Образец заполнения табеля учета рабочего времени. Остальные обозначения и коды в табеле. Программы для ведения учета

Табель учета рабочего времени позволяет фиксировать возможную занятость неполного рабочего дня, выходы на работу во внеурочное время и переработки, а также получать сведения об итоговом количестве отработанных часов с учетом отпусков и отгулов. Все эти сведения важны для начисления заработной платы.

Ведение рассматриваемого документа является обязательным для работодателей. Это законодательно закреплено в статье 91 ТК РФ .

Порядок ведения табеля рабочего времени на 2019 год

Приказ на составление табеля издает и подписывает руководитель организации. Ответственным лицом за его ведение назначается, как правило, руководитель структурного подразделения.

Документ составляется в единственном экземпляре и заполняется ежедневно. В конце каждого месяца выводится общее количество отработанных дней и часов. Документ подписывает руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы, после чего он передается в бухгалтерию.

Данный документ имеет два бланка — форма T-12 и форма T-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Первая форма позволяет учитывать не только время занятости, но и вести мониторинг выплат работникам. Форма Т-13, напротив, содержит только графы для заполнения фактически отработанного времени. Скачать табель учета рабочего времени на 2019 год (бланк) можно ниже.

Форма Т-12

Форма Т-13

Правила ведения табеля учета

При любой продолжительности работы, независимо от установленных режимов, сведения могут отражаться в таблице двумя способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

Все отметки об отступлениях от обычных условий занятости (прогул, больничный, сверхурочная работа и т. д.) должны быть подтверждены соответствующими документами (медицинскими справками, приказами и т. д.).

Все обозначения и коды табеля указываются на титульном листе. Например, буквой «Я» обозначается явка на работу, «ОТ» — отпуск, «В» — выходной и т. д.

Подробнее об этом читайте в статье « » .

Образец табеля учета рабочего времени скачать бесплатно

Программы для ведения учета

Некоторые организации используют специальные программы для ведения отражения рабочего времени сотрудников, которые обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о присутствии работников на рабочих местах, времени их прихода и ухода, периоде работы и отдыха сотрудников и т. д.

Однако в большинстве организаций до сих пор принято заполнять ведомость вручную. Так как она является важнейшим документом не только для расчета заработной платы, но и для декларирования расходов предприятия на оплату труда, что, в свою очередь, влияет на размеры налогов. Следовательно, заполнять ее нужно грамотно и внимательно.

Сроки хранения табеля учета рабочего времени

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

ФАЙЛЫ

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

• 2000 — обычный рабочий день,
• 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
• 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

• Я — рабочий день,
• Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

2. Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

3. В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

По диспозиции ч. 3 стат. 104-ой ТКРФ порядок введения такого учета рабочего времени всегда устанавливается правилами внутреннего должного трудового распорядка. Так же по диспозиции ч. 4 ст. 91-ой ТКРФ на прямого работодателя возложена такая обязанность по ведению учета всего времени, фактически отработанного текущим работником. Для указанных целей разработаны специализированные унифицированные формы № ТА-12 и ТА-131. Табель проработанного времени составляется в едином экземпляре уполномоченным для этого сотрудником и передается в отдел бухгалтерии.

Введение описываемого суммированного графика действительно допускается, но только когда по всем условиям текущего производства в этой организации не может фиксироваться ежедневная, а так же еженедельная продолжительность любой работы, с тем чтобы отрезок часов, взятый за учетный период (месяц, любой квартал и др.) не завышал нормального числа трудовых часов. Он не может значиться более календарного года.

Отдельные тонкости и правила по текущему вопросу указаны в статье 104-ой ТКРФ.

Получается, количество фиксированных часов в течение взятого одного дня или любой недели может завышать допустимую распорядком норму, однако указанное превышение компенсируется по уменьшению количества всех часов в течение остальных дней или недель по рамкам учетного периода. Это значит, нормальная продолжительность текущего рабочего времени, когда и при сменном графике при такой фиксации соблюдается посредством перераспределения рабочих расчетов в пределах соответствующего сменного периода.

Указанная диспозиция поддерживается в правовой практике: труд в нерабочие дни, перечень каких установлен ст. 112-ой ТКРФ, независимо от сменного графика, утвержденного общими правилами, должна значиться оплаченной руководством в предусмотренном (повышенном) размере с возможной премией и прочими поощрениями по правилам, прописанным ст. 153-ой ТКРФ.

Суммированный учет рабочего времени при сменном графике указывает на то, что работодатель всегда обязан разработать схему работ, т.к. работники должны заведомо знать четкий режим работы. Этот сменный график работ так же может быть зафиксирован приказом начальника организации. Отсутствие должной законодательной диспозиции закрепления специального графика, предусматривающего время и общие правила ознакомления штата с графиком труда, предоставляет субъекту право самостоятельно указывать и рассчитывать порядок ознакомления со сменным графиком работ, соблюдая всегда разумные сроки.

Сегодня можно утверждать, что анализируемый нами учет должен быть запущен приказом (любым распоряжением) работодателя с обязательным мнением выборного объекта первичной профсоюзной организации. Далее суммированный учет всего рабочего времени может значиться во всем штате либо для конкретных его единиц, в трудовых договорах (в пункте «кол-во часов» делается соответствующая пометка) с какими должен быть указан этот порядок учета работы. Документ, обозначающий введение такой схемы, должен быть направлен работодателем каждой штатной единице, какую таковой касается и только всегда под роспись.

Чтобы понять, как правильно проводить расчеты, рассмотрим пример. Итак:

В учреждении введен суммированный учет рабочего времени. Обычная продолжительность всех прописанных для сотрудников фирмы часов составляет 40 в неделю. Учетным периодом значится календарный месяц. Установим такую норму по состоянию на весь ноябрь 2016 года. Далее 4 ноября значится нерабочим праздничным днем, но обязательным, а рабочее время 3 ноября (в нерабочий день) снижается обычно на один час. По календарю стандартной недели в ноябре 2016 года ровно 20 трудовых дней. Получается, норма фиксированных часов на ноябрь будет значиться в виде 159 часов (40 ч делится на 5 раб. дн. а результат умножаем на 20 раб. дн. на 1 ч).

Табель учета рабочего времени 2017

Данный документ довольно часто запрашивают инспектора труда и налоговые организации. Из него они видят, были ли нарушения в сторону сотрудников, например, не перерабатывают ли те лишние часы. Если проверка выявит какие-то неточности или факт эксплуатации труда, директор может попасть под штрафные санкции в размере от 1000 до 5000 рублей, а крупные компании - до 50 тысяч рублей (ст.52.7 КоАП РФ).

Как составить табель учета рабочего времени

Для таких документов законодательством прописаны две унифицированные формы.

Их законность подтверждает постановление Госкомстата РФ под номером:

Форма №Т-12 используется для заполнения кадровых документов, а также табеля, вручную.
Форма №Т-13 создана для организаций, которые используют автоматическую обработку данных. После того, как она будет заполнена, ее следует распечатать и проставить “живые” подписи ответственных лиц.

Однако подобный табель для учета рабочего времени можно написать и свободной форме (согласно письму Роструда №ПГ/1487-6 1). Совсем не обязательно использовать указанные выше типовые бланки. Вы можете брать их как основу, и вносить в свой документ некоторые корректировки: упрощать и дорабатывать под себя.

Основные принципы заполнения:

1. Заполняющий обязательно должен указать сколько дней и часов работник провел на своем рабочем месте. Здесь же указываются причины отгулов и пропусков, если таковые были. Каждая такая причина имеет свой код, который прописан в форме Т-12. Эти же коды используются и в электронной форме бланка Т-13.
2. Табель учета рабочего времени может заполнять только уполномоченное лицо, после этого бланки должен подписать руководитель структурного подразделения и работник, который ответственен за кадровый учет. Заполняется документ каждый месяц. После того, как лист подпишут, его следует передать в бухгалтерию (согласно абз. 2 раздела 2 указаний, утв. постановлением Госкомстата России №1).
3. Если компания устанавливает дополнительные выходные дни, их также следует прописать в табеле по особым правилам. А рабочие дни в праздники отмечаются специально придуманными кодами.

Выходные дни в табеле на 2017 год

Код учета выходных дней в документе может быть разным. Он зависит от того как организация оплачивает эти дни и на каком основании они вообще предоставляются.

1 вариант. Сотрудники получают дополнительный выходной день, а компания уменьшает на них норму рабочего времени в месяц. Если выбирается пониженная норма, то работники получают полный оклад и эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле отведен код B.

2 вариант. Сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные - средний оклад. Для такого случая в табеле предусмотрен код ОВ.

Работа в праздники

Если человек выходит и отрабатывает праздничные дни, ему за это положен двойной оклад или же доплата по ординарной ставке сверх оклада и еще один день отдыха (согл. ст. 153 ТК РФ). В табеле такие дни следует отмечать кодом РВ. Причем этот код подходит как для двойной, так и одинарной оплаты.

Когда сотрудник выбирает дополнительный выходной день за тот, что отработал в праздники, его надобно отметить кодом НВ.

Командировочные дни

Если был издан указ и рабочий день относится к командировочному, то в табеле его, как правило, отмечают буквенным кодом “К” или цифровым “06”. Как только сотрудник выходит на работу, в бланке нужно проставить буквенный код “Я” или цифровой “01”.

Сколько хранится табель

После того, как закончится 2017 год, соответствующий табель учета рабочего времени необходимо хранить пять лет. Если в компании используются тяжелые, опасные и вредные условия труда, то время хранения, значительно, увеличивается - до 75 лет. Такие правила установили согласно приказу Минкультуры России №558.

Табель учета рабочего времени 2017 и налоги

Налог на прибыли

На основании этого документа, предприятие начисляет зарплату своим сотрудникам. Во время налоговых проверок компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность выплат.

Если будут обнаружены нарушения, то сумма налога на прибыль, указанная в отчетах, окажется неверной, а это уже влечет за собой наложение штрафных санкций.

НДФЛ

Когда происходит удержание НДФЛ с заработка работника, организация должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ для того, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Именно табель учета рабочего времени сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны.

Особенно должны учитывать данную особенность те работодатели, которые отправляют своих сотрудников в командировки в Белоруссию, потому что при пересечении границы, в паспорте гражданина не делают никаких отметок.

Если возникнет спорная ситуация с налоговиками, то компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.

Пособия ФСС

Если табель учета рабочего времени будет неправильно заполнен, то расчетная группа Фонда соцстраха не сможет засчитать компании расходы по больничному листку, потому что нельзя будет официально подтвердить количество отработанных дней, которые крайне важны при расчете этих сумм.

Суммированный учет рабочего времени 2017

Общие правила таковые: при сменной системе графика норму по часам на работе устанавливают по еженедельной норме для конкретной категории людей, числящихся в штате. Поэтому у работников, которые осуществляют свою трудовую деятельность по сменному графику, нормальное число часов работы становится меньшим.

Суммированный учет рабочего времени – общие правила расчета на 2017 год

Сегодня общие правила и отдельные тонкости – это та информация, которую должны знать все работодатели. Суммированный учет широко применяется при графике сменного и вахтового типа, при чем во втором случае является обязательным.

Расчет стоит производить согласно нормам законодательства. Например, большинство сотрудников работает в неделю ровно 40 часов. Есть исключения: мед работники – 39, на местах, где условия признаны вредными 36 часов трудятся, инвалидам законом определено 35 часов, люди до 16 лет работают по 24 часа в неделю.

В различных компаниях берутся различные отчетные периоды – где-то месяц, где-то квартал, а где-то год. Расчетный график используется стандартный: 5 раб дней, 2 выходных.

Статья 104 ТК РФ суммированный учет рабочего времени – описание правил расчета

При правилах расчета по общим правилам ориентируются на стандартное количество часов в недельный период. При суммированном учете рабочего времени используется такая продолжительность недели, которая принята законом для работников в зависимости от категории. После этого число делится на 5 (число раб дней/нед) и умножается на общее число дней работы в календаре. Из полученного показателя останется лишь вычесть количество часов сокращения. Сокращение может быть применено в случае наличия праздничных дней – как известно, накануне праздников продолжительность дня сокращается на 1 ч. Командировочные и отпускные тоже отнимаются.

Суммированный учет рабочего времени как правильно вести при сменном графике?

При сменном графике согласно с общими правилами расчет ведется по нормированным показателям. Если за месяц при 40-часовой неделе человек должен отработать 152 часа, то этот же показатель должен быть установлен для сотрудника, который выполняет свои трудовые обязательства по сменному графику. Работая сутки через трое, за этот же месяц сотрудник может набрать 168 ч, что на 16 ч больше нормы. Эти 16 – сверхурочные.

Оплачиваются сверхурочные следующим образом: первые 2 ч как минимум с умножением на 1,5, остальные – как минимум в 2х размере. Точные цифры прописываются в договорах - либо коллективном, либо трудовом.

Как прописать суммированный учет рабочего времени в трудовом договоре

В договоре выделяется раздел, посвященный количеству времени для отдыха и количеству - для работы. В него и включается условие о суммированным учете рабочего времени посредством дополнительного соглашения. По установленным общим правилам обязательно указывается выбранный период. После на него ссылаются в нормативных актах, принятых для регулировки всего порядка.

Суммированный учет рабочего времени примеры расчета

Представим, что отчетным периодом по общим правилам является квартал. По производственному календарю указано, что норма принята в количестве 429 часов, если неделя является не 40, а 36-часовой. Представим, что при суммированном учете рабочего времени работник в отпуске пробыл на протяжении 10 раб дней. За такой отпуск человек пропустит 72 ч (36 / 5 дней х 10 раб дней). В описанном случае норма за один квартал равна 357. Так что при сменном графике именно эта норма является определяющей. Если будут отработано больше 357 ч, то они уже будут идти как сверхурочные.

График учета рабочего времени 2017

О нем обычно говорят в контексте статьи 103 ТК РФ, когда продолжительность производственного процесса превышает нормальную продолжительность (восемь часов в течение дня и сорок часов в течение недели) трудовой деятельности.

Например, металлургический комбинат функционирует круглосуточно.

Бухгалтеру нет смысла присутствовать на предприятии в течение 24 часов, поэтому для административных сотрудников может быть установлен односменный режим - пятидневка с двумя фиксированными выходными.

А вот литейщикам или крановщикам прокатного стана необходимо постоянно обслуживать технологические процессы. Поэтому руководство вводит сменный график работы, когда первая, вторая и третья смены, перекрывая друг друга, могут обеспечивать непрекращающийся технологический процесс изготовления продукции по календарю смен. Его работодатель разрабатывает самостоятельно и утверждает его локальным нормативным актом.

Все графики сменности разрабатываются руководителями подразделений, которые обязаны планировать работу своих подчиненных и вести учет отработанного времени, отслеживать и вести график работы своих сотрудников онлайн, то есть постоянно.

В разговорах о режимах работы можно встретить формулировки:

Скользящий;
гибкий;
индивидуальный;
свободный и пр.

Однако все эти выражения относятся к учету рабочего времени, а не к сменному режиму деятельности, в том числе при работе вахтовым методом.

Поэтому он может быть:

Постоянным, при пятидневной или шестидневной рабочей неделе с фиксированными или скользящими выходными днями;
сменным, когда профессиональная деятельность осуществляется в очередности, установленной нормативным актом работодателя.

Естественно, что у большинства обычных людей возникает вопрос: Чем сменный график работы отличается от обычного?

Обычный

Работник работает в строго отведенное время, с понедельника по пятницу, с девяти утра и до шести вечера с перерывом на обед с тринадцати до четырнадцати.

Здесь все без вариантов, каждый день, каждый месяц и весь год работник трудится в одном и том же режиме.

Такой режим обеспечивается в связи с отсутствием у работодателя технологической и производственной необходимости выполнения своих задач за нормальными временными рамками, и как следствие отсутствует необходимость вести суммарный учет времени своего персонала, поскольку нормальная продолжительность рабочей недели у такого работника не превысит сорока часов, что соответствует требованиям законодательства

Сменный

Здесь наоборот, у работодателя в силу его производственных и технологических особенностей (непрерывное производство или оказание услуг населению) есть необходимость выполнять профессиональную деятельность либо круглосуточно, либо в течение времени, которое значительно превышает нормальную продолжительность (сорок часов можно выработать за пару дней, а не за неделю), в связи с чем устанавливаются графики сменности работников.

Законодательство обязывает работодателя:

С одной стороны создавать для всех сотрудников одинаковые условия работы;
с другой стороны исключить любую дискриминацию по любым признакам.

График смен одновременно позволяет обеспечить:

Нормальное функционирование предприятия (если технологические и иные условия этого требуют);
соблюдение требований законодательства при превышении нормальной продолжительности рабочего времени.

Именно поэтому работодатель организует поочередные смены: тот кто трудился сегодня в утро, завтра будет трудиться в день, потом выходной, потом в ночь и опять выходной, а потом опять в день и т.д., и так без исключения для всех, кто занят в этом режиме.

1. Определить учетный период.
2. Утвердить его нормативным актом, но лучше закрепить его в правилах внутреннего трудового распорядка.
3. При расчете сменности каждый работник должен отработать положенную норму часов и дней в соответствии с производственным календарем.

Рассчитывать график смен можно онлайн, можно в специальных программах типа 1С, главное, чтобы он был, и работники с ним были ознакомлены.

Учетный период может быть равен одному месяцу, кварталу, полугодию или году, однако максимальная продолжительность этого периода не может быть больше одного года, а для персонала, трудящегося во вредных или опасных условиях - не больше трех месяцев.

Продолжительность рабочего времени в учетный период не может быть больше или меньше, чем это установлено производственным календарем.

Так, если за учетный период принимается один месяц, работодатель должен понимать, что его сотрудники, например, в августе 2017 года не могут работать больше:

184 часов для 40 часовой недели;
165,6 часов для 36 часовой недели;
110,4 часов для 24 часовой недели.

Кроме того, количество рабочих дней в августе 2017 года не может быть больше 23, а количество выходных дней не может быть менее 8.

Например, при учетном периоде, равному одному кварталу (возьмем третий квартал 2017 года):

66 рабочих дней;
26 выходных и праздничных.

Рабочее время составляет при:

40 часовой неделе - 528 часов;
36 часовой неделе - 475,2 часов;
24 часовой неделе - 316,8 часов.

Поэтому, если:

В июле персонал отработал в рамках производственного календаря - 21 день и 168 часов;
а в августе сотрудники отработали вместо положенных 23 рабочих дней 30 и вместо положенных 184 часов 200 (что намного больше, чем установлено производственным календарем), то в сентябре, чтобы выйти на расчетную норму рабочих дней и часов за учетный период, работодателю придется сократить рабочее время своих сотрудников на 7 рабочих дней и на 100 рабочих часов.

Иначе придется платить работникам дополнительные деньги, и немалые.

Обозначения в табеле учета рабочего времени 2017

В табеле могут использоваться буквенные или цифровые коды для обозначения того или иного события, например, явка на работу имеет буквенное обозначение Я или 01 в цифровом выражении, прогул ПР или 24, дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы НВ или 28.

Полный список буквенных и цифровых символов содержится на первой странице формы Т-12:

Необходимо отметить, что унифицированная форма Т-12 может использоваться в любых организациях независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений.

В бюджетных учреждениях применяется форма учета, утвержденная приказом Минфина России № 52н, в которой используются другие буквенные и цифровые обозначения.

2. В каких случаях ставится код НН?

Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работник отсутствует на работе, а у ответственного лица отсутствуют документы о причинах его отсутствия. Даже в случае, если руководитель отсутствующего лица клянется, что работник в прогуле (код ПР), не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета, дождитесь пока работник принесет документ, объясняющий свое отсутствие, а то может случиться так, что табель с кодом НН будет предоставлен в бухгалтерию, а в последующем окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине, и тогда придется вносить изменения в документы первичного учета.

3. Как обозначаются выходные дни в командировках?

По вопросу кодового обозначения выходных дней при командировании существуют две точки зрения: одни считают, что ставить надо код К (командировка), вторые утверждают, что ставить надо код В (выходной день). У тех и других есть свои разумные и обоснованные законодательством аргументы, но единого подхода не существует, поэтому исходите из собственной сложившейся практики.

4. Отмечаются ли выходные дни в табеле, когда работник болеет?

При нахождении работника на больничном код Б (временная нетрудоспособность) проставляется за весь период временной нетрудоспособности, в том числе выходные и праздничные дни. Аналогичная сплошная регистрация производится при нахождении работников в отпуске по беременности и родам (Р), в отпуске по уходу за ребенком по достижению им возраста трех лет (ОЖ) и неоплачиваемом отпуске (ДО).

5. Каким образом обозначаются выходные дни в отпуске?

Если при нахождении работника в ежегодном основном оплачиваем отпуске (ОТ) или в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске (ОД), на период его отдыха выпадает выходной праздничный день, в табеле код ОТ или ОД подлежит замене на В (выходные дни и нерабочие праздничные дни), потому что, в соответствии со статьей 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

6. Какие обозначения ставить в табеле, цифровые или буквенные?

Четких инструкций по этому поводу не существует, поэтому в каждой организации сведения в табель заносятся исходя из сложившейся практики и удобства в работе.

7. Какую форму табеля удобнее использовать для заполнения?

Форма табеля не имеет значения, можно выбрать форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России № 1 (формы Т-12, форма Т-13), можно воспользоваться формой, утвержденной приказом Минфина России № 52н.

Вообще, если Вы трудитесь в коммерческой организации, можете самостоятельно разработать и утвердить собственную форму с собственными буквенными или цифровыми обозначениями, никто это не запрещает, главное, чтобы она была по факту.

8. Кто должен вести учет рабочего времени и кто должен за это отвечать?

Если организация небольшая, учет может вести один человек.

Если структура предприятия значительная, целесообразно в каждом подразделении назначить ответственное лицо.

Все ответственные лица, вне зависимости от их количества, назначаются приказами по основной деятельности во избежание различного рода недоразумений.

Ответственность за полноту и корректность заполнения табеля несет лицо, уполномоченное приказом.

Руководитель подразделения отвечает за своевременное направление табеля в бухгалтерию.

Работодатель несет ответственность в принципе за всех.

9. Как правильно вести учет рабочего времени, если предприятие небольшое и режим работы - пятидневка?

Единого подхода к ведению учета не существует, можно вести сплошной (регистрировать все факты), а можно только учет отклонений (временная нетрудоспособность, отсутствия по невыясненным причинам и т.д.). Основной критерий - это корректность фиксации фактически отработанного времени на бумажном носителе, так как этот документ является первичным для расчета оплаты труда.
Расписка 2017

Назад | |

Вести учет рабочего времени сотрудников обязаны все организации и ИП. Такой учет защищает права работодателя и работников. Скачайте бесплатно в excel табель учета рабочего времени на 2019 год и используйте подсказки по доработке документа.

Табель учета рабочего времени - один из основных кадровых документов. В нем фиксируются дни и часы работы, невыходы сотрудников в течение месяца. По этим данным бухгалтерия рассчитывает и начисляет заработную плату. Налоговики сверяют по табелю сведения об отработанном времени с бухгалтерскими документами о выплатах зарплаты. Трудовые инспекторы проверяют, соблюдала ли компания нормы рабочего времени и были ли нарушения трудового законодательства.

Скачать бесплатно в excel табель учета рабочего времени на 2019 год

По сведениям табеля составляют статистическую отчетность по форме П-4. А при споре о правомерности увольнения за прогул данные табеля можно использовать в суде.

Расскажем подробнее, как составить табель учета рабочего времени на 2019 год и вести, вносить изменения в документ и хранить его.

Бланк табеля учета рабочего времени на 2019 год

Организации применяют две унифицированные формы табеля учета рабочего времени в 2019 году: Т-12 и Т-13. Они рекомендованы постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1.

Можно разработать и собственные бланки табеля. Но применять их можно при одном условии: в них обязательно должны быть реквизиты, указанные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.02.11 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Форма Т-12 применяется при учете вручную. Форма Т-13 используется при пропускном учете (турникеты, фиксирующие время прихода и ухода сотрудников).

Количество отработанных и пропущенных каждым работником часов за месяц записывается в двух строках граф 4, 6 формы Т-12. В форме Т-13 первая половина месяца записывается в двух строках графы 4, вторая половина - в двух строках граф 15 и 16.

Коды и условные обозначения содержатся в верхней строке граф 4, 6 форм Т-12 и Т-13. Они одинаковы для обеих форм. В нижней строке граф 4, 6 ставятся соответствующие каждому коду затраты времени.

Количество отработанных дней за месяц пишут в верхних строках граф 5 и 7 формы Т-12, а в нижних строках - количество отработанных часов.

Столбцы с 8 по 17 заполняют в конце месяца. При этом итоговую цифру в столбце 8 выводят из суммы значений верхних ячеек столбцов 5 и 7, а итоговую цифру в столбце 9 - из суммы значений нижних ячеек этих же столбцов.

Дни невыходов на работу в общее число отработанных не включают.

Общее количество дней и часов указывают в столбцах 14, 16.

В столбец 15 вносят код причины отсутствия на работе.

В столбце 17 - общее количество выходных и праздничных дней по каждому работнику.

Некоторые сведения постоянного характера можно вносить заранее. Так, неизменными являются:

• порядковый номер;
• фамилия, имя, отчество сотрудника;
• специальность и профессия;
• данные о структурных подразделениях.

Допускается увеличение граф, если появляются новые параметры учета. Бланки табеля можно изготавливать компьютерным, печатным, копировальным и другими способами.

Отметки о пропусках, сокращенном и неполном рабочем дне, сверхурочной работе и другие вносятся только на основании установленных законодательно документов (приказов об установлении неполного времени, согласии на сверхурочную занятость, заявлений на отпуск за свой счет, больничных листов, предупреждений о предстоящем простое и т.д).

Дополнительный раздел 2 "Расчет с персоналом по оплате труда" заполняет бухгалтерия. Если в организации установлен раздельный учет расчетов с сотрудниками, этот раздел не заполняется.

Коды табеля учета рабочего времени 2019

В табеле применяются буквенные и цифровые обозначения. Найти их можно на титульном листе формы Т-12 (см. таблицу ниже).

Как вести табель учета рабочего времени 2019

Документ заполняют каждый рабочий день на протяжении месяца. Обычно это обязанность секретаря, сотрудника отдела кадров или бухгалтера.

В небольших компаниях табель учета рабочего времени ведут в одном экземпляре. В организациях, имеющих подразделения, департаменты, у каждого подразделения свой документ учета времени.

Есть два способа ведения табеля:

• сплошной (фиксируются как отработанные часы, так и отсутствие работника);
• по отклонениям (фиксируются опоздания, сверхурочные, ночная работа, неполные дни и часы).

В последний день месяца подсчитывается итоговое количество отработанных и пропущенных работником часов. Табель подписывает ответственный за учет кадров сотрудник, а также руководитель подразделения. После документ передают в бухгалтерию. В небольших организациях путь короче: сотрудник, ведущий табель, подписывает его и приносит в бухгалтерию.

Как вести суммированный учет рабочего времени в 2019 году

Суммированный учет ведется, если организация из-за специфики своей деятельности не может соблюдать нормальную ежедневную или еженедельную продолжительность работы, установленную как для обычных работников, так и для тех, кто трудится с вредными или опасными условиями труда, а также других категорий работников (ст. 104 ТК РФ). Продолжительность рабочего времени при суммированном учете определяется за учетный период.

Какие предприятия ведут суммированный учет:

• работающие круглосуточно или по сменному графику;
• с гибким режимом для ряда сотрудников;
• при вахтовом методе работы;
• для некоторых категорий работников такой учет установлен приказами и распоряжениями вышестоящих органов исполнительной власти (например, водителям автомобилей - на основании пункта 8 Приказа Минтранса России от 20.08.04 № 15).

Учетный период. Это основной показатель при суммированном учете. Он может составлять месяц, три месяца (квартал), год. При работах с вредными или опасными условиями учетный период составляет три месяца. Его можно продлить до года, если для этого существуют основания сезонного или технологического характера.

Время, когда сотрудник не выполнял обязанностей на законных основаниях (нахождение в ежегодном оплачиваемом или учебном отпуске, болезнь, отпуск без сохранения заработной платы, выполнение государственных и общественных обязанностей и т.д.), исключается из учетного периода. При этом норма рабочего времени уменьшается на количество часов отсутствия (письмо Роструда от 01.03.10 № 550-6-1).

Норма рабочего времени. Выводится исходя из еженедельной нормальной продолжительности рабочего времени: 40 часов - при обычных условиях труда, 36 часов - при работах с вредными или опасными условиями. За ее несоблюдение организацию могут оштрафовать на сумму от 30 до 50 тыс. рублей.

Получить норму можно, зная продолжительность рабочего дня и количество дней в месяце, квартале, полугодии, за год.

Как правильно оформить. Издают приказ руководителя организации. Одновременно назначают ответственного сотрудника, который будет осуществлять суммированный учет. Приказ доводится до сотрудников под расписку. Новая форма учета рабочего времени согласовывается с профсоюзным органом. Чтобы иметь возможность увеличить учетный период, ее нужно прописать в коллективном договоре.

График работ и график смен. Суммированный учет предполагает обязательное введение графика работ или графика смен. Важно не путать эти понятия.

График смен используется при сменном режиме работы, когда одну и ту же работу выполняют несколько работников. Сменная занятость применяется, если по особенностям производства рабочий день превышает 8-часовой, а также для более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемых товаров или оказываемых услуг (ст. 103 ТК РФ).

С графиком смен работников знакомят не позднее, чем за месяц до его введения. Относительно графика работ срок ознакомления законодательно не определен. Поэтому его целесообразно установить во внутреннем документе организации.

Как заполнять табель учета рабочего времени 2019 в различных ситуациях

Сотрудник отработал неполный день. Работающая мама отпросилась на два часа раньше окончания рабочего дня, чтобы отвести ребенка в поликлинику. Руководитель дал согласие. В верхней графе ставят код "Я" или "01". В нижней ставится фактическая продолжительность рабочего времени - "6". Неотработанные часы вносить не нужно.

Сотрудник заболел. В верхней части бланка ставится обозначение "Б" или "19". В нижней части ничего не указывается. Обязательно наличие подтверждающего документа - больничного листа за все дни, когда сотрудника не было на работе.

Сотрудника привлекли к работе в праздничный день. Ставим в верхней части "РВ". Если сотрудник впоследствии берет полагающийся ему дополнительный день отдыха, ставится код "ОВ".

Сотрудник взял отгул. Если сотрудник предупредил об отгуле, в верхней части ставится код "НВ" или "28". В нижней части ничего не указывается. Если причина отсутствия неизвестна, ставится "НН" или "30". Когда причина будет выяснена и окажется уважительной, код "НН" нужно будет зачеркнуть и поставить вместо него один из кодов: "Б", "У", "Г" и т.д. Нижняя часть не заполняется.

Сотрудник уехал в командировку. В верхней части ставится "К" или "06". В день выхода сотрудника на работу ставится код "Я" или "01".

Внесение изменений в табель учета рабочего времени в 2019 году

Иногда при ведении документа допускают ошибки: вместо больничного указан пропуск по невыясненным причинам, праздничные дни отмечены как рабочие, не внесены или неверно написаны фамилия, имя или отчество сотрудника. В таких случаях необходимо внести изменения. Есть два способа.

Способ 1. Оформляется корректирующий бланк по форме Т-12 или Т-13 и подается в бухгалтерию вместе с сопроводительной запиской руководителя отдела кадров. В записке необходимо указать причины и содержание внесенных изменений.

Способ 2. В исходном табеле зачеркиваются одной чертой неверные данные (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105). Наверху вносится правильная информация, на свободном месте - удостоверяющая надпись: "По инженеру Петрову таб. № 1 исправлено за 5,6,7 сентября 2018 года код "НН" на код "К" на основании приказа о направлении в командировку и командировочного удостоверения верно. Руководитель отдела кадров Сидоров А.Б., подпись, дата внесения записи".

Сроки хранения табеля учета рабочего времени 2019

Табель учета рабочего времени, составленный в 2019 году, надо хранить в бухгалтерии не менее 5 лет, поскольку он является первичным учетным документом на оплату труда. Если в документе есть сведения о сотрудниках, занятых на опасных и вредных работах, хранить его нужно в течение 75 лет (п. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558).

Руководителя предприятия могут оштрафовать на сумму от 1000 до 5000 рублей, а предприятие - на сумму от 30 до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП), если порядок хранения документа нарушен.

Базируясь на табеле учета рабочего времени, работники бухгалтерии рассчитывают и различные пособия. Помимо этого, данный документ помогает руководителю следить за соблюдением рабочего режима и предоставляет достаточно информации для статистической отчетности. Чтобы правильно заполнить табель учета рабочего времени на 2017 год , Вам следует знать некоторые особенности прописанные действующим законодательством.

Данный документ довольно часто запрашивают инспектора труда и налоговые организации. Из него они видят, были ли нарушения в сторону сотрудников, например, не перерабатывают ли те лишние часы. Если проверка выявит какие-то неточности или факт эксплуатации труда, директор может попасть под штрафные санкции в размере от 1000 до 5000 рублей, а крупные компании — до 50 тысяч рублей (ст.52.7 КоАП РФ).

Как составить табель учета рабочего времени

Для таких документов законодательством прописаны две унифицированные формы. Их законность подтверждает постановление Госкомстата РФ от 01.05.04 под номером.

• Форма №Т-12 используется для заполнения кадровых документов, а также табеля, вручную.
• Форма №Т-13 создана для организаций, которые используют автоматическую обработку данных. После того, как она будет заполнена, ее следует распечатать и проставить “живые” подписи ответственных лиц.

Однако подобный табель для учета рабочего времени можно написать и свободной форме (согласно письму Роструда от 14.02.13 №ПГ/1487-6 1). Совсем не обязательно использовать указанные выше типовые бланки. Вы можете брать их как основу, и вносить в свой документ некоторые корректировки: упрощать и дорабатывать под себя.

Основные принципы заполнения

1. Заполняющий обязательно должен указать сколько дней и часов работник провел на своем рабочем месте. Здесь же указываются причины отгулов и пропусков, если таковые были. Каждая такая причина имеет свой код, который прописан в форме Т-12. Эти же коды используются и в электронной форме бланка Т-13.
2. Табель учета рабочего времени может заполнять только уполномоченное лицо, после этого бланки должен подписать руководитель структурного подразделения и работник, который ответственен за кадровый учет. Заполняется документ каждый месяц. После того, как лист подпишут, его следует передать в бухгалтерию (согласно абз. 2 раздела 2 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 №1).
3. Если компания устанавливает дополнительные выходные дни, их также следует прописать в табеле по особым правилам. А рабочие дни в праздники отмечаются специально придуманными кодами.

Скачать формы и бланк с примером заполнения

Выходные дни в табеле на 2017 год

Код учета выходных дней в документе может быть разным. Он зависит от того как организация оплачивает эти дни и на каком основании они вообще предоставляются.

1 вариант. Сотрудники получают дополнительный , а компания уменьшает на них норму рабочего времени в месяц. Если выбирается пониженная норма, то работники получают полный оклад и эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле отведен код B.

2 вариант. Сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая в табеле предусмотрен код ОВ.

Работа в праздники

Если человек выходит и отрабатывает праздничные дни, ему за это положен двойной оклад или же доплата по ординарной ставке сверх оклада и еще один день отдыха (согл. ст. 153 ТК РФ). В табеле такие дни следует отмечать кодом РВ. Причем этот код подходит как для двойной, так и одинарной оплаты.

Когда сотрудник выбирает дополнительный выходной день за тот, что отработал в праздники, его надобно отметить кодом НВ.

Командировочные дни

Если был издан указ и рабочий день относится к командировочному, то в табеле его, как правило, отмечают буквенным кодом “К” или цифровым “06”. Как только сотрудник выходит на работу, в бланке нужно проставить буквенный код “Я” или цифровой “01”.

Сколько хранится табель

После того, как закончится 2017 год, соответствующий табель учета рабочего времени необходимо хранить пять лет. Если в компании используются тяжелые, опасные и вредные условия труда, то время хранения, значительно, увеличивается — до 75 лет. Такие правила установили согласно приказу Минкультуры России от 25.08.2010 №558.

Табель учета рабочего времени 2017 и налоги

Налог на прибыли

На основании этого документа, предприятие начисляет зарплату своим сотрудникам. Во время налоговых проверок компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность выплат.

Если будут обнаружены нарушения, то сумма налога на прибыль, указанная в отчетах, окажется неверной, а это уже влечет за собой наложение штрафных санкций.

НДФЛ

Когда происходит удержание НДФЛ с заработка работника, организация должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ для того, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Именно табель учета рабочего времени сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны.

Особенно должны учитывать данную особенность те работодатели, которые отправляют своих сотрудников в командировки в Белоруссию, потому что при пересечении границы, в паспорте гражданина не делают никаких отметок.

Если возникнет спорная ситуация с налоговиками, то компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.

Пособия ФСС

Если табель учета рабочего времени будет неправильно заполнен, то расчетная группа Фонда соцстраха не сможет засчитать компании расходы по больничному листку, потому что нельзя будет официально подтвердить количество отработанных дней, которые крайне важны при расчете этих сумм.