Кто может работать без кассового аппарата? Кассовый аппарат для ип - как выбрать и где купить, порядок регистрации и правила пользования

О том, может ли ООО работать без кассового аппарата, и в каких случаях это допустимо, рассмотрим ниже. Стоит отметить, что новый закон, касающийся онлайн-касс, начал действовать летом 2016 года (ФЗ №290). С 3 июля прошлого года многие ООО и ИП должны осуществить переход на кассовые аппараты нового типа.

Переходный период, когда можно работать без передачи данных онлайн, закончился 1 февраля 2017-го, а уже с начала июля 2017 года все компании и предприниматели должны зарегистрировать только онлайн-кассы. Перерегистрировать или снимать с учета старые ККТ запрещено.

Стоит ли покупать кассовый аппарат ООО?

Если исходить из ФЗ №54, все субъекты предпринимательской деятельности, которые в своей работе производят расчеты с применением наличных средств или позволяющие производить оплату с помощью банковской карты, должны иметь кассовую машину. С другой стороны, в законе прописаны исключения, когда ООО вправе работать без ККМ. К таким случаям можно отнести:

• Организации, которые оказывают услуги вне зависимости от системы выплаты налогов, вправе не применять ККТ, если при осуществлении сделки клиенту передается БСО. К категории таких документов можно отнести кассовый чек, транспортный билет, талоны, абонементы, а также различные типы путевок (экскурсионные, туристические).

Стоит отметить, что с начала июля 2018 года организации (ООО) и ИП обязаны перейти к применению бланков строгой отчетности в электронном виде. Чтобы решить подобную задачу, придется купить специальную технику, а именно ККТ, необходимую для создания бланков БСО, а также их последующей распечатки. Новые бланки должны передаваться в ФНС в электронной форме, а также на e-mail покупателя.

• Компания или ИП, которая работает на ЕНВД или ПСН (для ИП) может не применять кассовый аппарат в своей деятельности. Но при наличии соответствующего требования со стороны клиента, они должны предоставлять чек или другой документ. Последний должен подтверждать прием наличных средств.

В такой квитанции (чеке) должно содержаться название бумаги, номер по порядку, «имя» компании, ИНН, наименование и число приобретенной продукции. Здесь же должна указываться сумма оплаты, а также ФИО сотрудника, выдавшего бумагу.

• Организации и ИП, которые работают на любой форме выплаты налогов, вправе не использовать ККМ при ведении определенных видов деятельности. К этой категории можно отнести реализацию газет и журналов, лотерейных билетов и ценных бумаг, талонов и проездных документов для общественного транспорта. Сюда же стоит отнести торговлю на ярмарках и рынках, мелкорозничный сбыт, прием от населения посуды и другие.

Кроме того, установка ККТ не обязательна, если компания работает в труднодоступном регионе, или относятся к категории аптечных организаций.

Какие требования предъявляются к ККТ?

Чтобы поставить кассовую машину на учет, а в дальнейшем применять ее в работе, компании необходимо задействовать только те модели, которые отражены в государственном реестре. Чтобы определить, имеется ли модель в перечне или нет, достаточно заглянуть в реестр или поверить при покупке кассовой машины наличие сверху специальной бирки с надписью «Государственный реестр» и указанием требуемого года.

Чтобы ККТ могла быть включена в госреестр, она должна соответствовать ряду требований. Вот только некоторые из них:

• Возможность фиксации информации в памяти устройства, на ленте и чеке с учетом параметров и технических характеристик.
• Обеспечение печати кассовых документов, а также возможность долговременного хранения данных.
• Наличие опции, позволяющей эксплуатировать аппарат в фискальном режиме.
• Исправность и обеспечение технической поддержкой со стороны поставщика.
• Наличие паспорта установленного типа, а также идентификационного знака.
• Прочие требования (наличие часов, корпуса, накопителя памяти и других опций).

В госреестре, кроме списка допущенных моделей, содержатся данные по реквизитам, требующим отражение в чеке ККТ. Список необходимых реквизитов может различаться в зависимости от вида деятельности ООО. Следовательно, при выборе кассовой машины стоит брать во внимание, в какой сфере она будет применяться. Это может быть торговля, реализация билетов или оказание услуг людям.

Многие руководители путают ККТ с ЧПМ (машинками для печати чеков). В них не предусмотрен блок памяти, поэтому отнести такие устройства к категории контрольно-кассовой техники и, соответственно, поставить на учет не получится.

Как зарегистрировать ККМ в налоговой?

Как только ООО покупает кассовую машину, и заключает договор с ЦТО, технику необходимо поставить на учет в налоговой службе. Если речь идет об ИП, сделать это можно по месту проживания, а вот в случае с ООО — по юридическому адресу основного офиса. Но здесь имеется оговорка.

Если ККМ планируется применять по другому адресу, придется создавать обособленный филиал, и уже по месту его нахождения ставить контрольно-кассовую машину на учет. В ситуации, когда компания имеет несколько отделений, которые отчитываются различным ФНС, расположенным в одном муниципальном секторе, регистрация всех ККМ может производиться в одной налоговой инспекции.

Чтобы зарегистрироватьККМ, необходимо пройти несколько этапов:

1. Передача необходимых бумаг. К основным документам стоит отнести паспорт ККТ, заявление, а также договор с ЦТО. Могут потребоваться и дополнительные бумаги — квитанция о покупке устройства, паспорт, учредительные и прочие документы.
2. Осмотр кассовой машины. Аппарат можно привозить лично или будет осуществлен выезд работника ФНС на объект. Работа должна производиться в присутствии человека, который подавал заявление. Главное внимание уделяется целостности кожуха ККМ, а также наличию соответствующего значка.
3. Фиксализация и последний этап регистрации. Как только осмотр произведен, а работник ФНС не выявил замечаний, вводится специальный пароль, который защищает память от постороннего проникновения. Далее печатается пробный чек и проверяется наличие всех параметров. В завершение делается отметка в паспорте ККТ, выдается карточка с подтверждением регистрации, а также передаются бумаги, которые прилагались к заявлению на регистрацию.

Переход на передачу данных через Интернет

Как отмечалось выше, до начала июля 2017 года (по закону ФЗ №290) все предприниматели должны осуществить переход на онлайн-кассы. Главной целью нововведения является уменьшение случаев сокрытия наличных, а также повышение объема налоговых поступлений

Инициаторы нововведения уверяют, что процесс применения ККТ теперь упрощается, ведь регистрация проходит в электронном виде, нет необходимости в ежегодной перерегистрации, отменяется обязательное ТО, а также уменьшается число выездных проверок.

Вывод

С учетом сказанного, делаем окончательные выводы:

• Если ООО работает на УСН, ОСНО или ЕСХН, установка ККТ является обязательной. Если указываются услуги населению, возможна выдача БСО.
• Если ООО работает на ПСН или ЕНВД, применение ККТ не является обязательным условием. Но продавец обязан предоставить покупателю квитанцию или товарный чек. Кроме того, если оказываются услуги населению, требуется выдача БСО.

О необходимости применения контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении наличных расчетов знает, наверное, каждый. Все мы являемся покупателями товаров и потребителями услуг, и как раз кассовый чек служит подтверждением факта оплаты товара, работы или услуги. В случае чего именно кассовый чек позволяет нам отстоять свои права потребителя и получить постпродажное или гарантийное обслуживание.

Но давайте посмотрим на кассовый аппарат с точки зрения владельца бизнеса, его необходимость применения ККТ вряд ли радует, поэтому будем разбираться - можно ли обойтись при приеме наличных денег без контрольно-кассовой техники? А если кассовый аппарат все-таки нужен, то понять - как его выбрать и поставить на учет?

В каких случаях применяют кассовый аппарат?

Необходимость в обязательном порядке применять кассовый аппарат на территории РФ всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при проведении наличных денежных расчетов или с использованием установлена статьей 2 федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ "О применении ККТ".

При этом часто можно наблюдать, как торговля или оказание услуг ведется без ККТ. Неужели все эти предприниматели нарушают закон? Нет, не нарушают, а просто знают о своем праве не применять в некоторых случаях кассовый аппарат при расчете наличными деньгами или платежной картой. И возможностей таких несколько.

1. До 1 июля 2018 года плательщики (организации и индивидуальные предприниматели), а также ИП, работающие на , имеют право принимать оплату наличными деньгами без использования кассового аппарата (статья 2.1 закона № 54-ФЗ). Если покупатель или клиент потребует для подтверждения факта оплаты документ, то взамен кассового чека надо выдать товарный чек или квитанцию.
2. До 1 июля 2019 года могут не использовать кассовый аппарат организации и индивидуальные предприниматели, независимо от режима налогообложения, если они оказываютуслуги населению (статья 2 закона № 54-ФЗ). При этом в обязательном порядке, а не по требованию клиента, надо выдавать . Порядок оформления и выдачи БСО приведен в Постановлении Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359. К примерам бланков строгой отчетности можно отнести транспортные билеты, квитанции, билеты в кино, абонементы, наряд-заказы, талоны, туристические и экскурсионные путевки и др.
3. Организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики деятельности либо особенностей местонахождения могут производить расчеты наличными или платежными картами без применения кассового аппарата при осуществлении следующих видов деятельности:

• продажи газет, журналов и сопутствующих товаров в специальных киосках, при этом доля продажи газет и журналов в их товарообороте должна составлять не менее 50 процентов, а ассортимент сопутствующих товаров должен быть утвержден органом местной власти;
• продажи проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте;
• продажи ценных бумаг и лотерейных билетов;
• обеспечения питанием обучающихся и работников образовательных организаций, реализующих основные общеобразовательные программы (то есть, в детских садах и школах);
• торговли в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив;
• торговли из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами;
• разносной мелкорозничной торговли продовольственными и непродовольственными товарами;
• организации и ИП, находящиеся в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, райцентров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном органом местной власти, и др.

Полный список таких видов деятельности смотрите в статье 3 закона № 54-ФЗ.

Обратите внимание: с 31 марта 2017 года все розничные продавцы алкоголя, в том числе пива, должны применять кассовый аппарат. Требование распространяется и на торгующих пивом в общепите.

На что стоит обратить внимание плательщикам и ИП, работающим на ? К розничной торговле на этих режимах не относится реализация продуктов питания и напитков в учреждениях общественного питания. Известны судебные дела, когда организации на ЕНВД, реализовывающие продукты и напитки в учреждениях общепита, были оштрафованы на 30 000 рублей за торговлю без выдачи документов, подтверждающих оплату, потому что считали, что имеют право не использовать кассовый аппарат, как плательщики вмененного налога. Закон приравнивает реализацию в учреждениях общепита к услугам населению, потому каждому клиенту (покупателю) в обязательном порядке надо выдавать БСО или кассовый чек.

Каким должен быть кассовый аппарат?

С 1 февраля 2017 года прекращается постановка на учет кассовых аппаратов старого образца, не имеющего функций подключения к Интернету. До 1 июля 2017 года все продавцы, уже работающие с ККТ, должны модернизировать свою технику, если это возможно, и пройти перерегистрацию в налоговой инспекции. Если имеющийся кассовый аппарат не допускает модернизации, то необходимо приобрести новую и поставить ее на учет. Требования к кассовому аппарату приводятся в статье 4 закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ «О ККТ».

Контрольно-кассовая техника должна:

• иметь корпус с заводским номером;
• внутри корпуса должны находиться часы реального времени;
• иметь устройство для печати фискальных документов (внутреннее или вне корпуса);
• обеспечивать возможность установить фискальный накопитель внутри корпуса;
• передавать данные в фискальный накопитель, установленный внутри корпуса;
• обеспечивать формирование фискальных документов в электронной форме и их передачи оператору сразу после внесения данных в фискальный накопитель;
• обеспечивать печать фискальных документов двухмерного штрихового кода (QR-код размером не менее 20 x 20 мм);
• принимать от оператора подтверждение получение данных или информацию об отсутствии такого подтверждения;
• обеспечивать возможность считывания фискальных данных, записанных и хранящихся в памяти в течение пяти лет с момента окончания эксплуатации.

Обращаем ваше внимание и на то, что так называемые чекопечатающие машинки (ЧПМ) не признаются кассовым аппаратом для постановки на учет в налоговой инспекции. Использовать такие аппараты можно только плательщикам ЕНВД и ПСН, чтобы выдавать покупателю документ, подтверждающий прием денежных средств за приобретаемый товар.

Приобретать новые кассовые аппараты можно только из реестра ККТ, опубликованного на официальном сайте ФНС . Стоимость нового кассового аппарата с подключением к Интернету составляет в среднем от 25 до 45 тысяч рублей, тарифы на услуги операторов фискальных данных - от 3000 рублей в год.

С 2017 года штрафы за неприменение ККТ при наличных расчетах, использование кассового аппарата, не соответствующего установленным законом требованиям, а также за нарушение условий регистрации и применения контрольно-кассовой техники составляют (статья 14.5 КоАП РФ):

Неприменение кассового аппарата, если он должен применяться:

• от ¼ до ½ суммы покупки, но не менее 10 000 рублей на ИП и руководителей организаций;
• от ¾ до полной суммы покупки, но не менее 30 000 рублей для юридических лиц;

Применение старой ККТ или нарушение порядка их регистрации/перерегистрации:

• предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 рублей на ИП и руководителей организаций;
• предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000 рублей для юридических лиц.

Отказ в выдаче покупателю бумажного или электронного чека:

• предупреждение или штраф 2 000 рублей на ИП и руководителей организаций;
• предупреждение или штраф 10 000 рублей на юридических лиц.

Регистрация кассового аппарата

Регистрацию ККТ регулирует специальный Административный регламент, утвержденный приказом Минфина от 29.06.2012 № 94н. В приложении № 2 к этому регламенту приводится блок-схема предоставления государственной услуги по регистрации, перерегистрации и снятию с учета кассового аппарата. Блок-схема, представленная ниже, увеличивается по нажатию.

Индивидуальные предприниматели регистрируют кассовый аппарат в налоговой инспекции по месту своей прописки, а организации - по юридическому адресу. Если кассовый аппарат будет находиться не по юридическому адресу организации, то придется создавать обособленное подразделение по месту торговли или оказания услуг, по этому адресу и будет проходить регистрация ККТ.

В случаях, когда у организации несколько обособленных подразделений (например, магазинов), подведомственных разным налоговым инспекциям, но находящихся в одном муниципальном образовании, все кассовые аппараты можно регистрировать в одной налоговой инспекции по выбору налогоплательщика.

Документы для регистрации ККТ подаются согласно перечню, приведенному в статье 25 Административного регламента:

б) паспорт контрольно-кассовой техники;

в) договор о технической поддержке, заключенный с поставщиком или центром технического обслуживания (ЦТО), уполномоченным поставщиком на осуществление технической поддержки регистрируемой модели контрольно-кассовой техники.

Этот перечень является исчерпывающим, но на практике в налоговой инспекции могут дополнительно запросить еще ряд документов, например, таких как:

• договор аренды помещения, где будет стоять кассовый аппарат, или свидетельство о регистрации права на помещение, если оно в собственности;
• журнал кассира-операциониста по форме КМ-4;
• журнал учета вызова технических специалистов по форме КМ-8;
• документы, подтверждающие факт покупки кассового аппарата.

Эти требования можно оспаривать, но можно и захватить с собой эти документы. И, конечно, если кассовый аппарат регистрирует не лично индивидуальный предприниматель или руководитель организации, то понадобится доверенность на осуществление регистрационных действий. После принятия документов налоговый инспектор согласовывает дату, время и место осмотра кассового аппарата, и если он громоздкий, то вполне возможен выезд на место нахождения ККТ.

Осмотр и проверка кассового аппарата проводится работником налоговой инспекции в присутствии представителя налогоплательщика (ИП, руководитель организации или доверенное лицо) и специалиста ЦТО. Налоговый инспектор проверяет данные налогоплательщика, которые работник ЦТО вводит в кассовый аппарат. Кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты, такие как ФИО индивидуального предпринимателя (наименование организации), ИНН, заводской номер аппарата, дату, время и стоимость покупки, порядковый номер чека.

Далее происходит фискализация кассового аппарата, то есть перевод его в фискальный режим работы. Сотрудник налоговой инспекции вводит специальный цифровой код, который защищает фискальную память от взлома, после чего специалист ЦТО устанавливает пломбу на кассовый аппарат. Налоговый инспектор должен убедиться в исправности ККТ, затем регистрирует аппарат в книге учета, делает отметки в паспорте и ученом талоне, заверяет журнал кассира-операциониста и выдает карточку регистрации ККТ. Кассовый аппарат готов к работе, и его можно эксплуатировать.

В каких случаях может потребоваться перерегистрация кассового аппарата? Эти основания приводятся в п. 75 Административного регламента:

• замена фискальной памяти или накопителя фискальной памяти (ЭКЛЗ);
• смены адреса места установки кассового аппарата;
• изменения ФИО индивидуального предпринимателя или наименования организации;
• смены ЦТО.

Для перерегистрации ККТ надо обратиться в налоговую инспекцию, где стоит на учете кассовый аппарат, с заявлением по форме, утвержденной приказом ФНС России от 09.04.2008 № ММ-3-2/152@, паспортом ККТ и карточкой его регистрации. При замене ЭКЛЗ надо приложить к этим документам еще и заключение ЦТО (при наличии).

Перерегистрация ККТ производится при личном осмотре аппарата налоговым инспектором на предмет исправности, целостности корпуса, наличии пломб и знака «Сервисное обслуживание». Так же, как и при первичной регистрации, необходимо присутствие специалиста ЦТО и налогоплательщика. Отметки о перерегистрации вносятся в паспорт и учетный талон кассового аппарата.

Подробнее:

План действий по регистрации кассового аппарата

1. Выбрать кассовый аппарат из моделей, указанных в государственном реестре.
2. Обратиться для приобретения ККТ к генеральному поставщику или в ЦТО.
3. Подать документы на регистрацию в налоговую инспекцию по месту жительства ИП, по юридическому адресу организации или адресу обособленного подразделения (если кассовый аппарат будет находиться не по юрадресу ООО).
4. Обеспечить осмотр и фискализацию регистрируемого кассового аппарата налоговым инспектором в присутствии специалиста ЦТО.
5. Не забывать о необходимости перерегистрации ККТ при замене ЭКЛЗ и других, установленных законом, основаниях.

Вопросом обязательно ли нужна кассовая техника (ККТ) задаются практически все упрощенцы. Может быть, как-то можно и без нее обойтись? Разберем основные моменты.

Упрощенка и ККМ: нужна касса или нет

На этот вопрос отвечает закон № 54-ФЗ от 22.05.03 г. (ред. от 03.07.2016г.), регламентирующий применение контрольно-кассовой техники при ведении расчетов наличными деньгами или с использованием электронных средств платежа. Причем смотреть нужно последнюю редакцию закона, которая вводит обязательное использование . Согласно тексту нормативного акта, обязанность использования кассы касается всех организаций и ИП, реализующих товары (работы или услуги), если расчет происходит наличными деньгами, банковской картой или электронными средствами платежа. Но как всегда есть несколько исключений.
Исключение № 1: если вы производите все расчеты через расчетный счет — по безналу. Да, в таком случае ККТ не обязательна, по сути, тогда она просто не нужна вам. Но тут есть другой вопрос: все ли ваши клиенты готовы к таким условиям оплаты? Например, с физлицами осуществлять безналичный расчет может быть проблематично.

Исключение № 2: при оказании услуг для населения вы вправе не применять ККТ, но тогда нужно обязательно выписывать бланк строгой отчетности (по ним, кстати, есть свои нормативные акты, регламентирующие форму, учет, порядок их хранения, а также уничтожения). Исключение действует до 01.07.2018 года.

Важно! Если по старой редакции закона вы при оказании услуг населению могли не применять ККТ и выдавали при получении оплаты соответствующий бланк строгой отчетности, то это право сохраняется за вами до 01.07.2018 года. С 1 июля 2018 года вы также должны будете использовать кассовую технику.

Исключение № 3: если вы ведете деятельность в географически отдаленных местах (перечень утверждается законодательно), при этом вы обязаны по требованию клиента выдавать ему документ об оплате. Если вашей местности нет в таком перечне – касса нужна.

Исключение № 4: аптечные и фельдшерские пункты в сельской местности.

Исключение № 5: если вы осуществляете некоторые специфические виды деятельности.

Среди них:

• продажа водителем или кондуктором в салоне автотранспортного средства проездных документов / билетов и талонов для проезда в общественном транспорте;
• торговля на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах (но если речь идет о магазине, киоске, павильоне, палатке, находящихся на таком рынке или ярмарке, то исключение не действует и касса нужна);
• торговля в киосках мороженым, безалкогольными напитками в розлив;
• торговля из автоцистерн квасом, молоком, живой рыбой, сезонная торговля в развал овощами;
• прием у населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома и драгкамней;
• ремонт и окраска обуви;
• вспашка огородов и распиловка дров;
• сдача ИП в аренду жилых помещений, принадлежащих на праве собственности.

Весь список можно посмотреть в п. 2 ст. 2 названного выше закона.

Исключение № 6: ККТ можно не применять при оказании услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний, а также при реализации предметов религиозного культа и соответствующей литературы в культовых зданиях / сооружениях и относящихся к ним территориях.

В итоге, получается, что ни правовая форма, ни применение УСН факторами обязательного использования кассой техники не считаются, внимание нужно обратить на вид деятельности и место ее осуществления.

Исключение № 7: (по идее, не касается упрощенцев): если вы платите налог по вмененке или патенту, то применение ККТ также не является обязательным. Но покупатель вправе потребовать, а вы обязаны в таком случае выписать товарный чек или аналогичный документ. Исключение действует до 01.07.2018 г.

Важно! При ЕНВД и патенте вы можете не использовать ККТ при условии выдачи по просьбе клиента документа об оплате. Это право сохраняется за вами до 01.07.2018 года. С 1 июля 2018 года вы также должны будете использовать кассовую технику.

Если вы относитесь к одному из этих исключений, то приобретать ККТ и заниматься последующими делами по ее оформлению не надо. Для всех остальных упрощенцев – это обязательное требование.

Обратите внимание!

1. Если вы находитесь в местности, отдаленной от сетей связи (опять же, местность должна быть в перечне, утвержденном региональными властями), то вы должны использовать ККТ, но не обязаны передавать фискальные документы в налоговую в электронной форме через оператора фискальных данных.
2. Исключения № 3, 4 и 5 не распространяются на тех, кто использует для осуществления расчетов автоматическое устройство или реализует подакцизные товары. Особенно важно, что если вы продаете сигареты, пиво, другую алкогольную продукцию, некоторые лекарственные средства и т.п. – то есть, все что попадает в классификацию подакцизного товара – вы должны применять кассу.
3. ККТ не применяется при осуществлении расчетов с помощью электронных средств платежа без его предъявления между организациями и/или ИП.

ККТ и интернет-магазин

ККТ нужна интернет-магазину. Здесь есть некоторая путаница, но правила те же, что описаны выше. Многих интернет-предпринимателей смущает следующая особенность: покупатель делает заказ онлайн и вы чисто физически не можете выбить чек после приема денег.

Во-первых , заказ онлайн не равен безналичному расчету. Конечно, если все операции со своими клиентами у вас проходят банковскими переводами, то ККТ не нужна. Это есть исключение № 1, указанное ранее.

Во-вторых , проблема с выбиванием чека во время оплаты заказа онлайн фактически решена. Чек должен формироваться в момент оплаты, и, если клиент платит онлайн, то и чек вы формируете в режиме онлайн – так как теперь вы можете сформировать его в электронном виде и отправить на почту клиента. Если у вас проходят только такие расчеты, то вы можете ставить кассу модели, которая не предусматривает наличие печатающего устройства, так как оно вам просто не нужно.

Ну и при выбивании чека курьером (когда оплата наличная при доставке) касса, конечно же, нужна. Кассовый аппарат должен быть у курьера с собой. Не хотите заморачиваться с мобильными кассами – обращайтесь к курьерским службам доставки, чеки будут выбивать они.

Если ранее был непонятен момент: нужно ли использовать ККТ при расчетах электронными средствами платежа, то Минфин, в своем письме №03-01-15/3438 от 23.01.2018г., дал подробные разъяснения и утвердительно ответил на этот вопрос – Да, нужно! Но при этом сохраняются те же условия, для тех, кто по действующему законодательству, может не применять ККТ до 1 июля 2018г.

Обязательный процесс регистрации ККТ

Да, ККТ нужно регистрировать, правда теперь это можно сделать электронно через кабинет контрольно-кассовой техники или на бумаге, но подавать заявление можно в любой территориальный налоговый орган.

Общий порядок регистрации новой ККТ такой:

1. покупаете новый кассовый аппарат или модернизируете старую кассу;
2. приобретаете фискальный накопитель;
3. заключаете договор с оператором фискальных данных (ОФД);
4. подаете заявление в налоговый орган;
5. получаете из налогового органа регистрационный № ККТ;
6. записываете полученный №, а также данные по организации (по ИП) в фискальный накопитель;
7. формируете отчет о регистрации и передаете его через кабинет ККТ или ОФД в налоговую;
8. получаете карточку регистрации ККТ.

Теперь вас могут проверять и штрафовать за нарушения применения ККТ. Размеры штрафов смотрите в ст. 14.5 КоАП РФ.

Приобретение кассы для проведения расчетов с покупателями и клиентами – это дополнительные затраты для бизнесмена:

• приобретение ККТ (контрольно-кассовой техники);
• заплатить государственную пошлину за регистрацию;
• заключить договор на обслуживание ККТ.

Кто должен работать с кассой

Законодатель определил, что организации и ИП (на УСН и ОСНО), которые ведут расчеты наличными денежными средствами или принимают к оплате банковские карты, должны иметь кассу. Неважно, чем зарабатывает участник рынка: оказывает услуги, выполняет работу или продает товары.

Тем не менее законодатель освобождает от этой обязанности отдельные организации и ИП. Для прочих участников рынка отсутствие ККТ считается основанием для привлечения к административной ответственности.

Кто может не применять кассу

Как мы упоминали ранее, отдельная группа предпринимателей освобождается от обязанности работать с кассой. Это определяется не организационно-правовой формой, а режимом налогообложения и особенностью сферы работы.

Участники рынка, выбравшие ЕНВД, освобождаются от обязанности применять ККТ. Однако законодатель уточняет, что они предоставляют покупателям и клиентам по их требованию документ, подтверждающий прием денежных средств. На ЕНВД оформляют товарные чеки, квитанции и пр. Главное, чтобы они содержали следующую информацию:

1. номер;
2. дата предоставления;
3. наименования фирмы или ИП;
4. ИНН продавца;
5. наименования товаров, работ или услуг;
6. сумма, оплаченная покупателем или клиентом;
7. ФИО и должность лица, его подпись.

Документ, подтверждающий оплату на ЕНВД, передается покупателю в день передачи денежных средств.

ИП, которые занимаются исключительно услугами, могут не работать с кассой. В этом случае не играет роли выбранный ими режим налогообложения (ЕНВД, ОСНО или УСН). Законодатель уточняет, что ИП должны предоставлять клиентам бланки строгой отчетности. Например, абонемент, квитанцию, билет, талон. Порядок их оформления утвердило Постановление Правительства №359 от 2008 г.

Вправе не применять ККТ ИП на УСН, работающие по следующим видам деятельности:

1. рыночная торговля, сбыт товаров на ярмарках и выставочных комплексах;
2. разносная торговля с ручных тележек, лотков, корзин;
3. торговля мороженым и безалкогольными напитками в розлив через киоск;
4. сбыт товаров из цистерн и вразвал;
5. прием стеклопосуды от физических лиц и утильсырья.

Кроме того ИП не нужна касса при торговле следующими товарами:

• периодические издания, ценные бумаги, талоны;
• чайная продукция в пассажирских вагонах;
• религиозные предметы и литература.

Законодатель делает исключения и для предпринимателей, которые продают товары в отдаленных и труднодоступных местностях.

Важно! Определяя виды деятельности, при которых допустимо работать без кассы законодатель делает оговорки. Так, ярмарочная торговля не должна производиться в павильонах или палатках, иных крытых помещениях, включая автолавки. Обязан приобрести кассу и ИП, который продает технически сложные товары или скоропортящиеся продовольственные продукты вразнос. Последнее исключение – касающееся отдаленных и труднодоступных мест – не относится к городам, районным центрам и поселкам городского типа.

Патентный режим налогообложения и ККТ

Работать без кассы могут плательщики ЕНВД и предприниматели, выбравшие ПСН. Патентный режим налогообложения предусматривает приобретение патента на определённый срок. В течение периода его действия ИП, в отличие от работы на упрощенке, освобождается от обязанности производить расчеты наличными денежными средствами через кассу и сдавать отчеты в налоговую инспекцию.

Суть патентного режима заключается в том, что предприниматель сразу оплачивает налоговый платеж, который рассчитывается в особом порядке. Перейти на ПСН, также, как и на ЕНВД, может не каждый ИП. Это допустимо для тех предпринимателей, которые действуют в регионах РФ, принявших соответствующие законы.

Кроме того, существуют ограничения по видам деятельности. С 2016 года перечень, утвержденный законодателем, расширяется. В него добавлены 16 новых видов деятельности.

Отдельные случаи правомерного неиспользования кассы

Легальный способ работать без кассы – производить операции по расчетному счету. Это удобно в том случае, если клиентами ИП являются организации. При этом не имеет значения режим налогообложения предпринимателя. Оплату клиент производит по платежному поручению, выданному банку, а также по квитанции. Денежные средства принимают банки. Они же осуществляют их перевод.

С недавних пор была упразднена обязанность ИП на УСН открывать расчетный счет. Сегодня предприниматель вправе сам решать нужен ли он ему.

Закон о применении ККТ определяет, что касса нужна при расчетах наличными денежными средствами, банковскими картами. В то же время нет упоминания о безналичных расчетах.

Работать таким образом предпринимателю на упрощенке и общем режиме можно с физическими лицами. Оплату допустимо производить по квитанции, а деньги взять в качестве аванса. Этот способ признан не самым удобным, когда у предпринимателя много клиентов.

Вопросы по применению кассы

Сегодня предприниматели продают товары через интернет-магазины. При этом они не могут выбрать в качестве режима налогообложения ЕНВД. Их деятельность квалифицируется, как розничные продажи по заказам. Интернет-магазины не относятся к разносной торговле.

У них нет оснований для освобождения от обязанности работать с кассой. При получении оплаты от покупателя может быть использован переносной аппарат.

По статистике налоговой службы подавляющее большинство ИП выбирают в качестве режима налогообложения УСН. В этом случае упрощен порядок предоставления отчетности и ведения учета операций. Однако предприниматели должны регистрировать кассу. Исключение при УСН – рассмотренные виды торговли и выполнение услуг, как основной тип деятельности.

Те же правила касаются предпринимателей на ОСНО.

Штрафы за нарушение законодательства о ККТ

Если по закону ИП обязан применять кассовый аппарат, то его привлекут к административной ответственности за отсутствие ККТ.

В ст.14.5 КоАП РФ санкции накладываются в следующих случаях:

• неприменение ККТ;
• использование ККТ, которая не соответствует требованиям законодателя;
• эксплуатация ККТ с нарушением процедуры и условий регистрации;
• невыдача покупателю или клиенту чека, иного документа, подтверждающего оплату.

Нарушителю грозит предупреждение или штраф от 3 до 4 тыс. рублей.

В заключение отметим, что недостаточно купить кассу, так как ее нужно обязательно зарегистрировать в налоговой инспекции. Только после этого предприниматель на УСН или ОСНО сможет официально принимать оплату от клиентов и покупателей.

Владельцы собственного бизнеса не понаслышке знают, сколько трудностей связано с открытием или развитием собственного дела. Чего только стоят все юридические тонкости, касающиеся использования средств учета прихода и расхода денежных средств. Для большинства индивидуальных предпринимателей особо остро стоит вопрос, обязателен ли к применению кассовый аппарат и можно ли вести деятельность без его использования.

Нужен ли кассовый аппарат для ИП в 2019 году

Для начала важно уточнить, что подразумевается под этим понятием. Контрольно-кассовые машины (далее – ККМ, ККТ) – это оборудование, помогающее налоговым и другим государственным органам осуществлять надзор и контроль. При помощи ККМ отслеживается движение денежных средств, полученных предпринимателем при оказании услуг или реализации товаров. Устройства помогают вести учет и собирать информацию для составления отчетов.

Законодательством предусмотрена отмена кассовых аппаратов для ИП. Разрешается отказаться от использования ККТ, но в этом случае по требованию покупателя продавец незамедлительно обязан предоставить равнозначный документ оплаты, которым выступают бланки строй отчетности. БСО – а это, например, квитанции, билеты, абонементы и пр., должны содержать полные реквизиты предпринимателя.

До недавнего времени осуществлять коммерческую деятельность ИП могли без использования кассовых аппаратов. С принятием в 2016 году нового закона ситуация изменилась. Согласно ему использовать ККМ обязали всех предпринимателей, которые при расчетах с покупателями используют денежные средства либо банковские карточки для безналичных расчетов. Контроль за реализацией программы возложен на налоговые органы.

С февраля 2017 года прекратилась регистрация кассы для ИП старого формата, такие приборы не могли передавать информацию в режиме онлайн. Не все индивидуальные предприниматели остались довольны таким решением. Власти учли этот момент, поэтому разрешили поэтапно переходить на оборудование нового образца. Даты определили исходя из режима налогообложения, используемого ИП, и вида оказываемых им услуг.

Назначение ККМ

Различают два основных типа контрольно-кассовых машин. Первый – это портативные устройства. Они представляют собой небольшие приборы с ограниченным функционалом. В базовый комплект входят такие компоненты, как контрольная лента электронного формата, встроенный GSM- или GPRS-модем, считыватель электронной карты и встроенная клавиатура. Приборы идеальны для начинающих ИП. Второй вид – стационарные приборы, применяемые в крупных торговых точках. Они состоят из множества модулей (клавиатура, монитор, кард-ридеры, печатающие устройства).

Процесс работы с кассовыми аппаратами для индивидуальных предпринимателей прост и не вызывает сложностей. С их помощью можно выполнить ряд операций:

• Передача информации о покупке в режиме реального времени своему оператору фискальных данных (далее – оператор, ОФД). Получать данные обо всех произведенных расчетах онлайн могут представители налоговых и других проверяющих органов, а также хозяин бизнеса.
• Формирование чеков в электронном виде. Привычный бумажный чек может быть дополнен электронным вариантом. Его можно будет отправить по электронной почте либо СМС.
• Обеспечение печати фискальных документов. Кассовые аппараты снабжаются специальным фискальным накопителем, благодаря которому можно распечатать любой необходимый документ по запросу.

Что касается непосредственной работы ККМ, здесь стоит упомянуть и про стандартные возможности аппаратов, благодаря чему увеличивается скорость обслуживания покупателей и исключается ошибка продавца:

• введение данных о товаре;
• синтез информации о параметрах каждой единицы;
• введение суммы полученных от покупателя денег;
• мгновенный подсчет сдачи;
• распечатка чека;
• индикация и печатание отчетной информации о финансовых операциях с клиентом.

Как выглядит онлайн-касса для ИП

Законодательством не очерчено понятие «онлайн-кассы». Так называют все кассовые аппараты, записывающие информацию на фискальный накопитель. Это специальное устройство, шифрующее и защищающее фискальные данные, которые передаются в режиме реального времени оператору. Прибор дает налоговым службам возможность не проводить проверку ККМ, поскольку вся информация поступает им автоматически. Кроме этого, покупатель всегда может запросить копию чека, а владелец бизнеса избавляется от необходимости заполнять многочисленные отчеты по принятым платежам.

Контрольно-кассовые машины представлены несколькими разновидностями. Каждые из них имеют свои особенности, но во всех них установлен фискальный накопитель:

• POS-терминалы. Для работы не нужно подключение к персональному компьютеру. Они имеют мощный процессор, цветной дисплей сенсорного типа и снабжены принтером для печати чеков.
• Автономные кассы. Небольшие устройства, работающие самостоятельно без подключения к компьютеру. Представляют собой устройство с небольшим экраном и кнопочной панелью. Печатают чеки на узкой ленте благодаря небольшому встроенному принтеру.
• Фискальные регистраторы. Стационарные устройства, не имеющие в своей конструкции накопителя и дисплея. Подключаются к компьютерам и планшетам со специальным программным обеспечением и выполняют функцию принтера для печати чеков.

В настоящее время разрабатывается новый вид онлайн-касс, который бы позволил использовать его в работе интернет-магазинов. С его помощью при оплате товара в сети данные о произведенной операции направлялись бы с одной стороны – в налоговые службы, а с другой – покупателю (по аналогии со стационарным магазином). Широкое распространение набирают и смарт-терминалы – мобильные устройства, которые просты в использовании и могут применяться повсеместно для расчетов в соответствии с налоговым законодательством.

Нормативно-правовое регулирование

Вопросы, связанные с использование кассовых машин, четко прописаны в Федеральном законе № 54-ФЗ (22.05.2003). В него периодически вносятся изменения, последние из которых датируются концом 2017 года. Преимущественно они касаются времени начала обязательного использования кассовых аппаратов. Каждый раз для определенных групп ИП он смещается на более поздний срок. Благодаря принятому документу четко определены основные моменты, касаемо самих ККМ:

• должен присутствовать заводской номер на корпусе;
• внутри должны располагаться часы реального времени;
• имеется возможность установить внутри прибора фискальный накопитель (при модернизации старого аппарата);
• должно присутствовать печатное устройство (встроенное или подключаемое);
• есть возможность формировать фискальные документы в электронном формате и их мгновенно передавать;
• принимать подтверждение, что оператор получил (не получил) фискальные данные;
• возможность печати на фискальных документах штрих-кода.

Кто обязан использовать кассовые аппараты

При осуществлении расчетов за товары и услуги на территории России наличие кассового аппарата у ИП обязательно, за исключением некоторых случаев, которые предусмотрены законодательством. Внедрение ККТ осуществляется поэтапно и зависит от выбранной системы налогообложения индивидуальным предпринимателем:

Согласно законодательству существует перечень индивидуальных предпринимателей, которые освобождаются от использования контрольно-кассовой техники. О них речь пойдет ниже, но и для них есть свои ограничения. Послабления не будут действовать, если ведется торговля подакцизными товарами, например, алкоголем или табаком. Не распространяется льготный режим и на ИП, использующих автоматические устройства для проведения расчетов (торговые автоматы).

Виды деятельности ИП без кассового аппарата

Не возбраняется принимать наличку и использовать ККТ старого образца в труднодоступных районах и населенных пунктах с численностью менее 10 тыс. человек (за исключением районных и областных городов, поселков городского типа). Сюда нужно добавить предпринимателей, работающих по патентной системе или вмененной, потому что базой для расчета налоговых платежей полученный доход не считается. При требовании покупателей они просто выписывают чек.

Точный список сфер деятельности, которые не подпадают под обязательное использование ККМ, приведен в законе № 54-ФЗ. Не лишним будет обратиться и в местный налоговый орган, поскольку на местах могут быть приняты отдельные акты, касающиеся возможности не использовать кассовый аппарат с учетом ОКВЭД (Общероссийский классификатор видов экономической деятельности).

Не повлекут наложение штрафа за работу без ККТ следующие виды деятельности:

• Продажа журналов, газет и сопутствующих товаров в киосках. Объем от их реализации должен составлять не менее половины от всего товарооборота. Обязательное условие – учет выручки ведется по этой группу обособленно.
• Продажа ценных бумаг.
• Продажа талонов (билетов) на городской общественный транспорт при условии, что реализация их происходит в салоне транспортного средства.
• Услуги общепита, оказываемые в организациях общего образования во время учебного процесса, а пользуются ими только сами учащиеся и работники этого учреждения.
• Торговля, осуществляемая на ярмарках и выставках.
• При продаже на розлив безалкогольных напитков и мороженого в киосках.
• Торговля из автомобильных цистерн молоком, квасом, растительным маслом, живой рыбой, керосином.
• Сезонная торговля вразвал овощами, фруктами, бахчевыми.
• Прием от населения вторсырья. Исключением является металлолом, драгоценные металлы и камни.
• Ремонтные работы и окраска обуви.
• Разносная продажа товаров, если они не требуют особых условий хранения.
• Распилка дров.
• Изготовление ключей и ремонт металлической галантереи.
• Вспашка огородов.
• Продажа самостоятельно изготовленных изделий народных художественных промыслов.
• Работа аптек, если они расположены в сельской местности.
• Услуги носильщиков в аэропортах и на вокзалах.
• Сдача находящегося в личной собственности жилья в наем.
• Присмотр и уход за больными, инвалидами, престарелыми людьми и детьми.
• Деятельность религиозных учреждений при оказании услуг населению или реализации литературы и атрибутики.

Расходы на приобретение и обслуживание

Дополнительной статьей расходов служит приобретение новой техники и ее сервисное обслуживание. Есть несколько вариантов сэкономить. Во-первых, далеко не всегда потребуется замена старого аппарата на новый. Перед покупкой устройства стоит узнать, возможно ли модернизировать существующий прибор (установка фискального накопителя вместо электронной контрольной ленты – ЭКЛЗ). Если такой возможности нет, приобретать ККТ необходимо только из того перечня моделей, которые утверждены Федеральной налоговой службой (далее – ФНС).

Во-вторых, перед тем, как воспользоваться услугой по настройке и обслуживанию онлайн-касс, уточните в своем банке, предлагается ли дополнительная скидка, как клиенту учреждения. Не стоит забывать и о выборе оператора фискальных данных. Список ОФД, которые имеют на это право, утверждается специальной комиссией, после чего размещается на официальном сайте ФНС. В нижеприведенной таблице можно ознакомиться с примерными затратами, которые придется понести при использовании кассового аппарата:

Где и как купить кассовый аппарат для ИП

Согласно российскому законодательству ИП вправе использовать только те приборы, которые прошли сертификацию и государственную регистрацию. Поскольку каждый аппарат имеет срок годности, он нуждается в периодической прошивке, а при невозможности это сделать – замене. Приобретать ККМ предпочтительнее в специальных магазинах, а с подробным списком аппаратов, разрешенных к использованию, можно ознакомиться на сайте ФНС. При выборе подходящей модели можно самостоятельно изучить конфигурации ККТ или обратиться за помощью к специалисту.

В зависимости от предъявляемых требований стоимость и версии аппаратов могут отличаться. Так, например, для начинающих ИП с небольшим оборотом лучше использовать недорогие портативные переносные приборы, например, Меркурий-180 или Орион-105. Для тех, кто торгует в небольших павильонах, рекомендуется присмотреться к моделям, оснащенным ящиками для денег (АМС-100) или считывателем штрих-кодов (Штрих-М).

Обслуживанием аппаратуры занимается сервисная компания, с которой ИП должен заключить договор. Согласно ему фирма осуществляет ремонт, обслуживание и периодическое освидетельствование кассового аппарата. Ежемесячно сервисмен проводит профилактический осмотр, а при необходимости производит замену запчастей. По завершении составляется акт выполненных работ. При выходе прибора из строя, ИП выдается аналогичный аппарат на время проведения ремонта.

Как выбрать

Перед покупкой контрольно-кассовой техники ИП должен определить критерии, которые послужат основными при выборе оптимальной модели для ведения бизнеса:

• Конструкция. На современном рынке представлены аппараты разных конфигураций – от небольших переносных приборов до массивных аппаратов. Самые простые модели, которые весят порядка 900 г, отлично подойдут для представителей курьерских служб. Незаменимы они будут и для начинающих ИП. Серьезные машины, которые оснащены дополнительными функциями – выгодное решение для хозяев больших торговых площадей.
• Место, где будет установлен прибор. Если площадь помещения небольшая, подойдут компактные или средних размеров ККТ.
• Возможность работы в автономном режиме. Критерий важен при выборе мобильных устройств. Для стационарных ККМ этот показатель не так важен, поскольку они постоянно работают от источника переменного тока.
• Идентификация. Опция используется, если в торговой точке работает большое количество продавцов. Каждый пользователь в этом случае может входить в систему под своим логином.
• Наличие базы памяти. Большинство современных моделей оснащены такой возможностью, что помогает создать базу товаров или услуг для осуществления детальной отчетности.
• Скорость печати. Важная функция при большом клиентопотоке, например, в крупных торговых объектах. Средний показатель – 8 строк в секунду – оптимальный вариант для небольших и средних представителей розничной торговли. Самой большой скоростью обладают фискальные регистраторы – порядка 40 строк в секунду.
• Подключение периферийных устройств. К таким ККМ подключаются разного рода приборы, например, весы или считыватель штрих-кода. Функция помогает облегчить работу кассира и сэкономить время обслуживания.
• Температурный режим работы. Важно обращать внимание на этот показатель, когда в планах использование аппарата на открытом воздухе или в помещениях со специальными температурными режимами.

Сколько стоит кассовый аппарат для ИП

На официальном сайте налоговой службы приведен реестр производителей ККТ и моделей, которые прошли государственную регистрацию и разрешены к использованию ИП. Для ознакомления в нижеприведенной таблице дана информация по средней цене популярных моделей, реализуемых в г. Москве:

Регистрация кассового аппарата для ИП

Согласно закону № 54-ФЗ с 1 февраля 2017 года определена единая система постановки на учет контрольно-кассового оборудования. Зарегистрировать ККТ можно только в налоговой, следуя такому алгоритму:

1. Выбор подходящей модели с учетом специфики ведения бизнеса.
2. Покупка кассового аппарата у специализированного поставщика или в центре, где он впоследствии будет обслуживаться.
3. Сбор и подготовка необходимых документов:
   • регистрационное заявление в 2 экземплярах;
   • журнал КМ-4;
   • журнал КМ-8;
   • технический паспорт ККМ плюс эталонный образец;
   • договор аренды или свидетельство о праве собственности помещения, где будет расположена касса;
   • специальная голографическая наклейка, подтверждающая сервисное обслуживание.
4. Подача документов в налоговую инспекцию по месту прописки ИП(!). Если у предпринимателя есть электронная подпись, оформить регистрацию нового прибора можно дистанционно.
5. Получение карточки постановки на учет. Выдать ее должны в налоговой инспекции не позднее пяти рабочих дней после передачи документов.
6. Фискализация кассового аппарата инспектором налоговой.

Штрафные санкции за работу индивидуального предпринимателя без ККМ

Не все ИП обязаны приобретать контрольно-кассовое оборудование, но те граждане, для которых этот момент является обязательным, должны помнить, что для них, как для должностного лица, предусмотрена административная ответственность при нарушении законодательства:

• уклонение от использования ККТ – от 10 до 30 тыс. рублей;
• повторное нарушение, если сумма неучтенного оборота выше 1 млн рублей – приостановление деятельность на срок до 90 дней;
• использование неучтенной или неисправной техники (в том числе без доступа в интернет и фискального накопителя) – 1,5-10 тыс. рублей;
• уклонение от выдачи чека (бумажного и/или электронного) – 2-10 тыс. рублей.

Видео