На основании чего составляют штатное расписание. Как выглядит штатное расписание: образец заполнения. Штрафы за неверно составленное штатное расписание

Штатное расписание — внутренний нормативный документ, который применяют для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит:

• перечень структурных подразделений;
• наименования должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
• сведения о количестве штатных единиц;
• размеры должностных окладов;
• размер ежемесячных надбавок;
• месячный фонд заработной платы.

Разработать форму штатного расписания можно самостоятельно, но большинство предприятий использует унифицированную форму № Т-3 «Штатное расписание» (утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»; далее — Постановление № 1), так как она удобна в заполнении и содержит всю необходимую информацию.

Согласно Постановлению № 1 и письму Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 «О требованиях к оформлению первичных документов» штатное расписание является формой первичной учетной документации. Следовательно, в случае неприменения унифицированной формы № Т-3 нужно обратиться к ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 18.07.2017) «О бухгалтерском учете». В пункте 1 этой статьи перечислены следующие обязательные реквизиты первичного учетного документа :

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

ФОРМИРОВАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

Штатное расписание формирует любой работник, на которого возложена соответствующая обязанность. Как правило, этим занимаются специалисты кадровой службы (отдел кадров, отдел труда и заработной платы, отдел управления персоналом), реже — специалисты бухгалтерского или финансового подразделения.

ЭТО ВАЖНО

Прежде чем приступить к формированию штатного расписания, определитесь с организационной структурой предприятия. Этот шаг не обязателен к исполнению, но значительно облегчает дальнейшую работу.

Организационная структура предприятия представляет собой комплекс взаимосвязей между различными уровнями организации, нацеленный на оптимальное распределение обязанностей и степени подчиненности.

Элементы организационной структуры предприятия:

• работники;
• отделы, бюро, подразделения и другие внутренние службы.

Основа взаимосвязи между элементами организационной структуры — горизонтальные и вертикальные связи.

Горизонтальные связи являются одноуровневыми, носят характер согласования. Они строятся между подразделениями предприятия, которые находятся на одном управленческом уровне (не подчиняются друг другу). Вертикальные связи предполагают наличие факта подчинения и руководства.

Существует несколько основных форм управления предприятием:

• линейная;
• функциональная;
• линейно-функциональная.

Линейная форма управления

Линейная структура управления предполагает наличие единоличного руководителя, в подчинении которого находятся исполнители или руководители подразделений (линейные руководители). Здесь присутствуют:

• вертикальные связи от основного руководителя к руководителям подразделений и от руководителя подразделений к исполнителям в данном подразделении;
• горизонтальные связи только от одного руководителя подразделения к другому. Наличие горизонтальных связей между исполнителями в разных подразделениях не предусмотрено.

Функциональная форма управления

Функциональная форма управления является следствием линейной, когда возникает необходимость в специализации подразделений предприятия. В таком случае происходит распределение функциональных обязанностей между подразделениями и исполнителями.

Линейно-функциональная форма управления

Объединяя основы линейной и функциональной форм управления, данная структура предполагает наличие как функциональных, так и линейных руководителей. Функциональные руководители ставят задачи для линейных руководителей, которые в дальнейшем могут делегировать их своим подчиненным.

Функциональный руководитель осуществляет руководство над несколькими линейными руководителями подразделений предприятия (например, заместитель директора по экономике и финансам может осуществлять руководство над начальниками планово-экономического отдела, отдела труда и заработной платы, бухгалтерии).

Кроме представленных структур управления выделяют линейно-штабную форму, дивизиональную, проектную, матричную и бригадную.

Линейно-штабная структура управления

Линейно-штабная структура — развитие линейной структуры. Данная структура управления включает специальные подразделения, так называемые штабы. Они не обладают правом принятия решений и руководства нижестоящими подразделениями, предназначены для оказания помощи в выполнении каких-либо заданий, осуществляют планирование и анализ. Другими словами, штабные подразделения выполняют функции, какими ранее не были наделены линейные руководители при простой линейной структуре управления.

Дивизиональная структура управления

В дивизиональной структуре предполагается распределение обязанностей и ответственности: высшее руководство занимается планированием и решением стратегических задач, а руководители подразделений отвечают за оперативные решения (в то же время несут ответственность за получение прибыли своим подразделением).

Проектная структура управления

Проектная форма относится к органическому (гибкому, адаптивному) типу управления предприятием. Основной принцип данной формы: создание временных органов управления для решения конкретных задач (для конкретного проекта). После решения поставленных задач подразделение, как правило, расформировывают.

Матричная структура управления

Аналогично проектной форме при матричном управлении создаются проектные подразделения, но здесь их руководители подчиняются функциональному руководителю, а исполнители этих подразделений находятся в двойном подчинении (у проектного и функционального руководителя).

Бригадная структура управления

Бригадная форма очень схожа с матричной, только в основе лежит групповая форма организации труда. Применение этой формы предполагает создание автономных бригад, которые состоят из управляющего звена, звена специалистов и рабочей силы.

Следует отметить, что наибольшее распространение имеет линейно-функциональная структура управления предприятием.

Используя организационную структуру предприятия, формировать штатное расписание намного проще.

В действующем законодательстве нет ни слова о том, что штатное расписание обязаны оформлять все предприятия без исключения. В то же время в нем нет указания об отсутствии такого обязательства. Таким образом, формирование не является обязательным, но это не значит, что им можно пренебрегать.

Зачастую возникают ситуации, когда вышестоящие органы (инспекция по труду, судебные органы, налоговая служба и др.) могут затребовать штатное расписание или выписку из него (цели: проверить обоснованность применения льгот по налогам, достоверность представленных сведений о трудовом стаже, заработке и др.).

Заполнение и утверждение штатного расписания

Рассмотрим порядок заполнения унифицированной формы штатного расписания № Т-3 на примере (табл. 1).

Как видно из табл. 1, штатное расписание организации содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также сведения о количестве штатных единиц и уровне оплаты труда с учетом надбавок.

Количество штатных единиц (графа 4 ) указывают в единицах по каждой должности или профессии. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указывают в соответствующих долях (0,25; 0,5; 2,75 и т. д.).

В графе 5 отражают размер месячной заработной платы по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке и т. д. То есть для каждой должности здесь указывают месячную зарплату по тарифной ставке для одной штатной единицы.

К СВЕДЕНИЮ

Согласно ст. 129 ТК РФ оклад (тарифная ставка) — это фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

В графах 6 -8 показывают стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты), установленные действующим законодательством, и надбавки, введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом работы или условиями труда). Представим возможные доплаты и надбавки к тарифным ставкам и окладам :

• надбавки за непрерывный стаж работы на предприятии;
• надбавки за вахтовый метод работы;
• надбавка работникам, которые занимаются обучением вновь принятых на работу сотрудников;
• доплаты и надбавки, предусмотренные законодательством РФ за работы во вредных и (или) опасных условиях труда;
• доплаты и надбавки за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• надбавки за классность водителям;
• надбавки за профессиональное мастерство;
• надбавки за ученую степень или звание;
• надбавки за знание иностранных языков и др.

ЭТО ВАЖНО

Надбавки, введенные организацией самостоятельно, должны быть закреплены во внутреннем нормативном документе (коллективном договоре, Положении об оплате труда, Положении о премировании и т. д.).

В графе 10 «Примечание » можно отображать любые комментарии, но наиболее рационально включить в нее информацию о нормативном документе, регламентирующем применение той или иной надбавки или доплаты.

После заполнения всех граф таблицы штатного расписания в строке «Итого» указывают итоговые суммы по графам 4-9.

Замечания

1. Штатное расписание подписывает главный бухгалтер и руководитель кадровой службы. Подписанты могут быть и другие (решение принимает руководство предприятия).
2. Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителем организации или уполномоченным им лицом. Полномочие по утверждению данного документа должно быть закреплено в письменной форме.

А. Н. Дубоносова, заместитель управляющего директора по экономике и финансам

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале

Работа каждого предприятия базируется на основании законодательных актов различного уровня подчинения. Большую роль в жизни любой организации играют локальные документы, приняты и изданы для самого предприятия.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

К документам локального характера относится и штатное расписание. Ниже раскрыты особенности и особенности оформления этого важного документа.

Что это за документ?

Штатное расписание – нормативный акт локального характера. Базируется на основании Устава предприятия.

Для унификации Постановлением Службы Государственной статистики была утверждена форма Т-3.

На предприятиях используется для оформления штатной численности сотрудников, их состава и структуры.

Включает в себя:

• Наименование отделов, присвоение им кода.
• Название должностей, специальностей, профессий, разряда, класса квалификации.
• Количество сотрудников, оклад, надбавки.

Штатное расписание призвано:

• Сформировать организационную структуру предприятия.
• Сформировать численность подразделений и штатных единиц.
• Сформировать систему оплаты труда сотрудников.
• Установить надбавки и их размер.
• Облегчить подбор персонала на вакансии.

Что говорит закон?

Нормативная база

• Трудовой кодекс. Ст. 15 и 57 содержат упоминания о штатном расписании. Это связано с тем, что обязанности, права и оплата труда работника исходят из штатного расписания.
• Инструкция по . Указано, что все записи заносятся в трудовую книжку на основании штатного расписания.

Нормативного акта, в котором указана обязанность по ведению штатного расписания, нет. Несмотря на подобную «дыру в законе», все контрольные службы запрашивают данный документ.

С его помощью проверяется и собирается информация о сотрудниках, вознаграждении о проделанной работе и т. д. Поэтому его отсутствие – это нарушение закона о труде и влечет за собой наложение штрафа.

Вывод: штатное расписание должно быть на каждом предприятии.

Ответственные лица. Кто подписывает?

Права подписи в штатном расписании имеет руководитель предприятия, начальники отдела кадров и бухгалтерии. Это значит, что ответственность за составление, оформление, внесение изменений несут сотрудники данных служб.

Подпись ставится в конце документа. В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи.

При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа.

Когда и как вносить изменения?

Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно. Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно.

Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников.

При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.

Внесение изменений возможно несколькими способами:

• Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
• Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении. Данный способ возможен, если корректировки не существенны.

Внесенные изменения в штатное расписание влияют на уже работающий персонал, соответственно корректировки следует вносить в трудовые документы тех сотрудников, которых они касаются.

Это может быть изменение должности, отдела, дополнительные обязанности, изменение , .

При изменении должности, сотрудник должен быть в письменной форме проинформирован за два месяца.

Таким образом, внесение изменений состоит из этапов:

• Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
• Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
• Написание и принятие приложения к с работником, которого касаются изменения.
• Запись полученных изменений в трудовую книжку.

Как составить штатное расписание правильно?

Порядок, этапы и правила заполнения

При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.

Это связано с тем, что при составлении расписания необходимо указать подразделения, которые входят в состав предприятия. Далее заполняется стандартизированная форма.

Этапы внесения данных в стандартизированную форму:

• Указать название предприятия согласно учредительным документам. При наличии сокращенного названия его также необходимо указать – в скобках или строкой ниже.
• Указать код ОКПО.
• Указать порядковый номер, согласно Журналу регистрации документооборота. При многократном внесении корректировок следует ввести отдельную нумерацию (например, с буквенным значением).
• В специальную графу вносится дата составления документа. Может не всегда совпадать со временем вступления его в силу. В связи с этим в унифицированной форме есть графа, в которой указывается дата, с которой оно вступает в силу.
• В графу «Штат в количестве … единиц» вносится число должностных единиц.
• Заполняются графы.

Разделы, графы и их особенности

Раздел 1 «Наименование структурного подразделения»

Вносятся отделы, представительства, филиалы.

Данные вносятся сверху вниз.

В первой строке указывается руководство предприятия. Далее следуют финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, отдел по экономическим вопросам.

После заполнения граф отделами первого уровня подчинения необходимо внести данные о производстве.

Указываются все цеха и участки. После этого уровня заносятся данные об обслуживающих подразделениях (склад, например).

Раздел 2 «Код структурного подразделения»

С помощью данного раздела четко прослеживается иерархическая структура предприятия.

С целью облегчения заполнения данной графы следует воспользоваться отраслевыми классификаторами.

Любому структурному подразделению назначается определенный код в целях облегчения ведения документооборота.

Присвоение начинается с крупных к мелким. Например, департамент – 01, отделы в департаменте – 01.01, 01.02 и т. д., в отделе группа 01.01.01 и т. д.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника»

Заполняется раздел на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Для организаций, которые финансируются из федерального бюджета, использование классификатора является неотъемлемой частью процесса документооборота.

Вносятся данные в данную графу в соответствии с особенностями деятельности каждого предприятия.

Раздел 4 «Количество штатных единиц»

Содержит данные о количестве рабочих единиц. Штатные единицы бюджетной организации утверждаются вышестоящими организациями.

На предприятии не бюджетных форм собственности штатные единицы определяются его потребностями и экономической целесообразностью. Если на предприятии есть штатные единицы работающие на 0,5 или 0,25 ставки, то при заполнении данного раздела указываются доли.

Свободные рабочие места вписываются в количестве вакантных единиц штата.

Пример штатного расписания со ставкой 0,5:

Раздел 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.»

В данном разделе содержатся данные о заработной плате по должностям.

С помощью тарифной ставки осуществляется вознаграждение работников за выполненные обязанности согласно трудовому договору. Данный способ оплаты активно используется на государственных предприятиях и организациях. При тарификации окладов необходимо ссылаться на Единую тарифную сетку.

Оклад – фиксированное вознаграждение за выполнение обязанностей, которые непосредственно указаны в трудовом договоре.

Формирование оклада осуществляется за определенный промежуток времени (месяц, квартал, полугодие).

Установление оклада работников бюджетных организаций основывается на Единой тарифной сетке. Предприятия частных форм собственности исходят из финансовых возможностей, но не ниже минимального размера оплаты труда, куда не входят премии, надбавки, выплаты за особые условия труда и т. п.

Данные указываются в рублях.

Раздел 6-8 «Надбавки и доплаты»

Содержит данные о стимулирующих выплатах, компенсациях (премии, ), установленные законодательством РФ («северные», за ученную степень) и введенных по усмотрению организации (связанные с условиями труда).

Для предприятий и организаций, которые финансируются из государственного бюджета, размер надбавок устанавливается Правительством РФ, для частных – руководством предприятия.

Надбавки устанавливаются в виде процента от оклада. Доплаты – фиксированная выплата.

Раздел 9 «Итого»

Суммируются графы 5 — 8. Указываются все расходы в течение месяца.

Раздел 10 «Примечание»

В графу вносятся изменения, уточнения по штатному расписанию.

Когда составляется и утверждается?

Составляется штатное расписание при открытии нового предприятия, филиала, дочерней компании и т. д. и при внесении существенных изменений.

В связи с тем, что заработная плата выплачивается ежемесячно, наиболее корректно дату вступления в действие назначить на первое число месяца.

Утверждается штатное расписание на основании приказа или распоряжения за подписью руководителя предприятия или уполномоченного лица.

Также в штатном расписании в графу «Утверждено» следует внести соответствующие реквизиты. Далее данные заносятся в Журнал регистрации, после чего номер вносится в приказ. Далее после процедуры утверждения штатное расписание отправляется на хранение.

Образец заполнения 2020:

Важные нюансы

Округление штатных единиц

При введении штатной численности в штатном расписании могут присутствовать целые единицы и дробные.

Существует два варианта округления штатных единиц:

• Округление осуществляется по каждому подразделению.
• Округляются штатные единицы по нескольким подразделениям.

При этом:

• Ставки менее 0,13=0, т. е. откидываются.
• Ставки 0,13–0,37 приравниваются к 0,25 штатной должности.
• Ставки 0,38-0,62 округляются до 0,5 ставки.
• Штатные ставки 0,63-0,87 приравниваются к 0,75 ставки.
• Свыше 0,87 — полная ставка.

Составление штатного расписания для индивидуальных предпринимателей

Согласно законодательству индивидуальный предприниматель может нанять работников. С момента принятия работников он становится работодателем и должен вести штатное расписание. Исключение составляют случаи, когда подробно обязанности, форма деятельности работника расписаны в трудовом договоре.

Штатное расписание помогает избавиться от трудностей непредсказуемых ситуаций при работе со штатом.

При составлении штатного расписания для индивидуальных предпринимателей стоит придерживаться тех же принципов и правил, что и для крупных компаний.

Но как минимум стоит заполнить Графы 1-5.

Разработка штатного расписания в бюджетном учреждении

Штатное расписание — неотъмлемая часть работы любой бюджетной организации. Составляется также согласно стандартизированной форме Т-3 согласно всем вышеперечисленным принципам и особенностям.

Однако для бюджетных учреждения в обязательном порядке является использование:

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
• Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС).

Штатное расписание в организации необходимо для формирования штатного состава и общей численности компании. Содержание штатного расписания стандартно для всех фирм - перечень должностей, структурного состава, штатных единиц, сведения об окладах сотрудников, месячной заработной плате и имеющихся надбавках; определяется положением или Уставом компании.

Оформляется штатное расписание по форме Т-3. Трудовой Кодекс РФ не предусматривает обязательного наличия штатного расписания в любой компании, но согласно постановления Роскомстата, для всех форм собственности распространяется необходимость учета первичной документации по учету оплаты труда.

Найм сотрудников по трудовому договору (вне зависимости от того, является ли место работы основным или по совместительству), происходит на основании штатного расписания, в котором обязательно указывается структурное подразделение и должность сотрудника.

Обычно штатное расписание - это деятельность бухгалтерии, но в Квалификационном справочнике должностей указано, что заполнение штатного расписания - непосредственная обязанность экономиста по труду. Но в связи со случаями отсутствия данной должности во многих организациях, руководитель компании самостоятельно принимает решение о том, кто будет заниматься вопросами штатного расписания в организации.

В случае, когда ответственность за ведение штатного расписания возлагается на сотрудника, не имеющего в трудовом договоре данную обязанность, такое действие сопровождается оформлением приказа.

_______________________________________________________________________________

Приказ об утверждении штатного расписания (пример)

_______________________________________________________________________________

Следует помнить, что наименование должности сотрудника в трудовом договоре обязано в точности совпадать с указанной в штатном расписании.

Составляется штатное расписание на определенную календарную дату, а утверждение его происходит обычно 1 января каждый год. Штатное расписание вводится в действие посредством приказа руководителя. Изменения в штатном расписании также вносятся при помощи приказа. В случае, когда в течение года в штатное расписание вносились незначительные изменения или не вносились вовсе, на предстоящий год переутверждения штатного расписания не требуется. В таком случае достаточно составить перечень вносимых изменений.

Унифицированная форма Т-3 штатного расписания не должна сокращаться, но в нее могут вноситься некоторые необходимые дополнения. К примеру, если какой-то из разделов штатного расписания не востребован (к примеру, раздел «надбавка»), в таком случае колонка унифицированной формы сужается и не заполняется в дальнейшем. Порядок расположения должностей и структурных подразделений в штатном расписании определяется непосредственно руководителем организации.

Каждое подразделение включает штатные должности с обязательным указанием специальности персонала. Указание должностей происходит в порядке убывания - начиная с высшего звена и заканчивая младшей должностью. Структурные подразделения и должности указываются только в именительном падеже. Неполные штатные единицы (к примеру, работники по совместительству) указываются в графе 4 в долях: 0,5; 0,25.

Максимальное количество ошибок совершается при заполнении графы «оклад». Очень часто руководители указывают не целый оклад, а его диапазон (к примеру, 3 000-5 000 рублей), что в корне неверно. В таком случае можно посмотреть приказ о штатном расписании (образец которого был указан выше) и сложить суммы окладов для того, чтобы они совпали с общей суммой, указанной в приказе. Естественно, сотрудники на разных должностях получают различный оклад , но для отражения колебаний их заработной платы существует специальная графа «надбавки».

Для чего нужно штатное расписание?

Основным назначением штатного расписания является его возможность доказательства в суде (в случае возникновения спорных ситуаций) того, что компания не трудоустроила сотрудника по причине отсутствия требуемой должности в штатном расписании, и увольнение его было обоснованным. Следует помнить, что грамотно составленное штатное расписание - залог выигрыша любого спора в суде. Так, штатное расписание прошивается, нумеруется, скрепляется печатью организации и подписывается руководителем и бухгалтером.

Подписи и печати на штатном расписании

Штатное расписание может состоять из нескольких листов. Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке. При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи. Данная процедура может применяться при подписании штатного расписания филиала перед его утверждением отдельно от головной организации.
Печати на утвержденном штатном расписании унифицированная форма N Т-3 не предусматривает.

Как и когда вносятся изменения в штатное расписание?

Изменения в штатном расписании происходят в случаях, когда меняется состав сотрудников, формируются новые отделы, исключаются старые должности и вводятся новые. Изменения вносятся двумя основными способами: можно полностью заменить само штатное расписание, или же оформить приказ на внесение изменений в штатное расписание . В случае, когда изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа, указываются следующие причины:

• реорганизация формы;
• оптимизация и улучшение деятельности руководящих структур;
• всевозможные изменения в законодательстве, требующие обязательного изменения штатного расписания;
• устранение повторяющихся обязанностей;
• сокращение или расширение производства фирмы.

При изменениях в штатном расписании коррективы должны вноситься в документы сотрудников - трудовую книжку и личную карточку (к примеру, при перенаименовании должности). В таком случае требуется получить письменное согласие работника.

При изменении окладов (оформлении надбавок и премий) сотрудник должен быть письменно уведомлен об этом за 2 месяца до наступления события. Изменения такого рода вносятся не только в штатное расписание, но и в при помощи дополнительного соглашения к договору. Также не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Об этом сказано в п. 3.1 Инструкции № 69.

Что такое штатная расстановка?

Текучка для многих компаний - привычое дело, ввиду чего во многих организациях практикуется ведение так называемой «рабочей» формы штатного расписания - штатной расстановки, иначе являющейся замещением должностей или штатным списком. Главное отличие этого документа от штатного расписания заключается в его динамичности. В отличие от изменения штатного расписания, штатная расстановка может оперативно изменяться в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия и, что самое важное, не требует издания приказа о его утверждении и изменении.

Поскольку штатное расписание, показывая общее количество штатных единиц (должностей) на предприятии, не дает возможности определить, вакантна должность или занята и кто из сотрудников ее занимает, в штатной расстановке, как правило, указываются именно эти сведения - фамилии и инициалы работников предприятия, занимающих должности, пред-усмотренные штатным расписанием, и статус должности - закрытый или вакантный.

Штатное расписание по унифицированной форме т-3 используется компаниями и предприятиями для упорядочивания информации о кадровой структуре, количестве сотрудников, зарплатах, надбавках и т.д. Считается, что такой документ должен быть на каждом предприятии и у ИП, если он имеет штат работников. У работодателей и кадровых сотрудников нередко появляются вопросы, связанные с обязательностью унифицированной формы т-3, её заполнением, вносимыми изменениями, утверждением нового штатного расписания.

Образец и бланк штатного расписания в формате excel 2020 года

ФАЙЛЫ

Обязательно ли компаниям иметь штатное расписание?

Представим две противоположные точки зрения на данный вопрос, существующие сегодня. Первая утверждает, что предприятия должны обязательно составлять и иметь ШР. Именно в нем указываются трудовая функция сотрудника и объем его зарплаты, наряду с трудовым договором. Ст. 15 (раскрывает понятие трудовых отношений) и ст. 57 ТК РФ (определяет содержание и суть трудового контракта) определяют трудовую функцию как «работы по должности в соответствии со штатным расписанием».

Приверженцы второй точки зрения считают, что решение о том, нужно ли хозяйствующему субъекту ШР, принимает сам руководитель. Аргументируется данное мнение таким образом:

1. Пост. Госкомстата России №1 от 05 января 2004 г. закрепило лишь рекомендованную к применению форму бумаги: унифицированную Т-3.
2. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Пост. Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.) обозначила, что записи о названии должности, профессии, специальности и т.д. делаются «как правило , в соответствии со ШР организации».

Следовательно, о том, что ШР обязательно к использованию, нигде не указано.

Внимание! ФСС, ПФР, ФНС согласны с первой точкой зрения. ФСС документ нужен для того, чтобы удостовериться в правильности начисления страховых взносов, ПФР — для уточнения информации о трудовом стаже. Налоговики могут запросить ШР во время выездных проверок.

Основные задачи штатного расписания в компании

ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:

1. В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
2. Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
3. Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
4. Закрепляет суммы надбавок персоналу.
5. Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.

Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.

Период действия

Срок действия штатного расписания компания может выбрать самостоятельно. Составляют его в большинстве случаев на 1 год. Если организация небольшая, с маленьким количеством сотрудников и развивается не активно, то штатное расписание может функционировать несколько лет. В больших организациях, штат которых растет быстро, документ заполняют ежегодно.

Если на протяжении года появляются новые должности, меняются число штатных единиц, названия вакансий, заработная плата, то в документ можно внести поправки и дополнения. Это осуществляется посредством издания специального распоряжения (о нем расскажем ниже) и внесения изменений в ШР.

Обязательно применять именно форму Т-3?

Штатное расписание по форме Т-3 было закреплено Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1. Все унифицированные бланки перестали быть обязательными к применению в работе с января 2013 года. С этого момента руководители компаний получили право работать с самостоятельно созданными бланками. Стало возможным дополнять новыми реквизитами уже существующие унифицированные формы.

В большинстве случаев хозяйствующие субъекты используют именно форму Т-3, так как она привычна многим бухгалтерам, кадровикам со стажем, сотрудникам проверяющих ведомств и содержит все нужные данные. Да и смысл изобретать велосипед?

Важно! Какими бланками будет пользоваться хозяйствующий субъект, унифицированными или разработанными самостоятельно, решает руководство. Выбор необходимо обязательно зафиксировать в учетной политике компании с помощью отдельного .

Как правильно заполнить форму Т-3 кадровому работнику

Бланк штатного расписания состоит из двух частей: вводной и основной (табличной). Рассмотрим, как заполнить каждую из них.

Вводная часть

Первым делом указывают название компании. Оно должно соответствовать тому, которое вписано в свидетельство о регистрации. Если «имя» содержит латинские буквы или слова, то такое и нужно указывать. Если в регистрационном документе присутствует краткое и полное название, то в ШР можно внести любое из них.

Как утвердить в компании штатное расписание

ШР вводится в работу работодателем с помощью . Утвердить ответственными за разработку и заполнение формы руководство может работников кадрового отдела, бухгалтера, сотрудников юридического отдела. Ответственным может быть и сам руководитель, особенно если предприятие не отличается большим штатом работников. Если работа над ШР поручается конкретному лицу, то его нужно обозначить в приказе. Кроме того, можно прописать эту задачу в трудовом контракте с ним.

Помните! Даты утверждения документа, введения его в работу и создания могут отличаться. Штатное расписание не запрещается утверждать и после его заполнения, а вводить в работу можно намного позже составления и утверждения.

В тексте распоряжения должны быть такие сведения:

• наименование хозяйствующего субъекта;
• название и номер распоряжения;
• место и дата создания документа;
• даты утверждения расписания, введения его в работу (здесь также следует отметить число штатных единиц и внести данные о месячном зарплатном фонде);
• ФИО и должности тех лиц, которым поручено составление ШР;
• указание на приложение к приказу — само ШР и его реквизиты;
• подписи и должности руководителя и лиц, которые отвечают за составление документа.

К сведению! Вводить штатное расписание в работу удобнее с 1-го числа месяца, поскольку оплата труда персоналу начисляется помесячно.

Составим образец приказа об утверждении штатного расписания

ООО «Афродита»

Приказ №34-ОД

г. Сарапул

Об утверждении штатного расписания

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить штатное расписание №3-ШР от 30 декабря 2019 года в количестве 35 штатных единиц и месячным фондом оплаты труда в размере 1 238 000 (один миллион двести тридцать восемь тысяч) рублей.
2. Ввести документ №3-ШР от 30 декабря 2019 года в работу с 1 января 2020 года.
3. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.

Генеральный директор: Симонов / Р.О. Симонов

С приказом ознакомлена:

Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева

Внесение изменений в штатное расписание

Чтобы изменить какие-либо данные в штатное расписание или внести в него новые, руководителю нужно издать специальный . Это может быть необходимо в таких ситуациях:

• требуется ввести новые подразделения или должности;
• меняется структура организации;
• требуется переименовать должности или подразделения;
• изменение зарплаты, тарифных ставок;
• предстоит сокращение штата.

Если нужно внести много изменений, то имеет смысл составить новое ШР и утвердить его приказом руководителя, присвоив документу следующий номер по порядку.

После издания распоряжения сотрудник отдела кадров или иной работник, ответственный за составление ШР, вносит в него все необходимые изменения.

Внимание! Приказ можно озаглавить, используя различные варианты: «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении дополнений в штатное расписание» и т.д.

В тексте документа должны содержаться стандартные реквизиты, такие как наименование, номер бумаги, дата и место составления и т.д. В основной части указывают, какие именно изменения должны быть сделаны, на кого возложена ответственность за исполнение данного распоряжения. Завершают текст подписи руководителя и ответственного за составление расписания лица.

Составляем образец приказа о внесении изменений в штатное расписание

ООО «Афродита»

Приказ №66

г. Сарапул

О частичном изменении штатного расписания

В связи с оптимизацией структуры ООО «Афродита»

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести с 15 августа 2020 года в штатное расписание, утвержденное приказом №34-ОД от 29 декабря 2019 года, такие изменения:

1. В структурном подразделении «Правовой отдел» должность помощник системного администратора переименовать в младшего системного администратора.
2. Структурное подразделение «Редакция» переименовать в «Производственный отдел».
3. В структурном подразделении «Производственный отдел» должность главного редактора переименовать в руководителя производственным отделом.
4. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.

Гендиректор: Симонов / Р.О. Симонов

С приказом ознакомлена:

Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева

Как правильно ввести новую должность в штатное расписание

Если в компании вводится новая штатная единица, то в этом случае следует изменить и само штатное расписание. Для этого руководитель также издаёт . Начинается процедура с составления работодателю. Ее составляет начальник того подразделения, где необходима новая штатная единица. В записке должны приводиться все обоснования данного решения, также должны прилагаться статистическая информация, подтверждающая целесообразность изменений, и для будущего сотрудника.

Если новый сотрудник не будет относиться ни к одному из существующих подразделений либо он будет подчиняться руководителю компании, то служебную записку составляет начальник отдела кадров. Кроме того, он может приложить к ней уже готовый приказ, который после ознакомления со всеми бумагами и принятия решения руководитель подпишет.

Подписанный документ остается в отделе кадров, копии отправляют в бухгалтерию и то подразделение, куда вводится новая штатная единица.

Образец распоряжения о введении новой должности

ООО «Афродита»

Приказ №74

г. Сарапул

О введении новой должности

В связи с расширением области деятельности ООО «Афродита»

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести с 23 сентября 2020 года в штатное расписание, утвержденное приказом №34-ОД от 29 декабря 2019 года, такие изменения:

1. В структурном подразделении «Производственный отдел» ввести должность СЕО-специалиста в количестве 2 штатных единиц с окладом 35 тыс. рублей.
2. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.

Гендиректор: Симонов / Р.О. Симонов

С приказом ознакомлена:

Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева

Порядок сокращения должностей

Вносить изменения в ШР потребуется и в случае сокращения штата (убираются определенные должности) или численности (сокращаются отдельные сотрудники). Согласно ст. 180 ТК РФ предупредить сотрудников о предстоящем расторжении трудового контракта по п.2 ст. 81 ТК РФ необходимо за 2 месяца до него. Делается это посредством вручения уведомления о сокращении штата.

В это же время необходимо издать распоряжение, в котором должен быть представлен список всех сокращаемых должностей либо сотрудников, а также еще один приказ — об утверждении нового ШР, или это может быть один документ, куда будет внесен пункт об утверждении нового ШР. Оно вводится в работу после расторжения трудовых договоров.

Внимание! Изменять ШР в данном случае нужно обязательно, поскольку именно оно позволит подтвердить, например, проверяющим из трудинспекции, факт отсутствия рабочих мест в организации и законность увольнения сотрудников.

Образец приказа о сокращении численности

ООО «Афродита»

Приказ №96

г. Сарапул

О сокращении численности сотрудников компании

В связи с уменьшением в компании объемов производства

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С 1 июля 2020 года сократить в ООО «Афродита» такие должности:
— программист, в количестве 2 шт. единиц;
— веб-дизайнер, в количестве 1 шт. единицы.
2. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А. известить работников ООО «Афродита» о предстоящем расторжении трудового договора с ними в связи с сокращением отдельных штатных единиц и предложить им имеющиеся в организации вакантные должности.
3. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А. совместно с помощником юриста Романовой А.П. к 1 июля 2020 года оформить процедуру сокращения отдельных штатных единиц в порядке, установленном трудовым законодательством.
4. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А. к 1 июля 2020 года составить новое штатное расписание для ООО «Афродита».

Генеральный директор: Симонов / Р.О. Симонов

С приказом ознакомлены:

Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева
Помощник юриста: Романова / А.П. Романова

Выписка из штатного расписания

Сотрудник может запросить такой документ для предоставления его в ФСС, ИФНС, ПФР и другие учреждения. В некоторых организациях получению такой должно предшествовать написание заявления о ее выдаче. Руководитель не имеет права отказать своего сотруднику в выдаче этого документа, поскольку работник вправе получать от работодателя всю информацию, которая касается его лично.

Выписку составляет сотрудник кадровой службы, заверяют ее работодатель, начальник кадровой службы и сотрудник, составлявший документ. Работник, запросивший выписку, тоже ставит свою подпись.

Бумага не является копией ШР, заключает в себе только те данные, которые имеют отношение к сотруднику, заказавшему ее.

Документ должен содержать только следующие сведения:

1. Наименование бумаги и дату ее составления.
2. Наименование компании.
3. Таблицу с такими данными: структурное подразделение, в котором числится работник, его должность, число шт. единиц, оклад, надбавки, месячный фонд оплаты труда для данной должности, примечания.
4. Срок действия выписки.
5. Подписи указанных выше сотрудников.

Важно! О том, что работнику была выдана выписка, нужно отметить в журнале учета исходящих из кадрового отдела документов, а также в личном деле сотрудника.

Часто задаваемые вопросы о штатном расписании. Краткий FAQ

Вопрос: Сколько хранить ШР и приказы, связанные с его изменениями?

Ответ: Как утверждает Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558, данные документы требуется хранить в компании постоянно.

Вопрос: Можно ли отражать в ШР одинаковые должности с разными окладами?

Ответ: Согласно Письму Роструда от 27.04.2011 №1111-6-1 нельзя. Это может грозить штрафами за нарушение трудового законодательства. Если необходимо указать разную зарплату, то можно воспользоваться внесением в ШР одному из сотрудников стимулирующих или компенсационных надбавок. Можно также изменить наименования должностей, например: «менеджер» на «старший менеджер», но для каждого должна быть своя должностная инструкция.

Вопрос: Могут ли быть в расписании вакантные должности? Можно ли их вычеркнуть?

Ответ: Могут. Если брать сотрудника на вакантную должность больше не требуется, то должность можно убрать путем издания приказа об изменении штатного расписания.

Вопрос: Обязательно ли предоставлять ШР организации по запросу проверяющих органов?

Ответ: Да. Запросить этот документ могут проверяющие сотрудники таких учреждений, как ИФНС, ПФР, трудинспекция.

Вопрос: Что представляет собой штатная расстановка?

Ответ: Это факультативный документ в организации. Можно услышать такие его названия, как штатное замещение или штатный список. Документ можно изменять столько раз, сколько нужно. Издания приказа не требуется. Отличается от ШР тем, что в форму Т-3 вносятся новые графы: ФИО сотрудника напротив каждой должности, стаж работы в организации, табельный номер, какие-либо другие особенности. Основная задача такого документа — помочь быстро отследить свободные должности. Штатная расстановка может пригодиться в организациях, где существует текучка персонала. Заполняется бумага аналогично ШР.

М.А. Кокурина, юрист

Штатное расписание: творим самостоятельно

Оштрафовать фирму за отсутствие штатного расписания нельзя: это не нарушение трудового или налогового законодательства. Ведь обязанность иметь такой документ прямо в Трудовом кодексе не прописана. Хотя фраза «в соответствии со штатным расписанием» там все же содержитс яст. 57 ТК РФ . Кроме того, этот документ не является первичкой, необходимой для признания расходов в налоговом учете. Почему же интернет-форумы пестрят обсуждениями о том, как его заполнить? Да и к нам в редакцию с подобным вопросом читатели обращаются довольно часто.

Зачем нужно штатное расписание

ОБМЕН ОПЫТОМ

КАМИН Александр

Главный бухгалтер, г. Москва

“ До чего живуче наше советское наследие, где штатное расписание, наряду с печатью и сметой, считалось основой финансовой самостоятельности учреждения: «...оклады по штатному расписанию и с учетом соотношений численности руководителей, специалистов и служащих...».

Может, в бюджетной сфере контроль слабоват, поэтому без штатного расписания там и не обойтись. Но в работающих ради прибыли коммерческих компаниях самое главное - это сэкономить и проконтролировать. Если фирма небольшая, то руководитель поименно знает, кто, как и за что работает. В средней и тем более крупной компании отчеты по кадрам такие бывают, что типовое штатное расписание, как говорится, и рядом не лежало.

Так что сами думайте: иметь вам штатное расписание или не иметь. Я отвечаю так: «В нашей организации такого документа нет! »” .

На самом деле полное, правильно составленное штатное расписание обобщает сведения о численности и структуре персонала организации и расходах на зарплату. То есть из него вы можете видеть, сколько штатных единиц способны обеспечить нормальную деятельность компании и сколько денег надо на зарплату.

Примерно то же самое хотят увидеть из вашего штатного расписания и проверяющие. Налоговой или трудовой инспекциям, ПФР и ФСС предписано запрашивать на проверках штатное расписание, и они это делают. Сопоставляют сведения из него с информацией о зарплатах из трудовых договоров, приказов о приеме на работу, расчетных листков, показаний работников. В частности, для выявления серых выплат, проверки правильности расчета страховых взносов или применения налоговых льго тп. 91 Методических указаний, утв. Постановлением ФСС от 07.04.2008 № 81 ; приложение 1 к Методическим рекомендациям, утв. Постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 № 11п .

Между прочим, встречаются суды, которые поддерживают трудинспекции и штрафуют компании за нарушение трудового законодательства, когда размер оклада, прописанный в трудовом договоре, не соответствует размеру, указанному в штатном расписани иРешение Ленинградского облсуда от 04.08.2011 № 7-478/2011 .

Есть и такая позиция судей: штатное расписание в полной мере подтверждает величину оклада работника наравне с трудовым договором и приказом о приеме на работ уАпелляционное определение ВС Республики Бурятия от 07.11.2012 № 33-3034 . Но не все суды считают штатное расписание необходимым для компании документом, в частности доказывающим уровень зарплат в организаци иПостановление ФАС СЗО от 08.11.2011 № А26-3875/2010 .

Кроме того, штатное расписание может пригодиться в случае спора с работником, уволенным с формулировкой «по сокращению численности/штата работников». Чтобы доказать правомерность увольнени яст. 179 , п. 2 ст. 81 ТК РФ , вы можете представить в суд именно штатные расписания и/или изменяющие их приказы, издававшиеся до и после отказа:

• <или> от каких-либо должностей, если было сокращение штата (предположим, устранена должность старшего кассира);
• <или> от каких-либо штатных единиц, когда прошло сокращение численности (к примеру, вместо трех единиц кассиров осталась одна).

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Штатное расписание с внесенными в него изменениями послужит дополнительным доказательством в случае судебного спора с работником, уволенным по сокращению численности или штата.

И если у вас не будет изменений в штатном расписании на дату издания приказа об увольнении работника по сокращению, суд может восстановить его на работе и обязать вас оплатить ему дни вынужденного прогул аКассационное определение ВС Удмуртской Республики от 27.09.2010 № 33-3088 .

Так что решение - иметь или не иметь штатное расписание - действительно за вами. И наши дальнейшие рекомендации для тех, кто утвердительно ответил на этот вопрос.

Что записать в штатном расписании

При составлении этого документа можно воспользоваться формой № Т-3утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 . Обязательной она уже не является, но, чтобы вам не изобретать велосипед, возьмите ее за основу и при необходимости доработайте «под себя». Допустим, в вашей фирме нет надбавок - тогда уберите ненужную графу.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ Порядок оформления первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплаты, рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте об учетной политике организации.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1, содержат необходимые реквизиты, соответствуют требованиям законодательства, привычны в работе. Поэтому рекомендуется продолжать использовать эти формы, в том числе форму № Т-3” .

Мы приводим образец заполнения штатного расписания с использованием унифицированной формы № Т-3.