Правила ведения делового телефонного разговора. Деловая беседа по телефону

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Телефон как средство рационализации общения. Особенности делового разговора по телефону. Подготовка к телефонному разговору. Техника речи в разговоре по телефону, основные правила его ведения. Психологические секреты удачного телефонного разговора.

реферат , добавлен 24.07.2010


История появления делового стиля общения, его виды и формы по Бороздиной Г.В. Деловая беседа как форма делового общения. Характеристика правил убеждения. Переговоры как специфический вид деловой коммуникации. Типы деловых совещаний, порядок их подготовки.

курсовая работа , добавлен 17.04.2017


Характеристика, задачи, этапы и основные приемы проведения деловой беседы, переговоров, совещания. Выбор средств для организации делового общения. Тактика, психологические приемы и методы аргументации. Национальные стили ведения деловых переговоров.

презентация , добавлен 23.08.2016


Этический анализ практической ситуации на примере видов делового общения. Деловые и этические принципы современного предпринимателя. Основные принципы и правила делового этикета в туризме, особенности его вербальных основ. Психологические приемы этикета.

курсовая работа , добавлен 20.11.2014


Развитие и сущность понятия "имидж". Имидж делового человека. Внешний облик. Мужской деловой имидж. Женский деловой имидж. Тактика общения. Деловой этикет и протокол. Этика делового общения. Социальные характеристики. Персональные характеристики.

курсовая работа , добавлен 09.09.2008


Понятие и значение, а также главные этапы и правила проведения деловых бесед, их классификация и разновидности. Основные принципы налаживания отношений между собеседниками во время ведения деловой беседы, этические нормы, необходимые в данном процессе.

реферат , добавлен 05.07.2015


Исследование основных задач организации делового совещания. Анализ условий плодотворного делового общения. Изучение этапов принятия решений. Правила ведения делового совещания. Обзор рекомендаций оратору. Особенности автократического стиля руководства.

презентация , добавлен 12.11.2013


Основы понятия и эффективности делового этикета в организационной структуре менеджмента. История развития и принципы делового этикета в российской бизнес-среде. Деловая культура современного российского общества. Процесс управления в деловой среде.

курсовая работа , добавлен 28.04.2014

• Якушина Надежда Ивановна , магистр
• Башкирский государственный аграрный университет

• ОБЩЕНИЕ
• ДЕЛОВОЙ ПАРТНЕР
• СОБЕСЕДНИК
• ДЕЛОВОЙ РАЗГОВОР

Статья посвящена деловому разговору как особой разновидности устной речи. Автор подчеркивает, что деловой разговор – это в первую очередь устная деловая речь, которая имеет существенные различия с ее письменной формой.

О роли общения в жизни людей восторженно заметил Антуан де Сент-Экзюпери: «Единственная настоящая роскошь – это роскошь человеческого общения». Однако для современного человека вообще, и руководителя, в частности, общение не столько роскошь, сколько постоянная жизненно и профессионально необходимая потребность. От эффективного делового общения во многом зависят успех, служебное продвижение и в целом карьера делового человека . Способность передавать информацию, а потом ясно и недвусмысленно дать указания, чтобы все было правильно истолковано, может стать условием того, насколько правильно ваши коллеги поймут суть дела .

Деловой разговор – это понимаемый в самом широком смысле устный речевой контакт между людьми, связанными интересами дела, которые имеют необходимые полномочия для установления деловых отношений и решения деловых проблем. Прежде всего, деловой разговор представляет собой непосредственное общение, которое предполагает конкретного собеседника, что дает возможность непосредственно воздействовать на него. Наличие собеседника позволяет использовать мимику, жесты, интонацию и другую технику общения, что существенно отличает устную деловую речь от ее письменной формы.

Непосредственное общение исключает возможность предварительного обдумывания, а потому деловой разговор полон непринужденных форм общения, а также некоторых грамматических и стилистических особенностей.

К деловому разговору предъявляются требования правильности, точности, краткости и доступности речи .

Первое и непременное требование к деловому разговору – правильность речи говорящих. Хотя нормы устной деловой речи не так строги, говорящие обязаны стремиться к правильности своего языка. Необходимость соблюдения этого требования продиктована тем, что большинство участников деловой беседы, которые сами допускают речевые погрешности, не упустят случая отметить наиболее очевидные ошибки в речи беседующего с ним партнера.

Чтобы речь была правильной, слова следует употреблять в строгом соответствии с их значением.

Небрежное отношение к языку может стать причиной речевой недостаточности – пропуска слов, необходимых для точного выражения мысли. Речевая недостаточность обычно возникает, когда говорящий торопиться, и не следит за правильностью высказывания, что наносит серьезный ущерб смысловой стороне речи.

Для правильного употребления слов в речи недостаточно знать их точное значение, необходимо еще учитывать лексическую сочетаемость слов, т.е. их способность соединяться друг с другом.

Очень важно не только правильно выбирать слова, но и строить из них предложения.

Второе требование это точность и ясность речи к любому деловому разговору. Под точностью деловой речи понимается соответствие высказываний мыслям говорящего. Чтобы речь делового человека была точной, нужно употреблять слова в соответствии с теми значениями, которые за ними закреплены. Точность и ясность высказываний взаимосвязаны. Точность придает им ясность, а ясность высказываний вытекает из их точности .

Между тем в деловом разговоре не всегда добиваются точности словоупотребления. Дурная привычка щеголять мудреной книжной лексикой мешает говорить просто и понятно. Особенно вредит ясности и точности высказываний злоупотребление иностранными словами. Часто этому сопутствует и элементарное незнание смысла слова.

Паузы между предложениями, группами слов, выражающими законченную мысль, должны быть. Нет необходимости заполнять их чем-либо. Кроме того, непрерывно произнося какие-либо звуки, вы лишаете себя тех ничем не занятых мгновений, во время которых можно спокойно подумать о том, что сказать собеседнику.

Некоторая доля ошибок, связанных с неточностью речи, возникает от того, что многие отечественные бизнесмены не имеют должного образования и слабо разбираются в специальной терминологии.

Точность и ясность устной деловой речи обусловлена не только целенаправленным выбором слов и выражений. Не менее важен выбор грамматических конструкций, предполагающий точное следование нормам связи слов во фразе.

Третье важнейшее требование к любой форме деловой речи – краткость.

Такая речь характеризуется сугубо прикладным характером в подаче сообщаемых сведений. Это означает, что говорящий не злоупотребляет временем и терпением слушателя, избегая ненужных повторов, излишней детализации и словесного мусора. Каждое слово и выражение служит здесь цели, которую можно сформулировать следующим образом: по возможности точнее и короче изложить слушателям суть дела. Поэтому слова и словосочетания, не несущие никакой смысловой нагрузки, должны быть полностью исключены из деловой речи .

Речевая избыточность или многословие, чаще всего проявляется в употреблении лишних слов, которые свидетельствуют не только о стилистической небрежности, они указывают также на нечеткость, неопределенность представлений говорящего о предмете речи, что часто идет в ущерб информативности, затемняя главную мысль высказывания.

Многословие проявляется в различных формах. Так, очень часто участники деловых бесед навязчиво объясняют всем известные истины или неоднократно повторяют одни и те же мысли, непреднамеренно затягивая деловой разговор.

К речевой избыточности деловой речи следует отнести и употребление без надобности иностранных слов, которые дублируют русские слова и тем самым неоправданно усложняют высказывание.

На каждом этапе происходят потери информации и ее искажение. Величина этих потерь определяется и общим несовершенством человеческой речи и невозможностью полно и точно воплотить мысли в словесные формы.

Известно, что «каждый слышит то, что понимает». Поэтому следует максимально заботится о доступности речи, особенно в процессе делового разговора, когда требуется излагать свои мысли как можно проще и доходчивее .

Список литературы

1. Игебаева Ф.А. Деловое общение: практикум. – Уфа: «Башкирский ГАУ», 2010. – 112 с.
2. Игебаева Ф.А. Культура делового общения и особенности ее проявления в деятельности менеджера // Проблемы и перспективы социально-экономического развития современной России. Сборник статей II Всероссийской научно-практической конференции.– Саратов: Изд-во «КУБиК», 2010. – С. 92 – 95.
3. Игебаева Ф.А. Коммуникативная компетентность как важнейшее профессиональное качество современного специалиста // Современное государство: проблемы социально-экономического развития. Сб. статей II Международной научно-практической конференции. – Саратов. Изд-во ЦПМ «Академия бизнеса», 2013. – С.122 – 124.
4. Игебаева Ф.А. «Деловые коммуникации» в формировании профессиональных компетенций современного выпускника агроуниверситета // Аграрный вестник Урала. Всероссийский научный аграрный журнал, 2013, № 11 (117), С.60 – 62.
5. Игебаева Ф.А. О профессиональной подготовке студентов аграрного университета по новым образовательным программам.// Социально-политические науки. Международный межвузовский научный рецензируемый журнал. Москва, Издательский дом «Юр-ВАК», 2014, № 3 – С.53 – 55.
6. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений. М., Финансы и статистика, 2003.
7. Граудина Л.К., Ширяева Е.Н. Культура русской речи: Учебник для вузов..- М.: Издательство НОРМА (Издательская группа НОРМА- ИНФРА М), 2001.
8. Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практическое пособие.- 5-е изд., перераб. и доп. – М.: Ось-89, 2000.
9. Игебаева Ф.А. Овладение речевой культурой – залог успеха делового человека. // В сборнике: Психология и педагогика современного образования в России. II Международная научно-практическая конференция. Сборник статей. 2007. – С.194 –196.
10. Игебаева Ф.А., Шакиров И.Р. Речь как средство формирования профессионально-ориентированной коммуникации. В сборнике: Социально-экономические аспекты развития современного государства. Материалымеждународной научно-практической конференции. 2014. С. 96 – 98.
11. Игебаева Ф.А. Роль коммуникаций в системе управления. В сборнике: социальные технологии в менеджменте человеческих ресурсов: российский и зарубежный опыт. Сборник материалов I Международной научно-практической конференции. 2004. С.116 – 119.
12. Игебаева Ф.А. Межличностное общение и коммуникации: практикум. – Уфа: «Башкирский ГАУ», 2013. – 144 с.

4.4.1. Подготовьтесь к выполнению теста: ознакомьтесь с основными видами устного делового общения и принятой системой формул речевого этикета

Виды устного делового общения

Устная речь как языковое явление значительно отличается от письменной речи. Это различие проявляется, в частности, в том, что жанры устного делового общения являются актами речевого взаимодействия, в которых большое значение приобретают риторические приемы деловой речи.

Основными жанрами устного делового общения являются: беседа, переговоры, деловой телефонный разговор.

Беседа

Под деловой беседой понимается межличностное речевое общение, предполагающее обмен взглядами, точками зрения, мнениями, информацией, направленное на решение той или иной проблемы.

Характер деловой беседы, особенности ее протекания, тематика обсуждаемых вопросов определяется профессиональными и деловыми интересами ее участников, а также типом отношений между собеседниками.

По характеру обстановки, в которой обсуждаются те или иные вопросы, деловые беседы бывают официальные и неофициальные, т.е. с соблюдением и без соблюдения определенных правил и формальностей. Деловые беседы могут проводиться в кабинете, на рабочем месте, в столовой, ресторане, во время прогулки.

По характеру обсуждаемых вопросов наиболее распространенными считаются следующие виды деловых бесед: кадровые (прием на работу, увольнение с работы, перемещения по должности); дисциплинарные , связанные с нарушением трудовой дисциплины, уклонением от выполнения служебных обязанностей и т.п.; организационные , определяющие технологию выполнения задания; творческие , посвященные выработке концепции того или иного проекта.

Кратко охарактеризуем некоторые из видов деловых бесед.

Особое значение имеют беседы при приеме на работу. Обычно их называют собеседованием . Успех собеседования во многом зависит от соблюдения его участниками определенных этических правил поведения. Назовем некоторые из них:

Собеседование должно начаться в строго обозначенное время. Претендента следует заранее оповестить о месте, дате и време­ни встречи.

Пришедший на собеседование должен иметь возможность при­вести себя в порядок (причесаться, посмотреть на себя в зер­кало, пристроить свои вещи и т. д.).

Хозяин кабинета должен подняться навстречу вошедшему, приветливо улыбнуться, протянуть руку для рукопожатия, предложить сесть, расположиться поудобнее.

Следует подумать о пространственном расположении руково­дителя и претендента в кабинете: руководитель может оста­ваться за своим рабочим столом, сесть напротив претендента за отдельным столом, сесть рядом с ним и т. д.

Важно расположить к себе собеседника, помочь преодолеть скованность, неловкость в новой обстановке. Необходимо со­здать атмосферу доброжелательности и заинтересованности.

Руководителю следует обращаться к кандидату на вакантное место по имени и отчеству.

Беседа при увольнении с работы . Этот вид деловой беседы имеет важное значение. Чаще всего в производственной деятельности приходится сталкиваться с двумя типичными ситуациями:

1) сотрудник сам принимает решение об уходе с данного места работы;

2) руководство организации решает уволить своего работника.

Следует иметь в виду, что увольнение с работы независимо от ситуации всегда сопряжено с переживаниями, волнениями, а нередко и конфликтами.

В первом случае важно выяснить причины увольнения, его мотивы. И в зависимости от этого строить разговор с подавшим заявление об уходе. Одно дело, когда человек увольняется в силу объективных причин: по семейным обстоятельствам, по состоянию здоровья, из-за перемены места жительства, перехода на другую работу, связанную с его профессиональным ростом и т.д. Теплые слова благодарности за хорошую работу, доброе напутствие, пожелание успехов на новом поприще будут приятны увольняющемуся, поддержат его, оставят хорошее впечатление об организации.

Рассмотрим некоторые особенности проведения деловой беседы при увольнении по решению руководства. Наиболее распространенной ситуацией в этом случае является сокращение штатов в организации. Эта ситуация довольно болезненно воспринимается всеми участниками данного события, особенно теми, кто непосредственно попадает под сокращение. Беседуя с таким человеком, важно не просто успокаивать его и говорить о том, что руководство не виновато, а постараться помочь сотруднику решить его проблему, обсудить с ним возможные варианты дальнейших действий, сделать конкретные предложения по трудоустройству.

Дисциплинарная беседа . Трудно найти организацию, в которой бы не было нарушений трудовой дисциплины, отступлений от правил внутреннего распорядка, несвоевременного или небрежного выполнения заданий и т.п. Это неизбежно приводит к необходимости проведения с сотрудниками так называемых дисциплинарных бесед, которые во многих случаях могут предотвращать административные меры наказания (выговор, предупреждение о неполном служебном соответствии). Проведение таких бесед требует от руководителя большой выдержки, такта, чувства меры, а также твердости, уверенности и принципиальности.

Готовясь к встрече, руководителю необходимо хорошо разобраться в ситуации, собрать и проанализировать нужную информацию. В начале разговора следует дать возможность самому объяснить причину своего поступка. Вполне вероятно, что он приведет какие-то новые факты. Если причины уважительные, то требуются одни меры, а если это халатность, недобросовестное отношение к делу, пренебрежение своими служебными обязанностями, то - другие.

При проведении дисциплинарных бесед следует иметь в виду, что осуждать и критиковать надо действия и поступки работников, промахи и просчеты, а не их личные качества. Недопустимы «разносы», «разгоны», оскорбительные выпады, брань, унижение чувства достоинства сотрудников. Целесообразно такие беседы проводить один на один, в доверительной обстановке. Специалисты советуют, когда это уместно, использовать во время беседы прием «бутерброда» - делать практические замечания между комплиментами – и по возможности заканчивать разговор на дружеской ноте.

Самое трудное в подобных беседах – выбрать правильный тон общения.

Особенностью официально-делового стиля, резко отличающей его от других разновидностей литературного языка, является, как уже было сказано, письменный характер его реализации; как вы могли убедиться, это во многом предопределяет специфику его син­таксиса. Мы не останавливались здесь на проблемах устной деловой речи не только потому, что она мало изучена, но и в связи с тем, что она выступает скорее как разновидность устной публич­ной речи.

Между тем внимание исследователей обращает на себя функ­ционирование деловой речи в форме телефонных деловых переговоров. Вопреки распространенному взгляду на телефонный разго­вор как на «неподготовленный» и «спонтанный» , телефонные деловые переговоры принципиально моделируемы, организация и последовательность их поддается планированию. Так. руководства по деловому телефонному разговору рекомендуют «специальный бланк, в котором будущий телефонный разговор записывается с учетом прогнозируемых ответов» .

Наряду с этим следует упомянуть предложение об использо­вании готового бланка протокола заседаний товарищеского суда - как схемы, определяющей реализацию юридической процедуры (Человек и закон. 1985. № 2. С. 84-85).

Резюме

Официально-деловой стиль представляет собой один из функ­циональных стилей современного русского литературного языка: набор языковых средств, предназначение которых - обслужива­ние сферы официально-деловых отношений (деловых отношений между организациями, внутри них, между юридическими и физи­ческими лицами). Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типы документов различаются специ­фикой своего содержания (какие официально-деловые ситуации в них отражены), а соответственно и своей формой (набором и схе­мой размещения реквизитов - содержательных элементов текста документа); объединены они набором языковых средств, традици­онно используемых для передачи деловой информации.

Принято различать три подстиля официально-делового стиля: 1) собственно официально-деловой (или канцелярский), 2) юриди­ческий («язык законов») и 3) дипломатический. В этом разделе учеб­ника специально рассматривался первый: именно в нем наиболее четко и последовательно выражены специфические черты офици­ально-делового стиля в целом. Напомним наиболее существенные признаки деловой документации.

1. Специфика культуры официально-деловой речи заключается в том, что она включает в себя владение двумя различными по ха­рактеру нормами: 1) текстовыми, регулирующими закономерности построения документа, закономерности развертывания его содержа­тельной схемы, и 2) языковыми, регулирующими закономерности отбора языкового материала для наполнения содержательной схемы документа. Различение этих двух типов норм деловой речи помогает понять направленность и этапы мыслительной работы над текстом документа: осмысление официально-деловой ситуации -> подбор со­ответствующего ей жанра документа -> уяснение соответствующих жанру документа норм построения текста -> выбор отвечающих жанру и форме документа языковых средств.

2. Форма документа (схема, отражающая семантико-информационную структуру текста) предоставляет в распоряжение его составителя определенный набор реквизитов и определенную их композицию (последовательность и порядок их размещения в текс­те документа). Наиболее частотные (общие ряду документов) рек­визиты: (1) адресат документа; (2) адресант документа; (3) заглавие (жанр) документа; (4) заглавие к содержанию текста документа; (5) список приложений к документу; (6) подпись; (7) дата. Обязатель­ность/ необязательность употребления определенных реквизитов определяет жесткость/свободу построения формы документа. Ска­занное позволяет характеризовать «пишущего» как составителя текста документа (по известным ему образцам): это относится и к плану текстовых норм, и к плану языковых норм.

3. Составитель, как правило, использует традиционные для официально-делового стиля языковые средства. Таковы: и стилис­тика текста документа (нейтральная, не-экспрессивная и неэмоциональная, и/или книжная); и лексические средства (близкие к однозначности лексемы и привычные словосочетания, включая кли­ше и штампы, не говоря уже о так называемых канцеляризмах - языковых средствах, употребление которых нормы литературного языка ограничивают сферой деловой речи); и морфологические сред­ства (продуктивность отглагольных существительных для называ­ния действий; тенденция к неупотреблению в документах лично-ука­зательных местоимений он, они), и синтаксические средства (ус­ложняющие синтаксическую структуру причастные и деепричаст­ные обороты, сложноподчиненные предложения с придаточными и с выражающими логические отношения союзами; именные цепочки с родительным падежом; синтаксическая схема перечисления).

Эти и некоторые другие особенности характеризуют канцеляр­ский подстиль официально-делового стиля, ориентируя составителя текста документа на определенный выбор и на определенное вос­приятие текста документа его «получателем» (= читателем). Все эти специфические (и текстовые, и языковые) собственно канцелярские черты официально-делового стиля закреплены в ГОСТах и руковод­ствах, что обеспечивает высокий уровень стандартизации и уни­фикации текстов деловой документации.

Говорение, как средство обучения английскому языку

Диалогом называют форму или тип речи, состоящей из обмена высказываниями-репликами, на языковой состав которых влияет непосредственное восприятие, активизирующее роль адресата в речевой деятельности адресанта...

Деловая переписка

Выше мы часто употребляли термин “деловой стиль”, и для того, чтобы перейти к современным деловым письмам, необходимо дать определение этому термину и выявить основные характеристики данного стиля...

Имитация спонтанной устной речи в медиатексте (на примере материалов Линор Горалик в журналах "Сноб" и "Esquire")

Под разговорным стилем речи понимают «разновидность литературного языка, обслуживающую повседневное, бытовое существование человека, это сфера неофициальных бытовых отношений» Сметанина С.И...

Культура речи

Любой язык, в том числе и русский, существует в двух формах - устной и письменной. Для построения письменного текста необходимо соблюдение правил двух типов: 1) правил референции; 2) правил предикации. Устная речь - это речь звучащая...

Лексика делового общения

Функциональные стили реализуются в устной и письменной речи, поэтому можно говорить о стилях устной речи и о стилях письменной речи. Основными особенностями устной речи являются следующие: - спонтанность и неподготовленность (устная речь...

Лингвостилистические особенности электронной письменной деловой коммуникации

Язык деловой переписки ранее представлял собой периферию официально-делового стиля. Сегодня наряду с регламентированными письмами все шире входят в практику делового общения нерегламентированные деловые письма...

Особенности английского делового письма

Деловые письма имеют довольно строгую композиционную форму. Пример: BRISTOL. 21st January 1957. Messrs. Morley & Baker present their compliments to Mr. Clifton and would feel much obliged if he would kindly furnish them, as soon as possible, with some information concerning the firm of Jausen Brothers, who have given Mr. Cliftons name as a reference. Messrs. M. & B...

Официально-деловая письменная речь

Официально-деловая письменная речь соответствует нормам и требованиям такого функционального стиля современного русского языка, как официально-деловой стиль. Этот стиль представляет собой совокупность языковых средств...

Русский язык и культура речи

Деловая беседа - это разговор между двумя собеседниками. Цель: 1. Стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого, вызвать желание у другого человека...

Специфика употребления стилистически окрашенной лексики в деловой речи

В древности международным эталоном считался греческий этикет. По свидетельству историка Полибия, первые римские послы в эллинистических государствах поражали мягких и деликатных греков грубостью, неумением сдерживать свои чувства...

Специфика языка служебных документов

Языком делового общения является официально-деловой стиль - функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц...

Стилеобразующие факторы английской публицистики

В английском литературном языке в процессе его развития обособился еще один речевой стиль, который называется стилем деловой речи, или стилем деловых документов (official style). Как и другие речевые стили...

Фонетические стили звучащей речи, их разновидности и основные функции

Деловой стиль используется для сообщения, информирования в официальной обстановке (сфера: язык закона, законодательства, делопроизводства, административно-правовой деятельности). Этот стиль служит для оформления документов: законов, приказов...

Экспрессемы в речевом портрете В.В. Путина (Крымская речь)

Из разновидностей устной речи в отдельную группу выделяют «литературную речь разных форм публичных выступлений». Выделение устной публичной речи связано с попыткой выделить такие виды устной речи...

Языковые характеристики функциональных стилей (на материале немецкого и английского языков)

Официально-деловой стиль обслуживает сферы деятельности, призванные регламентировать отношения между людьми, учреждениями, странами, между гражданами и государством. К основным подстилям данного стиля относятся: административный...