Оформление командировки в году документы образец. Если сотрудник ездил на машине. Разъездной характер работы и командировка

Текущий год принес нам немало изменений в порядке, правилах и утверждении рабочих поездок, стали известны последние новости, каким будет . Если говорить о тех новшествах, с которыми мы столкнулись в 2015, то они не только не усложнили процесс выдачи командировок, но и сделали его значительно проще для организаций и облегчили документооборот. Если раньше много хлопот доставляло оформление командировочных удостоверений, оформление листов служебных заданий и отчетов о их выполнении, а также ведение журналов деловых поездок, сейчас во всем этом отпала необходимость. Процедура стала значительно проще и удобнее, как для командировочных сотрудников, так и для руководителей и отделов, которым необходимо было тратить время на всю документацию.

Что же ждет нас в новом году: какие документы необходимо будет собрать сотруднику для того, чтобы отправить его в деловую поездку, что станет подтверждением временных рамок командировки и какие еще факты необходимо будет предъявлять сотруднику после возвращения. Именно эти нюансы мы обсудим в предлагаемом материале.

Отправить подчиненного в командировку – что надо.

Независимо от того, взята за основу для направления унифицированная форма или самостоятельно разработанный бланк, приказ должен содержать следующие данные:

Название организации, которая направляет человека в поездку;
Название документа, а также дату, когда он был составлен;
Данные о сотруднике, который отправляется в командировку, а именно: его имя, фамилия, а также отчество, наименование подразделения, где он работает и должность, которую занимает;
Название страны, города, куда направляется подчиненный, наименование принимающей организации;
Временной период, на который рассчитана командировка, с указанием даты дня её начала и дня окончания;
Основная цель, которую преследует командированный человек, направляясь в поездку;
Информация о транспортных средствах, которые будут использованы для достижения конечного пункта поездки. Это может быть личный транспорт, общественный или предоставленный организацией;
Данные об основаниях, на которых был издан приказ;
Информация о стороне, которая берет на себя оплату командировочных затрат сотрудника.

Основные расходы, которые обуславливает служебная командировка работника , должны быть ему возмещены, что также прописано в 749 положении, а точнее в его одиннадцатом пункте. Там же приведены и те статьи расхода материальных средств, которые берет на себя одно из сторон, и возмещает работнику:

Затраты на транспорт, которые понес человек, направляясь на место назначения;
Расходы на съем жилья, если в этом возникает необходимость;
Дополнительные ежедневные расходы, которые обусловлены проживанием вне дома: питание, парковка, междугородние звонки и прочее;
Другие траты, которые произвел подчиненный, но только в том случае, если они были оговорены с руководителем и он их одобрил. Например, приобретение литературы на конференции или пробная закупка сырья.

Направление в командировку может носить и суточный характер. В таких случаях сотрудник отправляется в деловую поездку на такое расстояние, которое позволяет ему каждый день возвращаться домой, используя личный или общественный транспорт. При направлении в суточные командировки также должен учитываться и характер работы: он должен позволять подчиненному возвращаться на место постоянного жительства.

Приказ о том, что человек направляется в деловую поездку, должен быть подписан начальником предприятия или человеком, которого он уполномочил заверять такие документы. Желательно, чтобы и командированный сотрудник также ознакомился с приказом и подписался под ним. Ситуации могут возникнуть разные, и если вдруг человек не выполнит приказ, нарушит его условия, то он будет привлечен к дисциплинарной мере ответственности. В этом случае, подпись сотрудника на распоряжении – весомое доказательство его осведомленности о том, что он должен был сделать. В противном случае будет очень сложно привлечь работника к ответственности, а порой и невозможно. Причиной этого является статья 192 трудового кодекса, информация, представленная в которой гласит о том, что привлечь подчиненного можно только в том случае, если он не выполнил должным образом свои обязательства по собственной вине, или же не принимался за их выполнение в принципе.

Документация о том, что была оформлена служебная командировка , а также соответствующие приказы, должны быть сохранены на протяжении последующих семидесяти пяти лет, как указано приказом министерства культуры в 2010 году.

Итак, после того, как для того, чтобы отправить работника в деловую поездку, стало достаточно просто оформить приказ на командировку, возник вопрос, какие же документы могут подтвердить её длительность и срок.

Подтверждающие документы – сколько человек был в командировке.

Если подчиненный использовал служебный транспорт во время поездки;
Человек ездил в командировку, используя своё личное транспортное средство;
Был использован транспорт, управление которым оформлено на работника на основании доверенности.

Оформление командировки в 2016 году в служебной записке не имеет каких-либо стандартизованных требований, поэтому она составляется в свободной форме. Для того, чтобы не возникало путаницы в документах и они были более менее структурированы, руководителю лучше внедрить формы для таких документов, которые можно разработать локально.

Помимо информации о периоде командировки, в служебной записке должна быть изложена вся информация о том, какой транспорт использовал сотрудник, а также факты, которые подтверждают его использование с целью достижения цели поездки и возвращения на предприятие.

В зависимости от такого, каким способом из трех приведенных выше, передвигался сотрудник, различается и документы, которые ему необходимо будет предоставить в подтверждение. Рассмотрим по очереди каждый случай.

Передвижение на общественном транспорте.

В конце этого года были приняты новые условия касательно услуг, которые предоставляют отели и гостиничные комплексы, находящиеся на территории страны. Окончательно данные нововведения были утверждены девятого числа октября месяца. Согласно новым стандартам, человек может снять жилье на любой, даже минимальный период, только при заключении договора аренды. Для составления такого договора понадобится паспорт и некоторые другие документы, о которых подробно рассказано в новом законопроекте.

В указанном договоре должна содержаться определенная информация об арендаторе и владельце жилплощади, а также установленная стоимость аренды и период, на который комната или место будет арендовано.

Согласно новому постановлению, арендодатель, в данном случае отель или гостиница, должен выдавать человеку кассовый чек, а в другом случае – официальный документ, который составляется на бланке строгой отчетности.

Когда будет проходить оформление командировки в 2016 году , сотрудник может воспользоваться альтернативным вариантом проживания – обратиться к частному, физическому лицу с целью аренды комнаты или квартиры. Главное, в таком случае, проинформировать руководителя о таком решении. В таком случае, документом, подтверждающим факт нахождения человека в командировке в установленный период, будет договор об аренде жилплощади у собственника или физического лица. Заключать такой договор необходимо по правилам, которые прописаны в гражданском (статья №671) и жилищном (статья №30) кодексе. Помимо самого соглашения об аренде, необходима расписка или чек, который подтвердит то, что сотрудник оплатил жилье согласно установленной сумме.

Бывают ситуации, когда сотрудник не имеет таких подтверждающих документов: они были утеряны, украдены с кошельком или забыты в номере. Тогда, для того, чтобы подтвердить сроки командировки, сотруднику необходимо предъявить служебную записку, или другой подтверждающий документ. Главное, чтобы в бумагах был указан срок прибытия и отъезда из места командирования, заверенный принимающей стороной – это может быть руководитель компании или другое должностное лицо. В 749 положении этот порядок приводится в полном соответствии с указанной последовательностью.

Многие сотрудники задаются вопросом, возможно ли представлять подтверждающие документы не в письменном или наглядном виде, а в электронном. В приказе министерства транспорта во втором пункте говориться о том, что это допустимо. Для того, чтобы доказать произведенные расходы на покупку железнодорожного билета, сотрудник имеет право предоставить контрольный купон, который имеет электронный билет. Этот документ отправляется человеку, который приобрел билет, как обязательное доказательство покупки в любом случае.

Авансовый отчёт по командировке в 2018 году остаётся одним из немногих обязательных командировочных документов. Он относится к числу бумаг строгой отчётности, и порядок его заполнения чётко регламентируется действующим законодательством РФ. А поскольку этот документ является элементом бухгалтерской, финансовой и налоговой отчётности и может стать предметом проверки контролирующими органами, подход к его заполнению «на отцепись» недопустим.

Что такое авансовый отчёт по командировке

Авансовый отчёт по командировке - это бухгалтерский документ, который каждый работник заполняет по возвращении из служебной поездки, отражая в нём все подлежащие возмещению расходы, понёсённые в связи с командировкой, и прилагает к нему документы, подтверждающие эти траты.

Так выглядит авансовый отчёт с подтверждающими документами

Для бухгалтерии компании-работодателя этот документ выполняет сразу две функции:

• выступает подтверждением расходов при выдаче аванса перед убытием работника в командировку (а выдать ему аванс - обязанность работодателя, предусмотренная законом);
• служит основанием для перечисления работнику средств, полагающихся ему в виде компенсации его трат.

Ключевое значение имеет авансовый отчёт и с позиций налогового учёта:

• согласно ст. 252 и п. 1 ст. 264 Налогового кодекса (НК) РФ, командировочные расходы - это прочие расходы в связи с производством и реализацией;
• в соответствии со ст. 313 и 314 НК РФ, эти расходы должны подтверждаться первичными бухгалтерскими документами, к которым относится и авансовый отчёт;
• для проведения расходов по учётной документации нужна дата, в которую эти расходы были понесены, по закону такой датой применительно к тратам на командировку признаётся авансовый отчёт.

В целях настоящей главы налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведённых расходов <…>. Расходами признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты <…>, осуществлённые (понесённые) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтверждёнными расходами понимаются затраты, подтверждённые документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации<…>. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

ст. 252 Налогового кодекса РФ

До 2015 года пакет обязательных командировочных документов был довольно толстым. Он включал в себя, в частности, командировочное удостоверение и бланк служебного задания с отчётом о его выполнении. К 2018 году в результате последних изменений в законодательстве обязательными для всех по закону остались лишь авансовый отчёт и приказ о командировке. Все остальные приобрели факультативный характер. Если их использование по-прежнему практикуется в организации и это отражено в локальном акте, регламентирующем служебные поездки работников (чаще всего это положение о командировках в организации, но допускаются и другие варианты, например, совокупность отдельных приказов), оформлять их по-прежнему нужно. А если нет, то они не нужны. Но в случае с авансовым отчётом обязательность его оформления даже не обсуждается.

Как заполнять авансовый отчёт по командировке

Стандартный бланк авансового отчёта по форме АО-1 (скачать бланк) содержит лицевую и оборотную сторону.

На лицевой указываются такие сведения:

• Ф. И. О. подотчётного лица (командированного работника);
• его табельный номер (как правило, этот пункт заполняет бухгалтер);
• должность;
• данные первичного документа (чаще всего расходный кассовый ордер, если деньги выдавались наличными, или данные документа, подтверждающего перевод средств на корпоративную карту), подтверждающего выдачу аванса. В ряде компаний практикуется частичная выдача аванса, если можно так выразиться, в натуральной форме когда компания вместо выдачи сотруднику, например, денег на проезд приобретает для него билет. В этом случае билет выдаётся сотруднику на руки перед поездкой, а в авансовом отчёте он отражается в числе документов, подтверждающих получение аванса (чаще всего этот раздел заполняет бухгалтер);
• сведения об остатке предыдущего аванса, если применимо (может заполняться бухгалтером).

Оборотная сторона бланка посвящена собственно расходам. Здесь нужно последовательно указать:

• дату, когда был понесён расход;
• порядковый номер подтверждающего документа;
• наименование расхода;
• сумму;
• наименование подтверждающего документа.

Каждому пункту посвящена отдельная графа.

Так выглядит заполненный бланк авансового отчёта

Часто и у командированных, и у некоторых бухгалтеров возникает непонимание, какую именно дату указывать применительно к билетам. Ведь в нём указываются две даты - дата продажи и день отправления. А приобретаются билеты, если работник знал о командировке заблаговременно, как правило, предварительно. Опытные бухгалтеры советуют в этом случае указывать дату не поездки, а приобретения билета, то есть когда расход был фактически понесён. Сам же билет прилагается к отчёту как подтверждение целевого использования средств - что поездка состоялась.

Если вместо денег на проезд работнику выдали билет, тот отражается и в разделе о выданном авансе, и на оборотной стороне в числе понесённых расходов.

В случае заграничной командировки суммы расходов в рублях и иностранной валюте вносятся в предусмотренные для них графы.

Первичные документы, подтверждающие расходы, приклеиваются на отдельный лист формата А4, который затем подшивается к заполненному бланку отчёта. Впрочем, чаще всего от самого командированного требуется лишь сохранить и предоставить бухгалтерии все эти документы, а дальше с ними разбираются сами бухгалтеры.

Алгоритм сдачи авансового отчёта обычно такой:

1. Сотрудник по возвращении из командировки заполняет и подписывает авансовый отчёт, прикладывает к нему все подтверждающие документы и передаёт всё это в бухгалтерию.
2. Бухгалтер проверяет отчёт и расписывается в нём, подтверждая, что его принял.
3. Отчёт утверждают главный бухгалтер и первое лицо компании, ставя свои подписи в соответствующих графах.
4. Сотрудник возвращает неизрасходованный остаток аванса или получает компенсацию перерасхода.

Схема может корректироваться в зависимости от организационной структуры конкретной компании. Ведь в малом бизнесе зачастую есть только один штатный бухгалтер, а может его и не быть, функции же главбуха возлагаются на директора, который и расписывается один за всех. Но общее правило в том, что отчёт должны утвердить главный бухгалтер и директор, а перед подписанием всю документацию желательно проверить профессионалу.

Фотогалерея: образец заполнения авансового отчёта

Образец заполнения авансового отчёта по командировке, лицевая сторона, часть 1 Образец заполнения авансового отчёта по командировке, лицевая сторона, часть 2 Образец заполнения авансового отчёта по командировке, оборотная сторона

Сроки сдачи авансового отчёта после командировки

Сдать авансовый отчёт работник обязан в течение трёх рабочих дней по возвращении из командировки. Таково требование закона.

Если же он этого не сделает, работодатель получает право взыскать с него всю сумму выданного аванса через удержания из зарплаты или в суде.

В свою очередь, об удержаниях он должен издать приказ в течение месяца по истечении крайнего срока сдачи авансового отчёта. При этом сумма таких удержаний не может быть больше 20% причитающихся работнику выплат. Когда удержания проводятся сразу по нескольким статьям (например, ещё не до конца удержан аванс по предыдущей командировке, за которую тот же сотрудник тоже вовремя не отчитался), их размер разрешается увеличить до половины зарплаты.

Если же работник с решением работодателя несогласен или тот пропустил месячный срок для издания приказа, ситуация подлежит разрешению только в суде.

Так что сделать всё вовремя в интересах, в первую очередь, самого работника.

Иногда бухгалтеры терзаются сомнениями, не будет ли проблем в свете того, что авансовый отчёт датирован одним числом, а расходы другими. Но никаких проблем с этим нет. Более того, командировка обычно длится больше одного дня, а отчитаться о ней работник получает возможность лишь по возращении. Впрочем, это же правило действует и применительно к случаям, когда дело касается разовой траты подотчётных средств - например, на закупку материалов, инструментов, оборудования и т. п. Если расходы были понесены в один день, а авансовый отчёт утверждён в течение трёх дней после этого, ничего страшного.

Даты [в подтверждающем документе и авансовом отчёте] не должны быть одинаковыми. Дата на чеке - это когда работник приобрёл товары. А дата на авансовом отчёте - это когда он отчитался о потраченных суммах в бухгалтерию. Это необязательно должен быть один день.

Тимур Унароков, юрист, г. Москва

https://pravoved.ru/question/1277188/

Подтверждающие документы к авансовому отчёту по командировке

Для подтверждения расходов используются все финансовые документы, которые есть на руках у сотрудника и подтверждают его траты в связи с командировкой, предусмотренные законом или согласованные с руководством.

Например, если работник был направлен на отраслевую выставку, он может приобрести там интересующие компанию образцы продукции - как в рамках служебного задания, так и по собственной инициативе, предварительно согласовав этот момент и бюджет затрат с начальством. Логично, что и эти его расходы должны быть возмещены.

В качестве таких документов используются:

• билеты;
• распечатанные бланки электронных билетов (маршрут-квитанций);
• посадочные талоны, прилагаемые к маршрут-квитанции электронного билета на самолёт;
• товарные чеки;
• бланки строгой отчётности;
• командировочное удостоверение, если в организации принято выписывать такие документы;
• отчёт о выполнении служебного задания, если его оформление практикуется в компании.

Суточные отдельному документальному подтверждению не подлежат, а даты поездки, на основании которых рассчитывается этот вид командировочных расходов, в 2018 году подтверждаются билетами или, если работник добирался в пункт назначения и обратно на служебном или личном транспорте, путевыми (маршрутными) листами. Но если в самой компании принято оформлять командировочное удостоверение, ставшее с 2017 года необязательным, и этот порядок закреплён в её локальном акте, дни командировки считаются на основании сделанных в нём отметок, а само оно прилагается к авансовому отчёту наряду с другими документами.

Билеты на поезд в 2018 году подтверждают не только расходы на проезд, но и даты прибытия/убытия

Особенности подтверждения расходов по заграничной командировке

В случае с заграничной командировкой прилагаются документы и по расходам, подлежащим подтверждению в связи со спецификой таких поездок, а значит и подтверждающие их документы:

• квитанция об оплате госпошлины за изготовление загранпаспорта, если у сотрудника его изначально не было и ему пришлось оформить его в связи с предстоящей загранкомандировкой;
• подтверждение оплаты услуг визового центра;
• квитанции или иные подтверждения оплаты консульских и визовых сборов, в том числе и в иностранной валюте (порядок оформления таких документов определяется политикой консульства конкретной страны - средства могут приниматься и подтверждаться в рублях, евро или иной валюте, например, долларах США);
• копии первой страницы загранпаспорта и страниц с отметками о пересечении границ.

Если работник имеет второе гражданство, дающее ему право на безвизовый въезд в другие страны (например, является не только россиянином, но и одновременно гражданином Литвы, Республики Молдова или Украины, имеющим право на безвизовый въезд в Евросоюз), к отчёту он прилагает копии всех загранпаспортов, использованных в поездке. Ведь из РФ он согласно закону должен выезжать по российскому загранпаспорту.

В правоотношениях с Россией её граждане признаются только россиянами, сколько бы ещё паспортов у них ни было, за исключением стран, с которыми у России заключены соглашения о двойном гражданстве, но с государствами Евросоюза и теми, граждане которых имеют право безвизового въезда в ЕС, у РФ таких нет. А вот в другие страны имеет полное право въезжать по тому паспорту, который ему удобнее. А при таком раскладе это выгоднее и работодателю, поскольку отпадает необходимость компенсировать траты на визу. Иностранный паспорт при этом должен иметь нотариально заверенный перевод на русский язык.

Дата пересечения границы имеет значение при расчёте суточных. Ведь их размер в поездках по России и за границей чаще всего отличается. При этом по пути туда суточные по норме для другой страны считаются со дня въезда в неё, а на обратном пути со дня въезда в РФ - по внутрироссийской ставке. Например, если работник командирован в Германию и добирался туда и обратно самолётом, пересекая границы в день вылета, суточные с первого до предпоследнего дня командировки ему полагаются по ставке для Германии, а за день приезда - по российской.

Дни загранкомандировки, за которые причитаются суточные по нормам для внутрироссийских и зарубежных поездок, разделюятся на основании отметок в загранпаспорте

Если работник был командирован в страну, для въезда в которую достаточно внутреннего паспорта РФ, включая Республику Беларусь (ведь на границе с ней паспортного контроля, как известно, нет), дни приезда и отъезда определяются по билетам или иным документам, позволяющим установить даты прибытия в пункт назначения и возвращения в начальный пункт командировки.

Немаловажную роль при подтверждении расходов на загранпоездку играет справка об обмене валюты. Этот документ применяется, если сотрудник получил аванс рублями и обменял их на валюты страны назначения. Если она приложена к отчёту, пересчёт всех валютных расходов в рубли ведётся по отражённому в ней курсу. Если справки нет, ничего страшного, но считать придётся по курсу ЦБ РФ на день утверждения отчёта.

Проводки по учёту командировочных расходов

Для проведения командировочных расходов по бухгалтерии используются такие счета:

• 71 - расчёты с подотчётными лицами (из разряда Активно-Пассивных счетов), аванс отражается по дебету, расходы - по кредиту;
• 70 - расчёты с персоналом по оплате труда;
• 51 - расчётный счёт;
• 50 - касса;
• 94 - недостачи и потери предприятия.

В зависимости от характера операций используются такие проводки:

• При выдаче аванса:
  • Дебет 71 - Кредит 50 - сотруднику выдан аванс наличными из кассы, бухгалтер оформил расчётно-кассовый ордер (РКО), сотрудник его подписал.
  • Дебет 71 - кредит 51: аванс перевели со счёта фирмы на счёт работника. Подтверждением выдачи аванса служит банковская платёжка.
• Для закрытия выданных работнику сумм по возвращении работника из командировки:
  • Дебет 10 - Кредит 71 - покупка материалов (если они приобретались во время командировки).
  • Дебет 41 - Кредит 71 - покупка товаров.
  • Дебет 20 - Кредит 71, Дебет 26 - Кредит 71, Дебет 24 - Кредит 71 - торговая или производственная деятельность предприятия.
• Для расчётов при недоиспользовании или перерасходе аванса:
  • Дебет 50 - Кредит 71 - сотрудник израсходовал аванс не полностью, остаток вернул в кассу наличными.
  • Дебет 51 - Кредит 71 - аванс израсходован не полностью, остаток работник перечислил на расчётный счёт.
  • Дебет 71 - Кредит 50 - сумма перерасхода возвращена работнику наличными из кассы, оформлен расходный кассовый ордер.
  • Дебет 71 - Кредит 51 - сумма перерасхода перечислена с расчётного счёта предприятия на расчётный счёт работника.
  • Дебет 94 - Кредит 71 - аванс в части, за которую работник не отчитался (например, потому что потерял подтверждающие документы), или в сумме не утверждённых работодателем расходов, списывается с недостачи компании.
  • Дебет 70 - Кредит 94 - часть аванса, подлежащая возврату, подлежит удержанию из зарплаты работника.

Фотогалерея: варианты проводок по командировочным расходам

Проводки по командировочным расходам сверх выданного аванса Проводки по бухучёту командировочных расходов Проводки по командировочным расходам, не принятым работодателям, их сумма подлежит возврату в кассу или на счёт предприятия Проводки по командировочным расходам, оплаченным работодателем с расчётного счёта фирмы Проводки по расходам работодателя на билет для командированного сотрудника, оплаченный с расчётного счёта компании (билет учитывается на субсчёте 3 счёта 50 «Касса»)

Пример учёта расходов на командировку

Компания направила в командировку сотрудника на 10 дней. Его суточные равны одной тысяче рублей в день, на дорогу туда и обратно он потратил 10 тысяч рублей, в том числе НДС 1800 рублей. Проживание в гостинице обошлось ему в восемь тысяч рублей, в том числе НДС 1440 рублей. Компания является плательщиком НДС.

Сумма аванса сотруднику составила 25 тысяч рублей.

Подтверждённые командировочные расходы составили:

Проезд - 10 тысяч рублей.

Проживание - 8 тысяч рублей.

Суточные - 10 тысяч рублей.

Итого: 28 тысяч рублей, в этой сумме авансовый отчёт был утверждён.

Учитывая, что сумма аванса была равна 25 тыс., перерасход составил 3 тысячи рублей.

Проводки по командировочным расходам из примера (таблица)

Корпоративная бюрократия, одной из составляющих которой является оформление командировок и проведение их по бухгалтерии, с первого взгляда представляется невыносимо сложной. Но если разобраться, что к чему, всё быстро становится на свои места.

Изменение законодателем порядка оформления командировок вызвало множество вопросов у кадровиков, в обязанности которых входит составление сопроводительных документов. Ознакомившись с данной статьей, вы узнаете, как кадровику оформить командировку с учетом всех изменений в 2016 году.

Из этой статьи вы узнаете:

Как кадровику оформить командировку с учетом всех изменений в 2016 году;
как законодательство регулирует сроки командировки в 2016 году;
как произвести оплату командировки в 2016 году.

Оформление командировок в 2016 году

Порядок оформления документов, необходимых для направления сотрудника в служебную командировку, регулируется постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
Обращаем внимание, что с 8 января 2015 года порядок оформления направления сотрудника в служебную командировку значительно упрощен.

До 8 января 2015 года работодатели при направлении сотрудника в командировку должны были составлять:
служебное задание с указанием цели, места и времени командировки;
приказ о направлении сотрудника в командировку;
командировочное удостоверение для фиксации фактического времени прибытия сотрудника в пункт назначения и выбытия из него.

Каждый шаг командированного фиксировался: по окончании поездки сотрудник в письменном виде отчитывался за выполнение работы и потраченные деньги, составляя минимум два документа - отчет о командировке и авансовый отчет. Отчетность сопровождалась прилагаемыми к ней подтверждающими документами (билетами, чеками и т. д.). Но законодательство об оформлении командировок в 2016 году предполагает немного видоизмененную процедуру.

После вступления в силу постановления Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 бумажной работы стало меньше, и оформление командировок в 2016 году, очевидно, будет происходить проще и быстрее, чем пару лет назад.

Отмена сразу трех документов, ранее считавшихся обязательными (командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о командировке), облегчила работу кадровика, но при этом несколько усложнила жизнь бухгалтерии, поскольку положения федерального закона от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» остались прежними - законодатель все так же требует от каждой организации осуществления внутреннего контроля финансово-хозяйственной деятельности и документального подтверждения расходов.

Итак, для оформления командировки в 2016 году, необходимо составить приказ о направлении в командировку.

Документы по оформлению командировки в 2016 году

Служебное задание, в котором фиксировалась цель командировки, тоже переведено в категорию необязательных документов, как и отчет о выполнении задания, который теперь работодатель формально требовать не обязан. Какие же документы по оформлению командировки в 2016 году сохранят актуальность? В первую очередь - приказ о направлении в командировку, в котором придется отражать цель поездки.

Что касается отчета о выполнении задания, его можно составлять его в 2016 году необязательно.
Отметим, что применять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет в 2016 году не обязательно, но если ваша организация желает использовать старый порядок документооборота, это нужно закрепить в локальном акте, например в Положении о командировках (ст. 8 ТК РФ).

Приказ на командировку 2016

Для оформления командировки можно использовать унифицированную форму приказа № Т-9. Вместе с тем работодатель вправе использовать самостоятельно разработанную и утвержденную форму приказа о направлении работника в командировку.
В приказе на командировку 2016 надо отразить:
наименование организации,
наименование документа и дату его составления,
Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение,
место назначения (страна, город, организация),
срок командировки (количество календарных дней),
даты начала и окончания поездки,
цель командировки,
организацию, которая оплачивает командировочные расходы.

Приказ подписывает руководитель организации.

Образец приказа о направлении в командировку

Учет командированных работников 2016

С 8 августа 2015 года работодатели освобождены от обязанности вести журнал учета командированных работников (постановление Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771).

Напомним, что ранее работодатели обязаны были вести журналы учета:
работников, выбывающих в служебные командировки;
работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

В 2016 году данные журналы работодатели могут не вести.

Сроки командировки в 2016 году

Что касается подтверждения сроков служебной поездки, то в этом вопросе командировочное удостоверение действительно было лишним документом. Подтвердить сроки командировки в 2016 году помогут проездные документы, предоставленные работником после возвращения (п.7 Положения о служебных командировках).

Проблемы с установлением срока поездки может возникать только при отсутствии проездных документов. Что делать, если документы по каким-то причинам не сохранились или работник использовал для поездки личный транспорт? Ответ на этот вопрос теперь также содержит Положение о служебных командировках.

С 8 августа 2015 года действует правило – в случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования.

Если же отсутствуют и документы на проживание, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работник должен представить служебную записку и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке. В этом случае принимающая сторона должна подтвердить срок прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Алгоритм действий при направлении работника в командировку в 2016 году

Итак, направление работника в служебную командировку в 2016 году производится по следующим правилам. Нужно:
1. Издать приказ о направлении работника в командировку.
2. Выдать работнику аванс на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
3. В табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13) проставить отметки о нахождении работника в командировке. Дни нахождения в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Количество отработанных часов не проставляется.
4. После возвращения сотрудника из командировки, нужно получить от него документы, подтверждающие расходы. Вернувшись из командировки, работник обязан в течение трех рабочих дней представить работодателю авансовый отчет (форма № АО-1). К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. При отсутствии подтверждающих документов к авансовому отчету необходимо приложить служебную записку (иной документ) в котором будут содержаться отметки принимающей стороны, подтверждающие срок прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).
5. По возвращении из командировки, работник должен составить служебную записку. Этот документ надо оформить в том случае, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле.

Оплата командировок в 2016 году

Возвращаясь к теме оплаты командировок, необходимо отметить, что требование о составлении авансового отчета осталось в стиле - только так бухгалтерия сможет в законном порядке оплатить командировочные расходы. К ним относятся:
расходы по найму жилья;
расходы на проезд;
дополнительные расходы, связанные с нахождением вне места постоянного жительства (так называемые «суточные»);
иные расходы, согласованные с работодателем или сделанные с его ведома.

Порядок, в котором осуществляется оплата командировок в 2016 году для работников частных компаний и индивидуальных предпринимателей, устанавливается локальным нормативным актом или коллективным договором (ст.167 и 168 ТК РФ). Поскольку Трудовым кодексом РФ не установлен ни минимальный, ни максимальный порог для возмещения суточных расходов работника, направленного в командировку, работодатель регулирует финансовый вопрос по своему усмотрению. Однако при этом он не должен нарушать прав работника на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Порядок и нормы выплаты командировочных для служащих муниципальных и государственных учреждений утверждены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ».

Новый стандарт оформления командировок предполагает более лаконичный документооборот. Теперь для направления сотрудника в командировку достаточно издать соответствующий приказ (распоряжение). Зная, какие документы используются при оформлении командировки в 2016 году, работодатель может избежать лишней бумажной волокиты. Средства на проезд, проживание и сопутствующие расходы выдает бухгалтерия: по возвращении сотрудник сдает авансовый отчет и подтверждающие документы, на основании которых осуществляется окончательный расчет.

Редакция журнала «Кадровое дело»

Командировка в 2017-2018 годах - документы , нужные для отправки в нее сотрудника, порядок их оформления, оплата командировок и прочие сопутствующие вопросы на практике зачастую вызывают затруднения. Связано это с тем, что за последние годы активно изменялось законодательство, регулирующее оформление командировок. В нашей статье будут освещены основные моменты, связанные с командировками.

Всё о сроке командировки, расчет с примерами

Оформление командировки в 2017-2018 годах следует начать с определения ее срока, от которого зависят размер аванса и отражение рабочего времени в табеле. Минимальным сроком командировки считается один день, предельная же ее продолжительность законом не ограничена. Правда, бессрочную командировку оформить тоже нельзя, исходя из ее определения в ч. 1 ст. 166 ТК РФ как поездки с определенным сроком.

Командировка начинается в день отъезда работника, а оканчивается в день его возвращения на рабочее место. Порядок определения этих моментов регламентирован в п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение).

При этом применяются следующие правила:

1. Днем отъезда считается день отбытия транспорта (автомобиля, самолета и т. д.) с места работы (из населенного пункта, где расположен работодатель).
2. Убытие транспорта до 24:00 включительно означает начало командировки текущим днем, после — следующим. Например, если самолет вылетает из аэропорта 10 октября в 23:30, началом командировки считается 10 октября.
3. Если место убытия транспорта находится вне населенного пункта, нужно учесть также время следования к этому месту. Например, если самолет вылетает из аэропорта, расположенного вне черты города, 5 ноября в 00:30, но при этом сотрудник вынужден выехать в аэропорт 4 ноября в 22:00, началом командировки считается 4 ноября. Дата, указанная в проездном документе (5 ноября), в этом случае не имеет значения.
4. День приезда определяется аналогично.

Как правильно оформить командировку в 2017-2018 годах?

Для оформления командировки в 2017-2018 годах документ требуется лишь один — письменное распоряжение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения). Требований к оформлению такого распоряжения закон не содержит, на практике оно, как правило, оформляется приказом. Работодатель полномочен использовать как утвержденные формы приказов № Т-9 и № Т-9а (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), так и формы, разработанные самостоятельно.

При этом в любом случае в приказ включаются следующие данные:

• сведения о работодателе (наименование);
• сведения о работнике (Ф. И. О., подразделение, должность);
• указание места назначения командировки;
• указание даты начала/окончания командировки и ее итоговую длительность;
• указание цели командировки;
• отметки о факте использования работником для проезда к месту назначения своего либо служебного транспорта.

Приказ подписывается лицом, которое на основании устава (первый руководитель) либо по доверенности обладает правом подписи таких документов. Если в командировку убывает руководитель организации, он вправе сам подписать соответствующий приказ, выступая как представитель работодателя по отношению к работникам (пускай даже к самому себе).

При необходимости работодатель может установить в локальном акте обязательность оформления и других документов (командировочного удостоверения, служебной записки, служебного задания).

Оформляем и оплачиваем аванс

Как следует из п. 10 Положения, аванс необходимо выдать в сумме, достаточной для возмещения:

• проездных расходов;
• затрат на жилье;
• дополнительных расходов (суточных).

Кроме того, в силу ч. 1 ст. 168 ТК РФ работодатель может возмещать и иные траты, произведенные с его ведома (например, оплату услуг связи), в том числе авансом.

Указания о порядке расчета аванса, за исключением одной из его составляющих — суточных, в законе отсутствуют. На практике распространено составление сметы, которую подписывают главбух и руководитель компании.

Закон не запрещает перечислять аванс на зарплатную банковскую карту сотрудника, хотя он может быть выдан и наличными под отчет. Порядок выдачи аванса наличными установлен указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У:

1. Командированный пишет заявление в произвольной форме с просьбой выдать ему аванс наличными денежными средствами (обязательно указание суммы аванса и срока, на который выдаются деньги).
2. Заявление подписывается работником и его руководителем.
3. Оформляется расходный кассовый ордер (следует использовать форму № КО-2, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88).

Порядок оплаты суточных

За каждый день командировки работодатель должен оплатить в составе аванса расходы, которые могут возникнуть у командированного в связи с нахождением не по месту постоянного жительства, то есть суточные. При этом закон не содержит исключений для нерабочих и праздничных дней, а также дней, когда сотрудник находился в пути. Кроме того, выплатить суточные придется, даже если у работника наступит временная нетрудоспособность в командировке либо произойдет вынужденная остановка (при наличии подтверждающих эти обстоятельства документов).

Размер суточных определяется каждым работодателем самостоятельно. Его можно закрепить в коллективном договоре или любом другом локальном акте компании, например положении о командировках. Однако следует учитывать, что максимальный размер суточных, не облагаемый НДФЛ, как следует из абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ, составляет:

• 2500 рублей — для заграничных поездок;
• 700 рублей — для командировок по РФ.

ВАЖНО! Если работник направлен в командировку по РФ на 1 день либо в пределах одних суток, суточные ему перечислять не нужно. Суточные — это целевые выплаты, направленные на возмещение расходов, возникающих из-за проживания сотрудника не по месту жительства. В однодневной командировке таких расходов не предполагается (абз. 4 п. 11 Положения). Исключение сделано лишь для заграничных однодневных командировок: работодатель в этом случае должен оплатить 50% суточных, предусмотренных для длительных служебных поездок.

Как оформить сотруднику продление командировки, отзыв из командировки?

Регламентация действий по продлению командировки в законе отсутствует. Наиболее соответствует законодательству следующий порядок действий:

1. Получение согласия работника (в письменном виде) на продление служебной поездки, если он относится к категории работников, направляемых в командировку только с такого согласия (беременные женщины, инвалиды, несовершеннолетние сотрудники).
2. Издание приказа о продлении командировки. Утвержденной формы такого приказа нет, важно лишь помнить, что целесообразно отразить в нем причины продления служебной поездки, установить новый срок ее завершения, а также (при необходимости) новый срок выполнения отдельных поручений.
3. Уведомление сотрудника о продлении командировки. Сделать это можно путем направления ему приказа посредством факса, электронной почты и т. д. С оригиналом приказа сотрудника нужно ознакомить под расписку по возвращении.

ВАЖНО! Расходы, возникшие в связи с продлением командировки, должен оплатить работодатель. Если аванса для покрытия дополнительных расходов недостаточно, заставлять работника расходовать личные денежные средства работодатель не вправе. Поручение выплатить работнику деньги на возникающие в связи с продлением командировки расходы можно отразить в приказе о ее пролонгации.

В подобном порядке, за исключением п. 1, можно оформить и отзыв работника из командировки: издать приказ об отзыве из командировки и уведомить об этом сотрудника.

Как в командировке оплачивается рабочее время?

За весь срок командировки зарплата сотруднику не начисляется. За рабочие дни, выпадающие на период командировки, работодатель выплачивает командированному средний заработок (ст. 167 ТК РФ). За выходные или праздники командированному положены лишь суточные.

Однако есть случаи, когда произвести оплату за праздники и выходные дни, приходящиеся на командировку, все же следует:

1. Если командированный в такой день привлекался к работе (п. 5 Положения).
2. Если такой день совпал с днем отъезда в командировку или возвращения из нее либо с днем нахождения его в пути к месту командировки или обратно (п. 1 письма Минтруда от 25.12.2013 № 14-2-337).

Порядок оплаты в таких ситуациях имеет свои особенности. Так, работодатель может:

• оплатить день в соответствии со ст. 153 ТК РФ минимум в удвоенном размере;
• по желанию сотрудника произвести оплату, как за обычный рабочий день, предоставив ему также дополнительный неоплачиваемый выходной день.

Важно! Вопрос о выходе сотрудника на работу в день отъезда или прибытия из командировки должен решаться по согласованию с работодателем (абз. 5 п. 4 Положения), хотя в любом случае за указанные дни работнику положены суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) и средний заработок (абз. 1 п. 9 Положения, ст. 167 ТК РФ). При этом, исходя из смысла абз. 4 ч. 1 ст. 21 ТК РФ, у работника есть неоспоримое право на получение зарплаты, в том числе зависящей от количества выполненной работы. Таким образом, смыслу закона и интересам работника будет соответствовать выплата еще и зарплаты за отработанные часы в день отбытия в командировку или возвращения из нее.

Оформление авансового отчета, служебной записки

После командировки у работника есть 3 рабочих дня на то, чтобы оформить авансовый отчет, сдать его работодателю и произвести окончательный расчет (п. 26 Положения).

Если работник в итоге потратил сумму, превышающую аванс, то перерасход при наличии подтверждающих документов ему должен быть возмещен. И напротив, неизрасходованную сумму работник обязан вернуть работодателю. При определенных условиях последний полномочен произвести соответствующие удержания из зарплаты сотрудника (ч. 2-3 ст. 137 ТК РФ):

1. Если прошло не более месяца с момента истечения срока возврата неизрасходованной части аванса.
2. Если у сотрудника не имеется возражений относительно размера и оснований удержаний.

Целесообразно в таком случае сначала взять с работника письменное согласие на удержание, затем издать приказ об удержании и только после этого удержать необходимую сумму. Если сотрудник не согласен с размером либо основанием удержания, получить деньги работодатель может только через суд.

Иногда работник обязан после возвращения из командировки составить также служебную записку. Это касается случаев использования для проезда служебного или личного транспортного средства, а также транспорта, принадлежащего третьим лицам. В записке отражается фактический срок пребывания в командировке; к ней прилагаются подтверждающие использование транспорта документы: чеки, квитанции, путевые листы и т. д. (абз. 2 п. 7 Положения).

Таким образом, приказ работодателя действительно является единственным обязательным для оформления командировок документом в 2017-2018 годах, если сам работодатель не установит обязательность оформления иных документов.

Работнику же потребуется составить авансовый отчет c приложением подтверждающих расходы документов, в частных случаях — заявление на аванс, заявление о согласии на удержание неизрасходованного аванса, служебную записку и другие документы в зависимости от конкретной ситуации.

Если ваша работа связана с командировками, то вам не нужно объяснять, что это такое. Многие считают такие служебный поездки злом и стараются найти спокойную офисную работу, а многие, напротив, уверены, что это отличный шанс повидать не только нашу страну, но и мир и предпочитают командировочную работу любой другой. Но и тем и другим полезно знать, какие изменения произошли в сфере оплаты и оформления командировок в 2016 году.

Как известно, когда вы едете в командировку, рабочее место за вами сохраняется, а, кроме того, предприятие компенсирует вам расходы, понесенные в служебной поездке. Но, конечно, далеко не все, тут есть некоторые ограничения. Называется эта компенсация командировочными расходами (точное определение их можно найти в ст.168 ТК РФ).

Следует знать, что командировочные делятся на несколько основных групп, на компенсацию каждой из которых вы можете рассчитывать.

Первая группа называется суточными, в нее включаются, как правило, минимальная сумма на личные нужды (расходы по питанию, например). Вторая группа – это расходы на проезд, причем в ней учитываются такие траты, как, к примеру, покупка билетов на проезд в общественном транспорте.

Третья , как правило, сама затратная статья – это оплата проживания в другом городе. Из названия понятно, что сюда входит плата за любой вид жилья, который выберет командировочный – хостел, гостиница, съем квартиры или комнаты. Но как правило, эта статья расходов на каждом предприятии имеет свою четко оговоренную верхнюю границу, причем часто для разных уровней должностей она отличается (то есть рядовой сотрудник вряд ли сможет арендовать на эти деньги люкс, а вот у руководителя подразделения верхняя планка часто повыше и жилье он может арендовать более высокого уровня).

Кроме того, часто выделяют отдельной категорией прочие расходы, в которые могут входить затраты на мобильную связь, интернет, телеграф, телефонные переговоры и т.п.

Часто к числу командировочных расходов компании стремятся отнести оплаты за обслуживание в кафе и ресторанах, походы в фитнес-центры при гостинице, где живет командировочный. Но не советуем этого делать, так как налоговая может не принять эти расходы как обоснованные.

Важно также помнить, что командировкой не считается поездка сотрудника при работе вахтовым методом или при разъездном характере работы.

Суточные в командировке 2016

Когда вы отправляетесь в командировку, следует обязательно помнить, что абсолютно каждый, даже самый небольшой расход, должен подтверждаться документами (то есть, если вы хотите компенсации за проезд, вам нужно будет собрать и предъявить бухгалтерии билеты, для оплаты проживания в гостинице может потребоваться счет с печатью и подписью, а также документы, подтверждающие оплату). Единственное исключение, когда расход не нужно подтверждать документами, — это суточные. Их вы можете израсходовать по своему усмотрению.

Такая ситуация была до текущего года. Но согласно последним законодательным актам рассматривается отмена суточных при командировках 2016. Эта отмена касается не всех категорий командировочных, а только тех, которые ездят в пределах РФ. Для заграничных поездок суточные при командировках в 2016 году сохраняются и устанавливается из размер от 39 до 64 долларов, в зависимости от страны поездки.

Но в то же время в законе теперь прописаны новые категории расходов, которые должен возместить работодатель. Так как четко эти категории не прописаны, а именуются просто иными расходами, компании следует установить их перечень специальным актом или прописать в коллективном договоре.
Также предприятию следует иметь в виду, что теперь, в случае того, когда компания продолжает платить своим работникам суточные их невозможно будет списать при расчете налога на прибыль, как это делалось раньше и как теперь можно списывать расходы на проезд и проживание.

Заграничные командировки в 2016 году

По поводу суточных при поездке сотрудника за границу трактовка закона однозначна: они выплачиваются. Причем не стоит забывать, что до момента, пока сотрудник не пересек границу нашей страны, они рассчитываются в рублях, а после этого – в валюте.

Документы для командировок

Нельзя не упомянуть и тот момент, что в 2015 году очень изменился порядок оформления командировок. В 2016 году все изменения будут действовать по-прежнему. Так. Если раньше для направления сотрудника в командировку нужно было три документа: служебное задание, приказ о направлении его в командировку и командировочное удостоверение, где отмечались факт прибытия и выбытия сотрудника, то с принятием нового закона эта процедура существенно упростилась.

Так, отменили командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке и теперь достаточно только одного приказа, что, конечно, очень облегчило жизнь не только командируемых сотрудников, но и работников отделов кадров. В приказе должна быть описана цель вашей поездки.

Надо сказать, что некоторые компании предпочли оставить прежний режим документооборота в части командировок. Для этого на предприятии должен быть обязательно оформлен акт.

Таким образом, теперь направление сотрудника в командировку проходит следующим образом: предприятие готовит приказ с указанием цели поездки, работнику выдаются авансом деньги на командировочные расходы, в табеле обязательно проставляются все дни, которые сотрудник будет находиться в отъезде (обозначаются буквой «К»).

По приезде сотрудник отчитывается в бухгалтерии по расходам с обязательным подтверждением документами. Именно по проездным документам или по документам, подтверждающим даты проживания сотрудника в гостинице, регистрируются и подтверждаются даты, которые сотрудник был в командировке (раньше для этого использовать командировочное удостоверение).