях, принятие решения и заключительная фаза – результат. Как видим, работы на деловых встречах более чем предостаточно.

Человек, который далек от подобных мероприятий и никогда в них не участвовал, смотрит на это скептически. Для него это больше похоже на какой-то съезд, где непонятные люди в деловых костюмах решают никого не интересующие проблемы.

Такая формулировка не совсем подходит для деловых встреч. Подобные мероприятия – это не просто темные костюмы и серьезный вид, это, прежде всего, конструктивный диалог, где выдвигаются всевозможные решения сформировавшихся проблем. Например, всем известные бизнес-ланчи – это деловая встреча, где люди за обедом обсуждают вопросы относительно их общего дела. Назвать такую встречу «дружескими посиделками» нельзя, потому как здесь все происходит более дипломатично.

Случайностью такую встречу тоже нельзя назвать, так как мероприятие изначально обговаривается - где и как будет проходить, а уже после переходит в реализацию.

Этикет переговоров: правила, которые несложно запомнить

Виды деловых встреч

Каждое подобное мероприятие имеет свой характер и манеру проведения. Посредством этого виды деловых встреч делятся на внешние и внутренние.

Внешние деловые встречи – это съезд людей, которые имеют общий бизнес и так или иначе уже являются партнерами. Цель подобных мероприятий может быть абсолютно разная, начиная от обсуждений инвестирования в новые проекты, заканчивая разговорами о слиянии компаний в единые структуры.

Внутренние деловые встречи – это мероприятия, где принимают участие рабочий персонал и руководители предприятий. То есть, это что-то вроде общего собрания. Подобные мероприятия проводятся на территории самих компаний. Здесь поднимаются вопросы по проделанной работе за определенный промежуток времени, а также обсуждаются всевозможные методы увеличения показателей по тем или иным параметрам.

Деловые встречи бывают формального и неформального формата. Чаще всего проводятся неформальные деловые встречи. Проводить подобные мероприятия можно в любой точке мира.

Помимо этого, деловые встречи бывают официальные и неофициальные. Встречи, которые проводятся в официальном формате, как правило, сопутствуют подписанию договоров и заключению сделок. Официальные деловые встречи обязательно задействуют в своей работе такой документ как протокол. Неофициальную встречу проводят в абсолютно других условиях. Здесь необязательно подписание каких-либо документов и других актов, имеющих юридическую силу.

В зависимости от того, какую цель преследуют собравшиеся люди, деловые встречи можно разделить на: информативную, консультативную и исполнительную.

Информативная встреча – это мероприятие, где происходит презентации компании и ее продукта. То есть выступающие повествуют о том, в каком режиме работает их предприятие, какие результаты они получили за тот или иной промежуток времени и делятся своими дальнейшими планами. Особой подготовки к деловым мероприятиям и встречам не требуется.

На консультативных встречах обсуждаются сложившиеся проблемы и поиски их решений. Обычно обе стороны проявляют активное участие и, как правило, все заканчивается положительно. К подобным мероприятиям можно также отнести и встречи, где собеседники делятся своим мнением относительно того или иного проекта, а также поднимают вопросы сотрудничества.

Исполнительные встречи – это мероприятия, где принимаются конкретные решения, подписываются договора и обсуждаются судьбы целых компаний. Участие в подобных деловых встречах принимают исключительно руководители или лица, принимающие решения. Подобные встречи требуют подготовки, поэтому и проведение их происходит в деловой обстановке.

Рассказывает практик

Николас Коро, Главный куратор исследовательского центра бренд-менеджмента и бренд-технологий группы компаний «Реланд», член совета Гильдии маркетологов, председатель комитета по международным делам Союза маркетологов России, член комитета по маркетингу ТПП РФ, Москва

Огромная ошибка наших бизнесменов в том, что они начинают вспоминать о таком понятии как деловой этикет только на встречах с зарубежными коллегами. Но в тоже время в мегаполисах и столичных городах различных стран он пользуется широкой популярностью и доступен практически каждому. Сегодня высшие учебные заведения выпускают высококлассных специалистов, которые прекрасно владеют этикетом и обучены всем азам бизнеса.

Но все-таки от промахов никто не застрахован и список «ляпов»при переговорах постоянно пополняется. Связано подобное с тем, что встречающая сторона даже основных понятий о культуре и истории стран прибывшей стороны не знает. Ведь, скажем, похлопывание по плечу у русских не более чем дружеский жест, а вот японцы подобного не приемлют. Жест, указывающий на пальцах, что все «ОК», в России достаточно распространенное явление, а вот во Франции этот жест говорит о том, что собеседник говорит слушателю, что тот ничтожество. Абсурдом можно назвать и тот случай, когда лицо компании имеет непрезентабельный внешний вид. Например, к рубашке с коротким рукавом, он надел галстук. Подобную форму одежды можно встретить в ресторанах быстрого питания, проще говоря фастфудах, поэтому одеваться подобным образом лучше не стоит. Конечно, если вы занимаете хотя бы последнее место в списке Forbes, вам это еще смогут простить, но в остальных случаях экспериментировать не стоит, придерживайтесь уже установленных правил.

Организация деловых встреч: основные требования

Для того чтобы деловая встреча прошла действительно эффективно, необходимо хорошо подготовиться к ней.

Ключевым моментом в деловых встречах является то, что на них поднимаются вопросы относительно сложившейся ситуации и поиски решения той или иной проблемы. Помимо подобных встреч проводятся еще так называемые визитки вежливости. Это те мероприятия, на которых люди знакомятся и пытаются внедриться в доверие к определенному человеку.

Деловая встреча должна быть запланирована заранее

Если обе стороны находятся на территории одного региона, то можно договориться о деловой встрече с партнером примерно за три дня до ее проведения. Сделать это можно с помощью электронной почты либо же просто позвонив по телефону.

Тщательной подготовки требует деловая встреча с иностранными партнерами. Необходимо предусмотреть огромное количество нюансов, начиная от приветственных речей, заканчивая проводами. Важно договориться об их размещении, купить или изготовить сувениры, организовать культурно-развлекательную программу, в общем работы действительно очень много, важно выполнить ее качественно.

Выбор места для проведения переговоров

Правильно подобранное место проведения деловой встречи будет сопутствовать продуктивному диалогу. Атмосфера очень важный фактор в любой сфере жизни, поэтому не стоит пренебрегать этим. Места проведения могут быть абсолютно разные. То есть это может быть деловая встреча на личной территории, либо же, напротив, на территории собеседника. Сюда же можно отнести и нейтральную территорию, ну и, конечно же, деловую встречу с использованием средств коммуникации, то есть удаленно.

Большинство бизнесменов предпочтение отдают деловым встречам в офисах, которые находятся на их территории. Ведь в таком случае можно выгодно для себя использовать статус руководителя, родные стены соответственно в этом помогут.

Организация такой деловой встречи, которая смогла бы подавить всевозможные психологические аспекты

Очень важно подойти к этому вопросу со всей ответственностью. Каждая деталь требует тщательного разбора, даже элементарное расположение мебели в помещении может вызвать психологическую напряженность, а соответственно отбить всякое желание у собеседника идти на контакт.

Если переговоры проходят на вашей территории, у вас «в рукаве все тузы»и не использовать их было бы абсурдом. Ведь в вашем распоряжении весь ваш штат сотрудников, вся территория предприятия и, конечно же, все ее возможности.

Подготавливаем помещение

Люди, специализирующиеся на подготовке помещений к деловым встречам, рекомендуют создавать максимально комфортные условия для обеих сторон. В помещении должно быть все чисто. Очень важно, чтобы была хорошая изоляция, так как посторонние шумы негативно сказываются на подобных мероприятиях. Также должное внимание следует уделить освещению и комнатной температуре, показатели должны быть в норме.

Не лишним будет использование средств декорации, то есть различных ваз и картин. При проведении деловых встреч это тоже дает свои плоды

Места проведения подобных встреч

Как уже было сказано ранее, встречи могут проходить как на территории организации встречающихся, так и вне ее.

1. Встреча на территории партнера. Данный вариант деловых встреч хорош тем, что при проведении таких мероприятий можно более детально узнать о самом партнере, о его продукте и компании в целом. Просто дав согласие на то, что вы готовы приехать на территорию этого человека, уже является символом того, что вы его уважаете и готовы с ним долгосрочно сотрудничать. Безусловно, проведение подобных деловых встреч имеет свои плюсы, но лучшим вариантом будет осуществление попеременных встреч.

2. Встреча на нейтральной территории. Такие деловые встречи не дают ни одной из сторон никаких преимуществ, ведь обстановка совсем незнакомая и нет рядом сотрудников, которые могли бы помочь. Для подобных случаев в гостиницах и отелях ввели так называемые конференц-залы. За рубежом бизнесмены используют загородные дома и коттеджи для деловых встреч. В России в большинстве случаев ограничиваются кафе либо рестораном.

3. Встреча в удаленном формате. Коммуникационные технологии не стоят на месте, посему, назначить деловую встречу дистанционно стало довольно просто. Ведь на сегодняшний день мы имеем сотовую связь и интернет, которые позволяют нам контактировать с людьми из любой точки мира. Данный метод еще хорош тем, что нет необходимости тратить деньги на аренду залов или на бронирование столов в ресторанах.

Разграничиваем время

Очень важно при организации деловых встреч учитывать время и место встречи. Необходимо прекрасно понимать в какой момент лучше всего ваш партнер будет подготовлен и идти на контакт. Проще говоря, знать в какое время у него самая высокая работоспособность.

К примеру, одни люди предпочитают работать утром, другие в обед, а третьи соответственно уже в вечернее время. Большая часть людей попадает в первую группу, так как почти 50% из всех людей имеют высокую активность как раз-таки утром. Поэтому время проведения деловых встреч тоже играет важную роль.

Оптимальное время для встреч

Психологи крайне не рекомендуют проводить деловые встречи в обед, так как мысли о еде в данном случае будут очень сильно мешать обоим партнерам, что соответственно приведет к непродуктивным диалогам. Однако, если мероприятие уже проходит в подобном формате, предложить чашку кофе либо чая будет все-таки не лишним.

Не стоит также организовывать деловые встречи сразу после обеда. Человек после приема пищи имеет низкую работоспособность, оптимальным вариантом будет провести ее через час-другой.

Что касается понедельника, то данный вариант для проведения деловых встреч хорош тем, что с началом недели люди имеют свежую и ничем не забитую голову после выходных, а соответственно активность их будет в разы выше. Про пятницу следует сказать, что проведение деловых встреч в этот день ни к чему хорошему не приведет. В это время все думают только о том, что наконец-то эта неделя прошла и хотят побыстрее на отдых. Поэтому в пятницу, несмотря даже на удобное для вас место и отведенный на проведение мероприятия всего один час, деловые встречи лучше не проводить.

Стоит также сказать, что немаловажным фактором будет и соблюдение продолжительности времени встречи. Очень часто бывают случаи, когда одного из собеседников не предупредили о длительности деловой встречи и вот он через полчаса встает и говорит: «Простите господа, но я вынужден вас покинуть». Очень важно учитывать этот критерий.

Также не стоит забывать о том, что приходить необходимо в установленные временные сроки. Опоздание рассматривается как оскорбление, поэтому если у вас возникают какие-либо форс-мажорные ситуации, необходимо предупредить об этом собеседника. Не лишним будет также попросить у него за это прощение.

Как приглашают на бизнес-встречу?

Если встреча будет проходить в форме торжественного мероприятия, то следует за несколько месяцев до начала разослать все приглашения на деловую встречу в электронном формате. Маркетинговая составляющая, при данном процессе, тоже имеет место быть и требует тщательного разбора.

Делегационный состав

Сложно представить себе продуктивные деловые встречи в составе двух представителей. Обычно подобные мероприятия проходят при большом количестве сотрудников с обеих сторон.

К делегационному составу относят:

лица, принимающие решения, то есть те, кто будет проводить переговоры;
консультанты либо эксперты, задача которых предоставить общую информацию относительно того или иного проекта;
вспомогательный штат. К данным людям можно отнести переводчиков, секретарей, а также водителей.

Следует также сказать, что численность делегационного состава должна быть равной с обеих сторон. Необходимо заранее обговаривать эти моменты, так как подавляющее число одной команды может психологически подавить других участников.

Самые эффективные деловые встречи, это те, которые насчитывают небольшое количество людей. Заполненный зал иногда может привести к недоразумениям и непониманию друг друга.

Перед тем как проводить подобные мероприятия, составляется протокол, в который включаются списки приглашенных, соответственно их фамилии и имена. Если же протокол не был составлен, участники просто обмениваются своими визитками, дабы проинформировать своего собеседника о роде деятельности, которым он занимается.

Также в зависимости от того, какие цели преследуются участниками, подбирается специальный состав деловой встречи. К примеру, если компании необходимо повысить свои доходы, соответственно во встрече принимают участие менеджеры, маркетологи и рекламщики. Не лишним будет также разбавить состав представителями разного пола, это придаст разнообразия мероприятию.

Что обсуждается?

За некоторое время, до начала деловых встреч, проводится сбор необходимой документации для эффективного ее проведения. Существуют даже специальные категории документов , предназначенных как раз для таких случаев. К ним относят:

документы, включающие в себя список вопросов, которые необходимо задать на мероприятии;
разработанные проекты, на основе которых и проводятся деловые встречи. То есть это ни что иное как документ, отражающий общую деятельность обеих сторон;
документы, в которых черным по белому описан план действий и намерений.

Безусловно, очень сложно собрать подобные документы, но это крайне необходимо, ведь имея в своем активе полную информацию о своих коллегах, можно видеть общую картину, в частности какую пользу они могут принести, работая с вами. Поэтому для продуктивной деловой встречи придется поработать над этим.

Несмотря на то что на подобные процедуры будет потрачено огромное количество сил и времени, это полностью себя оправдает. Харви Маккей в своей авторской книге «Как выжить среди акул» говорил, что владеть информацией о своем клиенте также важно, как и прекрасно знать свой продукт. Если вы будете иметь представление об интересах собеседника, то с легкостью сможете вывести его на контакт. Можно даже составить специальную анкету, где отразить интересующие вас вопросы о клиенте и пустить ее в дело, соответственно посредством этого вы узнаете больше информации.

Подготовка помещения

Очень важно при подготовке к деловым встречам правильно оборудовать столы.

Мало кто задумывается о том, что форма стола может психологически воздействовать на собеседника, а соответственно либо расположить вас к нему, либо, напротив, оттолкнуть. Так, к примеру, австралиец Алан Пиз утверждает, что квадратный стол создает неблагоприятную атмосферу для деловых встреч. Стол такой формы порождает соревновательный дух, соответственно собеседники начинают друг другу доказывать, кто из них лучший. Круглый стол больше подходит для небольших деловых встреч, где люди делятся между собой своими мнениями. Журнальный столик подходит для более дружеских встреч.

На столе должно быть все самое необходимое – это ручки и блокноты. Кресла должны быть удобными и в достаточном количестве.

Вдоль стола также следует расставить бутылки с питьевой водой и чистыми стаканами.

Также на столе должен быть небольшой самовар, дабы желающие смогли выпить чай либо кофе. Не лишним будет положить на стол и сладкое, то есть конфеты либо печенье.

Если на столе присутствует пепельница, то значит курить в помещении разрешено, однако перед тем как доставать сигареты, стоит спросить у находящихся рядом людей, как они смотрят на то, что, если вы закурите. В том случае, когда на столах нет пепельниц, значит для курения выделено специальное место.

Как выбрать свой образ на деловую встречу

Люди, которые связали свою жизнь с бизнесом, практически всегда ходят в костюмах, то есть предпочитают деловой стиль одежды.

Крайне нежелательно на деловую встречу приходить в джинсах, кроссовках и короткой юбке. Есть некие подводные камни в данной системе, зная которые, можно извлечь максимум выгоды из деловой встречи.

Первое, что нужно сделать, это одеться так, чтобы на фоне собеседника вы выглядели довольно блекло. Он будет чувствовать себя на высоте, а соответственно будет более снисходителен к вам, и, как результат, предложит свою помощь.

Дорогие украшения не всегда свидетельствуют о том, что у человека хороший вкус, вероятнее всего он просто хочет заработать быстрее с вас деньги, не более. Поэтому надеяться на конструктивную и продуктивную деловую встречу не приходится. Взять, к примеру, тот случай, когда человек в шортах и майке пришел на собеседование в крупную компанию, где особое внимание уделяют дресс-коду, шансов, что такой человек пройдет собеседование удачно, очень мало, потому как в деловых кругах такой внешний вид не приветствуется. Поэтому одежде в деловых встречах стоит уделять особое внимание.

Деловая встреча пройдет удачно в том случае, когда вы приложите максимум усилий на поиски информации о своем партнере, в частности - его интересах и вкусовых предпочтениях. Например, вы получили информацию о том, что ваш собеседник является управляющим крупной компании, посещает огромное количество конференций и семинаров, ездит исключительно на автомобилях класса люкс и живет в шикарных апартаментах, можно сделать выводы, что человек более чем серьезен, а значит и в одежде отдает предпочтение деловому стилю. Ваш внешний вид должен быть аналогичным. То есть, белый верх, черный низ, можно добавить еще пиджак.

Для девушек отличным вариантом будет черное платье. Не стоит обвешивать себя различными украшениями, так как не всегда это придает эффектности, скорее даже наоборот, может отпугнуть.

В том случае, когда деловая встреча будет проходить с молодежью, можно одеться более свободно, так как молодое поколение любит одеваться в яркие тона. Соответственно и вам это сыграет на руку, ведь таким образом вы покажете человеку, что у вас с ним есть что-то общее и тем самым расположите его к себе.

Если поступила информация о том, что деловая встреча вам предстоит с неординарной личностью, здесь необходимо будет руководствоваться фантазией. Оденьтесь «интересно”, не используйте шаблонный стиль, таким людям это не понравится. Важно использовать контрастные цвета и яркие аксессуары. В таком случае, он поймет, что перед ним его отражение, а значит, станет вашим союзником.

Данный вариант одежды подразумевает светлый верх, в частности, белая рубашка и темный низ, то есть черные брюки. Не стоит также забывать о прическе, мужчины не должны иметь большую шевелюру. Что касается женщин, то им следует уложить свои волосы в аккуратную прическу.

Проведение деловых встреч и переговоров: алгоритм подготовки

Перед тем как состоятся переговоры, необходимо произвести тщательную подготовку к ним. Важно учесть даже самую малейшую деталь в них. Безусловно, бытует такое мнение, что профессионалам своего дела не нужна никакая подготовка к деловым встречам. Проблема в том, что данное мнение ошибочно. Есть и другой вариант, который отражает всю суть деловых встреч: «успешные люди готовятся к любым встречам, а неудачники - импровизируют». Вот это мнение имеет вес и действительно считается правильным. Ведь большая часть успеха – это, прежде всего, подготовка. Поэтому не стоит пренебрегать ею.

До того, как начнете планировать деловую встречу, следует ответить на следующие вопросы:

Какая у меня цель?
Насколько важна для меня данная деловая встреча?
Какой результат будет по итогу и готов ли я пойти на уступки собеседнику?
Какие вопросы мне необходимо задать сидящему напротив? Не стоит забывать, что задавать вопросы стоит те, которые действительно имеют отношение к разговору.
Готов ли я ответить на возможно возникшие вопросы собеседника?
Насколько убедительна и естественна моя речь?
Как я могу повлиять на своего собеседника?
Как мне необходимо вести себя, если партнер не захочет идти на контакт, а может и вовсе сочтет за глупости то, что я ему говорю или же, напротив, настолько проникнется моими словами, что захочет начать сотрудничать?
Насколько логично составлен план проведения деловой встречи? Возможно, что-то следует доработать?
Насколько я уверен(а) в том, что встреча пройдет в положительном ключе?
Если бы деловая встреча была организована специально для меня, остался бы я ею доволен?

Для того чтобы деловая встреча прошла действительно удачно, и вы получили то, что хотели, необходимо использовать три варианта : максимальный, оптимальный, минимальный.

Данная схема достаточно проста. В том случае, когда вам не удается выжать максимальный результат из сложившейся ситуации, следует немного подкорректировать вектор и попробовать взять оставшиеся два варианта. К примеру, вам необходимо проехать из одной части города в другую, навигатор при этом вам показывает как минимум три схемы возможного проезда. В том случае, когда вам не удается воспользоваться максимально коротким путем, вы начинаете ехать по оставшимся двум вариантам. Так и в деловых встречах, для грамотной и успешной их реализации, необходимо иметь как минимум три варианта их проведения, то есть один основной и два резервных.

После проставления целей, следует сбор всей информации о партнере. В данном вопросе важно учитывать всю имеющуюся информацию. Не нужно пропускать мимо на первый взгляд, казалось бы, неинтересные факты, так как порой именно они играют ключевую роль. Важно узнать с кем до вас работал этот человек, сколько деловых встреч он провел, и какое количество из них получили успех. Если партнер будет принимать решение относительно того или иного вопроса не сам, следует пригласить всех его коллег.

Для того чтобы деловая встреча прошла как подобает, необходимо обладать максимальным количеством информации о своем партнере. Просто спросите себя:

Что нас объединяет?
Какие увлечения и интересы есть у человека, сидящего напротив?
Какие у него любимые темы для разговора?
Как он относится к политике?
Что он может сказать про меня, про мой продукт и компанию в целом?
Какое у него в данный момент положение?
Будет ли он обсуждать предложенную мной тему?
Какая у него тактика?
Какие цели он преследует?
Что он может у меня спросить?

После проведения небольшого анализа, необходимо разработать стратегию проведения переговоров. Стратегий, в данном случае, должно быть несколько. Используя всего одну, надеяться на эффективность не стоит. Все зависит от того, какие цели Вы преследуете и чем они глобальнее, тем проще будет применять сразу несколько тактик. Данные правила в деловых встречах являются основополагающими, по сему, не применять их просто нельзя.

После всего пройденного, наступает немаловажный этап, именуемый как компетентность. Здесь необходимо проработать всевозможные вопросы и возражения, в результате собранной информации и проведенного анализа. Очень важно владеть не только экономической составляющей своего продукта, но и технической, дескать, быть компетентным во всех вопросах. Необходимо проанализировать рынок конкурентов и выяснить, чем ваш продукт все-таки лучше, нежели у остальных.

Беседа является одним из самых сложнейших процессов, который включает в себя сразу несколько этапов. Основные этапы - это:

начало диалога;
полное информирование собеседника;
аргументирование сказанного;
принятие решения;
завершение диалога.

Очень важно задавать вопросы в деловой встрече и уметь правильно начать диалог. Ведь отталкиваясь от первых ваших слов, собеседник поймет, что вы за человек. Поэтому следует уделить этому пункту должное внимание. По завершению своей речи, слово следует передать партнеру. Также не лишним будет его поблагодарить за то, что он вас выслушал.

Техники эффективного начала диалога

Техника снятия напряжения

При использовании данной методики, можно вывести диалог на более эмоциональный уровень. Просто задайте себе вопрос: как бы вы хотели, чтобы люди к вам относились? Исходя из полученного ответа, сделайте все возможное, дабы человек, сидящий напротив вас, почувствовал ваш позитивный настрой и доброту, исходящую из вашего сердца. Пара комплиментов помогает расположить к себе собеседника и грамотно провести деловую встречу.

Техника «зацепка»

Данный вариант предполагает построение диалога, основанного на событиях из реальной жизни. К примеру, вы обсуждаете инвестирование средств в новые проекты, соответственно, можно рассказать про уже состоявшиеся операции подобного характера из вашего личного опыта. В деловых встречах очень важно дать полную картину собеседнику о том, кто вы такой.

Техника стимулирования

В том случае, когда вы решили использовать данную методику, стоит сказать, что успешное ее применение кроется в следующем: начинать диалог следует с множества вопросов. Чем больше вы зададите вопросов собеседнику, тем выгоднее для вас. Ведь в таком случае он поймет, что вы прекрасно понимаете всю подноготную и можете ему помочь решить возникшие проблемы.

Техника «ближе к делу»

Данный вариант не предусматривает долгих и пустых разговоров, а направлен на конкретные действия. Очень хорошо подходит для деловых встреч на кратковременной основе, то есть не сильно важных. Например, разговор руководителя с работником.

Учитесь излагать свои мысли кратко, но при этом объективно.
Используйте язык собеседника.
Не стесняйтесь проявить к нему уважение.
Желательно обращаться к собеседнику по имени и отчеству - это также покажет, что вы интеллигентный человек.
Не лишним будет сказать несколько комплиментов относительно работы этого человека, в частности его организации, а также структуры самого предприятия.
Проинформируйте его о результатах, которых вам удалось достичь с момента вашей прошлой встречи, если, конечно, таковая была.
Подготовьте такой вопрос, чтобы он по-настоящему заинтересовал собеседника.
Помните, все ваши суждения должны быть обоснованы.
Не пренебрегайте вопросами «зачем?», «почему?», «как?». Чем больше вы зададите подобных вопросов, тем лучше поймете позицию человека.
Не упускайте ни единой мысли, что говорит собеседник. Можно даже уточнять: «Правильно ли я понял(а) вас, что…?», «Вы имеете ввиду…?».

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Государственная общеобразовательное учреждение высшего профессионального

образования

«Хабаровская государственная академия экономики и права»

РЕФЕРАТ

по теме: Деловые встречи и эффективность

их проведения

Выполнила: студентка 2 курса

Группы БУ-62

Загоруй Анна Эдуардовна

Руководитель: Зубарева Ольга Юрьевна

Хабаровск 2007

1. Организация деловой встречи 3

2. Участие в деловой встрече 4

3. Что и как готовить к деловым встречам 5

4. Типы поведения на переговорах 7

5. Список использованных источников 9

Деловые встречи занимают важное место в расписании активного человека. Важно уметь контролировать ход таких встреч, иначе они могут превратиться из эффективного инструмента коммуникации в “пожирателя” вашего времени.

В последнее время я часто стал участвовать в подобных встречах, поэтому хочу рассказать здесь о том, как извлечь максимум пользы из них и не потерять своё время зря.

Вообще, существует два варианта проведения таких встреч: либо вы являетесь инициатором такой встречи, либо приглашённым. Рассмотрим оба этих варианта подробнее.

Организация деловой встречи

Когда вы являетесь организатором, в ваших руках находятся нити управления. В этом случае важно грамотно вести ход переговоров, не теряя из виду главное.

· Заранее предупредите участников встречи о теме беседы.

· В ходе встречи не стоит отвлекаться на посторонние темы. Всегда старайтесь строго придерживаться главной линии переговоров.

· Если пунктов обсуждения несколько, важно уделить каждому из них должное внимание (в соответствии с приоритетами).

· Следите за поведением собеседников. Важно чувствовать их настроение и отношение к разговору. Им может быть не интересна данная тема (предложение, вариант действий), они могут чувствовать усталость или торопиться по другим делам.

· В завершении встречи, когда все важные положения обговорены, следует подвести итог и поблагодарить участников.

Участие в деловой встрече

Являясь приглашённым на деловую встречу, вы, скорее всего, не будете иметь возможность влиять на её ход. Но, всё равно, лучше стараться держать встречу под контролем.

· Прежде всего, следует заранее подготовиться ко встрече, чтобы наиболее эффективно участвовать в переговорах.

· Желательно иметь несколько вариантов хода событий, чтобы быть готовым к “неожиданным поворотам” разговора.

· Старайтесь записывать важные моменты встречи. Так вам будет легче следить за ходом беседы, а собеседнику будет понятно, что вы серьёзно относитесь к обсуждаемому вопросу.

· Если вам что-то непонятно, обязательно переспросите (но не перебивайте!) и добейтесь того, чтобы вам стало ясно о чём речь. Иначе вы можете уйти с переговоров “ни с чем”.

Если всё что вы хотели получить от встречи вы получили, то можете завершать переговоры (не дожидаясь, пока их закончит организатор), предварительно подведя итог встрече и спросив, все ли пункты встречи обговорены.

Что и как готовить к деловым встречам?

Деловые встречи можно разделить на беседы и переговоры. Беседы предполагают только обмен взглядами, точками зрения, мнениями. Например, в ходе беседы стороны могут договориться о сотрудничестве и наметить последующие шаги. Переговоры призваны найти решение проблемы, представляющей взаимный интерес.

Как правило, беседы и переговоры заранее планируются. В процессе подготовки переговоров и бесед необходимо избегать двух крайностей. Одна крайность – не готовиться к переговорам вообще, полагаться на импровизацию, поиск решения в процессе переговоров. Другая крайность состоит в пунктуальном продумывании всех этапов будущей встречи, учете мельчайших деталей, вплоть до ремарок и пауз. Обе крайности ущербны. В первом случае инициатива может полностью перейти к партнеру. Переговоры без подготовки могут зародить у вашего партнера мысль о вашей некомпетентности в обсуждаемом вопросе. Излишняя детализация может сковывать одного из участников переговоров, малейшее отступление от ранее намеченной схемы будет приводить к растерянности и неуверенности.

Более целесообразно выявить основные моменты встречи, определить линии поведения.

Основная цель беседы состоит в обмене информацией, что облегчает процесс подготовки. Тема будущих бесед согласовывается заранее. В процессе подготовки необходимо:

· наметить круг вопросов, которые вы желаете обсудить;

· подготовить документы. которые вы собираетесь предоставить партнеру в процессе бесед, аргументы в пользу сотрудничества с вашей организацией. ;

· сформулировать вопросы, которые надо задать партнеру.

Готовя беседу, надо выделить время для вопросов партнера и его сообщений.

Подготовка к переговорам более сложный и ответственный процесс. Он включает следующие этапы:

· выявление области взаимных интересов;

· установление рабочих отношений с партнером;

· решение организационных вопросов (повестка дня, место и время встречи)

· формулировка вариантов решения и предложений по обсуждаемыцм вопросам.

На ход ведения переговоров может оказать влияние окружающая цветовая гамма.

Дж. Спербер приводит описание, какие реакции вызывают те или иные цвета. Например, белые стены офиса, где проводятся переговоры хорошо отражают цвет и могут вызвать раздражение, поэтому лучше придать им чуть бежевый оттенок. Синяя цветовая гамма помещения создает атмосферу доминирования хозяев и не позволяет гостям чувствовать себя непринужденно. Бежевый и светло – коричневый - довольно нейтральные тона, а вот темно – коричневый и серые – могут вызвать депрессию. Красные оттенки имеют тенденцию возбуждать и воспринимаются как угрожающие.

Предпочтения в цветовой гамме в значительной степени зависят от культурных традиций. Так, японцы предпочитают пастельные тона, в то время как китайцы – яркие, привлекающие внимание. Различия в цветовых предпочтениях могут наблюдаться даже в рамках одной страны.

Типы поведения на переговорах

Переговоры являются неотъемлемой частью деловых контактов. Помимо хорошего знания предмета обсуждения необходимо владеть техникой ведения переговоров, получить определенную профессиональную подготовку. В развитых странах большинство предпринимателей владеют техникой ведения переговоров, создана широкая сеть курсов обучения.

Реальная практика не исключает встречи с партнером, использующим разного рода «грязные уловки». Эти приемы необходимо знать и уметь их нейтрализовать.

Одно из старых правил состояло в максимальном завышении начального уровня . Это прием подразумевает включение таких пунктов, от которых в последствии можно безболезненно отказаться, выдавая его за уступку и ожидая аналогичных шагов от партнера по переговорам. Подобное поведение вызывает недоверие, да и современные методы оценки потенциала сторон оставляют мало возможностей для его использования.

Другой прием, близкий к описанному – «расстановка ложных акцентов в собственной позиции» и как один из вариантов – внесение, явно неприемлемых для партнера предложений. Этот тактический прием заключается в том, что демонстрируется, например, крайняя заинтересованность в решении какого – либо вопроса, хотя на самом деле это вопрос является второстепенным для данного участника переговоров.

Прием вымогательства также близок к только что описанным приемам. Различия в том, когда эти приемы используются. Если применение первых двух характерно для начала переговоров, то вымогательство используется в конце, когда стороны подошли к подписанию договора.

Прием вымогательство по своей природе близок к другому приему – постановке партнера в безвыходную ситуацию . На переговорах – поставить партнера в безвыходную ситуацию – это прежде всего риск сорвать их. Соглашение же, полученное таким путем, вряд ли будет прочным. В лучшем случае можно добиться каких то временных уступок.

Выдвижение требований по возрастающей. Видя, что партнер соглашается с вносимыми требованиями, выдвигаются всё новые и новые.

Ещё один прием – «салями». Он состоит в том, что информация о собственных интересах, оценках и т.д. дается очень маленькими порциями по принципу нарезания колбасы салями. Смысл приема в том, чтобы заставить партнера первым «раскрыть свои карты», а там уже соответствующим образом действовать. Применение этого способа оборачивается искусственным затягиванием переговоров, прежде всего в ущерб делу.

Дача заведомо ложной информации или блеф. В целом этот прием исчезает из арсенала средств участников переговоров, поскольку в современных условиях его использование может стать легко и быстро очевидным, что ведет к потере репутации.

Следующий прием – двойное толкование . Например, стороны в результате переговоров выработали некий документ. при этом одна из сторон «заложила» в формулировки двойной смысл, который не был замечен её партнером, с тем, чтобы потом толковать соглашение в своих интересах.

Одной из продуктивных тактик ведения переговоров может быть постепенное повышение сложности обсуждаемых вопросов . Эта тактика предлагает сначала обсудить более легкие вопросы. Их решение оказывает положительное психологическое воздействие на участников переговоров, демонстрирует возможность достижения договоренностей.

Заслуживает одобрения разработка и внесение таких предложений, которые бы способствовали реализации обоюдных интересов , т. е. предложений на которые партнер мог бы ответить утвердительно. Иногда, партнер по переговорам согласен с существом предложений, но находит сами формулировки неприемлемыми.

В ходе переговоров бывает полезно «разделить проблему на отдельные составляющие» , а не пытаться сразу решить проблему. Разложив проблему, участники смотрят возможно ли достижение договоренности по каждому элементу.

Список использованных источников

1. Зельдович Б.З. Деловое общение: Учебное пособие / Б.З. Зельдович. – М.: Альфа – Пресс, 2007. – 456 с.

2. Холопова Т. И., Лебедева М.М Протокол и этикет для деловых людей / Т. И. Холопова, М. М Лебедева. – М.:ИНФРА – М, 1995. – 368 с.

3. Шейнов В.П. Как управлять другими. Как управлять собой: (Исусство менеджера) / В.П. Шейнов. – 2-е изд., доп. – Мн.:Амалфея, 1996. – 368с.

4. Шеламова Г.М. Деловая культура и психология общения / Г. М. Шеламова. – 3-е изд.. доп.. – М.: Издательский центр «Академия», 2004. – 160 с.

5. Деловое общение. Деловой этикет: Учеб. пособие для студентов вузов / И.Н. Кузнецов. – М.:ЮНИТИ – ДАНА, 2004. – 431с.

Деловое общение. Деловой этикет: Учеб. пособие для студентов вузов Кузнецов И Н

6.2. Неофициальные встречи с деловыми партнерами

Неофициальные встречи с деловыми партнерами дают возможность побеседовать с ними в непринужденной обстановке, упрочить взаимоотношения, лучше узнать клиентов, ближе познакомиться с руководителями и подчиненными. Непринужденность в данном случае вовсе не означает, что деловые отношения обязательно должны перерасти в личные или что к таким встречам можно относиться «спустя рукава» лишь потому, что они проходят не на работе.

Ваши внешность и манера себя держать являются критерием для продвижения по службе как в рабочей обстановке, так и во время неофициального общения с коллегами.

Если вы слишком много выпьете, станете себя вести чересчур шумно и грубо или позволите себе хоть небольшую небрежность в одежде, будьте уверены, что ваше руководство обязательно сделает неблагоприятные для вашей будущей карьеры выводы.

Если же вы сами «босс», нет, наверное, необходимости говорить о том, что ваша профессиональная репутация должна оставаться незапятнанной вне зависимости от того, в какой обстановке вы находитесь.

Чтобы организовывать неофициальную встречу с деловыми партнерами, вы прежде всего должны ясно представлять себе политику, проводимую вашей компанией в отношении расходов на такого рода мероприятия. Если организация поощряет их проведение и возместит вам понесенные затраты, тогда все пожелания по этому поводу можно сформулировать лишь в двух словах: будьте честны.

Храните все счета и чеки, подтверждающие ваши расходы на представительские и служебные нужды. На их основе составляйте отчеты, где в хронологическом порядке будут перечислены ваши документально подтвержденные издержки. Не допускайте, чтобы эти отчеты у вас подолгу залеживались, лучше всего сдавайте их в бухгалтерию в конце каждого месяца.

НЕОФИЦИАЛЬНЫЕ ВСТРЕЧИ В ТЕЧЕНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ

Неофициальные встречи с деловыми партнерами устраиваются не столько для отдыха, сколько для того, чтобы решать связанные с работой проблемы в непринужденной обстановке.

Такие встречи, в частности, могут быть организованы по следующим поводам:

В знак благодарности за оказанную услугу;

Чтобы отметить только что заключенную сделку;

Чтобы завоевать доверие клиента - как уже пользующегося вашими услугами, так и потенциального;

Для обсуждения общих проблем;

Чтобы ближе познакомиться с партнером;

Чтобы попросить об одолжении;

Для выдвижения или обсуждения возникшей идеи;

Чтобы представить кому-то других людей;

Чтобы просто отдохнуть от официальной служебной обстановки и немного расслабиться.

Кого вы приглашаете. В рабочие дни вы можете позвать на ленч или на обед коллегу, клиента, потенциального партнера, занимающего равное с вами положение служащего другой организации. Если же вы руководитель, никто не запретит вам пригласить любого сотрудника вашей фирмы.

По будням никогда не приглашайте в ресторан представителей своего руководства - ни на ленч, ни на обед. Однако если кто-то из коллег, занимающих более высокое положение, позовет вас одного либо с супругой или подругой на неофициальную встречу, вам так или иначе обязательно надо будет организовать ответный прием.

ПРИГЛАШЕНИЕ НА НЕОФИЦИАЛЬНУЮ ВСТРЕЧУ

Не следует приглашать такого человека лично - это уместно по отношению к сотруднику, занимающему равное с вами положение. Если вы - женщина, пошлите письменное приглашение вашему начальнику и его супруге; если же вы - мужчина, попросите написать такое приглашение вашу жену или сами напишите его;

Если вы обращаетесь к начальнику по фамилии, вашей жене следует поступать так же;

В том случае, если вы и ваша жена обращаетесь к вашему начальнику по фамилии, вы оба должны так же обращаться к его супруге;

Вам, возможно, будет проще и удобнее принимать своего начальника, если вы пригласите и других гостей. Позовите тех, с кем у него могут быть какие-то общие интересы;

Совсем не обязательно устраивать прием такого же уровня, как тот, на который вас приглашал ваш руководитель. Так, например, вместо обеда в дорогом ресторане, на который вы были приглашены, можно организовать скромный ответный обед дома;

Когда начальник будет у вас в гостях, не пытайтесь строить из себя того, кем вы на самом деле не являетесь. Делайте все, как обычно; держитесь естественно, как со всяким другим вашим гостем.

Приглашение на ленч. Наиболее распространенным в деловых кругах является приглашение на ленч. Некоторые ответственные работники назначают встречи во время ленча каждый день. Для их проведения обычно выбирают такой ресторан, который был бы удобен и для вас, и для того, кого вы пригласили. Вам надо заранее заказать столик, за которым можно было бы спокойно обсудить ваши проблемы, особенно если они носят деловой характер.

Хотя в настоящее время в большинстве организаций, как правило, часовой перерыв на ленч строго не соблюдается, встречу не следует затягивать дольше, чем на полтора, максимум два часа, поскольку это может иметь нежелательные последствия как для вашей организации, так и для того, кого вы пригласили.

Коль скоро вы привыкли к коктейлю перед ленчем, ограничьтесь одним - насильно никто вас пить не заставляет. Если же ваш гость закажет второй коктейль, вам совсем не обязательно следовать его примеру; вместо крепкого напитка вы вполне можете попросить что-нибудь безалкогольное. Если же ваш гость продолжит пить, можно вежливо предложить: «Наверное, уже стоит сделать заказ, а то мы здесь слишком долго засидимся».

Ленчи, как правило, всегда проходят в неофициальной обстановке, даже когда вы приглашаете несколько человек. Размечать места для приглашенных во время таких встреч приходится крайне редко.

Приглашение на обед. Приглашения деловых партнеров на обед распространены меньше, чем приглашения на ленч, поскольку такие встречи приходятся на нерабочее время и, естественно, затрагивают частную жизнь людей. Но часто руководители компаний заняты в течение дня настолько, что не в состоянии выкроить время даже на ленч. Они могут согласиться обсудить деловые проблемы за обедом. Чаще бывает так, что на обед приглашают несколько человек, имеющих общие интересы.

Приглашения на такое мероприятие должны быть сделаны заранее. Секретарша организатора встречи может либо позвонить по телефону приглашаемому, либо послать ему записку. Если у того, кто приглашает на подобную встречу, секретаря нет, он сам может известить своих предполагаемых гостей о будущей встрече.

Приглашения такого рода должны быть направлены деловому человеку только на адрес офиса, поскольку в этом случае сразу станет ясно, что присутствие супруги не предусматривается. Для делового обеда следует выбрать подходящий ресторан и заказать удобный для беседы или переговоров столик.

Вам, как инициатору приглашения, надо приехать заблаговременно, чтобы встретить ваших гостей, представить их друг другу, если они раньше не были знакомы, и рассадить их за столом. Самого уважаемого или высокопоставленного из приглашенных посадите справа от себя, второго по значению гостя - слева. Остальные могут занять любые свободные места. Если все приглашенные занимают одинаковое положение, вы просто можете сказать: «Давайте-ка будем рассаживаться, кто куда хочет».

Когда все соберутся, вам следует заказать напитки; если кто-то будет задерживаться, все равно сделайте заказ, оставив опоздавшему возможность выбрать себе напиток, как только он придет. Перед обедом собравшимся будет вполне достаточно выпить одну-две порции, однако если кто-то из ваших гостей захочет попросить третью, вряд ли вы сможете этому как-то воспрепятствовать.

Возможно, не все приглашенные захотят выпить вторую порцию, поэтому не спешите просить официанта налить всем по второму разу, поскольку гостям будет неудобно оставить свои напитки нетронутыми. Заказывая вино к обеду, вы не ошибетесь, если попросите принести бутылку красного вина и бутылку белого.

Нередко приглашения на обед предшествуют какому-нибудь вечернему мероприятию, на которое у вас заранее куплены билеты. «У меня есть билеты в театр на следующую пятницу. Если у тебя нет никаких определенных планов, я бы очень хотел пойти на него с тобой, а до этого мы бы вполне могли вместе пообедать».

В том случае, когда вы хотите доставить удовольствие особенно важному для вас собеседнику, выясните сначала, что он больше любит - театр, музыку, спорт или нечто такое, чем славится ваш город, - и купите заранее билеты, спланировав время так, чтобы перед этим мероприятием вместе пообедать. Нередко обстоятельства сами диктуют характер послеобеденных развлечений.

РАЗВЛЕЧЕНИЯ С УЧАСТИЕМ СУПРУГОВ

В некоторых случаях развлечения, связанные с деловой активностью, требуют присутствия супруг или супругов , например:

Приезд деловых партнеров с супругами в ваши края;

Прием в ответ на приглашение вас с супругой;

Стремление ближе познакомиться с клиентом;

Прием, приглашение на который подразумевает участие супружеской четы, например, официальный обед или танцевальный вечер:

Установление дружеских отношений с деловым партнером и желание разделить испытываемые вами дружеские чувства с супругами;

Ваше стремление, будучи руководителем, ближе познакомиться с сотрудниками и дать им возможность лучше узнать вас как человека.

Приглашения «половинкам». Нередко деловым партнерам хочется упрочить возникшие между ними отношения и отправиться куда-нибудь вместе с супругами. Выступая инициатором такого приглашения, вы подразумеваете, что будете вместе с женой, а если принимаете приглашение партнера, это значит, что оно распространяется и на нее. Если вы не женаты, приглашая куда-нибудь такого знакомого, договоритесь со своей приятельницей о том, что она пойдет с вами на эту встречу, а если вас пригласит супружеская пара, можете задать вопрос: «Мне лучше прийти с подругой или вы хотели бы, чтобы я был один?»

Коль скоро вы не состоите в браке, но живете с близким человеком, отношение к нему должно быть точно таким же, как к супругу. Ваш приятель (приятельница) может бывать с вами на всех приемах и вечеринках, куда приглашают сотрудников с супругами, вне зависимости от того, проводится ли это мероприятие на работе или дома у кого-нибудь из ваших коллег.

Если вашу подругу или друга не пригласили, поскольку тот, кто организует прием или вечеринку, не осведомлен о вашей личной жизни, вам вполне удобно задать такой вопрос: «Могу я привести с собой женщину, с которой я живу?» или: «Я живу с…, и мне бы хотелось прийти вместе с ним. Вы не возражаете?» Вам должны будут ответить: «Да, конечно» .

Правила хорошего тона требуют, чтобы человека, с которым вы вместе живете, приглашали на званые вечера точно так же, как вашего супруга или супругу.

Если же, тем не менее, ответ будет отрицательным, вам самому придется решать, хотите ли вы идти туда в одиночестве или предпочтете отклонить приглашение. В первом случае - если вы согласитесь пойти, - постарайтесь не впадать в гостях в дурное расположение духа. Если же вы откажетесь, можете вежливо объяснить: «Мне очень жаль, но я прийти не смогу. В любом случае, очень вам благодарен» .

Не забывайте и о том, что существуют «встречи в офисе», на которые супруги не приглашаются.

Вечерние развлечения. Неофициальные деловые встречи, на которые приглашаются супруги, как правило, связаны с вечерним досугом - обедом в ресторане, за которым может последовать посещение еще какого-либо мероприятия .

Обед в ресторане должен быть организован точно так же, как и любой другой неофициальный обед. Если вы являетесь инициатором встречи, не забудьте заранее оповестить своих гостей, послав на их домашний адрес письменное приглашение либо сделав таковое при личной встрече на работе. Вам надо будет зарезервировать столик в ресторане, заблаговременно туда приехать для встречи гостей, а потом рассадить их так, чтобы женщины чередовались за столом с мужчинами, а двое самых почетных гостей с супругами сидели по правую и левую сторону от вас с вашей женой.

Иногда перед встречей в ресторане хозяин предлагает гостям собраться у него дома на коктейль, а потом все отправляются в ресторан. В этом случае все должно быть организовано как и в других аналогичных ситуациях, причем на хозяине лежит ответственность за то, чтобы гости прибыли в ресторан вовремя.

Если вы собираетесь пригласить ваших гостей из ресторана еще на какое-нибудь мероприятие, перед тем, как купить билеты или зарезервировать места, выясните, что именно доставит им особое удовольствие. Не стоит, скажем, покупать билеты на бейсбол, если супруга вашего коллеги терпеть не может эту игру; не надо заказывать столик в ночном клубе, если жена вашего делового партнера не любит танцевать. Если вы не знаете вкусов тех, кого приглашаете, лучше всего пойти в театр на спектакль, который наверняка будет приятен всем.

Празднование семейных торжеств. Иногда непросто бывает решить, стоит ли приглашать на семейные торжества деловых партнеров. Одним из таких случаев является свадьба сына или дочери. Многие деловые люди используют это событие как повод для того, чтобы пригласить сотрудников, клиентов и деловых партнеров.

Если вы решите так, будьте очень внимательны в выборе приглашенных, чтобы ни один из тех коллег, чьим сотрудничеством вы дорожите, не затаил на вас обиду потому, что вы забыли послать ему приглашение. Естественно, вы позовете только тех сотрудников, которые одновременно являются вашими друзьями - в список приглашенных совсем не обязательно вносить имена всех, кто работает в вашем отделе, или всех ваших клиентов.

Несколько слов о детях. Хотя детей редко приглашают на неофициальные встречи с деловыми партнерами, иногда это нужно делать, в частности, в тех случаях, когда вы с коллегами или партнерами решили с семьями пойти в цирк, организовать пикник, покататься на лодке или вместе отметить какое-то семейное торжество.

Если вы выступаете в роли гостя, никогда не говорите, что придете с детьми, - подождите, пока вам это предложит тот, кто вас приглашает. И никогда не приходите с детьми в гости без предупреждения, независимо от того, насколько неофициальной является встреча. Меню для приема составляется заранее, продукты закупаются для того, чтобы угостить сотрудников, а не незваных гостей и детей сотрудников, вне зависимости от того, насколько они очаровательны или мало едят.

Приглашение домой. Приглашение домой - следующий шаг после приглашения в ресторан или какое-нибудь другое заведение. Оно свидетельствует о том, что между деловыми партнерами или сотрудниками установились дружеские отношения, потому что при такой встрече людей окружает спокойная домашняя обстановка. В таких случаях, естественно, на встрече присутствует супруга хозяина. Как правило, один из партнеров приглашает домой другого на завтрак или ленч не столько потому, что хочет доставить ему удовольствие, сколько ради возможности обсудить какую-то проблему наедине.

Если вы не женаты или не замужем, но живете с подругой или другом, отношение к ним должно быть точно таким же, как и к супругам. Даже в том случае, если ваш деловой партнер был не в курсе того, что вы живете не один, ситуация быстро прояснится. В этих обстоятельствах достаточно просто представить вашему гостю подругу или друга.

Обстановка на вечере будет особенно теплой, если наряду с вашими сотрудниками в числе приглашенных окажется несколько ваших личных друзей, с которыми вас не связывают деловые интересы. В этом случае вы дадите понять гостям, что ко всем относитесь, как к друзьям, вне зависимости от того, объединяют ли вас общественные или деловые связи.

Пригласив в гости только нескольких своих сотрудников, вы заранее должны быть уверены в том, что остальные на вас не обидятся. Либо позовите их в другой раз, либо организуйте прием так, чтобы они ничего о нем не узнали. Атмосфера приема в немалой степени зависит от того, какими возможностями вы располагаете у себя дома, а также от того, как вы с супругой обычно проводите приемы.

Приветствие гостей. Когда гости начнут собираться, вы будете знакомы, по крайней мере, с одним человеком из каждой супружеской пары. Поздоровайтесь с тем, кого вы знаете, обменявшись с ним или с ней рукопожатием, а потом тут же повернитесь к его супруге или ее супругу, имя которых вам уже известно, поскольку вы звонили, чтобы их пригласить, либо посылали приглашение по почте, и скажите: «Здравствуйте…. Очень рад вас видеть» .

Ваш супруг (супруга) должен находиться неподалеку от вас, чтобы, поприветствовав гостей, вы могли, обернувшись, сказать приглашенным: «Хочу представить вам мою жену (мужа)» .

После представления и обмена рукопожатиями хозяин может взять верхнюю одежду гостей или проводить их в помещение, где они могли бы раздеться, если в доме таковое имеется. Когда гостей собирается немного, хозяин может провести пришедших по комнате, представляя их тем, с кем они еще не познакомились.

Одинокий хозяин или хозяйка. Если вы не женаты или не замужем и собираетесь пригласить домой гостей, можете обратиться за помощью к другу или подруге, которые согласятся вместе с вами выступать в роли хозяина либо хозяйки.

Неофициальные деловые встречи в домашней обстановке проводить несколько труднее, чем давать обычные приемы, поскольку половина гостей - ваши сотрудники - хорошо друг друга знают, а вторая половина - их супруги или близкие друзья - могут быть не знакомы вообще ни с кем из приглашенных. В этом случае присутствие и хозяина и хозяйки обычно существенно упрощает ситуацию, поскольку помогает всем гостям почувствовать себя частью общей компании.

Когда неофициальный прием такого рода организует одинокая женщина, она может попросить выступить в роли хозяина близкого друга или родственника. Обращение с такой просьбой к одному из коллег менее желательно, поскольку это поставило бы его в более близкие, чем у других сотрудников отношения с хозяйкой, что могло бы вызвать у кого-то из сослуживцев ревность или подозрения в интимной связи между ними.

Одна из обязанностей такого «приглашенного хозяина» состоит в том, чтобы предлагать гостям напитки - либо разносить их, либо следить за тем, чтобы гостей обслуживали официанты или они сами наливали себе у бара.

Кроме того, хозяин должен беседовать с пригашенными, прежде всего с мужьями сотрудниц, чтобы те не чувствовали себя неуютно. Им, в свою очередь, будет легче преодолеть неловкость, если все будут представлены друг другу и вовлечены в общую беседу. Хозяйка тоже постарается развлекать гостей, однако она может быть занята последними приготовлениями к трапезе, подачей закусок.

Когда прием организует одинокий мужчина, ситуация остается точно такой же. Ему сможет оказать неоценимую помощь женщина, которую он пригласит на роль хозяйки. Однако, поскольку в данном случае вся ответственность за напитки и угощение ляжет на него, «приглашенная хозяйка» сможет существенно облегчить его положение, уделяя внимание его сотрудникам и партнерам, а также создавая доброжелательную обстановку, в которой их супруги чувствовали бы себя более непринужденно.

Правила хорошего тона вовсе не обязывают приглашать на организуемые в домашней обстановке приемы «приходящих» хозяев или хозяек, однако их присутствие может значительно упростить настоящему хозяину его задачу.

РАЗВЛЕЧЕНИЯ В ВЫХОДНЫЕ ДНИ

Коль скоро у вас есть дом (дача), вы, возможно, решите пригласить туда на выходные дни своих деловых партнеров и клиентов с супругами. Однако, если вы с женой недостаточно с ними знакомы и у вас нет полной уверенности в том, что все пройдет гладко, есть вероятность, что с кем-то у вас могут испортиться отношения - такие ситуации, к сожалению, иногда случаются. Этого легче бывает избежать, если ваш дом достаточно велик, там есть все удобства, ваши гости смогут сходить искупаться, поплавать, покататься на лодке или сыграть партию в теннис.

Вы должны заранее подготовиться к приезду гостей как можно лучше, поскольку хозяин или хозяйка, весь день занятые на кухне, доставят гостям мало радости.

ПРАЗДНИКИ НА РАБОТЕ

Новогодние праздники. Как правило, Рождество отмечается в офисе в полдень последнего рабочего дня перед наступлением рождественских каникул, и проводят его руководящие сотрудники. В крупных компаниях праздник этот обычно отмечается сотрудниками отделов во главе с начальниками.

В том случае, если директор или начальник отдела отсутствует или, в силу особенностей своего характера, не стремится активно участвовать в такого рода общественных мероприятиях, проведение праздника могут организовать их заместители. Сами сотрудники определяют программу рождественского праздника крайне редко.

Руководитель организации или ее филиала решает, будут ли присутствовать на торжестве супруги сотрудников. В этом вопросе всегда есть свои «за» и «против». С одной стороны, когда приглашены супруг или супруга, коллеги стремятся лучше себя контролировать; с другой - супругам нередко уделяется недостаточное внимание, и они чувствуют себя в компании лишними.

Каким бы ни было решение руководителя, он должен будет позаботиться о том, чтобы праздничное торжество прошло весело для всех: в одном случае ему придется следить за тем, чтобы никто не перебрал лишнего, а в другом - чтобы супругам сотрудников было уделено должное внимание.

Приглашения на торжества, отмечаемые в офисе, не столь формализованы, как в других случаях . Руководитель может послать каждому сотруднику напоминание о празднике, причем, если в вашей организации есть электронная почта, удобно воспользоваться ею.

Когда празднование предполагается провести не в конторе или офисе, а в ресторане, приглашения должны быть более формализованными - на специальных карточках, с текстом, написанным от руки, если речь идет о небольших организациях, а для более крупных коллективов - отпечатанные типографским способом.

Подготовку к проведению праздника следует поручить нескольким сотрудникам, которые должны будут позаботиться о еде и напитках. В некоторых организациях заранее разрабатывается план развлечений - каждому сотруднику придумывают какой-нибудь забавный подарок либо сочиняют юмористические стихотворения, которые будут вручены или прочитаны во время торжества; если кто-то из отдела умеет петь или играть на музыкальных инструментах, готовятся музыкальные номера. Однако при подготовке большинства праздников организаторы полагаются только на застольную беседу.

Когда празднование происходит в ресторане, коллег у входа встречает руководитель с супругой, если супруги также приглашены, и приветствует каждого сотрудника. Если же торжество проходит на работе, руководитель ходит по помещению, обменивается с подчиненными рукопожатиями, желает каждому счастливого Рождества, поздравляет с Новым годом и благодарит сотрудников за проделанную работу.

Не забывайте, вы на службе. (Праздники в рабочем коллективе.) Во многих организациях принято отмечать и другие знаменательные события, например, такие, как переход кого-нибудь из сотрудников на новую должность, выход на пенсию, свадьбы, рождение детей или достижение выдающихся успехов в работе.

Праздники по случаю такого рода торжественных событий организуют как руководители, так и рядовые служащие. На праздновании могут присутствовать все сотрудники отдела, а также почетные гости и друзья, работающие в других отделах компании. В подобных торжествах супруги, как правило, участия не принимают, за исключением супруги почетного гостя, которую часто специально приглашают на празднование.

Такое мероприятие может быть организовано на работе, однако чаще оно проводится во время ленча или за обедом в расположенном неподалеку ресторане. Кому-то из сотрудников руководитель (или служащие, если они организуют это торжество) поручает уточнить такие детали, как время и место проведения встречи, меню, речи и подарки, если они будут преподнесены.

Если торжественное событие отмечается на работе, празднование, как правило, начинается за несколько часов до окончания рабочего дня. Напитки - алкогольные и прохладительные, как и закуски, можно поставить прямо на рабочие столы, а также в комнате отдыха или конференц-зале, если таковые в организации имеются.

Люди, которые слишком много пьют на отмечаемых с сотрудниками торжественных событиях, наносят своей карьере большой вред. Во время празднования руководители сразу же обратят внимание на отсутствие у таких сотрудников самоконтроля и дважды подумают - если вообще будут потом задумываться - о том, насколько им можно будет доверить более ответственную должность.

Кроме того, эти люди создают неловкую ситуацию как для себя, так и для своих коллег, с которыми им завтра снова придется встретиться на работе. Хороший руководитель на празднике будет внимательно следить за своими подчиненными и если заметит, что кто-то из них слегка перебрал, то просто отведет человека в сторону от бара, не привлекая к этому лишнего внимания. Если же после этого сотрудника снова потянет выпить, уместно негромко сказать ему: «Мне кажется, тебе уже достаточно, правда? Почему бы тебе не съесть что-нибудь и не выпить чашечку кофе?»

Столь же печальными бывают последствия попыток вступить с кем-нибудь из присутствующих на таких мероприятиях в более тесные взаимоотношения. Выпив немного лишнего и находясь в состоянии возбуждения, мужчины и женщины зачастую ставят себя в ситуации, о которых потом им приходится жалеть.

На следующий день, придя на работу со свежей головой, они будут ненавидеть себя за то, что как на духу выкладывали свои личные тайны и принимали достаточно откровенные ухаживания. Самый простой путь избежать подобных неловких ситуаций - это знать о возможности их возникновения и держать себя под контролем. И первым шагом должно стать ограничение спиртного.

Некоторые из присутствующих на торжестве в офисе после его окончания, возможно, захотят продолжить празднование дома у кого-нибудь из сотрудников или неподалеку в баре, где можно выпить и потанцевать. Такое продолжение вечера - очень неплохая идея, если только не забывать о том, что было сказано выше в отношении чрезмерного увлечения спиртным и попыток установить более тесные отношения.

Кроме того, в этом случае необходимо заблаговременно подумать о том, как гости будут добираться до дома. Поскольку пользоваться общественным транспортом в поздние часы для одиноких пассажиров небезопасно, важно заранее продумать, кто кого сможет проводить. Если кому-то приходится ездить по утрам на работу из пригородных районов, он или она должны договориться с кем-нибудь из коллег о том, что смогут переночевать у них.

Одежда для праздников, отмечаемых в офисе. На праздновании торжественного события на службе как мужчины, так и женщины обычно бывают одеты так же, как они пришли на работу. Зная заранее о том, что в офисе будет праздник, вы можете утром надеть более нарядное, чем обычно, платье или костюм . Женщины могут украсить свое платье некоторыми дополнительными аксессуарами, однако слишком шикарный туалет здесь был бы неуместен.

Если же празднование будет проводиться не на работе, и мужчины и женщины могут сменить повседневную одежду на выходное платье. Но поскольку торжественный случай связан со службой, вызывающие наряды стали бы свидетельством дурного вкуса.

ПОДАРКИ И ЗАПИСКИ В ЗНАК БЛАГОДАРНОСТИ

Если вас куда-нибудь пригласили по делам службы, однако встреча эта носила характер неофициальный - будь то обед, вечер, проведенный вместе с супругой и деловыми партнерами, загородная поездка на выходные к вашему начальнику или сотруднику отдела, где вы работаете, или вас пригласили в качестве почетного гостя на торжество, проводившееся в офисе, - вам обязательно надо будет потом отправить тем, кто вас приглашал, благодарственную записку .

Когда вы являетесь одним из многочисленных гостей на праздновании какого-то события на службе или вас пригласили перекусить в ходе рабочего дня, достаточно будет слов благодарности в конце праздника или трапезы. Хотя послать записку со словами признательности за приглашение никогда не будет лишним, тем не менее в данном случае можно выразить благодарность не в отдельном послании, а в ближайшем письме делового характера .

Если повод, по которому вас пригласили, был неофициальным, ваша записка с выражением признательности должна быть послана на имя того, кто вас пригласил, и его супруги по их домашнему адресу. Такие записки обычно пишут от руки на чистом листе бумаги или на личном именном бланке.

Записки с выражением признательности за приглашение на деловые встречи бывают нескольких видов. Коль скоро ваша организация устроила обед в честь какого-то юбилея вашей работы там, вам следует написать от руки на личном именном бланке одну записку с выражением благодарности вашему непосредственному начальнику, а вторую - руководителю организации, если он или она присутствовали на обеде.

Если же вы были приглашены на ленч клиентом, с которым постоянно работаете, посылать отдельную записку нет необходимости. Вместо этого поблагодарите его за ленч в очередном письме. В том случае, когда в ходе ленча, на который вас пригласили, вы впервые встретились с партнером или встречи с ним проходят достаточно редко, будет нелишним послать ему короткую записку.

Подарки хозяину или хозяйке делают только в том случае, если вас приглашают на обед домой . На деловых ленчах или обедах подарки дарить не принято. Единых правил в отношении того, какие именно подарки следует дарить хозяевам, если вас пригласили зайти на коктейль, нет.

Иногда вполне можно вообще обойтись без подарка или подарить супруге хозяина бутылку вина, ликера или небольшой сувенир.

Если вы недавно переехали в какой-то город или район, лучше спросить кого-нибудь о местных обычаях, чтобы не стать единственным гостем, который придет с подарком. Однако будет гораздо хуже, если вы станете единственным, кто подарка не принесет.

Из книги Основы управления проектами автора Пресняков Василий Федорович

Управление документами и деловыми процессами В проектах большое значение имеет не только традиционные функции управления документами, такие как поддержание версий документов и истории работы с ним, ведение архива, авторизация доступа, поддержание связей между

Из книги Эра Facebook. Как использовать возможности социальных сетей для развития вашего бизнеса автора Ших Клара

Управление деловыми процессами Функции управления движением документов и контроля сроков их исполнения реализуются с использованием базовой функциональности специализированных программных систем (Eastman) или промышленных пакетов управления документами (Documentum).

Из книги Практическая психология для менеджера автора Альтшуллер А А

Неофициальные сообщества Наконец, вы можете рассмотреть вопрос создания неофициального сообщества в социальных сетях: например, групп в Facebook, MySpace или Hi5. Неофициальные сообщества хороши для поддержки партизанских усилий, когда вы хотите оставаться инкогнито или

Из книги Копирайтинг: секреты составления рекламных и PR-текстов автора Иванова Кира Алексеевна

Встречи и приемы ПредставленияВо время встречи в деловом мире обычным порядком является: представление, рукопожатие и обмен визитками. Главное старайтесь представляться и представлять других. Лучше ошибиться, чем проигнорировать человека. Младший по рангу

Из книги Управление проектами для "чайников" автора Портни Стэнли И.

Образец текста выступления руководителя организации на встрече с потенциальными партнерами Уважаемые господа! Позвольте представить вашему вниманию Информационный центр «МЕНТОР» – региональный центр Общероссийской сети распространения правовой информационной

Из книги Этикет. Полный свод правил светского и делового общения. Как вести себя в привычных и нестандартных ситуациях автора Белоусова Татьяна

Встречи с руководством Пользуйтесь возможностями скромно напомнить высшим руководителям о своем проекте и его значении для организации. Они хоть и утвердили его, скажем, месяц назад, но в организации, вероятно, много и других дел.Комиссии по проверке хода выполнения

Из книги Что не убило компанию LEGO, а сделало ее сильнее. Кирпичик за кирпичиком автора Брин Билл

Из книги Управленческая элита. Как мы ее отбираем и готовим автора Тарасов Владимир Константинович

Из книги Маркетинг как стратегия. Роль генерального директора в интенсивном развитии компании и внедрении инноваций автора Кумар Нирмалия

4.2 Различие между деловыми играми и тренингами Мы проводим различие между деловыми играми и тренингами по следующим основаниям: деловая игра – это организованная извне и ограниченная правилами совместная практическая деятельность людей, направленная на достижение

Из книги Продажи без проблем. Идущий напролом автора Потапов Андрей

Будьте добросовестны в отношениях с партнерами Для развития доверия более сильная сторона должна добросовестно вести дела с партнером, который недостаточно крепок. Добросовестность подразумевает справедливость как в распределении полученных результатов,

Из книги Продвижение бизнеса в ВКонтакте [Новые практики и технологии] автора Румянцев Дмитрий

Работа с поставщиками и партнерами Обратите внимание на потенциальных партнеров. Начните работать с одним из них – самым перспективным.Ищите партнеров из другой ниши. Например, вы производите валенки, а кто-то калоши. Вы можете своим клиентам предлагать приобрести

Из книги Преимущество сетей [Как извлечь максимальную пользу из альянсов и партнерских отношений] автора Шипилов Андрей

Оформление встречи Встречу обязательно надо правильно оформить. Существует свод базовых правил, который я рекомендую использовать.1. Аватарка должна быть максимальной по размеру, с указанием даты, времени и места проведения события, если мероприятие проходит

Из книги автора

Описание встречи Именно на основе описания встречи люди принимают решение – идти на событие или нет. Причем описание развлекательного события и обучающего существенно различается. В первом случае упор лучше делать на эмоции, во втором – давить на рациональность,

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о том, как договориться о встрече с клиентом.

Сегодня вы узнаете:

Что говорить будущему клиенту, чтобы он непременно захотел с вами встретиться;
Каких ошибок не стоит допускать при назначении личной встречи;
Существующие техники, которые помогут даже новичку назначить первую встречу.

Разница между хорошим и обычным менеджером

Для этого используйте следующую инструкцию:

Перед тем как набрать номер клиента, сядьте на стул, откиньтесь на его спинку, расслабьтесь, наберитесь терпения, вежливости и улыбнитесь самому себе. Иногда улыбку человека можно почувствовать на расстоянии. Поэтому заряжайтесь оптимизмом и приступайте к активным действиям.
Позвоните и представьтесь от лица компании. Назовите свою фамилию, имя и отчество, а также занимаемую должность. В двух словах расскажите, чем именно вы занимаетесь.
После этого озвучьте цель своего звонка. Клиент должен четко понять, что вы от него хотите. Но только не нужно сразу выкладывать всех козырей. Заинтересуйте собеседника чем-нибудь и скажите, что больше он узнает при личной встрече.
Расскажите, с какими известными фирмами вы сотрудничаете. Возможно, доверие крупных компаний к вашему предприятию сыграет вам на руку.
Назначьте самостоятельно дату и время начала встречи. У собеседника должно появиться впечатление, что он решает, когда именно будет проведена встреча. На самом деле вы даете ему выбор без выбора.
Попрощайтесь с клиентом, не забыв поблагодарить за уделенное внимание.

Приведем пример диалога по назначению встречи:

— Здравствуйте, меня зовут Иванов Иван Сергеевич, я менеджер по продажам компании «Морозко». Мы занимаемся реализацией замороженных продуктов. Вы можете уделить мне несколько минут своего времени?

— Здравствуйте, я Вас слушаю.

— Иван Сергеевич, я звоню, чтобы договориться о встрече. У компании, которую я представляю, есть очень интересное предложение для Вас.

— А что именно Вы имеете в виду? Мы это можем обсудить в телефонном режиме?

— У нашей компании для Вас есть персональное предложение, воспользовавшись которым вы оптимизируете затраты на производство своей продукции. Более подробно я смогу вам объяснить при личном общении. Одни из самых известных ресторанов города (например, «Челентано» и «Бавария») уже приняли наше предложение и остались довольны своим выбором.

— Заманчиво, но я, наверное, подумаю.

— Давайте мы с Вами встретимся завтра в 16.00 или послезавтра в 9.00, я Вам подробно расскажу об условиях сотрудничества с нами. Это будет более информативно, чем телефонный разговор. Вам завтра удобно будет встретиться?

— Пожалуй, да, только если можно, у меня в офисе.

— Отлично, тогда завтра в 16.00 я буду у Вас. Спасибо за уделенное время и до встречи!

Возможные трудности при разговоре с клиентом

В процессе выполнения своих должностных обязанностей каждый человек встречается с рядом трудностей, которые нужно преодолевать. Агенты по продажам и менеджеры должны уметь работать с возражениями.

Рассмотрим основные проблемные ситуации.

Проблемная ситуация	Действия менеджера
Секретарь, или другой сотрудник говорит, что нужного человека нет на месте	Менеджер спрашивает, когда лучше перезвонить
Секретарь интересуется, по какому вопросу звонит торговый агент	Тут необходимо ответить завуалировано, но так, чтобы секретарь подумал, что звонок менеджера очень важен и его игнорировать нельзя. Например, «Я звоню по поводу информации, которая была передана мне Василием Петровичем»
Клиент не желает встречаться и просит прислать информацию ему на электронную почту или факс	Менеджер объясняет, что он может это сделать, но клиенту придется долго разбираться в расчетах и в этом случае информация может быть воспринята не в полном объеме. Для клиента рационально выделить несколько минут времени для встречи, чем часами самостоятельно изучать предложение
Клиент утверждает, что занят и не может разговаривать	Ответ агента по продажам может быть следующий: «Конечно, я понимаю, скажите только, когда мне перезвонить»
Собеседник интересуется финансовой стороной вопроса	Менеджер отвечает, что ассортимент велик и цена товара зависит от позиций, которые выберет клиент. Для этого им и нужно встретиться
Клиент утверждает, что его устраивают нынешние поставщики	Позвонивший просит уделить ему 5 минут времени, чтобы клиент понял, действительно ли условия сотрудничества нынешних поставщиков выгоднее его предложения
Клиент нервничает и говорит что предложение менеджера ему неинтересно	Менеджер не настаивает на продолжении разговора, но просит разрешения перезвонить через несколько недель

Существует несколько действенных методик, которые помогут быстро и без проблем убедить клиента в важности предстоящей встречи.

Техника «Уступ» – ее суть заключается в следующем: вы постоянно поддерживаете интерес в собеседнике, не открывая всей информации полностью. Можно употреблять следующее выражение: «Вот для того, чтобы я подробнее все рассказал и донес информацию до Вас в полном объеме, нам и нужно встретиться».
Переоценка продукта – необходимо переоценить свой продукт и разработать новую технологию его предложения. Постарайтесь заменить приевшуюся фразу «Я бы хотел с Вами встретиться», на выражение «Наша компания посчитает и предложит реальные варианты снижения себестоимости выпускаемой вами продукции». Например, если вы реализуете товар в рестораны и кафе, не говорите, что предлагаете клиенту купить определенные продукты. Наверняка у клиентов уже есть поставщики. Предложите услугу по оценке себестоимости конкретных блюд. Сделав анализ, вы покажете, что если покупать продукцию у вас, клиент будет экономить. Поэтому лучше сотрудничать именно с вами.

Вот несколько советов, которые могут избежать трудностей в процессе разговора:

Поддерживайте интерес, но не создавайте интригу.
Не обещайте клиенту приумножение его прибыли в несколько раз. Это вызывает недоверие.
Не используйте фраз: «Мы бы хотели…», «Мы могли бы с вами …», т. к. клиента интересует только его выгода, а не ваше желание.
Настаивайте на личной встрече, т. к. клиенту глядя вам в глаза, отказаться от сотрудничества будет тяжелее.

Заключение

Правильное приглашение на встречу – это первая ступенька на пути к проведению правильной встречи, которая влечет за собой долгое и продуктивное сотрудничество. Основная задача телефонного разговора, убедить собеседника в необходимости личной встречи. Для этого придется заинтересовать клиента и научиться работать с возражениями.