Расставить приоритеты. Когда стол устойчив? Или как правильно расставлять приоритеты? Не поддавайтесь влиянию
Фриланс часто похож на жонглирование. Вы не только работаете над несколькими проектами в одно и то же время, но у вас также, вероятно, есть проекты, которые находятся на различных стадиях разработки.
Начало новых проектов, завершение других и постоянное углубление в работу может сделать организацию и планирование трудной задачей. Вы постоянно будете сталкиваться с проблемой эффективного управления своим временем, чтобы уравновешивать всех своих клиентов и продолжать выполнять задания.
Если вы похожи на меня, то для вас нет ничего более удовлетворяющего, чем завершить задачу и вычеркнуть ее из списка. Конечно не такое большое удовлетворение, когда получаешь оплату за работу, но все же. Лично мне гораздо проще эффективно функционировать, когда у меня сложный, но реалистичный список задач для каждого дня и каждой недели. Без планирования использования моего времени я, как правило, теряю фокус и трачу свое время менее продуктивно.
В тот момент, когда я создаю список задач на каждый день и распределяю свое время для каждой задачи, мне необходимо расставить приоритеты. Эффективное распределение является необходимостью для фрилансеров, чтобы максимизировать свою эффективность и продуктивность. Однако все мы разные и то, что работает для меня, может не работать для вас. Тут нет правильного или неправильного подхода, но мы все должны найти свой собственный идеальный метод расстановки приоритетов.
Прежде чем вдаваться в детали приоритезации нужно определить разницу между “важно” и “срочно”. Основная разница - чувствительность времени. Срочная задача должна быть сделана в короткие сроки, в то время как важная задача, хотя и является критической по некоторым причинам, не нуждается в немедленном ее выполнении. Стоит понимать, что ваши задачи могут быть срочными и важными одновременно, только срочными или важными, и даже не теми не другими.
Расставляя приоритеты, мы надеемся найти баланс, который позволит выполнять самые срочные и важные задачи. Однако иногда возникает трудность, когда приходится сравнивать одну задачу с другой.
Примером срочной задачи с относительно низкой важностью был бы приближающийся дедлайн маленького проекта для клиента, с которым вы вряд ли будете работать снова. Она должна быть выполнена в срок, поэтому тут явно больше срочности, чем важности.
С другой стороны, примером важной задачи с низкой срочностью будет высокооплачиваемая работа для постоянного клиента, который не очень придирчив ко времени.
Факторы, которые следует учитывать при определении приоритетов:
Дедлайн
Дедлайн – это что-то, с чем все мы имеем дело на регулярной основе, и они часто играют огромную роль при определении срочности задачи. Конечно, чем ближе крайний срок, тем больше срочность. Вы можете или не можете иметь достаточно времени, чтобы работать наперед и избегать срочных задач. Но если вы все-таки в состоянии сделать это, то сумеете устранить большую часть срочности, следовательно, у вас будет больше свободы при планированиеи.
Последствия
Что произойдет, если вы не успеете к сроку? В некоторых случаях это даже не вариант, но у других проектов будет очень свободный дедлайн и клиент, который не будет обеспокоен дополнительным днем или двумя для работы над проектом. Не все дедлайны одинаковы, поэтому если вы вряд ли успеваете сделать все вовремя, попытайтесь оценить последствия невыполнения каждого из сроков и расположите задачи по приоритетности.
Стадии развития
Хотя крайний срок может не маячить на горизонте, крупные проекты должны быть хорошо спланированы и выполняться соответственно. Если вы смотрите только на сроки, вы можете не увидеть актуальность, из-за чего можете находиться довольно далеко от того, чтобы все было исполнено в срок. Один из проверенных способов, который вы можете использовать, чтобы справиться с этим - установить несколько сроков для небольших этапов на протяжении всего проекта, что поможет вам оставаться в том же ритме и даст возможность легко отслеживать прогресс.
Оплата
Давайте признаем, деньги могут быть определяющим фактором как в важности, так ив срочности. Это может быть сумма гонорара, что весьма важно для вас, или же время, когда вам заплатят.
Клиенты
Это постоянный клиент, предоставляющий вам немалое количество работы? Это новый клиент, с которым вы хотели бы укрепить взаимоотношения и наладить сотрудничество? Это клиент-проблема, который всегда имеет задержки при своевременной оплате? Это новый клиент, с которым вы вряд ли будете иметь дело снова? Все эти вещи могут стать важным фактором, который будет влиять на то, как вы расставляете приоритеты.
Ваши слова
Хотя у вас нет строго дедлайна, вы сказали клиенту, что вы могли бы сделать что-то к определенному сроку? Или вы сказали, что хотите сделать что-то конкретное, что еще не закончено? Для создания репутации и повторного сотрудничества ваше слово играет важную роль.
Советы по планированию вашего времени
Разбиение проекта на более мелкие части
Не смотрите на весь проект целиком, посмотрите на то, что вам необходимо сделать в конкретный день или неделю для достижения нужного прогресса.
Подготовьтесь загодя
Это помогает планировать дела на день или на неделю загодя. Как правило, вы тратите небольшое количество времени на выходных, планируя общие приоритеты на предстоящую неделю, и каждый вечер выкладывайте план с тем, что вам нужно сделать на следующий день.
Наличие плана, сделанного загодя, помогает начинать продуктивно каждый день, а не откладывать и взвешивать все варианты, прежде чем решить, над чем работать. Это может или не может работать для вас, но, скорее всего, выиграют все от такого планирования заранее.
Анализ
В конце каждого дня потратьте несколько минут, чтобы посмотреть, что вы сделали, и оценить, как это уложилось в цели, которые вы имели на конкретный день. Это может быть полезно в определении приоритетов на следующий день, потому что теперь вы знаете, какие вещи имеют большую безотлагательность, ведь вы не смогли добраться до них сегодня.
Оценка временных затрат
Расстановка приоритетов и планирование нуждаются в оценке того, какое количество времени потребует каждый пункт.
Это очень помогает держаться темпа, когда работа замедляется и это также способствует оценки того, сколько вы действительно смогли сделать в данный день или неделю.
Также это может быть полезно для оценки будущих проектов. Возможно, вы действительно недооцениваете или переоцениваете, сколько времени требует выполнение той или иной задачи, и это поможет вам определить дедлайны в будущем.
Знайте свои сильные периоды
Все мы имеем несколько периодов в течение дня или недели, когда мы более продуктивны, чем в другое время. Если вы в курсе этих периодов, то сможете регулировать свой график так, чтобы воспользоваться вашими сильными периодами для работы, а менее сложные задачи оставить для непродуктивных периодов.
Очевидно, что ответы на электронные письма или рассылка счетов не потребуют от вас столько же концентрации, как другая работа.
Следите за своим настроением
Иногда вы можете иметь несколько разных проектов с аналогичным уровнем важности и срочности.
Я обнаружила, что я работаю лучше, когда выбираю работу, которая мне импонирует больше в тот или иной момент. Есть некоторые моменты, где я планировала писать статью, но я просто не чувствую, что я могу быть столь продуктивной, как если бы я занималась чем-то другим. Если позволяет ситуация, меняйте планы и воспользуйтесь продуктивностью рабочего времени для чего-то другого.
Это не всегда возможно, но я обнаружила, что это помогает с качеством работы, количеством времени, необходимым для выполнения работы, и это также помогает моему мироощущению в тот момент.
Планируйте свое время и правильно расставляйте приоритеты!
Влад, я сочувствую вашей ситуации. Насколько я понял у вас есть один большой проект, которые необходимо сдать через два месяца. Нет большого смысла менять работу, т. к. осталось всего немного времени до сдачи. Поэтому сейчас я расскажу о 11 способах расстановки приоритетов, которые позволят сконцентрироваться на самом больном месте, т. е. на вашем проекте.
Причины неудач - неправильные приоритеты
На работе часто появляются много дополнительных задач, телефонные звонки, незапланированные встречи и т. п. Мы пытаемся все успеть, но не получается, а потом расстраиваемся что не успели выслать коммерческое предложение ключевому клиенту или сделать важный телефонный звонок.
Почему мы пропустили важные дела, но успели сделать второстепенные? Человеку свойственно распылять свое внимание , делать то, что совсем неважно. Это происходит потому, что многие малозначимые дела не требуют больших сил. И мы стараемся идти путем меньшего сопротивления, т. е. беремся за те дела, которые легче сделать, а не за то, что действительно важно. Но рано или поздно, все равно приходится приступать к тем задачам, которые казались сложными, только не вовремя и шансы на успех резко падают.
Одной из Причин неудач является - неправильно расставленные приоритеты. Описанные ниже способы помогут вам отличить важное от срочного, главное от второстепенного. Дела приносящие продолжительный эффект от коротких результатов. Как правильно расставить приоритеты?
1. Начинайте работу с самых важных дел
Переходите к менее важным делам, только когда будут сделаны более значимые. Как же оценить важность задачи? Для этого нужно оценить последствия, которые будут вас ждать при невыполнении различных задач. Просто задайте себе вопрос: «Какие будут последствия если это не сделать?» Чем хуже последствия тем важнее задача и тем выше у нее приоритет. У неважных дел последствия от их невыполнения минимальны.
К примеру, регулярная профилактика болезни крайне важна, т. к. без нее могут быть серьезные проблемы с самочувствием, что отрицательно скажется на всей вашей жизни. Значит, профилактика болезни имеет высокий приоритет и приступать к этому делу следует как к одному из первых.
А теперь представьте как влияют на вашу жизнь: компьютерные игры, сидение в интернете, алкоголь и др.? Если их влияние на ваше будущее небольшое, то и приоритет будет соответствующий, если от них отказаться, то ничего страшного не случится, а наоборот, вы получите дополнительное время, которое можно провести с пользой.
Поэтому заходим в соц. сети или идем в ресторан только тогда, когда более важные дела будут сделаны.
2. Начинайте свой день с планирования
Прежде чем приступить к работе, задайте себе вопросы: «Какие самые важные задачи необходимо сегодня сделать? Какие дела второстепенные и к ним можно приступить только после завершения главного?» Если у вас дел более 4 на день, то напишите их на листке т. к. наш мозг не может эффективно оперировать и расставлять приоритеты в уме, когда задач больше чем 7+-2. Вспомните сколько времени вам потребуется, чтобы запомнить обычный городской 7- значный? А сколько времени чтобы записать? Поэтому намного эффективнее планировать на бумаге, а не в уме.
3. Скажите нет второстепенным делам
Второстепенные задачи можно сделать не полностью или, вообще, отказаться от них. Когда времени не хватает, лучше хорошо выполнить главное, чем стараться успеть все.
Если времени достаточно, то успеть все - самый лучший результат, это бесспорно. Но в условиях ограниченного времени можно самые неважные дела из конца списка даже не начинать или сделать не полностью. Это как в шахматах - жертва фигурой ради победы. Также и в делах научитесь жертвовать второстепенным для работы с главным.
На практике бывает тяжело отказаться от всего запланированного и вы начинаете жертвовать временем на отдых, профилактикой своей болезни и т. д. В общем, делаете дела срочные вместо важных. Чтобы искоренить эту привычку, каждый день утром пишите список дел на день и напротив каждого пункта указывайте приоритет от 0 до 10. В этом списке на день последнее дело, у которого самый низкий приоритет - не делайте, т. к. оно самое неважное для вас. Таким образом, вы научитесь говорить нет второстепенным задачам, от которых мало что зависит и будете чувствовать себя значительно свободнее.
4. Не делайте пока не запишите
Каждое новое дело сначала записывайте и только потом решайте, когда приступить. Когда появляется новое дело, то оно кажется важнее, чем есть на самом деле и все по той же причине, что наш мозг не может работать в уме с более чем 7+-2 задач. Поэтому остальное просто забывается и не получается хорошо сравнить степень важности нескольких задач. Также эффект важности могут усилить эмоции, которые неизбежно появляются при всем новом. Когда вы запишите новую задачу, то по соседству сможете обнаружить более важные дела и методом сравнения вы лучше сможете оценить, время работы над ней.
Часто бывает, что вы чем-то заняты и вам звонят и просят: ответить по email, найти информацию и т. д. Часто подобные просьбы кажутся более важными и срочными, чем есть на самом деле из-за эмоциональной составляющей, которая присутствует в любом человеческом общении.
Научитесь не приступать к просьбе сиюминутно, чтобы эмоции не отвлекли от важного на второстепенное. Скажите, что сейчас очень заняты, но освободитесь через несколько часов и сможете помочь с этой просьбой. Даже если вы сейчас не заняты, скажите, что перезвоните через несколько минут, этого времени может хватить, для оценки, в какое время лучше помочь, чтобы не сбивать свой график.
Бывают случаи, когда ответ желательно дать сразу, тогда говорите: «Я сейчас посмотрю свой ежедневник и скажу, смогу ли помочь сейчас». В любом случае, это будет лучше, т. к. у вас появляется возможность сравнить степень важности дела с запланированными ранее и сделать более взвешенное решение.
Во многих случаях можно даже не отвечать на телефонные звонки. А перезвонить можно, когда освободитесь .
5. Отделите важное от срочного
Срочные задачи не всегда являются важными . Также как важные задачи необязательно могут быть срочными. Начинать нужно с важных задач и только потом переходить к срочным. Важные задачи, часто являются стратегическими и не требуют большой срочности выполнения, например, выучить английский для повышения по работе, бросить вредные привычки, сбросить вес. и т. д.
Срочные дела, которые надо сделать прямо сейчас, как правило, появляются в результате внешних сил, это может быть телефонный звонок, просьба коллег и т. д. Часто срочные дела не являются важными, поэтому не следует к ним приступать если можете не успеть сделать важное.
6. Научитесь говорить нет
С делами просто - т. к. они сами по себе не вызывают у вас эмоций. А когда кто-нибудь просит у вас помощи, вы испытываете эмоции, чувство жалости, все это может сбить ваши планы и вместо важного вы начнете делать срочное, которое может быть совсем неважно.
Бывают ситуации, когда вы можете своей помощью навредить, это называется оказать медвежью услугу. Например, наркоман просит деньги на новую дозу, от которой может умереть. Или вас просят поучаствовать в незаконных делах. В таких случаях нужно научиться говорить нет. Например:
- «Я сейчас не могу».
- «Почему?»
- «Личная причина, не могу сказать».
- «Может, поможешь по дружбе?»
- «Ну пожалуйста».
- «-/- Повторяем то же самое».
Выучите наизусть это диалог или составьте свой и тогда вы сможете сказать нет более мягко, что, согласитесь важно.
Обращаю внимание, когда у вас нет веских причин или вы понимаете, что можете обидеть другого человека, если скажете истинную причину, то говорите: «не можете по личной причине». Личная причина - на то и личная, что не всегда ее следует говорить и это встретит куда больше понимания, чем просто слово «нет» или причина, которая может показаться собеседнику не такой уж и веской.
7. Не поддавайтесь влиянию
Бывает, что просьбы коллег или личные просьбы несущественны и могут отвлечь вас от более важных дел. В этом случае отказывайте. Но делайте это осторожно и только в тех случаях, когда вы можете помочь позже или есть более приоритетное дело, которым вы оказываете большую помощь.
Почему же нельзя отказаться полностью от помощи другим и все время тратить только на себя? Дело в том, что оказание помощи поднимает наше моральное состояние, мы становимся добрее. А люди вокруг стремятся к сотрудничеству с порядочными и избегают гордых и надменных. То есть успех в любом деле зависит от морального состояния .
Отказать в Помощи можно если помогаете в другом более хорошо!
8. «А», «Б», «В», «Г» задачи
Составьте список со всеми делами, которые нужно сделать и напротив каждой задачи напишите одну из букв. Каждая буква - это приоритет. «А» - самый высокий, «Г» - самый низкий.
Буква «А». Самые важные дела, от которых сильно зависит ваше будущее. Все важные дела делятся на срочные и несрочные. Срочные помечаются дополнением «Ас», а несрочные просто «А». Сначала сделайте все важные и одновременно срочные дела «Ас» и только потом переходите к важным и несрочным «А».
К важным и срочным, т. е. к «Ас» относится: сходить ко врачу во время острой боли, сдача проекта по работе, дедлайн которого сегодня и т. д. Если таких дел несколько, то ставьте приоритет выполнения, например, «Ас1», «Ас2», «Ас3»,... Чем хуже будут последствия от невыполнения задачи, тем она важнее и выше приоритет.
К важным и несрочным относятся: выучить английский для повышения по работе, заплатить налоги и т. д. Когда дел несколько, также отмечаем их приоритетность: «А1», «А2», «А3»,...
Очередность списка «А» будет следующая: Сначала делаем срочные и важные «Ас1», «Ас2», «Ас3», и только после их выполнения приступаем к важным и несрочным «А1», «А2», «А3»,...
Срочные и неважные дела, от невыполнения которых мало что изменится, не относятся к данному списку. Например, посмотреть «КВН» или купить приправу к ужину.
Если задача требует много времени, например, выучить английский, то условьтесь делать ее определённое время каждый день, например, по 30–60 мин. и считайте выполненной в тот день, когда уделите ей запланированное время, затем продолжайте, но только на следующий день.
Буква «Б». Не сильно важные задачи, которые желательно сделать, но в крайнем случае можно и отказаться. Если не приступать к таким делам, то могут быть небольшие неприятности, но в то же время без серьезных последствий. Важно соблюдать следующее правило - не приступать к делам «Б» пока не будут сделаны задачи «Ас» и «А».
Буква «В». Дела, которые неплохо было бы сделать, но в то же время неприятных последствий не будет, - например, почитать новости, смазать дверь в доме. Приступаем к ним, только когда «А» и «Б» задачи будут выполнены.
Буква «Г». Ненужные задачи и лишние действия, которые выполняются по привычке. Старайтесь определить неактуальные для вас действия и не выполнять их, т. к. чем больше времени вы сэкономите на пустых действиях, тем больше сможете заняться более значимым.
9. Делегирование
Чем больше задач вы сможете поручить кому-то, тем продуктивнее вы становитесь. Но важно соблюдения 2 правил:
Качество должно быть на подобном уровне, как и у вас или выше;
- ваше время стоит дороже, чем стоимость, которую придется заплатить за делегированную работу.
Делегирование расширит ваши возможности и увеличит свободное время, которое можно потратить для достижения ваших целей.
10. Делайте, то, что получается хорошо
Ищите свое призвание. Наиболее важные задачи для нас те, которые максимально задействуют наши таланты. Отдавайте предпочтение тем делам, которые у вас хорошо получаются и вы делаете их очень хорошо. И наоборот не занимайтесь тем, что не нравится или это не ваше. Процесс - этот небыстрый, но необходимый. Я искал себя около 15 лет, пробуя разные сферы деятельности, пока не определил свое призвание. Слова Джона Кейнса: «Мы должны думать о будущем, ведь там мы проведем весь остаток своей жизни ».
11. Не начинайте работу с мелочей
Мы так устроены, что стремимся все делать путем наименьшего сопротивления. На подсознательном уровне мы выбираем более легкое дело. Так, вместо выполнения важных задач, которые сильно влияют на наше будущее, можно провести весь день, занимаясь незначимыми делами, не представляющих особой ценности. Не поддавайтесь искушению начинать работу с мелких дел.
P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. задавайте их мне , постараюсь помочь. Еще возможна консультация по skype .
P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения;)
 |
|
Добрый день, дорогие друзья! «Как страшно жить» эту фразу порой произносят совсем без иронии или тени иносказания.
Действительно, идти по жизни бывает страшновато и тяжеловато, особенно, когда постоянно что-то не успеваем, когда за нами тянется «хвост» нерешенных проблем и незавершенных дел.
Для того, чтобы уметь «обрубать хвосты», существует «палочка-выручалочка» в виде планов и приоритетов.
Чтобы девятый вал проблем не накрыл нас с головой, все же необходимо в этом море бушующем ставить некие «буйки». Хорошо, пусть не море-океан, пусть мы в жизни банально плутаем по извилистым тропинкам. Но и тут важно не заблудиться, не уйти в сторону от основной дорожки. А для этого нужны ориентиры.
Так и в нашей работе, да и в обычных бытовых делах не обойтись без таких «оселков». Иначе засосет болото рутины, мелких назойливых дел, необязательной болтовни и прочих временных потерь. Именно мелочи часто нас губят, набираясь, сплетаясь в клубок солидных потерь энергии, сил, настроения, здоровья.
Правильная расстановка приоритетов поможет отогнать этих назойливых «мух», заставляющих тратить драгоценные минуты и часы впустую.
Для начала выделим основной круг наших обязанностей и сфер деятельности:
- Здоровье;
- Семья;
- Работа;
- Учеба, самообразование;
- Хобби;
- Общение;
- Имидж, внешность.
Приоритеты меняются
Понятно, что расстановка приоритетов зависит от ряда факторов. Они меняются в зависимости от возраста, обстоятельств, состояния здоровья и т.д.
Однако, цельные люди, знающие, чего хотят от жизни, ставят некие значимые цели и идут к ним последовательно. Да, с остановками или замедлением хода. Даже порой с некоторыми попятными шагами. Но идут и достигают этих целей.
Статьи в тему:
Но события жизни могут резко изменить подходы. Родился ребенок, и у юных и часто эгоистичных молодых людей появляются серьезные заботы. Семья выходит на первый план. Работа тоже не обесценивается, она важна для имиджа и для благосостояния семьи.
В зрелом возрасте карьерные дела часто становятся превалирующими, хотя приходит и осознание иных ценностей. Часто спасательным кругом в море проблем становится хобби и общение с друзьями. Спорт и здоровье присоединяются порой поневоле, чтобы быть состоятельным в разных смыслах приходится делать упражнения утренней зарядки, ходить в бассейн и тренажерный зал.
Статьи в тему:
Да и вопросы имиджа, улучшения внешнего облика в молодости и зрелости волнуют большинство из нас. А для кого-то они становятся решающими, если продвижение в профессии от этого зависит в значительной степени.
У пожилых людей значимость здоровья и семейных уз переходит на первое место.
Теории как инструмент практики
Существуют десятки теоретических выкладок и практических рекомендаций по . Напомним основные из них.
Матрица Эйзенхауэра - одна из первых серьезных разработок в данной области. Это таблица из четырех квадрантов задач, распределенных по степени значимости и неотложности.
Многофакторный анализ тоже является инструментом расстановки целей. Предполагает исследование их важности, но включает и иные многочисленные факторы, способные повлиять на результат.
Анализ парных сравнений помогает выбрать из двух задач приоритетную путем анализа и сравнения. Применяется, когда мы «запутались» в множестве дел. Сравнивая важности их попарно, постепенно можно вычленить самые существенные на данный момент.
Техника номинальной группы разработана для решений, которые уместно и полезно принимать коллективно. Но это планирование не «колхозным собранием», а компактной рабочей группой с четким разделением труда либо по типу «коллективного разума».
Матрица Ансофа и Бостона оценивает, скорее, не сами цели, а имеющиеся у вас возможности для их достижения. Помогает выявить и ранжировать вероятные риски. Включает и те «подсказки», что дает нам окружающая среда.
Анализ Парето базируется на принципе Эйзенхауэра, то есть тоже рекомендует выделять группы задач и систематизировать их. Но акцент делается не на текущие дела, а на нарастающие проблемы, которые требуется решать по возможности быстрее.
Методика Альпы включает многие рекомендации из других систем. Но учит обязательно фиксировать и все намеченное, и все сделанное. То есть вести своеобразный дневник-ежедневник и постоянно анализировать.
Этот метод расстановки приоритетов помогает четче ориентироваться во времени. Ставить в планы опорные «колышки», то есть вбивать события, строго привязанные к конкретному времени. И продумывать возможные зазоры по времени, чем можно заполнить, например, стояние в автомобильной пробке или сидение в больничном коридоре в ожидании приема врача.
Про каждый из этих методов мы будем говорить подробнее в будущих статьях, поэтому , чтобы не пропустить такой интересный и полезный материал.
Что поможет определиться с жизненными приоритетами
Способ, похожий на метод Альпы, но более детализованный, описан Глебом Архангельским, одним из популяризаторов практики расстановки приоритетов в работе и по жизни.
В книге «Тайм-драйв: как успевать жить и работать» автор подробно описал, как можно научиться управлять временем.
Давайте я расскажу, чем понравилась мне данная книга.
Во-первых, в очень доступной форме, буквально на пальцах, автор дает ответ на вопрос: «Каким образом можно успевать больше?» Согласитесь весьма актуальный вопрос, в том числе и для блогеров.
Во-вторых, в книге содержатся реальные примеры. Причем взятые не из жизни иностранцев, а конкретные такие российские примеры 🙂 Кстати, вот именно книги с практической составляющей мне нравится читать больше всех, когда в книге чисто теория – как-то скучновато. Уверена, я не одна такая.
В-третьих, в книге очень много советов по эффективному планированию времени, по организации работы и отдыха, по расстановке приоритетов и т.д.
Таким образом, могу порекомендовать ее всем, кто хочет научиться понимать себя, узнать какими инструментами можно «проложить» себе дорогу среди постоянной нехватки времени. С такой книгой-ориентиром вы никогда не собьетесь с правильного пути тайм-менеджмента.
Самая полезная и увлекательная книга об управлении временем. Разошлась тиражом более 100 000 экземпляров.
Купить книгу можно вот здесь .
Каждый вечер находите несколько минут для своей собственной «бухгалтерии времени». Ведите записи постоянно.
Оценивайте пройденный день, выделив событие, которое посчитаете главным. Оно не обязательно будет масштабным. Скажем, вы наконец-то выбрались с сынишкой в развлекательный парк, так как он давно просил и остался очень доволен.
Потом так же определите основное событие недели. Увы, оно может быть и с негативным оттенком: поссорились со второй половиной, не сдали вовремя отчет шефу и получили выговор и т.д.
Аналогично, полистав ежедневник или записную книжку, фиксируете «событие месяца». Потом вам несложно будет понять, что же именно для вас было самым важным в эти прошедшие периоды. А значит, на основе этого опыта и анализа вполне можно реально определиться с принципами расстановки приоритетов на будущее.
Как раздвинуть границы времени?
«Время обязывает», «границы, рамки времени» - подобных выражений множество, мы слышим и произносим их часто. Они напоминают о том, «кто в доме хозяин». А нам с горечью приходится констатировать, что часто не мы сами дирижируем собственной судьбой.
Как не плыть по течению, а стать хозяином своей жизни? Ответ есть.
Для начала надо научиться организовывать время. Да, мы не в силах его менять, но использовать рационально можем и должны. В этом нам поможет суперский курс видеоуроков «Хозяин времени ».
Автором тренинга является Евгений Попов, человек, который, как любят говорить американцы, сделал себя сам. Вернее, с помощью других уроков и множества книг, которые он прочел. Овладев массой полезных знаний, Евгений решил выделить из этого объема самое важное, то, что проще всего применить на практике и способно дать максимальный эффект.
Так появился курс «Хозяин времени», который любой из вас может приобрести.
Чем он ценен более всего, чем отличается от других подобных пособий?
Тем, что уже обкатан на практике и доказал свою результативность. Хотя бы примером своего автора, который давно и успешно работает в Сети. Состоялся и в других сферах жизни: семья, спорт, увлечения. Ему времени всегда хватает и на главные дела, и на просто любимые.
Присоединяйтесь к числу его единомышленников!
Дорогие друзья, мы с вами сегодня многое узнали о грамотной расстановке приоритетов. Очень надеюсь, что это поможет вам по-новому оценить свои способности и стать увереннее в себе.
Удачи вам в делах и радостного, оптимистичного видения мира!
А как вы планируете свое время? Помогает ли вам расстановка приоритетов все успевать? С нетерпением жду ваших ответов!
С вами была Екатерина Калмыкова
На прием к психологу пришла молодая женщина Ольга с нетипичной для её возраста проблемой, которую она определила, как пустота. Странная ситуация: муж, двое детей, работа, а вокруг неё — пустота. Да ладно бы только вокруг, пустота была ещё и глубоко внутри. Выполнив ряд формальностей, психолог попросил рассказать о том, как проходит обычный будничный день, чтобы понять ежедневную расстановку приоритетов.
— Приоритеты? О чем Вы? Я совершенно правильно ориентирована на жизнь. Главное для меня здоровье близких, — возмутилась клиентка.
— Я не прошу Вас рассуждать о ценностях, я просто хочу понять ежедневную расстановку приоритетов, — объяснял психолог.
— Вы хотите понять, что для меня важнее: здоровье мамы или любовь мужа?
— Я не пытаюсь выяснить иерархию Ваших жизненных ценностей. Это довольно сложно. Я всего лишь пытаюсь понять, как вы строите свой день.
Диалог мог бы быть бесконечным и требовал простого разъяснения значения искусства расставлять приоритеты.
Что такое приоритеты?
Вопрос, заставший клиентку врасплох, действительно очень важен с позиции ежедневного отношения к жизни. Расставить приоритеты, значит, понять, что действительно важно СЕЙЧАС.
Понятие приоритет активно вошло в нашу жизнь недавно из компьютерной лексики. Планировщик задач операционной системы компьютера определяет, какую программу выполнять в данный момент в зависимости от ее значимости — т.е. назначает приоритет.
Рассмотрим определение приоритета на простом примере. Допустим необходимо собрать информацию о чем-то на диске компьютера. Сначала нужно создать папку с определенным названием, а потом накидывать туда, нужные файлы. Это удобнее и быстрее, чем накидать файлы в разные места, а потом собирать их в папку. Итак, чтобы начать сбор информации, нужно создать место, куда мы будем это собирать. Создание папки является приоритетным.
Заметьте, не главным или важным, а именно приоритетным, то есть первым, важным именно сейчас. Можно попутно создать несколько других папок, если это важно сейчас. А если нет, то нужно ли тратить на это время и силы.
Итак, приоритет, это процесс, событие, которое является самым важным в данном месте, в данное время. У машины все просто. Компьютерный мозг быстро просчитывает все варианты выполнения задач и определяет самые эффективные на данный момент, делая их приоритетными, то есть выполняет именно их. И с этим не поспоришь.
В повседневной жизни нам постоянно приходится расставлять приоритеты, то есть выбирать наиболее важные и эффективные процессы. Мы планируем поход в магазин, ежедневную уборку квартиры, дела на работе, включая легкие перерывы для обсуждения новостей. Мы даже планируем начало новой жизни с понедельника, но не начинаем, потому что приоритетными становятся совсем другие процессы.
Психолог продолжает диалог с Ольгой:
— Вы покупаете продукты в фастфуде для своих близких?
— А почему?
— Родные любят эту еду, я хочу доставить им удовольствие. К тому же эта покупка освобождает меня от необходимости провести вечер у плиты.
— А Вы знаете, что эта еда вредна?
— Знаю. Но это же нечасто бывает.
— Значит, иногда для вас желание избавиться от домашних дел важнее здоровья близких?
Ответа нет. И не может быть, здесь спутаны понятия.
Зачем нужно расставлять приоритеты?
Продолжение диалога психолога и клиентки говорит о разграничении понятий: ценности и приоритеты. Мы не будем рассуждать о вреде фастфуда. Речь идет о процессах, которые важны именно сейчас. И, главное понять, что именно важно – расставить приоритеты.
Во-первых, это поможет сэкономить время. Вспомните о планировщике задач компьютерной системы, который четко расставляет очередность процессов, исходя из этого принципа.
Во-вторых, это поможет сэкономить ваши силы. Действительно, проще зайти в магазин по пути с работы, чем вернуться после того, как вы уже пришли домой. Планировать свою деятельность удобнее заранее, просчитывая возможные варианты.
В-третьих, это определит ваши основные задачи на ближайшее время и подчинит им все остальные действия.
Чтобы понять значение умения расставлять приоритеты, рассмотрим ситуацию с фастфудом.
Вариант 1. Ситуация: Уставшая женщина возвращается с работы. Ей очень хочется отдохнуть дома после тяжелого дня.
Решение: купить еду для близких в ресторане быстрого питания. Это обеспечит их хорошее настроение и избавит её от приготовления ужина.
Приоритет: отдых после тяжелого трудового дня.
Будете ли вы её упрекать в плохом отношении к близким? Нет, потому что понимаете мотив её поступка и выбранный приоритет.
Вариант 2. (усложняем ситуацию). Всё то же, но в кошельке очень мало денег.
Решение: купить еду быстрого приготовления. Это избавит её от необходимости длительного приготовления пищи и даст дополнительное время для отдыха.
Приоритет: максимально быстро приготовить еду и сэкономить денежные средства.
Будут ли упреки в этом случае? Также нет. Потому что, здесь также ясен выбор.
Вариант 3. Ситуация та же.
Решение: купить овощи, разморозить мясо, приготовить чахохбили.
Приоритет: правильное питание близких.
Итог: длительное приготовление, недовольная проголодавшаяся семья, нервная уставшая женщина и, возможно, конфликты в семье в сочетании с взаимными обвинениями.
Стоил ли данный приоритет полученных результатов? Что для вас важнее: мир в семье или соблюдение правильного питания? Итак, снова расстановка приоритетов.
Разобравшись с понятиями приоритета и ценностей, Ольга получила домашнее задание, в котором было необходимо составить рейтинг ежедневных приоритетов, начиная от самого важного. Сложность задания была в том, что она должна была указать не менее 50 пунктов.
С удивлением психолог отметил, что женщина справилась. В сокращенном варианте это выглядело так:
- Не опоздать на работу.
- Проводить детей в школу.
- Добросовестно выполнить свою работу.
- Не сделать ошибок в текстах.
- Чтобы начальник заметил её старание.
- Возможность премии.
- Внимание Н. к её особе.
- Мнение коллег о её внешнем виде.
- Мнение А.П. о её обуви.
- Приглашение на чай в кабинет к главбуху.
38.Успеть всё сделать на службе, чтобы не брать работу домой.
- Накормить своих родных.
- Есть низкокалорийную еду, чтобы похудеть.
Ошибки в выборе приоритетов
Итак, мы уже выяснили, что необходимость расставлять приоритеты стоит перед нами ежедневно, и от того, насколько правильно мы это делаем, зависит результат нашей деятельности. Что же неверно в рейтинге нашей героини?
Первым в списке стоит не опоздать на работу, затем, через пункт, выполнить свою работу, не наделав ошибок. Похвально. А если бы список состоял из четырех пунктов, то вариант с начальником и премией был бы не важен? Да и материальная сторона вопроса оказывается неактуальна? Прямо коммунизм какой-то получается.
На самом деле всё не так. Мы приходим на работу зарабатывать, а, значит, важна материальная заинтересованность. Бескорыстных трудоголиков быстро вычисляют в любом офисе, и потом они плачут в подушку, зарабатывают депрессию, только потому, что неверно расставили приоритеты. Их считают добросовестными и ответственными, но не повышают по службе и не поощряют материально.
Другое дело, люди-карьеристы. Даже с более низкими способностями, они получают высокие зарплаты и должности по причине верных приоритетов. А так ли плохо быть карьеристом?
Несколько пунктов списка относятся к оценке внешнего вида. Для каждой представительницы прекрасного пола внешний вид важен. Но в списке мы не увидели ничего, что касается процессов создания женской красоты: макияжа, маникюра, выбора одежды. В чем же здесь дело?
В данном случае, клиентка не считает важной заботу о себе, а оценка внешнего вида коллегами, скорее всего, больше пугает её, чем радует. Она боится негативного отношения, или даже замечаний, и не ждет комплиментов. Этот пункт, наряду с другими, способен вызвать депрессивное отношение к происходящему.
Всё будет проще, если в список приоритетов добавить ухоженный внешний вид, правильно подобранную одежду и только потом стремление не опоздать. Утро молодой женщины будет подчиняться своему настроению, отражению в зеркале, желанию нравиться. Мнение коллег о её внешнем виде будет опускаться всё ниже в таблице, пока совсем не исчезнет из рейтинга.
Этот пункт, конечно, заставит поменять планы на выходные. Нужно выделить время на себя: заняться шопингом, посетить салон красоты или хотя бы сделать простые косметические процедуры дома. Возможно, в планах на выходные появится задача отдохнуть, самое важное, что нужно сделать. Вот только в приоритетных рейтингах, как правило, чаще встречается приготовление борщей и котлет, а не варианты семейного отдыха.
Что же получается: мы сами себя загоняем в тупик простым планированием жизни? Да, именно так. Ошибки в расстановке приоритетов разрушают личность человека, делая их рабами потребностей; разрушают отношения в семье, выводя на передний план уборку квартиры и приготовление еды, сводя важность душевного общения и семейного отдыха к нулю.
Представляю воображаемый диалог с читателями:
— Как же так, — восклицают читатели, — мы сами разрушаем свою жизнь? Но мы стараемся делать домашние дела, заботясь о близких.
— А что важнее близким: тарелка борща или совместная прогулка на лыжах?
— И то и другое важно, — скажите вы.
— Правильно. Но речь идет о расстановке приоритетов, когда нужно выбрать что-то одно. И в этой ситуации вполне может подойти быстрый перекус, если он сохранит тепло отношений и впечатления от выходных. А целый день, проведенный на кухне, может вызвать отчуждение и обиды.
Конечно, домашние дела требуют выполнения. Но планировать это нужно так, чтобы не разрушать другие ценности.
Искусство расставлять приоритеты
Расставлять приоритеты на самом деле просто, если научиться понимать, что именно вам нужно. Не бойтесь отвечать на свои вопросы честно. Только вы способны понимать свои желания.
Как это сделать? Вот несколько правил:
- Расставляйте приоритеты в делах всегда, даже в мелочах. Свой рабочий день начинайте с того, что важно, но не с простого, легкого и меньшего по объему. Помните, что потратив время на мелочи, вы упустите важное, а это всегда чревато последствиями. Ваш личный планировщик всегда должен определить приоритетное.
- Умейте четко оценивать свое состояние, и, исходя из этого, планировать свою деятельность. Не делайте ничего через силу без крайней необходимости. Если же негативное состояние норма, то попытайтесь изменить именно эту ситуацию.
- Привлекайте к важным решениям и делам свое окружение. Озвучивайте свое состояние, не опасаясь реакции коллег или близких. Пусть окружающие учатся выстраивать свои приоритеты, учитывая интересы близких.
- Определяйте несколько важных долгосрочных приоритетов, которые будут присутствовать в виде мелких задач. Например, задача похудеть будет иметь отражение в покупке низкокалорийной еды или отказе от десерта.
- Учитывайте желания близких в своих приоритетах. Уступайте им и идите на компромиссы. Не путайте задачи и ценности. И не позволяйте одному разрушать другое.
Через некоторое время Ольга рассказала о том, как провожала мужа в длительную командировку. Обычно, она вставала рано утром, начинала приготовление пирожков, укладывание вещей в чемодан с проглаживанием каждой рубашки. К вечеру она становилась уставшей и раздраженной.
Но не в этот раз. Ей остро захотелось провести это время вместе с семьей. Обсудив с вечера незначительность домашних пирожков и рубашек, которые все равно приходится переглаживать, они с мужем собрали чемодан и запланировали семейный отдых.
Молодая женщина с улыбкой рассказывала о посещении торгово-развлекательного центра, аэрохоккее и небольшом шопинге.
Психолог отметил, что Ольга научилась радоваться жизни.
Повседневные дела будут всегда. Очень легко стать зависимым от бесконечной череды служебных и домашних обязанностей. В какой-то момент человек полностью подчиняет себя понятию «должен». Именно тогда жизнь наполняется усталостью, суетой, и отчужденностью.
Важно вовремя понять собственные желания и потребности, именно с этой позиции расставляя ежедневные приоритеты служебных и домашних дел.
А вы умеете это делать? Хотите научиться? Тогда для начала составьте свой рейтинг ежедневных приоритетов (не менее 50 пунктов). Только одно важное условие: будьте честными с собой.
Часто ли у вас голове возникал вопрос: ""Чего я хочу?"" Рано или поздно этим вопросом задается каждый человек. Пытаясь реализовать свои мечты и удовлетворить желания, мы выбираем свой жизненный путь.
Как осознать свои цели в определенный период жизни
Желаний может быть нескончаемое множество. И как в таком случае определить задачи первостепенной важности и расставить остальные стремления в нужном порядке? Ведь всем хочется быть богатыми, здоровыми, ездить на дорогом автомобиле, выучить несколько языков и обрести бессмертие. Амбициозность - это очень хорошо, но и она не должна превышать рамки реальности.
Главное, что необходимо научиться делать - это расставлять приоритеты. Для начала возьмите ручку и чистый лист бумаги. В столбик запишите все свои желания. Пишите список в настоящем времени. Например: ""Я смотрю на свой банковский счет. Баланс составляет 500 тысяч рублей. Я испытываю счастье и удовлетворение от вознаграждения за свой труд"". Главное условие - чтобы написанное вами выглядело правдоподобно. То есть, если вы пишете, что обедаете с президентом, но подсознательно понимаете, что это невозможно, или возможно, но не в ближайшем времени, то не следует это писать.
Работа со списком желаний
После того как ваши желания обрели письменную форму, начинайте по очереди читать их вслух, делая паузы перед каждой последующей записью. Прочитав одно пожелание, закройте глаза и сконцентрируйтесь на своих ощущениях. Что вы чувствуете? Это может быть удовлетворение, ощущение превосходства перед остальными, равнодушие, приятный трепет, или ощущение реального счастья и полета.
Именно чувство счастья является истинным желанием каждого человека. Возможно, он даже не отдает себе в этом отчета, но подсознательно каждый из нас стремится к счастью. Руководствуясь только своими внутренними ощущениями, вы поймете, что в действительности вы хотите от жизни и научитесь расставлять приоритеты.
Анализ трех главных пунктов
Вычеркните все, что не соответствует вашим приоритетам, и оставьте три пункта. Почему только три? Все просто, практика и исследования показывают, что человек не может эффективно работать более чем над тремя задачами.
Подумайте, что вы сейчас делаете, какое занятие занимает у вас большую часть времени. Главный вопрос, который следует задать самому себе - приближает ли меня данный вид деятельности к моей цели. Если ответ отрицательный, то время что-то менять.
Дорога к счастью трудна, но правильно расставленные приоритеты значительно упростят и ускорят данный процесс.
Интересы других людей
Самопожертвование и жизнь ради других, близких людей, имеет смысл лишь в том случае, если это осознанный выбор человека, реализация которого приносит ему радость и счастье. Конечно, забота о близких - это нормальная поведенческая реакция, однако когда чувство долга перечеркивает собственные стремления и мечты, вгоняя человека в депрессию, это уже не является нормой. Существует масса примеров, когда играл на руку не только человеку, но и членам его семьи.
Яркий пример, когда молодые люди, стремясь к яркому будущему, покидают отчий дом и уезжают в другие города или страны, где, по их мнению, молодежь ожидают множество возможностей и грандиозный успех. часто помогает людям и ведет их в правильном направлении. В то время как родители, умудренные опытом, предпочитают держать свое чадо при себе, имея возможность помочь ему при необходимости.
У каждого человека есть свои цели, и никто, включая близких родственников, не должен помешать добиться поставленных задач. Не следует позволять манипулировать собой, потакание окружающим не сделает вас счастливым - скорее, даже наоборот.
Смена приоритетов
Вышеупомянутые списки выработают у вас умение расставлять приоритеты. И по достижению всех пунктов, есть смысл обзаводиться новым списком.
Совершенно нормально, когда с возрастом приоритеты меняются. Этапы взросления подразумевают смену мышления. Изменение приоритетов должно носить эволюционный характер, но не наоборот.
Не самый лучший вариант, когда человек метается по жизни и не может найти свое место. В этом случае важно проанализировать свои действия, и понять с какого места все пошло не так, как задумывалось. Если же возникают проблемы с анализом своих поступков, или требуется помощь, нелишним будет посетить психолога, который сможет помочь расставить приоритеты правильно.
Этимология слова ""приоритет""
Интересеный тот факт, что слово ""приоритет"" во множественном лице не употреблялось вплоть до начала 20 столетия. До этого данное понятие использовалось лишь в единственном числе.
Слово ""приоритет"" имеет латинскую приставку "прио", которая означает ""перед"". Расставлять приоритеты - означает определить задачи, которые придвигают осуществление ваших целей.
Существует эффективный принцип по работе с приоритетами, а именно Он помогает расставить все задачи, используя всего лишь два критерия - важно и срочно.
Отличия между важными и срочными делами
Известный говорит нам, что 20 процентов всех наших задач будут относиться к разряду важных. Интересно, но часть из них будет считаться также срочными. В чем разница?
Реализация важных дел приближает вас к поставленной цели. В то же время исполнение срочных дел отвлекает ваше внимание, но не оказывают существенного влияния на достижение выбранной цели.
Ни для кого не секрет, что большинство людей начинают с осуществления второстепенных задач. Все дело в том, что они легче, и не требуют серьезных затрат. А мозг, как и тело не любят перенапрягаться, если их к этому не приучить. А реализация не важных дел создает видимость работы, но правда в том, что обращать внимание следует на те задачи, решение которых будет способствовать вашему успеху. В этом вам поможет знание, как расставить приоритеты в жизни.
Приоритетные категории в списке Эйзенхауэра
Приоритет А - это дела, которые необходимо выполнить сегодня, так как они являются и срочными и важными.
Приоритет B - это дела, выполнение которых в конкретный день является необязательным, но для которых нужно выкроить небольшой отрезок времени ежедневно. Их стабильное выполнение приблизит осуществление поставленной цели.
Очень распространенная ошибка - откладывание дел со второй группы на потом. Не нужно так делать, ведь выработанная привычка решать задачи постоянно в небольшом количестве качественно скажется на ваших дальнейших достижениях.
Примеры задач из приоритета B:
Как работать с приоритетами третьего и четвертого порядка
Приоритет C. Сюда относятся умения и навыки, обучение которым кажется вам срочным, но важным не является. Например, научиться говорить ""нет"", когда возникает такая необходимость. Данные задачи выкроят вам необходимое время для решения приоритетных задач.
Приоритет D. Это задачи, которые не являются важными и срочными. Их смело можно откладывать на потом, или же перепоручить другим людям. Настоятельно рекомендуется периодически отказываться от выполнения задач из списка D. За счет этого можно получить полноценный отдых в наиболее напряженные дни.
Как правильно расставить приоритеты согласно методу Эйзенхауэра
Уметь расставлять приоритеты - задача несложная, единственное, что требуется это выделить немного времени для письменной работы. Зато позже следуя своей же инструкции, действовать будет куда проще.
Как бы вы ни хотели охватить максимальное количество дел, на все времени не хватит. И это надо понимать. Самое главное - правильно расставить приоритеты, и тогда успех не заставит себя долго ждать.
Распределяйте свое время с умом, тратя его на по-настоящему важные вещи, которые помогут вам добиться ваших целей и реализации самых значимых желаний. Умение выделять важные аспекты своей деятельности и избегать второстепенные, является важным и полезным умением. Метод Эйзенхауэра помогает понять, как правильно расставить приоритеты в жизни.
Загрузка...
