Методы оптимизации затрат автотранспортного предприятия. Подобрать экономичный транспорт. принципов оптимизации затрат транспортной логистики

Оптимизация затрат на транспортном предприятии

Транспортные расходы влияют на стоимость практически любой продукции. При разрастании этого вида затрат у предприятия есть всего три варианта: увеличить цену товара и тем самым снизить его конкурентоспособность на рынке, оставить прежний уровень цен, но потерять долю прибыли, или найти резервы для оптимизации транспортных затрат. Безусловно, третий способ является самым выгодным и предпочтительным. Но как это сделать? Как оптимизировать затраты на транспортные услуги и при этом обеспечить своевременную и качественную доставку грузов покупателям?

Автоматизация – ключ оптимизации затрат на транспортные услуги

Для оптимизации затрат на транспортном предприятии, в первую очередь, необходимо улучшить качество . Именно от эффективности планирования зависит, удастся ли доставить товар с оптимальными затратами: обеспечить рациональную загрузку транспорта, минимизировать холостой пробег и простои, снизить перерасход топлива, предотвратить возврат товара на склад из-за того, что водителю не хватило времени на выполнение заказа. По нашим оценкам и оценкам наших клиентов, автоматизация планирования позволяет экономить до 25-30% на доставке товаров покупателям.

Организация транспортной логистики и оптимизация транспортных затрат с помощью 1С:TMS

Для оптимизации затрат на транспортном предприятии мы рекомендуем использовать решение " " (1С:TMS). Эта система предназначена для комплексного управления транспортной логистикой, включая автоматическое планирование внутригородских, межрегиональных и мультимодальных перевозок, построение сложных цепей поставок с использованием разных видов транспорта. Использование этих возможностей помогает добиться оптимизации транспортной логистики и транспортных затрат в самые короткие сроки.

Модуль 1С:TMS «Планирование транспортировки» позволяет:

· Оценивать потребности в перевозках и обрабатывать заявки на транспортировку грузов;

· Подбирать оптимальный способ доставки с учетом характеристик транспорта, параметров груза и условий его перевозки;

· Планировать рациональную загрузку транспортных средств;

· Планировать рейсы. Для формирования многодневных рейсов в системе используется отдельный профиль с расширенным функционалом, предусмотрена возможность автоматического составления графика работы и отдыха водителей;

· Составлять маршруты с учетом геозон, расстояния между точками, временных окон и других значимых факторов. Для визуального отображения гео-информации и расчета плановых показателей маршрутов с учетом графов дорожной сети 1С:TMS тесно взаимодействует с гео-информационными системами (Ингит, ГИС CetyGuide, Web-картография и др.);

· Предварительно рассчитывать затраты на перевозку, а также плановые показатели маршрутов: пробег транспорта, время прохождения маршрута, время посещения каждого из адресов и т.п.;

· Заполнять путевые листы и другие сопроводительные документы;

· Формировать маршрутные задания и по нажатию одной кнопки отправлять их на мобильные устройства водителей.

Планировать перевозки можно как в автоматическом, так и в ручном режиме. Ручной режим позволяет вносить корректировки в уже сформированные транспортные задания или планировать выполнение заявок «с нуля» – формировать рейсы, подбирать маршрутные задания по карте, выбирать порядок посещения контрольных точек и другие параметры перевозок.

Все это помогает добиться оптимизации затрат на транспортные услуги: сокращается пробег транспорта, как следствие – снижаются расходы на ГСМ и на транспортировку грузов в целом.

Оптимизация транспортных затрат и не только

Но оптимизация транспортных затрат – не единственный результат автоматизации планирования доставки. Кроме этого:

Е. Реутский

Чтобы бизнес приносил максимальный доход, необходимо считать каждую копейку в каждом бизнес-процессе компании. И вот, когда товар на складе и готов к отправке заказчику, возникает закономерный вопрос:

- Как сократить транспортные расходы на доставку товара заказчику?

Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо знать, сколько ресурсов и на что компания тратит при организации доставки товара. Каждый, кто пытался ответить на выше поставленный вопрос, обязательно приходил к следующим вопросам:
- когда целесообразно привлекать собственный автотранспорт, а когда наемный?
-при каком суммарном пробеге за рейс выгодно задействовать собственный автотранспорт, а при каком наемный?
- сколько стоит оперативность доставки товара (доставка за 24 часа)?
- стоит ли отправлять в рейс 2 машины на 1 день или отправить 1 автомобиль на 2 дня?
- в каких случаях, и при каком пробеге, выгоднее отправить собственный автотранспорт на 2 дня, чем отправлять наемный автотранспорт на 2 дня?

Ответы на эти вопросы вы найдете ниже.

Шаг первый

Необходимо определить постоянные и переменные части транспортных затрат на доставку продукции. Тут надо учитывать, что для каждого предприятия, вопрос какие статьи транспортных затрат включать в постоянные, а какие в переменные затраты стоит строго индивидуально, в зависимости от специфики деятельности предприятия. Как правило, в постоянные затраты включают статьи расходов, которые не зависят от пробега автомобиля и маршрута рейса, а в переменные затраты на оборот статьи расходов, зависящие от пробега автомобиля и маршрута рейса.

Например:

Постоянные затраты (зарплата ИТР, аренда стоянки/боксов, лизинговые платежи, зарплата водителя (если она фиксированная величина) и т.д.);
- переменные затраты (платные дороги, оплата топлива, амортизация шин).

В нашем случае, будем считать, что постоянные затраты равны 5 280 000 бел.руб. в месяц. Исходя из допущения, что в месяце будет 22 рабочих дня, постоянные затраты в день равны 240 000 бел.руб.. Переменные затраты будут рассчитываться в зависимости от пробега автомобиля за рейс, расчет представлен в таблице 1.

Таблица 1 - Транспортные затраты, в зависимости от пробега автомобиля.

Шаг второй

Рассмотрим задачи маршрутизации транспорта (Vehicle Routing Problems, VRP) в разрезе затрат на доставку до нескольких отдаленных точек-потребителей рисунок 1 и рисунок 2.

Рис.1. Классическая задача VRP, обычный период планирования доставки — один день.

Рис.2. Задача Periodic VRP (PVRP): доставка может осуществляться в течение нескольких дней.

Шаг третий

Допустим, у компании имеется собственный транспорт, но в период пиковых продаж, она вынуждена привлекать к доставке товара наемный транспорт, такого же типа и грузоподъемности, как и собственный подвижной состав. Этот наемный транспорт компания привлекает по следующим тарифам и на следующих условиях:

Цена 1 км пробега 900 бел. руб.;
-цена за 1 час 25000 бел. руб.;
-при рейсе без участия экспедитора компании, включается почасовая работа в количестве 2 часов;
-при рейсе на 2 дня, за второй день наемный автотранспорт включает почасовую работу в количестве 4 часов;
-при рейсе на 2 дня, оплата гостиницы 80 000 бел. руб.;
-при рейсе на 2 дня, оплата охраняемой стоянки 10 000 бел. руб..

Сформулируем две типичные задачи, возникающие при выборе способа организации доставки товара собственным или наемным транспортом, доставка за 1 день или за 2 дня.

Задача 1 : рассчитать на каком общем километраже целесообразно отправлять наемный автомобиль на 2 дня, исходя из критерия затрат поездки на один день и на два дня.
Решение Х1+У1+У2 ≥ Х2+А , компании целесообразно привлекать наемный автотранспорт на 2 дня.

Задача 2 : рассчитать на каком общем километраже целесообразно отправлять собственный автомобиль на 2 дня, исходя из критерия затрат поездки на один день и на два дня.
Решение : при возникновении ситуации, когда оплата за Х1+У1+У2 ≥Х2+А , компании целесообразно отправлять собственный автомобиль на 2 дня.

Для закрепления методики расчета затрат на доставку товара, рассчитаем составляющие затрат для рейса длиной маршрута в 720 км и представим их в таблице 2.

Таблица 2 - Транспортные затраты на организацию доставки товара рейсом длинной 720 км.

Шаг четвертый

Что бы ответить на вопросы, которые мы ставили в начале статьи, теперь нам достаточно смоделировать затраты на рейсы, используя различные варианты автотранспорта и меняя протяженность маршрута доставки товара. Результаты моделирования представлены в таблице 3.

Таблица 3 - Итоги моделирования транспортных затрат на организацию доставки товара.

РЕЗЮМЕ

Простой анализ полученных данных, поможет сократить транспортные затраты на доставку товара клиентам и выбрать для фирмы оптимальную стратегию в формате затраты/качество обслуживание клиентов.

1. Транспортные тарифы и правила их применения.

Расчеты за услуги, оказываемые транспортными организациями, осуществляется с помощью транспортных тарифов. Ведущим фактором, определяющим выбор перевозчика, является стоимость перевозки, а она зависит от тарифа.

Транспортные тарифы применяются на транспорте общего пользования. При использовании ведомственного транспорта возникают затраты, включаемые в себестоимость продукции в виде зарплаты водителей и обслуживающего персонала, амортизации, стоимости ремонтных услуг.

Тариф включает: - плату за перевозку грузов; - сборы за дополнительные операции, связанные с перевозкой (охрана, сопровождение, страхование). При определении размера тарифа необходимо знать правила исчисления плат и сборов на различных видах транспорта. Тариф является ценой на услуги транспортных организаций. Он должен обеспечивать транспортному предприятию возмещение эксплуатационных расходов и получение прибыли; для покупателей транспортных услуг – возможность покрытия транспортных расходов.

Транспортный тариф рассчитывается на среднюю дальность перевозки в определенных пределах; средняя дальность перевозки называется тарифным поясом . В расчетах учитываются разница в ценах на топливо и суточные расходы водителей по территориальным зонам. Тарифы рассчитываются на основе прейскурантов.

На различных видах транспорта системы тарифов имеют свои особенности :

На железнодорожном транспорте используются:

Ø общие (это основной вид тарифов, с их помощью определяется стоимость перевозки основной массы грузов);

Ø исключительные (для конкретных грузов, устанавливаются с отклонением от общих тарифов в виде специальных надбавок или скидок. Они могут быть повышенными или пониженными );

Ø льготные (для перевозок с определенной целью, а также для самих железных дорог);

Ø местные тарифы (в пределах данной дороги, устанавливают начальники отдельных дорог. В эти тарифы включают плату за перевозку грузов и ставки различных сборов).

Кроме провозной платы, железная дорога взимает с грузополучателей и грузоотправителей платы за дополнительные услуги, связанные с перевозкой грузов. Эти платы называются сборами и взыскиваются за выполнение силами железной дороги следующие операции: хранение, взвешивание или проверка веса груза, подача или уборка вагонов, их дезинфекция, экспедирование грузов, погрузочно-разгрузочные работы.

Основные факторы, влияющие на размер платы при перевозке грузов по ж/д : скорость перевозки (грузовая,большая, пассажирская); вид отправки (повагонная, контейнерная, малотоннажная, мелкая); расстояние перевозки; тип вагона (универсальные, изотермические, специализированные, цисцерны, платформы); принадлежность вагона или контейнера; количество перевозимого груза.

На автомобильном транспорте используют: сдельные тарифы, тарифы на условных платных автотонно-часов, за повременное пользование грузовыми автомобилями, километровый расчет, за перегон подвижного состава, договорные тарифы. На размер тарифной платы оказывают влияние: расстояние перевозки, масса груза, объемный вес груза, грузоподъемность автомобиля, общий пробег, время использования автомобиля, его тип, район, в котором осуществляется перевозка.

На речном транспорте тарифы на перевозки, сборы за перегрузочные работы и другие услуги определяются пароходствами самостоятельно . В основу расчета размера тарифа закладывается себестоимость услуг, прогнозируемая на период введения тарифов и сборов в действии.

На морском транспорте плата за перевозку осуществляется по тарифу либо по фрахтовой ставке (когда перевозка не связана с постоянным районом плавания, с постоянным портом погрузки и выгрузки, не ограничена определенным видом груза. Она устанавливается в зависимости от конъюнктуры фрахтового рынка и зависит от вида и транспортных характеристик груза, условий рейса и связанных с ним расходов).

2.Оптимизация транспортных расходов.

Главным принципом транспортной логистики, как и логистики в целом, является оптимизация расходов. На транспорте она достигается при соблюдении экономии за счет масштабов грузоперевозки и дальности маршрутов.

Экономия за счет масштабов грузоперевозки связана с тем, что, чем крупнее груз, тем меньше транспортные расходы на единицу веса. Точно так же более мощные виды транспорта – железнодорожный и водный – обходятся дешевле в расчете на единицу веса перевозимого груза, чем менее мощные – автомобильный и воздушный виды транспорта. Экономия за счет масштабов грузоперевозки возникает в силу того, что постоянная компонента транспортных расходов распределяется на весь груз, так что чем он больше, тем меньше удельные издержки на единицу веса.

В состав постоянных издержек входят: административные расходы, связанные с обработкой заказов на транспортировку; затраты на простой транспортного средства под погрузкой - разгрузкой; затраты на оформление платежных документов и эксплуатационные расходы.

Эти издержки считаются постоянными, так как их величина не зависит от размера грузовой отправки.

Экономия за счет дальности маршрута связана с тем, что чем длиннее маршрут, тем меньше транспортные расходы в расчете на единицу расстояния. Например, перевозка одного груза на расстояние 800 км обойдется дешевле, чем доставка двух грузов (такого же суммарного веса) на расстояние 400 км. Этот эффект также называют принципом убывания, поскольку удельные издержки на единицу пути сокращаются по мере увеличения дальности грузоперевозки. Экономия за счет дальности перевозки возникает в силу тех же причин, что и экономия за счет масштабов перевозок. Постоянные издержки, связанные с погрузкой-выгрузкой транспорта, должны быть отнесены к переменным затратам на единицу пути. Чем длиннее маршрут, тем на большее расстояние распределяются эти затраты, что ведет к сокращению транспортных расходов в расчете на единицу пути.

Эти принципы необходимо учитывать при оценке альтернативных стратегий транспортного обслуживания. Следует стремиться к максимальной загрузке транспортных средств и максимальной протяженности маршрутов грузоперевозки при обязательном удовлетворении всех сервисных ожиданий потребителей.

Оптимум транспортных издержек должен быть таким, чтобы общие логистические издержки оставались минимальными. Достигается это путем установления баланса транспортных расходов и качества транспортного обслуживания, критериями которого являются скорость и надежность перевозки. Надежность характеризуется постоянными частотой и продолжительностью перевозок, что позволяет оптимизировать уровни запасов и повышать эффективность логистики.

В таблице 2 показана структура постоянных и переменных издержек каждого вида транспорта.

Таблица № 2 «Структура издержек различных видов транспорта».

В снижение себестоимости перевозок огромную роль играет эффективная организация перевозок и комплексная механизация погрузочно-разгрузочных работ и применение прицепов, которые резко увеличивают производительность автомобиля и способствуют повышению коэффициента использования пробега.

С развитием каналов сбыта, новых направлений деятельности, расширением производства некоторые предприятия приходят к необходимости построения эффективной транспортно-логистической цепи. Одна из задач при этом — эффективно организовать выполнение транспортных функций и оптимально использовать транспортные средства.

Какие возможны подходы и варианты?

Большинство российских предприятий организуют использование различных транспортных средств либо собственными силами, либо по аутсорсингу, либо берут в аренду. Основные модели обеспечения транспортными ресурсами приведены в табл. 1.

Для крупномерного транспорта чаще всего используют аутсорсинг. Такое решение, как правило, экономически целесообразно и предполагает передачу ответственности компании-подрядчику. А легковой транспорт большинство компаний использует традиционно, самостоятельно управляя транспортной функцией. Приобретая крупные парки легковых автомобилей (от 500 единиц) и набирая в штат водителей, руководители компаний отказываются от аутсорсинга по следующим причинам:

• считают аутсорсинг дорогим;
• отсутствие нормальных поставщиков услуг аутсорсинга по управлению парком;
• устраивает сложившееся положение дел;
• политика компании — все реализовывать самостоятельно;
• привычка работать традиционно.

А как на самом деле? Опыт показывает, приобретение автомобильного транспорта в собственность компании увеличивает затратную составляющую, транспорт часто используется с недостаточной загрузкой, что влияет на экономическую эффективность предприятия в целом. Чтобы в этом убедиться, необходимо:

• определить цели формирования парка;
• проанализировать и оценить реальные затраты на его организацию и эксплуатацию;
• определить альтернативные варианты использования ресурсов;
• выбрать оптимальную модель.

Все затраты на выполнение транспортных функций складываются из трудозатрат.

Оцениваем затраты

Рассмотрим затраты на выполнение транспортных функций на примере средней торгово-производственной компании, для которой использование транспорта не является источником дохода.

Суммарный парк компании — 500 единиц, приобретаемых в собственность. Автомобили эксплуатируются в компании четыре года. Ежегодный пробег составляет 30 000 километров. Основная часть автомобилей передана сотрудникам (company car), 20 автомобилей закреплены за топ-менеджерами компании и управляются водителями. Для всех автомобилей компания финансирует затраты на топливо, ремонт, автошины, страхование и техническое обслуживание. Кроме того, для автомобилей топ-менеджеров компенсируются парковочные расходы и мойка. Водители работают в пределах законодательной нормы выработки. Весь учет ведется в соответствии с требованиями законодательства (оформляются путевые листы, осуществляется ежедневный выпуск на линию водителей с предрейсовыми осмотрами).

Выполняемые сотрудниками различных департаментов, задачи и функции, а также деятельность транспортного подразделения связаны с определенными трудозатратами и затратами, представленными в табл. 2 и 3.

Из табл. 2 следует, что основные трудозатраты связаны с обслуживанием парка (39% всего времени) водителями и безопасностью (56%). И основные затраты несет бухгалтерия. При передаче же транспортной функции на аутсорсинг происходит резкое сокращение количества обрабатываемых документов, что позволяет сократить расходы на бухгалтерию в десятки раз и оптимизировать ее деятельность.

Для оценки ФОТ использованы среднерыночные показатели (по данным HH.RU). Затраты на приобретение парка оценивались как разница между стоимостью покупки и продажи, с учетом банковского процента на финансирование покупки. Страхование включает в себя риски ОСАГО, гражданская ответственность, каско и страхование пассажирских мест. В статье «Ремонт и обслуживание» учтены все расходы на плановые и неплановые ремонты, шиномонтаж, а также затраты, связанные с регистрационными действиями, мойкой и уборкой автотранспорта.

Приведенные затраты заставляют задуматься над альтернативными вариантами выполнения транспортной функции.

Возможны варианты

Большинство компаний много внимания уделяет решению административных вопросов, практически не занимаясь анализом использования парка. При выборе аутсорсинга в первую очередь необходимо определиться с целями использования парка — назначение автомобилей/экипажей и выполняемые ими задачи. Кроме того, проанализировать эффективность его использования — КПД, % загрузки (количество отработанного времени водителями, количество дней использования автомобилей в общем количестве часов/дней), стоимость фактической эксплуатации (например, затраты на 1 час использования автомобиля).

Первый шаг на пути такого исследования — проведение аудита коэффициента загрузки парка и водительского состава: проанализировать маршруты, количество реально отработанных часов водителями, пробеги и время простоя автомобилей. На основании полученной информации принимается решение об оптимизации отдельных участков, например:

• замена водителей на услуги такси;
• отказ от корпоративных автомобилей и замена их дополнительной денежной компенсацией сотрудникам;
• передача парка на полный аутсорсинг.

Альтернативный вариант самостоятельной организации деятельности подразделений компании — передача на аутсорсинг некоторых функций, например:

• бухгалтерских услуг, что позволяет достигнуть существенной экономии — оптимизировать работу с документами и высвободить время бухгалтеров, или сократить их штат (табл. 2);
• закупки автомобилей, что сокращает затраты на приобретение, за счет экономии на скидках.

Аутсорсинговая компания агрегирует большее количество услуг в отношении парка, чем любая иная компания — приобретение автомобилей, их ремонт и обслуживание, страхование, шиномонтаж, поставка расходных материалов. При формировании стоимости услуг для клиента она учитывает полученные у поставщиков при покупке автомобилей скидки, позволяющие клиенту экономией от передачи на аутсорсирнг покрыть затраты на услуги аутсорсингового партнера.

Меняем технологию использования парка

Рассмотрим возможные варианты перехода транспортных функций к альтернативным технологиям их организации (табл. 4).

Приведем пример перехода к альтернативным технологиям организации транспортных функций на примере крупной западной компании. Особенность таких компаний в России — большое количество экспатов.

Перед административным менеджером организации была поставлена задача сокращения транспортных расходов. Процесс оптимизации начали с работы экипажей, обслуживавших компанию. Перед началом проекта (2008—2009 гг.) в компании работало 17 водителей. Четверо из них — персональные водители топ-менеджеров, остальные 13 водителей были закреплены за различными департаментами. Управление деятельностью водителей осуществляли менеджеры и сотрудники департаментов.

Администратор разделил задачу оптимизации работы водителей на две части: водителей, закрепленных за департаментами, и персональных водителей.

Как оптимизировали работу водителей департаментов

Приняли решение централизовать управление офисными водителями, передав функции их координации от департаментов одному выделенному сотруднику. Централизация позволила вести точный учет поездок и простоев, распределять поездки между водителями. Появились показатели загрузки водительского состава. Анализ загрузки водителей показал неутешительные результаты: КПД оказался от 5 до 35%. Иными словами, более 2/3 рабочего времени 13 водителей сидели без дела. Дополнительно проанализировали все статьи затрат по участку: автомобили и их обслуживание, расходные материалы, администрирование.

Затем стали обдумывать альтернативные варианты (табл. 5).

Первое решение — замена собственного транспорта на аутсорсинг автомобилей с водителем на постоянной основе с сохранением прежнего режима обслуживания.

Второе решение — использование курьерской службы для доставки документов и услуг такси для поездок сотрудников.

Согласно расчетам, максимальная экономия достигается за счет отказа от водителей и переход к курьерскому и такси-обслуживанию. Этот вариант и выбрали.

Как оптимизировали работу персональных водителей

При оценке работы персональных водителей учли такие факторы, как высокая потребность экспатов в обслуживании водителями, высокие риски в связи с переработкой водителей, сложно прогнозируемый рабочий график экспатов (командировки, приезды гостей, личные поездки). Рассмотрели варианты полного транспортного аутсорсинга, перехода к такси и передачи на аутсорсинг только водительского состава с сохранением участка автомобилей и их обслуживания компанией. Для принятия решения оценили каждый вариант по трем критериям (табл. 6). Оптимальным оказался вариант передачи водительского состава на аутсорсинг транспортной компании, обеспечивающей работу основного водительского состава и подменных водителей для покрытия переработок.

Результаты

В результате первого этапа оптимизации:

• снизили затраты в обслуживании офисными водителями на 86%;
• снизили затраты в обслуживании персональными водителями на 17%;
• уменьшили риски в переработках персональных водителей;
• достигли высокой гибкости в обслуживании персональными водителями.

Кроме того, существенно снизили нагрузку на вовлеченных сотрудников. В настоящее время компания решает задачу оптимизации корпоративного парка, выделяемого персоналу для личного использования в Москве и регионах.

Изменив технологию использования парка, можно весьма существенно сократить затраты компании. Не меняя технологию обслуживания конечных пользователей за счет снижения косвенных затрат (в основном, ФОТ персонала вовлекаемых подразделений), затраты на транспорт можно сократить почти на 30%. А пересмотрев технологию обслуживания — до 86%, например, за счет отказа от собственных ресурсов.

Модели обеспечения транспортными ресурсами (по типам ТС и способам приобретения) (таблица 1)

Трудозатраты подразделений компании на реализацию функций транспортного обеспечения, в часах в год (таблица 2)

* Административный персонал.

** Плюс выработка водительского состава при нормальном учете рабочего времени и отсутствии переработок.

Затраты транспортного подразделения (таблица 3)

Модели перехода транспортных функций на аутсорсинг (таблица 4)

Сравнительный анализ решений (таблица 5)

Обоснование выбора модели обслуживания топ-менеджеров (таблица 6)