Работа удаленно: особенности оформления и контроля. Дистанционные работники: что нужно знать бухгалтеру

Многие компании давно убедились в реальных преимуществах найма удаленных работников, но буквально до недавнего времени в России не было правовой базы для официальных трудовых отношений. Как правильно оформлять на работу дистанционных сотрудников, что важно учитывать в трудовых договорах, как избежать финансовых рисков - рассказывает правовой эксперт ИПК Татьяна Ширнина.

В 2013 году Трудовой кодекс Российской Федерации (далее-ТК РФ) был дополнен главой 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Данные нововведения были обусловлены, в том числе, и высоким развитием информационных технологий. Да и на практике принцип удаленной работы применялся уже давно, вот только правового регулирования долгое время не было.

На сегодняшний день вне места нахождения работодателя (дома, в другом городе/стране, в ресторане, на пляже и т.д.) работают специалисты с разными уровнями квалификации: инженеры, юристы, бухгалтеры, переводчики, журналисты, редакторы, дизайнеры, программисты, аудиторы. Несмотря на то, что дистанционная работа - явление в России уже утвердившееся, вопросов меньше не становится. Попробуем ответить на некоторые из них.

Итак, в первую очередь, рассмотрим главный вопрос:

Как оформить трудовые отношения с дистанционным работником?

Главным помощником для вас станет Трудовой кодекс, а именно вышеназванная глава 49.1, которая, кстати, предусматривает два варианта заключения трудового договора:

1) трудовой договор с дистанционным работником может быть заключен путем очного посещения офиса работодателя;

2) трудовой договор с дистанционным работником может быть заключен путем обмена электронными документами. Данный вариант может использоваться только при наличии у сторон усиленных квалифицированных электронных подписей.

При найме дистанционного работника перечень документов, необходимых для заключения трудового договора, ничем не отличается от общего перечня, предусмотренного статьей 65 ТК РФ. Один лишь нюанс: если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами с лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.

Обязанность работодателя ознакомить работников с документами до подписания трудового договора также сохраняется. Способ ознакомления зависит от того, каким образом происходит взаимодействие между работником и работодателем: путем обмена электронными документами (здесь помним про усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись) либо при непосредственном посещении офиса работодателя.

Условия трудового договора с дистанционным работником

Составляя трудовой договор, необходимо руководствоваться статьей 57 ТК РФ. Но поскольку это особый вид трудовой деятельности, в тексте договора необходимо отразить, что работа выполняется дистанционно.

Помимо этого, есть и другие особые условия трудового договора с данной категорией работников. Одно из обязательных условий - указать место работы и никаких исключений для дистанционных работников в этой части нет. Однако как его указать, если мы не знаем, в каком месте работник будет выполнять свою трудовую функцию сегодня и завтра?

Обратимся к статье 312.1. ТК РФ:

«Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет"».

По мнению представителей Роструда (Письмо Роструда от 07.10.2013 № ПГ/8960-6-1 "Об определении места работы дистанционного работника"), трудовой договор о дистанционной работе должен содержать сведения о месте работы, где дистанционный работник непосредственно исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором. Конечно, разъяснение Роструда не приравнивается к нормативным правовым актам. Однако Госинспекция труда выступает его территориальным органом, следовательно, политика будет аналогична. То есть, если в трудовом договоре с дистанционным работником нет такого условия как «место работы», компанию могут привлечь к административной ответственности по ч.3 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так где же искать ответ? Ориентиром может быть письмо другого федерального органа исполнительной власти - Минфина России от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30978, в котором сделан вывод из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.1 ТК РФ: для работника местом постоянной работы является место его нахождения.

Пожалуй, с этим мнением стоит согласиться. Ведь логично, что место работы «дистанционщика» - это место его фактического нахождения в момент выполнения трудовой функции.

Условия труда на рабочем месте

Как известно, условия труда на рабочем месте определяются по результатам специальной оценки условий труда. Но каким образом работодателю описать эти факторы, если работник ежедневно может перемещаться по разным уголкам Земли?

На самом деле законодатель предусмотрел исключения в части обязательной специальной оценки условий труда для некоторых категорий работников. В их число вошли и дистанционные работники (ч. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»). Следовательно, раз нет необходимости проводить специальную оценку условий труда, с работодателя автоматически снимается обязанность прописывать в трудовом договоре с дистанционным работником такие пункты, как: «гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда» и «условия труда на рабочем месте».

Режим работы

Вот еще один немаловажный вопрос: как выстроить рабочий график при удаленном контроле? Здесь все зависит от того, насколько работодателю важны временные рамки, в которых работник будет выполнять свою трудовую функцию. В том числе это связано и с тем, каким образом поставлен учет рабочего времени: работодатель будет вести его самостоятельно или же доверит работнику отмечать часы работы путем самотабелирования.

Как один из вариантов - предусмотреть для удаленных сотрудников обычный рабочий режим, принятый в компании. Например: «Работнику устанавливается 40-часовая пятидневная рабочая неделя, с двумя выходными днями. Работнику устанавливаются рабочие дни с понедельника по пятницу, время работы с 9:00 до 18:00, перерыв для отдыха и питания - 1 час с 12:00 до 13:00, который в рабочее время не включается и оплате не полежит. Суббота и воскресенье – выходные дни».

Второй вариант (если непринципиально, в какой отрезок времени будет выполняться работа) - установить работнику, например, 40-часовую пятидневную рабочую неделю, с двумя выходными. Указать, какие дни считаются рабочими, какие - выходными. В отношении времени начала и окончания рабочего дня, а также перерыва для отдыха и питания прописать, что они устанавливаются работником самостоятельно. В данном случае вы можете написать так: «Продолжительность одного рабочего дня: не менее 5 часов и не более 9 часов в день. Продолжительность перерыва для отдыха и питания составляет 1 (один) час, который в рабочее время не включается и не оплачивается».

Дополнительные особенности

Из вышеизложенного можно сделать вывод о необходимости закрепить способы взаимодействия работника и работодателя. В трудовом договоре рекомендуется дополнительно прописывать средства связи (мобильный телефон, электронная почта, Skype и др.), которыми будут пользоваться работник и работодатель, и время, в течение которого работник должен ответить на звонок, входящее сообщение/перезвонить/ написать сообщение/ выйти на связь.

Какой режим работы вы бы ни прописали в официальных документах, помните: дистанционный работник может находиться в точке с другим местным временем. Поэтому при определении режима работы указывайте часовые пояса. Иначе может случиться, что выйдя на связь с работником в 8:00 по Москве, вы его так и не дождетесь. Ведь если он окажется, допустим, в Нью-Йорке, у него будет глубокая ночь - 00:00.

Не забудьте об отпуске

Ч.2 ст. 312.4 ТК РФ обязывает работодателей прописывать порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков в трудовом договоре.

Что еще предусмотреть в трудовом договоре с «дистанционщиком»?

Рекомендуется четко прописать, какое оборудование (программно-технические средства) будет использовать работник при выполнении своей трудовой функции, кем оно предоставляется, какие действия работнику необходимо совершить и в какие сроки необходимо сообщить работодателю о поломке, технических неисправностях. Если работник будет использовать свое оборудование (например, ноутбук, телефон и др.), в трудовом договоре следует дополнительно регламентировать порядок и сроки выплаты компенсации за его использование.

Для того, чтобы отслеживать качество и количество выполняемой работы, вы можете дополнительно прописать порядок, сроки и форму представления работником отчетов о выполненной работе.

Конечно, как и при любом относительно удобном варианте, у дистанционной работы есть «подводные камни».

1) Принимая удаленного работника в компанию, собеседования нередко проводят через Skype или по электронной почте. В данном случае работодатель несет риск неполно и недостоверно оценить деловые качества специалиста. Согласитесь, в домашней обстановке, когда вокруг много справочного материала (книги, пособия, интернет), пройти собеседование гораздо легче.

2) Поскольку дистанционный труд предполагает возможность электронного документооборота, в том числе и подписание трудового договора, могут возникнуть определенные сложности. Например, работодатель подписал трудовой договор и направил его работнику, а тот не вернул подписанный документ и оставил все экземпляры у себя, либо переслал скан копию.

К сожалению, из-за простой невнимательности в случае судебного спора условия трудового договора могут быть признаны несогласованными со всеми вытекающими последствиями. Поэтому помните: трудовой договор должен быть подписан двумя сторонами усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью или «живой» подписью на бумажном носителе.

3) Открытым остается вопрос контроля, а именно - сколько часов в день человек работает. То есть взаимодействие должно быть четко регламентировано, в противном случае работодатель так и не узнает, как долго трудился удаленный работник в тот или иной день - 8 часов или всего 2 часа.

4) При прекращении трудового договора по инициативе работника работодателю часто приходит скан его заявления об увольнении. Однако, исходя из уже имеющейся судебной практики, суды не признают в качестве доказательства сканированное заявление, указывая, что волеизъявление работника на увольнение должно быть выражено либо в письменной форме с «живой» подписью работника, либо подписано усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью.

5) С точки зрения процессуального кодекса, не совсем понятно, с какого момента работник вправе обратиться в суд о восстановлении нарушенных прав.

Вот пример из практики . Московский городской суд в Апелляционном определении от 20.01.2015 по делу N 33-1146/2015 установил, что 21 мая 2014 года истец получил приказ об увольнении по электронной почте, распечатал его, поставил на нем свою подпись и также по электронной почте направил данный приказ ответчику. Таким образом, истец получил копию приказа об увольнении 21 мая 2014 года и с этой даты он знал о своем увольнении, и не был лишен возможности обратиться в суд с иском о восстановлении на работе до истечении одного месяца. Однако, в суд истец обратился 07 июля 2014 года, то есть пропустил месячный срок.

Таким образом, для исчисления сроков на обжалование действий работодателя имеет значение именно осведомленность работника о нарушении его прав, в том числе - получение электронной копии приказа и последующие действия работника.

Конечно, как работникам, так и работодателям часто удобно использовать формат удаленного сотрудничества, однако обратите внимание, что далеко не всех специалистов можно нанимать дистанционно. Например, это касается тех, чей результат труда выражается в материальной продукции. Это, кстати, одно из отличий дистанционных работников от надомников.

Еще один интересный вопрос, возникающий на практике: могут ли в маленьких компаниях все работники работать дистанционно?

Законодательство не только не содержит ограничений по количеству работников, трудоустроенных дистанционно, но и не определяет перечень должностей, которые не могут быть заняты в такой форме. Например, если это интернет-магазин, почему бы и не оформить всем дистанционный труд? Лишь одно условие: характер выполняемых обязанностей должен соответствовать определению дистанционной работы (статья 312.1 ТК РФ), а именно:

а) выполнение трудовой функции вне местонахождения работодателя;

б) выполнение трудовой функции вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя;

в) использование для выполнения трудовой функции информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет»;

г) осуществление взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

То есть, если объективно рассмотреть возможность такой организации труда, надо опять-таки учитывать, что не все категории сотрудников, как отмечалось выше, могут работать дистанционно. Как правило, «дистанционщики» - это работники интеллектуального труда. Поэтому все же довольно сложно представить компанию, где реально работают одни «дистанционщики». Во-вторых, трудно вообразить, насколько сложна волокита с документами, и какие огромные риски их утери в процессе электронного обмена.

На данный момент ни судебной, ни инспекционной практики по данному вопросу нет, поэтому какую оценку могут дать такой организации работы уполномоченные органы, остается только догадываться.

Как справедливо отмечалось в пояснительной записке к законопроекту о внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части регулирования труда дистанционных работников, «современное развитие экономики невозможно без продуктивной занятости, являющейся производной от эффективно функционирующего гибкого рынка труда, позволяющего оперативно реагировать на экономические вызовы».

Безусловно, у дистанционного труда много преимуществ, например:

• сокращение издержек работодателя на аренду помещений и организацию рабочих мест;
• экономия времени, энергии и средств работника вследствие отсутствия транспортных проблем - доставка до рабочего места и обратно;
• рост производительности труда при его организации в соответствии с желанием работника в более комфортных условиях.

Дистанционная работа повышает деловую активность и занятость населения, поскольку у людей есть возможность трудиться, не покидая дома или иного удобного расположения. Выгоды работодатели при этом очевидны: привлекать работников без затрат на оборудование рабочих мест, и в то же время получать доход от их продуктивной деятельности.

Татьяна Ширнина, ведущий юрист Департамента трудового права

На дому могут трудиться представители самых разных профессий: бухгалтеры, переводчики, программисты. Ст. 310 Трудового кодекса дает следующее определение понятия «надомник»: это лицо, которое заключило трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. В регулировании трудовых отношений с названным работником существуют некоторые особенности. Приведем основные отличия труда надомников от труда других сотрудников.

Специфика работы

Удаленный сотрудник, как правило, выполняет порученную ему работу не в помещении, предоставленном работодателем, а на дому. Это означает, что работодатель не сможет проконтролировать трудовой процесс, в частности, соблюдается ли режим рабочего времени. Не исключено, что надомник будет выполнять работу, обусловленную трудовым договором, с участием членов семьи. Причем трудовые отношения между членами семьи надомника и работодателем не возникают (ст. 310 ТК РФ). К тому же если удаленный сотрудник при выполнении задания использует собственное оборудование и материалы, ему следует выплатить соответствующую компенсацию.

Работа на дому регулируется гл. 49 ТК РФ и Положением об условиях труда надомников, утвержденным Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.09.1981 № 275/17‑99 (далее - Положение). Сейчас Положение действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу.

Нормы трудового законодательства распространяются на надомников в соответствии с гл. 49 ТК РФ. Внутренние документы работодателя (коллективные договоры, положения о премировании, правила внутреннего распорядка и т. д.) касаются их, только если не противоречат заключенным с ними трудовым договорам.

В ст. 91 ТК РФ сказано, что нормальная продолжительность работы сотрудников не может превышать 40 часов в неделю. Работодатель обязан учитывать часы, отработанные каждым сотрудником. Но надомники находятся вне офиса, и проконтролировать их практически невозможно. Как правило, в табеле (формы № Т‑12 и Т‑13) им проставляют положенные 40 часов. На надомников, как и на обычных сотрудников, распространяется система премирования, установленная в организации. За сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни надомникам не доплачивают. Это связано со спецификой организации труда дистанционных работников. Они самостоятельно определяют режим рабочего времени. Таким образом, нормы, регулирующие оплату труда за сверхурочную работу, работу в выходные и нерабочие праздничные дни, в ночное время (ст. 152‑154 ТК РФ), на них не распространяются. Вся выполненная надомниками работа оплачивается в одинарном размере. Об этом говорится в п. 16 Положения.

Права и обязанности

Для надомников сохраняются все гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством. В частности, они имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск не менее чем на 28 календарных дней и на государственные пособия при болезни, беременности, рождении ребенка и т. д.

Со всеми работниками трудовой договор заключается по одним и тем же правилам, предусмотренным в гл. 11 ТК РФ. Нанимая надомников, кроме обязательных условий, в документе необходимо указывать все, что относится к специфике их работы.

Что имеется в виду? Как было сказано, надомник может получить инструменты, оборудование и материалы от работодателя или приобрести их за свой счет. Принятый вариант фиксируют в договоре. Если в работе используется личное имущество, указывают форму, размер и сроки компенсации расходов (как возмещается покупка и износ имущества, стоимость телефонных переговоров, Интернета и т. д.). Помимо этого, необходимо прописать порядок приемки продукции (результат работы), ее вывоза и определения качества.

Условие о сроках и способах выплаты вознаграждения является обязательным (ст. 57 ТК РФ). Зарплату надомнику можно выдавать наличными через кассу, перечислять на банковский счет или отправлять почтовым переводом. Как правило, у надомников сдельная оплата труда, то есть они получают вознаграждение за каждую единицу продукции, которая соответствует требованиям работодателя. Иногда удобнее назначить фиксированный оклад (бухгалтеру, переводчику).

Определяем рабочее место

Надомника оформляют на работу так же, как всех сотрудников. Когда трудовой договор подписан, руководитель издает приказ (форма № Т‑1 или № Т‑1а), с которым надомник должен ознакомиться под роспись. Если место работы является основным, отметку в трудовой книжке вносят после пяти дней отработки (ст. 66 ТК РФ). Норма п. 8 Положения о том, что это делается лишь после сдачи надомником первого задания, недействительна, так как противоречит Трудовому кодексу.

Тут у многих может возникнуть вопрос: рабочее место надомника – это обособленное подразделение?

Согласно п. 1 ст. 83 НК РФ организация по месту нахождения обособленного подразделения обязана встать на налоговый учет. Следует ли делать то же самое, нанимая надомника?

Обособленным признается любое подразделение со стационарными рабочими местами, расположенное на отдельной территории (п. 2 ст. 11 НК РФ). Рабочее место – это (прямо или косвенно) контролируемый работодателем пункт, на котором сотрудник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с работой (ст. 209 ТК РФ). Стационарным оно является в том случае, если создано более чем на один месяц. Работодатель не обеспечивает надомнику рабочих условий и не имеет прав на его помещение, так как не располагает правоустанавливающими документами (договором аренды, свидетельством о собственности и т. д.). Надомник не ходит на работу и не ездит, а трудится там, где живет. Контролировать же его дом никто не вправе, так как жилище любого гражданина неприкосновенно (ст. 25 Конституции РФ).

Таким образом, место работы надомника ни по одному признаку нельзя назвать обособленным подразделением, и вставать на учет по месту его нахождения не нужно. Такой же точки зрения придерживается Минфин России (Письмо от 24.05.2006 № 03‑02‑07/1‑129).

Возмещение расходов

Как уже отмечалось, надомник для выполнения работы может использовать собственное оборудование, инструменты и самостоятельно приобретать материалы. На основании ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, работнику выплачивается компенсация. Размер возмещения расходов определяется в трудовом договоре.

В зависимости от рода деятельности надомник использует разнообразные инструменты и оборудование. Так, бухгалтеру требуется компьютер, принтер, копировальный аппарат, а портнихе – швейная машина. Сотрудник может перевозить произведенную продукцию в офис на собственном автомобиле. Для связи между работником и работодателем, скорее всего, будет использоваться телефон.

Затраты организации по выплате компенсации за износ оборудования, предусмотренной трудовым договором, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. Но они должны удовлетворять требования, предусмотренные в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть быть экономически обоснованными и документально подтвержденными. Например, при определении размера компенсации за использование оборудования можно исходить из Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы (Постановление Прави-
тельства РФ от 01.01.2002 № 1). При этом стороны вправе самостоятельно установить величину возмещаемой суммы, руководствуясь здравым смыслом и экономической оправданностью таких затрат.

Обратите внимание: компенсацию за использование личного легкового автомобиля работника можно учесть лишь в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Нередко для выполнения работы надомник за свой счет покупает различные материалы и комплектующие. В налоговом учете организации‑работодателя расходы, связанные с приобретением таких материальных ценностей, могут быть учтены на основании п. 1 ст. 254 НК РФ. Подтверждающими документами служат товарные накладные, чеки ККТ, которые прилагаются к авансовому отчету.

В бухучете затраты на приобретение материалов относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 7 ПБУ 10/99). Списание производится по мере отпуска этих материально‑производственных запасов в производство (п. 16 ПБУ 5/01).

Если трудовым договором установлено, что снабжение входит в обязанности работодателя, затраты на покупку учитываются в обычном порядке.

Стоимость основных средств списывается согласно пп. 1 п. 1, п. 3 ст. 346.16 и пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, а материалов – согласно пп. 5 п. 1 ст. 346.16 и пп. 1 п. 1 ст. 254 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). В налоговой базе отражаются только оплаченные расходы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

При передаче удаленному работнику оборудования заполняется накладная на внутреннее перемещение объекта по форме № ОС‑2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7), а при передаче материалов – требование‑накладная по форме № М‑11 (введена Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а).

Прогрессивные методы контроля

Вопрос, которым задаются многие работодатели, сотрудничающие с удаленными работниками: как можно влиять на человека, живущего порой в другом городе и не работающего в офисе? Существует несколько способов решения данной проблемы: административные, экономические и социально‑психологические. Для взаимодействия с удаленным работником очень важную роль играют социально‑психологические методы. Важно постоянно взаимодействовать с сотрудниками даже на расстоянии, также важны моральное стимулирование, развитие у работников инициативы и ответственности.

Так например, американская компания oDesk практикует отслеживание деятельности надомников с помощью технических средств. Например, устанавливается контроль продуктивности по работе на клавиатуре или использование мыши, количество открытых окон, посещаемость сайтов, не связанных с работой. Кроме этого, Monitor Activity oDesk Team создает слайд‑шоу онлайн‑активности удаленных работников, так называемые скриншоты и снимки с веб‑камеры. Эта информация отнюдь не для внутреннего пользования. Заказчики, с которыми работает oDesk, по конкретному работнику могут сделать запрос и воспользоваться материалами, отснятыми с камер и с иных технических средств. Это не единственная в Америке компания, использующая методы слежения за сотрудниками‑надомниками. К примеру, компания Working Solutions отслеживает разговоры своих сотрудников по телефону. Здесь очень строго отслеживаются при параллельном прослушивании повышение тона в разговоре, некорректные ответы, наличие фона (например, детские голоса, лай собаки, звук работающего приемника или телевизора и т. п.). Вопрос законности применения таких мер за рубежом в данном случае не стоит, так как использование данных методов осуществляется по соглашению сторон, то есть работник оповещен о наличии прослушивания или видеосъемки. По проведенным американскими социологами исследованиям, большинство надомников, работающих в условиях постоянного контроля, не высказывают никакого недовольства, так как их работа достойно оплачивается, а со временем к некоторым неудобствам просто вырабатывается привычка их не замечать.

Если говорить о более простых средствах контроля, то такой, безусловно, является система санкций (штрафов, неустойки) при нарушении договора, сроков выполнения работ или неграмотном исполнении задания. Их размеры заранее оговариваются с удаленным работником.

Все же главным стимулом для надомника остается перспектива обращений к нему в будущем, долгосрочного сотрудничества. По этой причине удаленный работник постарается выполнить заказ качественно и в срок.

Антон А. Агеев, консультант Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»

В последнее время все более распространенной формой занятости становится удаленная работа, при которой работодатель и наемный сотрудник поддерживают контакт на расстоянии друг от друга, а передача технических заданий, результатов работы, а зачастую, и оплаты производится с помощью платежей через интернет.

Впервые концепция удаленной занятости была применена в 70-х годах прошлого столетия в США. Появление интернета способствовало увеличению количества персонала, выполняющего работу на расстоянии.

Сегодня многие ошибочно полагают, что удаленные сотрудники и фрилансеры - это одно и то же. На самом деле эти два понятия обозначают различные виды удаленной занятости. Так, фрилансер по сути своей является индивидуальным предпринимателем: он сам обеспечивает себя работой, взаимодействуя при этом с несколькими работодателями, сам производит оплату налогов и отчислений в пенсионный фонд.

Удаленный же сотрудник входит в штат конкретного предприятия или компании, а отношения его с работодателем регулируются , «Удаленщик» подчиняется конкретному руководителю и выполняет его распоряжения, получает оговоренный в договоре оклад. Работодатель также производит все необходимые фондовые отчисления из заработной платы. От других работников компании удаленный сотрудник отличается лишь тем, что территориально не находится в офисе.

Официальное оформление трудовых отношений имеет множество преимуществ. В первую очередь это полностью легальные доходы, социальная защищенность и гарантированное получение страховых выплат. Удаленный работник, основываясь на трудовой договор, может отстоять свои интересы в возникающих спорных ситуациях.

Правовое регулирование удаленной работы

В связи с постоянно растущим количеством людей, работающих не выходя из дому, возникла необходимость внесения изменений в существующее законодательство с целью регулирования отношений между работодателями и наемными сотрудниками, выполняющими работу удаленно. В начале 2013 года в Трудовом Кодексе РФ появилась дополнительная Глава 49.1 об особенностях регулирования труда удаленных сотрудников. В статьях данной главы подробно описан механизм трудоустройства работника на удаленном доступе.

Для официального оформления работника между ним и работодателем заключается трудовой договор, в котором прописаны права и обязанности обеих сторон. Этот же документ позволяет в официальном порядке решать все вопросы, возникающие в процессе трудовой деятельности. В законе также оговорено обязательное социальное и медицинское страхование сотрудников, выполняющих работу дистанционно.

Официальное оформление происходит следующим образом:

1. Соискатель предоставляет нанимающей стороне стандартный набор документов при трудоустройстве : паспорт, документы о полученном образования, данные об индивидуальном лицевом счете и т.д. (в электронном или «бумажном» виде).
2. Работодатель составляет и отправляет его соискателю для ознакомления.
3. После согласования всех прописанных в договоре прав и обязанностей происходит заключение договора, при этом может быть использована электронная подпись.

После подписания документов официальным местом работы сотрудника считается местонахождение нанимающей стороны . При необходимости работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием или программным обеспечением, техническими средствами защиты информации.

В законе не прописано обязательное , поэтому этот момент оговаривается сторонами отдельно. Более подробно с положениями Трудового Кодекса, регулирующими дистанционное трудоустройство, можно ознакомиться в соответствующей главе .

На что следует обратить внимание при заключении трудового договора

Официальная удаленная работа отличается от работы в офисе отсутствием «живого» контроля работодателя за деятельностью дистанционного сотрудника. Поэтому в договоре могут быть четко оговорены режимы работы и отдыха, описаны механизмы управления и контроля. Чем подробнее будут прописаны условия дистанционной работы, тем меньше будет возникать спорных ситуаций в процессе взаимодействия между сторонами.

Так, в договоре может быть четко указано рабочее время. Это необходимо для и для того, чтобы работодатель мог без проблем связываться с работником в указанный промежуток времени. При этом график может совпадать с графиком работы компании или же отличаться от него, если сотрудник находится в другом часовом поясе.

Чтобы у работодателя не возникали подозрения о возможном срыве сроков или неправильном выполнении поставленной задачи, в договоре может быть оговорено периодическое предоставление отчета о проделанной работе.

В некоторых компаниях дистанционных сотрудников с целью вовлечения в рабочий процесс привлекают к проведению планерок и совещаний, как очно с прибытием «удаленщика» в офис, так и с применением средств видеосвязи. В договоре также может быть предусмотрено дополнительное дистанционное обучение.

В тех случаях, когда работодатель не предоставляет свою технику, программное обеспечение и другие технические средства для осуществления трудовой деятельности, в договоре могут быть прописаны размеры и порядок выплаты компенсации за амортизацию принадлежащего сотруднику оборудование.

Удаленный подбор персонала

Перед тем как начинать поиск дистанционного сотрудника, следует четко определиться с перечнем требований к соискателю и обозначить обязанности, которые будут на него возложены в случае приема на работу.

Следующим этапом отбора является собеседование с соискателями. Оно может проходить в несколько этапов: выполнение тестового задания, экспресс-тестирование по телефону или видеособеседование.

В процессе проведения отбора следует учитывать специфику дистанционного взаимодействия с сотрудником и отсутствие полного контроля деятельности. В связи с этим, кроме общих требований, рекомендуется обсудить с кандидатом наличие у него таких качеств как способность к самоорганизации и самодисциплине, целеустремленность, ответственность.

Дистанционная работа или, как ее называют, работа с удаленным доступом, становится все более популярной. Спору нет, такой режим работы удобен и для работника, и для работодателя. Однако, поскольку работа удаленно появилась не так уж давно, работодатели допускают ошибки при ее установлении, регулировании или при увольнении. Кому может быть установлен такой режим работы? Как это сделать? Как осуществляется взаимодействие работника и работодателя? По каким основаниям можно уволить дистанционного работника? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в статье.

Суть дистанционной работы

В силу ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции:

Вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности);

Вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

Условием дистанционной работы является использование для выполнения трудовой функции и для взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. На них распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ .

Не нужно путать дистанционную работу с надомной. Согласно ст. 310 ТК РФ надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. Результатом надомной работы является определенная продукция, а результатом дистанционной - информация, сведения, объекты интеллектуальной собственности.

Дистанционными работниками могут быть, например, программисты, редакторы, бухгалтеры, преподаватели, юристы. То есть те, кто осуществляет определенную работу дома или в другом месте, которое не находится под контролем работодателя, а взаимодействует с ним через «Интернет».

Однако некоторые работодатели оформляют дистанционную работу ошибочно. Например, работодатель заключил срочный трудовой договор о дистанционной работе с высококвалифицированным иностранным специалистом на должность бренд-шеф-повара, фактическим местом работы которого являлся ресторан на территории другой республики (см. Апелляционное определение Московского городского суда от 18.07.2017 по делу №  33 ‑22475/2017 ). Вопрос о том, считается ли эта работа дистанционной, при рассмотрении дела не вставал. Тем не менее, хочется подчеркнуть, что в данном случае должен быть заключен обычный трудовой договор, согласно которому рабочим местом является структурное подразделение, находящееся в другой местности, но при этом контролируемое работодателем.

Кроме этого, Минтруд неоднократно (последний раз в Письме от 16.01.2017 №  14 ‑2/ООГ-245 ) высказывал мнение, что трудовым законодательством в настоящий момент для работодателя не преду­смотрена возможность заключить трудовой договор о дистанционной работе с гражданином РФ, иностранным гражданином или лицом без гражданства, если он будет работать за пределами РФ, поскольку заключение трудового договора на таких условиях нарушает ТК РФ. В частности, работодатель не сможет выполнить свои обязанности по обеспечению дистанционных работников безопасными условиями труда и его охране (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ ) в силу того, что федеральные законы и иные нормативные правовые акты РФ, образующие трудовое законодательство, действуют только на территории нашей страны (ч. 1 ст. 13 ТК РФ ). С такими гражданами рекомендовано заключать гражданско-правовые договоры.

Поэтому прежде, чем оформлять работника дистанционно, хорошенько подумайте, подпадает ли выполняемая работа под определение дистанционной.

Оформляем прием на «дистанционку»

Дистанционного работника принимают на работу по общим правилам, предусмотренным ст. 68 ТК РФ , но с соблюдением требований гл. 49.1 ТК РФ и Федерального закона от 06.04.2011 №  63 ‑ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Закон №  63 ‑ФЗ ).

Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий этого договора могут заключаться путем обмена электронными документами (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ ). В этом случае и работник, и работодатель должны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи в порядке, предусмотренном Законом №  63 ‑ ФЗ .

Несмотря на заключение электронного трудового договора, законодательством установлено требование о наличии и бумажной формы договора. Работодатель в течение трех календарных дней со дня заключения данного договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного договора на бумажном носителе.

Из этого положения следует, что работодатель направляет подписанный им экземпляр трудового договора работнику. Для работника же не установлена обязанность отправлять работодателю по почте второй, подписанный собственноручно экземпляр.

Прежде чем заключить трудовой договор, дистанционный работник должен представить документы, перечисленные в ст. 65 ТК РФ . Каким же образом это происходит?

В статье 312.2 ТК РФ установлено, что при заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ , могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в электронной форме. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Если такой договор заключается лицом впервые, оно получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.

Кроме того, особенности имеются в оформлении трудовой книжки. В частности, по соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о ней могут не вноситься в трудовую книжку работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка вообще может не оформляться.

Таким образом, если никаких записей в трудовую книжку о работе дистанционного работника не сделано, основным документом о его трудовой деятельности, подтверждающим трудовой стаж, для него будет трудовой договор о дистанционной работе.

Если работник хочет, чтобы запись о его дистанционной работе была внесена в трудовую книжку, он должен передать ее работодателю лично или направить по почте заказным письмом с уведомлением.

Поскольку внесение в трудовую книжку записи о дистанционном характере работы не предусмотрено Инструкцией по заполнению трудовых книжек , утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 №  69 , запись о приеме на работу производится по общим правилам.

Как и обычные работники, дистанционные работники до заключения трудового договора должны быть ознакомлены с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ (с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором). Такое ознакомление тоже может осуществляться путем обмена электронными документами.

На основании трудового договора работодатель издает приказ о приеме на дистанционную работу. Его оформляют так же, как при приеме других работников организации. При этом в графе «Условия приема на работу, характер работы» указывают: «Дистанционная работа».

Если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то ознакомить работника с приказом о приеме на работу можно тем же способом (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ ).

Трудовой договор

В первую очередь отметим, что в трудовом договоре обязательно должен быть указан вид работы - дистанционная (ст. 312.2 ТК РФ ). Например:

Работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места расположения работодателя (дистанционно).

При этом, как и любой другой трудовой договор, договор о дистанционной работе должен включать в себя обязательные условия, названные в ст. 57 ТК РФ , в том числе:

Место работы. Здесь указывается организация и ее место нахождения. А вот место исполнения работы (адрес места жительства, электронный адрес) следует указать в дополнительном условии «Уточнение места работы»;

Режим рабочего времени и времени отдыха и др. Режим работы может быть установлен такой же, как для всех работников организации, но может и отличаться;

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник вправе определять самостоятельно, если иное не предусмотрено в трудовом договоре (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).

Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). Здесь обязательно укажите форму выплаты зарплаты - перечисление на банковскую карту (ст. 136 ТК РФ ).

Укажите в договоре способ взаимодействия между работником и работодателем, а также срок подтверждения получения электронного документа от другой стороны (ст. 312.1 ТК РФ ).

Помимо обязательных, в трудовой договор по соглашению сторон могут быть включены дополнительные условия, не ухудшающие положение работника (ч. 5 ст. 57 , ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ ), в частности:

О порядке внесения записей в трудовую книжку (ч. 6 ст. 312.2 );

О порядке и сроках обеспечения работника необходимым для выполнения трудовых обязанностей оборудованием, иными техническими средствами, а также программным обеспечением в соответствии с требованиями работодателя (ч. 8 ст. 312.2 ). Например:

Работодатель обязуется предоставить работнику компьютер, телефон, модем, техническую документацию, необходимую для исполнения работником трудовых обязанностей, в срок ______________.

Если эта обязанность возложена на работника, условие может быть такое:

Работник самостоятельно обеспечивает себя компьютером, принтером, факсом, телефонной связью, средствами доступа к сети «Интернет».

О порядке использования работником средств защиты информации в соответствии с рекомендациями работодателя (ч. 8 ст. 312.2 );

О порядке и сроках возмещения работнику расходов, связанных с дистанционной работой, если по условиям договора он использует оборудование и иные программные и технические средства, принадлежащие ему либо арендованные (ст. 188 , ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ ). При этом в договоре целесообразно четко прописать, какие именно расходы подлежат возмещению, какими документами они должны быть подтверждены и т. д.;

О порядке и сроках и форме представления работником отчетов о выполненной работе (ч. 1 ст. 312.3 ).

Кроме этого, можно указать дополнительные основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ ).

Нюансы дистанционной работы

Поскольку во время трудовой деятельности общение между работодателем и дистанционным работником осуществляется посредством электронной связи, предполагается, что любые документы как работник, так и работодатель направляет в электронной форме. Но в ст. 312.1 ТК РФ уточняется, что такими документами, помимо трудового договора, приказов, уведомлений и других документов, в частности, являются заявления, объяснения и иная информация от работника. А еще установлено, что если работник направил такой документ, как заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.

Если работник заболел или собирается в отпуск по беременности или родам или по уходу за ребенком, он должен направить работодателю оригиналы соответствующих документов (листок нетрудоспособности, заявление и т. п.) по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ).

Отдельно внимание уделено соблюдению работодателем в отношении дистанционных работников норм охраны труда.

В силу ст. 312.3 ТК РФ в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель исполняет лишь некоторые обязанности, установленные ст. 212 ТК РФ , в частности:

Расследование и учет в определенном Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 17 ч. 2 );

Выполнение предписаний должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ, иными федеральными законами сроки (абз. 20 ч. 2 );

обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 21 ч. 2 ).

Кроме этого, работодатель должен ознакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, установленные Трудовым кодексом, федеральными законами, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъектов РФ, на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.

Особенности при увольнении

Имеются особенности при увольнении дистанционных работников, в частности, по инициативе работодателя.

По общему правилу трудовой договор с такими работниками можно расторгнуть по основаниям, установленным Трудовым кодексом. При этом в трудовом договоре могут быть предусмотрены дополнительные основания для увольнения дистанционного работника по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ ). Например, увольнение за неоднократное невыполнение плановых показателей, за регулярное несоблюдение формата отчета о выполненном задании.

Отметим: дополнительные основания увольнения должны быть установлены именно трудовым договором. Если же они будут установлены не трудовым договором, а другим документом, например должностной инструкцией или локальным актом организации, уволенный будет восстановлен.

Например, дистанционный работник, уволенный за неоднократное невыполнение плановых показателей, был восстановлен судом, поскольку такое дополнительное основание увольнения было предусмотрено не трудовым договором, а должностной инструкцией. Работодатель считал, что она является неотъемлемой частью трудового договора.

Однако суд сделал вывод: должностные инструкции с учетом их содержания, порядка принятия, формы, сроков утверждения работодателем, порядка ознакомления с ними работника не могут быть квалифицированы как неотъемлемая часть заключенного сторонами трудового договора и не отвечают требованиям ст. 56 ТК РФ (не являются соглашением сторон), поэтому увольнение по правилам ч. 1 ст. 312.5. ТК РФ , предусматривающей право работодателя уволить дистанционного работника по дополнительным, согласованным сторонами основаниям, прописанным исключительно в трудовом договоре, незаконно (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 11.05.2017 по делу №  33 ‑7310/2017 ).

Должностная инструкция будет неотъемлемой частью трудового договора, если она в соответствии с этим договором является приложением к нему. Однако в любом случае обязательной она становится только в части должностных обязанностей и требований к работнику. Если должностной инструкцией установлены основания увольнения, они не подлежат применению, поскольку такая инструкция, в отличие от трудового договора, не считается соглашением сторон.

Прекращение трудовых отношений с дистанционным работником оформляется приказом (унифицированная форма Т-8), в качестве основания которого следует указать конкретное положение договора или статьи ТК РФ. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись. Если данный документ невозможно довести до сведения работника или тот отказывается ознакомиться с ним под подпись, в приказе (распоряжении) делается соответствующая запись.

Если взаимодействие между работодателем и дистанционным работником осуществляется путем обмена электронными документами с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей, приказ об увольнении необходимо заранее направить работнику в электронном виде для ознакомления. Работник, в свою очередь, заверив приказ электронной подписью, обязан переслать его обратно.

В день увольнения бумажную копию приказа необходимо выслать работнику по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ ).

На основании приказа, если заполнялась трудовая книжка работника, в ней делается запись об увольнении. Приведем образец записи при увольнении по дополнительному основанию, установленному трудовым договором.

Андрей Соколов

Написано статей

Дистанционная работа, или работа по удаленке, предполагает деятельность вне офиса, которая регулярно оплачивается. Такой режим может быть связан с отсутствием у компании возможности разместить всех своих сотрудников или с желанием самого специалиста.

Чаще всего удаленное рабочее место предпочитают веб-дизайнеры, копирайтеры, SEO и SMM-специалисты, репетиторы, редакторы, корректоры и представители других профессий. Им проще работать удаленно, поскольку они выполняют конкретные задания или проекты, которые можно оценить дистанционно без обязательного контроля процесса со стороны начальства.

Что такое удаленная работа

Дистанционный работник может не числиться в штате либо, наоборот, быть самым обычным сотрудником, но работать дома по разрешению начальства. Соответственно, он либо оплачивает все полагающиеся налоги, включая взносы в соцстрах, либо тихо работает удаленно в тени.

В трудовом законодательстве мало отражены особенности регулирования труда дистанционных работников. Правда, согласно Трудовому кодексу РФ удаленный сотрудник - это тот, кто заключил официальный трудовой договор о дистанционной работе с компанией.

Следовательно, законодательством четко определено, кто такой удаленный работник. Безусловно, только при официальном трудоустройстве на таких сотрудников полностью распространяется действие трудового права. Конечно, на практике оформление отношений с удаленным работодателем происходит довольно редко.

Дистанционная работа предполагает:

• заключение договора о дистанционном сотрудничестве или устной договоренности;
• получение задания от руководства с указанием условий и сроков;
• письменное согласие работника на выполнение поставленной задачи (оно может подтверждаться, например, письмом по электронной почте);
• выполнение работы дистанционно, в том числе внесение в нее правок после сдачи;
• получение оплаты за проделанный труд в конце месяца или за каждый проект отдельно.

Как предполагает ТК РФ, при общении по электронной почте должны использоваться электронные подписи. Пока такой порядок используют лишь единицы, поскольку получение подобной подписи довольно дорогостоящий и хлопотный процесс.

К тому же, сотрудник, работающий дома или в коворкинговом центре, может работать удаленно не только по трудовому договору, но и, например, по гражданско-правовому - как физлицо, предоставляющее определенные услуги (разработка сайта, SEO-продвижение и т.п.).

Как оформить удаленку

Удаленный работник или надомник вправе требовать от работодателя официального оформления сотрудничества, т.е. предложить заключить с ним трудовой договор о дистанционной работе. Для этого, как и при обычном трудоустройстве, потребуются стандартные документы: паспорт, диплом (в некоторых случаях), страховое свидетельство. Копии этих бумаг могут быть высланы почтой или переданы работодателю лично.

Трудовой договор с дистанционным работником включает следующие пункты:

• права/обязанности обоих сторон;
• ответственность за невыполнение работы;
• размер оплаты;
• определение УРМ (удаленного рабочего места);
• порядок приема работы (проекта);
• описание технического и другого оборудования, которое может быть предоставлено сотруднику;
• описание санкций в случае задержки оплаты;
• реквизиты сторон.

Соглашение (образец или бланк можно скачать на нашем сайте) подписывается сторонами и начинает действовать с этого момента или конкретной даты, указанной в документе. Несмотря на то что форма такого договора - письменная, ее нотариальное заверение не требуется.

Если у работника есть электронная подпись (простая либо усиленная), то можно ею воспользоваться. При этом стороны обязаны подтверждать получение электронного документа в сроки, установленные соглашением.

Права работника

Если все документы оформлены правильно и вы стали штатным сотрудником, то несмотря на дистанционный характер работ, вправе рассчитывать на оплату в положенные сроки, отчисление всех налогов, компенсаций, в том числе выплат, связанных с увольнением из-за сокращения штатов либо ликвидации организации, больничный и многое другое.